财务信息化系统管理办法范文

导语：如何才能写好一篇财务信息化系统管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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摘要：财务信息化作为一种信息技术手段可以更好地提高财务工作的效率和财务管理的效果，同时财务信息化下的内部控制的特殊性为高校内部控制体系的建设带来新的变化，本文对信息化环境下高校内部控制体系建设提出改进措施，加强对高校经济活动的风险防范和监督，以达到提高公共服务的效率和效果。

关键词：财务信息化 高校内部控制

一、引言

2012年财政部颁发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》中明确指出，内部控制的主要目标是合理保障单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整。加强高校财务内部控制（内部会计控制）建设是高校健康稳定发展的重要保障。近年来，随着高校信息化建设的不断发展，财务信息化软件在高校中广泛应用，如预算管理系统、会计核算系统、薪酬管理系统、学生收费管理系统、票据档案管理系统等。财务信息化的应用，使得高校内部控制环境发展了很大变化，同时也给会计核算和财务管理方面带来了很大的风险，因此高校应该重视财务信息化给高校内部控制带来的风险，同时结合财务信息化下的高校内部控制的特殊性，提出相应改进措施。

二、财务信息化下高校内部控制的特殊性

（一）信息系统代替传统手工记账，会计核算环境发生变化

高校使用财务系统处理各项经济业务活动的财务数据，实现了会计电算化、无现金支付、无现金收费等，使得账务处理的环境发生了变化，会计部门的组成人员不仅包括财务、会计专业人员，还包括财务系统的管理人员及计算机专家。进而财务部门不仅需要完成基本的账务处理，还需要利用计算机完成更为复杂的经济业务，如利用财务系统全校各教职工自主查询各部门预算执行情况，节省各部门至财务处现场查询的时间，利用薪酬系统实现自主查询个人工资；原先应有几个人员处理的业务，现在会计人员可以通过个人权限在系统中进行操作、签批、审核、复核等工作，避免了会计凭证的来回传阅与丢失。为保证会计系统能够正确、及时、可靠的反映经济业务活动，应建立和完善高校内部控制体系，内部控制制度的范围和控制程序比手工记账更加广泛、复杂。

（二）信息化改变会计凭证存在形式，控制的重点发生转移

随着信息化技术的引进和财务管理系统的使用，财务经济业务处理方法和处理程序发生了很大的变化，各类会计凭证和财务报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存介质都发生了很大的变化。各类基础会计资料的书面形式的资料逐渐减少，甚至有些已经消失。信息化使得每一项经济业务发生时由业务人员输入计算机，并由计算机自动记录处理，原来的书面资料转变为以文件、记录形式存储在磁性介质上。传统手工记账内部控制管理的重点是人，所有的经济业务都是通过工作人员手工完成，因此控制的重点是对人员的控制；而随着信息化技术的引进，内部控制的重点由人转为计算机、网络数据与人，内控的重点发生了变化，同时控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。

（三）信息化下高校内部控制范围扩大，提高了控制舞弊的难度

传统手工记账时的内控范围主要是对经济业务活动的控制，对于经济业务活动过程中主要风险点进行防范；但是在信息化条件下，内部控制的范围延伸为财务信息系统的安全管理、数据管理、系统操作人员的权限管理和经济业务活动管理。内部控制范围的扩大，可能存在由于财务信息系统的管理不善导致财务数据信息被篡改，以及未经授权的人员通过财务系统和网络浏览财务数据、复制、伪造、销毁等操作。利用计算机舞弊具有很大的隐蔽性和危害性，舞弊被发现的难度比手工会计系统更大，而且利用计算机造成的危害和损失可能更大。

（四）信息化下高校信息传递方式发生改变，各部门间紧密关联

传统方式下，高校信息传递主要是通过纸质传递方式，在信息化环境下，主要是通过电子、系统数据以及纸质文档进行传递，这使得信息传递更加便捷方便。但是目前许多高校各部门系统相对独立，导致资源不能共享，如学生收费系统与学生教务系统不互通，不能及时根据学生学籍变动情况及时更新费用标准，并没有达到信息传递的高效率，因此在信息化条件下，高校各部门间需要实现信息系统的紧密联系。

（五）信息化下高校内部控制对会计人员综合素质的要求提高

传统手工记账对于会计工作人员只需要掌握必备的财务知识即可完成相关工作，随着信息化时代的到来，对会计人员的综合素质的要求不只是对于财务知识的掌握，同时需要掌握各种财务信息系统的操作管理以及安全维护技能。

三、完善财务信息化下高校内部控制的对策

（一）优化基于财务信息化下的内部控制环境

1.建立内部控制职能部门，加强各部门沟通协调。高校应成立内部控制职能部门，明确主体责任，做好内部控制牵头作用，并能实现各部门之间的沟通协调。高校相关主管领导应重视财务信息披露工作，定期公布相关信息，避免信息流通不畅影响部门间协作，避免信息孤岛，保障学校信息共享，进而提高工作效率。

2.更新高校财务组织结构，合理设置岗位责任制，加强权限管理。高校财务处应该按照信息化的分工，及时调整岗位设置和人员权限，将信息化系统的功能与财务系统相结合。一是岗位设置方面，为保障财务处理的有效性，财务处应按照不相容岗位相互分离原则设置岗位，存在连续性和申请审批性质的岗位不可以由同一人兼任，系统中有类似功能模块也不能由同一人兼任。明确各岗位职责权限，同时以书面形式说明各会计人员在财务信息系统中需要完成的操作和拥有的权限。另外，财务处可以设置财务信息系统专门管理人员，加强对账务处理的监管力度。二是权限管理方面，财务系统管理员根据各岗位职责，分别授权不同岗位人员在财务系统中的操作权限，授权清单必须得到财务处长的审批。同时系统管理员可以给其他人员设置权限，但是其本身没有使用系统的权利，只可以在系统管理模块进行授权、系统维护以及数据备份等操作。

3.不断组织学习，提高财务人员内控意识、专业知识和信息化技能。在财务信息化条件下，对于高校内部控制的会计人员综合素质的提高有了更高的要求。高校会计人员不仅要时刻保持内控意识，掌握财务会计专业知识的同时，还需要掌握计算机方面的知识和技能，才能保障财务信息化环境下高校内部控制有效运行。因此高校财务应该加强财务人员信息化培训工作，不断强化会计信息系统的应用能力，从而为内部控制工作的开展打下坚实的基础。

4.加强财务信息系统的安全建设，创造高效安全有效的信息化环境。有效的财务内控机制可以保证财务信息系统为高校决策者提供及时准确的财务信息和数据，从而实现高校资金使用的效益性和分配的合理性。需要专门的人员及时更新和维护财务数据信息，保证财务信息的时效性，避免财务信息滞后造成财务决策的失误。同时要提高网络安全意识和防范能力，使得财务数据信息的安全性得到保证。系统管理员定期检查操作日志，定期对系统软件安全性进行检查，定期做好财务信息数据的备份工作，定期对财务管理信息网络进行病毒防护，保障财务信息网络局域网内的安全。高校应该设置专门的财务系统管理人员，负责系统的设置和维护工作。

（二）构建风险评估机制

高校建立经济活动风险评估评估机制，对经济活动存在的风险进行全面、系统、客观评估。同时由于信息化引进导致的内部控制环境的变化，要求高校要重视财务系统的风险防范，指派专人负责系统管理，明确系统管理员的权限和分配权限的审批流程，杜绝舞弊风险。重视财务系统数据泄露风险，加强系统安全管理和防范措施。

（三）充分合理利用财务系统，完善经济业务活动控制

目前，高校内部控制体系建设仍不健全，约束力内容仍不全面，特别是在财务信息化条件下，高校内部会计控制制度建设，不仅需要基于涉及的主要经济业务活动，从预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目等方面健全内部会计控制的制度建设，还需要建立财务系统管理办法，规范系统操作流程和风险防范。一是资金支付系统：首先建立严格的资金支付审批制度。设置不同层级的人员审批不同额度、不同用途的资金。严格执行现金盘点机制，不定期的对库存现金与现金日记账进行核对，必要时与银行对账。另外，出纳与会计岗位不相容，财务章由一人管理，支票等凭证由另一人管理。二是工资管理系统。为保障高校工资数据的准确性，应建立工资系统的内部控制机制。每一项工资的发放应由人事处提供工资发放明细，财务处会计人员进行审核，审核无误后再发放。三是收费管理系统。在信息系统环境下，应实现学生收费系统与会计账务处理系统之间的同步，进而提高学生收费管理的质量。另外，高校应派专人复核学生收费系统中的数据，同时检查是否与账务处理系统的记录一致，保障财务信息的及时性。五是票据管理系统。收到学生学费之后，财务应及时开具收费收据，同时应指派专人购买管理票据，及时处理作废票据。

（四）加大审计力度，执行评价监督机制，保障内部控制体系有效执行

充分发挥内部审计部门的作用，在信息化环境下，不仅要对经济业务活动进行监督，还需要加强对财务系统的审计。严格考核内部控制执行情况，建立内部会计控制制度执行情况的考核机制，设定考核项目及指标，对各项经济业务的执行情况进行量化考察，提高内部会计控制执行的有效性。

四、结束语

综上所述，高校应顺应时代的要求，充分合理利用信息化手段，在改善的信息化内部控制环境下，不断完善健全高校内部控制体系，保障财务系统的安全有效，进而预防腐败，保障高校各项经济业务活动合法合规，资产安全、使用有效，进而提高高校公共服务的效率效果。

参考文献：

[1]张逸林.风险管理视角下高校内部控制的转型及创新[J].商业会计，2015，（21）.

[2]王小虹，张明哲.高校财务内部控制评价体系的构建[J].商业会计，2015，（3）.

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关键词：旅行社 业务管理 B/S

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2016）05-0000-00

1引言

近来，旅游业蓬勃发展起来，大多数人选择大型旅行社组团出游，其业务规模不断扩大。而大型旅行社的办事处分散在各个县市，在吸引客源、制定旅游计划、财务管理、交通安排、导游管理等业务安排上难以统一，在各部门的协调管理上难以集中，导致内部工作效率低下，办事处之间信息交流不畅，财务管理艰难[1，2]。仅靠传统的手工管理，甚至C/S（客户端/服务器）模式的管理系统，已满足不了业务增长的速度及对新服务模式的需求[3]。

打破传统模式，提高企业经济效益，设计一个基于B/S（浏览器/服务器）模式的旅行社业务管理系统，对旅行社管理中的各种业务信息流及其运作机制，进行高效的网络化管理，提高工作效率，更好地为游客和企业服务[4]。通过该业务管理系统，明确责任，协调分工，对供应商实行审核机制，对用户进行权限限制，并提供对经营、管理数据进行统计分析，及对员工进行绩效考核等。

2需求分析

依照旅行社业务现状，分析主要业务流程。由通过审核的供应商旅游路线产品。各门店、营业点接待游客，销售人员向其介绍已的旅游路线产品，游客选中某产品后，销售人员从质检部领用合同。完善合同内容之后，向供应商提交订单。供应商确认订单后，游客付款，向财务部索取发票。财务部向供应商确认订单付款信息及发票开具信息。游客按照旅游路线计划出行。游客返程后，销售人员向质检部提供相关的核销资料，要求核销合同。质检部工作人员对合同号、订单号、及是否符合供应商管理办法、保险是否与指定保险公司合作等进行审核，审核通过后，合同核销成功，销售人员可再次领用合同。另外，旅行社内部由管理员管理所有员工，供应商管理员管理供应商，办公室人员公告、通知等。

分析系统角色包括：系统管理员、办公室人员、供应商管理员、供应商、质检部人员、销售人员、财务人员。按旅行社不同的管理层次，主要分为决策层、管理层、业务操作层。业务操作层：主要负责数据采集，录入。管理层：查询、统计、审核订单信息。决策层：根据数据生成分析报表，为决策提供依据。

3 系统设计

3.1实现技术

采用流行的B/S模式实现，由服务器存储和管理系统数据，业务人员通过浏览器在任何地方都可访问系统，实现网络化办公，提高业务处理的时效性，也可降低系统的维护费用。

使用MVC（Model-View-Controller）分层架构模式把系统分为模型、视图、控制器三个部分[5，6]。模型建立系统的业务规则和数据模型；视图处理人机交互的界面元素，使界面操作与后台功能分离，界面操作达到简洁，一致，有效；控制器处理相应的合同建立、财务报销等业务逻辑。各层负责不同的功能，耦合性低，系统结构清晰，有利于功能扩展和二次开发。

采用和SQL_SERVER 2008数据库开发，采用镜像服务器对系统进行数据备份及容错处理，采用带校验的磁盘阵列（RAID 5）来存储信息数据，同时使用具有热备份功能的存储系统。为了提高系统的开放性和可扩展性，采用标准的分层架构技术，方便以后扩展业务和系统改进，来适应企业未来不同的需求。界面上采用统一模式，用典型的树形菜单管理系统界面等，注重功能实用和界面实用的统一，展现出直观、简洁的效果，并体现出实用性，提高实用效率。

3.2主要功能设计

大型旅行社以本系统作为管理工作平台，依照实际工作流程执行，记录相关工作或流转轨迹以供查询。设计系统功能模块结构如图1。

3.2.1供应商管理

登录成功的供应商，依据合同约定的路线，该线路范围内产品，填写线路行程规划、团期，以及针对未团期或已团期不存在订单的产品进行编辑、修改、删除。供应商在收到销售部门提交的订单时，在满足订单约束的前提下，对订单进行确认，完成交易。

供应商管理员可以添加、删除、修改、激活/禁用供应商，只有被激活的供应商才有权限访问系统。删除供应商时，其产品信息一并进行删除。

3.2.2 销售管理

门店、营业网点登录系统，依据客户需求，从产品库中选择线路、供应商、产品、团期等填写订单表，游客出行前购买意外保险，提交订单，供应商收到财务部的订单付款信息后，对订单进行确认。财务管理依据销售部门是否索要发票，对发票字段进行更新，具体流程如图2所示。

3.2.3财务管理

财务部门收到产品订单后，核实销售部门是否上缴款项，发票是否索取，对产品订单付款信息、发票备注信息进行添加更新，更新完成后递交至供应商，供应商对订单进行确认。

3.2.4 合同管理

质检部人员负责审核合同。销售人员领取合同前，检查前一次领取合同是否全部核销，全部核销后，质检部工作人员输入领用人、数量、领用日期，系统自动从合同库中分配合同给销售人员。

销售人员在提交订单时，在系统订单中填写合同编号，已记录该订单所关联合同。

游客返程后，销售人员提供相关的核销资料，由质检部工作人员依据合同号，对是否符合供应商管理办法、保险是否与指定保险公司合作等进行审核，审核通过后，录入系统核销成功，具体流程如图3所示。

3.2.5系统管理

系统管理包括用户管理和角色管理。

用户管理只允许系统管理员对用户操作，包括对用户的增加、删除、修改、查询、激活/禁用。其中增加用户功能，系统管理员增加系统用户，依据业务需求完善用户基本信息，如登录名、员工工号、初始密码、联系电话等，并赋予用户相应的角色，如：办公室人员、供应商、销售人员等角色。

系统管理员可以增加角色，对角色配置相关权限，删除或修改角色等，用户通过成为适当的角色成员而得到相应角色的权限，也可以很容易地从一个角色被指派到另一个角色。例如：质检部人员只具备与合同管理相关权限，而不具备供应商操作的相关权限。

3.2.6日常办公管理

日常办公主要功能包括公告、通知的、浏览和管理。所有角色都有对公告、通知的查询、浏览权限，办公室人员和系统管理员具有对公告、通知信息的、编辑、删除等权限。

3.2.7报表管理

供应商根据某一时间段的订单进行查询并统计生成报表，报表统计订单次数及总金额。供应商管理员统计供应商列表中所有供应商的订单金额、订单总数，并生成报表。

销售部门根据时段对其已完成订单进行查询统计分析，统计订单总数及总金额，并生成报表。董事长、总经理可分时统计所有的销售部门已完成订单，统计订单总数和总额度，进行对比分析，为决策提供支持，同时也可以统计供应商列表中所有供应商的订单金额、订单总数，并生成报表。

4结语

基于大型旅行社业务繁多，办事处地理分散，内部管理不统一的问题，提出的基于B/S的旅行社业务管理系统，详细分析了大型旅行社业务发展现状，并详细设计主要功能模块，为大型旅行社进行业务流程规范化提出依据，采用MVC架构，B/S模式开发，能够为旅行社提供科学、高效、方便的信息化管理。

参考文献

彭征，廖和平，黄易禄，熊祥强.旅行社旅游信息系统研究[J].西南师范大学学报（自然科学版），2006（31）.

王香茜.旅行社管理信息系统建设研究――以内蒙古为例[J].中国管理信息化，2011（14）.

李志杰.基于WEB的旅行社管理信息系统设计[J].商业研究，2013（126）.

姜哲.旅游管理信息系统的设计与实现 [硕士学位论文].吉林大学，2014：16-21.

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关键词:会计 信息系统 内部控制

随着计算机的普及，财务会计软件的日趋成熟，越来越多的单位采用计算机及会计核算软件进行账务核算、报表生成与汇总、财务分析等财会工作，替代传统的手工记账方式。与传统的手工记账方式相比，利用信息化会计，总账、明细账自动登录，可以自动进行试算平衡、对账、结账，会计报表可以自动生成与汇总，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错，使日常枯燥的会计核算工作量大大减轻，还能利用会计核算提供的数据和其他经济数据，借助计算机会计管理软件的功能，帮助会计人员合理地筹措资金，运用资金，控制成本开支、编制财务计划，进行财务分析，为公司的决策提供依据等。由于所有数据都以二进制方式存储在计算机环境中，改变了传统的纸质方式，在会计数据处理流程，处理方式，内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处，使传统的会计控制方式遇到了挑战，也为公司的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对公司内部控制制度造成了极大的冲击，由于会计信息系统的特殊性，建立一整套适合信息化会计信息系统的内部控制制度就显得尤为重要。

一、会计信息化与传统手工会计的比较分析

(1)在手工记账方式下，一切的经济活动都记录在不同的纸质文件上，有据可查，具有较好的直观性，财务人员各自在自己的权力与责任范围内制作记账凭证，登记会计账簿，编制会计报表，并在上面签字或签章，有利于核对，相互制约，责任分明。这种原件上的数据如果被人修改，容易留下能辨别的痕迹。在会计信息化环境下，记账凭证是登记账簿的依据，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确、完整，虽然最终也会输出机制的会计凭证，账簿与报表，但这一切都取决于存储在计算机磁性介质上的数据，这些数据是无形的，改动时也基本不留痕迹，要安全地保存这些数据也与保存纸质文件有一些不同。

(2)在手工记账方式下，凭证要经相应部门审核签章后才能登记入账，财务部门经过长期的探索，实践，总结，建立了一整套内部会计控制制度，各会计人员做到权责分明、相互制约、相互监督以确保会计数据资料真实、完整，保护单位资产的安全、完整和确保国家有关法律法规和单位内部规章制度的贯彻执行。会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度以及对会计有关法律法规和规章制度的贯彻执行效果。实行信息化会计后，记账凭证经操作员制单录入、审核后，就可以由于软件自动生成总账，明细账，日记账，余额表等多种标准账表，并可以打印出来，在未输出之前，也是保存在电脑中，使会计资料的书面形式减少，并带来新的签字、审核、记账方式问题。采用信息化后，除软件可自动有一定的校对、审核功能外，出纳签字，主管签字，审核员审核凭证都在电脑上完成，以确保记账凭证与原始凭证相符，会计分录的正确。这使得部份手工记账方式下的内部控制制度在实行信息化后没有存在的必要，如不需要平行登记账簿来防止差错；不需手工编制科目汇总表，不需核对总账和明细账；人员的授权方式与岗位的设置也有了新的变化。

(3)会计信息化带来了新的安全问题，由于数据存储在电脑中，数据易于被未经授权的人员浏览，复制，系统在联网环境中易于被入侵，系统也可能被人有意无意地修改和删除而不易察觉，这都给数据的安全完整构成了严重的威胁，给有不良企图的人员利用计算机进行贪污、舞弊等违法犯罪行为提供了方便，从而可能给单位带来不可估量的损失。

二、加强会计信息系统内部控制的途径

(一)建立健全相应的信息化会计岗位责任制度

1、领导要重视

单位领导应当根据公司的实际情况和会计业务的需要，结合信息化工作的特点，按不相容职务相互分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制，防止和减少舞弊行为的发生，保证会计资料合法、真实、准确、完整。加强公司监督，建立健全合理的内部控制制度，关键在领导，而且《会计法》规定单位负责人要对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责，所以领导必须重视内部控制制度的建立。

2、会计信息化岗位的设置

一般地，会计信息化后的工作岗位可分为基本会计岗位和信息化会计岗位。基本会计岗位包括：会计主管、出纳、会计核算、会计稽核、会计档案管理等工作岗位。信息化会计岗位一般可分为：系统管理员、账套主管（可由系统管理员兼）、操作员、审核记账员、系统维护员，会计档案资料保管员等。

系统管理员负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，可以建立、删除账套、设置数据备份计划，添加用户并合理设置用户权限、操作上机日志并负责信息化系统的日常管理工作，保障系统的正常运行；账套主管则可以建立、删除年度账，修改账套和具有可对整套账的操作权限；操作员负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，打印记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作；审核记账员负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认，防止利用计算机进行舞弊；系统维护员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；会计档案资料员岗位主要是根据《会计档案管理办法》对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料以及各类数据磁盘、光盘的收集、保管、查阅、保密等工作。

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【关键词】油田 ERP 物资管理 信息化 财务管理

【中图分类号】C29【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0279-01

1 大庆油田ERP应用现状

ERP（Enterprise Resource Planning）即企业资源计划，是在制造资源计划（Manufacturing Resources Planning II）基础上通过标准化业务流程对各种企业资源进行整合以实现有效管理整个供应链的系统管理理念，既是集财务、采购、销售、生产、库存等业务功能为一体的企业信息管理平台，又是规范企业业务流程和提升管理水平的现代化手段。

自2010年8月份在大庆油田上市单位全面推广和2011年5月份在未上市部分整体上线以来，对优化油田资源配置、财务业务一体化运作以及建设“数字油田”起到了巨大的推动作用，初步实现了业务流、资金流、信息流的“三流合一”，极大地提升了物资管理、财务管理和信息化管理的水平。

尽管如此，由于信息技术与业务流程、管理的结合，客户关系管理等多方面原因，ERP系统在中石油的应用推广较国内外油田企业相比起步较晚。从国外企业来看，英荷皇家壳牌公司和BP公司两大石油巨头分别于1999年和2000就开始实施ERP系统，现已全部完成ERP系统的应用；从国内企业来看，中国石化和中国海油也早于2001年和2004年分别启动了ERP建设项目，目前已经具备较为完备的系统。相比之下，中石油只是实施ERP系统的大部分功能，大庆油田也是如此，因而在ERP的实践过程中还存在一定的局限。

2 大庆油田ERP系统的局限性分析

2.1 在物资管理方面需要进一步细化分类废旧物资编码

目前在ERP系统中将大庆油田物资划分为六十大类几十万种，并为每一种物资都编制一一对应的物资编码和ERP编码，为油田物资管理订单、定价、采购 、库存 、计划等各个环节提供了基础，规范了油田供应链的业务流程、加强了物资管理的内部控制。

然而，ERP系统现有物资编码大都是针对于可利用物资进行的编排，尚未能够完全涵盖废旧物资的种类，仅是在系统中按照可利用、待修复和待报废三种状态进行归类，但实际上油田废旧物资种类繁多，尤其是从抽油机、压缩机、泵等油田大型机组设备上更换下来的旧抽油管、杆、阀片、密封等废旧零部件的型号种类繁多，且进口和国产零件价值差异较大，尤其是对于进口机组更换下来的废旧零部件通常都是独有型号的专用零部件，非执行的国内报废标准，而现行ERP系统中并未对废旧物资制定统一有效的划分标准。因而这种物资编码不全和缺失统一标准的局限极大地制约了ERP在油田废旧物资管理中发挥的作用。

2.2 在财务管理方面整体优势有待进一步发挥

自大庆油田公司和大庆石油管理局整合后，目前大庆油田分为上市和未上市两大部分，涉及到的业务纷繁复杂，既包括油气勘探与生产、石油炼化与加工等石油化工类业务，又包括制造业、农牧业、房地产开发和物资供应等多种经营业务，因而财务管理所需处理的业务数据和信息是十分庞大的，要求ERP系统所能提供的数据必须具有真实性、及时性和完整性，但是目前ERP系统在数据操作录入和集成系统信息采集两方面都存在局限，ERP财务管理的整体优势还有待进一步发挥。

从ERP数据录入的实际操作来看，保证ERP数据和信息的质量并非财务部门独自可以完成的任务，需要各类业务人员的密切配合。但是由于ERP系统在大庆油田尚未能够实现全面覆盖，许多三级、四级乃至五级等基层单位的业务人员对ERP系统尚未有充分了解，加之ERP系统操作界面的单维信息展示方式与国内传统的多维报表展示方式大为不同，不仅展示界面不直观、不全面 ，而且信息展示中单项信息多、综合信息不足，进而导致基层操作人员相当长一段时间内难以适应，多年来形成的操作习惯一时无法改变，因而大部分业务人员操作不够熟练，致使ERP系统在计划管理、料帐核对、种类划分、回收销售等各个方面数据录入和信息采集在的真实性、及时性和完整性大打折扣。

从ERP集成系统信息采集方面来看，目前大庆油田ERP系统与财务管理联系紧密的模块并没有完全与其建立接口，尤其是全面预算管理系统和2012年底上线的国家重点科技项目大庆油田财务集成平台系统还没有与ERP系统实现对接，从而为财务管理带来两方面局限：一是ERP系统不能准确反映各单位日资金计划和月资金计划的制订、执行和余额等预算指标进度，难以满足预算控制和经济活动分析对数据信息的需求；二是财务集成平台上线后，油田各项业务都要用其中的票据系统填写原始票据，并在系统中用此直接生成FMIS融合凭证，但是目前诸如材料费等ERP集成凭证还未能利用集成平台的票据直接生成。

2.3 在信息建设方面需要健全网络安保机制

尽管目前大庆油田在信息化建设进程中已经建立了网络安全保障机制并制定了相应的网络信息安全应急预案，但是其中并未有针对ERP系统的数据容灾工作建立相应的网络安全保障体系，加之ERP用户操作在岗位、权限、责任、义务、考核方面还存在不规范的情况系统运行仍然存在遭受病毒、木马和黑客侵入使程序被篡改、数据被盗取的风险。

3 进一步完善ERP系统的建议

3.1 进一步明确物资编码种类 ，建立对照表

在现有ERP系统物资编码的基础上按照合理的方法和步骤，在物料数据涉及部门、物资供应管理部门和ERP工程师三方的通力合作下，结合油田企业原有的编码规范 ，参照国家相关法规和ERP软件要求来进一步细化ERP系统中的物料种类，并建立与FMIS系统对接的数据对照表，做好物资代码、ERP编码、供应商代码、客户代码和科目编号等物资数据的对照。

3.2 拓展应用范围，加强人员培训力度

紧贴需求，加快开发步伐，尽快建立ERP系统与财务集成平台、合同管理系统和全面预算系统等油田各大应用系统的数据对接，使ERP系统能够最大程度地共享信息，通过完善BW展现内容，补充考核指标、预算指标、油田生产进度、投资完成、成本消耗等主要数据，增加相关预警及查询、分析功能，为领导决策提供信息支持。此外，还要针对油田各层级单位ERP使用人员大力开展ERP系统的深化应用和多元模块拓展培训，尤其是对基层单位的操作人员的上机培训必不可少，使其能够熟练操作ERP系统，确保ERP系统数据的准确性、真实性和及时性。

3.3 加强运维管理，确保系统安全平稳运行

ERP运维项目组、信息安全管理部门应与业务、财务等各相关部门结合，在现有操作规程及岗位职责基础上，进一步加大对核心业务流程、关键控制点和特别关注的重要业务在系统中实际执行情况的实时监控力度，能够及时将数据提供给相关部门以便其掌握生产经营状况、实施有效监督和规范管理；同时还要加强系统安全管理，完善硬件更换、软件升级、数据备份的相关管理办法，为系统管理员提供早期预警报告，确保系统稳定运行。

参考文献

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【关键词】项目 风险管理 内部控制系统

2010年上海世界博览会（以下简称“上海世博会”）于2010年5月1日至10月31日在上海成功举办，190个国家、56个国际组织以及众多中外企业踊跃参展，200多万名志愿者的无私奉献，使7 308万人次的参观者流连忘返。上海世博会运营收入累计130.14亿元，运营支出累计119.64亿元，收支结余10.50亿元，世博园区内商业累计实现销售收入45亿元。

本文拟就上海世博局在建立基于风险管理的上海世博会项目财务内部控制系统的实践作一总结，为今后其他大型项目的财务内部控制提供有益的借鉴。

一、财务风险管理概述

1.政策指引。犹如2000年悉尼奥运会全面风险管理的政策与澳大利亚和新西兰的国家标准4360号文《风险管理》中的基本原则相一致，上海世博会将国资委颁布的《中央企业全面风险管理指引》（以下简称《风险管理指引》）和财政部颁布《企业内部控制规范――基本规范》作为财务风险管理工作的政策指引。

2.财务风险管理目标。（1）将财务风险控制在与总体目标收支基本平衡相适应并可承受的范围内；（2）内外部（尤其是与利益相关者）之间实现真实、可靠的信息沟通，包括编制和提供真实、可靠的财务报告；（3）贯彻执行有关法律法规、规章制度，保障财务管理的有效性，提高其效率和效果，降低实现财务目标的不确定性；（4）针对各项重大财务风险发生后的危机处理计划，尽量缓解因灾害性风险或人为失误而遭受重大损失的风险。

二、财务风险管理运用的步骤

（一）收集财务风险管理初始信息

1.基本信息。收入的来源主要包括门票收入、赞助收入和捐赠收入等；支出共分为10大类，主要包括场馆和设施维护费用，信息、安保费用，活动费用，沟通、推介、营销费用，行政管理费用，礼宾费用，保险费用，BIE门票提成，布展费用和预备费用。在各大类费用支出控制在预算目标的过程中也会受到部分不可控因素的影响，如安全形势造成的安保费用大幅增加。对于援助资金部分，其收入来源于政府拨款以及增值利息收入，在支出方面，主要为参展援助国的各种参展费用支出。

对于财务信息系统方面，上海世博局使用立成财务软件与金蝶K3软件分别作为运营资金和援助资金的会计核算软件，并且使用财务管理决策支持系统、赞助管理系统、捐赠管理系统、税收政策实施管理系统以及援助资金支付系统作为财务支持软件。

2.类似大型活动项目的财务风险。

2000年悉尼奥运会，在悉尼奥运会组织委员会1999年的年报中指出其主要风险为“千年虫”的信息系统风险，并详细阐述了应对措施。

2000年汉诺威世博会，汉诺威世博会发生亏损的一个重要原因是门票收入不足，即实际的参观人数远小于预计数。原因包括门票定价较高，参观的食宿、交通等成本太高以及布展内容的吸引程度不高等。

2005年爱知世博会，其关注的主要风险领域是确保采购价格为公允的市场价格。

2012年伦敦奥运会，2007年6月伦敦奥运会主管部门出具的2006―2007风险评估报告中列示了7项主要的风险，其中与财务相关的风险有：（1）关键岗位人员的离职将对项目的影响较大；（2）在申办时制订的预算大大低估了整个项目的成本，而另一方面则又大大高估了可从私有渠道获得的融资额；（3）需要有完善的采购制度和流程以降低采购风险，确保采购的产品物有所值以及确保供应商的选取遵循公开、公平的原则。

（二）财务风险评估

上海世博会项目财务风险评估工作包括：（1）风险辨识，查找世博会项目中各财务职能模块及重要业务流程的财务风险；（2）风险分析与评价，是对辨识出的财务风险及其特征进行明确的定义描述，分析和描述风险发生可能性的高低、风险发生的条件，以及评估风险对项目实现目标的影响程度、风险的价值等。根据风险管理初始信息的收集结果，采用专家咨询和调查研究等工作方法，对世博会项目的财务风险进行了初步评估，依据识别的主要风险制订了财务风险清单。该清单将各种风险进行了系统的分类以协助风险的认定，并且还为世博会持续开展和不断改进风险评估工作提供充分、有效的数据支持。

在上述基础上，制订财务风险管理策略及解决方案。

（三）监督与改进

监督主要风险解决方案的实施并建立持续的财务风险评估机制，及时地收集财务风险及与风险变化相关的各种信息，定期及不定期地开展财务风险评估，适时更新、维护风险数据库，形成适当的汇报体系。

（四）财务风险管理的其他内容

1.财务风险管理组织体系。按照《风险管理指引》就财务风险管理形成三道防线：（1）财务部各职能模块负责风险管理基本流程的执行；（2）财务风险管理岗位负责重大风险、流程与事件的判断，进行财务风险评估，建立风险清单及维护风险数据库，建立健全财务风险管理内部控制系统，并确保职责分工落实到各有关职能岗位等；（3）内外部审计（上海市审计局、上海世博局审计监察部门）将负责对控制财务风险的内部控制的设计及执行情况进行定期或专项检查，发现控制缺陷可能对防范风险带来的影响，确保相关的内部控制能有效覆盖所有的重大财务风险。

2.财务风险管理信息系统。财务信息系统涵盖了财务内部控制系统的各个环节，包括信息的采集、存储、加工、分析、测试、传递、报告、披露等。因此，上海世博局财务部门特别关注相关信息系统的风险监督、识别及控制功能。

3.风险管理文化。世博局财务部门通过对员工进行财务风险管理的培训，以加强员工对财务风险的类型及防范方法的了解，形成符合世博特点的财务风险管理文化。

三、财务内部控制系统

在政策指引方面，世博会将财政部颁布的《企业内部控制规范》以及国资委颁布的《中央企业财务内部控制评价工作指引》（以下分别简称为《内控规范》及《内控评价指引》）作为财务内部控制系统工作的主要政策指引。同时，针对财务信息系统，还参考了美国信息系统审计与控制协会颁布的《信息及相关技术的控制目标》（以下简称“COBIT”）和英国政府商务办公室颁布的《信息技术基础设施最佳实践库》（以下简称“ITIL”）。

财务内控目标主要包括合理实现：（1）财务管理的总体战略目标；（2）财务报告及管理信息的真实、可靠和完整，资产的安全完整；（3）遵循国家与财务相关的法律法规和有关的监管要求。

财务内控的评估步骤：（1）了解内控现状，分析世博会项目的特点，建立初步的财务内部控制系统；（2）进行相关文档的审阅，完成流程图、流程描述文档以及风险控制矩阵的记录与匹配；（3）结合对未来可预测的情况以及现有控制作进一步分析，有针对性地选择较高风险领域梳理确定风险点，并完善或建立相应的内部控制措施。

上海世博局财务部门包含以下主要的职能模块：会计核算、预算与合同管理、现金赞助与VIK管理、捐赠管理、援助资金管理以及税务管理等。制定的财务会计制度主要包括：《预算管理办法》、《费用管理办法》、《财务审批权限管理办法》、《服务采购比选管理办法》、《中国2010年上海世博会捐赠办法》、《经济合同管理》、《非现金赞助收入使用管理办法》、《非现金赞助收入处置管理若干规定》、《上海世博会参展援助资金使用和管理办法》、《上海世博会赞助收入财务管理办法》、《财务会计内部控制管理办法》、《公务卡管理暂行办法》、《业务用汇管理暂行办法》、《财产采购、更新、核销、清查财务管理暂行办法》和《上海世博局会计核算办法》。

财务内部控制系统框架以流程分类为基础，分为四大类九个环节，四大类主要包括：整体财务工作内部控制、财务报表项目内部控制、财务报表编报内部控制及制度支持内部控制。

四、财务内控风险点与内控措施

（一）整体财务工作内部控制

1.风险点之一：人员和岗位的变化、业务流程的变化、信息系统的更新等情况可能会造成不适当的职责分工，即内部控制不相容岗位的产生。采取的内控措施：梳理各项业务流程中涉及的不相容岗位与信息系统权限，建立完整的职责与权限分配表。比如针对销售与收款流程，不相容岗位包括：前台的门票销售与中后台的审核，票务的信用调查评估与票务销售合同的审批签订，票务销售合同的审批、签订与门票发货，票务销售款的确认回收与相关会计记录，退票的处置与相关会计记录等。

2.风险点之二：缺少对内部控制流程的书面记录可能导致相关控制的执行无据可依，或者在人员进行调整时导致控制的执行缺乏一致性及连续性。采取的内控措施：通过内控文档的建立，规范各流程的操作，在完善内部控制书面记录工作的同时有效地对现有的控制进行持续的监控以及定期的评估，并且为相关制度的有效执行提供合理保证。针对各流程制订标准工作手册以规范具体的流程控制措施的执行，标准工作手册包含流程图、相关表格模板、相关报告模板以及其他支持性文档。

3.风险点之三：由于审批权限的不明确、内控执行人员对审批权限不了解或未及时获知审批权限的变化，可能导致相关经济业务无法执行或者其执行未经过适当的审批。采取的内控措施：制订有一套系统的权限指引来加强内部审批权限的管理与控制。除常规性的审批权限外，还加强对临时性授权制度的管理，包括规范临时性授权的范围、权限、程序、责任和相关的记录措施。

（二）财务报表项目内部控制

1.销售与收款。包括门票收入、赞助收入和捐赠收入。主要风险点及内控措施包括，（1）风险点之一为针对网络销售模式，收款管理不善可能导致损失的产生。采取的内控措施：网络销售根据其销售模式可分为票到收款、网络支付或银行汇款等，无论何种方式，都涉及到与商的核算，包括门票配送、网络支付以及汇款账户的银行，尽可能地减少的数量，以增加财务结算管理的可控性与统一性。（2）风险点之二为针对现场销售模式，自有销售点现金与门票的管理不善可能导致损失的产生。采取的内控措施：财务部门设立营收核算中心，设置相应的核算与稽查岗位，督促各自有销售网点的资金管理工作；制定统一的门票销售的资金管理制度与会计核算流程；进行现场检查，对现场销售门票的人员进行充分的培训等。（3）风险点之三为未能建立退票管理流程，并进行适当的会计处理，可能导致预收账款或收入的错报或漏报。采取的内控措施：针对网络销售、销售以及现场销售分别制定相应的退票管理措施。

2.费用与付款。（1）风险点之一：由于实际提出采购需求的部门和接受实物或服务的部门是同一部门，可能会造成实际收到的实物或服务与要求付款的条件、数量和金额不相符，导致付款的错误或舞弊情况的发生。内控措施：在供应商选择与合同签订过程中，要求有多个部门参与及监督，这样能够适当地控制其风险。同时采取以下措施尽可能地降低订单、收发货环节的风险，如对于付款的申请，除了实物资产的采购要求有相应的验收单据外，对于服务类费用也尽可能提供服务内容的明细清单或付款金额的计算依据，对于特定性质的付款还需出具第三方的相关证明（如广告费用中的第三方监播报告），以此合理地防范对于不真实的服务或收货进行付款。对于实物的领用发货环节，加强对实物领用发货记录的抽查，及时发现未按规定进行审批或虚假的领用发货。此外，还加强了实物的抽盘，在原有年度定期盘点的基础上，对重要的实物资产进行不定期的抽盘以及收发存记录的检查。（2）风险点之二：随着世博会筹办推进，费用支出大幅度增加，审核付款申请、核对原始凭证和录入项目代码等的工作量剧增，可能导致差错发生。内控措施：进行各费用类别的分析、制定规范的审核程序；合理进行审核人员的配置与培训；安排专人负责专项费用的报销审核等。同时增加财务人员数量以应付工作量的增加。（3）风险点之三：由于与供应商之间交易量的增加，可能会导致双方应收应付余额的不一致，重复付款或错误付款未被及时地发现。内控措施：与主要供应商或合作伙伴建立定期核对往来账机制；设专职人员与供应商对账，及时查清差异原因、编制调节表并交财务主管审核；对预付款建立定期审核制度，对于账龄较长的交易需及时了解原因等。

3.捐赠管理。针对捐赠管理，世博局制定了《中国2010年上海世博会捐赠办法》。主要风险点为：对捐赠资产以及会计核算的管理不善，可能导致捐赠资产的损失、信息披露的错误或者世博声誉受损。内控措施：（1）加强对获赠实物资产的监督管理，建立每季度定期盘点制度，确保受赠资产账实相符。（2）在财务系统的捐赠相关科目下设立二级或三级明细，对捐赠相关交易进行单独的核算，如捐赠利息收入、捐赠的存货、捐赠的固定资产等，并与捐赠管理系统进行定期的核对。（3）为了保证捐赠资金和实物资产使用和管理的信息公开、透明，制定了详细的捐赠信息披露流程，定期对外公布从各个渠道获取的捐赠收入情况、捐赠资金的使用等情况。

4.现金赞助与VIK管理。上海世博会赞助的特点主要包括：（1）金额大――审计公告的赞助收入总金额达到39.73亿元；（2）内容和形式多样――除现金赞助外，赞助企业还提供内容和形式多样的非现金赞助（简称“VIK”），包括实物产品、服务、包装、活动组织等；（3）涉及的部门广――现金赞助的接收由财务部门负责，VIK的接收和管理由归口管理部门（包括行政、信息化、工程、活动等多个部门）负责。针对现金赞助与VIK管理，世博局制定了《上海世博会赞助收入财务管理办法》、《上海世博会事务协调局非现金赞助收入使用管理办法》和《上海世博会事务协调局非现金赞助收入处置管理若干规定》。

主要风险点及内控措施包括：（1）风险点之一为未能与赞助商进行定期的沟通，造成赞助收入与费用未被及时确认，赞助商权力与义务的履行与合同的要求不符。内控措施：①完善定期与赞助方进行对账的机制；②通过赞助收入管理信息系统，实现对赞助商其他相关权力与义务的监督。（2）风险点之二为由于缺少充分以及完整的支持文件，未能正确地确认赞助收入与支出的金额，从而造成财务报表数据不准确。内控措施：对于实物VIK和服务VIK，建立规范的操作流程――各归口管理部门根据世博局的需求向赞助商下达产品或服务订单，赞助商根据接收的订单在规定时间内将货物送达制定地点或完成相应的服务，归口管理部门对其进行验收确认，并获得相应的供货发票，提供给财务部门进行账务处理。

5.援助资金管理。控制目标为：（1）将各受援国和受援国际组织的援助金额控制在相应《援助合同》所规定的范围之内；（2）援助资金总额控制在一亿美元之内。针对援助资金管理，世博局制定了《援助资金使用整体方案》、《援助资金支付程序》和《上海世博会参展援助资金使用和管理办法》。主要风险点及内控措施包括：（1）风险点之一为未能对受援国或受援国际组织的援助资金支付申请进行适当审核，可能导致付款错误的发生。内控措施：制定审批操作规范，设置完善的控制流程，对外币的费用报销，通过定期（每月1日、15日、30日）获取主要外币币种的汇率进行核实，若其差异在可接受的波动范围内则予以支付。（2）风险点之二为对账机制不完善可能造成系统支付金额的差错未被及时地发现。内控措施：完善与受援国或受援国际组织进行援助资金对账的流程；建立援助资金支付系统与财务核算系统的每月定期核对机制以及差异分析和审阅的制度。

（三）财务报表编报内部控制

2009年根据需要制定了《上海世博会计核算办法》并报财政部批准实施。主要风险点及内控措施包括：（1）风险点之一是随着世博局业务量的增加，会计信息的收集与处理也将日趋复杂，若未制定细化的财务报告流程，可能将影响最后阶段的财务报告编制。内控措施：制定了一套标准的财务报表关账流程，明确各个环节关账的先后顺序、具体开始与完成时间以及负责内容与责任人，涉及其他部门配合提供相关信息的也具体明确其截止时间，通过以上措施合理保证财务报表编制的及时、完整、正确。（2）风险点之二是因财务信息披露不及时或误导性陈述，造成不能正确反映出世博局经营状况和收支情况。内控措施：以《上海世博局会计核算办法》为依据，制定了完善的信息披露流程，明确了规定信息披露的范围和内容，建立信息披露岗位责任制和相关授权审批制度，明确负有披露义务的有关部门和人员的职责和权限，未经过管理层授权和批准，任何部门及个人不得擅自对外披露信息。

（四）财务信息系统的支撑

上海世博会财务信息系统，以财务系统及相关业务支持系统为组成部分，建立在独立网段内并与世博内部网络及互联网逻辑分离的独立架构。主要包括：立成财务系统（用于运营资金的会计核算），财务管理决策支持系统（主要用于预算与合同管理，通过手工方式接收来自立成系统的凭证，进行预算与合同信息的汇总，并提供分析数据），援助资金支付系统、金蝶财务系统（用于援助资金支付的会计核算），捐赠管理信息系统，赞助收入管理信息系统和免税、保税、退税税收政策实施管理信息系统。

以《企业内部控制具体规范――计算机信息系统（征求意见稿）》、COBIT和ITIL作为依据，对上海世博会财务信息系统相关风险进行了识别、归类与评估，主要风险包括：

1.整体构架风险。主要包括：（1）由于世博会项目的特殊要求，系统变更的风险很大；（2）财务信息系统数量多、相关业务流程多，可能产生流程周转时间长、问题处理效率低等风险，以及存在非授权人员访问信息资源的风险。内控措施包括：（1）专门制定了《财务信息系统管理制度》，主要规范变更管理、逻辑访问管理和运行管理流程。（2）专门设立信息服务岗位，其主要职责包括：①归集及整理用户的问题与需求，确保需求经过变更管理流程的适当授权，并协调需求的后续处理。②协调系统开发商进行问题处理或程序开发，协调并监督用户与开发商完成必需的授权、测试、审批等。③担任系统管理员，负责系统用户的创建、权限修改、及禁用，保证用户权限的合理性，实现系统管理与业务操作的职责分离。④负责或监督各系统数据的备份相关工作。

2.系统特定风险。包括：系统接口；主数据；功能有效性；系统权限。内部控制措施：（1）系统接口。对系统间的接口建立管理与控制规范，要求以系统方式或相关用户验证输入数据、输出数据的完整性与准确性；保证经过适当授权的人员才可访问、修改数据或执行相关操作；保证针对接口程序的修改经过适当的变更管理流程。（2）主数据。主数据的创建、修改、删除需要经过归口部门领导的书面审批，并进行归档备案；对主数据的维护权限仅赋予具有相应业务责任的人员。（3）功能有效性。进一步提高对系统及其变更的功能性测试要求，将可能的业务流程纳入测试方案，并结合变更管理流程的要求，记录相关控制文档，保证系统功能满足需求。（4）系统权限。系统权限的设置与实际工作职责保持一致，结合业务流程的需要，保证不相容权责的充分分离，同时由专门信息岗位人员担当系统管理员角色。

3.IT一般控制流程风险。（1）变更管理风险：缺少变更管理制度的指引，系统开发及程序变更将可能无法得到规范，可能导致未经授权、或未到达用户要求的变更进入系统，降低系统的可靠性，也不利于资源的有效分配与使用。内控措施主要包括：制定变更管理制度，用于规范变更需求的提出、变更授权、变更测试、上线审批等主要控制流程。（2）逻辑访问风险：缺乏用户账号管理制度的指引与规范，将可能产生未经授权建立、删除或修改用户权限的可能，带来未授权用户访问系统信息的风险，也对数据的准确性和保密性带来威胁。同时，缺少制度的指引，也可能使管理层无法有效地评估内部控制的有效性，无法明确流程中的职责关系。内控措施包括：制定用户管理制度，系统用户或权限的创建、修改由用户提出申请，填写《用户账号申请表》，经归口部门领导书面批准后，由系统管理员在系统中进行操作维护。用户禁用也由离职或转岗用户的归口部门领导及时提出申请，由系统管理员在系统中进行操作。（3）IT运行风险：缺少备份的定期恢复性测试和灾难恢复计划，在出现事故的情况下，将有可能无法保证备份数据的可用性，以及系统的可恢复性，从而可能影响财务世博运营工作的持续性。内控措施主要包括：制定备份管理制度，明确规范备份的操作、周期、类型、介质、恢复性测试、灾难恢复等内容；编制灾难恢复计划，用于安排在灾难或事故发生后恢复系统、数据的计划，以保证业务的连续性。

（作者为资产管理部助理总经理、高级会计师、硕士）

参考文献

[1] House of Commons Committee of Public Accounts， Preparations for the London 2012 Olympic and Paralympic Games――Risk assessment and management[R].Thirty-ninth Report of Session 2006-07.

[2] 朱荣恩，应唯，袁敏.企业内部控制制度设计――理论与实践[M].上海财经大学出版社，2005.

[3] 李连华，张雷，等.中国内部会计控制规范――阐释与应用[M].上海：立信会计出版社，2007.

[4] 孙铮，王少飞，徐瑾，等.中国2010年上海世博会项目财务管理研究[EB/OL].[2011-12-07]. .

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关键词：园林工程；项目管理；信息系统

中图分类号：TU986

文献标志码：A

文章编号：1671-2641（2017）01-0087-06

收稿日期：2016-09-02

修回日期：2016-11-29

Abstract：With the development of economic globalization， for the common problems of landscape project management ，it is important to develope a landscape engineering project management information system based on project construction and management. This paper introduces three advantages of the project management for landscape engineering： goals features， structural modules， and function respectively. This management system contains six main function modules： project schedule management， fund management， material management， quality and safety management， file management， and project risk anticipation. By using information technology， it provides efficient modefor landscape enterprises and maximizes management efficiency and resource profit.

Key words： Landscape engineering； Project management； Information system

引言

随着“十”的召开，生态文明建设成为社会建设发展的主要议题之一。在“推进绿色发展、循环发展、低碳发展”的大环境之下，园林行业进入了以生态建设为主导的蓬勃发展阶段。园林项目也呈现出跨专业、跨区域、跨时间的发展趋势，加之园林施工受到季节、气候、环境以及市政规划等诸多因素的影响[1]，传统的施工管理模式逐渐不能满足现代园林项目管理的需求。为解决园林项目管理过程只注重项目业务操作、内部管理矛盾严重、信息不对等、资源错配等问题，建立一种新型、高效的园林项目管理模式成为园林企业规模化发展的必然需求。

随着信息时代、知识经济时代的到来，21世纪的工程项目管理必将走向信息化管理，项目管理的核心竞争力也将越来越依赖信息技术[2]。园林企业项目管理信息化是科技进步的要求，“互联网+”园林工程项目管理，利用互联网信息技术的即时性、协同性以及海量性等特c结合高效的园林项目管理模式，打造一个面向园林行业工程项目的管理系统，为园林施工项目保质、提速，为园林企业规模化发展提供科学有效的管理方法，实现资源整合及效率和效益的最大化。从行业范围上看，关于项目信息化管理的研究多数是基于建筑行业，还有少量研究是针对市政，石油开采等行业。而园林行业内，目前国内有上海星露信息科技有限公司研发的一种适用于园林工程的项目管理系统[3]；适用于园林工程监理的现代园林工程考核监督系统[4]；集中于园林绿化养护的园林绿化养护管理系统[5]和园林绿化的草坪管理系统[6]。但是这些信息化系统尚且立足于园林施工项目的某一个阶段的管理，或者是简单的绿化养护管理，并未出现适用于园林企业的全生命周期信息共享的战略性园林工程项目管理信息系统。而在全球经济一体化的大背景下，通过信息化的手段，打造面向园林行业的工程项目全周期管理信息系统是行业发展的必然需求，具有重要意义。

1目标和特征

1.1目标

1.1.1实现施工进度、施工质量、项目成本及现金流管控

通过信息系统实时掌握项目施工进度、监控质量，有效控制项目成本及现金流，为项目的全方位把控提供重要手段。

1.1.2实现项目人员实时沟通

利用Web端、微信端等信息化手段，为项目现场工程师、施工人员提供实时沟通的平台。通过团队间达成共识，提高项目团队的工作效率，避免沟通不及时造成大量重复工作，从而降低项目运营成本，有效保证项目进度及质量，提升中国园林企业项目运营管理的整体水平。

1.1.3实现项目资源、项目文件、施工经验等综合管理

对项目的资源和项目进展过程中产生的数据进行规范有序的管理及积累，从而进一步优化升级项目运营管理办法，实现数据的核心价值。

1.2特征

面向园林行业的工程项目管理信息系统，需要具有以下特征：

1.2.1实名登陆特征

对园林行业多个角色（项目决策人、施工员、财务、预算、合同、设计、采购等）开放不同角色权限，保证系统跨地域、时空进行信息互通。

1.2.2安全特征

设立系统安全管理员，确保网络环境及系统数据安全。

1.2.3实时沟通特征

系统开通Web端、微信端等客户端，实现实时跨地域地跟进项目施工情况，项目成本、进度、质量等数据采集及数据分析同时进行，全方位进行项目管理及风险预判。

1.2.4数据库特征

建立开放式数据库，实现数据实时更新，共享行业优秀经验、成功案例、施工工法，供用户实时参考学习。

2园林工程项目管理系统建立与结构模式

2.1建立流程（图1）

园林工程项目管理系统建立的基础是对目前园林行业工程项目管理现状进行深度调查，并进行需求分析，确定系统的基本结构模块及功能需求，然后依赖信息化技术进行系统搭建及推广应用。

2.2基本结构

园林工程管理系统包含后台服务模块、功能模块以及底层模块3大基本模块（图2）。后台服务模块主要为系统管理模块，由系统管理员进行掌控，维护系统网络秩序的同时，对不同用户角色（项目经理、项目采购、项目施工人员、信息审核员、普通用户等）进行权限设置、功能设置，并进行菜单管理、参数管理和用户管理等操作。功能模块包括项目进度管理、资金管理、物料管理、质量与安全管理、文件管理以及项目风险预判六大模块。底层模块包括数据储存留档和系统安全维护两大模块，是维持系统安全高效运行的基础。

3系统用户

园林工程项目管理信息系统用户涵盖园林公司自上而下各个层次的管理人员，包括公司总裁、项目部总经理、项目经理、项目施工人员、安全员、项目质检员、机械员、财务人员、园林设计师、采购人员、供应商以及系统管理人员等，同时包含甲方项目负责人。

4功能实现

综合性园林工程包括土方工程、建筑小品、水电安装、园路工程、水景、绿化种植等若干工程[7]，在进度管理、物料调度、资金管理、质量与安全等方面存在一定难度。园林工程项目管理系统的搭建，是为了优化及规范项目管理中的各个环节，建立起符合园林企业实际需要的科学管理流程，达到提高工作效率、改善工程管理质量、监控项目风险的目的。系统首页对每个施工项目匹配相应的项目名片（图3），包括项目名称、发展商、合同签订环节、合同号、项目进度、资金基本信息、进度款等基本信息，一目了然，方便查看与对比，可作为项目汇报的基本依据使用。4.1项目进度管理

合理、高效的项目进度管理能够对项目过程进行有效控制和管理，及时的调整和优化，可缩短项目工期，节省项目成本，降低项目风险[8]。项目工程进度是不断变化的，其管理存在一定的复杂性和多变性，需要根据项目动态实时进行调控，传统的进度管理，主要依赖项目经理的个人经验进行预测与控制，与其预测能力和个人行为能力息息相关，风险大。而项目管理信息系统可以将项目从整体到局部进行细化分析，合理安排施工顺序，制定整体和局部施工计划，并进行项目组内信息实时共享（图4），打破信息壁垒，方便项目组成员按照计划施工，减少因信息不对等造成的工期延误风险。施工日志方便项目经理在施工过程中随时检查施工计划的实施进展，进行项目成本控制和质量监控，并采取措施缩小进度偏差，调整成本和保障工程质量，保证工程在计划范围内高质量完成。园林项目管理信息系统的使用不仅保证项目总体目标的顺利完成，还可以同时有效解决工期、成本、质量之间的题，实现三大目标的共赢管理。

4.2项目资金管理

资金管理通过合同板块、预算板块、施工日志和进度款板块进行协同管理，同时工程项目管理系统资金管理模块，实时同步公司内部财务管理系统，工程项目资金可由公司财务部门进行综合统筹管理。对项目现场的当日支出进行实时记录，系统自动累计，自动进行每天、每月、全项目周期的现金流分析（图5），为及时进行预算调整提供清晰的数据参考，这是园林工程项目管理系统在项目成本控制上的最大优势。随时跟踪项目进程中各式款项收款状态，提醒项目经理进行进度款请款（图6），避免造成项目赤字。

4.3项目物料管理

施工物料管理对施工项目中的成本控制有着重要意义[9]，加强施工物料管理是提高施工项目工程经济效益的最主要途径。园林项目施工与一般建设施工不同，苗木占了施工物料的大部分，苗木的特点是需要即送即栽种，搁置时间过长会严重降低苗木成活率，增加施工成本，影响工程质量。在园林施工项目管理系统中创建收发货模块，并与园林材料信息平台打通，现场采购员可以进行网上比价[10]，并通过建立发货单实时购入施工物料（图7），避免苗木搁置。同时通过便捷的互联网系统共同管理公司多个项目，可以在项目之间进行余料调配，避免造成施工物料浪费。

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关键词：煤炭企业;成本管理;现状;对策

在市场经济体制下，煤炭企业想要在激烈的竞争中稳定发展，除了不断提高产品和服务质量以外，还需要加强成本管理工作。成本管理具有降低企业经营成本提高企业经营效益的作用。但目前煤炭企业在开展成本管理中仍然存在很多问题。

一、煤炭企业成本管理现状

1.成本管理观念落后。目前很多煤炭企业认为成本管理就仅仅是减少企业支出，如消除某些不必要的经营成本，减少某些生产环节的人力、物力投入等。这种成本管理理念容易衍生出以下问题：煤炭企业过度的进行成本控制，导致投入资源根本无法满足企业经验需求，使企业经营受阻。或降低成本导致生产质量的降低，使煤炭企业逐渐丧失市场竞争力。

2.对成本管理的重视程度不高。一部分煤炭企业目前还没有认识到成本管理的重要性，认为成本管理是一项没必要的工作，不仅不会带给企业多大的利益，还会损害一部分的管理精力。同时，还有一些煤炭企业在进行成本管理时，没有建立独立的成本管理部门或职能岗位，还把成本管理划分给其他业务部门，在业务开展过程中各部门独立进行成本管理工作，这种成本管理模式下很难发挥实质效果。

3.缺乏科学的成本管理方法。现阶段，很多煤炭企业在开展成本管理过程中，并未运用科学有效的成本管理方法，采用的成本管理手段也相对落后。没有从实际出发，没有分析煤炭企业生产经营各个环节的成本控制需要，没有以提高生产效率来作为成本管理的手段，从而使煤炭企业成本管理目标难以实现。

4.成本控制力度不足。首先，很多煤炭企业把成本控制划分为某一岗位的职责和工作，没有强调各部门及全体基层员工在成本控制中的责任与义务，导致在实际成本控制工作开展过程中，很多部门及员工不积极配合或不配合成本控制工作，使成本控制难以有效开展。其次，煤炭企业只是针对生产环节进行成本控制，而忽略了其他经营环节的成本控制。最后，煤炭企业在发展过程中需要不断开发、创新各类技术，从而提高煤炭企业的竞争力，但在执行成本控制过程中，没有和技术管理进行协调，以至于技术管理成本超出成本控制目标或成本控制制约技术管理工作。

5.缺乏完善的成本管理体制。缺乏完善的成本管理体制具体体现在以下几个方面：（1）成本管理过于狭义，很多煤炭企业成本管理只是对成本经营各环节成本支出进行管理，而忽视了其他方面数据、信息的分析，不能为企业管理者提供全面的成本管理信息。（2）成本管理往往是在成本已经发生之后才进行管理，这样就很难起到事前降低成本的作用。

二、新形势下加强煤炭企业成本管理的对策

1.转变成本管理观念。新形势下煤炭企业想要做好成本管理工作，就必须转变成本管理观念，具体可从以下几点出发：（1）加强对成本管理效益性的认识。成本管理不仅仅应该只局限于单方面的节约成本，更应该在成本管理过程中以提高煤炭企业经验效益为最终目标。通过提高企业生产经营效益，提高产品和服务质量，来增加企业经营收入，从而为煤炭企业获得更多的利润。（2）煤炭企业还需要建立起以人为本的成本管理观念。在成本管理中，成本管理人员的素质直接决定成本管理质量，所以煤炭企业加强对人才培养的重要性认识。（3）成本管理理念和企业战略相互结合。首先，把成本管理纳入到企业战略中，根据企业不同战略时期制定不同的成本管理计划，使成本管理适应企业发展。其次，深化成本管理，把成本管理落实到企业成本支出源头。最后，提高全员成本管理意识，把成本管理贯彻到各基层员工各项工作中去。

2.创新成本管理方法。煤炭企业需要结合自身经营生产的实际情况，来不断优化和创新成本管理方法，具体可从以下几点出发：（1）煤炭企业应该引进高素质的人才，建立一支技术过硬的设计队伍。在矿井开采前，对矿井进行系统的调查和分析，研究底下结构和周围环境，针对煤炭企业现有的设备和人力，来设计出最优的开采方案，并通过逐步的推敲及模拟，来优化开采方案。方案的设计必须要以效率为基础，以质量为前提，以降低成本为最终目标，从而不断降低煤炭企业矿井开采成本。（2）技术部门要加大精力投入力度，不断推动煤炭企业技术的进步。一方面，优化传统技术，采用新型较为节省成本的技术。另一方面，优化传统开采使用的大成本材料，采用低成本材料作为代替，从而减少煤炭开采成本。同时，要保障技术管理和成本管理的相互融合，使技术管理目标和成本管理不会产生冲突。（3）完善材料管理制度，做到材料统一保存、管理，并由管理部门统一发放，从而避免材料浪费造成的成本支出扩大。（4）建立成本管理责任制度，即任何生产环节由不合理因素或人为因素造成的成本扩大，都需要负责人来承担相应责任，必要时需要负责人进行赔偿。

3.加强成本系统管理。加强成本系统管理可以从以下几点出发：（1）做好资金管理工作，建立资金统一管理制度，结合到成本管理中，就需要财务部门进行统一的筹资及资金的使用管理，从而降低企业资金使用成本。筹资方面，煤炭企业需要结合实际的经营需要来计算出所需筹资数额，避免筹资数额过大造成的成本加重。同时财务部门还需要设计好筹资方案，确保筹资方案最优、成本费用最低。资金使用方面，加强对资金的合理配置，使每一笔资金都花到刀尖上，任何部门或员工有资金使用需求时，都需要向财务部门进行申报，批复后并发放资金后才能使用。（2）建立材料统一采购制度，及建立专门负责材料采购的部门或岗位。在采购材料过程中需要在保障材料质量的前提上，尽可能的选择低成本的材料，从而降低煤炭企业材料的购买成本。另一方面则需要加强材料库存管理，采购材料时要结合煤炭企业经营需要，不能多购，从而降低材料库存管理成本。（3）建立生产成本管理。煤炭企业大部分成本支出都源自于生产环节，所以加强生产环节的成本控制极为必要。首先，煤炭企业要不断开发新型的生产技术，提高生产效率。同时加大对废弃机械的利用，提高废弃机械的经济效益。不断提高生产人员素质，以技术的提升来促进成本管理目标的实现。

4.优化成本管理模式。煤炭企业可参考现代企业成本管理模式来构建符合自身需要的成本管理模式，具体如下：（1）转变财务工作，把传统的核算型财务工作转化为管理型，在核算过程中要善于发现其中存在的问题，预测煤炭企业未来阶段的成本支出，并指定相应的降低成本支出的决策。（2）针对成本管理需要，来不断健全成本管理体系制度，如成本核算体系、成本指标体系等，加强基础工作制度方面的建设，从而为成本管理工作的开展提供可靠的依据。（3）煤炭企业还需要向国外先进成本管理办法学习，引入科学的成本管理办法，如成本效益分析方法等。这些办法会为今后的成本管理工作带来巨大的帮助。（4）煤炭企业还需要加强信息化建设，运用信息化管理模式从而提高成本管理效率，减少没必要的手工劳作。并通过计算机的计算功能来提高成本管理工作中核算方面的准确性。

三、结语

目前，我国煤炭企业在开展成本管理时，依旧存在很多问题，这些问题都导致成本管理作用不能很好的发挥。新形势下，煤炭企业想要加强成本管理工作，就必须转变成本管理观念，创新成本管理办法，优化成本管理模式，加强成本系统管理，从而提高成本管理的效率和质量，并促进媒体企业的发展。

作者:完颜攀烽 单位:平顶山天安煤业股份有限公司八矿

参考文献：

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[4]张会萍.浅谈煤炭企业成本管理[J].会计之友,2013,(15):11-12.

篇8

工程建设项目监管对预防腐败、保障工程质量、保证国有资产安全等有着重要作用。借助信息化技术对工程项目进行有效监管，及早防范工程施工过程中的各类不规范问题，提升对公司内部近几年在建的若干重大工程建设项目的管控力度，浙江中烟结合行业监管要求和公司监管制度，设计实施了业主方工程建设项目监管信息系统，以合同执行管理为主线，以工程专用资金全程监控为重点，自动完成物流、商流、资金流的相互匹配，实现对多个项目及下属各工程的集中监控管理，在监察部门工程项目监管工作中发挥了重要作用。

关键词：

业主方监管；工程建设项目；资金监管；信息系统

工程项目既是“高危地”，也很容易在施工过程中存在非法挂靠转包、违规分包，材料以次充好、以少充多，资金被挪用，偷税漏税、拖欠工资等各种不规范现象，造成工程质量低劣、国有资产损失，对国家和社会造成恶劣的影响[1,2]。因此无论是政府机构、施工单位，还是业主单位，都在积极研究探索工程项目的监管方法和对策。随着信息化技术的发展，在完善监管制度的同时，运用信息化管理手段确保制度落实，保障工程质量与安全，构建廉洁高效的建设环境，成为当前工程建设项目监管的一个重要趋势[3,4]，但目前各类工程项目监管信息系统的建设主体主要为行政管理部门[5,6,7]，业主单位利用信息技术助力工程监管的实例较少，业主方信息化应用主要集中在工程项目的过程管理方面。

浙江中烟工业有限责任公司（以下简称“浙江中烟”）从2008年至今陆续有杭州卷烟厂“十一五”易地技改一期、二期，宁波卷烟厂“十二五”易地技改、本部经营业务用房改造等多个重大工程项目进行建设，资金投入巨大，对公司长远发展有重大影响。为努力减少和堵塞重大工程项目建设中的漏洞，确保专款专用、降低资金风险，保障工程质量，浙江中烟自2008年起设计并实施了工程建设项目监管系统（以下简称“系统”），应用于多个工程项目监管过程中，将信息技术手段与国家烟草专卖局对烟草行业重大工程项目监管提出的“五个关口”监管要求中的“设立履约保证金”、“开设工程项目专用账户”等行政、经济手段相结合[8]，抓住工程项目建设过程中最重要的“钱”与“物”，固化合同执行、强化痕迹管理，达到事前、事中控制的目的，取得了较好的监管效果。

1设计理念

1.1固化合同执行工程项目中，施工合同是业主方和施工方之间互相权利与义务的法律依据与准则，更是业主进行项目全面管理、有效控制项目质量、进度和资金投入的主要依据[9,10]。浙江中烟在签订施工合同时，对是否允许分包、分包范围与内容，工程项目中使用的重要材料（设备）的品牌规格要求及数量金额，工程分包、劳务分包费用、重要材料（设备）费用占合同总价款的比例、履约保函等均做了明确约定。在系统中，施工合同的各项信息均录入系统，作为后续监管的前提和依据。在项目过程中，施工单位陆续与劳务分包方、工程分包方、材料供应方签订合同，这些合同是项目建设资金使用的依据。浙江中烟要求施工方将这些合同基本信息如分包方或供应商及账号、采购合同明细等录入系统，作为后续项目资金流动的唯一合法去向，实现项目资金的封闭集中管理。

1.2监控工程资金流向工程建设资金监管是工程项目监管的重中之重[11]。为确保工程建设款专款专用，预付施工单位资金的恶意转移，管好用好建设资金，降低资金风险，确保资金使用效率，浙江中烟在项目招标书中就明确提出项目过程将采用开设工程项目专用账户的管理手段，要求每个工程项目中500万元以上的建安施工合同都需由施工方在双方共同选定的银行开设工程项目专用账户。施工合同签订后，浙江中烟随即与承建商、银行共同签订三方共管协议，明确三方在资金监管中的地位、权力和义务以及资金监管的具体措施，明确从账户设立至工程结算完毕之日止，浙江中烟支付的所有工程款项都打入该专用账户，施工方在工程建设过程中的所有资金支付都必须从专用账户支出，并通过系统监管资金支付，全程跟踪资金流向。通过统计报表，可以对各个项目及下属各工程资金使用情况进行整体分析，及时掌握工程资金使用情况，及时发现异常资金流动。监督现场小组中的财务人员定期导入银行提供的专户流水，采用自动或手工方式进行支付对账。

1.3抓住资金重点，分类控制工程建设资金是工程分包费用、重要材料（设备）采购费用占工程总额比重较大，劳务（分包）费涉及农民工工资，一旦发生问题易影响社会和谐稳定，这三块均是工程资金监管的重点。因此，系统将专用账户中的工程款项分为重要材料（设备）费、工程分包费、劳务分包费、其他费用，对不同的费用类型进行不同程度和方法的监管控制，抓大放小，分类控制，确保工程建设款专款专用。系统登记每一笔专户入账信息，并要求承建商所有支付均需要在系统中提交支付申请。根据之前在系统中备案的各类合同中的账号信息，四类不同性质资金支付只可通过选择合同来选择相应收款方及收款账号，而不可临时录入其他收款方账号信息，不同类别专户资金支付去向见图1。另外，支付申请时需根据不同费用性质提交相应的附件材料如发票、工资付款明细清单等，保留历史记录，为资金支付提供依据。根据资金类别的不同，还可以灵活设置支付监管规则，对重点大额资金，如该项目监管有要求，还需经由业主方对资金使用的合理性和必要性进行审核后，银行方可支付。

1.4多项目集中灵活监管浙江中烟多个工程建设项目自2008年以来陆续开始建设，不同项目由公司内部不同部门牵头组建技改指挥部及监督小组进行管理。项目按建设内容划分为若干个标段，每标段为一工程，随着项目进度分别进行招标确定承建商并签订施工合同。另外，随着工程监管实践工作的不断推进，公司的监管思路和方法不断改进，对不同项目的监管要求也有所不同。因此，系统采用“合同树”作为业务基本管理结构，将不同阶段启动的不同项目纳入统一平台管理，对各类审核流程、校验逻辑、勾对逻辑、定时预警、附件要求等，均按项目分别设置，以满足对不同工程项目的不同管理需求，见图2。在扩展性上，也考虑到今后随着公司发展新增工程建设项目的监管要求。

1.5商流、资金流、物流三流合一通过合同备案形成合同树、按照合同进行资金支付申请、以及按期汇总登记重要材料（设备）入场情况，系统将工程建设项目的商流、资金流、物流信息均纳入监管范围。资金支付时选择对应的分包或采购合同及收款方，实现资金流与商流的匹配，在1.3中已阐述。在每月初对上月重要材料（设备）费用的资金支付情况与重要材料（设备）入场登记情况进行自动或手工勾对，对资金使用的真实性、合理性进行核实，实现资金流与物流的匹配。

2系统设计

2.1系统架构系统的使用者主要包括三方：业主方、承建商和专用账户开户银行，其中施工方分为专业工程师、技改指挥部、监督现场组、监察组、系统管理员等多个角色。考虑到最终用户角色比较多，涉及面广，用户数量随着工程项目进度推进而不断增加，且在地理位置上较为分散，系统采用B/S架构，界面设计遵循简洁友好易操作的原则，便于各类用户的快速掌握。系统开发基于J2EE平台，采用了MVC设计模式，确保系统的灵活性和扩展性。系统架构分为数据层、业务逻辑层、WEB表现层三层架构，见图3。

2.2流程设计根据设计，系统的业务主要有合同监管、资金监管、材料监管三大块。合同监管主要包括合同的录入、审批；资金监管主要包括资金申请、审批、银行核对、支付回单上传、其他费用预算申报及审批等；材料监管包括材料入场登记、使用登记、资金流物流勾对等，见图4。2.3系统功能根据业务需求，将系统分为项目管理、工程管理、收支管理、材料管理、统计报表、系统管理、基础数据、个人工作台等八个功能模块，系统总体功能结构如图5所示。（1）项目管理：管理项目的立项、批复等信息，以及在系统业务操作各个环节所上传的各类附件。（2）工程管理：主要管理各类合同的提交、审批、变更等业务。承建商与浙江中烟签订施工合同，与工程分包商、劳务分包商、材料（设备）采购商签订合同后，将合同信息录入系统中进行备案，并上传合同、三方协议、重要材料清单、合同资金分类预算清单等附件。后续如有合同内容或附件的调整，进行合同变更与审批。分包合同视为施工合同。（3）收支管理：以银行专用账户为对象，对工程项目资金从入账、支付申请、支付审批、银行核对到支付回单上传的全过程管理。不同的资金类别在支付申请提交内容、附件和审批规则等方面根据监管要求有所不同，同时也考虑到预付款、垫付款等特殊业务情况。其他费用将除三大主要费用之外的其他零星费用打包管理，涵盖内容较多、复杂，需按月提报预算，提交支付明细，当月资金支付不得超预算。监管人员定期导入银行提供的流水，与已支付的单据进行对账。最后在工程竣工结算完毕后，通过专户余额结算，解除对专户的监管。（4）材料管理：承建商每月将重要材料（设备）汇总入场、领用信息按材料（设备）录入系统，监管人员定期对资金支付与材料入场信息自动或手工勾对。（5）统计报表：提供对项目、工程、合同、材料、资金入账、资金支付、材料等工程项目各个视角的统计分析报表。（6）个人工作台：管理各类合同、资金支付等审批流程中的个人任务，进行审批、驳回、查看等业务操作。（7）基础数据：管理单位、账户、材料类别、费用类别等各类基础数据，考虑到商业信息安全和操作简便，单位信息按项目进行管理，不同项目之间的单位与银行账户信息不可见。（8）系统管理：系统管理模块中，除了组织、权限、用户、日志等常规系统管理功能外，为了实现系统按项目灵活可扩展的配置，还提供了对工程项目及工程项目各项参数配置，实现对项目的各类审核流程、校验逻辑、勾对逻辑、定时预警、附件要求等的不同配置，以及对各类审批流程的配置、监控、异常处理等流程管理功能。此外由于系统用户尤其是承建商操作人员涉及面广、位置分散、人数随项目进度逐渐增加等特点，该模块还提供了公告管理、帮助文档管理功能，提高知识传递、工作交流的效率。

3系统应用

3.1应用效果浙江中烟自2008年底启动杭州卷烟厂“十一五”易地技改一期时就开始应用系统进行工程监管工作，在随后几年中，又陆续启动了杭州卷烟厂“十一五”易地技改二期，宁波卷烟厂“十二五”易地技改、本部经营业务用房改造等多个技改项目，至今有若干项目仍在建设中。根据公司监管制度的要求，这些项目均纳入了系统进行监管工作。系统经过6年多的深化应用，在实际使用过程中不断优化完善，在监察部门多年来的工程建设项目监管工作中发挥了重要作用：（1）系统将现代化施工、计算机网络功能以及经济约束手段结合起来，通过Internet网络，项目管理人员、监察人员、施工放人员可跨越时间、地点协同工作，通过信息化平台使商流、物流和资金流信息的传递更加快捷和方便，解决分散作业与集中管理的矛盾，提高工作效率。（2）系统通过自动校验、自动对账、自动报警等功能，保证工程资金履约使用的额度和流向，将监管人员从日常事务性工作中解放出来，从而扩展了监督手段，提高监管工作的效率和效果，也增强了施工过程中各级人员的自律性，达到了监管目的。

3.2应用体会综合多年系统应用情况，为确保系统能够真正使用起来，发挥监管作用，在系统推广应用阶段，有两点值得注意：（1）制度保障是系统应用的前提：作为以监督管理为主要目的的应用系统，能否真正用到实处，制度保障是前提。浙江中烟的系统设计开发工作在公司第一个技改项目前期准备阶段就已开始，公司成立技改项目监督小组，出台《技改项目监管办法》和《银行专用账户管理办法》。在系统的业务流程设计和角色设计中，密切结合了技改监督小组的组织架构。在两个办法中，均明确将通过系统进行监管以及具体监管要求。在后续各个标段的招标文件中，两个办法作为招标文件一部分，使承建商认可系统的监管方式。（2）持续做好后期培训运维工作：浙江中烟工程建设项目分为多个标段，随着工程进度逐步招标确定供应商的工作特点，决定了系统的用户，尤其是承建商用户的数量是随着工程进度而逐渐增加，再加上施工单位人员流动性较强，新用户的培训工作伴随整个项目建设过程，时间跨度可达数年。同样，纳入系统监管的项目和过程也是在多年范围内逐渐新增的，每个新增的项目和工程，都需要在业务上研讨确定监管方案，在系统中进行初始化配置工作。另外，在历时多年的实际使用中，各类用户对系统也会不断提出新的调整优化要求。因此，作为业务主管的监察部门和作为技术支持的信息部门，在多年的系统推广使用过程中，需要共同完成系统上线后长期的培训及运行维护工作。

参考文献：

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[10]尹明亮，胡斌，谭华业.中标后管理应成为工程项目监管的重点[N].建筑时报，2009-10-22(003).

篇9

[关键词] 销售ERP运维；服务体系；办理办法；三级运维；服务台

【中图分类号】 TP311.52 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）08-159-2

一、体系构建的背景

2008年集团公司提出“三年基本建成ERP系统”的总体要求，随着三年时间的推广实施，销售分公司采用“总体规划、集中设计、分批上线”的策略，销售ERP系统建设经过项目准备、业务蓝图、系统实现、上线准备、上线运行和支持五个建设阶段，实现了业务及财务的全面单轨运行。自上线以来，核心业务实时在线操作，经营管理全面受控，相关业务凭证和财务凭证自动生成，工作效率显著提高。

销售ERP系统构建了销售领域集中统一的经营管理信息平台，推进了从销售分公司到省区公司、地市公司、营业网点的一体化管理，保证了油品资源的合理分配，实现了批发、零售、小额配送等业务数据集中管理，价格、销量等经营指标严格控制。为确保各个业务应用按照ERP系统业务蓝图顺利进行，解决实际应用中的各项问题，销售ERP系统运维的上级单位及咨询顾问的支持下，通过不断尝试与摸索，逐步建立了一套运作有效的运维服务管理体系。ERP运维不只是技术问题，同时也是管理问题。销售ERP运维服务体系，建立了长效的问题跟踪解决机制，打造了一支高效的运维团队，提高了问题解决速度，保证了ERP系统高效、稳定运行。

二、运维服务体系的框架

在具体构建中，以服务支持为中心，具体从运维管理办法，三级运维管理体系、运维团队、运维服务台、沟通机制和考核机制等方面入手，建立起销售ERP运维服务体系，实现运维的主动性和及时性，提高服务保障的质量。

（一）销售ERP运维管理办法

为进一步规范ERP运行维护管理工作，保证ERP系统安全、稳定运行，制定了《销售ERP系统运行维护管理办法（试行）》、《销售ERP系统运行维护管理细则（试行）》、运行维护流程及表单等，并由销售分公司正式执行， 明确了运维机构各单位、部门的职责以及问题受理流程，及时协调解决ERP系统运行中发现的问题。

为了进一步加强销售ERP系统变更传输进行严格的规范和管理，制定了《销售ERP系统变更管理办法》、《销售ERP系统传输管理办法》，极大的避免了不正确的或测试不充分的程序传入生产系统，确保了系统的安全平稳运行。

为提高运维服务的质量，加强对运维工作的管理，建立沟通机制和考核机制，以切合实际、提高效率、推进运维工作为要旨，充分调动和发挥销售ERP运维团队对运维工作的积级性，不断提高运维水平。

沟通机制： 牢固树立用户第一的服务理念，建立用户回访机制，认真听取最终用户的意见和建议，及时提供优质服务，努力提高服务满意度；

考核机制：促进销售ERP系统应用，保障系统稳定运行，提高业务运作效率和质量，提供决策支持，特别制作了《销售ERP系统应用考核办法》，分为周考核和月考核，系统应用考核结果及各单位排名情况将上报销售分公司，销售分公司以简报方式进行公布。同时实行逐级考核，即一级运维考核最终用户，地区公司考核一级运维，运维中心考核二级运维，集团公司信息管理部考核运维中心。考核结果作为奖惩条例的重要依据，从而保障运维工作平稳运行。

制定出符合销售ERP实际情况的规章制度，使各项工作都严格按照制度履行运维工作程序，做到有章可循、有据可依，确保销售ERP运维制度化、规范化。

（二）三级运维体系

ERP系统运维体系设计为三级，即一级运维、二级运维和三级运维。

第一级运维是各地区公司建立的本地支持维护中心，其成员由地区公司关键用户、核心用户及相关信息管理部门负责人组成，直接面向最终用户。

第二级运维是指有内部支持队伍负责的运维。第二级运维遵循集中统一管理原则，负责管理总部共享服务中心。主要面向一级支持，解决一级支持中心无法解决的问题，负责系统软硬件的日常运行维护工作，并负责对一级支持中心成员进行培训，提高其对最终用户的支持能力。

第三级运维是指由软件、硬件、咨询等供应商及业务专家组成的专家支持中心负责的运维。主要职责是面向二级支持，协助解决系统配置、硬件设施、业务层面等方面的疑难问题。

通过三级运维体系的建立由总部运维机构负责对销售分公司ERP系统的运维情况进行统一监控，上级运维部门能够及时掌握、发现和处理下级运维的问题，下级运维机构能够及时向上反映各种安全运行问题，确保信息通信系统的运行安全，实现统一指挥、分级管理，确保运维体系的上下通畅，极大地提高工作效率、加快反应速度，增强执行力度，确保销售ERP系统安全、可靠、稳定运行。

（三）建立运维服务平台

ERP系统运维服务体系要通过建立中心内部服务台和相关流程，落实运维人员的责任和工作内容，保证日常各项维护工作落到实处。

内部服务台方面，建立以运维平台Solution Manager（解决方案管理器）为主，Service Manager（服务管理器）、事件管理（包括电话，即时网络工具）为辅的服务平台，是ERP系统用户与运维中心的联络点和报修台。服务台日常工作是每日监控公司系统运行，登记反馈的各种故障，收集整理问题，按既定流程落实安排处理并协调解决各类问题，具体服务方式可通过网站进行自助服务：热线服务、远程支持等。将管理机制固化其中，从而保证为用户提用了全方位，高质量，无遗漏的服务。同时，在运维平台SLM上开发了问题转发时自动给处理人发送提醒邮件功能，对各级运维人员处理问题的响应时间进行统计分析的功能，提高了问题管理水平和解决效率。

运维流程方面，将业务细化分类，实现了各个业务的规范化，模板化操作，主要归纳、总结出应用问题管理、系统变更管理、账户权限管理、报表问题管理、突发事件管理、系统管理等管理流程。同时完善了汇报管理流程，基于周报，将各方面问题进行了总结归纳，促进员工整体技术不断夯实，并使整体运维团队水平得到了不断提升。

三、结束语

从管理办法、三级运维体系架构、运维服务平台搭建，实现了销售ERP运维服务体系的建立和运行，形成了完备的管理体系、高效的管理机制、务实的管理方法、周密的管理流程。销售ERP运维服务体系的搭建，建立了长效的问题跟踪解决机制，打造了一支高效的运维团队，提高了问题解决速度，保证了ERP系统高效、稳定运行。

参考文献：

[1]万天翼.基于ITIL的运维管理系统的设计[J].数字技术与应用，2010，（7）.

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[4]夏远强.ERP运维变革的启示[J].管理学家：实践版，2010，（4）.

篇10

1职业院校专项建设资金管理中存在的问题

职业院校专项建设资金主要有实训基地建设资金、专门师资专项培训费、精品专业建设资金、基础设施改造资金、技能大赛专项资金和校园信息化建设资金等。尽管各院校对专项建设资金的管理，从宏观政策层面和微观执行层面的结合上，都制定了有关的配套制度的操作流程，但在实际管理与运作过程中，还存在一些管理上的真空和游离于制度规约之外的相关问题，具体表现如下三个方面:

1．1对专项建设资金管理认识上有偏差

专项建设资金的申报是由省财政部门和教育行政主管部门以文件形式下发到各个职业院校，并要求在规定的时间内申报。但有些学校在申报之前未能科学合理地结合学校发展规划按照结构化需求统筹申报专项建设资金，而是抱着“多要钱”的想法进行申报，过度重视专项建设资金的筹集，而缺乏对资金系统管理的科学意识和运作能力，具体表现为没能进行以“项目”群的科学管理与有序实施为核心的前期调研和规划。因此，一旦专项建设资金批复下达后，由于欠缺基于系统管理的详细、合理的规划和与项目同步实施的资金支付计划，致使在资金使用的全过程中极易导致超出资金预算或改变预算资金用途的现象，导致部分专项建设资金的使用效率较低，无法达到绩效目标的要求。

1．2学校内部缺乏系统、科学的专项资金管理办法

不同渠道的各项专项建设资金拨付到账后，在资金的管理和使用上，很多学校没能从制度层面引起高度重视，主观意识上认为只要把钱用在该花的地方就行了，未能从提升专项建设资金对学校发展的投入产出收益，进行全面深入的投资收益分析。加之没能对资金使用进行系统的投入策略分析，并在完善财务管理办法上具体化，没能重视专项建设资金的执行效率，从而导致实际执行过程中有的没能按照项目进展与资金投入同步的规定进行专项核算，有的将专项资金与本单位的日常业务合并，有的随意将本单位多个专项资金在项目之间任意调整、互相挪用，导致专项资金在使用时有很大的随意性，资金使用不规范现象时有发生。

1．3对专项建设资金管理过程缺乏内部控制的机制

由于受体制、机制方面深层次矛盾的影响，职业院校对专项建设资金使用态度上的偏差，导致其对专项建设资金管理上的内控意识淡薄。如在预算执行过程中存在如下的薄弱环节:一是预算编制环节的不合理和不充分;二是资金支付过程中支出范围界定不清晰，支出结构的不合理;三是使用上存在挤占现象等。加之实行国库集中支付以来，专项建设资金采用的是财政国库网上拨付方式，且由于从项目立项到审批、再到资金配套有一个时滞过程，往往一些专项建设资金的拨付到年底才能到账，造成年终大量资金结余。一方面会导致突击支出的现象，另一方面结转下一年度使用，在一定程度上也影响了项目执行的时效性和预算执行的均衡性。主客观意识上的不同步，造成专项建设资金使用的控制松散。对此，要建立上下同步、互动促进的监控机制，根除资金基于时间差的使用粗放和效率低下的状况。

2专项建设资金的管理要强化内部控制监督机制

专项建设资金作为财政对职业院校专项建设项目的投入，其资金来源多为财政性资金，且资金额度相对较大，加之由于大部分项目建设周期较长而导致专项建设资金使用周期也相对较长。这就要求从如下几个方面，强化对专项建设资金的管理，以制度治理与环节管理的对接为抓手，增强内部控制与监督机制的针对性、指向性与过程监督的时效性。

2．1从单位层面明确对专项建设资金实施内部宏观控制的关键点

专项建设项目和与之配套的专项建设资金下达后，单位要建立起对专项建设资金的内部管理控制体系。一要建立实施内部控制的专门组织，成立由校领导、财务、资产管理、招投标等部门负责人及项目专项负责人共同组成的领导小组，建立各相关部门对专项建设资金内部控制的协调联动管理机制，同时严把用人关，配备具有业务素质和执业胜任能力的关键人员参与和从事此项工作;二要明确对专项建设资金使用过程和管理实行全面内控的流程，健全严格的议事决策机制和岗位责任制，实现全过程事理互动牵制，以岗位责任制度、业务流程制度、支付审批制度的系统链，确保不相容岗位相互分离、内部授权审批控制制约，从而使各岗位在既能相互独立开展工作提高办事效率的同时，又能相互制约、相互监督，规避问题;三要明确建立有效的专项建设资金预算管理、重大支出的制度，按照项目内容与质量标准集体研究、资金支出计划集体审批、重大资产购置集体研究，确保管理制度执行的科学、合理、严格与严密，抓住宏观控制的关键点，从制度层面强化对专项建设资金的内部控制和监督。

2．2会计核算业务层面明确专项建设资金中观控制的实施点

将会计核算业务贯穿于专项建设资金实施的全过程，要制定相关会计核算业务支出、检查、收益行为的系统对接。为此，一要重视专项建设资金的预算管理，在预算的编制过程中要充分与各涉及的技术业务部门沟通协调，在提升专项资金计划投入产出收益的前提下，编制好项目资金使用计划。根据批复的项目建设计划，制定配套资金使用额度、支付周期，既不能超批复的额度，更不能超预算、超范围使用资金，确保预算编制合理、有效;二要重视专项建设资金的收支管理，明确不同项目资金收入由财务部门统一进行会计核算，专款专用，不同项目之间资金不能相互挤占，对资金的不合理支出要严加控制，要及时与准确地分析反映资金运行情况并保证按照计划同项目建设实施同步，确保资金的安全及建设项目的稳妥实施;三是要规范账务处理，“严格按照专项建设资金相互对应的财经法规和会计核算办法，科学、正确、规范、合理地设置会计科目，设立专门账户，单独核算”，强化对原始凭证、记账凭证和账簿记录的审查与核对，提高会计信息的质量，确保账务处理达到规范有序，科学合理。

2．3从项目整体规划的微观层面整合提升专项建设资金收益点

专项建设资金的投入是一个系统工程，即投入的项目与后续项目之间有一定的事理关联，因此，要加强提升专项建设资金使用的基础能力建设。在项目实施的全过程中和结束后，要结合项目的实施，系统总结项目实施初、实施中和实施后资金管理中的经验和不足。职业院校领导、项目受益部门、学校管理部门和财务管理部门，要总结以财务流程为抓手的实施成绩，及时研究已完成项目同下一个可能上马专项建设资金项目的关联，从宏观、中观与微观层面的三结合上，做好专项建设资金项目间的规划链接，将提升专项建设资金使用收益点纳入学校发展规划，纳入学校基础设施建设规划，纳入学校教学专项能力建设规划，实现微观项目的系统整合，按照职业院校的整体发展规划，实现拟建微观项目群的有序性投入，可持续地提升资金项目投入产出的整体收益。

3增强专项建设资金科学规范化管理的对策

专项建设资金的科学管理，作为职业院校基本建设的重要内容是事关学校发展的一项具有长远性、经常性与系统性的工作。为此，要善于发现专项建设资金使用中的问题，追寻提升专项建设资金投入产出效益的具体做法，从财务理论与运作实践的结合，系统总结增强专项建设资金科学管理的对策。

3．1专项建设资金使用的事先防范制度，营造优化资金管理使用的良好环境

学校要加强对专项建设资金管理的重视程度，首先要按照学校的发展规划，制定相应的专项资金项目规划，将专项资金项目规划作为学校整体发展规划和专业建设规划统筹考虑进行申报，使专项项目建设与学校总体规划适应;其次要加强内控制度建设，加强风险规避导向管理，要结合学校的实际，制定与本校校情相符合的专项建设资金申报制度和管理办法，按照“相关制度和办法中应明确专项资金的使用标准、使用范围以及资金的核算管理办法，建立支付日志”对于专项建设资金的使用从制度上进行严格的规范，将相关的财务风险控制在事前，做到有章可循，有法可依，并落实责任追究制度，为其合理、合法、合规的使用做好事先防范，营造良好的专项建设资金管理内控环境。同时提高对财务工作的重视程度，使财务人员全面参与专项建设资金使用的决策与控制，参与到资金管理的全过程，对整个过程进行统筹规划，依据资金流到哪里，管理管到哪里的思路，做出科学、高效、节俭的项目资金安排。

3．2对专项建设资金使用的事中检查，实现资金使用全过程的风险管控

要切实落实对专项建设资金使用全过程的监管和检查。一是要把握专项建设资金使用过程中的预算执行情况，从而了解预算编制是否有效、科学和合理，注重监管项目实施进度与资金支付进度的平衡性，加强对专项建设资金的实时跟踪，及时反馈专项建设资金的使用情况。二是要分析研究项目进展情况，把握项目运行中专项建设资金支出的合理、合法性，监督检查是否存在专项建设资金在不同项目之间的相互挪用和挤占，是否是专款专用且单独分账进行核算。从而对优化资金结构、规范会计核算、强化资金监督起到积极作用。三是专项建设资金开支中凡是涉及政府采购支出的，必须按照《中华人民共和国政府采购法》及学校的有关规定，经过招投标、集中采购等规定程序办理后方可列支，以做到公开透明。

3．3对专项建设资金使用的事后绩效评价，切实提高资金使用效益