会计电算化的系统管理范文

导语：如何才能写好一篇会计电算化的系统管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：建账；维护；数据库；故障排除

一、系统管理员的必要性

21世纪是网络化的年代，是计算机普及应用的年代。随着计算机的发展，会计电算化的普及，会计核算从手工记账转为计算机记账，无疑是将会计人员从繁重的手工劳动中解放出来了。但与此同时，也带来了麻烦，因为大多数会计人员适应不了计算机做账，即使会做，但总有这样或那样的问题出现：数据保存不了，数据丢失，由于系统死机造成不必要的损失等。致使有些老会计人员抱怨说手工记账更方便。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统，它需要运用较为复杂的计算机技术、会计知识。它需要有既了解会计业务，又熟悉计算机技术的人员，保证计算机系统的正常运行和会计人员的正常工作，这些都体现了在会计电算化条件下设置系统管理员的必要性。

二、系统管理员的重要性

系统管理员的工作决定了其岗位的特殊性、重要性。系统管理员负责整个单位会计电算化信息系统的正常运行，如系统软、硬件的维护，系统数据的保存，数据库的维护，还有各部门之间数据信息的共享等。一般来说，单位的财务部门和人事劳资部门总是紧密联系在一起的。财务部门的很多数据资料都需要劳资部门提供。有些数据可以在两部门间共享，而且可以作为永久资料保存，为后来从事该项工作的人提供真实、完整的客观数据。现在，我国法律要求各单位必须为在职职工交纳三险一金，如：医疗保险、失业保险、社会保险、公积金等。这些数据与每个职工的个人信息紧密相联，而且都是保存在人事劳资部门，如果财务部门需要利用这些数据，就可以通过信息共享来实现，没必要重复输入职工的个人信息。这项工作如果有系统管理员的指导，就显得更为容易，既节省了时间，又保证了信息的准确性、一致性。从某种程度上来说，某个单位会计电算化实施效果的好坏，取决于系统管理员的水平高低。

另外，财务工作不同于其他工作，需要终身学习，因为国家会计政策、会计法规总在不断更新、完善。对基层财务人员来讲，财务领域里应该就某一方面做深、做透。而对系统管理员要求就更高了，他们不仅要懂财务知识，还要懂计算机知识。如果懂英语，那就更是锦上添花了。因为一般来说，软件故障都是用英语显示出来的，所以系统管理员懂得英语，对于故障的处理就会更加得心应手。

作为单位会计人员，除了核算工资、成本之外，还有其他重要的工作，比如：协助领导做好预算，以降低成本提高利润等等。

降低成本，不只是降低原材料成本，还有降低工作成本，即提高工作效率。如报送医疗保险数据时，采用会计电算化，既能节省大量的工作时间，又能降低出错率。

职员的基本信息，如个人参保号或单位的参保号都是独立的，不存在重复的可能。对于集团公司或者跨国公司，如果逐个输入职工的信息，工作量大，而且不方便事后查错。

三、系统管理员的权限分析与培训

鉴于会计数据的重要性、保密性，系统管理员最好由财务内部人员担任。一般情况下，财务主管和系统管理员应该分设，不宜由一人兼任。尤其是在实现网络化条件下之后，从软件规模、电算化的强度到会计业务的工作量都应该由专门的系统管理员负责。如果单位的会计人员不多、工作业务量不大，则可以考虑由财务负责人兼任系统管理员。不过，在赋予系统管理员权限时，不要给他们所谓的“超级用户”权力。若系统管理员个人素质不高，或者由于某些特别的原因导致其思想出现偏差，那么过多的权力可能会对该单位造成一定的负面影响，如数据资料外泄，势必会给单位带来损失。所以系统管理员的选任至关重要。

另外有些单位对系统管理员的岗位职责认识不够清楚，混淆了网络管理员与系统管理员的界限，往往将二者混为一谈。这就需要软件开发商依照《会计电算化工作规范》，加强对系统管理员权限的约束，不要只图用户的使用方便，而不考虑会计制度所要求的严肃的商业行为。同时，会计人员也需要进一步明确在会计电算化条件下的岗位分工及各自的职责。目前，各地都在开展会计电算化培训，有必要全面加强系统管理员的业务知识，为他们提供适当的时间、空间，进一步提高他们各方面的素质。

四、系统管理员应具备的基本条件

会计人员对系统管理员的要求是：尽量事事都会，出现问题能够彻底解决。当应用程序出现混乱、报表数据出现计算错误或者系统死机时，会计人员首先会找系统管理员。这样，由于会计人员的操作失误或操作不当而导致的人为错误就会在短时间内得以修复，不至于造成太大的损失。这无形中提高了对系统管理员的工作要求，系统管理员必须具备以下基本条件：

第一，系统管理员应该掌握必要的会计知识，熟悉本单位主要的财务状况及会计业务，了解财务工作流程。

第二，系统管理员必须了解软件的安装、使用。了解会计软件的各项功能且能熟练地加以运用，出现问题时，能很快凭所掌握的计算机基本知识分析出故障的原因，并能够及时排除该故障。

第三，系统管理员必须了解计算机硬件方面的基本知识，如光驱、硬盘等。出现硬件的小问题时，能及时有效地解决问题。

第四，系统管理员要有良好的职业道德、职业修养。这是任何岗位上的会计人员所必须具备的，因为财务工作掌握着单位的整个经济命脉。鉴于系统管理员岗位的重要性、特殊性及财务工作的特殊性、保密性，系统管理员必须具有良好的职业道德、职业修养。

五、系统管理员的职责

系统管理员的总体职责是保证系统的稳定运行、会计数据的安全，并且做好保密工作，在财务部门内部能实现信息共享。具体职责如下：

第一，系统管理员必须积极主动地参与系统建账等初始工作，尽早熟悉软件，结合本单位实际情况提出合理的会计核算方法。

第二，系统管理员负责会计软件的日常管理与维护，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，做好防病毒措施。计算机病毒对系统的破坏力强大，预防与清除计算机病毒已成为会计电算化工作中不能忽视的问题。因此，对任何外来数据一定要加以检测，在读取数据之前就将病毒侵入的可能性完全扼杀，以避免不必要的麻烦。

第三，系统管理员负责系统定期的正确性、安全性检测，以保证系统的正常运行。当系统发生故障时，能根据自己所掌握的计算机知识，针对所发生的故障找到发生的原因，能够判断出到底是硬件故障还是软故障，做到能对症下药，迅速恢复系统的正确运行。

第四，系统管理员对系统的安全性负责，尤其是做好系统灾难预防与恢复工作。灾难包括两个方面：一是客观方面，如计算机病毒、火灾、电源等造成系统、数据受到严重破坏；二是主观方面，如人为篡改、不正确操作等。所以系统管理员应该及时备份会计数据，杜绝一切由于工作不及时而可能造成的损失。这同时也要求系统管理员在管理数据的同时，提高财务人员的操作水平，尽可能地提高会计人员的业务素质，让全体会计人员一起进步。

六、系统管理员与财务主管的关系

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电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在以下几方面:

一、计算机的使用改变了企业会计核算的环境

企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算的环境发生了很大的变化，会计部「1的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动，如销售预测等。随着远程通讯技术的发展，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，原先应由会计人员处理的有关业务事项，现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成;原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人来完成。因此，要保证企业财产物资的安全完整，保证会计系统对企业经济活动反映的正确和可靠，达到企业管理的目标，企业内部控制制度的建立和完善就显得更为重要，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。

二、电算化会计系统改变了会计凭证的形式

在电算化会计系统中，会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，有些甚至消失了。由于电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行，每一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了，原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上。因此，电算化会计系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同，控制的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。

三、计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度

随着计算机使用范围的扩大，利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加，由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至能不留痕迹地篡改，数据库技术的提高使数据高度集中，未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的数据。计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性。因此，电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段。

由此可见，计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。

随着计算机在会计工作中的普遍应用，管理部门对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖性越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。

计算机会计系统的内部控制制度，从计算机会计系统的建立和运行过程来看，可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制三大类。

一、系统开发、发展控制

计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中系统分析、系统设汁、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求、系统更新的可行性研究、更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。

(一)授权和领导认可

计算机会计系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权，这关系到系统开发、发展、更新等项目的成败。计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大，对企业整体管理目标的影响也比较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的改革，因此必需得到授权和领导认可。计算机会计系统的发展和更新是对原有计算机会计系统进行重大改进，同样会对企业管理体制造成较大的影响，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此也必需得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。

(二)符合标准和规范

计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等，各地也颁布各种地方标准，如上海市财政局颁布的《上海市会计电算化实施办法》等地方性标准。按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠，更加完善，有利于对系统的维护和进一步的发展、更新。

(三)人员培训

计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。在系统运行前对有关人员进行的培训，不仅仅是系统的操作培训，还应包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。

(四)系统转换

新的计算机会计系统在投入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统中，必需经过一定的转换程序。企业应在系统转换之际，采取有效的控制手段，作好各项转换的准备工作，如旧系统的结算、汇总，人员的重新配置、新系统需要的初始数据的安全导入等。新的计算机会计系统是否优于旧系统，还需要进一步接受实践的检验，因企业的具体情况不同，新的计算机会计系统不一定比1日的计算机会计系统更适合企业的经营特点，甚至购买或自行开发的计算机会计系统还不如手工会计系统更适合企业的经营特点。因此企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。并行运行的时间一般至少为三个月。

(五)程序修改控制

企业经营活动变化及经营环境变化可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统经过一段时期的使用也会发现一些需要进行修改的地方，因此，软件的修改是难以避免的。对会计软件进行修改必须经过周密计划和严格记录，修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制，修改的原因和性质应有书面形式的报告，经批准后才能实施修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。

二、管理控制

管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。

(一)组织机构设置

企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室，也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。

(二)职责划分

内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。在计算机会计系统中，不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务，数据维护管理职务与电算审核职务，数据录入职务与审核记帐职务，系统操作的职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。

(三)上机管理

企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。一般来讲，企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。

(四)档案管理

计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。为防止档案被破坏，企业应制订出一旦档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。企业使用的会计软件也应具有强制备份的功能和一旦系统崩溃等及时恢复到最近状态的功能。

(五)设备管理

对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。

三、日常控制

日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。

(一)业务发生控制

业务发生控制又称”程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。经济业务发生是通过计算机的控制程序，对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效，操作口令是否准确，经济业务是否超出了合理的数量、价格等的变动范围。企业还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。

(二)数据输入控制

由于计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，如果输入的数据不准确，处理结果就会出现差错，在数据输入时如果存在哪怕是很小的错误数据，一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化，影响整个计算机会计系统的正常运行。因此，企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查;其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。

(三)数据通讯控制

数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期、记号等等。

(四)数据处理控制

数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等。文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。

(五)数据输出控制

数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定，要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等。

(六)数据存储和检索控制

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（一）会计电算化的涵义

会计电算化是指利用电子计算机技术对会计信息实施管理的人机相结合的控制系统。它使用电子计算机代替了手工记账、算账、报账，并部分地代替原本由人脑完成的会计管理和辅助决策，构成了企业信息管理系统的重要组成部分。会计电算化是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是现代会计与现代科学技术紧密融合的产物。它的产生是会计数据处理技术的一场革命，对会计信息管理具有深远意义。

（二）企业信息管理的涵义

企业信息管理是指围绕企业的生产活动而进行的全部信息的收集、加工、处理等活动的总称。企业通过信息管理，有效地规划、组织、领导和控制各种生产要素或要素生产过程，实现资源的有效配置、共享和协调运行。企业信息管理通过不断产生和挖掘管理信息或产品信息来反映企业活动的变化，满足企业对生产、创新和决策的不断需求。

（三）会计电算化与企业信息管理的关系

由于会计是企业经济管理的重要组成部分，一个企业的会计信息约占企业全部信息的70%，因此会计电算化系统在企业信息管理系统中占有十分重要的地位。由于电子信息技术与互联网、电子商务的飞速发展，传统单纯、自成一体的会计核算已难以做到信息资源的及时共享，因此将会计电算化融入到现今的企业信息管理系统之中，是现代化管理和会计自身改革与发展的需要，是科技发展的必然趋势。现如今，大力推进会计信息管理电算化进程，已经成为了企业管理的当务之急。会计电算化系统完全融入企业信息管理系统后，信息数据将高度集成和共享，财务职能和企业管理的各个环节联系将更加密切，各职能部门可依据不同权限随时查看各种收入、成本、费用等的实际发生情况，使企业的信息资源实现最佳配置，为企业领导正确决策提供更加快捷、真实、准确、可靠的数据。

会计电算化对企业信息管理的影响何在？首先从内部控制看，以往手工会计中，它的每一步都有不同的人负责，各个会计资料由不同的人员进行填制和保管，很难获得全部完整的会计资料。而实行电算化后，会计信息全部储存于电子计算机中，管理和调用非常方便，由于数据过于集中，理论上任何一个人都可以获取全部资料；另一方面，由于很多步骤都由计算机自动处理完成，一旦出错也很难找到出错的源头。因此，在会计电算化环境下，企业内控重点由对人的控制转变成对人、计算机和互联网的全面控制，使得内部控制更加复杂。再从对企业信息化建设的角度看，企业管理信息化将是今后会计电算化软件深层次发展的方向。企业信息化的实现，必须通过网络，将包括会计业务在内的企业各类业务与电子商务相结合，我国很多科技型企业的信息化建设都是先从财务信息化入手的。最后从会计电算化对企业信息质量的影响看，实行会计电算化后，会计资料是由电脑按规定的程序生成，一定程度上减少了人为因素导致的信息不实、数据删改等现象，大大提高了会计信息质量，也即提高了企业的整体信息质量。

二、会计电算化在我国企业信息管理中的现状

从国内的发展趋势看，会计电算化软件在从简单的会计核算转变成综合的管理信息系统，从简单的数值运算转变为全面的会计核算，进而转变为具有现代化管理功能的会计信息系统方面，已取得了一定成绩。在现阶段，我国已有40余种会计软件通过财政部评审，加上各省财政部门认可并使用的，总计共有200多种会计软件，其中有部分软件已经具有一系列符合企业生产发展和信息管理要求的管理型功能和模块。

但是当前，我国的会计电算化整体水平仍是偏低的。主要表现为，在相当多的企业中，手工核算方式和会计电算化核算方式仍在同时使用，很多企业并不能完全脱离手工记账，这样也就使得会计核算效率一直无法提高。其水平偏低的另一个重要表现是很多企业或单位使用的会计电算化软件功能不足，相当一部分功能是闲置的甚至无法使用。笔者曾在一中小型企业供职，一直使用手工记账，近几年才开始购买财务软件实行会计电算化，但也仅仅使用了该软件的一两个模块，其他模块和功能从未使用。这种情况不论是对应用企业，还是对软件开发商、供应商，都是一种资源的浪费。

不仅会计电算化水平偏低，由于我国整体科技水平都较落后，企业的信息管理系统也大都尚未健全。一般中小企业甚至还没有信息管理的概念，即便大型企业，其战略、经营、管理、生产等部门虽都有软件系统，但各自为政，自成一体，很难融合。从企业的发展前景来看，企业应建立多个子系统，并将它们进行有机的合，从而形成一个完整的企业信息管理系统，其中会计信息的融合至关重要。当会计电算化的发展从核算型转变为管理型再融合到整个企业信息管理系统时，企业的信息管理系统才能更加完善。但在我国由于科技水平整体偏低，很多企业连最基础的会计电算化核算都尚未健全，更谈不上与整个企业信息管理系统的有机融合了。

三、会计电算化在企业信息管理中存在的问题

会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，大大提高了会计工作质量和会计工作效率。它在减轻会计人员劳动强度，提高效率，推进会计管理制度改革，推动企业管理现代化等方面具有深远意义。但由于我国会计电算化整体水平偏低，再加上其固有缺陷，在当前形势下，会计电算化在企业信息管理中尚存在若干问题，表现如下：

（一）信息安全存在风险

会计信息是反映企业财务状况和经营成果的重要依据，不得随意破坏、泄露，数据安全至关重要。但网络是充满着安全隐患和风险的地方，企业在日常使用财务软件时，有可能会因为病毒的感染或他人的恶意攻击，导致软件运行不正常，甚至有发生会计信息在传输过程中被拦截、窃取、篡改的危险。如果企业会计数据混乱或丢失，轻则造成会计核算不正常、财务数据不准确、财务报表无法编制上报等情况，重则导致公司发生信息安全事故、日常管理功能无法实现，影响到企业的整体运转，这将给企业生产经营带来不可估量的损失。

（二）会计软件与企业信息管理不能有机融合

我国目前的会计电算化软件种类繁多，不同企业使用的软件也各不相同，应用平台和系统软件无法融合的现象随处可见。最常用的单机版会计电算化软件往往脱离了企业信息管理的要求 ，而一些企业虽然实行了核算的网络化管理，但并没有与整个管理平台连接起来，信息一体化的推进困难重重。同时很多管理软件价格高昂，远高于中小企业的承受能力，且不能部分购买，只能整体购买，这对于中小型企业来说，是一种极大的浪费。另外，一些软件供应商并没有进行很好的调研、设计和开发，开发的产品和企业的要求存在很大差距，致使大部分软件与企业的生产运作不能完全相融。

（三）内控的风险增加

会计电算化软件程序中一般都包含了内部控制功能，但如果程序发生异常或被恶意篡改，则在特定方面发生错误或违规的可能性大大增加。在电算化环境下，只要有一个结果出现错误，那么就可能引起整个会计信息错误。内部控制的程序化、机械化也使得会计核算时出现差错的风险反复叠加。由于数据太过于集中，会计信息的保密性和安全性也随之降低，给内控带来了新的难度。

（四）会计人员技术水平受限

我国传统观念中一直认为财务会计人员不需要高水平、高学历、高技术，因此很多企业，特别是中小企业的会计人员素质普遍偏低。在实际工作中，很多会计人员并不重视企业信息管理，在态度上认识不足，仍习惯并满足于自己的传统实践经验，不愿意主动接受新技术、新方法，甚至由于自身能力不强、技术水平较低而对信息化管理产生抵触。另外，由于部分会计软件供应商的售后培训服务不全面、不到位，也使得会计人员未能完全掌握软件操作流程，不能熟练运用和操作。

（五）档案管理复杂性凸显

对于电算化会计档案，除传统的会计档案外，还包括电算化过程中形成的电子文件、纸质文件以及系统软件。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，存储需要磁性介质，然而磁性介质对环境和温度的要求高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁。如果不在电子档案安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之以往手工会计会大大提高。

四、针对存在的问题提出的建议

随着科技不断发展和企业信息化建设的需要，会计电算化将是企业发展的必然趋势，解决其存在的问题，对于企业信息化管理的发展具有重要意义。

（一）加强企业信息管理制度，提高企业信息化管理水平

随着计算机用户的范围和访问计算机资源的手段发生巨大变化，对企业来说保证信息安全越来越成为一项艰巨的任务。在信息化进程中，企业必须尽最大努力防止信息数据丢失或泄露。企业应制定企业信息管理制度，尤其要重视财务会计信息，对会计人员应加强管理并对计算机不定期进行设备维护和软件提升。对数据特别是财务数据进行加密保护和及时备份，制定相关信息安全条例和相应严格的奖惩制度。

（二）财务管理软件必须关注与企业的适用性

注重财务软件与企业的适用性是会计电算化的关键所在。企业应在琳琅满目的市场上挑选适合自己实际情况的财务软件。此外，一些中小企业无力购买整套软件，也可以采用租用的形式，实用又节约。对于大型企业来说，则可以在软件的开发阶段就参与进来，在软件成品之后还可以对个别模块进行修改，以满足企业管理实际之需。软件供应商也应该做好市场调查和分析，对自身拥有的软件进行提升和改造，以适应大部分企业的实际业务，避免出现软件过度开发和浪费闲置的现象。

（三）建立健全会计电算化环境下的内部控制制度

对于企业，除健全传统常规的内部控制制度外，还需进一步建立会计电算化环境下的内控制度并严格执行。比如建立电算化会计的授权操作制度，根据会计电算化原则，按岗位的不同赋予不同的权限，以免发生未经允许或授权的操作。对于电算化会计操作人员，如凭证录入、审核、管理员等均应实行岗位专人专职制度，明确岗位职责，对不相容岗位进行分离，对同级岗位之间进行牵制和监督，等等。同时随着外部环境的变化、单位业务的不断调整和管理要求的提高，还需不断健全与更新内部控制制度。

内部审计也是保障内部控制的重要手段之一，而且还是企业对会计系统提供的会计信息的准确性和可靠性的一种检测方法。审计人员在对会计业务进行审计时，发现相关问题应及时提出相应的解决建议，以提高会计核算质量和管理水平。

（四）加强会计人才培训，提高工作效率

企业应当将对员工的培训视为企业信息化管理和人才建设的重要部分。企业应当积极支持及组织财务人员学习和提高会计电算化知识，在能熟练操作会计电算化软件的同时还能维护软件及设备的日常运行，力求培养形成复合型的人才。企业在购买软件时应与软件供应商达成培训协议，双方都应该严格控制培训流程，以防出现软件培训机构不执行、被培训员工不积极而造成培训流于形式，浪费时间和金钱的现象。除了重视员工的技术培训外，员工的思想培训也不可忽视。企业信息化应该与企业管理相结合，促进员工转变传统观念，遵守企业现代管理的规章制度，以方便企业科学管理。同时，我国各高等院校也应着眼于加强复合型会计人才的培养，使之能掌握日益更新的会计电算化知识，满足电算化会计和企业信息管理的发展需求，为社会输送合乎需求的优秀人才。

（五）加强会计档案的管理

在实施会计电算化后，企业必须建立电算化会计档案的归档制度、保管制度以及移交制度，并需对其不断完善。会计电算化系统的软件程序，使用工作中产生的文档资料，都应视同会计档案保管。会计数据在没有打印成纸质资料之前，应妥善保管其备份数据，以免丢失。由于电算化会计的档案是存储在磁性介质上的，因此会计电算化档案必须要存放在专门的档案室，必须注意安全、防火、防潮、防磁、防高低温。此外，还应注意电算化会计档案与对应财务软件版本的一致性，电算化会计档案管理人员在管理档案的同时还必须掌握一定的计算机操作和维护知识。

随着信息技术蓬勃发展，会计电算化将是大势所趋，会计电算化在企业信息管理中的运用也将进一步上升，并在使用过程中不断完善软件功能，使得电算化会计的信息处理和数据分析更加专业化、智能化，最终将完全融入企业信息管理系统之中。它必将促进企业信息管理水平的提升，成为企业促进生产活动、实现战略目标的有力帮手。

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关键词:会计电算化网络内部控制

笔者所在公司是广东省第一批的中级会计电算化培训机构以及省乡财信息化软件的服务商和新中大财务软件的商,对湛江市会计人员以及企业和行政事业单位的会计电算化工作进行了全面的接触。笔者作为一名会计电算化培训教师以及一名审计工作者,深感电子信息化对企业和行政事业单位的冲击,使得财务会计系统的环境和内容都发生了深刻的变革,使人们不得不关注会计电算化环境下企业内控的变化。

一、会计电算化下原手工会计控制方法的失效

手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手工会计主要采用结构控制方法,包括设置相互牵制和制约的会计岗位,通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证;通过对账和内部审计进行账证核对。账账核对,保证记账的明确;为防止滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生,采用多联套写凭证或预先编码方式等。而在电算化环境中账账核对已失去意义,对输入凭证的审核成为控制的重点,人员分工要通过系统的授权管理才能实现,数据处理流程要由计算机系统来控制等等,计算机会计系统内部控制的内容更为广泛,技术要求也更高。

二、企业信息化的发展对会计电算化工作的新要求

在企业的生产经营活动中,各项高新技术的应用,诸如电子签约、电子交割、电子结算、电子报关、网上采购等现代电子商务技术的应用,都必须要求有一个能够与之相匹配的电算化会计信息系统作为基础,在组织实施电算化会计信息系统过程中,必须对传统的会计业务流程及其相关功能进行必要的调整。

1.会计业务流程的调整。就目前的技术水平来看,会计业务流程的调整主要表现在会计数据的采集上。在会计信息系统中,数据源形式会变得复杂一些,其实时性也会要求得更高一些。例如,在一笔电子结算业务过程中,电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源,也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑,前者的实时性明显优于后者,但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。笔者认为,可以以接受电子数据作为即时数据源,同时辅以接受纸介质传票作为验证数据源的方式,重组会计业务流程。这样,才能够满足现代财务管理对电算化会计信息系统的要求。

2.会计业务的功能调整。在一般情况下,作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时,在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据,这显然是一种功能上的缺陷,对此有两种方案可供选择:第一种方案,要求会计软件提供上述功能;第二种方案,根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操作。若采用第一种方案,系统成本会增大,且很难保证能够满足所有的即时需求;若采用第二种方案,则对相关会计人员的职业素质有很高的要求,并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为,应该将二者结合起来,从而制定电算化会计信息系统的实施方案,即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能,又同时设立会计数据分析员岗位,进行必要的会计数据人工折取处理工作。

三、电算化下内控的现状分析

1.操作员权限设置不当造成内控失控隐患。实现会计电算化后会计部门的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位,其中后者一般分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员和软件开发(自行开发软件)各岗。由于企业规模和业务量不同,基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,许多电算化岗位可以由一人担任。

在系统中还有一个不参与具体的会计电算化工作,但非常重要的角色———负责系统维护的系统管理员。系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性。系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行,如系统软件、硬件的维护,系统数据保存,网络服务器、数据库的口令等等。从一定程度上说,基层单位会计电算化实施的效果好坏,决定于系统管理员的工作水平高低。

会计电算化工作中,系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任,也可指定专人担任。但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈,造成工作中职责不明、权限不清。表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大,相当多的单位在赋予系统管理员权限时,都能够调用系统的所有功能,有时甚至完全超过了会计主管的权限。

究其原因,主要有以下两方面的原因:一是一些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限,支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力。二是一些单位对系统管理员的岗位职责认识不清,混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限,往往将二者混为一谈。

2.凭证的无痕修改对内控的冲击。在实际工作中,对于已录入并保存的凭证进行修改方式,目前有不少会计核算软件提供了“取消审核”、“反记账”、“反结账”的功能。这些设置给会计人员的会计处理带来许多方便。

所谓电算化会计中“反记账”,事实上也就是将一批原先已经登录到账簿上的发生额从各账簿再予以扣减,使各账簿复至该批凭证登账之前账簿的发生额和余额状态。毋庸置疑,没有人会赞同手工会计下采用“反记账”。对手工的账簿记录,为了保证其有案不可稽,当其发生错误时,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写。同时,对两种出错情况的更正应当分别加以严格处理:一是登记账簿时所发生的错误,“应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认”;二是由于记账凭证错误而导致账簿记录发生错误的,则“应当按更正的记账凭证登记账簿”。在实际工作中,由于记账凭证出错而导致账簿记录发生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改:一是红字冲销法,二是补充更正法。

“反结账”是当期末已经结账并编制企业会计报表之后,将其“反结账”,则意味可以对该结账月继续输入凭证数据,根据其登账后的账簿重新编制报表。也就是说,将“取消审核”、“反记账”与“反结账”同时使用,结账后可以再增减当月经济业务,账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改,而业已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。

由上可见,以上功能对会计内控是一个严重的挑战。

3.对审计工作环境的影响。正确处理好会计电算化与审计的关系,会计电算化是对传统手工会计进行了改造和革新后产生的,它将在企业现代化管理中扮演重要角色。会计电算化信息系统的诞生,不仅给传统会计带来革新而且也给传统审计带来巨大冲击。

4.网络环境下电算化系统内控的新问题。传统财务会计理论建立在一系列假设的基础上,即会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设和货币计量假设。传统财务会计的四个假设适应传统社会经济环境,并为会计实践检验,证明了其合理性。但是,在互联网走进现代人们的日常生活,并充斥于社会经济活动的各个方面时,以前会计假设所依据的社会经济环境发生了巨大的变革。在新的社会经济环境下,四个会计假设都面临挑战。同时网络会计对传统财务会计实务的影响十分广泛,例如权责发生制、历史成本、财务报告、会计职能、会计模式、会计核算手段等方面都会受到一定的影响。

四、应对方法

1.人员素质的培养是根本。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统,会计信息系统的应用与维护需要运用较为复杂的信息技术、会计知识。它首先需要有一支既熟悉计算机技术,又精通会计业务的队伍,在这支队伍中,最重要的组成人员是保证系统正常运行、解决系统运行中出现这样或那样问题的系统维护与管理人员,即系统管理员。其次,由于信息技术发展异常迅速,会计工作规范性进程的不断发展与完善,无论计算机方面的新技术,还是会计业务的新要求,都对会计电算化工作不断地提出更高要求,这就需要系统管理员首先掌握、理解会计电算化的各项新要求,及时调整、更新系统,从而更好地服务于会计电算化工作。

2.严格按照《会计电算化工作规范》操作。选择符合《会计电算化工作规范》要求的软件开发商开发的商业软件,摒弃只图用户使用“方便”,而不顾会计制度要求的不严肃商业行为。

3.分清岗位职责。要求会计人员进一步学习体会在会计电算化条件下的岗位分工,明确职责。加强对操作员岗位尤其是系统管理员及电算主管的权限的约束。在一般情况下,电算主管和系统管理员应由两人分别担当,尤其是实现网络条件的会计软件,从软件的规模、电算化工作的强度与会计业务的工作量上都要求由专门的系统管理员负责。当然,在单位会计人员不多、会计业务量不大、会计软件为单机运行时,电算主管与系统管理员是一个人的情况也是允许的。无论从会计工作的分工、工作的内容、所负责任等方面来讲,电算主管都是本单位的业务总负责人,系统管理员应服从电算主管的工作安排,系统管理员的权限并不是“无限大”的,其所做各项工作都应对电算主管负责。

会计信息处理和输出的控制基本上是通过计算机程序自动进行的,主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力,系统设计应具有识别信息失误的能力。同时,要防止无关人员进入计算机程序操作。每一位参与电算化会计的人员都应实施合理授权控制,通过设置操作员口令和上机日志等控制手段,防止差错和舞弊行为;还必须增设专人输入检查控制环节,未经检查,应无法进入下一步会计处理。

4.做好电算化会计信息系统的档案管理控制。为了系统能够安全、健康地运行,档案管理就成为一项重要的基础性工作。在制定电算化会计信息系统的实施方案时,档案管理制度必须是严格且具有实际操作性的。

5.网络电子信息控制方法。一是网上公证形成三方牵制。利用网络所持有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目,我们可以实现原始交易凭证的第三方监控,即网上公证。二是监控与操作的分离实现了系统内部的有效牵制。三是在线测试的实现使软件内部可能存在的漏洞能够得到及时解决。如我公司对湛江市100多个乡镇使用的乡财软件的维护工作主要是对通过网络的远程控制方式实现的。

6.现代审计活动的控制方式。现代审计活动一般分为查询审核、证实存在和系统分析三个阶段。在查询审核阶段,电算化会计应能为审计提供新的查询线索。因此,电算化会计软件应提供关于“凭证—总账—报表”三者之间的双向查询功能。在证实存在阶段,电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择,并编写一套审计测试预留通道。系统分析阶段是现代审计重要的过程。系统分析过程的重点是加强电算化会计系统的内部控制。美国注册会计师协会在第3号《审计准则公告》中将电算化会计系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。一般控制是指对会计电算化过程的组织、电算化会计系统的研制开发及应用环境等方面进行的控制。而应用控制是为适应各种会计处理的特殊要求而建立的能预防、检测和更正错误、处理舞弊行为的控制措施。因此,应用控制与会计软件开发密切相关,应特别引起重视。

综上所述,电算化会计控制的关键,一是研究会计控制的要求,即确定会计信息系统的控制点;二是确定计算机硬件设备、开发工具及应用程序是否能达到会计控制的要求。计算机和网络技术越发展,会计控制自动化的程度就会越高。可以想象,当全社会都用计算机网络连接起来以后,就可将规范、标准的原始凭证扫描进入计算机进行自动识别,甚至完全可以采用电子数据网络传输,以尽量减少人为因素。会计控制功能便将大为增强。但由于企业生产经营过程复杂,管理层次多样,会计控制也无法绝对保证企业业务运行、管理及会计信息处理不出一点差错。会计控制系统存在着人为的、非价值因素的影响,无法实现全过程的“绝对自动化”。而且,由于计算机会计系统的采用增加了计算机舞弊这一不安全因素,大大增加了企业会计控制的成本。对于会计控制系统优劣的判断,不能认为其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原则,使控制成本小于不采用控制手段造成的损失。

参考文献:

1.杨周南主编.会计电算化中级培训教材.现代出版社,2003

2.黄正瑞主编.会计电算化中级教程.暨南大学出版社,2000

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会计电算化是会计发展的需要,而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求,是时展的要求,实现会计电算化具有重要的现实意义和深远的历史意义。

(一)减轻会计人员的工作强度,提高会计工作效率

实现会计电算化后,只要将原始凭证和记账凭证输入了计算机,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可由计算机自动完成;因而大大提高会计工作效率,使会计信息的提供更加及时。

(二)促进会计工作规范化,提高会计工作质量

由于在电子计算机应用中,对会计数据来源提出了一系列规范要求,而且数据在处理过程中能始终得到控制,在很大程度上解决了手工操作中的不规范、不统

一、易出错、易遗漏等问题,可以使会计工作的质量得到进一步保证。

(三)促进会计工作职能的转变

会计电算化后,会计工作的效率提高,会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理,从而促进了会计工作职能的转变,使会计在经营管下提高经济效益中发挥出更大的作用。

(四)促进会计队伍的素质提高

会计电算化的开展,一方面要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识,以便适应工作要求并争取主动;另一方面,由于许多工作是由计算机完成的,可以提供许多学习新知识的时间,可以使会计人员有接受脱产专业培训的机会。因此,必然逐步提高整体会计队伍的业务素质。

(五)为整个管理工作现代化奠定基础

会计电算化以后,为企业管理手段现代化奠定了重要基础,可以带动或加速企业管理现代化的实现。

(六)推动会计改革,促进会计自身的不断发展

会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处理操作技术的变革,而且必将对会计核算的方式、程序、内容、方法以及会计理论的研究等产生影响;从而促进会计自身不断发展。

二、会计电算化条件下会计工作岗位的设置及职责

根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化应设立的会计工作岗位包括:系统设计员、系统管理员、系统操作员、数据审核员。各会计工作岗位人员的职责如下:

(一)系统设计员的职责

1、根据会计制度和核算要求开发会计电算化系统。

2、经济政策和企业微观管理的需要,不断修正和完善会计电算化系统整体功能。

3、负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法。

4、及时解决软件在运行中所发生的技术问题。

5、为保证本单位经济秘密和保证会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供

(二)系统管理员的职责

1、在会计电算化软件的运行阶段,设置本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工,对有关人员的操作权限进行设置和调整,负责日常的维护和管理,监督并保证本系统的正常运行,在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员快速恢复正常运行。

2、帮助系统操作熟练掌握操作技能。

3、负责计算输出的账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。

4、检查各操作员操作的日志记载情况,对计算机开机、关机和运行情况进行检查,防止非法调用和操作。

5、负责本系统各有关资源的调用、修改和更新的审批手续。

6、完善企业现有管理制度,并制定岗位责任与经济责任考核制度。

7、为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。

(三)系统操作员的职责

1、负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机,对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。

2、数据输出完毕,应进行自检核对工作,核对无误后脚数据审核员复核。

3、根据数据审核员核实过的会计数据进行记账,并打印出有关的账表。

4、每天数据操作结束后,应及时做好数据备份工作。

5、注意安全保密,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。

6、严格按照系统操作说明进行操作。

7、操作过程中发现问题,应记录故障情况并及时向系统管理员报告。

(四)数据审核员的职责

1、根据会计制度的要求,数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。

2、对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还经各有关人员更正后,再进行审核。

3、对不符合要求的凭证和账表不予签章确认。

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一、会计电算化的工作原理

会计电算化是将繁琐、单调、机械性较强的会计核算工作交由计算机进行处理，提高会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策，加强财务管理。使财务管理工作电算化，将会计数据进行汇总、统计、分析，提供宏观管理所必需的决策数据是现代化财务管理的主要内容。会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时展的必然，是会计工作的发展方向。在会计核算电算化的基础上，提高数据分析处理的自动化和科学化是财会工作向高水平发展的重要前提。

会计电算化是把系统工程、电子计算机技术等科学与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现会计工作方式的变革和人的解放，提供计划和控制经济过程需要的会计信息。会计电算化是会计工作从核算型向管理型转变的必然趋势，是现代会计工作的发展方向，它在经济管理工作中开始发挥越来越重要的作用。大力发展会计电算化事业，也是深化会计改革，进一步提高治黄事业会计工作水平的迫切要求。

二、会计电算化在我局中的实际应用

我局是1998年11月由黄委会组织的第一批会计电算化试点单位，经省局、黄委会会计电算化验收领导小组实际验收与测验率先于2002年1月1日正式实行的会计电算化。

自1998年11月份我局参加黄委会计电算化试点以来，会计电算化的高速、快捷、方便等特性已通过四年的会计决算及季报、月报、数据的查询、提取与手工记帐的差别越来越明显的突出起来。充分利用用友会计电算化软件（我局会计电算化试点安装的是黄委统一配置的用友软件公司提供的会计电算化程序）所提供的总帐、工资、固定资产、UFO报表功能，极大的提高了会计数据的统计、数据共享、汇总效率与精确度。

三、会计电算化的操作与管理

通过四年半的会计电算化的试点与程序运行，深刻体会到要使整个系统能高效、稳定、安全地运行起来，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证会计电算化信息资源的正确性、完整性和连续性，达到尽早甩脱手工帐，完全实现电算化之目的，不但要多方面练习与操作、尽快提高自身的业务水平、熟悉会计电算化程序运行的过程，还要确保系统安全、稳定的运行。必须严格按照计算机操作规程及各项规章制度去做，以免出现大的错误。

上机人员必须严格按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防病毒传入；未经批准，不能使用格式化和删除等DOS命令；严禁在微机内安装或运行游戏软件。

为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况是非常必要的，为此应制定：1、所有上机操作人员必须详细登记上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。2、操作过程中若没有问题则应在运行情况栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记记录，并向系统管理员报告。3、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应有明确记载。对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另外填写运行故障报告单，并向系统管理员汇报。4、操作记录每月装订成册，日常由档案管理员妥善保管，年终整理归档。5、要真实完整地填写操作记录。对发生问题不登记者，将根据问题的严重程度，按有关制度予以处理。

上报主管部门的会计报表，根据主管部门要求的格式上报。内部会计报表，根据主管领导要求来设定。对内部基层部门上报的会计报表格式也要由主管领导统一规定，一经确定不允许轻易变动。严格遵循报表处理程序。由计算机自动生成的会计报表，与帐簿数据必须衔接一致。存贮在硬盘上的会计报表数据必须建立软盘备份，备份次数每月不得少于一次。做备份前要填写《备份数据登记簿》。每月的会计报表必须以书面形式打印出来，并经主管领导审阅签字或盖章。每月的会计报表必须以软盘和书面两种形式并存，软盘会计报表和书面会计报表的数据必须一致。每年年终时，必须将全年会计报表数据（包括备份软盘和打印书面报表）统一整理，转档案管理员办理存档手续。根据会计电算化程序运行的特点还应健全相应的系统维护与管理制度：

（一）、对系统维护的任务

1、实施对系统的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；

2、在系统发生故障时，排除故障和恢复运行；

3、根据电算化工作实际需要，提出系统扩充报告，上报主管领导；

4、在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；

5、在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。

（二）、对硬件系统的维护

1、硬件设备的管理：会计电算化专用硬件设备由财经科统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用，确需使用时必须经主管领导批准，并确认不影响会计电算化之正常工作，必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间等事项。会计电算化硬件设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其它会计事务处理软件。任何人不得用于对外服务。为保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路及打印电缆、显示器连接线等。

2、硬件设备的维护：会计电算化硬件设备的维护工作由系统维护员负责进行，一般维护工作需填写《系统维护登记表》，大的硬件维护还需做系统维护报告，报系统管理员。会计科目不得随意改动、增删，在每年年初，由会计主管批准并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、增删会计科目，确需变动的要经主管领导批准，并作相应的并帐、分帐、撤帐等处理。

（三）、对会计软件的升级

应经主管领导批准，由系统管理员组织，系统维护员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档案。

（四）、对会计软件的管理

1、会计软件的升级与更换，必须统一规划、以地（市）局为单位统一管理，不得随意更换或处理。财务处在获得会计软件的同时，必须做软盘备份，并分别存放在档案室、机房和财务处的专用铁柜内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理，存放在其它两处的备份软件由数据管理员统一保管。

2、运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。

（五）、对电算化会计档案的管理和利用

电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证；是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证；是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此必须做好：会计凭证的收集和整理、会计帐簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。

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［关键词］高校会计电算化；安全现状分析；措施

随着信息技术和财务管理水平的提高，高校会计电算化发展不再局限于利用软件来取代传统手工为主的会计工作模式，而是侧重于基于信息化手段的财务数据的收集、分析、控制，为管理者的决策提供财务数据支持。但是在这一阶段，财务数据的安全性，财务网络的稳定性是面临的主要问题，也是制约高校电算化水平发展的重要原因。分析研究并解决这些安全问题具有非常重要的现实意义。

一、高校会计电算化管理中数据安全现状分析

（一）会计电算化管理和内部控制制度不完善

许多高校财务部门制定的会计电算化管理制度还停留在电算化发展的初期阶段，在制订会计电算化管理制度时，只是片面地重视一些计算机硬件方面或纯粹软件使用方面的风险，而忽视了内部人员通过网络对会计数据的非法访问、篡改、泄密和破坏以及不法分子的恶入等方面的风险。另外，内部会计电算化、网络化制度的建设有明显的滞后性，总是问题出现后才能对该问题引起重视，而对问题发生的预见性和预防性不够。［1］电算化管理中的会计数据多为电子数据，对电子数据的非法修改很难查找到痕迹，所以没有完善的会计电算化管理办法，对使用财务软件进行会计核算、权限分配、内部控制都没有明确的使用规范，对出现的问题也没有明确的责任认定，致使电算化工作中无规可循、无法可依，财务基础数据的安全性得不到保障。

（二）网络化给财务数据带来的安全隐患

上世纪90年代，随着会计电算化概念的兴起，各大高校的财务部门开始用财务软件代替手工完成会计工作，由于初期财务软件规模较小、功能较少，财务软件的网络环境多是C／S结构组建的小规模局域网，财务数据的安全与防范相对简单，只要加强内部控制，建立规章制度，明确责任，维护好服务器和局域网，防止病毒的入侵和人员的误操作，就能保证数据的安全性。到了本世纪初，随着计算机网络技术的高速发展，局域网形式的会计核算环境已经不能满足信息化发展的需求，会计电算化发展正式进入互联网的时代，财务数据可以通过网络在高校各部门之间进行传输，相关人员可以通过网络查询到自己所需的财务信息。由于互联网的开放性和普及性，在它给人们提供数据浏览、存取方便的同时也带来了数据安全性方面的隐患。部分高校财务数据在通过互联网传输的过程中往往没有进行过加密处理，很容易被不法分子利用网络漏洞和木马程序蓄意破坏或者盗取，所以在一定程度上财务网络环境的安全性直接决定了财务电算化发展的规模。

（三）电算化管理中软硬件安全性水平不高

由于近年来电算化水平的发展，财务软件品牌和种类繁多，许多高校在采购软件时只注重报账功能，不考虑软件安全性，由于软件设计和开发的缺陷，系统中往往还存在一些问题。例如：用户权限界面划分不清，财务用户的口令设置简单，保密性差，密码大都明文存储在数据据库中，甚至存在安全漏洞和后门程序，容易给网外用户入侵，并且在系统中内部控制功能薄弱，缺乏有效的系统管理功能。［2］硬件安全往往被许多高校财务部门所忽视。硬件是财务数据的载体，硬件安全是财务数据安全的基础，而许多高校的电算化管理设备在长期使用过程中由于疏于维护、硬件老化、电源故障等原因造成系统崩溃和硬件损坏，即使有数据备份也会导致部分财务数据的丢失和损坏，很难恢复到发生故障前的正常状态，对高校财务造成不可估量的损失。

（四）忽视复合性人才的培养

随着高校会计电算化的应用，对会计人员提出了更高的要求，既要求会计人员要掌握一定会计专业知识，还要掌握计算机软硬件基本安全操作常识、系统平台操作等计算机相关知识，才能够解决会计电算化工作中出现的各种问题。目前，许多高校财的务部门忽视了复合性人才的引进和培养，许多会计人员只掌握较高的会计专业知识，对计算机专业知识了解甚少，对财务软件的使用方法掌握的不够透彻和熟练，在软件运行过程中出现的故障不能及时排除，会计数据遭到攻击或者破坏时无人抵御和修复，使财务数据处于无保护状态，存在严重的安全隐患。

二、确保高校财务数据安全的措施

（一）加强和完善电算化管理和内部控制制度

必须建立健全会计电算化管理制度体系，要改变高校会计管理原来手工方式下的传统模式，引进现代会计电算化管理理念，加强对会计电算化基础管理工作的重要的认识，根据会计电算化的特点健全和修订各项会计制度，来规范核算的程序，保证财务数据的真实性和完整性。［3］应根据不相容职务相分离原则，依照科学合理的要求，制定会计人员对计算机软、硬件的操作、管理及维护的相关工作程序，明确每个会计人员的职责范围及责任划分，如果哪个环节出了问题，也能有章可循，有法可依。还要建立制约机制，互相监督、互相约束。例如要求系统管理员负责系统日常维护，没有做账、复核等会计业务的权限，而且要受到一般操作员和会计主管的监督。一般操作员分为做账、复核、查询等，不能同时具有多个权限，受会计主管的监督。这样一个完整的会计核算业务分为不同阶段，有几个人共同完成，并相互监督，有效地加强内部控制，减少或者避免内部人员相互串通、违法操作造成的财务数据安全隐患。［4］同时，高校财务部门还需制定科学、严格的财务软件操作流程和使用说明，例如《财务系统使用说明》《工资系统使用说明》《学生缴费流程》等，要对会计人员进行定期的集中学习和培训，防止会计人员由于软件使用不当或者误操作导致的财务数据的丢失和损坏。

（二）加强财务网络安全防范能力

根据学校自身财务电算化发展规模和发展方向选择合适的网络进行安全防范。对于规模较小、只要求有财务核算功能的学校，选择安全与防范相对简单的局域网模式即可，只需在服务器与客户机中安装杀毒软件并定期更新，加强财务数据的备份和服务器的维护就可保证财务数据的安全。而对于需要进行财务信息共享的互联网模式要求的学校，就必须选择安全风险较大的校园网络即将财务数据服务器接入到校园网中，达到财务信息共享的目的。为了保证数据的安全，必须采用以下技术：1．防火墙技术。不但要在服务器中设置软件防火墙，而且要在服务器与网络连接处设立硬件防火墙，设立一道屏障，抵制电脑病毒和非法攻击。2．数据加密技术。数字加密技术，对于信息系统则普遍采用，以防止数据在传输过程中被泄密，其目的是使非法入侵的用户找不到真正的数据，实现了对数据库中数据和传输过程中的数据进行保护。3．VPN技术。加装VPN设备实现在公用网络上建立专用网络，进行加密通讯。采用这些防范技术大大提高了网络系统的安全防范能力，数据安全也得到了保障。

（三）提高会计电算化软硬件的安全性

选择财务软件前不但要考虑它是否符合国家的统一的会计制度，保障财务工作正常开展，还要考虑到财务软件的安全性，要对软件进行安全测试，检测有无安全漏洞和后门程序，看是否有强大的内部控制功能，有无操作员权限的细化功能，在投入使用后也要有专人对软件进行日常维护，发现问题应及时反馈软件公司，进行软件升级消除安全隐患。［5］重视硬件安全对财务数据的影响，应做到以下几点：1．加大资金投入。对使用年限较长、配置较低的硬件设备进行更新换代，杜绝因硬件问题出现的财务数据丢失和损坏现象的发生。2．硬件设备的存放地点要与办公地点分开，应在独立的办公室或者实验室中存放，存放环境要做降尘、降温的处理，这样才能保证设备长期高效的运转，降低损坏的几率。3．不间断电源（UPS）配置及维护对硬件设备和会计信息安全至关重要，因为突然停电会对硬件设备和会计数据造成损害，而不间断电源（UPS）能够提供持续、稳定、不间断的电源供应，保证设备在停电时还能正常无误的运行，不会因为停电导致硬件的损坏和会计数据的丢失［6］。4．对集中存放硬件设备的地方实行封闭管理，设置密码锁或指纹锁等方式，只允许系统管理员和维护人员进出，其他人员一律严禁进入，杜绝不法分子破坏和盗取财务设备和数据的现象发生。5．要设有专人对硬件设备进行定期维护，检测运行状态，对出现的问题应及时发现和处理。

（四）加强培养复合型人才，设置系统管理员岗位

高校财务部门应改变传统观念，适应新形势下对人才的需求，重视复合型人才的培养，不仅要着力提高财务人员的专业理论知识水平，还要提高他们对计算机知识的了解，改变目前这种单一知识体系的现象，所以要多渠道、多层次地培养高校会计电算化复合型人才，例如：定期聘请有经验的教师为全体财会人员讲解计算机知识，提高会计人员的计算机水平；组织会计人员参加继续教育和培训，学习先进的财务管理理念［7］。同时要对系统管理员重点培养，因为系统管理员的岗位是随着会计电算化发展而衍生的新兴岗位，它要求从业人员是既要熟悉计算机技术，又要精通会计业务的复合性人才。保证系统正常运行、解决财务系统运行中出现这样或那样问题是系统管理员的主要工作，系统管理员的工作内容决定了其岗位在会计电算化发展进程中的特殊性、重要性，所以系统管理员岗位不应该被忽视，应该大力培养这种复合型人才，为高校财务电算化的高速发展保驾护航。随着电算化的高速发展，其面临的安全问题也不能简单概况为几点，它是一个集硬件、软件、网络、人员相关的复杂的综合问题。通过以上对高校会计电算化管理中财务数据的安全现状的分析和提出的应对措施，能使人们认识到其中存在的问题，减少高校会计电算化发展中出现的安全问题，促进高校电算化事业的健康发展。

参考文献

［1］田伟福，周红晓．高校会计电算化的安全管理和风险防范［J］．金华职业技术学院学报，2003，（1）：72－74．

［2］黄璐璐．高校网络财务系统数据安全影响因素及其对策研究［J］．经济师，2011，（12）：107－109．

［3］陈弦．高校会计电算化信息系统内部控制分析［J］．中国乡镇企业会计，2016，（6）：230－231．

［4］肖永红．会计电算化安全方面存在的问题及对策［J］．财税论坛，2011，（9）：166．

［5］傅一旺．解决网络会计电算化安全问题的对策［J］．农村经济与科技，2016，（17）：136－137．

［6］习永凯．高校电算化会计信息安全属性及保障措施［J］．会计之友，2012，（32）：98－99．

篇8

[关键词] 会计电算化；会计信息；账务处理；内部控制

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 022

[中图分类号] F232；F239.45 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）15-0030-02

0 前 言

会计电算化，是将电子计算机应用在会计工作中，即以电子计算机代替人工管理账目，利用计算机的特点和优势，处理会计事务，将会计数据输入到会计软件中，以提高财务管理水平和单位的经济效益，对记账过程进行统计、判断和分析，最终通过计算机显示、打印会计凭证、账簿和报表，从而提高会计工作的现代化水平。

内部控制，是单位为保证会计信息的准确可靠，确保本单位资产的安全和完整，运用财务管理方法，以提高单位经营效率为目的，按照职责分工方式，对本单位内部所从事的各种经济业务活动进行监督、制约和协调，以确保有关法律法规与规章制度全面有效地顺利执行而制定并认真贯彻实施的一系列控制方法、措施。

会计电算化背景下的内部控制既包括原来的手工记账过程，又包括程序设计、应用电算化进行账务处理过程、财务数据的备份等。

1 会计电算化与内部控制之间的相互关系

随着计算机、网络技术的迅速发展、普及，会计制度改革的不断深入，特别是党的十召开以后，对会计工作提出了更高的要求，会计工作全面实现电算化已经成为必然趋势。但随着会计电算化普及程度的不断提高，随之而来的舞弊案件也越来越多，涉及的金额也越来越大。由此可见，会计信息系统能够顺利有序运行的前提是建立健全、有效的内部控制机制。

1.1 原手工记账与实行电算化记账内部控制的区别

原手工会计下的内部控制主要采用设置相互监督和制约的会计岗位，如分别设置记总账、明细账、日记账、审核、复核等岗位，通过对单位经济业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如，总账、明细账、日记账分人分岗位记录，结果相互验证，审核、复核随时监督检查；事后通过相互对账和内部审计进行账证、账账、账实核对。而实行电算化后再进行账账核对已失去意义，只要录入数据正确，通过计算机账账之间核对肯定正确，相比之下，对输入原始凭证的审核工作就显得尤为重要，成为内部控制的重点环节。财务人员岗位职责的分工要通过系统的设置授权才能实现，会计数据处理要由计算机系统来控制，会计原始数据录入必须规范、标准，会计科目设置必须代码化，会计档案的保存、查找等都要通过计算机实现，会计电算化系统下内部控制的内容更为广泛，技术要求也更高。

1.2 加强会计电算化背景下内部控制的意义

随着信息时代的发展，传统的记账手段难以适应现代化工作的需要，取而代之的必定是会计电算化，电算化工作以其方便、准确、可靠、高效的优点越来越受到广大财会人员的认可。电算化工作提高了会计核算的准确性，提高了会计人员的工作效率，节约了大量的人力，提高了单位的经济效益。同时，电算化工作的弊端也浮出水面，利用计算机作弊的案件不断发生，而且涉及的金额及造成的损失比手工记账下大得多。这是因为实行电算化工作对原手工会计系统的内部控制带来了巨大影响，内部控制由原来的单纯人工控制变为人和计算机共同控制，原有的内部控制已无法适应现代化会计信息系统的要求。这就迫切要求我们适应电算化会计信息系统的特点，只有建立健全与会计电算化相匹配的内部控制制度，才能提高会计的分析判断能力，为管理者提供准确可靠的会计数据，准确反映单位的经济业务活动，使管理者做出正确的决策，以保证单位有序、健康地发展。同时，只有建立健全与会计电算化相匹配的内部控制制度，才能杜绝浪费、防止舞弊行为，才能保证单位财产的安全和完整。只有建立健全与会计电算化相匹配的内部控制制度，才能建立合理适用的岗位责任制，进一步提高会计人员工作质量，保证会计数据的真实性、可靠性，协调好各部门各实体间的工作，确保各单位经济业务活动能够正常、安全、有效地进行，提高管理人员素质和管理水平；才能利于审计部门及其他相关部门开展工作，加强审计工作；才能使各项财务法规政策得以贯彻落实，做到有章可循、有法可依。内部控制制度在现代会计电算化环境下，具有举足轻重的作用。因此，建立一整套适合会计电算化系统的内部控制制度就显得尤为重要。

2 会计电算化工作对内部控制的影响

2.1 原始数据录入的准确性对内控的影响

在电算化会计中，所有会计账簿、财务数据分析、会计报表的编制、打印等工作均通过计算机程序的控制自动进行处理。但是，计算机中的原始数据必须经人工审核后再输入计算机，所以计算机处理数据是否正确完全取决于原始数据输入的准确性。这就要求内部控制对一切原始数据的处理方法和过程都必须做到规范化，并保证其准确性和相对的稳定性，一旦输入错误信息，计算机本身无法辨别真伪，就会将错就错，造成后面一系列会计数据失真，因此，为了保证会计信息的真实性、完整性和准确性，必须加强原始数据的审核，并指定专人对录入信息与原始数据进行认真核对。

2.2 操作员权限设置对内控的影响

实现会计电算化后会计工作岗位一般分为出纳岗、会计核算岗和电算化会计岗，其中电算化会计岗又可分为会计主管、审核记账、电算维护、数据分析、会计档案保管员和系统管理员等岗位。根据各单位业务量不同，会计核算岗和电算化岗可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，几个电算化岗位可以由一人担任。如会计主管岗位可兼任审核记账、数据分析、软件维护等职责。对原始数据的审核至关重要，可以单独设立一个岗位，如对会计凭证的复核设立复核岗位，加强对会计数据的事后监督。

在会计电算化工作中，为保证计算机系统的安全运行，应限制会计人员的工作权限，设立系统管理员岗位。系统管理员负责整个信息系统的正常运行，如系统软件、硬件的维护，会计数据保存，服务器、数据库的口令设置，会计岗位的权限分工等。系统管理员必须明确自己的职责，认真履行岗位责任，做到到位而不越位。相反，如果系统管理员的权力过大，适用于系统的所有功能，甚至超过了会计主管的权限，就会造成管理混乱、职责不清、会计信息泄露等问题。

2.3 凭证的修改对内控的影响

原手工记账时，为了保证账账相符、账证相符、账表相符，安排不同的人员分别登记总账、明细账、日记账，当记账发生错误时，会计法明确规定不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，更不准重新抄写。常用的修改方式有两种：一是红字冲销法，二是补充更正法。这两种修改方式均留下修改痕迹，会计业务的发生过程有据可查。实行会计电算化后，对已经录入并保存的凭证进行修改时，我们目前应用的一些会计核算软件提供了“取消审核”、“取消记账”等功能，甚至有的软件还设置了“反结账”功能，这些设置给会计人员的会计处理带来许多方便，但手工会计中的一些直接的线索如笔迹等，都已消失殆尽，删除修改后的会计数据都无迹可寻，很容易发生问题，对会计内控是一个严峻的挑战。

3 加强会计电算化背景下的内部控制

3.1 提高财务人员业务水平

目前，我国从事会计电算化工作的会计人员普遍素质偏低、业务知识不系统，老会计人员经验丰富，但电算化水平不高，甚至不会，新上岗的会计人员知识水平虽高，但缺乏经验。会计信息系统是一个相对复杂的人机系统，其应用与维护需要较为复杂的信息技术与会计知识。单位在应用会计软件前就要组织相关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解能力，了解系统运行后新的内部控制制度、记账流转程序以及计算机系统提供的高质量的会计信息的进一步利用等内容，尽量培养“复合型”人才，以减少使用软件后出错的可能性，掌握常见问题的处理方法，提高应变能力。

3.2 明确会计人员岗位职责

完善的内部控制制度要求建立健全会计人员岗位责任制，根据各单位经济业务的不同，设置不同的会计岗位，并定期进行考核。会计人员在处理同一笔业务时，必须相互稽核、相互监督、相互制约。手工记账时这样要求，实现会计电算化后更应如此。必须做到岗位分工明确，各司其职，尤其是加强系统管理员及电算会计主管的权限约束，防止越级查看和越权审批，保障会计信息的真实、完整，这也是防止人为错误和舞弊现象发生最有效的方法之一。

3.3 加强系统财务软件的安全控制

财务系统的安全性受外部环境因素的影响，系统管理员要时刻注意系统的安全性和保密性。随着网络技术快速发展，单位应加强网络安全控制，设置网络安全性指标，包括数据保密、访问控制、身份识别等，并且针对单位的实际情况，开发相应的技术来保护系统。另外，还要加强对财务人员的培训，提高他们对自身密码的保护意识。笔者所在单位为保证系统的安全，设置防火墙、监控系统，限制外单位对数据库的非法访问，专门配备一台机器上校园网供各学院、各行政部门查看自己的财务情况，给各单位设置查账权限、密码，他们只能查看本学院、本部位的账目，其余报账、记账的机器都不能上网，有效控制了因网络病毒等不安全因素造成数据丢失等现象。

3.4 做好电算化会计信息系统的档案储存保管控制

档案管理是保障系统能够安全、健康运行的一项重要的基础性工作。《会计电算化管理办法》规定，所有本年度发生的会计凭证、账簿、报表、往来明细，都必须打印并装订成册。建立健全完善的档案管理制度并配备合格的档案管理人员，严格执行《会计档案管理办法》规定，建立完善的资料借用和归还手续、标签与索引方法，配备安全可靠的档案保管设备等。要坚持对会计数据每天做好备份且双重备份，定期对所有档案进行备份，有条件的单位最好刻录光盘，并保管好，同时单位应制订应急预案。

3.5 选择安全可靠的财务软件

单位使用的会计软件应具有强制备份功能，以及一旦系统崩溃及时恢复到最近状态的功能。目前我国的财务软件种类众多，据统计，经国家审批的会计软件有40多种，经省级审批的也超过200种。由于软件公司水平不同，软件的质量也参差不齐。选择财务软件时，应考虑本单位实际情况，结合本单位信息管理的整体需要，尽量选择资质好、口碑佳、实力强的企业所开发的软件，而且各部门之间要考虑数据共享原则。

4 结束语

总之，加强会计电算化背景下的内部控制，不断调整、完善内部控制制度，是对已建立的会计电算化系统进行全面的管理，保证系统的安全和正常运行，也是保证单位电算化工作高效有序进行的重要措施，可以确保会计数据的真实性、可靠性、完整性。

主要参考文献

[1]樊珊珊.目前我国会计电算化存在的问题及对策[J].会计之友，2011（32）.

[2]刘芳.会计电算化内部控制存在的问题及对策[J].商业经济，2010（5）.

[3]孙静.刍议会计电算化环境下的内部控制[J].经营管理者，2010（11）.

篇9

摘要：地勘单位会计电算化已进入融合专业判断及内控相结合的管理型会计软件发展阶段，本文以江西省核工业地质局为例，指出克服当前会计电算化发展中存在的问题，实现会计核算职能、管理职能、控制职能统一化，提升财务报告信息质量，是会计电算化的最终发展方向。

关键词：地勘单位；会计电算化；发展方向

我国会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，经历了模拟手工记账的初步探索阶段，逐步进入市场机制下的通用会计软件稳步发展阶段，直到目前融入专业判断及内控相结合的管理型会计软件发展阶段。笔者结合自身工作的江西省核工业地质局的会计电算化发展，谈谈目前会计电算化发展中所遇到的问题，以及应采取的应对措施，阐述今后会计电算化工作的发展趋势。

一、 地勘单位会计电算化发展历程回顾

地勘单位因其经济类型的特殊性，至上世纪90年代末，才普遍引进电算化，有些地区甚至更晚。普遍使用的是用友财务软件，为会计人员带来一次工作上的革命，从繁琐的手工记账中解放出来，进入数字化记账的时代。

江西省核工业地质局，在政府及上级主管部门的推动下，采用我国自主研发的用友财务软件，前期的特点是：

1、使用软件版本不一致，运用模块不相同，软件升级较盲目。主要原因在于，对自身需求不明确，对财务软件功能及特点没有事前详细了解，未根据单位实际业务特点选择相适应的软件功能，给企业造成不必要的耗费。

2、软件功能未得到充分利用。许多地勘单位的财务软件仅停留在简单的财务核算阶段，财务人员仅对财务核算功能模块较为重视，缺乏财务管理意识，使得财务软件功能未被充分利用，处于闲置状态。

3、财务人员自身业务素质较低，影响财务软件功能的运用。早期财务人员会计电算化知识欠缺，未接受过系统的电算化知识培训，更有老财务人员由于自身计算机操作不熟练，更加抵触电算化的运用。

4、财务软件难以满足地勘单位经济发展的要求。地勘单位作为事业单位，随着经济体制的改革，经营方式的转变，出现事业与企业并存的局面，亦存在事业单位，企业化管理的局面。地勘单位一方面承担国家公益项目开发，另一方面承接社会地质项目开发，同时为搞活经济，响应国家民的号召，向产品业、服务业、建筑业大力开拓，在财务核算上，就存在事业与企业并存的会计核算特征，现有的财务软件不能满足多种需求，制约了经济的发展。

针对目前地勘单位事业与企业并存，经济形式灵活多样，财务软件功能较单一，各单位各自为政，无法集中统管调配的局面，江西省核工业地质总局委托用友公司开发适用的NC系统，经过前期不断的调研，试运行，全面覆盖的财务人员培训，于2012年全面正式上线运行。主要目的在于使财务工作从简单的财务核算向管理统筹发展，从分散向统一集中发展，向提高财务数据及时性，准确性，共享性发展。

二、 现阶段会计电算化系统的特点与优势

NC平台是建立在JAVA语言所提供的强大功能基础上开发的系统管理平台，由于JAVA平台的无关性，使得NC可以运行在不同硬件平台、不同操作系统平台。这一系统的强大优势体现在以下几点：

1、全局财务系统一体化。凭借互联网的运用，引入用友NC系统，全局财务人员均使用同一平台，同一软件系统，不受地域，不受时间的影响。彻底改变了从前各地勘单位各自为政，数据独立，账目设置不一的局面。

2、主管单位统一布署人员培训。全局财务人员接受统一业务培训，系统管理人员，日常操作人员，单位管理人员依工作职责设置相应的岗位权限，实现了会计电算化职责划分明确，相互制约管理的要求。后期软件的升级，业务培训也在全局的统一规划下进行。

3、引入多模块核算子系统。采用了总账系统与UFO集团合并报表系统相结合的现代化财务数据信息处理系统。总账系统中，根据自身特色，设置企业与事业两套会计科目，所有单位按业务实质，配置相应的会计核算科目，按经济业务实质内容，进行日常账务记录，核算。 UFO集团报表系统，为集团企业用户提供全面的报表解决方案，帮助集团企业进行各种报表的集中管理。能支持各类业务报表的输出、合并报表编制、分部报告编制以及报表的权限与流程管理。各地勘单位将本单位及下属公司的财务报表月初进行汇总，直接上报至局财务处，大大提高了财务人员报表上报的准确性、时效性，全局性的合并财务报表在前期设置完成后，亦能轻松实现。

4、操作权限合理配置。经适当授权后，上级对下级的财务状况可自主查阅，无需坐等下级部门结账，编制报表上报后才能了解下属单位财务状况，增加了财务公开性，透明性。

5、为全局资金统一调配提供了操作平台。

前期各单位财务分散独立，使得局总部缺乏对资金的统一管理和筹划，局下属单位多头开户的现象比较普遍；内部资金配置不平衡，一方是资金大量闲置，另一方却是银行借贷高涨，形成存、贷两高，反映在局总部的合并报表中，就是资产方的货币资金项目有大额的存量资金，而负债方同样存有大量的银行贷款，从而形成损益表财务费用项目下大量的利息支出。NC平台的使用，各单位资金状况在同一平台上均能显现，局财务处利用这一契机，与银行签订现金集团管理协议，建立内部现金结算中心。结算中心是顺应企业集团管理需求而产生的内部资金管理机构。运用资金结算中心这个管理系统，具有以下优势：

①、有利于对资金进行集中管理、统筹安排，合理调节资金，引导资金的流向

②、有利于集中财力，减少内部资金积压，盘活沉淀资金，减低银行贷款和贷款利息，降低资金成本。

③、；有利于在集团内部执行高效率的财务预算机制。实施资金分级预算管理，局本级及下属单位、企业合理规划收支，在保障经营活动有效运行的同时，寻求财务协同效应。

三、 现阶段会计电算化存在问题分析

通过这一年来的NC平台运行，其不足之处亦渐渐显露。

1、 注重财务工作规范化，实质经济业务灵活性体现不足。江西省核工业地质局发展至今，企业与事业并存，地矿业、建筑业、服务业、产品业四大产业并存，但仍以地矿事业为主，其他经济业为辅，本NC系统的引进，亦体现了这一特征。目前运用的财务模块仅为总账（含固定资产），财务报表两大子系统，对于产品生产销售型企业，未采用产供销模块，货物的实物流转与会计账面价值流转很难达到同步，企业的采购，库存，销售仍停留在手工记录与EXEL表格共存的记录状态，准确性，时效性，科学性均受影响。

2、 注重财务核算，轻视财务管理。引进NC系统的总账核算模块及UFO集团报表，能较好地实现财务数据的归集，报表的生成，这一功能提升了集团数据的准确性，宏观性。而对于企业日趋重视的预算管理，人力资源管理等功能并未涉及。

3、 注重财务数据，轻视财务分析。这与目前财务人员的整体素质有关，财务人员只满足于正确及时反映经济业务内容，往往忽略了在财务数据的基础上，融入专业判断而做出各项应管理目标需求而应有的财务分析。全局下属各地勘单位，企业的合并报表目前的功能也仅限于简单内部往来，投融资业务的抵销，未达到真正合并财务报表的要求。

4、 下属单位面对问题养成依赖性、被动性。

为达成整个NC平台的整体规范性，所有单位账套的设置，科目的增减、人员的权限均由局系统管理员操作，下属单位人员仅有日常会计业务录入，报表生成，经济业务查询等功能，极易造成下属单位财务人员遇到问题后，依赖局系统管理员帮助解决，被动应对的局面。

四、 地勘单位会计电算化发展的方向

地勘单位的经济业务已由原来的单一地质勘查项目转变为现在多种产业并存，经济总量日趋增大，会计核算制度也由原来的地勘会计制度向企业会计制度过渡。会计电算化工作必须从最初的仅满足电子记账向综合性会计信息处理提升，全面提高财务管理水平。

1、 大力培养复合型财务人才

会计电算化的运用，对会计人员提出了更高的要求，要积极推进会计电算化进程，就必须加大对人才的培训。在培训的内容上，切合实际工作需要，对会计人员，系统管理人员，系统维护人员应按不同内容，不同要求展开培训，造就一大批既精于计算机信息技术，又专于财务管理知识，能够对财务信息进行熟练加工分析，为管理决策提供依据，满足各方对财务信息需求的复合型人才。

2、 提升软件功能对企业管理的贡献率

对于财务软件已有的功能，通过培训，财务人员熟练掌握；需要后期补充完善的功能，可委派熟悉会计业务流程的人员参与软件工程的研发，将计算机程序与地勘单位的经济特点紧密结合，提升软件功能对企业管理的贡献率。

3、 健全地勘单位会计电算化管理制度

会计电算化普及，网络的运用，势必增加会计管理工作的风险性。学习财政部制订的相关规章制度，建立健全本单位的会计电算化管理制度，严格执行授权制度，业务流程审核制度，电子资料保管制度，上级部门监管制度，将成为顺利推行会计电算化的有力保障。

4、 与企业综合管理紧密结合

篇10

【关键词】教学目标；教学方法；师资队伍

一、高职高专会计电算化教学中存在的问题

(一)培养目标定位不准确

目前，高职院校会计电算化教学目标分为两种，一种是侧重培养初级会计电算化人才，即能够熟练操作会计电算化软件的操作员，学习的重点是操作技能，从而把这门课变成了软件培训课；另一种侧重培养会计软件的开发人才，除了熟练操作会计电算化软件，还要掌握会计软件的开发方法，以针对不同的企业编制相应的软件，学习的重点是编制程序，从而把这门课变成了程序编写课。对于高职会计电算化专业来讲，第一种培养目标太低，是中等职业技术学校的培养目标，第二种培养目标，对于高职院校的学生来说，实现起来是很困难的。

(二)实验室的建设和实验设施落后

1、目前有一些学校没有专用的实训机房，学生实训只能挤在公共机房里，导致电算化专业学生实训课时少，影响了教学进度。另外，虽有一些高校设有专业机房，但由于软、硬件更新速度很快，而且投资很大，一旦投入，不可能在短期内淘汰，造成软、硬件滞后，使得实训能力、实训效果差异很大，不能完全满足教学需求。

2、财务软件滞后于实际中的应用。软件不能及时更新，导致旧版软件在使用过程中存在很多漏洞和不足，从而增加了实验难度，影响学生实验进度的正常进行。

3、缺少切合实验需要的、系统性的实验指导书和实验教程。当前市场上电算化会计实训教学教材很少，高质量的更少，内容不能根据最新的会计准则进行更新，且内容单一，大多是用友、金蝶等会计软件操作手册的翻版，所给资料的业务多局限于账务。

(三)实验方式不能与时俱进，教学内容有限

从实验方式来看，实验教学采用的会计软件是单用户版，这就决定学生只能进行单机应用模拟实验而不能进行网络应用模拟实验，未能做到全方位地模拟会计工作流程、工作环境、会计职能岗位，实验的仿真性不强；从实验内容来看，一般以会计核算系统的账务处理系统、工资管理系统、固定资产系统和UFO报表为主，实验内容有限。

(四)会计电算化师资队伍建设滞后

当前师资存在的主要问题是缺少稳定的专职会计教师，综合素质不平衡，缺少高水平的会计电算化专业人才。特别是缺少既具有扎实的会计专业知识，又熟悉会计软件模块操作和维护的双栖型教师队伍，这样势必会影响会计实验教学的质量。

二、解决会计电算化教学中存在的问题的思考

(一)教学目标定位科学化

我们将教学目标重新定位为：以会计电算化信息系统操作能力为基础，以系统管理能力和日常维护能力为主导，以学生自学能力为核心的会计电算化综合应用能力的培养。他们能够借助相应软件平台并运用一些信息化工具，处理会计业务，准确及时提供各类相关信息，解决一些日常维护问题，使学生能够应用计算机先进财务管理软件在虚拟的计算机环境中，模拟现实企业的财务环境，建立适合企业财务管理需求的分析和决策模型，进行成本、销售、投资、筹资、预测等定量分析，参与企业的管理和决策工作。

(二)加强实验室的建设和实验设施建设

1、在会计电算化实训室的建设方面，应突出仿真性，做到能够全方位地模拟日后的工作流程、工作环境、职能岗位。

2、软件方面。尽可能与用友公司经销商与售后服务人员形成长期友好的合作关系，由其提供先进的实验教学所用的财务软件和技术服务与指导，并随着软件的不断开发和升级及时更新。

3、选择合适的会计电算化实验教材

实训教材应立足“自编为主，购买为辅’。教材建设可分两阶段进行。首先选择一种较好的手工会计模拟资料，在此基础上进行手工向电算化的转换，使之应用于电算化实训教学；在积累了一定的经验后，可以组织一线教师编写实训教材，最好是系列化教材。

(三)采用多种教学方法与手段来完善教学

在基于工作过程的教学理念下，会计电算化的教学方法主要有：案例教学法、演示教学法、任务驱动教学法、分组教学法，网络教学法等。其中任务驱动导向教学是一个比较重要的教学方法，它将学习过程任务化、项目化，提倡教师指导下的，以学生为中心的学习方式，在整个教学过程中教师起组织、指导、帮助和促进的作用，利用各学习环境充分发挥学生的主动性、积极性和创造性。

(四)加强会计电算化专业教师的实际操作技能和电算化系统管理技能