智慧校园档案管理范文

导语：如何才能写好一篇智慧校园档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：职业院校 服务职能 档案利用

职业院校中的档案是对学校的历史的记载，记录着学校教学、管理、培训等各方面的档案资料，形成了大量对学校具有极大保存、利用价值的文献。对档案的管理就是对档案资料分类整理的一系列管理活动。国家设立职业院校就是为国家、为社会培养当今社会所需的高技能人才。因此，国家重点建设发展职业院校，由此院校招生增加，档案的资料种类繁多，档案管理面临着新的挑战。面对管理的现状，职业院校的管理工作应该充分发挥自己的各种职能，以更好地为学院服务，让学院能够更好地发展。

一、职业院校档案管理工作现状

1.档案利用率低

在院校档案的管理实际中发现，学校档案的某些资料利用率并不高，还有一些资料的利用并不均衡，如对教学档案的利用率达到30%，党群类的档案信息的利用率达到35%，而设备仪器档案、出版档案、技能鉴定档案利用率只占1%。

在对学校档案的推广过程中，使用了微信这一载体，可其推进的力度并不大，甚至一些教师、学生根本不了解它的作用。学生在查找有关档案资料时，也不能及时地反馈相关信息。在传送有关科研方面的资料时，也容易出现被他人改动的重大问题。由于微信平台水平低，以至于存在各种安全隐患，例如一些用户会故意散播不利的信息、病毒，甚至会对科研资料进行改动，科研资料的真实性受到侵犯。同时，由于在信息的传播时，可能会出现无法识别的情况，从而对档案的信息用户产生不必要的影响。

2.档案的服务种类单调

职业院校在提供档案信息时，必须回到学校，让工作人员进行查询，而非是建立档案库，对于某些用户急需的档案资料，却又无法赶回学校时，不能及时获得信息，而且在查询档案时也需要出示相关证件。这样不仅不能满足用户的需求，而且严重影响工作的效率。

3.工作人员素质低

大多数学校都会建立服务平台来管理档案，但在使用过程中，发现有些工作人员，甚至某些高层领导并不重视。因此，在招聘管理人员时，门槛低，工作人员专业知识不够，素质低。在一些专业性的科研信息管理上立刻就表现出明显的不足，缺乏相关技术，管理经验不足，工作效率低，信息传送慢，进而出现更多的问题。还有一些工作人员的服务意识较差，不能及时解答用户的咨询，或者工作人员对相关信息不了解，无法解答。还有的人在用户进行咨询时，不注重与用户的交流、沟通，造成用户对这一部门的印象极差，部门的形象受损。在服务过程中，工作人员不重视服务方式，工作懒散，服务管理的效果不理想。

二、提高档案管理服务水平的对策

1.建设网络信息查询服务平台

在开展档案管理服务工作时，首先要建造网络信息查询平台，来提高工作的效率，当然可以使用微信服务平台，但在使用时，一定要选择适于信息传递的载体，同时要充分考虑档案信息的特点，先对可能出现的种种情况进行分析，加以改善，提前预防，也要注意到网络瘫痪时可能引起的问题，提出解决办法。建立平台首先需要考虑到的就是平台的稳定性，能够将信息及时发送，同时保障不会出现信息的安全问题，提高工作的效率。

2.保障资料的准确性

要提供良好的服务，信息的准确性是最基本的要求，不仅要对平台的建设有技术要求，而且还要保证信息的及时性。通过利用现有的技术，过滤出不利信息与带有病毒的信息，维护正常的信息，职业院校进而对这些信息进行分类，建立独特的信息系统。

3.加强教育培训与宣传

要培养优秀的管理档案信息的技术型人才，通过各种形式开展档案信息的培训活动，帮助管理人员学习更多的专业知识与技能。开展管理人员的交流活动，鼓励管理人员学习新技术，营造良好的学习氛围。

加强工作的宣传，可以通过举办各种展览，来展现档案资源的文化价值。

4.提高服务管理工作人员的素质

提高档案管理工作的整体形象，重点是要培养高素质的工作人员。管理档案，不仅要建立管理机制，而且要对服务人员进行培训。学校可以聘请专业人员进行管理，也可让专家定期到学校进行培训，提高服务人员的专业素质。还可以开展各种优秀档案管理的学习活动，更好地提高服务人员的素质。加强工作人员的服务意识，为用户提供更好的服务。

5.提高工作效率

今时代是科技高速发展的时代，所有的工作要求都要高效率、高收益，速度快、效率高必然是未来发展的趋势。在进行档案信息的录入时，为了保证信息的安全性，要建立计算机防护系统，对重要的信息备份。同时建立档案信息的数字化档案库，方便对信息的下载，提高工作效率。

6.增加服务渠道

在网络时代，我们应该充分利用网络的各种优势，丰富我们的服务方式。但这并不代表我们要抛弃原有的服务方式，例如，工作人员亲自办理，或是可委托他人办理的服务方式都可保存下来。同时增加新的服务方式，可以利用电话、QQ、微信等方式解答用户的问题，并利用各种传送介质的载体向用户发送所需资料，以此节约双方的时间。我们还可以对档案管理进行展览，例如，以设立网页专题、在学校内展览区展览等方式进行，以此来加深大家对档案管理工作的了解，让用户可以通过多种方式来解决他们的问题。其次，工作人员可以将各种信息存入电脑，并编写好目录，将信息进行分类整理，方便用户的查询。

三、小结

目前职业院校的管理水平不断提高，院校内的档案资料种类、数量也更加丰富，虽然各种服务手段也进一步完善，可服务职能仍旧处于低水平的状态。本文针对各种问题和安全隐患，提出了各种对策，希望有利于改善当前的情况。职业院校在进行档案管理服务时，首先要对相关工作人员进行培训，充分利用现代科技对档案信息进行管理，提供良好的服务，增强管理人员的服务意识，加强工作人员与用户的交流、沟通，提高使用档案的效率。

参考文献：

[1]朱萍.浅议新形势下的高等职业院校档案管理[J].商丘职业技术学院学报，2012（6）.

[2]徐伟.浅论高等职业院校档案管理服务模式的创新[J].华章，2012（3）.

[3]周媛.职业院校档案管理服务职能及有效发挥[J].兰台世界，2016（22）.

[4]章桂F.浅谈如何发挥职业院校档案管理工作的服务职能[J].科技展望，2015（34）.

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知识管理就是在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断地回馈到知识系统内，形成永不间断的累积，个人与组织的知识成为组织智慧的循环。随着知识管理时代的到来，社会经济的迅速发展、科学技术的进步、人类生活方式的变化等对高校档案管理提出了更高的要求。高校目前的档案管理必须向知识管理转变。

1 档案资源实现有效共享和增值

高校档案知识管理就要简化、升级档案管理的业务流程，即业务流程再造。必须以档案管理业务流程为改造对象，以服务对象需求满意度为目标，对现有的业务流程进行升级改造，从而打破旧的组织结构，建立全新的过程型组织结构。高校档案的知识再造流程包括知识获取、知识分类、知识储存、知识共享、知识利用、知识更新和知识增值。

2 创新知识管理的组织文化

积极有效的组织文化可以提高组织成员的工作效率，做出更多的成绩。对于高校而言，应该利用现有的一切档案资源，建立知识管理的组织文化体系。首先，学校领导应该高度重视知识管理对高校档案管理的挑战，使高校档案资源实体管理向知识管理转变，建立基于知识管理的档案管理体系。其次，高校管理者要组织学校教师阅读各高校（包括国内外著名高校）相关档案文献，从中找到自己的科研方向或有价值的教学、科研信息；鼓励全校员工相互交流，互相取经，加强学校各个部门的团队合作精神，更新隐性知识。最后，高校组织要树立人本观念，为教职工提供一个知识共享的便利平台，如首都师范大学的教师促进中心之类的组织，让教职工在浓郁的知识管理氛围中进步。

3 创新高校知识管理信息系统

高校档案管理已经进入办公自动化时代。随着办公自动化的建设与开展，利用档案管理系统的软件基本可以实现网上归档、传递、查阅。档案管理人员可以通过校园网及校园档案网系统进行档案条目录入、修改、添加、传递、储存，不断提高档案资源的数字化、一体化、智能化、网络信息化水平，从而让档案管理人员有更充足的时间去做档案知识的提升与利用的工作。

知识管理的目的在于为教职工服务，因此必须建立高校知识管理信息系统，如基于知识管理的知识库等，将校内各个部门、各个院系都纳入信息系统，任何部门的资源都可以共享，这有助于降低信息流通成本，促进信息增值，实现服务全校教职工需求的目标。

4 提升档案人员素质及工作效率

在组织活动中，人力资源是非常宝贵的因素。提升知识管理的高校档案资源，必须发挥档案人员工作的积极性和主动性。首先，要对档案管理人员加强培训，如聘请知名专家开展知识管理的专业讲座，让员工深入学习、思考。通过团体学习、自我学习等过程吸收获取新知识，进而创造出新的隐性知识，并培训员工使用先进的网络工具，从而提高工作效率。

其次，要实行知识经济的目标管理。要让档案馆工作人员参与到高校知识管理信息流程设计中，将其隐性知识融入到流程设计的各环节。

最后，高校档案部门必须建立有效的激励机制，将能否熟练运用知识管理原理进行工作与个人报酬、职务晋升、评职称挂钩，从而激发其工作积极性。

5 创新知识管理效果评估机制

对高校档案的知识管理需要创新评估机制。知识管理的直接目的就是对高校教职工乃至社会产生有用价值，因此必须建立一套有效的评估机制。评估主体应该是使用该资源的所有人员，评估体系力争全面、客观、公正，并在实践中不断改进，以适应新形势和新需求。建立一套体系完整的基于高校档案知识管理效果评估机制，有助于高校档案知识管理的提升。

知识管理是时代的潮流，必须进行档案资源流程再造，实现资源获取、分类、储存、共享、利用、更新及增值目标，必须创新知识管理组织文化、必须创新组织管理系统、必须提升档案管理人员素质、必须创新基于知识管理的效果评估机制等才能迎接知识经济对高校档案管理的挑战。

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关键词：智慧校园；服务与应用；案例分析

中图分类号：TP393.18 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 17-0000-02

最近几年，数字校园有逐步向智慧校园发展的趋势，这是数字技术和信息科技高度发展的产物。传统的数字校园是建立在掌握校园虚拟信息基础上的。智慧校园在保留这一概念的前提下，将虚拟校园向实体过渡。智慧校园是校园信息化进程的主流方向。

1 “智慧校园”的概念

智慧校园是一种依靠信息技术，将校园的各种组成要素进行有效整合，以实现人力、设备、环境资源优化配置的校园系统。智慧校园是以物联网为技术平台，围绕信息相关性建立起来的，智慧校园的关键技术节点是多平台之间的信息传递，通过这一手段实现各个层面和领域的信息传递，最终达到教育信息化的根本目标，简言之就是促进学校向智能化方向发展。智慧校园的技术基础是信息化技术领域的各种方法在校园建设中的应用，其中感知技术、控制技术和智能技术都是其重要的应用方式。在校园建设的安全防护、网络管理、智能教学、图书馆信息管理、档案管理等方面实现全方位感知、及时反映的信息化校园系统，提高学校的运行效率。

2 智慧校园的特征

智慧校园与数字校园的区别是什么？有观点将智慧校园看作是数字校园的高级发展阶段，是校园数字化进程中的一个环节。这一观点的核心是将数字校园当作智慧校园的基础条件，强调网络技术设施的建设是智慧校园的物质基础。与此同时，还要在网络基础设置的支撑下奖励信息共享平台实现校园内的数据传输畅通。以校园一卡通为例，学生从入学开始到学习、生活各个方面都实现智能化管理；其次是感知化。感知化是传感器技术、智能控制技术和图形识别技术的应用所带来的全新特性，他可以帮助管理者将教学、科研、生活各方面的信息进行采集和传输，并在此基础上进行统一管理和整合。感知化与物联网技术相结合可以实现校园管理工作的统一，提高整体管理效率。比如教室照明可以根据学生人数自动调整。第三，互动性。智慧校园可以实现人流、物流、信息流的互动，使其联系更加紧密。比如校务管理平台就集成了网络、手机等多种通信功能，并且实现了语音通信功能，可以再校方与家长和学生之间建立更加快捷的信息沟通渠道，提高了三方之间的沟通效率。最后是灵活性，因为智慧校园建立了无线、有限双网，并且实现了双网无缝衔接，因此其网络设施的基础条件是十分完备的，不仅网络容量大，而且具备了很强的拓展性，后续的客户可以自由的接入网络而不会受到容量和接入方式的限制。为学校的管理工作带来更加灵活多样的服务形式。云计算技术的应用时灵活性得到了进一步的加强。

3 智慧校园的内容

3.1 智能化的网络基础设施建设

网络基础设施是智慧校园的物质基础，是建设智慧校园的前提条件，因为稳定、高速的网络环境是智慧校园的必要条件。硬件设施是网络基础设施建设的重中之重，硬件设施在物理空间上上应该确保覆盖全校园的范围，既包括教学楼、实验楼、图书馆等教学设施，也要涵盖生活区。此外，网络硬件还应该具备可拓展性，随着校园建设的推进实现网络覆盖的跟进，确保智慧校园建设无死角。

3.2 云计算平台

智慧校园之所以能体现出智慧性，其根本原因是它有一个强大的数据处理系统，而这个处理系统的核心就是云计算平台，云计算平台具有信息传输效率高、硬件集成度高、智能化程度高的三大特点，它可以利用网路技术将不同的计算处理器和存储单元进行统一的管理，形成一个规模庞大的计算资源，为客户提供个性化的服务。

3.3 构建物联网

物联网，即物与物之间互联的网络，物联网的定义主要涵盖以下两方面：首先，物联网是以互联网为基础条件的，它是在互联网的基础上经过一定的功能拓展而得到的信息网络系统，物联网是物与物之间实现信息交换的平台。

4 智慧校园的服务与应用的案例分析

4.1 智慧校园的服务与应用的案例

以某高校为例，该校早在2010年结合当前高校信息化的发展趋势和学校的发展规划，就已经确立建立智慧校园的目标：首先是构建智慧的校园环境，以物联网作为智慧校园的基础条件，打造一个教学、科研和生活一体化的智能校园环境；第二，向全体教职员工提供高质量的服务，为全校师生提供全方位的信息服务，使其能够第一时间获取校内的人员、设施等资源信息，更好地为教学科研工作提供服务；第三，提升管理水平，在智慧校园的平台上实现业务流程优化和管理方法的改进，为学校开展体制创新提供技术支持；第四，提高决策水平。决策水平的提高要依靠数据的准确度，智慧校园可以提供智能化的数据分析功能，为科学决策提供数据保障；第五，提高资源共享效率，智慧校园里将不同的系统平台有效的联系在一起，实现在全校范围内的信息和资源共享，并且能够提高信息传递的速度和效率，最终实现提高教育及科研水平的目的。

4.1.1 校园生活

校园生活包括食堂管理、浴室水控管理、考勤管理、智能照明控制等。

4.1.1.1 食堂管理

食堂管理是智慧校园重要组成部分，在该校的食堂管理系统中，师生每人拥有一张“校园一卡通”的电子卡，卡里面包含了用户信息。食堂的所有窗口都安装了读卡器，可以将学生的刷卡信息与系统数据库建立通讯链接，实现远程数据查询功能，在学生购买饭菜时自动查询一校园卡内的余额，并按照消费金额在卡内消去相应的数额。数据库可以将每一名学生的注册信息储存起来，为管理者对食堂消费数据进行查询提供便利。

4.1.1.2 浴室水控管理

浴室实现了用水自动控制，这一功能也是建立在物联网的基础上，其主要的过程是将校园一卡通的电子卡放在浴室安装的读卡器感应区，然后同样可以显示出校园卡余额，刷卡之后可以自动进入消费状态。消费分为及时消费和流量消费两种模式，所谓即时消费是在读卡之后立即出水并按照出水量计算费用，而流量计为需要安装流量计，流量计对一次使用的总流量进行统计并将其作为计费标准。

4.1.1.3 考勤管理

学生考勤管理是学校开展教学工作的重要组成部分，一般由教师来承担考勤管理工作，但是这项工作会在耗费教师大量时间与精力。该校通过在教室中安装读卡器，在每次上课前学生都必须刷卡才能够进入教室，读卡器可以将学生的刷卡信息发送到远程数据库，数据库服务器接收到刷卡信息后，将每一次刷卡行为保存着数据库中。教师和教务管理人员在办公室内就可以通过网页浏览的方式查询考勤急了，对任意一节课中任意一名学生的出勤情况进行实时监察，还可以对一段时间内的考勤情况进行统计。整个学期的出勤情况可以按照学生或者课程名称进行历史统计，为教师开展考勤管理工作提供了便利节约了大量时间。

4.1.1.4 智能照明

校园照明设施都可以通过无线网络接入互联网，实现所有灯具的远程监控和操作，教室照明和路灯按照总控制室的远程操作命令实现开关控制，而灯的开关状态也将传回控制中心，通过照明强度的反馈信号自动调节照明亮度。比如可以通过监控教室的照明强度来控制室内照明的开关状态，如果教师内没有人，则可以通过远程信号自动关闭照明系统。

4.1.2 教学管理

教学管理包括日常教学、智慧图书馆和实验室管理等。

4.1.2.1 日常教学

利用物联网技术，该高校建立了全面和主动的教学管理体系，利用物联网技术的支持，完善教学管理的组织系统、 评价和考核系统，从而对教学的质量建立保障和监控体系。首先，物联网能为学生的自主学习、合作学习等提供支撑环境，拓展了学生的学习空间、培养学生自主学习能力。

4.1.2.2 智慧图书馆

通过物联网技术，该校实现了图书馆智慧化的服务和管理。以智能书车为例， 智能书车是一种移动式RFID文献归架管理设备，通过智能书车可以实现图书信息远程查询、自动定位、文献架位信息导航等功能。智能书车的操作流程如下：首先将书籍放进车内，读取书籍信息并与书架信息进行对比，方便工作人员进行高效率归架。

4.1.2.3 实验室管理

实验室管理主要包括设备管理、实验过程管理。实验设备管理，利用阅读器地获取存储实验设备的基本属性等信息，学生可以实验室内通过电脑登陆网络，获取实验的操作流程，操作难点等信息。与此同时，学生如果在实验过程中出现了错误的操作，可以通过远程信息系统发出自动警告并切断实验过程以避免发生安全事故。实验过程的全部数据可以被记录下来并提供给实验者，以方便实验者对数据进行分析，对实验过程和操作步骤进行改进。实验室内还安装了智能插座，智能插座除了提供传统的电源更能够之外，还可以将实验设备的耗电量反馈给管理者，使管理人员国力能够通过控制插座的开关动作来完成实验室的能耗管理。

4.2 案例分析

以智慧校园在以上案例中高校的应用与服务可知，智慧校园是建立在物联网基础上的，其目的是实现校园服务的智能化，物联网可以实现校园内的信息共享，将全校的人力、物力、信息资源全天侯、全方位的进行互联共享。海量信息通过物联网的整合能够推出新的信息，从而提供智能化的服务。智慧校园的建立为师生开展教学工作和日常生活提供了极大的便利。它提供的是无处不在的网络学习、融合创新的网络科研、透明高效的校务治理、丰富多彩的校园文化、方便周到的校园生活。但智慧校园在高校中应用的与实施也面临着许多挑战。首先是成本问题，建设智慧校园首先要有一个统一的基础设施平台，包括有线与无线双网覆盖的网络环境；其次是师生隐私安全问题，由于物联网可以跟踪用户的行动、习惯以及偏好等，信息资源及师生隐私如何得到保护成为创建智慧校园亟待解决的问题；最后，管理机制尚不完备，物联网如何维护、如何管理、如何使用都是很大的问题。

5 结束语

从目前来看，智慧校园还是一个新概念、新事物，智慧校园的建设还处在起步阶段，要实现真正意义上的“智慧”的校园，还将是一个漫长的过程。随着社会的发展，科技的进步，智慧校园的建设也在不断发展和进步。智慧校园的建设对教育信息化的发展具有相当重要的作用。要根据学校的总体发展，统筹规划、逐步实施、通力合作，使智慧校园的建设日趋完善，突显校园信息化的魅力和物联低碳的生活乐趣。

参考文献：

[1]“数字学习与智慧校园建设研讨会”举行[J].教育学报，2012（2）：99.

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关键词：系部 教学档案 低碳 优化

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）11（c）-0120-02

自2013年顺利通过人才培养工作水平评估后，我院的教学基本建设、教学改革、教学管理方面整体运行都更上一个台阶，真正达到了“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的目的。评估工作也督促建立并丰富了系部教学档案。系部教学档案在高职教学及迎评促建工作中有着重要地位和作用。它是高职院校人才培养工作水平评估的重要资料及凭证，是院校教学工作运行状况的重要体现。评估过程中学院教学档案的基础，系部教学档案是否齐全和规范，将直接影响到评估的结果。

系部教学档案真实记录了日常教学科研及管理等重要工作相关信息。它是开展教学改革和评估教学管理工作的重要依据，记载着广大师生员工教学活动中的经验和教训，是他们劳动中的智慧和结晶，反映了教学改革和研究的成果。评估前，我系投入大量的人力、物力、财力致力于提高教学水平和教学质量。两轮评估工作促使广大师生平时就重视积累保存各种原始资料，系部的教学档案管理工作得到了进一步加强。日积月累堆积如山，随着低碳理念的不断渗透，传统的教学档案管理方法已经不能适应系部发展的新要求。

1 系部教学档案管理存在的问题

评估后，系部档案管理工作虽得到了一定的重视，但系部日常教学工作涉及的归档内容及范畴太广、太繁琐，纸质材料及电子档案形式、规格不一，教学管理部门没有制定和下发教学档案规范化建设的管理文件，日常档案保存及处理办法不清晰，档案管理人员水平有待提高。

目前，从院部到系部领导只重视教学中心工作，对于在实施教学工作中形成的档案材料认为有就好，对这项工作的重要性缺乏完整的认识和长远的规范化管理，从而导致工作中出现了漏洞。如：有些人员需要文件时乱翻乱抽，借阅从不登记，用后也不及时归还，导致有些文件下落不明；有些教师的教学和科研材料，怕丢或自己用起来不方便，不及时上交归档，散在个人手中，等等，直接导致档案收集不全、流失、归档材料质量不高。我院系部档案管理都由教学秘书担任，从未受过任何档案管理方面的培训或学习，专业知识缺乏，业务水平不高，规范意识薄弱，“做好人”，导致档案归档滞后和混乱。

高校作为影响力巨大的社会组织，是培养具有现代公民意识的高素质人才之地，在将迎来低碳的文明时代的同时，首先我们要通过自身的典型示范将低碳生活的文化理念传播出去。从院部就要制定和加强教学档案规范化建设和管理文件，将教学档案管理列入年度考核，明确档案管理责任人，日常教学档案的收集分类立卷和归档，要求按学期为时间点，当学期就理清；明确要求什么类型的纸质文件与数字化资料同步归档；为教学秘书配备移动硬盘及刻录机等设备，便于教学档案工作的开展。评估后，广大师生对教学档案引起了重视，随着系部各种教学资料的上缴，教学资料归档时的纸张和油墨高耗费问题尤为突出，此问题如果不解决，将直接导致教学档案管理工作的繁琐和重复。低碳经济是以低能耗、低污染、低排放为基础的经济模式，低碳发展则是以三低为基础来协调经济发展和碳减排目标之间的矛盾冲突。低碳理念一经提出就在全国各行各业得到了广泛共识。每年一届的毕业生所产生的毕业论文及相关材料，纸质的每个学生上交两份。就我系来说，一个年级至少10个班，每班学生最少35人计算，那纸张数量也是耗费巨大，存放空间也是需要考虑的问题，所有这些都违背低碳发展的趋向。还有，每学期各位任课老师需上交教案也重复多多。虽然，高校已正进行低碳教育的研究和实践，但好像都是在教育自己的学生，没有联系上自己日常的工作中。关于院校系部教学档案管理上如何进行低碳发展，没有人好好思考过，也没有人创新管理办法实施过。

2 低碳理念优化系部档案管理

要克服档案保存单一的现象，除注重纸质档案的收集外，应充分发挥现代化办公设备的作用，注重非纸质档案的收集，尤其应大力发展电子档案，提高档案工作效率。教学档案最原始地记录了系部日常教学活动过程中的留下的宝贵痕迹。要明确系部教学档案的各种资源类别及存储方式，才能根据以后的用途选择恰当的存储方式，避免人力物力的高消耗。首先需明确什么档案是需要永久和长期保存的，什么档案是只需要短期保存；什么类型的材料是需要纸质存放，什么类型的材料只需电子保存；什么性质的纸质材料需要多久存放，多少时间需要处置或销毁。如果这些都有明确的管理规划，那系部教学档案的低碳管理也将顺利达成，系部档案没地方存放和乱存放现象也将大大改观。

完善系部档案监督管理体制，周期性的评估虽然促使高校系部档案工作快速发展，但是影响系部档案管理的因素还长期存在。其中管理档案人员“做好人”现象，直接威胁原始档案的真实性和完整性；管理人员业务不精、管理意识淡薄，导致档案收集滞后和混乱；各任课教师原始材料递交意识不强，又导致档案保存价值的缩水。所以，要杜绝上述现象，就是要建立完善的管理机制，从根源上消除这些不良现象。要成立专门的管理机构，制定完善的管理监督细则，定期按照规范的管理办法对系部教学档案进行抽检督查。管理机构也要提供机会或直接对相关人员进行培训，提高他们档案管理的专业素养和业务水平，为系部教学档案的低碳优化奠定基础。

现在为止，我院系部档案的查询还使用最原始的方式进行。每次有需要资料时，没有可查的编号或检索方法，只能在堆积如山的文件柜或货架上乱翻乱找。此种方式不仅累人还浪费时间，而且更容易把原先整理好的档案弄乱和弄坏。随着计算机应用技术、网络技术、通信技术的快速发展，绿色高效的无纸化办公将是我们重视的低碳化办公方式。很多资料可以在系部网站上实现资源共享。广大教师及相关人员只要登录我系网站，就可以查询所需要的信息和资料。系部可创建教学档案数据库，供相关人员或可通过登录用户名及密码验证身份，进行共享资料的查询和下载。所以系部档案分类需明确清晰。此种方法也可以提供院部其他部门人员的需求，他们也可通过身份认证直接查询资料。必要时，建立系部档案QQ群也是不错的选择，通过网络可以更快捷地传递资料。如果这种无纸化检索方式真能实现的话，对系部档案管理低碳化又做了一大贡献。

高职院校系部档案管理实现低碳化管理还需要不断创新与研究。目前，院校间合并系部的庞大，各部门的档案工作也将更繁重，必须配备相应的档案管理人员负责教学档案的收集、整理、归档、资料上传工作。不管是教学秘书或是不同专业的专任教师，都要负起责任，引起重视。院部要对所有相关人员进行专门的培训，提高专业素质，增强档案意识，才能满足优化系部档案管理低碳化发展的新需要。这是低碳理念下优化系部档案创新管理的必经之路。

低碳生活，已经是一个世界性的话题。低碳经济已成为国际经济发展的潮流和趋势，是我们急需建立的绿色生活方式，是一种可持续发展的环保理念，是21世纪的一种生态文明观。高等教育应首当其冲成为低碳发展理念的传播者和先行者。这是因为，高校系部档案管理存在很大的低碳发展空间。我们有责任和义务在系部档案管理工作上运用低碳理念优化和完善，用我们的实际行动去深刻影响我们周围的人，逐步向全社会推广低碳的生活方式。这不仅是为了自己，更是为了我们的子孙后代。

参考文献

[1] 郭洪莉.高校教学评估与系部教学档案建设[J].黑龙江档案，2011（1）：73.

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（一）管理体制问题。

在现行的高校管理机构中，档案管理部门一般处于附属或从属地位，有的隶属于学校办公室，有的隶属于图书馆；少数独立建制的也属于弱势部门。在这样的管理体制下，档案管理部门行政地位低，话语权不大，难以有效组织协调各部门参与数字化档案信息的协同管理。而且，各职能部门或学院之间相互独立、各自为政，即使学校统一使用校园OA系统办公，数字化档案信息资源仍然相对独立，各自封闭，不能实现一体化，给数字化档案信息网络化、集成化管理带来极大的困难和障碍。

（二）队伍结构问题。

相对而言，高校档案工作者年龄普遍偏大，成分复杂，且以女性占绝大多数。她们实际档案管理经验较为丰富，但专业研究能力不强，对先进的计算机网络环境比较陌生，更缺乏数字化、信息化等方面的理论知识和实践经验。而囿于传统的档案管理认知与偏见，高学历、有活力且对数字化、信息化娴熟的年轻人一般不愿意到档案管理部门工作。因此，当前高校档案工作队伍在年龄、性别、学历、知识背景等方面存在着严重的结构性问题。

（三）信息标准化问题。

近年来高校数字化档案信息数据规模急剧增加，且来源于校内各职能部门不同的业务管理系统软件，运行环境复杂多样，形式不一，从而导致生成的数字化档案信息数据格式纷繁多样，不利于档案信息数据的收集、整理、存储和迁移，也不利于后期的数据资源开发和利用。所以，当下高校数字化档案信息数据的非标准化问题是档案信息化管理的重点、难点之一。

（四）信息安全与凭证问题。

计算机网络和数字化信息给高校档案信息管理带来了前所未有的高效与便捷，同时也带来了严重的威胁和巨大的挑战。一方面，在复杂的计算机网络环境中，高校数字化档案信息随时可能被恶意破坏、篡改，且不容易留下痕迹。另一方面，在异构系统环境下，各部门形成的不同门类、不同格式的电子档案在移交过程中难以保持其原始文件的结构信息及内容信息的真实性和完整性；在升级、转换和迁移等操作过程中，电子档案的凭证作用难以确保其有效性。

（五）信息公开与知识产权保护问题。

高校数字化档案信息蕴含着科技发明、文化创新、艺术创意等方面的大量优质信息资源，潜藏着无形的开发和利用价值。这些信息资源的公开利用，将对社会产生巨大、有形的经济效益和社会效益。然而，这些科研成果是高校教师辛勤与智慧的结晶，其产权与著作权是教师们的个人权利，应该依法得到保护。如何处理好数字化档案信息公开与知识产权保护之间的关系是摆在高校档案信息资源管理与开发工作面前的现实问题。

二、高校数字化档案信息管理困境的突破策略

（一）加强档案信息资源意识宣传。

在数字化时代，档案信息资源是重要的资源。高等院校是知识和人才聚集的高地，其形成的数字化档案信息资源更是重要而宝贵的资源。高校档案管理部门及工作者不仅要宣传档案历史文化知识，而且要进一步加强宣传数字化档案信息资源作为新兴资源的意识，以改变师生们传统的档案认知，使其重视数字化档案信息资源及其管理工作，为档案管理部门收集、管理和开发档案信息资源创造有利的外部环境。

（二）转变管理理念与制定管理政策。

随着多媒体及网络技术的普遍应用，档案管理已不是传统的纸质档案管理和经验管理，而是现代化信息管理理论和技术相结合的管理。高校档案工作者应该主动转变思维，更新观念，用现代化的档案信息管理理念取代传统的管理思维。同时，应该强化档案信息资源共享和管理服务意识，并制定档案管理政策保护个人信息及知识产权。在档案管理政策允许的框架下，应该无限度地开放高校数字化档案信息资源，为档案利用者提供便利，为社会创造效益。

（三）引进和培养档案信息化专业人才。

档案信息化人才是档案管理现代化的关键，是至关重要的决定性因素。高校档案信息化人员是数字化档案信息管理工作的主体，是推动数字化档案信息管理现代化的核心力量，具有不可或缺的地位。为此，高校档案管理部门应该坚持“双管齐下”，一方面重视档案信息化专业人才的发掘和引进，完善工作队伍的知识背景结构；另一方面加强在职档案工作人员信息化知识培训，不断提高应对档案信息化、现代化管理挑战的能力。

（四）推动档案信息标准化及其管理集成化。

合乎规范、统一标准的数字化档案信息及其技术是档案信息集成化管理的前提和基础。高校档案管理部门应该协同各归档部门统一规划和布置，对档案信息数据及其运行环境进行规范化和标准化处理，其中应包括：压缩格式的规范化、数据交换的规范化、数据加密方式的标准化、水印技术的标准化、档案管理软件的统一化。同时，打破学校各职能部门之间的“藩篱”，将学校档案信息管理系统与其他职能部门的业务管理系统有效对接，使档案数据资源由分散管理转为集中管理，从而实现全校档案信息资源管理的集成化。

(五)运用计算机网络与现代化信息技术保障安全。

网络环境与信息系统漏洞是数字化档案信息现代化管理最突出的安全隐患，是无法回避的威胁和挑战。关于数字化档案信息安全，高校档案管理部门要联合学校有关部门（如学校办公室、计算机网络管理中心）运用计算机与网络技术，对档案信息综合管理系统和网络信息共享系统存在的漏洞进行评估、修复，完善数字化档案信息管理网络体系。同时,定期排查、更新和升级相关管理软件，确保数字化档案信息的安全性。

三、总结

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1 高校科研档案管理实施模式研究

1.1 统一管理制度。在保护知识产权以及促进教学研究档案开发的基本原则之下，建立高校科研档案管理中统一的管理制度是现阶段提升高校档案管理质量的有效途径。第一，统一高校科研档案管理制度不仅能够全面、完整地对所有知识产权问题进行及时记录与转让，同时这一过程对于知识成果的有效管理也大有裨益。第二，档案管理部门与使用者之间并不存在利益关联，因此，档案管理工作的开展在保密性方面就得到了充分体现。第三，对于知识产权问题的及时记录与保存在有效保护高校档案信息与资料的同时也实现了档案管理工作的统一化开展，这对档案管理工作质量也是一种保证。第四，统一管理制度的建立一定程度上还是一种知识产权保护意识的体现，这对相关知识产权法律的普及与推广有着重要的推动作用。需要注意的是，高校档案管理工作的开展是对高校科研研究过程与成果的及时记录，这一真实运行轨迹有着不可忽视的历史价值，同时也是对高校自身科研成果的重视，因此，这一保护机制的构建就显得尤为重要。

1.2 高校科研档案管理中的“四同步”。科研档案作为高校科研工作者的智慧凝聚，需要在档案管理过程中体现必要的档案管理责任意识，珍惜广大教职工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就显得尤为必要。“四同步”管理是一种档案管理责任制度的集中体现，这一管理制度也是基于对知识产权的有效保护，其基本内容主要包括以下几点：①计划任务的传达以及科研文件的归档必须同步实施；②计划任务的查询以及相关科研文件与资料的搜集也必须同步开展；③对于科研成果的验收以及相关课题材料的整理也需要同步；④高校档案管理部门在证明材料搜集以及上报资料登记方面也需要表现出一定的同步性特征。基于“四同步”档案管理原则指导下高校科研档案管理工作的开展需要针对文件材料的形成与积累进行必要的立卷与整合，确定文件管理期限，做好科研档案的封面简介，突出高校本身在科研档案管理过程中的主动性。这一较为完整的科研档案管理模式在实际运行过程中需要高校档案管理各部门通力配合，在加强自身宣传工作的同时也需要切实保障自身科研资源的完整性，促进知识产权问题的有效解决。

1.3 物质奖励与精神奖励并举。高校科研档案管理工作的开展也需要对应必要的考核和评比措施，针对科研材料以及科研成果进行定期的课题质量评选，对于其中课题研究存在重大突破的教职工给予必要的物质奖励和精神奖励。相反的，对于破坏高校科研档案管理秩序的个人或是集体也应对其追究相关事件责任，并给予适当的批评以及惩罚。对于科研档案管理过程中存在杰出贡献以及取得较大进步的科研人员作出表扬以及物质奖励。物质奖励与精神奖励并举不仅能够促进高校科研档案管理工作不断得到优化，同时也能针对其中存在的问题给予及时纠正，做到奖惩分明，促进科研工作者工作积极性的提高，也推动高校科研档案管理工作不断得到优化与完善。

1.4 人才队伍管理与建设。基于知识产权保护的管理核心已经成为当前高校科研档案管理的主要发展趋势，而其中专业人才队伍的建设与管理问题直接关系到高校科研档案管理的质量，是体现科技元素以及时展对于档案管理重要促进作用的主要方面。在这样的发展背景下，高校科研档案管理工作的开展更应该重视对人才的培养，提升专门科研档案管理人员的知识产权保护意识，树立以人为本的管理理念，促进科技手段在科研档案管理中的有效运用。传统科研档案管理模式过分注重对人员专业知识与技能的培养，而忽视了服务性本质在科研管理工作中的体现，这与当前终身教育的思想显然是不相适应的。因此，只有不断强化高校科研档案管理人员的综合素养，才能更好地促进档案管理模式的构建。

2 高校科研档案管理的利用途径

2.1 实现高校科研档案管理的多渠道开发。高校科研档案管理中检索手段的更新是对信息管理系统的有效运用，而这一信息管理系统不仅包括了相关信息的处理与加工过程，同时也在输出和利用方面实现对档案信息的及时编辑与归档。作为高校科研档案管理多渠道开发的主要环节，信息档案管理制度的建立从编研速度以及信息目录建立等多方面形成了有效的系统框架，而这些功能在现阶段资源使用过程中显然是不够完善的。现代化信息检索系统的建立对于当前高校科研档案管理工作开展而言无疑是系统功能的呈现过程，这对提高信息检索的速度极为有利。现代化网络通讯手段在高校科研档案管理中的应用还是对高校现有检索系统的有效更新，通过网络信息的使用来合理促进档案管理工作的开展。第一，从信息管理中心角度实现对高校科研档案管理的全方位查询，这对于高校科研信息的有效整合意义重大。第二，强化图书情报与高校科研档案管理之间的联系，在高档设备使用方面解决科研档案管理过程中的经费不足问题，这也是现代化制度与体系在高校科研档案管理工作中的有效体现。随着当前网络通讯技术的飞速发展，高校在科研档案管理方面也形成了必要的校园网络系统，将办公自动化内容移入高校科研档案管理工作当中，这是高校档案管理工作的重要组成部分，而这一信息系统的完善对于档案资料的开发与利用也势必产生深远影响。

2.2 重视高校科研档案管理过程中的法制建设。社会主义市场经济发展下高校科研档案管理工作的开展面临着前所未有的机遇与挑战，这一新问题的出现使得法制建设问题在高校科研档案管理工作开展中显得尤为重要。高校科研档案管理在实施监管过程中应切实加强对科研成果及商业秘密的安全保护，通过各种法律手段的运用来突出法制建设对于高校档案管理工作的重要意义。知识产权问题是高校科研档案管理过程中尤其需要重视的问题，因此，必要的产业管理工作开展以及信息中心加工就显得尤为必要，这是体现科研档案管理价值的重要方面，同时也是体现科研档案管理市场化格局形成的有效依据。法制建设的核心在于从信息市场的构建方面体现高校科研档案管理的优势，及时关注市场发展动态，在促进高校科研成果创新的同时也要关注科研档案管理对于高校管理领域的重要指导作用。

2.3 在反馈机制中突出高校科研档案管理的整合功能。高校科研档案管理中反馈机制的构建从信息的整理与搜集等方面突出了对科研档案管理的整合功能，这也是必要的管理体制在档案管理工作中的体现。从高校科研档案信息管理的侧重点出发，不同信息反馈机制的构建对于科研档案管理的利用途径也提出了有价值的参考建议，类似科研档案的编码与信息搜集，或是相关档案管理制度的构建都在一定程度上促进了高校科研档案管理工作中反馈机制的有效构建。值得注意的是，高校科研档案管理工作中反馈机制的构建应当是具体且具备一定的针对性特征的，如此反馈机制的构建才能从根本上促进高校科研档案管理工作的有效开展。从反馈机制当中所获得的反馈信息可以辅助高校科研档案管理工作进行必要的分析与数据调查，这是高校自身管理机制的优化过程，同时也是其整合与实践功能在具体档案管理工作中的有效体现。

2.4 从配套设施方面促进科技手段的融入。当前高校科研档案管理工作中对于先进科学方法的掌握显得不够到位，现代化档案管理配套设施并没有在高校科研档案管理中发挥重要作用，这就需要高校科研档案管理工作能够从配套设施建设方面突出档案管理工作与现代化科学技术手段的有效融合，切实提高科研档案管理工作的质量与效率。第一，档案信息资源当中检索工具的使用能够最大限度体现高校科研档案管理工作中的科技元素，信息编制过程的完成、档案信息的检索等都是体现科技手段的重要方面。各种检索工具的使用，像全引目录或著录卡片使用等，都是技术手段在档案管理工作中的有效运用。第二，互联网技术及网络通讯技术的快速发展也为档案资料的搜集与整体提供了便捷途径，电子档案的建立或是计算机网络辅助档案管理工作的开展都使得高校科研档案管理工作的开展在彰显自身信息化发展趋势的同时也表现出一定的智能化特征，这是数字化处理方式对于高校科研档案管理工作的积极影响。

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关键词：云计算 档案信息化管理 资源池

1 概述

云计算迅速发展和普及使得低成本超级计算时代到来，云计算具有超强的计算性能、海量的数据存储能力，以低成本、高效率、安全可靠等优势将人们引入一个超共享时代，高职院校档案的信息化建设也随之进入了质的变革。近年来，高职院校纷纷考虑依托现有的硬件和网络设施，构建云计算平台，使大量的档案服务器协同工作，进而实现海量档案信息的统一管理，进一步提升档案管理的服务水平和工作效率。

2 云计算的概念及其分类

云计算（Cloud Computing）是一种基于网络的超级计算模式，由计算机集群、并行处理、分布式计算、网格计算、虚拟资源管理等多种技术集中起来形成动态、可度量的共享资源池，最终提供给用户终端健壮（Robust）、稳定的服务，这里的“云”是云计算服务模式和其实现技术的形象比喻。

云计算从服务方式的角度可分为三种：公有云、私有云和混合云。公有云是能够为所有人提供开放的计算、存储等资源的云计算服务；私有云则是某个特定组织自行部署的、仅为组织内部成员提供相应资源的云计算服务；将以上两种服务方式进行结合，在提供私有云服务的同时，又能提供公有云服务的方式就是混合云。而从技术的角度来划分，云计算也可以分为三种，即IaaS（基础设施即服务）、PaaS（平台即服务）和SaaS（软件即服务），在以下的论述中，我主要从技术角度来进行讨论。

3 云计算在高职院校档案信息化管理应用中的优势

3.1 节约软硬件的投入，利于打造绿色安全的档案管理系统

云计算通过特殊的容错机制采用极其廉价的计算和存储节点来构成云。“云”又能将众多计算节点、应用软件、开发平台、存储设备等基础设施通过虚拟化技术进行封装，转化为档案管理系统所需的各种服务。这些服务包括可直接在云平台上进行远程开发、配置、部署，以及通过Web应用来进行管理。不仅于此，它还能与其他业务系统共用云平台，节省能耗及设备的投资和维护费用。云计算简单易用，用户只需知道“怎么用”，而无需了解更深层次的技术问题，从而也降低了用户的技术门槛，减少了人员培训费用。

档案信息数据的管理需要海量存储，云存储打破了原来传统存储各自为阵的现状，建立统一的存储资源池，根据需求动态分配存储资源，具备弹性扩展、动态分配和资源共享的特点，使整个存储资源利用率达到最大化。

3.2 充分发挥档案价值，实现同平台多用户管理和资源共享

科学的管理理念对于档案管理的成功与否至关重要，基于云计算，可以对档案信息资源实行“云管理”。横向上，档案的来源不再局限传统的纸质档案，电子邮件、网站、数据库文件等都纳入档案管理范畴。纵向上，所有档案都采取数字化处理，纸质档案在接收时通过扫描变成电子档案，电子档案在生成之后就能够被捕获，在档案移交、归档、保存、利用、销毁等生命周期中全程接受监控和管理。深度上，高职院校的各二级单位可对电子档案实行集中存储，学校一级可以直接监控二级单位的档案信息，真正实现档案的科学一体化“云管理”。

在档案信息利用方面，可建立统一的档案信息管理入口，被授予特定权限的用户，可在自己权限范围内查询相应的档案信息。档案需求者得到的是“云服务”，无须关心档案信息存储在哪里，就像通常我们不知道家里自来水的水源在哪里一样。这样，通过云服务，能更好地发挥出档案信息的支撑作用，提高档案的应用价值。

3.3 服务模式科学完善，安全性、健壮性和通用性更好

云计算作为一种服务模式，具有海量的数据信息处理能力，能方便地调控用户的资源信息，提供更加完善的服务，将其运用于档案信息化管理，可充分发挥出云计算的优势：一是可提供差异化服务。云计算的本质是将资源进行整合虚拟化再进行合理分配，用户在选择服务时只需考虑自身需求和应用的操作方式，用户之间、应用之间是“沙盒”式的，对外不可见，从而不必考虑系统兼容性等问题。二是云计算将资源集中存储于数据中心，数据中心由多个甚至海量的计算和存储节点组成（比如达到上百万个节点的谷歌数据中心），各节点间硬件和软件实行冗余机制，节点同构可互换，数据多副本容错，通过同步备份的方式，可充分保障数据的安全性和可靠性。

3.4 更容易实现“智慧化”档案

档案信息化的推广，加上云计算向生活的各个方面不断渗透，档案也越来越智能化。由于手机、平板电脑、超级本、上网本等移动便携式智能设备越来越普及，用户可以通过此类智能设备方便地使用云服务，快速检索档案和建立档案，使得基于云计算的档案管理表现出智能化的特点。

4 基于云计算的档案信息化管理实现机制分析

4.1 档案信息化管理系统三层式“云”架构设计

基于云计算的信息化档案管理系统主要由基础硬件设施，云平台管理系统及档案管理云应用程序组成。基础硬件设施包括计算节点（可以是刀片式服务器、机架式服务器或普通PC）、网络交换设备、网络安全防火墙等；云平台管理系统是实现基础硬件设备管理的各个功能的集成；档案管理云应用程序则是基于云平台，面向用户，对档案实现直接操作相关管理软件。可以下图来展示其三层式的架构：

如图所示，基于云计算的档案信息化管理系统与云计算的基础架构区别在于：PaaS和SaaS针对档案管理作出了对应的调整，增加了相应功能，云计算可以实现动态可伸缩的系统架构，充分利用资源，避免重复投资。

4.2 数字化档案在云环境下的资源整合及业务实现机制

云环境下，数字化档案资源整合的目的是充分实现资源的共享，因此，高校档案信息化管理系统的构建要为用户提供便捷的部署和易用服务，对异构的服务平台和应用进行整合，开放应用程度接口，统一认证。针对高职院校档案信息化管理的特点，用户的业务实现机制可以采用C/C模式，即云端（Cloud）和客户端（Client）模式。云端就是通过云计算管理平台整合的所有基础设施、支撑平台、海量数据和业务应用软件，相当于传统C/S架构的服务器端；客户端是所有能使用标准化浏览器或可安装终端应用软件的智能设备，包括PC、智能手机等。用户能使用客户端通过宽带、移动、WIFI网络随时接入云端，经认证授权后，立即开展相关业务。

4.3 数字化档案资源的云存储机制

我们处在信息爆炸的时代，高职院校更是有着海量的数字化档案资源，这给资源的存储带来巨大挑战，云存储可以很好地解决这一问题。云存储是属于云计算的IaaS（基础设施即服务），它将各种物理存储节点整合成逻辑的虚拟存储资源池，资源池可根据资源规模的变化动态伸缩适应；通过数据接口，云存储又能方便地向管理系统提供数据存储、访问和更新等服务，可以说云存储是档案资源信息化管理的根本。

5 结束语

档案的信息化管理，是建设数字化校园的一个重要环节，高职院校应充分利用云计算超强的资源整合、共享和管理能力，基于云平台部署档案信息化管理系统，运用现代管理手段，强化服务意识，提高档案管理的整体业务能力和服务水平。

参考文献：

[1]马莉萍.浅议档案信息化建设的误区与对策[J].档案与建设，2006（S1）.

[2]陆卫琴.基于云技术的高校数字图书馆新模式[J].航海教育研究，2010（04）.

[3]王大力.关于高校档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江科技信息，2011（14）.

[4]黄正鸿.云计算在档案信息化领域的应用启示[J].中国档案，2011（05）.

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关键词：高校档案；校园文化；媒体融合；信息安全

档案作为校园文化建设的基础资源，对于促进高校校园文化建设具有十分重要的作用。目前，我国高校以档案与校园文化的结合点为抓手，在校园文化建设中已取得些许成就，建设成果多以纸质化、具体化、实物化等固态化方式呈现，数字化成果、网上服务较少。5G时代，信息、数据的价值日益凸显，虚拟传播的手段与效果日益强化，高校档案工作如何抓住机遇、迎接挑战，充分发挥校园文化育人功能在师生思政教育中的作用，拓展校史馆、档案馆的教育功能[1]，提高档案在校园文化服务中的地位是亟待思考的问题。

一、高校档案服务校园文化建设的意义

（一）拓宽档案文化价值

高校档案具有记录查考功能[2]，是高校精神面貌变化史的真实写照，记录着先人为学校发展默默奉献的光辉事迹，记录着学校师生奋发图强、刻苦钻研的时代精神，是校园文化建设中最具吸引力和渗透力的有效形式和载体[3]。高校可以将折射学校发展沿革的素材运用于校园硬环境建设，赋予一景一物以文化底蕴；将冰冷的档案信息融入校园软环境建设，实现校园物质与精神文化传承。利用档案中生动鲜活的素材进行校园文化建设，既生动又极具说服力，既直观又极富历史感，有助于加速校园文化的凝练，充分发挥档案的校园文化教育价值，有效平衡档案文化价值结构失衡问题。

（二）增强师生归属感

归属感是个人被所处环境接收、认同所产生的自我感觉，是一种心理上的安全感与落实感，既是衡量师生对学校满意度的指标，也是师生在工作、学校、生活中秉持的一种积极态度。[4]归属感与校园文化建设成效呈现正相关关系，校园文化建设愈成功，师生对学校的归属感就愈加强烈。高校档案作为高校文化的宝贵资源，具有丰厚的文化底蕴，借助档案进行校园文化教育有利于增强师生凝聚力，提升高校自身竞争力，扩大海内外影响力，深化大众认可度，促进学校全方位发展。

（三）助力高校爱国主义教育基地建设

高校档案因具备直观性、历史性、知识性等特点，在高校爱国主义教育活动中发挥着关键作用。教育部27号令第八条更加强调宣传教育活动形式的多样性，更加注重档案的文化教育功能，并增设了有条件的高校档案机构可以申请创设爱国主义教育基地。[5]将爱国主义教育基地建设纳入高校档案工作服务校园文化建设的衡量标准，有助于充分发挥档案的价值和文化教育作用，让爱国主义教育在高校落地生根，内化于心，外化于行。

二、5G时代高校档案服务校园文化建设的机遇与挑战

（一）5G时代高校档案服务校园文化建设的机遇

1.技术变革机遇。5G使得虚拟现实技术得到进一步推广，高校应将档案工作重点转移到线上服务，对现有资源进行数据化，并借助5G技术对档案用户数据（包括用户利用需要、利用动机、利用行为数据等）进行快速采集、实时分析、深度挖掘、精确预测。2.人才结构调整机遇。在“5G+信息技术”的大环境下，档案部门对技术有灵敏的应对与接纳能力，应抓住技术机遇，用活档案信息资源；需借助5G的时代契机，优化档案部门人员结构，引进计算机、通信技术人才，合理调整人员结构，为档案工作提供坚实的人才队伍保障。3.资源开放共享机遇。[6]5G技术可以有效实现线上不同档案管理系统间的对接，方便线上查档、异地查档、跨平台查档，为高校档案资源区域性开放共享提供机遇；有利于展现高校历史底蕴，实现高校档案文化教育功能，扩大高校的社会影响力和公众知晓度。

（二）5G时代高校档案服务校园文化建设的挑战

1.资金投入问题。高校档案部门的场馆建设、平台架构、具体服务等还未充分与新兴技术相融合，人工智能、虚拟现实、智能楼宇等技术在档案馆建设中应用也较少。档案部门，作为社会公共服务机构，以服务为主，具有非盈利性质。5G时代，现代化档案馆建设迫在眉睫，相互独立的不同管理平台的连接、数字展厅的建设、人才的引进都需要大量的资金投入。[7]2.信息安全威胁。5G时代，数据挖掘、用户画像等信息技术可能会未经用户允许对个人信息进行收集，况且目前高校档案部门关于用户信息的管理与保护制度不健全，容易造成个人数据泄露，甚至危害档案用户的人身及财产安全。3.资源开发类型转变。在网络环境下，档案用户需求呈现出移动化、碎片化、智慧化、个性化的特征。传统的图文结合形式已不太符合公众的喜好与习惯，与媒体影视平台融合，利用微信、微博、客户端、抖音、快手等新媒体平台进行档案信息资源开发与宣传[8]，可以有效提高用户利用率，扩大档案文化影响力。

三、5G时代高校档案工作服务校园文化建设的优化路径

5G时代，高校档案部门要深化教育部门将档案管理作为校园文化建设重点的理念，提高档案专业理论素养及将档案融入校园文化建设的常态化意识，加大资金的投入比例，解决档案服务资金受限制的难题。同时，高校档案部门应从服务理念、信息化、人才队伍、媒体融合、信息安全保障等方面优化档案工作服务校园文化建设的路径。

（一）转变档案服务理念

1.精准服务。精准服务包括档案内容精确性与档案服务及时性两方面。[9]对用户已明确表达的利用需求，高校档案部门应尽可能及时、准确地予以满足，提供精确的档案内容；对用户意识到但没有表达出的利用需求和潜在利用需求，应运用细粒度分析进行匹配，做好预测，实现全方位、超前式、创新式服务；同时建立反馈机制，对未满足的信息需求做好记录台账，以便进一步完善。2.高效服务。信息具有时效性，提供的及时性可以决定信息价值的发挥程度，由于档案工作者数量有限、信息查找速度有限，往往存在回复不及时现象。在5G技术的支持下，自动回复、自动记录用户借阅信息，根据用户在其他平台的检索记录精准推送等功能加强，能够节省大量时间成本，确保主动服务、精准服务、高效服务的实现。

（二）进一步加强信息化建设

信息化背景下，高校档案工作管理方法更智能。对高校档案工作而言，发挥5G技术特性，加强信息化建设是提高校园文化建设成效的重要举措，可以从以下几方面入手：首先馆藏档案数字化，利用5G技术的高密度性促进高校档案数字化建设，可以提供海量云存储空间，丰富信息资源存储载体，有效实现档案云存储与云备份，进一步夯实数字资源，扩大开放利用。其次馆藏档案网络化，利用5G技术的高速率、低功耗、低延时特性将数字化档案信息置于网络，方便对数字档案资源进行挂接，在提升速度的同时控制成本，优化流量高峰期下载速度，给予用户人机交互快速回应。最后馆藏档案建设规范化，包括存储格式、著录规则、元数据方案、信息资源网络体系结构等的标准化，以方便不同软件与系统兼容，更好地服务校园文化建设。

（三）聚焦档案人才队伍转型

档案工作者人才队伍建设是推动档案事业发展的重要力量。高校档案服务校园文化建设，首先要设立校园文化建设临时团队，集各部门人员为一体，加强校史馆与学校自身专业的合作，如新闻出版学、档案学、历史学等，强化学生专业自信的同时锻炼他们的专业能力，有助于学生从视觉、听觉、触觉等方面多层次了解学校的艰辛发展历程，使得校园文化教育深入人心。其次需要抓住5G时代技术变革的机遇，优化档案部门人才队伍，对人才进行合理配置。一方面鼓励他们利用移动终端跨越时空限制参与档案行业知识讲座和学术会议，不断提升自身的理论素养和专业技能；另一方面调整招聘计划，完善人才选拔机制，扩大招聘范围，将计算机、通信类人才纳入招聘规划，增强对5G人才的吸引力，使得档案工作者具备拍摄视频、剪辑视频、短视频账号运营等能力。最后需要重视人才储备，5G技术在档案领域的应用是一个复杂、长期的过程，高校档案学专业需开设通信工程、计算机等相关课程，培养档案专业人才的信息素养，贯彻复合型人才培养的新型理念，加强学科交叉的深度与广度。

（四）推进媒体融合发展

5G凭借超强移动宽带、超低时延通信和大容量网络连接等特点可以有效完善档案网站、微博、微信平台及APP等新媒体建设[10]，充分发挥响应式网站自主响应用户行为及设备环境的优势，实现不同终端兼容。媒体融合兼顾传统媒体的资源优势和新媒体的技术优势，有效实现数字信息传播的无边界化与去中心化。[11]在媒体融合环境下，内容编辑需要在图文、音频、视频等形式上引入VR、AR、AI等技术，而5G技术数据传输高速率、低延时、数据容量高密度的特性刚好解决AR、VR、AI技术发展受限的难题，有助于提升用户沉浸体验层次，提高校园文化宣传效果，助力高校依托自身资源优势打造网上虚拟档案馆（室）、网上校史馆、虚拟展览。数字信息传播过程中需要防火墙技术、加密算法、人脸识别、区块链等技术的支持，而5G使技术响应时间缩短，加速平台上节点间的传输速率，提高数字信息的共享效率。5G+区块链更可以实现双赢，既提高区块链技术本身的可靠性，增强档案信息一致性，使链上的每个节点都成为校园文化服务和信息流转的管理者、监督者；又通过增加节点等减少堵塞时间，提高资源平台的可扩展性，实现校内相关部门间、跨校合作，在加强数字信息的安全防范，保障校园文化宣传内容的真实性方面发挥重要作用。

（五）确保档案信息安全

5G技术加持下网络传输速度更快，档案数据和用户数据更容易被获取。一方面，高校档案部门应树立档案整体安全风险意识，将档案信息安全问题纳入高校信息管理部和网络监督检查部管理范略。另一方面，高校档案部门计算机管理体系应从整合化角度制定安全管理战略，通过建设高层次网络防护体系，在软件层面保障档案信息安全。5G时代，还需要注意防范档案利用过程中的安全风险，加强档案安全顶层设计，加强异地查档维护工作，通过引入区块链、大数据等新技术推进档案信息在线监管，促进档案信息监管的网络化、智能化、精细化。同时，高校还应利用5G时代档案数据标准化处理的优势，对档案信息进行管理和加密，建立健全档案信息安全管理制度体系，完善标准化建设，更好地服务校园文化建设。

四、结语

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关键词：高职院校，档案，管理

 

高职院校档案管理工作是高职院校事业发展的重要组成部分，是高职院校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展，高职院校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，面临着许多新情况新问题，特别是随着高职院校办学规模的不断扩大，改革的不断深化，高职院校档案工作在高职院校管理中的地位和作用日益突出。新的形势要求高职院校档案工作要与时俱进，不断创新档案管理，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展，服务于社会。

1. 高职院校档案管理工作的现状及问题

《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行，为高职院校档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围，高职院校的档案建设也因此取得了很大的成就。在档案管理工作上，学校的档案意识在增强，各部门对档案工作的重视程度有了较大提高；档案队伍在逐年壮大，素质也在不断提高。但从整体上看，目前高职院校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高职院校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进。集中表现在:

(1)档案管理工作不规范。免费论文参考网。虽然部分高职院校按照档案法的要求，加强了对档案的领导和管理，并且按照国家档案馆建设标准，建立了规范的档案馆，是仍然有部分高职院校因各种原因，档案管理工作还没有完全规范，档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多分散到校内各单位多家管理，专兼职管理人员配备不到位，管理制度不健全；由于缺乏及时归档意识，导致一些基层单位档案长期不整理、不装订，管理水平低，收集渠道不通畅。

(2)档案基础设施建设相对滞后。新时期档案工作的要求不断提高，对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比，部分高职院校档案基础设施建设投入不足，适宜安全保存档案的专门库房缺乏，防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足；适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。免费论文参考网。

(3)管理人员素质有待提高。档案人员素质制约了档案现代化管理，影响了档案的信息开发和编研工作。基层管理人员多为兼职，且频繁更换，造成档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐，为规范档案管理工作增添了难度。

2. 加强学校档案建设的建议及对策

做好新时期高职院校档案管理工作，需要进一步加强组织领导、夯实基础，强化队伍，规范管理，提升档次，努力使档案工作更好地服务于学校中心工作和建设发展。

(1)进一步加强领导，为档案管理工作提供组织保障。《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高职院校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高职院校必然把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”高职院校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。高职院校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。高职院校档案资料对于学校来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所学校逐步发展的整个历史过程，它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶，是学校的宝贵财富。学校各级领导应该给予高度重视，加大人财物的投入，特别是要把档案现代化管理工作纳入工作计划和议事日程中，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门参加学校的各项重要活动。

(2)进一步加强规范，完善管理体制和工作机制。做好高职院校档案工作，在工作方式上必须遵循科学规范的原则，理顺关系、健全制度，完善机制，规范管理。①工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则，部门形成档案，学校集中管理，防止分散管理出现的弊端。②完善管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度，从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度，推进档案管理工作的制度化和规范化；特别要做好档案的收集、整理和归档工作。要适应管理信息化的需要，逐步转变档案管理职能。未来高职院校档案馆(室)的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。

(3)进一步加强队伍建设，提高人员素质。档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径，提高档案管理人员的综合素质。一是健全管理人员队伍。建立一直专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆(室)要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员，确保档案工作的持续性和完整性。要在基层单位确定素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。并根据需要，及时补充调整管理人员，严格档案手续移交，确保基层档案工作的稳定性。二是不断加强业务培训。要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作，让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高职院校，完全有实力提高档案现代化管理的水平。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，积极参与学校的各项活动，主动、及时地为学校工作提供优质服务。三是建立竞争激励机制。免费论文参考网。要对工作任务进行细化，责任到人，实行量化考核，充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。

(4)进一步加强信息化建设，推进管理升级达标。信息化建设是新时期高职院校档案工作的客观需求，也是高职院校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高职院校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，已成为高职院校档案管理的大势，也是高职院校档案管理工作取得重要进展的突破口。学校应加大资金投入改善档案馆相关硬件设施，对档案信息化进行重点建设。要以推进档案的数字化进程为基础，以电子文档的归档和管理为重点，积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。要根据新形势下档案工作的新要求，充分利用网络技术，对档案信息进行征集、加工整理、分类储存、使档案信息成为能够多角度检索，自由提取的系统化信息资源，推进手动检索向自动化检索转变。应充分利用校园网的优势，坚持网络化办公，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，提高档案管理质量，使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。

参考文献：

【1】冯惠玲.档案学概论[M].中国人民大学出版社,2001.

【2】单凤兰.谈高等职业院校的档案管理[J].天津成人高等学校联合学报,2002,(2).

【3】刘冬梅.论档案的信息化管理[J].山东档案,2007,(01).

【4】李琳.高校档案管理信息化建设策略研究[J].文教资料,2008,(23).

篇10

【关键词】 档案 高校 校园文化 作用

【作者简介】 刘明达，湖北大学档案馆馆长。

【中图分类号】 G641 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2013）09-0015-02

高校档案作为高校历史活动的客观、真实记录，不仅忠实记录了高校发展的历史进程，也为高校的进步与发展提供了重要的参考依据。从档案的历史性、直观性和原始性等特点来看，高校档案不仅是高校校史文化的具体表现，而且也是高校大学校园文化的重要组成部分。作为高校的一个构成部分， 高校档案馆在文化贮存、文化传播、文化增值、文化积淀、文化教育等方面都发挥着不可或缺的作用。

一、 高校档案馆的文化属性

档案是人类认识和改造主客观世界直接形成的具有保存价值的不同形式的真实记录，是人类智慧的结晶和文明成果。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案不仅具有一般文化形态所共有的欣赏教化、凝聚力量、传播知识等功能，而且又因其独特的原始凭证性质而有别于其它文化形态。档案馆是收集、保管档案的机构。负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。学校档案是学校从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的多种不同形式的历史记录。档案馆文化由档案馆现象所凝聚的物质文化、制度文化和精神文化三个部分组成。物质文化是指外在的环境文化、馆藏文化，是档案馆文化的基础和载体；制度文化是档案馆在发展中产生的规范性、约束性的行为要求， 是档案馆文化的保障和有效的运行机制；精神文化是档案馆长期培育形成的一种特定精神风貌和文化氛围， 是档案馆文化的核心和灵魂。

二、高校档案馆是校园文化建设的重要阵地

大学校园文化是在大学广大师生员工中通行的规范准则、生活方式、行为模式和价值体系， 是大学区别于其他社会组织的重要标识。它包括校园物质文化、校园制度文化、校园行为文化和校园精神文化。高校档案馆、校史馆、博物馆的标志性的馆舍建筑、先进的设备、丰富的馆藏文献、艺术性的陈列、科学的管理、完善的各项规章制度和良好的服务等共同营造一个健康的、积极向上的文化氛围， 有助于学生感受美丽，获得知识，净化心灵，修练人格。因此， 大学档案馆担负着校园文化建设的重要职责， 是校园文化建设的重要阵地，发挥着重要作用。

档案馆储藏的丰富信息，是一本无声的教具，记述、收藏、见证着学校发展历程，讲述着学校在历史的沉积中形成的带有自身特色的良好的校风、教风、学风，对学生有很强的教育和影响作用。

三、高校档案馆是校园文化的重要参与者

1. 爱校教育活动

高校档案是高校在学校建设和教学过程等各项活动中形成的大量的各种形式的历史记录。它客观真实地记录了高校建设发展的创业史，反映了学校自建校以来的发展全过程，是高校校史文化的重要组成部分。有的学校档案馆还专设了校史馆。档案馆保存着大量的学校建设发展史料、典籍，名人档案，校友名录，领导关怀的图片、题词，国际校际往来中礼品，校内重大活动的徽章、纪念品，国内外各项重大活动获得的奖杯、奖状、奖牌、证书，这些珍贵的资料就是一部浓缩的学校建设发展史。这些档案作为历史记录和凭证，不仅具有查考、参考的作用，更有比课堂教育更加生动和有效的宣传教育作用，是大学校园文化建设不可分割的重要组成部分。可通过接待参观、举办展览、出版图书画册、开展纪念活动等形式，让师生与校史对话，在品味校史中受到潜移默化的影响、教育，净化心灵，陶冶情操，激发爱国爱校热情。

2. 艺术审美活动

有的高校档案馆下设博物馆或陈列室，如湖北大学博物馆就是一张靓丽的校园文化名片，收藏了我国历代珍贵的历史文物，包括玉器、、铜器、古钱币、陶瓷器、书画作品等共万余件（枚），其中不乏国家重点保护之珍品。它们古朴、雄浑、典雅、清逸，各具韵致，交相辉映，从不同侧面反映了我国悠久而丰厚的传统文化的烨烨风采，也反映了湖北大学八十余年的文化积淀。师生徜徉其间，感受文物传承的历史信息，体验文物涵蕴的审美情趣，将得到深邃的智慧启迪、高雅的文化熏陶和愉悦的精神享受。

3. 主题活动

利用校庆日、档案馆日、博物馆日等主题纪念活动，举办专题讲座、鉴宝、知识竞赛、文化沙龙、大型展览等多种形式的活动， 对师生进行爱国主义、民族精神和大学精神的宣传和引导，做到寓思想教育于丰富多彩的文化活动和科学知识的学习之中， 形成健康向上的良好的人文氛围， 为校园文化注入新的内容。

4. 演讲活动

组织学生成立校史宣讲队、文博讲解协会等，培训讲解员，举办校史宣讲、讲解员大赛，丰富学生业余文化生活，传承优秀文化，提高学生能力。

5. 实习实训活动

档案馆是知识的宝库，同学们在实习实训过程中，触摸原始性、直接性、持续性、权威性的馆藏文献，有助于启迪心智，完善品格，学习知识，全面成才。

四、充分发挥档案馆优势， 参与校园文化建设

1. 强化意识，发挥作用

高校档案不是人们日常所理解的束之高阁的故纸堆和古文物，而是具有存史、资政与教育的重要作用。要转变观念，增强高校档案馆的文化意识，充分发挥档案馆五大功能：“档案保管基地、档案利用中心、爱国主义教育基地、学术研究基地、文化学习园地。” 用原始、客观、真实的素材，改变传统的档案利用方式，在更大的范围、更高的层次上实现档案资源的共享，为校园文化建设作出贡献。

2. 加强建设，丰富资源

丰富的馆藏是大学校园文化建设的基础。随着大学校园文化建设对档案的需求越来越大，要求也越来越高，以往的档案收集范围已不能满足需求。要不断探索和创新档案管理工作机制，在做好常规工作的基础上，实现“四化同步”和“四个并重”，即努力实现队伍专业化、管理现代化、储存信息化、利用社会化，全面深入推行档案接收与档案征集并重、纸质档案保管与数字档案保管并重、常规的档案利用与档案主动开发利用并重、实体档案安全与档案信息安全并重。要以资源建设为核心开展档案信息化工作，加强馆藏资源建设，不仅仅是对原始档案文献进行收集、整理和保管，还要对知识和信息进行深层次的提炼。要加大征集力度，不断拓展馆藏，充实、丰富馆藏资源，既要有量的增加，又要有质的提升。

3. 推进档案资源信息化

在确保档案保密安全的前提下，加大档案数字化建设，实行校内信息库数字化联网，提高档案的科学化、规范化、现代化管理水平，提高档案的利用效益。可制作专用网站， 将一些开放的档案资料及编研成果延伸到学校的每一个角落，让广大师生轻点鼠标，就如同身临其境，进入档案馆、博物馆、校史馆，感受到强烈的视觉冲击，方便快捷地欣赏文物、图片、资料，体现出高校档案更多的价值，为大学校园文化建设提供更多的信息资源。也可以将一些史料、文物、图片、人物事迹等制作成专题片，营造高品位的大学校园文化氛围。

4. 拓展编研，开发资源

校史、校训的形成与发展、学生社团、社会实践活动、名人档案、知名校友传略等等都是校园文化重要的资源。可通过编研，为师生提供最新的校园文化素材。有的高校已将校史作为一门选修课，列入学校教育教学计划， 有利于最大限度地发挥档案馆在校园文化建设中的功能和作用。