综合档案室管理制度范文

导语：如何才能写好一篇综合档案室管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：档案 医院档案管理

1 永城市人民医院档案管理目前存在的问题

1.1 管理体制未健全，没有统一的管理模式

目前我院在管理模式上还未做到统一，由于档案管理缺乏规范，不仅造成管理漏洞，还影响了档案的综合利用和信息开发，使计算机等现代化管理手段的运用造成困难。

1.2 专职档案管理人员少

我院档案管理人员一身兼多职，常因兼职过多而无法将精力放在档案业务上，同时对档案法律法规、专业知识学习不够，法律意识不强，缺乏工作方法，随意性强，使档案工作管理处于被动状态。

1.3 档案管理过度分散

我院仍沿用过往对档案分散管理的方法，各科室或各部门各自保存档案，没有设置综合档案室，造成不少有价值的档案散落在各专业部门，一方面使大量原始文件资料容易丢失，另一方面档案利用率低。此外，分散管理还造成重复保管，造成库房、人力、物力、空间等资源浪费，档案资料丢失情况时有发生，不利于医院对整个档案工作进行统筹规划。

1.4 重管轻用，没有发挥档案应有的作用

受旧的管理模式影响，目前我院档案管理存在重管轻用现象，档案收集了，却忽视了最为重要的档案信息资源开发和再利用。

许多珍贵的档案沉睡在档案柜内，体现不出其应有的价值。

1.5 重病例档案，轻其它档案，综合档案管理工作相对滞后

病例档案在医院档案管理中有着重要作用，我院对病案保管较为完善，能及时收集、归档、且有专人负责管理，体现出我院对此工作的重视，但是缺乏对其它档案，如文书档案、科研档案、设备档案、声像档案等的重视，造成了我院综合档案管理的不完整性。

2 针对我院档案管理目前存在的问题进行分析和制定对策

2.1 健全制度，建立统一管理模式

2.1.1 由于医院档案工作具有其独特性，因此要建立符合医院实际情况的档案管理模式，健全档案管理制度内容十分广泛，如建立档案利用、保管等制度，制订档案保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定的执行纳入医院岗位责任制和考核办法之中。

2.1.2 我院应形成一个由分管院长全面领导、办公室主持具体方案，各部门负责人和专、兼职档案员完成日常档案归档管理事务的医院档案三级管理网络。实现统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，这样不仅有利于档案的收集和开发利用，有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题，有利于组织监督各职能部门的档案工作，还有利于医院档案的安全和完整。

2.1.3 我院应建立医院档案、资料图书、情报信息一体化管理模式，这不仅是医院档案动态管理的需要，也是社会发展的需要。

2.2 培养高素质档案管理队伍，增强全员档案意识

重视档案，培养专业人才，加强干部队伍建设，是重视和发展档案事业的根本。我院可通过组织继续再教育，积极参加档案管理部门举办的实习班；鼓励档案员在职自学，加强新知识和有关知识的补充；大力开展档案管理经验交流，请档案专家讲课或组织档案员外出参加学习来提高档案管理队伍素质，同时要大力宣传学习《档案法》，从而提高医院社会群体的档案意识和法制观念，使每个职工和领导意识到档案是医院管理工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理的好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现。

2.3 实现档案的集中统一管理

集中统一管理是《档案法》的要求，是档案管理体系的核心内容，是档案管理达标升级的标准。医院具有门类多，载体多样化等特点，因此，正确处理医院档案集中统一与分散的关系，如图书馆、病案室、X片室、CT室等可列入档案管理网，接受综合档案室的监督和指导。

2.4 多途径、多渠道地开发档案信息资源

档案管理的最终目的就是利用，就是使档案发挥其潜在的社会效益和经济效益。我院档案管理工作者应多途径、多渠道地开发档案信息资源，使档案为我院各项工作，特别是为医疗、教学、科研服务。

2.5 重视管理现代化

档案管理现代化不仅仅是指先进设备的配置，还应包括档案工作的标准化，管理思想的现代化，管理设备和管理技术的现代化。

3 实现综合档案管理的具体措施

档案管理走法制化、规范化和现代化管理的正确轨道已成为医疗卫生单位现代化管理的一个重要环节。我院要想实现综合档案管理的要求，主要要做到以下几点：

3.1 强化领导，完善机构，明确职责

3.1.1 成立综合档案管理工作领导小组：由单位负责人担任主要领导，由各职能科室负责人担任领导小组成员，从而对档案管理工作实行全面领导，统一行动，协调发展。

3.1.2 成立综合档案室：综合档案室为办公室隶属部门，设置1-2名专职人员，主要职责是负责档案收集、归档、保管等管理职能，同时指导和督促各部门兼职档案员的规范工作。

3.1.3 设立部门兼职档案员：各职能科室设立兼职档案员一名，主要负责对本科室在日常工作中形成的有价值材料的收集，定期上送综合档案室归档，同时对科室正在进行中的资料进行登记和保管。

3.2 建章立制

根据综合档案管理要求，制定各种管理制度，如：文书档案管理制度、会计档案管理制度、图书资料管理制度、综合档案室管理制度，还制定：档案管理分类方案、档案管理岗位职责、档案工作人员考核办法等相关规定。

3.3 开张宣传和业务培训

一是利用专题会议，对单位职工开展《档案法》宣传，使全体职工了解国家对档案工作的法律法规；二是利用宣传栏，重点宣传开展档案管理的意义和基础知识，使职工对档案综合管理认识不断提高；三是邀请上级档案专业人员对专职、兼职档案员进行业务培训；四是派出骨干人员参加各级档案业务培训班及外出参观，不断提高档案人员的业务水平；五是将各种制度和规定汇编成册，发至各部门学习，从而统一思想，为档案管理规范化运作打基础。

3.4 改善设施，重视投入

按照档案分类保管标准，把综合档案室分成文书档案、财会档案、专门档案等区域，配备档案工作必备的空调机、吸湿机、电子计算机、复印机、装具等现代档案管理设备，为档案管理提供较好的物质条件。

3.5 突出“三率”，狠抓管理

“三率”指的是归档率、完整率、合格率。档案管理是一门科学，要掌握档案的规律，树立现代化意识，以科学发展观办事，才能使医院档案工作向现代化管理发展。

参考文献：

[1]杜晓蓉.浅谈医院档案信息化管理问题[J].价值工程，2011（35）.

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1.医院领导可以通过医院档案对各部门的工作进行定期检查、计划、监督和评估，依据监督结果和评估结果，对医院的现代化管理作出重大决策。医院档案的积累、开发、保管和利用体现了医院的服务质量、经济效益、管理水平和各个部门的工作效率。医院领导可以根据医院档案对管理进行控制，作出动态调整。

2.为了保证医疗效果、提高服务水平和医疗水平，医院有关科研人员必须不断的进行科学研究。在科学研究的过程中，医院档案是科研人员进行科学研究的理论依据，在此基础上才能不断探寻新的诊断方法和治疗方法。

二、医院档案信息管理的现状

大部分医院在进行医院档案信息管理时仍存在诸多问题，如果这些问题得不到及时有效的解决，会制约医院全面信息化管理的发展。医院档案信息管理中出现的问题包括以下几点：

1.大部分医院领导没有正确认识医院档案信息管理的重要性和必然性，对医院档案信息管理工作缺乏重视，把医院的工作重心全部放在科学研究和医疗方面，信息管理意识较差，导致医院档案信息管理在医院实现现代化管理中没有发挥作用。

2.大多数医院档案室的管理人员综合素质较差，缺乏较强的信息管理能力，对医院档案信息管理认识较少。医院有关部门也没有对管理人员进行必要的考核和培训，管理人员的操作能力和管理知识得不到提高，无法适应医院全面现代化管理的发展。

3.很多医院缺乏关于医院档案信息管理的相关制度，往往是通过各个部门和科室将音响档案、治疗档案、诊断档案、科研档案和会计档案等资料进行整理、收集，最后由档案室管理人员对各类资料进行分类、归档保存，导致医院档案管理较分散、凌乱。

4.部分医院关于医院档案的保真技术和保密技术较为落后，信息管理和计算机网络之间不能有效结合，造成医院档案不能及时查找、更新和维护。

三、加强医院档案信息管理的措施

结合医院档案信息管理的重要意义和现状，本文从提高对医院档案信息管理的认识、引进先进的管理设备和技术、加强档案的数字化管理、提高档案室管理人员的综合素质四个方面提出加强医院档案信息管理的措施。

（一）提高对医院档案信息管理的认识

医院领导应当加强对医院档案信息管理的正确认识，重视医院档案信息管理对医院实现现代化管理、长期稳定发展的重要意义。医院有关部门还应当加强对全体工作人员的宣传、教育，使全体工作人员正确意识到医院档案信息管理的重要性，全体工作人员应当配合档案室实现医院档案信息管理和医院全面现代化管理。医院应当根据医院档案信息管理建立健全合理的、科学的医院档案信息管理体系和管理制度，定期检查管理体系和管理制度的执行情况，保证档案管理工作完全按照管理体系和管理制度执行。

（二）引进先进的管理设备和技术

医院应当提高对档案信息管理的重视程度，结合自身企业的经济条件，适当的增加对医院档案信息管理的资金投入。先进的管理设备和技术是医院档案信息管理工作的重要支撑，医院应当积极引进较为先进的管理设备和技术，淘汰落后的管理技术和设备，利用先进的管理设备和技术构建服务平台，实现医院档案分类、收集、编制和整理工作的有序性，保证各个部门、各个科室都能通过服务平台准确、便捷、全面的查找医院档案，使医院档案实现自身的利用价值。医院领导应当重视档案室与其他科室之间的相互联系，使医院档案得到充分利用和开发，拓宽档案室的服务范围。医院还应当加强档案管理工作的硬件设施建设和软件设施建设，硬件设施包括管理工作中必须使用的管理系统、信息录入系统和信息采集系统，如计算机、扫描仪、摄像机、复印机等，软件设施包括辅助管理的管理文件和管理软件，如录入制度、采集制度、数据库软件、操作系统、安全软件和查询系统等，还应当明确档案室工作人员的工作职责。

（三）加强档案的数字化管理

数字化是指利用电子文档对医院档案资料进行保存，数字化管理是实现信息化管理的保障。传统的档案管理工作中，档案资料的保存形式以纸质为主，保存时间较短，失真率高，查找困难。在医院档案信息管理中，医院应当保证医院档案以电子文档保存，利用拍照、扫描等形式将以往的纸质档案进行转换，便于医院档案的长期完整保存和查找利用。

（四）提高档案室管理人员的综合素质

医院领导应当认识到档案室管理人员职责的重要性，定期对档案室管理人员进行考核和培训，增强档案室管理人员的信息管理水平和管理意识。在信息管理考核和培训的同时，对档案室管理人员开展基础知识学习的活动，拓展档案室管理人员的知识面，基础知识不仅包括信息管理方面，还应当包括网络知识、计算机科学技术、管理设备和管理技术等方面。档案室工作人员必须提高对本职工作的重视程度，意识到档案信息管理工作对医院实现信息化管理的重要作用。档案室工作人员必须严格要求自己，努力提高管理能力和专业知识了解程度，能够在计算机上对医院档案进行整理、检索、收集和编制等。医院还可以定期举办信息管理讲座等，请档案信息管理方面的专家和老师等对档案室管理人员进行培训。有条件的医院还可以与当地其他医院联合，选派档案室管理人员去其他医院进行参观、进修和学习，在不断学习的过程中才能认识到自己的不足，才能不断的改进和提高。

四、结束语

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关键词：医院档案管理；改革；创新

档案管理作为管理中的一部分，对于医院的建设有着重要的作用。随着医疗改革事业的发展，档案管理的地位也与以往不同，如何才能正确确立良好的工作流程和方式，以确保档案管理不仅能为医院建设起到一定的作用，还能对其他事务起到促进的效果，这也是档案管理迄今为止亟需解决的问题。

一、档案管理在医院建设中的作用

医院的正常运行，除了日常工作事务之外，更重要的是医院档案管理。医院档案管理是医院发展过程的真实写照，不仅记录了医院的历史进程，同时也记录了到医院就诊的每一位患者的医疗档案，无论是对医院本身还是患者都有着重要作用，也是促进中国医疗事业发展的真实依据。随着医疗事业的不断发展，国际卫生行业的规则制度也正激励着医院应该朝着更加完善、更加良性、更加规范化的进程发展，对医院的建设也提出了更高的要求。当前医院档案管理面临着很多的问题，如何才能解决这些问题，促进医院的发展，加强医院档案管理的改革和创新是非常急迫的，因此，应该在这一方面多加努力。

二、档案管理建设的对策

1.设置综合性档案部门和档案管理

医院的档案管理机构的部门设置来看，一般都是由机关文书档案室、病案室和人事档案室三个组成部分[1]。每一个部分管理档案的内容都有所不同，比如机关文书档案室主要管理的是所有的管理文件资料、病案室则管理着病历档案，这样的档案管理分离模式不利于医院进行综合统计，对档案的利用也比较麻烦。基于此，则应该设立综合性档案机构来保存医院的所有档案，再在综合性档案机构内分门别类，既能保证了档案完整性，也能确保档案使用的高效率。各种不同用途的档案，比如用于教学的档案、用于发件活动的诉讼档案、用于防疫的防疫档案都要求医院能够进行保存。尤其是医疗业务部门有着大量的业务资料进行归档，一些稍微大一点的医院每年都有少则几万份的资料进行管理，难度可想而知。同时建立一些有着重要意义的治疗档案、临床经验总结、中药治疗这些能够推动我国医疗事业发展的档案进行综合管理，有效地保证了档案的不遗失。

2.使用现代化管理技术实现档案管理

现代化管理技术的使用为促进每一个单位的发展都提供了一个良好的基础，尤其是对于医院来说，管理资料众多，如果单纯以人工的方式进行档案管理已经满足不了医院档案管理事务。医院运用现代化管理技术来多层次、多角度的进行资料收集，提高档案的收藏率和使用效果，为医院的日常工作、患者服务、各项业务的发展打好基础。档案管理的有效性能够为医院树立一个良好的形象，从而获得不错的社会效益和经济效益，由此可见档案管理在医院管理中的地位是无法磨灭的。运用现代化管理技术进行档案管理刻不容缓，首先档案的管理应该实行责任制，有专人进行保管，并加强档案室的安全管理，其次建立档案管理信息库，便于档案的采集、输入、保存、利用，实现信息化管理；再则添加档案扫描系统，减少人工操作时间，增强工作质量和速度，保证了档案的质量。在文书、人事、会计、基建、设备和科研等各种档案管理上全面采用电脑管理，编制了各种门类档案的分类大纲，采用专业软件，对各种档案进行分类、组卷和编目、编号，极大提高了工作效率[2]。同时，先进的管理理念和技术还要求医院在吸收自身档案之外，注重其他领域的管理信息，从而加强自身档案管理经验，使得档案管理更加适应当前医疗事业的发展。

3.增强档案管理人员的专业素质

档案管理在以往的医院管理上并没有较高的地位，甚至一些医院认为档案管理不是那么重要，其实这种想法都是错误的。尤其是加入WTO后的我国医疗事业，更应该和国际卫生机构接轨，避免随意性和不规范性。因此，要把档案管理工作归纳与医院的发展规划中，设立以相关领导或者医院院长为领导的管理小组，与医院的其他事务进行统一规划。档案管理人员不能仅仅把自己定位成一位档案归档人员，而是要加强档案各项知识的学习，改变自身对档案管理的看法，树立较高的卫生服务的思想观念，转变以外档案管理不好的习惯。按照现代化管理的方式地开展档案管理作为自身的工作目标，全面地为每一位需要利用档案的人员进行档案服务，使得档案管理工作能够促进医院服务质量的提升。通过专业培训、 继续教育、 进修学习等提高业务和知识水平，并将档案人员培养纳入医院人才培养计划[3]。另外，档案管理人员还应在对档案管理系统学习后，编写相关的档案管理制度，进一步促进档案管理的规范化。

4.建立医院档案管理制度

每一项管理制度都关系着医院的各个业务的正常运行，档案管理制度也不例外。因此，建立健全的规章制度对于医院档案管理来说是非常重要的。尤其是当前医院管理手段上的加以创新，档案管理也逐渐实现更加合理的管理方式，要想档案管理全面发展，必须建立与之匹配的医院档案管理制度。明确档案管理的责任制度，实现医院档案的综合管理，并进行统一考核。档案管理可以进一步提高地位，紧跟医疗业务的发展而发展，加宽档案的信息收集范围，及时对有效信息进行梳理。尤其是对医院有着重要意义的各个不同方案条约等的管理更是不能松懈。

三、结论

随着我国医疗事业的不断发展，各项医疗业务也逐渐走上了改革之路，医院每一项管理更应该积极做出响应。医院档案管理一定要从机构设置和方法上、管理技术上、管理人才上、管理制度上紧跟医疗事业的发展，以促进医院发展，推动我国医疗事业的不断进步。因此，加强医院档案管理是当前医院管理最迫切的事务之一。

参考文献

[1] 苏海英. 医院档案管理改革新探[J]. 四川档案2010（06）：60

[2] 裴莉华. 加强医院档案管理 促进医疗事业的发展[J]. 中国科技信息2009（08）：191-194

[3]张秀良. 新医改下医院档案管理的改进方法[J]. 科技资讯2012（06）：219-221

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关键词：基层档案管理；工作创建；开展

中图分类号：S7

文献标识码：A文章编号：1674-9944（2017）17-0149-02

1引言

2015年神农架林区开展社会主义新农村建设档案工作示范县创建活动，解决基层档案管理突出问题，主要解决档案管理“五有”问题。档案管理“五有”为：有档案室、有档案柜、有档案、有管理制度、有档案员。以此解决基层档案管理物质条件，为基层单位档案管理逐渐走向信息化、制度化、规范化奠定基础。经过1年创建活动，顺利完成社会主义新农村建设档案工作示范县创建活动，基层档案实现“五有”，档案管理面貌一新，安全有序，档案编研利用大幅提高。

2确定档案创建对象

2015年3月召开了全区档案工作会，启动创建社会主义新农村建设档案工作示范县活动。林区林业管理局是神农架林区林业管理主管部门，履行森林资源管护职责，实行限额采伐；负责国有天然林资源保护和退耕还林工程等林业重点工程的规划、设计、实施及管理工作；负责林业种苗、花卉建设及管理；开展林业科研工作，推广林业科技成果和先进技术；负责护林防火宣传教育，提高全民的防范意识，落实联防责任，严防森林火灾；负责造林、义务植树、封山育林的组织实施工作等职责。涉及民生项目较多，属涉农部门创建对象。林业管理局下辖6个林场、8个林站、1个林科所，把他们当作创建主体，解决他们在档案管理方面的五大突出问题，确保民生档案的归档、利用和安全保管。

3基层创建对象基本情况

3.1基层单位落实档案管理“五有”

6个林场、8个林站、1个林科所基本落实了档案管理有档案室、有档案柜、有档案、有管理制度、有档案员。

3.2基层档案管理工作态度

大部分林场对档案管理比较重视，安排有统一的档案室，购置了档案装具，制作了归档章、档号章，档案员工作态度比较积极。基本都按照新标准，全面规范了2000年以来的所有档案，档案整理规范整齐；各林场、林站的天保档案管理规范有序，各林站林政资源档案管理也比较规范。

3.3基层档案管理陈列室建设情况

两个有条件的林场先行试点，建立了档案陈列室，实物档案分类整理编号依次陈列码放。

3.4基层档案管理领导态度

在全局档案工作专题会后，各基层单位迅速行动，积极整改，力度较大。有的林场原档案室在办公楼一层，此次按标准，调整二楼领导办公室予以迁转。解决档案室不能在顶层与底层问题，确保档案保管的安全。

4基层档案创建活动存在的问题

4.1部分单位部门对档案工作不重视

（1）有的单位对档案管理领导过问不关注、工作布置不追查、平时检查不问责；也有个别单位档案不整理、不移交，档案搬家无人监管，打破档案码放顺序，再整理难度大；有的把档案室当作杂物间，乱堆乱放，不专业，不整齐，不规范，不卫生。

（2）档案迎检工作不重视。有的单位多年档案不整理，上级检查请人突击应付；有的单位态度消极暧昧，不主动与档案局对接业务，接受监督指导。

（3）档案收集不全面。部分单位房屋买卖、租赁等重要合同协议没有进档案室。

（4）档案管理制度不完善。基层档案有专业档案管理制度，没有文书分类制度。

（5）不注意重点项目建档管理。

4.2档案管理设施、设备差

林场比林站条件好，林站条件差，房子少、人员少、经费无保障，档案室大多阴暗潮湿，不利于档案储存保管。个别单位档案室与仓库合用，档案库房成问题。也有的单位档案室设一楼背阴方位，室内又不具备防潮、除湿设备，除湿机（设备）的普及率只有20%，不利于档案保管。比如，国有林场经济条件好，办公场地充足，不存在档案库房问题。林站实行预算管理，地处乡镇核心区域，地方建设力度大，办公场所不稳定，经济条件差，万事皆靠拨款，档案库房严重不足，能腾挪一个库房相当不易。有的林站使用“万国”品种档案柜，五花八门。无扫描仪、档案管理软件、干粉灭火器、温湿度计等设施设备。

4.3公文管理不规范

部分基层公文管理不规范，印发公文无送审稿、无领导审签、无清样的现象在大量存在，违背公文处理程序。

4.4档案员队伍不稳定

基層档案员均为兼职，专业档案管理知识欠缺，日常培训严重不足，档案员专业水平参差不齐。

5如何解决基层档案创建问题

5.1提高认识，加强领导

利用召开半年工作会议，通报基层档案管理现状，指出档案管理存在问题，并对档案管理问题提出整改要求，加强基层单位领导，压实工作任务。把档案考核作为年度综合考评的重要内容，重点抓，把握创建工作重要时间节点。要求各单位、科室负责人高度重视，亲自过问，亲自安排，按照创建要求落实档案室和工作经费，定期督办，确保年度验收。

5.2严格标准，规范管理

一是要切实做好档案的日常收集、整理，对文件资料、照片、录像带、磁盘、光盘等，要统一收集、及时整理、妥善保管；二是要提升保密意识，完善档案借阅管理制度，确保资料完整、齐全、不遗失；三是切实规范涉林专业档案管理。天保、退耕还林、林改档案是局档案示范县创建工作的重点和年终考核的重点，天保、林政等科室要立即组织集中清理，按照档案规范化建设的要求，建立目录柜、张贴标签，保持档案室清洁，确保创建规范达标。

5.3加强培训，提高素质

要求各单位加强档案业务培训，举办一次档案业务培训班，邀请林区档案局专家授课，现场指导。

5.4选定样板，榜样示范

选取一至二个单位作创建示范点，驻点指导，对收集的档案进行定性归类整理，建立适合基层林业单位特点的文书档案分类方案，完善林区国有林场三合一制度，积极开展创建工作。

5.5联合检查，深入指导

4月份组织业务人员对各创建单位进行了检查，采集各单位档案管理原始状况信息，掌握基层档案管理动态，下达档案检查通知单，指出档案管理问题，提出整改方案。7月份邀请林区档案局深入各基层单位进行了现场指导，及时发现问题，再次提出整改措施，以检代训。

6社会主义新农村档案创建活动成果

林业管理局下辖的6个林场、8个林站、1个林科所的机关档案室解决了档案管理有档案室、有档案柜、有档案、有管理制度、有档案员等突出问题，达到限期目标，机关档案管理实现数字化管理，档案管理水平上升到了新的台阶。在年底创建验收中获优秀单位。基层档案通过社会主义新农村建设档案工作示范县活动培养1～3名素质较高的档案员，完善档案管理基础设施，档案保管环境安全，档案编研利用率提高，充分展示单位形象，发现单位管理软实力。

参考文献： 

[1]邱功学.神农架林区林业管理局办公室关于社会主义新农村档案创建推进情况的通报[R].神农架：神农架林区林业管理局，2015. 

[2]王 峰. 浅谈基层林业单位档案管理工作[J]. 档案天地，2017（4）：60～61. 

[3]王 丹. 基层林业单位档案管理的现状分析[J]. 农业开发与装备，2016（12）：68. 

[4]玛丽亚·坎吉别克. 基层林业站档案管理和统计工作中存在的问题和对策[J]. 現代经济信息，2013（15）：60. 

[5]刘常玲. 基层林业档案管理存在的问题及对策[J]. 现代农村科技，2011（16）：65. 

[6]冷 梅. 林业基层单位档案管理的现状与展望[J]. 现代农业科技，2011（10）：199，201. 

[7]杜小珍. 做好基层林业工作站档案工作的几点思考[J]. 农业科技与信息，2009（2）：46. 

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【关键词】高职高专；档案管理；问题；对策

高职高专多由中等学校发展而来，随着学校的转型与发展，各种类别、形式的档案数量显著增加。这些资料信息是研究学校历史的第一手材料，是学校进行科学研究、人才培养、社会服务以及文化传承等活动的重要理论依据，是学校教学评估工作最基础的原始数据，对于学校各项工作的实施有着重要的意义。因此，档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分。本文以广西幼儿师范高等专科学校为例，探讨高职高专院校档案管理存在的问题和改进的措施。

1 广西幼儿师范高等专科学校档案管理的基本情况

广西幼儿师范高等专科学校是提升中专学校而成。首先，在升格转型之初，学校档案室的基础设施简陋，设备不全。档案室未进行“三室分开”；库房没有恒温恒湿设备，工作室也没有照相机、扫描仪、刻录机、装订机等档案办公设备；在数字化档案管理建设方面更是完全空白。其次，学校未建立档案管理专业团队。一是专职档案管理人员不足。档案室仅1名档案管理员，导致很多时候难以有足够的精力去承担档案管理的规范化与科学化建设工作。二是学校各职能部门、各系部的兼职档案管理员流动性大，也基本上没有进行过专业的培训，对于档案管理工作的知识技能不够熟悉。最后，学校档案管理制度也不够完善，既未出台适应本校的档案分类办法，也未完全贯彻执行部门文书立卷制度，导致大部分的文件材料由档案室逐一整理、立卷、归档，不仅占去了档案室工作人员的大量时间，收集档案的完整性以及整理出来的档案质量也难以保证。

2 广西幼儿师范高等专科学校档案管理的改进措施

针对上述情况，学校开始从档案管理工作的基础设施、档案管理队伍、档案管理制度等几方面入手，进行了学校档案管理工作标准化建设的探索。

2.1 基础设施建设

学校档案室的基础设施建设是从硬件设施建设和软件设施建设两方面进行的。在硬件建设方面，首先，依据有限的空间，档案室被隔离出了阅览室、办公室和库房，做到了“三室分开”，并且在库房的规划和建设上也根据实际规模和发展水平留有充足的余地，以备档案数量的逐年增加。其次，增添了阅览桌椅和文件整理桌，购置了空调、除湿机、装订机、复印机、打印机、扫描仪以及专供查档所用的计算机等必备设施，基本达到了高校档案室基础设施建设标准。在软件建设方面，档案室购买了GD2000档案综合管理系统并已投入使用。

2.2 档案管理队伍建设

建立一个健全的学校档案工作网络，有一支懂业务的专兼职相结合的档案工作队伍，对于高职高专院校的档案管理工作的规范化建设是十分必要的。[1]要做好档案工作，档案工作人员不仅要有良好的政治素质和较强的工作责任心，更要有过硬的业务素质。从全面提高档案工作人员的业务素质目标出发，广西幼儿师范高等专科学校从以下几个方面进行了努力：一是对学校分管档案工作的领导和专职档案员的培训提高，除了参加国家和自治区的档案业务培训，主动接受自治区档案局的业务指导外，也积极去兄弟院校学习交流，通过参加各种档案学术交流活动来开阔眼界，提高素质。二是加强对兼职档案员的业务培训和指导，邀请了自治区档案局业务指导处的专家对学校全体兼职档案管理员和各系部、各职能部门分管档案工作的领导进行业务培训和答疑，讲解《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，帮助兼职档案员在部门的立卷归档工作中活学活用。三是，档案室的专职档案员在平时工作中加强了对兼职档案员的业务指导，深入各系部、各职能部门释疑解难，同时档案室还积极发挥监督作用，督促基层部门按要求做好档案工作。

2.3 档案管理制度建设

高职高专院校档案管理工作要真正走上正规化、标准化、规范化的道路，必须借助于行政手段“依法治档”。因此，在档案管理制度方面，广西幼儿师范高等专科学校档案室制定了《档案室工作职责》、《档案工作人员职责》、《档案材料借阅规定》、《库房管理制度》、《档案移交制度》、《兼职档案员工作职责》等一系列规章制度，并参照教育部和国家档案局制订的教育部第27号令《高等学校档案管理办法》和国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》颁发了《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》，确定了适合学校档案的分类标准。这些措施使学校档案管理工作做到实体分类、编号、排架、检索、借阅的标准化与规范化。

2.4 部门档案、个人岗位档案建设

高职高专院校大都经历了学校的升级或转型，档案资源丰富，但往往由于历史或现实的原因档案信息资料多散失在档案产生的部门或系部，得不到有效的集中管理与建设。为保证学校档案信息资源完整、齐全，广西幼儿师范高等专科学校档案实行分级管理、部门立卷制度。针对一些有价值的文件材料在《广西幼儿师范高等专科学校档案分类办法（试行）》中并未明确是否需要归档的情况，各部门和各系部加强了对这些档案资源的管理，努力并适时地做好一些相应的整理、保管、归档工作。同时，根据《高等学校档案管理办法》第二十四条的规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。”[2]即无论是学校党政领导、教师、教辅、行政人员，他们手中所保存的公务文件材料也是重要的档案信息资源，应予以整理、保管起来。广西幼儿师范高等专科学校档案室指导、督促学校每个岗位的工作人员做好对这部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了评比。由此，学校从档案室到部门到个人，建立了一个完整的档案工作网，档案信息资源的存储量日益增加，馆藏容量也不断丰富。

3 高职高专档案管理努力的方向

随着现代信息技术的高速发展，特别是新媒体的大量涌现，全国各个高校都在努力加快本校的信息化建设。[3]高职高专院校档案室是高职高专院校的辅助部门，长期以来得不到相应的重视，更谈不上现代化建设。多数高职高专院校档案室虽然用了档案管理系统，改变了以前自建电子表格管理形式，但也因为电子档案少，只能提供一些一般性的基础目录检索，还没有能力提供更为深层次的详细信息检索。各系部、各职能部门对于信息资源的传输还尚未起步。广西幼儿师范高等专科学校档案室同样也只是利用了计算机进行管理档案，使用了专业的档案管理系统，但仅限于单机版数据库，网络版的数据库和数字化全文录入还未启动。因此，切实推进学校数字档案室建设是高职高专院校档案信息化建设的重要任务。抓住学校数字化校园建设的有利时机，选择适合高职高专院校档案信息化建设的发展模式，根据档案工作的专业特性，提出档案信息化建设的要求，将档案信息化纳入高等学校信息化建设之中。

【参考文献】

[1]彭志斌.高等学校档案分级管理研究[J].档案与建设，2009（11）.

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一、加强意识，建立机构

档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

二、健全制度、规范管理

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。

三、强化业务，提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。四、稳定干部队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

五、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

六、提供服务，开发利用

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2006年，我区农行系统的档案管理工作在省分行办公室和地县两级档案行政管理部门的指导帮助，以及各级行领导的重视、支持下，认真贯彻《档案法》和《中国农业银行档案管理办法》，紧密结合《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定（试行）》以及《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》，从薄弱环节和业务基础工作入手，在不断完善基础建设，逐步推行规范管理的前提下，积极主动抓了全区各行的档案管理达标升级工作，取得了一定成效。到年末，全区九个县支行和地分行机关10个单位的档案室，有 9个达标，其中 3个单位达到“省一级”，3个单位达到“省二级”，2个单位达到“省三级”，1个单位达到县（市）一级。所有达标单位均已基本成为门类齐全、结构合理、内容丰富的综合档案室，档案的利用价值和利用效果普遍有了提高。

一年来，主要做了以下几项工作：

一、加强组织领导，建立完善组织管理体系

按照上级行和当地档案管理部门的指示要求，地分行将档案管理工作当作内部管理和加强精神文明、企业文化建设的一项重要内容，给予了高度重视。首先通过组织学习《档案法》和《甘肃省档案管理条例》，以及上级行关于档案管理的有关规定，强化了全行员工，特别是档案文秘人员的执法守法意识和岗位职责意识，使各级领导和全体员工对档案管理工作重要性的认识不断有所提高，为开创全行档案管理工作的新局面奠定了基础。二是明确分管领导和配合协作部门，按照有关规定要求，选拔配齐了具有一定文化素质和有较强实践经验的档案管理人员。每个单位都把档案管理工作列为分管领导的重要议事日程，作为办公室主任的重要职责，定期分析研究档案工作，及时解决存在的问题，并把此项工作纳入岗位责任制中，确保档案工作与业务经营工作同步发展。三是根据上级行和当地档案行政管理部门的有关要求，结合全区档案达标工作的实际，地分行提出争取在年内一次性达标的具体目标，并将此项工作的任务目标落实到具体部门，实行部门领导责任制，从而加强了对各县支行档案工作的领导、督促和帮助，为促进全行系统档案工作的不断规范起到了有力的组织保障作用。

二、认真落实档案管理达标升级工作

我行根据实际情况，提出了具体的贯彻意见和措施，使达标升级工作得到了地县两级行领导的高度重视和大力支持；地分行主管领导对档案达标升级工作经常进行强调，就做好全区农行系统档案管理达标升级工作做了具体部署和要求，引起了各县支行的高度重视，使必要的人、财、物得到了及时落实；同时为了全面带动全区农行的达标升级工作，地分行办公室积极与地区档案处联系沟通，及时对有关达标升级的具体规定事项进行请示、咨询和研究，制定了具体的落实方案。首先从地分行机关抓起，对当年的文书档案按新的要求进行了整理、装订和充实提高，并从管理体系、干部队伍、管理制度、档案设施、业务建设、开发利用6个方面中的具体内容抓起，逐条进行认真仔细的补充完善，然后按规定在组织有关部门进行自查的基础上，及时向档案管理部门进行了申报，经检查验收，保持了“省一级”标准。为带动促进全行的档案达标升级工作发挥了积极作用。

三、建立健全了各项档案管理制度

2004年，我们在认真学习《档案法》和《甘肃省档案管理条例》的基础上，按照《全省农行2003年档案工作要点》及《中国农业银行各类档案归档范围及保管期限的规定》，狠抓落实，把建立和完善各项档案管理制度当作加强档案管理工作的重点，列入了部门工作的重要议事日程。一是邀请档案行政管理部门的专职人员亲临现场指导帮助，对不符合制度规定的有关具体问题及时进行了整改和纠正。二是认真按照档案管理的有关规定和要求，结合农行特点，统一制定了《档案管理制度汇编》，从档案人员的岗位职责，到档案的保管、查询、移交、保密、安全、统计、鉴定、销毁、接收、利用等各个方面都建立了比较系统完善的制度。三是全面落实了各种登记制度，从收藏、借阅、利用，到保管接交，都统一实行严格的登记签字制度，有效杜绝了丢失、泄密、损毁等各类事故的发生，初步实现了档案管理的规范化、程序化和制度化。

四、重视加强业务基础建设，档案管理服务水平有所提高

一年来，我们认真按照总行《档案管理办法》的要求，在不断建立完善档案设施和管理制度的同时，集中精力，主抓了业务基础建设。一是通过强调、检查和督导落实，使全行每个单位的档案用房、安全设施、档案装具等管理设备不断完善。二是注重抓了文件的归档收集，特别是对积存文件中一些应归档而未归档的重要文件，进行了再收集，使档案内容不断得到了丰富和充实。地分行档案室在完善达标后，对历年的收、发文件进行了全面的清理清查，对每个部门或个人保存的文件全部进行了清理收回，使室藏案卷卷数达到1583卷、2649件，使档案室的门类、结构及信息内容初具规模，为更好地服务全行的改革与经营创造了条件。三是积极提供服务，使档案利用的效果及价值有了显著提高。据不完全统计， 2004年全行档案利用共190多人次，仅地分行机关档案查阅就达40多人次，使档案的自身价值得到了充分发挥。

五、存在的主要问题和2004年档案工作的设想

回顾我行2004年的档案工作，由于上级行和当地档案行政管理部门的大力指导帮助，在地县两级行领导的关心支持和全体档案人员的辛勤努力下，不论从升级达标，还是业务基础建设等方面都取得了一定的成绩。但是，就全行档案工作与全行改革发展的整体状况比较，还很不协调，特别是与上级行的要求还有一定的差距。一是由于县支行机关人员精简后，档案管理人力严重不足，兼职人员没有经过培训，档案管理的业务素质较差，不适应档案管理新的要求；二是由于全行费用十分紧张，对有关档案达标所要求的资金、设备等难以保证，整体上不适应档案管理要求，要达到规范化管理规定，需要投入大量的资金；三是个别支行对档案工作重视不够，有1个县支行至今未达标。四是制度建设不太完善，部分档案室的登记制度不落实，流于形式；五是业务基础建设亟待进一步加强，门类不齐，结构单一，室藏档案不全，财务、人事、信贷档案未统一保管的问题仍未解决。上述问题的存在，与检查指导不到位有很大关系，对此，我们将在新的一年里重点加以改进。

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【关键词】中职学校档案室管理建设

【中图分类号】G717【文献标识码】A【文章编号】1674－4810（2012）11－0186－02

随着职业教育形势的发展和学校整体建设水平的提高，档案室管理作为一项软件指标成了衡量一个学校整体管理水平的有效参数，正规化的档案室管理可使其职能充分地发挥出来，从而影响到档案的开发利用。学校档案室是学校档案的重要组成部分，是学校宝贵的财富。近年来，随着职业教育改革的快速发展，学校档案室建设和管理的重要性越来越得以体现。学校的档案客观完整地记录学校各方面的工作，为学校的发展留下了真实生动的轨迹。但是纵观中职学校档案室的现状，仍存在不少问题。因此，如何加强中职学校特征的综合档案室建设，发掘并充分利用好这一资源，对学校建设和发展将非常有意义。

一 中职学校档案室管理现状

1．管理体制不完善，档案投入经费不足

许多中职学校都有类似的情况，主管领导负责制建立不够完善，导致人员配备、经费、设备等多方面出现较多问题，影响了档案室的建设和作用发挥。多数档案室的经费紧张，投入经费一年不如一年，导致设备不健全，从而使档案利用率降低，远远不能满足教学教研和师生的需求。如有的中职学校综合档案库室简陋，功能单一，“八防”设施未能到位，办公条件较差，库室、办公、阅览也未能实现“三分开”，档案现代化及档案保护设备配置不全，严重影响了档案管理、保护及服务工作的正常开展。

2．归档意识淡薄，服务利用率低

长期以来，上至学校领导下至一线教师，“重教学，轻档案”的意识在相当程度上存在。许多中职学校把档案室作为安放学校闲置人员或家属的场所，使得档案管理人员的素质不高，根本谈不上开展高层的信息咨询服务、协作教学等工作，所以档案的错归错放、随意归档、缺失散失等现象严重，制约了师生对档案室的利用，造成档案服务利用率低的状况。据统计，当前中职学校综合档案室的管理人员有不少是“半路出家”，基本没有进行过系统的专业知识培训，缺乏专业理论知识，缺乏学术、史料研究和计算机管理的基本能力。

3．档案管理方式落后

随着现代科技的迅猛发展，办公自动化、信息网络化和通讯现代化给中职学校综合档案室的管理工作提出了新的要求。但由于经费保障不够、设施不完善、管理人员观念落后等原因，有的中职学校计算机辅助管理功能得不到有效发挥，有些中职学校虽然给档案管理部门配备了微机，但大部分的档案管理工作还是依靠传统的手工操作，管理和服务手段陈旧、效率低下，更谈不上管理方式从传统作业型向现代管理型转变。

4．档案室与其他部门缺乏配合、协作

学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政，与档案室协调工作严重脱节。档案工作人员没有深入各科室全面收集资料，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，因而档案室一枝独“秀”的景象尤为普遍。

二 加强中职学校档案建设的建议与对策

1．抓认识，促宣传，思想到位

通过召开动员大会，使全校教职员工能充分认识到档案室的建设和规范管理是促进学校发展的重要举措。例如我校通过组织全校教职员工认真学习《中华人民共和国档案法》以及省、市档案局关于档案管理工作的有关文件，使全校教职员工从思想上进一步提高对档案工作重要性的认识，为我校档案室的建设和管理工作迈向规范化轨道创造了良好的氛围和条件。

2．发掘档案信息，提供系统服务

学校综合档案室的专职工作人员作为档案服务工作的主要力量，应牵头制定一系列切实可行的管理措施和服务措施，牢牢把握学校和社会需求，挖掘库存信息，广辟利用渠道，为学校和社会提供系统服务。首先，要大力搞好档案的编目和必要的档案检索工具的编制，完善检索体系，从而实现多渠道、多角度检索；其次，研究、探索档案信息资料开发利用的手段和形式，开展对档案中所记载信息的分析与研究；再者，积极开展档案资料的编研工作，通过编写本校档案全宗介绍、校史资料等，宣传档案、介绍所藏档案的内容，开展库藏档案信息的二次、三次加工，形成各种专题资料，以满足利用者从不同角度查找的需要；此外，认真做好日常的查档接待与档案咨询工作，做到优质服务；最后，经常了解学校和社会工作的实际需要，开展“跟踪”服务，把服务工作做到最需要的地方。同时把学校档案及时向社会公开，使档案资源得到充分利用，切实满足学校和社会的需要。

3．创造有利条件，从“环境”上下工夫

第一，要明确管理标准，加强制度建设和档案室正规化管理，首先要建立健全学校的档案室规章制度，如我校建立了《档案工作人员岗位职责》《档案保密制度》《档案室管理规则》《档案室安全保卫制度》《档案资料查阅利用制度》《立卷归档制度》和《档案室工作考核评比方法》等配套制度，使档案室管理工作有章可循，有据可依。

第二，要投入一定的“财力”，加强硬件建设。档案室要专房专用，配备防火、防盗、防虫、防尘、防光、防潮、防高温等基本设施及必备的办公设备，以确保档案的安全及档案工作顺利开展。

第三，要投入一定的“精力”，加强软件建设。要开展经常性的监督检查，督促档案室工作的扎实开展。检查内容主要包括：文件档案、图纸档案是否放在档案盒或图柜内，档案是否按档号排放，档案柜是否编有顺序号，档案柜、图柜、档案盒和目录标签的设置是否做到统一标准，立卷归档的文件材料种类、份数、页数是否完整。文件的印件与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件是否齐全，日常技术维护是否到位，是否存在安全隐患等方面。监督检查是主要手段，目的是要促进档案室各项管理制度的严格落实，从而进一步巩固工作成果。

4．推进档案管理现代化的进程

档案管理现代化，已成为历史发展的必然。随着科学技术的迅猛发展，“数字档案室”逐步向我们走来。档案室为此要紧跟时代步伐，在做好收集、编目、著录、检索利用的同时，也做好自身的现代化建设。首先，要注意学习、借鉴一些现代化管理较好的兄弟学校和其他单位的成功经验；其次，解决好档案现代化管理与全校办公自动化衔接的问题，实现文档一体化，最终实现全区乃至全国联网，以最大限度地满足本校师生和本地区社会的需要。此外，在抓好现代化建设的同时，还要做好档案室的数据库建设。

5．重视档案管理人员的继续教育

第一，岗位培训。岗位培训是继续教育的基本方法，对新入行及没有经过系统业务教育的管理人员尤其要加强业务基础培训，同时进行档案管理基本理论及计算机应用、数据建设及检索方法、标准化及自动化与网络管理等课程的学习，使其具备适应工作岗位及环境的基本能力，并做好后续培训工作。对工作时间较长且具备系统专业基础的管理人员，要注重其知识更新的培训，不断进行如档案的自动化、数字化、网络化管理等现代化知识技能的培训，以便更好地为学校建设发展服务。

第二，在职继续教育。学校要积极鼓励、支持档案管理人员参加不同层次的学历教育，以提高档案管理人员的整体文化层次；选送热爱档案管理事业、业务能力强的档案管理人员攻读第二学历和硕士学位，培养业务骨干；通过中短期业务进修，提高档案管理人员的业务能力和管理水平。这样，就能整体提高档案管理人员的综合素质，提高服务质量。

第三，组织多种形式的实践活动。学校要经常组织档案管理人员的业务交流、业务创新及考核活动，以多种形式检查、督促和调动管理人员的学习、工作、创新热情；有计划地组织档案管理人员进行对口参观、学习活动，开阔眼界，拓展思路，不断改进和完善自己的工作，提高自身业务水平。

三 结束语

总之，加强中职学校档案室的建设和管理工作，提高档案工作人员的业务技能，优化档案管理结构，改良档案管理方式，充分发挥学校档案室在学校教育教学工作的作用势在必行。

参考文献

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关键词：农经档案；经济发展；管理问题；解决对策

随着我国社会主义市场经济体制不断深化改革，农村合作经济管理过程中出现了很多全新的问题和趋势。分析农经体系建设过程中存在的新问题，需要一个职能明确的专业管理机构。农经管理部门应该针对实际的档案管理过程中存在的不足，从档案的整理、分类、存档、编目到整理的时间和操作都需要制定详细的说明和规定，确保农经档案管理工作更好的顺利的完成，最终切实促进农村经济管理的发展，提高农民群众的经济水平，促进农村经济发展。档案材料具有一定的法律效力，同时也是见证农经工作开展过程的重要凭证，收集相应的工作材料，做好分类、整理、编目和存档工作，对于农经工作开展借鉴过去的办公经验有着十分重要的作用和意义。但是在实际工作过程中，农经档案管理却不是如此，农经管理部门对档案管理的重视程度不高，相应材料的搜集积极性不足，没有独立的档案存放室，导致档案管理过程中出现了霉变和虫蛀的现象，因此，农经工作要想发展就需要切实解决好农经档案管理问题。

一、深化农经档案管理的重要性分析

进入新世纪以后，随着我国社会经济体制不断改革和农村社会经济不断向前发展，我们已经迎来了全面建成小康社会的新时代，加快推进社会主义现代化建设就需要密切关注三农问题。现阶段，农村各项工作面临着全新的机遇和挑战，新农村建设、现代农民职业教育以及农业现代化建设的任务十分繁重。新时期，对农村各项工作提出了全新的要求和变化，在实际工作过程中要求我们做到规范化和制度化。在最近几年农经档案管理中，很多地区部门逐渐健全和完善了农村各项工作的管理制度，认真做好农村财务会计管理、土地承包、土地流转和农村财产和资产管理等工作，在农经档案管理过程做出的积极的努力，对推动基层农经管理部门档案管理质量的提升有着十分重要的促进作用。但是，我们还应该清晰的认识到，现代农村工作十分的复杂，涉及到很多方面的工作内容，因此，在对农经档案进行管理过程中一定要做到与时俱进，这是农村管理过程中一个比较落后的环节。农经档案管理是财务管理的真实记录，是农村财务管理规范化的重要体现，同时也会给后人留下可以参考的珍贵材料，能够切实促进农村财务审计工作的有效开展。这就要农村地区广大的工作人员应该充分认识到农经档案管理的重要性，通过各种途径进一步拓展自身发展空间。

二、农经档案管理存在的问题分析

1.档案室建设落后，硬件设备投入较少从总体发展情况来看，多数农经管理部门的档案室空间狭小、潮湿，很多储存档案的设备都已经严重老化，很多硬件设备几乎都没有更换过，上级部门只是重视农经工作下放，却没有注重对农经管理部门的资金投入。对于经管理部门来说，其自身有限的资金多数都应用到部门建设建设中，对档案室建设的资金投入力度较小。由于档案室内相应设备建设标准较低，档案经常处于高温、高湿的环境下，并出现了发霉、变质和虫蛀等安全问题。档案室的硬件设备早已经不能满足现代农经档案管理的需求。

2.业务资料损失，农经档案搜集难县级的农经管理部门对档案管理的重要性认识不足，再加上最近几年，很多职能部门合并，工作人员流动以及档案管理意识淡薄，使得档案材料在移交过程中出现了丢失和无处保管的现象，很多重要的农经业务材料无法查找，这就给规范农技档案管理带来了巨大的困难。

3.制度建设不足，档案管理人员不专业在各个乡镇随虽然已经建立的档案管理制度，但是这些的制度已经不能适应现代农村社会的发展的需求，其未能紧跟时展的潮流合理对制度建设完善。在很多村镇都没有指定农经档案管理人员的责任和权限，导致了应该存档的农经工作材料收集不完整，档案分类不科学，立卷不规范。同时，在农经管理部门的档案管理人员多数都是兼职的行为，其在工作过程中，因为没有接受专业的教育和培训，一直都是依照领导的指示进行档案存档和管理，对整个档案管理的业务流程不充足，在一些地区还存在档案自己管理的混乱现象，使得农经档案管理工作停滞不前。

三、深化农经档案管理，促进农村经济发展

1.建立完善的农经档案管理机制首先，统一指挥和部署。实际的农经办公室和档案部门应该联合起来，依据国家相应法律法规，以及土地承包、流转、经营和农村集体财产和资产管理的实际情况，综合各方面意见出台关于深化农经档案管理规范化工作流程和建设实施意见，强化领导，统一指挥和部署，全面树立档案意识；其次，统一监督和检查。每年需要在全市范围内进行一次档案检查和部门互相检查，对合格的单位给予鼓励和奖励，对不合格的，存在的问题的单位，应该通过各种途径提升其自身的档案管理能力，逐渐推进档案规范化管理。

2.改善农经档案管理条件首先，要保证与独立的及空间充足的档案专用档案室；其次，要引进具有一定保存能力的档案保存设备；最后，要保证档案室的防水、防潮、防光照和防虫蛀等安全措施。同时，还要进一步加强对档案室的管理，每年要求农经管理部门安排专项资资金根据需要配置的设备添加相应的档案现代化管理技术和设备。

3.保证农经档案的安全和完整首先，应该明确集中保存原则。农经管理部门所形成的农经档案必须由本单位保存完整，并由专职人员对这些档案进行管理，任何人都不能将其据为己有，禁止分散保管；其次，要及时明确档案管理的范围和时间限度。农经工作开展过程中，会形成很多材料，内容十分丰富，这就需要档案管理部门制定科学档案的归档规范，按照分类存档和定期存档的原则对档案进行管理，尽量保证档案材料的完整性和系统性；最后，要全面明晰档案岗位的职责。农经档案管理人员应该熟悉本部门的全部档案，并做好各种档案的收集、整理、分类、编目、归档和日常管理工作，切实落实好各项档案管理制度。

参考文献：

[1]翁贞林，阮华.新型农业经营主体：多元模式、内在逻辑与区域案例分析[J].华中农业大学学报（社会科学版），2015（，5）：32-39.

[2]张文彬，马维志.新常态下西吉县农业合作社发展现状及对策[J].现代农业科技，2015（，15）：315.

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办公室治安目标责任书范文【1】

为加强办公室安全管理工作，根据谁主管谁负责，谁在岗谁负责的原则和预防为主，部门负责，突出重点，保障安全的方针，坚决预防、杜绝各类安全事故发生，确保财产、档案、行车安全，特制定办公室安全责任书。

一、每个人都是部门安全工作的责任人，要坚决遵守宾馆制定的各项安全生产管理规章制度和有关岗位安全操作规程，并严格执行。

二、下班后做到关好门窗，人走灯灭，切断非24小时工作设备的电源，切实加强钥匙管理，办公室离人必须锁门。

三、严禁将现金、有价证券、贵重物品等存放在办公室。

四、保持办公室干净整洁，不准存放易燃易爆物品。严禁在办公室内乱拉电线，使用明火;严禁在用电设备周围堆放易燃易爆物品。

五、严禁在办公室使用电暖气、电热毯、电饭锅等大功能电器;加强对用电设备的管理，人走断电，要严格遵守操作规程，发现问题及时请维修人员修理。

六、严格管理制度，认真管理好各类文件、资料和档案，各类资料进入档案室，必须严格登记;重要的文件、资料要及时送档案室保存，机密资料、档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

七、加强安全知识的培训，落实值班值宿人员职责，不脱岗、不漏岗，做好当班检查和记录，发现问题及时处置和汇报，防止破坏事故的发生。

八、以宾馆构筑消防安全防火墙工程为基础，加强消防安全四个能力的建设，熟知消防安全三懂三会的内容，做四个能力建设的明白人。

九、爱护楼道消防器材和消防设施，不随意挪动、挪用。每周对所管辖范围进行一次安全消防检查，发现线路、电器有漏电等消防安全隐患，要及时汇报，及时处理。

十、严格执行车辆定期保养制度，加强车辆养护知识的学习，及时了解和掌握车辆的基本状况，发现异常及时报告，及时维修，避免车辆带病上路。

十一、严格遵守交通法规和驾驶操作规范，不违规用车、行车，不公车私用。

十二、做好车辆存放的管理。车库即开即锁，取还钥匙做好登记，防止车辆丢失;严禁车库内存放易燃易爆品及其它杂物;车辆长时间不用，定期检查，避免因长期不使用造成车辆过度老化，损坏。

十三、此责任书自签订之日起生效。

办公室主任：

_____年_____月_____日

责任人：

_____年_____月_____日

办公室治安目标责任书范文【2】

一、负责人

二、质量目标：

督办协调率95%，及时处理率100%，服务满意度90%;公文处理及时率100%、正确率95%;确保全公司质量管理体系持续有效运行，质量信息处理及时率100%、正确率95%，内审合格率95%，确保顺利通过监督审核;无重大治安责任事件发生。

三、主要工作任务

(一)积极为公司领导、公司机关和基层做好综合服务，完成好综合管理、协调及接待服务等相关工作。

(二)组织完成公司综合管理与服务信息系统的规划、建设和运行，做好综合协调、文件准备等相关工作。

(三)完成公司年度工作会议和第二次站队长工作会议的组织筹备、会议文件起草、承办服务等相关工作。

(四)加强全公司办公室工作的培训和指导，举办一次全公司办公室工作会议。

(五)组织完成事业单位分类改革的调研、方案起草等相关工作。及时完成公司领导交办的各类文稿起草、审核工作，进一步增强参谋助手作用。

(六)做好全公司发文审核登记、来文处理、电话及文件等各类信息的收集和传递、印鉴使用管理及公文归档工作，加强全公司文秘工作的指导和检查。

(七)组织或参与有关规章制度的制订和修订完善，加强对规章制度执行及执行检查的监督，加强对工作会议等会议文件、决定事项、公司领导交办事项等的督办。

(八)组织制定内部沟通管理、生产信息、外部顾客要求和评价等信息的收集、分析和传递的相关机制，为科学管理决策提供支持。

(九)组织完成年度质量目标编制、内审、管理评审等质量管理常规工作;组织配合完成认证机构的监督审核，确保顺利通过审核。

(十)加强文件和质量管理工作宣传，完成文件执行情况及质量管理工作调研。加强全公司质量管理体系运行情况的指导和管理，对管理评审会议决定实施进行跟踪验证。

(十一)做好多功能厅、会议室、接待室设备设施的管理和维护，确保其正常使用;协助做好全公司性会议、培训和讲座时的支持和服务等。

(十二)做好公司领导、公司副总用车和接待用车的调度工作;完成公司办公及公务电话等通讯工具的管理工作。

(十三)全面落实治安责任制，确保全年无重大治安责任事件发生;加强消防安全管理和检查，杜绝重大火灾事故发生。做好公司机关办公区的安全维护工作;加强全公司治安安全的指导和管理。

(十四)认真及时做好事件的协调处理。做好保密日常管理。

(十五)进一步完善水政工作运行机制，及时做好水政管理、采砂管理的协调服务工作。

(十六)完成公司领导交办的其他任务。

办公室治安目标责任书范文【3】

为了加强办公室安全工作，确保财产档案出车安全，特制订本责任书，内容如下：

一、治安安全

1.下班后关好门窗，切实加强钥匙管理，办公室离人必须锁门。

2.严密注意进入办公室的各类人员，严格严肃人员管理。

3.严格管理制度，认真管理好各类文件、资料和档案，各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，重要的文件、资料要及时送学校档案室保存，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.严禁将公私贵重物品在办公室存放。

二、消防安全

1.学习消防常识，树立消防意识，遵守消防制度。

2.保持办公室干净整洁，不准存放易燃易爆物品和刊物。

3.加强对计算机和其它办公设备的管理，人走断电，要严格遵守操作规程，发现问题及时请专业人员修理。

4.爱护所在楼道消防器材和消防设施，不随意挪动、挪用。

5.各部门、各办公室及各班级负责人每周对所管辖范围进行一次安全消防检查，发现线路、电器有漏电等消防安全隐患，要及时汇报学校领导，力求及时处理。

6.严禁随便使用配电箱送电接电。

7.严禁在办公室、教室乱拉电线，不用电炉和热水器。

8.严禁在电脑室、图书室等危险地方抽烟、用明火。

9.严禁用电设备周围堆放易燃易爆物品。

10.车库管理需要加强消防安全意识。

三、物资安全

1.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

2.司机出车必须有办公室负责人安排，自觉遵守学校小车管理制度，遵守交通规则，确保行车安全。

3.时常检查办公室天花板材料、装饰物品、灯具、吊扇部件是否松动。

4.安全贮存物资不要以无序的方式贮存材料或者将材料贮存在可能坠落导致人员伤害的位置。

5.例行检查，开启电器设备前首先检查。

6.车库管理要加强防盗意识。

四、信息安全

1.文印室各项设施设备应有保密设置。

2.对文印室使用过的再生纸进行分类清理，消除泄密隐患。

3.加强学校网络安全设置，避免学校内部信息外泄。

4.注意消除学校LED安全隐患。

本责任书一式两份，双方签字后生效。

校长：

_____年_____月_____日