企业文书与档案管理范文

导语：如何才能写好一篇企业文书与档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】现代化，企业，文书档案管理，对策

1现代企业文书档案管理趋势与优势

1.1自动化与现代化是发展必然趋势。随着社会经济的不断发展，企业在管理工作中也要实现自动化与现代化管理，企业展示自身管理的有效途径之一是规范文书档案管理工作，这也是企业实现现代化管理的重要步骤。我国经济发展推动了计算机技术的发展，计算机使用范围逐渐在加大，覆盖面越来越广泛，计算机为文书档案管理工作减轻了人员手工操作的复杂过程，同时也提高了文书档案管理的质量，档案办公自动化提高了文书档案的整理、编辑工作水平，现代化的管理模式有效提高文书档案的存储量。

1.2现代化管理优势。普查文书档案，企业文书档案信息资源是非常丰富的，这也意味着文书档案管理工作量的强度，现代企业的文书档案管理应该在传统的管理模式中脱颖而出，从繁杂的工作环境中解脱出来，这也是企业节约人力管理成本的有效方式之一，信息化、现代化的管理水平能够实现文书档案信息的完整普查，发现与挖掘文书档案信息的利用价值，为利用者提供更方便的检索条件。信息化管理的首要工作就是规范化、标准化，现代企业的档案卷宗由多年的封闭式管理而导致的杂乱无章的状态，是需要做全面的清查工作的，其中因为保管期限划分不清楚、文书档案重复、无检索价值的档案占有很大一部分，所以要将这些问题档案卷宗做一次彻查清理，为保证以后工作中计算机操作重复识别、效率低的现象发生。

整合档案卷宗，信息化管理顺利进行取决于档案卷宗的整理分类规范程度，将卷宗中内容繁杂的信息重新摘要整合，整理之后的卷宗是要符合与原信息中存在必然联系的文件组合原则的，要将检索要素标注在明显位置，这样能够确保在人们在检索、统计工作效率高，信息传输工作速度快，排除人工作业中的失误，数据准确率高，节约档案管理工作成本（工作中不涉及到纸张费用、传输信息费用、不需要大量统计时间），工作强度小、方便快捷（不需要手写统计填写，通过鼠标操作），保证查找内容的完整性。与时俱进，现代化企业文书档案管理应该利用计算机技术的便捷性与整合性来实现企业文书档案的科学管理，使企业档案信息的利用率得以提升。

2计算机在现代化企业文书档案管理工作中的应用

档案管理的工作人员在陈旧的工作方式下，长时间从事繁杂的工作难免发生失误，这样是很难提高档案管理工作质量与效率的。计算机管理在文书档案中的应用是循序渐进，现代企业的档案管理工作最终的目标是将所涵盖的档案为管理中心所用，计算机的使用在这一工作过程中实现了档案利用率的提高，同时能够将管理人员从传统的工作环境与工作模式中解脱出来，为企业文书档案管理创造现代化的工作环境与氛围。这是计算机在现代企业的应用最终价值。

在实际的操作过程中，计算机管理可以实现文书档案按照重要程度、检索价值、利用率高低、开放程度的特点分门别类的整合，将开放核心信息档案、利用率高的文书档案放在优先整理位置，计算机管理能够分清急缓，工作进程循序渐进。同时能够将文书档案分等级记录，在现代企业的文书档案工作中可以按照档案卷宗的性质结合计算机的工作特征，进行有效分类，对于内容单一、反映层次不高、价值含量低的档案进行整合；对于卷宗总涉及重复内容、反复性强的档案进行组合排查；对于卷宗内容庞杂的档案进行抽丝拔茧的分级记录，这样不仅仅解决了档案标题要素问题，同时也优化了记录条目，在操作中节约工作时间，提高了工作效率。

计算机在文书档案管理中的应用价值是清晰明朗，通过计算机将卷宗中信息量较好的资源直接进行录入，有效的分类统计，对于一些以特殊形式存在的档案，可以详细的将姓名以及个人信息录入到卷宗目录当中，之后经过计算机操作统一编号分类。这样清晰明朗的工作程序不仅仅是为了工作人员在日后管理中方便快捷，也给人们减少了浏览非重要信息内容的时间。

3建立健全文书档案管理理制度

档案的管理标准是国家档案专业部门或上级档案主管部门颁布的档案管理规范化指导文件，具有权威性、法律性和全面指导性，是企业档案部门开展档案管理业务的依据。

第一，企业需要构建文书档案模块，使文书档案的管理方向性得以确定，该组织机构也能够起到文书档案建设强度决定性的职责，能够有效统筹文书档案建设方面的工作，更好的协调文书档案管理部门与企业各部门之间运作的沟通。

第二，企业需要一项完整的企业管理制度以及文书档案管理机制，这样能够有效规范企业员工以及管理层领导的工作状态以及个人行为，使企业能够走向正确的可持续发展道路。企业管理层的模范作用是不可被忽视的，在企业文书档案构建中也是占有非常重要作用的。

第三，企业需要制定有效的现代化文书档案管理制度以及企业员工绩效的考评机制，这样能够有效使员工职业目标与企业经营有机融合，从而能够激发员工工作积极性，也能够约束企业员工以及管理层领导的个人工作行为。企业资源中最重要的构成部分是文书档案信息资源，所以在文书档案管理过程中要坚持以人为本的工作原则。企业文书档案建设中应植入以人为本的理念，使员工的积极性、创造性以及工作热情能够有效被激发，也为员工提供健康、开放、轻松的工作环境，在此基础上强化企业现代化文书档案管理，为提高企业整体资源配置做贡献。

4结束语。加强文书档案现代化管理，是现代企业发展的要求，当今是科技发展的信息化时代，被各种行业知识所覆盖，所以企业之间的核心竞争可以看作是信息资源的竞争。在这种宏观环境下，企业需要为文书档案管理工作人员提供良好的工作环境，使员工的工作能力以及个人才能不断被提升，使企业整体发展历程中的信息资源得到优化，从而使企业管理能力得到提高。

参考文献：

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关键词：计算机技术；档案管理；企业管理；阶段

中图分类号：G27文献标识码：A

根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS�的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

3 电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》�GB／T17678－1999�把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件�最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

4 结语

综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。

参考文献

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[关键词]电力企业；文书档案；档案管理

中图分类号：F426.61；G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）09-0318-01

1 电力企业文书档案管理的重要性

电力企业的文书档案管理工作，是利用现代计算机技术手段代替了传统的手工记录，采用科学手段文书档案管理方法，不仅减轻了档案管理人员的工作压力，更为电力企业提供科学有效的数据服务。加强并做好电力企业文书档案的管理工作，合理利用电力企业文书档案的相关资源，充分发挥它的利用价值，顺应社会的经济潮流，确保电力企业的快速发展。[1]

2 电力企业文书档案管理及利用现状分析

2.1 电力企业对文书档案管理工作不重视目前，大部分的电力企业认为文书档案管理工作只是文字性的工作，没有意识到电力文书档案管理工作的重要性，不清楚文书档案对电力市场的影响。同时文书档案管理工作中投入很少，档案室的设施和文书档案资料有待改进。

2.2 文书工作与档案管理衔接性不够。在实际工作中，部分电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好地联系到一起。文书工作和档案管理工作实行分开管理，不能有效地整合到一起，很容易产生差距和问题。出现问题后，两者处理问题的方式也不同，电力企业档案管理系统就会出现问题，对文件的统一性、完整性造成一定的影响。如果不能将文书工作与档案管理有效地结合到一起，将会阻碍电力企业的发展。

2.3 电力企业文书档案利用率不高。当前，由于对文书档案管理工作的不重视，不能很好地将现代科学信息技术运用到文书档案管理工作中，很多数据资料不能进行数字化管理，很多工作需要管理人员以传统的方式完成，不仅工作压力大，而且容易出现遗漏。如果电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，这对电力企业以后的发展将提供极其有用的资源，提高电力企业的工作效率，为电力企业的发展奠定坚定的基础。

2.4 电力企业文书档案管理人员专业水平欠缺由于电力企业中文书档案管理人员对专业知识不熟练，也可能造成档案资料相关数据不具有代表性、科学性，制约了电力企业发展的脚步。[2]

3 如何加强电力企业文书档案的管理及利用工作

3.1 重视电力企业文书档案管理工作在电力企业文书档案管理工作中，培养“管理工作、人人有责”的思想，加强电力企业全体员工对档案管理工作的重视，相关领导更应起到带头的作用，意识电力企业文书档案管理的重要性，全面提升文书档案在企业中的重要地位。另外，加大投入档案管理的现代化设施，将传统的文书档案管理方式转化为数字化管理，提高利用率，打造良好的文书档案管理氛围，全面提高档案管理人员的工作热情，打开新的局面，让文书档案管理工作越做越好。

3.2 提高文书工作与档案管理的衔接性在电力企业的发展史上，文书工作与档案管理工作既有区别又有联系，文书是档案的铺垫，档案又是文书的归属。加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应该相互学习与沟通，研究其工作特点和性质，在两者之间区别的基础上，进行统一化管理，只有好的文书工作才能为档案管理工作打下扎

实的基础。因此，相关的工作人员必须齐心协力完成，在实践工作中，相互协调和配合，不得互相猜忌或者推卸责任。①加强文书工作人员的档案管理意识，为档案管理工作人员提供最好的文件资料，不能敷衍了事，给档案管理人员增加工作压力，配合档案管理工作人员，做好衔接工作，为其提供科学、有效的帮助，促使电力企业的各类文件有机地联系到一起，保证档案更新的实效性；②电力企业档案管理人员需严格执行相关管理制度，及时且准确地接收文件，核对文件，进行资源整合，如发现与实际不符或者出现错误，第一时间向文书人员反馈，保证文书档案的质量。此外，电力企业档案管理部门做好档案的合理利用工作，制定相关借阅制度，严格按制度执行，保护好文书档案，避免丢失遗漏。

3.3 分类管理，提高文书档案利用率在文书档案管理工作中，制定科学完善的管理方式，针对不同的活动、专题，进行归类，提升文书档案的利用率。在电力企业开展重要活动或者专题时，收集相关材料，根据活动性质，制定有效可行的活动方案，为以后电力企业此类活动的开展提供好的题材和参考作用，同时提高了文书档案利用率。

3.4 加强文书档案管理数字化建设数据化管理包含了压缩技术、数据库技术、高速扫描技术等先进科学技术。在电力企业的发展过程中，文书档案管理应该重视数字化管理，加强数字化建O，有效利用数字信息化技术，提高工作效率。

3.5 提高文书档案管理人员专业素质为适应电力企业发展的要求，提高文书档案管理人员专业水平和个人素质势在必行。文书档案管理人员不仅要掌握相关的知识技能，还要懂得计算机操作。此外，电力企业定期给文书档案管理人员进行培训和考核，提高业务水平，全面提升文书档案管理工作的质量。[2]

4 案例分析

案例一：小李是××电力企业工作3年的文书档案管理人员。随着科学技术的发展，公司也越来越注重文书档案管理工作，去年，公司加强了文书档案管理数字化建设，将传统手工模式与现在科学计算机技术有效结合，小李的工作效率也大大提高了。公司每年3月开展“电力设施保护宣传月”活动，今年2月份的时候，领导让她把2015年“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，需要借鉴去年的相关数据拟定今年的活动计划。小李通过数字化的档案管理信息系统在检索的地方输入“2015年电力设施保护宣传月”，系统会立刻检索出2015年电力设施保护宣传月的相关内容，大大提高了查询速度，提高了工作效率。

5 结语

电力企业文书档案记录了电力企业所从事的各类管理活动，对电力企业的发展具有重要的意义，加强电力企业文书档案的管理工作，提升电力文书档案的合理利用率，完善电力企业文书档案管理工作，为电力企业发展提供有利条件，促进电力企业的全面发展。

参考文献

[1] 何英.电力企业文书档案的管理及利用分析[J].黑龙江档案，2013（06）：103.

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一、信息化时代文书档案管理的问题

1.文书档案管理工作的重视度

文书档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分，文书档案管理涉及多个方面，如党工管理、行政管理、会计凭证、生产和经营材料等，因此文书档案管理也需要各个部门的配合。然而很多企业的文书档案工作得不到有关部门的重视，认为文书档案工作不是特别重要，涉及文件归档部门的相关人员也常常缺乏相关的档案知识和常识。这样的情形会导致文书档案归档不规范、文件资料不健全等问题。文书档案至关重要，文书档案包含了企业重大事情的完整记录，也囊括了企业所有制度的变化发展等重要资料。要解决信息化时代文书档案管理存在的问题，首先要从提高站位，重视文书档案开始。

2.信息化时代文书档案的流程制度

在信息化时代来临之前，文书档案在归档前后都是纸质形式存在，信息化时代后许多文书档案以电子化的形式呈现，但是相应的制度和流程还有待进一步完善。一是所有与文书档案相关的部门要以最有效率的方式完成文件的收集、立卷工作，以前是纸质文件直接整理立卷，文件电子化后，文书档案的整理需要有适应协同办公相应的流程。二是文书档案归档不够规范，不同部门归档的文书档案质量参差不齐，有甚至出现资料不全的现象，需要制定相应完善的流程和制度来规范相应情况。

3.信息化时代下文书档案的安全性

随着企业电子办公平台办公模式的开启，各类文件更多地在信息平台及网络上留痕及传播。电子文书档案本身也具有不稳定性，电子文书档案容易被人为改动，文书档案管理人员对于借阅时是否设置有相应的安全性流程都应该具有相应的安全意识以及安全知识，严格按照操作流程和档案管理制度实施管理。再者在信息化网络时代，计算机的安全也直接决定着文书档案的安全，处理文书档案的电脑是否连接外网、是否有相应的硬件和软件的安全措施也都变得格外重要。

二、信息化时代文书档案管理的几点措施

1.增强对文书档案的重视

信息化时代下，不仅档案管理部门需要重视文书档案的管理，与文件归档相关的各个部门都需要重视文书档案管理。企事业单位的各个部门需要充分认识到文书档案管理的价值。做好文书档案工作的宣传和动员，增强对各类文书档案管理部门人员的培训和考核，优化激励机制，强化档案人员队伍的建设，从思想上重视文书档案，从根源上减少文书档案不规范的可能性。这样同时也可以增强档案管理人员的自主性和价值感，让文书档案管理人员更好地服务于档案事业。

2.加强对文书档案信息化建设的投入

信息化时代的步伐不可阻挡，企业应该加大对文书档案信息化的投入。首先是在硬件部分的投入，不论是文书档案管理人员的配置，文书档案管理需要的网络硬件设备的资金，还是文书档案后期维护的网络升级等等，都需要相应人力与资金等各方面的投入。配置可以胜任相应岗位的文书档案人员，可以使文书档案在管理过程中规范有效，投入了相应的信息化资金，有利于现代文书档案的保存，也便于文书档案充分发挥其为民服务的作用。

3.制定完善的文书档案管理流程制度

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关键词：文书档案；管理

作为服务型及高技术型的工作，文书档案管理不仅在各单位和企业具有重要的作用，还因为时代的进步有着巨大的发展空间。为了保障档案质量，发挥其服务性能，就需要在安全、操作等方面进行优化，完善其制度和规范，从而确保档案的完整性和安全性，加强信息资源的开发和利用价值。

一、文书档案管理概况

1.文书档案管理概念。档案管理是企业管理工作中最基础、最根本的工作，是信息化建设的重要部分。文书档案管理作为档案管理中的重要内容，在业务决策、企业发展上都承担着重要的作用。文书档案管理表面上可以理解为对企业事业单位等历史资料的总结和保存，实际上还肩负着行政管理、科学研究、业务开展以及宣传教育等多项职责，是企业和单位实现科学管理发展的基石。目前，文书档案的重要作用不断被人们发现，其通过收集和归档进行服务工作的价值也越发受到社会的关注，在现有基础上完善管理制度和方法，提升其技术水平与保密等级等，已成为企业事业单位发展的一项核心内容，因此规范文书档案的保密管理、创新管理手段和方法，不仅是时代潮流，也是一种必然的现实需求。

2.文书档案管理存在的问题。文书档案由于资料繁杂，管理过程设计人员较多、标准化过程难以控制，因此实际工作中常出现各种问题。研究文书管理方法必须对现有问题进行充分认识，以实现深入的结构调整和改进。文书档案管理的概念产生已久，但部分人员对文书档案的管理意识还十分不足。档案管理工作人员过于重视红头文件而忽视普通的编号文件，使得档案时间不连贯、准确性低、工作效率和工作质量低下，难以满足信息查找和处理工作的要求。其次，一些企业或单位档案意识淡薄，缺乏文书档案的收集、整理、归档工作流程，也缺少对文书档案保密管理原则、方式的设计和规定，无法保证文书档案归档率、完整性和准确性，使得相关人员在实际工作中得不到有效的借鉴和指导，降低了档案的利用效率。此外，在很多企业当中，档案与文书分属不同的管理条块，两部分人员若不能得到及时的信息沟通和一致的管理规范，就极容易出现衔接方面的脱节与不顺畅，造成漏归、错归等现象的产生。

3.未来文书档案管理特点及发展趋势。文书档案具有稳定的传承性，是企业创新和发展数据来源，同时作为行政管理中的后台基础工作，又决定着企业的各项事务能否顺利开展。在各种文书档案中，一些重要的档案承载着企业的核心价值，因此具有极强的保密性。不同企业对此采取了不同的保密方法，但保密原则基本相同。文书档案管理的保密原则主要包括全过程标准化控制、分级管理两个方面。前者通过对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，在收集、鉴定、分类等多个环节实行标准化控制，确保档案的安全和完整性。后者则采用划分保密等级的形式，将责任落实落实到具体个人，从而保证档案管理的质量。除了传承性和保密性，信息化逐渐成为现今文书档案管理的新趋势。传统的方法采用纸质档案和人工填写，对环境和人员有较高的要求，且随着时间的发展，必然出现一定的问题和弊端。现阶段企业电子文档虽然普及，但部分企业和单位仅仅局限于将手写内容转化为电子文本，并未完全实现档案管理的信息化，文书档案的信息化管理还未得到真正的开发和利用。

二、新形势下文书档案管理改进方向

1.健全文书档案管理规章制度。为了实现文书档案管理工作的科学开展，需进一步细化档案收集保管流程，明确档案管理职责，同时根据企业或单位的实际情况以及相关的法律法规，对关键问题如归档期限等进行规范和管理。各单位在制定文书档案管理规章制度时，应对突况做出充分考虑，避免由于管理漏洞造成不必要的损失。此外，相关领导档案管理意识不强，资金和人员投入较少，导致档案管理人员素质及薪资待遇普遍低于其他员工，造成其管理意识较差、责任心不强，因此，适当加大档案管理支持力度 ，制定文书档案管理的监督考核机制，将促进档案管理人员工作积极性，从而提高其工作效率。信息化时代使得信息的安全性得到极大的弱化，完善的信息化建设和系统管理应具备完整的防御能力，能够有效地对档案的实体安全和信息安全做出保证。建立这一科学的档案管理规章制度，就要充分考虑其保密性，做到总体设计和具体环节的安全信息管理，以适应不断发展变化的文书档案收集及保密需求。

2.强化档案管理人员专业技能。作为一名优秀的档案管理人员，专业水平和专业技能直接决定了能否应对档案的分类整理立卷等工作，而管理人员的积极性则决定了其是否具有资料的安全保密意识以及责任感。企业或单位在招聘档案管理人员时，从人才引进的角度，应甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量。而在日常培训时，可以通过培养管理人员对资料的敏感性树立其管理理念，通过专业技能的学习来实现整体素质的提高。培训的内容和形式可以多样化，例如聘请相关学校的老师现场讲解、开展团队竞赛活动等，通过加深学习体验达到强化专业知识的目的。此外，档案管理部门应当主动与企业文化建设部门及相关部门积极配合，加强部门之间的联系，通过文化宣传来提高企业或单位内部对文书档案管理工作的了解，从而将强档案管理人员的工作积极性和责任感。档案管理人员的整体素质决定着文书档案收集及归档工作效率及质量，多维度的培训不仅有利于个体的自我提升，还有利于充分发挥文书档案的最大价值。

3.搭建信息化文书档案管理平台。传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此，企业或单位应对传统文书档案收集模式进行改进，在原有模式的基础上搭建新的信息化文书档案管理平台。在平台的研究和建立过程中，除了科技投入，还可以引进信息收集、保管的技术方法，例如图像、声音与文本的转换方法，以此加深对资料的连续性和历史性的了解。在信息保密制度下，通过相关的保密级别，对信息进行数据化处理，加强数据化档案的安全性。最后，企业在选择合适的管理软件时应慎重，目前已较为成熟的办公自动化系统和档案管理系统为企业或单位提供了更多的选择，新技术的发展也使得数据录入等更为简洁，选择管理软件时应对其操作难易程度、后期维护以及保密性能作出充分考量，建设与时俱进同时适合自身发展的信息化文书档案管理平台，充分发挥文书档案的服务性质。信息化的管理平台代替人工，在工作效率、失误频率上都有了显著地提升，但不可避免的存在众多安全隐患，只有管理人员加强日常的软硬件设备维护，完善信息应急措施，才能从根本上发挥信息化平台的优势，确保档案的安全。

三、Y语

文书档案是企业发展过程的记录者，也是核心技术和数据的承载者。明确文书档案管理工作的特点，充分意识其价值，是各单位及企业不可缺少的任务之一。未来的文书档案管理工作将在信息化的道路上不断发展，其保密性和传承性也将不断被强化。完善文书档案收集和归档等工作，建立科学的档案管理平台不仅是个体需要，也符合时代和社会发展的需求。

参考文献：

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关键词：电力企业；文书档案；服务

中图分类号：G275.2文献标识码：A文章编号：

引言：

文书档案管理作为电力企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很关键的作用。随着企业办公自动化系统的启用，文书档案日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了新的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。目前电力企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理现代化的同时，加强管理的规范化工作。

1.信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求

20世纪末美国面对日益激烈的全球竞争形势提出了”信息高速公路’‘建设的战略此战略主要是为了提高网络的传输速率和宽带。该战略的施行收到了良好的社会经济效益使美国的管理成本大幅度的降低、竞争力大大增强。同时许多国家纷纷效仿美国制定了相类似的信息发展工程,出现了一种争先利用先进科学、技术来改善企业经营管理的局面。可见.信息技术的开发和进步对社会经济发展具有重要的作用信息化这个概念已经渗透到社会经济的各个领域信息化建设已经成为了社会的基础设施建设。信息化意味着我们有加强一切有用信息的开发和管理的必要使信息的服务带动作用得到有效发挥。

电力企业是知识型、技术型高度密集的企业是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业。信息化的发展趋势促进了有用信息的开发利用,要求企业文书档案管理和信息化建设紧密结合。电力企业档案是在企业的经济活动中产生的.是企业经济活动的真实反映对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求。如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面前的重要问题。当前加快信息自动化系统建设,实现文书档案工作各个环节的计算机化是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

2.实现信息化管理的原则

计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。目前，电力企业已经将计算机引入了文书档案的管理，通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间，提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式，要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息，对信息加以区别和处理，并为企业提供准确的信息利用。

2.1利用快捷

企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

2.2方便实用

当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。 要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。 使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

2.3确保信息安全

文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，文件须经加密处理。 单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护信息的安全。

3.电力企业文书档案现代化管理的方法

电力企业文书档案工作现代化管理就是应用现代科学技术特别是以电子计算机技术为杨合的信息处理技术.采用科学的文书档案管理体制和管理方法,开发档案信息资源提供高质量、高效率的档案服务,其中人是最重要的因素。

3.1切实提高电力企业文书档案管理发展意识

电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面.面向电力企业文书档案和科技档案管理工作.要积极参与.并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理.’提高电子计算机管理水平为文书档案工作的开展创造良好的企业环境,为电力企业的发展提供服务;二是要提高档案工作人员的工作积极性把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面带动电力企业档案事业的全面发展.

3.2加大电力企业文书档案现代化管理的软硬件投入

制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多如资金、人才等,但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精}力关心和支持这一事业没有资金,应想方设法创造条件投入资金;没有设备,应千方百计配备先进设备;没有管理人才.应积极培养、选拔高素质的专业人才把档案现代化管理纳入电力.建设、电力供应、电力管理工作计划,列入本单位重要达标的内容进行考核。二是各基层单位领导尤其是分管档案工作的领导要经常过问此项工作.定期听取档案工作汇报.了解档案工作现状指导档案部门依法开展工作,帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路.实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3建设高素质的电力文书档案工作者队伍

电力企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求,档案管理人员应具有现代意识和服务思想,应掌握现代知识和技能。档案人才是知识,管理人才。当前文书档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用即档案计算机管理。电子计算机以其高速运,算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。文书档案管理工作者必须掌握现代化信息技术熟练和运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护.胜任计算机时代的文书档案管理工作。电力企业应强化训练,对档案专(兼)职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训,培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军培养和选拔优秀人才,使他们不仅具有较高的业务素质,而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管一理队伍进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

3.4加快电力文书档案管理的现代化进程

电力企业文书档案工作规范,化标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。电力文书档案工作被看成是一项知识性管理工作。知识性管理档案是电力企业信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来,实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理,这是认识的又一深化，无疑也提升了电力文书档案工作的重要地位。文书档案是企业资料信息源是企业的财富、智慧的积累文书档案管理实现自动化、信息化和现代化管理,可使信息资料资源更好地发挥作用。

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【关键词】电力企业；文书档案；服务

引言：文书档案管理作为各行业企业MIS系统的重要组成部分，在企业信息化建设中起着很至关重要的作用。随着企业办公自动化系统的启用，文书档案日益成为企业文件的主导形式，这就对档案管理提出了更高的要求，即如何利用计算机及网络技术收集、积累、整理、形成档案，开发档案信息资源，提高档案管理的效率，更好的为企业服务。目前企业的文书档案管理电子化已经得到一定的发展，但管理上还不够规范。为此，需要在进一步实现文书档案管理现代化的同时，加强管理的规范化工作。

1.信息社会对电力企业文书档案管理发展提出了新的要求

20世纪末美国面对日益激烈的全球竞争形势提出了”信息高速公路’‘建设的战略此战略主要是为了提高网络的传输速率和宽带。该战略的施行收到了良好的社会经济效益使美国的管理成本大幅度的降低、竞争力大大增强。同时许多国家纷纷效仿美国制定了相类似的信息发展工程，出现了一种争先利用先进科学、技术来改善企业经营管理的局面。可见，信息技术的开发及研究对社会经济发展具有不可忽视的作用。信息化这个概念已经渗透到社会经济的各个领域信息化建设；一切都是为了社会的基础设施建设而生。信息化意味着我们有加强一切有用信息的开发和管理的必要使信息的服务带动作用，从而得到有效利用。

电子企业是知识型、技术型高度密集的企业是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重要骨干企业。电子企业档案是在企业的经济活动中产生的.是企业经济活动的真实反映对企业的现状和发展规律研究、日常经营管理和战略决策等都有重要的价值。信息社会对电子企业文书档案管理发展提出了新的要求。如何有效的发挥文书档案的作用为企业服务为社会信息管理、建设服务成为摆在信息开发和管理者面临的首要问题。当前加快信息自动化系统建设，实现文书档案工作各个环节的计算机化是实现文书档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

2.实现信息化管理的原则

计算机管理在各个领域的普及使企业文书档案实现信息化管理成为现实。计算机与网络进入企业文书档案管理领域，一方面，使档案信息的处理速度大大提高、档案资源的服务范围扩大、档案资源开发利用变得更加方便，另一方面，也使我们看到传统的档案管理模式必须进行改革，才能适应当前的信息化潮流。目前，电力企业已经将计算机引入了文书档案的管理，通过应用该技术大大简化了文件材料的收集、整理和归档过程，节约了时间，提高了效率。一个成功的企业文书档案计算机管理模式，要能够处理文书与档案部门内部各方面的工作信息，对信息加以区别和处理，并为企业提供准确的信息利用。

2.1效率高

企业文书档案应用计算机管理的目标是利用现代化手段、以全新的管理理念处理文书档案信息，为企业提供安全、及时、准确、全面的信息，提高工作效率。

2.2经济实惠

当前采用的计算机管理技术使得系统在一定的时期具有先进性，而不被淘汰。要简化程序，使用方便，符合企业文书档案的应用要求，符合档案系统规范。使用成熟的商品化软件，与办公自动化软件能够有效地接口，不能形成信息孤岛。

2.3安全可靠

文书档案信息内容有一定的保密要求，因此，必须处理好信息保密和信息共享之间的矛盾，规定用户权限，文件须经加密处理。 单位档案的网络可以组成一个单独的局域网与企业网连接，但必须与国际互联网维持物理断开形式，从而维护信息的安全。

3.电子企业文书档案现代化管理的措施

采用科学的文书档案管理体制和管理方法，开发档案信息资源提供高质量、高效率的档案服务，其中人是最重要的因素。

3.1切实提高电力企业文书档案管理发展意识

电力企业文书档案工作者及分管领导必须树立起档案管理及档案保存的重要意识。一是要改变档案工作长期无声无息的收集整理局面.面向电力企业文书档案和科技档案管理工作.要积极参与.并应用相关档案的电子计算机管理办法和要求加强管理.’提高电子计算机管理水平为文书档案工作的开展创造良好的企业环境，为电力企业的发展提供服务；二是要提高档案工作人员的工作积极性把管理档案工作的作用充分发挥出来.千方百计扩大服务领域只有这样才能打开电力企业文书档案工作的新局面带动电力企业档案事业的全面发展.

3.2加大电子企业文书档案现

代化管理的软硬件投入制约电力文书档案和科技档案现代化管理的因素有很多如资金、人才等，但起主要决定因素的是分管领导者的现代化意识管理水平。一是应投入较大的精}力关心和支持这一事业没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才.应积极培养、选拔高素质的专业人才把档案现代化管理纳入电力.建设、电力供应、电力管理工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。二是各基层单位领导尤其是分管档案工作的领导要经常过问此项工作.定期听取档案工作汇报.了解档案工作现状指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。三是要有宏观指导的总体思路.实现微观动作上管理内涵和技术手段的创新。

3.3建设高素质的电子文书档案工作者队伍

电子企业文书档案管理现代化对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案管理人员应具有现代意识和服务思想，应掌握现代知识和技能。档案人才是知识，管理人才。当前文书档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用即档案计算机管理。电子计算机以其高速运，算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。电子企业应强化训练，对档案专（兼）职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管一理队伍进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

3.4加快电子文书档案管理的现代化进程

电子企业文书档案工作规范，化标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节。电力文书档案工作被看成是一项知识性管理工作。知识性管理档案是电力企业信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理，这是认识的又一深化，无疑也提升了电子文书档案工作的重要地位。文书档案是企业资料信息源是企业的财富、智慧的积累文书档案管理实现自动化、信息化和现代化管理，可使信息资料资源更好地发挥作用。

4.结语：

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是企业发展的一个不可缺少的方面，是一笔宝贵的文化财富。建立健全一套完整科学的文书档案管理体系，有助于减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率，使文书档案管理能够服务企业发展、服务社会经济。

参考文献

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一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性

1.是提高企业效益的一个重要途径

企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据企业发展史做出正确的决策都有着重要的意义。

文书档案管理本身是一项极其纷繁复杂的工作，其中涵盖了大量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。

因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。

2.是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法

随着社会经济的迅速发展，企业发展模式也早已脱离了以消耗资源为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。

而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。

二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足

1.企业本身没能引起足够的重视

不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度日益科学化的同时，文书档案管理依然是一种传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件，存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。

2.文书档案管理制度不够健全

企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，且颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并且修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。

3.管理技术落后

在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。

4.管理人员素质较低

现阶段，就整体来看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。

三、优化文书档案管理工作的几个方法

1.加强宣传，提高认识

提高文书档案管理工作的首要措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。

2.完善档案管理制度

煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。

3.积极引进新技术

积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。

4.提高管理人员素质

对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使之能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。

结语

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关键词 办公室人员 文书档案 解决策略

文书档案管理是机关事业单位办公活动中对实际工作进展情况的真实记录，是确保单位持续稳健发展的重要依据，有助于规范单位业务行为，提升单位服务水平，同时也可以实现“古为今用”，更好地指导单位现实工作的开展。其重要性不言而喻。因此，办公室人员必须要从思想层面上意识到文书档案管理工作对单位发展的重要性。然而，在当前的文书档案管理工作开展的过程中，依旧存在一些制约管理水平提升的因素。如何才能有效地提升办公室人员的文书档案管理水平，是当前办公室管理工作亟待解决的问题。

一、文书档案管理概述

（一）文书档案管理的含义

文书档案实际上就是反映行政或者党务等活动的档案，主要包括布告、命令、信函、指示、决定、通知、简报、会议记录、批复、计划和总结等。而文书档案管理则是将已经发生过的事件及其具体过程记录下来，并以电子文件或者纸质形式载体加以储存，具体主要包括对这些文书档案信息进行收集、整理、检索、坚定、统计、利用以及保护等工作。同时，这些工作环节之间大都有紧密的联系性，特别是利用环节更是文书档案管理的核心。

（二）文书档案管理的特点

文书档案管理工作的特点包括“一体化”和“综合性”两个主要特点。其中的“一体化”特点是指文书档案整理是在文件搜集、运转、催办和承办基础上所进行的一个文书档案管理环节，二者相辅相成，共同决定着文书档案管理工作的质量。而“综合性”特点是指文书档案管理工作除了负责管理文书档案工作外，也涵盖了会计、人事以及科技等方面档案的管理，内容比较丰富、复杂，所以综合性很强。

（三）文书档案管理的重要性

在现代企事业单位管理中，文书档案管理也是管理中一个重要的环节。文书档案管理不仅是确保事业单位工作质量和效率得以提升的重要条件，同时也是衡量事业单位管理水平的关键尺度。而就文书档案管理工作重要性的具体内容而言，其主要包括两个方面：一方面，文书档案的凭证作用，其可以记录下企业的真实发展情形，具有一定法律效用，同时由于其大都是当事人的声音文件、影响文件或者亲笔手稿，所以真实性比较强；另一方面，文书档案的参考作用，其是企业以前发展过程的完整记录，也是企业发展的第一手资料，所以可以为企业未来的发展提供必要的参考数据，具有重要的作用。特别是随着信息技术的迅猛发展，企业每天的发展过程中均会产生大量的文档信息，加之人们对于文档服务的质量提出了更高的要求，所以文书档案管理工作亟待完善、创新和改革。

二、当前文书档案管理工作中存在的问题

（一）管理制度有待完善

在当前大多数的企事业单位工作中，文书档案管理工作大都在行政办公室中的综合档案室内来进行，行政办公室负责的工作任务比较繁重，没有将其分散给其他部门或科室的文书档案资料来进行合理归档；或者部分办公室人员为了办公方便而没有将那些使用完毕的文件进行及时的归纳；又或者部分办公室人员没有从思想层面上意识到档案归纳的重要性，所以在使用后随意放置而造成丢失问题等等。这些问题均可以归根于管理制度不完善。

（二）人员素养有待提升

目前，部分企事业单位大都没有充分意识到文书档案管理工作对单位事业发展的重要性，具体主要表现为企业内部的办公室人员的管理水平、文化程度、理论水平以及专业素质等参差不齐，同时他们所具备的管理意识、知识储备量、知识结构以及工作效率等已经无法满足新形势下现代企事业单位业务开展的需求，所以相关的企事业单位文书档案管理人员的素养有待提升。

（三）部门协作有待加强

基于上述所述，文书档案管理工作本身具有“一体化”和“综合性”等特点，要求办公室人员必须在具有较强档案管理意识的基础上统筹单位各部门的工作，以确保文书档案管理工作的质量。然而，在当前的文书档案管理工作过程中，办公室人员大都对各部门间的业务不熟悉，所以他们无法科学、准确地确保文书档案管理工作的质量。

三、当前文书档案管理工作中存在问题的解决策略

（一）完善档案管理制度

文书档案管理制度是办公室人员开展文书档案管理工作的行为准则和标准，可以规范办公室人员的管理工作，提高管理的水平，所以在平时的文书档案管理工作中，相关单位领导要结合单位发展的实际情况来不断完善档案管理制度，从而促进档案管理工作向现代化管理方面发展，同时还要为办公室人员提供良好的工作环境和条件，以使他们可以安心地进行档案管理工作。

（二）提升档案人员素养

办公室是文书档案管理工作的主体，直接关乎文书档案管理的整体质量，所以必须要切实提升办公室档案人员的管理能力。文书档案管理看似重复、枯燥、无趣、乏味，但是其内容却与各项业务的办理过程息息相关。所以，办公室人员必须要对文档管理工作有充分的了解和认识，以帮助他们更好地开展文档管理工作。另外，要从思想层次上帮助办公室人员树立牢固的责任意识，使他们可以自觉、认真地做好文件资料的收集、归纳、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用，从而全面提升文书档案管理的水平。

（三）加强部门协作管理

办公室文书档案管理工作实际上与其他各项业务直接大都有紧密的联系，其质量直接关乎办公室的整体业务质量和效率，同时也会影响文书档案管理工作开展的效率。但是办公室文书档案的种类比较多，所以为了确保企事业单位所用档案信息的质量，办公室人员必须要加强部门协作管理，切实做到“三勤”，即嘴勤、脚勤和脑勤。其中的嘴勤实际上就是要求办公室人员要积极主动去了解各业务部门所拥有的各项新工作、新进展；脚勤是要求办公室人员要积极主动地到各个业务部门去了解有关的信息；而脑勤则是要求办公室人员以自身单位的工作实际情况来思考围绕单位中心的工作，切实加强部门间的协作与沟通，以确保档案信息收集渠道的畅通性。

正所谓：“机遇与挑战并存。”在信息技术快速发展的新时期，文书档案管理工作在遇到了前所未有的发展机遇的同时，也面临着严峻的挑战。因此，为了提升文书档案管理工作的质量和效率，办公室人员必须要从思想层面上意识到文书档案管理工作对于单位事业发展的重要性，不断提升自身的管理水平，切实做好文化工作与档案工作之间的衔接工作，同时要加强各部门间的协作管理，从而切实提高文书档案管理的质量，确保单位建设的顺利开展。

（作者单位为国网吉林省电力有限公司经济技术研究院）

参考文献

[1] 甘少华.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].卷宗，2014，8（11）：62- 63.

[2] 李国斌.做好文书档案管理工作的几个条件[J].时代报告，2015，27（10）：30- 31.

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【关键词】文书工作；档案管理

文书的定义：行政学上是指国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料，又称文件。它是人们社会交往的工具，也是档案的前身。

文书工作是企业行政工作的重要组成部分，是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流经验的重要工具。文书工作记载了一切企业活动，及时性、指导性、广泛性、连续性是文书的四个特点。

企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，而文书是档案的基础，文书工作直接影响企业档案管理的质量。

文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作都十分重要。

首先，文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象。文书处理工作的主要任务是文件的收发、分办、传阅、督办、整理、保管等，而档案工作的主要任务是收集、鉴定、分类、编目、保管和利用等。它们的工作对象，一个是现在时的，一个是过去时的，属于不同阶段的两个环节。文件办理完毕，其中有保存价值的部分立卷归档后，就成为档案。从这个意义上讲，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文书处理工作是档案工作的基础，档案管理工作是文书处理工作的延伸。

其次，文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进。文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要审查归档文件是否齐全，归档分类是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文书工作的全方位检查。

通过档案工作可以发现文件材料是否系统、归档材料是否完整、文件分类是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。

从文书处理工作和档案管理工作的关系来看，两者既有相对的独立性，又是密切联系的一个整体，文书处理工作是档案管理工作的前提和基础，做好文书处理工作是提高档案管理工作质量和水平的重要方面。那么，文书处理工作如何才能为档案工作打下良好的基础呢？

一是要提高文书人员的综合素质。文书处理工作虽然表面上看是事务性工作，实际上也是一项专业性很强的工作，文书工作人员的业务知识和能力直接影响着档案管理工作的质量。不熟悉本单位的业务流程，不了解文件材料的相互关连，不理解一个事件的来龙去脉，就难以做好文件归档工作。因此，文书人员要在认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》及《归档文件整理规范》等相关政策法规的同时，要按照本单位的工作职能，不断学习相关业务知识，努力提升工作水平，为档案管理工作奠定良好的基础。文书人员还要不断增强责任感，认真履行文书处理条例，严格检查文件质量、认真检查归档材料是否符合档案要求。诸如撰写、修改、批阅文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等，文件用纸、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等做到齐全完整等等，保证文件符合立卷归档要求。

二是文书人员要树立档案意识。文书人员在文书处理中，要时刻想到档案工作，自觉主动地为归档做准备，规范办理好每一份公文，为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中，要及时收集文件材料，收发文要逐件登记建账，做到有据可查，发现缺少要及时查找。对办理完毕、属于归档范围的文件材料，做到办完一件收集一件，并做好相关的文件材料的分类整理。对于系统性、系列性的事件，不仅要收集正常渠道传送的文件，还有一些账外材料，如会议纪要、领导讲话、领导批示等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。文书人员树立了较高的档案意识，文件材料收集才能齐全、完整、系统，为归档工作打下坚实的基础。

三是要重视定期搞好立卷归档工作。立卷归档工作是文书处理的一项重要任务。它既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，直接关系到档案材料归档后的安全保管和有效利用。这就要求文书人员在平时重视积累，从公文的撰写、收发到归档、管理，做到全过程监督管理，不遗漏每一个环节。既要采取经常性收集整理、定期收集整理、集中收集整理相结合的方法，做到及时、准确、全面归档，又要特别重视和坚持定期收集整理。文件材料办理完毕，收集事件相关材料，把需要归档的材料进行盖章、装订等前期基础性工作，定期按文件形成的规律及文件的性质，依据事先拟好的分类方案，及时对号入座，分门别类，合理排列，有序存放。这样，既有利于归档文件的齐全完整，又能减轻年终的归档工作量。

四是向“文档一体化”的方向努力。从文书和档案工作的全过程管理出发，公文制发到归档管理一体化是今后的努力方向。“文档一体化”在理顺文书处理和档案管理两个环节关系的基础上，充分利用文书处理取得的成果，简化文件整理归档工作，可以大大提高工作效率。利用档案管理系统和计算机管理的有利条件，调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，随办随归，从而使归档文件整理变成一项日常工作。