档案综合管理分类方案范文

导语：如何才能写好一篇档案综合管理分类方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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研究内容

根据调研已有的标准和学术研究项目来看，对于电子文件和电子档案元数据的分类研究表现出以下3个特点：一是概念涉及内容范围广；二是电子文件和电子档案元数据的种类和层级繁多；三是电子文件和电子档案元数据随着保管和利用而不断增加。可以说，现有成果对于电子档案真实性、凭证性保障及长期保存有效利用并不都是最佳选择。设计电子文件和电子档案元数据的最佳分类方案是关于电子文件和电子档案元数据研究的重点和关键。北京市档案局根据北京市电子文件和电子档案管理的基本现状，专题攻关电子文件和电子档案的元数据分类方法，以及各类型电子文件和电子档案的元数据项最优集合，破解当前元数据分类不够清晰、项目繁杂难以落地执行的难题。该课题设计并构建了“对象元数据”和“事件元数据”两分法，探索设计了当前常见的文本类、图像类、影像类、声音类电子文件和电子档案的对象元数据项和事件元数据项，形成了重要的科研成果《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》。

方案统一了国内电子文件和电子档案元数

据在分类方法和管理模式上的争议，填补了图像类、影像类和声音类3类电子文件和电子档案元数据方案的空白，优化了《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）在实践中存在执行不便的元数据项选择。1.元数据两分法基础理论研究元数据是电子文件和电子档案管理工作重心之一，这是毋庸置疑的。目前，国内档案界对元数据的概念边界、分类思路、管理方法等方面的认知和理论并不统一，各地区的具体实践也各有特点。如何科学设计和解释电子文件和电子档案元数据的基础理论，逐步形成统一的理论体系和一致的认知，进而快速推动电子文件和电子档案管理工作又好又快发展，是我国档案界当前一项重要的工作。在课题组组长陶水龙发表的《电子档案元数据分开管理研究》论文的指导下，课题明确了对象元数据和事件元数据的两分法，界定了它们的概念与主要作用。(1)对象元数据对象元数据是指电子文件形成过程中产生的，由信息系统自动生成且不可人工干预的，直接关系电子文件和电子档案凭证性的元数据项，对象元数据应封装在电子档案身份证中。可以看出，①对象元数据的基本特征：是电子文件形成过程中产生的，由信息系统自动生成且不可人工干预的元数据项；②对象元数据的核心功用：直接关系电子文件和电子档案的凭证价值和真实性，在这里谈到的凭证价值和真实性主要聚焦在文件的依法合规问题；③对象元数据的管理原则：封装在电子档案身份证中，与电子档案身份证一体化管理。(2)事件元数据事件元数据是指电子文件归档和电子档案管理过程中产生的，对电子档案溯源起重要作用的，由信息系统自动生成或人工录入的元数据项，事件元数据以结构化的数据形式存储在数据库中，并通过电子档案目录与电子档案的内容信息和电子档案身份证进行有效关联。可以看出，①事件元数据的基本特征：是电子文件归档和电子档案管理过程中产生的，由信息系统自动生成或人工录入的元数据项，事件元数据的产生阶段和允许由人工干预是其与对象元数据最主要的特征区别；②事件元数据的核心功用：对电子档案溯源起重要作用，这就意味着事件元数据的选择不应聚焦那些对电子文件和电子档案起到凭证性保护作用的项目；③事件元数据的管理原则：以结构化的数据形式存储在数据库中，并通过电子档案目录与电子档案的内容信息和电子档案身份证进行有效关联，为了避免电子档案身份证在元数据不断增加的管理过程中重复封装，事件元数据采取在数据库中单独管理并与电子文件和电子档案内容信息挂接的管理方式，不再做封装一体化管理。2.元数据分类方案设计(1)分类方案支持更多的数据类型《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）仅仅局限于文书类电子文件的元数据。鉴于目前我国党政机关公文处理的特点，能够通过信息系统正式签发文书类电子文件的单位并不多，因而当前产生的真正意义的电子文件和电子档案可能更多地集中在图像、影像和声音等部分，DA/T46并未覆盖这三部分的电子文件和电子档案，所以各地区在实践中往往使用内部暂定的元数据方案执行。课题明确了电子文件和电子档案元数据分类方案的边界，形成了重要的科研成果《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》。元数据分类方案分别按照文本类、图像类、影像类和声音类4大常见类型的电子文件和电子档案进行了元数据的方案设计。(2)分类方案的设计更加易于落地《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46）中罗列了88项文书类电子文件所需要留存的元数据项，涵盖了电子文件形成阶段、电子文件归档阶段、电子档案在档案室的管理阶段、电子档案移交接收阶段和电子档案在档案馆的管理阶段等电子文件和电子档案全生命周期的5个主要阶段。但在国内各地区的实践过程中，普遍反馈DA/T46的执行存在一些不便之处，有些是因为各党政机关和国有企事业单位信息系统先于该标准建设完成，如严格按标准执行会出现地区性的信息系统二次开发行为，总体成本投入巨大，档案行政管理部门难以硬性推动；还有一些是因为在深入研究DA/T46之后，结合本地区、本单位、本系统、本行业实际，认为其中的某些必选和可选项目并不会实际产生，或并没有保存的必要。基于元数据的两分法理论，《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》在设计过程中充分考虑可操作性、便于执行性和科学合理性，力争使其具备更好的易用性。其中，文本类对象元数据共计22项、图像类对象元数据共计23项、影像类对象元数据共计19项、声音类对象元数据共计7项；文本类、图像类、影像类、声音类事件元数据共计14项；必选的元数据项总计约40项、可选的元数据项总计约39项，新定义了一般为可选、在特定条件下为必选的元数据项总计约7项。在课题研究过程中，注重联系实际，将《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》纳入北京数字档案馆（北京电子文件中心）项目建设体系进行验证，并作为项目建设所需遵循的核心制度使用，为项目建设提供设计蓝图。

主要创新

1.理论创新该课题首创性地提出了电子文件和电子档案元数据按两分法（即对象元数据、事件元数据）进行分开管理的基础理论，结合电子文件和电子档案管理的特点、联系北京数字档案馆（北京电子文件中心）项目建设实际，提出了对象元数据和事件元数据的核心功用和管理原则。2.全面性创新该课题的研究成果《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》充分考虑电子文件和电子档案的形成和管理现状，对文本类、图像类、影像类和声音类4类最常见的电子文件和电子档案进行了深入分析，结合各类型电子文件和电子档案的形成环境、技术特点，分别梳理了特点鲜明、专业对口的对象元数据和事件元数据项，使《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》覆盖了目前党政机关和国有企事业单位普遍形成的主要电子文件和电子档案的类型，方案的指导性更强、参考意义更大。3.实践创新该课题根据对北京市和各区档案移交单位、市和区档案馆现行信息系统的调研结果，充分考虑《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》的可操作性、便于执行性和科学合理性，在保障元数据项可充分表达对象元数据、事件元数据含义时，对元数据项进行了合理优化，最终选定的项目既满足现行信息系统的基本现状，又兼顾未来一段时期的发展需要，降低了各单位信息系统的改造量，使《北京市电子文件和电子档案元数据分类方案》在实际工作中更易于落地，也更易于被文件和档案管理人员及技术人员所接受。

应用前景

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档案分类是档案建设与管理的一项重要内容，“27号令”中的第十五条列出了高等学校11种档案类型（党群类、行政类、学生类、教学类、科研类等）它们构成了高等学校档案一级类目框架。至于归档范围，可以根据学校实际情况确定。档案的二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容、性质进行设置。如《高等学校教学文件材料归档范围》中规定，教学类档案归档范围包括综合性教学文件材料、学籍管理材料、教学计划和教学大纲与教学改革方案、教学实习与生产实习材料、毕业论文（毕业设计）等17个方面。在1995年颁布的行业标准《高等学校档案实体分类法》中，将教学档案分为综合、学科与实验室建设等8个二级类目，或划分为综合、研究生教育、全日制本科和专科教育、成人教育4个二级类目。可见，在教学档案二级类目的划分上，学校可根据自己的具体情况，予以选择。对此，档案管理人员一是要认真学习有关档案分类的规定性文件，领会好精神实质，把握好操作要点。二是要对本单位的教学情况有较为全面的了解。对教学活动的类型、形成材料的数量与质量、保存状况等做到心中有数，并据此采用与本单位具体教学材料情况吻合度更高的、二级类目教学档案分类法。三是对是否进行三级类目的扩展和标识，应酌情而定。笔者认为，对于教学材料较多的高等学校，最好扩展到三级类目，如专业教学计划或人才培养方案、课程教学大纲或课程标准、精品课程建设、教学督导、学生评教、工学结合等，这些重要性较高的教学材料，应作为三级类目来归档。

三则———强化管理

其一，要完善教学档案管理制度。包括教学档案的归档制度，教学档案的收集、分类、整理制度，教学档案的检查和监督制度等，以便在制度层面上杜绝管理的盲区和混乱。制度名称、内容、数目可视具体情况而定。关键是要做到对教学档案建设、管理的全覆盖，并在有章可循的同时，做到有章必循。其二，要界定系（部）、教研室对教学档案建设与管理的职责。这是避免由于职责不清、管理不到位，致使教学材料重复归档、不归档、漏归档现象发生的必要举措。此外，要定期或不定期地对系（部）、教研室教学档案建设与管理予以指导，有针对性地开展对档案管理人员的业务培训，不断提高他们的档案专业能力和信息化手段应用能力，提高教学档案建设与管理的效率。其三，对立卷工作要精益求精。

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一领导的重视与大力支持，保证了档案工作的顺利开展。

自从教育中心成立以来，原单位的职能扩大，职能处室增多，需要归档的材料猛增。中心领导及时调配人员，成立了以1名综合档案员、14名兼职档案员为主的档案管理机构。并积极鼓励、支持档案人员参加区档案局组织的各项专业培训。其中综合档案员还参加了上岗证的培训且取得了上岗资格证书。对于合并后的档案工作，中心分管领导多次与区档案局领导协商，重新确立了《教育中心档案分类试行方案》、《教育中心编研工作实施方案》、《教育中心2004年档案工作试行方案》。并牵头召开了中心档案工作会议。组织档案人员学习了《归档文件整理标准》，分析了当前中心档案工作的形势，布置了《2004年档案工作的计划》。在工作中，不论中心的资金多么紧张，保证为档案人员订阅档案杂志，对档案工作使用设备及装具的购买也从来都是大力支持。为了促进中心档案工作现代化的进程，中心领导还专门为档案室配备了两台专用电脑、一台复印机、一台激光打印机;考虑到现在中心两院办公的不便，还特意购买了两套《今易》档案管理软件。

二加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平。

中心成立以后，新成立的档案工作机构中，有不少人员从来没接触过档案工作。而且随着天津市档案工作的不断发展，档案工作又出台了一系列新的法规、制度及实施方案，这就要求全体档案人员紧跟形势，不断学习，不断更新自己的专业知识，提高自己的专业技能。为此，我单位坚持从两个渠道对档案人员进行培训。一是积极组织档案人员参加区档案局组织的所有培训，让档案人员不断获取新的档案工作相关信息，不断更新自己的观念。二是结合本单位的实际，制定我单位的学习计划，定期组织档案人员学习。先后学习了《归档文件整理标准》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》、《2004年档案工作要点》、《教育局档案工作制度、归档范围及保管期限表、分类编号方案》等等材料，同时还对所有档案人员进行了使用《今易》软件的培训。通过这些培训，提高了所有档案人员的专业知识水平。从而保证了入库档案的质量，为档案的开发利用打下了坚实的基础。

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一、加强对档案管理整改

档案是开展业务活动的原始记录，目前，在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题，如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱，而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节，我们首先做到加强工作力度，认真梳理管理存在的问题，认真编研材料编撰，、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实；其次，制定达标方案，落实责任人，我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限；第三要重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准，移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一整套比较完整的档案管理制度，同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先，要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推行计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次，对于那些建馆时间比较藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档” “案件”等则可用计算机程序将人名.地址.时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

三、高标准强化档案管理工作

首先，档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分，是做好各项管理工作的基础和关键。同时，随着信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些可待解决的问题。因此，我们要对档案管理工作给予高度重视，必须强化档案管理标准化。其次，随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程，文件档案的计算机管理克服了以往工作环节，工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件档案管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。第三，当今世界已经进入信息时代，办公自动化已经成为不可争议的现实。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现档案计算机辅助管理势在必行。另外，各种新型载体档案的储备技术已经应用到档案管理领域，数字化档案馆也已开始启动。为了适应时展需要，使我国档案管理工作与各项工作有效衔接，我们确立了档案管理工作的网络化、数字化目标，并制定了详细的工作方案，为最终实现档案自动查询和档案资源共享做好充分的准备。

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关键词：档案；管理；研究

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

2.1 基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

2.2 存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

3.1 档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

3.2 综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

3.3 综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

参考文献

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1.1电子商务中档案工作内容发生了变化

电子商务是指商品贸易的整个过程都通过电子手段来完成。它强调的是利用计算机网络把卖家、买家、合作方和厂商在企业外部网、企业内部网和因特网相结合的应用。贸易活动是通过网络来进行的，如查询原材料、定购、展示产品、成品储运和电子支付等活动，其核心内容是互相交流和沟通信息。随着新计算机网络的发展和应用，为企业档案工作者提出了新挑战，档案人员不仅要保管和收集好企业档案资源，还要了解更多的企业需求，设法使服务内容扩大。第一，要构建企业信息资料库，通过选取一些有价值的信息资源上网，该资源既能树立企业形象，又能体现企业优势，来展示和宣传自己，从而达到占领市场和吸引客户的目的。第二，要多方获取有效信息，构建一套高效的、科学的、灵活的、多功能的紧盯市场的企业档案信息管理体系，为企业的领导决策、经营生产全程主动地提供多层次的信息服务。

1.2企业档案载体发生变化

企业信息技术的应用，使信息数据的远近交换、传递、处理得到了适时的实现，企业在经营、生产、管理等各项活动中形成的纸质文件逐渐减少，取而代之的是电子文件，电子文件不仅办公进度快捷，而且具有极快的传递速度。电子图纸也在大量出现，其优势也是手工绘制所无可比拟的。计算机辅助设计能够对产品图纸的设计进行随意修改、查询和存储，既方便又快捷。比如开发或生产一项相对较大的产品项目可能需要产生上万份图纸，同时有些还要继承原产品的许多成果，因此电子图纸的生命力更加旺盛，而且电子图纸的保存比底图的保存更有意义，还省力、省时、方便。变化了的载体形式深刻影响着传统的档案管理模式。

1.3企业档案分类发生变化

企业电子文件的大量出现，大大冲击了传统的分类方案，如人事档案、基建档案、产品档案、会计档案、科技档案、文书档案等分类方案，逐渐被企业信息化集成系统流程的设置、各个管理模块所取代。一份完整的档案信息计算机依据工作需要随时进行调整或设立相应类目，虽然不同企业档案信息有着不同的分类方法，但不容置疑的是计算机的管理使档案分类与企业的管理、经营、生产等各种状况更加贴近，具有更加规范、科学和详细的档案分类。

1.4档案信息利用方式发生变化

为了使企业信息化和电子商务进一步发展，构建企业完善的信息管理系统，必须加强企业信息资源的开发利用，在企业经营、生产的各环节充分开发和利用信息资源，使企业经济效益和竞争能力增强。档案既是企业的无形资产，又是重要的企业信息，应充分利用信息技术，加大资源开发力度，来满足企业各方面的需要。企业档案工作人员要始终围绕企业经营生产这个中心，及时把握信息开发和集成系统中的产品信息，找准档案服务企业的切入点，实现正确信息的正确传递，使档案信息达到高层次的处理要求。

二、基于电子信息技术的企业档案管理

2.1档案数字化做好统筹规划

要实现大量档案信息技术化、数字化，就必须做好统筹规划。首先对馆藏情况进行详细调查，如档案的信息利用状况、馆藏数量、档案的类型、载体状态等基本情况。然后制订科学规划，包括数字化处理规划、硬件的购置计划等。档案数字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，应从实际出发制度一个长远计划和打算，无论是购置硬件设施，还是数字化过程，都是如此，要使其拥有较强的扩展能力和支撑能力。档案数字化处理规划的制定应遵循“重点突出，分步进行”的原则，先数字化那些利用率高的档案资源和馆藏重点，尽早使大多数利用者的需求获得满足。

2.2档案数字化必须做好选择

馆藏的档案资源数不胜数，达到件件数字化是不可能的，也是没有必要的。档案工作人员应该依据一定的原则进行划分和选择，分清需要数字化的档案和不需要数字化的档案以及需要优先数字化的档案，然后再进行数字化。现实工作中，常常对以下档案首先进行优先数字化，如特色档案、重点档案、珍贵档案和利用率高的档案。因此，凡是能成为数字化的档案信息资源一般都是高利用率、标准、有序、有特色、高价值的信息资源。

2.3优化设置扫描参数，提高数字化质量

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1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

3煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。

4外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题

*（集团）公司引进外资、对外投资，合作项目不断扩大，范围涉及文化事业、煤炭资源、电力、建材、医疗卫生、高科技产品开发等多个领域，形成了跨地区、跨行业的以煤炭为主业、多种产业并存的大企业集团。随之而来，集团公司的档案管理门类、档案全宗，也将体现多载体、多专业行业。如与美国合资建设的2×135MW综合利用热电厂，档案分类就要按照电力行业的分类方案进行整理。档案门类的新构成，档案分类规则的不同，事实上已形成了煤矿企业档案管理的“一企两制”。即：按照国家电力行业分类大纲整理电厂档案。这就要求我们学习、掌握电力行业的分类方案，使档案管理工作更加适应电厂的生产建设。又如*四矿与泰国万浦集团合资组建的中泰公司，在组建过程中，签定了一系列的中、英、泰三种文字对照的合同、协议、章程等，档案工作者应及时收集整理好这些资料。中泰公司成立后，泰方委派专人入驻公司，公司的生产经营状况均受泰方监管，在今后的生产经营过程中，这些资料都是双方友好合作的前提和基础。再如，出资参股豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目，由于*不是控股方，档案管理就以合作方为主要管理部门，作为参股方面的档案管理人员应积极与对方沟通，及时收集有关生产经营方面的档案资料，确保集团公司投资的根本利益。以往国有企业占主导地位，现在煤炭企业实施战略重组，与外资企业、其他行业企业合作，建立了控股参股、投资主体多元化的股份公司，其结果必将决定着公司的档案所有制（档案的有形资产和无形资产）形式的多元化，即从以往独有的国有企业档案，逐步新增了国有企业与其他行业企业、外国企业合资的联营经济档案、国有控股经济档案、参股经济档案等门类。档案所有制发生的改变，客观上决定着档案工作性质发生的变化。比如：档案部门在改制后的隶属关系、档案的形成和归档、档案的科学管理、档案信息资源开发、改制前后企业档案管理的新旧衔接、档案人员专业素质的再培训等。

二、新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化

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一、勘察设计单位工程设计档案的特点

1.工程设计档案具有综合性。

综合性主要指的是一个工程项目设计形成的材料以及载体的多样性，在建设项目中，设计档案的主要内容包括有设计过程中的报告、方案以及项目建设相关专业的计算书等文件材料以及各种图纸。地质勘查工程项目的设计档案，还产生着大量的专业电子文件，这些都是在施工的过程中形成的，是整个施工过程的重要原始记录。

2.工程设计档案具有阶段性。

根据不同的设计阶段形成的设计档案，分为设计依据以及设计成果。设计前期，项目的批文、任务书、合同书以及设计过程中相应的条件和要求、地勘报告等文件，都是设计依据。而在设计过程中形成的方案设计、初步设计以及相应的设计计算书、概算书、预算书、图纸校审资料和施工设计图等都是设计成果。

3.工程设计档案具有专业性。

在项目建设的过程中，每个阶段的设计文件都是和相应的专业相连接的，可以说，设计工作是一项专业化的活动，而设计文件资料则既具有项目建设总体特点，又具有本专业的特点。在设计的过程中，每个专业之间是相互独立的，但又存在着必然的联系。

4.工程设计档案数目多。

通常情况下，项目建设前期的准备阶段较长，但是形成的档案数量较少。在设计阶段会产生较多数量档案，尤其是大型的工程项目，图纸会多达几百张。因此，在进行档案管理的过程中必须要认真，不允许出现错误。同时需要注意，一个工程项目在设计的时候会由不同的人接手，有时会出现几个设计人员共同设计的情况，这样在设计档案的收集和整编过程中就会出现一定程度的混乱，加之数目较多，会容易出现问题，要引起注意。

二、勘察设计单位工程设计档案管理措施

1.实现工程设计档案的网络化管理。

勘察设计单位的工程设计档案对项目的建设有着重要的意义，是日后项目设计的重要参考。由于工程设计档案的年度跨度较大，且规格不一，加之数量较多，在管理过程中难免会出现疏漏。为了提升管理质量和管理效率，需要实现网络化和自动化管理。为此，勘察设计单位内部需要提供档案自动化和网络化管理的硬件设备，满足工程设计档案管理要求的计算机设备和辅助设备作用的发挥。同时，要有符合工程设计档案信息化管理的相关软件，并保证软件运行的安全性。为了提升管理质量，软件需要具备数据管理、视频管理、实体管理、检索查询以及系统维护等基本功能，并要能够覆盖工程设计档案管理的接收、管理、鉴定以及应用的整个环节。为了更好地实现网络化和自动化管理，还需要建立起工程设计档案信息管理数据库，构建起设计档案的目录库、原件库以及多媒体信息库等基础性的数据库，便于更好地管理。同时，在基础数据库建成之后，还需要在此基础上实现数据的整合，形成各种专题数据库，便于各种专业设计方案的管理，提升工程设计档案信息的利用效率。

2.实现工程设计档案的延续性管理。

在工程设计档案管理的过程中，要想更好地突出档案的作用，必须要实现延续性管理。这就要求管理人员在实际操作的过程中要提前介入到工程设计档案文件的管理工作中，根据文件的具体情况并结合实际应用状况制定出每个层面工程设计档案的文件夹，分类别对文件的形成、收集归档以及应用进行全过程的监督和控制，确保文件的完整性和延续性。为了确保工程设计档案的延续性，在管理的过程中还需要做好与项目相关的档案信息的分析与整合工作，使其能够有效地应用。

3.做好工程设计档案后续归档工作。

由于建设工程项目的施工周期长、分项较多，会形成很多的设计档案，对档案进行管理，必须要做好后续的归档工作，否则档案容易出现混乱。工程设计档案不仅在项目建设的过程中会产生，在项目竣工之后也会有后续的相关档案产生。在管理的过程中不能够忽视这些档案，要根据其特性进行分类管理，并确保档案之间的联系，做好归档工作，在归档的时候需要注明这些档案和相关档案的参见号。

4.实现档案管理工作的创新，提升管理意识。

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林业生产建设是塞罕坝机械林场作为“全国科技兴林示范林场”、“全国森林经营示范国有林场”的支撑，在全国、全省起到带头示范作用，林场先后在全省了《云杉育苗技术规程》、《云杉造林技术规程》、《容器育苗技术规程》等地方育苗、造林技术标准。同时林场还制定了《樟子松经营技术规程》、《落叶松经营技术规程》以指导全场的营林生产。塞罕坝机械林场40多年林业生产技术管理经验实用性较强。对于同类地区的育苗、造林和生产管理，具有重要的借鉴意义。鉴于此，国家重点工程项目“再建三个塞罕坝林场”项目得以立项并实施。场与场、场与乡衔接，常常引发林权纠纷问题，档案中的原始材料就是作为林场生产经营活动的最有利证据，能充分证明林场是林地的林权所有者，确保了林场的合法权益。

林业技术档案的分类及归档范围

为了更好的对技术档案进行管理及便于查阅，根据塞罕坝林业生产的作业项目特点主要分为4大类：育苗技术档案、工程造林技术档案、营林技术档案、森林病虫害防治档案。

育苗技术档案。对育苗材料整理归档可以提高育苗管理水平，积累育苗技术经验，掌握各树种苗木生长规律、合理制定育苗管理办法、实施细则，为重点工程造林项目提供优质壮苗。其档案归档范围：各林场苗圃年度施工设计方案，全场年度计划、完成面积及产成苗量、存苗量统计表、施工卡片。

工程造林技术档案。工程造林特别是重点工程项目造林（生态防护林工程、“再造三个塞罕坝林场”项目）是国家重点投资项目，工程建设要求高标准、高质量。为确保工程造林出精品，充分发挥塞罕坝在工程建设中的示范带头作用，必须加强工程造林技术档案的管理。其归档范围包括以下几方面。对工程有指导性的文件。主要包括：领导讲话、会议材料、项目规划、实施计划、上级下达的文件等。主要包括工作总结、典型材料、简报、进度报表等。主要包括可行性研究报告、立项申请书、项目批复文件、施工设计方案、扩初设计、施工卡片、承包合同、成活率调查报告、竣工报告、管护措施、工程规划图、竣工图、声像、照片等资料。项目申请书、科技成果、成果鉴定等。世行贷造林、迹地更新、首都绿化工程造林档案整理分年度进行装订，包括年度施工设计方案、竣工报告、施工验收卡片等。

营林技术档案。营林档案的建立健全目的是掌握森林资源的消长、土地变更的动态数据依据，监测、控制消耗蓄积，掌握间伐次数、亩次、产材量、产材率等，以便更好地为森林经营服务，实现可持续发展。其归档范围：按年度、作业类别（间伐、次改（抚）、经采、修枝）进行整理。主要包括上级批复的年度施工设计方案、竣工报告、林权证等。

病虫害防治档案。森林病虫害是一种严重危害森林的无烟火灾，严重地危害着林木生长。近些年由于自然气候因素的影响，虫种逐年增加，不仅危害成林，而且也危害幼林地。因此近几年来林场对各虫种的发生发展规律及防治方法、防治效果进行了搜集整理，形成了一整套完整、系统的防治体系。这些经验和材料的积累在指导病虫害防治方面起到了巨大作用。归档范围包括年度防治施工设计方案、竣工报告、防治效果、“四率”评比材料、上级来文以及年度预测预报资料。同时将防治规划图、虫种种类、形态特征、发生、发展规律图及主要虫种发生面积分布图制成图板上墙，做到清晰、完整，一目了然。

林业技术档案的归档与管理

按照林业生产建设项目，按年度、类别逐卷进行，编制档案归档号、档案卷内目录，然后加备考表、装盒。同时在微机的档案软件中录入案卷档号、题名、责任者、文件开始和结束时间、总页数、保管期限、归档日期，形成电子档案。档案整理完毕后，分项目建立一个清晰、明了的索引，索引中包括类别（项目类、指导类、综合类、科技类）、归档号、题名、材料的起止年度及各类别的卷内目录各一份。归档存放时按其性质分长期、短期、永久3种形式保管。将编制好的档案放在专室、专橱、专柜或兼室专柜中，并设专人进行保管，同时定期对档案进行防潮、防尘、防日晒、虫蚀等的检查和技术处理；对档案中需进行更改、残缺不全或字迹不清的及时进行整理、修补、复制，保证档案的清楚、完整、准确和有价值性；建立健全档案的移交、借阅、使用制度；履行制度规定、手续，借阅人员按期归还借阅档案，如有丢失，追查借阅人的责任；各类技术档案在管理中实行双重管理，建立文书档案和微机档案。

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1．1山东建筑大学工程档案管理现状

山东建筑大学新校区于2002年9月动工兴建，占地156．72hm2，分一、二期和续建工程，包括27座单体工程，总工程量约为39．62万m2，持续建设周期为两年，续建工程根据发展需要适时推进。新校区工程档案共分为23项，500余卷，分为JJ11综合、JJ12－1设计基础、JJ12－2设计文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工验收等六个类目，涵盖了所有单体工程从前期规划设计、中期施工建设及后期竣工验收和管理运行的全过程，如表1所示。山东建筑大学在新校区建设之始，就制定了系统的工程档案建设与管理方案，主动引入物联网理念，着力克服档案载体多样化、建档不及时不系统、档案数据共享差等问题，在工程档案信息化管理方面进行了颇见成效的探索和实践，有效提高了工程档案的归档准确率、完整率和使用效率。

1．2基于物联网的工程档案信息化管理系统功能设计

文章在研究国内外文献及实例的基础上，以工程项目建设的生命周期为依据，针对山东建筑大学新校区工程档案管理的需要，基于物联网的技术，设计了信息化管理系统的主要功能，如图1所示。(1)纸质工程档案电子化功能目前，尚有很多工程档案的管理仍为纸质档案与电子档案分离，并以人工查询检索为主。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求全部工程档案以电子化数据的形式存入既定的数据库系统。山东建筑大学在工程档案建档过程中，已对规划设计、管线等功能设计图在存档规划设计蓝图的同时，一并存储CAD文件;验收材料在存档验收报告及支撑材料的同时，一并存储工程建设的实时监测或记录电子数据。(2)工程档案智能识别调取功能工程项目的实施是一个动态过程，从动议报批、立项审批、勘察设计、生产准备、施工建设、监理验收、运行管理等各个阶段都会产生档案信息［9］。工程档案存在于工程项目的整个生命周期内。基于物联网的工程档案信息化管理体系要求对工程项目自始至终的全过程、各阶段、各环节和节点的档案数据进行分类处理，建立电子识别码或二维码标签，在利用档案数据时可以通过直接扫描标签的方式自动调取。山东建筑大学对各单体建筑建设全过程档案进行了数据编码，并分类登记入库，为利用物联网进行工程档案信息管理建立了坚实的基础。(3)工程档案数据全时分析功能在工程项目提出后，关于工程的可行性和必要性、综合设计和建设方案等都要进一步的科学论证。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过对国内外相同性质、相近体量的工程进行对比，并运用云数据和相关算法，对工程项目数据进行基于现实环境的分析，得出工程项目建设的前期相关数据预测，从而为工程项目的稳步实施提供技术依据。这是工程档案信息化建设的核心领域［10］。目前，工程档案数据全时分析功能尚处在框架设计阶段。(4)工程档案数据实时更新功能工程项目建设过程中以及在某一单项工程的全寿命周期内，由于方案优化修改、运行维修改造、功能提升等原因，工程档案的数据处在动态变化中，前后数据的更新或实时化显现尤为重要。基于物联网的工程档案信息化管理体系将所有档案数据均存储于服务器中，能够根据项目进展，实时更新数据，特别是当项目复杂、分期任务繁多时，更会根据时间节点和项目进展阶段将档案数据快速调阅，并能够通过编辑插件调入文件等形式统一将同一批数据进行实时更新，有效保证了工程档案数据的即时性、完整性和准确性。(5)工程档案业内数据交流功能工程项目在实施过程中不同阶段产生的档案数据不同，但彼此间又是相互联系、互为一体的。基于物联网的工程档案信息化管理体系将项目进展中所涉及的不同行业的数据进行交流和转换，从而为下一步决策提供有效的资料，并辅助工程项目决策。山东建筑大学在新校区工程建设中，以综合分析工程档案为基础，对新建工程进行设计方案优化，例如运用绿色校园理念，建成了国内第一栋太阳能综合利用学生公寓;而采用B/S+C/S架构，自主设计运行了节约型校园建筑节能监管平台。不同行业和项目间的工程档案数据交流和分析，为学校绿色建筑、节能建筑及监管体系的成功案例提供了重要的支撑。(6)工程档案项目间数据共享功能如今建筑形式越来越多、建筑功能和用途愈来愈呈现多样性，特别是对于商业、办公等相对造价、出售价格比较高的建设项目，在其决策立项、规划设计等进度中，如果可以参照相似位置、类似环境下不同项目的建设情况，其设计、施工过程中出现的各类技术难题也将迎刃而解，项目造价、工程组织等也将更为有序和高效。基于物联网的工程档案信息化管理体系通过建立项目间的数据共享，实现数据比对，建立相同工程项目一体化的施工进度、技术方案和质量控制体系，提高管理效率和水平。山东建筑大学在新校区工程建设过程中，将各项目单体或施工标段分类管理，以工程档案为支撑，提出统一的人员工作规范、技术和施工标准，实现了新校区建设“工程优质、人员优秀、投资优化”的目标。

2工程档案信息化管理系统对策

2．1工程档案信息化管理系统的架构

射频识别和无线传感网WSN(WirelessSensorNetwork)是物联网的两大核心技术。射频识别技术是利用无线射频方式对实物目标进行非接触式识别，简而言之，即能够通过读取物品上的电子标签(条形码、二维码等)进行数据识别和相应的处理。而无线传感网技术是由部署在区域内的微型传感节点组成，以无线网络通信的形式，构成一个自组织网络系统，其目的是协作感知、采集和处理信息，发送给网络中枢［11］。通过将物联网的射频识别技术和无线传感网技术应用到工程档案管理中，即构成了一个由无数档案条目节点组成的在线数据库，管理者或用户可以通过远程终端登录互联网，继而实现对工程档案的信息化管理。从技术架构上来看，物联网分为感知层、网络层和应用层［12］。基于这种标准的层次，搭建工程档案信息化管理系统的基本架构，如图2所示。基于物联网的工程档案信息化管理系统的基本工作流程为:每一个工程档案都有一个电子标签，档案库房中有多个传感器节点，这些节点相互组成无线传感网。单一档案条目的插卷、修改、更新都将通过无线传感网在数据库中实时更新，并自主形成一个工程档案云数据平台。

2．2工程档案信息化管理系统的实现策略

物联网为工程档案的信息化管理提供了技术上的保障。但是，为有效利用基于物联网的工程档案管理系统，仍需要从管理上进一步规范相应的管理模式与管理制度。(1)规范档案归档标准规范的档案归档标准是实现档案信息化管理的基础。为了基于物联网的射频识别技术采集到标准的数据，在新的档案入馆前，需要制定档案编目的标准，包括列别、年份、密级等信息，并将这些信息写入RFID条形码或二维码标签。当将档案信息调入系统时，需要设立规范的审核制度，保证入库信息的规范和准确。(2)规范档案使用标准规范的档案使用标准既是实现档案信息化管理的基础，也是实现档案信息化管理的保障。在物联网背景下，实现档案的信息化管理，确定电子档案相关档案的查阅权限范围;当需要借出或还回实体档案时，必须扫描档案的条形码，记录档案的转移情况。(3)强化部门间协调沟通部门间的协调沟通决定了档案信息化管理的深度。相关部门间不定时的进行业务和技术上的沟通和交流，才能扩大档案信息化的范围，全面实现工程档案管理的信息化水平和服务水平。(4)强化档案管理人员技术培训管理人员的技术水平决定了信息化背景下档案服务的质量［14］。要定期对档案管理人员进行技术和理念的培训，提高他们对信息技术和信息化管理理念的理解。

3结语