档案管理范文

导语：如何才能写好一篇档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。

一、提高对文秘工作重要性的认识

文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：

一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。

二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。

三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点

二、加强档案管理势在必行

文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。

首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。

三、文档工作要更好地为经济建设服务

文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：

一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。

二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。

三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。

四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。

五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。

其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。

四、结束语

作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。

参考文献：

[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).

[2]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，(02).

[3]王晓燕.全省档案工作会议在长沙召开[J].档案时空，2005，(02).

篇2

1健全制度,落实责任制

健全管理制度,实行领导负责制,贯彻执行国家《档案法》,树立全员责任意识和法制意识,制定完善可行的档案管理规章制度,是保证档案资料真实、完整、准确、系统的有效措施。作物科学所在项目实施过程中,严格执行《中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金管理实施细则》、《农业部科学事业单位修缮购置专项资金仪器设备项目验收办法(试行)》、《中国农科院修缮购置专项资金管理办法》、《中国农科院修缮购置专项资金档案管理办法(试行)》。同时,结合自身的实际情况制定了该所的《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项管理办法》、《中国农业科学院作物科学研究所中央级科学事业单位修缮购置专项资金管理办法》、《作物科学研究所仪器设备档案管理办法》,并根据每个项目的具体情况制定符合项目实际的项目实施计划和仪器设备采购方案。在项目管理方面,坚持项目法人责任制、招投标制、监理制、合同制管理。为了保证项目的顺利实施,根据项目内容成立项目领导小组和实施小组。领导小组为项目的决策机构,组长由法人代表担任,所领导班子成员和相关专家为领导小组成员,主要负责项目实施方案制定、项目招投标和人、财、物协调及项目验收等重要事项决定。仪器设备实施小组组长由熟悉仪器设备的专家担任,成员由综合办公室和相关人员组成,负责设备具体采购事宜。档案管理实施小组组长由分管条件建设工作的办公室副主任担任,成员由档案管理员和仪器小组的相关人员组成,负责项目执行过程中档案资料的收集整理。财务管理实施小组组长由主管财务的所长担任,成员由计财处和设备小组相关人员组成,负责项目的经费管理。

在档案管理方面,采取领导小组负总责、档案组长督察审查、实施小组落实、专职档案员指导的四级分级负责制,从而落实档案管理体系。项目领导小组,负责总体执行情况监督检查,协调管理。档案小组组长,负责项目前期报批阶段形成的档案资料的收集整理,在项目实施中对仪器小组档案资料收集整理工作进行指导监督检查,对整个项目形成档案资料的完整性审查,负责与招标单位联系落实收集档案资料,其在项目档案资料收集、归档、保存中起着非常重要的作用。仪器设备小组,负责仪器设备采购过程中形成的档案资料的收集整理工作,特别是安装调试阶段档案资料的收集。该所的专职档案员,负责档案资料的组卷、分类、编号的指导检查和完整性复合及装订、检索等。总之,只有健全管理制度,责任落实到人,才能使档案资料的负责人、技术和管理人员明确各自的职责,树立责任心和法制意识,从管理制度上保证项目档案的齐全、完整、准确、系统,做到项目档案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,资料完整化

在实际工作中,该所总结了仪器设备采购的基本流程,即实施方案批复后,制定设备采购、招标方案,申请设备进口财政审批,委托中介公司进行仪器招标,签订仪器设备采购合同,进口设备办理进口免税,机电审批自动进口许可,进口报关法检,到货安装调试验收,资料收集档案整理,项目验收。属于政府直采设备,签订政府采购协议,电子验收单,项目验收。国产设备公开招标后签订合同,直接到货安装验收。根据上述基本流程,在项目实施的不同阶段,形成不同材料,责任落实到各相关单位人员,其中,招标单位档案管理机构针对招标项目配备专人负责收集、反馈项目资料。项目实施管理单位按照档案管理要求,设备落实到课题组,设置兼职档案员,指定专人负责。进而抓好项目全过程的档案资料收集,确保档案资料准确完整。重视档案资料的分类、收集、整理工作。在项目实施前对新参与项目的档案管理人员进行培训,使其熟悉所收集材料的范围及归档要求,在项目实施中能够认真负责地做好档案资料的收集整理工作。同时将招标单位项目文件资料收集整理纳入合同管理,将档案资料的收集缴存作为合同执行的一部分。在资料收集过程中实行“一同步”、“三纳入”和“四参加”,即资料收集与设备采购进程同步;档案收集工作纳入领导议事日程,纳入项目有关人员的职责范围,纳入研究所管理制度;档案小组人员,参加收集整理培训,参加设备开箱验收,参加设备安装调试,参加项目验收活动。

在资料收集分类方面,根据项目执行进度,将档案资料分为前期资料、安装调试验收阶段形成的资料和项目验收阶段形成的资料。前期资料包括:申报书、项目批复文件、实施方案、预算批复文件、进口产品审批文件、会议纪要、来往函件等;招标合同、招标公告、技术指标、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、购置合同、自动进口许可证(商务部机电办)、免税证明、报关单等;政府采购供货协议、电子验收单等。安装验收阶段包括:装箱单、说明书、合格证、证明书、保修单、质量保证书、设备认证、产品标识、配件目录、安装调试报告、大型设备试运行报告、测试记录、培训确认、验收报告证明、技术及质量上的异议处理结果、开箱验收记录、软件、光盘等。项目验收阶段包括:财务决算专项审计报告、项目总结、项目验收报告。特别提醒,项目前期管理文件缺失后不易补齐,注意收集。项目实施过程中发生调整和变更,研讨论证材料及领导班子决策等会议及时写纪要及时做保存。

3分类整理,归存精细化

项目完成后,首先要求仪器设备小组的档案管理人员对收集的文件、资料等进行简单分类、整理后交档案小组组长审查;档案组长对资料的完整性核查无误后交所专职档案员复核把关;专职档案员按照项目档案管理规定进行认真复审提出整改意见,并指导项目档案管理人员进行整改。项目档案管理人员在所专职档案员的指导下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件资料

从立项审批、招投标、设备到货、安装调试、验收等全过程形成的具有保存价值的文字、图表和光盘等各种载体的文件材料进行清理、剔除重复后,分类组卷。

3•2排序分类整理

排序原则是:遵循文件的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,按照文件材料性质区分不同价值,调整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或时间顺序排列,批复在前,请示在后,批转在前,报告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,结论性材料在前,依据性材料在后,纸质性资料在前,光盘等资料在后。分类,按照文件、请示、批复,招标文件资料,投标文件资料,评标文件资料,项目验收资料,设备按单机分类组卷,说明书单独组卷,采购合同、装箱单、安装调试报告等单独组卷。整理,根据国家档案管理要求结合项目实际情况,各种文件的归档范围和保管期限,文件分类办法及编号方案,以“件”为归档文件的整理单位。清点卷内文件材料,检查材料齐全性、完整性、准确性、系统性,对不符合要求的档案资料,及时纠正、补齐。

3•3文件质量要求

原件内容真实、准确;已破损的文件应予修整;字迹模糊或易退变的文件应予复制;耐久性书写材料,字迹清楚、图表整洁、签字盖章完备;文件材料国家标准A4幅面;说明书遵循原貌。

3•4页码编写

按自然页数编写页码,凡有文字的页面均要编码,页码编写位置在装订线的另一侧右下角,用阿拉伯数字编写,避免空号和重号。

3•5编写目录拟写标题

按文件题名编写卷内目录,每份文件要按原文题名编写目录,没有题名的材料要根据内容自拟标题后再编写目录。拟写案卷标题时,将该卷的主要文件内容概括提炼,使其综合反映卷内内容。案卷编号依据档案管理规范进行,最后填写备考表。项目档案管理小组人员完成上述工作后,将全部档案资料交所档案室。由所档案员对档案资料的分类、立卷、卷内目录及备考表等进行全面复核无误后,填写封皮内容,打印案卷封面,装订成册,编制检索工具,装盒上架排列,便于查找和检索利用。

4档案管理工作的几点体会

4•1领导重视,建立健全档案管理体系

俗话说,搞好搞不好关键在领导,任何工作只要领导重视,认真去抓去管,做好督促检查,同时明确各个阶段的管理人员,落实好分工和岗位责任制,确保每个环节不出漏洞,档案工作抓出成效。

4•2抓好岗前培训,资料收集“三勤”

在项目实施前,抓好档案管理人员的岗前培训,要让档案管理人员上岗之前就懂得在哪个环节收集哪些资料,以及如何进行分类、编目和整理归档等。在资料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤检查”,是保证档案资料完整和真实有效的有力对策。

4•3制定收集档案资料的保证措施

在签订招标、仪器设备的采购合同时,既要在合同条款中明确对方提交的档案资料范围、质量水平和移交时间,又要明确违约责任,以保证档案资料的真实完整。

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关键词：档案管理模式改革 医院档案管理 应用

医院档案是国家档案的一块重要组成部分，其存储了丰富的医疗界科技成果，同时也收录了各大医院内所发生的重大事件，为临床医学科研的顺利开展提供出大量重要的数据支持。近年来，国内医疗事业逐渐取得了显著性发展，医院保存和记录的档案数目也大大增加，也对档案管理模式的改革提出更高的要求。在医院档案管理实际工作中仍存在不少的问题，这对其工作开展及自身发展造成严重的阻碍。因此，为促进医院各项工作的顺利进行，同时也为广大群众提供出更优质、更安全的医疗服务，加强档案管理模式改革在医院档案管理中的应用就显得非常具有现实意义。

一、前言

我国医院档案管理工作从展开至今，基本形式可分为：一是在医院内部建立档案管理室，有专门负责的档案管理员，且有专用的科室及档案库等；二是在医院内部设立档案管理库房，没有相应的管理科室，但设有专职或兼职的档案管理员；三是专业的档案管理室，设立具有专业档案管理职能的机构，负责医院内部及其行业系统档案的专业管理。这三种医院档案管理形式中，应用最广泛和普遍是档案管理室[3]。但随时代的进步和发展，现有的档案基本管理模式已逐渐不能满足发展的需求，由于这种形式存在很多的局限性，并面临来自不同层次的压力，进行相关的改革是势在必行。

二、医院档案管理模式存在的困境

首先，对于相关的医院档案，原有的管理模式具有本能的限制性，甚至排斥对外提供及利用，虽强调了保密性工作，但忽略了档案的开放性应用；其次，医院档案管理水平及动力仍然不足，造成相关管理工作的积极性十分不强，影响了整个医院档案管理水平的进步和提升，并且投入的管理力度也不够强，经费也很缺乏，这些都是需要改革的主要原因；第三，医院档案管理作为幕后服务工作，还需要各位院领导的高度重视，只有高层领导对该项工作提起高度关注，才能有序展开相关的改革工作，才能全面提升工作效率与质量。

三、分析探索档案管理模式的改革

现针对在医院档案管理中应用档案管理模式改革的具体内容提出几点建议，力求全面推进医院档案管理工作。

（一）重视医院档案管理

详细的各类档案资料可向医院提供出及时、准确的信息，帮助院领导合理进行决策，如：设备档案便于查阅其操作手册及线路图等信息，还可体现设备的运行、维修及保养状态，帮助医院充分发挥医疗设备的效能，还可避免出现重复购置、设备闲置等问题；会计档案可精确记录医院内各项重要的经济业务，为医院检查财政记录提供了可靠的凭证；人员档案可及时更新医院的人力资料信息，利于医院掌握人员变动情况，合理分配人力资源；病例资料是医院档案的核心部分，不仅累积了医院治疗的成果，还促进医疗技术的创新，还有助于有效药物的科研工作，是医院发展的根本和动力；药物档案，医院内的药物种类极其繁多，如果没有相关档案管理工作的支持，极易造成药物混乱、丢失、短缺等重大问题，因此健全的药物档案管理工作是不可或缺的。因此，为促进档案管理模式改革、提高医院管理质量，首先要加强医院各级人员对医院档案管理改革工作的重视程度。

（二）健全管理体制

为能充分做好相关的医院档案管理工作，促进模式的改革，医院各级管理人员均应加快健全管理的体制，积极开展各项管理工作，明确工作职责，做到专人收集资料、专人接收并转入档案、专人保管；待各级审核后，必须将档案妥善密封，加盖密封章，进行密封保管；还要全面落实责任的追究制度，防止出现随意改动或丢失档案等情况，切不可未经比准随意翻阅、复印、借出、或带出。

（三）管理信息化、数字化

随医院档案数量的日益升高，亟待建立电子档案，形成信息化管理体系[4]。这就要求医院工作人员及时更新对档案管理的理念与管理模式的改革，充分了解信息化管理体系的高效性，降低以往的工作压力，实现效率的大幅提升；同时，还需要做好配套的软件系统，加快档案信息数据的整理、维护和备份工作，从而提高医院档案的使用及研究价值。

（四）加队伍建设

充分调动医院档案管理工作人员的积极性，提高其综合素质，医院加大培养力度，组织业务知识的培训，使其深刻认识现代化医院档案管理的重要性，并能全面掌握档案的材料整理、鉴别、归档、保管等技术，并统一规范档案的外在形式，确保档案的真实性、完整性以及实用性。

四、讨论

合理应用档案管理模式是医院管理档案的根本与关键，及时针对各种问题进行改进和调整，勇于打破原有模式，以力求全方位提升医院档案管理的工作质量。

综上所述，重视档案管理模式改革在医院档案管理中的应用，建设信息化管理体系，充分发挥医院档案的价值，以进一步促进医院长远健康的发展。

参考文献：

[1]李霞.医院档案管理中应用档案管理模式的分析[J].中国卫生产业，2016，（06）.

[2]李理.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].世界最新医学信息文摘：连续型电子期刊，2015，（70）.

[3]江波.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用思考[J].科学与财富，2016，（01）.

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[关键词] 技校 档案管理 信息化 网络化

档案管理可以客观反应出一所技校的教学及管理水平。由于学校档案整理并记录了整个学校教学、管理及运行的轨迹，是非常重要的信息资源，并且具有很高的参考价值。因此，系统和科学地规范技校档案管理，对于研究和改进技校的教学方法、提高教学质量、提高管理水平以及树立学校自身形象等诸多方面，有着十分重要的意义。

一、技校档案管理中存在的问题

1.技校对于档案管理工作的重视不够

在短期表象上看，档案的利用价值不会立即体现出来，因此很容易让人产生档案管理工作无关紧要的观念。当前学校的档案大多为人事档案，是记载教师及员工的工作履历、家庭背景及社会关系等方面的内容；而反映学校教学质量、教师教学水平、学生学习状况的教学类型档案记载则相对较少，学校对教学档案的开发和利用不够重视。因此，技校档案内容信息量小，可利用的价值不高，也是造成档案不能适应学校发展的要求而不被重视的原因之一。长此以往就会形成恶性循环，技校对于档案管理工作的重视程度不够，造成档案管理工作长期处于被动状态，而不能很好的服务学校建设。

2.技校档案管理制度规程不明确

技校档案室的规章制度流于形式，管理上较为混乱，缺乏条理。在收集和归档工作，制度不完善，制度的执行不彻底；收集到的资料不完整，归档信息不明确；整理和分类的方法不科学、不统一，这些都严重的影响了档案管理的质量，并且在档案价值的开发利用上存在着重藏轻用的现象，不能充分发挥档案的教育和服务功能。

3.技校档案管理信息化程度不高

学校档案管理信息化程度不高造成工作效率低下。随着科技的发展，档案的媒介越来越多样化，除了传统的纸质档案。还有数字化档案，以及录音、影像、多媒体等多种类的档案。然而。由于经费投入不多、管理人员人手有限，学校档案的管理大多仍停留在传统管理阶段，记载仍以纸为主，操作主要靠手工，管理是记录与保存。这种方式不仅使档案管理工作量大，成本也较高，不能达到信息的利用与共享，收效甚微。同时，原始的工作方法也造成档案管理人员由于大工作量及繁琐的工作流程，而缺乏足够的时间和精力去深入开发档案的内在价值。

4.技校档案管理人员业务水平参差不齐

由于学校对档案管理工作不够重视，对于档案管理人员的培训不到位，缺乏相应的进修机会，对新知识、新技术的学习较少，缺乏创新和活力。信息化和网络化发展要求档案人员要有很强的业务素质和专业水准；要求档案人员有较强的计算机应用及网络应用的能力，对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力，并且具备信息管理和信息服务能力；要求档案管理人员有较强的资源规划能力，能在学校教研课题的形成、完成、推广等多环节过程中进行档案采集、整理能力等。

二、对于技校档案管理工作的建议

1.提高对档案管理工作的重视

无论是校方还是档案工作者都应提高对档案管理工作的重视。首先，学校领导应重视档案建设，善于利用档案资料统管学校工作，加强对档案工作重要性的宣传，将档案管理纳入学校整体发展规划中，建立规范的制度和人员职责规范。同时，对档案管理工作进行监督，对于出现的问题及时进行纠正和总结。在经费上予以倾斜，提高档案工作硬件条件，引进先进的技术和设备提高档案室的配备，实现档案现代化管理，引进技术及管理机制，运用相关软件系统统计和管理档案工作，建立完善的档案工作网络，实现档案管理的数字化、信息化及网络化。其次，对于档案工作者来说，要理解自己工作的重要性，无论是专职还是兼职人员，都要热爱档案事业，加强业务知识的学习，为学校积累宝贵的资料，也是在为社会创造不可估量的知识财富。

2.建立健全技校档案管理制度

一个健全的管理体制是整个档案工作的核心，建立科学的档案管理系统，是促进档案工作规范管理的关键。在实际工作中，比如关系到教职工切身利益的职评工作，参评教师必须具备学校所提供的个人档案，其中包括其年度考核、荣誉获奖、初定材料、等情况，如果档案材料不齐全，就无法进入评升，那么直接影响其经济收入，进而影响教职工的工作热情。因此，只有建立完善的档案管理制度，制定一套科学、完整、系统的档案集中统一管理制度，才能将档案管理工作捋顺，使之规范化。学校应当完善档案管理制度和档案管理实施细则，明确规定档案的归档范围、保管期限和立卷归档的程序，以及对档案管理者的工作规范、职责和管理制度，都做出明确的要求，从制度上保证档案资料的有效收集和保存，为档案在实际工作中发挥作用奠定坚实的基础。

3.加快技校档案馆信息化、网络化的建设

信息化、网络化是技校档案管理的发展方向。技校应该在上级管理部门的支持和帮助下，成立档案管理信息化、网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划档案信息化、网络化建设。由于传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张浪费、查询方式繁琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的质量与学校教育管理决策的需求差距较大的现象。传统的信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，学校对于档案管理工作进行信息数字化处理同样势在必行。建立完成数字化档案后，运用计算机技术进行检索，可大大提高其速度和准确性。然后，通过建立查询终端，使用户可以方便快捷的查询到所需信息内容，而不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以将非保密信息，如规章制度、科技成果等通过网络进行共享，这样就可以有效地增加档案资源的利用率，真正实现技校档案信息资源共享，从而达到主动服务的目的。学校应该加强对档案管理网络化建设和维护方面的投资，加强对档案管理人员的继续教育和培训，提高其业务水平，使之尽快适应档案管理网络化的工作方法及运行流程。

4.提高技校档案管理人员业务水平

档案管理人员的综合素质决定着档案管理的质量，加强档案人员的素养，提高其相应待遇是实现学校档案管理工作数字化、网络化和检索自动化的必须条件。培养一批思想过硬、业务能力强、专业过硬并且爱岗敬业的高素质档案工作人员队伍。定期进行业务培训、继续教育、知识更新，提供更多进修提升的机会。在日常工作中，多做业务调研，多了解学校发展对档案信息的需求，不断总结档案管理工作经验，创新工作方法，推动管理水平质的飞跃。

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人事档案的功能是由服务对象、内容构成、管理方法等各种因素决定的，人事档案可以全面真实地反映出记录对象的基本信息，包括：基本数据、专业特长、工作经历、业绩水平、政治信息等。传统的人事档案管理是封闭的、单一的，不能够很好地实现以上的人事档案功能。市场经济运行客观上要求建立完善的人事档案管理制度，实现人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作记录，这样才能够为企事业单位选聘人才提供准确而可靠的信息。对人事档案管理制度进行改革，需要调整人事档案管理重心，改变传统管理中重数量轻质量、重外延轻内涵、重自身发展轻社会效益的管理倾向，传统人事管理模式基本属于静态保管型的管理，见物不见人，无法建立起与社会协调发展的人事档案管理模式，始终处于一种自我封闭的、盲目的管理状态之中。人事管理制度改革必须牢固树立科学发展的指导理念，从社会需求的角度出发，以为人服务为中心，突破传统服务理念、技术手段、管理体制的制约，将死档案变为活信息，从而促进市场经济的全面协调发展。

二、当前档案管理改革中存在的问题及其原因分析

第一，人事档案材料的诚信度不高。近年来，企事业单位加快了产权制度和人事制度的改革，流动人员大幅度增加，结果导致配套管理措施跟不上，人事档案材料造假时有发生，诚信度大大降低，这已经成为当前人事档案管理制度无法发挥作用的最大阻碍性因素。档案材料的领会就是诚实信用，这也是档案存在的基本价值，所以真实性是人事档案赖以生存的前提，也是它得以发挥作用的基础，是认识档案的生命。

第二，当前人事档案存在内容质量不高的问题。优秀的人事档案应该全面、真实地记录着人各方面的发展，应该是人最具说服力的正面材料，但是事实证明，当前的人事档案管理部门没有及时更新和补充人事材料，材料内容空话、套话较多，多为“过去式”的材料，信息量严重不足，从材料中根本无法判断出人的个性特征，无法满足用人单位的需求，大大降低了人事档案的价值。

第三，当前人事档案管理方法落后，管理手段陈旧。信息技术的发展改变了人类生活和工作的方式，而人事档案管理部门仍然处于手工填写、记录人事信息的阶段，缺乏基本的管理设备和手段。传统人事档案管理水平有限，究其原因，可以归结为以下几点：其一，缺乏对人事档案管理的认识，重视程度不高。传统观念中认为，人事档案是“神秘”的，记录的是个人思想和隐私等内容，人事档案的作用是供组织上考察了解个人所用的，所以档案材料多是关于个人整治、历史、家庭、社会关系等内容的记载，而忽视了个人德能勤绩的归档，所以无法全面真实地反映出一个人的性格与成长经历。另有一些管理人员不重视人事档案，真假材料不去鉴别，导致材料的真实性受到影响。其二，部分人事档案管理人员的业务素质不高，没有经过专门的业务训练，档案管理意识薄弱，没有足够的能力和精力把人事档案工作做好。加上一些领导不重视人事档案管理，也是造成档案管理问题的重要因素之一。

三、采取有效措施，改革人事档案管理

（1）明确用人单位建档和管档机制。企事业单位应该将人事档案管理当做人力资源管理的重要任务来抓，牢固树立以人为本的管理理念，建立适合市场经济发展的新型人事档案管理制度。建立和完善人事档案管理是所有企事业单位人才管理的一项基本义务和职责，转变管理机制，实现“谁建谁管、建档权、管理权、使用权协调统一”，从而促进人事档案信息的有效运用，从而为国家人才培养提供可靠地人才信息保障。

（2）加强管理，保证人事档案材料的真实性。人事档案材料来不得半点需求，所以必须加强材料内容的真实性。人事档案管理人员工作中必须严把三关。一是把好材料入口关，对材料进行验明正身，有疑问的材料进行调查核实，从源头上切断问题文件入口。二是管理工作人员要把好验证关，鉴别后的归档材料一定有理有据，严肃认真地进行材料鉴定，检查材料是否准确，手续是否清楚，重点信息是否完整，确定无误后方可入档。三是严把人事档案转递关。对调动人员的人事档案进行严格审核和装订，由专门的单位进行取送，要求档案公章完整，个人不能私自带出人事档案。

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《中华人民共和国档案法》将档案定义为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

档案管理，也称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动就是档案管理。

档案管理并非只是将档案归档整理就行了，它有自己的工作内容。档案局管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，也称档案信息组织。

做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。

二、档案管理人员的素质要求

档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

1.良好的政治素质

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。

2.精湛的业务素质

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：

（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。

（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。

（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。

3.爱岗敬业，遵守职业道德

档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

4.与时俱进，勇于创新

随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。

此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。

三、加强档案管理的措施与方法

加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，本人认为应从以下几个方面入手：

1.建立以人为本的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异。要实现规范、标准的管理，就必须以《中华人民共和国档案法》为指导，建立符合组织实际的以人为本的档案管理制度。档案管理工作要以“人”为中心，把组织成员个人需求与自我实现和组织协调发展作为管理的核心，创造一种学习型的组织氛围，促进组织成员个人发展与组织发展相结合，从而形成组织成员个人的自我实现和组织档案管理工作的创新发展。

2.严格规范文件的制发

档案来源于文件，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。因此，在文件制发过程中必须要解决好规范化、标准化问题，确保这些作为档案的原始凭证符合档案的要求，全面提高档案实体质量。文件的制发必须做好以下几项工作：

（1）文件格式要规范、文种要合理，便于分类归档；

（2）文件要素要齐全、内容要完整；

（3）文件字迹要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用纸要统一、标准，便于整理。

3.科学管理电子档案

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，必须加强电子文件的管理。

（1）提高电子文件载体的稳定性，确保电子文件传输和使用畅通。

（2）建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的电子文件管理体制，正确进行电子文件的分类与归档。

（3）做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（4）解决好电子文件的保存与利用。

4.提高纸质档案的立卷质量

在电子档案日益发展的今天，在实际工作中，纸质档案仍以其特有的优势得到广泛应用。纸质档案在唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性等方面是电子档案无法替代的，因此任何组织都必须提高纸质档案的立卷质量。

在推进档案工作规范化、标准化的过程中，必须注意解决好纸质档案立卷的两大问题：一是注意解决好档案立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，二是注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5.创新档案管理工作

用科学发展的眼光，创新组织档案管理工作。

（1）思想观念的创新。要有积极的信息化转化意识，强化档案使用效率意识。

（2）管理方式的创新。解决好档案资源量的有限性与人们需求的多样性之间的矛盾。

（3）档案管理队伍整体素质的提高。

6.坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。

篇7

第一，在高校做好人事档案管理工作，不仅有利于保存党和国家的宝贵文化财富，而且有利于高校档案管理工作的顺利进行。人事档案是一个人的客观的历史记录，特别是那些优秀人才以及专家学者高度集中的高校，人事档案不仅对个人非常重要，而且对单位以及国家也是非常重要的。人事档案是一个具有历史价值以及文字财富的人文资源，所以做好人事档案管理工作是非常重要的。

第二，做好高校人事档案管理工作，能够将高校人才的巨大优势发挥出来。由于高校是人才高度集中的一个地方，这就要求人事档案管理部门要对高校人才进行分类、分析，从而能够解决高校人才的实际困难，最终能够调动高校知识分子的积极性。在高校人事档案管理工作中，要最大限度地发挥高校知识分子的潜能以及智慧，从而使得每一个知识分子能够充分发挥自己的才能。

第三，做好高校人事档案管理工作，能够促进学校的教育改革以及发展。在高校人事档案管理工作中，要密切联系学校的各项改革。比如：劳动人事制度的改革以及人才的进出以及流动；有关提拔以及使用干部；培养以及配置相关的专业技术人员等工作。所以，在人事档案管理工作中要注重采用科学的管理方法，从而能够使得人事档案管理工作对学校的教育改革以及和谐发展起着一个积极的推动作用。

二、高校人事档案管理工作中存在的主要问题

目前，高校人事档案管理工作存在一些问题。然而从总体上来说，高校人事档案管理工作不能够适应社会主义市场经济的发展以及高校教育改革的需要，并且高校人事档案管理工作中的问题主要表现在以下几个方面：

首先，在人事档案管理中，人事档案的宝贵资源没有得到充分的开发利用。目前，高校的人事档案管理工作仍然停留在收集以及整理上，从而使得人事档案不能够充分地发挥其自身的作用。

其次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的宣传以及交流的作用。在高校人事档案管理的工作中，由于在校内以及校外没有进行相关的宣传，从而使得人事档案管理工作不能够得到应有的重视。

再次，在人事档案管理工作中，没有充分发挥人事档案的参谋作用。目前，虽然高校人事档案中包含了丰富的内容，但是高校人事档案没有得到利用，从而使得高校人事档案中出现了一些“死档案”，最终不能够对高校人才进行合理的管理。

最后，管理人员的素质以及设备的现代化水平存在着缺陷。目前，在高校人事档案管理工作中，由于管理人员的素质参差不齐，这就要求高校要不断提高管理人员的专业素质以及业务水平。除此之外，档案管理设备的落后在一定程度上影响了人事档案管理工作的质量。

三、加强高校人事档案管理工作的有效措施

在高校人事档案管理工作中，人事档案管理工作不仅影响着个人以及部门的利益，而且影响着整个学校的利益。为了能够充分发挥人事档案管理的工作，这就要采取以下的措施来加强高校人事档案的管理工作。

第一，要加强人事档案管理的收集工作。目前，一部人的人事档案管理中只有几份简历表，然而这几份简单的简历表不能够将一个人的实际情况充分地反映出来。在人事档案管理的工作中，人事档案的管理人员要抱着负责任的态度，在收集材料的时候要抱着为当事人负责任的态度，并且要不断地为当事人的档案进行资料填充，最终能够使得当事人的人事档案得到丰富。

第二，不断提高人事档案管理人员的专业素质以及能力。高校的人事档案管理工作的负责人要不断强化档案管理人员的服务意识，并且要随着时代的发展潮流进行相关的档案管理工作，最终使得人事档案管理工作能够适应教育的改革以及发展。与此同时，学校的相关负责人要对人事档案管理人员进行相关的政治教育，从而能够使得人事档案管理人员使用现代化管理设备的能力得到提高，并且能够提高管理人员研究新情况、解决新问题的能力，最终能够使得管理人员更好地服务于人事档案管理工作。

第三，在人事档案管理工作中，要促使档案管理手段以及设备的现代化。高校人事档案管理的手段以及设备要逐渐现代化，从而使得高校人事档案管理工作能够充分地发挥作用。第四，在人事档案管理工作中，要根据档案记录的相关内容为学校进行策划。目前，高校人事档案的管理工作处于被动的地位。然而在以后的人事档案管理工作中，要将“死档案”变成“活档案”，从而能够根据我国的发展形势以及学校的发展要求对人事档案管理工作进行改革，最终使得人事档案中的人力资源得到充分的发挥。

四、结语

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关键词：声像档案；档案管理；管理工作

前言

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

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关键词：档案管理 科学化 规范化 现代化

中图分类号：G271 文献标识码：C 文章编号：1672-1578（2015）10-0259-01

1 引言

作为档案管理的工作人员，其自身需要将其管理水平得以提高，并实现档案管理信息化，这样才能使档案管理走向科学化、规范化和现代化，能够为社会及各企事业单位及时提供所需要的档案信息，实现资源共享。本文主要对档案管理中所存在的问题进行了探讨，并针对这一系列问题提出了相应的对策，并对档案管理如何进行科学化、规范化和现代化进行了分析。

2 档案管理现状及存在的问题

2.1对档案管理的重视程度不够

长久以来，档案工作者对于档案的认知度上存在一定的偏差，认为档案管理只是单纯的对资料进行记录，将一些日常性事物进行保管等，认为这对企事业的发展没有任何的重要作用，只要完成好资料的录入及档案妥善保管好，不丢失就行。从以上的分析中可以知道，很多的企事业对于档案管理工作的实质缺乏了解，没有了解到其对企业的发展的重要性，这就导致企业在档案管理信息化改革上跟不上步伐。

2.2管理水平低，管理力量弱

绝大部分档案管理者在入职之前都没有接受过正规的档案管理的培训，这就导致其在对档案进行收集、整理和存档时常常分不清步骤，更谈不上对档案的重要性的认识及管理中的具体要求了。一些企业由于一些其他因素，使得其档案管理员还需要兼职其他工作，这就使其无法专心的完成档案管理工作。在对一些资料进行收集时，由于档案管理者没有真正的了解到档案管理的本质，因此收集到的资料无法准确的反映出真实的情况，在存档时也无法做到及时的修正补充，这就导致了档案管理的功能无法发挥出来。

2.3档案管理工作者在宣传档案管理的重要性上力度不够

一方面档案管理人员都身兼数职，因为一些条件的限制使得其无法及时的参与档案管理的知识及技能的培训与学习；另一方面，档案管理工作者自己都没有意识到档案管理的重要性，更不要提对其的宣传了。

2.4档案管理手段相对落后

在档案管理中，由于其管理的手段还处于传统的纸质档案阶段，因此很容易丢失及损坏，并且这是一项耗时耗力耗物的工作，传统的管理方式无法与计算机技术及档案处理软件相提并论，传统的档案管理无法实现快速准确的进行档案的查找，有着很大的不便之处。

3 档案管理对策及思考

档案作为最真实的记录，其记录下了一个企业的发展史，记录了企业的最低谷也见证了企业的最高峰，记录了企业中所有优秀人员的工作经验及心得，是企业最为宝贵的财富。就目前档案管理中所存在的问题进行了探讨，针对其提出了几点有效的对策。

3.1强化档案管理意识，制定档案管理制度

需要将档案管理者及领导对档案管理的重要性进行讲解，让他们认识到其的重要性，这样才会提升档案管理的设施。改善档案管理的实施模式，将计算机及管理软件引入到档案管理中，将传统的档案管理方式舍弃。同时还需要提高档案管理者的专业素质及工作态度，这样才能使档案管理中资料的准确性得以保障。

3.2完善档案管理制度

在制定档案管理工作制度时需要遵从以下几点来进行：第一，在制定规则制度时需要能够将档案管理中的科学化、规范化和合理化体现出来，并且需要根据企业档案管理的实际情况来对其进行制度的调整及完善；第二，在制定管理制度时，其条款需要简明实用。档案管理制度的制定需要根据实际情况来进行，要确保其的可操作性，制定的内容要简洁易用，目标性强，这样才能让档案管理者在对档案进行管理时有章可循；第三，在制定档案管理制度时，需要全面的考虑企业领导及员工等各方面的因素，领导作为制度的执行者，员工属于管理制度的操作者，要对这两者起到约束作用。制定的制度需要管理部门严格的执行，才能使其规范起来。

3.3加大对档案管理的宣传，提升档案管理工作者的责任感

在对档案管理的重要性进行大量宣传的同时需要先将管理工作者的意识提高，能够准确的将所收集的资料进行审核，完整无误的录入到档案库中。在对档案进行鉴别时，档案工作者能够认真仔细，能够确保档案的完整，对档案工作的重要性能够有正确的认知，了解其的重要性。

3.4在对档案的管理过程中，积极融入信息化，从而有效提高对档案的管理效率

21世纪，计算机技术飞速发展，其信息化的管理方式已然被社会各个领域所接受，也逐渐被使用，其中包括档案管理工作。目前，档案管理工作人员面临的最大难题就是在管理工作中有效利用计算机技术。对于档案部门来说，应当建立相应的数据库，这是档案管理信息化的基础。另外，在规定使用权限时，部分信息必须具有开放性和共享性，实现档案管理体系的公开化。在这种情况下，能够帮助员工树立并增强档案意识，从而进行合理的档案管理工作，为提高档案管理工作奠定了扎实的基础。

4 结语

综上所述，目前所有企业，应当实行科学化、规范化、现代化的档案管理，为了做到这一点，要时刻明确出现在档案管理工作中的问题并及时解决相应的问题。同时，通过提升档案管理人员的专业水平，加上不断创新传统的档案管理方式，以及将计算机技术合理有效地与档案管理结合起来，全面实现现代档案管理的科学化、规范化以及现代化。

参考文献：

[1]翟海燕.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2013（15）.

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关键词：民生档案；管理；问题与对策

中图分类号：G271文献标识码： A

一、民生档案相关概念

民生档案不是一类具体档案的名称，指个人、社会组织和机关形成的，关乎人民群众利益的档案。民生档案涉及民生领域，它包括人民群众社会管理、食品安全、医疗、教育、社会保障、劳动就业等方面。民生档案的形成具有业务性强、种类多、范围广等特点，且在服务民生的整个过程中有着重要的、积极的作用。档案事业要用科学的发展观对其进行重新审视，探究民生档案的建设和管理，使民生档案更好的服务于社会民生建设是当代档案事业建设的重要任务。

二、民生档案管理存在的问题分析

（一）管理权不够集中

广泛的社会领域都为民生问题所涉及，民生档案被保存在不同的部门、不同的单位，而由此所造成的后果是民生档案管理权不集中。民生档案管理权不集中主要体现在同一个部门负责的档案分散给不同的科、不同类型的档案分配给不同的管理部门。同一个部门负责的档案没有统一管理，却分散给不同的科保存。

（二）管理水平较低

民生档案管理水平低下的体现是民生档案规范、体系、制度不健全，且各行业、各部门、各级别在民生档案的管理水平方面也不同。例如一些地区多年努力建设与管理民生档案，初步形成一个关于民生档案建设与管理的体系，但是因为一些主客观原因一些单位档案管理水平低下。他们没有意识到民生档案管理的重要性，对此项工作的重视度不够，而且档案建设滞后。有些民生档案归档很久却也未对其进行整理保存。还有一些不重视档案的安全管理，档案存在安全隐患。

（三）没有统一的管理规范和标准

因为民生档案涉及的部门数量众多，为了规范民生档案，使其更好的被管理，一些档案管理部门就制定相应的规范，如《社会保险业务档案管理规定》、《婚姻登记档案管理办法》等，效果也显著。但是，有的民生档案管理领域没有自己的标准与规范。此外，因为所制定的管理规范几乎为各业务主管部门自行设计，没有注重档案的专业需求，因此所制定的档案标准化程度不高。

三、完善民生档案管理的主要对策

（一）进行管理权的集中

民生档案管理权不集中是目前民生档案管理的重要问题，要解决这个问题，使民生档案管理权集中就要理顺民生档案管理体制，明确档案管理部门的权利与责任。而理顺民生档案的管理体制的做法是对其进行立法。立法是让各单位、各行业档案管理的部门受到各自行业档案的行政管理部门及主管部门的领导。行业主管部门的责任是对民生档案的实体进行建设，并且提供建设经费及人力。通过立法，使各主管部门及行政管理部门能够明确各自的责任及权利，也让民生档案管理体制得到更好的梳理，从而使民生档案管理权高度集中。

（二）提高民生档案管理的水平

提高民生档案的管理水平，让民生档案造福民生，必须把向各部门分散的民生档案资源进行整合，建立一个完善的民生档案相关的资源体系，达到资源共享，向人民群众提供全方位、系统的、综合的信息服务。对数量巨大、种类繁多的民生档案有效整合的方式是信息整合，形成一个共用共享的平台。信息有效整合的方式是通过网络，建立一个民生档案网络管理方面的系统，形成一个网上民生档案馆，这个平台对外提供在线档案查询的服务。

（三）逐步统一管理的规范和标准

依法治档能够使民生档案对社会及民生进行更好的服务。立法才能使民生档案建设与管理更加规范和标准，才能使民生档案在对人民群众进行服务时有法可依，从法律的角度对档案管理的有序运行进行保护。虽然《档案法实施办法》及《中华人民共和国档案法》对档案管理的各个环节进行规范，但是民生档案非常复杂，并且人民群众和档案管理者的档案法律意识非常淡薄，所以档案管理的法制建设需要一个长期的过程。民生档案涉及广泛的社会领域，因此对其进行立法要以满足公众的需要为立足点，要采纳人民群众的意见。无论民生档案的普法途径、执法方式、立法主体还是立法角度都要体现公共性。

结论

综述所述，民生档案的管理工作至关重要，不只是关乎广大人民群众的利益，同时，还有利于和谐社会的构建，因此，从各个渠道加强民生档案的管理工作是非常必要的，只有这样才能让民生档案为人民服务、造福民生、构建社会主义和谐社会。

参考文献

[1]陆庆华.民生档案建设和管理存在问题探析[J].池州学院学报，2012，26（6）：84~86.