办公室管理范文

导语：如何才能写好一篇办公室管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、办公室管理的重要性

(一)办公室管理直接关系到上层领导的决策水平

决策是上层领导的主要职责，决策的正确与否直接关系到管理的成败。而办公室作为辅助领导决策的主要部门,承担着为领导收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务，提高办公室管理，将有助于更好地发挥为领导决策服务的参谋咨询作用和耳目作用，为领导提供全面、及时、准确的信息，促进和提高领导的决策水平。

(二)办公室管理关系到管理系统的协调运转

办公室处于中枢的地位，全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅，取决于办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。因此，办公室管理的科学化，将会更好地发挥办公室的枢纽作用,理顺各方面的关系，沟通领导与部门之间、部门与部门之间的联系，促进整个管理系统的协调运转。

(三)办公室管理直接影响着单位的办事效率和服务质量

办公室承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等大量的日常性工作。这些工作繁杂琐碎，如管理不善，极易造成混乱，导致效率低下、服务质量差。而实行科学化管理的办公室，能够分清轻重缓急，忙而不乱、有条不紊、先后有序地处理日常行政事务，能够协助领导者迅速找出行政执行过程中的种种障碍，避免部门与部门之间互相推诿、扯皮现象的发生，从而大大提高办事效率和服务质量。

二、办公室管理主要内容

办公室管理蕴涵着丰富的内涵，主要包括办公室管理的制度化、程序化和自动化。

(一)制度化

办公室管理的制度化,是指办公室管理有一套健全而又切实可行的规章制度,将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来,把办公室人员的行为纳入管理规范之中,使办公室的工作有章可循，有法可依。目前，应着重抓好如下几项制度:

1、岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度，其实质是明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上，划分每个岗位的权责，使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务。在制定岗位责任制时，必须坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则，坚持职权责一致的原则，每个岗位都有相应的权力和责任，每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明确、具体，能量化的尽可能量化，以便考核。此外，要制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。对成绩优异者，要给予升级或奖励;对一般合格者，要鼓励其继续前进;对严重失职、渎职者，则应根据情节轻重给予适当的惩处。

2、会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问，是办公室管理科学化的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题：一是严格控制会议数量，建立严格的会议审批制度；二是提高会议质量和效率。

3、公文处理的制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作，为此，必须建立健全公文制度，提高公文质量，加速公文运转；准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转的效率。

4、接待制度。迎来送往是办公室日常管理的基本内容。其工作的好坏，直接影响到单位的形象和声誉。因此，办公室必须重视接待工作，建立健全各项接待制度，对接待的礼仪、规格、费用标准等作出明确合理的规定，以便按章接待。

5、安全保密制度。印章管理和保密工作关系到机关和企业的安全和各方面工作的顺利开展。因此，必须制定严格的印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度，并指定专人负责和定期检查。

(二)程序化

实现办公室管理程序化的关键在于程序的优化。为此，制订程序时必须注意程序的可行性、有序性、系统性和简捷性。可行性即程序必须具体明确，必须以实际上能做到为前提。系统性即程序本身就是一个有机系统，它必须考虑到各方面的因素和主客观条件，尽量预见到可能发生的情况，力求全面周到，统筹兼顾，不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接，不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化，可有可无的程序一概删除。

(三)自动化

办公自动化为办公室信息的收集和传递，公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件，提高了办事效率，促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大变革。因此，办公室人员必须高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用，努力创造条件，积极促进办公室自动化进程。

三、办公室管理基本要求

办公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视和支持。

(一)合理配置办公室内部机构办公室处于行政管理的中枢地位，不仅是综合办事机构,而且是领导的参谋部，具有办事、咨询、信息、服务等基本职能，工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全，人员配备不齐全、不合理或者素质低下，势必影响办公室管理功能的发挥。因此，为了实现办公室管理的科学化，首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员，使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍，以确保办公室各项工作的顺利开展。

(二)要注重业务素质的提高,使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强，必然要求办公室人员具有较宽的知识面，能够掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术，努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。同时，具有较强的综合分析能力、组织协调能力、文字表达能力、社交能力和干练的办事能力等，以适应办公室管理科学化的需要。

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制度是管理的基础和保证，是要求大家共同遵守并按照一定程序办事的规程和行动准则。而制度化管理是各类机关单位、企业公司等成长所必须经历的一个阶段，是实现法治的具体表现。在现代管理中，人管人、人管事的管理方法是不规范不科学的，而必须依靠一套完整的制度来管人管事，办公室工作的管理必须走上制度化的轨道，制度就是单位的法，在平时的工作中，要处处以制度为准绳。

不论是政府机关、国营企业还是外资公司，办公室作为一个综合协调部门，是单位或企业内部承上启下、联系协调各方的枢纽，担负着上传下达、对外交往和后勤服务等纷繁复杂的工作。有效的办公室行政管理，能使工作顺利的运行，保障其他各部门能够灵活高效的运转。办公室行政管理工作的综合性强、工作范围广；同时服务面宽，上下左右、事无巨细的各类事情都会汇集到办公室，工作内容极其繁杂。由此可见，办公室管理的科学化和制度化可谓重中之重。办公室管理工作的制度化， 是指办公室管理有一套健全而又切实可行的规章制度， 将办公室的办事规程、工作程序以及行为准则等以条文的形式确定下来， 把办公室人员的行为纳入管理规范之中， 使办公室的工作有章可循， 有法可依。

加强办公室管理的制度建设可以从各方面入手。例如办公室工作应分工合理，明确各个部门和岗位的具体工作职责和工作任务，发挥各人所长，各司其职各尽其责，从而高质高效地完成各自承担的任务。坚持职权责一致的原则，每个岗位具备相应的权力和责任，且该权力和责任都要规定得全面、明确、具体，可量化的尽可能量化，以便考核。此外，按照人员责任分工情况，制定严格的检查制度和相应的奖惩办法。成绩优异者，要给予升级或奖励；对一般合格者，要鼓励其继续前进；对严重失职、渎职者，则应根据情节轻重给予适当的惩处。以此来进一步提高办公室工作人员的各方面的能力，推动办公室工作向制度化高效运转，提高部门乃至所有职员日常工作的效率。

建立完善健全的管理制度，除了能够保证办公室工作保质保量的顺利开展，同时还具有提高职员工作效率；吸引各式优秀人才；减少或杜绝腐败现象；提高决策正确率；增强单位应变能力和竞争力等优点。但是，尽管制度化管理有着以上种种的优点，却还是存在着一些弊端：制度化严重限制了员工的想象力和创新能力；在一定程度上增加了工作风险和工作成本；如果制度化推广不善还很容易成为纸上谈兵，同时浪费人力和时间等等。

因此，在遵循制度化管理时，要适当吸收和利用其他管理模式中有用的因素，注意加强办公手段的建设和实现管理工作上的创新。在现今企业管理中，制度化管理模式是必要的，但是要善于变通，在坚持执行现有制度的基础上增加更加人性化和创新性思想，只有这样才能使管理具有灵活性。

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【摘要】学院制是我国高校在不断的改革发展中,自我优化结构、强化功能的现实选择,高校实行学院制适应经济社会发展的需要,有利于高校改革的不断深入及健康、持续、稳定的发展。本文从院系办公室职能的角度出发,通过对校园和谐、院系办公室工作职能及工作内容的分析,研究其和谐工作对院系、对学校的重要作用。

【关键词】高校院系办公室和谐工作

当和谐理念成为当今众多高校建设与发展的指导思想与价值目标,以管理和谐促进高校教学、科研与人才培养的和谐发展,就有了十分重要的基础意义。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)两级管理运行机制,使得承担上通下达、统筹协调任务的院系办公室的管理工作成为谐成高校和谐管理的逻辑起点。如何赋予二级学院权力,形成制度化管理模式,更好地发挥二级学院在教育、科研及社会服务中的积极作用,是我国目前高校改革、发展中的重要问题。

一、高校二级学院管理及其发展趋势

1、高校二级学院内部组织功能

(1)学院层面。高校实行学院制后,学院是承上启下的机构,对外向学校负责,对内管理下属的系、所、办、中心。因此,学院成为学校领导下的一级行政管理实体,“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”。运用帕森斯的组织机构层次理论分析,学院就是中间层的“管理系统”,其主要功能是“协调组织和任务环境之间的关系”。在此,二级学院的任务环境主要是指控制组织内部事务的系统,这个系统包含学院层面的学院党政联席会议、院党委、院行政班子、院办、教授委员会、学术委员会、教学指导委员会,以及学院下属的系、所、办、中心和对外服务机构等。学院层次的核心管理任务是协调学院层面各部门的工作活动和平衡属下各系、所之间的相关任务,根据规划指导系、所、中心的资源配置,协调开展教学科研、学科建设与人才培养工作。以上管理活动的目的是确保学院层面成为一个完整的工作体,达成组织的目标。

(2)系、所层面。系、研究所和中心是隶属于学院的基层学术单位,由教授、副教授、讲师、助教、教辅人员等组成,是“某一学科组织教学与研究的实施机构”。系、所和中心是大学教学科研和人才培养的主要环节,是学校的活力之源,它们运转的质量关系学校总体的教学质量、科研水平,直接影响学院及学校的人才培养质量。系、所层面可以归入上述帕森斯划分的“技术体系”。“技术体系”的主要任务在于处理组织的实际“产品”,如实验室的科学家、教室的老师等。

2、二级学院的办学自

(1)学科建设及科研管理权。即学院有权以学科建设为龙头,统筹全院的科研与科技开发,根据优势学科、特色学科组建起一级学科或学科大类下的跨系、跨专业研究机构,具体抓好科研开发、成果鉴定、社会服务等工作,推进“产学研一体化”,加速科技成果转化同时,加强学院内的联系,创造各种机会和条件,增进不同学科领域之间的交往,促进多学科的联合与交叉,推动相关学科的优化组合与融合,培育学科新的增长点,促进特色学科和优势学科的建设与发展。

(2)教学管理权。即有权统一组织和协调学院内部教学管理、人才培养等方面的工作,包括教学计划管理、教学过程管理、教学质量管理等权力,学院有权统一负责全院课程的调整和设置,有权根据社会的需要设置招生的种类、专业和规模,有权与各行业、各部门开展联合办学与交流合作,及经学校授权后,可直接与国内外高校或企业集团开展学术交流和国际化教育等。

此外,学院还应有学生管理权,即学院可根据学校授权对学生进行奖惩、考评和处分等,管理学生的日常学习和生活学院办学自的落实,有利于大学学术事业的发展遵循教育发展和科学发展的规律,增强学院的活力和社会适应性,从而提高大学管理的效率和质量。学院可成立由学科带头人组成的院学术委员会,负责学术事务管理,并建立院行政与院学术委员会相互协调、分权治院的管理机制,充分重视学术委员会在专业设置、教学计划、课程内容及学科建设等方面的决策作用。

3、二级学院管理模式的发展趋势

从世界教育发展角度看,放权的二级学院管理模式是发展趋势。目前世界上教育比较先进的国家,学校的职能机构都非常少,法国大学主要有三个职能机构组成:行政委员会、科学委员会、教学与大学生活委员会,美国、日本等国校级职能部门都在十个以下。这样一来很多日常事务都由学院进行管理,并且一些学科建设发展规划、人才招聘、职称评定等都由二级学院完成,而学校在这些管理中仅起到协调和监督的作用。

二、校园管理方面的不和谐问题

1、校园管理

首先是办学缺乏科学决策,许多高校在发展过程中,不尊重教育规律,在涉及学校的发展和规划等方面不能做到理论联系实际,存在着盲目追求发展目标的现象,忽视客观条件的约束,发展目标定位过高。其次是民主作风不深入,密切联系群众不够,教师队伍除了整体素质不能完全适应外,教师的数量也急需增加,很多教师是超负荷上岗,不利于教师的身心健康和教学质量的保证。再次是体制改革滞后,经费投入跟不上规模发展,有些学生甚至抱怨大学校园的学习条件还赶不上高中校园,影响了教学的正常开展;最后是高校校园腐败潜滋暗长,校园腐败的表现形式多种多样,它们与构建社会主义和谐社会、和谐校园的要求格格不入,如不采取有效措施加以规范和整治,必将危及科教兴国的大局以及先进文化的生成与传播。

2、学术风气

首先,学术风气在市场经济的冲击中有下降趋势,学术抄袭、学术敷衍、教学敷衍以及滥编书、滥出书等现象己经到了积重难返的地步。其次,“官本位”意识对高校学术风气形成不断的侵蚀,普遍缺乏一种对科学与学术的敬畏之心和虔诚之心,取而代之的是对“行政权威”羡慕,而在一个崇尚“官本位”和树立“行政权威”的大学里,不可能出现良好的师风和学风。最后,学术标准的严重缺位,评奖本身也可纳入这一自然过程,但问题是许多评奖活动必要的人力和经费投入的代价太大,以致根本无法操作,仅凭印象、杂志级别、出版社级别、是否是名校、甚至人情因素等非学术因素来定夺,在一定程度上引起了学术的混乱局面。

3、思想道德建设

首先是诚信体系受到很大的威胁,近年来,大学生诚信观淡漠,诚信行为缺失,其境况令人担忧,己成为大学校园中不和谐的杂音,为和谐校园建设设置了巨大的障碍。主要表现在学生学习行为中的诚信缺失、学生经济行为中的诚信缺失等几个方面。

三、高校院系办公室职能及其工作现状

1、院系办公室职能

(1)服务职能。服务是办公室工作的主要职能,应遵循构建和谐院系中的整体性原则,即为领导服务、为教师服务、为教学、科研服务。院系办公室是院系领导对学院进行教学、科研、行政管理的管理机构,是教师处理日常事务的办事机构。院系办公室的日常性事务包括:组织会议、处理信息、内部协调、公关接待和信息等和人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作。

(2)协调职能。协调是办公室工作最能够体现动态性原则的一项重要职能。在实际工作中,院系与学校其它各部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与教师之间会不断的产生不同的矛盾与问题。办公室作为管理系统的中枢,必须通过有力的措施协调各种动态性的关系,解决组织中部门与部门、个人与部门、个人与个人之间的矛盾,加强管理过程中各要素、各环节间的相互配合,消除各种不和谐现象,从而使系统内各部分的活动协同一致,保证整个院系工作的顺利开展。(3)管理职能。院系办公室是行政管理的办公机构,承担着主要的基层管理职能,要遵循不断优化的院子。包括各种信息的传递与交流、经费管理、办公用品及办公设备的采购、执行人事考勤制度、日常维修的协调工作、以及院系领导临时安排的事务性工作等,要在工作中不断完善、优化与创新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相对独立的教学和科研单位,办公室要面向院系的党政领导、全体师生、院系的党团组织、学校的各职能部门。在高校不断深化改革与事业不断发展的形势下,院系逐步成为相对独立的教学和科研单位,一般由院系领导层、教研室、科研所和学生工作组等基层组织构成,院系办公室工作已逐步拓展到学校机关和党政各职能部门等各个领域。

(2)工作内容复杂。从教务管理、教学管理到对外联络、后勤管理等,大量的协调和督查事务。在现行的高校管理体制中,学校行政机关与二级学院的工作联系是通过院系办公室开展起来的,主要包括每天事务的安排,一些重要和重大事情的布置、催办与落实,各种信息的上传下达,与外部各方的联系沟通以及人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作等等。可以说,院系办公室承担的工作任务千头万绪,琐碎繁杂,且许多院系办公室在规范化建设上还比较欠缺,工作无序、随意性的现象并不少见。

(3)工作要求高。院系高校办公室是高校的基层组织机构,发挥着承上启下,协调左右、联络内外的中心枢纽作用。工作必须主动思考,具有前瞻性,成员间既要独立完成工作又必须相互配合。高校院系办公室是高校基层组织的日常事务具体管理和办事的综合性机构,发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。另外,办公室的主要服务对象——教师,往往带有一种“清高”思想,以教学、科研为核心,上课来下课走,缺少对学校、学院、系部、教研室等建设与发展的关注,对学校事务的参与度也不高,这与从事协调工作、管理工作的办公室行政人员产生了一种观念上的冲突。因此,由于两类不同岗位人员的工作性质、工作观念的差异,办公室工作的开展具有一定的难度。尤其对于教师数量较多的院系,由此带来的矛盾多、是非也多,众口难调。

(4)工作受重视较少。现实中,高校二级学院行政人员大部分不是行政专业出身,平时大量的事务性工作使得他们不得不放弃所学的专业,而从事行政岗位又很难升到高级职称,不受重视或缺少关爱。尤其是他们具备了一定的组织、协调及处理事务能力之后,渴望得到更好的发展空间。

四、院系办公室和谐工作探讨

1、职能的重要性

(1)院系和谐发展的表现。院系和谐发展是构建和谐校园的重要内容和基础。主要表现为:组织结构要素的和谐、教育环境的和谐、人际关系的和谐、群体组织关系的和谐、学院与社会之间的和谐、规模结构质量效益之间的和谐等等。院系和谐发展基本要求是教学、科研、学科建设、行政管理、党务工作、工会工作、学生工作的各个方面有机结合,工作上相互配合、相互支持、相互促进、协调一致;制度上相互配套、相互补充、完整统一;人力资源配备上合理优化;教育资源占用上人人共享,机会均等;人际关系上,相互尊重、民主平等、和谐融洽。基本目标是实现人与人、人与制度、人与资源、人与文化之间的和谐,以达到全面、协调、持续、高效发展之目的。

(2)院系和谐的基础。高校院系办公室是在院长领导下,为全院教学、科研、后勤等服务的综合管理机构,是院系领导以及学校有关职能部门命令的基层执行者,也是联络校内外以及全院师生员工的枢纽,院系的许多管理工作必须通过办公室主任来组织和实施。因此,和谐的院系办公室工作室是营造院系和谐的基础。

2、和谐工作探讨

(1)和谐管理。院系办公室要根据学院工作内容及特点对原有的各项常规工作的规章制度不断进行修订和完善。首先保证办公室工作的规章制度与规范要围绕院系主体工作目标的实现来建立。在不违反国家法律和学校有关规定与规范的前提下办公室工作的各项工作制度都必须以有利于院系整体工作目标顺利实施的原则。要通过规定岗位职责,实行目标管理,形成分工合理、职责明确的运转机制,用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转,既可大大提高办公室的整体运行效率,也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。院系办公室管理任务繁杂,必须建立一套科学的管理方式和工作手段,科学分工,使办公室组织内部的融合力大大提高,形成一个高效运转的系统。

(2)和谐观念。变被动的“办事”为主动的“参谋”,提高辅助决策水平,办公室工作不能只停留在办好领导交办的日常事务,还必须在学院的发展、建设、管理等方面进行思考,变被动为主动,主动为领导出思路、想办法,当好参谋和助手。办公室人员经常与各个层次、各个部门的人员相互联系、沟通,信息更灵敏,思路更加开阔,更有利于创新思维的涌现。办公室人员要充分利用这个优点,发挥主观能动性,有意识的广泛收集校内外各种动态信息,吸收他们先进的工作思路及做法,及时提供给领导参考。并结合实际,协助领导制定切实可行的方案,使各项工作得以顺利开展。此外,承担参谋、协调、服务及管理的院系办公室,其服务对象是教师,在知识密集、人才荟萃之地承担繁杂的服务工作,办公室主任及办公室工作人员应不断提高自己的政治素质、业务素质以及心理素质等。

(3)和谐关系。学院的领导在配备人员时,应持慎重态度,岗位的设置要合理,既不能出现一人多岗,又不能人员超编,人员上岗要通过竞聘方式产生。办公室要吸收具有专业知识水平和管理经验的人才,实现人尽其才,才尽其用,逐步建立科学、完善的用人机制。院系办公室是一个整体,是一个团队组织,不同的成员个体组成了这个整体。个体自身的和谐发展以及成员之间的和谐关系是和谐理念实施的现实基础。

(4)人文关怀。有些学校不允许行政管理岗位人员通过自己努力转换为教师岗或科研岗,这是一种人力资源的浪费,也扼杀了高校行政管理岗位人员的上进心,约束了高校行政管理人员的职业发展。这会导致学校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。学校和学院应加强对行政人员的人文关怀,加强行政人员的业务水平,提供培训、指导等机会;对行政人员的工作成绩要充分肯定;对行政人员的成才定向给与指导;对有深造意向和能力的行政人员,鼓励其向高学历和高职称冲刺。让办公室等行政人员觉得在高校从事管理工作并不是低人一等,有来自周围的社会认同感。有了这一系列的人文关怀,承担繁杂事务性工作的办公室人员就会觉得“前途有盼头,工作有劲头”,而且能极大限度地挖掘行政人员的潜力,提高高校行政管理人员的知识水平和管理水平。

3、和谐管理目标

(1)提高管理效能。和谐的多元性、包容性决定了高校院系管理的复杂程度和运行难度。办公室处于诸多矛盾焦点和政务、事务中心,许多麻烦事、得罪人的事都难以回避。办公室成员要善于化解矛盾,避免冲突,既各司其职又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)过程合一。院系办公室管理重在过程。管理的过程就是各个成员将学校各个职能部门的战略意图、规章制度内化为师生员工自觉行动的过程,这个内化的环境应是和谐的。管理的过程要体现人性化,对教师而言,切忌用命令主义的简单方式,对来访的学生则应诚恳相待,主动为他们服务。

篇4

NBC正在热播的电视剧《办公室》，刚刚在今年八月获得艾美最佳剧集奖。这部讲述办公室雇员之间种种趣事的电视剧，也向我们展示了不少销售管理的学问。

由Steve Carell饰演的Mlchael Scott，是一家纸张供应公司的区域经理。他自认为是世界上最冷静，最有意思，最棒的老板。然而，在手下雇员的眼里他却是一个最易激动的、最惹人讨厌的老板。

为什么会有这样的反差呢？这其中就有一个关于销售管理的学问――那就是明星推销员和出色的老板之间到底有多大的距离？Michael是从一个顶尖推销员被提拔为区域经理的。这也反映了如今销售管理方面存在的一个普遍性问题，即优秀的推销员必然也会是优秀领导者的假定。如今，在美国许多公司都倾向于将优秀的推销员提拔到管理职位上，这样可以减小培训成本，但是这些公司都忽略了一个问题那就是是否优秀的推销员具备领导能力。

美世人力资源咨询公司负责销售效率的主管Steve Grossman认为，上文提出的问题是当今管理界所犯的错误之一，而且这个错误还没被人们所觉察。明星推销员往往习惯于因为他们所取得的销售成绩而成为众人瞩目的焦点，但是作为一个领导者，他的工作绝对不会处在舞台的中央，他们要做的是指导和管理员工，而不是像推销员那样生活在他们赖以存在的光环中。同时，一个优秀的推销员，非常需要得到周围人的喜爱，因而他们总是要尽力取悦于人，而一个管理者势必会有“得罪”下属的时候。

正如剧中推销员出身的区域经理Michael，毫无疑问他是一个优秀的推销员，但是也许那些让他成为优秀的推销员的素质，决定了他必定会是一个糟糕的领导者。他渴望光环，在隐退幕后之后，他嫉妒下属取得的销售荣誉。他不敢得罪人，在公司需要裁员时，优柔寡断迟迟做不出决定，从Michael身上我们可以清晰地看到推销员和管理者之间那段难以逾越的距离。

希尔顿的音乐营销――《促销》12月封面文章

希尔顿酒店即将展开一场音乐为主题的营销实战，其目的是为了吸引更多的年轻住客。

如果入住希尔顿，你就会在办完手续之后得到一把金钥匙，用这把钥匙可以打开酒店大堂中一个特别的箱子，你则有机会成为五位大奖得主之一，在箱子里找到2007年2月11日格莱美音乐奖颁奖晚会的入场券2张，以及来回的机票和食宿。这项促销活动将于2007年1月7日在其旗下230家酒店展开，主要的目标参与者是25岁～49岁的旅客。

希尔顿酒店的高级营销总监说“这次营销活动不仅仅是为了制造轰动效应，或是把希尔顿品牌和格莱美联系在一起，也是为了更好地吸引年轻顾客。”

与此同时，希尔顿酒店还与一些新生代音乐巨星Vassy、Ben Folds James Blunt、Jason Mraz以及Persephone’s Bees签订了广告合同，还在美国举行了一次全国性的寻找下一代音乐巨星的选秀活动，该活动的大奖得主Nick Benos也已经成为家喻户晓的人物。“我们坚信在每个人的人生旅途中，音乐都是非常重要的一部分，这也是我们为什么选择那些音乐新秀做广告代言人的原因。”希尔顿的营销总监说。

篇5

在办公室中，档案是非常重要的资源，不但可以详细记录办公室的活动情况和工作开展情况，还能够给单位其他工作开展提供服务。首先，档案能够全面展现单位的工作情况，能够给单位将来发展提供参考，能够提高单位内部的工作效率和工作质量。其次，通过管理办公室档案，决策者决策时能够通过档案了解单位情况，从而提高决策的科学性。再次，通过档案能够认定关联工作成果，对双方合作更好进行非常有利。最后，办公室档案工作水平能够体现单位的经营成效和工作效率，会决定单位的资源配置和模式选择。所以，相关档案管理人员必须认识到档案管理工作的重要性，并在此基础上做好档案管理工作，提高其管理效率。

二、办公室档案管理效率提高的策略

(一)创新人员理念

在开展办公室档案管理工作时，理念是做好工作的基础，只有创新理念，才能够将想法转变成为实践，从而不断的提高档案管理的水平。而想做到这点，单位领导以及档案管理人员必须提高思想认识，在详细分析档案管理工作现状的基础上，进行创新，找到档案管理过程中存在的问题，并采取措施解决问题，不断的提高档案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，档案管理人员还应该提高自身的服务意识，更新档案管理思想，确定合理的档案管理目标。在目标确定时，必须根据单位的发展现状和发展需求进行，确保档案管理工作能够和单位日常工作需求相适应。单位管理者也应该重视全体工作人员思想工作的加强，通过会议等形式来提高档案管理人员对于档案管理的认识，并在此基础上转变档案管理工作的形式，从以往的被动管理转变成为主动管理，全面提高档案管理工作的实际质量。

(二)采用有效管理手段进行档案管理

开展办公室档案管理工作时，选择的管理手段会直接影响档案管理工作的效率和质量，特别是在新的时期，办公室开展档案管理工作时，更需要与时俱进的更新管理手段。首先，档案管理应该和时代相适应，需要将信息技术运用到档案管理工作中去，实现档案管理手段的现代化。档案管理部门也应该根据需要进行档案管理局域网的建立，这样能够方便单位人员的档案查阅，不但能够提高档案管理效率还能够提高其使用效率。其次，办公室可以联系相关单位来建立专业管理中心，通过管理中心来整合电子数据，给档案管理和查阅提供方便。管理中心的任务便是收集办公室的电子数据，并通过网络来共享数据，提高其管理效率和应用效率。

(三)重视管理机制创新

在办公室档案管理中，管理机制是效率提高的保证，有效创新管理机制是提高办公室档案管理效率的重要因素。一些单位进行档案管理时，经常存在和其他部门工作协调困难的情况，这是由于档案管理机制不合理导致的。这便要求档案管理工作开展过程中重视管理机制的创新，激发工作人员的创造潜力和工作动力。单位领导也应该正确认识档案管理工作，从单位的实际需要出发，制定更加科学的管理机制，除了需要做好工作流程制定和人员选定工作之外，还需要成立单位文件阅览中心、建立网络档案目录、建设档案咨询台。

(四)根据需要扩大办公室档案管理的领域

现在有些事业单位管理办公室档案时，普遍存在工作范围狭窄的问题，这便需要扩展创新管理范围。想要达到扩大领域的目的，便需要扩大档案服务对象的范围，给整个社会服务。很多单位的档案针对的往往是本单位内部，给单位的正常运行提供服务，虽然档案在单位运行方面做出了一定贡献，但是其作用却没有完全发挥出来。若是能够让档案给整个社会服务，不同的个人或者组织便能够通过档案资源获得自己需要的信息，发挥档案的作用。在扩大档案管理领域的同时，也必须做好人员培训工作，不断提高档案管理人员的素质，让其更好的为档案管理工作服务。

三、结语

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[关键词]办公自动化；办公室管理；应用

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0093-01

在现代办公的体系和管理模式中，都存在着对大量信息进行处理和分类并加以分析的工作流程，而这也是未来自动化办公和智能管理模式的一个发展趋势。为此在对信息进行收集和处理方面，需要进行更加科学和快捷的管理办法，并实现智能化。而现在的计算机网络技术的产生正推进着这一发趋势的实现和发展，它的应用极大的推动了现代办公模式的效率和科学发展。而目前大多的企业正在采用这种技术来进行公司的管理和信息处理分析工作。使人类社会正在向一个更高速和高效的模式发展。因此探究办公自动化在办公室管理中的应用极为必要。

一、办公自动化概述

（一）办公自动化的概念

伴随信息技术的迅速发展，办公自动化应运而生，其通过对一系列计算机技术的科学合理应用，于企业内容构建起具备自动化属的信息处理系统，全为促进企业办公室办公的自动化办公室办公人员借助各种计算机设备，开展一系列与信息相关的工作，诸如加工、处理、存储、更新、维护等，把企业公务管理系统、自动化办公系统及信息处理系统等收拢至计算机网络中。就本质上而言，办公自动化是一个对信息开展收集、分析、处理、利用、传递等的过程，其构成要素包括办公场所、组织结构、办公制度、办公人员、技术工具等。

（二）办公自动化的特征

办公自动化选取各式各样的现代化计算机设备，将计算机技术作为主导力量，借助系统科学、行为科学及通讯技木等开展目动化办公，开展信息（文字、图形、图像等）收集、存储及使用语音、视频等相关信息资源的办公事务工作，紧紧围绕办公室办公人员，将计算机技术作为理论指导，通过对计算机技术、网络通讯技术等展开系统应用，以达成办公自动化的目的。办公自动化可将全面办公室、办公人员及信息资源有机融合在一起、构筑出一个成熟健全的人机信息系统，依托企业内计算机网络系统渠道，安全、可靠、高效地进行信息共享交流，完成一系列办公事务，全面改善办公效率。现阶段，我国办公自动化发展进程已经收获一定成效，建设了具备人与系统全面集成化的开放式系统，常规事务处理的智能化模式，应用方式不断朝多媒体化方向发展，电子数据交换的自动化传输等明显特征，同时伴随信息技术的进一步发展，办公自动化势必会促进获取更多、更好的社会效益、经济效益。

二、办公自动化在办公室管理中的应用价值

一是对企业办公环境和办公流程都有改变。计算机软件在办公自动化中的应用使企业可以将资料数据和文件信息在电脑中进行存档并分类，改变了以往企业只有文件和桌椅，企业主要通过文件的相互传递的办公情况，企业办公变得井井有条且大大提高了办公效率。其主要表现在：企业办公同步性更强，现在通过计算机系统可以将文件同时送达不同的部门，各部门完成各自的内容，能对文件进行同步的分析和处理，还能对问题进行统一的探讨和分析，大大提高了工作效率。二是降低了企业的管理成本。采用计算机软件进行办公后，企业减少了对纸质物品的用量，这在一定程度上就减少了办公用品的使用，降低了办公成本。比如不同部门之间对文件的传送不再需要纸张文件，可以直接通过计算机软件传送。

三、提高办公自动化在办公室管理中应用水平的有效措施

（一）加强员工计算机自动化技能的培训

办公自动化主要是企业员工对其进行使用，再加上计算机系统更新较快，所以企业要定期对员工在计算机使用方面进行专业的培训，注重培训中的实操性，争取不让培训流于形式，每个员工在培训之后都能对计算机系统熟练应用。同时，企业的管理者也应熟知自踊软件的应用，增强其通过自动化软件对文件和资料的分析和总结能力，并能熟练应用计算机软件，增强决策的科学性。对员工的培训不仅要让他们了解软件的应用方法，还应注意在计算机软硬件的维护及网络安全方面进行培训，只有对计算机软件各个方面都对员工进行培训，才能确保员工在使用软件的时候既安全又通畅，真正发挥计算机软件自动化的优势。

（二）加强技术不断创新

在计算机技术不断成熟的背景之下，办公自动化技术也逐渐成熟。办公自动化技术也由最初较为初级的汉字输入、汉字处理、汉字排版和编辑等功能逐渐扩展为集高级信息查询、信息检索等为一体的现代化的网络办公系统，通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统，从而扩展了信息覆盖范围，有效提升了工作效率和质量；然后再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统，这样就可以最终实现自动化办公。办公自动化系统不仅仅借助于计算机网络，而且有最新引入了多媒体技术、扫描技术、语音图像处理技术等，使自动化办公的程度逐渐加深，使得办公自动化技术更好地为单位服务。

（三）加强硬件建设，改善硬件环境

为了更好地推进办公室自动化，对于硬件环境的建设是有一定要求的，要不断提高硬件配备的质量。因为当前办公自动化是依赖于这些硬件设备，例如，计算机、互联网、各种数字化的设备实现文书档案的现代化自动管理的，所以，做好硬件建设工作是实现文书档案管理现代化的一个基本前提。只有在硬件环境建设良好的条件之下，才能够提升文书档案管理的效率。为此，要逐步引导档案管理工作人员学会使用各种现代化的设备，提高文书档案的管理水平。

（四）采取措施提高文书档案的安全性

保证文书档案的安全性是确保信息安全的关键一步，为此要采取有效措施来提高文书档案的安全性。一般情况下，是通过微缩技术，把盖有印章、带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件，通过计算机系统对这些转换好的电子文件进行加密保存，既可以有效防止信息篡改和丢失，又能够大大减小文书档案的存储空间，便于长期保存和查阅。要注意利用路由器和防火墙等来设置内部网络的防火墙，实现办公自动化内部网络和外网的隔离，保证办公自动化网络的安全。只有在保证网络安全的基础之上，才能有效保护内部信息，防止重要信息失窃现象。

总之，计算机网络技术的产生为现代办公模式提出了个新的需求，也不断地加深着自动化办公和智能信息处理技术的对相关数据信息处理的办法。为未来企业办公实现更加高效和快捷提供了技术支持，加强了管理模式的改进和商务交流的快捷方便。智能信息处理技术是未来办公模式以实现自动化的强有力的方展方向。

参考文献

[1] 刘亦照.浅议办公自动化在办公室管理中的创新[J].成才之路，2010，20.

[2] 张勤.试论办公自动化在企业管理中的应用[J].电脑知识与技术，2013，03.

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办公室的业务管理与行政管理往往是相辅相成的，以单一办公室成员为一个团队，如果缺乏相应的团队纪律，则可能造成办公室责任意识下降，人员工作态度不端正等问题。将行政管理工作精细化，能够有效减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，使办公室管理更加有序同时也更为灵活。办公室工作达到了更高标准，则提升了单位形象，确保了单位整体效能。

二、现阶段办公室行政精细化管理尚存的问题

1.管理制度问题

制度是办公室行政管理的依据和纲要，他提现了单位对办公室的基本要求，同时强调了办公室的基本任务和职责所在，制度越合理则越能够引导办公室工作有序化开展。但是目前办公室制度普遍出现一系列问题，致使自身职能行使上受到很大的限制：①制度过于笼统，多数存在普遍性条款，而对于不同办公室特殊性应当拥有的相关特别规定较为欠缺，导致不同办公室工作相似，管理相似，但办事效果不理想；②过于追求“同心同德”，办公室人员整体办事，却分工不明，造成责任落实难，办事积极性不高；③奖惩制度难以落实，虽然部分推行绩效制度，但是由于模糊管理的原因，造成办公室行政管理出现混乱。因此，必须细化行政管理工作，促使条理清晰、责任明确、分工有序。

2.管理项目问题

一方面，办公室行政管理更多的是偏向于形式上的“纪律、作风”问题的管理，虽然有所效果，一旦推究细化项目上显得较为苍白，无法做到面面俱到，办公室行政管理应当向科学化发展，思考行政管理与业务管理之间的关系，如何实现两两促进，管理项目的划分将会是精细化发展的先行步骤，例如：纪律问题、作风问题、考勤、监督等均需要重新划分，并明确相应的项目管理标准。另一方面，在以往的办公室行政管理方面，常出现一些“力有未逮”的情况，即使付出相当的管理力度，但是仍旧收效甚微，这实际上是由于既有的管理项目难以涵盖所有的办公室工作，出现管理盲点，精细化管理正是要找出这些盲点，同时建立新的管理项，实现长远的量化管理。3.管理意识问题精细化意识是实现精细化管理的先决条件，例如作为单位和办公室领导，在参考设置办公室规章制度的同时，会根据自身的意识形态进行局部更改，包括管理项目和标准等，如果具备精细化意识，在考虑问题时便会更加客观细致，从而制定出更加科学的指标。但在现实工作中，往往会出现领导者精细化和经济化意识不足，造成形而上学的管理弊病，空有精细化的口号，却不知如何着手。

三、如何实现精细化管理

1.重视意识的养成与运用

领导方面：需要多调研基层办公室的实际情况，根据其工作职能的特点，结合单位的整体属性设计出隶属于办公室的专门管理办法。同时，始终做到以“细化”为标准，精确分解各种管理工作，并思考不同工作之间的联系，设计出一套能够有益于管理同时又能保障和提高业务水平的科学化制度。工作人员方面：必须认识到精细化管理的优势，同时具有先觉意识，主动采用精细化的办法，对自身所需完成的任务进行分工，从思想根源上接受和推崇精细化管理。要做到这两个方面，就必须注重单位的日常教育和宣传工作，最大程度上对所有人员的内在精神思想进行良性刺激。

2.重视制度精细化的构建

易制度为准绳能够将办公室的日常工作进行细致的划分，减少中间可能出现的一系列问题，提高工作效率。办公室虽然小，但是仍旧应当“五脏俱全”，制度的制定必须包含：考勤、档案管理、出勤、值班、监督、宣传、信息、财务、调研、评估等各个方面的工作内容，同时除了要硬性规定相关纪律之外，还应当匹配相应的工作流程、工作责任、工作方向和工作标准，实现有据可依、有责可循。各办公室之间应当相互配合，互为监督，建立除上下属之间的管理之外，还应当开通同级之间的相互监督与批评渠道，构建互动的行政监督管理机制。

3.重视管理项目的综合性

①着重细化日常工作记录。包括人员出勤、请假、工作量、工作时限等具体事宜，事无巨细做好每个细节的登记，便于日后检查。除了建立以办公室团队为单位的专属记录，还应当有以单个工作人员为主体的记录，着重登记个人在工作过程中的表现。②完善绩效考核制度，以绩效考核带动办公室管理。将绩效考核的项目与办公室工作细节进行挂钩，主张对办公人员的工作态度、工作质量、工作能力、工作效果等进行考评，绩效考核与硬性行政管理、业务管理相结合，实现张弛有度的管理过程。

四、总结

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1加强档案管理人员的专业素质

由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。

2办公室文书档案的管理

文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。

3办公室业务档案的管理

业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。

4加强信息化管理

随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。

5人力资源和社会保障管理

档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。

二结束语

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2、个人抽屉应每星期整理一次，对三个月内用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品。

3、文件柜要每半个月整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新。

4、对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。

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关键词 系部办公室 管理 优化 效能

中图分类号：G710 文献标识码：A

Optimize Department Office Management and Improve Work Efficiency

WU Liping

（Zhangzhou Health Vocational College， Zhangzhou， Fujian 363000）

Abstract In the universities， the department office is an important part of school management can not be ignored， to achieve the department office of scientific management; to strengthen the department office management of College is even more urgent and important. Department of individuals working experience in the office， on the optimization of the department office management， improve management efficiency， put forward some suggestions.

Key words department office; management; optimization; efficiency

在高校中，系部办公室是学校管理中不可忽视的重要组成部分，是高校基层单位管理系统的中枢。系部办公室人员在学校管理中担当着教学、科研、后勤管理等具体的组织工作，是院系领导的得力助手，是联系院系领导和师生的桥梁，是学校基层、第一线的对外窗口，同时也是协调部门关系的纽带，是学校各项工作正常运转的重要保证。①面对新的教育模式，新的人才观念，实现系部办公室高效管理，加强高校系部办公室人员素质培养显得更加紧迫和重要。以下结合笔者在系部办公室的工作经验，就优化系部办公室管理，提高管理效能，谈谈几点粗浅的意见。

1 建立优化的组织结构，是做好系部办公室高效管理的组织保证

系部办公室是在系主任领导下负责本系的教学、科研、专业建设、师资培训、实验室建设及后勤安全等行政管理工作。要做好系部办公室的高效管理，需要有完善组织结构。建立优化的组织结构，首先要做到办公室内部机构设置合理，人员配备齐全，如系部办公室主任、行政秘书、教学秘书、办事员等，才能发挥出系部办公室的整体效能。②

2 健全完善的规章制度，是系部办公室高效管理的制度保障

高校系部办公室的工作多而紧，内容繁杂琐碎，涉及面广，而且临时性的任务也很多，要做到杂而不乱，高效有序，就必须建立一套完善合理可行的规章制度，把系部办公室各岗位的职责效能、办事程序以条文的形式确定下来，使系部办公室的各项工作都有章可循、衔接有序，从而保证系部办公室的高效运转。

（1）建立健全的岗位责任制。建立健全的岗位责任制，明确各岗位职责，使办公室的每个人都能各司其职，各尽所能，可以有效地防止和克服相互推诿、办事拖拉等现象，并且每个人都可以高效率高质量完成各自承担的工作，从而提高系部办公室的工作效能。③（2）建立相应的监督、奖惩制度。落实岗位责任制， 还必须建立相应的竞争激励机制， 从而调动办公室工作人员的积极性。

3 实现办公室硬件建设自动化，是系部办公室高效管理的物质保证

实现办公自动化，可以为系部办公室公文、通知、公告的传达，各项信息的收集与汇总，以及其他管理工作创造了良好的条件，大大地提高了办公室工作效率，使办公室日常办公管理规范化、标准化、科学化。为此我们要加快办公室自动化的步伐，做好计算机联网的工作，也要由传统的、经验的办事管理模式转变向现代的、科学的管理，实现办公室管理自动化科学化。

（1）完善设备，实现系部办公室自动化。办公自动化设备，包括计算机、打印机、扫描仪、复印机、传真机、网络设备等设备。除完善相应的设备，我们还要建立一流的、数字化的校内外网络信息平台。完善办公自动化，为办公室管理工作创造了良好的条件，大大地提高了办事效率，也便于学校及系部对内对外的宣传。

（2）开发适用不同专业的教学管理信息系统。随着高校教学管理工作日趋走向办公无纸化。为了加强师生间的沟通、提高教学管理效率及管理水平，应该将信息技术与先进的管理思想有机融合，建立教学资源共享与交流的平台，建立专业化的教学管理信息系统。并可以根据院系不同情况，开发适合不同系部不同专业使用的教育管理系统。

4 管理队伍的素质优化，是系部办公室高效管理的人员保证

（1）转变思想观念。系部办公室的任务多、繁、杂、紧，系办人员很容易产生烦恼、急躁、厌倦等情绪，影响工作效率。因此，系部办公室人员需要具备较强的心理承受能力，以一颗平常心对待工作中的任何事情，不急不躁、高效地处理各种好各种事情。此外，办公室每个人还要转变思想观念，树立高度的服务意识，热情耐心为系部师生提供良好周到的服务，并能从大局出发，从整体利益出发，不能计较个人得失，互帮互助。

（2）树立科学管理理念。系部办公室人员是高校重要的教学、行政管理人员，承担着系部教学、科研、后勤管理等大量繁杂的事务性和服务性工作。面对这样的工作任务，办公室人员必须积极探索管理工作中的改革创新，树立科学的管理理念，强化规范管理的意识，结合现代教育理论，学会运用科学的方法去分析解决工作中所碰到的问题，并对传统的办公管理理念、模式、方法和手段进行客观分析和取舍，提高科学化管理水平。

（3）强化创新意识。随着系部二级管理体制的实施，系部由一个单纯的教学组织转变为有一定权利责任的综合管理部门。因此，系办人员要改变传统的观念，不能仅限于上传下达这样具体的事务性工作上，事事都要请示领导，处处只能被动应付。系办工作人员要增强创新意识，充分发挥个人才智，提高工作效率，建言献策，推动工作创新，当好领导参谋。

（4）提高综合素质。实现系部高效管理，必须提高办公室工作人员的综合素质。提高办公室人员的计算机运用能力，尤其是对办公软件、教务管理系统软件的培训学习是当务之急，这是实现办公自动化科学化的基础。此外，办公室工作人员经常接触的是具有专业知识的高校教师和不同专业学生。因此，一名优秀合格的高校系部办公室不但要掌握一定的公关、文秘、办公、档案等方面的知识，还要熟悉系部的专业设置、学科建设、科研工作等情况。

（5）重视继续教育。长期以来，系部办公室人员忙于日常事务，很少有外出进修培训的机会，导致系部办公室的效能得不到很好的提高。要改变这种状况，就要重视系部办公室人员的在职继续教育，将管理人员跟专职教师一起纳入师资培训范围。通过校内外培训、企事业锻炼及进修深造等多种形式，如院系经常组织开展管理工作的经验交流活动，对管理中出现的典型案例进行研讨，以提高管理水平;组织大家到其他院校参观学习，取长补短，开阔视野，使办公室人员的政治理论水平、业务素质和工作能力不断提高，培养出一支技术型、复合型、创新型的高素质教学管理人员队伍，提高系部办公室的工作效率和水平，实现信息时代教学管理的新模式。

5 结语

高校系部办公室是高校基层单位管理系统的中枢，学校联系内外的窗口。高校系部办公室的效能高低，将会影响系部甚至学校的声誉与发展。因此，高校应重视优化高校系部办公室的科学化管理，重视系部办公室管理队伍的建设，改革创新，促进系部办公室的高效发展。

注释

① 郭泉.高校系部办公室人员工作特点及素质培养[J].科技信息，2009（13）：153.