文件管理知识培训范文

导语：如何才能写好一篇文件管理知识培训，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、兼职教师队伍建设中出现的问题

农广校的短期培训涉及到很多专业，相应也就需要较多的专业教师，而学校由于受编制和经费的限制，需要从社会上聘请大量专业教师。这几年在外聘教师的工作中，存在几个突出的问题。

（一）责任心不强

由于兼职教师与学校之间没有行政制约和人事管理关系，教学效果的好坏与其自身利益没有必然联系，有的人把兼职教师工作当作打短工和增加额外收入，并没有把这项工作当作自己的事业来看待，缺乏责任心和使命感。他们往往只关注完成教学任务，不能像本校教师那样重视教学效果，因而直接影响了学校正常的教学秩序和学员学习的热情。

（二）授课时间的随意性大

兼职教师主要是从各企业或事业单位的技术部门聘请的技术人员、生产一线骨干及部分管理人员，是企业、事业单位的生产和管理精英。他们平时的工作任务量往往很大，在担任学校的兼职教师时，由于企业生产和事业管理的需要，常常出现要临时调课、停课、缺课、补课等，另外，迟到早退现象也经常出现，某种程度上打乱了学校的正常教学秩序，也不利于师生间的相互了解和沟通，教学过程时断时续，知识传授没有连续性，很不利于学员系统掌握知识、研习技能。

（三）教学基本技能欠缺

兼职教师大多是非师范类毕业，且长期工作在生产管理第一线，没有执教经验，缺少必要的教学理论来指导他们的教学工作，更谈不上教学技巧，只是机械地按大纲和教材要求完成教学内容。教学中出现内容安排随意性大，总体布局不合理，理论知识传授量少且乱，实践知识过于突出，有时出现教学的重点不够突出，难点不能重点解决等问题。同时，他们的板书不够规范，很少应用现代化的教学手段，教学语言不生动，教学过程缺乏创造性等，教学效果不佳，学员意见很大。

（四）教学环节不完整

一个完整的教学过程应包括教学进度计划、备课、书写教案、讲授教学内容、辅导答疑、教研分析等，而兼职教师在这些环节上，常常只注重讲授教学内容和考试两个环节，缺少其他教学环节的紧密配合，不能保证整个教学环节的完整性，更是缺少教学反思这个过程，对学员掌握知识不利。

二、兼职教师队伍的规范管理

农广校的发展离不开外聘教师的辛勤努力和无私付出，尤其是短期培训工作更是凝聚了外聘教师的汗水和辛劳，加强对外聘教师的管理是促进农广校更好更快发展的保证。

（一）转变观念，提高认识

聘请兼职教师是目前解决农广校阶段性专业教师缺乏的主要手段之一。在短期培训中，外聘的兼职教师很好地解决了本校教师缺乏，尤其是专业课教师缺乏的难题。但在管理中要注意，不能因为他们是兼职教师，与学校没有人事隶属关系，而降低对他们的要求，要对他们提出与本校专职教师工作标准相近的要求。一方面可以增强他们的责任心和使命感，另一方面也让他们因受到重视而增强归属感和认同感。

（二）规范聘请程序，加强管理

聘请兼职教师前，学校要根据教学工作需要，在相关部门进行登记并公布聘请信息。对于应聘的教师要求其出示工作经历、学识水平证明、学习背景等相关材料;要求工作单位出据证明和评语等材料;成立由相关人员组成的考核小组，由应聘者试讲、考核小组考评打分，合格者发放聘请证书，建立兼职教师档案，签订聘用合同。对受聘的兼职教师提出相关目标任务，明确责任和义务，说明管理、评价、奖惩要求，讲清楚辞聘、续聘、解聘等条件和制度等。

（三）建立兼职教师的工作档案，以全面了解和掌握兼职教师的情况

短期培训往往教学时间短，涉及的专业较多，兼职教师的人员数量和专业种类较多，有时要重复开办若干期同一专业的培训班，所以兼职教师有时要多次聘用。为保证工作稳步有序，学校对兼职教师建立档案，记录兼职教师的专业、职称、工作经历、教学经验、教学评价等，以便为以后聘请兼职教师做准备。

（四）做好兼职教师的岗前培训

有些兼职教师对教学工作缺乏经验，或缺少专业理论基础，在开始讲课前，要邀请他们到学校进行观摩交流，并组织听课学习，参与本校专业课教师教学计划的制订，学习和掌握备课、授课、知识过渡、作业批改、考试命题、成绩分析、教学反思等教学环节，让他们熟悉这些教学环节的联系与教学要求，培训他们学会使用现代教学技术与手段，了解先进的教学方法与教育理念。

（五）灵活安排外聘教师的课程

鉴于兼职教师的特殊性，学校在安排授课任务时，优先考虑外聘教师的时间安排课程。例如，充分利用休息日或晚上等业余时间安排他们进行授课，或根据他们工作特点进行分段或集中上课等。安排兼职教师课程不拘于条条框框，以完成教学计划、达到教学目标、取得较好教学效果为前提来灵活安排。

（六）建立完善的奖励制度和激励机制

兼职教师的报酬实行优劳优酬，在同等职称报酬上，取上限酬薪。对于上课及时，能按计划完成完整教学环节的教师，在原有薪酬基础上，适当进行奖励。对他们的考核根据教学课程的安排，采取“专人负责、跟踪服务、随时督促、考核纪实”的方式进行。对于没有按计划完成好教学工作的外聘教师，在考核小组商量后，根据“考核纪实”的实录，适当进行降薪处理。对于完不成教学工作，同时在学员中反响很差的外聘教师，要及时辞退，避免对培训工作造成大的损失。

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【关键词】电子文件；电子档案；档案管理

0 引言

随着社会信息化程度的不断加快，电子文件如雨后春笋，电子文件在档案管理工作中的地位越来越重要。本文针对笔者在工作中对电子文件的认识和了解，从电子文件的特点和在工作中遇到的问题以及怎么做进行思考和简单的探讨。

1 电子文件的特点

1.1 电子文件对设备有很强的依赖性

电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的。特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。因此离开了相应的计算机或软件，电子文件就无法识别和传递，那么电子文件的有效信息便成为无效信息，也就失去了它本身的价值。

1.2 电子文件的共享性

电子文件与纸质文件不同，它可以不受时间和距离的限制。人们可以通过网络把同一份文件传送给不用的接收者，达成资源的共享。局域网内也可以在电脑上创建共享文件夹，公司内部工作人员可以直接在自己电脑上分享共享资源，提高工作效率。

1.3 电子文件的不安全性和易改性

电子文件是在计算机内传递的，容易作者修改或者复制，修改之后没有痕迹，很难发现这就是原件。所以电子档案的原始性、真实性和凭证性就很难保证。

1.4 电子文件的存储容量大，节约存储空间

电子文件依赖的载体，无论是磁盘、光盘还是硬盘，其存储量都高于过去的各种信息介质，像传统的纸质档案，需要庞大的装具和库房进行存放和保管，而电子文件所存储的载体的信息容量是和纸质档案无法比较的。用极小的空间就可以存储大量的信息，大大节省了存储空间。

2 电子文件管理工作中存在的问题

2.1 电子文件的技术问题

电子文件的形成和各种处理都是在计算机等设备上完成的，离开计算机等设备，电子文件既看不见也摸不着。但是由于计算机技术的不断发展，特别是电子计算机更新换代很快，对于需要长期归档保存的电子文件来说，数年后，很可能会出现即使保管很好的电子文件载体也找不到读取设备的问题。所以电子文件对设备的依赖性也就成了现在工作中急需要解决的一个技术问题。

2.2 电子文件的保存问题

影响电子文件安全的因素有很多。电子文件除了对保存的温度和湿度、磁性材料等环境因素都有极高的要求。人为因素操作错误、破坏性病毒的入侵、电子文件运行的硬件设备故障、电子文件运行的软件系统的不稳定、自然灾害或社会动乱都可能导致电子文件数据内容和电子文件存储材料的损坏或丢失。

2.3 电子文件的管理问题

很多企事业单位等没有建立相应的电子文件管理制度，或者即使有相应的规章制度，但管理部门对电子文件管理意识淡薄，或疏于管理，加上很多工作人员因为没有经过专业的培训，缺乏电子文件管理知识，不愿按照制度的规定办理，这就造成很多电子文件随机存放、杂乱无章。还有就是档案工作人员由于离职原因，疏于交接或交接不全，导致很多电子文件无法找到。

3 加强电子档案管理的策略

3.1 保障电子文件长期的可读性

电子文件只有识读出来，才可以发挥它应有的价值。为保障它的可读性，可以设计功能齐全并且安全可靠的文件信息管理系统，尽可能的把电子文件生命周期的各个阶段的管理要求都融入到电子文件生成系统之中；对电子文件的存储格式进行严格管理，尽量采用已经标准化或通用化的格式；实时加强电子文件的技术鉴定，根据软硬件升级换代的情况在适当的时候对电子文件进行及时的迁移操作等；还可以利用电子文件的仿真技术，使原来的数据、设备及系统能够运行在现行的软、硬件系统上。

3.2 解决好电子文件档案的保管和长期保存问题

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。传统纸质档案保管的重点一般是温湿度控制、防霉、防蛀、修裱加固、字迹恢复等方面，而电子文件的保护重点是电子文件的可读性。这就需要控制好电子文件保存的温湿度，还要采取严密的防灰尘措施。为了防止其它外来风险对电子文件造成的损失，电子文件备份是不可缺少的。要将电子文件记录信息、电子文件的元数据和电子文件管理系统以磁盘、光盘、硬盘或网络的方式分别备份。除此之外还要定期对电子文件档案的载体材料和读取方式进行更新，确保电子文件可以有效利用。

3.3 提高电子文件归档管理水平

加强归档电子文件的管理是关系到国家、单位及个人的利益。首先，各级主管部门必须高度重视、大力支持，只有领导重视，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量才会得到提高。其次，档案人员自身的综合素质也需要不断提高。因为电子档案的管理，涉及到电子计算机软硬件及网络技术、信息技术和档案管理的基础知识，所以绝不是只懂得电子计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的。因此档案人员必须从制度入手，严把电子文件归档和电子档案管理的各个环节，确保重要电子文件从产生之初到作为档案保存的整个过程真实、完整与安全。最后，档案人员还要大胆创新，拓展领域，实现信息服务的多样化、社会化。

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（贵州省建材产品质量监督检验院，贵阳 550002）

摘 要：我国对钢筋混凝土排水管实行生产许可证制度管理，生产企业必须按规定程序取得生产许可证，方可从事相关产品的生产活动。企业实地核查是企业取得生产许可证流程中关键的一个环节，企业实地核查不合格即判企业审查不合格。本文结合现场核查体会，对企业实地核查项目中常见问题进行了归纳分析，提出改进措施，并对企业实地核查的准备工作提出建议。

关键词 ：生产许可证；实地核查；问题；改进措施

前言

随着我国经济快速发展，基础设施建设规模越来越大，城乡建设的步伐日益加快。城镇化发展也使得当前城市地下排水管网已经不能够适应城市快速扩张的规模，迫切需要完善和扩建地下排水管网，这些都为排水管行业发展创造了极为有利的外部条件。钢筋混凝土排水管以其就地取材、制造方便、价格低廉、耐久性好、使用寿命长等优点，被广泛地应用于市政道路建设、城镇建设、农田水利建设当中。钢筋混凝土排水管在使用中一旦出现质量问题，容易引发工程返工、管道破裂、排水不畅、道路塌陷、城市内涝等现象，影响生产和人们的正常生活。

为了保证钢筋混凝土排水管产品的质量安全，2007年4月4日国家质检总局公布了《输水管产品生产许可证实施细则》，将输水管纳入国家实行生产许可证制度的工业产品目录中，钢筋混凝土排水管属于输水管的范畴 。2011年1月19日，国家质检总局公布了新的《输水管生产许可证实施细则》。工业产品生产许可证制度规定，生产企业必须具备保证产品质量安全的基本条件，并按规定程序取得生产许可证，方可从事相关产品的生产活动。任何企业未取得生产许可证，不得生产实行生产许可证制度管理的产品。钢筋混凝土排水管实行生产许可证制度，对增强企业质量意识、提高质量管理水平、保障产品质量起到极大的促进作用。为帮助企业顺利通过生产许可证企业实地核查，本文结合在企业实地核查工作中的体会，将企业实地核查中常见的问题加以总结，以供钢筋混凝土排水管生产企业在申证准备过程中参考。

1 企业实地核查

1.1 企业实地核查的目的

对申请企业取得生产许可证的基本条件进行实地核查是工业产品生产许可证工作的核心内容，其目的就是确认申请企业是否具备持续稳定生产质量安全合格产品的能力，为工业产品生产许可证主管部门正确作出审查决定并颁发生产许可证证书，客观、公正、准确地提供可靠的技术评价材料。

1.2 企业实地核查的项目

《输水管产品生产许可证企业实地核查办法》将核查项目分为：一、质量管理职责；二、生产资源提供；三、人力资源要求；四、技术文件管理；五、过程质量管理；六、产品质量检验；七、安全防护，共7章、26条、39款。

1.3 企业实地核查判定

1.3.1 项目结论的判定

（1）否决项目结论分为“符合”和“不符合”；。

（2）非否决项目结论分为“符合”、“轻微缺陷”、“不符合”。

其中“轻微缺陷”是指企业出现的不合格是偶然的、孤立的现象，并是性质一般的问题；“不符合”是指企业出现了区域性的或系统性的不合格，或是性质严重的不合格。

1.3.2 核查结论的确定原则

否决项目全部符合，非否决项目中轻微缺陷不超过8款，且无不符合项，核查结论为合格。否则核查结论为不合格。

2 企业实地核查中常见问题及改进措施

2.1 质量管理职责

常见问题：①有的企业虽然有质量管理制度，但对质量有影响的部门、人员的职责和权限及相互关系的表达不够明确；②质量管理制度中虽有相应的考核办法，但实质性内容不够完善，可操作性和针对性差；没有严格实施，不能提供完整的考核记录。

改进措施：①企业应不断完善质量管理制度，内容表达明确，具有可操作性和针对性；②对质量有影响的部门或人员应明确质量管理职责和权限，严格按照考核办法实施考核，并作好相应的质量活动记录。

2.2 生产资源提供

常见问题：①没有配置混凝土标准养护室，所配置的混凝土标准养护箱容积与企业生产规模不相适应；②没有编制生产设备和工艺装备维护保养计划，实施记录不齐全；③个别检测设备的准确度不能满足生产合格产品的需要，如管子水压试验装置要求的压力表为1.6级，分度值0.005MPa，部分企业提供的压力表尽管也是1.6级，但分度值不满足要求。

改进措施：①生产规模大的企业最好配置混凝土标准养护室（RH：>95%、温度：20±2℃）或标准水养设施（20±2℃的不流动的Ca(OH)2饱和溶液），如果配置混凝土标准养护箱，一定要注意混凝土标准养护箱的容积要与与企业生产规模相适应；②企业应健全设备维护和保养制度，做好设备的定期维护保养，且保存记录，使其处于完好正常运行状态；③按《输水管产品生产许可证实施细则》规定，把必备检测设备配备齐全，且其数量、准确度符合《输水管产品生产许可证实施细则》要求，尤其不要忽视一些小型设备。

2.3 人力资源要求

常见问题：①质量管理人员，生产技术人员、检验人员对质量管理知识和专业技术知识掌握不够，检验人员不能熟练准确地按规定进行有关检验；②部分企业检验人员未经专业技术机构培训，所持上岗证培训内容未包括钢筋混凝土排水管产品标准。

改进措施：①企业应加强关键岗位员工的技术培训工作，使其掌握一定的质量管理知识和专业技术知识，熟悉岗位职责并能熟练进行生产操作；②安排检验人员到专业技术机构进行培训，取得符合要求的上岗证。

2.4 技术文件管理

常见问题：①有些企业提供的标准文本不全，只有产品标准，缺少一些原材料标准和试验方法标准；②企业自行设计的结构配筋图没有经具有审核资质的单位对其进行技术审核，不能提供审核报告；③有些企业虽有技术文件管理制度，但管理较混乱，作废的旧文件没有标识，与新文件混在一起，且没有文件批准及收发文件的记录。

改进措施：①可通过有关标准化院、标准情报所等机构收齐相关标准；②企业自行设计的结构配筋图，如不能提供具有审核资质的单位出具的审核报告，建议采用有资质单位提供的结构配筋图纸或图集，但应有企业书面技术确认报告；③的文件要保留好批准记录，负责文件管理的部门或人员应及时收回作废的旧文件，并进行适当标识，以防旧文件的非预期使用，及时发放新文件，并做好记录。

2.5 过程质量管理

常见问题：①采购质量控制制度和文件内容不完整；②未按规定对供方进行评价；③制订的工艺管理制度及管理考核办法内容不完善，缺乏操作性；④关键质量控制点的操作控制程序或作业指导书内容空泛，针对性与操作性不强。

改进措施：①企业要健全采购质量控制制度，采购制度一般应规定：采购手续、合同签订、供应商的评定、检验及验收规定、原材料存放标识规定等内容，把好原辅料进货关；②根据调研和以往提供的产品质量情况、企业资信文件、业绩等实施供方评价，确定合格供应商；③工艺管理制度内容应包括工艺文件管理部门、编制部门和执行部门的职责、权限及其相互关系，操作工人应严格按工艺规程、作业指导书等工艺文件进行生产、操作的纪律要求，采用新技术、新工艺、新材料、新设备时应采取的工艺分析、审查、试验的要求，工艺管理制度的考核、奖励办法，工艺操作记录要求及工艺纪律检查记录的要求等。工艺管理主要是过程、工艺检查，考核的主要内容为是否执行工艺、是否按规定的程序、方法、参数去执行，工艺管理考核办法应明确质量控制目标、量化的考核指标，要有相关的记录做证实；④钢筋混凝土排水管关键质量控制点至少应包括钢筋骨架滚焊成型、混凝土搅拌、成型、养护等工序，每一个关键质量控制点的控制程序通常包括目的和范围、职责、工作程序、相关文件(或支持性文件)和记录表格，而作业指导书一般应明确每个关键控制点的步骤、要领和要求，确保同一工作岗位的所有员工都按同一标准去做，并做好日常记录。

2.6 产品质量检验

常见问题：① 检验的原始记录不完整、准确，任意涂改情况较严重；只有检验结果，找不到对应的原始记录；检验报告不够规范；②产品标识不符合国家标准规定要求，一些企业的产品标识上只有企业名称和生产日期，没有标明产品标记等其他信息。

改进措施：①按照有关标准的要求开展检验并认真记录，记录如系误写，应在原数据上划一斜线，并在旁边添加正确的数字，签名。检验报告的信息量要充分，三级审核均要签好名。②企业应按GB/T11836-2009的规定正确进行产品标识，应在管子表面上标明：企业名称、商标、生产许可证编号、产品标记、生产日期和“严禁碰撞”等字样。

2.7 安全防护

常见问题：混凝土搅拌机、悬辊成型机的电动机和控制柜露天放置，没有防雨及安全防护装置，配电柜、配电箱等没有安全警示标识。

改进措施：严格执行安全生产制度，对每个工作场所进行逐一检查。对任何没有防护装置的危险部位均应安装符合要求的安全防护装置，并设置安全警示标识。对已有防护装置但不符合要求的危险部位进行加固或改造，直到符合要求为止。

3 建议

为使企业实地核查顺利通过，在审查组进入现场前，建议企业提前做好以下准备工作。

3.1 汇报材料

实地核查首次会上，一般要由企业负责人简单介绍企业生产或筹建情况。主要内容包括：企业基本情况、成立日期、投资情况、占地面积、企业工艺布局、设施设备状况、组织机构、人员培训、生产质量管理等情况。汇报材料不能过于简洁，也不易过长，要让评审组对企业有一个基本了解。

3.2 现场核查陪同人员

企业应安排熟悉企业总体情况并具有较强表达能力的人员陪同现场核查，陪同人员应能比较快速准确地回答现场核查人员的各种提问。现场核查的陪同人员不宜过多，通常宜由主管技术的厂长陪同回答或解释生产技术方面的问题，由主管质量的厂长负责回答或解释有关质量管理方面的问题。

3.3 各岗位人员

在现场检查时，审查组要与技术人员、检验人员、生产工人等进行交流沟通，了解相关人员的情况。因而企业平时应加强人员培训工作，使得技术管理人员具有一定专业知识和质量管理知识，各岗位人员要熟悉本岗位职责，能熟练进行生产操作，能清楚回答现场检查人员的提问，尤其是技术人员（工程师）、关键工序岗位人员和检验人员必须在场并做好充分的准备。

3.4 生产环境设施

核查前企业应认真检查有关生产设施，确保核查时与申证产品有关的生产和检验设施均能正常运转，混凝土标准养护室的温湿度要满足标准要求。对于存在安全风险的设备和设施，应当设置警示标识和防护设施；车间、库房等应当配备必要的消防消防器材，消防器材应在有效期内；原材料、半成品、成品的检验状态应按规定标识好；清理现场环境，包括生产车间、检验室、厂区内部及周边环境卫生等，这样可反映企业对核查工作的重视。

3.5 文件及记录

企业应建立质量管理体系文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、设备操作规程、记录表格等，这些管理体系文件要按规定批准实施。根据企业实地核查项目分类建立文件盒，把属于同一核查项目的文件及记录存放在同一类别的文件盒中，便于核查人员查阅。砂石、混凝土、钢筋骨架、成品检验的原始记录和检验报告，生产过程中的操作记录等按月份或年份装订。为了能起到提示作用，可以将有关质量管理制度、设备操作规程、作业指导书、工艺流程图等在相应的办公司、车间岗位上墙。

3.6 样品的准备

企业实地核查合格后，要进行产品抽样和检验，企业应根据《输水管产品生产许可证抽样规则》准备好备抽样品。共抽两种规格型号的产品，所申请的最大规格型号的产品必须抽样检验，另从符合抽样条件的其他规格型号的产品中随机抽取一种规格型号产品作为另一受检批，受检批由同材料、同工艺、同规格、同外压荷载级别的管子组成，且为连续二个月内生产的产品，样品龄期不超过6个月。每种型号规格的管子抽样基数为：管子直径＜260 0mm时为30根～20 0根；管子直径为260 0mm～350 0mm时为20根～20 0根。在实地核查工作中，发生过少数企业未按要求准备好样品，造成无法实施抽样，导致实地核查工作终止。

3.7 企业的自查

在完成所有软、硬件的准备工作后，企业应组织人员根据《输水管产品生产许可证企业实地核查办法》要求进行认真自查，及时发现遗漏问题，在审查组进入现场前补充完善，使实地核查能顺利通过。

结语

企业实地核查是企业取得生产许可证流程中关键的一个环节，企业实地核查不合格即判企业审查不合格。但只要企业对照《输水管产品生产许可证实施细则》的要求有针对性地去逐条进行准备，责任落实到位，通过实地核查并非难事。

参考文献：

[1] 输水管产品生产许可证实施细则[[S]，2011.

[2] GB/T11836-2009混凝土和钢筋混凝土排水管[S].

作者简介

蒋德勇，1968年生，1991年毕业于重庆建筑工程学院建筑材料与制品专业，高级工程师，现从事建筑材料检测和质量管理工作。

地址：贵州省贵阳市都司路124号“都市之星”18-A1

邮编：550002

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关键词：企业 许可证 现场 审查 要求

工业产品生产许可证管理的对象是指生产列入的重要工业产品的企业。2005年9月1日起正式实行的《中华人民共和国工业产品生产许可证管理条例 》（以下简称《条例》按照《中华人民共和国行政许可法》的精神要求，总结了20多年来实施生产许可证制度的成功经验，借签了国外生产许可管理的有效做法，突出了确保产品质量安全，贯彻国家产业政策，促进经济健康协调的立法宗旨。体现了科学公正，公开透明。程序合法，便民高效地工作原则。《条例》及（实施细则）等一系列的配套规章和规范性文件，进一步明确了具体工作机构职责，细化完善了相关工作制度，突出强调化了获证后监督检查及法律责任。

核查人员指具备一定资质，从事审查申请工业产品生产许可证企业的保证产品质量必备生产条件的人员。审查员的作用是以客观公正的对生产许可证申请企业现场采集信息，并做出评价。企业应按要求准备和提供相应的审查条件要素。提供证据以证明自己满足生产许可证获证条件的要素。

现场核查：核查人员是对申请生产许可证的企业现场以客观公正抽样的方法获取客观证据。是生产许可证必不可少的重要环节，是审查组依照核查办法和实施细则的要求，运用抽样的方法寻找客观证据，对申请企业的基本条件进行核查并做出评价的一系列具体活动。

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运用计算机以及相关的网络通信等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志，建立能够进行相关的存储处理，检索复制包含图文以及音像等内容档案文献信息，能够将档案保护与档案信息处理融合为一体的信息网络系统是现在档案管理的重要内容。同时，为达到将档案信息方便快捷地转化为可利用的社会资源的目的，各级档案管理单位都在投入大量资金精力更新相关的设备，尤其在针对档案管理升级工作中，各级档案管理单位都配置了计算机等现代化办公设施，这些现代化办公设施的引入，在档案现代化管理工作中发挥了日益重要的作用。档案管理工作者应根据自己从事管理工作的实际情况，为档案信息管理现代化的实现创造条件。

1　确立档案管理标准化意识

现代档案管理，应确立以现代化为主要发展方向的中心思想，应确立以标准化为主要前提的意识：档案管理以现代化为主要发展方向，就是要建立现代档案信息网络，这是以现代计算机技术应用为基础，实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确，就必须确立各项业务工作的标准化基础，应着力避免内容混乱，系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现，这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施，才能使服务工作的质量满足相关要求，减少相关资源的投入，以达到最佳效益。因此，确立档案管理工作的标准化意识，是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说，应做到以下几点：

(1)对于不同专业不同内容的档案，应先按大类进行分别存档，在这些不同门类的档案中，还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理；(2)对于不同形式的的文字以及音像材料，应实行按形式、时间来具体分类，针对不同的保管期限进行立卷归档；(3)应根据自身参与管理的实际工作内容，制定符合实际档案管理工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准。

2　培养档案管理现代化人才

科技以人为本，时代的振兴和社会的进步，包括各行业的发展，人才的作用是十分重要的，但是现阶段中，我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识，仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作，一旦遇到系统调整，需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此，如何做好新时期档案管理工作人才，各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深，尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件，也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识，能根据档案管理工作的自身需要，对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才，要做到以下几点：(1)应根据自身发展需要，对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训，通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用；(2)应根据自身档案管理工作的实际特点，要采用合理的用人制度，选择有工作能力，有实干精神的人员从事档案管理工作；(3)要培养新时期档案管理工作人才，不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平，还培养其开拓进取的意识，掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能，实现档案管理工作现代化。

3　强化档案管理现代化意识

总的来说，实现档案信息现代化管理的重要内容，相关的档案管理的工作人员应做到以下几点：(1)尽快学习掌握现代化设备的操作，学习建立档案信息网络，拓宽服务领域，提高服务质量，增强档案管理工作的内容；(2)敢于大胆实践，利用现有条件，探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径；(3)应加强相关知识的学习，完善自身现代化科学技术体系，提高业务的科学管理水平；(4)转变传统的观念，不断强化档案信息现代化管理意识，改变只提供上门查阅的被动服务方式；(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律，找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。

4　制定档案管理一体化体系

由于历史原因，过去很长一段时间内，档案管理体制基本上处于封闭状态，所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验，集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点，保护档案文件之间联系，便于查找利用等方面有一定的优势，但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求，相比于不断完善的现代化检索技术，这种固有的方法和要求就过于繁杂，应以现代化的方法进行取代，其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且，由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理，导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案，不能及时投入开发利用。现代档案管理体系，就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系，依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理，制定统一的规范和标准，利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此，只有制定档案管理一体化体系，才能有效地提高档案利用时效，利用发展迅速的现代化技术，提高立卷方法改革的可行性。同时，运用计算机检索档案文件，既可以做到只要准确的确定检索条件，就能够快速的查到所需文件；又能达到查阅时不需要调动原件，不需要进入库房的效果。要制定档案管理一体化体系，就要做到以下几点：(1)利用计算机加工已形成的各种文献，建立档案信息数据库，通过网络系统传输到有需求的用户，实现档案管理部门由管理型向服务型的转便；(2)利用现有的办公条件，发展档案管理的对象，将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展；(3)档案管理部门在收集纸质文件的同时，也应加强对电子文件的收集，实现多种形式的档案共管，将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上。

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【关键词】电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、 电子档案的安全管理策略

（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：

1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。

【参考文献】

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1 文书档案现代化管理的现状分析

现阶段，由于受到传统档案管理方式和相关体制的束缚，文书档案的管理工作一直做得不够到位，也没有引进先进的技术手段。而我们一直在这方面努力着，积极采取科学的解决办法。为了要开发出支持文档一体化的电脑软件，相关部门近年来了档案软件管理功能的一些规定，这一举措带动了文书和档案一体化理念的发展，并展开了文书档案管理的革新工作，积累了一些经验。此后，国家档案局又颁发了新的《档案文件管理制度》，鼓励文档一体化管理程序真正投入使用。到目前为止，电子政务管理系统已基本实现了文书档案一体化管理，为新的管理体制和科学技术提供了发展的平台。此外，电子政务也得到了全方位施行，这在一定程度上也推动了文书档案一体化的进步。在文书与档案相融合的过程中，社会上出现了和信息技术相关的电子文档使用周期论，打破了文件向档案单方面转换的局限，并使电子文档的统一

2 文书档案信息化管理的优势

2.1 提高档案归档人员工作效率

文书档案进行信息化管理不但会使文书档案管理的流程运转更加迅速，而且改变了传统的档案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文书档案采用计算机管理可以按照按件即时整理的归档方式，减轻了归档人员的工作量，提高了文件管理效率。文件资料的收集、存放、分类、统计等文件归档环节变得十分方便、有序，无论是前期的文件起草还是后期的文件的传递，都变得简单易行。

2.2 提高档案的查阅速度

文书档案实施信息化管理，可以大大提高文件的查阅速度，加上计算机网络技术的应用，查阅人员不用来档案室，文书档案资源可以随时检索，只需在档案管理系统中输入文件的关键字或者文号就可以查到所需的资料，大大提高了档案利用工作的质量和效率，也为档案部门借阅减少了人力和物力资源。

2.3 提高文件的?鞯菟俣群臀募?的安全性

高校档案室每年的归档文件都是上一年度的文件资料，归档部门的兼职档案员在日常公文办理过程中，文件在传递过程中丢失的情况时有发生，不能及时归档，应用计算机网络技术，可以通过网络进行文件的传递和流转，提高文件的传递速度和文件的安全性，同时可以通过档案管理系统确定档案的密级，也可以通过权限设置对查档人员进行操作的权限设置，确保文件的安全性。采用信息化管理文档，省去了借阅登记、人力查找以及借阅归档手续，大大减轻了档案工作人员的工作强度，同时也减少了对纸质文档材料的翻阅，提高了档案管理利用的质量以及文档管理工作的效率。

3 文书档案实现现代化管理的具体措施

3.1 建立现代化的文书档案管理制度

强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文书档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。

3.2 采用现代化的文书档案管理技术

在文书档案现代化管理过程中，应当注重管理工作和管理手段的层次性与多功能性，如此方法可确保现代文书管理工作的高效开展。因此在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。同时，ASA和GFW等技术的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。

3.3 打造高素质的文书档案管理队伍

专业化、高素质的人才队伍在文书档案的现代化管理进程中发挥着重要作用，因此有必要通过专业技能培训、信息技术培训和现代管理方法培训，不断提高文书档案管理人员的综合素质，打造一支高素质、高水平的文书档案管理队伍。在具体实践过程中，应当加大对文书档案管理人员的培训力度，对现有人才招聘机制作出适当调整，最大限度地吸纳高素质人才到现有队伍中来。同时，注重计算机网络信息技术人才的培养，因为计算机网络信息技术在文书档案的现代化管理中发挥着非常重要的影响。此外，为满足组织单位快速发展对文书档案管理工作的要求，还应当重视文书档案管理人员综合素质的提高，通过形式多样的学习培训活动，帮助员工树立现代化的工作服务理念。例如，在新员工入职培训活动中，通过计算机信息技术培训、考核及技能大赛，增强文书档案管理人员的竞争意识和对现代管理技术的重视，进而培养出专业化、复合型、高水平的人才，全面推动文书档案的现代化管理。可见，切实增强文书档案管理人员的竞争意识与责任意识，引导其不断提升综合素养，与同事间保持融洽的合作关系，同时不断学习现代化的管理知识和技术，这是确保文书档案实现现代化管理的基础保障。

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【关键词】 医院管理  电子档案  问题  对策

        随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设,是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

        1  医院电子档案管理中存在的问题

        1.1  档案管理职责不明确，管理线条多

        医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些x线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

        1.2  医院电子档案管理的意识和制度不健全

        有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

        1.3  电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

        由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

        1.4  档案管理人员素质有待提高

        由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

        1.5  档案管理硬件不能满足要求

        医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。

        2  提高医院电子档案管理的对策

        2.1  建立完善医院的档案管理网络

        医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

        医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

        2.2  制定相应的电子档案管理制度

        要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

        2.3  加强培训，提高认识

        档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

        2.4  加大档案管理的投入

        电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。

        随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。 

参 考 文 献

[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.

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[关键词] 农机监理 档案规范 管理 探讨

[中图分类号] S23 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）11-0226-01

农机监理档案管理对于农机安全工作的发展有着重要作用，因此相关部门必须保证农机监理档案管理的规范化和标准化，不断推进农机监理工作走向科学合理，因此就必须对农机监理的档案管理进行规范化管理。

一、目前现状

辽源市地处吉林省东南部，属半山区丘岭地带，下辖2县2区，30个乡镇，总人口122万，其中农业人口64.2万，总耕地230.3千公顷，全市6万多台农业机械中14.7千瓦以下的占86%，农机安全监管任务繁重。辽源市农业机械及驾驶操作人员档案的建立是从80年代初开始的，当时按照农牧渔业部关于拖拉机及驾驶员安全监理的有关规定，辽源市陆续建立了市、县（区）两级农机监理机构，并受公安交通管理部门的委托，接管了拖拉机及驾驶员档案，经过30多年的不断努力，档案管理工作得到了完善、发展和壮大，档案内容也从简单的一张登记表和一张成绩单发展成现在的事项完整齐全、记录准确详实、办理过程和经办人信息明晰可查的规范化和科学化轨道上来。目前，辽源市、县（区）两级农机监理所（站）都有农机监理档案管理人员，档案管理设施较为齐全，各项制度和业务办理程度齐备，全市目前在册农业机械档案3.2万多份，在册驾驶员档案1.7万多份，农机档案管理基本做到“规范、统一、内容齐全、分类建档、排列整齐、查找方便”的要求，作为“历史见证”的档案，在牌证核发、转籍、变更、补证、报废、增驾、查询、注销、利用等方面，为农机安全监管工作发挥了重要作用。

二、存在问题

就辽源市农机监理档案管理工作而言，虽经多年努力取得了一定成绩，但还存在一些不容忽视的问题：一是档案未及时清理。多年来，农业机械和驾驶员档案只体现新注册、变更、转移、考证登记，没有及时清理停驶、报废，以及多年不从事农机驾驶的驾驶人档案，造成在册数虚高、底子不清；二是档案内容填写不齐全。在填写驾驶员和农业机械档案时，不按规范要求填写，图省事，怕麻烦，少填漏填现象比较严重。如有的没有案卷目录，台账和档案不相符，有的表格无公章和经办人签名或是字体潦草，很难辨认等等，给档案管理工作带来负面影响；三是档案管理人员专业技能水平有待提高。由于工作或其他原因，基层档案管理人员流动性大， 出现不按编号排放，档案难查找，以及丢失档案的现象；四是计算机网络系统不完善。 目前，有大量的技术数据，吉林省农业机械监督文件在计算机网络系统软件不包括在信息数据库中，一些重要的技术数据输入，很难保证准确性和全面性的技术数据，另外，全省网络没有实现连接，不能在网上查阅驾驶员和农业机械的其他信息，直接影响农机监理工作的质量和效率；五是纸质档案管理设备落后。目前我市四个县（区）档案存放还是采用卷柜，虽然铁皮卷柜取代了老式木柜，但空间小，容量有限，随着农业机械的快速增加，农机档案已经多的没地方放了，只能临时找地方存放，不能做到有效防潮、防水、防虫、防腐，甚至出现档案丢失的现象。

三、对策与建议

针对上面提出的问题，笔者建议从以下几个方面来改善农机监理档案的管理工作。

1.加强农业监督档案工作，建立和完善档案管理系统的责任。农机监理站来确定 负责文件管理，主要领导实行领导责任制；要把农机监理档案纳入法制化、科学化管理轨道，进一步完善农机监理档案管理制度及各项操作规程，制定严格的档案管理工作制度，明确档案管理人员的权责，从原始档案的建立完善到人、机、证三见面，从检验报告单到行驶证签章，从核发准考证到证照核发，都要严格落实责任制，严格按照法律、法规和行业规定依法办事，提高档案管理的规范化、标准化水平。

2.加大农机监理档案管理人员培训，提高管理人员的管理水平

要想做好农机监理档案管理工作，就要不断提升档案管理人员素质。首先，要提升工作人员农机监理档案管理意识，提升工作人员的责任感和使命感，使档案管理工作深入人心；其次，相关部门不能来回调换档案管理工作人员，要保持工作人员的稳定，这样才能使档案管理工作不断持续下去；最后， 有关部门应组织人员文件管理知识培训，培训内容应结合实际工作，解决各种档案工作中存在的问题？，不断提升工作人员的能力和素质，做到工作学习两不误。

3.加强档案资料的清理和存贮，确保农机监理档案科学准确

对农机监理档案管理全面负责，出现问题时要严格追究相关责任人的责任；在存放地点上，要加快档案存放地点的改造升级，建立独立的档案存放室，严格保证档案室的防潮、防火、防盗效果，所有档案都要做好分类，存放在专门的档案密集架内，防止档案损坏和丢失，使档案能够实现长期保存。

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关键词：医院；档案；信息化

档案是社会经济发展必不可少的宝贵信息资源，随着技术的发展与进步，档案由最初的纸质版发展成现在的电子版，与之相应的是对档案信息化的需求进一步增强。而如今迅猛发展和广泛应用的信息技术，更是为档案的信息化建设创造了前所未有的契机。

1 医院档案信息化建设的重要性

杨公之主编的《档案信息化建设导论》中定义档案信息化建设为“在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”医院档案信息化建设作为档案信息化建设的一个重要组成部分，尤其是在当前快速发展的信息社会中，信息技术变革了医院传统的信息管理模式，使得以计算机及档案管理软件应用为主，利用计算机、扫描仪等对档案进行搜索、存储和管理，成为了医院档案管理方式发展的必然趋势，也是医院实现信息共享、实现与医保系统联网，保障人民群众效益的重要手段，更是适应时代和社会发展的客观要求。

2 全面完成医院档案信息化建设的主要任务

2.1 档案部门需具备完善的基础设施

首先档案管理需配置足够面积的档案室、办公室、档案柜，以及电子档案储存应用所需的电子计算机、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。其次，电子计算机特有的自动化程度高、运算速度快、数据存储容量大、通用性强等的特点，在医院电子档案信息的管理上，为档案管理人员提供了极大的便捷，档案管理人员可以通过计算机进行文件的收文、查询、借阅、返还等档案的归档利用和管理工作。同时由于医院面对的社会群体具有广泛性及公立医院本身具有的社会公益性等特点，电子档案信息更加复杂繁多，对于电子计算机的基础配置也有着更高的要求，因此提高医院档案管理部门的计算机硬件配置和网络使用率，是进行医院档案信息化建设的必要条件。另外，随着社会保障制度的完善，医保涉及范围的扩大，建立和完善局域网，使各项工作趋于网络化，加强医院电子档案信息的利用，使得资源共享是现阶段提出的更为迫切的要求。

2.2 对电子文件的归档与管理制定严格的规范

档案信息电子化指的是通过计算机、扫描仪等现代电子设备将档案资料整理输入计算机，使之转变成数据资料再加以应用。因此电子文件的保存归档就需要有明确的规范指引。首先，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》制定医院档案管理规范，并定期组织学习新的档案管理办法，根据新的法规及时修正电子文件管理规范。其次，建立档案文件级目录数据库，对档案实现电子化管理，规范电子文档的归档与管理，保证电子档案信息的科学保管和有效利用。再次，注重特殊类型电子档案的管理。由于医院临床、教学、科研活动具备特殊的技术性，因此多样化特殊类型的电子档案在医院档案中也占据着十分重要的地位，例如声像档案可以直观便捷地反映手术过程，具有十分重要的科研意义。

2.3 医院档案信息化需要配备高素质复合型人才

（1）医院档案人员需要具备较高的政治修养与素质。熟悉与通透国家档案政策，全心全意为人民服务的服务意识，良好的职业道德和崇高的敬业精神，这是作为一名医院档案工作者首先应当具备的素质。其次，要满足各方面应用的需求，需要具备运用信息技术深入管理、开发、利用档案资源的本领，使档案管理与其他综合信息管理相结合。

（2）医院档案人员需要具备档案专业技能。针对新形势对档案工作的要求，档案管理人员的专业档案管理知识与技能的培养至为重要。医院档案管理人员要不断强化继续教育，坚持“学用结合、重视实效”，积极按时参与省、市档案局组织的档案管理培训班，保证其档案管理知识与时俱进，对档案管理法规了解参透，同时能够充分掌握新时期档案管理的信息化手段，以满足医院档案信息化建设的需求。

（3）医院档案人员需要是具备综合素质的复合型人才。新形势下，医院档案需要管理、档案、计算机三位一体的复合型人才，综合运用多种管理思想、经济理念、档案专业知识等，对档案工作进行有效的管理。同时也需要用现代信息技术整合医院传统档案管理模式，为医院档案信息化建设提供有力的数据与保障。

2.4 医院档案信息化建设要注重档案信息安全

由于电子信息应用会受到来自病毒和黑客等问题的影响，因此保管电子档案的计算机的各种防病毒措施要完善，针对部分需要提供网络共享的档案资源，要提供有效的网络安全保障；在档案信息化的同时，更不可忽视纸质档案的保存，要实现电子档案与纸质档案并存。

医院档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，它需要完善的基础设施、先进的管理规范、优秀的档案管理人员、严谨的安全措施等各方面的综合配合，实现医院档案信息化建设是医院现代化管理的重要组成部分。

信息化是当今世界和社会发展的大趋势，只有积极推动医院档案信息化建设进程，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。尤其是医院的社会公益性决定了其服务团体的广泛性，而其自身档案信息化建设历程又是社会档案信息化建设历程的直接体现，因此，加强医院档案信息化建设不只是医疗事业可持续发展的需要，更是整个社会可持续发展的必然要求。

参考文献

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