文档管理解决方案范文
时间：2023-10-23 17:34:10
导语：如何才能写好一篇文档管理解决方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
1、档案管理基础工作存在的主要问题分析
学校档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢
哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：
一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之学校档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国学校档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
2、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
2.1 全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的学校档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.2 重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
2.3 结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
2.4 统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
2.5 规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
3、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1 分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
3.2 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
篇2
随着计算机的广泛普及，当前各单位积极使用计算机进行业务设计，在一定程度上也使用计算机开展科学活动。随着我国现代化建设进程的逐渐推?M，社会中科技建设项目越来越多，造成科技档案数量越来越多、种类越来越繁杂，传统使用的手工档案管理手段无法满足社会需求，因而建立了管理系统，借助自动化、数字化、网络化的档案系统进行科技档案管理。本文结合当前该管理系统的应用现状，详细分析了该管理系统运行问题的解决方法，这有助于社会发展。
二、科技档案概述
科技档案是科学技术档案的简称，它主要是指在基本建设自然科学研究以及生产技术等活动中形成的证书、图表、图纸、声像资料、文字材料以及计算材料等。这些资料不仅是我国进行相关科学活动的有效记载，同时也是众多科学技术人员智慧的结晶以及劳动的成果，是我国开展有效经济建设的主要依据。任何一项技术的发展都离不开对原有科技活动的分析，只有全面地记录科技档案、有效地管理科技档案，才能使其为我国经济建设以及科技水平的发展提供有力支持。[1]从当前社会的发展情况来看，各科学技术研究部门工作量越来越大，且当前研究手段越来越多，研究结果所能够呈现出的形式也实现了多样化。基于此，要想更有效地保存和管理有价值的科技档案，相关单位就需要加强对科技档案管理工作的重视，建立完善的科技档案管理系统。
三、科技档案管理方式的发展历程
科技档案管理方式主要经历了三个发展历程：一是手工管理方式。这种方式是当前使用时间最长的一种科技档案管理方式，但是该种方式具有管理效率低、管理消耗成本大、不易检索与维护的缺点，它主要是通过借助科技档案管理人员的力量，在了解每一项档案的实际内容后，将档案进行分类，同时对档案的主题进行记录，并将档案进行有效的管理。[2]由于手工方式管理的档案为纸质版档案，不便于保存以及备份，特别是当档案出现丢失情况时，纸质版档案无法有效找回，因而管理效率相对较低。二是计算机中心管理。该种方式有效地结合计算机管理方式与手工管理方式，通常相关部门会将科技档案管理工作分配给专人，使其运用计算机进行档案的单机管理，因此该种管理方式也被称为信息孤岛式管理方式。虽然该种管理方式与手工管理方式相比，具有检索方便的优势，但是同时也具有安全性低、共享性差、管理效率低的缺点。三是分步自助式计算机档案管理方式。为了有效地弥补以上两种方式的不足，在科学技术水平不断提高的基础上，人们提出了分步自助式计算机档案管理方式，使用该种方式可以借助专门的档案管理软件，实现对科技档案的集中管理。它不仅拥有共享性强、安全性高的特点，同时还能够节省档案的管理时间，提高科技档案的管理效率。
四、科技档案管理系统运行问题的解决方案
（一）明确并满足社会对科技档案管理系统的需求
虽然当前在使用专业性强的科技档案管理软件后，与以往相比，管理效率得到了有效提高，档案安全性也得到了提高。但是在各科技部门工作量逐渐增加、科技活动越来越多的基础上，科技档案管理系统无法有力支持档案管理工作，因而需要加以改善。笔者在分析当前使用的科技档案管理系统后，建议要想使其能够得到更有效的利用，首先就要明确社会对科技档案管理系统的需求，并在此基础上找出满足社会需求的方法。
现阶段社会对档案管理系统的需求主要包括以下几方面：一是需要严格按照国家档案管理条例及相关规定进行分类，并对档案中所包含的数据进行有效的分析；二是科技档案数据需要提交给相关的技术质量处理部门，在其进行审核编排以后，才能将档案资料传至科技档案数据库，以完成档案数据的输入工作；三是在档案录入数据库完成归档前，科技档案管理系统需要明确该档案是否全面，保证科技档案的全面性，促使后期能够得到有效的利用；四是明确划分档案每一个级别的名称，提高后期检索的效率；五是完善数据统计功能，使档案文件数目、档案数据量大小以及档案使用频率可以得到体现；六是适合的科技档案交互界面，使其能够满足相关人员的使用需求。
（二）优化科技档案管理系统模块以及功能设计
在分析当前所使用的科技档案管理系统后，笔者建议需要优化科技档案管理系统中以下几个模块：一是基本模块，该模块主要负责档案浏览以及系统设置工作，在优化该模块时，需要全面分析当前其存在的程序化不足问题，从而明确档案管理人员以及用户在使用过程中拥有的权限，促使其可以为科技档案管理人员提供有力的管理支持，同时也为科技档案使用者提供有效的检测环境；二是科技档案归档模块，只有将档案进行有效的归档才能保证后期的使用效率，因此系统完善人员需要使用户能够在自身档案提交客户端上完成数据归档工作，促使科技档案归类更加准确；三是数据统计模块，该模块主要是档案管理部门使用，通过这个模块可以更加了解各档案的使用情况，从而做好科技档案的统计工作；四是借阅模块，保存档案的主要目的不仅是记录当时的科技活动，更是为后期工作提供有力的资料支持，因此需要完善当前借阅管理模块，使用户可以借助该系统完成档案借阅以及归还操作，同时也使档案管理人员借助该模块可以查看到借阅信息。在完善以上模块后，科技档案管理系统优化人员还需要结合每一个模块的功能做好其功能设计工作，促使该系统能够发挥出更大的作用。
（三）做好科技档案管理系统数据库的设计与维护工作
通过上文的分析，我们能够了解到当前所使用科技档案管理系统时，其存在的最严重问题为科技档案管理系统数据库不够完善，现阶段科技档案数量越来越多，相关技术人员在完善系统时需要强化对数据库的设计，一方面需要扩大当前所拥有的数据库，另一方面需要做好数据库的维护工作。在完成数据库设计与维护后，信息系统需要拥有更强的数据分析能力，促使数据库能够更有效地包含相关单位所提供的科技档案信息。除此以外，由于当前科技档案所存在的形式相对较多，因此为了保证科技档案管理系统能够更有效地打开所有形式的档案，并对其进行分析与数据处理，这就要求科技档案管理人员以及用户需要拥有浏览其他格式文件的软件。
建立完善的科技档案管理系统数据库，有助于档案管理系统更有效地运行，其能够为使用人员提供更有效地保管与查询服务。只有高效地做好档案管理统计工作，才能为科学技术的发展作出贡献。
五、结语
篇3
关键词：人事档案 管理 突出问题 解决方法
1.医院人事档案管理存在的突出问题
1.1对人事档案管理的重要性认识不够
人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。单位的领导就认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，出现那种要用时想到、不用时不要、考核检查时才突击整理的现象，档案意识淡薄，认识不够，自我宣传不够，归档意识不强，服务意识不强等，导致了人事档案工作一直处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。
1.2医院人事档案管理制度不健全
在医院管理中，大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责则较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。制度的不完善必然会导致管理工作的不到位甚至漏洞百出。
1.3档案内容完整程度不够
内容完整是一份人事档案基本的要求。近年来，人事档案的重要性越来越被人们忽视，档案填写及收集过程中的漏洞也越来越多的出现，表现在缺乏必要的反映个人基础信息的表格，缺乏反映个人工作能力和实绩的动态信息资料，一些职务、职称晋升、工资变动等连续性信息出现断档等。
1.4医院人事档案管理人员素质参差不齐
档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前，人事档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。表现为专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、年龄大、现代科学知识贫乏，及高层次的档案专业人才较少，这些已不适应新形势下的档案事业发展。
1.5人事档案材料收集困难
因档案意识不强，在档案管理的实际工作中，档案材料形成部门不能及时将形成的档案材料交与档案管理人员。档案管理人员对材料的整理与收集也缺乏应有的主动性与积极性，相当一部分工作人员没有经过正规的档案管理培训，缺乏主动开发利用档案信息的意识，缺少为医院提供系统性材料与决策依据的意识。
2.人事档案管理存在问题的解决方法
2.1加大宣传力度，努力提高全员档案意识
采取多种措施宣传人事档案相关的知识，增强员工对人事档案管理的了解和支持。档案管理部门要积极参与医院的人事政策调整、人才选拔、工资晋级、职务晋升等项工作，以优质的服务获得职工的认知，促使更多的人员了解人事档案。让广大职工要树立“人事档案关系到每一名职工，人事档案是自我形象”的意识，为提高人事档案质量贡献自己的力量。
2.2抓队伍建设，提高管档人员素质
档案人员的素质对人事档案管理工作十分重要，直接关系到档案管理的水平和效率。档案管理人员要牢固树立爱岗敬业精神，要安心本职，发扬档案人员长期吃苦耐劳，默默无闻、淡泊名利、甘于奉献的精神。医院应挑选政治素质好、品行佳、工作认真负责、踏实肯干的人员充实到档案管理的队伍中来，并对他们定期进行岗位培训，包括档案管理的业务知识与计算机应用方面的技术培训，以提高档案业务知识和管理水平。
2.3积极探索人事档案管理工作的新思路、新方法
在市场经济条件下如何使人事档案为人力资源管理发挥最大效能，为医院人才队伍建设、职称聘用、选人用人方面提供决策服务。首先，树立科学发展观，重视和加强人事档案管理工作；其次，积极推进医院人事档案管理法制化建设，制定符合医院实际的人事档案信息收集、整理、开发、利用的法律法规和政策；最后，积极推进医院人事档案管理信息化建设，人事档案电子信息化管理，改变过去传统的以手工操作为主的繁重、琐碎的管理方式，把管理人员从手工劳动中解放出来，提高工作效率。
参考文献：
[1] 黄利华，浅论如何加强医院人事档案管理促进人才选拨[J].企业家天地，理论版，2008,8.
[2]吴敏,当前人事档案工作中出现的问题及对策[J];四川档案;2006年04期
篇4
【关键词】工程项目 档案管理 问题 方法
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
工程项目档案管理中存在的主要问题
档案管理制度不健全，档案管理意识不强
随着国家相关建设工程法规和档案规范的出台，部分建设单位和施工单位对工程档案的认识有所提高，但仍有相当一部分单位由于过于追求经济效益，将工作重点放在质量、进度上，档案管理意识淡薄，对档案管理工作重视不足，没有形成健全的档案管理制度体系，没有将项目文件的形成、收集和管理列入建设项目计划，工程项目档案从形成到竣工验收的整个过程没有完善的标准制度加以保障；或者是有制度，却执行不力，缺乏监管。因此，常常出现在工程竣工时，才抽调人力、物力，突击编制和补充项目文件，以应付验收的情况，导致归档的工程项目档案真实性、准确性、系统性不足，甚至是一些重要文件丢失，影响档案的整体利用价值的发挥。
2．档案管理职责不清，档案管理人员业务水平低
目前，相当一部分施工单位或项目部压缩编制，没有建立专职的档案管理人员队伍，档案管理岗位多以兼职的为主，甚至临时抽调，因此档案人员业务素质偏低，档案工作职责不清，档案管理不到位。主要表现在，一是兼职档案人员岗位职责描述中没有档案管理工作，因此不能专心于工程项目文件管理，对档案工作往往兼而不顾，工作不到位。二是档案人员往往由新入职的年轻技术人员兼任，流动性较大，造成工程项目档案工作连续性不强，甚至存在档案无人管理的现象。三是兼职档案人员一般身兼数职，或是临时抽调，档案业务知识积累不足，难以适应项目档案管理的需要。
3．项目文件质量不高，影响档案作用的充分发挥
工程档案来源于项目文件，项目文件的质量决定了项目档案的质量，由于对工程项目档案缺乏应有的重视，对项目档案在工程建设管理和今后改扩建，以及维护合法权益中所起的重要作用认识不足，工程项目档案普遍存在质量问题。一是项目文件形成质量不高，内容填写不真实，漏项较多；签章手续不全；竣工图变更不到位等。二是文件多是复制件，清晰度差。三是移交的项目文件不够齐全、完整。四是目录编制不够规范，案卷质量不高。这些现象导致工程档案不能真实反映工程建设实际情况，不能有效发挥其依据和凭证作用，为今后的管理和利用带来困难。
二、存在问题的解决办法
1．加强宣传，提高档案意识
工程建设项目档案是工程建设人员花费大量心血形成的，工程建设项目档案不仅是工程项目建设的历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，直接反映工程项目建设的成果。从这个意义上来说，工程管理、施工、监理等相关单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，加强档案宣传，提高领导、技术管理人员的档案意识及档案工作自觉性。
在项目开工前，组织参建各方技术管理人员进行档案法规和档案基本知识的学习，了解档案的价值和档案工作的意义，增强技术管理人员对项目档案重要性的认识，为提高竣工档案质量打下思想基础。
篇5
关键词 干部人事档案管理 问题 原因 途径与方法
一、干部人事档案的概述
干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在实际工作中培养、选拔、任用干部所形成的，记载干部个人经历、思想、品德作风、专业能力、工作表现及业绩等内容的文字材料。干部人事档案管理是组织档案管理的一个重要内容，在组织的日常工作中占据重要地位并发挥着重要作用。
二、干部人事档案存在的实际问题
（1）归档内容不全面，不完整，不规范。具体表现在：一是各种案卷材料填充不完整，出现前后脱节现象，该填写的重要内容出现空缺，给档案的实际利用增加了难度，出现模棱两可的现象。二是所形成的档案材料大小不够规范，大小长短不一，现行的公文材料主要用纸为标准的A4纸，纸张的不统一，直接给装订带来了麻烦，而且使案卷整体上影响美观，最终造成了客观上的不规范。三是有些需要用章的材料没有盖组织人事部门或单位的公章，形成的材料不够严谨，还有需要必须说明的事项没有给予不要的解释说明，这些都构成了案卷资料的不完整不规范。四是该归档的诸多重要的人事材料没有归入人事档案，而不该归入人事档案的属于文书档案归档范畴的材料却归入了人事档案中。笔者在实际工作中就遇到了很多诸如大学生毕业分配的派遣证和干部介绍信（工作分配）就归入文书档案中的现象，诸如此类的例子不胜枚举，给实际工作造成了许多不必要的麻烦;此外档案资料短缺的现象也十分突出，有的已经成为历史遗留问题，到底是什么原因没有及时归档，这其中的原因有很多，随着时间的推移，最终说不清道不明。以上这些干部人事档案管理工作中存在的问题严重地影响了干部人事档案的质量、准确性与完整性，给组织的人事档案管理利用工作造成了很大的影响，有待加强与完善。
（2）归档内容前后不一致，突出地表现在“三龄一历”问题上在单位，经常听到有人问到退休的问题，有的说某某人明年就退休了，本人说还有三年才能退休;还有的说某人还有两年退休，而本人说明年就退休了，从这街谈巷议的谈论中，我们不难想到这里有一个问题，为什么一个人的退休问题有这么多的不一致呢？还有的设计到参加工作时间的问题，也就是工龄问题，国家人事政策明文规定，35年以上工龄的工作人员退休时退休工资比例为90%，而30年以上35年以下退休工资比例为85%，就此围绕工龄问题产生了许多不合理，不明确，等违规问题，这也暴露出干部人事档案管理工作中出现的种种弊端，造成了干部人事档案资料的失真，从而影响到干部人事档案的“生命”与质量。
三、干部人事档案管理工作中产生问题的原因
（1）单位、组织人事部门对人事档案管理工作缺乏应有的重视，管理松懈，工作力度不够。
（2）广大干部职工对干部人事档案管理工作的漠视，在填写各类表格、材料过程中，主观随意性大。在实际到个人事项的各类表格、材料中，常常以个人意志为转移，不注重对错，想怎么填就怎么填，不闻不问，甚至某些人处于某种目的或利害有意而为之。
（3）干部人事档案管理工作者素质不高，工作意识不强，主观意志淡漠，在实际工作中没有尽到应尽的职责和义务。此外，还有一种情况就是从事干部人事档案管理工作的人员不是档案专职工作者。
（4）弄虚作假，现象频出。年龄造假、工龄造假、学历造假现象的泛滥，甚至“人质档案”的出现，给干部人事档案管理工作造成极大的伤害，对干部人事档案制度的严肃性、准确性与唯一性收到了严重地冲击，对新时期、新形势下干部人事档案管理工作的开展产生了严重地阻碍与干扰，有待解决。
四、解决的途径与方法
（1）领导，组织予以重视，并建立有效地干部人事档案管理工作体制建立健全组织机构，加强对干部人事档案管理工作的领导与指导强化组织纪律，明确职责，安排聘任有高度责任心和敬业精神，工作认真负责，严谨细致的档案专职工作者来本岗位工作。
（2）加大培训力度，培养与建立专业化的档案人才队伍建设提高档案工作者的综合素质，加强对其的培训，注重对其专业工作能力和思想道德品质的培养，并落实与提高档案工作者的待遇，促使其以高度的责任心、过强的专业工作能力和良好的思想行为方式对待自己的本职工作。
（3）档案专职工作者要认真对待本职工作，严格履行保密工作制度，并采取有效地奖惩约束机制，做到奖优罚劣，从根本上杜绝弄虚作假、行为的发生在实际工作中，档案专职工作者要认真对待本职工作，应对每个年度的归档材料进行认真的检查、核对，通过甄别，发现不合理之处，要及时通知当事人加以改正，是档案资料保持前后一致性，真实性与唯一性;档案工作是一项保密性工作，该说的地方要明确说明，不该说之处坚决予以保密;针对“三龄一历”问题，要坚决杜绝档案工作者与当事人之间弄虚作假，的行为，强化责任与纪律，采取奖惩机制，查出问题，绝不姑息，要追究相关当事人的责任，从根本上遏制和消除此类现象与行为的发生与蔓延，还原档案管理工作严谨，准确，公平，公正的工作实质。
干部人事档案管理工作时一项长期、艰巨、复杂的工作。尤其是在新时期，新形势下，针对干部人事档案工作提出了一些新问题、新要求，需要结合实际，去不断地学习、摸索与改进，使干部人事档案管理工作向着健康的方向有条不紊地开展。
篇6
本课题的主旨在于探讨并研究如何在通用操作系统的不安全环境下找出一种相对安全的办公文档管理机制，以保证在其内部管理的数据不被窃取、篡改以或损毁，并将其用于办公文档管理实践； 来获得一个“可用的办公文档管理系统”。采用适配器模型实现了文档在内存与数据库之间、明文与密文之间完美的迁移和译码；采用C# DoNet作为开发语言并配以轻型但强大的第4代对象型数据库――“db4o”作为数据存储和缓冲支持；使用自定义的可交换文件格式进行对外数据分发；仿资源管理器式的文档管理用户接口配合OLE容器式的文档编辑视图，使用户的所有操作如同在（Windows + Office）环境下操作文档一样便捷。
【关键词】 Framework C# Windows Form 适配器模型
1 引言
自从计算机数据存储的产生之时起，一直有一个重要的问题被诸多学者所关注，那就是数据的安全；随着计算机应用的发展，数据安全的具体体现方式也变的多样化；作为计算机对现代办公最为重要的一个方面，文档办公过程中的数据安全也变成了计算机应用领域急需须解决的问题之一，自从办公自动化的概念提出以来，这一问题更在计算机数据安全问题中显得尤为重要，无数的学者提出了多种办公文档安全管理解决方案；其中不乏优秀者，但由于办公环境的多样化，以及为了经济利益而进行的各自为政式的开发，使得多系统间协同办公的安全性问题变得越来越难以处理。
虽然这一课题的研究存在着多种障碍，但是如果这一问题不解决，则计算机辅助办公的前景堪忧。
2 系统可行性分析
技术上的可行，若要实现文档数据安全，其最主要要解决的问题在于如何可以使如Word或Excel等商业性办公软件放弃磁盘文件而在数据库中存储数据；而Word或Excel是支持OLE自动化的，而其本身即是OLE管理端也是OLE用户端，也就是说他本身是一个纯粹的OLE对象，针对于以上事实我们可以将其通过OLE自动化嵌入的方式植入我们自己的系统，实现对Word及Excel的（内存-数据库）操作将可能成为现实。根据以上分析认为该系统在技术上完全可以通过以上技术和软件来实现的，故技术上是可行的。
经济上的可行， ODS是一款超轻型的系统，其整个解决方案的部署仅需要不超过1MB的磁盘空间；其采用的数据库管理系统db4o不但是完全免费的第4代数据库管理系统，其在性能上更是优越，它就像一个开源系统一样，可以实现零成本运营，所以在经济上更具有完好的可行性。
3 系统的总体设计
3.1 总体设计的任务和设计原则
从系统开发的角度出发要完成两个首要设计任务；其一、针对系统分析中所制定的系统模型按部署和功能设计用户操作接口（图形化用户界面）；其二、将系统分割成层次结构，使每一部分完成简单的功能并且各个部分之间又保持一定的关系，使系统详细设计与开发阶段可以基于这个功能的层次结构把各个部分组合起来成为系统。
3.2 用户图形化操作接口设计
根据系统分析中得出的部署模型，解决方案中一共包含4个项目，分别为数据交换协议、文档管理器、数据服务器和分发控制器。其中数据交换协议为动态链接库项目，内部不包含用户接口；服务器是后台程序对外只有任务栏通知菜单没有用户接口；分发控制器中有一个外置的查看器与编辑器合一的用户接口（Editer）。
4 系统开发的相关技术
4.1 db4o介绍
db4o 是一个开源的纯面向对象数据库引擎，对于 Java 与 .NET 开发者来说都是一个简单易用的对象持久化工具，使用简单。
4.2 开发语言C#
C#是微软公司的一种面向对象的、运行于.NET Framework之上的高级程序设计语言。C#看起来与JAVA有着惊人的相似；它包括了诸如单一继承、接口、与JAVA几乎同样的语法和编译成中间代码再运行的过程。但是C#与JAVA有着明显的不同，它借鉴了DELPHI的一个特点，与COM（组件对象模型）是直接集成的，而且它是微软公司.NET Windows网络框架的主角。
4.3 Linq
语言集成查询 （LINQ） 是 Visual Studio 2008 中的一组功能，可为 C# 和 Visual Basic 语言语法提供强大的查询功能。LINQ 引入了标准的、易于学习的查询和更新数据模式，可以对其技术进行扩展以支持几乎任何类型的数据存储。
5 结论
从系统的研究和实践工程的实现效果来看，系统不但已经满足预期设计的研究和实践任务，还在现实意义的指导下对原始方案进行了系统性的完善和性能优化。本次研究工作实践的产品（办公文档安全管理系统：ODS）不但具有最先进的办公文档安全管理机制，而且更具有其它现行同类系统无法提供的诸多优秀特点，如：采用适配器模型实现了文档在内存与数据库之间的直线传输避免了由于病毒或黑客攻击对文档安全的威胁；采用OLE自动化技术实现文档办公系统嵌入，并配合权限控制机制内容级安全策略；使用分布式数据存储方式使得数据在理论上具有足够强度的物理抗性；使用流对象式强过程逻辑加密算法，使得数据在网络间传输过程的安全性同样得到了有利保障；使用自定义文件格式的强密文存储进行数据分发，并附带有分发权限，使得数据分发的安全性得到有效控制；使用Windows资源管理器和Office内嵌式用户接口界面使用户感到系统原生的存在于办公作业中；采用第4代数据库db4o实现可以应用于任何办公人群的超轻量级系统。
参考文献
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[3]刘刀桂，孟繁晶.Visual C#实践与提高 [M].北京：中国铁道出版社，2001.
[4] 卿斯汉，刘文清，温红予.操作系统安全[M].北京：清华大学出版社，2004.
[5] 王慧.方明.李仁根 网络数据库安全性问题的分析与模型[J].西安石油学院学报（自然科学版），2003（01）.
作者简介
郑谦（1982-），山东省安丘市人。大学本科 学历。现为中国人民93010部队89分队助理工程师。研究方向为网络信息安全。
篇7
管理资产有成效
EAM作为资产管理的软件，对于资产密集型的电力行业来说，有积极的意义。
作为典型的资产密集、产品单一、对生产维修过程及其安全极为关注的大亚湾核电站，1998年结合当时岭澳核电站生产准备信息化规划工作需要，成立了由生产维修和信息技术部门组成的前期规划小组。经过全面调研和系统评估，最后选择了EAM中的代表性产品MAXIMO软件。评估认为MAXIMO所蕴涵的管理理念和流程功能基本符合大亚湾核电站维修管理需求，可以成为大亚湾核电站生产维修管理信息系统（COMIS）的基础平台。经过公司上下各方面19个月的艰苦努力，COMIS系统于2000年4月正式投产。在2000年7月11日与MRO软件公司、中国电机工程协会一起举办的广东核电生产管理信息系统COMIS研讨会上获得了全国多家知名电力企业的一致好评。
四年的应用实践表明：COMIS采用了EAM中以资产和设备数据库为基础，以工作票的提交、审批、执行为主线，以设备缺陷处理、预防性维修、预测性维修等几种模式，将采购管理、仓库管理、人力/工具等资源管理有机地集成的管理体系，结合核电设备和维修管理的特点和需求，已经发展成为集核电站资产、设备、维修活动成本信息收集的数据平台，在核电站维修工作过程管理、预防性维修管理、设备管理、仓储管理、标准工作包管理、人员工种管理、工作日历管理、服务合同管理、专用工具与通用工具管理中得到切实的应用，成为核电站日常生产和大修管理过程中不可缺少的重要管理工具。
并非信息化全部
EAM是核电站信息化的重要内容，但决不是全部。
作为一个发电企业，大亚湾核电站信息化管理系统除了核电资产管理（上述COMIS管理内容）信息系统以外，还包括其他几个重要的信息系统:财务管理信息系统、人力资源管理信息系统、电站运行管理和技术支持信息系统、计算机辅助隔离信息系统、复合文档管理信息系统、公司经营管理综合信息系统等。
因此，EAM是核电站信息化的重要内容，但决不是全部。
从1998年以来，广东核电除了紧紧抓住核电资产管理（EAM/COMIS）项目以外，同时积极按照五年管理改进计划的要求，采取以企业自身为主联合开发和自主维护的策略，先后组织完成了财务管理信息系统FMIS、人力资源管理信息系统、计算机辅助隔离信息系统、复合文档管理信息系统、电站运行管理和技术支持信息系统和公司经营管理综合信息系统等重要子系统的开发和推广应用工作。
同时，在COMIS系统与财务信息系统系统、计算机辅助隔离系统等之间设计了一些接口程序，以满足一些必要的数据交换需求。
瑕疵难掩
EAM也有明显不足，一旦采用EAM，就意味着制造了一个新的“信息孤岛”。不过，这个孤岛较大，可能是“澳洲”，但决不是“美洲大陆”
从国内已成功实施EAM项目的企业反馈的经验来看，把EAM作为电力行业尤其是发电企业信息化核心解决方案，已经开始显现其明显的不足：EAM是基本独立于企业财务管理和人力资源管理的以企业设备资产管理为核心的信息系统平台。在发电企业逐步走向市场、实行竞价上网的外部压力下，当务之急是在确保安全和可靠性的前提下提高机组可用率和发电量，想方设法降低发电成本，提高企业整体竞争能力。如何统筹配置和使用企业的人力、物力和财力资源，规划和建设以电站设备资产、财务管理和人力资源管理一体化的发电企业核心信息化管理系统，则已经成为发电企业信息化的最紧要的任务。随着发电企业集团信息化管理需求越来越强劲，从集团层面需要统筹规划和实施集团财务信息系统、集团人力资源信息系统以及各发电企业的生产维修信息系统，EAM解决方案更加突显其不足。可以认为，发电企业一旦采用EAM，就意味着将制造一个新的“信息孤岛”。
告别EAM
ERP仍是发电企业信息化的首选解决方案，对于新成立的发电企业尤其如此。同时，ERP也是发电企业信息化建设的主攻方向和必然选择。
以企业资源优化配置和利用为核心理念的ERP（ERP-II）系统解决方案，已经成为企业信息化建设的主要内容。尽管ERP起源于制造业，但随着ERP核心理念不断在其他行业和领域的广泛应用，尤其是在国外许多大型电力企业的成功实践和经验反馈，以企业资产、财务管理和人力资源管理为一体的ERP系统解决方案日益成熟，已经为越来越多的资产密集性企业所采用。
尽管EAM项目一次性投入相对ERP较少，覆盖的功能范围较窄，涉及的部门较少，牵涉的流程相对简单，然而许多企业EAM项目的实践表明：无论在产品的选择、项目的实施和深入推广应用等方面，EAM的难度并不比ERP小多少。大亚湾核电站在当时管理基础较好、业务流程清晰、员工IT素质较好、资金有保障等良好的条件上，选择和实施以MAXIMO为基础的EAM/COMIS项目，就曾遇到过各种困难和严峻挑战。可以设想，如果当时没有总经理部坚持不懈的推动和支持，没有各级管理层直接领导和亲身参与，没有经过大量的同行调研、内部研讨、培训和宣传，没有让有关管理骨干充分理解该项目意义，没有由生产维修经理主导以用户业务骨干和IT技术人员组成的联合项目组的扎实工作，没有科学周密的计划和严格执行计划的项目管理，当时面临的对已有老系统的依赖、核电大修管理的特殊性、核电安全和风险的高要求、与计算机辅助隔离系统CBA的接口以及较多客户化要求等主要困难就难以克服，EAM/COMIS项目就不可能取得成功。
篇8
中科红旗邮政案例点评
优点
红旗Linux系统已经在电子邮政的生产系统得到很好的应用，并收到用户的好评，可见红旗Linux系统是一个安全稳定的计算平台，能很好地满足电子邮政系统的实时性、开放性、可扩展性、可靠性和安全性等需求。红旗数据中心服务器软件为服务器提供了高性能、可扩展、安全稳定和开放的企业级操作系统，红旗高可用服务器软件实现了电子邮政系统中数据库系统的高可用性。红旗Linux有着本土的优势和优秀的中文化管理工具，可以降低使用和维护的成本，还有着本地的、专业化的技术支持和服务体系，可以确保系统顺利实施进展。
不足
该方案能够运用在邮政全局和邮政车间这样大的应用中，使开源与商业软件协同应用，有非常强的代表性，但方案的应用集成方面描述不足，如何集成各开源和商业软件以共同为企业服务的方面需要加强。
Red Hat中国移动解决方案点评
优点
Red Hat Enterprise Linux是非常稳定可靠的企业级操作系统。Red Hat公司汇集世界范围内很多优秀的开放源码开发者，有着强大的技术力量，能够即时快速地提供软件更新和修复。Red Hat承诺每个发行版本有着7年的生命周期，并提供可行的后续升级方案，还有着高质量的服务团队，可以确保客户应用生态系统周期内的可靠性、稳定性、延续性。通过订阅Red Hat Network，可以让Linux系统进行自动更新，提高系统的安全和可靠性。Red Hat Enterprise Linux达到了电信运营级的要求。
这是一个经典的性价比较高的网上服务平台的解决方案，属于移动应用领域。适用于任何对扩展性要求高、不想受限于商用系统、介意成本（Linux和Tomcat这些开源软件能满足这个要求），以及想要构造网上服务平台（Apache+Tomcat能满足这个要求）的应用。主要定位在中间件技术领域。
不足
方案设计乏善可陈，因为这其实就是一个经典的性价比较高的网上服务平台的解决方案。
独到之处较少，但也是最精简的选择，对于应用来说，够用即可，能满足需求就是好方案。
共创开源-政府办公方案
共创开源使用开源Linux2.省略上最成功的开放源代码CRM系统。C3CRM产品基于在LAMP(Linux Apache Mysql PHP)平台，采用Web服务实现交互通信。用户可以使用开发工具(ModuleBuilder)开发适合企业需求的模块，还可以通过SOAP与其他系统集成。适合中国范围的中小型企业，典型行业为IT、咨询、贸易、连锁零售或服务业等。
C3CRM是根据国内中小企业的实际需求研发的开源CRM，主要面向拥有5～100用户之间的中小型企业。该产品定位在技术平台上，可提供市场、销售、服务与业务报表等基础业务支持功能。
C3CRM能够为国内的中小企业提供全方位的客户关系管理解决方案，覆盖从客户管理、商品管理、销售管理、售后服务、销售报表、销售分析、销售预测、日程管理、项目管理、文档管理、电子商务和企业网站等全部领域。通过快速实施，C3CRM产品可灵活适应企业的不同管理模式。
C3CRM有手机短信模块，有类似Gmail和del.icio.us的tag功能，用户可以为查到的记录添加标签，方便用户对自己的客户、联系人等记录进行分类；有备份数据库和恢复数据库功能。
不足
篇9
关键词关键词：非结构化文档；全文检索；Lucene；索引文件
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号文章编号：16727800（2013）0010010003
基金项目：中国气象局气象关键技术集成与应用项目（2012）
作者简介：刘东君 （1982-），女，硕士，中国气象局预报与网络司工程师，研究方向为气象信息化。
0引言
大数据时代的到来使得可利用的数据和信息量越来越多。面对超负荷的海量数据，信息检索技术帮助人们在海量数据中准确、快捷地定位和找到所需要的信息。如何为不同领域的用户提供专业的、量身定做的信息服务成为目前信息检索领域普遍关注的一个热点。
近10年来，我国的气象信息化建设取得了长足的发展。气象信息系统已经成为现代气象业务体系的重要基础支撑，是现代气象业务的中枢和纽带，是国家信息基础设施的重要组成部分。气象信息系统整体能力不断提高，目前已经进入了“十二五”发展的快车道。推动气象信息化建设，在管理工作中快速应对业务系统的发展，亟需在已经颁布和归档的大量的业务规定、规范、标准和公文函件中迅速、准确、全面地查找资料信息，为气象信息化发展与决策提供信息支撑。
为进一步提升气象信息管理软实力，促进气象信息管理向标准化、数字化方向转变，本文设计并实现了国家级气象信息化业务管理检索系统。该系统将分散的原始规定、规范、标准和公文函件进行有序整编，按照信息覆盖的内容进行分类和合理组织，为国家级和省级气象信息化管理部门提供快捷、有效的业务文档管理与检索服务。
由于该系统应用了目前较为先进的信息检索与管理技术，具有良好的扩展性，能够实现部门内各类办公文档的集中检索与管理，从而对未来提升整个部门的文档管理和使用效率具有重大意义。
1系统分析与设计
1.1需求分析
建设国家级气象信息化业务管理检索系统是为了提高对各类气象信息化业务规定、规范、标准和公文函件内容的全文检索时效性、便捷性和美观性，并使用户具有良好的用户体验，其基本原理便是非结构化数据全文检索。主要需求归纳如下：
（1）对近10年的我国气象信息化规定、规范、标准和公文函件等文档进行重新组织和管理，合理分组，从逻辑上对文档内容进行分类。
（2）检索反馈迅速，满足时效要求；检索结果准确、全面，没有重复，尽量避免遗漏。重点是实现非结构化数据全文检索，能够准确定位Word、Excel、PDF等常用格式的文档信息。
（3）快速响应业务现状的变化，数据库和检索结果即时更新。
（4）系统具备良好的可扩展性和易用性。
1.2系统设计
国家级气象信息化业务管理检索系统采用分层设计的思想，划分为4个层次的架构：
（1） 数据访问层。在数据访问层的构建上，系统设计采用统一的数据访问接口来实现各类文档数据的统一访问功能，例如数据库的连接管理，数据查询以及数据库事务管理等功能。
（2） 数据实体层。考虑到气象信息业务的复杂性，系统设计以元数据驱动为开发模型，在元数据的基础上进行统一的设计。数据实体层对文档数据和相应的元数据进行统一存储与管理，并能提供高效的组合查询与检索。
（3） 业务逻辑层。业务逻辑层在整个体系架构中最为关键，具有承上启下的作用，系统设计根据用户的请求生成数据库操作语句，并把结果返回给前段界面显示。
（4） 数据表现层。数据表现层的设计功能主要是对实体数据进行展示，并实现美观易用的展示查询、元数据录入等用户界面。数据表现层是与用户的交互接口，直接影响到系统的用户体验。
1.3工作流程
对于非结构化文档（Word等格式），系统将自动从文档中提取信息，经用户修改、确认后，自动生成该文档的元数据。对于纸质文档、扫描件等无法自动提取信息的文档，用户需录入相关信息，手动生成该文档的元数据，然后系统将通过统一接口来处理元数据，将元数据和原始文档一并保存到数据组织与管理系统。同时根据中文词典库和相关分词算法，对元数据内容进行分词，为数据组织与管理系统建立索引。
检索系统将通过用户输入的包含标题、颁布时间、关键字、内容等任一或多种信息组合进行查询，并显示查询结果。
2关键技术
2.1基于Lucene 框架设计
国家级气象信息化业务管理检索系统的实现是在Lucene[1，2]全文本搜索技术框架基础上进行的二次开发。Lucene是一套使用Java语言编写的开源引擎工具包，提供了可自由扩展的查询引擎、文本分析引擎和索引引擎，近年来逐渐被广泛应用[38]。
Lucene的设计目的是提供一个简单易用的全文搜索工具包，以方便在目标系统中实现全文检索的功能，或者是以此为基础建立起完整的全文检索引擎。其内部预先定义了索引文件的格式，并提供了面向对象技术程序访问接口。
Lucene的接口主要包括7个模块，以Java包形式提供，每个包完成特定的功能：
（1）analysis语言分析器模块。主要用于语法分析切词，提供对各种文本的切词和过滤功能，将文本解析成词条（Term）的序列。其对英文支持较好，中文切词能力一般，可以扩展此类。查询模块（search）利用语言分析器分析查询串，而索引模块（index）则在创建索引时用它分析索引的文档。
（2）document文档管理模块。用于索引存储时的文档结构管理，对索引的数据描述接口。
（3）index索引管理模块。包括索引建立、删除等。索引管理模块负责对索引的读写和解析，是系统的核心部分。在Lucene中，任何文本资源先经过文档管理模块document变成一个文档，文档是域的组合，再由文本分析模块将索引域的文本分解成一个个的词条，形成包含位置信息的词表，再经过索引管理模块index生成倒排索引（Invested Index），最后由数据存贮模块store写入到全文索引库中。
（4）queryParser查询分析器模块。实现关键词分析及检索功能，可以对查询关键词间进行运算，如与、或、非及组合操作等。
（5）search检索管理模块。包括查询结果的管理，根据查询条件，检索得到结果。查询模块负责在全文索引中搜索，它利用索引模块读取和解析全文索引。它将用户的查询语句由分析模块分解成一个词表，由查询模块对词表进行解析，解释为许多关键词查询的逻辑组合（与、或等），再由查询模块在索引中匹配基本查询的关键字，得到关键词匹配文档集，然后对关键词匹配文档集结果进行评分并逻辑组合，形成最终的检索结果。
用户输入的查询串先由分析模块分解成一个词表，由查询模块对词表进行解析，形成一组关键词和关键词之间进行组台的查询逻辑（与、或等），再由查询模块在倒排索引中匹配关键词，得到关键词匹配文档集，最后关键词匹配文档集和查询逻辑处理，得到最终的结果文档集。
（6）store数据存贮管理模块。包括一些底层的文件级操作，提供了对磁盘文件或内存的各种数据结构的读写功能，主要由索引模块使用，向索引模块屏蔽了存贮的底层物理细节。
（7）此外还有util公用工具类。
2.2全文检索流程实现
本系统在对Lucene全文检索引擎工具包进行深入剖析的基础上，进行扩展以及二次开发：
（1）采用新的中文语言分析器进行中文分词，实现对中英文文档的全文索引。
（2）针对非结构化文档多样性的特点，建立统一的文件非结构化文档处理接口，把各种途径得到的数据源进行处理，转化成统一的、索引器能够理解的通用文档结构。
（3）语言分析器对统一格式的通用文档结构进行分词处理，生成词条序列，供索引模块进行索引。索引模块读入语言分析器解析文档生成的词表，然后对词表中每个词条进行索引，并将索引结果保存到索引数据库中。
（4）检索模块读入用户的查询，在索引数据库中进行检索，并在把检索到的匹配结果经过排序后返回给用户。检索模块同时引入同义词和业务词汇词典，提高检索正确率。
2.3数据有效组织形式
（1） 简单有效的文档目录组织结构。针对需求，提前开展了文档整编分析，将原始资料以日期、收发类型、文件类型分层目录形式组织，便于文档快速定位和存取。
（2）非结构化文档处理统一接口。本文系统基于Lucene进行二次开发，对WORD、PDF、HTML、TEXT文件建立针对不同格式的文件解析器，统一转化成索引器能够理解的通用文档结构。这样做既可以屏蔽文档的不同格
式，又可以随时增加新格式的文档。在程序设计上，只需
设计每种格式对应的解析器便可以对各种文件进行索引。
（3）合理有效地组织元数据。除自身文档内容外，非结构化文档的使用往往还需要其它信息，如数据来源、收发类型、废止时间、有关人员等。为方便用户快速掌握上述信息，系统内部对每个非结构化文档都配置了一个元数据，用于承载相关信息。当然，部分非结构化文档自身会具有一定的元数据功能，但是考虑系统的规范性和统一性，本系统统一配置了元数据信息。
3结语
本文论述了运用Lucene框架涉及的相关技术，探索了如何运用这些技术帮助用户在非结构化的文档中获取信息的方法，并提供了一套非结构化数据全文检索解决方案。国家级气象信息化业务管理检索系统作为中国气象局重点推广的新技术项目，已投入测试运行。系统简洁美观的界面风格、快速的检索响应效率，验证了方案的可行性。后续工作中，还将继续设计和完善符合气象业务需求的中文分词器和更符合专业要求的评分系统机制。
参考文献：
[1]Apache Lucene web site[EB/OL].http：///
[2]GOSPODNETIC O，HATCHER E. Lucene IN ACTION [M].中文版.北京：电子工业出版社，2007.
[3]邱哲，符滔滔.开发自己的搜索引擎—Lucene 2.0+Heritrix[M].北京：人民邮电出版社，2007.
[4]谢峰，刘洪星.基于Lucene的Web站内搜索引擎的研究[J].电脑知识与技术，2008（2）： 691694.
[5]郎小伟，王申康.基于Lucene的全文检索系统研究与开发[J].计算机工程，2006（4）：9496.
[6]周登朋，谢康林.Lucene搜索引擎[J].计算机工程，2007（18）：9596.
篇10
笔者曾参与过一家国产汽车企业的管理咨询项目。该企业拥有全国数一数二的研究中心,每年研发的项目多达上百个,年均申请专利1000余项,在国产品牌汽车研发领域取得了很好的成绩。但同时,他们也面临许多困惑。
汽车企业的研发工作非常复杂,大多是按项目进行的。这些项目涉及车身、底盘、发动机、内饰等多个方面,时间周期长的可达54个月,短的仅有3～4个月,因此,汽车企业的研发工作管理起来相当复杂,摆在企业管理者面前的问题也是非常棘手的:一方面,随着产品研发的进行,企业会获得大量的成功经验,如果不及时地加以积累和管理就会造成这些经验的流失;另一方面,类似的失误一遍又一遍地在新项目的开展过程中出现。因此,在自主研发的过程中,如何利用知识管理来积累成功经验,成功经验又如何通过知识共享机制在新项目中加以复用,就成为许多国产品牌汽车企业所关注的焦点问题。
成功经验在哪里
AMT一直致力于汽车研发领域的知识管理研究工作,通过大量的咨询案例,笔者发现,在汽车研发领域,尤其是在国产品牌汽车的研发过程中,通常会面临以下三方面的问题:
1.知识管理难以切入
一些汽车企业也成立了专门的知识管理部门,但在如何推动知识管理上,这些专职的知识管理工作者却又面临诸多的困惑:一方面,知识管理涉及企业所有部门及每个员工,头绪众多,感觉找不到地方进行切入;另一方面,许多部门表面上非常支持知识管理工作,但在实际工作中却认为其“重要但不紧急”,不愿投入过多的资源配合,使得企业的知识管理工作往往停留在表面总结上,很难进行深入的案例分析及分享。
2.缺乏对知识的系统管理
目前,我国许多自主品牌的汽车企业虽然在研发机构中设立了专门的知识管理部门,但这些部门大多设立在项目管理部门之下,隶属于项目管理部门管理,因此,知识管理工作多以项目文档管理为主,缺乏对于整个研发过程中知识共享文化营造、知识管理组织建设、知识本身(包括知识分类、规范等)管理以及IT系统建设的管理和思考。
3.缺乏有效的知识共享平台
福特汽车的每个成型产品的演变过程都有完善的演变资料和数据,而这正是我国自主品牌汽车企业所缺乏的。我国的许多汽车企业虽然有百年的历史,但却没有形成百年的汽车研发数据和经验的积累,而造成这种情况的根本原因,是缺乏一个有效的知识共享平台。
此外,我国的自主品牌汽车企业还常常面临“人才流失”的问题,公司不可能把所有的人才都留住,但是员工所创造的知识财富,是公司希望可以沉淀下来的,供后面的新人或接替他工作的人来分享。记得一位汽车企业的副总不无感慨地说:希望能够做到“人员流动、知识沉淀”。知识是在员工脑子里的,是可以带走的,关键是要把知识和数据积累下来,通过共享机制为更多的人所学习和掌握。
构筑知识管理四大维度
面对汽车研发过程中存在的诸多知识管理问题,笔者认为需要从知识本身、知识文化的形成、知识的管理过程、知识的IT系统等方面进行分析,以保证整个研发过程中,知识管理的系统性和可操作性(如图1所示)。
文化维度: 主要涉及知识管理的推动问题,在研发过程中营造一种良好的知识共享氛围。通过领导的示范带头作用、持续的宣传与推动、正式与非正式的沟通等各种方式,来培养员工的知识共享文化。
知识维度: 主要包括知识目录设计、知识地图设计、文档命名规范设计、知识属性设计以及文档权限体系设计等工作。
知识目录的设计主要是为了将员工的日常业务操作与知识获取相结合,所以在设计知识目录时应尽量参照员工的工作习惯。
知识地图的设计主要为了从总体上展现企业的知识结构,所以在设计知识地图时应尽量参照行业及国家标准,做到企业知识的稳定、可积累。同时,利用IT技术,方便员工对企业总体知识概况进行了解与查找。
文档命名规范设计。知识积累的过程是通过不断上传和文档到知识管理系统来实现的,上传文档的第一步就是文档的命名。如果不能通过文档标题对文档内容有基本的了解,就难以从庞大的知识目录中快速、准确地搜索出想要的信息,达不到知识建立者共享知识的目标。文档命名应能够准确说明文档的特征,完整表述文档的基本信息,并能够使查阅者对文档内容有所了解。
知识属性设计可以理解为是为了方便文档查找而设置的文档标签,通过标识文档的某些特性,以利于通过这些标签方便快捷地查找文档。知识文档属性设计包括知识文档属性项管理和知识文档属性值设置。知识文档的具体属性值设置可以通过系统自动生成和手工设置的方式实现。例如上传者和上传时间可以由系统自动生成,而文档所对应的项目可通过文档命名的方式通过手工实现。
知识权限体系的设计,主要是为了解决自主品牌汽车企业的知识保密和共享的矛盾。既要保证知识共享,实现知识价值增值,又要防范知识泄密。合理科学的知识管理权限体系可以有效提高系统中知识文档的应用,并保护知识文档的安全传递。
管理维度:主要包括知识管理组织架构的建立、知识管理制度体系搭建以及知识管理工具的使用。
系统维度:知识管理系统维度的工作主要是通过知识管理平台的建设,来实现汽车企业知识管理需求所要求的系统功能模块,为自主品牌汽车企业知识管理和知识共享提供系统支撑平台,如统一的知识文档上传、查询平台,权限体系的实施,知识管理工作流程的固化等。汽车研发机构知识管理系统的主要功能模块如图2所示,主要由知识分类管理、知识过程管理、知识交流管理以及与其它系统的集成接口等四大部分构成。
“1+1+1”整体解决方案
面对我国自主品牌汽车企业在研发过程中所面临的知识管理问题,AMT咨询总结出一套“1+1+1”的整体解决方案,来解决汽车研发企业在研发过程中所面临的知识管理问题。
“1+1+1”解决方案强调将项目管理、知识管理、流程管理这三种汽车研发过程中的管理要素进行有机的结合,达到“1+1+1”>3的效果。
AMT考虑到汽车研发过程具有项目型的特点,紧密围绕项目管理过程,以知识渗透到每一个业务环节,强调知识管理与项目过程的紧密结合,同时,以工作流作为知识管理工作开展的保障,强调执行和效率的提升。如图3所示:
在项目计划阶段:利用知识管理明确哪些文档需要提交,通过项目管理来明确相关的责任人及项目文档提交的模版和标准,并通过工作流的方式来进行IT固化,明确知识文档的提交流程。
在项目执行阶段:利用知识管理来明确在哪些阶段进行哪些文档的提交,通过项目管理来明确文档提交的具体操作内容,并通过工作流的方式来利用IT手段实现相应的提交工作。