会计电算化系统管理范文

导语：如何才能写好一篇会计电算化系统管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：会计电算化；内部控制；分析研究

会计电算化的出现对整个会计行业的改变是巨大的，它有效的改变了床头会计的核算方式以及对数据的储存方式，在某种程度上扩大了会计数据领域，对会计行业的发展有一定的推动作用，这是我国会计行业发展需要面临的基本问题，同时也可以有效提升会计信息的质量、尽可能的改变会计内部控制以及审计的技术[1]。所以从这个层面上说会计电算化能够有效推动会计理论以及技术的发展与再次完善，为会计理论分析和会计实践的一次根本性的变革。会计电算化内部控制不但涵盖手工账务，同时也涵盖程序的设计以及电算账务的处理。

1会计电算化系统的内部控制的改变

（1）形式出现变化

需要明确的是，批准以及授权是非常普遍的内部控制，对于手工会计系统而言，不管是何种经济业务，其所有环节均需要通过某个具备对应权限的人员签字或者盖章。不过在电算化会计信息系统中，安全工作必须是会计电算化实施的前提条件，作为业务人员对会计相关信息系统实施有效的口令传输以及发送可以有效的改变会计中的某些问题。实际上在此过程中就容易出现失控的局面，最终给单位带来损失。另外，传统的手工会计其制度就可以有效的对程序实施控制。在某种程度上说，会计点算的内部程序化会直接使得内部控制存在不定期的依赖性，这样就直接增加了财产风险。

（2）内部控制制度的内容改变，控制的范围扩大

不可否认的是传统的手工会计也尤其有点，相对会计电算化而言，传统的手工会计能够直接或者间接的对其实施相关的财务处理，传统手工会计相对于电算化会计而言更加灵活，而电算化会计在执行财务命令时往往需要严格的凭证，也就是在系统中如果要执行某个命令，就必须要有一定的权限。不过需要特别注意的是，在电算化会计系统中所谓的权限也会随着会计行业的推进而逐步消失，而此时凭所诱发的控制功能就可以直接或者间接性的降低，某些交易通过会计电算化系统的处理可以做到基本不留"痕迹"，这样增加了部分会计控制的难度。另外，以往会计的内部控制实际上就是一个交易处理，但是随着电算化系统的发展与成熟，其系统构建与运行会有一定的程序，此时内部控制的范围也会随着其增加而不断增加，这样就可以有效的涵盖了以往手工系统所没有的控制[2]。

2加强电算化系统管理内部控制机制

（1）严格人员与机构的控制和管理

就会计行业来说，所担负的不仅仅是企业的财务，对企业的发展起到的决定性作用，会计工作做好了，企业才能有序发展。作为企业，其财务软件正式的投入使用之后，一定要具体问题具体分析，针对本企业实际情况，发展其会计业务，同时把传统的会计工作与现阶段电算化的会计有效实施衔接，需要特别注意的是，电算化会计工作中并非是万能，在工作安排以及岗位权限方面，应该有针对性的制定相关的岗位制度，在可以充分做到明确职责的同时，可以真正的做到责任到人。就当前会计电算化的系统来说，电算化之后其会计岗位能够有效的分成基本的会计岗位和电算化会计岗位。所谓基本会计岗位，实际上就是传统会计中一些最基本的会计工作，比如会计主管工作、会计核算工作和会计档案的管理工作等；而电算化大背景下的会计岗位则主要涵盖电算化会计主管、电脑操作者以及电脑审核、系统管理人员等。相对传统会计而言，电算化系统下会计工作更应该明确职责，在会计分工过程中，各个岗位的人以及权限不同点群体应该相互牵制，职与权可以真正的做到分离，针对会计工作中的具体问题具体分析，及时发现错误，这样能够有效防止欺诈以及舞弊现象。

（2）健全档案管理制度，提升软件自身控制功能

此处主要指打印所需要输出的各类账本、凭证以及报表等有关会计数据的处理与程序软盘的管理。另外在系统开发以及运行过程中，相关的文档和会计资料为负责整个系统中各种文档信息的存档与保密工作，此时对于电算化条件下的档案管理往往需要利用制定以及实施档案管理的制度来对其最大限度的实现，一般可以有效的涵盖下面几个方面：第一，如果需要存档则需要一定的手续，比如应该要具备会计主管与系统管理工作者的盖章之后才能将其有效的实施存档保存；第二，各类安全保障原则，比如在对软盘实施备份的时候应该将保护标签贴上去，另外存放到防潮或者相对较为安全的地方。作为一款合格的财务软件其自身必须具备反复操作、错误操作的恢复以及遗漏操作的提醒等功能，同时能够有效的予以制止或者提示，财务软件等相关修改功能在最大限度方便使用的基础上还必须加以对其进行限制，可以设定修改的权限与修改痕迹实施控制。

3结语

在信息化大环境下，网络空间尽管非常广阔，不过与此同时也有自身的弱点，另外法律和会计制度的落后性和财务监管工作的不同步等均制约着网络会计的健康发展。而学习有关技能、最大限度的发挥专业的服务功能，是会计电算化行业需要重视的问题。从内部的稽核和外部审计层面出发，分析网络技术对于企业的交易处理流程和内部控制制度有着非常深远的影响。

参考文献：

[1]张星.会计电算化下完善内部控制制度的途径[J].市场论坛,2013,12(56):126-127.

[2]娄合玲.会计电算化条件下如何加强企业内部控制[J].经济师,2014,21(23):136-137.

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关键词:会计电算化ERP系统财务管理

会计电算化是以电子计算机为主，将当代电子信息技术应用到会计中的简称，是用电子计算机代替手工记账、算账与报账。ERP是用于管理会计时代需要的企业管理系统,其功能是通过计算机与网络通讯技术为企业决策层提供决策支持和业务运行的管理平台,实现企业内外资源的有机整合和优化配置,从而提升企业的核心竞争力。运用ERP实现企业管理信息化,将是现代会计信息系统的发展趋势。ERP在我国企业信息化管理中已处于核心支撑地位。ERP的引入带来了企业管理的深刻变革，特别是对处于企业管理核心地位的财务管理提出了新的要求。下面就谈谈自己的肤浅看法。

一、ERP的内涵

ERP是Event-related Potentials的简称，事件相关电位（详见该词条），是一种特殊的脑诱发电位，通过有意地赋予刺激以特殊的心理意义，利用多个或多样的刺激所引起的脑的电位。它反映了认知过程中大脑的神经点生理的变化，也被称为认知电位，也就是指当人们对某课题进行认知加工时，从头颅表面记录到的脑点位。ERP是由美国Gartner Group咨询公司首先提出的,作为当今国际上一个 最先进的企业管理模式,它在体现当今世界最先进的企业管理理论的同时,也提供了企业信息化集成的最佳解决方案.它把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。 ERP的核心管理思想就是实现对整个供应链的有效管理，ERP可以是管理者解决企业管理问题的一种工具。

(一)ERP的主要经济功效

ERP对整个供应链资源进行管理，注重精益生产、同步工程和敏捷制造。进行事先计划和事中控制。在市场竞争急剧白热化的今天，无疑对企业提高竞争力提高企业经济效益有着重大的作用。ERP系统通过定义事务处理(Transaction)相关的会计核算科目与核算方式，以便在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。

ERP在我国的应用。现时代的ERP，紧紧抓住企业信息流程这条主线，以生产经营为目的，提供专业性非常强的针对行业的ERP。ERP的应用的确可以有效地促进现有企业管理的现代化、科学化，适应竞争日益激烈的市场要求，它的导入，已经成为大势所趋。

(二)会计电算化的局限性

1、受管理层干预的影响大

如果单位内部行使控制职能的管理层干预，即使具有良好的内部控制也不会发挥其应有的效能。有些领导对实施会计电算化的重要意义缺乏认识，没有认识到开展会计电算化是时展的必然，是企业现代化管理的需要。

2、弱化会计理论与实务的发展

随着电算化的普及和网络国际化，会计基础理论的会计要素账簿的设置与登记，对账和结账，错账的更正方法，由会计电算化取代。有人认为“算盘”和“账本”就是财务会计的工具。这种片面的认识给会计电算化工作带来了极大的危害,影响了会计电算化发展的进程。对账方法、错账更正方法、会计理论和实践部分已被脱节，淡化了会计专业人员学习和领悟会计理论的能力，使会计理论与实务之间的联系产生了一定的缝隙。

3、缺乏综合判断能力

计算机运行速度快、准确度高，有很强的逻辑推理能力，但以其代替手工操作的同时也使系统丧失了人类所独有的不合逻辑、不合理及特殊事项的综合判断能力和推理能力。一旦某一环节发生差错，将会导致账务系统一系列的错误，使整个会计信息系统面临巨大的灾难。

(三)ERP系统财务管理的主要特点

1、成本核算准确无误

在ERP系统的支持下，实现了企业各个部门充分的信息共享。财务人员及时准确地了解到采购、生产、库存、销售各个阶段的详细数据，对于每一作业的进行，财务管理都应进行相应的反映，进行阶段的成本核算，提高成本数据的精细程度和准确性，从而使财务控制与财务监督更加有效。ERP系统不需要任何人工分析，系统自动实时生成《现金流量表》。

2、有效的风险防范应

ERP系统使企业管理实现了信息化，使企业信息化数据实时更新成为可能。现代化的财务管理充分利用及时更新的数据信息，对企业各个环节进行实时监控，有效发挥财务预警功能，当出现危机前兆时即向决策者做出反应，及时纠正。

3、严格的资金管理

企业价值管理的具体内容是资金管理，ERP系统通过优化组合业务流程，可在保证信息和数据共享的基础上有效削减中间环节，减少财务与货物收发间的往来，确保经济效益的最大化。ERP系统在实施过程中对企业的业务流程进行了重组，实现了信息共享，减少了采购、销售与财务之间的往来。利用财务与其他业务之间数据信息的联通，提高管理效率。能够实现由总公司控制、按照每个客户进行控管、按照客户的结账公司进行控管三种方式信用控制，并能灵活的指定每个控制点控制方式 是警告单据录入者还是直接拒绝、或是不控管。通过信用的控制，避免造成帐龄过长，或者坏帐的发生。关注每个客户的财务状况，为客户建立更为详细的信用档案，设计出更为适合的收账政策，提高资金使用效率。

二、会计电算化与ERP财务系统的差异

(一)组织设置差异

电算化系统通常对应会计主体与账套、独立核算单位与会计主体设置,企业无法选择其他更适应于业务原型的组织设置方案。组织设置是系统应用的基础,是系统应用中的关键。

(二)会计科目差异

会计科目是按照经济业务的内容和经济管理的要求，对会计要素的具体内容进行分类核算的科目，按其所提供信息的详细程度及其统驭关系不同，又分为总分类科目和明细分类科目。会计科目作为向投资者、债权人、企业经营管理者等提供会计信息的重要手段，是财务信息记录、分类、汇总、统计的依据,但电算化系统与ERP财务系统在会计科目设置上存在差异较大。电算化系统根据手工核算原理设置成结果型会计科目,仅记录业务结果。而ERP财务强调财务与业务的实时一致性,记录业务价值流全过程,利于实时监控、溯源查询,科目设置属于过程型。ERP财务系统需要设置过渡科目,用于记录价值流过程中财务核算。ERP财务设置的过渡科目反映包括待检、验收、移库、出库、投产等一系列库存状态的过渡科目，是实现财务业务一体化的前提。

(三)两系统间管理会计层面没有可比性

管理会计以成本管理为核心,在模仿手工核算的电算化系统或非集成应用的财务系统中不能实现企业领导决策层关注的内部管理及内部控制。ERP财务融入了管理会计内的成本中心会计、产品成本会计、利润中心会计、获利分析会计、集团控制会计等,并通过业务信息仓库构建包含管理驾驶舱、绩效管理以及预测模拟等企业战略管理平台。电算化系统的科目设置是核算型的,而ERP财务的科目是管理型的。ERP财务通过启用专门监管应付债务的供应商子账管理应付账款,把供应商与采购业务集成管理,通过长期供应商与一次供应商的差别方案有效记录、跟踪、管理供应商及往来款项,内在的集成性确保总账与子账的实时一致性。

三、ERP的技术创新财务系统管理

(一)专业性

ERP管理系统确定的设计核心是：“以财务核算为管理核心，以业务进程为管理基础，以办公自动化为管理手段”。核算是管理的核心，如果对业务进程没有进行跟踪，控制，而只做“事后分析”的话，同样没有达到管理的需要。 “财务核算，业务进程，办公自动化”自然成为最新一代ERP管理系统的核心。

(二)科学性

软件不仅帮助业务人员简化业务操作，存储与查询业务信息，更为重要的是辅助业务人员对个人业务进行管理，发挥各部门和人员的潜力，实现企业的现代化管理。

(三)实用性

软件采用生动直观的用户图形界面和向导式操作，先进的大型数据库安全机制，保证数据的安全与可靠，充分体现了业务处理的高度自动化，操作简单，易学易用。数据运算关系的自由定义可满足用户各种业务及预核算的要求，打印格式的自由定义可满足用户各种合同、单证、报表的多种式样需求，高度的数据共享性将财务人员从大量的文字录入中解脱出来。

总之，为适应全球经济一体化，能在激烈的国际竞争中求得生存与发展，我国企业正日渐重视企业管理，并应用了许多企业资源管理软件，ERP管理系统全面采用组件技术，使业务人员可以直接查询业务在财务上的真实发生数据、查询财务对业务人员的核算内容。可实现用户各种输入、输出、数据关系的自由定义，从而可满足不同用户的业务处理，以及同一用户的不同时期的业务变化。

参考文献：

[1]周慧. ERP环境下的企业财务管理体系的构建[J]财经界, 2010,(05)：第117页+ 第119页

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电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面:

一、计算机的使用改变了企业会计核算的环境

企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部「1的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人来完成。因此，要保证企业财产物资的安全完整，保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠，达到企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。

二、电算化会计系统改变了会计凭证的形式

在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了，原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。

三、计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度

随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性。因此，电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。

由此可见，计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。

随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖性越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。

计算机会计系统的内部控制制度，从计算机会计系统的建立和运行过程来看，可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制三大类。

一、系统开发、发展控制

计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中系统分析、系统设汁、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求、系统更新的可行性研究、更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。

(一)授权和领导认可

计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权，这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大，对企业整体管理目标的影响也比较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的改革，因此必需得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进，同样会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。

(二)符合标准和规范

计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等，各地也颁布各种地方标准，如上海市财政局颁布的《上海市会计电算化实施办法》等地方性标准。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠，更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。

(三)人员培训

计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。

(四)系统转换

新的计算机会计系统在投入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统中，必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。新的计算机会计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验，因企业的具体情况不同，新的计算机会计系统不一定比1日的计算机会计系统更适合企业的经营特点，甚至购买或自行开发的计算机会计系统还不如手工会计系统更适合企业的经营特点。因此企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。并行运行的时间一般至少为三个月。

(五)程序修改控制

企业经营活动变化及经营环境变化可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方，因此，软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

二、管理控制

管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。

(一)组织机构设置

企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室，也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

(二)职责划分

内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务，数据维护管理职务与电算审核职务，数据录入职务与审核记帐职务，系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。

(三)上机管理

企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。

(四)档案管理

计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。

(五)设备管理

对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。

三、日常控制

日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。

(一)业务发生控制

业务发生控制又称”程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。经济业务发生是通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效，操作口令是否准确，经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。

(二)数据输入控制

由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错，在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据，一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化，影响整个计算机会计系统的正常运行。因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查;其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。

(三)数据通讯控制

数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期、记号等等。

(四)数据处理控制

数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。

(五)数据输出控制

数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。

(六)数据存储和检索控制

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关键词：会计档案 电算化 医疗系统 问题 解决措施

会计电算化是会计核算准确性、及时性强有力的保障，随着电算化发展，会计工作日益趋向规范化，促进会计工作效率及质量提升，降低了财务人员工作强度。当前，财务人员最佳工作伙伴即计算机，但鉴于会计电算化工作环境的特殊性，无论操作模式、信息存储模式等均有所改变，故探讨会计电算化管理现存问题，提出针对性解决措施至关重要。

一、现存问题

（一）缺乏保密性

由于电磁递质容易受损，且受损后修复困难，故易增加会计信息毁坏或丢失风险。同时，鉴于部分软件无记录操作日志功能，不利于出现问题时究责。再加上未加设保密措施保护数据库，这无疑为外部打开进行修改操作提供了便利。另外为占领软件市场，部分商业软件还提供给用户修改既往账目等功能。诸如此类情况均会降低会计资料的保密性，影响其可靠性和真实性。

（二）档案内容不完善

会计电算化档案虽然在近几年发展较快，但仍有部分人员对其认识不全，不清楚其组织内容，常出现会计软件、数据的光盘、磁递质及其相关文档资料归档不及时的情况，特别是医院进行会计软件更换升级，通常不会立即整理归档原有文档材料和文件软件。所以，导致会计电算化档案残缺不全。

（三）缺少专业人才

众所周知，会计电算化属于一门边缘学科，它融合了会计学、管理学、计算机学以及信息学，而会计专业培训课程虽开设了计算机培训等课程，但其所教不适用实际工作中。当前，我国紧缺具备会计专业知识和财务经营管理知识，与精通网络信息技术的复合型人才。另外，最关键的问题在于会计电算化培训内容跟不上时展脚步，相对较为滞后。

（四）安全性较低

电算化系统需要众多应用程序作为支撑，故当这些应用程序受到恶意攻击或存在BUG，便会对系统安全造成危害。特别是针对病毒黑客的入侵，Web平台运行网络的实行，确保网络数据以及操作系统的安全性问题将极为关键。

二、改进策略

（一）整合纸质档案与电子档案

虽然会计电算化环境下，医院不再依赖传统纸质档案，但仍无法改变纸质档案长期存在的现状，故而，针对会计电算化环境，有效整合电子档案与传统纸质档案，充分发挥电子档案的优势，与传统纸质档案形成互补，有利于促进档案管理工作的有效性和科学性。整合过程中需注意明确会计档案内容范围，包括4个方面：首先，与会计业务相关的原始凭证，计算机打印输出或手工填制的各类会计报表、账簿等会计资料。其次，计算机软硬件中所有的文档资料，如计算机硬件存储空间、系统型号等；计算机、网络及汉字操作系统等；相关数据结构文件、程序文件等。其三，各时段财务情况对比分析资料，各类经济合同等书面文件。其四，计算机硬盘或脱机磁盘、光盘等递质内存储的目标程序、源程序等文件资料。

（二）提高财务人员专业水平

要提高财务人员专业水平，医院必须做到两点：首先，招收高校会计电算化专业人才，选拨院内财会骨干到高校进修，学习档案管理专业知识以及计算机专业知识。其次，院方应积极引导院内财务人员进行会计电算化理论知识、计算机技术、档案管理知识的学习，以确保会计电算化档案管理与时俱进，促进档案管理水平进一步提升。

（三）加强风险防范

易复制、处理、传递和高效率是电子档案的特点，故要发挥其优势必须加强风险防范，即保证信息传递和存储的安全性。电子档案以光盘、磁盘、硬盘及可移动存储介质为主要存储介质，但任何存储形式均有出错可能性，因此，可采取数据备份方法可避免该问题。而针对信息传递过程中面临的安全问题，可采取网络访问权限控制结合专网专用的方法解决此问题。

（四）完善管理制度

建立健全管理制度，是档案管理工作开展的前提，随着会计电算化的发展，传统档案管理制度明显跟不上时代变更的步伐。故结合《会计电算化工作规范》《会计电算化管理办法》等现有会计电算化档案管理法规所提出的基本要求，以及信息化建设的特点，制定约束会计电算化档案管理责任的相关规章制度刻不容缓。主要包括3个方面：其一，明确工作职责；其二，制定定期检查备份制度；其三，建立严格使用权限制度与借阅手续制度。同时对会计电算化档案设置加密保护，明确规定未经单位领导批准不得替外界拷贝存有会计数据的磁递质；会计电算化档案借阅仅限于档案室内不得带出，必须在获得单位领导批准后才能进行会计资料查询，且在借阅过程中应登记相关信息，以备日后问责等。

三、结束语

综上，随着信息时代的来临，医院会计电算化发展是必然，其不仅有利于提高管理效率，还有利于整合、汇总信息等，但医院会计电算化的应用还存在档案内容残缺，安全性、保密性不足以及专业人才匮乏的问题，故为避免这些问题，必须加强财务人员会计电算化培训，明确档案管理内容，强化风险防范措施，完善管理制度，以促进会计电算化档案管理工作正常有序的运行。

参考文献：

[1]王向敏.会计电算化下档案工作出现的新特点及管理[J].卷宗，2015；4

[2]吴峰.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].时代金融（下旬），2015；5

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关键词:会计电算化　网络　内部控制

笔者所在公司是广东省第一批的中级会计电算化培训机构以及省乡财信息化软件的服务商和新中大财务软件的商，对湛江市会计人员以及企业和行政事业单位的会计电算化工作进行了全面的接触。笔者作为一名会计电算化培训教师以及一名审计工作者，深感电子信息化对企业和行政事业单位的冲击，使得财务会计系统的环境和都发生了深刻的变革，使人们不得不关注会计电算化环境下企业内控的变化。

一、会计电算化下原手工会计控制的失效

手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手工会计主要采用结构控制方法，包括设置相互牵制和制约的会计岗位，通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如，总账、明细账、日记账分别记录，结果相互验证;通过对账和内部审计进行账证核对。账账核对，保证记账的明确;为防止滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生，采用多联套写凭证或预先编码方式等。而在电算化环境中账账核对已失去意义，对输入凭证的审核成为控制的重点，人员分工要通过系统的授权管理才能实现，数据处理流程要由机系统来控制等等，计算机会计系统内部控制的内容更为广泛，技术要求也更高。

二、企业信息化的发展对会计电算化工作的新要求

在企业的生产经营活动中，各项高新技术的，诸如电子签约、电子交割、电子结算、电子报关、网上采购等电子商务技术的应用，都必须要求有一个能够与之相匹配的电算化会计信息系统作为基础，在组织实施电算化会计信息系统过程中，必须对传统的会计业务流程及其相关功能进行必要的调整。

1.会计业务流程的调整。就的技术水平来看，会计业务流程的调整主要表现在会计数据的采集上。在会计信息系统中，数据源形式会变得复杂一些，其实时性也会要求得更高一些。例如，在一笔电子结算业务过程中，电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源，也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑，前者的实时性明显优于后者，但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。笔者认为，可以以接受电子数据作为即时数据源，同时辅以接受纸介质传票作为验证数据源的方式，重组会计业务流程。这样，才能够满足现代财务管理对电算化会计信息系统的要求。

2.会计业务的功能调整。在一般情况下，作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时，在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据，这显然是一种功能上的缺陷，对此有两种方案可供选择:第一种方案，要求会计软件提供上述功能;第二种方案，根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操作。若采用第一种方案，系统成本会增大，且很难保证能够满足所有的即时需求;若采用第二种方案，则对相关会计人员的职业素质有很高的要求，并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为，应该将二者结合起来，从而制定电算化会计信息系统的实施方案，即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能，又同时设立会计数据员岗位，进行必要的会计数据人工折取处理工作。

三、电算化下内控的现状分析

1.操作员权限设置不当造成内控失控隐患。实现会计电算化后会计部门的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位，其中后者一般分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员和软件开发(自行开发软件)各岗。由于企业规模和业务量不同，基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，许多电算化岗位可以由一人担任。

在系统中还有一个不参与具体的会计电算化工作，但非常重要的角色———负责系统维护的系统管理员。系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性。系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行，如系统软件、硬件的维护，系统数据保存，网络服务器、数据库的口令等等。从一定程度上说，基层单位会计电算化实施的效果好坏，决定于系统管理员的工作水平高低。

会计电算化工作中，系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任，也可指定专人担任。但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈，造成工作中职责不明、权限不清。表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大，相当多的单位在赋予系统管理员权限时，都能够调用系统的所有功能，有时甚至完全超过了会计主管的权限。

究其原因，主要有以下两方面的原因:一是一些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限，支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力。二是一些单位对系统管理员的岗位职责认识不清，混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限，往往将二者混为一谈。

2.凭证的无痕修改对内控的冲击。在实际工作中，对于已录入并保存的凭证进行修改方式，目前有不少会计核算软件提供了“取消审核”、“反记账”、“反结账”的功能。这些设置给会计人员的会计处理带来许多方便。

所谓电算化会计中“反记账”，事实上也就是将一批原先已经登录到账簿上的发生额从各账簿再予以扣减，使各账簿复至该批凭证登账之前账簿的发生额和余额状态。毋庸置疑，没有人会赞同手工会计下采用“反记账”。对手工的账簿记录，为了保证其有案不可稽，当其发生错误时，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写。同时，对两种出错情况的更正应当分别加以严格处理:一是登记账簿时所发生的错误，“应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认”;二是由于记账凭证错误而导致账簿记录发生错误的，则“应当按更正的记账凭证登记账簿”。在实际工作中，由于记账凭证出错而导致账簿记录发生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改:一是红字冲销法，二是补充更正法。

“反结账”是当期末已经结账并编制企业会计报表之后，将其“反结账”，则意味可以对该结账月继续输入凭证数据，根据其登账后的账簿重新编制报表。也就是说，将“取消审核”、“反记账”与“反结账”同时使用，结账后可以再增减当月经济业务，账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改，而业已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。

由上可见，以上功能对内控是一个严重的挑战。

3.对审计工作环境的。正确处理好会计电算化与审计的关系，会计电算化是对传统手工会计进行了改造和革新后产生的，它将在化管理中扮演重要角色。会计电算化信息系统的诞生，不仅给传统会计带来革新而且也给传统审计带来巨大冲击。

4.环境下电算化系统内控的新。传统财务会计建立在一系列假设的基础上，即会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设和货币计量假设。传统财务会计的四个假设适应传统环境，并为会计实践检验，证明了其合理性。但是，在互联网走进现代人们的日常生活，并充斥于社会经济活动的各个方面时，以前会计假设所依据的社会经济环境发生了巨大的变革。在新的社会经济环境下，四个会计假设都面临挑战。同时网络会计对传统财务会计实务的影响十分广泛，例如权责发生制、成本、财务报告、会计职能、会计模式、会计核算手段等方面都会受到一定的影响。

四、应对

1.人员素质的培养是根本。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统，会计信息系统的与维护需要运用较为复杂的信息技术、会计知识。它首先需要有一支既熟悉机技术，又精通会计业务的队伍，在这支队伍中，最重要的组成人员是保证系统正常运行、解决系统运行中出现这样或那样问题的系统维护与管理人员，即系统管理员。其次，由于信息技术异常迅速，会计工作规范性进程的不断发展与完善，无论计算机方面的新技术，还是会计业务的新要求，都对会计电算化工作不断地提出更高要求，这就需要系统管理员首先掌握、理解会计电算化的各项新要求，及时调整、更新系统，从而更好地服务于会计电算化工作。

2.严格按照《会计电算化工作规范》操作。选择符合《会计电算化工作规范》要求的软件开发商开发的商业软件，摒弃只图用户使用“方便”，而不顾会计制度要求的不严肃商业行为。

3.分清岗位职责。要求会计人员进一步体会在会计电算化条件下的岗位分工，明确职责。加强对操作员岗位尤其是系统管理员及电算主管的权限的约束。在一般情况下，电算主管和系统管理员应由两人分别担当，尤其是实现网络条件的会计软件，从软件的规模、电算化工作的强度与会计业务的工作量上都要求由专门的系统管理员负责。当然，在单位会计人员不多、会计业务量不大、会计软件为单机运行时，电算主管与系统管理员是一个人的情况也是允许的。无论从会计工作的分工、工作的、所负责任等方面来讲，电算主管都是本单位的业务总负责人，系统管理员应服从电算主管的工作安排，系统管理员的权限并不是“无限大”的，其所做各项工作都应对电算主管负责。

会计信息处理和输出的控制基本上是通过计算机程序自动进行的，主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力，系统设计应具有识别信息失误的能力。同时，要防止无关人员进入计算机程序操作。每一位参与电算化会计的人员都应实施合理授权控制，通过设置操作员口令和上机日志等控制手段，防止差错和舞弊行为;还必须增设专人输入检查控制环节，未经检查，应无法进入下一步会计处理。

4.做好电算化会计信息系统的档案管理控制。为了系统能够安全、健康地运行，档案管理就成为一项重要的基础性工作。在制定电算化会计信息系统的实施方案时，档案管理制度必须是严格且具有实际操作性的。

5.网络信息控制方法。一是网上公证形成三方牵制。利用网络所持有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目，我们可以实现原始交易凭证的第三方监控，即网上公证。二是监控与操作的分离实现了系统内部的有效牵制。三是在线测试的实现使软件内部可能存在的漏洞能够得到及时解决。如我公司对湛江市100多个乡镇使用的乡财软件的维护工作主要是对通过网络的远程控制方式实现的。

6.现代审计活动的控制方式。现代审计活动一般分为查询审核、证实存在和系统三个阶段。在查询审核阶段，电算化会计应能为审计提供新的查询线索。因此，电算化会计软件应提供关于“凭证—总账—报表”三者之间的双向查询功能。在证实存在阶段，电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择，并编写一套审计测试预留通道。系统分析阶段是现代审计重要的过程。系统分析过程的重点是加强电算化会计系统的内部控制。美国注册会计师协会在第3号《审计准则公告》中将电算化会计系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。一般控制是指对会计电算化过程的组织、电算化会计系统的研制开发及应用环境等方面进行的控制。而应用控制是为适应各种会计处理的特殊要求而建立的能预防、检测和更正错误、处理舞弊行为的控制措施。因此，应用控制与会计软件开发密切相关，应特别引起重视。

综上所述，电算化会计控制的关键，一是会计控制的要求，即确定会计信息系统的控制点;二是确定计算机硬件设备、开发工具及应用程序是否能达到会计控制的要求。计算机和网络技术越发展，会计控制自动化的程度就会越高。可以想象，当全社会都用计算机网络连接起来以后，就可将规范、标准的原始凭证扫描进入计算机进行自动识别，甚至完全可以采用电子数据网络传输，以尽量减少人为因素。会计控制功能便将大为增强。但由于企业生产经营过程复杂，管理层次多样，会计控制也无法绝对保证企业业务运行、管理及会计信息处理不出一点差错。会计控制系统存在着人为的、非价值因素的影响，无法实现全过程的“绝对自动化”。而且，由于计算机会计系统的采用增加了计算机舞弊这一不安全因素，大大增加了企业会计控制的成本。对于会计控制系统优劣的判断，不能认为其可靠性越高越好，而要遵循成本效益原则，使控制成本小于不采用控制手段造成的损失。

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1.杨周南主编.会计电算化中级培训教材.现代出版社，2003

2.黄正瑞主编.会计电算化中级教程.暨南大学出版社，2000

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为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及安全、在会计信息处理和保存中的效用，根据财政部的有关规定，结合本公司具体情况制定本规定。

（一）财务部应在每年或上年末建立新的会计年度的完整的帐务文件根据现行财务制度，运用当前在用系统的规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但以制单或记帐的会计科目不得介绍修改或删除（帐务的修改工作由系统管理员执行）。

（二）转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的20天内，完成结转各帐户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过填制记帐凭证进行。

（三）任何登记入帐的经济业务都必须填制记帐凭证，摘要区规范填入，在机上填制的记帐凭证编号应当连续，编号出现间断时，应在断号的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。

（四）记帐凭证必须经过复核人员签字后，才能根据其登记帐薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记帐进行复核签字，同时要对打印输出的记帐凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人。

记帐凭证在记帐以前必须打印输出（记帐凭证清单），没有打印输出的记帐凭证不得登记入帐。

（五）总帐及现金帐和银行帐均可采用计算机打印输出的活页帐装订，出纳人员根据审核人员审查并准许报销的凭证，收入或付出款项，出纳人员可以不登记订本式日记帐，如现金处理收支较多可根据需要自设辅助帐。

单位每天必须将当日发生的现金收支数据输入计算机并据以计算出库存日报表，并在表上签字盖章。

（六）单位根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记帐期限，每月至少记帐一次，每月月末以前应将当月所有收支及转帐业务全部登记入帐。至少每月核对一次总帐，每季度核对一次明细帐。

（七）必须将储存在机器内的帐簿数据打印输出为书面帐簿，会计帐簿打印间隔时间不得超过一个月，平时可以只打印已满页的帐簿数据，但每年年末必须将全部帐簿数据打印输出。

《会计电算化操作管理制度》

为了加强会计核算软件的操作使用管理，确保会计核算软件的正常运行及会计信息的全面、准确与安全特制定本制度。

一、操作使用人员：

操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。

根据会计电算化工作要求财务部门配备以下操作使用人员；

（一）系统管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的保密字。

（二）数据录入员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告系统管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。出纳人员，系统维护人员不能担任数据录入人员工作。

（三）数据复核员：负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入帐数据的完整与正确。

（四）数据管理人员：负责已复核数据的入帐、入帐后凭证、帐页的打印输出工作，协助系统管理员定期做好数据备份工作，负责程序软盘、存档数据软盘、输出凭证、帐页及其他资料的保管工作，做好软件数据扩资料的安全保密工作。

（五）系统维护人员：负责对会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行。

二、操作使用人员的操作权限：

（一）系统管理员必须根据用友财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合上级主要部门和财政主管部门要求。

（二）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。

（三）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。

（四）用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。

（五）操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。操作人员的保密字必须牢记，并注意要安全保密，否则出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸有责任。

（六）出纳员、维护人员、程序人员均不准实施数据录入操作。

（七）备份数据软盘和存档数据软盘、帐页、凭证、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。

三、会计凭证的审核与管理：

会计凭证是计算机处理会计核算业务的依据。必须保证入帐前录入计算机的会计凭证准确、可靠，因此应从以下几方面严格把关：

（一）业务作主的审核：

财务部门收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务作主有无业务负责人，业务主管的签章，如确认无误则上机制单依此手工编制记帐凭证。

（二）手工记帐凭证的审核：

制单人手工编制完的记帐凭证必须交稽核人员审核后才能交数据录入人员录入。稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性。如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字。

（三）机制凭证的复核数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与手工作主的一致性和复核人员复核无误后签字。

（四）复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、出纳、数据录入员、数据复核人员、会计主管等）确认签字后方可进行记帐操作。

《会计电算化档案管理制度》

为了加强会计档案管理，确保会计档案的安全，特制订本规定：

（一）单位应根据帐簿数据准确编制或由机器正确生成会计报表，报表格式由会计主管部门统一设计或认可。

（二）报表的编制要求做到数据真实，计算正确，内容完整，手续齐备，做到帐证，帐表，表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由分管帐务的领导，会计主管和制表人签名盖章。

（三）单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计作主会计帐簿和会计报表。

存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，末打印之前不得抹去。

由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上繁体字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。

磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总由数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。

（四）必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份罗盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

（五）必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便知心乱放和外借。

（六）会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）。

（七）磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全的正确负责。

《计算机上机操作记录制度》

《会计核算软件管理的几项规定（试行）》中对会计核算软件的使用单位有明确要求──要有必要的上机操作制度。为了更好地完成系统维护的任务，了解故障发生的原因、地点、时间，以及如何处理和处理结果等情况，并作为下结段合理调整机时分配的依据，严格财务微机管理制度，现规定如下：

一、计算机操作人员必须登记当天所有上机操作情况。要求填写日期，操作员姓名，操作内容，运行时间和运行情况。

二、操作过程中没有问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题发生则应及时登记记录并向系统管理员报告。

三、不得进行末作登记记录的任何软硬件维护工作。

四、系统管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有所记载，对于重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。

五、操作记录每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年终整理归档。

六、要真实完整地填写操作记录，发生总是不登记者，按经济责任制有并条款处理，以上规定由系统管理员监督执行，请所朋操作及维护人员遵照执行。

《会计电算化岗位经济责任制》

随着我公司会计电算化进程的不断加快，电算化的应用在财务会计核算管理方面无论在范围上还是在层次上都有很大的发展，为了使我公司会计电算化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制如下会计电算化岗位经济责任制。

一、会计电算化管理岗位：

根据本企业的管理核算特点及上级对会计电算化管理岗位设置的要求，为了稳妥地进行以计算机替代手工帐的过渡，在总会计师领导下，本着财务会计岗位围绕电算化开展工作，更好地发挥会计电算化为财务管理，核算服务的原则，以计算机替代手工帐后本公司设置如下管理岗位：

岗位：会计主管、岗位主管、系统管理、稽核、底稿制作、计算机操作、传票复核、软件开发、出纳、内勤、成本管理、内部银行管理、往来帐管理岗、专用基金管理、销售管理。转

二、岗位职责：

（一）总会计师：对企业会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用项目进行决策，保证会计电算化工作的健康发展。

（二）会计主管：制订会计电算化发展规划，为总会计师提供重大硬件、软件使用，应用项目和决策依据，根据企业特点合理的设置电算化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员工作情况。严格执行责任制对各岗位人员经济现任的约束条款。

（三）会计电算化管理岗：

1.参与制订本厂会计电算化发展规划及电算化管理制度。

2.执行对操作人员的管理和计算机档案管理职责，对会计软件进行日常维护运行。保证计算机软件及硬件的财产。

3.报告计算机故障并采取相应的处理措施，遇重大的系统运行故障必须根据故障的发生，自理情况填写报告单并及时报予电算化主管。

4.正确分配系统操作人员的使用权限，参与软件开发的管理。

5.保证各种电算化管理规定的正确实施。

（四）岗位主管：

1.电算化、成本、计划岗位主管：

＊协助会计主管制订电算化发展规划及总会计师提供重大硬件。软件使用及应用项目的决策依据，负责软件开发的管理。

＊协调系统管理与会计管理岗位工作，保证计算机辅助财务管理工作的正常过渡及协调发展，保证各级电算化管理制度的正确执行。

＊本公司成本管理及财务计划的制定、预测。

＊组织各岗位对公司经济活动进行准确及时的分析。

＊为会计主管提供岗位经济责任制考核依据。

2.资金、专用基金岗位主管：

＊负责银行、现金出纳岗、销售岗、往来岗、专用基金岗的日常管理。

＊上缴利润、税金、留利及货款的管理。

＊流动资金的日常核算管理。

＊配合电算化主管使本主管岗位的电算化应用不断完善。

＊为会计主管提供岗位经济责任制考核依据。

（五）系统操作岗位：

1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。

2.及时准确地输入及生成各种会计凭证、帐簿、报表。

3.通过系统管理员及时准确地为领导提供所需的查询数据。

4.系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人。

5.正确执行电算化管理规定中有关操作、使用、备份等条款。

（六）软件开发岗：

1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。

2.末经电算化主管、系统管理员核准的开发项目不得上机。

3.开发的软件应充分利用本公司已经应用信息系统、报表系统的功能并应易接受、掌握。

（七）档案管理岗：

1.执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求。

2.对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐、报表等要及时备份。备份软盘要编号及加盖印章归档，对企业会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点。

3.对购置或自行开发的会计软件的软件文本要人作为会计档案永久妥善保存，并负责督促计算机凭证、帐簿、报表的装订归档。

4.对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作。

5.注意保管查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理装订，归档。

（八）稽核岗：

1.审核原始凭证的合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字。

2.审核凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否合理，借贷是否平衡。

3.发现不合理的原始凭证及传票制作底稿，及时退回业务发生岗位进行合格性处理。

4.签于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。

5.稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责。

（九）复核岗：

1.保证计算机记帐前凭证制作质量起到把关的作用。

2.复核计算机凭证与作主制作底稿的一致性，配合稽核人员及时发现原始凭证，凭证底稿的质量问题。

3.按日整理当日所有原始凭证、凭证底稿及计算机凭证，完整的交付装订人员进行装订。

4.按日进行每笔经济业务凭证的复核，发现问题后属于操作问题通知操作人员进行处理，属于系统维护问题通知系统管理进行处理。

5.负责审核计算机操作人员的操作结果并对审核结果负责，复核后的凭证要加盖岗位人员印章。

（十）其他业务岗位：

1.其他业务岗位按原经济现任制规定内容开展工作，发生问题按原条款处理。

2.其他业务岗位要全力配合电算化工作，执行领导对各岗位指定的有关电算化管理方面的要求。

3.末经系统管理人员允许，不得私自上机操作。

4.现金及银行出纳岗协助档案管理员暂时负责每日凭证的装订工作并负责凭证封面要求内容的填写。

5.各岗位要及时发现本岗位不适于计算机管理方面的问题，并努力提出有利于会计电算化发展的建议。

三、关于各岗位工作的奖惩规定：

各岗位的职责条款与当期的奖金挂钩，实行百分制考核，每岗位的五条职责共一百分（每条款二十分），如果岗位人员有违反本岗位职责的问题，经会计主管、岗位主管、系统管理员认定，按职责的内容扣除相应的分数。计奖实行活分活值考核。

计算公式：

奖金分值＝部门奖金总额／各岗位得分总和岗位人员得奖额＝各岗位实得分数＊奖金分值

会计工作实行电算化申请

南京市财政局会计处：

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【关键词】会计电算化；会计内部控制；影响；策略

随着电子信息技术的蓬勃发展，会计工作发生了深刻的变化，同时也给以会计工作为基础的会计内部控制工作产生了一定的影响。众所周知，会计内部控制是以特定环境为基础展开的，一旦内部控制的环境发生了改变，会计内部控制无论在程序上还是方法上都应做出相应的调整，而会计电算化正是在很大程度上改变了内部控制的环境，从而导致会计内部控制必须做出调整以适应这种变化。

一、会计电算化对会计内部控制的影响

自会计工作实现电算化后，会计业务处理流程以及会计信息存储介质、传播媒介等发生了根本性的变化，相应地，会计内部控制也发生了很大的变化。归纳起来，会计电算化对会计内部控制的影响主要体现在以下几个方面。

（一）简化了会计内部控制的形式和内容

相对于传统的手工会计而言，会计电算化通过会计软件实现了传统会计内部控制的一些职能，如科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡工作、总账明细账平行登记等工作，简化了会计内部控制的形式和内容，传统手工条件下的一系列内部牵制制度，在电算化条件下失去了其存在的价值，取而代之的是一种更为简化的会计内部控制形式，会计电算化下会计内部控制在内容上大致包括会计软件中会计人员角色的划分和内部牵制、系统安全管理、电子信息的保存与管理等，这尽管对会计人员素质有着更高的要求，但在一定程度上提高了会计内部控制的效率和效果。

（二）会计内部控制的重点由单一的对人的控制发展到多元化的对人、机等的控制

在手工进行会计处理阶段，会计内部控制主要是对会计人员的控制，控制对象相对单一。而在电算化环境下，会计软件本身集成了许多会计内部控制的方法和手段，同时也体现了企事业单位的管理思路。因此，电算化环境下会计内部控制的重点除了对会计人员实施控制外，还应当对会计软件、信息安全、信息传递及共享等多个方面进行控制，即会计内部控制的重点呈多元化的发展格局。从这方面来讲，会计电算化加大了会计内部控制的难度，在实际执行过程中需要综合考虑各个方面的因素，全面落实会计内部控制体系。

（三）会计信息载体发生了改变

众所周知，会计首先应当是一个信息系统，为管理层、投资人、社会公众等信息使用者提供决策有关的信息，会计信息的载体对于信息的传播、共享以及使用十分关键。在采用手工记账阶段，会计信息的载体从原始凭证的获取到会计报表的编制都是通过纸质媒介；而在电算化会计阶段，会计信息则是通过电子信息的格式存储在硬盘或光盘中，会计信息的生成、提取、传播以及使用速度得到很大的提高。但是相对于纸质媒介的不易被修改而言，电算化系统下会计信息被篡改或删除的可能性要大一些。此外，会计信息以电磁介质进行传播的过程中，易受到来自网络黑客等不明身份人员的攻击，加大了信息被窃取、篡改的风险。因此，电算化会计下，会计信息安全是企事业单位会计部门首要考虑的问题之一。

二、会计电算化下加强会计内部控制的策略分析

前已述及，会计电算化改变了会计内部控制的形式和内容，极大地提高会计内部控制的效率，但与此同时也给企业会计内部控制带来了一些问题，诸如内部牵制缺失、会计信息安全以及会计舞弊等现象。对此，电算化会计环境下，加强和改进会计内部控制十分必要。

（一）明确会计信息系统中角色划分，强化系统管理功能

众所周知，在一般商业化会计软件中都有系统管理的功能，其旨在明确会计信息系统中会计人员的角色划分（包括职能与责任）。对此，系统管理员应当对会计信息系统中各种职能（如会计主管、会计制单、会计复核、会计记账、报表编制以及档案管理等）进行深入了解，在赋予会计人员角色时，应当充分考虑对不相容的职责进行分离，设法建立一种相互牵制、相互监督的机制确保会计基础信息的真实、完整以及决策相关性，降低会计舞弊现象发生的概率水平。在会计信息系统运行过程中，对于出现的问题应当及时予以纠正，并通过运行实践中的经验和教训完善会计内部控制制度，明确系统中相关人员所在各个岗位的职责所在，建立岗位责任制作为会计人员奖惩的标准和依据，从制度层面避免发生错误或违法行为。

（二）加强系统管理，确保会计信息安全、完整

前已述及，会计信息安全、完整是电算化会计必须首要关注的问题之一。对此，单位首先必须加强系统管理，对进入会计信息系统中的相关人员进行登记管理，建立“日志管理”（目前，市场上绝大多数会计软件都有该职能），保存进入系统人员的操作过程，在确保会计人员只能执行与其角色相对应的权限的基础上，对未经授权的人员进行密码控制，杜绝相关人员越权发出相关指令，随意篡改或删除相关会计信息。其次，应当加强会计信息数据存储管理，实现会计信息的存储与处理相分离，健全备份管理，防止数据丢失。会计信息的存储媒介为电磁介质，这放大了会计信息的易破环或丢失的可能性，因此应当对确认无误的会计信息建立多次备份，并在多处存放，防止会计信息丢失给单位带来不可估量的损失。最后，在会计信息系统安装和修改过程中应当进行控制，同时在服务器和客户端安装正版的杀毒软件，设置每天在某个时点进行杀毒操作，避免病毒进入和黑客破环，对机房环境配备相应的保护设备，如降温空调、安全供电系统（UPS）等硬件设施，防止会计信息丢失。

（三）完善人才引进及培养机制，充分利用会计信息系统的管理和控制职能

目前，市场上的会计软件大多已较为成熟，不仅具备了信息系统的各种职能，还具备了管理和控制职能。但是，大多数单位会计人员由于对计算机、网络知识了解不够，管理和控制的思想仍停留在手工记账模式下，对会计信息系统的管理和控制职能挖掘不够。对此，单位在人才引进和对现有人员进行培养过程中应当注重既懂的会计知识又了解计算机、网址知识的复合型人才的培养，这样在今后开展会计电算化后，才能充分调动相关人员对单位所用的会计软件进行深入学习，充分挖掘会计信息系统的管控功能。

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【关键词】 会计; 电算化; 应用; 发展

随着当今电子技术和信息技术的高速发展,会计电算化将当代电子技术和信息技术应用到会计实务中,将信息技术、计算机技术与会计的原理相结合,形成一套新的会计电算化核算系统。我单位已实行会计电算化多年,通过推行会计电算化的工作,会计核算和会计管理的工作发生了很大的变化。由于使用了电脑,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但计算机系统不是无懈可击的,制度也不可能天衣无缝,只有建立和完善内部控制制度,才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性,为单位的经营决策提供完整的信息,创造更高的效益。企业在推广应用这项工作中,应根据各自单位的实际情况注意以下问题。

一、会计电算化会计工作岗位的设置及职责

根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化应设立的会计工作岗位包括:系统管理员、系统操作员、数据审核员。

(一)系统管理员的职责

在会计电算化软件的运行阶段,设置本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工,对有关人员的操作权限进行设置和调整,负责日常的维护和管理,监督并保证本系统的正常运行,在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员快速恢复正常运行。为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

(二)系统操作员的职责

负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机,对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。操作过程中发现问题,应记录故障情况并及时向系统管理员报告。

(三)数据审核员的职责

根据会计制度的要求,数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证经各有关人员更正后,再进行审核。

二、会计电算化的初始化工作要做好

会计人员应掌握一定的计算机基础知识和基本的操作技能。会计从业人员应能够达到会计电算化中级水平,包括计算机操作系统的熟练使用、办公软件的应用、财务软件的实际运用等,尤其是办公软件中的Excel、Word内容对日常会计核算辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到。企业实行会计电算化,在建账之初,会计人员应遵循财务会计制度的要求,选择好适合本企业的会计核算方法。尤其是会计科目设置方面,除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外,还要根据本单位的实际业务情况,设置二级科目甚至三级、四级科目,尽可能在初始阶段考虑周全。因为建账以后,有了数据的科目将不能再修改名称和编码。我单位在会计电算化的实际应用过程中,充分利用了会计软件的功能,如新的会计科目代码很长,一级总账科目即有四位编码,每增加一级要增加两位编码,不易记忆。但软件本身提供了“助记码”功能,可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替,这样就能加快会计凭证的录入速度,对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助。

三、会计电算化财务数据的安全问题

(一)完善内部控制制度

内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段,是针对每一个上机操作会计软件人员而制定的,主要用来规范每一个操作人员的行为以及各自之间的权限限制。电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系统维护等,这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任,但必须对职权不相容的岗位进行明确分工,不得兼任,同时各岗位人员要保持相对稳定。如专职系统操作员不能接触系统设计文件,不能兼任会计及审核工作;系统维护员不得担任系统操作和会计工作等。我单位实行会计电算化后,传统的手工核算由计算机核算代替,各会计岗位都是在计算机上完成日常的会计凭证制作、审核、汇总、打印等工作。为保障会计电算化系统的稳定运行,保证会计信息的准确性和会计账簿的延续性,单位建立了相对应的会计电算化内部控制措施。因各会计岗位同时又是电算化会计岗位,企业原有会计管理体系以及会计人员岗位责任制、账务处理程序制度、内部牵制制度、稽核制度都作了相应的修订。明确了岗位职责和操作权限,使每个操作人员只能在自己的操作权限范围内进行工作,保证会计电算化系统能够正常顺利地工作,确保会计数据的安全、准确、可靠。

我单位在实施会计电算化之初,即按照财政部颁布的《会计电算化工作规范》要求,建立了严格的管理制度。

1.会计电算化岗位责任制:对电算化主管、审核记账、制证、出纳的工作职责进行了明确的责任。

2.会计电算化操作管理制度:明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等管理制度。

3.硬件和数据管理制度:对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储等作了具体规定。

4.电算化会计档案管理制度:对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等作出具体、详细的规定。

5.会计电算化内部控制制度:按照不相容岗位分离的原则,明确实行电算化后的业务流程,规定软件操作的权限管理,会计人员调离工作岗位的交接手续等也作了相关的规定。

(二)计算机系统的安全防范措施

财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。为确保会计信息的安全、保密,我单位一是制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施等。二是增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击,计算机病毒也很猖獗,会对计算机系统的安全造成极大的危害,从而造成巨大的损失。企业会计电算化系统中的数据一旦遭到破坏,将造成极大的损失。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施,例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。因此,除了及时更新防毒杀毒软件、安装防火墙外,我单位的会计电算化系统只在财务科局域网内运行,不并入互联网。另外,还专门配备了移动硬盘进行每个月的财务数据备份,确保了财务信息的安全、完整。还加强了对外来存储盘的检测,不使用未经检测的存储盘。同时,提高会计操作人员对计算机病毒的防范意识,计算机使用的安全意识,保证会计电算化安全运行。做好日常会计数据保存和备份,确保会计信息的万无一失。三是加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段。另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度。

四、会计电算化后的会计档案管理

会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和财务分析资料,还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质等专业数据。这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求,为防止发生损害,应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现。按照《会计档案管理办法》的要求,单位每年形成的会计档案,由财务部门装订成册,整理立卷,在年度终了,编造清册,移交档案部门保管。财务部门一般只保留一年的会计档案,企业应根据电算化会计档案的特点,做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签,指定专人妥善保管、存档,并定期检查、复制,对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续。另外,企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。从我单位的实际情况看,实行会计电算化后,由激光打印机打印的会计凭证、会计账簿及会计报表等会计资料,字迹清晰,保存期长。因此可以作为正式的会计档案归档保存。年末打印出需要归档的全部会计账簿,装订成册后,在账簿启用表上盖章、签字后,编制清单移交单位档案部门归档。

五、会计电算化的发展

会计信息化是会计电算化的发展趋势,会计电算化将会计人员从繁杂的工作中解脱出来,大大减轻了他们的工作负担,部分工作替代手工完成了对会计信息的分析、决策,对财务管理工作有一定的促进作用。目前,会计电算化仍局限于会计信息的事后反馈,会计信息化对管理控制、决策支持方面的作用远未发挥出来,会计信息的利用程度不高,使用不充分。生产、供应、人力资源等部门都有自己的管理子系统,但彼此孤立,没有与会计信息系统很好地衔接起来。这在电子商务蓬勃发展、竞争日趋激烈的现代商业环境中越来越不适应。

会计信息化是电算化的发展方向,应该有以下特点:一是综合化,企业的生产经营活动是一个相互联系的,而会计是从价值方面综合反映和监督企业财务状况和经营成果,因此其反映的信息必须是综合性的;二是多维化,企业预测、决策、控制、分析需要内部数据,外部数据,反映企业生产经营、投资等有关方面的数据等多种数据,会计系统必须提供;三是反映的信息实时化,通过实时的会计信息系统,企业各级管理者可以随时获取企业的最新会计信息,并可分析特定事项的财务影响;四是传递的双向性和资源高度共享性及信息处理的智能化。从我单位实行会计电算化的过程来看,在具备了一定的条件后,计算机核算与手工核算并轨运行,取得了一定的效果,已正式甩开手工账,完全依靠计算机核算。现在电算化系统运行安全稳定,促进了会计基础工作,规范了会计核算,工作效率有了大幅度提高。

【参考文献】

[1] 财政部.会计电算化工作规范[S].1996.

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一、会计电算化的现实意义和历史意义

会计电算化是会计发展的需要,而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求,是时展的要求,实现会计电算化具有重要的现实意义和深远的历史意义。

(一)减轻会计人员的工作强度,提高本论文由整理提供会计工作效率

实现会计电算化后,只要将原始凭证和记账凭证输入了计算机,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可由计算机自动完成;因而大大提高会计工作效率,使会计信息的提供更加及时。

(二)促进会计工作规范化,提高会计工作质量

由于在电子计算机应用中,对会计数据来源提出了一系列规范要求,而且数据在处理过程中能始终得到控制,在很大程度上解决了手工操作中的不规范、不统

一、易出错、易遗漏等问题,可以使会计工作的质量得到进一步保证。

(三)促进会计工作职能的转变

会计电算化后,会计工作的效率提高,会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理,从而促进了会计工作职能的转变,使会计在经营管下提高经济效益中发挥出更大的作用。

(四)促进会计队伍的素质提高

会计电算化的开展,一方面要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识,以便适应工作要求并争取主动;另一方面,由于许多工作是由计算机完成的,可以提供许多学习新知识的时间,可以使会计人员有接受脱产专业培训的机会。因此,必然逐步提高整体会计队伍的业务素质。

(五)为整个管理工作现代化奠定基础

会计电算化以后,为企业管理手段现代化奠定了重要基础,可以带动或加速企业管理现代化的实现。

(六)推动会计改革,促进会计自身的不断发展

会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处理操作技术的变革,而且必将对会计核算的方式、程序、内容、方法以及会计理论的研究等产生影本论文由整理提供响;从而促进会计自身不断发展。

二、会计电算化条件下会计工作岗位的设置及职责

根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化应设立的会计工作岗位包括:系统设计员、系统管理员、系统操作员、数据审核员。各会计工作岗位人员的职责如下:

(一)系统设计员的职责

1、根据会计制度和核算要求开发会计电算化系统。

2、经济政策和企业微观管理的需要,不断修正和完善会计电算化系统整体功能。

3、负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法。

4、及时解决软件在运行中所发生的技术问题。

5、为保证本单位经济秘密和保证会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

(二)系统管理员的职责

1、在会计电算化软件的运行阶段,设置本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工,对有关人员的操作权限进行设置和调整,负责日常的维护和管理,监督并保证本系统的正常运行,在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员快速恢复正常运行。新晨

2、帮助系统操作熟练掌握操作技能。

3、负责计算输出的账表、凭证的数据本论文由整理提供正确性和及时性检查工作。

4、检查各操作员操作的日志记载情况,对计算机开机、关机和运行情况进行检查,防止非法调用和操作。

5、负责本系统各有关资源的调用、修改和更新的审批手续。

6、完善企业现有管理制度,并制定岗位责任与经济责任考核制度。

7、为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

(三)系统操作员的职责

1、负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机,对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。

2、数据输出完毕,应进行自检核对工作,核对无误后脚数据审核员复核。

3、根据数据审核员核实过的会计数据进行记账,并打印出有关的账表。

4、每天数据操作结束后,应及时做好数据备份工作。

5、注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。

6、严格按照系统操作说明进行操作。

7、操作过程中发现问题,应记录故障本论文由整理提供情况并及时向系统管理员报告。

(四)数据审核员的职责

1、根据会计制度的要求,数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。

2、对不真实、不合法、不完整、不规本论文由整理提供范的凭证退还经各有关人员更正后,再进行审核。

3、对不符合要求的凭证和账表不予签章确认。

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关键词：会计电算化；管理；日常维护

随着我国经济的飞速发展，越来越多的企业实行了会计电算化，会计电算化的应用给企业现代化管理带来了前所未有的高效率，会计人员的劳动强度大大减轻了，工作效率提高了，但由于计算机会计信息处理过程的不可见性和高度集中性，也给会计电算化系统的日常管理提出了越来越高的要求。在使用过程中，怎样进行行之有效的管理，确保系统正常、安全地进行，成为一个越来越重要的问题。

一、会计电算化系统的实施基础需要完善

（一）做好人员、环境、硬件的合理配置

1.高度重视机房管理。机房内应保持室内清洁，应充分满足防火、防潮、防尘、防磁和防辐射及恒温等技术要求，系统摆放要合理，有条件的应进屋换鞋。室内严禁吸烟、乱扔果壳纸屑等杂物。对进入机房的人员进行严格的控制，无关人员不能随便出入，严格禁止无关人员接触系统，做到专机专用。任何人员不得随意带软盘进入机房，系统内严禁插入不相关的磁介质，不能在系统上玩游戏，也不能用安装系统的计算机上网，若必须用于网络的远程操作，应安装杀毒软件，并定时杀毒，定时升级。每日结束操作时要及时关机，锁门锁窗，防止他人篡改数据。

2.合理配置硬件设施。一般来说，传统的单机版电算化系统对系统的要求都比较低，而当前较多的电算化软件特别是升级后实施的ERP软件往往是要联网使用，通过分布式系统，众多的使用终端通过网络实现对服务器的访问，因此对于计算机硬件的要求相对较高。这就需要企业考虑配置较高的的电脑，且考虑适当的带宽。设置服务器的工作地对于电脑、网络的要求则需要特别测算，否则将会极大影响整个企业（集团）的工作效率。

3.确定专人负责，合理分配权限。手工记账时，财务人员可以分为出纳、核算、稽核、档案管理、会计主管等岗位。而在电算化系统中，在原来的基础上，又增加了数据操作员、系统管理员、系统维护员、电算化主管等岗位 ，这就要求在现有的会计人员中，进行合理的分工，可能有人不适合系统，就需要分流了，也有可能出现一人兼两职的情况，这都是正常现象。严禁由一人变换身份登录完成制证、复核和记账的整个步骤。系统开发人员和系统维护员不能兼任系统操作员和系统管理员，数据维护管理与审核分设，系统操作与档案管理分设。另外，还应建立岗位轮换制，出纳人员不能进行复核、记账，也不能进行档案管理工作。各岗位既要分工明确，互相独立，又要互相牵制和制约，职权分离，这样可以有效限制和及时发现错误违法行为，从而防止出现舞弊和欺诈。工作流程要安排科学，前后衔接合理，不能由于某个人的消极怠工而影响后续工作的进行。

（二）选择符合企业管理战略的电算化系统

在20世纪中叶，电算化已经初露端倪，发展到现在，已经开发出不少的电算化软件，企业从自身的行业特点、日常经济往来业务的要求、企业规模的大小，以及财务的承受能力等几点出发，选择适合自己的财务软件，在此基础上对经济业务的性质进行综合分析，对企业未来的发展做前瞻性的预测，有选择的安装数据模块，切记好高骛远，选择大而全，结果造成闲置，形成浪费。系统由软件的开发人员安装和调试，并根据企业的经济业务情况，和会计人员一起对系统的模块进行调整，使其与企业的经营特点相贴合，实现企业的经济业务情况与财务系统相有机融合，避免生搬硬套。

在市场经济条件下，企业发展的趋势是集团化、全球化。因此，企业必须根据管理战略的要求，实施ERP等管理系统，此时需要考虑财务系统与ERP系统的对接或在ERP模块设置财务系统，兼顾财务习惯与操作的简便性。

二、做好电算化系统的前期实施工作

1.做好人员的岗前培训。在选择好适合的软件系统后，由系统开发人员对会计人员进行上岗前的培训，一般1-2个月时间，每个人要做到对系统的各个步骤都熟练掌握，培训未合格人员，可做其他辅助工作，不能上机操作，这样可杜绝系统数据的破坏或丢失，保证正常工作的进行。系统操作人员必须取得会计电算化初级培训等级证书，没有证书者不能上岗。

2.完善基础信息录入。系统调试成功后，进行企业会计信息录入，包括科目的选择与设置、编码、期初余额、人员信息、往来单位信息及各明细账的设置等。输入信息是会计电算化系统的数据信息源头，无效信息的输入会产生大量的数据垃圾，必须仔细认真。输入完各科目的期初余额后，可用系统的试算平衡功能，来检查录入的数据是否平衡，如果系统显示期初余额不平衡，需要重新修改。输入结束后，应由两人以上对录入的数据与手工记账的账本进行反复核对，只有核对无误后，方可进行系统的正常操作。系统试运行后，至少在3 个月内，实行手工和系统双重记账，只有经过一段时间的使用，系统运行正常，数据保存成功，取得与手工记账相一致的结果，才能停止手工记账。

3.建立电算化系统管理制度。系统操作时必须遵循一定的操作规程进行，操作规程应明确各操作人员的职责、操作程序和平时应注意的事项，并形成一套本企业的会计电算化系统文件，打印成册，同时公开张贴，组织会计人员学习，并在使用的过程中不断加以完善。

三、做好电算化系统的日常使用管理

1.操作权限的设置。在系统中，应设置不同的权限，要层层设置，最大权限的人只能是会计主管一人，严禁每个人都设置成最大权限，每个岗位只能拥有自己的权限，每个人按照所授予的权限对系统进行操作，防止非法操作和越权操作，防止财务机密外流，确保会计数据的安全、准确、可靠。操作权限控制采用设置口令来实行，每人应设置本人密码，不能所有人共用同一密码，每人对自己的密码有保密的义务，严禁泄露，也不能故意窃取他人的密码。密码应由会计主管统一授权和管理。操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出已经运行的程序。对关键步骤如反结账、大额调账等特殊环节，要建立操作审批记录，并签字留档，以备查验。

2.财务数据质量管理。输入信息是会计电算化系统的数据信息源头，无效信息的输入会产生大量的数据垃圾，必须仔细认真。凭证输入后，系统将自动进行多项业务处理，一旦输入操作不当，将会引发日记账、明细账、总账乃至会计报表等一系列错误，因而数据输入管理是整个会计电算化业务处理程序中关键的控制环节。

3.账表输出管理。每月在结账后，进行报表的打印。对于现金科目和银行存款科目应每日制证，每日打印凭证和日记账。出纳人员每日根据日记账余额和库存对账，做到账实相符、账证相符，做到当日账页打印出来，当日对账完毕，如有不符，及时查找。其他科目，可视具体情况，选择合适的时间制证，但当月发生的经济业务当月必须制证完毕，并在审核无误后，及时打印凭证和财务报表。选择在年底打印账簿，平时对稽核人员的要求就比较高，企业应设专人担任稽核工作，每月核对凭证与所记账目是否相符，报表和各明细账余额是否相符等。稽核工作非常重要，必须由有责任心的人员担任，做到当月记账，当月稽核完毕。如有不符，及时查找原因并进行更正。打印输出的账表凭证应由有关人员签字盖章，并装订成册。

4.电算化系统的日常维护。由于电算化系统软硬件由于种种原因可能出现硬件或者软件的故障，而导致无法正常使用时，操作人员不应擅自进行系统软件的删除、修改等操作，不得擅自升级、改变系统软件版本或更换模块，不得擅自改变系统环境的设置。企业应设专人担任系统维护员，一般是由会计人员担任，负责系统的日常维护或者与软件服务商直接联系，以便及时解决问题。

四、做好电算化系统的备份与安全管理

1.备份管理。系统应定期备份，由系统管理员负责，其他人员不得擅自备份，可以每个月为周期，也可以按企业的具体情况而定 。一般系统都有强制备份功能，除在计算机上进行备份外，还应在另外的光盘人质或磁介质上进行备份，一般应备份两份，以免财务软件出现故障，数据丢失。每隔一段时间，对备份文件进行检查，看是否运行正常，防止由于磁介质损坏而使会计档案丢失。

2.安全管理。会计电算化条件下，数据从后台上来看是完全开放式的，因此保密性、安全性等都比传统模式更加脆弱，如系统数据被删除、破坏和非法篡改并且不会留下任何痕迹和审计线索，这使电子数据的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作变得极为重要。一是，要设置并实施完善有效的系统管理制度，提高会计人员素质，规范和完善操作管理章程、重视内部稽核、增强数据安全是当前会计电算化系统日常管理的关键，只有这样，才能确保企业财产的安全，为企业经营者提供完整信息，创造更高的效益。二是，要积极防止病毒对系统的破坏与入侵。企业应尽可能做到财务系统的相对封闭运行，及时更新防杀病毒软件，充分运用加锁存储设备，加强磁盘读写控制。在网络财务软件环境下，还应采用防火墙、网关封锁、身份认证、验证密码等安全技术，确保系统的安全。

参考文献：

[1]江路明，孙国萍.会计电算化[M].中国市场出版社，2008.

[2]相新江.论会计电算化应用中审计风险及应对措施[J].科技情报开发与经济，2006（8）.