档案管理实践范文

导语：如何才能写好一篇档案管理实践，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】 医院； 档案管理； 实践

1 建立系统的档案管理制度

1.1 明确职责，完善档案管理内容 随着社会经济和科学技术的不断发展，档案管理也朝着现代化、科学化的方向发展，对于档案管理的要求也越来越高，无论是在管理体制上，还是在管理方式上，都在时展和现实需求的基础上，要求改革创新［1］。因此，建立系统的档案管理体制，完善明确的责任体系显得十分重要。医院档案的形成、管理涉及全院每一位医护人员，是一项系统工程，需要医院领导和各个部门的支持与协助。因此，在职责体系中，可确定院领导作为一级负责人，宏观指导档案管理工作的方针和计划，制定工作监督体制；在全院各科室另外确定负责人，对档案部门负责并指导档案部门的具体工作；档案部门的负责人和工作人员则为实际执行人，这样建立一个在院领导指导下的责任体制，明确各方职责，有利于档案部门工作的开展和具体的责任追究。

医院档案是医院在长期的医教研工作、医院管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料，及时地收集、整理、鉴定、保管，是档案管理的最基本工作，因此，保证收集材料的完整性十分重要。医院制作档案的目的，一方面是要保存医院的历史资料、各项文件材料及各方的档案资料；另一方面则是为将来的使用提供便利，领导在进行决策、研究工作、处理重大问题时，都离不开医院档案来做实证性研究。因此，档案在进行管理的过程中，需要按照科目进行系统性的编目归档，比如按照医院完成科研成果的不同项目类别，或者按照从事医院医疗、教学、建设、科研等工作活动中形成的应归档保存的技术文件材料等方面进行整理、编目和归档，或者是按照每年医院的立项、报告等资料整理、编目归档等，只有在实践中不断丰富档案管理的内容，才能适应现实的需求和时代的发展。

1.2 完善档案管理方式 随着医院的发展，医院医生、护士的增多，同时也意味着文件资料、档案资料的增多。信息量的增加意味着档案管理方式需要不断地创新与完善。第一，要注重材料的搜集及系统地整理。资料的搜集主要依靠两种方式，一是传统的馆藏纸质资料，需要靠人工搜集，二是现代化的信息检索，如今信息技术运用到了档案管理上，各种资料基本已电子化，但同时传统的纸质资料保管并没有被废弃，纸质资料的电子化工作仍在进行，因此，这两方面都要重视。第二，要对档案进行分门别类，归类管理。档案的归类十分重要，这直接关系到将来的提取利用。对于档案的归类管理，工作人员都应有专业的培训，这类工作烦琐细致，需要工作人员严格按照专业化要求做好分类整理。第三，要做好档案管理的监督、检查，建立系统的资料评估体系。为了确保档案信息的完整性，医院要建立一套系统的资料评估体系，做好监督、检查工作，以便及时发现问题，解决问题。

1.3 健全工作人员管理体制 在医院的档案管理人员的选取中，往往都是以有经验者优先，而这在某种程度上制约了引进先进人才，即那些没有经验，但是思想灵活，勇于创新的人才。因此，这种方式制约了人才的流动，而由于从事管理工作的都是一些有经验的老员工，虽然有经验，但是管理方式保守、陈旧。另一方面，从事档案管理工作的人员有两部分，一部分是各医院档案部门专职档案人员，一部分是各职能部门的兼职档案人员，从事档案管理的工作人员待遇差，升迁慢，无法吸引年轻有为的人才前来从事，因此，档案人员尤其是兼职档案人员的流动性很大，这严重影响了档案工作的正常开展。因此，建立一个全新的档案人员管理体制十分重要。要积极推动档案管理工作，可以引进竞争激励机制［2］。首先提高档案管理工作人员的待遇和地位，吸引能者前来，进而积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，从而充分调动员工的积极性，最大限度地挖掘个人潜力。在人员的管理上，也要相应的建立一些激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人工作表现作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，促进档案管理工作的良性发展。

2 提高档案管理工作人员的整体素质

2.1 对档案管理人员进行专业及素质教育培训 档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的专业水平及整体素质。因此，医院应该加强档案人员自身专业水平及整体素质的培养：（1）培养档案管理人员的专业素质。在这方面，医院可经常组织工作人员参加一些档案业务培训，学习关于档案管理工作的法律法规，学习系统的、最新的档案管理方法，调动工作人员积极性，定期对档案管理工作中收集、立卷等存在的问题做汇报反馈，积极组织探讨解决方案，明确整改的方向和措施等。（2）培养其创新及实践应用能力，把专业知识灵活地运用到档案管理中去。随着档案管理信息化的发展，亟需一些年轻有为，懂电脑且热爱档案管理事业的人才从事档案管理工作，医院应跟上社会发展的步伐，培养懂网络化、信息化的专业人才，运用现代化的管理知识和技术，与时俱进，推动档案管理工作的进步与创新。（3）培养其综合服务素质。加强档案管理人员的思想政治教育和职业道德教育，培养其“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的服务理念。

2.2 营造人性化的工作环境 （1）营造活泼的工作环境，调动档案管理工作人员的积极性。档案管理工作本身是一项与资料打交道，略显枯燥的工作，如果不在枯燥的工作氛围中，引进新鲜的活力，很容易使工作人员陷入困顿、不积极进取、思维呆板化等不良情绪，不利于工作的开展与创新。医院可通过组织开展一些积极的活动，比如档案管理知识竞赛、先进档案管理工作人员评比等，调动工作人员的工作激情与活力，通过活动的参与，也可起到提高其专业知识水平的作用，可谓一举两得。（2）合理安排工作岗位，尊重员工的专长和特点。一是医院在人员工作岗位的安排上，可以针对档案管理专业人员的专长和个人个性特点，将工作人员安排在适合的岗位上，使其更加充分地发挥专长、喜好，使档案管理工作更加有效率，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信任理解的良好环境。二是完善档案干部终身教育体系。医院可把他们朝多层次复合型专业人才队伍方向发展培训，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力。三是完善档案管理工作人员的福利待遇。档案管理工作人员待遇不高，地位不受重视，是导致其人员流动性偏高的一个重要因素，人员的流动性太大会造成工作开展的不稳定，工作衔接不上或者衔接出纰漏，因此，医院在这一方面要特别重视，对症下药，培养一个团结稳定的工作团队。

3 建立信息化的档案管理体系

传统的档案管理主要是依靠人工以手工方式收集、储存、加工、归档的方式来进行档案管理工作，这种方法有其长处，但随着现代信息网络技术的发展，档案资料及信息量的大大增加，传统的档案管理工作已跟不上时展的步伐，通过人工收集信息效率低，资料的查找及检索不方便，耗时长，在如今这个信息化发展的时代，人们已经习惯通过电子资源，用最便捷的方式、花最少的时间搜索到自己想要的资料，因此，要做到档案管理的信息化。可从以下三个方面着手：（1）建立数字化的档案图书馆，实现网上归档、网上检索。利用现代化的技术手段，把档案馆中所储存的档案、照片、录音及录像等资料，进行数字化处理，并全部上载到相关的全文化数据库或者多媒体数据库中去。这是一项工作量非常大的工作，需要工作人员的耐心细致。利用信息化的方法和手段，可极大地提高档案信息管理和利用的效率。（2）做好档案管理信息安全化工作。随着档案管理的信息化，随之而来的便是一系列的信息安全问题。档案的信息安全包括内部工作人员操作失误、系统设备故障或者来自外部的恶意攻击，如计算机病毒、黑客等所引起的信息损毁和遗漏以及信息保密问题［3］。医院的档案信息安全管理，可聘请专业人员来加强信息安全，如设立防火墙，一旦遇到外部攻击或者中毒现象，需要及时有专业人士进行接触，以防止信息的损毁、遗失或被窃，与此同时，还要不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能。另外，还要十分注意信息的备份，对于重要的信息应以多种方式备份并且分开存放，以防止信息损毁而带来无法恢复的损失。（3）培养档案管理工作人员的信息技术、网络技术、计算机实际应用等专业水平。医院档案的信息化管理，无论是实际操作，还是对于信息安全的防范，都需要其从业人员具备较好的计算机、网络、信息等实际应用能力，因此，对工作人员专业素质的培训必不可少。

参 考 文 献

［1］ 乌庆正.搞好档案资源建设之浅见［J］.山东档案,2009,16(3)：31.

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【关键词】电力企业；档案管理；重要性；实践；探索

电力企业档案是记录电力企业历史发展的真实写照，伴随着我国电力工业的飞速发展，以往的电力企业管理已经不能应对当前的社会发展了。目前的电力企业已经暴露出许多问题急需解决，尤其是电力企业档案管理问题。为了更好的与社会发展进程相适应，电力企业必须做出调整，勇于创新，与时俱进。在解决电力企业档案问题这个难题的同时，也要将这次改革看成一种机遇，为未来的电力工业建立良好的发展平台。

一、电力企业档案管理的重要性

电力企业档案管理是电力企业管理工作不可或缺的一部分，也是电力企业管理的重要环节，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。一个科学有效的电力企业管理制度不仅可以提升企业的竞争力，还可以为企业的发展提供有力的支持。电力企业档案记录着电力企业活动最原始的数据，对生产经营有着十分重要的作用，是电力企业成长发展历程的真实写照。当电力企业出现意外情况时，可以通过查询电力企业档案找出相应的应对措施，这样既提高了工作效率，还增加了工作经验。换句话说，电力企业管理就是电力企业不可估量的宝贵财富。因此，就目前我国的电力企业管理情况来看，档案部门需要加强对档案管理的重视，应该以科学创新的理念，制定出适合现代电力企业的档案管理制度，加快企业档案管理信息化步伐，为电力企业发展提供有力的资源，促进电力企业向着更好更强的方向发展。

二、新时期电力企业档案管理的探索

1.强化管理，优化档案管理队伍建设

要提高档案管理水平，那么首先必须有一支精干的档案管理队伍，电力企业要强化管理，优化档案管理队伍建设势在必行。

（1）提高思想认识，将档案管理作为一项基础统筹工作来抓，在企业内构建出多层管理体制，企业总经理亲自抓档案管理工作，档案管理部门负责人做好管理工作，各个科室的档案人员做好各个档案的收集、整理、保存等工作，形成三层档案管理组织结构。将档案管理工作与员工的业绩考核结合起来，并辅之以合适的激励机制，促使相关工作人员不断提高自身素质，提高工作效率，促进档案的有序管理。

（2）规范管理工作流程。电力企业的档案非常多，分为很多不同类型，因此，首先要对企业经营业务进行划分，然后对档案进行划分，明确每种类型档案的记录、保存方式，促进档案管理的规范化。

（3）监督指导到位。定期组织档案管理人员对各个部门进行档案管理指导，定期对下属公司进行档案管理业务指导。在电力工程项目中，事前下发档案管理任务书，事后监督检查档案管理情况，事后验收档案管理，全过程控制档案管理，提高档案管理水平。

2.规范电力企业档案管理制度

在建立健全电力企业档案管理制度的过程中，应该严格遵循《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等法律法规，在掌握电力企业档案管理工作具体细节的基础上使现有的法律法规更加规范。同时还要强调责任制，将明确的分工理念融入到档案管理工作中去，严控管理流程。在实际管理中，不能仅仅依靠法律文件，还要结合具体而细化的责任管理方法，通过细化的责任编制方案可以避免出现资料整理上的麻烦，明确资料收集的方向。档案管理制度的建设一定要突出较强的可操作性以及科学合理性，使其按照一定的顺序进行，对过程中的归档范围和立卷归档以及交接验收进行更加明确的规定。此外，还要落实档案整理入档责任制，以此提高员工的档案意识，保证档案管理的内容更加完整、服务更加优质、系统信息传递更加准确、操作流程更加规范。

3.促进档案管理信息化建设

信息技术已深入到社会生活的方方面面，电力企业电子档案也越来越多，但是，电力企业却并没有为档案管理建设起专门的信息化系统。在当前形势下，电力企业要加大档案管理投入，利用信息化技术对档案管理进行改革。首先，企业领导者要认识到档案管理信息化建设的重要性，并对档案管理信息化建设进行统筹规划。其次，利用现代化信息技术和信息数字设备，聘请专门人员来建设档案管理信息化系统，充分利用企业现有资源，促进信息化建设。最后，信息化系统投入运行之后，要有专门的管理人员对信息系统进行维护管理，保证信息系统的安全运行，促进企业档案管理水平的提高。

4.做好档案利用服务工作

档案管理的重点是提高档案的利用水平，使历史档案真正为企业发展做出贡献。因此，企业要做好档案利用服务工作。首先，档案管理人员根据档案管理制度来形成科学合理的档案保存方法，建设完善的档案检索系统，要利用档案时，可以迅速通过检索系统获知档案的信息。其次，减少纸质化档案的利用，多利用电子档案。使用电子档案后，可以多个人同时利用一份档案，也可以实现快速利用档案的目的，节约时间。当然，档案的原件必须是以纸质档案存在，这样避免因电子档案丢失导致企业遭受巨大损失，同时尽量减少纸质档案的利用。

5.加强法制宣传，提高“依法治档”的自觉性

电力企业的档案管理应纳入法制轨道，促进档案管理的制度化和规范化。首先，加强法制宣传，如《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的宣传教育，切实落实国家相关档案管理的政策方针，提高档案管理的法制化水平。其次，依法治档。电力企业的档案管理工作要用相关法律法规来约束自己的行为，提高依法治档的自觉性和档案管理水平。

三、结语

随着电力企业面临的竞争压力越来越大，电力企业要看到自身档案管理中存在的问题，注重档案管理的改革创新，努力促进档案管理水平的提高，促进档案管理的现代化，以高效优质的档案管理来促进企业可持续发展。电力企业要充分利用信息化技术，注重档案管理信息化建设。与时俱进、开拓创新，不断寻求档案管理的改革创新。

参考文献：

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摘要：档案管理是学校一项长期性的基础建设，是学校工作的重要组成部分。本文将从中职学校档案管理实践教学的现状出发，结合笔者自身教学经验，谈谈几点有关档案管理实践教学创新策略，以供各位同仁参考。

关键词：档案管理；实践教学；创新

在国家大力扶植职业教育大的背景下，职业学校的教学非常重视学生的能力的培养，是培养学生成为新型技能人才的前提。作为中职学校教育工作者，需要遵循教育教学目标，以确保教学顺利的进行。档案管理课程对于物业、文秘等专业的学生来讲有很重要的意义，有其在档案管理课、物业档案管理课等课程上，有很强的实践性意义，对学生今后的发展有着重要的意义。在具体的教学过程中，教师该如何创新档案管理实践教学，以培养学生实际的操作能力，成为教师值得探索的问题。

一、当前中职学校档案教学实践教学中的现状

受传统教学、办学规模、教育理念的影响，档案管理实践教学的方法和途径都比较单一，一方面由于学校的不重视，开设的专业比较少，档案管理课程也不多，以至于使档案管理没有足够的实践场所，不利于档案管理教学的开展；另一方面，教师忽略档案室在教学中的作用，利用率极低，学校档案对专业教学本没有起到应有的影响，没有充分发挥到档案室在档案管理实践教学中的作用。许多中职学校在传统的档案管理实践教学中并未设置专门的实验室，教学多偏重于课堂上的理论教授和教学演练，学生并没有实践的平台和机会，在教学中，教师仅仅只是向学生进行演示有关档案的收集、整理、鉴定、保管等等步骤，学生只能稍稍了解一下，并不能保证学生有能力实际的进行操作，理论讲授完之后，让学生以走形式的样子参观学校档案室，以致于档案管理实践的教学效果并不理想。在授讲的档案管理内容范围上，教师多偏重学生档案业务工作授讲演示，在方法上仅仅只是影印一些档案资料，学生的实践能力相当不成熟。

二、中职档案管理实践教学的创新途径

（一）重视实践，充分利用档案室教学

中职学校档案管理课程相较其它课程来说，教学内容和方式比较枯燥繁杂，实践操作的程序也有一定的定势，缺乏灵活性。随着国家不断大力扶植、发展职业教育，中职学校档案管理有了新的发展途径。在档案管理课程教学中，教学单一的模式已经不再适合当前的教学，教师要不断地创新改革教学方法，拓展新的教学途径，已经成为一种必然的趋势。因此，在档案管理课程教学中，教师要重视培养学生的动手操作能力和实践能力，充分利用档案室进行教学，以便为学生提供更多的实践机会，增加学生的经历体验，让学生可以亲身参与到档案管理部门管理档案的工作环节，以便让学生轻松掌握档案管理操实践的能力。在此过程中，还能够有效指导学生完成管理档案的工作，实现学生档案管理课程的实践教学，充分发挥了学生档案室的服务作用，既提高了学生的实践操作能力，又减轻了档案管理工作人员的工作压力，一举两得，实现双赢。在中职学校档案室为学生提供实践的平台，也要注重方法，以便帮助学生安排妥当上课学习和档案管理的实践时间，有利于学生的全面发展。在安排档案管理实践工作上，课充分利用中职学生的课余时间、假期时间、和综合实习的实践，让学生进行档案管理工作。以便学生可以全面深入到档案管理技能的学习过程，加强学生对档案日常管理工作环节的认知，提高学生管理档案的实践技能，便于学生对档案管理知识体系理解和掌握，以促进今后的档案教学顺利开展。

（二）构建模拟档案实验室，确保档案管理教学正常进行

学校档案室在使用上有很大的局限性，不能为中职学生提供太多的实际操作的机会，由于档案是不可再生的资源，不能随意的当成学生的“试验品”，任学生“妄为”。因此，在档案教学课程教学中，构建模拟档案实验室，成为档案管理课程教学的必然趋势，能够为学提供更多时间的平台和机会，让学生积极参与档案管理实践，借以弥补教学中的不足，让学生逐步体验到档案日常管理工作大体的任务和要求，为学生提供了更多的“实验平台”和“试验品”，以防止学生直接将学校档案室中的档案进行“摧残”。在构建模拟档案实验室时，首先要配备好档案管理设施，并保证场地允许的情况下，为学生配备档案办公用品，为学生提供一个实践的平台，便于学生今后开展收集、整理等工作。其次，帮助学生工作收集、采集各种文献资料的档案，并在学校领导同意的前提下，影印部分学校档案管理室的档案，以保证模拟档案室档案资源的充沛，确保学生能够在模拟档案实验室中，有资源让学生开展档案管理工作，为学生大大拓展了档案管理的实践机会和平台。第三，教师要制定专人负责管理模拟档案实验室的一切，以便模拟档案实验室能够更好地得以保存，为学生有效开展档案管理工作提供保障。

（三）拓展实训基地，增添学生实战能力

中职学校档案室和档案模拟管理实验室的资源相对来讲，平台依旧狭窄。为了中学生有更好地发展和更强的专业管理档案的实践能力，中职学校应该向校外进行拓展，和相关的单位建立长期友好的合作关系，构建起学生进行档案管理实习基地体系，以弥补学校档案和模拟档案管理实验室教学的不足。一方面，中职学校和有关单位建立友好合作关系，建立中职学生的实习基地，能够让学生见识到档案种类齐全、数量庞大、整理规范的档案管理基地，对规范学生档案全总分类、档案库房分库、规范化整理等等技能有着重要的意义。并让学生有更多的机会了解有关单位的档案类型和管理策略，丰富学生档案管理的知识，提高学生管理的能力和实战能力，拓宽学生实践的视野，有助于学生综合能力的提升。另一方面，和相关部门建立良好的合作关系，能够为学生提供与时俱进的平台，让学生学会运用现代化的管理手段和技能管理相关部门的档案，增添中职学生的社会竞争力，让学生提前适应社会生活，以便学生今后获得更好发展。

总之，在档案管理课程教学过程中，教师要不断地探索提高学生实践能力的教学方式或突进，以便为学生提供更为广阔的实践途径，提高学生档案管理的综合能力，最终达到中职学校培养专项人才的目的。

参考文献：

[1] 邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M].北京.中国人民大学出 版社.1999.45-49

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[关键词]财务管理；会计档案；创新实践

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中图分类号]F233；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）16-000-01

1 会计档案管理要点

1.1 会计档案收集与整理阶段

会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。

1.2 会计档案形成与保管阶段

会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。

1.3 会计档案移交阶段

《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。

1.4 会计档案借阅阶段

《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。

内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。

外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。

1.5 会计档案销毁阶段

会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。

2 会计档案的管理策略

第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。

第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。

第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。

3 会计档案管理创新实践

3.1 会计档案电子化、信息化革新

纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。

3.2 优化人员配置，确保会计档案专业专职管理

财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。

3.3 重视业务水平，加强培训管理

会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。

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首先，很多机关、企事业单位对于加强档案管理存在意识上的淡化和偏差，投入的气力不够大，人力、财力和物力的保障远远不够。在建设信息化档案方面，计算机技术的应用缺少必要的支持。其次，很多企事业单位或机关在运用计算机技术开展档案管理的过程中，工作停留在表面，做的大都是官样文章，很多事并没有落到实处，延阻了档案信息化、数字化的进程。此外，将计算机技术应用于档案管理需要严密的制度、机制的保障，这方面的工作目前仍然处于起步或空白阶段，很多单位对此并不重视，造成了档案管理工作效率的低下。将上述问题尽快纳入到解决议题，是有效提升档案管理质量的基本思路。

2档案管理中计算机技术的应用思路和举措

通过前文的论述不难发现，档案管理中计算机技术的应用既是必要的，也是必须的。那么，在新时期档案管理中，计算机技术应该如何发挥作用，这一点耐人寻味。

2.1集成现有档案资源，建设电子档案数据库将计算机技术更好的运用到档案管理中，首要的工作就是集成并运用现有的档案资源，把档案进行归类、立卷与整理，输入计算机，形成电子档案数据库。具体来说，依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作着录。着录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。着录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。这样一来，档案的资料、信息、数据大部分都被“录入”计算机，变成了电子档案，档案的保存可以实现持久化。

2.2完善电子档案的检索与搜索功能，拓宽电子档案应用运用计算机技术加强档案管理，一方面是为了更好的保护、保存档案，另一方面是为了节约资源和空间，降低管理与工作成本。在建立健全电子档案数据库之后，余下的工作就是完善电子档案数据库的管理模式和功能，开发、应用检索、搜索等功能，便于电子档案的使用，发挥出电子档案的最大价值。诸如条目、关键词、主题概念等在内的功能拓展，可以大大加快电子档案的检索与搜查，从而便于使用者更快捷的查阅相关档案。因此，从拓展档案应用范畴与行业的角度，更好的完善相关功能，是计算机技术应用于档案管理的又一个重大课题。档案管理的直接目的就是档案的调阅、使用与分享，因此检索、搜索功能的增加与完善是非常重要的。运用计算机技术更多的建立健全档案的电子化功能，使搜索、检索的步骤、形式更加便捷，无疑是电子档案发展的核心诉求，也是展现档案价值的基本需要。

2.3培养一批专业化、高素质的计算机档案管理人才档案管理的工作本身就具备专业性，需要更加专业的人员才能操作。加之计算机技术在档案管理中的应用，就需要更多的专业化人才参与其中。一方面，专业化的人才必须懂计算机技术与基本的信息化技术，同时需要专业的档案管理经验与实践能力；另一方面，相关单位和部门要做好队伍建设工作，打造一支既能操作计算机又能开展档案管理工作的高素质人才队伍，切实提升计算机档案管理的水平。因此，档案管理人才队伍、班子的建设需要一个长期的过程，而相关制度、体制的健全也是十分重要的。打造“招之即来，来之能战”高水平人才队伍，不仅要成为档案管理工作的一个重要目标，也应该成为机关、企事业单位开展档案管理创新的基本目标。只有做好了人才队伍建设工作，档案管理才能更加有序，档案的价值发挥才更有依托。总之，做好人才方面的工作至关重要，尤其对于档案信息化管理而言。

2.4统筹计算机技术力量，提高档案管理的水平计算机技术的应用引导了信息技术与网络技术的大幅度“扩张“，进而形成了信息化的浪潮。在档案管理中大规模的运用计算机技术，就是要统筹计算机技术“力量”，构建完整的档案信息化管理链条。将完整的档案信息化产业内容归结、构筑起来，就形成了档案信息化平台，这也是计算机技术应用于档案管理的最终目标。具体来说，其核心内容包括如下方面：首先，要制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效等工作。其次，要建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网，实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。此外，作为档案事业重要组成部分的档案工作，档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。将这一系列的工作内容统筹、完善构建起来，其产生的巨大能量必然是不可小视的，也必然促进新时期档案管理的快速发展。

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关键词：医药企业；债权档案；实践探索

债权档案的范围有广义和狭义之分。广义上讲，凡反映企业应从他方获得某种权利（货币、一种行为、一种物或者智力成果）的依据性文件材料（合同、票据、证书等）都是债权档案。狭义上讲债权档案主要是指企业产品销售过程中形成的应收帐款债权依据。债权档案能够在产生所有者权益纠纷时作为法定证据，证明债权方应获得的金钱或非金钱的权利。本文侧重于探讨药品生产、经营企业因签订产品销售合同，产生应收帐款所形成的狭义债权档案。主要包括：销售客户目录及信用信息资料、产品销售合同、送货签收单据、应收帐款对帐单、销售管理台帐、送货管理台帐，产品销售财务总帐、应收帐款明细帐及附件票据等与债权直接相关的文件材料。

1 药品生产经营企业债权档案的特点

1.1 应收帐款债权档案是公司债权档案构成的主体

以药品生产、销售为主的工业企业，其产品的直销对象主要是各级医院，医药商品经营企业（各级医药批发公司）、连锁药房经营公司。其销售模式以信用限额销售为主，现款销售所占份额较少。应收帐款债权占上年销售总额15%-30%，成为公司债权构成的主要部分。因此，应收帐款债权档案是公司债权档案的主体，显得尤其重要。

1.2 债权档案数量很大，分布范围广

药品生产企业往往品种、品规较多；营销对象多，且分布在全国各地；物流配送是在信用限额内按需配送，形成一种累计式债权。而不是签定1份产品销售合同对应一次性完成配送。因此产生的销售合同、销售发票、送货单据等债权资料数量很大，分布范围广。如管理不科学、责任落实不到位，在传递过程中极易造成遗失。

2 药品生产经营企业债权档案的存在问题

2.1 债权档案在形成部门分散排列归档，需要提供利用时查全率达不到100%

1.会计档案中债权档案不齐全且未集中排列。在实际操作中，会计做帐时，应收帐款凭证附件只有送货单、发票财务联，随帐务生成时间，分散装订成册，不是按某个经销商某年度全部交易凭证集中排列，其中还缺少销售合同及其他相关债权依据材料。因此，在企业清理债权时从会计档案中查找某个经销商某个时间段的债权档案费时、费力，查找不齐全。

2.应收帐款会计凭证附件之外的债权档案由形成部门分散收集保管、排列整理不科学也存在查找不齐问题。

产品销售合同，销售管理台帐、产品出库管理台帐、物流送货单等形成于不同部门，在排列整理上缺少科学、规范，不利于查找，也造成债权清理时利用困难。

2.2 债权档案生效要件不完善，准确率达不到100%

1.销售合同在签订环节存在签字、盖章等生效要件不全或与预留印件不相符的现象；

2.送货单据签章生效要件不全主要表现为：

（1）送货单填写不详，如送货汇总单填写送货件数、合计金额，无品种、规格、单价、金额及合计等明细签章单。或者汇总单与明细单之间未建立生效关联信息，造成送货单无效。

（2）收货人签字与预留收货人签字不符。

3 加强债权档案收集、归档管理的实践探索

鉴于药品生产经营企业债权档案的特点及存在问题，企业有必要加强债权档案的管理，提高债权档案形成环节的准确率、收集环节的完整率、保管环节的齐全率和查全率。使企业在债权风控管理中避免因债权证据缺失而处于被动地位，造成经济损失。

3.1 制定债权档案专项管理制度，建立债权档案形成、收集、归档管理网络，明确债权档案形成的关键环节的收集、移交归档职责

1.债权监控中心为债权管理的主管部门，负责信用客户、信用限额及债权档案管理制度的制定、培训，并监督、检查、考核执行情况。

（1）集团公司债权监控中心为销售客户及信用限额管理的主管部门，负责制定债权及债权档案管理制度，并监督、检查执行情况。下属公司债权监控分中心为本公司客户及信用限额的具体管理单位（部门），负责执行客户信用限额管理制度和债权档案的检查、审核及归档管理。

（2）债权监控分中心必须建立客户电子信息档案库并进行动态维护。销售客户是公司的重要资源，不允许任何个人或团体私自占用公司客户资源。发生业务往来的客户，统一实行申报审批制，经公司正式审批后的客户必须统一编制《销售客户目录》以正式文件下发，未上目录的客户不得销售。信用客户必须提供齐全的信用资料，客户信息系统根据客户情况的变化（新增、名称、地址、开票资料等信息变更）及时更新，动态管理。客户注销必须结清货款后才能予以注销。客户电子信息、纸质客户目录及信用资料一同视为债权档案归档保管。

2.各公司销售财务部负责应收帐款的对帐管理，强化对帐管理的及时性，确保债权的准确性。

（1）企业授信额度实行时间授信和总额授信的双控原则。销售财务监控授信债权总额及其存在时间，将授信总额控制在上年销售额的15%-30%以内。

（2）严格执行财务对帐制度，每年对帐率要求达到100%。余额不平，找出不平的原因并加以说明和处理。形成的对帐余额调节表及情况说明要求加盖财务专用章作为债权依据，移交债权中心与合同、送货单一同归档。

3.销售合同管理部负责销售合同设计、用印、发出、回收审核。

（1）规范产品销售合同文本的设计。

销售合同文本统一规范设计，并详细说明填写要求，填写示范样本。对签订合同的业务代表、发货人等相关人员进行统一培训。

（2）规范合同填写、签字、盖章等法律生效要件。

首先，要求信用客户提品销售合同签订人、合同专用章、财务专用章等合法字模、印模及授权委托书作为预留信用依据。

其次，签订产品销售合同时，要求签字盖章手续必须齐全，并与预留字模、印模相符。

当合同变更时，在“其它约定事项栏”注明变更情况并由双方签字确认。合同作废时，商务代表到经销商单位收回原合同并注明“作废”或“无效”等字样返还合同管理部。通过规范设计、填写、审核、纠错等办法，强化签定合同的准确性。

4.物流配送管理环节负责送货单制发、回收、审核，并移交一份给合同管理部门与相应的合同附在一起归档。

（1）物流部门必须严格执行发货制度，收集配送对象的预留字模、印模。货品送达后必须要求收货人签字盖章，并与预留字模、印模一致。

（2）每次送货、退货单证齐全，送货单上标注销售合同和送货明细单、发票编号，几种债权依据相互映证，以确保债权档案的准确性。

实践操作中常会出现：授信客户收货印模、字模、托运公司授权依据收集不全；送货单无签章；多品种送货时，只有汇总送货单签章，未标注送货明细单编号，建立生效关联信息。因此，送货单据生效回收时应按以上要求严格复核，确保送货单签发的准备性。

3.2 销售合同及送货单的制发、回收、移交等严格执行登记管理制度，保证债权档案收集完整、齐全

所谓完整就是要求已签订生效的合同和相应的送货单据收齐、配套；齐全就是要求与某客户签订的全部合同、送货单、对帐单收齐配套。只有通过严格登记、追踪管理制度来实现债权档案的收集完整、齐全。

（1）销售合同发出和执行登记台帐，按分销公司及所销产品登记。每月清理已履行和未能履行的合同，进行分析，发现问题及时沟通处理。

（2）严格执行送货登记管理台帐。送货台帐要有送货单发出、回收情况记录。将签收手续完备的送货单财务联移交销售财务会计记帐，第一联移交合同部作为债权档案附在相应的销售合同后，第三联自存作为送货台帐记帐依据。

（3）销售合同及送货单签发后，必须限期返回，丢失一份要登报公示并从重处罚责任人。

通过对债权档案传递过程的跟踪，确保债权档案收集、及时、完整、齐全。

3.3 科学排列，规范整理债权档案

1.科学排列，提高查准率。

排列整理：销售合同按产品、销售区域（省）、经销商（购货单位）、时间等要素进行排列。年度内将同一经销商的每一份销售合同附上送货单、按时间先后排列，再附上年度对帐余额调节表。

规范装订：合同、送货单等应归档债权凭据排列顺序确定后，制作卷内目录及备考表，装订成册。

3.4 归口管理，提高债权档案利用查全率

所有债权档案由形成部门分片区、经销商排列，装订成册后，编制移交清册，每年移交债权中心审核，归口集中保管、利用。确无债权纠纷后再移交档案部门保存10年。当债权法律纠纷产生时能快速提供债权依据，确保企业债权万无一失。

参考文献

[1]国家档案局，企业文件材料归档范围和档案保管期限规定[R]. 国家档案局第10号令.

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高校人事档案的主要内容记录了高校教职工工作、生活、所在部门和在校情感经历，教职工的各项信息都可以在人事档案中得到体现，不但关系到教职工教学评定、提升职位和人才选拔，而且还从客观的角度反映了高校整个教学质量的水平和效率。此外，还可以从人事档案中看到教职工的在校成长经历，反映教师在整个教学过程中的历史记录。因此，高校认真做好人事档案管理工作是非常有意义的。在管理工作的过程中，应该严格执行国家政府部门的相关规定，将人事档案管理工作纳入高校工作的主要内容，增强人事档案管理人员的领导能力和技能水平，提升人事档案管理工作在高校内的地位。

二、高校人事档案管理工作中存在的问题

（一）高校人事档案管理工作的重要性难以体现出来

长时间以来，高校人事干部都只是注重高校的学习和建设工作，对高校的人事档案管理工作往往采取忽略的态度，再加上人事档案管理工作的资金不足，人事档案工作自然就不全面，工作漏洞频出。高校管理层对人事档案管理工作的忽视，从而致使人事档案管理工作人员缺乏专业的管理技能、高效的工作方式和积极的工作态度，管理工作人员对高校人事档案的重视度就自然较低。对于要及时归档的人事资料，高校基层的档案员不能在第一时间送递高校档案室，对高校人事档案统一管理工作造成很多不稳定因素。正是这些不稳定因素的存在，从而导致很多人事归档工作不能做好做全，甚至是严重违反了高校的相关规定，给后续的管理工作埋下不小的隐患。此外，我国多数高校管理层还没有将人事档案管理工作纳入高校的主要工作范围内，难以体现出其工作的重要性，让管理工作常常处于被动状态，阻碍了高校人事档案管理工作的发展和建设。

（二）现代化信息技术的融入力度和使用力度不足

据不完全统计调查，我国多数的高校人事档案管理工作还处于传统管理的阶段，管理方式多以手工管理为主，繁琐的文件整理程序和低效率的归档流程，再加上各类学历变化、职位晋升、业务进修、评级表彰等人事档案的更新，现代化信息技术的融入和使用力度的不足，从而致使高校人事档案管理工作不能跟上高校建设和发展的需求。目前，高校管理层所引进的现代化信息技术和设备，往往只是用于高校科研和教学方面，就算用于档案部门，人事档案的信息资源也不能得到充分的共享和分享，无法满足高校人事档案信息开发与利用工作的需求。

（三）高校缺乏人事档案的专业管理人才

专业性强是高效人事档案管理工作的特点，这就要求管理工作人员具有较强的专业技能和较高的知识水平，同时还应该根据工作实情进行相应的培训工作，让工作人员及时掌握最新的管理方式和技术，通过专业的考核来评定工作人员的能力等级。但是，从我国高校人事档案管理工作的实际情况来看，很多管理工作人员都没有接受过专业的培训。这些工作人员的年龄往往很大，平均学历水平不高，甚至一些高校聘用的是退休的教职工来兼职的，这就导致了管理工作不严谨和不稳定。档案管理人员缺乏专业的知识，工作业务水平不高，致使档案管理队伍的职业素质不高，这对高校的人事档案管理队伍的建设和发展极为不利。

三、实践“以人为本”理论，规范高校人事档案

管理工作（一）充分认识人本性质以人为本，是将人的生存和发展作为最终工作目标，将人的核心价值作为工作的框架，一切以规范化的工作出发。在高校人事档案管理工作当中融入“以人为本”理念，应该从以下三个方面入手：

1.以每本人事档案为本。每一本人事档案都是管理工作的主体要素，记录了高校教职工在校的各种经历，是人生阶段发展的真实写照。

2.以管理员工作为本。提升档案管理员的工作地位，为管理工作人员营造一个良好的工作环境，提升工作人员的技能水平和职业素质，将人事档案管理工作作为高校各项工作的前提条件，从在校教职工的基本利益出发。

3.以档案利用原则为本。人事档案管理工作的最终目的就是服务于高校各项管理工作，为信息查阅者提供相应的信息资料。全面优化高校人事档案的服务形象，充分体现出人事档案信息的价值。

（二）“以人为本”是实现高校人事档案管理工作规范化的基础

全面贯彻以人为本的科学发展观，从人事档案信息开发利用的角度出发，着力创新高校人事档案管理的工作方式，并最终实现规范化的管理模式，同时这也是高校人事档案管理工作未来发展的趋势。从以人为本的理念出发，鼓励档案管理人员积极参加相关培训活动，提升工作的效率和服务的质量，只有通过这种规范化的管理模式，全面推动高校事业的发展，才能让高校在激烈的人才竞争中站稳脚跟。

四、创新管理体系，提升管理水平

（一）增强管理意识，创新管理模式

强烈的管理意识是做好人事档案管理工作的前提条件。因此，高校的人事档案管理工作人员应该增强自己的工作意识，加强自身在工作当中的觉悟。此外，高校人事部门还应该严格实行工作岗位选拔机制，将能力好、觉悟高的人放在人事档案管理岗位上，才能够从根源降低管理漏洞。同时，还应该在现有管理模式的基础上，结合管理工作的实际情况，不断创造出新的管理模式。

（二）培养专业性人才，完善人事档案管理机制

根据人事档案管理工作未来发展的趋势，培养专业性强的管理人员，完善管理机制，是提升高校人事档案管理工作的主要途径。为高校人事档案管理工作培养出一批擅长计算机技术又精通档案管理业务的复合型人才，能够从各个角度弥补以前留下的技术性漏洞。

五、结束语

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关键词：工程项目；档案管理；实践

Abstract: project file is complete, complete, accurate, credentials and effective protection for enterprise production and management and reform and development; good project file archiving work, is the key to ensuring the overall quality of the company file.Keywords: engineering project; records management; practice.

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

邯郸钢铁集团公司始建于1958年，创业之初仅有两座255M3高炉。随着改革的深入，为了增强企业自身的竞争力，公司从1988年-1995年陆续建成了90M2烧结机、机械化原料场、1260M3高炉等三大项工程；“九五”期间又建成投产了125万吨薄板坯连铸连轧、5#6#焦炉、2000M3高炉、400M2烧结机和三炼钢Ⅰ、Ⅱ期等五大项工程；“十五”淘汰落后产能，邯钢结构优化产业升级总体规划全面实施；“十一五”邯钢新区2#3200m3高炉、2#烧结机、2#转炉系统、干熄焦、2180mm冷轧工程、自备电厂建成投产；东区3200m3高炉、200万吨球团、435m2烧结机、管状皮带机和第三原料场等东区铁前系统改造项目建成投运；2013年作为‘十二五’承上启下的关键年，邯钢以“系统综合效益最大化”为目标，建设“绿色、低耗—经济炼铁平台，高效、低成本—洁净钢平台，延伸、创效—功能拓展平台”，推动转方式、优结构，打造产品竞争力和产业链竞争力的新优势，加快向国际先进水平现代化邯钢迈进。制定了钢1250万吨、力争1300万吨，生铁1270万吨，钢材1180万吨，新产品产量300万吨，品种钢比例70%，深加工产量450万吨，发电量37亿度的生产经营目标；1990年以来，公司档案馆（处）共指导296个工程、投资总额达90.6亿元的项目档案工作，接收竣工档案23246卷406088张，底图50982张，资料3563册427592页。近年来，邯钢的改扩建工程和固定资产投资项目，其数量和投资总额都远远超过前三十年的总和，而且每一项工程都涉及到十余个部室和生产厂、几个乃至几十个施工安装单位。做好建设工程项目的竣工档案和有关资料的归档保管工作，是保证公司档案总体质量的关键。为确保如此浩繁的工程项目档案齐全、完整、准确、及时归档，我们做了以下工作：

追本逐缘，理顺前期文件归档渠道

一个工程项目的前期文件，包括从项目立项、可行性研究、各种建设手续及审批、环评到勘察设计阶段，这一过程相对都比较漫长，而且涉及到公司规划发展部、进出口公司、安全环保部、设计院、技改部等十余个部室和项目有关单位。由于时间跨度长、各环节工作联系紧密，特别是涉及到工程项目的各种许可证、合同、各种协议及批文等文字材料，使用部门多，反复引用率高，给档案资料的归档带来了很大的难度。

为此，根据国家档案局、国家计委联合的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合公司各处室的管理职责，我们制订了《工程竣工档案资料归档细则》及《处室前期文件归档范围》，明确了项目建设单位、公司有关职能部门和施工、监理单位的归档责任；下发了《邯郸钢铁集团有限责任公司基本建设项目档案管理办法》，明确了归档义务和处罚办法。档案人员根据项目进度和复杂情况灵活地分阶段或一次性接收，理顺了前期文件的归档渠道。

提纲挈领，保证竣工档案齐全、完整归档

一方面，为了增强施工单位的归档意识，加强公司工程管理部门和职能处室的监管力度，我们制作了《项目竣工图齐全、完整情况表》，由施工单位根据施工过程中单位工程的划分，详细按照单位工程——分部工程——对应图号进行填写。对一个单位工程由多家施工单位共同施工的，不但要求文字资料中工序交接齐全，而且要求在此表中要有所反映，为日后汇总打基础。档案部门制作的《项目竣工图齐全、完整情况表》，由施工单位按档案部门的规定填报，经公司工程管理部门的现场专业技术人员初审、签字确认，再加盖工程管理部门的审定章，从而有效地防止了以往施工单位和技术人员用自编自填的竣工资料移交清单来交验竣工档案而产生的漏图、少图现象，确保工程项目竣工图纸的完整和齐全。

另一方面，把住工程项目结算关，保证工程项目档案的规范、完整和及时归档。档案处参与《公司固定资产投资管理办法》的制定和执行。《管理办法》用四个专门条款分别规定了设计、施工、监理等中标单位承担竣工档案的编制、整理和归档责任，“凡不按要求移交档案资料的项目不准办理竣工决算”。档案处依据施工合同及协议、《项目竣工图齐全、完整情况表》以及《档案资料交接清单》核验竣工档案，由档案管理人员验收无误并接收入库后，设计、施工、监理单位持档案处开具的竣工档案接收证明，方可到公司有关部门办理竣工结算。

深入现场，为竣工档案整改护航

根据国家有关规定和邯钢的实际需要，结合以往施工单位在做文字资料、竣工图过程中出现的问题，我们制订了《建设项目（工程）竣工图的归档标准》。在每一个工程项目开工后，我们及时组织所有施工单位的专职档案员和编制竣工资料的工程技术人员参加档案处组织的专题培训班，由档案处领导和中高级管理人员讲解归档标准和具体要求，使施工单位和有关人员从施工起始阶段就明确归档责任并掌握编制规范。

档案人员定期深入施工现场，参加现场调度会，及时了解各阶段的施工情况和档案资料形成情况，督促其积累和整编；档案部门及时与施工单位沟通信息，对竣工档案整编过程中出现的问题，预见一个，预防一个；发现一个，解决一个，不留死角。通过档案人员的不懈努力，使施工单位少走了弯路，特别是设计变更通知单在竣工图中编制到位的问题，我们不厌其烦地为施工单位技术人员分门别类示范操作，节约了时间和费用。

在施工单位编制完竣工图后，我们依据归档标准，到施工单位严格进行档案初验，对发现的问题提出意见并限期整改。由于工程项目竣工图的专业性很强，我们要求施工单位的技术人员按专业汇总一份交接清单，既保证了竣工档案的顺利交接和归档，同时也提高了档案提供利用的准确性。

公司档案人员主动到工程立项部门——公司规划发展部去“找”项目，主动到工程管理部门——公司技改部去“追”项目，主动到设计单位和施工现场去“跟”项目，主动为有关单位提供档案去“保”项目。通过采取以上措施，为工程项目档案的齐全、完整、准确归档打下了坚实的基础。为日后的提供利用铺平了道路。

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关键词：网络时代；档案管理；创新；实践

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）31-7154-03

随着我国经济的快速发展，科学技术日益创新，已成为网络信息时代，信息管理和信息公开的使用已成为社会发展水平和科技水平的象征。档案是信息资源的一种，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥其效用和功能，是档案馆满足网络时代需求的重大战略问题[1]。如何在网络时代做好档案工作，使其发挥重要的作用，尤其针对工作单位和国家档案，这是我们面临的主要任务。

1 档案管理网络化及其重要性

1.1档案管理网络化的概念

所谓网络化是指通过采用先进的网络技术将分布在不同地域的计算机进行相互连接，从而实现各自独立的数据资源达到相互共享的目的以及信息相互传递的一个系统。因此，对于档案管理网络化的含义，我们可以理解为以遵循档案管理的原则规范和目标为前提，档案管理模式通过对先进的网络技术、先进的网络手段和先进的网络设施的最大限度地有效利用，从而实现档案管理的业务工作与网络信息技术有机结合的结合，使其能够随着网络信息技术的不断发展而变化。

新时代下的重要特征就是知识的信息化，网络信息已经成为信息时代资源的重要组成部分。主要表现为以下两个方面：第一，网络化管理的实现。随着网络技术的发展，档案资源的利用及服务可以通过互联网来进行，使档案信息资源的管理和利用突破传统方式中时空限制的不足，为档案工作实现产业化提供前提条件。要求档案管理机构充分利用计算机网络技术来进行档案信息的管理，将传统的纸质档案转化成数字档案，并以文字、图像、声音、视频等多种方式进行存储，形式一个综合的多媒体档案信息数据中心，方便档案信息的加工、检索、分析和传递，快速有效地利用档案资源。第二，档案信息网络化的实现。网络技术的飞速发展，使得档案资源可以以文字、图像、声音、视频等多种形式来进行存储和传递，多媒体存储设备的引进将大大增加档案资源的存储数量，并便于电子档案的维护和管理，扩大存储容量更能促进档案信息向着多元化的方向发展，从而达到档案信息资源共享的目的。

1.2档案管理网络化的重要性

1.2.1 档案管理网络化是档案信息保护的重要手段

档案管理的目的就是根据《档案法》的相关规定，加强对档案文件信息的整理、著录、检索以及保护，为档案使用者的正确决策提供及时有效的依据，为社会主义现代化的建设提供服务。由于档案管理部门保存的档案信息量越来越大，而且工作中要进行繁杂的档案整理、归类、查询等工作，所以如果档案管理进行网络化则可以通过科学的档案信息管理系统实现对这些繁琐的工作进行科学的管理，进一步提高档案管理人员的工作效率、档案信息资源的有效利用以及服务质量[2]。

1.2.2 档案管理网络化是社会发展的趋势

随着计算机与网络技术在各个领域的广泛应用及普及，档案信息网上在线服务功能的建立是适应时展及需求的重要举措。档案管理部门可以依托已有档案管理系统中的数据与信息，通过对系统的网络化，实现档案资源在线的检索及查阅以及档案资源的自动化、数字化和法制化。

1.2.3 档案管理网络化已具备软硬件技术基础

目前，大多数档案管理部门基本上都给每一个管理及工作人员分配了一台计算机，这些设施为档案信息管理系统网络化的实现提供了基本的硬件设备基础，而且，各机构和部门相互之间也都建立了通信网络，为档案信息资源的共享提供硬件基础，为档案信息资源的有效利用提供了方便，为档案信息管理网路化的实现提供了先决条件。

2 网络时代对档案管理工作的影响

2.1 档案管理部门结构不健全，专业技术人才不足，管理人员文化水平参差不齐

档案管理的机构和人员问题是至今一直没有得到妥善解决的重要问题。从目前的现状来看，许多档案工作人员如文书、档案员等大部分仍停留在档案的收集、分发查询阶段，对现代化管理的基本知识和操作技能比较缺乏。

2.2 基础工作不扎实

档案信息的标准化和规范化是实现档案信息化的基本条件，目前，许多档案管理单位的档案质量普遍不高，尤其是中小形企业，缺乏完整的检索工具，许多单位的归档、编目和查阅都未按国家档案局制定的标准和准则来进行。

2.3 档案管理工作缺乏重视

在有些单位，档案工作被划分为行政文书处理工作，档案管理工作经常被遗忘或可做可不做，而且还有许多档案管理人员都为兼职人员，根本就无法集中精力专心于档案管理的工作，使档案管理工作更加被忽视。

2.4 档案得不到高效的利用

许多档案管理部门的领导对档案工作的重要性认识不足，甚至片面地认为只要做好档案文件的归档、保管、无泄漏即可，对如何提高档案的利用率即是很少关注，这就造成了一些部门的档案管理工作人力短缺，资金不足以及必须的软硬件设备不到位。

3 加强网络档案管理工作的创新策略

网络档案信息网络化的最终目的就是扩大档案信息的利用率，为人们提供方便、快捷、优质的服务。目前，在档案信息网络化的过程中存在信息不够完善、目标不够明确、服务水平较弱、服务质量不高等诸多不足，故笔者认为可以从以下几个方面着手解决。

3.1创新服务方式

3.1.1创建档案馆网站

随着档案馆内网的组建，档案管理部门要充分利用单位的网络及服务器设备部署自己的站点，努力将收集的数据和信息及时电子化，实现在线档案信息的检索，为用户提供方便、快捷的服务。

3.1.2 创建 “电子档案数据中心”

档案管理部门与各单位的相关信息管理部门应相互配合，共同建立“电子档案数据中心”。中心最终将各部门及单位归档好的电子档案汇总统一管理，实现有限制性或非保密性电子档案的网上查询和利用服务以及共享。

3.1.3 在线收集电子档案

档案的收集不但只是传统纸质档案的收集，而且还有许多在单机上已经形成的电子档案，此类电子档案可通过软件技术采取直接上传或自动收割的方式来完成。因此，档案管理部门可以创建电子档案在线上传和自动收割的服务功能，及时收集电子档案，并进行归档。

3.1.4 开展在线服务

信息的网络化已经改变了我们的生活、学习以及工作方式，人们也越来越注重信息的时效性。开展在线服务，就是通过软硬件技术手段及时准确地提供档案信息，改变以往被动利用档案的方式，提高档案利用服务工作的社会性。

3.2 扩展档案管理范围

3.2.1 发展档案产业、兴办服务实体

在当今信息化的社会，从信息资源挖掘的角度来看，档案管理的工作不再单纯是对档案进行保管，还应该是档案信息的提供者和佐证者；档案管理部门也不再是单纯的档案保管机构，还应当是档案资源的聚集中心和交流中心。当代档案馆改革创新的方向就是向信息化的道路迈进。因此，档案馆应该在为社会提供档案信息日常服务的基础上，发展档案信息服务产业，创建以档案信息的搜集、加工、存储、查询和服务为主要内容的工作实体。

3.2.2 加强横向联合，实现档案资源共享

随着时代的快速发展，人类所累积的知识信息量在急速增长，面对浩瀚繁杂的文献资料，任何一个文献管理部门都不可能将所有知识信息全部都加以收集保存和加工利用。因此，各个档案、图情部门都必须打破各独自为政的局面，建立一个完善的信息共享系统，充分发挥信息网络化利用的优势。

3.2.3 创建有效的“反馈”机制，改善档案信息的利用方式

反馈是指 ：把一个施控系统的信息作用于对象后产生的结果再返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程[4]。通过有效完善的信息反馈机制，可以将档案信息的利用效果进行分析总结，并依此改善其利用方式，促使信息资源的开发利用更加科学、合理。

3.2.4 加强素质教育，提高安全意识

在档案信息网络化建设的同时，要注意加强档案主体意识、获取意识以及守法意识的基础教育，加强档案工作人员的保密意识的培养，努力提高利用科学技术来获取档案信息和保护档案信息的能力，促进档案信息资源的高效开发。

3.3 强化社会的档案管理意识

首先，档案管理意识是指对档案管理工作的敏感程度和认知水平，它表现了人们对档案信息的重视度以及对档案工作的认知和态度。档案管理部门要加强宣传工作，各级档案机构也应认真做好管理工作，从各方面来努力提高档案工作的社会地位。其次，强化管理意识。档案管理工作专业性很强，其要求管理工作人员不仅具有良好的职业道德、高度的责任感、严谨的工作态度和兢兢业业的工作精神，也要具有良好的专业理论知识和熟练的实际工作技能。因此，档案管理工作者要有广博的专业知识和优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时代的档案管理工作。

4 结论

档案管理作为日常工作管理的重要内容，越来越发挥出不可忽视的作用，而在如今的网络时代，档案管理则面临着新的机遇与挑战。在网络时代下，档案部门必须从解放思想、更新观念人手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。更多地关注和开展多层次、多渠道的档案信息开发与利用，使其创造更大的经济效益；同时，还要注重档案信息的宣传，为档案信息的有效利用营造良好的环境，更好地为档案信息开发与利用服务。

参考文献：

[1] 刘凤英. 网络环境下如何做好档案管理工作[J].中国集体经济，2011（4）.

[2] 进举. 浅谈档案管理在企业发展中的重要作用[J].今日财富，2010（5）.

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关键词： 项目管理 理论 学校人事档案

学校人事档案是学校在人才引进和管理的过程中形成的，记录和反映教职工经历和表现以备考查的重要文件资料。项目管理理论，其核心就是PCDA循环（Plan计划、Do执行、Check检查、Action处理），它对于提高学校人事档案管理效率，提高档案自身价值，服务学校管理工作，同样具有十分重要的意义。

一、学校人事档案管理的现状分析

近年来，国家教育事业政策和人事管理制度不断发展变化，而学校现行的人事档案管理工作模式却明显滞后，不利于学校工作开展。当前，学校人事档案管理存在的问题主要有以下几个方面。

（一）管理思想和体制落后，计划性不强。

学校的工作重点是提高教育水平，改善教育条件和环境，提供更全面的优质教育。在中小学校工作中，普遍存在着注重升学而轻视学校管理的现象。在人事档案的管理上仅仅是收集、整理、存放、保管档案，很少在人事档案管理中有目的、有计划地开展阶段性工作，人事档案管理不能更好地发挥作用。

（二）管理设施建设落后，操作复杂。

人事档案的收集、整理、编目、归类等工作主要靠手工的操作。纸质的档案在多次装订、整理后损坏严重，影响档案的安全性和完整性。同时，人事档案的管理缺乏办公自动化技术和档案管理软件，电子化档案管理经验缺乏，技术跟不上实际工作需求。

（三）人事档案内容不全面，难以规范。

学校普遍存在着人事档案的材料不经过严格审查就归档的问题。有些档案内容填写过于简单、不合规范，有的内容前后矛盾，有的档案资料因为归档不及时、存放不规范造成残缺不全，人事档案管理缺乏系统性、规范性。

（四）个人档案意识淡薄，归档处理难度大。

很多教职工个人不关心自己的人事档案问题，有些重要的档案资料遗漏，或者原始档案无从查找，甚至在需要的时候匆忙补新档案，这样建立的资料一般内容匮乏，缺少系统性，也不利于基本情况的核实，真实性和可靠性也容易遭到质疑。

二、项目管理理论的核心观点

项目管理是指“在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。”其核心观点是PCDA循环（Plan计划、Do执行、Check检查、Action处理）。

（一）PDCA循环的由来。

PDCA循环是一种科学的工作程序，最早是由美国贝尔实验室的休哈特博士提出，后经戴明博士在日本推广应用，又有人称之为“戴明环”。PDCA循环--改善提升，本是产品质量控制的一个原则，但是它不仅仅能控制产品质量管理的过程，它同样可以有效控制人事档案工作质量和管理质量。

（二）PDCA循环的四个阶段。

Pcda循环管理工作经过计划、执行计划、检查计划、对计划进行调整并不断改善这样四个阶段。

1.第一阶段计划，包括分析现状，找出存在问题的原因，分析产生问题的原因，找出其中主要原因，拟订措施计划，预计效果五个步骤。

2.第二阶段实施，这个阶段是实施计划阶段所规定的内容，执行技术组织措施计划，高效的执行力是组织完成任务的重要一环。

3.第三阶段检查，这个阶段是把实施阶段执行的结果与预定目标对比，检查计划执行情况是否达到预期效果。

4.第四阶段处理，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定并适当推广、力求标准化，对失败的教训加以总结，未解决的问题放到下一个PDCA循环里，实现阶梯式上升。

三、项目管理理论在学校人事档案管理中的实践

笔者结合从事学校人事档案管理的工作实际，针对人事档案管理中存在的问题，尝试将项目管理理论引入学校人事档案管理中进行实践运用，获得了很好的效果。

（一）明确工作计划。

在学校人事档案管理中，每一项阶段性工作开始前，人事档案管理人员结合本学校的特点，认真制订工作计划。根据人事档案内容的重要性程度，按需安排工作重点，突出学历、学位及职称在档案查阅中利用率高的特点，保证人事档案管理的实用性和可操作性，力争科学、高效、便捷地服务下一步工作。

（二）强化过程控制。

档案资料的收集整理和补充是人事档案管理的过程实施工作。人事档案管理人员按照阶段性工作计划，主动和教务、总务、后勤等部门联系，做好经常性的收集归档工作。在该过程中，严格执行工作计划，使计划中明确的工作任务都能够有效落实。

（三）规范检查程序。

在完成收集工作以后，人事档案管理人员加强档案检查，确保人事档案收集手续完备，内容完整，表述准确，以维护档案的完整性、真实性。并进一步加强和档案材料提供部门的联系和沟通，将不属于归档范围的材料及时退回有关部门，并将收集到的人事档案资料及时装订，不散失，不积压。

（四）不断总结提升。

档案管理工作人员根据检查情况，不断发现问题，总结经验，不断掌握切合本学校实际的、可行的方法和手段，与时俱进，提高了档案管理技术，为学校管理、培养、使用人才提供信息，使人事档案管理工作在外部条件不变的情况下更加科学，更为先进，保证档案信息的真实性、时效性和准确性。

四、在人事档案管理中运用项目管理理论的基本要求

对人事档案管理者来说，采用PDCA理论可以使管理工作向良性循环的方向发展，实施并熟练运用该理论，能更加有效地驾驭工作。在实际运用中，要同步推进人事档案管理的科学化、规范化、现代化建设，才能不断提高管理效率。

（一）牢固树立人事管理档案质量意识。

档案质量的提高，与人事档案管理者的质量意识有着密切关系。只有认识人事档案管理的重要性，才能体会到项目管理理论实践与运用的重要作用。要高度重视本单位档案工作的重要性，从事档案工作的人员，必须要牢固树立质量意识，用较高的计划性、执行力、工作质量来提高档案质量。

（二）全面提高人事档案管理综合素质。

良好的政治素质和业务素质是做好人事档案管理工作的基础。从事人事档案管理工作的人员要有强烈的责任心和高度的使命感，要有良好的职业道德，要有敬业奉献的无私精神。人事档案管理工作同时也是一项业务性比较强的工作，工作人员业务素质的高低，对能否提高档案质量起着至关重要的作用。要熟练运用项目管理理论，提高档案质量，就要不停加强自身的业务学习。人事档案管理部门要给从事专兼职档案管理工作人员拟订业务学习和培训的计划，提高人员业务知识水平，更好地适应新时期档案工作的要求。

（三）建立健全质量检验标准。

要把全面实现人事档案的价值作为检验人事档案工作质量的检验标准。学校从事人事档案工作的人员，要通过运用项目管理论知识，加强档案的质量管理，更好地为教育教学服务，促进教育教学质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。