企业的人事档案管理范文

导语：如何才能写好一篇企业的人事档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

现在，人类进入了知识经济时代，人力资源管理也摒弃了传统的管理方式，在进行人力资源管理的时候也应用了新的方法，使人力资源管理能够符合时代的要求，在这些新的趋势的影响下，人事档案的管理也在不断地完善，也提出了很多新的要求，所以，应该对这些新的趋势进行分析，才能确保企业中人事档案管理能够起到实质性的作用。

（一）完善企业的核心价值体系。

在进行人力资源管理的时候，企业的文化在人事档案管理中占据重要的分量，企业要根据自身的企业文化，制定人事档案管理的相关政策。

（二）建立不同层次的价值评估政策。

在进行人事档案管理的过程中，在传统的管理中，一般都是定期对人事进行考核，现在，在对人力资源进行管理的过程中，应该加大人力资源考核评价的力度，将原本单一的考核体系转变成多元化的考核体系，使考核体系朝着全方位、多领域的角度发展，在人力资源管理的过程中，不仅仅要分析个人的素质，同时也要注重其对企业的绩效做出的贡献，将个人的成绩与企业的绩效结合在一起，对人力资源的绩效进行全方位的考察。

（三）建立以绩效为方向的薪酬回报机制。

在企业内部，一定要完善员工的薪酬体系，运用薪酬来激励人力资源，将人力资源的态度和能力作为薪酬回报的基础，强度个人力量与团队力量，强调企业内部合作的机制。

（四）将职业化作为评价人力资源管理水平的重要指标。

职业化指的是在人力资源管理的过程中，要具有一定的知识体系和专业技能，管理人员要具备一定的职业素质和道德，能够自觉地遵守值得规范，能够按照职业规范的内容去管理。

2企业人事档案管理工作中存在的问题

现在，企业在人事档案管理的过程中还是存在一些问题的，这些问题直接影响到了企业进行人事档案管理的效率，限制了企业的发展。

（一）企业的服务意识薄弱，没有上进心。

企业在进行人事档案管理的过程中，其管理思想不能与时俱进，比较陈旧，在人事档案管理过程中，管理人员不能创新管理内容，缺乏开拓进取的精神，没有从根本上认识到人事档案管理是一项服务型的工作。

（二）企业在进行人事档案管理的过程中，没有较强的合作意识。

企业在进行人事档案管理的过程中，他们都是进行单独管理的，各个部门没有加强沟通与合作，但是，企业的人事档案管理部门与人力资源管理部门是相对独立的，二者没有进行有效地沟通，这就导致了企业在进行人事档案管理的过程中，不能全面管理，不能全面了解人力资源的基本情况。

（三）企业在进行人事档案管理的过程中缺乏完善的管理制度的约束。

企业在进行人事档案管理的过程中，人事档案管理的各个环节缺乏制度的约束，导致认识档案管理比较混乱，而且不能按照一定的顺序实现档案管理，档案不能较为客观地反映人力资源的基本情况。

3加强企业人事档案管理的工作，促进企业人力资源管理的新要求

（一）企业内部要强化服务意识

在新时期，企业人事档案管理人员要转变工作态度，要变被动为主动，积极地为人力资源管理部门提供服务，强化服务意识。

（二）企业人事档案管理要强化合作意识

企业在进行人事档案管理的过程中要实现人事档案管理部门和人力资源管理部门的协作，实现二者相互联系、相互依存，人事档案管理部门要为人力资源管理部门提供详实的资料，使人力资源管理部门在工作的过程中有据可依。

4结语

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企业人事档案记录着职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好企业的人事档案具有，具有重要的历史意义和现实意义。但是在目前，四平市的部分企业没有建立规范的职工档案，职工合法权益得不到保障。四平现有民营企业、外资企业达500多家，由于多种原因，近一半的企业没有建立人事档案，新进职工与离职职工没有记载，职工技术职称及技能不能确定，因没有文字记录，也就没有企业来管理，养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受；还有一些企业职工档案资料收集不全。有四个方面的原因：一是企业在招用职工时，没有本文由收集整理立即为其建立档案，故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档，至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡（镇）企业改制后，不与职工签定劳动合同，对辞退的老职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱，造成职工档案遗漏遗失严重。

一、当前我市企业人事档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，在我们四平市虽然有了一支稳定而发展的企业人事档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉人事档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（二）档案管理不够规范。目前，在四平市部分企业单位普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四是组卷混乱现象比较严重。

（三）现行档案管理体制与经济发展不相适应。我们四平市企业职工档案由多个部门管理，部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案，企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工管理带来诸多麻烦，不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后，没有了上级主管部门，企业对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案或有或无的责任问题无部门追究。对已建好的职工档案，因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多。部分企业为达到控制职工的目的，扣押职工档案，使调离的职工办不成调动手续，造成人走多年，档案还在原单位的情况。这些问题的出现，影响了职工档案管理的规范和安全，同时也侵害了职工的个人利益。

（四）档案保管条件太差，影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

（一）建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要，企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理，有条件的企业独立管理职工档案，条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理，这样既能有效地保障了职工的个人利益，方便了企业对职工或职工档案的管理，避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生，积极发挥劳动保障部门的服务职能，提高了办事效率。

（二）加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展，为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。

大中专院校、技工学校毕业生毕业后，其档案资

转贴于

料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理。当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后，劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况，逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。

（三）对于职工流动的档案管理。笔者认为，档案的移交保管方式有二种：一是职工与原单位解除或终止劳动合同后又到新单位工作的，若新单位具有档案管理条件的，可以把档案移交到新的单位管理，也可把档案移交地方劳动人事服务中心档案室保管。二是职工与原单位解除或终止劳动合同后，又重新就业的，若新单位没有档案管理条件，则应把档案移交到劳动人事服务中心档案室。

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一、企业人事档案管理存在问题

1.员工个人和企业对人事档案意识薄弱

目前，在人事档案管理工作中，不少企业对员工的人事档案认识不足，认为人事档案管理工作仅仅只是一项保管的事务性工作,只要求做到不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了。员工个人秉着对人事档案无所谓的态度，意识不到自己也有积累和维护档案内容安全的义务，对相关档案材料的填写比较简单、随意。更有甚者对自己人事档案的去向漠不关心，或者是委托当地人才中心管理后就长期失去联系，使自己的档案变成“休眠档案”。

2.人事档案管理员的素质和管理水平不高

由于最初的企业不够重视或其它原因，导致企业人事档案管理员在素质水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事档案管理员在工作过程中不够细致认真，缺乏责任心，只是简单地做好档案接收、档案编号、库房防火、防蛀等仓管工作，没有及时将人事档案材料收集归档，更没有对档案材料内容进行标准化分类及严格审核，导致员工个人档案信息不完善，档案材料缺乏真实性。此外，由于企业员工流动性大，档案管理员的转档不及时，造成原单位有档无人，新单位有人却无档，就使档案陷入了“人档分离”状态，从而影响了新单位的用人决策，同时又增加了原单位档案保管的压力。

3.人事档案的管理手法相对落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性的工作。人事档案管理工作必须配备具有专业知识的人员全职管理，而在现实情况中存在部分企业把人事档案管理工作交给了其他部门工作人员负责，这些人一是没有经过专业培训，不具备专业的档案管理能力，二是由于分心其他岗位的工作，在进行档案管理工作过程中没有引起足够重视，往往无法满足人事档案管理工作职责需要。另外大多企业人事档案管理手法相对落后，还在采用比较传统的老办法进行人事档案管理，跟不上社会发展的步伐，满足不了企业发展的形势需要。例如企业没有运用专业的人事档案管理软件，还在采用手工编辑、检索的手段进行管理，这种管理方式既浪费时间又不能够保证质量，大大降低了企业管理工作的效率。人事档案由于不能引起个人和企业的重视，衍生出人事档案内容陈旧、利用价值不高；档案管理人员配备不足，专业性不强；落后的管理模式难以满足用人单位和社会的需要等等一系列的问题，这些问题制约了人事档案对人力资源开发、配备与管理潜在作用的发挥。只有转变观念、加强管理，才能充分发掘人事档案对人力资源管理工作的潜在作用。

二、企业人事档案管理工作的应对措施

1.要正确认知档案管理工作的意义及重要性

企业要做好人事档案管理工作首先必须从思想上认识到档案管理并不是简单的资料整理、保管工作，它对员工个人和企业都有着重要的作用。主要体现在：它是人力资源部和组织部门对员工进行考察、选拔任用的基础；它能帮助企业做好招聘、录干、调动、出国材料、福利待遇、离退休、死亡抚恤等方面的事情；它能为员工个人或其子女提供实际生活中所需的类似亲属关系证明、入党政审、工作证明等档案材料。有了这样的思想认识，才能让人事档案管理工作得到重视。其次，企业可通过内部报刊、知识讲座等方式加强人事档案管理的宣传力度，让员工认识到档案与自身的发展有着休戚相关的作用。此外，企业在布置员工填写相关档案材料的时候，要告诉档案人档案存档后会发挥怎样的作用。这样，可以树立员工个人和企业共同参与档案维护与管理工作的理念。

2.提高档案管理人员的素质和管理水平

作为档案管理员，首先必须具备基本的政治素质。即坚持四项基本原则，了解党和国家的各项方针政策，并遵纪守法。同时，档案工作又是一项具有一定机密性的工作，要求工作人员必须严守国家秘密，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。其次，档案管理员要有一定的专业理论知识和熟悉的业务技能。因此，企业可以通过教育培训提高档案管理员的专业知识或者是通过学校招聘吸引高层次档案专业人才到档案部门工作。再次，档案管理工作还特别要求档案管理员要有很强的服务意识和高度责任感。要自觉树立为人民服务、不热衷名利、不计个人得失的奉献精神。工作中要细心处理每个业务环节，耐心保管每卷档案，防止档案损坏或丢失，特别是做好员工档案的转递和接收工作，做到“档随人走，人档不分离”。

3.优化档案管理模式，实现信息化管理

实现档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。企业可根据本单位人事档案管理的现实情况自行开发档案管理信息软件或者是对外购买专业档案管理软件，建立和完善人事档案信息化管理。让人事档案管理从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的信息化管理。这种替代传统人事档案管理的新模式可以为企业选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。

结束语：

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    关键词:企业;人事档案;档案管理;流动人员

    引言

    在中国丰富的档案财富中,企业人事档案是国家档案财富的重要组成部分,企业人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求企业流动人员的人事档案管理,必然有利于相关部门在管理中对有效信息的获取,推动企业人事档案工作的改革,对促进中国经济发展、社会进步具有重大的现实意义。

    一、人事档案实现信息化管理

    在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题,流动人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手:

    一是档案库管理现代化。档案库的管理,需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面,以适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台,建立人事档案信息化服务系统。在人事档案专用数据库建立起来后,还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通,也才能实现人事档案信息的异地查询和人才流动管理。

    二、规范人事档案管理各环节

    1.完善档案材料的收集。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。

    一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如有些人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、聘干表、档案工资表和出国、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。

    2.严格档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是企业流动人员人事档案工作的重点。人事档案的转递虽然有相关的规定与政策,其关键问题就在于如何使档案转递更为规范,使档案更能发挥利用价值。

    国家人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》中要求:“人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函15天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。”“人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。”并且,档案的转递应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。应当交接的档案一定要尽快移交,人员流动后留下的档案,流出单位应尽快将其档案转递到人才市场或新用人单位,收到的档案经核对无误后,立即做好入库登记。在档案管理过程中,坚持管人与管档并存的原则,即人在档案在,人走档案走,档案与人不能脱节。

    3.优化档案内容构成。优化档案内容构成,不仅要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等基本信息内容,更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。

    一要创建能力档案。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。二要创建业绩档案。要及时将企业流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。三要创建诚信档案。要规范企业流动人员自身诚信状况的管理,重点记载政治自律、专业技术人员学术和技术水平以及个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。唯有如此,才能使企业流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对企业流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“无头档案”的产生。

    三、拓展人事档案管理方式

    在社会主义市场经济条件下,人事是适应中国企业流动人员管理的新方式,是一种促进人才产业化,最终使人事管理变成一种公众服务的制度。简单地说,就是把“单位人”变成“社会人”,实现人事关系管理与人员使用分离,即单位管用人,而一些具体的人事管理工作,如档案管理、计算工龄、评定职称、社会保险等,由人才流动服务机构代管。随着新形势的出现与发展,人事制度也开拓了新的服务形式,实行“人事派遣(人才租赁)”制度,这在一些地区已经实行。它由人才市场担当员工的法定雇主,负责派遣员工的人事管理,实际用工企业同人才市场签订人事派遣或租赁合同,实现劳动关系转移,提高人力资源配置效率和使用效益。

    实行人事派遣后,对于用人单位而言:一是用人单位便捷用人,打破人事关系与劳动关系一体管理的局面,租赁单位用人,专业机构管人。二是人才资源共享。通过对高级专业人才兼职租赁业务的开展,可以有效地促进地区人力资源的社会共享。三是准确选人,规避用人风险。中介机构根据用人单位的要求,利用专业化手段为用人单位圈定合适人选后再由用人单位进行面试确定,使招聘更加准确有效。四是可突破编制限额,满足用人需求。一些属于定员定编的单位可以通过派遣增加员工,这样用人单位可以在不扩大编制的情况下解决用人需求。

    对于被派遣人员而言:首先,可以使人事档案等人事、劳动关系的管理得到保障,完善工作档案如工作情况、业绩情况、培训、健康及考核等方面内容,能更好地维护劳动者的合法权益。其次,派遣人员合同到期后,若不再续签,由于其人事关系仍然由人事派遣服务机构。其工龄连续计算,并可继续为人员代交社会保险费,办理各种以人事档案为依据的各种证明等人事服务。

    小结

    人事档案是与人类个体密切相关真实的人生记录,对人事档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这对作为企业档案管理工作中必不可少环节的企业流动人员人事档案管理工作提出了更高的要求,虽然企业流动人员人事档案管理是一个复杂的系统性综合问题,但是只要我们勇于探索、不断开拓,就一定会找到适合本企业发展的人事档案管理的新举措。

    参考文献:

    [1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京:中国档案出版社,2002.

    [2]蔡秀萍.流动人员人事档案管理面对面[J].中国人才,2006.

    [3]肖文建,杨彩虹.流动人员人事档案管理对策[J].北京档案,2003.

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【关键词】人事档案；管理；建议

随着我国政治、经济体制改革的不断深入，企业人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，我结合几年来档案管理的实践，就企业员工人事档案的管理工作谈谈几点体会。

一、人事档案的定义

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，并按有关规定进行整理后组成的，起着凭证、依据和参考的作用。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

二、人事档案的特点

1.现实性

由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

2.真实性

这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

3.动态性

人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

4.流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

5.机密性

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

三、人事档案管理存在的问题

1.内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。

2.档案用纸规格不一

虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。

3.材料归类不准确

有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。

4.档案材料短缺

如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

5.使用上，技术手段滞后，运行效率较低

在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

四、关于人事档案管理的建议

保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟工作的需求，实现管理的规范化和信息化：

1.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化

人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

2.改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化

为提高效率，我单位采用了员工的唯一编码即“工资编码”。便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。

3.分类管理

国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。

4.人事档案管理机构实行许可证并年检制度

制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。

5.利用现代化管理手段

人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002，220.

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【关键词】企业人事档案；管理；改进对策

人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了 显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。

1、当前企业人事档案管理存在的问题

企业人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。具体可以总结为：

1.1 企业人事档案单一的管理模式与企业职工层次的多样性不适应。

目前，我国企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。企业职工层次的多样性决定了企业的人事档案管理方法要与之相适应。企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及企业人事档案工作也必须由企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应企业职工的这种多样性的特点了。

1.2 僵化的企业人事档案管理体制与企业灵活的用人机制不适应。

随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型企业灵活的用人机制需要。

1.3 企业人事档案的内容不够完备。

现代企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整企业人事档案的内容构成，才能形成具有企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。

1.4 档案管理人员素质薄弱

由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。

1.5 档案利用价值不高

由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。

2、适应现代企业发展要求，改进人事档案管理工作的对策

2.1 建立健全科学合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

2.2 建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容

人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。

2.3 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。

2.4 引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质

人才是企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。

2.5 增强服务意识，积极主动的提供利用

人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是企业知识管理的基础。

2.6 建立人事档案的网络化管理模式，增强人事档案的信息服务

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一、企业人事档案管理中存在的问题

1.档案立卷不规范，材料不准确、不齐全。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。在实际工作中，本人接触过的档案中出现过以下多种影响案卷质量的情况：有的内容上立卷不规范，材料内容填写前后不一；有的档案用纸规格不一，给立卷归档工作带来了麻烦；有的材料归类不准确，不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档；有的档案材料短缺，如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，人事档案中有些陈旧的信息内容已经不能满足企业发展的需要，因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的时间差，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

2.档案硬件设施投入不足。档案室本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，部分用人单位宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋。更有甚者，在个别单位还会出现没有专用档案室的现象，档案库房多是普通办公用房，门窗封闭不严，档案长期受到高温潮湿的危害，没有防盗、防光及控制库房温湿度的措施，与档案安全保管要求差距很大，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。

3.缺少专职人员。人事档案工作是一个专门性工作，有自己一套完整的理论、法规和方法，具有独立的范围、任务和程序。在实际工作中，有些单位在档案管理上没有配备专职人员，负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。熟悉人事档案业务需要一个过程，兼职档案员没时间熟悉人事档案业务，更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识。忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，把人事档案管理工作视为见习岗位，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱，工作中难免出现纰漏，严重影响了档案管理水平。

4.人事档案管理的信息化程度不高。在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。但在人事档案管理方面，有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，使用上技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用人事档案电子信息化管理系统，人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，大部分是靠手工操作，费时、费力。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总。这些不利于人事管理效率的提高，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应，并且造成一定的资源浪费。 二、加强企业人事档案管理的建议

1.完善人事档案管理制度。人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循、有章可依是非常必要的。档案工作者必须严格遵守相关制度，严格按规定做好人事档案的接收、传递、保管、查阅，做好档案材料的收集、审核、整理等各个环节的工作，不断规范企业人事档案管理。 2.加强档案工作的基础建设。加强企业人事档案的宣传教育工作，强化档案意识，将档案工作当作一件大事来抓。要严格按照《档案工作条例》规定，建立坚固的、防水、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需20至25平方米。另一方面，还要在库房内设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施做到“六防”、“三室内分开”。

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关键词：人事档案管理 优化资源配置 措施

企业的发展离不开人才的发展，所以对于人才的培养和管理等工作是企业工作的重点之一，对于人才的管理其中就包括人才档案的管理，加强人才档案的管理工作，可以更好的充分利用企业的资源优势，对于今后的企业的人才的培养和选拔提供较为可靠的人才资源信息，对于企业人才的开发都具有重要的意义。

一、人事档案工作的重要性

人事档案在人们日常的生活中扮演着重要的角色，是一个人在各个时期各个岗位的有效证明，这是一种社会现象，是在我国当前体制下产生的对于企业、事业单位组织人事管理制度的重要组成要素，人事档案的管理是一项复杂的工作，它的重要性之中也具有政策性、专业性、机密性等特点；在企业管理者要对企业的人才进行重新配置的时候，人事档案是一份重要的参考资料，也是人力资源开发的重要信息来源；当发生重大事件的时候，也可以作为人物进行材料或者传记的珍贵资料；在日场的其他工作中也能够为之提供重要的线索和资料。

二、人事档案管理工作中存在的问题

由于现阶段人事管理的工作还没有高效的管理方法以及现实生活中存在的一些阻力，目前人事档案管理工作中存在的问题较多，其中主要的问题表现为以下几个方面：

1、管理者对于人事档案工作重视度不足

在当今社会改革的大背景下，政府组织机构也在精简人员的编制，其中，人事档案管理的工作并不是有特定的人员进行系统的管理，而是相关部门如劳资人事部人员进行兼职管理，造成人员工作量巨大，难以避免的造成其中出现纰漏，难以保证较高的完成质量。

2、档案管理效率低

当今社会飞速发展，社会人员的调动更是频繁，如此大的人事档案管理工作，在档案人员流动性加大的情况下，造成有时归档档案及时性不足，则档案的管理工作跟不上现实人员流动的需求。

3、人事档案管理信息化程度低

当今社会是一个信息时代，几乎所有的行业都离不开信息化的发展，对于人事档案管理来说，信息化的程度必须得到加强，但是现阶段有很多先进的手段还没有实施到人事档案管理信息化的工作上来，对档案的管理效率带来了一些负面影响。

三、改善人事档案管理的一些措施

1、加大对于人事档案管理的重视程度

首先要加强企业单位领导对于人事档案管理工作的重视程度，因为在领导这个源头的影响下，难免造成错误意识在企业相当一部分人中蔓延，从而造成档案的管理没有加好的规划，没有合理安排，人员管理没有积极性，造成档案的管理工作没有相应的保障。上层的不重视也会影响下层档案的管理人员产生懈怠的情绪，更没有工作的责任心，可想人事档案的发展和其功能都受到了较大的限制。所以，首先要改变领导对人事档案工作的工作理念，改变领导的传统观念，将人事档案的管理工作视为一项基础性的工作，在提高自身认识的同时，加大对于档案管理人员的意识培养，使之认识到人事档案管理的社会价值。同时也应该加大对于人事档案管理的奖励，激发员工对于人事档案管理工作的积极性，对于出色完成人事档案管理的员工给予一定的奖励。

2、塑造一流的档案管理工作队伍

人事档案工作效率的提高离不开一个高素质的工作团队，任何事情的发展都是在人才发展的基础上完成的，针对目前部分地区档案管理工作人员的年龄偏大、专业素质不高、信息能力差等缺点，为顺应时代的发展，必须加强对于档案管理队伍的建设，在选拔相关管理人员的时候要本着政治素质高、事业责任心强、作风公正、专业素质强等特点来选拔，吸纳优秀的技术人才。

3、实现档案管理的信息化

在信息化的时代，要将档案管理工作与信息技术结合起来，建立档案管理网络系统，引用计算机强大的检索、存档、联机等功能来处理庞大的人事档案信息，这对于档案的规划管理、信息的提取分析都具有强大的管理能力，并且效率更是极大的提高。所以要加强相关人员对于计算机技术的学习，在引进计算机技术的同时要对员工的网络意识、安全意识、管理观念进行培养，掌握现代计算机技术。

四、结语

当今社会人事档案的管理工作越来越重要，人事档案的管理工作对于企业、社会的发展都具有重大的意义，改善档案管理工作的理念，塑造一流的档案管理工作人员，努力提升管理的对于专业技能和管理素质，掌握现代的信息管理技术，在优化资源配置视域下加强人事档案的管理，充分发挥人事档案的优势。

参考文献：

[1]杨恩红.人事档案工作发展思路的探索[D].山东大学，2008.

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【关键词】企业档案；理念；创新

企业档案管理工作是企业现代化管理的重要组成部分，是现代企业的发展的重要信息资源，如何在大经济、大市场环境下做大做强企业，充分发挥其企业档案的重要作用，适应现代企业和市场经济发展需要，事实告诉我们必须转变传统理念和创新意识，提高对企业档案管理的认识，树立新的档案管理理念建立适应现代企业发展的档案管理新体制，落实新的管理制度，加大对企业档案资金、人员的投入，保证档案与企业的发展齐头并进。

企业档案工作服务的对象是带有企业自身的服务范畴，与企业和其他方面的管理工作不同，企业的档案有着自身的工作局限性，又有工作地域的针对性，但企业档案工作从建立与发展，它已经不仅仅是档案工作人员的事情，而是企业的核心层和管理层企业的决策者共同参与才能获得成效的一项工作，企业的发展离不开创新，没有创新就没有活力、就没有希望，既然档案工作是企业发展的重要组成部分，那么我们说档案工作也必须要有所发展，有所创新，要充满活力这就为企业的档案管理人员提出了一个新的要求，跟上企业的发展步伐，促进档案工作创新，管理思路上的提升，充实档案管理的服务功能，积极探索适应企业发展的档案工作的创新。

一、提高档案管理创新意识，发挥档案在室藏服务中的无形资产及经济效益

（一）管好档案，用好档案，熟悉档案，变静为动。随着齐鲁分公司第二化肥厂生产结构的调整，以煤造气装置为龙头的生产设施带动了气体联合装置，丁辛醇装置的发展，高科技、技术含量不断提高，生产产品无论在质、在量上都有了新的突破。特别是煤造气装置的建成投产后，积累了大量的宝贵档案资料，档案管理人员及时的接收、整理、组卷了该技术项目档案，在整理、组卷该项目档案时，档案人员转变思想观念、为使该项目档案归档完整，克服困难、主动请教技术人员，深入现场、熟悉、了解生产工艺流程，弄懂不清楚的技术档案的内涵与装置的关系及保存价值。是档案管理人员对原始开箱档案和现场变更档案资料做到了“心中有数”。

（二）树立档案价值意识。档案是企业的宝贵资源无形资产，在企业中无论是科技档案还是文书、会计档案、都是企业员工在从事生产、经营实践活动中、总结出来的宝贵财富，凝聚着他们的智慧和经验，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以齐鲁分公司第二化肥厂丁辛醇装置为例，它的发展过程经历，从年产8万吨设计扩展到年产20万吨，并获得过部级信得过产品，这里包含着设计者和技术员工的辛勤汗水，凝聚着在以文字、数据、图纸等各种形式的档案管理者的付出。齐鲁分公司第二化肥厂从年产30万吨合成氨、48万吨尿素，甲醇、丁辛醇到产业产品大转移再到现在以煤造气为龙头的大型产业，特别是30万吨合成氨装置整体拆迁转迁进川（四川达州化肥厂）后，第二化肥厂档案室的档案管理人员，为该套装置的安装、生产提供了完整的全套的档案资料，其档案的价值无法用钱来计算。档案是企业在生产、经营活动中直接形成的原始记录，是企业的重要资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有技术性、专业性等公共属性。齐鲁分公司第二化肥厂比较重视档案管理工作，通过对第二化肥厂资源优化项目档案的竣工验收，档案管理人员对档案的认识也较过去有所提高，我厂资源优化项目是齐鲁分公司重大技术改造项目，该项目的档案收集、整理、编目、组卷、在档案管理中，第二化肥厂领导给予了大力的支持，投入的人力、物力，是前所未有的。该项目的档案验收，被山东省档案局评为建设项目竣工档案验收优秀项目，受到了山东省档案局领导的高度评价，该项目的档案中凝聚了档案管理人员的很多辛勤劳动的成果。档案是企业资产的重要组成部分，档案管理者、一定要为企业管理好、保护好、利用好这些资产。

（三）树企业立档案是企业独有的珍贵资源、要有开发开放利用意识。在现代企业产品结构不断优化的条件下，开发利用档案，谋取最大经济效益，是企业的出发点，也是企业的发展之路。企业档案是企业独有的原始记录，是企业建设和生产、经营过程中的真实记录，他记录着有的还未公开的，没有申请专利的知识和技术，占有了这些档案，就占有了企业的核心技术，企业可以利用档案自主开发新产品、新技术，如果企业的档案收集的不齐全、整理、保管的不好，甚至技术泄密等企将会给企业造成无法挽回的经济损失。

（四）树立档案具有实用性的效益意识。企业档案是企业的固定资产，企业档案是无形资产，它是在生产过程中各生产要素的配合下产生的，企业档案资产的实用效能是在档案利用中发挥出来的，例如气体联合装置气化炉拱顶砖和过道砖板极易受损、废锅盘管结垢，为解决该问题技术人员查阅了大量的原始档案资料，结合工作经验，利用档案数据，寻找气化炉最佳允许状态及技术参数，解决了提高提高炉砖寿命的问题，减缓了废锅盘管结垢，创造经济效益1267万元，该项目获得了齐鲁分公司技术改造项目二等奖。正如技术人员所述，如果没有档案管理人员提供完整的档案数据，这项技术难题是难以攻破的，也不可能为企业减少1千多万元的经济效益。从上述中，可以看到档案资料只要收集、整理、编目、立卷，管理好，利用好，就能给产生带来好的、最大的经济效益和社会效益。

二、坚持体制创新，促进档案工作适应现代企业发展思路

（一）档案要适应现代企业发展，就必需对企业档案工作实行组织机构创新和管理制度创新。组织机构创新是档案管理体制创新的核心。精干的档案管理人员是企业发展的必然趋势，精干高效的原则有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

（二）管理机制创新关键是效能的体现。企业改制分流，重组、转换机制、高效运行创造最大经济效益和社会效益是现代企业发展的需要。积极采取新的管理机制，向档案、情报、信息科技一体化管理机制转换，提高档案管理工作效率，档案资源被提供利用，已成为企业科技创新、技术改造，生产经营的可靠依据。

（三）管理制度的创新离不开企业整体的发展，离不开档案工作，回顾档案工作的实践、领导的支持很重要，档案管理工作具体活动的开展，要有完善建立健全的档案管理制度、还要向先进企业学习，不断转变思想观念，提供多种形式的优质服务，要将分发、收集、整理、立卷完成的档案编目，提供好利用。可以采用电话调卷、开架阅览等，形式，企业的档案管理人员案要不断与时俱进、开拓进取，努力加强自身学习，提高自身素质，要奖惩分明、档案要分别管理，责任到人，档案管理人员要熟悉所管辖的档案，要能够快速、准确的调卷，对提供利用者，要耐心服务，解释、引导，要想他们之所想，及他们之所急。使借（查）阅者满意。档案管理者必须转变传统观念、适应和配合现代企业发展的需要，不断提高管理能力，要加强管理人员的培训，为企业经营、决策者、技术人员，提供可靠的档案数据。

参考文献

[1]陈永生.《档案合理利用研究—从档案部门的角度》.《档案学通讯》，2007.1

[2]章小波.《基于企业知识管理的档案人员角色研究》.《档案学通讯》，2007.1

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一、加强事业单位人事档案管理的重要性

（一）有利于事业单位干部的任免

人事档案记录了一个人的学历、经历、奖惩、职称等一系列情况，规范、完整的人事档案资料有利于事业单位及时调阅，选贤任用。

（二）有利于变革人事档案管理方式

事业单位人事档案管理依然采用封闭、保密模式。人事档案资源的查阅需要层层审批，人事档案利用率极低。加强事业单位人事档案管理，有利于其管理方式与时俱进，比如引进专门档案管理软件，实现档案管理信息化，以提高档案查阅效率及使用率。同时，还可以对档案分级进行管理，采用半开放式管理模式，即对于一般的档案资料在信息平台予与公开，方便相关部门调阅使用。

二、事业单位人事档案管理中存在的问题

在各级领导的重视下，事业单位人事档案管理工作在实现办公自动化、加强档案真实性审核等方面取得了一些成绩，但仍存在一些问题需要解决。如下：

（一）人事档案管理制度不健全

目前，事业单位人事档案管理制度还存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事档案管理工作奖惩机制，人事档案管理工作仍然采用大锅饭的形式，责任不明确，对于档案管理工作认真的员工没有相应的奖励，对于工作懈怠的员工也没有惩罚，导致人事档案管理人员工作积极性不高；第二，缺少档案管理监督机制，档案经档案管理人员整理归档后，并没有专门的监督小组，定期对档案归档、整理、修复情况进行检查，致使档案胡乱堆放、丢档的现象十分严重；第三。档案管理制度执行不严格，虽然部分事业单位对于档案收集整理、鉴别归档、查阅更新等作了详细的规定，但由于执行不严格，使档案管理制度形同虚设。

（二）人事档案管理的信息化程度不高

人事档案的信息化不是简单简单的将纸质档案资料转化为电子资料，而是需要引进专门的人事档案管理软件，对档案资料进行分类别管理，以方便人事档案的查阅，对比，为事业单位人才的选拔提供可靠依据。但是，事业单位由于档案信息化管理起步较晚，加上纸质档案资料数量庞大，人事档案实现信息化管理还有一定难度。并且人事档案属于机密文件，由于事业单位尚未应用专门的档案管理软件，导致人事档案信息化管理安全性能不高，也是阻碍人事档案管理信息化进程的一个重要原因。

（三）人事档案管理人员的专业水平不够

由于以前事业单位对于档案管理工作重视不够，致使档案室许多工作人员并非档案专业出身，对于档案管理的专业知识和基本技能不熟悉，在档案管理工作中，问题档案、破损档案、丢失档案的现象时有出现。而且部分档案管理人员对于档案的保密意识不强，随意出借档案，致使档案造假分子有机可乘。另外，档案管理信息化对档案管理人员素质提出更高要求，而有些档案管理人员由于知识、文化水平不够，而对档案管理信息化产生抵触心理。所以，提高人事档案管理人员的专业化水平迫在眉睫。

三、加强事业单位人事档案管理的有效措施

针对事业单位人事档案管理中存在的问题，现提出如下解决对策。

（一）借鉴经验，完善人事档案管理制度

完善的人事档案管理制度，是事业单位人事档案管理工作顺利开展的重要保证。现阶段，首先需要建立档案管理工作奖惩机制，明确档案管理人员的职责，转变档案管理大锅饭局面，一旦档案管理出现问题，可以追责到个人，避免相互推诿责任现象出现。其次，建立档案管理监督机制，事业单位档案管理部可以成立关门的档案检查小组，定期对档案归档、档案维护等情况进行抽查，做到问题早发现早处理，以提高人事档案管理水平；最后，借鉴国外人事档案管理经验，例如美国适当开放的档案管理制度，转变现阶段全封闭、保密的档案管理模式，将档案资料分级别适当开放，以提高档案资料的利用率；另外，要重视人事档案管理制度的落实，对于违反规定的档案管理人员给予一定的惩罚。

（二）转变档案管理方式，提高人事档案管理的信息化水平

传统的纸质档案管理方式已不能满足现代档案管理要求，实现人事档案信息化管理势在必行。首先，事业单位要高度重视档案管理信息化建设，给以资金上的支持，开发适合本单位使用的档案管理软件，并注重杀毒、保密等功能配置，在保证安全的前提下，实现人事档案管理的信息化。其次，利用计算机等现代设备和先进技术，将档案资料输入管理系统，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，并及时、准确地传输人事信息，提高人事信息的时效性，方便上级部门和领导根据需要通过系统查阅有关内容，提高人事档案管理工作的效率。最后，利用网络技术创新人事档案管理方式，将不属于保密范围的人事档案信息在网络上予以共享，以实现人事档案信息共享，以最大限度实现人事档案的价值。