图书管理与档案管理学范文

导语：如何才能写好一篇图书管理与档案管理学，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：文书档案管理；对策；探讨；机密性

文书档案在企业档案管理工作中占有非常重要的作用，是单企业档案管理水平的重要体现，是单企业档案的资源发生地，对文书档案进行规范化、标准化的科学管理，才能够提高文书档案的利用率，为企业的其他工作打下基础，做好服务。下面分析一下文书档案管理的特征，探讨目前文书档案管理存在的问题和加强管理的措施。

1 文书档案管理的特征

文书档案是对历史的一种记录，是相关时间段内机关、企业和事业单位、社会团体及其他社会组织在领导与行政管理活动的综合，主要包括了党委、组织、纪委、纪检、工会、办公室等部门的活动，又被称之为管理性档案。文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录，并按照相关要求分类后存放在档案室中。文书档案是对单位工作各方面的真实记录，它主要涉及党群管理、行政管理、财务管理、人事管理、业务管理等方面，内容丰富。形成了文书档案资料的丰富性。文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据。只有实现文书档案的科学化管理和规范化管理，才能发挥出文书档案的作用，体现出文书档案所具有的价值。

2 文书档案管理工作中存在的问题

2.1 档案的收集不够及时

企业档案收集工作是档案管理工作的基础，是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节，它既为档案整理工作提供了物质基础，又是实现档案利用的前提条件，文件材料收集的齐全与否，与档案的完整性有着密不可分的关系。当前一些企业文书档案收集工作中存在的问题，分析其原因，主要是，社会经济的发展和信息化技术的应用对企业档案管理工作有着积极的推动作用，例如通过企业OA软件的运用，很大程度提高了各类红头文件收集的齐全完整性，但总体而言，文书档案收集工作仍存在诸多突出问题。主要包括：一是档案材料收集不齐全，部分企业在文书档案收集过程中只收集红头文件，对于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如党组会会议记录、公司简报、各类非生产性合同、工作计划和工作总结、统计报表以及其他具有原始凭证性材料的收集缺乏重视，致使许多重要文件材料逐渐丢失，而这些文件材料对今后的查考编研等工作起着不可替代的作用。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料，另一方面这些文件资料在部门中很有可能没有得到很好的保存，甚至丢失，使重要的资料不能够有效的保存，这是文书管理工作的疏漏。

2.2 文书工作与档案管理脱节

文书工作与档案管理脱节是我国的文档一体化管理体制没有理顺，从我国现行的档案管理体制来看，挡案的管理只能通过企业档案室与企业文书部门连接，这种联系途径比较单一，而且职权不明，很难发挥文书工作和档案工作的整体优势。造成文书工作与档案工作脱节。二是标准化、自动化水平不高，很大程度上影响了档案自动化系统的工作，特别是电子文件的鉴定、分类、组卷等基本上还是以手工为主。三是由于标准化准备工作不足，给软件推广和档案信息的传递带来困难，造成档案管理系统中的工作流程脱节。文书工作是开展档案管理工作的前提，档案管理工作则是文书工作的延续，两者之间既有联系，又有区别，既有相互统一又分工明确，关系密不可分。但是在实际的工作中文书工作和档案管理实行是分块管理体系，虽然在工作中取得良好的成效，但是在某种程度上这种管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离。就现实情况来说，文书工作者的档案意识较为淡薄，而档案管理人员也极少涉及文书工作，这就导致了工作之问的脱节，在衔接上十分不协调。目前，许多单位的文书工作和档案管理工作在公文的格式和处理办法上存在较多的分歧和不规范的现象。比如，文件用纸不规范、格式不统一、版记不全、附件不规范、办理程序先妥、编号不准确等等。

2.3 上级领导对档案管理工作不够重视

在企业单位中，有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面，不够透彻。争取领导重视是做好文书档案工作的前提，发挥作用，争取领导的重视。领导是否重视文书档案工作，在很大程度上取决于对文书档案人员工作的满足度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，必须做好档案的管理，使之充分发挥作用，为本单位工作提供支持和保障。只有让单位领导知道了档案工作在单位全局工作中的地位和作用才能够得到领导的重视和支持。加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文书档案工作不够重视，大多都是因为对档案工作的不了解，认为文书档案工作可有可无。这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作。首先，要勤向领导汇报文书档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐熟悉文书档案工作，利用档案促进工作。实施文书档案管理现代化是加强文书档案管理工作的必由之路。在一部分领导看来，档案管路工作极为简单，尽管投入了大量人力物力，但是难以见到效果，也无法创造可观的经济效益。只要求相关工作人员保存好文件，以备不时之需即可。所以档案管理工作尽管在口头上得到了重视，却没有将具体工作落实到位。这就直接影响了包括文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性。除此以外，单位不同领导和部门负责人对文书档案工作重要性的认知不一致，也会导致文书档案管理工作的不完善。

2.4 文书档案管理人员的素质不高

文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练，没有掌握其关键，管理工作者的个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求。在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训。经常导致文书立卷不符合规范、收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、档案保管期限的划分混乱、文书档案收集缺失等问题。随着互联网时代的来临，利用计算机进行文书档案管理，从而达到管理的电子化、网络化已经成为当前的发展潮流。档案管理工作者应该重视和加强知识技能的培训和更新，进一步促进文书档案管理工作的标准化和制度化。接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员只有掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。

3 提高文书档案管理水平的对策

3.1 及时全面地收集文书材料

档案的收集工作，是档案工作的首要环节和实际起点。它不仅为档案工作提供了实际的管理对象，还为国家积累了完整系统的档案史料。文书材料的收集，是平时归卷和来年初调整定卷的前提和基础，收集工作的质量，决定和影响了其他业务环节的质量，既是一项繁琐的业务工作，也是一项细致的政治工作。文书材料的收集工作一是“账内”文件要经常查对、清点，做到一份不漏地收集起来；二是“账外”文件要留心收集，把应该收的都收集起来；三是严格规章制度，使工作人员自觉地把文书材料交上来；四是做好思想工作，把容易被忽视的文书材料收集起来。总之，文书材料的收集工作是一项政策性强、艰苦细致的工作，档案管理人员必须熟悉业务、信息灵通、坚持执行有关制度，使收集到的文书材料的数量充分、门类齐全、结构合理，并做到手勤、口勤、腿勤，脑勤，充分发挥自己的主观能动性，才能及时全面地做好文书材料的收集工作。

3.2 做好文书工作与档案管理的衔接

根据义书处理、档案管理、数据库维护、打印原始数据等功能的相互问联系，可把文书处理与档案管理分为两个系统、两个库。这样既可以实行一体化管理，又能单独使用，分段管理。两个库既前后连贯，又相对独立，互不干扰。将档案文件的著录项目放在公文处理的登录项目中，使揭示档案外部特征和内部特征的信息尽量在公文处理中形成，并达到标准化，使文书库的数据转换到档案库，这样信息库的数据既叮供文书处理中反复使用，又可免去档案部门立卷、归档数据的重复集中录人之苦，充分发挥现代管理的优势，达到了文书处理与档案管理的一致性。文档一体化管理的特点是文档一体化管理具有灵活方便的自动组卷、对档案题名自动标引、多功能检索等功能。按照国家档案局颁布的《档案著录规则》要求，可将文书处理的收发、登记、承办、催办、组卷、注销和档案管理的检索、编目、统计、借阅、销毁等管理于一体，使文件从形成即由计算机实施全过程管理，即文书立卷人员把归档文件在计算机上逐件打上归档标识、组卷标识和保管期限标识，应用计算机组卷功能，直接拟写标题及有关案卷著录内容并由档案人员进行核校，调整卷内文件排列顺序，打印出卷内文件目录。立卷人员根据案卷卷内目录及排列顺序，将相关的文件与护封、目录、备考表一并装订成卷。这样既避免了重劳动，又提高了管理效率与质量。文书工作与档案工作有效衔接的途径是文书档案工作一体化。所谓文书、档案一体化管理，就是将文书处理与档案工作密切联系起来，实现双方互补、互助，相互沟通，相互渗透，从而形成一个有机整体，达到有效管理。根据工作单位类型不同，可以采用下列几种模式：一是由文书工作人员兼管档案工作。或由档案人员兼管文书工作的方法。由一人兼管，能熟悉工作，方便工作，提高工作效率。这种方法实用于中小型单位。二是文书人员与档案工作人员彼此互相合作，共同完成工作。这种方法适用于大企业。由于单位大，形成的文件自然多，文件有条件地转化为档案也必然多。文书人员与档案工作人员共同完成立卷归档工作，有利于档案的利用与开发。三是领导统一负责协调。由一名领导统一负责文书与档案工作的协调。加强统一领导.经常互通情报。交流工作，建立咨询会议制度和联系网络，协商解决有关问题，共同承担某些科研课题。这种方法适应于各类机关。明确部门职责。明确两部门职责，前移档案立卷工作，使文书部门成为档案保存的一个基本单位。文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文。计算机辅助管理是实现文书档案工作一体化的有效途径。文书与档案管理实行计算机辅助管理后，二者能有效地结合起来，使之真正达到前文后档“一次输入，多次采用”的目的，这也是档案工作者多年为之努力的方向。文书档案工作一体化计算机管理系统是办公自动化系统的一项子系统，它是一项系统工程，通过采取必要的措施和手段，可使一体化计算机管理系统具有较强的操作性。首先，计算机局域网络是实现档案文件信息快捷、高速传输运转的必经途径。可将文书档案中相同性质相互联系的工作联为一体，完成数据共享，数据转储。其次，随着多媒体技术的发展，将多媒体技术引人一体化计算机管理系统后，图、文、声并茂，具有可视性、直观性之特点，使文书档案工作真正“活”起来。一体化计算机管理系统实施后，文书档案工作中除了个别环节尚需人工完成外，其它绝大部分工作如分类、整理、鉴定、立卷、著录、标引、统计、打印均可实现自动化，使档案人员从传统的手工劳作中彻底解脱出来，减少重复劳动，提高工作效率。

3.3 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持

在实际工作中，领导的重视程度，在很大程度上会影响文书档案管理工作者的工作积极性。所以，为了提高单位文书档案管理工作的工作的水平，工作人员一定要落实好文书档案的管理工作，使其充分发挥作用，从而才能为本单位的工作足够的支持和保障。文书档案管理人员通过自己的努力，在本单位的文书档案管理工作取得长足的进步后，才能得到单位领导的重视和支持。同时，还要通过自己的积极工作，争得各部门负责人对档案工作的理解和支持。

3.4 强化档案管理工作者培训，全面提高档案管理工作者的综合素质

单位领导要加强对档案管理工作者的培训，深入学习档案专业知识，不断更新档案工作理念，掌握运用计算机管理档案的能力，努力提高自身的业务水平，提高档案管理工作者的综合素质，只有不断对档案管理工作进行培训，才能提高其综合素质，适应现代档案管理的要求。加强学习与档案工作相关的法律法规，从而不断提高自己的政治理论及政策水平。新时期干部档案管理工作者要具备优良的专业技术素质。促使管档人员不断改进工作方法，提高自身业务能力素质，进而更高效高质量的完成档案管理工作。

总之，文书档案实行全面科学化管理，加强部门间的协调与合作，对相关工作者迸行职业培训，强化文书工作与档案管理中作的有效衔接，都将有利于实现文书档案管理的规范化、标准化。并加强档案管理质量，使企业切实发挥文书档案的作用，提升档案管理和利用水平充分发挥档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

[1]顾爱怡，顾贤凯，从工作实践浅谈文书档案管理，科技资讯，2007

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关键词：图书馆；档案；文件资料；管理；利用

Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：

一、前言

档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。

二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义

图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。

三、图书馆档案及文件资料管理的内容

图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：

（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。

（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。

（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。

（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。

（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。

上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。

四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施

（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。

（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。

（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。

（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。

（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。

五、图书馆档案及文件资料的利用

加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。

六、结束语

总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。

参考文献：

[1]马莲娜.数字化档案馆建设的几点思考[J].档案与建设，2004（55）：18－21.

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一、档案、图书一体化管理具有相关的理论依据

国家教委和国家档案局于1985年6月联合印发了《关于发展和改革档案学教育的几点意见》，意见中不仅提出了“档案、图书、情报一体化”的问题，同时也提出了档案、图书、情报的发展规划。学界和业界皆对图书、档案一体化从理论上进行了诸多讨论和分析，在实践中，各国也确实取得了一定的成果。

1、图书、档案具有同源、同根性

远古结绳记事，可以看作是最早的档案萌芽。后来中华先民把这些档案加以汇辑，传播到外界，流传于后世，是原始档案功能升级，从而形成最早的图书[1]。随着信息技术与互联网技术深入发展，使得这两个学科呈现出一种融合的趋势。

2、图书、档案具有相同的本质属性

图书和档案都是记录和传达某种信息的一种形式或者介质。信息是二者的共有本质，是相互联系的桥梁，是共同的起点和基础。图书档案都是社会信息资源的组成部分，都承担着被存储、传递和利用的职能。它们都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递；都有现实的实用性；都是实现现代化的物质基础和先决条件[2]。

3、图书、档案具有相同的职能和发展方向，管理手段高度相似

图书、档案工作的核心问题都是信息及其载体的搜集、选择、整序、存储、传播及利用。管理手段主要是分类、编目、归档、主题、索引等，在过去都是手工操作，现今大都是自动化管理。广泛采用现代化技术是图书、档案管理的共同发展方向，它可以使信息传递网络化，从而达到高速、高层次、高效的使用目的。

4、贝塔朗菲定律指出：整体系统的属性功能大于各孤立子系统的总和

我们把这一定律应用到图书、档案一体化的研究中，就可以得出将图书和档案合起来的整体功能一定大于图书、档案各自作为一个独立的系统的功能。因此，图书、档案一体化的本质就是整体内各个子系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能的增加[3]。

二、档案、图书一体化管理的优势

1、能够全面满足在校师生的信息需求

随着信息时代的到来，计算机网络的进步和发展，通过互联网查询所需要的信息已经成为很多人的选择，到档案馆或者图书馆查询信息要耗费大量的时间和精力已经无法满足现代人快节奏的生活、学习和工作需要，对于原始档案信息、系统理论方面的知识以及参考资料的查询非常不便。然而，从宏观角度来说，图书和档案管理工作从本质上说都具有专业性和服务性的特点，都具有为国家经济、政治、文化、教育、科技发展提供理论依据和信息保障的职能。从微观的角度来说，图书和档案信息都具有为不同读者和用户提供信息服务的职能，信息在利用的过程中才能发挥其价值，读者对信息的需求会反过来促进图书和档案发展的一体化。

2、能进一步实现资源共享，有效节约成本

数据库的建立是一项长期的、系统的，需要耗费大量的人力、物力、财力的工程[4]，为充分发挥高校图书和档案的价值，将图书和档案纳入高校的数据库是重要举措。第一，将两者有机结合建立数据库能够实现信息资源与文献资料的共享、方便管理，为高校的科研工作更好的服务；第二，网络技术与信息资源的整合有利于建立一个完善的检索体系和检索平台，将图书信息、档案信息电子化，用户可以不受时间、地点的限制，随时使用网络链接所需要的信息资源，另外，数据库的建立有利于信息资源的实时更新，为早日实现图书档案的一体化提供条件；第三，以计算机网络为载体，积极使用网络通讯技术、数据库技术、信息处理技术以及多媒体技术，将图书、档案有机联系，加快图书信息与档案信息的电子化和专题化建设，加强信息网络服务，尽可能的满足学生、学校以及社会的发展和科研需要。

3、能够进一步加强校园文化建设

无论是图书还是档案都是校园文化建设不可缺少的一部分，都在校园文化建设中发挥着十分重要的作用，图书馆馆藏丰富了可以为广大师生提供一个良好的学术氛围，与档案结合起来，借助科研等档案资料举办各种科技知识讲座、科技成果奖、评选师生优秀论文等，使广大师生由被动的接受知识为主动的运用知识，从图书、档案中获取新知识，新思路，创造新才能，进而汲取新的知识，从而激发师生创新的热情。档案的编研与图书馆建设的一体化更是积累和传播校园文化的重要途径，校史档案的人文建设，能够挖掘学校的人文精华，增加文化特色，更大限度地把图书馆与档案馆建设成校园文化建设的基地，使高校校园文化通过这二者得以更完好的保存与传承，有助于高校从中总结办学规律、办学经验，最终推进了校园文化建设。

三、档案、图书一体化管理制约因素

1、缺乏坚实而正确的理论指导

在我国，设置有档案专业的高校一共33所，但图书、档案学专业在院系归属上不是很统一，不够明确呈现多样化的特点：有的如武汉大学、吉林大学、中山大学等设在管理学院，有的如南开大学、黑龙江大学设在信息学院，有的如辽宁大学、上海大学、南昌大学等设在人文学院，还有的如山东大学、辽宁大学、湖北大学等设置在历史学院等等。这说明这些专业目前还依然处于一种依附状态，一直未能形成统一独立的专业定位，其发展和走向也未能形成学明确的思路，这样的结果往往就导致其理论水平也处于一种滞后状态。学科建设现状无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导。

2、宏观管理力度不够

“宏观管理的一体化”是一种战略管理的过程，是图书、档案两个独立的系统改变封闭、孤立的各自为政的状态，加强横向联系和纵向扩展，重新组成一个统一协作网络的过程。目前，这两个系统从各个角度来说还处于互不相干的孤立状态，缺乏横向交流联络。图书馆系统基本上归属于文化部和教育部管理，档案系统则由国家档案局指导与协调。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、档协调机构和统一的规章制度是一体化的重要核心问题[5]。

四、推进高职院校档案、图书一体化管理的措施

1、改变传统思维，统一思想认识

首先，解决观念上的种种偏见，在思想上明确图书、档案一体化是科学发展规律所决定的，是经济社会发展的必然，是图书、档案生存与发展所面临的一件迫切的任务。在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、档案学二者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，探索图书馆、档案一体化的有效途径，是信息时代的现实需要，是创新管理机制的必要手段。

2、加强宏观管理，统一制度标准

从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范对工作中的各种行为加以控制和约束，改变两个独立的工作系统封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系，加强二者横向联系，尽快实行图书、档案实体管理的相互交叉管理[6]。只有制定了统一的、权威的机构和相应系列的规章制度，实现了管理制度上的一体化，才能使两个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相协调、互相配合、互相补充、协调发展。

3、研究二者共性，统一相应技术标准

图书、档案一体化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。没有统一的技术标准，一体化管理就无从谈起。目前，作为两个独立的工作系统，它们的标准化工作均取得了令人瞩目的成绩。今后的任务是要以一体化为目标，重新审视已制定的各项标准，结合图书、档案工作的工作特点，寻找两者具有互换性和交融性的结合点，制定出凸显共性、适用更广的技术标准，以推动一体化的进程。

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[关键词] 图书馆学；研究对象；学科关系；应用分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 061

[中图分类号] G251 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）12- 0097- 02

图书馆学与情报学、档案学有密切的发展关系，3种学科在研究立场、研究对象、研究模式上具有一定的共通性。以往，图书馆学的研究对象多为项目管理信息，但是现如今，随着数字化信息的侵入，图书馆学的研究视角发生了翻天覆地的变化。同时，与各学科的内在关系也发生着相应的改变。

1 图书馆学确立表述研究对象的原则

不同学科受学术内容和研究模式的影响，其研究对象都具有针对性特征，在这种特征的影响下，图书馆学的表述研究对象很难形成统一的布阵体系。因此，视角和学术研究内容是确立研究对象的主要依据和重要原则，在学术研讨上占有重要地位。

1.1 研究视角

我国著名图书馆学研究工作者金胜勇曾提出“研究对象矛盾论”，该理论主要阐述了学科研究中，不同研究对象的特殊性和客观表象。因此，针对研究对象之间的特殊矛盾，研究者不能限制研究范围，应从多重视角分析信息数据的客观表象含义。从认识和研究的角度，确立各种图书馆信息、数据的研究作用和地位，并按照规范的研究流程来进行归纳和总结。

1.2 学术研究内容

研究内容包含诸多信息，客观存在的数据、信息以及形式上、思想上的信息都属于研究内容。由于图书馆学既是书籍历史记录库，又是学科信息保存档案，所以从学术研究内容上看，这两种研究内容所面对的研究对象不同。书籍记录主要针对书籍保存状态和编号信息总结图书馆书籍管理效果，而学科信息则不同，学科书籍中蕴含着我国文化的知识结晶，是思想、知识、文化的传承，所以这方面的内容管理，更侧重于知识结构内涵上的界定和分析。

2 基于各事业领域的图书馆学研究对象

2.1 研究对象的区分限制

图书馆学不仅限于对图书馆档案和图书馆书籍的研究，还可以引申到相关图书情报的探究。因此，档案学、情报学和图书馆学在科学体系中是相互联系的，相互促进的。无论是哪种科学，在社会行为中能够找到与之相匹配的施展领域，图书馆学亦是如此。面对复杂的经济社会和政治社会，图书馆学的研究对象已扩散到各个事业领域和学术领域当中，如情报调查、数据分析、书籍汇编等。由此可见，图书馆学既是一个融合性非常高的复合型学科，又是一个具有单独研究意志的客观学术体系，其研究对象看起来抽象、复杂，其科学本质是一成不变的。研究学者应根据研究对象的特殊含义，掌握图书馆学的内涵和限制说明内容，研究图书馆书籍、管理信息的发展规律。

2.2 研究对象与研究内容的矛盾

研究对象和研究内容在图书馆学中的应用范围是不同的，不能混为一谈。研究对象是一个学科中最重要的学术核心，是抽象的，并不是客观存在的研究内容，而研究内容是围绕研究对象派生出来的客体，有具体的形式结构和内容结构。由此可见，图书馆学在不同事业领域的研究内容虽然不同，但是其研究对象是大体相同的。除自身理论外，图书馆学还囊括了哲学、管理学、历史学、信息技术等多领域学术内容，学术内容丰富了，学科研究的范畴也大大增加了。换言之，事业领域中所包含的图书馆学数据和信息，在内容上虽具有差异性和特殊性，但是其研究模式却都具有继承性和交互性。因此，要想突出图书馆学的管理和控制作用，专家学者首先应明确图书馆学的研究对象是否符合探究标准，并将其与研究内容严格地区分开来，抓住科学内涵开展一系列探究活动。

3 研究对象的学科关系讨论

学术研究是一项严肃的讨论议题，图书馆学是凝聚多个专家、学者、研究人员智慧的“代表性作品”，具有很高的社会价值。本文总结上述研究对象分配、选择原则，提出以下几点代表性观点进行简要论述。

3.1 学术观点分析

资源说、知识组织说、事业说是图书馆学研究的主流学术观点，这些辅学说将图书馆学分成了多个层次的理论体系，不仅丰富了理论内涵，还增加了学者探究学术探究的途径。资源说负责总结图书馆各类书籍、信息的档案，知识组织说负责解析书籍信息背后的思想含义和精神价值，事业说意在烘托书籍管理隐藏的潜在事业价值。由此可见，作为承载人类文明和科学技术果实的书籍，其图书管理学的研究能力和社会行为价值都非常大，能直接影响人们对图书馆书籍的研究、管理行为。

3.2 学科知识层次分析

图书馆学在知识管理上具有很强的控制能力，信息和知识是图书馆书籍所表现出来的直观内容，知识结构、层次管理也是图书档案管理中最核心的项目。因此，在知识内容丰富、信息数量庞大的图书馆档案库中，要想增加信息数据的延展性，提高检索效率，增强管理与控制的能动性。首先，应对图书馆信息进行组织安排，引用属性关系理念，将各类信息分门别类，以稳定图书馆知识体系，减少研究对象的多重身份；其次，图书馆续还应重新定位各知识层次上的管理对象，在确定研究范围的基础上，增强其他学科信息、学术内容的渗透作用，以知识组织的形式研究图书馆学；最后，研究专家还需创建客观的组织研究项目，将知识引入各事业领域当中，在社会组织的管理、控制下，将知识分配到各实用产业当中。综上分析可知，图书馆学的知识层次可以有效促进各事业领域研究对象的协同发展，帮助研究者分辨多层次、多组织、多信息的研究项目，还能将图书馆学引入一个全新的发展道路上。

3.3 图书馆学与档案学的建设联系

图书馆学与档案学的联合发展关系紧密，可以帮助图书馆完善数据保存机制。作为重要的文化遗产，绝大多数图书馆中的书籍信息都非常重要，切实可行的管理计划和方案，可以增进书籍中各知识内容的合作关系，帮助国家、企事业单位、个人保存珍贵的文化遗产。因此，图书馆学与档案学一样，担负着管理、拓展国家历史资料的使命，其核心价值在于保护国家的历史文献资料。现代信息管理系统的引入，让数字信息、电子文件成为图书馆殊的管理对象，其管理形式和应用模式加大了图书馆学研究内容的深度和广度。

4 结 论

通过上文对图书馆学研究对象和内容进行系统分析可知，图书馆学中不同研究对象在各事业领域中的社会行为能力不同。信息组织在检索信息内容时，其研究对象可以从信息开发、信息保存、信息独立研究3方面，拓宽图书档案信息的应用范围。综上所述，图书馆学在信息检索流程中占有重要发展地位。

主要参考文献

[1]梁丽君，盛小平.基于知识管理视角的图书馆学研究对象分析[J].图书馆学研究，2011，12（1）：124-158.

[2]金胜勇，李雪叶，王剑宏.图书馆学情报学档案学：研究对象与学科关系[J].中国图书馆学报，2011，22（106）：111-116.

[3]郑学军，李景凯.图书馆学基础理论研究的自我认识：2011年度视点[J].情报资料工作，2012，12（6）：128-133.

[4]胡加圣.基于范式转换的外语教育技术学学科构建研究[D].上海：上海外国语大学，2012，12（9）：109-112.

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关键词：档案；管理；核心；本质

1 档案历史联系综述

（一）档案历史联系的界定

档案整理物质结构的演变规律表明，档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中，形成具有一定特征的内部相互关系；换言之，档案的形成与完善被特定规律所约束，因此具有独特的形成过程和表征特点，但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系，称之为档案历史联系。于此，阐述档案历史联系的界定如下：第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关，即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中，而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为；第二是档案之间的历史联系具有客观存在性，即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的，不以个人的主观意志发生转移；第三是档案是文件转换的产物，档案具备文件形成与完善的特点，档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。

（二）档案历史联系的特征

主、客观统一性是档案历史联系的特征之一，主要表现如下：其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征，即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系，具有客观存在性；其二是档案历史联系源于文件却高于文件，表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象，具有主观描述性。因此，档案历史联系是主观与客观的统一体，并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异，比如某些历史联系是客观实践的真实描述，而某些历史联系则是歪曲虚假的反映，所以，档案整理员应经客观实践和主观意识的统一，将客观历史联系搜集、处理，加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体，付诸于特定的物质载体，固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。

档案的本质在于记录历史的真实性，历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程，历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此，来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二，主要表现为：哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性，因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构，并将社会实践的践行者界定为主体，将社会实践的被践行者界定为客体，以对应时间为载体，将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构，使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。

2 档案整理的核心与本质：历史联系性整理

（一）历史联系思想的产生

档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类；但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”；于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。

（二）历史联系思想的发展与完善

历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段，第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用；第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石，指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则，其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序；“全宗理论”是档案学的最高原则，指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是，不论是“来源”还是“全宗”，其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践，尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系，强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实，以历史联系为载体，在特定的统一的原则下，辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素，为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。

另外，电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。

3 历史联系整理技术：”虚拟整理”技术

（一）“虚拟整理”技术综述

“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关，以符号或符号的语法逻辑为载体，单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录，揭示并固化档案历史联系，合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理，而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一，换言之，“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体，通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序，以不破坏实体排列为准则，全面、真记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主，以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术，人为处理、描述、记录档案的历史联系性，保证档案历史联系的可检索功能。

（二）“虚拟整理”技术的使用意义

“虚拟整理”技术具备多向历史联系记录、丰富档案整理实践意义及理论等特点，现将“虚拟整理”技术详细阐述如下：其一是摆脱非历史联系因素对档案整理的影响，即摆腿档案实体排列顺序的历史联系记录，注重档案文件与社会实践过程的一一对应，使档案历史联系性整理免受保管期限、密级、载体种类等非历史因素的影响；其二是完善档案整理的实践原则，“来源原则”不是档案学的至善原则，也并非历史性原则，而“虚拟整理”技术能实现档案整理从“来源原则”向历史性原则的过渡，使历史性原则真实完整的包容“来源原则”以保证历史性原则的适用性；其三是档案整理实践重心偏向信息整理，即档案实体管理向以档案历史联系整理为核心和本质的档案信息整理便宜，“虚拟整理”技术作为其过程的加速器和助推器，保证此过程的稳定与合理。

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    关 玉 华

    教育信息化的浪潮正涌向学校,并迅速渗透到学校工作的各方面。尤其是以信息技术在教育中运用为主要内容的信息技术在学与教的理论与实践研究上取得了一定的成就,而作为学校工作重要内容之一的学校管理在信息技术面前则显得无所适从,教育信息化的要求与学校管理手段的陈旧之间的矛盾日益突出。许多学校管理人员不适应现代学校管理的状况越来越明显。产生这种现状的原因,固然有信息技术管理系统的建设滞后,学校管理人员的信息技术素质也是不可忽视的问题。

    信息技术管理系统主要指管理活动中的各种信息技术设备及其相应的软件,而学校管理人员的信息技术素质主要包括管理观念、信息技术技能等内容。

    一、信息技术在学校管理中的地位和作用

    1.信息技术是学校管理化代化的重要标志

    信息技术主要是通过对各种学校管理信息的收集、处理、传送、分析等来实现对学校管理的。它在学校管理中具有信息收集全面、处理准确、传送快捷、分析科学等特点。因此它在学校管理中的运用是学校管理现代的重要标志。

    用系统科学的观点来看,学校是社会这个大系统中的一个子系统,构成学校这个子系统的要素有人、财、物、事和信息。要素中的人主要包括教育者与受教育者,他们通过信息技术环境的相互作用形成了学校的教学、管理等一系列活动;财与物是指为满足学校的各项活动所需的资金和学校的设施、材料等。这些财与物通过信息技术手段的介入才能实现物尽其用,财尽所为;信息则是指与学校各项活动有关的数据、知识和资料。学校中的各种信息只有通过快捷、准确的处理才能实现学校的科学管理。

    从学校管理过程来看,所谓学校管理,是学校管理人员围绕学校基本目标,对学校各项工作、各种因素进行计划、组织、指导和控制等项活动的过程。学校的基本目标可分为学校总体目标和分类目标,前者包括办学和教育的总方针、定量目标和保证措施。不认是学校的总体目标还是学校的分类目标都要量化后,落实在每一部门和人员身上,只有做到"千斤重担众人挑,人人身上有目标",才能使学校工作目标一致、达成度高。对学校管理目标的量化、管理、分析等只有以信息技术为手段,才能做到公证、公平、科学、合理;

    对学校管理实现目标管理的同时,还要做到学校管理方法和管理手段的现代化。学校管理方法与手段的现代化,首先要保证学校管理思想的现代化,就是从学校实际出发,确立与现代教育相适应的、融入信息技术理念的管理思想;其次是学校管理方法现代化。学校管理中应该运用系统论、信息论和控制论的理论和方法,借鉴现代管理科学的成果并加以充实和发展;再次,管理手段的现代化也是不容忽视的,随着社会的发展和教育信息化步伐的的加快,学校管理的信息量不断增加,对管理信息处理的时效性要求以及管理的复杂程度大大提高,在这种情况下,只有应用信息技术辅助进行管理,才能使大量的信息处理能够准确、及时地进行,才能使前述的现代化管理思想和方法付诸实现。因此可以说,信息技术的应用是学校管理现代化的一个重要标志。

    2、信息技术是学校管理科学化的有效手段

    学校各项管理工作是通过对学校人、财、物、事等的管理来实现的,而信息始终贯穿于学校的各项管理活动之中,可以说,学校管理过程就是对学校管理信息进行分析、处理的过程。学校管理人员运用信息技术手段来收集信息了解管理对象,通过信息技术手段对信息加工处理制订工作计划或进行学校工作决策,通过指导信息实施对学校工作的调度与控制,通过反馈信息来检查和评价学校工作的效果。

    学校管理活动中所涉及到的信息大体上可分为教职工信息、学生信息、各种活动信息以及学校财、物信息、科研等五种类型:

    教职员工信息主要指教职工的人事、教学业绩和科研水平档案等;学生信息通常包括学生基本情况、学习成绩、健康状况、思想品行的记录等;活动信息主要包括学校举办和组织的各类课内、课外活动等。这些信息以及对它们加工的结果能反映学校教学工作和行政管理工作的当前状况,从而为管理人员提供决策依据。学校的财、物信息主要指上级教育行政部门的拨款、各种渠道捐款、其它收入以及学校的支出,学校经费的预算、图书资料、仪器设备、电教器材及其它固定资产的信息,这些信息的管理和使用,对管理人员掌握学校财务收支情况,改进和提高财、物资源的利用效益,起着重要作用。科研信息主要指,教职工在教育教学过程所开展的教学研究的信息、学生在课内外从事的小发明、小创造活动信息。对这部分信息的掌握和分析,对于师生从事创造性的教与学活动有着激励作用。对上述信息的收集、处理、分析可以通过校园电视系统,也可以通过计算机系统或校园网进行。运用这些信息技术手段处理学校管理信息比人工处理要准确、高效、快捷得多。

    除上述学校内部管理信息以外,各级政府以及教育行政管理部门对学校教育的指示、安排等信息也是学校管理不可缺少的内容,如果通过计算机网络传输,实现管理信息的共享,能提高管理的透明度,对于实现民主管理、科学管理等具有重要意义。

    二、运用信息技术构建学校管理信息系统

    学校管理信息系统主要以计算机及其网络为手段,对学校管理信息进行全面管理的人--机系统,它由硬件和软件两部分构成,硬件主要由学校管理资源库、管理信息网(计算机网络)、用户终端(多媒体计算机)等构成,软件部分主要由系统软件、操作平台、管理软件组成。学校管理系统能准确、及时地反映学校各项工作的当前状态,能利用过去的数据预测未来,能从全局出发辅助学校各职能部门以及校长管理学校。由此可见,学校管理信息系统首先必须具有强大的电子数据处理功能,能大大提高学校管理人员的工作效率,减轻劳动强度,同时,学校管理信息系统应当采用管理数学模型,将仿真、优化结合起来,为学校领导的决策提供有效信息。

    根据学校管理各职能部门及其工作任务,通常可将学校管理信息系统划分为教学管理、学生管理、教职工信息、图书管理、财务管理、其它事务管理等,这些系统既是学校管理信息系统中的分系统,同时又是功能相对独立的职能管理系统。

    1、教学管理信息系统

    教学管理信息系统通常包括学生编班、学籍管理、课程表编排与调度、选课、教学档案管理等子系统。系统要注意学生编班是按照年龄、性别、入学成绩等情况分析处理,并按照某些给定的原则把新生分配到各个平行班级。编班处理的原始数据来自学生管理系统中的招生管理子系统;学籍管理是教务行政管理工作的重要内容,主要包括学生在校期间各科学习成绩的登录,统计处理,各种成绩表册及成绩报告单打印和保存,提供各种查询功能以便及时了解各科教学情况和各班学习质量;课程表是学校进行教学活动的依据,是教学工作的时间、空间和人力的总调度。课程表编排与调度要涉及学生、教师、教室和设备等多方面因素,因而它是教务管理系统中一个十分重要也是比较复杂的子系统; 选课系统主要是为学生在选修课程时,提供查询,保证学生有效地选课而设置,该系统主要是将学校提供的选修课程、授课教师、选修人数提供给师生。教学档案管理包括各年级、班级(系、专业)和各课程的教学计划、教师教学情况、有关统计报表及教学文件的登录、整理、查询与存贮等。

    2.学生管理信息系统

    这里的学生管理指的是对学生工作的综合性管理。由于招生、培养、分配是学校教育的三个基本环节,因而该系统通常包括招生管理信息、学生操行及奖惩管理信息、毕业去向信息等。学生操行及奖惩管理子系统主要辅助学生管理部门进行各学期末或学年末的学生操行综合测评、三好学生和优秀学生干部的评选,各项奖金的评定以及学生处分情况记录等项工作,包括对上述有关数据的登录、统计、排序、查询和存档等。

    3.教职工信息系统

    教职工信息系统主要由教职工基本情况档案和教师业务信息两个子系统组成,它主要是完成上述内容的登录、分类、检索查询和各种统计报表输出等。基本情况包括教职工本人的基本情况及其家庭简要情况,教师业务信息则主要记载教师的专业方向、外语能力、教学情况、科研成果和业务进修情况等项内容。

    4.图书资料管理系统

    图书资料管理系统通常由采编管理、流通管理和报刊杂志管理三个子系统组成,用以辅助学校图书馆及资料室的日常管理业务。采编管理子系统主要实现图书订购、查询和订单备案等功能;流通管理子系统主要实现书库快速检索、登录、编制日、月、年报表等功能;报刊杂志管理子系统则主要完成各种报刊、杂志的征订、统计汇总和检索。

    5.学校财务管理系统

    财务管理是学校管理的重要任务之一,它直接关系到执行国家的财经政策和纪律、合理使用资金、充分发挥经济效益,更好地为学校教学服务。

    财务管理系统通常包括以下四个子系统:计划、预算管理子系统,根据事业计划需要,对未来年度的资金进行筹集与分配处理;会计核算子系统,主要进行各种财务凭证和账务的处理、核算,打印科目汇总表和汇总平衡表等各类报表,实现预算和计划执行情况的统计和跟踪;工资核算子系统,实现工资结算、分部门汇总、打印工资发放表册、钱币面值统计等功能;财务分析子系统,对财务计划和预算的执行状况进行分析并作出决算,以此总结和考核学校各方面经济活动的效果与存在的问题。

    6.其它事务管理系统

    在学校管理中,除了上述六个方面的信息管理以外,通常还应建立以下几个方面的事务管理信息系统:

    体育、卫生管理:主要包括全校体育基础数据、学生体育达标情况、田径运动会等的管理,以及教职工和学生的健康档案管理。

    学校基建管理:对学校房屋、场所及其设施的新建、扩建和改造等基建项目的定额、预算和决算等事务进行管理。

    科研管理:包括学校科研项目的计划、科研经费的使用情况、科研成果登录和评估,以及技术市场和科技服务等方面的管理。

    校办企业管理:对校办工厂、服务公司的生活、经营、销售等事务进行辅助管理。

    学校财产管理系统:学校财产就是学校的设备物资,这里所说的财产管理主要由仪器设备管理和学校固定资产管理两个子系统组成。前者包括实验室及信息技术所用的教学仪器、设备的管理;后者则指除此以外的教学、办公用房、各类家俱及其它固定资产的管理。本系统主要实现上述财产的登录,对使用、维护、更新改造和报废情况的记录。检索查询以及统计汇总功能。

    三、学校管理人员的信息技术素质

    1、转变学校管理观念

    教育现代化的基础是教育观念的现代化。在人类即将步入信息时代之即。学校管理人员一要树立信息观。重视信息在学校管理中的运用,不断研究学校中的各种信息,讲究信息的时效性、准确性、充分依靠信息技术手段获取教育信息。二要树立现代教育观。学校教育是社会这个大系统中的一个子系统,在学校管理中,既要重视学生在学校的信息管理,也要重视学生在社会、家庭以及自我教育信息的管理。三要树立现代学校观。信息技术在学校教育中的运用,使得学校内涵在扩大,学生获取信息的渠道从面对面的课堂,延伸到不再受时空限制的远程教育领域,学生可以从计算机网上或从卫星电视传送的教育信息中获取知识与能力,学校管理要注重各种教育信息的管理。四要树立现代人才观。现代社会所需要的人才是具有创造能力的复合型人才,而不是模仿型的人才。学校要注重学生的抽象思维培养的同时,也要注重学生的形象思维能力的培养。注重学生知识学习的同时,也要注重学生思维能力的培养。注重学习意志力的培养的同时,加强教学过程中的趣味性,所有这些都需要信息技术的参与,学校管理要注重运用教育技术对这方面的管理。

    2、提高信息技术水平

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关键词：档案记忆；社会记忆；档案学思想

自1996年第十三届国际档案大会以来，加拿大档案学家特里・库克（Terry Cook，1947～2014）先生就与中国档案学的研究与发展紧密联系起来，他所提出的“后保管模式”、国家范例向社会范例的转变、“四个档案范式”、档案记忆建构，以及他进行的一些后现代主义的档案学思考，都在我国档案学研究中得到不同程度的引入，并由此引发了新的学术探讨和学术导向。作为一位具有后现代意识的档案学家，在近20年的时间里，库克先生的学术影响力应是国外学者在我国影响程度最高的一位，其学术思想值得我们深入总结和挖掘。这里，仅就库克先生的档案记忆建构理论和思想作一提炼、解读和分析，以纪念这位思想前卫、富有社会洞察力的前辈学者。

1 开启档案记忆研究之门的重要学者

第十三届国际档案大会上，库克作了题为《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》的主报告（简称特里・库克的“十三大报告”），报告一开头，他就援引1596年意大利传教士利玛窦向中国政府提出建造“记忆宫殿”这一历史典故，指出今天“全世界的档案人员，仍然在建造记忆宫殿”；并提出了记忆宫殿建造的一系列问题：

“回顾自身发展史，我们的档案人员在建造记忆宫殿时是如何反映广泛的社会现实的呢？档案人员自觉和不自觉地采用什么样的设想、理论、概念、策略、方法和实践呢？为什么采用它们？它们多年来有何变化？又为什么会发生这些变化？我们为什么样的统治政权结构服务？是自觉的还是不自觉的？影响我们‘智力配方’的是什么社会力量……我们需要更好地理解记忆的政治功能以便更好地确定未来方向。”[1]

在库克看来，记忆的结果并非无可争议。他引用法国历史学家雅克・勒高夫、美国历史学家杰尔达・拉勒等学者的观点说：自古以来，掌权者决定谁可以说话，谁必须保持沉默，即使在档案材料中也是如此；从中世纪到本世纪，妇女都被排除在社会记忆工具和机构之外，其中也包括档案馆；而非洲档案人员也在怀疑欧洲文字文明衍生的古典档案概念是否适宜于保存以口述形式记录的非洲文明。他认为“在希腊神话里，记忆是众神之母，通过她，我们才能进入健康和富有创造力的‘成熟期’”。因此，他以记忆为牵引，阐述了1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响，通过回顾档案理论与实践的发展史，引发我们思考、探索档案工作者如何“更好地确定未来的方向”，从而更好地构筑人类记忆的“殿堂”。

在档案学研究中，对档案记忆属性和功能的阐发虽非久远，但在20世纪50年代、60年代已经出现。国外较早作出档案记忆论述的，要追溯到国际档案理事会第二任主席、法国国家档案局局长布莱邦，他认为档案是一个国家的“记忆”，档案馆保存的是一个国家最珍贵的东西，即一个国家的历史证据和作为国家灵魂的材料。我国将档案作为记忆来看待始于上个世纪60年代对档案起源的论述。1961年中国人民大学历史档案系档案史教研室编的《中国档案史讲义（初稿）》中指出，“在原始社会里，人们的生活实践，要求彼此交往，当时只能依靠语言来表述和交流思想与经验。但是语言不能远传，也难记忆。随着社会的向前发展，为适应复杂的社会生产和生活上的要求，人们就开始了‘结绳’、‘刻契’的记事方法。结绳和刻契是帮助人们记忆、处理事务的一种方法”。进入80年代后，中国人民大学陈智为教授在《档案社会学概论》中将“延伸记忆”作为档案的文化表现之一，他继承并发展了档案起源论中关于结绳、刻契为人类记忆辅助系统的思想，指出从档案发展的历史过程来看，其每个发展阶段都是以增强人类的记忆功能为核心的；国家档案工作体制的出现，使档案记忆系统成为社会专职的机构，人们开始有意识有目的地控制档案记忆功能为人类服务。[2]但这些论述只是对档案功能的一种观念表达，并未进入学理性层面。在第十三届国际档案大会的20篇主、辅报告中，涉及“档案记忆”的有9篇之多，[3]但真正进入进行论述并提出思考的只有库克的报告。纵观近20年来的档案记忆研究资料，仅就笔者所见，也以库克的“十三大报告”及其后的相关报告为较早。如2000年在澳大利亚档案工作者协会年会（主题为“超越屏幕：捕捉共同的和社会的记忆”）上作的《超越屏幕：文件连续体和档案文化遗产》报告；2001年在美国密歇根大学举办的“档案与社会记忆”系列研讨会上作的《铭记未来――档案在建构社会记忆中的作用》报告等。因此，我们虽不敢说库克先生是档案记忆研究的开山鼻祖，但作为开启档案记忆研究之门重要学者的身份是可以肯定的，他的研究引发了档案学界对档案记忆问题研究的持续关注和深化。

2 特里・库克档案记忆思想的要点与表达

根据现有文献，我们对特里・库克的档案记忆思想内涵大致可以提炼如下：

2.1 “档案就是我们的记忆”。在档案是不是社会记忆（或历史记忆、集体记忆）的问题上，我们有些学者还存在疑虑，或认为档案只是社会记忆的载体，不是社会记忆本身；或认为档案具有社会记忆属性，但不能成为社会记忆；或认为社会记忆是活的，而档案文献是死的，等等。而在库克的思想中，我们可以发现，从一开始他就将档案视为社会记忆。在“十三大报告”中，他用时任国际档案理事会主席让・皮埃尔・瓦洛的话说，“档案里包含了国家和人民‘集体记忆的关键’”；在《档案馆、档案、权利：现代记忆的建构》一文中，他强调“记忆就像历史一样根植在档案之中，没有档案，记忆就会摇摇欲坠、对成就的认知就会消退、对过去的骄傲就会消散。档案挽救了这些损失，档案包含了已经消失的证据，这在现代社会尤为贴切……档案仍是理解历史的基础，对我们的经历、认知、叙述予以证实。档案就是我们的记忆。”[4]

对档案记忆，库克赋予了它崇高的价值和意义，把它和民众的根源感、归属感联系起来，认为“在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多地还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆”。 [5]为此，档案人员“掌握了个人和社会幸福的关键，这种幸福来自于过去的持续经验以及根源、归属和性质的认识”。[6]库克的这些论述已得到档案界广泛的认同和引用，并已产生现实性影响。

2.2 “将社会记忆的定义局限于有权者形成并留存的文件记录，已不再为人们所接受”。档案在社会记忆之中，既是社会记忆的独立形态，又是社会记忆的组成部分。因此，单纯从库克这句话的表述上看，并不能体现出其中所潜含的档案记忆思想，因为，社会记忆本身就不能局限于有权者或官方的文件记录。不过，结合库克的原文，他所要表达的意思是作为社会记忆的档案不能仅限于有权者或官方的文件记录，而应有更为广泛的档案文件记录。

库克在论述加拿大档案宏观鉴定法的形成与发展时指出，最初的档案原则的经典论著都是由国家档案馆的工作人员撰写的，主要关注的也是政府、公共或集体文件，研究这类文件向档案馆如何有序移交，研究如何保护它们的原顺序和最初的分类；私人和个人档案则被赶入了图书馆和图书管理人员的地盘。由此，“传统的档案观必与档案馆和档案工作业已形成的顽固偏见相呼应，那就是为主流文化和当权者服务。这种做法让官方叙述占有特权，却忽视了社会中的个人和群体的记录，忽视了他们与国家之间的相互作用和对国家的影响”。但在近几十年来，对档案机构存在原因的看法发生了一次集体转移，即“从以国家为基础的司法――行政档案话语向更广泛的公共政策和公共利用为基础的社会――文化档案话语”转移。“宏观鉴定注重管理的职能而不是每个政府机关的结构或工作活动，它像重视国家的作用那样重视公民和团体的相互作用，它包罗所有载体，寻求多种叙述和有争议的热点论述，它有意识地将边缘者、‘另类’、失败者与成功者一视同仁，设法给它们一席之地。”[7]库克的这一思想突破传统的官方记忆的阈限，将民众（民间、私人）记忆思考纳入档案“记忆宫殿”的建造范围，体现出后现代主义学者对传统的、以国家为中心的、实证主义的档案观进行诘问、反思和修正；也体现出后现论家将“他们的注意力转向社会的边缘地带”。[8]

2.3 “档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素”。在《铭记未来――档案在建构社会记忆中的作用》一文中，库克从后现代的视角，考察了档案和档案工作者在社会记忆建构中的影响和作用，批判性指出，固有的观念认为，档案工作者记录过去而非未来、处理历史事件而非现实或未来事件，他们不构建历史和记忆，只是从事保护工作而非记忆工作，这种抹去符号的做法使档案成为“幽灵”，在知识形成的构成中并进而在整个社会中处于隐形状态；但事实上，档案工作者在档案活动中并非是自然、客观、中立的。他针对加拿大历史学家乔伊・帕尔的论点，分析指出，“历史诠释行为并非发生在史学家打开档案盒之时，而是在档案工作者装盒之际，在于另外98%被销毁的未装进档案盒的文件潜在的影响”。因此，他认为档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素，是“构建社会长久记忆的主建筑师”。[9] “档案工作者作为档案的保管者对那些建构记忆和形成认同的档案通过积极的管理、鉴定、挑选、描述、保护、使用等行为施加影响”，[10] “档案工作者在其各项工作中不可避免地会掺进自己的价值，因此，有必要非常审慎地检讨自己在档案生成和记忆形成的过程中所做的选择”，要使“幽灵必须变成血肉之躯”。他引用一位南非档案工作者的话说，档案工作者从事的工作纯粹是在建构未来的文献遗产，他们决定“哪些生活将传递给后代”，决定着什么被记忆什么被忘却，谁能声名远播，谁最后无声无息。为此，他提出并倡导档案工作者在档案记忆的形成过程中，“不仅有义务保护或记录过去，还有责任把未来的需要和期望铭记于心，惟其如此，才更能反映社会的价值而不只是某些重要用户或传统用户的价值”。[11]

2.4 “让我们的‘记忆宫殿’反映出适合于新世纪的新‘后保管’秩序”。20世纪90年代以后，面对信息技术的迅猛发展和电子文件的大量生成，如何确保“电子记忆”这一人类新型记忆形态得到有效保护，成为国际档案界共同关注的焦点问题和现实挑战。在第十三届国际档案大会上，库克在总结档案理论与实践发展历程的基础上，结合电子文件的出现及其管理，梳理分析了档案领域存在的12个关键性问题，并提出“这些问题从整体上要求我们在1996年采纳一种新的概念范例作为我们未来档案理论的基础”。这一新的概念范例就是他提出的著名的“后保管模式”，其核心为：“从由此产生的文件或产品转向文件背后的创造活动或创作意图”；“将传统理论对实体保管对象――实态文件的关注，转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注”。[12]国内学者对后保管模式多从电子文件管理角度加以解读，认为其中包含着新来源观、宏观鉴定法和知识服务，但其意涵和范围不止于此。库克将后保管模式作为解决电子文件管理的思维变革，更将其作为构建新的全球信息秩序的指导思想，在报告结尾处，他说“让我们的‘记忆宫殿’反映出适合于新世纪的新‘后保管’秩序”。以记忆开篇，以记忆作结，库克在构思和谋划新世纪档案“记忆宫殿”建造的设计理念与实现路径。

3 特里・库克档案记忆思想对我国档案学的影响

是中国成就了库克的“国际地位”，还是库克的档案学思想本身就具有“国际地位”？近年来，库克的档案学在中国的传播和影响是一个值得思考和探讨的学术现象，还需要放到国际档案学的发展全局中去衡量和评价。但不管怎样，库克档案学思想在中国的广泛传播和讨论，一方面，说明我国档案学的开放姿态，另一方面，也说明库克思想中有符合时代要求的精神要旨。这种精神要旨笔者认为，就在于库克以后现代主义者的眼光观察我们的档案世界，将档案、档案工作放到整体社会环境中，思考并探讨社会变革对档案理论与实践的影响，以及作为一位档案学者的专业应对。他强烈呼吁“我们需要想方设法把自我满足的封闭的档案界转变成为与当代社会同步、对社会有益、并具有活力的档案界，否则的话，我们就会在数字时代变成毫无用处的化石”。[13]

在库克的档案学中，我们可以看出他对社会变革及其专业影响的深刻认识。在提出后保管模式时，他指出：“在档案论述中出现的这种‘后保管’不仅反映了档案论述的自身发展，而且反映了上个世纪以来文件形成和文件保管现实的深刻变化……这些（变化）起因于国家概念的演变以及国家与其公民的相互作用的变化，公民对国家档案机构和全民集体记忆性质期望的变化，组织结构的根本变化和随之出现的‘后韦伯组织理论与实践’，现代文件的巨大数量和丰富载体，计算机和通讯新技术，政府和公民对信息的新利用以及在利用上的新限制，社会学理论和哲学从现代主义向后现代主义的广泛变化。因此，在档案思想中即将出现的‘后保管’模式，不仅仅是因为电子文件带来了困难。”[14]

正是由于在社会变革中思考和把握档案现象，所以库克的档案观由静态走向动态，由实体走向建构，档案工作者的作用由中立走向中介。“库克认为，后现代社会，档案学的变化核心是：档案不再被视为静态的实体，而是一种动态的、虚拟的概念；档案不再是人类活动的被动产物，而是个人或组织所从事的社会活动的积极体现；档案不再产生于稳定的、垂直的行政体系中，而是产生于现代网络中那种动态的平衡的体制。”[15]库克由此也深刻体会到各种社会因素在档案学、档案记忆留存中产生的作用。“以前普遍被认为是客观、公正、无私的东西，人们开始认识到其主观成分”；“任何科学对于其内容、方法和人员的选择，所接受的标准，失败的原因无不反映了现实的需要和利益，无不体现了更深层次社会的、语言的、意识形态的、性别的、情感模式和权力的斗争”。[16]在论述档案记忆的构建时，库克特别谈到权力对档案记忆的影响。“嵌入在档案馆和档案中的权力关系尤为重要”，“档案馆有权优化或是边缘化，它们既可以是特权的工具也可以是反抗的工具，它们既反映权力关系，又包含权力关系”；“所有这些因素都意味着有些人能够创建和保护档案，而另一些人则不能”，[17]如此等等。看到各种社会因素对档案学、档案记忆的影响，不仅为档案学融入更多的学术元素，增强其时代生命力；也使我们对档案记忆的分析更好地与社会融合，在社会中把握档案记忆的理论意义和现实价值。

自库克的档案记忆观引入以来，档案记忆研究已成为档案学理论的新增点。学者们围绕档案的社会记忆属性，档案与社会记忆的传承、建构和控制，档案与国家、民族认同，数字档案资源建设与国家记忆建构，档案记忆研究的学术坐标和研究纲领等问题，发表了一批学术成果。截止到2013年12月，在CNKI数据库中，题目直接标明“档案记忆”的论文计29篇；在题目标明“社会记忆”的论文中，档案学成果约占30%。在国内学术交流、科研项目立项、研究生毕业论文选题中，档案记忆也备受瞩目。2000年以来，中国人民大学信息资源管理学院、上海大学图情档系、四川大学历史文化学院、南昌大学人文学院等都曾举办过以档案记忆为主题的学术论坛、学术讲座；至2014年，已有4项相关课题列入国家社科基金项目。如果说1997年，库克引导中国档案学研究“走进记忆之门”，那么现在可以说档案记忆研究已“登堂入室”，在社会记忆研究中确立了自己的位置，并已成为档案学的一种新范式。

不仅如此，由我国档案部门发起实施的“城市记忆工程”实践项目也有声有色地开展起来。2002年以来，在青岛市档案局馆的示范带动下，北京、上海、天津、重庆、武汉、广州、沈阳、太原、长沙、福州等一些大中城市档案部门相继规划实施城市记忆工程，从自发走向自觉，已成为“传承与建构社会记忆的亮点工程”，并正在向“国家记忆工程”、“城乡记忆工程”、“乡村记忆工程”、“数字记忆工程”拓展，为档案工作的实践创新提供了探索方向，更为档案记忆研究提供了实践载体和理论场域。或许如库克所言，“这些以‘记忆’概念为中心的档案关注点”，“反映出越来越多像我这样的档案工作者一直在探索后现代革命对于档案行业的社会使命的意义”。[18]

特里・库克的档案记忆思想对档案记忆建构的理论与实践、档案在社会记忆建构中的功能与价值，以及在社会变革中思考档案学发展等都具有巨大的启发意义。虽然他的档案记忆思想还未能形成丰富的体系，留下一些遗憾，但或许正是这种缺憾，能留给后来者更大的创新空间。哲人其萎，我辈奋之！

参考文献：

[1][5][6][12][14] 特里・库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响[C]//国家档案局、中央档案馆编.第十三届国际档案大会文件报告集.中国档案出版社，1997：143～176.

[2]陈智为.档案社会学概论[M].南开大学出版社，1989：12～13.

[3]王德俊.当前国际档案界学术新动态、新观点概述[J].兰台世界，1998（11）：5～6.

[4][10][17]Terry Cook. Archives， Records， and Power： The Making of Modern Memory[J]. Archival Science，2002，2（1-2）：1～19.

[7][11]T.库克.铭记未来――档案在建构社会记忆中的作用[J].档案学通讯，2002（2）：74～78.

[8]乔治・瑞泽尔.后现代社会理论[M].华夏出版社，2003：13.

[9][13][18]特里・库克.四个档案范式――1840年以来西方档案观念与战略的变化[J].档案学研究，2011（3）：81～87.

[15]王静，王萍.评特里・库克以后现代思想诠释档案学[J].档案与建设，2005（7）：10～13.