企业文件管理方法范文

导语：如何才能写好一篇企业文件管理方法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：施工企业 文件管理 有效方法

0 引言

施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。

1 加强文件专/兼职人员的管理

1.1 统筹安排、提高效率

施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。

1.2 做好记录，程序严密

记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。

文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。

例如：

接收到外来文件：文件管理人员进行记录交由办公室主任签署拟办意见返回文件管理人员根据拟办意见交由领导批示返回文件管理人员根据领导批示交由主责部门办理。

制定下发文件：发文部门起草文件部门核稿领导会签领导签发文件管理人员登记编号稿纸用印套红头文件文件格式校对文件用印文件分发文件归档。

1.3 提高文件管理人员素质

施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。

文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。

文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。

2 加强基层项目部管理

施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。

2.1 加强宣传教育，重视文件管理

很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。

2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集整理。

项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。

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［关键词］石油企业六西格码质量管理

六西格玛是统计方法在质量控制与管理中的应用，是质量统计过程控制（SPC）技术的突破与创新。六西格码管理作为先进的企业管理理论与实践方法，不仅仅广泛用于产品质量管理，而且也被应用于其他领域。作为实现企业质量管理创新的有利工具和途径，六西格码管理在人力资源管理中也将发挥着重要作用。

一、六西格玛管理是质量统计过程控制方法的一次质的飞跃,是一种先进的质量管理技术和经营理念

西格玛是一种质量测量方法，西格玛(希腊字母∑或σ)是统计学里的一个单位，表示与平均值的标准偏差。它可以用来衡量一个流程的完美程度，显示每100万次操作中发生多少次失误。“西格玛”的数值越高，失误率就越低。六西格码意为“6倍标准差”，在质量上表示每百万次品率(简称PPM)少于3.4，即合格率达到99.9997％。大多数企业质量水平在3～4西格码的水平，这意味着每百万个机会中已经产生6210至66800个缺陷，对应合格率为93.3％。因此，六西格码管理是一个追求世界级水平的质量控制过程，引起了世界各国的高度重视。

二、六西格玛管理是一场管理革命,是基于对企业运营体系持续不断改进的管理方法和流程再造

六西格玛(6∑)也不仅仅被视为统计学上一种过程改进工具，现在它已经成为提升企业竞争力的经营战略和组织变革的方法。六西格玛管理在近年来受到全球质量管理的高度推崇，原因就在于：六西格玛追求的是“零”缺陷生产，是企业防范产品责任风险、降低成本、提高生产率和市场占有率、提高顾客满意度和忠诚度的有效措施。六西格玛管理最核心的内涵就在于：(1)以顾客为关注重心是六西格玛的灵魂;(2)基于事实和数据，也就是注重统计方法和工具的运用;（3)聚焦于流程改进;(4）有预见的积极管理;(5)寻求积极地合作;(6)追求完美，容忍失误。六西格玛管理创造了一种新的质量文化，正是这种新的文化内涵使得六西格玛超越了一种单纯的管理技术，它代表的是人们一种对新秩序的渴望。

三、应用6∑过程质量控制方法，不断提高过程质量的管理水平

以企业人力资源管理为例，分析质量管理的应用，首要的是必须具有六西格玛的思维方式和工作思路，六西格玛的文化和价值观念应被看作人力资源管理人员工作方法上的必备价值观。其次，在人力资源中的过程质量管理中应用六西格玛工具进行质量控制。

1.应用6∑DMAIC方法，严格过程质量管理

DMAIC五步法是现已形成的一套使每个环节不断改进的简单的流程模式的方法，DMAIC即界定、测量、分析、改进、控制（称之为DMAIC法），它是六西格玛管理常用的有效方法和模式（图1）。

一般而言，人力资源管理都遵循着严格的管理规程，即从分析职位空缺开始，经过招聘、初步筛选、面试、发聘用通知、员工培训、职业发展的设计，到薪资管理、职位晋升，然后职位又出现新的空缺，再开始重新招聘。这是一个个不断循环的管理流程。企业可以应用六西格玛来控制人力资源管理的整个过程。人力资源部门可将这一过程的详细环节、程序列出来，分析每个程序运行质量是否有偏颇，使每个程序都处于六西格玛的监管之下。

人力资源管理的过程和业务流程均可以采用六西格玛的DMAIC方式来进行质量控制。以招聘为例，每个岗位的招聘都是一个流程，都有各自的招聘周期，运用六西格玛对这个流程进行管理。具体应用如下:

第一步定义，这是DMADC的首要步骤。核心内容就是要去发现存在的问题，并设定新的目标，以及确定由谁来负责组建团队实施这一项目并实现目标。

第二步测量，专职人员将对现有的案例和数据进行综合测量，分析对招聘周期产生影响的相关因素。

第三步分析，对新的职位数据进行分析，与现有的数据和案例进行比较，找出影响招聘流程中存在的问题，通过改进避免已经出现的问题。

第四步改进，通过新方法对现有流程与程序的提高与改善，而不是设计一种全新的流程。

第五步控制则是验证新的流程和程序是否可行，是否能够真正缩短招聘周期、提高招聘质量。

2.以数据和事实驱动管理，建立和完善企业管理的质量标准

基于事实和数据，是六西格玛核心和精髓。六西格玛把“以数据和事实为管理依据”的理念提升到一个新的管理水平。 六西格玛帮助管理者回答两个重要问题以支持以数据为基础的决策和解决方案。主要问题是：我真正需要什么数据、信息？我们如何利用这些数据、信息以使利益最大化？

企业管理都遵循着严格的管理规程，以人力资源管理为例，即从分析职位空缺开始，经过招聘、初步筛选、面试、发聘用通知、员工培训、职业发展的设计，到薪资管理、职位晋升，然后职位又出现新的空缺，再开始重新招聘。这是一个不断循环的管理流程（见图2）。

以招聘环节为例，人力资源部门主要在招聘周期、招聘费用、招聘质量三个主要方面指定相应的标准，按照标准来执行。

（1)招聘周期。肯定是周期越短越好。假设某个岗位要求在40天之内找到合适的人选，但结果没有完成。公司就会分析，是市场的原因呢，还是广告没有宣传到位，还是找错了对象，或是其他种种原因，会找到相关原因，提高工作质量。

（2)招聘费用。广告费、猎头等人力资源服务中介费用等费用或成本越低越好。人力资源部制定标准，要求招聘费用在这个标准之内，这个标准也是公司与客户一起根据实际情况指定的客观标准。

（3)招聘质量。招聘到的员工的质量要求越高越好。在人才质量上,比如,看新员工是否能够顺利度过试用期,如果一个员工连试用期都没过,达不到公司的要求,就说明招聘是面试出了纰漏,没有真正衡量出应聘者的潜力。

通过对招聘流程分析，检验招聘流程中哪个环节上消耗的时间最长,找到改进的方法。建立科学的衡量体系，挖掘衡量的标准参数，界定每一个招聘环节所用的时间,确定误差范围。通过过程的持续改进,不断提高质量管理水平,实现人力资源的优化配置。

四、建立6∑工作团队，提高企业执行力

企业在导入六西格玛时不能仅仅靠几个外聘专家来实施,因为六西格玛是业务流程的优化质量的持续改进,需要最高领导自始至终的支持,即领导必须亲自参与并培养专职的黑带大师,形成为一个强有力的团队,做好长期作战的准备。

企业高层领导持续的支持和参与是六西格玛活动能否成功的关键因素。高层主管必须认识到，支持团队协作，就是支持企业文化的建设。

建立有效的工作团队，着手消除管理中的有缺陷产品或不满意服务的因素。六西格玛项目一旦确立并顺利运行后，有效的团队就必须到位。此时，调整的重点从指派团队成员解决问题，转变为安排问题，给团队成员解决问题。6∑团队的绩效和执行力，是实施六西格玛管理的基础和根本，也是企业实现人力资源优化配置的群众基础。

五、加强6∑管理培训，构建企业新型质量文化

通过培训，使得六西格玛的思想深入人心，渗透到员工的实际行动中去。6∑是一种企业文化，它倡导追求完美，“追求到永远”。企业应加强6∑管理培训力度，化大力气去改造与不相适应的企业文化，将6∑理念植入员工每天的工作中去，同时也要植入到企业的流程和战略当中去，从而创造出良好的企业质量文化，保证6∑质量管理的成功。实践证明，成功推行6∑的跨国公司均拥有高素质的员工队伍，他们有积极向上的企业文化和良好的团队合作精神，愿意携手合作共同创造完美的质量。通过实施六西格玛管理，严格控制过程管理质量，最终实现人力资源优化配置。

参考文献:

[1]梁晓林胡育勇:六西格玛管理的无缺陷境界.企业改革与管理,2003,(3)

[2]宫惠民:通用电气:把人力资源管理打上6σ的烙印.中国经营报,2004,10～18

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关键词：建筑业；存货管理；abc分类控制法

一、建筑企业存货的概念

根据《企业会计准则》的规定有：存货，是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料等。它同时满足与该存货有关的经济利益很可能流入企业和该存货的成本能可靠的计量等条件，包括在途的、加工中的、库存的各类材料、商品、在产品、产成品、包装物、低值易耗物等。

二、存货管理的重要性

存货在企业运营资本中占有很大的比重，而且流动性较差。一般情况下存货占工业、建筑业企业总资产的30％左右(商业流通企业更高)，其管理利用情况如何直接关系到企业的资金占用的水平及资产运作的效率。一个企业若要做到物尽其用，保持较高的盈利能力，应当十分重视存货的管理。在完整且有执行力的存货管理下，企业的平均资金占用水平会得到很大程度地提高，同时也可以提高存货的流转速度和总资产的周转率。这样才能最终最大程度地提高企业的经济效益。

三、当前建筑企业存货管理存在的问题

1.内部的控制制度的不健全

材料的保管与收发往往没有台账记录，即便有形式上的台账，也是随意性较大，时记时漏或是台账和实物大不相符。由此造成在材料采购、保管环节往往由同一个人完成采购、保管、付款审批、入库出库等全过程中，使采购销售毫无章法，增加了营私舞弊的可能性。

2.存货的收入、发出、结存缺乏真实记录

材料领用和生产成本的归集，结中转账记录随意性较大，尤其在工程项目核算上更显现其弊端，特别是在现采现用的体制中，存货的收入和发出会更加的频繁。

3.毁损报废的存货储备未及时处理

毁损待报废的存货储备在每年一次的清产核资中都应该要作为重点的问题进行上报，但往往得不到上级主管部门的批示，由于没有合适的处理结果，使得仓库利用率大大降低，同时在现采现用中往往出现原材料因损毁供不上工程进度从而造成工程工期的延长和资金的浪费。

4.材料结算的不规范

建筑工程施工中耗用的大量地方材料(如砂子、机砖、石料等)，大多是从附近的农村个体经营者供应，而这些个体经营者的数量众多，普遍经营规模不大，供货不稳定，供货量时多时少。这些经营者多是挂靠一个材料生产企业，发票来源不固定，出具的发票和银行的账号单位名称不一致等。这些不规范的经济行为都会引起涉税风险和资金支付风险。

四、加强存货管理的先进方法

1.引进5s管理方法以提高存货管理效率

5s管理就是整顿(SHlTON)、整理(SEIRI)、清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHlTSUKE)五个项目。因日语的罗马拼音均以“S”，开头所以被简称为5s管理。通过规范现场、现物营造一目了然的工作环境，最终提升人的品质养成良好的工作习惯。

如果建筑企业引进5s管理方法，会从各个方面产生很大的转变。企业的存货管理就会更加有秩序，员工的品质和工作态度都会有很大的提升，从而降低成本，确保存货的运输与支付。

2.采用abc分类控制法降低存货库存量，同时加速资金的周转

abc分类法的基本原理就是处理任何事情都要分清主次、轻重，区别关键的少数和次要的大多数。根据不同的情况进行管理，它可以帮助人们正确地观察并作出决策。应用在存货管理中，属a类的存货应列做存货管理的重点，要求采用适当的方法，科学的确定该类存货的经济订货量、订货时间等指标，a类存货应占全部存货的10％～15％，而资金占存货总额的80％左右(如水泥、钢筋、油料等)，实行重点管理，按明细项目分别核算，严格规范采购和领用程序，详细准确地记录采购耗用和结存情况，并按期进行实物盘点。

对于b类存货也应予以重视，对其进行常规的管理，订货的时间和数量应加以控制。像这一类存货应归为一般存货占全部存货的20％～30％，资金占全部的15％左右。进行适当的控制，由仓库保管员登记数量在账，定期和财务账目进行核对，这类存货通常可采用定期订货控制法。

C类存货可按不同情况采用不同的管理方法。这一类存货应占全部存货的60％～65％，资金站存货总额的5％左右。进行一般管理，对于规格复杂，需求量零星，价格低廉的品种，可根据实际情况适当加大进货批量，以减少繁琐劳动；对于需求量影响不大，容易采购的商品品种可采用定期订货控制法或平时少储备，根据需要随时采购。

3.充分利用ERP(Enterprise Resource Planning)企业资源计划等先进的管理模式实现存货资金信息化，最大程度地堵塞漏洞

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关于原公私合营企业、合作商店原业主索要、强占营业用房问题，原供销合作总社和商业部曾于一九八一年三月五日以（81）供基联字05／118号、（81）商层联字第5号发出《关于合作商店入股房产坚持不退还实物的函》。两年来，部分地区强占营业房屋的情况有所缓和，但是还有些地区的情况仍在发展。为此，我们共同研究，并向最高人民法院征求了意见，拟定了《关于索要、强占原公私合营企业、合作商店营业用房问题的处理意见》，已经国务院领导同志同意，现印发给你们，请研究执行。

关于索要强占原公私合营企业、合作商店营业用房问题的处理意见（摘录）（1983年2月20日）

一、私营企业实行公私合营时，经过清产核资，将流动资金和营业用房、设备以及其他经营用具等固定资产转为公私合营企业的资产，国家已按年息五厘发给定息，定息发至一九六六年第三季度。公私合营企业的资产（包括原来核定投资的房屋）已属国家所有，不应退给本人，这是党和国家的既定政策，不能改变。至于一九八年从原资产阶级工商业者中间区别出来的劳动者的股金，按照中发〔1979〕84号文件的规定“以后再议”。无论以后股金如何处理，原则上也不退还已入股的营业用房等实物。原业主不得以任何理由要求退还。强行侵占已属国家所有的房屋是违法行为，必须说服他们自动搬出。坚持不搬的，应依法处理。

二、原来家店不分的商店，一部分房屋虽然经过清产估价，但事实上并没有入股，也没有领取定息，至今仍由原业主住用的，其房屋所有权应归原业主所有。已经折价入股并领取了定息，房屋一直由原业主住用的，可以维持现状，但产权为国家所有，应适当收取租金。

三、原小商小贩参加合作商店时折价入股的营业用房、设备和其他经营用具，是集体所有的财产，其折价金额已转为私股股金。国务院一九六二年十月四日批转中央工商行政管理局《关于国营商业、公私合营商业、供销合作社、合作商店和合作小组的小商小贩下放农村参加农业生产的意见的报告》进一步明确规定：“下放农村参加农业生产的小商小贩的原有股金，应当退还给本人，但一般不退还实物。”现在重申：在退还股金时，一律以当时核定股金（包括固定资产的折价金额）为准，只退现金，不退房产等实物。对于非法强占合作商店营业用房屋的案件，依照本意见第一条的原则处理。

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(一)国际档案界共同关注的几个热点问题

国际档案界共同关注的热点问题可以从分析以下一些信息得出:英国、澳大利亚、加拿大和美国等国家档案工作者协会2(X刃、2001、2002、2003年已经举办或将要举办的档案学术年会议题;欧洲国家2002年5月在西班牙召开的“电子信息的保护与利用:最优化管理的实践和解决办法”国际会议的议题;20(X〕年已经举办的第十四界国际档案大会的主要议题及与会者发言;20(抖年8月23一29日将在奥地利首都维也纳举办的第十五界国际档案大会的主题“档案、记忆与知识”;代表性档案国际学术刊物1999年以来发表的学术论文主题。分析表明，近年来国际档案界对档案管理的研究涉及面很广，几乎包括了档案管理的方方面面以及各种门类的档案，就共同关注的问题而言，可以归纳为以下5个方面:

1.数字档案的保护:研究数字环境下档案的形成、维护及利用，数字档案保护的程序，实践经验，安全与质量保证，长久可获取性，数字档案保护的档案观，数字签字的使用及问题等;

2.电子文件的管理:研究电子文件的捕获、鉴定、保管、保护与利用，档案化电子文件系统的建立，真实性电子文件长久保存的方案，电子文件管理的教育与培训，电子文件管理的责任，元数据标准、模式及要求的使用和实施等;

3.档案的著录:研究档案著录的国际标准与国家标准，与电子著录信息标准和图书著录标准的关系，档案著录的数据结构标准如MARC和EAD，XML，档案著录的数据内容标准如国际档案理事会的《档案著录通用标准ISAD(G)》和《机构、个人和家庭档案规范文件的著录ISAAR(CPF)》，美国的《档案、个人信件和手稿的著录APPM》，英国的《档案著录指南MAD》，加拿大的《档案著录规程RAD》等:

4.档案的鉴定:研究档案鉴定的方法、准则和技术，目前被国际档案界公认的档案鉴定方法有美国的档案记录战略，加拿大的宏观鉴定方法、欧洲国家的职能鉴定方法、国际项目InterPARES针对电子文件的真实性鉴定方法等;

5.档案的利用:研究公共档案信息利用的内容，档案信息的真实性和智能控制，档案信息内容的管理及服务，建立和维护易于检索的档案利用系统，自动标引技术，档案的数字编目及数字化检索工具，档案利用的法律、版权、隐私、保密、自由利用与平等利用问题及其解决办法等。

(二)、档案管理的未来发展方向

档案管理的国际学术研究现状及研究成果揭示，世界各国的档案管理正朝着以下3个方向发展。

1.文件与档案信息管理的国际化与标准化

随着电子、数字和通讯技术的全球化普及，国家与国家间的电子政务和电子商务活动日益频繁，文件与档案的国际间合作与交流越来越多，文件与档案管理与利用的国际化与标准化趋势越来越明显，也越来越重要。目前在文件和档案的管理与利用方面已经出版了两个方面的国际标准:档案著录:为了促进档案的国际化交流和信息资源共享，目前在档案著录方面国际档案理事会已于1999年出版了((档案著录通用标准IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《机构、个人和家庭档案规范文件的著录ISAAR(CPF)》，在档案内容著录的原则、要求、方法和著录的基本元素等方面形成了国际规范;文件管理:2001年10月150国际标准化组织出版了世上第一个文件管理国际标准150154893，对真实、可靠、完整和长久可利用活动记录的规范化形成、管理、保管与利用提出了最优化管理的要求、方法与技术指南。世界上许多国家的专家学者都在为真实性电子文件的长久利用、元数据标准、电子文件的法律认可、档案资源的共享等问题开展国际间的合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。文件与档案信息管理的国际标准为文件与档案管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构文件和档案是否采用国际先进经验及其机构业务是否管理高效、机构服务是否用户满意和具有诚信的重要标志。

2.文件、档案、信息、知识管理的集成化与合作化

随着知识经济时代的到来，档案管理与文件管理、图书管理、信息管理和博物管理的关系越来越密切，知识管理强调用户至上，强调知识的积累、共享和交流，强调知识产品的输出，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念，管理目标，管理的社会服务功能、管理过程与管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，知识管理思想和数字技术手段使得各种信息资源的集成管理与集成化服务成为了可能。为此档案工作者需要采用合作与伙伴关系，与政府机构、信息中心、图书馆，博物馆等合作共同挖掘档案在电子政务与电子商务服务，在社会化教育与信息化服务，在休闲社会文化建设等方面的社会服务功能，共同关注档案管理与其形成者、主要用户、投资者、未来可能的受益者及与机构、社区、地区、国家和国际社会的关系，共同维护真实性证据、信息和记忆的完整和长久可用。

3.档案管理的职业化与社会化

随着人类社会文明的不断进步，法制化社会的不断健全和信息化社会的不断完善，个人、机构和社会记忆的恰当保存和永久利用已成为国家和社会必需，人类社会活动真实性、可靠性、完整性证据和信息的长久维护和利用已成为各种业务活动正常运转必不可少的法律和质量保障，成为各种社会管理活动高效率、高效益、公平竞争的必然要求，档案管理成功的国际经验表明，档案管理的未来发展方向是职业化和社会化。这一发展趋势明显地表现在以下5个方面:*档案管理在国家和社会的进步与发展中越来越重要，档案管理的专业管理理念与管理知识不仅在国家信息资源的管理中有其特殊的作用，在维护人类历史记忆的长河中更有其独特的地位;*档案学作为一门独立的学科其学科方法不仅对本学科的发展有重要的指导作用，对其他相关学科和对社会科学的贡献也越来越被社会广泛认可;*各国档案管理的法规体系逐渐建全，公民的档案保护和档案利用意识不断加强，档案保护已成为许多国家公民必尽的社会义务，而公民利用公共档案的权益也已得到了国家法律的保障;*档案管理工作是一项专门化的知识管理工作，只有接受过专业的档案管理知识教育或培训，获得档案管理职业证书或培训证书的档案工作者才能胜任该项工作，这已在国际档案界达成共识;在欧美国家档案研究生证书已成为档案工作上岗的最低学历要求，档案博士生教育规模不断扩大，成为档案事业可持续发展的重要支持;*档案职业协会在档案管理的理论与实践研究，档案的职业化教育与培训指导，档案管理的规范与标准制定，档案管理的最优化实践经验总结、推荐与推广等方面起着越来越重要的指导与协调作用;在档案职业协会的引导下，国家政府机构、公私企业、组织和个人的档案管理行为将朝着对社会负责，为社会服务的方向发展。

二、电子文件管理的国际学术研究现状及未来发展方向

90年代以来世界各国的档案工作者针对电子文件的管理开展了一系列研究，在电子文件管理的理论与实践方面取得了可喜的成就，在电子文件管理的基本概念，电子文件管理的思想与管理模式，管理方法与管理技术，管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验，如:国际档案理事会出版的电子文件管理指南，欧洲国家的电子文件管理教育与培训共同框架，澳大利亚的电子文件管理的战略及元数据标准，英国国家档案馆的电子政府文件管理指南及政策框架，美国匹兹堡大学的文件管理功能要求，加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护的模式、原则与要求。目前的研究重点是电子文件管理理论和标准的应用研究和检验，各种不同类型电子文件管理方法的最优化方案评估和选择等。以下就我国档案工作者最为关注的三个问题分析其国际学术研究现状及成果。这三个问题分别是:电子文件保管与保护的方法、电子文件管理的未来发展方向、电子文件管理和利用的思路与对策。

(一)电子文件保管与保护的方法

电子和数字信息技术给所有信息管理人员带来了种种挑战，文件管理人员和档案工作者也不例外，应对数字化信息挑战最为关键的保管与保护要素有三个:1.载体保护:保护电子文件的物理载体;2.技术保护:不断更新技术从旧到新;3.智能保护:确保原始记录下来的信息在各种有意无意或偶然的变化中能完整和真实。

其中智能保护最为困难，有五个因素决定着信息的完整性:1.信息内容;2.信息内容的固定性;3.信息长久和可靠查询的参照;4.信息的来源;5.信息的背景。

电子文件的保管与保护方法，归纳起来有以下7种:

1.模拟存储:即将电子文件打印到纸上或缩微胶片上，将其纳人现存文件管理系统管理的方法。该方法在打印过程中有可能会丢失上述关键保护要素，如不加以设置或预先处理，一些元数据会丢失，电子文件的完整性会受到影响。

2.政策规定:它包括使用外部规章体系或内部政策和程序建立电子文件保管的要求。政策的制定是数字文件保护的必要条件，但并不是保证电子文件得以保护的充分条件，它只是提供了人们行为和承诺的准则但并不等于提供了解决问题的全部办法，另外政策还需监督落实和开展常规性评估和不断更新。

3.标准格式:标准格式的目标是为了避免人们受控于个别兜售商的专用格式，减少面临风险的可能，使用标准格式必须保护所有关键数据要素及其属性，但它的问题是标准格式较少具备数字世界最新出台的时尚功能和组成。

4.计算机博物馆:计算机博物馆虽然也是保管的一种方法，却是最后才可采用的，不得以的方法。在这一方案中，一个或多个机构要长久的收集和维护各种不同版本的计算机软硬件。机构需为不定的未来维护大量的备件、手册和记录。计算机博物馆的保护方法存在一系列问题:如机器是否就能运行?有多少人会用这些资源?需要多少博物馆?数字技术检索的主要优势还能再现等?

5.转换和迁移:这一方法一定程度与计算机博物馆概念正好相反。其目标是随软硬件的变化保证数字文件的可读性。转换即是把旧的数据文件重新写人新的计算机环境。迁移即是把数字信息从不能再工作的非现行遗留系统中移出的方法。迁移总是要有特殊的软件作支持，会对文件信息内容的完整性带来一定问题。

6.仿真:仿真是当前电子文件保管与保护研究的热点主题。仿真意味着一个计算机系统会向另一个一样工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技术，用于未来未知的计算机，它将以人类可读的形式保存描述性数据以再形成数字文件，并将把描述性数据、软件和仿真说明等文件一起包装封存。

7.永久性数字档案馆:永久性数字档案馆方法是美国档案与文件管理署资助的一个研究项目的名称。该项目与圣地亚哥超级计算机中心合作，旨在研制一个操作系统能够捕获、维护和提供电子文件的利用，不受计算机环境的变化。其目标是将文件的内容连同其描述性数据和背景信息一道包装起来，以保证文件能在未来的计算机系统阅读。

(二)电子文件管理的未来发展方向

就信息技术发展的趋势来说，电子文件的管理功能正向以下3个方向发展:

1.文档管理与业务工作流集成实现文件和档案与其它数据的积累、共享和交流。这将成为具有知识管理工具的软件产品的重要功能。

2.文档管理与业务系统集成，这已成为业务系统软件产品功能不断完善的重要标识，文档管理是业务管理必不可少的一种管理工具，它的管理对象是由业务系统生成的，二者的关系密不可分。

3.文档管理与其他信息资源系统集成，最大限度地实现机构内信息资源的共享。

随着信息化的逐步深人，在保障了所捕获的信息的完整、准确的前提下，信息系统的主要功能便是信息资源的高度集成化管理与集成化服务。就档案管理的决策选择来说，电子文件的管理决策正向以下3个方向发展:

1.电子文件的研究方法决策:从前端到末端(toP一down)或末端到前端伽彻m一uP)，前者采用的是演绎的方法建立起通用的规程，加拿大哥伦比亚大学的InterPARES项目便是典型;后者采用归纳的方法从已有案例总结经验再应用于其他案例，这一方法已被印地纳大学验证。

2.电子文件保管决策:将文件管理功能建人信息管理系统或将文件移交到专门的文件保管系统。匹兹堡大学的“文件管理的功能要求”项目强调的便是前者，最新的研究成果倾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.电子文件的保管与保护决策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管与保护设施，后者愿意与其它服务机构签定合同由外部服务机构提供保管与保护服务。决策不仅涉及经济问题，还涉及机构机制和机构的优先权考虑等因素。

(三)电子文件管理和利用的思路与对策

就电子文件管理和利用的主要问题而言，其思路与对策可以归纳为以下5个方面:

1.电子文件保管的目标:保证电子文件的真实、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.电子文件的鉴定:可采用职能鉴定和宏观鉴定的方法，根据文件形成机构的职能及活动过程来判断电子文件的价值，并将鉴定方案嵌人文件管理系统和业务系统及业务活动流程，鉴定工作应当是全过程的从文件形成前端的系统设计就开始并贯穿与文件运动的全过程。

3.电子文件的保护:电子文件保护的观念应从保护载体转向保护内容，从保护文件的次序转向保护文件的完整性、可存取性和可理解性。

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档案风险管理理论研究在原有档案理论基础上，吸收档案管理实践经验成果和借鉴风险管理理论，并加以融会贯通，让档案学理论呈现出清新的风貌，是档案管理理论研究过程中根据档案管理实践的发展，不断进行新的探索、修正、完善自身、使其随着时代的发展而进步的表现。

风险是安全的对立面，风险的存在就意味着安全事故发生的可能性。风险管理就是安全管理一部分,而且是核心组成部分,它既是一种安全指导思想,同时也是一种安全实践方式。档案管理中的众多风险，正是影响档案安全管理的负面因素。“档案信息安全保障体系建设”提出后，学者积极运用风险管理理论探讨档案安全保障体系建设问题，促进了档案风险管理研究的发展。

目前我国对档案风险管理的研究既有理论层面的阐述，也有基于实践层面的探索，研究内容主要集中于电子文件风险管理、档案信息化建设的风险及防范、专门档案的风险管理等方面。

电子文件（数字信息）管理最先引进风险管理理论进行研究，其后一直是研究的热点。在这方面，最初的研究文章主要着眼于电子文件存在的风险和防范措施，主要基于电子文件管理实践过程中风险因素造成损失的状况和如何防范进行总结，研究偏重技术方面。正式提出“电子文件风险管理”后，国内对电子文件风险管理研究主要集中在对该理论的概括论述方面，其次是电子文件风险识别与评估、风险防范与应对方面。对“电子文件风险管理”，已经形成完善的概念基础并提出系统的研究框架。伴随着电子文件风险管理研究的不断深入，研究重点又将逐渐转向更广阔的实践层面，在理论指导下探讨如何解决电子文件管理实践中的风险问题。

档案信息化建设风险和防范是档案风险管理研究中的另一热点。这一方面的研究多是从档案信息化实践状况出发，对档案信息化建设中出现的风险问题进行总结并提出对策。目前学者提出的档案信息化建设风险因素主要包括观念和认识风险、投资风险、技术风险、管理风险、人才风险，从而提出的档案信息化建设风险应对和防范措施有实行分等级风险管理措施，加强培训、提高档案工作人员对档案信息化的认识，预留风险保证金、制订建设规划、防范资金风险，采用逐步更新、持续改进的技术措施，引入信息监理方等。档案信息化建设风险和防范研究，尚未像电子文件风险管理那样提出系统的管理框架和风险应对模型，还未形成严密、系统的理论体系。

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1 机关档案工作管理方法的革新

随着办公自动化系统无纸化办公，产生大量的电子公文须及时归档，原有对文件与档案管理的原则和方法也因此发生了改变。表现在改变了传统的文件与档案管理工作流程，依据电子文件和档案管理工作的业务流程的变化、管理信息系统的特点，对传统的档案管理业务流程进行重组，某些工作环节需要提前监控，某些重复性的工作环节需要撤销合并等。例如，著录需要在电子文件生成之时就开展起来，贯穿于文件和档案管理的各个阶段，并且，前期著录成果能够为后期档案管理所利用等。

2 机关档案工作实现文档一体化管理的策略

2.1 “前端控制”策略。“前端控制”指档案工作者不能再像过去那样坐等“守摊”，而是需要在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括电子文件归档）的管理要求融入系统功能设计中。例如：鉴于电子文件数量较大等特点，要求在电子文件管理系统中预先设置归档范围、保管期限等功能要求，在文件生成或收到之时即进行实时归档和前端鉴定。

2.2 档案管理工作的提前介入。提前介入实际上是要求档案工作者从文件的形成阶段就开始介入电子文件的管理工作过程，要求档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且，应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值性和完整有效性。

只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及背景信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的电子文件实施有效管理。

2.3 “全程管理”策略。“全程管理”指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且，各个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时监控，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。

2.4 建立完善相关管理制度和标准规范。科学化的管理不仅体现于有现代化的工作手段，还需要有完善的制度体系。如何做好电子公文的有序管理，关键是要认真研究、建立各项管理规章制度。如电子公文归档制度、电子档案鉴定制度、网上用户身份确认制度，制定电子档案规范格式和数据著录标准等。通过规范文档一体化管理流程，统一公文登记内容和档案著录项目，使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等，这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。超级秘书网

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

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【关键词】煤矿企业；电子档案；档案管理

电子档案是现代计算机技术和信息技术发展的必然结果，也是档案管理的最新发展方向之一。现结合煤矿企业档案管理的特点，探讨电子档案在煤矿企业档案管理中的意义。

1 档案管理的目的和功能

“档案是历史的原始记录，或者说原始的历史记录。这是档案的本质属性”。档案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是为了开发与利用档案，因此能否很好地开发与利用档案是衡量档案管理成功的重要内容之一。

2 煤矿企业档案管理的特点

2.1 信息的广泛性

煤矿档案包括科技档案、文书档案、财务档案等。科技档案包括矿建、采煤、掘进、机电、运输、通风、地质等档案。信息量巨大是其特点之一。

2.2 使用的频繁性

煤矿档案使用频繁，特别是科技档案的使用，几乎每时每刻都和一线生产紧密联系，例如煤矿作业规程、安全技术措施、机电设备档案等，其使用频繁性远远大于其他行业。

3 电子档案的最新发展和应用

电子档案这一概念出现于近10年。所谓电子档案就是电子文件的档案管理。美国联邦管理法规对其解释为“包括数字的、图形的及文本的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”

1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议。1996年9月成立了电子文件管理、归档研究领导小组。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》（试行稿）的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日―13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。可见，有关电子档案及其管理问题的研究与应用正在广泛开展。

4 电子档案与传统纸张档案的优缺点

4.1 电子档案的优缺点

电子档案的优点在于：存在形式一般为磁盘（硬盘）及光盘等有形介质，存取方便，占用空间小，存储容量大，便以携带和传输，可和计算机直接连接，可通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。

其缺点是保存时间短（与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年），保密性差，保存条件高（需防磁、防尘、防高温、防物理和化学损伤等），阅读不方便。

4.2 传统纸张档案的优缺点

传统纸张档案的优点在于：保存时间长，保密性好，占用空间大，阅读方便。

其缺点是占用空间大，存储容量小，不便以携带和传输，复制困难，保存条件高（需防虫、防水、防高温、防物理和化学损伤等）。

5 电子档案在煤矿企业科技档案管理中的现实意义

从以上分析和比较可以看出，电子档案具有比传统纸张档案更多的优点。特别是结合煤矿企业档案管理的特点，在档案的应用方面，电子档案更具互补的优点，便于携带，可直接通过网络进行远程传输，复制方便，便于检索和查阅。具体在实践中有以下的意义：

1）煤矿企业应当结合档案管理的最新发展，建立电子档案系统，实行电子档案和传统纸张档案双档案系统。传统纸张档案以完成档案管理“不使其散失和安全保存”的目的为主，电子档案以完成“开发与利用”的目的为主。双档案系统不仅有利于传统纸张档案的安全保存，更有利于档案的开发与利用。

2）电子档案系统应配备专门的计算机和存储器（硬盘、光盘）、扫描仪、照相机、打印机等。还应配备专门电子档案室，由专人负责管理和维护。计算机用以对电子档案的管理，存储器（硬盘、光盘）用于电子档案的存储，扫描仪、照相机用于传统纸张档案和电子档案的转换。

3）可以把科技档案（包括规程、措施、图纸等）和文件等全部数字化存档。通过计算机和专门的管理软件分类管理。应用和查阅一般以电子文档的形式给出。存储格式以Word、CAD等通用格式为主，便于查阅。

4）利用或建立煤矿企业局域网系统，使所有的电子档案可以通过网络查询。各生产队组的技术员可以随时通过电脑终端查阅电子档案室的授权文件。

5）为加强保密管理，可以设立权限，利用密钥来管理。为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问。如果验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

6）为了建立完善的电子档案系统和有效的服务系统，需要加强人才的专门培养。档案信息电子化要求管理人员具备较高的知识层次和先进技术水平，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代化高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更为稀缺。大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，以至于现代化设备不能充分发挥作用。

7）可实现办公自动化、无纸化，使档案的生成方式发生很大变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程，可在计算机和通讯线路中进行。这样档案的前身以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的机读形式。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。

8）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存。利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

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关键词：电子商务 档案 影响

随着的电子商务的发展，改变了传统的交易模式，给企业提供了更大的业务平台，同时也对企业档案管理方面提出了新的挑战。企业档案作为企业知识的沉淀，记录着企业的生产、技术、经营等活动，是企业发展中宝贵的信息资源。因此研究电子商务对企业档案信息管理的影响尤为必要。

一、电子商务对企业档案管理的影响

电子商务给企业带来了经营战略、组织管理、信息共享及文化冲突等方面的变化，它不仅是一种技术革命，更是一种通过技术的辅助、引导、支持来实现前所未有的频繁的商务经济往来，是商务活动本身发生的根本性革命。

1. 企业档案载体形式发生了变化。随着电子计算机技术的广泛应用，特别是在企业的电子商务活动中，电子邮件、电子签名、电子合同等文件格式大量产生，企业在管理、生产和科技活动中会形成越来越多的存储在软盘、光盘、计算机的硬磁盘上的电子文件。电子文件具有非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性、多种信息媒体的集成性及系统的依赖性等特点。对企业来说，如何保存好这些电子文件是新时期档案工作所要解决的实际问题。

2. 企业档案工作方式和管理手段发生了变化。电子商务活动中电子信息技术的大量应用，不但使人类社会改变了管理方式，更重要的是人类的许多文化观念也随之改变。在电子环境下，任何东西都不是明显可见的，电子文件的各项特征变得复杂，要求档案工作者和文件管理者要有能力确定电子文件的真实性、可靠性和完整性。在信息时代，所有的组织机构为了能够及时、准确地获取所需的文件、档案信息，都无一例外地利用计算机和网络技术来满足组织对信息的需求。作为档案工作者来说，更需要掌握计算机技术，用自动化、系统化的管理手段，快速、准确地为组织提供文件、档案信息，为科学决策服务。

3. 企业档案管理流程发生了变化。由于企业档案载体形式的变化，带来了企业档案工作方式的转变，同样在整个档案的管理流程中，电子文件在管理的时间、内容和顺序上都发生了相应的变化，促使企业档案管理必须实现企业电子档案前端控制和全程管理方法。

①管理时间上的变化。电子文件由于易更改、易删除的特点决定了其管理时间需提前到电子文件的形成阶段，只有这样才能防止电子文件在形成之后不会因为硬件损坏或人为修改而造成的丢失。

②管理内容上的变化。由于电子文件是在电子环境中生成的，其对计算机的软件、硬件都有很强的依赖性，因此电子文件在归档时要求与之相配套的生成软件或管理系统一同保存；对文件的鉴定来说，电子文件鉴定时要求对其技术状况做出判断，这些都是传统鉴定工作所没有的。

③管理顺序上的变化。由于电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作需要在文件的形成阶段就进行，因此可以说电子文件的管理流程贯穿于整个电子文件的生命全过程中。这与传统的纸质文件管理程序是不同的，纸质档案管理是有一定先后顺序的，比如先鉴定、后归档、再著录等。

二、电子商务环境下加快企业档案信息化体系建设

1. 建立并丰富企业档案信息网络系统

可以依托企业网站建立企业档案信息网络系统，收集反映本企业在生产经营管理过程中的基本数据、历史记录等资料，及时归档整理形成丰富的档案信息资源。此外，还应广泛收集行业内部信息资料，随时了解并沟通同行业档案工作动态，取得与自己相关联的信息，实现档案资源共享，为企业各部门的研发、生产、经营、决策提供信息服务。

首先，企业档案部门应该对档案信息资源数据采集和整合方式进行改进，对文字、声音、图像等信息进行数字化处理；加强信息收集著录与交流，建立丰富的网络信息库，及时、有效地整合档案信息，进行档案开发。

其次，电子商务企业随时随地都能接收到大量信息，企业档案部门应努力建设有自身特色的信息资源数据库，运用数据库技术与网络技术，将需要处理的数据经合理分类和规范化处理之后，通过对数据库的档案数据整理、分析和挖掘，为企业及客户提供有用的信息。

2. 加强对电子档案的管理

企业档案工作人员通过在网页上下载和上传来完成电子文件，这些电子文件中具有重要保存价值的档案信息在电子档案数据中心服务器上进行物理归档，转化为电子档案，并有相应的纸质档案归档保存，实行电子文件和纸质文件的归档双套制，以确保档案信息的安全。电子档案的载体与以往纸质档案不同，因此，保管的要求也不相同。它使用的存储介质是较高容量的新材料载体，如磁盘和光盘等；电子档案数据库房要防尘，并保持清洁、通风，档案工作人员也要定期对存储介质进行检查，以防计算机等设备感染病毒。

3. 了解企业需求，拓展服务内容

企业档案工作人员不仅要做好档案信息资源的收集保管，还需要更多的了解企业需求，拓展服务领域。一方面，从相关网络上获取有效信息，提供企业产、供、销、技术、资金、政策等信息，建立起一套适合本企业的科学、高效的企业档案信息资源管理体系，为企业发展提供主动的全方位的服务。另一方面，通过企业门户网站，结合营销手段，把最能展现企业自身优势和良好形象的信息资源于网上，吸引客户。

4. 借助企业信息部门的技术力量，做好相关标准的制订

档案信息化建设要与企业信息建设同步进行，档案部门应通过吸收和借鉴国际国内成功的网络建设经验，从而尽快制定出符合本企业电子文件管理的规范制度标准，如电子档案存储格式、代码标准、档案信息网络安全等。相关标准的制订是在新的网络时代中，这是促使企业档案信息建设制度更规范、共享性更强、成功利用率更高的保证。

5. 培养高素质、多技能的档案信息管理人才

档案信息网络化建设需要一支专业技术素质较高的队伍， 因此，应加大档案工作人员业务素质的培训力度，有针对性进行各种形式的业务培训，特别加强计算机信息网络技术、信息开发技术、人工智能和基本技能等知识的培训。通过培训把理论与实际工作有机结合，提高档案人员的业务技能，从而能更熟练地为企业电子商务活动提供信息服务。

三、结论

进入电子商务时代，企业档案信息资源在企业的发展中将日益占据主导地位，企业档案管理应跟上企业发展的步伐，并在先进的管理理念和模式的指导下，对企业档案管理工作进行根本性的变革，提高档案管理水平，只有这样才能合理开发利用档案信息资源，实现档案信息资源效用的最大化，更好地为企业发展服务，提高企业效益。

参考文献