办公室综合管理制度范文

导语：如何才能写好一篇办公室综合管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、现代企业办公室管理工作的重要作用

（一）现代企业办公室管理工作能够快速提供综合性并且相对全面的信息。办公室管理工作，在有效的要求下，能够搜集和整理出相对全面的信息，这样的信息有两种作用：第一是能够帮助领导进行正确的决策，保持现代企业的正确运行。第二，在进行各种调查工作中，全面综合性的信息搜集工作非常重要，现代办公室管理工作非常好地完成了?@一职能，保证调查工作能够高效及时地完成，能够有效避免大规模调查造成企业员工工作效率和工作水平不断降低的消极影响。第三，在进行相关工作文件和一些信函的起草上，全面综合性的信息起到的作用也非常重要。现代企业办公室管理工作起到的重要作用非常大，为了进一步提高企业的生产和经营效益，对现代企业办公室管理工作的重要作用进行有效的分析研究非常重要，在一定程度上能够有效助力完善和优化现代企业办公室管理工作，实现企业内部环境的健康运行。

（二）现代企业办公室管理中能够有效实现企业中各个部门的沟通。办公室管理，在企业各个部门之间进行联系和沟通，并且能够促进员工之间的有效联系，企业日常工作中的每一项决策和规定的有效传达。办公室管理工作中，在对待一些问题上，不仅仅是上传下达的作用，能够对工作进行有效的疏通。下面就以中铁建企业办公室管理工作为例，该企业的办公室由于处在相对中等的位置，在提出对策并且进行有效的实施，办公室在不断进行沟通的过程中，对各个部门以及各个方面的情况进行了有效的了解，并且在整理之后交给了领导，从而保证了该企业领导能够作出正确的决策。在决策有效落实的过程中，该企业的办公室人员充分发挥了积极的作用，进行了各个方面上的配合，全力辅助该决策的有效落实和展开，提高企业工作的效率，促进企业的发展。

二、现代企业办公室管理工作中出现的问题

（一）现代企业办公室管理制度不规范。市场不断扩大，经济在飞速的发展中，为了提高企业的效益，许多企业不断出台各种措施，意图进行扩大化的生产，并且让工作效率能够有效提高，例如，有的企业会购买先进的大型设备，以提高生产效率，有的企业在生产中不断扩招工人，提高生产，这些都是企业发展中进行的各项决策，但是，许多企业在进行决策时，在办公室管理上却还是运用传统的制度，这样的话，就会造成现代企业办公室管理中逐渐出现许多问题。例如，扩大生产后会出现新的问题，但是办公室管理却由于没有规范化的管理制度不能进行有效的管理，会造成办公室管理工作的水平和效率不断下降，问题不能有效解决，严重影响企业的形象，而且会造成企业管理中不断增加对人力物力的投入，造成这样的问题主要原因是由于现代企业办公室管理制度不能做到有效的科学规范性。所以，现代企业要重视办公室管理制度，并不断进行完善和优化，实现现代企业的高效运营和发展。

（二）现代企业办公室管理工作上，操作能力需要有效提高。现代企业办公室管理工作相对其他管理工作复杂，这样的复杂程度要求现代办公室管理人员在工作中要具备耐心、细心和责任心，认真进行每一项工作，保证工作的正确性，因为一旦办公室管理工作中的某一个环节出现问题，就容易造成整体性的失误，出现这样的事情，其他办公室工作人员的认真工作不能得到有效认同，领导会进行惩罚，公司中其他的同事还会抱怨，导致办公室人员出现一定程度的消极心理，这样的阴影会一直伴随着工作，极大程度上影响工作效率的提高，甚至影响工作的不断落实和开展。这样问题的出现，要求企业必须进行有效的创新和改革，提高办公室工作人员知识素养和综合能力以及一定的心理承受能力，满足当前企业发展中对办公室管理工作的需求，提高工作效率，促进企业发展。

（三）管理思想并不能有效实现与时俱进。改革开放后，我国社会主义市场经济不断发展，外来的管理模式和管理制度不断冲击着中国企业传统的管理模式和管理制度，在不断的发展中，企业逐渐认识到了管理中隐藏的问题和在某些方面管理上的不足，在有效吸收先进的管理经验和学习先进的管理制度后，企业对管理制度和管理模式进行了有效的完善，现代企业的办公室管理也得到了一定程度上的发展，然而，这样的改变却不能实现企业长足的发展，因为企业在进行改革和创新时，还保持着传统的管理思想，在思想上并没有进行有效的改变，在学习之后，未认真分析和研究传统管理思想中存在的不足，长此以往，会造成企业管理制度不能有效落实，并且，传统的管理思想并不能完全使用现代化企业的生产和发展节奏，传统的办公室管理理念会让办公室管理工作逐渐落后于生产，无法让企业实现长足稳定的生产和经营。

三、以有效措施促进办公室管理工作的发展

（一）通过各种手段提高办公室管理工作人员的综合素质能力。在现代企业中，为了避免办公室工作人员不能完全胜任现代化办公室工作，必须通过各种方式提高他们的综合素质，促进办公室人员具备更加全面的知识和素质，保证工作正常进行的同时，提高工作效率，有效适应现代化企业生产管理中的各项任务，为企业节省各种资源的投入，建立企业良好的外部形象，促进企业的发展。在这方面，中铁建企业作为现代化企业，其办公室管理中的工作人员素质，在采取各种措施后，办公室工作人员的素质以及工作能力得到了有效的提高。提升办公室工作人员素质和工作能力上，主要的措施是通过建立完善的考评制度促进工作人员不断进行学习，这是第一点措施。第二点，在办公室管理中，相关领导要重视办公室管理工作，并提拔优秀的工作人员进行公费学习和深造等，这样也能够起到示范带头的作用，促进办公室工作人员积极学习。第三，完善和健全奖励和惩罚机制，对工作认真负责的工作人员要给予一定的鼓励，在工作中不谨慎不认真的工作人员要进行相应的惩罚，但是奖惩机制要保证公平性，这样才能够让办公室工作在健康的环境中运行，保持企业发展的良好氛围。

（二）完善内部管理制度，构建科学化的办公室管理系统。在时代的发展中，现代化市场经济不断发展，作为现代化企业应该重视企业内部的办公室管理水平和管理制度，在结合实际发展的情况下，完善办公室内部的管理运行机制，让其保持科学性，并且能够具备较高的效率以及规范的特点。完善的内部管理制度，科学化的办公室管理系统，能够让办公室工作人员在面对工作时，有其科学化的理论依据，这样做在一定程度上确保了办公室管理工作的规范化和信息的及时。完善内部管理制度，首先在面对事物性工作时，就要有效优化其中的环节，并且每个环节在进行的过程中，都有内部制度的支持，做到工作上有法可依，如果办公室管理工作中出现冗员的情况，就要及时进行调整，反之，则要落实责任制度，把工作落实到办公室每个工作人员的身上，避免出现推诿工作以及推卸责任的情况，让工作能够良好地进行。例如，某企业的办公室管理工作人员非常少，该企业在进行有效的考察后，逐渐建立了目标考核制度，工作结果考核制度，并且细化了各项工作需要达到的标准，建立了相当完善的工作过程监督小组以及相应的监督制度，这样虽然办公室工作量很大，但是在进行有效的管理和内部制度优化后，在工作上不会出现失误，保证工作的效率和质量。

（三）树立以人为本思想，提高各部门之间的沟通和协调能力。在企业管理思想中，现代企业应该对思想观念进行有效的更新，这样才能保证企业先进的制度和管理模式能够一直促进办公室管理工作效率不断提高。在管理上首先应该改变传统的管理思想，确立企业中以人为本的管理思想，认真听取企业中办公室工作人员以及企业管理人员的意见，对企业的工作进行有效的了解和改革。第二，进行柔性化管理，让办公室工作人员自主维护公司的形象和公司的各项制度，在管理中，凝聚公司中所有员工的力量，让企业的现代化制度和管理模式不断推进，保证实现现代企业办公室管理工作的优化和完善，促进企业的发展。

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对于工程企业来说，其市场竞争环境的不断变化，对其内部管理工作的开展提出了更高的要求。在工程企业办公室管理工作中，很容易由于工作压力过大、工作职能范围复杂等问题，产生一系列的不足。在开展办公室管理工作中，要结合新时期的新形势，从根源处入手，就办公室管理工作的特点与存在的不足进行分析，并且提出新的管理实践思路。

2 企业办公室管理工作的特点

作为企业单位的重要管理与执行部门，办公室是对信息进行传达，沟通员工和为内外提供服务的重要窗口。对工程建设单位来说，其办公室职能与其他企业单位存在一定的区别。企业内部工程管理部门数量和类别较多，特别是基层项目办公室的整体工作量大，并且工作中工程相关工作的任务较多。工程单位其办公室管理工作中，具有一些涉及到工程业务的内容，并且需要办公室工作人员对于工程业务的程序具有一定的了解，对工作人员的工程管理知识也有一定的要求。与一般企业单位不同的是，工程单位中技术人员、施工人员的比例较高。由于整体人员的专业素质水平有限，导致了办公室工作开展过程中很多沟通和交流都具有一定的困难和矛盾。

3 企业办公室管理工作中存在的问题

首先，办公室管理制度需要进一步的完善。对于工程企业来说，其办公室的管理工作相对特殊，如果不具有完善的管理制度，就会造成办公室工作的执行与落实不力。一部分企业中，其办公室制度不够规范，并且相关流程不够清晰与合理，难以保证各项办公室管理制度的有效落实，整体办公室工作的效率相对较低。由于制度上的不足，也造成了相关考核工作落实不善，不同岗位之间的职责划分不够明确，整体管理相对混乱，各项工作任务不能良好的完成。其次，服务能力有限。办公室工作开展过程中，服务的深度与广度都十分有限。对于工程企业来说，办公室管理工作的开展需要在一些具体事务性工作上开展相应的督查与业务管理工作。由于工作环境较为复杂，工作内容较多，导致了服务工作的开展缺乏有效的深度和广度，工作效果难以得到保证。最后，办公室工作人员素质水平不足。很多企业的办公室人员的组织结构不科学，岗位设计不够合理。一部分工作人员自身不具有足够的办公室岗位工作能力，并且开展相关工作中态度不端正，工作效率相对较低。再加上一部分员工自身创新意识不足，难以对办公室工作进行有效地创新与改进，整体思想意识上也存在一定的缺失。由于思想意识、业务能力多方面都存在着问题，导致了工作中失误较多，服务工作不到位，整体工作效率较低。

4 新时期企业办公室管理实践思路

第一，完善办公室管理制度。对于企业来说，办公室工作的开展是为了企业内部正常运转作为服务的。通过对于办公室管理制度进行完善，可以对日常办公室的工作行为进行约束和端正，为办公室工作的开展提供有效的执行效率。对于大型工程单位来说，规范的办公室管理制度，也可以为工程管理部门提供有效地协助，促进工程管理部门各项工作顺利的开展。完善的办公室管理制度，是后续办公室工作开展的关键，也是后续工作的有效保证。第二，提高服务意识和服务能力。对于办公室工作开展中存在的问题，管理者要予以高度的重视，并且打造良好的服务意识。对工作中存在的问题绝不姑息，并且细致地分析工作中失误的原因，针对性地采取相关策略来进行解决，更好地发挥自身的服务小勇。对于服务职能的确定上，要提高服务职能的广度与深度，并且在为领导提供决策服务的同时，充分考虑基层的具体需求，为领导决策的执行奠定良好的执行环境基础。针对于基层员工的具体诉求，办公室人员要严肃分析，并且及时与相关领导进行如实汇报与沟通，构建一个畅通的上下级沟通渠道。另外，管理工作的开展也要突出人性化的特点，以人为本地开展相关办公室工作，真正地将服务意识、态度和能力融合到一体。第三，提高办公室管理人员的综合素质。提高办公室管理人员的综合素质水平，是提高办公室工作开展落实效果的关键。针对于当前工程企业中，办公室管理人员业务能力方面的缺失，加强日常的培养，并且组织丰富多彩的学习交流活动，让办公室工作人员熟悉工程单位的具体业务程序，更好地为相关部门提供服务。在工程项目开展的过程中，可以组织办公室工作人员去施工现场进行实际体验和调研，进而提高办公室工作人员的实战经验，更好地了解企业基层的具体诉求，为员工指明学习方向。在人才的引入上，要引入一些综合素质能力强，并且工程管理经验丰富的人员，不断地为办公室队伍补充新鲜血液。

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关键词： 地方高校 二级学院办公室 管理效能

随着我国现代化事业的蓬勃发展和高等教育大众化时代的来临，高等教育已进入一个前所未有的快速发展时期，高校管理体制也随之发生深刻的变化。许多地方高校为适应发展需要，大都实施了校、院二级管理，使二级学院成为了具有相对独立行政权力的内部单位［1］。体制的转变固然有利于提升高校办学活力，促进各学院间和学院内部各学科的交叉融合，但二级学院的管理效率，却直接影响了地方高校的改革和发展。因此，二级学院办公室作为综合管理部门，在校、院管理体制改革中显得尤为重要。如何与时俱进，适应新形势下二级学院办公室工作职能的转变和要求，提升二级学院办公室管理效能，更好地为学院服务，是地方高校各二级学院办公室管理共同面临的严峻课题。

一、地方高校二级学院办公室管理存在的问题

（一）自主管理意识缺乏。

新形势下，二级学院办公室管理如果依旧处于被动位置，停留在“经验型”、“事务型”的管理上，将极大地降低工作效率，影响二级学院的发展。受锢于高校二级管理体制改革前的既有经验，办公室人员的思想观念尚未完全转变，还未树立“二级学院自主管理”意识，束缚在原有的管理思维之中，缺乏管理的主动性和积极性；管理权的下移和形势的发展，造成二级学院有些管理思想、管理手段、管理方法落后，不适应高校现代化管理的要求；地方高校为突破发展瓶颈，需要二级学院加大服务地方社会的力度，办公室工作涉及范围扩大，复杂性增加，造成办公室角色定位不清晰。

（二）管理制度不完善。

办公室各项制度还未适应新时期的具体要求，作出相应调整，缺乏比较规范科学的管理体系。岗位职责不明确，新时期二级学院办公室工作要做到什么程度，办公室人员要完成什么目标，缺少定量分析，工作中存在拖拉、推诿现象；没有完善的日常管理制度，会议、接待、外联、资产管理等日常工作缺少制度化管理，对紧急任务和突发事件估计不足，不能满足实际工作需要；考核评价标准模糊，奖惩制度不明确，导致二级学院办公室人员工作缺少积极性，因此科学的绩效考核体系有待进一步构建。

（三）管理人员素质不高。

管理人员的素质高低直接决定着管理工作的水平和效率，并直接影响到各方面工作的顺利进行［2］。面对新的工作要求，办公室管理人员的综合素质未能满足现实需要。思想政治素养低，工作态度不端正，办事拖沓不积极，服务意识不强，抱着“多一事不如少一事”的态度，敷衍塞责，影响办公室和学院的形象；管理意识和业务能力不高，缺乏现代化管理知识，局限于“办事、办会、办文”的常规事务，存在“凭经验、跟感觉”工作的现象，没有充分挖掘和利用现有资源发展潜力；综合协调能力不够，缺少与地方社会、学校各职能部门和二级学院间的组织交流经验，不能做到沟通上下、联系左右、廉洁内外，没有真正发挥桥梁、纽带作用。

二、地方高校二级学院办公室管理效能的优化

（一）转变观念，树立正确的管理意识。

校级部分管理权限下移，二级学院有了相对独立的权力和职责。学院办公室也统筹承担财务、人事、科研和行政等各项管理工作，是各种信息的聚集地和中转站，起着上情下达、下情上报的纽带作用，办公室管理工作的好坏，直接影响到二级学院的管理和发展。

1.二级管理体制改革实质是转变原有以校级职能部门为主的管理模式，调整学校与二级学院及职能部门间的责权关系。二级学院办公室作为主要管理部门，要明确职责与权力，树立正确的校、院二级管理意识，通过相对的自主管理，强化沟通协调功能，做好咨询服务工作，有效地为学院领导的各项决策当好参谋，促进二级学院的发展。

2.二级学院办公室作为管理的基层窗口，管理对象直接面向师生员工，管理事务具体复杂；在地方行政部门看来，又是学院的业务部门，联系工作灵活多变。因此，要科学定位办公室角色，界定办公室职能，转变观念，牢固树立为学院中心工作服务的思想，增强服务意识，改善服务态度，提高服务水平，根据工作实际，变被动服务为主动服务，发挥对工作的主动性、前瞻性和预见性，提高管理效率。

（二）有章可循，构建完善的管理制度。

完善的管理制度，是各项工作科学化、规范化的重要保证，二级学院办公室工作要适应校院管理体制改革的需要，明确人员岗位职责，量化工作标准，积极推进规范化管理，加快制度建设和制度创新步伐，建立和完善科学的规章制度体系。

1.确立岗位责任，完善职责制度。在明确二级学院办公室工作职能权限的基础上，科学划分每个岗位的职责，保证各项工作目标明确、责任到位，合理分配资源，使办公室每个人都各司其职，各尽其能，实现优质管理。明确岗位责任并合理分工的同时，还应倡导团队协作精神，讲究分工合作，互相支持，保持团队一致。

2.日常管理制度化，运行规范化。二级学院办公室要根据学校相关规定，结合学院特点，建立一套科学的内部日常管理制度，以此来规范学院工作，包括科研项目管理、财务管理、实验室管理、信息管理、公文处理、奖惩考勤、会议接待等，并在此基础上严格执行，接受学院师生的监督检查。

3.细化业务流程，量化工作标准。办公室工作范围扩大，任务增多，如果不摸索业务规律、细化工作流程，那么提高管理效率只会是纸上谈兵。因此，要对办公室整体工作进行归类分解、量化指标，使各项工作有明确的质、量要求，客观上避免工作失误，提高工作效率。

（三）以人为本，强化管理人员的培养。

以人为本是科学发展观的核心，也是高校管理和学院开展工作的指导思想。在二级学院管理实践中应改变“实用大于培养”的观念，牢固树立和落实以人为本的理念，加强办公室队伍建设，注重学习培养，全面提升业务素质［3］。只有拥有了良好的思想政治素养和现代化管理意识，才能充分发挥人力资源的优势，进一步提升二级学院办公室管理效能。

1.注重理论学习，提升思想素养。学习国家、学校的政策和法规，关心时事政治，不断提高理论政策水平，研究新形势下的新问题，更好地为学院领导传达实情、反映问题，为学院政策的制定提供资料。坚持正确的工作态度，培养高尚的职业道德，谦虚谨慎、热忱待人，主动为广大师生服务。

2.定期组织培训，提高业务能力。针对二级学院办公室工作繁杂、面广量大等特点，建立学习机制，定期为办公室人员开展培训，引入现代化管理理念和手段，创新管理与服务方法，并结合实际开展业务研究。有计划地选送素质能力较高的办公室人员参加业务系统学习或专业培训，培养内部管理工作的专业人才。此外，办公室人员还要注重对计算机及外语知识的学习。

3.正确把握原则，综合协调到位。随着高校管理体制改革的不断深入，二级学院办公室的协调事务日渐增多，对于办公室人员的综合协调能力提出了更高要求。除了要有良好的语言表达能力和沟通技巧外，办公室人员还必须把握工作原则，争取综合协调到位：按照领导意图，坚持公平公正；依据学院政策，主动热心服务。

（四）绩效管理，注重工作效率的提高。

二级学院办公室要发挥好承上启下的作用，加大对工作人员的管理力度，构建办公室工作目标责任体系，使管理效益提升的理念渗透到各项工作中，以此为基础，根据岗位职责进行细化分工，加强绩效评估，提高工作积极性。

1.制定考核目标，落实管理责任。根据二级学院办公室管理工作的实际，对各个工作岗位进行科学规范的工作分析，统一部门和个人职责，制定出具有可操作性的考核目标，落实管理责任，使办公室人员将考核意识贯穿工作始终。另外，要坚持考核目标难度适当原则，适当提高考核要求，才能不断地提高办公室人员的综合素质和工作效率。

2.注重平时考核，加强日常监督。贯彻高校管理工作的特点，办公室要定期举行期中、期末考核，搜集考核信息材料，考查个人岗位职责的具体履行情况，为完善年终绩效考核奠定基础［4］。二级学院办公室绩效考核工作还应强调日常监督管理，成立由院领导、教师和学生组成的考核监督小组，使绩效评价透明、公开，接受公众监督。

3.重视结果反馈，完善考核奖励。实施绩效考核不是办公室管理工作的目的，而是提高管理效率的手段，要通过反馈结果，发现管理工作的各种问题，积极寻求改进措施。发挥考核的导向、激励功能，把绩效考核结果与员工的晋升、奖罚联系起来，强化办公室人员对绩效的认同感，不断提高办公室人员的积极性与工作质量。

参考文献：

［1］马进明，韦钢，刘金岭.高等院校二级学院定位的思考［J］.中国成人教育，2007，（11）：37-38.

［2］何军峰，黄红球.学校行政管理干部素质的思考［J］.教学与管理，2006，（3）：17-18.

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办公室是发挥“承上启下、沟通内外、协调左右、联系四方”作用的关键，对企业正常运转有极其重要的作用和意义。办公室管理工作综合性较强，其职责范围内容也较丰富。

（一）辅助领导决策。办公室作为综合管理机构，接触工作面广、信息范围大，通过搜集信息、提出多种备用方案，提出建设性参考意见，为企业管理层提供全面、详尽的决策依据，以提高企业整体工作效益，做好企业管理者进行科学决策的参谋和助手。

（二）协调职能。办公室是企业工作高效、有序进行的协调者，主要负责与外单位和企业内部各部门的沟通、协调工作，保障及时传达各级领导指示精神，促进企业正常运转和工作全面发展，实现各项计划目标。既包括协调与上级单位、平级单位等与企业有关的各种关系，为企业持续发展创造良好的外部环境；也包括协调企业内部各部门之间的关系，为企业稳定和谐的发展创造良好的内部环境。

（三）信息沟通。现代企业接收的信息量较大，对接收的信息进行有效控制管理是实现管理目标的基础。良好的沟通机制能够保障信息传达的及时性、畅通性，更能为企业的决策与执行力提供基本的保障。企业内部控制活动中，提高信息的透明度与反馈程度是实现有效沟通、完成经营管理目标的重点。企业办公室需要改善沟通环境，健全沟通机制，建立现代化、科学化的信息网络。企业办公室既要培养素质好、开拓意识强的信息人才队伍，又要通过信息与沟通机制建设不断强化内部控制，制定与企业经营目标相结合的信息管理制度，明确职责，予以监督考核。在信息沟通工作中，利用现代科技降低信息不对称的不利影响，企业办公室应力求把握信息所反映的客观事实，保障信息的准确性、安全性和畅通性，为企业经营发展服务。

（四）提高管理效能。管理者清晰、准确地认识管理职责，是有效发挥办公室管理职能的前提。办公室既要完成企业管理者下达的各项计划工作任务，又要保障与各部门建立和谐的工作关系。管理的同时应加强有效沟通，避免空白管理和重复管理造成时间、人力成本的浪费，以进一步提升管理效率。

二、企业办公室管理存在不足

（一）管理观念缺乏创新。随着经济不断发展，新思想和新方法不断被运用到企业管理中，企业办公室管理面临日益严峻的挑战。办公室不仅是为公司内部工作运转服务，新时期企业办公室工作的内容和形式都发生了变化，结合企业工作实际开展情况不断创新管理观念，应提升办公室管理工作的全面性、计划性和预见性，推动企业改善管理机制，适应竞争激烈的市场环境。

（二）管理水平亟待提高。管理涉及组织的所有资源及活动，包含着深刻的辩证关系。正确处理和对待管理决策、管理体系建立、管理规范与创新、管理的“以人为本”、管理对象等几个方面关系，有利于提升公文收发、日常接待、信息收集处理等日常工作的管理效率，推进工作方式规范化和制度化，是提高管理水平、提升管理效益和企业整体工作效率的前提。根据企业实际情况，发挥办公室工作人员积极性，引导其发掘内在潜能，不断探索新的工作方法，高效完成管理者布置的各项工作任务，充分发挥办公室效能。

三、管理创新思路

（一）更新管理理念。现代企业办公室管理的核心是为企业发展大局服务，保障各部门工作顺利推进。办公室管理必须不断创新工作思路，改进管理方法。挖掘不同岗位的潜能，调动员工的积极性与创造性，通过制度约束的力量保障管理创新的方式落实到位。同时，根据办公室管理方式的创新，调整优化企业文化及制度规范，为企业运营、管理和发展带来源源不断的生机和活力。

（二）规范管理制度。有效落实企业办公室管理工作，进一步优化、完善管理工作。企业需不断完善长效管理制度及管理规范，对内部行为进行约束和规范，以期提升办公室管理效率。以健全的制度为基础规范办公室管理工作。企业通过完善的管理制度，调动员工的积极性，提高企业整体工作效率。

（三）树立良好工作作风。员工的工作作风对工作开展成效至关重要，树立良好的工作作风有利于提高工作效率、提高团队凝聚力。员工通过加强自身学习，提高组织管理、综合分析、协调办事等工作能力，保障工作成效。

（四）探索创新管理机制。办公室管理人员、工作人员要以改革的精神思考和研究本职工作，在工作中勇于开拓创新办公室工作新局面的有效途径，积极探索建立标准规范、信息灵敏、优质高效的办公室工作机制，不断完善，进一步提升工作效能。

四、企业办公室管理的创新途径

（一）提高办公室工作人员综合素质。具备高素质综合管理能力，是办公室工作协助企业领导进行企业管理的基本要求。只有办公室工作人员的整体素质不断提升，才能不断提高办公室的工作质量。提高工作人员的综合素质可通过岗位培训、再教育、自学等方式进行，充分调动员工的积极性，鼓励员工结合岗位工作完善职业规划，实现自我价值与企业价值的统一。

（二）强化办公室工作的服务、监督职能。认清企业不同时期的发展形势，积极转变管理观念，增强服务意识，是办公室管理工作的责任与义务。建立规范的工作秩序，保证科学决策、有效指挥和政令畅通。督查是办公室管理的重要职责，是落实企业经营计划和目标任务的关键。办公室管理工作必须围绕企业发展战略、工作重心，建立权威高效、运转自如的监督机制。

（三）管理规范与企业业务开展有机结合。企业办公室管理的工作应当与企业业务开展有机结合，以企业发展为目标，企业利益最大化为导向。规范企业内部管理，管理者不仅要了解本行业法律法规、行业行规，还要掌握市场动向、发展趋势，分析行业管理模式，不断提高业务知识和技能，办公室管理规范与企业业务发展有机结合不仅有利于推动企业业务发展，也有利于完善办公室管理机制，有效增强企业发展动力。

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一、全面完成各项工作

(一)做好办文、办会、办事工作

一年来，办公室加强了对办文办会工作的管理。

一是规范发文程序。加强了对文件内容的把关，按程序报局领导审核、会签后编号、登记、发文。截止今年10月底，共发文105份，其中红头文件31份(行政文件21件，党总支文件10份)，其他资料74份。

二是加强收文管理。细化了专人收文工作，做到国家、省、市、区、市环保局来文分别归类登记和归档，方便了股、室、站、队工作上的及时、便捷查阅;做好了文件的阅送、领导批示的即时督办等工作。今年共收文363份。

三是专人管理公章，按照使用规范行印;四是扎实筹办各类会议，努力做到会前准备全面，会中服务周到，会后落实到位。

一年来，办公室积极牵头组织了全区年国土、建设、环保工作大会、科学发展观动员及自评自查会、安全隐患排查整治月专项行动工作会议、湘江流域重金属污染专项治理及其他工作会议;五是积极组织活动，配合做好检查工作。配合党组开展科学发展观实践活动;配合工会多次组织登山比赛、科学发展观知识抢答赛等活动;组织全体干部职工搞好“三清一化”、“创卫”责任区卫生清扫;牵头做好了“依法办事示范窗口单位”材料申报、年环保工作督查资料汇编、绩效评估考核工作;做好了“6.5”世界环境日宣传和环保世纪行调研工作;配合相关股室做好了污染源普查资料建档及省污普办、省爱国卫生、市环境保护督察组、区创建办、区“三满意”督察组的检查工作。

(二)做好门户网站建设和信息报送工作

我分局积极响应区政府的无纸化公文传输系统建设，上半年派工作人员积极参与信息办牵头的公文传输系统培训，安排专人负责管理我分局的信息上传，积极为建设区政府门户网站增砖添瓦。同时，向市环保局上报调研论文2篇，向市环保局、区政府上报环保信息共70多篇，其中在区级刊物上发表10余篇，升级刊物上发表3篇。

(三)做好环境受理、回复工作

我们把环境工作当作联系群众的纽带和桥梁来抓，认真办好每一件环保，做到有告必查，有查必果，切实维护群众的环境权益，提高群众参与环保的积极性。对群众、前来办事的人员热情接待，文明耐心解答，做到有问必答，用语文明，确保群众和办事人员高兴而来，满意而归。环境受理和回复实行办公室主任负责制，督促被投诉企业与业主按照环保法律法规落实到位，办公室认真做好书面传真回复工作，及时向人和市、区两级政府进行回复。在工作中，还加强了与市环保局、区委、区政府的联系协调。截止到今年10月底，办公室回复了人大政协提案3份;处理了群众、投诉共57起，其中群众来信来访14件，区长公开电话交办的环境投诉案件26起，市局转来的环境投诉案件17起，已结案26起，1件正在办理中，结案率98.2。

(四)做好日常管理工作

今年来，办公室根据局党组会议要求和分局管理制度的要求，重点做好了以下日常性工作：一在日常工作中注意节约和环保，提倡节约办公。严格执行《办公室电脑使用管理制度》，节约用纸、墨盒等耗材，上报、下达的文件、材料一律采用双面纸，确保了修旧利废，有效地节约了资源。二是制定了《年市环保局北湖分局工作目标管理考核方案》，把全年的工作任务落实到部门和个人，明确了责任，促进局里各种机制的形成和各项工作的落实。三是做好协调服务工作。认真做好对内对外协调工作，严格执行《车辆管理制度》，及时调度用车，为广大干部职工在工作上提供方便，及时反馈报送、环保信息，对部门、职工的工作要求，基本上确保又快又好的完成。

按照要求逐步落实了资产、财务、人员编制、社保、医保、医疗体检等工作;组织了工人技术等级考试、职称外语考试、环评师资格考试、“五五”普法考试等，做好排污、监测、环评费用收取的非税系统开票工作，认真做好了档案、综治、计生、人事报表及其他临时性工作。

二、存在的不足

(1)协调工作的主动性不强。综合协调包括对内、对外、对上协调。这方面我们做得不够，沟通协调机会较少，主动汇报工作的意识不强。

(2)参谋服务职能的积极性不高。作为领导的参谋和助手，办公室应该尽可能地为领导决策提供及时、全面、准确的信息。平时应注意收集整理突出反映环保工作中出现的新问题、新情况、新思路、新举措、新经验、新方法，积极建言献策。

(3)督促各项行政管理制度的落实力度不够。我局已制订了许多切实可行的行政管理制度，但在落实问题上存在一些问题。办公室肩负着各项制度落实、检查的重任，执行的力度不够，这方面的工作有待进一步加强。

三、下一步的工作打算

(1)在保障服务上下功夫。要进一步加大内务管理与建设的力度，要勇于管事、勤于理事、精于办事，为机关的正常、有序运转提供周到细致的服务。一是加强公文处理。规范公文运转程序，严把公文审核关，提高办文质量和水平;加强机要保密工作，加强档案归档整编工作。二是继续执行各项事务公开制度，以公开促进来强化各项工作的落实，力求实效。三是扎实做好会务接待工作，会务工作要热情、周到、节俭。

(2)在参谋职能上下功夫。发挥好参谋职能就是为领导、职工群众服务。文字综合是办公室发挥好参谋职能的重要途径。我们将牢记树立精品公文意识，组织起草好各类综合性文字材料。

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关键词 :     企业办公室;行政管理工作,提升办法:

Abstract：　In recent years, with the continuous development of science and technology, the administrative work of enterprise office has gradually developed to the direction of integration. Great changes have taken place in many management institutions and management functions, and the importance of administrative management has gradually become prominent. In the current market development situation, the enterprise office administrative work is facing a lot of difficulties. In view of these problems, it is necessary to increase the analysis, reduce the problems caused by the office administrative work, and promote the improvement of the effectiveness of the office administrative work of enterprises. This paper mainly analyzes the problems existing in the enterprise office administration, and discusses the corresponding methods to improve the effectiveness, for reference.

Keyword：　enterprise office; administrative work; improvement methods;

1 、引言

行政管理工作在企业办公室内发挥着关键作用，是促进企业发展的基础。在办公室行政工作中包含非常多的工作内容，而且综合性较高，涉及范围较广，行政管理工作对于企业上下级工作起到了桥梁作用，关系着企业的正常运营。所以，企业行政管理人员需要加大对自身工作职责的分析，探讨行政工作中存在的问题，及时探讨问题的解决办法，促进办公室行政管理工作的科学开展。

2、 企业办公室行政管理的特点

2.1、 服务性

企业办公室行政工作具备着较强的服务性，主要体现在以下几点：

第一，为领导服务。行政工作的主要职责是协助企业决策人员完成相应的工作内容，促进各项工作顺利开展。

第二，为各职能部门服务。行政工作人员需要保持各部门之间的紧密沟通与联系，做到各部门的相互配合，确保企业内部工作的高效开展。行政部门在企业内部发挥着关键作用，促进了企业内部管理的协调性，让各项工作开展更具效率。

第三，为员工服务。结合企业内部工作人员的日常工作内容，积极解决工作中出现的问题，充分调动每一位工作人员的积极性，为企业发展创造良好的管理环境，真正实现行政工作的落实与优化。

2.2、 复杂性

办公室行政管理工作存在着极强的复杂性，在实际的企业运转中，行政部门需要做到对企业内部各个事物的分析，虽然工作过程中遇到的都是小事，但是过多的小事堆叠在一起，造成了事物处理的繁杂性，一旦处理不当，不仅会影响到工作效率，还会给企业造成巨大的经济损失。因此，在企业行政管理工作中，工作人员需要加大对行政工作的正确认知，做到对各细节的分析，无论事务大小都应该保持正确的工作态度，尤其对待一些复杂的事务处理时，需要做到以人为本的原则，注意问题解决的方式方法，确保企业各项工作的科学开展。

2.3、 困难性

企业办公室行政工作具备着非常强的开放性与系统性，而这一情况增加了办公室行政事务管理的难度，每一位办公室行政工作人员都需要积极处理好各项事务之间的关系，配合企业决策人员的工作，做到行政管理的优化，积极解决工作中存在的难题。其面临的主要困难包含以下方面：首先，行政管理工作需要保持其时效性，针对工作复杂程度展开分析，对于一些需紧急完成的工作要做到马上执行，不允许出现延误。其次，落实科学的沟通和交流。在企业发展中，行政工作人员需要协调好上下级部门之间的关系，注意企业内部关系的掌握。行政工作人员主要做到的工作内容是上传下达，让企业各部门凝聚力提升，塑造良好的企业形象。最后，工作职责较大。在行政管理工作中包含为企业决策人员安排会议、对物品的采购和发放等，为确保各项工作的积极开展，行政工作人员需要做到对各领导层和员工的需求分析，认真落实工作职责。

3 、企业办公室行政管理工作的职能

3.1、 协调职能

办公室行政工作的主要任务是完成上传下达，属于企业内部信息的中转站，及时做到信息收集、整理、分析与传递。在协调职能方面需要做到以下几点：

第一，上下协调。上下协调就是指根据企业内部的工作重点和决策方向展开分析，做到与相关部门的科学沟通，及时了解基层工作状况，将信息准确传达给上级领导，并且将企业决策传递给相应的职能部门。

第二，横向协调。横向协调就是指在企业内部的所有职能部门，由工作人员负责做到对各职能部门之间的沟通配合，加强合作。

第三，内外协调。内外协调主要是指办公室内部和外部的协调作用，既要掌握企业内部发展状况，又要明确外部发展形势，创造良好的企业形象。

第四，应急协调。企业应急协调就是指在企业日常工作中面临的突发事件，行政工作人员需要根据突发事件的具体情况进行跟踪和报告，做到对各项资源的科学分配，积极实现对突发事件的应对与处理。

3.2、 参谋职能

行政管理是企业内部的重要组成部分，起到了上传下达的作用，同样也是企业决策人员的重要辅助，所以需加大对行政工作的重视力度，并不能将行政工作归结于简单的文件收集与整理。在企业内部开展办公室行政工作时，需要具备较强的全局意识，结合企业发展重心进行分析，将有效信息及时进行提炼并上传给领导，做到对企业发展的全面分析。

3.3 、服务职能

行政工作非常复杂，包含各类细节服务功能，也是办公室行政工作中的主要功能，必须要明确服务质量，保障各项工作的及时开展。办公室行政工作不仅仅要为企业领导服务，还需要做到对每一位员工的服务，也就是相当于后勤工作。办公室行政人员应做到对企业发展状况的分析，实施对基层部门工作状况的调查，通过工作报告总结，采用合适的方式为企业领导决策提供辅助。另外，各职能部门需要保持良好的沟通，掌握每一位员工的需求，做好桥梁工作。

3.4、 组织职能

根据企业内部的工作状况，为相关部门和企业领导做好会议准备工作，做好重要客户的接待，做好相应的组织管理，让企业管理体系更加科学，促进企业的发展。

4 、企业办公室行政管理存在的问题

4.1、 制度规范不完善

企业办公室行政管理工作非常复杂，涉及内容较多，在企业的日常运营中，办公室行政工作容易出现问题。因此，企业需要制定完善的制度和规范，但是目前，一些企业制定的管理制度并不能确保行政工作的科学开展，再加上近年来很多办公室行政工作人员的压力较大，在工作过程中存在着工作职责划分不够清晰的现象，造成了工作质量低下，无法满足日常的管理要求。办公室行政管理制度的不完善将会造成日常工作缺乏相应的制度约束，造成了工作效率下降，甚至会制约整个企业的发展。

4.2、“以人为本”原则未落实到位

办公室行政管理过程中，工作人员的职责过于集中，再加上现有的管理制度无法落实对工作过程的监督，造成了办公室行政管理存在漏洞。办公室行政工作本就复杂，在工作过程中如果并未充分考虑到基层职工的意见，将会让行政管理工作失去价值，无法满足职工工作积极性的增长，甚至会无法落实企业领导层下发的政策，对于企业的战略目标实现极为不利。

4.3 、行政人员能力欠佳

在当前的企业发展中，企业职能部门在进行员工招聘时，并未针对员工的能力和素质进行分析。办公室工作内容和重要性逐渐凸显，这也就提升了对工作人员的能力要求，但是仍有很多能力和素质无法满足要求的工作人员进入企业办公室行政工作中，这些工作人员具备的专业知识不足，也无法做到对问题的科学处理，最终导致工作处理方式无法得到管理层和职能部门的认同，降低了企业效率。

4.4、 精细化管理意识缺乏

通过对当前大多数工作人员实际情况的调查，发现行政工作人员具备的综合素质并不高，而且还存在着重管理、轻服务等现象，造成这一现象最为根本的原因是企业内部精细化管理理念的融入不足。首先，在实际工作中，一些工作人员意识不足，造成了企业内部工作的疏漏，不利于企业管理制度的建立。其次，精细化管理理念融入不足时，会让工作人员对现有的工作流程存在争议，很多工作人员无法有效完成自身的本职工作，各部门之间的沟通存在漏洞。这些问题在实际的管理中得不到解决，将会酿成企业内部的不担当和不作为现象。

4.5、 行政管理工作中的信息化应用不足

21世纪是信息化时代，办公室行政管理工作也需要融入更多的信息化技术，促进信息的高效传递。但是，在当前的企业管理中，办公室OA系统还在持续优化，很多信息集成并未落实，尤其是信息的填写和报送模式存在漏洞，造成了信息化管理系统应用的延误。

5、 提升企业办公室行政管理实效性的方法

5.1、 建立完善的行政工作管理系统

在企业办公室行政管理工作中，需要加大对管理制度的规范，降低办公室行政管理中出现的失误。首先，建立完善的管理制度。利用管理制度形成对工作人员行为的约束，引进先进企业的管理方法和管理制度，强化管理模式的更新，结合企业自身情况，确保建立更加科学的管理体系。其次，在办公室行政工作中明确每一位工作人员的工作职责，避免在工作过程中出现职能交叉，也减少工作人员处理问题的懈怠现象。最后，制定办公室物资管理制度。严格落实各项物资的采购、保存与发放，避免办公室物品使用不当而造成的资源浪费。

5.2、 强化行政人员能力

人员能力是提升办公室行政工作效率的基础，在实际工作过程中要求工作人员加大对能力低下等人员的科学处理，坚决不允许出现功劳冒领的现象，做到办公室风气的公平与公正。针对办公室内部一些能力较强的员工给予鼓励，让其具备更高的工作积极性，确保在实际工作中不会因得不到鼓励而丧失工作的热情。为满足办公室行政工作的积极开展，需要融入更多的新鲜血液，人力资源管理部门需要加大对行政管理人才的融入，选取更多高素质人才加入行政工作中，同时对现有的行政工作人员展开专业培训，提升其能力和素养。另外，在企业内部建立完善的评级制度，针对工作人员日常表现进行考核，以促进行政工作的顺利开展。

5.3、 健全行政工作管理制度

在当前的市场形势下，企业想要获取更大的发展空间，必须要建立完善的行政管理制度。当前的时代背景属于信息化时代，在办公室行政管理工作中工作重要性愈发凸显，企业在解决问题时需要做到对问题的核心分析，与企业发展状况相融合，建立符合办公室行政工作内容的规章制度，做到对各工作的引导，减少办公室工作中出现的漏洞。同时，利用规范化的管理制度，对工作人员进行约束，提升工作人员的沟通与协调能力。另外，在企业管理过程中需要建立完善的激励机制，对企业内部工作人员展开科学管理，可以通过物质奖励与精神奖励相融合的方式，保障企业办公室内部风气的优良。通过完善的薪酬管理方案，激发每一位工作人员的积极性，在薪酬考核中，企业可以配备随机机制，防止在工作过程中出现资历至上等现象。将工作人员的工作能力和业务范畴作为考核指标，强化工作人员薪酬体系制定的科学性与合理性。

5.4、 加强对信息技术的应用，降低行政工作难度

在信息技术不断发展的背景下，信息化技术已经融合到了各个行业，既提升了工作效率，又增强了工作质量，所以在办公室行政工作中也需要加大对信息化技术的应用，减少繁杂工作给行政工作人员造成的压力。首先，企业需要结合实际的状况，建立信息化管理体系，加大信息处理力度，保障资金投入的合理性，结合计算机技术和网络技术发挥智能化管理的优势。其次，在信息化技术应用过程中，需要加大对信息化技术应用的重视，利用信息化技术实现对各类数据和信息的收集，为企业领导决策提供更多支持。最后，在企业内部开展信息化技术应用时，企业工作人员可以在管理过程中加大对各类办公软件的应用，如邮箱、钉钉等软件，做到对各类软件的科学维护，整合企业内部的现有资源，促进各类资料和档案的数字化整理，从多个角度开展各项工作内容，促进行政工作的科学开展。

5.5、 明确企业办公室行政管理目标

首先，工作流程优化。在企业内部结合企业的经营状况，工作人员需要根据工作流程进行优化，结合工作性质将工作任务进行划分，确保各工作流程制定的科学性，既做到对任务的简化，又做到对各项工作任务的科学安排。其次，考核标准和考核要求的严格执行。在办公室行政工作中包含程序性工作和非程序性工作，通过对工作内容的执行，加大对各类指标的分析，确保指标量化具备较强的科学性，让员工具备更强的使命感与责任感，在实际的考核中做到公平与公正，奖罚分明。

6、 结语

自进入21世纪以来，企业办公室行政管理工作受到高度重视，通过科学的行政工作的落实，能够推进企业经济效益增长，保障企业更具竞争价值。因此，企业办公室行政管理工作人员需要加大对日常工作问题的分析，通过不断总结优化办公室工作内容，做到对工作职责的科学划分，结合实际情况建立相应的管理制度与管理体系，促进行政管理工作的科学开展，更好地为企业服务。

参考文献

[1]常树才提升企业办公室行政管理实效性的方法研究[J]企业改革与管理.2019(14):39+41.

[2]柴晓华国有企业办公室行政管理存在的问题与建议[J].办公室业务,2019(10):5.

[3]龚媛新形势下加强企业办公室行政管理的路径选择[J]中国管理信息化,2019,22(09):98-99.

[4]卫姝桥办公室行政管理精细化的策略探究[]现代国企研究,2019(08):61.

[5]李军军浅谈做好企业办公室行政事务管理工作J办公室业务,2019(04):7.

[6]刘雪锋新形势下加强企业办公室行政管理的路径选择([].企业改革与管理,2018(23):26-27.

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一、加强管理，完善各项管理制度，充分调动人员积极性。

为了加强对人、财、物的管理，我们完善了过去的各种管理制度，突出制度管理，严格照章办事，进一步明确了工作职责，完善了公章使用、纸张使用、电脑使用、请假、值班等各种常规管理，充分体现了对事不对人的管理思想，各项工作井然有序。合理调配人员，充分整合现有工作人员，做到人尽其才，才尽其用，充分调动人员的工作积极性。最近，公司对工资进行了改革，实行岗位工资+绩效工资。明确了每个人的岗位职责，工作任务，做到分工明确，责任清晰。每个人都能从工作的大局出发，从整体利益出发，互相支持，互相帮助。大大增加了员工的责任意识，充分调动了员工的工作主动性和积极性，有效促进了公司的长远发展。

二、加强学习，提高素质。

做好办公室工作，必须要有较高的理论素质和分析解决问题的能力。办公室工作人员要通过各种途径进行学习，为此各办公室都配备了电脑，利用网上资源学习与工作有关的知识，不断开阔视野，丰富头脑，增强能力，以便跟上形势的发展，适应工作的需要。提高了理论水平、业务素质和工作能力。

三、做好办公室日常管理工作。

1人事档案管理，记录在厂员工的，做好新员工的入厂手续及工作情况。

2办公室对各类文件及时收集、归档，做到了分类存放，条理清楚，便于查阅；

3建立了办公用品领用明细台帐，每件办公物品都有详细记录，按需所发，出入库记录一目了然，以便及时补充办公用品，满足大家的需要；

4制定了电话传真接收制度，做到传真接收有记录，及时发送传真，为后续工作提供了方便，提高了工作效率；

5制定了公司纯净水领用记录，每月统计，账目清楚，一月一结。

6考勤、售饭情况。公司实行考勤、售饭一卡通系统，每月只需把考勤机、售饭机接口接入电脑，上传数据，每个月的考勤情况、售饭明细便一目了然。大大减少了工作时间，同时也为员工提供了方便，员工只需在每月定期充卡，每天便可以使用公司配备的售饭机、考勤机来吃饭、上班。提高了工作效率，体现了公司的规范化管理。

7进一步加强车辆安全管理，做好车辆的调配、使用以及维护，及时做好车辆驾驶员的年度审验工作。司机责任心强、从未发生任何安全责任事故。

8办公室走廊卫生干净、整洁，为大家营造了良好的工作环境。

1进一步加强公司制度建设，规范管理。结合实际情况以及公司发展需要，为公司的长远发展，以及员工的利益。对公司制度作进一步调整，使之更加规范化、合理化。

2在搞好日常业务工作的同时，重点加强人员工作能力的提高，引导员工把创先工作化为自觉行动。

3进一步加强办公室日常管理工作，明确任务，做到严谨有序。

4做好办公用品的管理，抓好节能降耗工作。对办公用品实行定额控制。每个部门限制使用量，对没必要使用的办公用品，进行控制使用或用其他同等功能的办公用品代替。

5进一步加强门卫管理制度，门卫人员要严格执行公司管理规定。严禁带入厂区的物品要求做到“一人一机一箱”，消除各种安全隐患。

6做好办公室节能降耗工作，此时正是空调、电扇使用高峰期，合理利用。下班后随手关闭所有电器，不断提高广大员工的节能意识，杜绝浪费现象。

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国家电网四川省电力公司泸州供电公司 646000

[摘要]电力公司的办公室管理，需要管理人员有着积极的心态和协调能力，能够应对公司中出现的突况，保证办公室管理质量。文章首先分析办公室管理的重要作用，办公室管理工作促进各部门之间的信息交流、办公室管理工作能够起到一定的决策作用，但是目前办公室管理中也有一定问题，主要有服务层次不高、管理制度不健全、管理人员的专业水平比较差，针对这种情况，要采取合适的改进措施，推动电力公司发展。

[

关键词 ]电力公司；办公管理；系统优化

一、办公室管理的重要作用

电力公司在发展中，要建立一个合适的模型，其中五力模型在公司中的应用较广。这种模型与电力公司的内部竞争力有一定联系，为了更好的发挥这种竞争力的作用，应做好办公室管理，对其内容进行优化。工作人员要使用合适的手段，减少可能出现的问题。办公室是一个公司的基础，并在一定程度上，影响着公司的管理格局。所以电力公司要做好办公室的优化管理，促进公司更好的运行[1]。

1、办公室管理工作促进各部门之间的信息交流

办公室不但能够促进公司发展，还代表着公司的形象。在电力公司中，办公室能够作为交流中心。管理人员从不同的部门收集信息，然后在办公室中进行整理，选取合适的信息，在分散到其他部门，由此增强电力公司内部的部门交流。这种信息传递的方式，能够方便领导阶层更好的掌握公司情况，了解工作人员的状态，上级监督下属工作，公司整体共同努力，实现经营目标。

2、办公室管理工作能够起到一定的决策作用

在办公室管理中，除了能够传递信息，还能够干预决策。管理人员在进行信息收集时，能够将有用的信息规整，上交给领导，然后在一定程度上影响公司的决策内容。通过这种方式，能够更好的贴近员工心理，及时解决隐形问题，保证公司的决策更加准确。办公室管理人员参与决策后，能够互相监督，节约了时间，使公司运营更加高效。

二、办公室管理工作中存在的问题

1、服务层次不高

在电力企业中，办公室管理人员服务层次并不高，很多公司内的管理人员缺乏主动性。在实际工作中，办公室管理人员只做领导分配的任务，没有根据现有问题进行深入了解，导致很多管理人员在工作人员，只掌握基础知识[2]。办公室管理工作比较复杂，但是很多管理人员只重视事务工作，忽视了信息审查等方面的作用，无法为领导提供更加深入的服务，造成服务质量较差，与预期效果存在差距。

2、管理制度不健全

电力公司的办公室管理，需要拥有明确的制度进行约束，但是很多电力公司的管理制度不完善，无法保证办公室规范运行。这种情况会导致管理人员在实际工作，过于随意，甚至出现管理人员在工作时间不务正业的情况[3]。管理人员的这种态度，严重影响了电力公司办公室管理的质量，不利于电力公司的正常发展，不利于公司正面形象的建立。

3、管理人员的专业水平比较差

在现代电力公司发展中，领导者非常重视人的主观态度。人才是公司发展的主要动力，员工的主观态度，能够影响工作的执行情况。在管理层中，人的作用也是非常重要的，其综合素质水平与管理质量有着密切的联系。然后，电力公司的办公室管理中，管理人员的综合素质普遍不高，专业水平也比较低。大部分管理人员没有接受过系统的培训，在面对突发问题时，很难及时解决，这种情况会给后期工作造成非常恶劣的影响。除此之外，电力公司中，管理人员的集体意识也比较差，缺乏责任心，造成办公室管理存在很大隐患。

三、电力公司办公室管理工作的优化措施

1、提高管理人员的主动性和协调能力

电力公司的办公室管理比较复杂，包括很多领域，管理人员在实际工作中，应具有较强的主动性，从而更好的应对办公室未来的管理问题。管理人员要在管理工作中，不断提升自身的主动性，增加对管理的积极性，保证办公室管理的效率和质量。在办公室管理中，协调能力也是管理人员应具有的能力之一。管理人员在办公室管理中，要经常与其他部门的人员沟通，处理各种事件，为了及时解决可以存在的问题，增加部门之间的协调和沟通，协调能力发挥着重要的作用。办公室管理需要进行大量的信息收集，如员工的工作状态，其他部门的工作情况等等。管理人员要善于从领导者的角度思考问题，经常与其他部门的人员交流，能够听取别人的优秀意见，完善自身。

2、制定完善的管理制度，创造良好的工作环境

电力公司要结合自身情况，建立完善的办公室管理制度，制定严格的条例，对办公室管理内容进行规范。管理人员的行为，能够通过这种方式，得到有效制约。在管理制度中，要对人员的行为进行奖罚处理，激励管理人员更好的工作。这种方式还能够促进电力公司的文化建设，让管理人员在日常工作中，严格按照标准进行，为公司提供一个良好的环境。在办公室管理中，管理工作的有效实行，需要和谐的环境。所以电力公司一个创建一个团结、稳定的工作环境，始终坚持以人为本。公司领导者应关注每一名管理人员的生活情况，让管理人员感受到公司的关怀，在工作中拥有更加积极的心态。

3、提高管理人员的专业技能

办公室管理人员应具有较高的专业技术水平，才能更好的处理办公室管理工作，提升办公室管理的质量。在实际工作中，电力公司要关注办公室管理人员的综合素质水平，开展相应培训工作，结合公司的实际情况，制定合理的培训内容，从而不断提升管理人员的水平。人才管理能够提升办公室管理的效率，人的管理有着重要的意义。要重视人才的培养，就应该创造一个良好的工作环境，让管理人员有着积极的心态，具有较好的协调能力，能够应对公司中出现的突况，保证办公室管理质量的同时，推动电力公司的发展。

结束语

电力公司的办公室管理是一项重要内容，管理人员的工作积极性和工作态度，会对办公室管理产生相应影响。公司要做好运营，需要保证决策的准确性，领导层要关注如何决策，能够起到最好的效果。办公室管理的规范管理，能够提高办公室管理的质量，从而推动企业发展。管理人员要善于从领导者的角度思考问题，经常与其他部门的人员交流，能够听取别人的优秀意见，完善自身。做好办公室管理，实现管理优化，能够保证公司正常运行，这也是现代电力公司办公室管理工作的重要内容。

参考文献

[1]叶笑尘.论现代电力公司办公室管理工作的优化与完善[J].中国电力教育,2014,15:214-215.

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关键词：高校 办公室 管理 职能 体制

引言

随着我国教育部不断对于当前教育领域所存在的问题和弊端进行整改，教育的功能日益被人们所重视，教育机构的社会地位也在逐步的提高，人们对于教育所持有的期待也相应的与日俱增。高校作为我国人才培养的主要平台，在为社会提供更加具备生产能力的专业人才的过程中，也凸显出其自身存在的漏洞，其中之一就表现在高校办公室的管理工作之中。[1]

1.当前我国高校办公室管理工作中存在的问题

1.1高校办公室管理工作中存在着管理的规章制度不合理的问题

高校办公室管理工作涉及到方方面面，例如教职工的日常考核评定、津贴的发放、日常会议的安排和通知、重要公文的签发和保存、教学设备仪器的采购和教育经费的下拨等诸多复杂问题，因此对于高校办公室的管理工作应该给予高度的重视，制定出完整规范的管理制度。但是实际情况是高校的办公室管理工作缺乏合理的规章管理制度，在工作中往往处于被动的状态，只是单纯的依靠文件、会议、领导下达的指令和硬性的行政规章制度来处理日常事务，并没有形成自己的完整的工作章程。[2]

1.2高校办公室管理工作中存在着对于管理工作的目标和职能意识不到位的问题

高校的办公室管理工作中普遍存在着对于管理工作的目标和职能认识不清的问题，在实际的管理工作过程中并不能够很好的依照既定的目标开展工作，或者不能够制定行之有效的工作目标来提高工作效率。实际情况是高校的办公室管理工作人员大多数并非毕业于行政管理专业，对于行政管理缺乏系统的认识和掌握，而在进入到具体的工作岗位之后没有接受及时的行政管理培训，因此对于管理工作并不能够驾轻就熟。并且他们并没有从根本上重视高校的办公室管理工作，只是依从高校领导的具体指示行事，不可能提出具有建设性的工作计划和意见；在遇到实际的问题时只能够给以高校的形式上的规章制度作出判断，因此使得高校的办公室管理缺乏实际的价值。

1.3高校办公室管理工作中存在着管理工作人员素质整体不高的问题

高校办公室工作人员的素质在一定程度上决定了高校整体的教育教学服务质量，是学校对外展示形象的一个重要窗口。[3]只有高校办公室工作人员以极高的工作热情和工作效率为为广大的师生和家长服务才能够树立良好的高校形象，让高校学生以是高校的一份子而自豪。但是在实际的高校办公室工作人员队伍组成中，并没有太多的工作人才具备公共服务意识，这些工作人员大多是从高校的辅导员、教辅队伍、机关工作人员之中抽调出来的，因此缺乏必要的办公室管理经验及管理知识，从而导致高校办公室管理的工作队伍整体素质不高。而且在这些拼凑的工作队伍上岗之后由于繁杂琐碎的办公室工作使得这些人不可能抽出完整的时间进行专业的、系统知识的培训，导致整体的工作队伍业务能力不强。而且高校办公室工作人员相对于其他的教职工在教学课题申报、学历进修、科研基金的申请等方面不具备优势，因而导致其工作态度散漫、工作的积极性不高，降低了高校办公室管理工作的质量和效率。[4]

2.针对这些问题应该采取一定的措施来加强高校办公室管理的质量和水平，具体措施如下：

2.1完善高校办公室的管理制度

高校办公室的管理制度是保障办公室工作有序开展的依据。高校办公室工作较为复杂琐碎，因此建立一套行之有效的规章管理制度是保障高校办公室工作有条不紊的开展的重要途径。具体来讲①可以完善会议制度。在会前可以广开言路，做好调查研究工作，充分的尊重和听取教师对于当前教育教学工作中存在的问题并做好记录，以为领导提高决策依据；严格会议审批制度，切实制定和规划好有实际意义的会议主题以供广大教职工参与讨论。②建立健全岗位责任制，明确划分办公室工作人员的责任与义务，使得每一个工作人员各尽其责、各司其职，从而保证办公室工作的有序、高效进行。高校建立岗位责任制可以使得复杂、量大的管理工作分工到具体的个人，从而使得每一个工作人员有具体是任务去完成，而不会造成工作的积压和人力资源的浪费；另外建立岗位责任制之后能够提高办公室工作人员的责任心和工作积极性，以极端正的工作态度和职业道德操守精神去看待和处理工作中的每一个细节问题，从而保证高校的办公室管理工作质量。[5]

2.2高校办公室管理工作人员必须明确办公室管理工作的职能和目标

当前我国高校办公室管理工作有下列职能和目标：

①提供内外协调服务。高校办公室是学校教育教学工作的制定者和具体执行者，对于学校而言教学工作的具体计划的制定和执行都是通过学校的办公室来运行的，学校每一学期重要的教学任务的制定和教学项目的研究和部署都是通过办公室来操刀完成的；对于特殊需要各个教学部门密切配合的教学科研任务则需要办公室制定详细的任务分工合作计划并监督执行，负责联络和协调各个部门的教学时间的安排和教学资源的整合。对外，办公室是学校联系外界的窗口，与外部进行协调和联系是办公室的主要职能。办公室对外负责具体的教学计划的宣传、教学成果的交流与展示、教学经费的筹措与运营、教学设备的采购与配置，办公室工作质量的好坏直接决定了外界对于高校的评价和认可。[6]

②进行教学工作的管理和监督。高校办公室不仅仅担负着教学计划和教学任务的制定和执行，同时也负责对于具体的教学工作的管理和监督。办公室负责管理和监督实际的教育教学工作是由其所处的地位决定的。高校办公室在学校的管理系统之中具有重要地位，是辅助和协调学校领导开展日常工作、处理专门事务的部门，在处理教学工作、学术研究、协调上下级关系等方面具有承接作用。因此，赋予办公室监督和管理职能并不为过，相反，让学校办公室参与进教学工作的管理和监督可以更加有效的促进教学质量的提升和有效的教学计划的实现，是以完全不参与的身份来客观的评价教学工作，因而能够透过表象得到较为客观的分析和结论，是教学工作的有力监督者。

2.3提高高校办公室工作人员的素质

办公室工作人员的素质在很大程度上决定了高校办公室管理工作的质量和效率。高素质的工作队伍能够将简单的工作做到极致，因此针对高校办公室工作人员素质普遍不高的问题有必要采取一定的措施来提高其综合素质。具体来讲必须做到：①提高办公室工作人员的思想政治素质。[7]思想政治素质的高低直接决定了工作人员的工作态度和工作操守，提高办公室工作人员的思想政治素质能够保障党和国家的教育方针有效传达和实施。办公室在高校中所处的特殊的地位决定了其工作人员的思想政治素质必须与当前我国的总的党政指导方针相契合与高度一致性，只有这样才能够保障高校的立场与行动是符合国家利益的。②提高办公室工作人员的业务素质，促进高校办公室工作效率的提高。高校办公室是综合型的服务协调机构，其工作人员的业务素质必须达到一定的标准才能够满足实际的工作需要。高校办公室特殊的作用决定了其工作人员必须是复合型人才而非专才，能够独立应对和处理各种问题和困难以保证教学工作的顺利开展。因此办公室工作人员不仅要掌握专业的技能，还应该具备较强的实际实际事物及关系协调处理能力，具体而言包括较高的网络技术知识以及时的更新校园动态、校内信息、做好平行院校共享资源的网络链接和资料分享；具有一定的语言文字功底以较好的理解和传达上级领导的指令和工作要求；具有良好的人际关系关系处理协调能力以解决教职工间、教师与学生之间、学生之间、学校和家长之间的矛盾和问题；具有灵敏的组织应变能力以更好的处理突发事件，维护学校的正常的教育教学秩序；具有综合分析问题的能力，从而在处理日常事务过程当中能够趋利避害，最大程度维护学校的正当利益。[8]

3.结语

综上所述，高校办公室管理工作具有重要的作用和价值，其职能的有效履行与否在很大程度上影响了高校的正常的教学管理工作，因此必须及时的发现高校办公室管理工作中存在的问题并找出对策，以加强高校办公室的管理水平。

参考文献：

[1]郭志军.浅议高校办公室管理的科学化[J].漳州师范学院学报（哲学社会科学版），2008；2：169-171.

[2]林雄萍.新时期高校办公室管理工作的分析和建议[J].湖南工业职业学技术学院学报，2009；9（2）：115-117.

[3]郑薇薇.浅论高校办公室管理的问题和发展[J].赤峰学院学报（自然科学版），2008；24（1）：62-64.

[4]刘贤桂.新形势下高校办公室管理工作改革的探讨[J].文史博览（理论），2008：76-77.

[5]曹蕾.强化创新意识，推动新时期高校办公室管理工作[J].高校讲坛，2009.

[6]蓝锐彬.以人为本，做好高校院级办公室工作[J].广东工业大学学报，2005，（9）.

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办公室治安目标责任书【1】

为加强办公室安全管理工作，根据谁主管谁负责，谁在岗谁负责的原则和预防为主，部门负责，突出重点，保障安全的方针，坚决预防、杜绝各类安全事故发生，确保财产、档案、行车安全，特制定办公室安全责任书。

一、每个人都是部门安全工作的责任人，要坚决遵守宾馆制定的各项安全生产管理规章制度和有关岗位安全操作规程，并严格执行。

二、下班后做到关好门窗，人走灯灭，切断非24小时工作设备的电源，切实加强钥匙管理，办公室离人必须锁门。

三、严禁将现金、有价证券、贵重物品等存放在办公室。

四、保持办公室干净整洁，不准存放易燃易爆物品。严禁在办公室内乱拉电线，使用明火;严禁在用电设备周围堆放易燃易爆物品。

五、严禁在办公室使用电暖气、电热毯、电饭锅等大功能电器;加强对用电设备的管理，人走断电，要严格遵守操作规程，发现问题及时请维修人员修理。

六、严格管理制度，认真管理好各类文件、资料和档案，各类资料进入档案室，必须严格登记;重要的文件、资料要及时送档案室保存，机密资料、档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

七、加强安全知识的培训，落实值班值宿人员职责，不脱岗、不漏岗，做好当班检查和记录，发现问题及时处置和汇报，防止破坏事故的发生。

八、以宾馆构筑消防安全防火墙工程为基础，加强消防安全四个能力的建设，熟知消防安全三懂三会的内容，做四个能力建设的明白人。

九、爱护楼道消防器材和消防设施，不随意挪动、挪用。每周对所管辖范围进行一次安全消防检查，发现线路、电器有漏电等消防安全隐患，要及时汇报，及时处理。

十、严格执行车辆定期保养制度，加强车辆养护知识的学习，及时了解和掌握车辆的基本状况，发现异常及时报告，及时维修，避免车辆带病上路。

十一、严格遵守交通法规和驾驶操作规范，不违规用车、行车，不公车私用。

十二、做好车辆存放的管理。车库即开即锁，取还钥匙做好登记，防止车辆丢失;严禁车库内存放易燃易爆品及其它杂物;车辆长时间不用，定期检查，避免因长期不使用造成车辆过度老化，损坏。

十三、此责任书自签订之日起生效。

办公室主任：

_____年_____月_____日

责任人：

_____年_____月_____日

办公室治安目标责任书【2】

为了加强办公室安全工作，确保财产档案出车安全，特制订本责任书，内容如下：

一、治安安全

1.下班后关好门窗，切实加强钥匙管理，办公室离人必须锁门。

2.严密注意进入办公室的各类人员，严格严肃人员管理。

3.严格管理制度，认真管理好各类文件、资料和档案，各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，重要的文件、资料要及时送学校档案室保存，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.严禁将公私贵重物品在办公室存放。

二、消防安全

1.学习消防常识，树立消防意识，遵守消防制度。

2.保持办公室干净整洁，不准存放易燃易爆物品和刊物。

3.加强对计算机和其它办公设备的管理，人走断电，要严格遵守操作规程，发现问题及时请专业人员修理。

4.爱护所在楼道消防器材和消防设施，不随意挪动、挪用。

5.各部门、各办公室及各班级负责人每周对所管辖范围进行一次安全消防检查，发现线路、电器有漏电等消防安全隐患，要及时汇报学校领导，力求及时处理。

6.严禁随便使用配电箱送电接电。

7.严禁在办公室、教室乱拉电线，不用电炉和热水器。

8.严禁在电脑室、图书室等危险地方抽烟、用明火。

9.严禁用电设备周围堆放易燃易爆物品。

10.车库管理需要加强消防安全意识。

三、物资安全

1.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

2.司机出车必须有办公室负责人安排，自觉遵守学校小车管理制度，遵守交通规则，确保行车安全。

3.时常检查办公室天花板材料、装饰物品、灯具、吊扇部件是否松动。

4.安全贮存物资不要以无序的方式贮存材料或者将材料贮存在可能坠落导致人员伤害的位置。

5.例行检查，开启电器设备前首先检查。

6.车库管理要加强防盗意识。

四、信息安全

1.文印室各项设施设备应有保密设置。

2.对文印室使用过的再生纸进行分类清理，消除泄密隐患。

3.加强学校网络安全设置，避免学校内部信息外泄。

4.注意消除学校LED安全隐患。

本责任书一式两份，双方签字后生效。

校长：

_____年_____月_____日

办公室主任：

_____年_____月_____日

办公室治安目标责任书【3】

一、负责人

二、质量目标：

督办协调率95%，及时处理率100%，服务满意度90%;公文处理及时率100%、正确率95%;确保全公司质量管理体系持续有效运行，质量信息处理及时率100%、正确率95%，内审合格率95%，确保顺利通过监督审核;无重大治安责任事件发生。

三、主要工作任务

(一)积极为公司领导、公司机关和基层做好综合服务，完成好综合管理、协调及接待服务等相关工作。

(二)组织完成公司综合管理与服务信息系统的规划、建设和运行，做好综合协调、文件准备等相关工作。

(三)完成公司年度工作会议和第二次站队长工作会议的组织筹备、会议文件起草、承办服务等相关工作。

(四)加强全公司办公室工作的培训和指导，举办一次全公司办公室工作会议。

(五)组织完成事业单位分类改革的调研、方案起草等相关工作。及时完成公司领导交办的各类文稿起草、审核工作，进一步增强参谋助手作用。

(六)做好全公司发文审核登记、来文处理、电话及文件等各类信息的收集和传递、印鉴使用管理及公文归档工作，加强全公司文秘工作的指导和检查。

(七)组织或参与有关规章制度的制订和修订完善，加强对规章制度执行及执行检查的监督，加强对工作会议等会议文件、决定事项、公司领导交办事项等的督办。

(八)组织制定内部沟通管理、生产信息、外部顾客要求和评价等信息的收集、分析和传递的相关机制，为科学管理决策提供支持。

(九)组织完成年度质量目标编制、内审、管理评审等质量管理常规工作;组织配合完成认证机构的监督审核，确保顺利通过审核。

(十)加强文件和质量管理工作宣传，完成文件执行情况及质量管理工作调研。加强全公司质量管理体系运行情况的指导和管理，对管理评审会议决定实施进行跟踪验证。

(十一)做好多功能厅、会议室、接待室设备设施的管理和维护，确保其正常使用;协助做好全公司性会议、培训和讲座时的支持和服务等。

(十二)做好公司领导、公司副总用车和接待用车的调度工作;完成公司办公及公务电话等通讯工具的管理工作。

(十三)全面落实治安责任制，确保全年无重大治安责任事件发生;加强消防安全管理和检查，杜绝重大火灾事故发生。做好公司机关办公区的安全维护工作;加强全公司治安安全的指导和管理。

(十四)认真及时做好事件的协调处理。做好保密日常管理。