人事档案管理数字化范文

导语：如何才能写好一篇人事档案管理数字化，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

【关键词】档案数字化 人事管理 信息化建设

人事档案管理数字化建设是需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工程，目的在于推广应用。因此，人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件的特点来进行，即从实际出发，采用最新信息技术，及时解决建设中的存在问题。

1 人事档案管理数字化建设的现状

当今，现代信息技术迅猛发展，成熟的数字化技术已经普及到各行各业。加快数字化建设成为我国现代化建设的国家战略。因此，以数字化手段做好新时期的人事工作，更好地为经济建设服务，既是新时期人事工作的客观需要，也是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求，人事档案管理数字化建设势在必行。

但长期以来，人事档案管理主要为人工作业，近期虽使用了计算机，但由于其内容的保密性，推广情况较差，造成其数字化程度对比同时期其他领域相对落后。现存的信息形式没有统一规范，信息记录的流程不科学，使得信息内容不全面，不能满足对人员个体的微观管理和对人员群体的宏观管理的需要。

具体情况有如下几点。

1.1 人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强

人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2 人事档案管理的标准化、规范化程度低

人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高， 人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。

1.3 人事档案管理的方式落后

人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4 人事档案管理人员的素质不高

数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2 人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1 日常业务管理

实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2 数字化档案采集

数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3 数字化档案网上查阅

数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3 档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1 应用软件应统一

应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2 应使用先进技术构建数字化系统

建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3 数字化信息系统建设的计划与完善

要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4 突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调

外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

3 结语

综上所述，人事档案管理数字化建设应以建立现代化的数字化信息管理网络系统为基础，进行统一的培训，提高使用者的实际操作能力，实现人事档案管理数字化建设，更好地为现代组织人事工作服务。

参考文献

[1]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014（01）.

[2]马炜.关于干部人事档案管理系统的设计解决方案[J].城市建设理论研究，2012（23）.

作者简介

王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。

篇2

所谓的数字化就是把复杂的信息简单化，然后利用简化后的数据信息创建科学的数字化模式，进一步把其转换成代码后使用计算机进行统一的管理。把数字化技术运用到急救中心人事档案管理工作中，能够有效提升急救中心人事档案管理工作效率。

一、人事档案的数字化管理分析

（一）人事档案管理现状

传统的急救中心人事档案管理方式主要以手工操作为主，这样不仅增加了管理人员的工作难度，还会导致人事档案的混乱，不利于统一管理。计算机在人事档案管理工作中的应用范围较窄，只是简单的登记工作人员的基本信息。对于计算机设备的应用相对较少，仅存在于中心人员信息登记工作中，所以为了全面提升中心人事档案管理的效率，需要将数字化信息技术全面融入其中，现今，在一些较为大型的城市中，医疗机构人事档案管理逐步采用数字化的方式进行档案信息的录入―管理―查询。从总体的趋势上看，数字化档案管理体系处于快速发展阶段。

（二）落实数字化档案管理的重要性

因为急救中心的工作人员流动性较大，所以中心的人事档案管理比较复杂，特别是中心不同科室、不同工作人员之间需要进行信息交流，进一步增加了管理工作难度。进行数字化档案管理不仅能够让人事档案管理的效率得到全面的提升，而且还能让信息的录入以及整体的查询更加便捷。因此，构建数字化人事档案管理系统十分必要。

二、人事档案的数字化管理模式

（一）创建科学的人事档案信息数据库

要想完成急救中心人事档案的数字化管理，我们应该创建科学的人事档案信息数据库，然后利用云数据完成相关信息的储存。为了更好的提升人事档案的数字化管理水平，我们可以尝试把HIS管理技术融入到管理工作中，充分发挥纸质档案与信息化档案的作用。当前大部分医疗机构的档案管理都已经趋于自动化，纸质档案占据的比例越来越小，数字化管理的信息备份能够确保系统更新后相关档案依然保存完好。在进行数据信息的图案采集过程中，需要先建立一个整体的信息目录，然后利用Office办公系统中的word和excel进行图文处理，让档案数据更加清晰化、具体化。对于不同信息文件的份数以及页数一定要与电子档案进行全面的对应，从而达到良好的设计效果。其次，还要做好信息系统交互界面的处理工作，其档案信息在经过前台处理之后，一般较为规范。然后后台系统维护人员要及时对档案信息进行上传并进行良好的维护，保证查询人员能够快速准确地查询到信息数据。这样，人事档案信息数据才能得到全面的建立。

（二）人事档案的查询系统设计

在设计数字化系统时，我们首先应该不断完善中心人事档案系统的设计工作，我们应该学会把数字化服务运用在急救行业人事档案管理工作中，然后根据实际变化不断更新人事档案内容。而急救中心人事档案管理在创建查询系统时，应将其便利、反应灵敏作为本质，为档案管理提供便利，使管理人员依据自身需要完成具体的管理工作。在查询系统中需要具有丰富字段。

（三）不断更新数字化档案的具体内容

在急救中心人事档案管理工作中，我们应该全面落实人事档案的管理工作。通常情况下，人事档案涉及到的内容较广，其管理工作也较为繁琐。因此，在进行数据信息的处理过程中，需要对其不同的数据进行持续性的更新，尤其是对于人员职称、职务、学历、奖惩的变化情况以及人员进出情况等都要进行持续性的更新。因此，在进行信息系统的管理过程中，需要建立自动化服务站，及时对不同的信息数据进行刷新，从而提升档案的整体管理效率。

（四）使用新型的分级管理方式

急救中心的人事管理工作需求在不断变化，因此我们??该尝试使用新型的分级管理方式，这样就能按照用户的不同等级进行相应的管理，针对不同科室的不同情况分类统计各项人事数据，并登记在册。这样，数字化档案的管理就不会出现任何的紊乱，同时在信息的录用、检阅以及删除的过程中，需要对云数据中的相关信息进行同步操作，从而达到良好的管理效果。

（五）适当提升管理人员的综合素质

要想落实急救中心人事档案的数字化管理，管理人员应该熟练掌握各项数字化技术的使用技巧。为此，我们需要不断强化管理人员的培训力度，不仅需要提升管理人员的档案管理水平，还要掌握更多的数字化管理技术。管理人员在对档案软件中各个模块掌握的同时，还要熟练地运用办公软件。管理人员只有提升自身的综合素质才能适应人事档案数字化后对其岗位的迫切要求。

篇3

【关键词】医院；人事档案管理；数字信息化；运用

当前，在我院各级医院的人事组织与管理工作当中，人事档案管理凭借其基础地位与作用，在其中发挥着十分重要的促进作用与影响，无论是在医院岗位分配、人才录用方面，还是在职称评定工作中，均提供了能够较好满足实际需求与要求的信息支持。所谓人事档案，实际就是在一定时期内，对档案拥有者的各方面经历（如工作、生活等）给予的一种的全面、真实、流程化、系统化反应，针对医院人事组织部门来讲，其通过对各项所需人事档案内容的调阅，能够从整体上、全局层面，对本部门旗下各工作人员的既往经历以及当前工作实况等内容，有一深刻、细致的了解，因而能够根据当前实况与需要，更好的开展各项能够较好满足当前需求的人事管理工作，推动人力资源工作的规范化、合理化，实现人事档案管理的科学配置，最大程度提升医院管理水平，提高各业务层面的实践操作能力。伴随我国当前医疗机构体制改革的持续深入，此背景下的医院人事档案管理与数字信息化技术整合，显得尤为迫切，格外重要，有效重大的现实意义与基础作用。针对各级医院来讲，应结合自身实况及未来发展需要，切实采取各项有效措施，对数字信息化资源进行持续、深入、全面性挖掘，最大化发挥其功效，为医院发展及人事档案管理提供更好、更加优质的服务。

1.医院人事档案数字信息化的基本内涵

1.1人事档案数字信息化的基本定义

所谓人事档案数字信息化，从本质上来讲，即以当前计算机科学技术为基础与轴心，秉持数据库技术发展趋向，并在信息网络技术不断增强的综合大背景下，通过系统的多元、深层整合而逐渐发展成熟的一种新兴的能够较好满足今后需要的档案管理模式。在实际运行中，基于人事档案管理需要，通过将相关数字信息内容进行有效整合，能把各种多题材、多形式的档案内容，以一种更为先进、更加高效的数字信息化的形式，不断记录下来，并予以保存，然后，用数据库所具有的庞大功能体系，对这些数字化档案内容，进行集中化、规范化、系统化管理，此外，在得到相关授权的基本情况下，利用内置的网络接口，在网络平台上，能够对所需内容，进行实时、准确、细致化查阅，还能根据实际需要进行调用，因而具有较高的资源共享水平，较强大的人事档案管理效率。

1.2医院人事档案管理数字信息化的基本内涵

（1）在医院所开展的各项人事组织工作中，人事档案的组织与管理为基础内容，同时还是其开展工作的前提条件，无论是在预测、人事决策方面，还是在各项管理活动中，均发挥着举足轻重的作用，在人事档案管理工作中运用数字信息化技术，能显著提升整个人事档案工作的运作效率与管理水平，还能将人事档案信息资源所具有的内外作用、价值、效能，以一种最为直接、最有效的方式展现出来。（2）医院人事档案管理过程中，通过数字信息化管理方式、方法、模式的系统化运用，能够充分发挥医院当前各方面优势，依托自身软、硬件资源，将有关人事管理的各方面内容，高效化、深层次、准确的完成，比如数据资源录入、数据储存、信息查询及档案调用等，而通过将档案信资源进行规范化归类与整合，所构建完善的、先进的、实用的人事管理系统，能够实现人事档案管理整体工作量的大幅降低，实现从繁到简的跨越。此外，还能及时录入各类新生成的人事信息，因此，通过数字信息化的运用，能大幅提升人事管理工作时效性。（3）呈信息数字化状态的医院人事档案资源，不仅便于查阅与调取，而且还方便保存与运输，对于既往纸质档案信息资源所存在的诸如调用投递不便、遗失、磨损等问题，能够较好的将之避免与消除。此外，通过数字信息化管理，能通过多种方式维持档案资料内容的完整性与保密性，如授权访问、系统加密等。所以，在医院人事档案管理中运用数字信息化技术，能大幅提升前者使用的安全性、完整性与便捷性。（4）无纸化办公是当前企事业单位积极推崇的一种办公管理模式，而将数字信息化技术应用于医院人事档案管理中，能大幅减少纸张使用量，诸如云储存等工具，能够实现各类资源的可重复利用，因而，在人事档案管理过程中，能使其各项管理成本得到大幅降低。

2.医院人事档案数据信息化管理中的突出问题及原因

2.1缺乏长远发展规划

针对发展规划来讲，实际就是为了能够达成人事档案数据信息化管理目标，而制定的中长期任务目标。对于医院人事档案工作而言，如若其未能制定科学、长远的发展规划，或在实际运营中与之相背离，那么医院在此领域实际管理建设当中，便无法从真正意义上做到从实际出来，也就难以切实有效、高效性调动医院各方面资源（如人财物、政策等），除此之外，如若为制定合理的发展规划，那么随之向对应的信息化管理意识、制度等内容，也就无法真正意义上做到与时俱进，长此以往，现实需求越发难以得到满足。当前，在全部开展人事档案数据信息化建设的医院当中，指定有全面信息化规划的占比为41.23%，制定有发展规划但不全面占比为34.56%，从整体层面来讲，其在规划占比方面还是相对较高的。但通过现实调查发现，那些制定有相对较全面规划医院，以大型化、高水平的综合性医院居多，这些医院具有许多先天优势，比如软硬件水平，再比如资金投入，可谓优势显著，此外，这些医院无论是在数据信息化技术上，还是在医院现有管理与医护工作之间的相关衔接与整合方面，均已经形成规范、体系，已发展成熟；另外，需指出的是，这些医院在信息化建设基础方面，均已经较早完成，现今，已经有着比较快的、高效化的发展速度与规模。而针对那些与之相反，在发展规划虽然已经制定，但是却未能收到较小效果的医院来讲，多为信息化建设整体水平偏低，甚至处于停滞状态，而且还有着较低的人事档案资料管理工作效率的医院。对于这些医院而言，他们非常需要借助于数据信息化技术，来推动自身的建设与深层发展，来提升自身的当前的管理质量与水平。但从本质上来讲，这些医院在推动自身信息化建设方面，未能结合自身实际来开展，在实际操作中，未能将其落实到实处，所开展的信息化建设工作，无论是在执行方案方面，还是在总体发展方向上，均较模糊，因而无法切实提升自身的信息化水平。所制定的规划好似空中楼阁。

.2.2资金投入不足，重视程度不高

针对人事档案数据信息化而言，其乃是近年来快速发展且已趋向成熟的一种较新型的技术方法，同时还是一种比较先进的管理理念。在实际数据信息化档案管理过程中，要想使其变得质量好、水平更高，首先要做的便是，切实将陈旧、落后管理意识、观念的改变作为出发点与着眼点，能够切实认识到档案管理的内在价值与意义，认识到开展此工作的必要性与迫切性，然后积极将之拓展，对医院现有的各项信息资源与技术进行深化扩展与更新，基于此，开展全面、系统化的数据信息化建设。经相关调查得知，缺乏足够重视，资金投入严重不足，这些已经成为对医院更好发展造成制约的主要因素，而且还较大程度影响到了人事档案信息化工作的高效、健康开展。医院数据信息化建设必备条件，即为信息终端软、硬件的升级、更新与换代，提供足够的资金、人力投入，加大在网络构建等的资金、技术投入。而在实际开展管理工作中，其与医院日常医护工作相比较，通常情况下，处在一种相对次要的地位；一些医院不重视信息化建设，将原本用于此领域建设的资金，挪作他用，通常会将这些资金投入到医院的传统部门或环节中，如医药管理、病患诊治等，而真正意义上用作人事档案建设的资金，可谓少之又少，所以，许多医院的人事档案信息化建设，仅为口头支票，并未实质性进展，也没有切实性保障为其提供支撑。此外，一些医院管理者还存在片面、落伍的建设理念与思维，比如一些管理者认为，只要将网络、相关软硬件等内容搞好，便已经算实现了档案信息化，其并没有真正意识到，在相关维护工作未能跟进或比较缺乏的情况下，既有软硬件也无法将其作用发挥出来，甚至还会由此而引发严重的档案信息安全隐患。

2.3人员素质偏低，缺乏复合型人才

在医院人事档案数据信息化建设过程中，仅完成软硬件投入是远远不够的，若离开人员的支持与支撑，那么工作便无法持续进行，工作质量也难以得到有效保证。经相关调查显示，在许多医院尤其是基层医院中，其内部设置的档案管理部门，较多未得到重视，而是出于各类工作中的次要位置，在人员安排以及岗位设置方面，没有进行深入、系统化研究与分析，受此影响，此部门的档案管理软件或系统，难以将其真实效能，最大化发挥出来。其中，最为突出而且也是最为重要的问题就是，在人事档案工作各核心岗位上，大多为一些年级偏大的人员，这些人员对档案数据信息化认识不深，行动力不足，学习与应用档案信息化系统效率较低。此外，这部分人员存在并不合理的档案信息管理知识结构，通常并非专业、系统化知识的档案管理人才，仅为其它行政或后勤部门中以转岗方式来负责管理档案的人员，其在档案管理上，往往不够专业，也缺乏精准性，因此，面对当前日益发展与更新的人事档案管理工作，会出现无法适应的情况。

3.医院人事档案数据信息化建设与应用对策

3.1完善管理制度建设，始终秉持数据信息化人事档案管理意识与理念

在建设医院档案管理数据信息化过程中，各项工作的前提内容便是，提升档案管理人员对档案工作的认识度、重视度与理解度，始终秉持正确的信息化管理理念，制定与医院实需相符的信息化建设制度。所以，针对医院管理部门而言，需积极与既有信息化建设资源相结合，与政策资金相融合，制定合理、规范、科学的短、中、长期发展规划，真正落实医院人事档案管理数据信息化建设工作。此外，在执行中，医院需要对医疗改革未来发展趋向进行深入研究，对医院当前人事管理工作基本要点、宗旨、特征等，开展全面、系统化分析，针对档案信息管理查阅、调用及转入等环节，制定满足当前与今后发展要求，更为科学、详尽的管理规范，切实规避随意篡改、编造档案的行为，另外，还需积极完善各项流程，避免档案丢失，通过构建规范化的人事档案运作与管理制度，提升此方面的实际安全性、高效性与完整性。

3.2适当性增加资金投入，提升信息化人事档案综合利用率

首先，对于医院而言，需以《全国档案系统信息化建设实施纲要》为基础，遵照其中所给出的相关规定与要求，为更好开展人事档案管理工作，提供专业机房，为数字信息化档案管理工作的高效性、专业性，提供切实保障。医院须加大投资，为档案管理部门配置更为先进的档案管理软硬件设备，比如档案管理系统、速印机、电脑登，为医院更好发展人事档案数据信息化管理提供充足、基本的物质基础。其次，人事档案利用上，需确保各项内容的完整性与真实性，还需保证其动态性与全面性，把医院人员各方面信息均详细记录下来，如业务能力、思想道德及个人经历等，利用医院局域网，将人事档案与医德医风考核档案、生技术考核档案连接在一起，在制式统一的数字化档案当中，有目的性的划归人事档案信息，提升人事档案实用性，增强其准确性，强化其即时性，加大其边界性，使之能更好、更为准确、更加细致的记录干部信息，为组织培养工作的更好开展，为优秀干部的选拔，提供切实性便利。

3.3增强人员素质，切实落实人事档案信息化工作

当前，在数字信息化技术大发展的社会背景下，在医院人事档案管理工作中，为了能够更好、更加全面、细致的推动此方面的建设，提升其质量与水平，首先须从管理者做起，积极引导他们重视人事档案管理工作，多在管理档案工作中运用各种实用、高效的数字信息技术。首先，对于人事档案管理人员来考量，需以一种自觉、主动、积极的姿态，来提升自身的理论知识水平，与强化各方面操作技能，不断丰富自身知识深度，做到从整体上、从全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、对各种事件的综合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，还需重视并善于运用各种先进的数字软件，在人事档案管理实践当中，全面、深入掌握各种先进的、能切实满足使用需求的信息管理技能。医院可根据当前实况，积极组织相关人员，以定期或不定期的方式，组织各种有关人事档案管理知识学习、技能掌握的培训活动，增强相关人员的业务水平与操作技能。

4.结语

综上，在医院人事档案管理中，通过数字信息化管理的运用，能使整个医院人事档案管理工作，变得更加准确、更具效率，这与时展要求也相适应。将数字信息化应用于医院人事档案管理中，除了可以实现医院人事档案资源的充分利用外，还能最大程度提升医院工作人员的工作质量与效率，乃是一种有效且与当前管理要求相符、相适应的管理方式。将数字信息化技术运用于医院人事档案工作当中，能将传统档案管理中诸多不足，以最高效、最合理的方式解决掉，因而可保障医院人事档案管理的实效性，促进医院发展。

参考文献

[1]王勇.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].科技创新导报,2015,12(5):211-211.

[2]尕藏卓么.应用计算机网络进行医院人事档案管理是大势所趋[J].青海教育,2015(10):53-54.

[3]虹.计算机系统在医院人事档案信息化管理中的应用[J].科技创新导报,2012(4):44-44.

[4]王琼.浅谈网络信息化环境下如何做好医院人事档案管理[J].江苏商论,2012(20):183-184.

篇4

【关键词】医院人事档案管理；数字化信息应用

一、在医院人事档案管理中数字化信息发挥的作用价值

第一，将科学化、数字化信息应用于该方面管理中，结合科学数字化信息理念，提升其存储空间，为存储、快速查找资料提供便利条件，缓解工作压力的同时，提升医院档案管理效率。第二，人事档案数据很重要，如果采用传统的管理方法，在资料的查询过程中难免会投入过多的时间成本。但是在数字化信息的运用下，对于相关人事档案的查询不仅时间较短，还能提升其工作效率。第三，纸质与信息化档案管理最大的区别在于信息化档案内容有一定的公开性，对于员工的考核也具有公平性。第四，人事档案的调用在数字化信息技术的辅助下，也可以将棘手的问题快速处理，在最短的时间内获取信息。

二、医院人事档案管理目前问题所在

第一，管理意识薄弱，理念传统守旧，知识更新缓慢，对于数字化信息的应用更是准备不充分。第二，人事档案主要对医院员工工作记录、实际情况等进行管理，这种纸质管理本身具有缺陷，损坏性较强，而且在人工操作过程中容易出现转抄失误等现象，后期处理较麻烦，严重影响了工作进展、工作效率。第三，人事档案相关内容较为单一，仅仅局限于员工最基本的信息，如：姓名、性别、年龄、出生年月日、籍贯、工作情况等。而对于员工日常信息记录少之又少，如此背景下，给招聘带来不便。医院在进行考核评估时，信息的不准确、不充分造成了对员工激励等方面信息掌握的不准确。第四，该项工作具有一定的专业性、系统性、政治性，具有严格的要求，而在实际当中，由于部分医院办公用楼的紧张，加上制度、体系等的不完善，使得人事档案管理较为混乱，失误率较多，严重影响了该方面管理水平。

三、数字化信息应用于医院人事档案管理中的相关对应措施

第一，在其管理方面，不断增强其安全意识。计算机应用在科学技术多元化、一体化的发展背景下蒸蒸日上，然而，计算机病毒侵犯的现象也越来越多，同样也给计算机的安全性应用带来严重的影响。因此，在利用计算机进行数字化信息运用的背景下，应该提高警惕，增强其安全意识，高度重视，做好一切防范措施，一旦发现问题的存在，应及时做出相应的对策。人事档案作为员工的基本信息，具有一定的保密性，因此在该管理方面应做到保密等情况，为此，应该对相关方面的人员进行专业的培训、学习、教育，定期清理系统，保障数字化信息的正常运营。第二，不断优化完善该方面的管理系统，提升人事档案管理水平。其一，结合医院实际情况，将信息化、资源规划等系统构建成统一的人事档案管理系统。其二，将纸质的档案转换成电子版存储于医院管理系统，构建该方面的数据库。在存储过程中，要进行科学分类、整理，进行合理分配，实现数字化信息档案的规范化、具体化，输入完成之后，进行详细地数据核实，进一步保证数据的准确性。第三，系统设计方面，要不断优化、提升，一定要保障提供数据的真实性，才能不断的提升、更新人事档案内容。在数据查询系统设计方面，为保障人事档案管理工作的顺利开展，提升查询效率,保证查询质量，查询系统要要具有一定的灵活性、便捷性，然后结合每个员工实际情况，落实管理目标。第四，医院人事档案数据库要及时更新，随时设定，不断优化。人事档案由于员工的进进出出等发展因素发生着变化，这样的环境背景下，对于人事档案管理方面的数据更新带来一定困扰，同样也影响了更新效率。对于这样的现象问题，应该定期或者隔一段时间对档案进行优化、更新，确保档案与实际情况相符。然而，数据库的更新，还需要相关部门的大力支持配合，在一定的时间规定范围内将员工信息递交，最后进行核实、导入，确保该方面管理的及时、有效、准确、合理性。第五，不断的培养该方面的专业人才，提升构建该方面的人才队伍。数字化信息档案管理系统的构建、开设，需要融入大量的相关专业技术，这就需要加强相关工作人员的技术水平、技能培训等，提升其专业理念、管理知识，不断的学习计算机技术、操作水平，掌握更多的人事档案管理操作技术、知识，然后结合医院运作情况，培养综合素质人才。另外，在专业技能、管理知识的基础上，还要加强该方面的风险防范，结合医院实际运营、员工个性差异等情况，有针对性的实行培训、学习、教育，不断地扩大该方面的人才队伍，为医院人事档案管理工作的顺利开展提供有力保障。

结束语

总之，数字化信息的应用，在很多方面会减少诸多不必要的错误发生，在不断提升该方面专业人员技术培训的基础上，还能提升该方面的管理水平、工作效率，可谓一举多得。可以说，数字化信息的应用，不仅使医院人事档案管理具有一定的安全性、规范性、准确性，还提升了管理质量。

参考文献：

[1]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料,2018,19(02):238-239.

篇5

高校人事档案信息化建设是指各高校的领导及有关部门的高度重视下，统一规划和组织采取一切有效措施和途经，充分应用计算机通信及网络等信息技术，对潜在于高校人事档案中的信息资源（非保密性的人事档案信息）进行整理、开发、管理并提供利用服务，实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化。高校人事档案虽然是个人学习和工作经历的原始记录,但我国档案法明确规定:人事档案属于国家,是国家信息资源的一部分。每位职工的人事档案记载的信息都是与其切身利益密切相关的,在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的作用。因此，可以看出人事档案的使用频率非常高，传统的高校人事档案工作无法适应新时期的发展要求，迫切需要网络环境下地方高校人事档案信息化建设，从而为人事部门的工作提供系统、有序、及时的人事信息，有利于优化地方高校整体的人力资源结构，实现资源共享，进一步提升地方高校人事档案整体管理水平很有必要。

2地方高校人事档案管理的现状分析

2.1人事档案意识薄弱

一直以来，地方高校教师和部分中高层行政领导对人事档案管理工作重视程度不够，认为与教学、科研工作没有直接联系，不能为高校创造经济效益，只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这种认识直接导致了地方高校上至管理部门，下至教师，对人事档案的管理漠不关心，使地方高校人事管理陷入一个管理盲区。

2.2人事档案管理制度不完善

大多数地方高校在人事档案的建设与管理方而没有形成符合本学校的人事管理的相关制度和规定，仅仅把国家、省市的文件进行一番改头换面,这样形成的制度既缺乏可操作性，又没有明确的针对性，对地方高校的人事档案管理起不到明显的促进作。有的高校虽然制定了相应的制度，但由于管理不规范，在工作中无法加以落实，也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

2.3地方高校人事档案管理工作没有很好地实现信息化支撑，难以实现网络环境下信息采集、共享

有的地方高校即使建有基于网络的人事档案管理平台，所采用的技术大多很落后，有的甚至是被淘汰技术，先进的技术和理念都没有得到很好的应用。主要原因就是，重视硬件建设轻视软件、系统管理平台建设的现象比较严重。管理平台的欠缺或低水平建设导致了地方高校内部、高校与高校之间的信息共享率极低，甚至是“零”。

2.4人事档案管理队伍建设落后，无法达到科学管理要求

由于部分地方高校人事档案管理人员都以兼职为主,档案管理专业毕业的极少。专兼职档案人员接受档案管理专业知识培训的不多,缺乏系统的档案理论知识和基本技能。甚至有的不会使用扫描仪和档案管理专业软件等，无法开展信息咨询、网络检索等服务，难以制作数字档案。在高校人事档案管理队伍建设方面，十分缺乏既懂档案管理又懂现代化科学技术的复合型人才，这样直接导致在网络环境下数字化档案的接收、传递、存储、利用一体化等的应用，阻碍地方高校人事档案信息化建设，严重影响着人事档案管理的规范化、科学化、现代化进程。

3地方高校人事档案管理信息化实施途径探索

3.1地方高校各级领导的重视,是做好人事档案管理工作的前提

首先领导要定期了解人事档案工作情况，研究解决遇到的问题，加强督促、检查与指导，确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。其次充分利用网络信息平台，依托校园网，建立自己的档案网站和网页，占领网络这个宣传阵地，开展档案信息服务的窗口，这是新世纪档案宣传工作的新形式，也是未来档案宣传工作的主要阵地。三是地方高校应不定期联合举办档案专业知识讲座、宣传栏等，广泛开展档案宣传，让更多的师生员工了解专业知识，关心并积极参与到单位和个人的档案管理中来。通过以上形式，可增强地方高校领导、教职工档案意识，扩大档案工作社会影响力，推动高校人事档案事业发展的重要途经。

3.2建章立制规范管理，是地方高校人事档案管理工作制度化、规范化的关键

在认真贯彻执行《档案法》《人事制度管理条例》等的法律法规文件，同时根据国家组织、人事、教育部门与国家档案部门的人才需要，以及人事档案的特殊性和高校人才集中等具体情况联合制订统一的、专门的地方高校人事档案政策法规，建立健全科学合理且符合地方高校实际的人事档案管理制度，此外，统一地方高校人事档案信息化建设标准，如：制订统一的数字化、网络化标准以及设备配备、库房设施和保护条件等标准，是实现地方高校人事档案制度化、标准化、规范化的必然要求。

3.3以信息技术做支撑，努力实现地方高校人事档案原有、现有资源数字化，实现资源共享

地方高校人事档案管理信息化的目标是档案内容数字化、信息资源网络化、利用方式便捷化。为实现此目标，必须要有先进的技术做支撑和地方高校之间的相互支持配合，并在实践中及时引入前沿的信息技术加以改进。目前，此方法的支撑技术已经非常成熟。档案管理部门应对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化处理，并形成多媒体数据库。同时加紧系统平台建设、标准建设，在坚持安全保密的原则下，建立访问查询权限，发挥档案信息资源服务作用，先实现高校内部信息查询等共用共享、再实现地方高校之间的互联互通。软、硬件平台要立足自主共同研发，保证立卷、归档、保管、借阅、编研、移交等过程逐步全程实现数字化、网络化、数据库化，形成数据库群，进而提高地方高校人事档案资料的使用效率。

3.4加强地方高校档案管理工作信息化人员队伍建设，是档案管理信息化建设的保障

首先，要有高度的责任感，良好的职业道德，乐于奉献的精神，扎实的档案管理知识和科学知识。二是，熟练掌握现代化科学技术和先进的档案管理专业技能。三是，加强地方高校人事档案信息化队伍建设，培养能掌握数据库、信息管理等技术的复合性人才。这种专业技术型的档案管理人员不仅能够熟练掌握业务知识、操作业务流程，而且还能不断更新升级软件，变被动运用为主动开发，实现人事档案工作从简单管理型服务转变研究开发型服务，为地方高校人事档案管理迈向现代化、高层次打好坚实的基础。

4结语

篇6

关键词：主要问题；对策；基本措施

1 企业人事档案管理存在的问题

1.1 档案意识浅薄。随着经济体制改革和人事制度改革的进一步深化，以“双向选择”为特征的人才流动日趋活跃，部分人在重新择业过程中档案还长期滞留在原单位或人才交流机构，已解除劳动关系的员工档案却未能“档随人走”。

另一方面，部分传统观念对企业人事档案管理的认识不足，在人事档案管理建设方面没有给予充分的重视，人事档案管理工作往往一人多职，硬件设施不到位，管理不到位，致使档案管理难以标准化、规范化。

1.2 档案管理规范缺乏。由于对人事档案重视意识的淡薄，就存在着档案内容不完整，信息材料不全面的不良现象，甚至员工与档案难以“对号入座”，严重影响企业人事部门管理工作的开展。

在目前的人事档案中，大多只有以往形成的姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料，而对反映本人业绩、动态的材料收集归档不全，致使档案内容不完整，不能客观地反映一个人的工作全貌。

1.3 档案管理队伍不健全。由于受传统观念的影响，对人事档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案管理人员更换频繁，不能保证企业人事档案工作的高效开展。

1.4 档案利用价值不高。一方面，由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离。另一方面，人事档案工作是动态性的管理工作，要不断充实新的内容，增加新的材料。在实际工作中，学历进修、表彰奖励等方面的材料收集不全，难以客观、全面地反映企业员工的真实情况。这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。

2 改进企业人事档案管理的具体对策

2.1 提高档案管理意识。无论是企业还是员工个人，都应该自觉更新观念，提高对档案的重视程度。首先，企业应该提高对人事档案的认识，增强依法管档的意识，建立健全规章制度，配备专业的人员和设备，把人事档案管理作为企业管理重要的基础工作抓紧抓好，做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序。其次，档案管理人员要强化服务意识，强化市场意识，淡化行政意识和行政手段。

2.2 增强硬件建设。加强人事档案管理的数字化和网络化改革，实行个人信息的有条件融合。目前对个人信息的管理存在多种方式，户籍管理信息、文凭学历管理、个人单位表现记录等在一定程度上都和人事档案信息存在着重复交叉。有必要对其中一些信息管理进行融合，这样既可以优化人事档案信息也有利于国家人力和财物的节约。数字化、网络化也为人事档案信息的综合提供了物质实现条件基础。数字化、网络化也是未来信息化利用发展的方向，有利于人事档案的综合性开发。

2.3 改革僵化的管理方式。随着人员流动的加快，不少人认为“档随人走”的管理方式已经不适应现代社会人事管理的特点和要求了，认为“档随人走”必须淘汰。所以对人事档案社会化服务改革的强化和管理才是根本手段。建立社会化集中人事档案管理机构对政府服务公职人员、流动服务人员和离退休人员的人事档案。

3 企业人事档案管理改革的基本措施

上述分析表明，当前人事档案管理，在体制上是割裂开来的，在方式上是封闭起来的，在观念上是陈旧保守的。人事档案管理改革迫在眉睫。我认为应先从思想认识、管理体制和收集渠道四方面入手：

3.1 重新认识人事档案的功能与作用。人事档案保管之目的与其他档案一样是为了利用。而且不仅是为政治运动服务，还要为经济建设服务。人才选拔、人才管理是经济建设的重要工作之一。因此，要树立视记载人才成长的人事档案为识才、选材、用才重要依据的观念。人事档案在收集、整理、提供利用各环节，都要适应这个转变。

3.2 改革管理体制。原有档案管理体制是没有将人事档案纳入档案综合管理中的。这样就造成从不同侧面反映同一个人在政治、业务方面成长过程的人事档案材料分属于不同的管理部门，无法将同一个人的档案作为一个整体来看待和管理。若对管理体制进行改革，将文书、科技档案机构与人事档案管理机构合并，就可统一按档案部门的标准化和规范化进行管理，有利于丰富人事档案的内容。

篇7

一、新形势下强化高校人事档案管理利用的重要性

高校人事档案管理工作利用是一项复杂庞大的系统性工作，是推动高校人才队伍建设科学化、规范化发展的重要依据，是干部培养改革的重要历程，是人才成长以及高校人才队伍建设的真实记录，人事档案体现了一个人德能勤绩廉等各方面的综合情况。因此高校在各项事业发展中必然要重视人事档案管理服务工作，在人才队伍建设中，其真实性尤为重要，因为人事档案管理涉及教职工的个人重要信息，在服务利用中能够客观反映一个人的经历以及奖惩等各方面的人事相关信息，同时在人才队伍建设中发挥着凭证和参考价值。为了促进高校综合性建设，高校人事档案管理与建设已经成为高校发展不可或缺的内容，因此，高校要重视人事档案管理利用工作，促进高校人事档案管理工作与时俱进，保证高校教育事业稳定发展，为社会主义现代化事业建设服务。

二、目前高校人事档案管理利用中存在的问题

新时代新形势下各行各业都进行了改革，人事档案管理工作也作出了相应的调整，虽然高校人事档案管理利用逐渐趋于制度化、规范化和标准化，但是在人事档案的管理和服务利用中仍然存在诸多问题。

1.人事档案管理工作重视程度不够。人事档案管理工作在高校是一项长期工作，其体现的业绩水平并不明显，因此部分高校人事档案管理人员并不重视此项工作，而高校其他人甚至是主要领导对人事档案管理和利用的重视程度不够，存在严重的对人事档案管理工作淡化、认识不到位的错误思想，认为只要保存好人事档案在需要的时候可查阅即可，并没有将高校人事档案管理利用工作放在重要机关事务当中。主观能动性的缺失是导致高校认识档案管理工作发展阻碍原因之一，因此，为了适应新形势对人事档案工作的要求，高校对人事档案管理工作必须转变思想，重视此项工作。

2.高校人事档案利用率不高。现代化教学背景下，高校人才竞争愈加激烈，为了提升内部人才质量，高学历高职称人才流动频繁，很多高校为了自身利益经常不与员工签订合规的聘用合同，导致这部分员工档案信息不真实，直接影响到高校人事档案整体质量。另外，高校人事档案管理工作诸多方面的缺失，导致大量高校人事档案堆积如山，人事档案管理工作需要在利用时能随时征收，而由于在收集整理阶段的缺失，导致缺乏有利用价值的档案，在实际的人事工作中无法获取价值丰富的资料，阻碍了人事档案利用，影响工作效率，不能有效推动教育事业良好发展。

3人事档案管理人员专业水平参差不齐。目前，很多高校的机关档案管理工作都是由其他职能部门工作人员兼职，没有专门配备档案管理人员，无法满足人事档案管理工作的各项需求，兼职的一些人事档案管理人员由于对工作的不重视，因此在实际操作中有处理不够细致等现象发生，收集档案意识不高，不能及时收集档案并处理归档，对人事档案整理、归档以及日后的服务利用带来不便，这也在一定程度上阻碍了高校机关工作的发展。

4.人事档案管理利用信息化水平不高。随着科学技术的不断发展，我国已经全面迈入信息时代，很多高校管理模式和手段逐渐趋于信息化数字化，但是由于信息化建设起步比较晚，还有很多高校在人事档案管理利用工作中没有实现数字化信息化建设，高校的人事档案管理人员受惯性思维影响，认为人事档案的信息化管理只是将纸版的档案材料变为电子的档案材料，提供简单的信息收集、存储与检索服务，忽视了研发一些人事档案管理的办公软件，使得高校人事档案利用信息化建设难以有效开展，与大数据时代对人事档案管理工作提出的新标准之间存在较大差距。

三、新形势下加强高校人事档案管理利用的途径

为了加强人事档案管理工作建设，提高高校人事档案管理利用工作效能，将人事档案管理工作效能有效发挥，需要采取相应的措施。

1.强化对人事档案管理利用工作的重视。强化高校人事档案管理工作最根本是从思想上意识到人事档案的重要性，尤其是在利用过程中的重要性，转变传统思想中对档案工作的轻视，努力学习有关业务知识，高校的管理者要用发展的眼光看问题，充分认识人事档案管理利用工作的重要性，加强对人事档案管理工作的全程监督和审查，全面地了解高校人事档案的重要性，明确高校人事档案管理工作对高校各项事业发展的深远意义，有规划地开展人事档案管理工作。在组织架构上，要明确此项工作的分管领导和专职档案工作人员，明确责任、形成合力。另外要加大人事档案管理工作的资金投入，根据高校实际情况配备人事档案管理的设施设备，确保人事档案管理工作顺利开展。

2.转变人事档案管理利用模式。首先，高校在人事档案管理方式上，要进行集中式的管理，对于负责的管理部门和岗位实行责任的划分和细化，用综合管理方式实现集中式的人事档案管理，增强高校人事档案工作的服务质量和效率；其次，高校要加快完善人事档案管理的制度规范，为人事档案工作提供制度化的保障，做到有据可查，有据可依，促进高校人事档案管理工作更加趋于规范化、标准化，能够在高校实际工作中与时俱进地调整和修订人事档案管理制度规范，使人事档案管理制度科学化；最后，补充人事档案内容，保证工作实效，新形势下传统的人事档案内容无法适应现实需求，高校需要进一步创新管理方式，补充新的管理内容，优化旧的管理模式，使高校人事档案管理工作内容更加全面完整，以便于高校人事档案信息的归纳整理，提升高校人事档案的利用效能。

篇8

改革开放以来，我国人事档案管理工作，经历许多考验，人才的流动受到档案工作的制约，使人才难以流动，也正因为这个理由，在不同的单位都留下了一些有档无人的现象，也使一些人的档案成为不完成的档案。但在高科技时代，人事档案的管理工作，在计算机和网络化的发展中，已经具备了一套完整、健全的档案管理理论、方法、工作经验，同时也形成了一个较强的、并且独立的档案管理系统，这些已经成为档案管理的基础，高科技的发展，加速了档案管理的创新发展。但在创新中也有一些问题。第一，是由于现实中的一些问题，阻碍了创新发展，虽然档案管理经过了半个世纪的发展，但直至今天，我们还应该说，档案工作还是处在一个发展阶段，所以，就会出现这样或那样的，各种各样的问题也不奇怪，例如，工作方法老旧、社会对档案管理的意识性不强、档案管理部门工作效率低下，还有由于指导力不足、档案管理事业专业人才较少等问题，凸现了人事档案后继无人的事实，当然，这些问题不是一朝一日能解决的，但一定程度上却阻碍了档案管理发展。第二，是学习不努力，在高科技时期，不学习就会落后，作为档案的管理者，本来就缺少专业档案管理人才，许多的管理者大多是换岗，或其它原因来到档案管理岗位上的，很多管理工作者都是以传统经验工作，没有更多的学习，也更没有思考，他们只是日复一日的工作，把学习新技术都忘在脑后。第三，是人事档案管理工作的实践过程单一，实践是检验真理最好的办法，可是在档案管理中，学到的是最新理论，到实践过程中，因为各种各样的原因让理论变的没有意义，使从业者从实践者又回到传统中。

2、高科技时期计算机在档案管理中的应用

在现代科技时期，必须要掌握计算机和网络应用。档案管理是社会发展的记录仪，也是社会信息的储存库，在大量的无序的信息，整理、归档、管理，是个反复而大工作量的工作，所以档案管理工作者就必须熟练掌握计算机和网络，有效利用现代科技提高工作效率。

2.1计算机技术与无纸化办公

无纸化办公，实现全无纸化办公在档案管理里，应该是一个必然的趋势，节能环保、高效办公，都可以完全的有计算机来实现。

2.2数字化管理与数字化技术

数字化管理，通过摄像及扫描设备，实现全数字化，将多年旧档案进行数字化管理。第一，节省空间，不用堆积档案。第二，方便查找和使用，在电脑里的档案可以方便的进行输出，供查阅者使用。

2.3信息化使用与网络化

信息化使用，在当今的信息时代里，网络已经基本普及，在网络的世界里已难以区分国界，信息达到全球共享，所以将档案管理加入到网络的世界里“足不出户，便知天下事”。利用网络传输，也非常方便而且速度快捷，这必将大大提高各部门的行政工作效率。

2.4档案管理与全能化查阅

将传统的纸质、照片等储存方式改变，以视频、录音等真实记录，辅以文字说明，便有效的使查阅达到使用者的使用效果，全方位、多视角的理解查阅内容。在文件归档的过程中，以省去了传统中大量的人力资源，完全体现以人为本的理念。

2.5市场化经营与档案管理

以传统的档案管理很难被社会熟知，更难为大多数公众所提供方便，这样就出现了资源的浪费，和多部门的重复工作，利用市场经营模式去进行档案管理，将多数资源面向大众，做到资源共享，还可以增加一定的利润效益，更好的发展本部门，这将达到双赢。

3、档案管理的创新发展之路的发展措施

中国经历了十之前的十年高速发展，面对档案管理，也迎来了高科技时期人事档案管理创新发展之路。

3.1人事档案管理与服务创新

要尽快建立、健全档案电子馆，实现单机客户上传、下载等，建立自己内部网络，建立等级查阅级别，将非保密性档案资材实行全面开放式查阅，建立在线服务，将传统的到档案室查找、复印等过程简化，实现信息零时间传递，更有效的保证了许多档案及文件的时效性。

3.2人事档案管理与现代电子科技

现代电子科技的使用，建立了多元化、全方位的档案管理模式，利用和完善现代电子科技产品，将档案管理从传统的方式中解脱出来，真正达到档案管理的意义，使档案管理与现代电子同步。

3.3人事档案管理与纵向横向系统

人事档案管理要建立纵向横向系统，所谓纵向系统就是上两级和下两级，建立同样模式和版式的上传、下载方式，建立联合目录统一格式和编排，防止资源、人力、资金等浪费，更好的使各档案管理单位使用专业、人才。所谓横向系统，就是达到资源共享，使横向的各部门能第一时间查阅到相关档案资料。

3.4人事档案管理与信息资源共享

人事档案管理要实行档案管理产业，将传统的档案管理里中档案管理人员的角色转变，从一个保管者变为一个信息的拥有者，将档案信息共享化，档案室也变成一个信息交流中心，完全体现出信息的重要性。建立反馈系统，在信息资源共享的时代里，建立、健全全方位、专业的信息是致关重要的，所以建立反馈系统，第一时间让从事档案管理人员，可以知道大众的需求，以便更好的整理、更新信息。

4、结语

篇9

关键词：人事档案管理系统 浅析 问题

人事档案管理系统的建立，可以说是当前企事业单位进行人力资源管理的重要内容，也是将人事管理资料进行量化，实现人力资源的信息化和数据化的一种主要途径。建立健全完善的人事档案管理系统，对于有效管理单位人力资源，促进人力资源开发，提高人力资源合理管理和利用率有重要辅助作用。不过人事档案管理系统在目前还没有达到有效辅助企事业单位进行人力资源管理和开发的需要，其功能性和普及实用性还有待改善。

一、人事档案管理系统的现状和开发前景

人事档案管理系统从技术基础上来区分，主要有两种。第一是传统的档案管理方式，完全依靠人力进行档案信息录入、档案管理和保存、档案分类和废旧档案的处理等。第二种就是现代化的人事档案管理系统，是基于电脑软件和现代化数字技术应用为基础的一整套人事档案管理工具。也可以说是传统的人事档案管理系统的升级版。

当前国内众多企事业单位中，有效的人事档案管理系统尚未普遍建立。而且有很多中小企业觉得人事部门是事业单位、国有企业才需要的，这也是观念上的误区。在今天现代化企业建设的需求中，进行人力资源的有效管理已是必然趋势，通过现代化的人事档案管理系统来落实有效的人力资源开发和管理，也成为迫切的需要。当前很多专业的程序开发机构已经设计推出了几款新型的人事档案管理系统，为企业的现代化人事档案管理系统建立提供了参考和支持。

二、人事档案管理系统的功能需求

（一）数字化

数字化是指人事档案管理系统在系统组建、功能模块设置、系统信息录入存储、内容的随机调阅、机密内容的加密和调阅权限设置、信息拷贝和安全性保护、系统防火墙设置和漏洞修复、系统数据改动记录等方面都要实现数字化操控和自动化处理。一方面方便对人事档案管理进行日常操作和随机调阅，一方面确保建立在数字信息平台基础上的系统安全和智能防护能力经得起考验，不会造成数据丢失，引发安全风险。

（二）安全性

对于像我们殡葬管理所这样的事业单位来说，从目前全国各地的就业形势来说，还是一个很有吸引力的单位，也可以说是众多人才争抢的重点。其实不只是事业单位，任何企事业单位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有严格的保密措施和安全防护。如果人事档案管理系统的内容可以随意更改，不留痕迹，无法修补漏洞，那就会直接影响人力资源管理、岗位升迁调动、职位删减和机构组合和工资发放、福利待遇发放等很多内容。

出于保护内部人员的档案信息，避免违规操作、失误操作和恶意操作引起信息删减、覆盖、更改以及系统漏洞、系统升级换代或软硬件设施病毒侵害、故障侵害造成档案系统无法正常工作或数据库损毁，一定要注重人事档案管理系统的安全防护和保密措施。

（三）现成的模块化设计和先进人力资源管理理念的融合

企事业单位的人力资源调整和变动有的时候是很频繁的。就像我们殡葬管理所，也经过了一系列的人动，在人力资源管理的政策、方案等方面也在逐渐向着现代化的方向发展。为了迎合单位的这种需要，就要求人事档案管理系统能顾在秉承当前和未来人力资源管理发展趋势的前提下，以更加易于操作和功能组合的模块化设计来满足各项功能的需要。

比如档案录入模块中的个人账目分类管理、个人信息分类管理，按照时间、特定的岗位、职能、部门或工资水准、入职时间和学历等标准来划分的信息归类设计，可直接进行打印填报的表单设计等，包括符合人力资源管理各项需要的各类型数据汇总分析报表，都应该在系统建立的时候就准备好，方便企事业单位更快速的开展人力资源开发管理工作。

换句话说，要将现代企业人力资源管理需要的人事档案管理系统功能进行灵活、规范、可操作的模块组合，让企业在现代人力资源管理理论支持下开展个性化的档案管理系统设计，满足企业个性化发展需求。

三、人事档案管理系统在实践工作中需要注意的问题

（一）落实人事档案管理系统的权限分级制度

在事业单位内，人事调动和人事资料的调阅、打印、录入、存储、更改等各项内容，事关重大。在一定程度上说，人事档案管理关系着单位所有人员的切身利益，因此更应该将针对人事档案管理系统的所有动作纳入分级权限管理和监督体系中，避免有、假公济私和恶意篡改资料等行为。

（二）进行人事档案管理系统的信息审核

为确保人事档案管理系统的信息没有进行违规操作更改，应该以领导责任制和领导带头制建立定期和不定期的信息审核制度。通过权限分级，逐级逐层次开展信息审查，对比操作记录来查看核对，规避信息遗漏和违规操作。

（三）建立人事档案管理系统和人力资源管理规划协同机制

人事档案管理系统除了更加细化各项信息的录入存储和分析之外，要充分利用系统建立的各项数据表单来辅助落实人力资源管理的长期规划和近期调动。切勿将人事档案管理系统仅当作一个数据存储系统来应用，而是要凭借其强大的功能和准确的数据分析能力为长远的人力资源开发和管理服务。

四、结语

人事档案管理系统是现代化人力资源管理的重要辅助工具，企事业单位要加快落实人事档案管理系统的应用，尽快实现内部人力资源结构的改良优化，为强化人力资源利用率，降低人力资源消耗和浪费，对动人才计划，解决人才安置问题和离退休人员的劳保问题等提供有力的辅助。

参考文献：

[1]杨延军，米青，张索祥.基于WEB的高校工资人事管理系统的开发与研究[J].中国科技信息，2006；6

[2]张丽，戴跃洪.基于B/S结构的人力资源管理系统设计与实现[J].成组技术与生产现代化，2005；3

[3]应毅，毛宇光，刘正涛.基于技术的Web访问数据库研究与实现[J].计算机与现代化，2005；4

篇10

关键词：档案；数字化；建设；关键

【分类号】：F426.31

前言：二十一世纪是一个数字化、网络化和知识经济的社会，以计算机和软件为核心的数字化技术将广泛渗透到相关领域，也为档案的“数字化”带来契机。数字档案工作者的研究对象也从有形实体扩展至数字代码，工作环境从现实空间扩展至虚拟空间，管理方式也必将从传统模式转换为基于网络的现代模式。

一、首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，企业把数字档案建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。其一，档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它存有数万卷档案资料，数千件档案文件，是企业最有实用价值的信息资源库，这样一大批档案信息资源不能很好地为企业领导和职工利用，充分实现信息共享，数字档案就不是真正意义上的数字档案。所以，要首先建设数字档案室。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案室提出了一个有待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案的数字化。目前，档案室的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、企业强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；职工对档案信息需要量不断增加，如管网管理处，水建公司等部门办公地点与档案室相隔太远，技术人员到公司大楼查阅资料和图纸来回要浪费许多时间和精力，他们迫切要求信息共享；这都迫使档案室这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案室存档的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设的几个关键

1、加强网上用档管管理理论研究

为了更好地开展网上工作，保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者，我们必须加强归档电子文件的理论研究，其探讨的理论主要包括：（1）用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。（2）用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。（3）档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。（4）档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。

2、有重点地抓好数据库建设

目前，我们企业档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

3、加大档案管理软件推广力度

电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各施工单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

4、加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。并且根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更加科学有效，档案管理工作必将迈上一个新台阶。

5、提高档案人员素质和全员档案意识

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质。提高自身的政治素质，加强责任感，把档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。另外，企业档案管理人员良好的业务素质是促进企业档案工作规范化管理的首要环节和根本保证。要切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。

三、保障档案信息资源网络安全

作为开放的信息交流平台，Internet的某些特殊属性对档案信息服务的安全性、可靠性带来了一定威胁。在网络环境下，影响档案信息服务安全的主要因素有三个方面：操作系统因素、硬件设备因素以及“网络黑客”因素。其中操作系统是计算机运行的最基本的要求，实现档案信息的网上传递，首先要解决操作系统的安全问题；硬件设备对档案信息安全的影响主要来自其核心――CPU芯片的安全性，亦应引起我们的关注；“网络黑客”则是专指非法制作与传播计算机病毒或恶意攻击特定网站的人。其行为借助网络技术对档案信息资源的安全同样构成危害：存储于网络的档案信息，会因病毒的侵袭而发生严重损毁。因此，利用网络环境开展档案信息服务的安全性、可靠性问题需要我们采取必要措施，保证档案信息服务网络的安全与正常运行。并根据档案信息自身的特点与网络环境下档案信息资源整合利用的实际需要，健全相关的防火墙技术、VPN（虚拟专用网）技术、加密技术、网络病毒防治技术、跟踪检测技术以及数字档案信息资源备灾基地建设等，以切实保障网络环境下档案信息资源优化整合与开发利用的安全。

参考文献：