供应商关系管理制度范文

导语：如何才能写好一篇供应商关系管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：供应链 采购管理 评价指标'　一、供应商选择评价指标体系构建的原则

从供应链采购管理的角度，构建供应商选择评价指标体系有必要遵循以后一方面的基本原则：

（一）科学客观性原则。该原则要求所选择的供应商评价体系，能够将供应商的实际情况准确反映出来，并有配套的科学管理方法评价供应商，减少主观臆断情况的存在。

（二）简明适应性原则。对供应商评价指标体系的选择，需要好从实际的情况出发，在能够反映企业重点情况的前提下，减少体系当中不必要的内容和层次，避免选择评价成本的增加，从而造成推广难度的加大。

（三）定性与定量相结合的原则。与管理供应商的选择评价体系同理，供应链的采购管理，需要在供应商的选择评价当中，对其定性和定量的指标进行综合性衡量，并按照一定的标准值，对定性指标进行赋值量化，同时解释定量指标和实际情况的对应关系。

（四）通用性和专业性相结合原则。对于供应商选择评价体系，要求具备广泛适应性的要求，除了要反映出供应商在选择过程中普遍性的特征，还要根据不同行业的特点，利用不同指标的赋值进行反映。

二、供应商选择评价指标体系的构建

供应商选择评价指标体系的构建，包含质量、价格、服务指标体系，具体内容如下：

（一）质量指标体系的构建。无论哪种类型的采购，企业都希望所采购的对象适用于企业的产品和服务要求，并且具有一定的可靠性和耐用性。质量指标体系分为三个部分：一是产品的合格率指标体系，即所采购的产品必须在质量方面达到规定的最低水平，而产品的合格与否需要利用质量指标进行定性评价。产品质量的合格率越高，下游企业的生产经营才越稳定。二是企业采购工作进行当中的中断率，需要针对不同的供应商，谨慎比对产品运转的周转率水平，根据产品的使用条件，确保产品具有较高的可比性，另外在条件允许的范围内，适当验证供应商所提供的指标内容。三是分析质量体系运行的情况，通过对客户和法规要求的满足，表示客户满意度的增加，这也是组织方面业绩提高的表现。

（二）价格指标体系的构建。供应链的管理，价格不仅仅代表供应商对企业产品销售价格的影响，还突出了整体的成本概念，其中包含物流成本、管理成本等。首先是采购价格竞争力水平的指标体系，譬如对标准的产品，利用同行业同产品市场的价格比率，表示价格的竞争力水平。其次是供应成本的预期能力，供应商采购的长期成本结构和竞争能力，需要通过供应商的持续改进、成本降低策略、成本体系等进行分析。再次是检查供应商价格体系，并要重点强调高科技企业的研发费用与管理费用之间的关系，通过研发费用反应出企业的竞争力水平。

（三）服务指标体系。首先是供应商在整个合作过程中的积极性，即开发商有没有兴趣为企业提供采购方面的资料，并按照企业的要求，在最短的供货期限内，提高供应的效率。其次是服务方面问题解决死否及时，供应商服务水平的高低，以供应商问题解决的时间长短决定。再次是供应后期的服务质量，其中很多采购的产品可以长期使用，而使用的时间长短，可以折射出供应商的质量服务水平，并妖气供应商跟踪服务售后的产品，在实际的应用当中，我们需要统计分析供应商所提供的售后服务频率和内容，然后进行售后服务水平的考核。

三、企业信息化评价指标体系的构建

企业信息化评价指标体系，分为战略地位、基础建设、应用状况、人力资源、效益指数几方面内容。

（一）战略地位：指标是信息化的重视程度，反映出企业对信息化的重视程度和落实情况，指标数据的构成包括信息化领导者的地位、信息官职位的设置、信息化的规划、信息化的预算方案。

（二）基础建设：指标是计算机人均数量、信息投入总额、网络性能水平、计算机联网率，反映出企业信息的投入力度、基础设施情况、协同应用条件，指标数据的构成包括软件、硬件、服务器、工作站、宽带等的投入。

（三）应用状况：指标是信息采集信息化手段覆盖率、办公自动化水平、决策信息化水平、业务流程信息化水平、网站建设水平、管理信息化应用水平，反映出信息获得能力和企业运营信息化水平。

（四）人力资源：指标是人力资源指数、信息化技能普及率、学习电子化水平。反映出企业人力资源管理实现信息化的条件、应用能力、学习状况等。

（五）效益指数：指标是库存资金占有率、资金运转效率、企业财务决算效率、增长指数等，反映企业信息化效益状况、信息化响应水平、绩效等。

四、结束语

综上所述，选择评价供应商成为供应链采购管理中的一个重要环节，供应商选择评价指标体系的构建，需要综合考虑供应商的产品价格、产品质量、产品交期和供应商本身管理能力、成本控制能力、合作能力和意愿、柔性适应能力等。因此，我们需要尽快从质量、价格、供应、服务、技术、内部竞争的角度，构建完善的供应商选择评价指标体系。

参考文献：

[1]马金麟，孟祥茹.供应链管理[M]南京：东南大学出版社，2008：87-231

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关键词：采购成本；体系建设；风险采购

成本控制不仅仅包括采购订单费用、计划人员和采购业务人员的管理费及与采购原材料部件相关费用的控制，还包含存货占用成本、采购资金使用成本、售后服务成本、风险业务潜在损失、人力资源成本等方面内容。物资采购企业从计划编制、采购管理、合同签订、到货验收、仓储保管、付款等业务全过程进行综合分析，健全完善内控制度，构建采购成本控制体系，达到了降低成本、防控风险、提高企业经济效益的目的。

一、健全完善采购内控制度

内控制度是降低企业经营风险，在企业内部对各部门流程设立控制点，做好流程的内部控制管理制度。企业建立健全采购内部控制体系，是改善内部管理、提高采购效率、增强企业竞争力的有效途径。

（一）建立采购管理制度采购管理制度是规范各类采购行为，明确相关部门在采购活动中的职责和分工，加强对采购活动的管理，保证采购活动符合国家法律法规和企业管理政策，保证采购质量、提高采购效率、降低采购成本的一项管理制度。主要包括需求计划管理、采购价格管理、招标管理、供应商管理、合同管理、验收入库管理、付款结算管理等。采购制度应明确规定采购计划、预算、采购流程、授权审批权限、相关部门的责任和关系、各种物资品种采购的规定和方式、报价和价格审批等，使采购活动有章可循，有法可依。

（二）建立供应商准入和评价制度供应商管理是供应链采购管理中一个重要的部分，对实现采购准时化有着至关重要的作用。企业在供应商管理方面要建立供应商准入及评价制度，确保供应物资满足企业生产需求，实现安全生产。1.供应商准入制度。物资采购的供应商要经过技术、财务、质检、安全等部门联合考核后才准进入，如有需要可以到供应商属地实地考核，全面了解和掌握供应商的经营状况、生产能力、生产工艺、产品质量等，并对进入企业的供应商实行档案管理。准入供应商应提供营业执照、税务登记证、法人身份证复印件、开户银行信息等有关资料，并填写供应商准入申请表。2．供应商评价制度。一是审核部门依据供应商所提供的资料，对其资质、资本、信用、技术能力、安全质保、财务状况等进行资格评审，建立供应商档案，并对供应商进行分类，判定供应商是否属于某一产品独家或单独生产。二是质量价格部、计划采购部、仓储部、财务部及使用单位，按照供应商绩效评定标准，对供应商的产品和服务进行ABCDE五级综合评价，评价结果作为后续选择供应商的参考依据。同时，对综合评价得分较低，甚至是评价不合格的厂商进行清理，保证采购产品质量。

（三）建立价格档案和价格评价体系企业采购部门要对采购的物资价格进行归档管理，对每一批采购的物资报价，应首先与归档价格进行比较，分析形成价格差异的原因。对重点物资的价格，要建立价格评价体系，组织相关业务人员多渠道收集供应价格，分析评价现有价格水平，并对归档的物资价格进行评价和更新。

二、创新采购管控新模式

（一）采购规模批量化目前，物资采购方式以招标采购、专家会审采购、单一来源定向采购、询比价采购为主，其他采购方式为辅。为充分发挥集中采购优势，物资采购工作推行年度计划管理，积极与大型生产厂商沟通，寻求合作，实施大宗物资年度批量采购和超市代储物资集中采购。1．大宗物资批量采购。采购部门根据生产单位历年需求消耗情况、使用单位年度需求计划和市场状况，科学编制年度采购计划，通过物资消耗需求分析，将钢材、木材、通用常耗易损配件、金属网、电缆、皮带、汽柴油、地材等物资品种，实行年度批量采购，在保证产品质量的同时，还能取得一定的价格优惠。2．超市代储物资集中采购。超市代储物资管理是指供需双方签订代储协议，供方将物资送达需方指定的存储地点（或存储在供应商生产、销售仓库），以满足需方生产建设要求，在所存储的物资销售出库后，再向供应商支付账款的管理模式。它具有缩短供应时间、节约流通费用、减少资金占用、集中精力聚焦市场价格、引进竞争机制、提高服务水平等优点。同时，该模式能够简化采购程序，减少重复采购产生的采购成本，利用供应商的库存保证生产建设物资需要，减少库存储备和积压资金的浪费，提高库存周转率的作用。

（二）供货渠道源头化物资供货渠道一般可分为生产厂、授权商和一般经销商。为控制采购成本，企业应对采购物资品种进行分析，通过市场调研，拓展供货渠道，采取源头采购的方式来降低采购成本。企业在编制年度计划时，对物资消耗品种类型进行分析，科学分包，逐步扩大超市代储范围及规模，积极推进主机厂及生产厂定向代储业务，并建立长期的战略合作伙伴关系。同时，在设备采购的基础上，适时与主机厂沟通，相关设备配件绑定设备一起采购，解决配件单独采购价格过高或主机不匹配的问题。

（三）储备结构合理化物资储备是指在保证企业生产、经营需求的前提下，使库存保持合理水平。储备管理主要有自有储备管理和代储储备管理。供应商代储储备物资是指年度内消耗量大、规律性比较强、单个价值相对较低、卖方市场竞争激烈、产品质量或标准可描述的物资。企业要不断扩大超市代储规模，推进供应商定向代储业务，增加超市代储物资年消耗量。企业自有储备物资是指不适合代储的物资，按照其重要性、资金占用大小及采购难易程度，一般可分为以下几种：①大型材料，主要包括煤炭生产所需的木材、钢材、钢丝绳、运输带、电缆等。一般采取源头采购，要求生产企业规模大、信誉高，具有长期战略合作关系。②特储物资，指对生产影响极其重大的材料、配件等。这类物资采购周期长、技术要求高、用途关键。③一般物资，是指卖方多且物资消耗量小或没有消耗规律的小型设备及普通材料。企业进行物资储备，在保证生产需求的同时，还要做好储备控制工作，最大限度降低物资储备。一是优化储备结构，扩大超市代储品种及规模，推进主机厂及生产厂代储业务，不断扩大超市代储存货规模，减少资金占用；二是强化计划管理，完善历年物资消耗资料，严格审核临时性的需求计划，做到有效的平衡利库，避免产生新的积压物资；三是清理闲置积压物资，对部分区域内不再使用或技术淘汰的积压物资，利用供应链关系，与供应商协调进行回购。

三、加强采购风险防范

采购活动是企业生产活动的起点，是企业降低成本、增加利润、保证安全生产的重要环节。受内部和外部环境因素影响，采购活动的各个环节都存在着不同程度的风险，如计划准确风险、采购价格风险、合同管理风险、物资到货及使用风险、存货风险、供应商信誉风险等。如果不对这些风险加以研究和控制，在采购过程中就可能出现供应商资质不合格，滋生暗箱操作、弄虚作假、以次充好等现象，甚至出现产品质量问题、交付不及时等情况，导致物资采购的实际结果与企业预期目标相背离，并给企业带来损失的可能性。因此，防范采购风险是企业经营管理的重中之重。

（一）遵守物资采购管理制度在采购活动中，要从物资需求计划提出，到采购方式确定、采购渠道选择、采购价格、合同签订、货物运输、产品验收入库等环节的管理制度入手，严格遵守物资采购相关管理办法，通过强化采购策略研究，确定科学合理的采购方式，加大过程控制等措施，实现物资的“安全、及时、经济”供应。

（二）加强采购过程管理监督防范物资采购风险，重点要强化管理和监督。一是要建立采购人员绩效考核办法，完善考核及激励约束机制，采取定期开展工作检查、专业化分工、岗位轮换等措施，强化对采购人员的管理，增强企业内部的风险防范能力。二是加强对物资采购评审过程的监督。重点检查采购评审过程是否按照流程进行，是否存在违反国家法律规定和企业管理制度的行为。三是对物资采购全过程进行监督，如采购工作是否规范、措施是否到位、是否存在偏离实际等情况，及时发现和纠正在物资采购过程中出现的问题，确保采购过程高效有序。

（三）加强预付款管理预付款占用企业流动资金，影响资金周转，一旦收不到货物或出现质量问题，将会增加企业的资金成本。企业在预付账款管理上要结合自身实际，构建预付账款风险防范机制。一是加强物资采购审核管理，通过供应商资质信誉审核、采购评审谈判等方式，从源头减少预付款的形成；二是做好合同签订和跟踪管理，通过合同约定和预付款合同风险审批及跟踪管理，防范风险；三是财务部门严格按照合同约定进行付款审核，对200万元以上的预付款，采取主管副总经理和总会计师联签审批的方式；四是按照“谁形成，谁清理”的原则，实行预付款清理主体责任制，并加强预付款的考核管理。

四、提高业务人员综合能力

采购人员是采购成本控制的参与者和执行者，其素质的高低直接关系到成本控制管理水平的高低，在一定程度上影响着企业经营发展。因此，提高业务人员素质和能力至关重要。首先，要提高业务人员成本管理意识，强化工作态度，使成本管理深入人心。其次，提升业务人员专业知识和能力。定期对业务人员开展专业知识、法律法规的培训工作。最后，提高业务人员素质，培养高度的责任感，客观公正地做好采购成本管理工作。

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关键词：煤化工企业；进口设备；采购管理；成本控制

中图分类号： F406 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2012）06-0029-04

随着我国社会主义市场制度不断地健全，全球经济化水平加快，煤化工企业竞争压力也开始增加。这样的经济背景下，不只是为煤化工企业发展带来巨大的竞争力，还为其进入国际化发展提供了机会。为此，在这样的情况，美化工企业作为一个跨学科、跨专业的相互结合的技术密集型的行业，其经营管理过程需要各种机械、电子、化工等多个方面的设备产品，在煤化工企业数据处理、开发建设方面需要一些高、精的生产设备，这些设备光依靠国内制造企业满足是不足的，还需要引进国外先进的设备、机械以及化工等机器。而进口设备采购管理则主要是运用各种采购方式来获取国外的资源、服务，从而依靠国际贸易规则，对采购活动进行有效的管理的过程。对于煤化工企业来说，进口设备的合理采购管理，有助于提升煤化工竞争力。因此，合理、科学、有效的实行煤化工进口设备的采购管理已成为其发展的关键性问题。

一、采购管理定义及重要性

（一）采购管理的概念

采购是企业为了实现经营目标，在现实市场环境下，根据企业的经营能力，运用恰当的方式和策略，通过付出相应的费用而向外界获得材料和服务的行为，是企业产品增值过程的起点。采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

（二）采购管理的重要性

1．采购管理是生产正常进行的基本保障。保证生产是采购管理的一个基本任务，也成为对整个企业运营具有决定性作用的重要职能。采购部门也不再只是一种单纯的行政性供应中心，而是企业真正的利润中心之一。

2．采购管理是企业竞争能力的重要方面。采购管理的目标就是想法设法加快物料和信息的流通，充分发挥供应商的作用，缩短交货周期、增加送货频率。由于采购过程都有一个比较长的周期，需要接触外部供应商，不确定因素较多，对需求变化的应变能力和响应速度相对较为迟缓，如果采购管理在效率上跟不上，很可能形成供应需求的薄弱环节，影响企业在市场上的竞争力。

3．采购管理是企业质量管理的起点。企业进行加工生产，采购物料的质量是一个基本的保证，采购管理供货质量上起到决定性作用。如果采购管理跟不上，采购物料的质量不能保证，就好像盖楼房根基不稳固、建大桥偷工减料一样，这样的企业无法在市场上生存。

4．采购管理是降低企业经营成本的重要方面。在生产制造加工型企业，原材料成本占的比重最大，因此，降低采购费用是提高企业利润率的一项重要措施。采购管理的目标就是降低采购成本，减小开支，用较少的库存保证生产活动不间断地均衡运行。如果不能行之有效的进行采购管理，额外增加了采购金额，就是增加了企业的生产成本，必然降低了企业的利润。采购管理水平的高低直接影响产品的质量和成本，对企业至关重要。

二、煤化工企业进口设备采购现状分析

（一）煤化工企业进出口设备采购特点

煤化工企业进出口设备采购共以下方面特点：一是投资金额大。煤化工企业所需要的设备有的需要几百万，有的甚至几千万元，比如说煤化工企业的一台型压缩机组就会高达五千万元。二是集中度高，投资取向明显。煤化工企业一般都是以化工生产为单位的单位。三是煤化工企业的进口设备技术含量高，构造复杂。

往往一台化工设备的机器涵盖多种系统、功能，并且还具有许多庞大的配送的系统、技术以及机械。四是煤化工企业具有通用和专业设备共同交织在一起，比如说专用的化工机械设备以及通用的机械设备，像汽车、计算机等。五是对于煤化工进口设备的采购往往都是集中在年初、年末，为此企业的采购主管以及工作人员对采购计划下达比较紧。

（二）煤化工企业进口设备采购设备流程

煤化工企业进口设备采购业务审批流程上存在繁琐的领导审核，整个流程大约有6到7个人需要签字审核。因为我国多数的煤化工企业进口使用了较为方便的ERP系统，所以节省了人力来回跑签单的时间，但另一方面因为没有员工直接的催促，煤化工企业进口企业领导很可能不会第一时间审核相关单据。实际上过于复杂的审核流程大大降低了采购效率。现阶段，我国多数煤化工企业进口设备采购流程如下：

图1 煤化工企业进口设备采购一般流程（自上而下）

从图1可以看出，审批流程的复杂不仅仅在于审核人数，更在于审核次数。预算审批完毕后进入采购实施阶段，并需要进行询价采购。在供应商的选择上，由设备服务采购员自主选择至少三家机械设备单位。在收到三家设备单位的报价后再上报采购部领导审批。在这个过程中，对供应商的选择是没有专人进行监管的，如果发生“围标”、“串标”的行为，是无法被发现的。

（三）煤化工企业进口设备采购设备问题

由于种种历史的原因和以往体制的原因，煤化工企业进口设备采购管理问题比较多，如一是观念陈腐，对采购的认识有误区。一般煤化工企业进口设备采购管理层认为采购就是买东西，对采购环节严防死守，对价格的要求非常高，对采购的技术性和应有的地位缺乏认识。采购的工作经常会遭受企业内部各个部门的质疑和不解。企业采购人员的组成多由领导的关系人员组成，设置多重职位监督管理采购权限，上级领导经常越权指挥。二是采购违纪违法现象屡有发生。煤化工企业采购管理人员同时又是采购监督人员，他们既承担者管理监督职能，又直接越权参与采购业务。这种操作模式，缺乏互相制约的机制，难以充分体现“公开、公正、公平，阳光采购”的采购原则。虽然煤化工企业采购管理制度规范严格，仍然是流于形式，致使采购的监督管理存在重大隐患和缺位，这样不利于采购业务中有关环节的相互制约和监督，容易诱发腐败。煤化工企业各个层面上常常将采购项目化整为零、串标围标，严重损害国家利益。

除了以上以外，煤化工企业进口设备的采购管理还存在以下几个方面：一是对于进口设备的采购过分地比较供货源的价格，影响了其与供应商之间的和谐关系；二是煤化工企业进口设备采购业务审批流程不合理，往往造成企业采购不流畅。三是煤化工企业进口设备采购管理制度不合理，其制度执行不好。

三、改进煤化工企业进口设备采购的对策

针对煤化工企业进口设备采购管理中存在的以上问题，我认为，要提高煤化工企业进口设备采购工作的效率，增加员采购工工作的积极性，杜绝违法乱纪现象的发生，采购管理工作需要从以下四个方面着手：

（一）提高对采购管理的正确认识

要想改变煤化工企业进口设备采购认识的误区，就需要对采购管理重新认识。让煤化工企业所有的管理者都从战略上重视进口设备采购管理，把进口设备采购策略和合作伙伴的选择、评估作为企业整体战略的一部分。煤化工企业把精力更多的投入到经营上面，将煤化工企业进口设备采购变为战略采购，主要通过与供应商建立起战略合作伙伴关系，供应商的资源为我所用，来提升企业的经济增加值和核心竞争力。另外，对于员工的观念问题，首先企业高层领导要统一观念，然后通过开展培训统一员工对企业采购管理的认识，转变员工的观念，从意识上重视采购管理，让煤化工企业进口设备采购管理方式决定深入人心，减少了实施的阻力。让煤化工企业进口设备所有的工作员工认为：采购不仅仅是买东西，也是企业经营的一个核心环节，与生产管理、营销管理并称企业管理的三大核心功能。并煤化工企业进口设备采用管理工作应从宏观层面审视采购内部控制管理工作，并纳入重要的企业议事日程。

（二）优化采购业务审批流程

针对于多数煤化工企业采用了现代化的ERP系统以及针对其进口设备采购的物料品种多的特点，煤化工企业优化采购业务审批流程中采购物资由企业物资保管员利用ERP系统下订单，最大程度实现信息共享，从而提升企业对采购成本的控制和管理能力，提高采购所在供应链的运行效率和效能。采购员进行统计整理，形成采购任务，针对既定的进口设备购任务进行采购的策划和计划，再由采购员向供应商下正式订单，若是没有长期合作的供应商，则设计采购招标书，招标公告并要求各个供应商投标，实施招标采购。为此，煤化工企业进口设备采购业务审批流程优化，如下图：

图2 煤化工企业进口设备采购业务审批流程优化

（三）控制采购成本

煤化工企业生产经营中的成本控制也是关键的一环。经营效益的好坏与生产成本能否有效控制密切相关。若采购成本高，生产成本必然也高，反之亦然。因此，煤化工企业进口设备采购成本控制是企业增效的最佳途径。为此，如何控制进口设备采购成本成为进口设备采购各级管理人员重要工作，工程可以通过供应商会议、质量小组等方式组织实施供应商改进，提高供应商质量，改善供应水平，控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本。直接采购成本的控制与降低，可采取提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同开展改进项目等多种途径。间接采购成本控制与降低包括缩短供应周期、增加送货频次、减少进口设备库存、实施来料免检、循环使用进口设备包装、合理利用相关的政府有利政策、避免汇率风险等。

（四）建立完善的采购管理制度

煤化工企业进口设备采购建立完善的采购管理制度，既是满足提高进口设备采购管理水平的需要。也是完善现代企业制度的需要，同时更是全面提升企业经营管理水平的需要。建立完善的内部管理制度体系，通过内部管理制度来规范和管理采购程序和标准，并开展定期的评价和维护，必将为进口设备采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求；建立完善的内部控制制度，能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态，确保采购业务工作有章可循，有法可依，促进进口设备采购工作的规范运转。

煤化工企业要制定完善的采购管理制度，首先要以《中华人民共和国政府采购法》、《广东省政府采购工作规范》和相关采购办法为采购管理制度的指导规范；根据企业相关情况，上要承接进口设备仓库、设备部、后勤等需求部门相关管理制度，下要结合财务部相关管理制度；结合自身特点，规定以采购金额的多少作为区别实施采购方式的标准，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购和定点采购等六种采购方式。详细说明采购流程、报销流程，阐述清楚企业对于采购的重视程度、违反采购制度需要承担的责任和后果，让进口设备采购部的每一名员工都能够熟悉采购管理制度，熟练依照采购管理制度办事。

（五）监控采购管理制度的有效执行

在建立了完善的煤化工企业进口设备采购内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上，是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道，来保证内部控制管理工作的实施，企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用，定期对采购项目进行审查；对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变，并要充分发挥职工群众监督的作用，督促和约束采购部门的工作效率和工作质量，促进内部控制管理的有效运行。另外，还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力，明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任，加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度，对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人员进行责任追究，并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识，以此来提升煤化工企业进口设备采购管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。

参考文献

[1] 钱芝网．采购管理实务[M]．北京：中国计划经济出版社，2008．

[2] 丰景春．项目采购管理与评估[M]．郑州：黄河水利出版社，2003．

[3] 诸祝军、肖朝阳．关于设备采购管理的认识[J]．中国科技信息，2009，（15）．

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【关键词】物资设备 采购监督 招标管理

物资设备采购是生产经营活动不可或缺的重要组成部分，采购工作的质量和效率直接关系到后续生产运营的质量、效率及成本，对于维护生产安全稳定、提高生产效益具有重要意义。然而在市场经济环境下，物资设备采购面临着许多难题，商业贿赂现象也时有发生，因此必须加强物资设备采购监督管理，以保障物资设备采购工作的顺利进行。

一、物资设备采购监督的难点问题

物资设备采购需要采购部门按需求计划结合市场信息确定采购的产品与供应商，签订合同实现货款交易，主要的方式有两种，一种是在市场调查的基础上选择产品及供应商，再确定价格，另一种在招标基础上选择产品和供应商，还有部分情况是限于资金不足向固定供应商赊购物资设备。但无论是哪种物资设备采购方式，都可能存在供应商不正当竞争的情况，或是采购人员的违纪现象，因此要对物资设备采购进行监督管理，以避免虚假招标、收回扣等问题的发生。

第一，物资设备采购监督的难点在于缺乏科学系统的采购需求分析，采购计划不够科学合理。采购部门在采购物资设备时，可能由于与生产部门缺乏沟通，无法充分发挥自身职能作用，导致采购计划与生产实际不符。一些应急性物资设备的采购，由于时间紧迫，也给采购监督带来难题。

第二，未能科学、客观的对供应商进行评价。供应商的资信等级、供货能力、服务水平等存在较大差异，采购部门对供应商的评价往往不够全面、科学和客观，有时还会受主管领导个人意志的影响，对供应商管理和评价没有成熟的制度体系。

第三，采购监督管理程序不完善，执行不到位。有的物资设备采购存在决策、采购、验收等未分离的问题，内部控制不严，未实行物资归口管理，有的将集中采购模式变为分散采购，使采购成本、时间增加而质量、服务得不到较好的保证，也增加了采购监督的难度。

第四，采购人员的绩效评价不完善。对于采购人员工作绩效的评价，往往过于重视保证生产而忽略了采购价格、交货期、售后服务等指标，未能对采购工作进行综合评价，因而对采购人员无法实现有效的监管。

第五，招标程序监管难到位。物资设备采购招投标过程中，招标前后未按规定报送有关资料的情况屡有发生，监督部门对招投标情况缺乏了解，导致无法保证全过程监督的效果，个别监督人员专业能力的不足也会导致监督难以落实到位。

二、物资设备采购监督难题的原因分析

首先，物资设备采购计划提报随意性较大，有的人员在编制计划时人为扩大采购计划来谋取私利，采购计划提报准确性不高，导致物资设备库存积压或是不足，还可能以特事特办等为由出现违规越级采购问题。

其次，供应商选择存在倾向性。个别人员为了个人或小集体私利，可能从主观上提出技术、安全要求，对于资质相同的供应商也可能提出配套性、安全性等要求，倾向于选择关系户等供应商，给招投的公平性带来不利影响。

最后，采购价格难以确定。在市场经济条件下，采购价格受供应商、供需等多种因素的影响，物资设备价格往往起伏不定难以预测，某些专项产品因供应商少而使买方处于弱势地位，采购价格的不确定性给采购监督增添了难度。

三、加强物资设备采购监督的建议

（一）加强监督管理制度建设

制度建设是强化采购监督的首要措施，因此要加强物资设备采购管理的内控制度建设，建立物资归口管理、集中采购制度，并建立供应商管理制度和监督检查制度。首先，物资设备采购监督的相关制度建设，要涵盖决策到使用各个环节的工作内容，要明确采购计划编制、验收标准等各个细节内容的要求，做到采购全过程有章可循，落实岗位人员职责，规范管理严肃管理。其次，通过集中采购来提效减负，实行集中监控重点监督，能够有效杜绝采购工作中的各种问题。再次，制定供应商管理方法和评审程序，建立供应商信息库，实行动态管理，把好采购的源头，避免供应商选择上的决策失误。最后，建立长期的采购监督领导体制，成立专门的领导工作小组，统筹协调，分工合作，实行定期审计和采购效能监察，以避免腐败问题的发生。

（二）加强招标工作的监督管理

招标工作的监督管理首先要规范招标程序，保证招标的公平竞争性，避免暗箱操作，要建立长效监督机制，对招标全过程进行跟踪监督，掌握采购计划情况，保证招标方式、招标方案、招标文件等客观、公正、可行，招标程序符合规定，评标过程、合同签订符合相关要求。监督部门及工作人员要明确招标监督职责，处理好监督与服务的关系，加强业务知识的学习，不断提高监督服务能力，同时加强查处力度，查找制度漏洞和缺陷，健全完善管理制度。

（三）推进采购监督的信息化进程

要完善物资设备管理信息系统，利用信息技术来做好采购监督工作，提高采购管理效率和信息公开化程度，有效控制不规范采购行为，深化监督的广度和深度，从更多的层面进行物资设备采购的监督管理。

（四）完善采购人员绩效评价体系

要做好采购人员的培训工作，严格实行持证上岗制度，完善采购考核评价体系，全面评价采购工作的各方面情况，奖优罚劣，同时还要加强职业道德教育和法律法规教育，增强采购人员的职业素养和自律意识。

四、结语

物资设备采购监督难度较大，需要以完善的制度建设为基础，做好招标的全过程监督管理，充分利用现代信息技术手段，并加强采购人员的培训和管理，才能有效化解采购腐败风险，最大化发挥物资设备采购监督的作用。

参考文献：

[1]张婕. 国有发电企业大宗物资设备采购监督工作的思考[J].三峡大学学报（人文社会科学版），2014.

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1、电力物流管理效率的定义及主要特征

1.1电力物流管理效率的定义

广义的电力物流管理效率是指电力企业在进行物流管理活动中形成的投入和产出所成的比例关系，是应该具体到某个电力单位或企业，也就是研究总投入和总产出之间的关系。广义的电力物流管理效率概念应当与物流效率在量上保持一致。狭义的电力物流管理效率是指物流管理活动本身所消耗的成本与物流活动所产生的收益之间形成的比例关系。本文所定义的电力物流管理效率是指广义的电力物流管理效率。

1.2电力物流管理效率的特征

1.2.1电力物流管理效率具有多样化的特征

电力物流管理效率的多样化特征主要体现在物流管理效率的形成条件、构成因素和社会作用等方面。在构成因素上，电力企业的领导和员工通过物流管理劳动获得了预期的劳动成果。在形成条件方面，电力物流管理效率的形成条件越来越复杂、越来越苛刻，这与电力物流管理过程中各关节之间的交叉联系具有莫大的关联。在管理效率的社会作用方面，电力物流管理效率的提高不仅作用在电力物流效率、电力企业的发展方面，而且可进一步影响经济发展乃至社会的进步，对社会各方面都有显著的作用。

1.2.2电力物流管理效率的集约化特征

这种特征主要体现在信息、领导力和科技等多個方面。电力物流管理效率的提高，与物流管理者的领导力、知识水平和决策能力有着密切的关系。而现代电力物流管理环境复杂且因素多变，信息的收集和处理可以优化管理环境，抽象繁杂的因素从而降低物流管理决策的不确定性。电力物流管理效率的集约化也表现在物流管理相关对物流信息的挖掘、抽象、归类，从而提高物流管理效率。

1.2.3 电力物流管理效率的综合化特征

电力物流管理的过程是一种全面的、综合化的过程，涉及到储存、运输和订单方面的管理，围绕着运作、财务、销售三个基本职能展开。综合化特征主要体现在效率关系、效率责任以及效能等方面。为了提高电力物流的管理效率，必须把各种效率关系综合起来加以全面性的综合考虑，而效率关系和效率责任的综合化最终主要体现在物流管理的效能上，主要包括组织效能、人员效能、运作效能以及决策效能等各个方面，这种管理效能的综合化已经成为提高电力物流管理效率的根本。

2、影响电力物流管理效率的因素

2.1电力物流管理制度

2.1.1管理制度的规范性可提高电力物资管理水平

物资管理涉及物资到货验收、物资入库验收、物资保管保养等多个工作流程，管理制度的落后不仅会导致货物堆放不规范，错发、漏发、丢失物资材料等现象，还会导致工作流程的延迟、失误。合理的电力物资管理标准以及物资管理制度，可以明确各单位、个人的工作内容和流程，节省整理仓库、盘货的时间，使得从物资采购计划到物资出库的各项工作，责任到部门、细化到人。同时，也使物资管理科学化，从而提升工作效率。

2.1.2管理制度的规范性能够有效降低电力物流成本

电力企业的物流成本主要是指电力企业在进行生产、采购和销售等与物流相关活动时所产生的成本总和，主要包括存货持有成本、运输成本、批量成本、仓储成本、订单处理及信息成本、缺货损失、采购成本、IT成本以及其他相关的管理费用。在我国，电力企业的运营成本中较大的一部分便是物流成本。因此，建立合理、规范、有效的物流管理制度，通过现代化的物流管理手段和方法可以有效降低电力生产、建设过程中所产生的物流成本。

2.1.3管理制度的规范性可以进一步加强电力供应链的一体化

电力企业的物流一体化发展可以吸取电力公司内部各供电公司在使用信息技术时所积累的经验、技术、设备资金、信息资源、人力以及物资储存等方面，各公司之间进行资源共享，从而形成一体化的网络化管理系统。这样，可以提高电力系统中的资源使用效率，大大降低埋没成本。规范的管理制度有助于整合供应商资源，形成大而稳定的供应商网络，通过规范供应商的考核制度，采用科学有效的管理方法对供应商进行管理，能够有力保障供应商的供货价格、供货质量以及供货速度。

2.2电力物流基础设施管理

电力物流基础设施资源的发展水平和协调程度是衡量与评价电力物流能否持续协调发展的一项重要的指标，也是衡量电力物流管理水平的一个标准。电力物流基础设施在其建设过程中却存在着诸多弊端，具体表现为：宏观规划性不足，缺乏全局性的考虑；空间布局不尽合理，导致了供需环节之间的脱节；资源整合程度不足，重复性的建设将会导致资源浪费；土地利用率较低，大量占用土地不利于城市的发展；交通运输效率较低，缺乏合理有效的组织支撑等。

2.3电力物流信息化建设

电力企业的物流信息化建设应当以业务流程重组为开展基础，充分利用网络技术、计算机技术和数据库技术，实现电力企业内部和外部信息的共享以及有效利用，从而提高电力企业的市场竞争能力和整体经济效益。具体而言，价格查询、网络招标、资料收集、信息共享和数据传输等运作均要依赖于计算机的使用，而对于物资的检验、采购、发放、储存、现场管理以及招标管理等各环节中的服务都应当以管理信息系统作为主要的支撑平台。

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[关键词]企业；物资采购；供应商选择

[中图分类号]F252 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）34-0105-02

1 物资采购过程中供应商的管理问题

1.1 不平等的交易地位

虽然供应商和企业之间是平等的买卖关系，但在实际采购工作中，物资供应商常常遭到企业采购部门的不平等、不公正对待，造成损害供应商切身利益和合法权益的情况屡禁不止。

（1）企业常常会无故拖欠采购款，严重影响着供应商经营规模的扩大。

（2）物资供应商的问题投诉机制尚需健全。对于供应商的投诉，如果相关管理机构不进行及时处理，会严重影响到物资采购机制的改革与推行力度。

（3）采购部门常常会单方面的更改采购合同，对因此造成的供应商的经济损失却不闻不问，不进行实际的经济补偿。供应商的合法权益受到侵害，得不到必要的补偿，必然会影响其竞争积极性，造成物资价格上涨、质量下降等情况的出现。

1.2 人为因素影响供应商的选择

物资采购工作由企业采购部门负责、采购人员进行直接操作，对于供应商的选择，有着很多人为因素的影响和制约。

（1）企业采购人员能力不高。物资采购工作涉及多个领域的知识和见识，包括合同签订、质量鉴定以及物资验收等环节。如果企业采购人员的工作能力达不到相应的采购需求，就会造成较大的采购风险，影响采购工作的顺利开展。

（2）供应商降价诱惑。为吸引企业采购，供应商往往会降低自身物资的采购价格，诱使采购人员前往购买。价格的大幅降低必然会造成物资总体质量水平的下降，进而影响到物资采购企业的正常运作和发展。

（3）企业采购人员收取好处。由于企业实际的物资采购工作都是由具体采购人员与供应商进行直接商谈，而供应商为了自身利益的最大化，往往会私下行贿，严重扭曲了采购市场，甚至会导致企业对供应商选择的不合理模式的出现。

2 物资采购过程中的采购风险

在实际的物资采购中，企业面临的采购风险主要有内因型的风险和外因型的风险两大方面。

2.1 物资采购中内因型的风险

在物资采购中，企业所面临的内因型的风险主要包括：

（1）采购中的预付风险。在进行物资采购工作时，当企业将购置款预付给产品供应后，一旦出现物资的质量问题，会直接影响到企业的发展和运作，带来无谓的经济损失。

（2）采购中的验收风险。在采购物资时，企业不可能对供应商提供的物资进行详尽细致的检查。若需要大量的物资引进，企业与供应商就得签订相应的采购合同。当供应商将合同物资输送完毕，如果出现如数量、质量和检测前后不一致等问题时，由于采购合同在物资输送前就已经签订，会对企业的实际利益产生较大影响。

（3）采购中的存量风险。在采购物资时，如果采购价相对较低，往往会有大量的企业进行盲目采购，进而造成物资的大量囤积。这样虽然减少了一些采购成本，但过多的存量问题也会影响到企业的良性运作。

（4）采购中的合同风险。采购合同是企业与供应商之间最重要的一道利益保证，但企业签订的采购合同中的个别隐性条款有时也会威胁到企业的自身利益。

2.2 物资采购中外因型的风险

物资采购过程中，企业需要面对的外因型的风险主要有以下几点：

（1）采购中的价格风险。在市场中，产品的价格存在着一系列的不稳定因素，它是一种动态的、随时变化的市场要素。经常会有一些不法商贩在抬高自身物资的价格后再以稍低的价格吸引企业进行大规模的物资采购，使企业因囤积大量物资而面临巨大的采购风险，影响企业的经济利益和良性运转。

（2）采购中的质量风险。在完成物资采购工作后，企业会将所采购的物资投入到实际的生产和销售工作当中。如果所采购物资有着隐形质量问题的存在，就会对企业产品的质量产生较大的影响，既有损消费者的实际利益，也会对企业自身的品牌和信誉造成较大的负面影响。

（3）采购中的合同欺诈。对于企业而言，物资采购合同往往是一把双刃剑，在采购工作中存在有合同欺诈的风险。合同欺诈现象主要有：供应商得预付款后潜逃；以空壳公司签空头合同，转手倒卖从中获利；以不存在的合同的主体身份和企业签订采购合同；以虚假证明或无用票据等作为合同的担保。

3 物资采购过程中供应商选择标准

3.1 供应商选择短期标准

较低的采购成本，良好的服务水平，合适的商品质量以及及时的物资交付这几个方面是选择和评价供应商供货水平的短期标准。

（1）较低的采购成本。采购企业需要对供应商所提供的报价进行科学严谨的成本分析，在采购价格和交易费用都满足企业的采购需求时再进行报价采购。

（2）良好的服务水平。物资供应商整体服务水平的高低也是企业进行供应商选择的一项重要指标，供应商内部的各个作业环节与采购企业相配合的态度和能力越高，企业采购的获益也就越大。

（3）合适的商品质量。采购商品的质量是否符合单位需求是企业正常运转的必要条件，也是采购部门必须考虑的首要因素。价格低、质量差的商品会影响企业的正常发展，增加企业成本；质量高的商品不一定适用于本企业，一定要从实际出发，不唯价，不唯质，只看企业需求。

（4）及时的物资交付

供应商物资交付的时间长短，直接影响到企业生产经营工作的连续性。因此，物资交付时间也是企业进行供应商选择的必要条件之一。要充分考虑和调研供应商物资交付的确切时间，并以此来决定其是否能成为本企业物资的产品供应商。

3.2 供应商选择长期标准

供应商的物资供应能否长期而稳定是评估供应商选择的长期标准，主要在于其企业体制是否健全，生产能力能否达标，是否有长期合作意向，经营理念和发展方向能否符合采购企业的要求等方面。

4 物资采购过程中供应商选择策略

4.1 对于进货渠道的选择

企业在进行物资采购工作时，进货渠道即供应商的选择是非常重要的。由于市场的庞大性和复杂性，企业必须要规范物资的进货渠道，才能最大程度上确保物资质量和整体服务能满足企业自身的采购要求。

（1）选择在本企业自身供货网络内的供应商。企业供货网络内成员是企业进行物资采购的重要供货对象，它们普遍具有良好的信誉、供货渠道和售后服务。

（2）选择企业自身网络外的供货渠道。企业自身网络以外的供货渠道是对网络内成员的良性补充，作为临时渠道，只有在本网络供应商不能满足企业需求时才会用于供货选择，如涉及专利和专有技术的产品、独家产品等单一货源的采购。

4.2 对于物资采购方式的选择

企业物资的采购方式，关系着企业的物资采购工作的科学合理性，直接影响着企业的长远发展。

（1）物资的小额采购。小额采购，是指企业的总采购金额低于10万元的物资采购方式，规模较小，效率较高。

（2）物资的电子采购。电子采购，即通过互联网完成物资采购的采购方式。这种模式规模较小，通过互联网的信息就能满足企业的采购要求。

（3）物资的招标采购。招标采购适用于物资的大额采购，通过招标，企业更容易保证自身物资采购工作的科学合理性，最大程度上保障自身利益。

4.3 提高工作人员素质

企业采购人员是该企业物资采购工作的实际操作者和执行者，其工作的质量和效率与其自身的综合素质直接挂钩。因此，提高企业物资采购人员的综合素质是企业良性发展的必然要求。

（1）加强能力培训。不断加强物资采购人员的相关能力培训，才能确保采购人员的综合能力可以满足企业自身物资采购工作的各项需求，确保企业物资采购工作的顺利开展，维持企业的良性运转。

（2）加强责任意识。在物资采购工作中，企业要树立和强化实际采购人员的使命感和责任感，确保其在进行具体的物资采购工作时，时时以企业利益为采购基础、以企业利益为基本采购原则。

（3）建立激励机制。行之有效的激励机制，能够最大程度上调动企业采购人员工作的积极主动性，有利于提高其实际工作效率，确保物资采购工作高质高量的完成，促进企业的良性发展。

4.4 建立健全物资采购管理体制

良好的物资采购管理体制是确保物资采购工作顺利进行的先决条件和重要依据。一方面，需要完善已有制度，采购企业要认真检查原有各项制度是否适合企业当前的发展需求，制度的具体内容是否跟得上时代的发展；另一方面，要健全物资采购的管理制度，如采购价格的管理制度、订货合同的管理制度以及付款的管理制度等，明确责任和义务，做到各项工作都有章可循、有据可依。

物资采购工作关系到企业生产、经营的各个方面，产品质量决定着企业的生死存亡，必须要引起高度重视。企业要从源头和根本入手，完善采购机制，增强物资采购工作运行的科学合理性，并结合实际，选择最适合的物资供应商，确保企业的良性运转和可持续发展。

参考文献：

[1]王莉敏.企业物资采购中供应商的选择[J].企业经营与项目管理，2010（1）.

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关键词：设备仪器；采购；前期论证

近年来，随着国家对科研院所固定资产投资力度的加大，设备仪器的采购数量越来越多，设备单位价值越来越高，设备仪器作为一项重要的固定资产，是一个单位科研水平和研发能力的最直接体现，是最能体现单位“生产力”的标志。

1 设备仪器采购前期论证的重要性

科研院所新购置的设备一般可分为两类，一类为市场可采购到的通用类设备仪器，另一类则一般无法在市场上直接采购到，并且无相关标准，需要由使用者提出技术要求，委托相关厂家进行研制或生产，称为非标或订制设备。

设备仪器的长久、稳定和最大化使用不仅仅关系到设备本身在全生命周期的使用状态，更直接关系到整个单位的长足稳定发展与进步。采购的前期论证工作一方面在于论证其可行性，即决定是否进行该项采购，另一方面则是在确定采购后，确定其主要技术要求，并对多家供应厂商及产品的情况进行综合比较。一旦决定实施采购后，财务、使用部门、工艺等部门都将各司其责开展工作；一旦设备技术要求确定后，后续一切工作将以此为标准并开展实施；一旦供应商确定后，其产品质量、售后服务等也将大致定性，无法更改。

所以，前期论证工作将影响设备仪器的全生命周期，是整个设备管理工作的重中之重。

2 当前采购前期论证工作的问题

2.1 组织不规范

目前，大部分的科研院所都制订了专门的设备仪器的采购管理办法，但实际执行过程中，仍不可避免地出现一些问题：一是流于形式，有时为申请经费，调研人员在仅调研了一家供应商的情况下甚至在从未调研的情况下，炮制出一套设备方案，敷衍交差，造成后续实际采购时方案不健全，甚至不具备可行性，概算偏离严重等问题；二是无专门的调研团队，调研工作往往较为粗放，对整个单位现状和需求统筹不够，不能完全满足科研或生产实际需求，三是可能出现技术人员直接充当采购人员的角色，私下与供应商直接确定采购产品的性能、配置等，甚至已在确定采购的情况下泄露本单位在该项设备的预算让供应商直接根据预算进行产品配置并进行报价。这些情况都将造成后续设备采购和管理工作变得困难，主要原因是规章制度不完善，执行力度较小甚至流于形式。

2.2 供应商管理制度不完善

供应商管理制度建立较晚或尚未建立，没有完善的供应商数据库，供应商信息无法及时反馈给论证及调研人员。调研人员选择的厂家未必为合格的供应商，无法在研发或生产能力、质量、服务、价格等方面对供应商进行综合论证。

3 加强设备仪器采购前期论证的几项措施

3.1 加强制度建设

不断完善制度，及时梳理采购过程出现的各类情况，加强制度建设，规范设备采购流程，确保设备采购工作的科学合理。

3.2 设备管理部门的早期介入

设备管理部门参与设备前期论证工作，是根据掌握的情况与认识，协助和协调各部门，尤其是对技术或工艺论证部门反馈现有设备仪器的配置情况、使用情况和维护情况。通过设备管理部门的前期介入，完成设备管理的闭环。

3.3 加强调研过程管理

调研工作是论证的基础，只有以调研结果为基础的论证才有意义。调研形式可以多样化，采用走出去，请进来，或者走出去请进来两者相结合的方式都可以。但是无论哪种方式，调研人员都要带着问题去进行调研，每次调研都应该有明确的调研目标和调研内容，除设备本身的技术问题外，还应收集厂商的基本情况、资产经营情况、产品应用情况和售后服务情况等，并在实事求是的基础上认真进行分析，写出详细的调研报告。

3.4 加强设备技术协议管理，尤其是重大设备的技术协议管理

在项目调研阶段，调研人员根本无法完全考虑到设备安装、调试、验收环节中可能发生或存在的问题。根据单位实际情况，可将设备分为一般设备、重要设备、重大设备、非标定制设备、重大非标定制设备等几类设备。针对每类设备的前期论证采用不同的管理策略以达到提高效率和提高采购质量的目的。技术协议管理可分为技术协议拟定和评审两个过程，对不同类别的技术协议的管理适用不同的管理流程，举例来说：对一般设备，基层使用部门完全有能力提出符合自己使用需求和使用条件的技术要求，可将技术协议管理权限设置在部门/车间级，在基层部门进行技术协议会的会签即可，可在满足使用要求的情况下，有效提高采购效率；对于重要设备、一般非标设备，除基层部门外，还需由计划/生产管理部门，设备管理部门共同参与，负责对基层使用部门提出的技术协议进行会签或会审；而对于重大设备和重大非标设备，因投资巨大，需从工艺需求、价格，投入产出比，安装/运行条件，运行维护成本，操作/使用人员的配备等多方面综合考虑，除计划/生产管理部门，设备管理部门外，还应会同财务部门，工艺部门及单位主管领导一同进行论证，并可视情况申请外部专家评审或提交咨询服务，最终经集体决策并确定最终技术协议。

3.5 建立供应商动态管理制度

对拟采购设备的供应商或厂家，应进行调研和查证，尤其对重大设备的潜在供应商应实地考察，考察其资产及经营情况、资质情况、生产能力、管理水平、质量状况等情况，确认该厂提供的设备符合要求；同时在采购合同履约和售后服务过程中，对供应商实施动态评价，建立合格供应商的准入和退出机制，保证合格供应商的动态平衡，为保证设备仪器采购质量提供进一步助力。

4 结束语

总之，前期论证作为科研院所设备仪器采购前的重要工作，必须通过不断探索采购前期论证管理的新对策，进而促进设备采购管理水平的提升，既提高了单位设备仪器采购效率，又能保证采购质量。

参考文献

[1]杨国华.高校设备采购前期论证工作的管理与思考[J].中国现代教育装备，2007（4）.

[2]殷静燕.对高校实验室管理工作的思考[J].科技风，2015（5）.

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一、合同管理案例述评

笔者曾亲身经历过这样一个关于合同管理的案例。在本公司众多的供应商中，XX公司只是一个年供货量不到百万的c类供应商，且和本公司有2年以上的合作经历，账面欠该供应商的货款一直维持在20万左右。因本公司重点供应商的账面欠款常常在1000万以上，主要原材料的欠款也都在100万以上，因此对XX公司的日常管理，公司相关人员并未作足够的重视。

然而就是这样的一家小供应商，在2008年经济大萧条形势下，在本公司正遭遇市场淡季，资金周转出现困难时，向其当地的法院提交了要求本公司支付全部货款和违约金的请求，其所在地法院随即冻结了本公司基本账户。本来欠债还钱，天经地义，本公司本着此原则考虑尽快设法支付其全部货款21万元，试图说服其尽快撤诉，并解封被冻结的账户。然而律师在和对方的电话商谈中发现，对方态度十分强硬，坚持要求本公司在支付其全部货款的基础上，必须支付货款违约金3.5万元及相关诉讼费用等共计2.5万元，并称只有货款和相关费用共27万元确认收到XX公司账户后，XX公司方可办理撤诉。

公司财务部门按照公司合同惯例计算应付XX公司账面欠款的违约金不足1万元，因此对XX公司的违约金主张提出了质疑，于是，公司决定打这场官司。然而，在经过律师论证，调查了解，赴异地出庭，当庭辩解，法官调解等诸多程序之后，这件官司最终的结果是，本公司除了支付账面全部欠款21万元，还额外向对方支付了6万元的违约金及相关费用，才换回账户的解封和结案，可以说是输的损失惨重!到底是什么原因导致的呢?

总的归纳起来，主要有以下几个要点：

1　在本公司合同档案中未能找到2008年与对方例行续签的经济合同。

2　XX公司在提供给其当地法院的资料中，有一份本公司盖章的2008年与之签署的合同原件，其中在“其他约定事项”栏中有附加的手写条款为：“如果出现争议，由双方协商，协商不成的情况下，由原告方人民法院依法解决，货款延期支付，按银行贷款利率的3倍执行(300元／万阴)违约责任赔偿。”

3　XX公司在开庭日向法官当庭提供了一份其在当地信用合作社借款借据的原始凭证，标明其年借款利率12％。(彼时银行同期借款利率是5.85％)，按照此利率的3倍计算的违约利率为36％，与其合同约定的300元，万元／月相符。

至此，案情基本明朗，XX公司显然是有备而来，而且为自己的胜诉准备了充足的法律证据，因此胜券在握。因为根据本公司负责XX公司的业务人员讲，本公司之所以没有找到2008年与XX公司签订的合同，是因为在年初办理合同续签时，业务人员按照以往与该公司签合同的惯例将合同版本拟定好经领导审批后，直接先办理了本公司合同章的签章，之后向对方寄出并要求对方盖章回寄，但此后却忘记了主动追回，导致未能拿到对方盖章确认的合同。业务人员确信，自己当时寄出的合同原件的“其他约定事项”是空白的，并未添加上述手写条款，XX公司也从未向本公司商谈过要添加如上所述的“其他约定”。很明显，XX公司按住了这份合同，表面上不伤和气，继续保持供应业务不中断，私下在合同上添加了所谓的“其他约定事项”，因为有本公司事先盖好的公章，因此添加的苛刻的违约金条款和对自己有利的管辖地无需经本公司确认，便为自己的日后诉讼设好了伏笔。

这场官司本公司输了，输在了合同管理的细节上，输得让人心痛!

二、合同管理的风险点

在现代企业制度中，合同管理是企业管理中的一项重要内容，因此，从制度层面上讲，大多数企业都建立了合同管理的相关制度，比如归口管理和责任管理制度等，但是在实际执行中，还是难免这样那样的风险。合同管理中常见的风险点主要存在于以下几个方面：

1　合同签订前的准备工作做得不够。签订合同前如果不注意合同对方的资信审查，会导致企业遭受经济损失，严重时甚至会影响企业的正常运转或引发企业的全面亏损或破产。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中对对方的经营状况、财务状况等缺乏持续关注，不能及时掌握对方的资信变化信息，致使企业蒙受损失。

2　合同文本的审查不严格。一般说来，合同订立的双方都希望用本企业草拟的文本为合同样本，因为本企业起草的文本，基本用语，条款，格式大多对本单位有利，也较熟悉，谈判起来就方便一些。而用对方单位的文本，往往比较生疏，改动量较大。甚至有的单位故意将文本写得很长，设置了很多文字陷阱，不咬文嚼字就会导致签订不利于本企业的合同。

3　合同文本中的条款有漏洞。比如上述案例中，虽然本公司使用的合同文本是按照公司法律顾问设计的范本来实施的，条款中有“其他约定事项”等项目，但是为了针对不同供应商的不同需要，项目下的内容一般不固定，需要在具体谈判后根据双方的共同意见填列。但是如果没有其他约定就应该在此栏注明“此项空白”或“无其他约定”等字样，本公司正是忽略了这样的细节，拿着空白的其他约定让欺诈行为有机可趁。另外如对出现纠纷时的仲裁机关所在地的约定等，都缺乏明确的指定，导致风险加大。

4　合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，上述案例中的合同章盖章程序是有疑点的，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。

5　合同档案管理不健全。上述案例出现时，在本公司未能找到尚在生效的经济合同，而对方却有本公司盖章的合同原件作为呈堂证供，这对合同档案管理是一个多大的讽刺!虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决，但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。

6　合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签证确认的没有进行签证确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。

三、合同管理中的风险防范

为了更好的防范企业合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理风险点，企业在合同管理中应做好如下几项工作：

1　建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。建立和健全企业的合同管理制度，必须根据我国的《合同法》和相关的法规，以及企业的实际情况。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2　加强合同管理人员的培训教育，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握了合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。一方面，企业领导应通过公开考评和竞争招聘方式选拔优秀的人员上岗。在使用过程中坚持优胜劣汰的原则，坚持把优秀的人才放在这个岗位上。另一方面可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习，加大智力投资。此外，建立起严格的岗位责任制。对合同管理人员明确责、权、利，建立竞争机制，对合同管理人员建立起良性激励机制。

3　从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制。企业可根据自身的规模和条件设立法律部门或者聘请法律顾问，此部门或者此岗位对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对标准化合同文本的订立，合同条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防范等。法律部门或者法律顾问从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中企业的损失，有效维护企业合法权益。

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一、完善采购制度，做好采购成本控制的基础工作

新《企业财务通则》第二十物条规定，企业应当建立健全存货管理制度，规范存货采购审批制度、执行制度，根据合同的约定以及内部审批制度支付货款。外购材料采购工作涉及面广，需要与形形的各界人士打交道，情况纷繁复杂。因此，如果酒店不制定严格的采购制度和程序，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要从以下几个方面做起。

1.建立科学合理的采购制度。

建立科学、完善的采购制度，不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间的扯皮现象，还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门（特别是财务部门）的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。

2.建立供应商档案和准入制度。

对酒店的正式供应商要建立档案，供应商档案要有编号、详细联系方式和地址，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。酒店的采购必须在已归档的供应商中进行，供应商档案应定期或不定期地更新，并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要实地到供应商生产地考察。

3.建立价格档案和价格评价体系。

采购部门对所有采购物资建立价格档案，对每一批采购物品的报价，首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要做出说明。

4.执行材料的标准采购价格，实行比价采购。

财务部对重点监控的物资根据市场变化的产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。

通过以上四个方面的工作，虽然不能完全杜绝采购人员的暗箱操作，但对完善采购管理、提高效率、控制采购成本，确实有较大的成效。

二、降低材料成本的方法和手段

1.通过付款条款的选择降低采购成本。

如果酒店资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。

2.把握价格变动的时机。

价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机，为酒店节约资金，创造经济价值。

3.以竞争招标的方式来牵制供应商。

对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行招标，通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使单位在谈判中处于有利的地位。

4.向厂商直接采购或结成同盟联合订购。

向厂商直接订购，可以减少中间环节，降低采购成本，同时厂商的技术服务、售后服务会更好。另外，今后的发展方向是：有条件的几个同类单位结成同盟联合订购，以克服单体酒店数量小而得不到更多优惠的矛盾。

5.选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。

与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照，特别是与其签订长期的合同，往往能得到更多的优惠。

6.充分进行采购市场的调查和信息收集。

一个酒店的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。

三、对采购价格进行控制

1.规定采购价格通过市场价格调查。

酒店对餐饮所需的某些食品原料提出采购限价，即在一定幅度范围内，规定按限价进行市场采购，不可超过限价。

2.规定购货渠道和供应单位。

为了确保价格得到控制，一般酒店做出采购规定：酒店采购部只能从那些指定的供货单位购货，或者只许采购来自规定渠道的食品原料。因为酒店预先已同这些单位商定了购货的价格。

3.控制大宗贵重食品原料的采购权限。

贵重或大宗食品原料价格影响餐饮成本的主体。一些酒店规定：由餐饮部提供食品原料使用需求情况报告，采购部提供应单位的价格报告，具体向哪个供货商购买由酒店管理层决定。

4.加大购货量和改变购货规格。

大批量采购食品原料以降低价格是控制采购价格的一种策略。若食品原料的包装有大有小时购买酒店适用的大规格，也可以降低单价。

5.根据市场行情适时采购。

某些食品原料在市场上供过于求，价格十分低，又是酒店大量需要品，只要质量符合要求又便于储存，可以适时购进，以备价格回升时使用。在应时食品原料刚上市时零售价格和偏高，采购量应尽量减少，满足需要即可，待价格稳定时再添购。

四、实行战略成本管理来指导采购成本控制

1.估算供应商的产品或服务成本。

我们以前的采购管理只是过多强调公司内部的努力，而要真正做到对采购成本的全面控制，仅靠自己内部的努力是不够的，应该对供应商的成本状况有所了解，只有这样，才能在价格谈判中占主动地位。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，可安排一些使自己在价格上有利的谈判，并尽可能加强沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径，从而降低成自己单位的材料成本。进行这种谈判，要始终争取双赢的局面，以达到与供应商建立长期良好的合作关系。

2.对竞争对手进行分析。

对竞争对手进行分析的目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里，对手的优势在哪里，优势和劣势的根源是什么，是源自于我们与竞争对手战略上的差异，还是源自于各自所处的不同环境，或是单位内部结构、技术、管理等一系列原因。

3.收集相关行业商业情报，对未来的材料价格走势做到心中有数，应对自如。

篇10

【关键词】科研院所；材料采购；风险应对

一、科研院所材料采购的特点

作为以基础性研究为主的科研院所，每年需要购买大量的试剂、实验原材料、耗材等。采购是根据课题组提交申请购买，采购的材料专业性强、品种多、型号迥异、供应商众多、价格差异大，购买形式具有少批量多批次的特点。主要以单位分散采购为主，因为在材料采购过程中存在许多人为决策的环节，是事业单位防腐的重点领域之一。

二、材料采购的风险识别

材料采购分为多个环节，请购、审批、采购方式选择、供应商选择、价格决策、合同签订、验收入库、领用、结算付款等，各环节均存在不同的风险。目前出现问题较多的环节有：多头采购、供应商选择、价格决策、合同签订、入库管理等。

1.多头采购

科研院所材料采购的特点决定了采购批次较多，采购部门业务量大。部分研究所因采购部门人手所限，存在多头采购等情况。请购课题组按需要自行询价、选择供应商并采购所需材料。采购各岗位无明确界定，采购人员权利过分集中，不符合不相容岗位相分离原则。缺乏约束与监督机制也极易出现舞弊现象。

2.供应商选择风险与价格决策权

选择什么样的供应商，做出决策选择权的人员是谁？供应商的选择与价格决策是采购工作中最重要决策选择权。关系着研究所的采购风险、采购成本与采购质量。采购人员直接面对着市场，供应商良莠不齐，产品质量不一，价格差异大。如果采购渠道无范围限制，采购人将根据自己的判断、喜好、自身利益做出选择。

3.合同风险

采购合同关系着合同双方的权利与义务，有较强的法律约束力。合同风险主要体现为虚假合同、条款不严谨合同、拆分合同等。虚假合同指为套取资金，买卖双方恶意串通，签订虚假经济合同。条款不严谨合同，责任人疏忽大意，导致合同履行不力，造成国有资产损失等。拆分合同，采购人为规避政府采购中的公开招标、邀请招标、竞争性谈判等公开竞争方式而选择拆分合同。

4.专用材料零库存管理

专用型材料以小批量多批次采购方式为主，原材料品种、型号并非通用，许多材料购买后即由请购课题组全部领用，即零库存管理。

专用材料零库存管理的方式在许多科研院所普便存在。对资产管理部门来说材料零库存便于管理、降低储存成本。但对使用不完的材料交予课题组保存，可能存在保管不善、造成浪费、丢失等风险，也给虚假采购造成了生存的土壤。审计案例中，某科研院所课题组面临财政经费预算执行的压力，该课题通过串通供应商，在一定期间内陆续购买又退回材料，形成在供应商处及会计账薄中的购买记录。后期按需求在供应商处领用。

三、材料采购风险控制的措施及建议

1.加强制度建设与材料采购流程设计

实现制度流程化，流程信息化。制度是基础，科研院所应在风险分析的基础上，建立授权审批制度、合同管理制度、供应商准入制度、材料领用管理制度、监督检查等内控管理制度。设计完善的材料采购流程。制定采购管理、供应商管理、价格管理、库存管理等多个重点环节的业务流程。采购流程应考虑嵌入电子信息系统，如建立科研院所的材料采购管理平台。通过该采购平台实现采购业务归口分层级管理。电子采购平台的建立，将有助于加快采购进程、明晰权责划分，业务公开透明，减少人为决策环节，实现材料采购的全过程管理。

2. 明确采购人员岗位分工

首先，建立标准化、规范化的统一专业采购团队。团队人员由资产管理部门、监审部门、财务部门人员联合构成。明确各岗位分工与责任，供应商选择、价格决策重要决策事项进行分权管理。职责划分清晰，设置供应商管理专家小组、询价议价小组、合同管理员、采购员（普通采购、政府采购）、验收、库管员等岗位，优化人力资源配置，符合不相容岗位相分离的要求。

其次，采购权利收回至研究所采购团队。材料采购方采购小组统一采购的方式为主。对异地活材料采购验收管理实行指定采购岗位。科研院所养殖孵化基地与科研院所常驻地往往相距较远，尤其是海水养殖等业务。活材料如活体动物、活体饲料等购置需要具有新鲜、及时、便利的特点。只能进行异地采购。请购人申请后，归口管理部门通过询价小组询价，指定驻养殖场所课题组采购人采购，从严审查合同、供应商资质、信誉，采购价格。待审批完成后，需课题组提供合法票据、购买物品图片，提供实验场地证明人等材料视同现场验收，并且需要具备详细使用记录及实验工作日志作为报销依据。

另外，需加强对采购人员培训。提高采购人员的专业能力、职业操守、法律意识，并实行定期轮岗制度。

3.建立供应商准入及考核制度

首先，采购活动均需选择数据库中的供应商进行。供应商来源应符合：（1）本研究所合作过的优质供应商。（2）利用兄弟院所建立的供应商平台中的供应商，如以淘宝模式的建立的中科院喀斯玛试剂材料采购平台。（3）实力强、声誉佳、质量好的供应商。

邀请业务专家组成评议小组，通过对供应商的资质、信誉、财务状况、产品价格、质量、所在地等调查开展信用评级，从中筛选优质供应商，建立研究所自己的供应商数据库。供应商实行按档次、分层级管理。

其次，入库供应商商品价格应以供应商市场价格作为上限，采取邀请供应商进行投标、开展谈判等方式，发挥规模采购的优势，提高采购话语权，降低采购成本。供应商数据库及商品价格形成材料采购平台基础数据。

另外，供应商数据库按年度实行动态化管理，产品价格定期更新。按年度进行考核。考核内通过查询采购信息平台售后评分，发放调查问卷等方式，对供应商供给材料质量、价格、供货周期以及服务由各用户进行评价打分，根据评价结果，确定下一年度供应商准入资格。

4.建立材料价格决策机制

对供应商商品的价格相对有效的监督，就是完善采购询价，加强询价复核。在材料采购平台中，借鉴电商模式设计比价工具。选择材料型号后，可以选择按价格、按供应商信誉或供应商综合排名进行排序查询，该采购平台可自动优先选择最优三方供应商材料价格，代替人脑做出价格决策。减少人为因素的影响。

5.规范合同管理

专人进行合同登记。合同由归口管理部门审核，重点关注合同的真实性、有效性。法律顾问审查合同全部条款，重点注意不利条款的必要性。监测合同的履行。减少合同履约风险。通过采购管理平台，进行数据分析确认合同的数量、价格是否异常；是否进行合同拆分以规避政府采购或公开招投标等社会竞争的购买方式。是否近期大量签订超出请购人所需材料预算的虚假合同套取资金。

6.建设统一的材料库

针对批量采购大宗材料、贵重金属等物资，采用先入库，后按需领用的方式。加强出入库管理，做好验收及盘点工作。对于采购批量较小的材料，采用零库存管理。可于验收后全部领用。使用人登记材料使用台账。并由科研院所指定专人定期核查。

7.建立采购全过程监督机制

建立由监审部门牵头，其他各相关部门参与的监督检查团队。

一方面加强采购过程管理。参与供应商选择小组、合同审查。定期进行数据分析。结合课题内审、课题组长离任审计等常规、专项审计，在采购平台中按课题组分年度进行材料购买数量、购买金额、供应商统计、趋势图表等数据进行分析。关注异常采购、关联交易等违规事项。发现重大违规事件及时以书面形式向所领导班子汇报。在监督检查过程中发现的制度、流程盲点及时通知相关部门予以完善。

另一方面制定信息公开制度及举报制度，定期公开招投标、供应商选择方式、采购小组成员，采购相关信息。对违规人员建立黑名单。对黑名单里的课题组、采购人员按相关制度人员从严审批，额外增加审批程序的管理模式。

四、结语

随着国家对科研工作加大投入，材料采购在科研院所事业支出中所占的比重越来越大，也对研究所的管理提出了更高的要求。科研院所应根据各自的实际情况，制定适合自身的材料采购制度，规避与降低风险，有效防范舞弊和预防腐败，促进科学事业的发展。

参考文献：

[1]姜海莲.推进集中采购要点分析. 石油石化物资采购 （2014年03期）.