档案管理学基础范文

导语：如何才能写好一篇档案管理学基础，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词:学籍档案;网络管理系统;高校

中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)07-0254-02

高校学籍档案管理是学校学生管理的重要组成部分,学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作。随着学校办学规模的扩大、专业设置和学生人数的逐年增加,部分院校的校外教学点或分校区的增加,原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求。因此,运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料计算机管理学籍档案,以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息,及时了解学生的学习情况,使不同部门、系部的分级管理达到资源共享,协同管理,实现管理信息化、规范化和科学化。因此,我们根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要,对网络版的学籍档案管理系统进行了初步探讨。

一、高校学籍档案网络化管理的动因

首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一网的电脑,即可进入管理系统查阅自己需要的信息。网上利用的开展,将会使学籍管理工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。以往学籍管理人员的手工工作可以减少,甚至平时查阅工作可取消,工作人员有更多的时间用于电子数据整理工作。

其次,使高校学籍档案管理工作变得方便、快捷、高效。网络化信息使各职能部门能及时获取学生各种异动信息,尽快地提供利用。平时在网上各相关职能部门将学生学籍处理、缴费情况都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上查阅自己相关的信息,并标注处理意见,把数据通过网上按数据格式传输到管理系统数据库中即可,从而协调各部门工作,大大提高了各部门的工作效率。而通过网上计算机管理的数字化学籍管理能随时准确反映学生当前的情况,为领导提供有力数据支撑。

二、网络化学籍管理系统的构想

根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势,以及我院学籍管理的实际情况,我们提出了建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间学籍管理到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。

1.学籍信息管理模块的构成。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据,而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料,按不同系所、专业、学制编班编学号,建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况,并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。

利用现代管理手段,将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联,做到衔接紧密,共享资源。这样有利于高校节省管理费用,有利于各种信息的查询。

(1)入学编号统一。不少高校学生基本信息在学生处电子档案有一套编号(即学号),而教务处根据学生的入学情况和班级情况也有一套编号(即考号)。学生在填制各种表格及证件时有时要用学号,有时要用考号。学生弄不清什么时候该用考号,什么时候该用学号。在新生入学编班后,学生处根据学生的年级、系别、专业和班级统一编制一年学号,转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库通过与学生处的电子档案库建立相应的关联和数据转换,使学生处的电子档案库与教务处的共享,这样即使学生发生了学籍异动,也可查出其异动的源目的的班级。这个学号还可与财务处、后勤管理等部门建立关联,实行学生在校各编号的统一。

(2)收费库资源共享。有些高校学生重修(补考)交费要到教务处查询后,填制重修清单上财务处交费。学生输入各种手续要跑遍各相关管理部门,既浪费了学生的时间又给管理部门工作人员增加了工作难度。对于上述烦琐的事务,利用网络建立数据关联可以简洁、方便地解决。学生处的学生基本信息库通过网络与教务处、财务处建立关联,实行资源共享。学生参加了重修成绩合格后,重修数据库里就会自动删除信息。同样,学生学籍异动等从信息库中直接更改,与教务处信息库、财务处收费库建立网络关联。学生可以通过网络查询自己的欠费额,使学生办理各种手续更加简洁,也提高了各部门之间的工作效率。

2.成绩管理模块的构成。成绩管理模块把过去单机版的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等合并成网络版的成绩库,库里有学号、姓名、系所、培养层次、班级、专业等字段,可供查询学业成绩用。在满足不同的条件下,可以统计不同年级、不同专业的学业成绩、年级排名,各种数据报表的统计、制作、打印等。

3.成绩报送。各科考试完毕,相关教研室登陆校园网上的“学生综合信息管理系统”,录入学生成绩并进行试题分析、打印学生成绩频数图及成绩册,同时将考试成绩从网上“提交”给教务处,教务处审核后,再将成绩“提交”到学校学生总成绩库,有关人员即时可在校园网各终端机上查阅学生的考试成绩。

4.学籍信息资料查询。各终端用户,如不同系部、教研室及相关部门人员可以根据操作权限在校园网上查询在校学生人数、学生的个人资料和各科成绩;学生可以通过校园网查阅并校对自己的学籍资料,查询各科学业成绩;学生的在学成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印出来;各相关部门、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。

学籍信息管理系统的应用,可以避免数据录入过程的人为误差,减少重复劳动,提高工作效率。同时,它与其他的教学管理系统实现资源共享,实现教学管理规范化、信息化和科学化。

三、系统模式应用构想

1.采用客户机/服务器(Client/Server)体系结构模式。客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来,系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比,其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分,如用户界面、商业逻缉和数据库,并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行,共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面,当前台需要调用某些数据时,工作站向被称为后台的数据库服务器(Server)发出请求,服务器即对此做出响应,并把处理的结果返回给前台,这样工作站就成了数据库服务器的客户(Client)。

C/S模式实际上是一种软件运行和组织方式,不是指工作站、服务器等硬件结构系统,它必须依赖网络系统而存在,并且充分利用了网络的资源优势,但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在Windows NT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心,硬件上选用市面上常见的高档微机即可。

1.学籍档案信息的管理离不开数据库系统。数据库管理系统的选择要建立在Internet/Web技术基础上,也就是说,选择数据库系统不仅要支持C/S体系结构,还要支持分布式处理。既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力,又要有较强的安全控制能力,同时还要适应多种硬件平台、多种操作系统,并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。现在高校学籍部门使用的数据库管理系统多用DBase、FoxBASE、FoxPro等编写,这些程序严格讲仅是一般操作系统的延伸,作为数据库管理软件在单机状态下应用还是可以胜任的,但是要建立覆盖全校各类信息的集成的MIS系统,它们无论在功能上,安全性和数据完整性等方面都不能很好的满足需要。应该选择适用于多种操作系统,多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行,具有客户机/服务器结构的数据库管理系统,如Oracle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微软的 SQL Server等。这些软件不仅具有上述功能特点,而且还提供数据库互连工具(ODBC驱动程序)、数据库――Web连接软件,使用户可以轻松地建立起Web站点上的数据库服务。

四、网络化学籍管理系统的应用

1.学生基本信息档案的建立。学生基本信息档案的建立,从招生库里将部分学生资料导入基本信息库外,再由学生填写学籍表,管理人员把学籍表中的其他资料补录进数据库中。新系统的使用,不但可以简化这项工作的步骤,而且使收集到的学生资料更加准确。新系统除了从招生库中导入学生资料外,可以让学生用自己的权限在校园网上登录该系统,查看、校对并按要求补齐自己的基本信息,确认无误后将资料直接提交到基本信息资料库(只能提交一次),即完成学生基本信息档案的建立。这一操作将原来集中录入数据的繁杂做法变成分散性的由学生自己操作的简易做法,在目前学生年年增加而管理人员没有增加的情况下,对高校学籍档案管理工作是非常有帮助的。

2.学生学籍资料的查询 、统计、上报达到资源共享。网络版学生综合信息系统的信息统计查询模块可以实现资源共享,让不同系部、有关部门及学生查询、打印有关学生的学籍资料。学籍管理部门每学期初将在校生人数一览表制作好放在系统的查询模块,学校各有关部门即可登录该系统查询在校学生人数;学生学籍异动情况在该系统中也能及时处理并反馈在校园网上供政治辅导员、相关部门查询、了解,以便他们掌握学生的最新资料。政治辅导员可以查看学生的个人成绩、班级成绩、学年平均成绩、毕业平均成绩及排名等,不用像过去那样要到教务处才能得到学生的有关资料;学生可以上网查看自己的考试成绩、补考成绩、补考门次等。

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关键词：学校档案管理工作，价值，改进

 

学校管理是一项非常复杂的工作，它涉及方方面面各个主体，需要协调各式各样不同的关系。概括来看，总体上它可分为硬件管理和软件管理。硬件主要是指校产和人力资源；包括学校的固定资产，流动资产，人才储备等等；软件方面主要包括校方的办学目标设定、学校的规章制度以及教学资源配置、教学计划的实施还有教育教学系统监控等事项。如何系统的管理这两个方面，是每一个学校管理者都需要认真细致思考的问题。能否合理有效的解决这一问题，是高校管理水平衡量的重要标准。在进行高校硬件和软件管理中，档案的管理尤为重要，笔者认为，档案管理是高校管理中至关重要的一环，只有建立了良好的档案管理制度，才能有效的实现硬件管理和软件管理，同时，通过档案管理，也可以使硬件管理和软件管理得到有效的沟通与协调，共同形成一个完善严密的学校管理体系，为学生提供更好的学习环境，使教职员工能够充分发挥出自身的工作积极性。可以说，一个良好的学校档案管理体制，是一个良好的学校管理体系的基础。

档案是各类组织所必须的，系统记录其运行过程的资料。档案可以是书面文件，视频、音频资料，甚至电子记录等等。依靠这些记录，各类组织可以对其以往的工作进行总结，得出经验，提出对策，更好的实现自身的发展。学校档案是学校从事教学活动和行政管理积累起来的资料，是具有保存价值和使用价值的历史记录。学校在日常管理中会形成各种档案，如党政文书档案、教育教学档案、教师个人业务档案、仪器设备档案、会计档案、声像档案、科技档案、校办工厂档案等。学校档案，是学校建设与发展的历史见证。它记载了学校教育事业各方面的变革与发展的历程，积聚了校内教职员工和学生劳动创造的成果与贡献，是学校的宝贵财富。因此，重视学校档案工作的发展，建设系统、完善的学校档案体制，是实现学校发展的重要途径。现代社会是一个分工明确的严密的社会体系，一切优秀的组织管理都要落脚于制度建设。在职业学校的发展规划中，形成一套有特色的档案管理制度，无疑是其在激烈的教育竞争中脱颖而出的有效方式。因此，重视档案制度的建立与完善，是职业学校发展壮大的必经之路。

学校的档案管理体系建设不是一蹴而就的。事实上，任何学校都有自己的档案管理制度，只是不同的学校其制度完善程度不同。一所优秀的学校，必然配有优秀的档案管理制度，这些档案的保存与使用，是学校一步一步发展的见证与资源。只有总结档案中所记载的各类经验，在过去工作的基础上进行创新与改善，才是学校赖以长期进步的有力支撑。

如何做好档案的管理工作，使之为学校发展提供支持呢？笔者认为，以下几个方面是比较重要的措施，有关学校尤其是各类职业技术学校可以进行一定的尝试，从而总结经验，为自身发展打下基础。论文参考，学校档案管理工作。

首先，学校要在思想上重视档案工作。论文参考，学校档案管理工作。学校档案工作的重要性不言而喻，但是，不可否认，档案工作的关注程度在职业技术学校还并不是十分引人注目。职业技术学校的定位是为社会提供技术性人才，学校领导往往重视学生技能的培养，就业渠道的扩宽，师资力量的改善，对于学校内部管理中的档案方面，给予的重视一般不足。一个职业学校的发展，必然要总结经验，改正问题。如何达到这个目标，就需要查阅有关档案。建议职业学校建立起跟踪档案制度，在学生档案方面下大力气，加大力度，为每个学生都建立起一份个人档案，通过对学生个人档案的管理，人性化的教育学生。细化学生档案的项目，加强学生档案的管理，不能只满足于常规项目，要在学生档案项目上有所创新，有所改善，力求每个学生的成长细节，在档案中都有所体现。有了这样完整的学生档案，学校就可以总结以往的教学经验，为已毕业的学生提供更多有力的帮助，从而为国家培养更多更好的人才。

其次，在管理方式上，要有所创新。应该在学校内部设置专门的档案管理机构。笔者认为，虽然目前职业学校的机构设置较为精简，一般来说，没有专门的档案管理机构这样的编制。很多学校也认为，专门设置一个科级（副科级）档案管理机构意义不大，对学校的有限的资源是一种浪费。即使是在高等院校，也一般不会设置一个独立的处级（副处级）的档案管理机关，档案的管理，可以由图书馆，或者办公室下设科级机构进行管理。职业院校由于规模限制，设置独立的档案管理机构不太现实。笔者认为，独立的档案管理机构的设置，在某些规模较大的职业院校是有可行性的。论文参考，学校档案管理工作。论文参考，学校档案管理工作。由于规模较大的职业院校往往学生数目众多，如果仅仅依靠几个档案管理员就想把这些档案管理好，可行性不大。论文参考，学校档案管理工作。现实中往往是档案管理员或者根本不负责任，或者有心无力，无法落实良好的档案管理制度。论文参考，学校档案管理工作。试想，几千个学生的档案，由几个人管理，这原本就是一项非常复杂的工作。而有些学校的档案管理人员还可能是兼职的，这更不利于档案管理的高效以及准确。笔者认为，档案管理是学生管理的重要部分，在校期间记录学生成长过程，有利于学校对学生因材施教，学生毕业以后，其档案也会对其工作的落实产生重要的作用。如果学校在这个工作上有所疏漏，其后果不亚于授课过程中的消极讲授，学生的能力和优点，也许因为档案的疏忽，无法得到体现。事实上，由于学校对档案工作的忽视，导致学生对自己档案也漠不关心，使自己在就业中丧失了一些机会，这都是教学管理工作人员应该予以高度重视的问题。笔者认为，在大型职业学校中设置独立档案管理科，配备专职、高素养的工作人员是十分必要的，这关系到学生的就业和学校的管理，建立起专门的管理机构，才能落实学校的档案管理制度，否则，即使档案管理制度是良好的，对学校的管理也不会有太大的推动作用。

再次，在档案管理制度上也要所有创新，有所侧重。要明确档案管理工作的重要性，建立健全档案工作管理体制,完善档案工作各项制度,要细化档案管理

摘要做到立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标等等。只有制度建立合理高效，制度落实有保证，才能说明我们的档案管理制度是有效的。

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Abstract: This paper makes a brief introduction about relations between links of archives work such as collection, organizing, appraisal, calculation and utilizing, and the related quantative study.

关键词:档案工作;诸环节;定量研究

Key words: archives work;links;quantative study

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)18-0143-01

档案管理学“是一门研究文书档案或历史档案的收集、整理、鉴定、统计和利用等诸环节的相互关系、工作原则、方式方法和科学管理全过程的科学科目”。经过广大档案工作者多年的努力,这门学科已形成体系。为了适应新形势的需要,提高学科的科学水平,笔者认为,加强档案收集、整理、鉴定、统计和利用诸环节间的定理研究,是档案管理科学研究工作中应该引起重视的一个问题。

辩证唯物主义的原理告诉我们,世间一切事物都是质和量的统一体。它们彼此紧密联系,不可分割。同志指出:“对情况和问题一定要注意到它们的数量方面,要有基本的数量的分析。任何质量都表现为一定的数量,没有数量也没有质量”这就是说,要认识事物,既要把握它的质,还要把握它的量。如果把确定事物的质叫做定性,那么把握事物的量就叫做定量。定性是定量的基础,定量则使定性更加准确,使认识更加深入。

在档案收集工作中,根据档案形成机关对其所产生档案需要经常查找利用的特点,“档案馆不能过早地收集现行机关的档案,只有在条件成熟后,即在档案形成机关不再经常查找利用时,再有计划的、有步骤地收集需要长期和永久保存的档案”。这里,“不再经常查找利用”,就涉及到量的分析。我们都知道,在图书情报学界,文献老化规律,常用C(T)=Ke-At这一负指数函数来描述{c(t)表示T的文献的利率,k是常数,e是自然对数底数,a是老化率}。这一定量描述,基本反映了文献老化的规律,对图书情报各环节的工作均有指导作用。档案室档案文件的利用规律当然不能照搬此公式,但档案形成机关对其形成档案的利用频率,是应有其固有规律的。探求出这一变化规律的定量描述,对确定档案室“不再经常查找利用”的档案文件需要向档案馆移交的合同期限,是有指导意义的。

档案工作各环节中量的表现还可以举出很多,都有待我们深入的定量研究。这种定量研究就是要用数学的方法对各环节的数量表现进行分析研究,从而更好地把握它们之间的联系,以提高对档案工作规律的认识。比较准确地回答和解决档案工作中的实际问题。

马克思说:“一种科学只有在成功地运用数学时,才算达到真正完善的地步”。以探讨和研究档案工作规律性为已任的档案管理学,加强档案诸环节间的定量研究,必须大大提高学科的科学水平。这既是档案理论研究的需要,也是档案实际工作的需要。

档案管理实际上是一门管理科学。对档案实现有效的科学管理应是它要解决的中心课题。档案管理作为一个系统存在于人类社会生活中,受社会各种因素的制约。因此,对影响档案工作各环节的各种社会因素进行综合平衡,挖掘潜力,提高效率,提高服务水平,应该是档案管理工作者追求的目标。

一个档案机构,在处理档案诸环节关系时,怎样根据特定的条件,确定它应拥有的人力(人员的数量,知识、年龄结构)、物力(档案、设备)和财力(经费),以及它们之间恰当的数量联系,并将它们充分运用起来,提高档案工作的效率,满足各界对档案的利用,使档案发挥最大社会效益,是档案管理学应该回答的问题。

要达到上述目标,定量研究是不可缺少的研究方法。建立档案诸环定量研究,必将大大推动档案工作,档案的作用必将得到更充分地发挥,档案管理工作的水平必将进一步的提高。

要对档案工作各环节进行定理研究,圆满解决档案工作中各种理论问题和实际问题,实现档案工作有效的科学的管理只满足于对档案诸环节进行一般的统计显然是很步够的,只对档案工作过程进行概略性的、方向性的、结论性的描述是不能令人满意的。档案工作发展的实践表明,除现有统计工作基础外,还需逐步运用各种数学方法,包括现代数学方法和计算技术来描写、分析档案诸环节间的相互关系,才可深入揭示档案工作规律。

一般地讲,档案的定量研究至少应包括这样一些步骤:根据研究的目标,确定必要的统计项目;对统计来的数据进行综合分析;在此基础上,建立各种数学模型,对建立的数学模型分析求解,寻求最优化的结果;最后,以此来评价、改进和指导档案工作。

为了进一步推进档案学的定量研究,笔者认为:

①必须进一步加强档案统计工作。随着《档案工作基本情况统计年报》的颁发,全国各级档案部门开始实行统一的档案工作制度。这一措施的认真执行,对推动档案统计工作,实现档案学的定量研究,无疑有重要作用。

②建立完善的档案学基本概念体系。这是数学方法在《档案管理学》研究中能否取得成果的必要条件。当前,加强档案标准的制定工作,显得尤为迫切。

③改革档案教育。在档案教育中,增加一些数学和系统论、信息论、控制论等基础知识教育是必要的。培养具有新型知识结构的档案专业人才,是档案管理学研究深入的关键。

④认真学习和研究邻近科学,诸如图书馆学、情报学中运用定量分析的成功范例。

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关键词：计算机管理学籍档案立卷 归档

为此本人认为利用计算机技术管理学籍档案工作是大势所趋，主要体现在以下几方面：

一、简化学籍档案立卷归档程序

在学籍管理工作中，要形成案卷移交目录及卷内文件目录；在档案管理工作中，又要建立各种案卷、文件检索目录。这是对基本相同的内容进行不同排列组合的重复劳动，但又是手工管理难以解决的实际问题。每年级一次的立卷工作是学籍管理人员不轻的工作负担，而案卷质量却不尽人意。计算机的应用给人们带来了便利，不但可以数据共享，还可以提高立卷工作的质量和效率。从目前计算机的功能和立卷工作的需求来看，全部自动化是不可能的，但有不少工作由计算机替代能够提高工作质量和效率，减少劳动力投入。这是计算机辅助立卷使用价值的基础、实现信息共享。学籍管理和学籍档案管理是属于不同部门的两项工作，职能和工作规范不尽相同；学籍管理、学籍信息立卷和学籍档案管理又是三个紧密相联的工作环节，所需要的数据项目也有所差异；同时，信息案卷的内容就是学籍档案信息管理的基础和依据。[1]

二、学籍档案的组成

计算机辅助立卷是通过建立并管理学籍案卷实现信息共享和辅助完成纸质学籍信息立卷工作的。纸质学籍档案卷是由案卷目录、卷内文件目录和排列有序的文件组成。信息案卷是以纸质案卷为基础，以案卷、文件目录为依据，以实现目录信息共享和进行辅助立卷为目的建立起来的。信息案卷由案卷目录、卷内文件目录和文件内容的数据组成。而且，可能某一阶段没有，也可能某一数据没有；既可以调用已有数据，也可以随时进行补充，目录是信息案卷的基础，文件内容是信息案卷的完善，是学生学籍计算机管理的关键标志。我们可以用学生学籍计算机管理的关键标志作为立卷过程中学籍档案的“立卷标识”。

从整体上看，案卷是对归档文件逐级分类的结果；从个体上看，案卷是具有某些共同属性的文件的集合。将全宗档案、分类档案以不同的方式编制在程序中，并为每个案卷及其卷内文件目录确定一个独有的立卷标识，就可以自动组成信息案卷。每个案卷的组成和每份文件的归属应允许人工调整。卷内文件目录既可以在信息案卷内调用已有的数据，也可以直接进行增加和补充。用计算机确定立卷标识包括确定字段和赋予数据，在建立信息案卷的同时，由计算机系统自动为文件目录加标志。[2]

学籍信息材料应依序排列在一起，如正考成绩、补考成绩、必修课成绩、选修课成绩、实践环节成绩应按教学计划的顺序和时间的先后排列。在卷内文件目录中，序号、文号、日期和页号等都可以实现自动排序，并生成表示排序结果的序号或页号，排序结果应允许人工调整。信息案卷卷内文件目录的序号、页号必须与学籍案卷完全一致，这样才能保证信息案卷的真实和提供利用的方便。

可提取学籍计算机管理中的有关数据如教学班编号，学生学号等信息，结合全宗档案案卷分类方案分别编制到专用程序中，就可以实现自动排序，排序结果允许人工调整。由于学籍管理体制中的教学班编号和学生学号的唯一性和连续性，完成了立卷教学班学籍档案之间的编号及学生学籍档案编号之间衔接的唯一性和连续性，避免了空号和重号。

按照档案管理的规定并结合实际需要，将表格式样编到程序中去，从学籍计算机管理数据库中提取项目名称、数据来源和数据之间的关系等等，就可以进行各种数据加工，生成并输出各种目录与表格。对软质封面也可用计算机打印。利用学籍计算机管理简化立卷，可以提高立卷标准的准确性，采用新的学籍管理模式，利用现代化手段进行学籍档案管理，为信息资源的共享创造了有利条件。[3]

三、简化学籍档案立卷的过程

如何更为准确、高效、安全地实现计算机辅助高校学籍档案管理，在实际工作中，不少学籍档案管理工作人员没有经过档案管理的正规培训，对学籍档案的归档范围不明确，没有根据学籍档案的分类标准来划定收集内容，很容易造成学籍档案材料缺失和不全。同时，由于没有按照学籍档案的要求来整理和归类学生学籍档案，导致对学生在校期间形成的文件材料没有进行全面清理、分类和编目，对这些文件材料缺乏价值判定和归档。此外，使用计算机辅助管理学籍档案不同于以往对纸质文档进行收集、整理、立卷、归档、管理等工作，管理人员除了需要具备档案管理业务素质外。还需要对计算机及数据库应用具备一定的认识。有相当多的学籍档案管理工作人员知识结构老化，缺乏计算机技术知识，不能准确、规范地录入学生的基本信息，导致学生基本信息错误、缺失。计算机技术的普及和发展较好的解决了相关问题。从最初使用电子表格简单地保存学生学籍信息、成绩数据到使用数据库技术保存数字化学籍档案，提供检索、分析功能，以至现今通过互联网使学生可以足不出户地进行网上报名、注册学习及查询考试成绩等，使得计算机辅助管理学籍档案是逐渐发展的过程。

四、简化学籍档案的作用

在新生入学时，首先用数码照相技术对学生的外貌特征进行记录和确认，用数据库技术录入、保存、检索、查询、统计学生的学籍状态、考试成绩、毕业和学位获得等情况；使用电子文稿发放、保存、查询学籍管理的各种文件和学生的基本情况等。计算机的介入打破了传统的管理模式，使得原本复杂的学籍档案管理进入信息自动化的新领域。利用计算机辅助管理学籍档案能减轻档案管理工作的强度、提高档案管理工作的效率，并能减少档案管理工作的失误。由于计算机技术发展是一个逐步开发、完善的过程，同时使用该技术的学籍档案管理人员也有逐步学习应用的阶段。

五、提高学籍档案管理人员的素质

在信息技术发展的今天，学校学籍档案管理人员存在着知识结构老化、服务技能单一的现象。仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，因此学籍档案管理人员必须进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之掌握学籍档案管理的法律法规及教育部相关文件，在了解计算机技术创新发展的基础上不断更新自身的知识结构，以适应网络化社会对学校学籍档案管理的要求。

参考文献：

[1] 陈巧凡.电大学籍档案管理存在的问题与对策 [J].内蒙古电大学刊.2005（4）.

[2] 张 姝，韩振英.计算机在学籍档案管理中的应用[J].洛阳工业高等专科学校学报，1998（21）.

[3] 吴肖玮。实施计算机档案管理存在的问题与对策[J]。山西档案，2005（6）.

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1.传统学校档案管理的不足

学生档案管理在一个教育单位非常重要的，也是不可或缺的。它的内容对于学校的决策者和管理者来说都非常重要，所以学生档案管理系统应该为使用者提供非常多的信息，以供他们选择，同时还有简单方便的查询手段。然而，从古以来，人们都是使用传统人工的方式来管理学校档案，这种方式存在着很多的不足和缺陷：

1.1低效率

传统的方式来整理学生档案会花费很多的时间，因为大量的信息人们整理起来非常艰难，严重降低档案管理工作人员的工作速度。

1.2易透漏信息

以前，人们使用传统的方式来整理资料，由于接触的人比较多，这就使学生档案的信息容易泄露，保密性降低。

1.3查找，更新不容易

使用传统的档案管理方法，一旦文件积累时间长，将会积压大量的档案文件，对于工作人员来说，增加了查找与更新信息的难度。

2.信息化档案管理的特点

2.1信息化管理的方便性

现代化档案管理应用是用电脑来处理的，可以对档案进行分类，使人们更方便的查询，以获得自己所需要的信息。同时电脑内有大量的内存，可以存储大量的档案信息，并可以通过电脑技术对档案进行修改，从而使管理工作更加有效。

2.2对档案管理工作人员的要求变高

学校档案工作人员必须喜欢自己的工作，熟悉自己的工作内容，这样才能做好自己的工作。更重要的是心细，具有保密意识。除上述之外，这项工作还要求工作人员具有熟练地掌握计算机的能力，并且对所需软件能熟练地使用。现在是信息化的时期，信息化管理是至关重要的。要想跟上社会发展，必须解决其发展过程中的问题，必须提高档案管理工作人员的素质，使管理人员的知识面加大，调整自己的知识结构。这样才能提高档案工作者知识水平以适应这份工作。

2.3档案管理信息化应用的缺陷

现代化档案管理工作尚处于早期发展阶段，并不完善，还需要在管理过程中不断的改进并加以适应。计算机技术在各个领域都有广泛的应用。新档案的产生伴随很多新载体的产生，因此出现了新型档案载体归档和保管的问题。国家目前没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。

3.信息化档案管理的意义

现在我国学生的档案管理还是使用纸质版，并没有什么其他形式。然而，这样的形式并不适应现在的社会了，因为耗费了大量的人力，同时也需要大量的物力。在现在的社会，传统的档案管理方式已经被信息化的管理逐步取代了。进行信息化的学校档案管理有着及其重要的意义。信息化的档案管理系统有着很大的内存，可以存储很多的学生档案，并且能够有效的管理学校档案，并且更具安全性.

4.实现信息档案管理应用的方法

为适应当前社会经济发展的需要，学校应近快建立起现代化的档案管理系统，使用档案管理信息化。

4.1提高学校档案管理的标准与规范

档案信息系统的现状是档案标准化规范化滞后，同时应用软件太多，让人们无法选择。这些都严重影响了信息化档案的应用。档案管理的信息化应用在各个方面和各个环节。那么掌握好档案管理的标准与规范这两者相辅相成互相促进的辩证关系。

4.2建成学校档案数据库

目前档案信息管理仍处于由文件处理向信息管理的过渡时期，建设数据库的含义是以先进的信息技术为基础，对资料进行科学的管理和方便的使用。

4.3保证档案管理工作人员良好的素质

档案管理工作涉及到很多丰富的知识内容，为此要求管理工作人员必须具备丰富的知识含量。同时档案管理工作人员还必须喜欢学习，能够及时的吸收和借鉴信息化管理的一些成功的例子，及时的改变自身的管理方式，顺应现在的发展趋势。除此之外，档案管理工作人员还需要比较高的领悟能力，服从管理，脚踏实地，认真实施学校领导的各项决定，保证学校档案管理信息化应用的顺利进行。

4.4加强学校各部门的沟通合作

档案室与学校信息网络中心有密切的关系，通过资源整合，可以增加档案室的信息量，特别是一些特殊的信息，尤其是具有学校文化底蕴的信息。用这些资料对学生进行教育。此外，档案室也与学校各科室组室有很多的联系，将各种资料及时上交，并且尽量将档案资料进行专业化的处理。全校各部门进行及时的沟通与合作，把每个人平时工作中生成的信息资料及时地输送到信息库里，信息化管理档案这项工作才能更加顺利地进行。

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归档管理新理念提出的背景及意义

随着档案管理系统的普及，许多单位档案馆(室)逐步实现了计算机系统的目录管理和全文管理条件下的纸质、声像、实物和电子文件的归档，有的还实现了网络化电子文件归档。但是，归档管理模式并没有根本性突破，主要表现在，对归档部门的业务指导方法不得力，兼职档案人员的管理不到位；归档文件的质量管理处于薄弱状态，无法对以下问题进行全面系统的实时监控和综合评价，如各门类载体材料收集是否齐全完整、内容是否真实有效，整理是否规范，归档是否及时，以及各部门的归档难度、归档数量等。即便是各类综合管理达标升级的考核程序，也只能对已归档的材料进行抽查。显然，传统的归档模式对于如何提高归档效率，实现对文件形成与归档的过程、时间和质量的实时监控，以及建立对归档人员激励评价的科学管理机制，仍缺乏科学有效的解决方法。

现代管理学将管理定义为“一个协调工作活动的过程，以及能够有效率和有效果地同别人一起或通过别人实现组织的目标”。这一原理也同样适用于部门归档管理。档案专职管理人员与各归档部门兼职人员之间的配合，是归档管理的主体力量，而且，归档管理也是以一系列的具体过程来体现工作效率和实现质量管理目标的。如果说传统的归档过程谈不上真正意义上的管理，那么，在目前新技术条件下，研究并实现网络化、标准化、定量化相结合的归档管理新模式，将能够有计划、有组织、有领导、有控制地实现对归档程序的完善、归档质量的监控、对归档人员的评价和激励等管理目标。因此，本文有关网络化、标准化、定量化归档管理新方法的研究，对于提高归档管理的效率和质量具有现实意义。

新技术条件下归档管理的新理念和内涵

传统档案管理学在归档这一应用管理方面的研究已具有许多成果，如对归档的收集和整理都有详尽论述。各类档案综合管理达标考核标准，也对档案的收集和整理有简单的量化标准。而对于档案管理的理念认识，有学者提出了“中国档案学的基本理念就是围绕管理效率问题建构的”。现代档案学认为“先进管理理念的引入是文件与档案管理工作发展的必然要求”，而归档管理是档案管理的基础，其管理理念应随着管理技术条件的更新而不断完善。为此，笔者尝试论述网络化、标准化、定量化相结合的归档管理的新理念和内涵。

1、网络化――部门归档管理的桥梁

部门归档管理的网络化，搭起档案馆(室)与各归档部门之间的管理平台。实行网络系统管理，是实现标准化、定量化归档管理模式的前提条件。

计算机网络的应用不受时间和空间限制，具有自动统计、功能灵活、易于操作等特点，不仅有利于档案部门与归档部门的沟通，更有利于对归档管理各环节过程的控制和管理。对于网络化归档管理方法来说，网络化使归档管理前端控制的范围更为广泛。目前，前端控制的理论不仅仅是对于电子文件的归档而言，任何类别载体的文件材料，都可以从归档源头上进行质量控制，通过部门归档兼职档案员和档案管理接收人的归档过程，操作这一网络管理平台，形成部门归档质量实时监控、评价的基础数据，以充分发挥网络化管理的优势。

2、标准化――部门归档质量控制的依据

部门归档管理的标准化，就是要根据文件材料归档的规范要求，建立适应于计算机网络操作的各项归档定量化标准。科学合理的归档管理标准，是实现网络化、定量化归档管理的重要依据。

现代管理学认为，如果不对工作过程进行监督和评估，提高质量管理是不可能的，全面质量管理理论也将“关注过程”作为重要内容。为了确保产品质量，就要实行全面的、全过程的、全员参与的质量管理。而对质量的要求，既指产品的质量，也包括工作的质量。通过对过程的控制，使每个环节的工作质量都符合标准要求。部门归档的过程，不但是档案馆(室)人员和各部门兼职档案人员共同参与的一项管理，也涉及单位的各级负责人和业务人员。由于归档材料具有来源分散、种类多、载体多，归档工作具有环节多，以及部门归档的数量和各门类档案的收集整理存在难度差异等特点，从文件的形成到归档，客观上、主观上都存在着复杂和多方面的质量因素。目前我国尚没有专门针对部门归档管理的量化标准，一些行业的档案管理考评标准，如《企业档案工作目标管理考核标准》、《科技事业单位档案管理升级考核标准》等，对文件形成和档案整理的质量，以及收集齐全完整、归档时间等也有一些规定，但缺少全面、系统的归档管理标准指标。因此，笔者认为，全面质量管理理念下的网络化、定量化归档管理标准和指标，必须遵循归档管理的工作流程和内在规律，涵盖归档各项管理细节的质量、时间、数量、难度、行为等特征的全方位的质量控制和评价。其归档标准应层次化，可以细化和量化到每一项归档要求，如归档范围、归档时间、归档人、归档文件的质量、案卷整理的质量、归档数量、归档难度等，组成一个权责分明、相互协作的质量管理评价标准。

3、定量化――部门归档管理监控评价的手段

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[关键词]基层档案；管理人员；素质；培养

新形势下的档案管理要求相关管理人员必须具备一定的业务知识和技能，尤其是专业素养，才能够更好的服务于档案管理的需要。基层档案管理单位在进行档案管理过程中往往存在着管理人员素质低下，业务技能不够纯熟，流程不够顺畅等问题，因而加强档案管理人员自身素质建设是基层档案管理的重要内容之一。

一、基层档案管理人员所应具备的素质

新形势下对于档案管理人员所应具备的素质提出了更新、更高的要求，这些新要求对于提高档案管理质量具有重要意义，是适应新时代社会发展要求而产生的，因而必须加以重视。基层档案管理人员所应具备的基本素养包括以下两个方面：

1、基层档案管理人员必须具备基本的业务素养

基层档案管理人员在从事档案管理过程中必须具备基本的业务素养，如语文、数学、化学、社会学等知识，以避免在日常的业务开展过程中出现错误；要具备一定的观察、记忆、思考和理解能力，以提高档案管理的效率，为用户准确、快速查找相关档案资料提供便利。档案管理人员必须具备一定的心理素质，如能够独立解决所遇到的种种困难，具备一定的交际沟通能力，能够自如的应付日常业务中出现的种种问题，要甘于寂寞，奉献于日常清闲而无聊的档案资料整理。

2、基层档案管理人员必须具备更高的专业素养

基础档案管理人员除了要具备基本的业务素养之外，还要具备更高的专业素养，以满足专业档案管理的需要。作为一名合格的、优秀的档案管理人员，要具备一定的档案管理学知识、档案资料保存学等专业知识，并且要具备计算机知识、公文处理知识、外语知识等，要能够轻松应对经济学、法学、管理学等相关档案资料的筛选与整理汇编任务。档案管理人员除了要具备上述的专业知识之外，还要具备一定的协调能力、写作能力、档案保护及编撰能力、有效信息的提取能力等，以更好的应对现代纷繁复杂的档案资料管理的需要。档案管理虽然日常业务较为轻松，但所涉及面极为广泛，合格的档案管理人员必须具备各方面的专业知识才能够真正实现基层档案管理水平的提升。

二、基层档案管理人员素质培养的策略

1、提高档案管理人员的服务意识，保持高度的敬业精神

档案管理对于国家的精神文化建设具有重要意义，它是保持、继承和发扬一个国家优秀、灿烂文化资源的重要手段，因而必须加强档案资料的管理，这就对档案管理人员提出了更高的职业道德要求，管理人员必须具备高度的敬业精神，才能够始终以高度的服务热情为广大用户服务。档案管理本身具有很强的服务性质，档案管理的手段、对象、职业活动等决定了其在社会主义现代化建设中所发挥的积极作用，是社会主义物质和精神文明建设的重点。档案管理人员必须明确自身所从事的业务与其他业务之间的区别和联系，明确自己的职责，自觉树立起高度的责任感和敬业精神，做好各个环节的工作，以全心全意为广大用户服务的热情和精神严格要求自己，以使得档案文献资源得到最大限度的开发和应用。要坚持用户至上的服务精神，想用户之所想、急用户之所急，为用户提供更满意的服务。档案管理是一项极为复杂、繁琐的工作，它涉及到档案资源的管理、搜集、资料的统计、保管、应用等各项流程，因而需要管理人员具备务实的态度和作风，不辞劳苦、一丝不苟、精益求精。要始终保持高度负责的精神和态度，坚持不懈，为广大用户提供高效的信息资源服务。

2、提高档案管理人员素质，实行终身教育机制

档案管理水平的高低是由档案管理人员的素质所决定的，因而要对档案管理人员进行定期的教育与培训，树立起终身学习与教育意识。档案管理人员要积极开展自我学习，认识自身素质水平，按照档案管理用人制度要求加强自身知识体系建设，以不断的学习与培训实现自我知识的完善与技能的提升。档案管理高层要加强对人员的培训，坚持理论与实际相结合，开展具有较强针对性、可实际操作的人才培训，要讲求考核方式，将档案业务学习成绩作为业务考核的一个重要参考依据，而非仅仅将定期培训当做旅游观光的机会。信息时代要求档案管理人员始终结合时展需要对于已有知识体系进行创新，因而档案管理人员必须始终坚持终身学习理念，树立起终身意识。不仅要注重对理论知识的学习，还要注重对现代档案管理方法、管理理念的学习，提高自身的综合业务素质及技能。

3、实行档案管理人员的层级发展机制，实现人员结构的优化配置

档案管理单位对于人员的管理要以层级配置为主，实现人员资源的优化和合理利用。负责档案管理的高层要对本单位的在职人员能力作全面而详细的、综合的了解，以动态的、发展的眼光看待档案人员的素质结构水平。档案管理人员的层级发展机制要以职称、年龄、学历、个人所具备的特长及实际工作经验为参考依据，注重人力资源的优化合理配置。高层次的人员要注重对信息资源的深度挖掘，注重和关注档案资源的内涵和外延，以更好的发挥档案资料的实用性；具备中层次能力的档案管理人员要以档案信息资料的现代化、网络化建设为主，而初级层次的管理人员要加强对基础性、理论性业务知识和技能的学习和利用，打牢基础，以更好的实现档案资料的管理目标。实行档案管理人员的层级发展机制，能够做到人尽其才，使得具备不同业务技能及专长的管理人员都能够找到适合自己的岗位，相互之间配合，最大限度的发挥整体效应。要及时改旧体制下的职务于能力不符，平均主义、人才资源浪费现象，促进良性的人才培养机制的形成。

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（一）理论与实践结合不紧密目前档案高等教育主要由专科、本科、研究生（硕士和博士）几个阶段组成。从教育目标来看，它们分别是为了培养操作型、综合型和研究型的人才，而实际效果并不明显。课程设置方面，专科和本科区别不大，理论知识学的很浅显，实际操作课程又都是浅尝辄止。新生入校，最开始接触到的都是专业基础课，如《档案学概论》、《中国档案事业史》、《档案管理学》等。这些课程理论性较强，趣味性不高，学生很难提起兴趣。后期《档案保护技术学》、《科技档案管理》、《档案编撰学》等课程，针对性、趣味性、可操作性相对要强一些，但是许多高校由于条件限制基本都只是以课堂教学的模式，实践机会很少，导致现在很多被认为是“科班出身”的专业人才，到了实际工作岗位上往往茫然无措。《电子文件管理》、《档案计算机管理》等课程教材往往跟不上日益发展更新的专业操作技术，而档案专业到计算机化这一块跨度较大，知名的学者只有为数不多的几个人，好的教材亦屈指可数。教材编写的周期需大幅度缩短，质量也有待提高。盲目的扩招，又使得研究生门槛大大降低，加之本身理论研究乏善可陈、实际操作鲜有创新，档案专业理论人才的质与量间形成了巨大的反差。

（二）档案学教育的专业性与宽口径之间的矛盾现在全国开办档案学高等教育的30余所高校中，大部分为了学生更好的就业开办了相当丰富的课程。除了档案学方面的基础课程及信息学、电子文件、专门档案等专业课程以外，还开设了图书馆学、秘书学、管理学等课程。这些课程其实很多并没有系统深入的讲解，学生也没有认真的去学习，拿到学分就万事大吉，意义并不很大。毕竟这些专业背景相对深厚，完全可以根绝学生的兴趣选修即可。档案学本身是一门操作性极强的课程，相关专业档案门类众多，人事档案、金融档案、工程档案等各类科技档案种类丰富，想要学生高质量的学好这么庞大的课程，必须花大量的时间和精力来学习实践。

二、解决问题的方法与对策

（一）转变思想观念要解决问题首先必须转变思想观念，把档案学真正当做一个管理学科来对待，从基本理论到实践操作到编撰研究，是有很深层次内涵的。在抓专业教育的同时还必须重视文化素质的教育，注重能力和个性培养，全面的实行因材施教。把教育的目标定位于适应社会的需要，培养高素质的全面的档案管理研究人才。

（二）建立科学的课程设置首先对原有课程进行适当的增减、调整和更新。对骨干课程要注意删除老化的内容，以新的研究成果补充，授课教师亦应多角度增加课堂的趣味性，充分调动学生的积极性。应用技术性课程比重应该增强，如档案保护技术、网络信息技术等，多多给学生实际操作的机会。然后专业课的比重要大大加强，尤其是本、专科教育，一般一星期一门课就两到四节，考试应付完毕就万事大吉，重要基础课程必须加大比重，增加课时及考试的难度与深度，让学生真正潜下心来学习研究。此外学生实习这一块应加强重视，校方应多多跟业务单位交流，建立稳定的教学实习基地，指导老师亦应该多多关注学生实习期间的业务操作情况，让学生第一次真正的在专业岗位上得到好的历练。

（三）完善教育结构目前我国已经有了比较健全的教育结构，但是目前的结构完全不能适应社会的需要，这也是档案专业生源紧张的原因。要解决这一问题就必须认清社会对档案专业人才的需求。当前从事档案工作的人员大多不是专业人员，因为目前我国的档案机构从事的大部分工作还是管理档案，而没有上升到档案开发利用的层次，对人员的要求不高，一般人只要经过简单的培训就可以胜任。

（四）提高档案高等教育师资队伍质量目前高校档案师资队伍的主干大部分是生于五六十年代的一批档案学者，传统的档案基础仍是主干课程。电子文件管理，档案计算机网络等课程相对比较薄弱。在信息化程度越来越高计算机网络铺天盖地的今天，档案学高等教育也需要多多引进相关专业的高学历人才，以适应社会对新型档案专业人才的需要。

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一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。

二、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

三、在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

四、提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化

首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。

五、提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化

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【关键词】高校；档案管理；工作心得

2005年机缘巧合，我有幸进入到高校办公室，协助学校文件收发及文书档案的管理工作，从此，我与档案结下了不解之缘，有幸成为了一名兰台人。感时光如白驹过隙之余，更多的是对档案由懵懂无知到深入了解的欣慰和庆幸，对档案工作由陌生到熟悉，也深刻意识到档案事业是一项伟大的事业，它穿越古今，横贯历史，引领时代的发展，档案人则是光荣的史官。回顾我的兰台生涯，有迷茫，有追求，有欢笑，也有感激，在与档案的相识相知相守中，我渐渐地爱上档案，成为了一名合格的兰台人。

一、认真做好文书档案的组卷及文件汇编工作

《高等学校档案管理办法》（第27号令）颁布实施前，办公室文件收发员兼任文书档案的管理工作，我担任了此项任务。那时，文件收发都是纸质登记签发，学校升本以来的所有收发文全都存放在一个大柜子里面，需用时就去那里翻阅查找，费时费力。起初，我没有“全宗”“组卷”等概念，在领导和同事们的指导下，我以方便查找利用为目的，以年度为单位，结合问题、级别等特征为标准进行分类，将党群及行政文件分别进行了组卷，同时为方便利用也进行了文件汇编，从文件的确定、装订、归类、排列、编号、编目及装盒，我细心认真完成每一个环节的工作。并学习掌握了word文档、EXCEL表格的操作技能，完成了单机版目录信息化和纸质档案管理二合一的档案管理模式。经过近两年的努力，档案柜里面排放了整整齐齐的档案，看到原本杂乱无章的文件一卷卷、美观有序地摆放在那里，并引来相关人员的查阅利用，看到他们满意而归，我的内心无比自豪和满足，感觉自己整理出来的不是文件，而是学校沉寂的历史，是她的发展与辉煌，同时也深深感受到了档案工作的价值所在。

二、重视档案继续教育学习，提升业务素质

档案馆成立之后，这里不仅有文书档案，也有科技档案、专门档案等不同种类和载体的档案，档案工作具有更强的专业性与规范性。为尽快熟悉业务工作，我积级参加各类档案专业知识学习活动，自学了《档案管理学》《科技档案管理学》等书籍，并在学校的安排下参加湖南省档案局、怀化市档案局、省高档会、第21协作组等部门举办的各类档案业务知识学习培训活动，及时关注有关档案的网页、杂志、报刊及政策法规，对档案规章制度、实体档案管理、档案信息资源的开发利用、专门档案管理、档案信息化及电子文件管理方面都有了比较深刻的认识。工作中也虚心向有档案管理经验的同事们请教，熟练掌握档案检索工具的使用方法，认真参与各门类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研及利用工作，边工作边思考及时做笔记，并针对工作中出现的问题及时整改完善，工作思路日趋清晰。

三、积极做好档案资源建设与开发利用工作

以“谋在长远，重在开局”为长效机制，档案管理工作中一定要积极动脑思考，理清思绪，分清条理，总结经验，系统全面地规划各方面，做细心完备之事，成心细全面之人。（一）提前规划，注重日常业务性工作。档案的来源原则要求把同一机构、组织形成的档案作为一个整体加以管理，实际工作中收发文则是统一由办公室文秘科以电子文件形式下发，如果在各部门移交档案之前，将所有的上级、同级及本单位文件收集齐全，分门别类，即能减轻各兼职档案员的负担，也能更好地掌握工作的主动权。所以在平时的工作中，我改变了工作策略，采用灵活的方法，找准做成事的机会，主动与文件收发员沟通协商收集材料，在日常业务性工作中通过OA系统、电子政务管理系统及时收集有关文件，所以在每年文书工作一结束，文书档案收集、来源分类及文件汇编也已全部完成。（二）以人为本，开启“走出去”服务模式。工作中化被动服务为主动服务，注重与兼职档案员（尤其是新接手的兼职档案员）保持联系。适时开展档案业务指导工作，与她们进行一些经验交流，提醒她们在常规性工作中注意资料的收集，指点她们做好资料的分类存放和归档工作，指导掌握档案管理系统的操作方法，确保忙而有序，有条不紊地开展工作。另外，在每年4月份各部门实体档案移交前，及时关注档案软件管理系统内各立档部门目录输机情况，有问题就QQ、电话沟通或上门服务，在实体档案移交进馆前先完成质检工作。开启“走出去”服务模式，变被动接收为引导建档，既能增进彼此之间的感情，提高工作效率，也能优化高校档案馆藏资源建设。（三）利用信息技术，实现档案登记与统计数字化。档案登记的结果是统计的重要素材和基础。在第一次做全国档案事业统计年报工作时，发现档案利用资料及效果登记本中，有的编号在登记过程中不注意填写，而其它数据也以纸质台账登记为主，平时工作中倒是没什么影响，但在年底统计时问题出来了，统计费时也费力，针对此情况，我在平时的日常业务工作稍稍进行改动，在档案利用登记本上增写了查阅序号，并及时把相关的查阅数据输进Excel表格中去。同时又把历年的档案馆藏情况、档案利用情况、档案工作人员情况及库房面积情况等各类纸质版台账都输进了Excel表格。现在的档案统计编研工作，已经基本实现了各类数据信息化管理，随时都能快速调阅并筛选出各类数据信息，即摆脱了时间和空间的限制，又提高了工作效率。（四）有效推进项目档案资源建设。在基建档案查询利用过程中，发现基建档案归档率低，基建设计图纸查中率低，此现象的产生除了和基建档案周期性长且来源分散特性有关外，还与两部门档案管理人员信息沟通不畅有关，所以材料难收集齐全。鉴于此原因，也为了尽快熟悉科技档案管理工作，本人主动与基建科科长联系，反客为主，全程参与了基建档案逸夫楼和东区学生公寓的档案收集、分类、组卷、编目、装盒及归档入库工作。结合《科技档案管理学》知识，熟悉了项目档案的运作模式，形成了清晰的项目档案工作思路。并针对以后校园建设、维修及改造过程中形成的基建档案，与基建科达成共识，本人主动参与，根据工程建设施工进度开展情况适时收集产生的档案，先集中存放在档案馆内一专门场所保管，等工程项目全部竣工、验收完毕后，再协助基建档案管理员完成该项目的档案整理归档工作。所以现在的基建项目的整理归档中，基建档案的归全率明显提高，馆藏资源越来越丰富，馆藏结构也日趋合理。

四、总结