人事信息档案的管理范文
时间：2023-09-27 16:47:45
导语：如何才能写好一篇人事信息档案的管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
Abstract： A personal archives information management system was designed and implemented. A series works of user requirement， system design and system testing are analyzed to realize the login and authority control module， query module， maintenance module， report form statistics module and usinghelp module. The personal archives information management system can help the personal department manage the archives and staff information effectively. This system development has great importance in archives management and application， and plays an important part for the standardization of the personal archives management.
Keywords： personal information management； data window control； authority control； project object
0 引 言
人事档案是人事部门开展工作的重要基础和管理个人信息的主要依据，对优秀人才的提拔，干部的识别考察，干部人才队伍建设的推动，各项工作的推动开展具有重要意义[1]。本文以研究院为背景，进行人事档案信息管理系统的设计工作。
由于人员信息改动复杂，研究单位人员流动大，开发此类信息化管理系统具有四大优点：档案管理员的工作水平可以得到有效提高；有利于提高档案管理人员日常工作的效率；有利于保护人事档案纸制载体；有利于改革干部人事制度[2]。利用本系统的查询、修改、删除等功能可以减少人事部门人员的工作时间，进一步提高工作效率。工作信息化后，人员的信息都可以从数据库中求得，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。
本文的研究目标是按照管理信息系统的方法和原理，基于PowerBuilde以及SQL Server数据库技术，满足研究院人事部门和上级领导不同岗位和不同层次上使用者的实际需求[3]。
1 系统需求分析
1.1 系统功能需求分析
系统采用从上往下式开发模式，根据研究院人事部门员工管理人事的工作流程和该部门对员工档案、考评、职称、工资等员工各类信息属性的管理，系统的主要功能模块包括：添加模块，主要是用于新进员工录入信息；修改模块，主要录入员工信息、删除、修改以及报表模块功能；权限控制模块，主要是用来约束管理员和一般用户对人事档案信息管理系统的操作权限。人事档案信息管理系统的子模块功能图如图1所示。
其中，人事档案信息管理系统通过登录模块进入到档案、查询、设置、管理和退出单元；人事管理单元包括基本信息、年度考核、员工退离功能；人事查询包括员工生日、基本信息查询、年度考核查询、员工退离查询等。系统具有如下五方面的任务和目标：录入员工的信息；修改员工的信息；可进行模糊查询，也可按照某种条件统计、查询各类符合条件员工的信息；删除辞职、转出、离退员工的信息； 输出打印统计、查询结果。
1.2 系统实现的策略
本系统开发选择快速原型法[4-6]进行开发，先实现出具有简单功能的系统，然后根据使用情况进行详细设计。
1.3 数据流图
通过考核表可以实现各单位与子单位之间统一化的人事管理，人事管理系统可查询人事档案，同时完成对信息的增加、删除和修改等功能，上述功能可以被政工部门充分利用，其中人事部门主要负责分配员工职务[7]，如图2所示。
根据各个部门或单位的员工考核表，人事信息管理部门可以进行人事信息的录入以便于各个部门或单位人员查询人事方面的信息，人事部门还可以修改人事调动、分配信息从而进行人事方面的各类安排。通过数据流图可以清晰地发现各实体之间的关系以便详细设计和编码阶段对系统功能的实现，增强可用性。
2 数据库设计
基于企业和事业员工人事管理过程的实际数据，该系统处理的数据流程如图3所示。
2.1 数据库结构实现
根据数据流可以清晰地发现系统中各项数据的处理和流动状况，因此数据流设计过程中只需考虑基本逻辑功能而不用考虑实现方法，所以数据流图是较好的逻辑系统图[7]。人事档案信息管理系统的数据流如图4所示。
2.2 数据库概念结构设计
E?R图可以清楚地描述实体之间的关系[8?9]，E?R图主要表述各个岗位是由员工来担任，而且各员工是属于其部门管理的，而工资应该发到各个员工的手里是工资和员工的关系，两种不同的权限分属不同的员工，其一是普通权限的员工可以进行查询，其二是具有管理员身份的员工可以进行修改、删除、增加等相应的操作。员工与职务的关系具体的体现在E?R图中，每个员工都有其对应的职务[10]。
2.3 逻辑结构设计
各实体之间的关系采用E?R图体现，将其转化成如表1，表2所示的关系模型和数据库表。
3 代码设计与实现
3.1 系统菜单功能设计与实现
总体菜单下设系统、窗口切换、职工信息维护、部门信息维护、岗位信息维护、工资信息维护、报表处理、帮助8个功能模块。
部门信息维护及时更新部门动态，明确部门性质、级别，从而确定人员的性质（主要有行政、事业以及事业单位分类），界定人员身份（行政部门都是国家公务员）、职称（只有事业单位才有）等，随时可以掌握全地区各种身份工作人员的数量，克服了每年干部年报统计系统的及时性（干部年报每年统计一次，是上年情况）。
人员信息维护可以实现人员信息的动态管理，发生变动，即时更新，使人员的年龄、身份、学历、工龄等一目了然，为工资套改、办理退休等工作提供依据。
其中，各页面都具有的功能是维护信息窗口，设计的主要目的在于实现原有信息的浏览、查询、录入、修改，包括员工号、姓名、性别、民族、籍贯等32项数据。
3.2 登录与权限的设计与实现
（1） 登录功能
登录功能的目的是基于普通用户登录，对于不同业务科室的需求有独立的交互页面，为管理干部档案的专职人员设计了登录页面进行相关信息的整理，后台维护管理员具有独立权限进行信息维护，可以对相关人员信息进行查看。登录界面如图5所示。
（2） 账户确认功能
根据信息的保密原则，在进入w_login窗口后设置账号和密码。据此，按管理权限的不同在登录后弹出信息不同，其中弹出的w_accounts窗口用户需要输入账号和密码，同时设置一个保密程序，经过认证后直接进行信息操作。进入操作程序的前提是账号和密码的输入无误。
（3） 密码修改功能
通过更改密码可以进一步提高保密系数，因此根据工作的需要密码必须可以修改，如图6所示。
3.3 系统维护功能设计
（1） 职工信息维护模块主要包括员工号、姓名、性别、民族、籍贯等32项数据。
（2） 部门维护模块主要包括部门名称、部门代码、部门职能3项数据信息和密码修改、录入、保存、删除、刷新、关闭、打印等21个功能键，具体的控件代码和设计模型与员工信息维护窗口大致相同，而数据信息的不同是两者的主要区别。部门维护窗口如图7所示。
3.4 报表模块实现
用户登录根据权限有不同的功能。普通员工可以对自己个人档案信息、考勤、奖惩情况进行查询；信息管理员可以对员工档案信息进行管理：系统管理员可以对用用户权限进行修改以及数据库的更新维护，对用户权限进行划分，使不同权限的用户功能范围不同，有效地保护了数据库中数据的安全性。
（1） 员工报表功能
w_bb_zg窗口是根据实际工作，帮助管理员全面深刻的熟悉职工的日常情况，为企业统计职位晋级、干部人数、退休养老等多项信息，为了高效地统计汇总管理系统中员工的数据，方便浏览，针对性的设计了员工报表窗口。另一方面，通过设置打印功能模块的信息，可以将表格打印出来装入各类档案、文书，便于内部传阅。
新进员工可在员工报表图中进行搜索，在入职时间处填入入职日期范围，在此范围内的员工可呈现在列表中，操作人员可进行保存或者打印操作，打印选项中显示需要打印信息的选项，可进行勾选，勾选出所需要的信息进行打印。在实际工作中员工报表模块实用性很高，在考核员工或者更新员工信息时可利用此功能模块打印出所需列表信息。
（2） 部门报表功能
w_bb_bm窗口的设计是为部门业绩的考核和人员身份的判断提供依据，该窗口为部门报表窗口。设置打印功能可以将表格打印出来装入各类档案、文书，或便于进行传阅。
为了方便使用，排序和组合查询控件组具有区别。把四个数据操作窗口从控件到数据窗口尽量做了一致安排，以便确保同一个软件使用风格相同。将下述两个数据操作窗口的差异进行比较。一般人员的权限只有对人事档案的信息进行查询，能对该信息进行管理的只有管理人员。输入密码和账号是管理人员进行人事档案信息维护的前提。一般用户可操作菜单上的“窗口切换”、 “保存”、“插入”、“密码修改”“删除”、窗口关闭以及打印、浏览报表等功能。
4 系统实现结果与软件测试
4.1 人事档案信息管理系统模块测试
在管理员登录的页面，用户通过输入账号和密码进行身份认证，登录之后，对应的功能模块窗口在用户登录后打开。如需修改密码，在打开相应的弹窗之后，选择密码修改项的菜单，通过录入相应用户账号、联系方式、密码保护问题，输入正确之后就可以更新为新的密码，再一次输入确认即可。登录及密码修改功能完全符合要求已通过测试。
在用户登录成功后，通过点击“修改”、“插入”、“确认”等选项，可以在职位信息、部门信息等的弹窗修改旧信息，修改完成之后点击“保存”按钮进行保存，则数据库中已成功保存输入的记录，通过测试，系统维护模块的功能一切正常。
4.2 可执行文件的生成
系统功能模块、业务逻辑、数据库等设计实现之后，用户在脱离PowerBuilder开发环境时，需要可独立执行的系统文件。必须将要提供给用户的环境部件和全部应用程序进行整理打包，在分发应用程序之前进行。外部函数、声音文件、图形和位图等内容是整理打包中需要包括的，其中部件包含了任何应用程序所接受的部件。可执行文件、资源文件（PBR）、动态库文件是可执行文件的必要条件。
篇2
[关键词]人事档案管理;信息化;问题;对策
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0324-01
1 引言
我国人事档案信息化管理工作目前正处于发展中阶段，普遍存在的问题是：拥有档案管理技能的人员不懂得使用电脑，懂得电脑操作的人员又缺乏档案管理技能。同时档案信息管理的应用软件与实际情况不符，缺少与之相适应的应用软件，这样以来就会使得整个管理系统缺少统一性。开发出来的新软件，由于工作人员的能力有限，还不能完全熟练使用。这些问题在人事档案管理工作中经常可以看到。因此为了很好的解决管理工作中遇到的这些问题，就需要工作人员严格要求自己，努力学习新知识，从而提升个人的工作能力，以此也进一步推动了人事档案管理工作的发展。
2 人事档案管理信息化建设的意义
2.1 有利于人事档案管理效益的提升
以前的人事档案管理工作主要是以实体管理为中心而展开的，一般都是人工收集、整理档案资料，这样以来需要消耗大量的人力物力，比如说以往我们查找档案时，首先工作人员在目录里查找出所要找的档案位置，随后再按照目录上的位置去查找所需要的档案，这种查找档案的方式需要花费一定的时间才能完成。然而档案管理进人信息化时代之后，档案管理工作逐渐变的高效化、自动化。档案信息只要录人数据库之后就可以重复使用，同时档案管理部门内部还可以进行相关档案信息的检索。当拥有人事档案信息库之后，在互联网上就可以查找出相关的档案信息，当有关部门想查找人事资料时，就可以按照一定的规章制度在网络上查找相关的信息资料，这样以来促进了档案管理工作的发展，同时进一步提升了档案信息的使用率。
2.2 提升人事档案管理人员的工作效率
人事档案管理工作进入信息化时代之后，档案管理工作者从此告别了耗时耗力的人工管理时期，从而节省出时间来学习计算机知识、学习档案管理法规、软件编程和文件管理。从而提升每一位档案管理者的综合素质及专业水平，管理者不仅掌握软件开发技能，而且又具有先进的档案管理知识，以此成为新世纪的综合性人才。
2.3 有利于原始档案的保护
原始档案是档案管理工作的重要保护对象，它是档案信息中的重要资料。一般而言原始档案都是记录在纸张上，人事档案也不例外，所以人事纸质档案的管理在整个人事档案管理工作中显得尤为重要。特别是人事档案的查询频率相对较高，在整个工作中经常会因人事调整而查找人事档案。由于查询频率较高，纸质档案就会出现严重的损坏，对档案信息的管理造成严重的影响。当档案信息化管理之后这种情况就很少发生。因为所有档案的信息资料都会录入数据库，工作人员只需在数据库中检索想要的档案信息即可，这样将避免查询者和原始档案接触，进一步保护了原始档案。
3 人事档案信息化管理工作中的问题
3.1 硬件设施不健全
一些偏远落后的地区目前还没有条件建立信息化档案管理系统，有些地区有了电子档案可是没有实现网络共享，这样以来使得我国信息化档案管理普及程度不高。在信息网络不断发展的今天，有些部门的人事档案信息管理依旧使用人工管理档案，π畔⒒管理不重视，没有配套的管理设施，尤其缺少计算机、扫描仪、互联网等，这样以来严重阻碍了人事档案信息化建设的发展。
3.2 信息化管理制度不完善
一些部门为了自身的利益没有及时的公布人事信息资料，还有些部门建立的信息数据库只有在内网中查询，出现的这些问题都是由于人事档案信息管理不规范。要想使得信息管理规范化，就必须制定一套相对科学的信息管理机制，这样以来会加快档案信息化建设的速度，杜绝有些部门自主管理信息档案，不与外界进行档案信息交流，从而使得信息化档案管理工作发展缓慢。
3.3 档案管理者的职业素养低
管理者在整个档案管理工作中占据着主导地位，管理者的职业素养也是档案管理工作的重点，目前我国几乎没有经过专业培训的档案管理人员，大多数档案管理员都属于临时雇佣，没有接受系统性的专业培训。基于此，大部分管理员的职业素养相对较低，在档案管理工作中经常会出现录入错误的档案信息，这为整个人事工作及档案管理工作造成严重的后果。
4 人事档案管理信息化存在问题的对策
4.1 构建人事档案信息数据库
对于从事人事档案管理工作的部门来说，在人事档案管理信息化建设的过程中，需要对基础设施加大建设力度，在档案管理部门积极推广、普及计算机、网络知识，最大限度地提升档案管理的信息化水平。在开展人事档案管理信息化建设工作时，需要对计算机、网络等现代技术进行充分的利用，积极建设档案目录数据库、多媒体数据库等，进而最大限度地推进人事档案数字化进程。
4.2 制定规章制度，保护人事档案
在组织开展人事档案信息化建设工作时，需要从行政立法的角度，建立健全规章制度，借助奖惩机制确保档案信息化建设的顺利进行，同时不断推动档案信息化法制建设进程。在组织开展人事档案信息化建设工作时，需要集中力量制订档案信息化标准体系，并对其进行宣传，同时人事档案管理部门需要对档案管理系统加大管理力度，为了确保档案数据信息的安全性需要安排专人进行保管，并对人事档案的电子文档进行监督和指导，确保电子文档的真实性、有效性和完整性。另外，对档案管理人员加大安全培训力度，通过定期、不定期的方式对档案管理人员进行安全教育培训，帮助其树立安全意识，避免发生泄密、失密等现象。
4.3 培养高素质的人事档案管理队伍
每一位档案管理工作人员来说，档案管理的信息化建设需要具备较高的业务水平，因此，档案管理人员需要加强专业知识学习，不断丰富自身的专业知识，同时积极学习与人事档案管理有关的知识，同时积极将现代化技术应用到档案管理工作中，使自己成为一个既懂档案管理业务，又懂计算机的档案管理人员。另外，需要对档案管理人员加强思想政治教育，帮助他们提高自身的政治觉悟水平，强化其责任心。
5 结语
在开展人事档案管理工作的过程中，通过信息化建设可以提高人事信息管理水平，在一定程度上可以不断提高人才信息的社会服务质量。人事档案信息化建设是一项复杂的任务，在新的历史形式下，需要档案管理人员正确看待时代环境，借助现代信息技术对人事档案实施信息化管理，提高档案管理水平。
参考文献：
篇3
关键词：人事档案管理；信息化；趋向
一、人事档案管理现状分析
人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理方式落后、利用范围狭窄等问题。为使人事档案的管理更加完善，我们要求通过改善人事档案管理制度、采用现代化管理手段、提高档案管理人员素质等措施，使人事档案管理更科学、更实用。
档案工作已从以为国家、为政府机构服务为己任的传统档案工作拓展为“以人为本”思想指导下的现代档案工作。这意味着随着社会文明程度的提高和对信息需求程度的深化，档案信息资源将成为普通公民信息来源和信息服务的重要组成部分。由传统的管理理念向现代管理理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。
面对海量的档案信息，其加工、整理与传输如果还停留在手工管理水平，必将为历史所淘汰。计算机技术的普及，为人事档案数字化建设奠定了良好的基础。目前，人事档案信息化建设工作已纳入政府电子政务建设工程，硬件设施建设有了一定基础，数据库建设已经开始进行，档案信息化建设工作刚刚起步，但还处于初级阶段，与其它行业信息化情况比较，人事档案信息化建设起步迟、发展缓慢。
人事档案信息化建设缺乏统一的技术标准。档案信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化，但目前，没有一个可用于档案信息化管理的计算机管理软件系统。档案自动化管理工作尚无统一标准，无法全面推广。同时，档案的技术标准、工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，现行的档案整理、分类方法、目录标准及有关规定已不能完全适应档案的信息化管理。特别是人事档案信息系统和网络建设形式层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，制约了人事档案信息化管理的进程。
人事档案信息化建设缺乏专业人才。要实现档案信息化，首先要有现代化的管理人才，档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，人事档案管理部门普遍缺乏现代信息技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更缺，大部分档案人员计算机水平偏低，甚至有机盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案信息化。
二、新形势下人事档案管理信息化发展的必然趋向
（一）充分认识实行人事档案信息化发展的必然性。
1.人事档案信息化是现代科学技术发展的必然趋势。所谓信息化档案管理，就是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行存储、管理和提供利用服务。也就是说把静态的信息转化为动态的管理过程，而这种转化不能只拘泥于形式，而是要达到根本转变的效果，因为有很多地方已经离不开信息技术的支持了，同时新的信息技术为档案工作实现新的发展和飞跃提供了可能。发展人事档案信息化是新时期档案工作缩小与其他行业信息化差距的迫切需要，也是国家信息化建设的必然要求。
2.人事档案信息化是信息规范化内在的要求。从档案管理的改革整体来看，信息化发展是总的方向，而信息化的核心内容就是要利用电子计算机和网络技术，对各类信息进行编辑和管理，达到存储、检索，实现档案资源共享的目的，从而提高人事管理的整体效率。
3.人事档案信息化可以实现资源共享。网络信息系统提供了全方位的信息资源，可以随时更换档案信息内容，可以得到最新的档案信息，从而获得第一手资料，大大提高信息的准确性和实效性。电子档案缩短了查询时间，能够在短时间内提供大量的信息，提高工作效率，降低工作强度。
4.人事档案信息化可以为大家提供更为全面的信息服务。当人事档案信息数据库及信息网络建立后，每一个上网者都可以利用这个网络在允许的范围内点击想要得信息，这样能够更好的克服对资料占有的不公平，实现从纸质媒介向信息电子媒介的飞跃。
（二）人事档案信息化发展趋向的现实可行性。
计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用，从客观上改变了信息的存在方式，即从静态趋向动态。运动不仅凸现了信息的价值，更重要的是动态信息改变了社会的运行方式和生存质量，进一步促进了社会对信息的需求和依赖，从而进一步彰显了信息的价值和信息部门的社会地位。现实档案工作中，档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着，客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求。随着计算机技术的引入，建立人事档案的自动化系统，实现人事档案自动化管理，完成档案管理的信息化已成为可能。
通过建立人事档案信息网络中心，按照《干部档案工作条例》规定的十大类别和上级组织部门有关档案材料分类的具体要求，根据档案编号查询系统程序，对干部的“三龄一历”、职务职级、家庭信息、奖惩、考核、工资等资料，可以在设权条件下自由检索、任意提取、综合分析。积极推行人事档案信息管理工作标准化，对电子文档的采集、制作、分类、存储等各方面进行规范统一，有效地避免文件的混乱现象。在人事档案信息化基础上，形成以信息化为内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的新型人事档案，实现信息共享，由信息化人事档案系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。现代科技及网络技术的进一步普及推动了人事档案办公自动化、档案库房保护技术现代化和档案管理信息化的实现。
（三）人事档案信息化建设具有更深刻的战略意义。
实现人事档案信息化、管理网络化是信息时展的必然要求，是电子政务发展的必然趋势。传统的人事档案管理方式已不适应新形势下人事工作的需要和信息技术发展的时代特征，尽快开展人事档案信息化工作是当前急需解决的问题。
首先，实行人事档案信息化可以解决传统的人事档案管理模式存在的一些矛盾和弊端。繁琐的手工劳动效率低；需求信息量大和难以形成综合性的信息资料的矛盾；传统的档案管理手段落后，使一些企图伪造、篡改档案材料的人有了可乘之机，影响了干部队伍纯洁性；传统管理模式使管理者以常规心态、常规思路分析问题，拘泥于用老办法解决新问题，不思进取，最终将使得档案管理工作打不开局面，提高不了层次。
其次，利用计算机管理人事信息将大大提高整个人事档案信息的开发与利用工作的全面性、准确性和时效性，可为人事管理现代化奠定基础，进而推进整个人事工作的大变革，这是历史发展的必然。
篇4
（一）有利于医院档案管理的规范化、制度化、科学化
目前，医院人事档案的管理仍然以纸质存档为主，由于档案室空间有限，加之档案数量庞大，导致医院档案的整理、更新工作开展十分不便。而且由于档案表格填写内容缺乏制度规范，导致不同医院填写的档案资料不同，增加了医院档案实施规范化管理的难度。现代信息技术的应用给医院人事档案管理升级带来新思路，对于减少档案占用空间，实现档案管理的规范化、制度化、科学化极为有利。
（二）有利于医院人力资源的合理配置
人事档案是记载个人经历、德才水平、品德作风、工作表现、奖惩情况、历史背景及其经历等的重要文件。大多数医院仅将人事档案作为人力入职的凭证，忽视了人事档案在人力资源配置方面的作用。实现医院人事档案的管理信息化，有利于医院人力个人档案信息的动态更新，有利于医院人力资源的合理配置及考评机制的不断完善。
（三）有助于改善档案的管理方式
传统的纸质档案管理不仅占用大量的空间，而且在档案的归档、整理、更新、查阅等方面都存在很大难度，加之纸质档案容易破损，日常维护工作较为繁琐。实现人事档案的信息化管理，不仅可以节省空间，而且可以大大提高医院人事档案的记录和检索效率。只要借助于电脑软件就可以实现档案信息的更新和查找，省去了以往重新填写、誊抄表格的一系列繁琐程序，改善了医院人事档案的管理方式。
二、医院人事档案管理信息化建设的风险
目前，医院人事档案信息化管理仍处于初级阶段，在技术处理、专业人员配备等方面还存在一些难题，尤其医院人事档案涉及个人隐私，如何确保医院人事档案在信息化的过程中不受到非法侵害，是医院人事档案管理信息化建设中的重点和难点。为此，要全面了解医院人事档案信息化管理的各种风险，具体如下：
（一）档案管理系统的安全风险
医院人事档案信息化管理固然方便快捷，但是档案管理系统的安全风险不容忽视。由于医院人事档案信息化管理建设处于初级阶段，尚未开发专门的档案管理系统软件，多是借用现成的系统软件经过改良后进行档案信息处理，档案尚未实现全部信息化，先进的加密技术、访问控制技术、防火墙技术尚未应用，导致档案管理系统容易受到计算机病毒、恶意软件、黑客等的袭击，档案管理系统一旦瘫痪所造成的损失将是不可估量的，所以，充分认识档案管理信息化建设中存在的安全风险，并加以防范乃当务之急。
（二）档案信息化管理中的人为风险
有些单位对于档案管理重视不够，在人员配置方面不足，经常调用护士充当临时档案管理人员。但在档案信息化管理建设过程中，任务繁重，临时调用的档案管理人员由于业务水平不高，导致档案在信息化处理过程中内容不完善、遗漏、错误的现象频频发生，影响了档案信息化管理升级的步伐。另外，一些档案管理人员，利用职务之便，在档案信息化的过程中，进行信息造假，谋取私利，增加了档案信息化管理中的人为风险。
（三）档案信息化管理的技术风险
医院人事档案的信息化管理不是简单的将纸质的人事档案资料电子化，而是在人事档案规范化、标准化、电子化的基础上，运用先进的数据仓库技术、数据挖掘技术，建立分层档案资源中心，进而对数据进行相关分析，为各部门提供有价值的数据报告。而现在医院人事档案的信息化管理仅仅处于档案资料的电子化和简单统计阶段，档案管理人员在技术处理方面缺乏经验，甚至不知道如何进行档案数据的信息化处理，在数据处理技术的选择和应用上还存在一定难度，同时也增加了操作风险。
三、应对医院人事档案信息化管理风险的有效策略
针对医院人事档案信息化管理建设中存在的风险，可采取如下措施：
（一）树立医院人事档案的现代化管理理念，健全档案管理系统
医院管理人员首先要明确医院人事档案信息化管理的重要性，树立现代化的管理理念，同时明确医院人事档案管理信息化是医改的必经之路。其次，投入必要的人力、物力，健全档案管理系统，引入加密技术、防火墙技术、访问控制技术等，将档案管理系统遭受计算机病毒、恶意软件、黑客等袭击的可能性降到最低。最后，提高档案管理人员的安全防范意识，定期进行软件系统升级及病毒的查杀，提高医院人事档案信息化管理的安全性。
（二）加强医院人事档案管理人员培训，减少档案管理人为风险
医院人事档案管理信息化的过程中任务繁重，需要大量的人力支持，但原有的档案管理人员由于年龄、学历等原因，在档案信息化建设工作中有些力不从心。因此，可通过开展培训、参加讲座、业余学习等方式，积极组织职工学习《档案法》及人事档案升级工作一系列文件精神等，提高档案管理人员的信息化管理能力。同时，增强档案管理人员的职业责任感，在档案信息化过程中，务必保证人事档案信息的真实性和完整性，有效抵制各种非法利益贿赂，减少档案管理的人为风险。
篇5
一、转变经营管理理念，提高对信息化建设的重视程度
医院档案对医院发展有着极其重要的促进作用。然而，在医院人事档案管理的过程中，其管理水平的高低需依赖于先进的经营管理理念，所以为了有效提升医院人事档案管理工作水平，首先，需要转变经营管理理念，充分认识到信息化建设对人事档案管理的重要性，以便能够更好地满足现代社会对医院发展的要求。其次，作为医院领导，应充分发挥自身的模范带头作用，以促使医院全体职工意识到信息化改革的重要性，继而切实建立起专门的组织与管理机制来确保人事档案管理信息化建设工作的有效落实。
二、建立健全人事档案信息化建设制度
就医院的人事档案信息化建设与管理而言，应遵守全国档案系统的信息化建设原则，且不同地区的实际状况不尽相同，所以为确保人事档案信息化建设能更好地满足医院的发展需求，便需要现代医院根据实际情况构建一套科学、完善的信息化建设体系，将医院人事档案信息化建设工作落到实处。同时，有关人事档案信息化管理系统的建设，其还应遵循便于操作的原则，并将针对员工的日常考核全然纳入医院的整体管理工作范畴，以量化其中的考核标准并加大考核力度，如此方能在规范员工的各方面行为同时推动医院人事档案信息化建设的不断发
三、加强信息化管理建设投入
由于我国在信息化应用方面的时间较短，而各行各业的信息化建设也尚处于建设的初级阶段，医院的人事档案信息化建设亦是如此。因此，作为医院领导，其更应对人事档案的信息化建设工作给予高度重视，继而积极采取有效措施来切实提升医院的人事档案管理质量与水平。当然，信息化时代，要想切实提升医院的人事档案信息化管理水平与质量，医院应对信息化管理技术进行充分运用。首先，医院应务必加强对人事档案管理人员信息素养培训，并就传统的管理方式方面予以有效创新，如基于传统纸质档案容易丢失且不易保存的特性，医院可切实建立起电子化档案，强化档案信息资源的安全性。其次，为提升医院的人事档案管理工作效率，则医院可切实引进数字化扫描技术，以此既能延长档案的使用期限，又方便医院随时调用，如此将可为医院的稳定发展提供有力支撑。当前，就我国绝大多数医院的档案管理现状而言，其信息化尚处于建设的初级阶段。对此，医院更需加大在此方面的投入力度，并将档案管理工作的信息化建设作为医院的日常管理重点来促进医院管理质量与水平的提升。与此同时，鉴于档案管理的信息化建设，其必然要仰赖于良好硬件设施的支撑，故为确保医院档案管理信息化发展的顺畅，则相关硬件设施设备的采购亦不容半分忽视。当然，最重要还是要积极引进各类先进的应用技术，如此方有助于推动医院档案信息化建设工作的有效开展。
四、做好计算机网络化管理，实现资源共享
信息技术的合理运用，其对医院的人事档案管理工作开展必将带来诸多助益。且基于信息技术本身所拥有的海量存储与共享功能，加之超长的保存时限，故不仅极大提升了人事档案资源利用效率，也方便了后续的信息查询。目前国内绝大多数医院已然实现了网络化覆盖，而基于此项技术，将使医院的各科室、部门及每一名工作人员均可及时查询与人事档案相关的各种信息，从而不仅能为医院搭建业务骨干队伍提供参考依据，还能实现人力信息资源的共享。
五、培养全面复合型的档案管理人才队伍
与医院人事相关的档案本是医院的管理工作重点，而鉴于医院的人事档案管理水平又将由管理人员本身的工作能力与职业素养来决定，故针对目前国内绝大多数医院的人事档案管理人员并不能满足人事档案管理工作需求的现状，作为医院方面，更需积极致力于培养高素质的人事档案管理人员。除此之外，医院上至领导，下至基层职工，其本应对医院的档案管理工作给予足够重视，尤其是档案管理人员，应务必不断强化自身的业务素质，并做到与时俱进，不断更新知识，如此方能满足新时期新形势对医院档案管理工作的要求。
六、结语
总之，医院的人事档案信息化建设，其必将成为医院档案管理工作未来的主要发展方向，因此，当代医院亦需加强对人事档案的信息化建设，如此方能在满足时展需求同时维护医院的良好发展。
【参考文献】
[1]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界,2017(3):78-79.
篇6
【关键词】医院；人事档案；信息系统；运用
随着科学技术的发展，信息技术被广泛运用于各行各业中，即便是医院的人事档案管理，也需要借助于信息系统来提高效率。医院的人事档案管理，早已从传统的手工档案管理模式转变为信息系统的管理模式，这对促进医院人事档案的发展有着良好作用，一方面使档案管理更为完善；另一方面提升了档案管理的品质。
一、医院人事档案管理的概述
医院的人事档案管理，需要借助一定的先进管理思想、管理方法来实现。档案管理员有x务对医院各科室的人员档案进行妥善保管，为了提高医院人事档案的管理效率，往往通过医院的信息系统软件来实施管理。在医院信息系统中，涉及的门类十分广泛，基本上能把医院各科室的人员档案信息记录在案。到目前为止，医院使用的医院信息系统，大多以个人基本信息、医疗贡献为主。医院信息系统自身所具有的管理功能，能为医院的管理层及时提供医务人员的基本信息，为管理层作各项决策提供了一定的参考依据。
二、医院人事档案管理的现状分析
在目前的发展阶段，医院对人事档案管理并没有引起足够的重视，使得人事档案管理出现了这样或那样的问题，并在一定程度上制约着医院人事档案的发展，尤其是对一个人的基本能力判断，由于信息记录不完善，或是不够规范，往往难以找到评判的依据。
（一）缺乏一定的档案管理意识。在许多医院人事档案管理工作中，医院领导只注重对医院患者的关注，缺乏对医院员工人事档案管理的高度重视，正是如此，使得档案管理人员对人事档案管理缺乏一定的意识，具体表现为没有重视人事档案的重要性、对人事档案保管工作敷衍，没有把人事档案中的人事资源充分利用起来。
（二）档案管理人员的素质不高。医院的人事档案管理人员，普通存在素质不高的情况。大多的医院，把人事档案管理工作外包出去，或是找兼职管理档案的人管理，这便导致在人事档案管理方法上缺乏相应的管理知识，也缺乏一定的工作态度。正是在人事档案管理工作中安于现状的表现，才使得专业知识存在欠缺，最终导致人事档案的质量不高。
三、医院人事档案管理在信息系统的运用
近年来，医院对人才的需求量越来越大，而建立一个完善的档案管理系统势在必行，这对医院管理层更好地了解一个人的基本情况，提供了很大的方便，也为选人、用人提供了捷径。
（一）以信息系统管理人事档案效率更高。信息管理系统对人事档案管理起到了很大的益处。一般说来，信息管理系统对人事档案的收集、更新、开发、利用更具便捷性、高效性。比如，档案管理人员可运用信息管理系统对人事档案进行管理，大多能把体力劳动转变为脑力劳动，把简单化转变为多层次化，把低水平转变为高水平，充分改变医院人事档案管理工作的投入多、产出少的不良局面。
（二）以信息系统管理人事档案更科学。信息管理系统，是以个人单位为特色的管理模式，能够全面、历史地考察一个人的现状。用信息管理系统来管理人事档案，有利于医院的人事部门更好地开展工作。比如，用信息管理系统来管理人事档案，能够充分体现人事档案管理工作的优势，为选拔人才、使用人才提供了便利，并且，以人事档案为依据的人才选拔，使选择的人才更科学、更公正。
（三）以信息系统管理人事档案更符合时代的发展。在医院的人事档案管理工作中，凭借信息系统管理人事档案，突显了档案管理的信息化、网络化，有利于档案管理人员运用信息网络技术、计算机技术，对各类人事档案进行数据处理。比如，以信息系统管理人事档案，为存储、检索、传输等业务提供了更多的便利，而且能够在一定程度上降低手工操作的失误机率。
四、结束语
医院档案管理工作，是非常重要的一项工作，它直接关系着医院的生存与发展。重视对医院人事档案的管理，能更好地了解医院工作人员的动态，并且对选拔人才、使用人才，均能起到一定的推动作用。所以，在对医院的档案进行管理时，要善于借助于信息系统来完成对各科室人员的人事管理工作，以此摆脱不必要的手工操作，从而有效地提高档案管理人员的工作效率，为人事部门更好的选人、用人做好服务。坚持以信息系统来管理人事档案管理工作，既提高了工作效率，也为中国的医疗卫生作出了一定的贡献，这算得上是一件两全其美的事情了。
【参考文献】
[1]昝莹.医院人事档案管理中医院信息系统的应用[J].中国药物经济学，2015.
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关键词：人事档案；信息化；管理；挑战；对策
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）19-0040-02
人事档案保存完整全面是考核员工最重要的依据，人事档案主要包含有以下内容：员工的个人经历；员工的个人学历等等。人事档案中包含信息的特殊性也就决定了人事档案必须在单位中得到妥善管理，妥善管理人事档案是保证人事档案真实可靠的保障，也能够更好地利用人事档案，将档案视作录用、提升员工职务的重要依据，不再是无用的废纸。未来的社会是科技和效率的竞争，一个单位如何快速有效的选用恰当的人才，就必须依赖于信息化管理的人事档案。信息化人事档案管理值得就是利用计算机数据库技术，对人事档案的管理流程全面进行计算机化操作，操作便捷迅速，而且在网络平台上，人事档案的公开化，也能够保证人事档案的真实性。
人事档案管理实现信息化，主要体现在现实单位的管理中，主要表现为计算机数据库技术的成熟以及计算机防毒技术的程度，从技术层面上确保人事档案信息不会遭到破坏，保证了人事档案信息的隐秘性。除人事档案管理人员可以凭借身份验证对人事档案进行查询之外，任何人不能接触到真实人事档案，防止人为恶意破坏。
1人事档案实现信息化的重要意义
人事档案管理实现全面信息化的优势主要体现在这几个方面。
第一，利用率高。相比于传统的对人事纸质档案管理的手段，人事档案信息化管理能够一次录入，终身查询，对于档案的增加只要利用计算机数据库就能够完成，传统的人工管理方式，需要档案管理人员对档案信息进行搜集、归类以及存放，解放出了大量的人力劳动，而且传统的人工管理方式，如果有需要，查找档案时，需要多次翻阅原始纸质档案。档案管理人员的任务量相对较大。实现信息化档案管理之后，除在初期录入时需要大量人力之外，之后的查询只是点击鼠标的事情，而且主要在身份验证明确的情况下，拥有档案管理权限的人员都可以对档案进行查询。档案信息的利用率明显升高。
第二，有效保护纸质原始档案。人事档案因为其内容的特殊性是单位应用率较高的信息。如果需要查询员工的人事档案时，档案管理人员需要对人事档案经常性的进行拆装，时间一久，人事档案的原始文件会遭到破坏。实现人事档案信息化管理之后，人事档案全部在计算机数据库中备份，查找所需的信息时只需在数据库中完成查询即可，不再完全依赖于原始档案，原始档案能够很好地存放。
第三，改变单位工作方式。随着社会信息化程度的进一步提高，员工的基本信息在网上都能够查到，单位在聘用员工时，不再单纯地依靠员工的简历，而是可以在网上直接查询员工的学习工作经历，能够更全面的考查员工。而且对于录用员工的表现，即使录入到档案信息中，信息化档案管理新增档案条例比纸质档案更加容易，而且录入信息的范围更加广泛，全面记录考核员工的表现，从侧面也激励了员工的工作态度。
2人事档案信息化管理面临的挑战
即使快速发展的计算机技术为档案管理信息化提供了技术保障，但是在现实应用中，仅仅依靠技术进步是不够，还包含其他的因素。这些因素结合起来造成人事档案管理难以推行信息化的“罪魁祸首”。
首先，信息化档案管理普及率较差。国内目前的人事档案管理主要还是人工管理方式为主，计算机管理方式为辅的管理方式。而且人事档案管理的工作流程涉及档案的接受、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管以及档案的利用等等。这些流程中实现信息化管理的仅仅是档案的利用阶段，对于前期档案的接受以及整理，主要还是人工为主。造成之一现象的主要原因是因为，人事档案实现信息化管理首先需要一定的资金支持，其次需要强有力的技术支持，包括计算机的配套设施、档案处理软件、档案管理应用系统以及操作系统等等。
其次，数据库应用落后。人事档案信息化主要依靠数据库对档案进行有效管理，这些数据库的引进以及应用都应该与档案的管理流程一致，包含档案信息的接收、归档、整理、存储、更新、查询、使用和销毁等等。在现实档案管理中，由于人事档案多且杂，使得人事档案在录入数据库时存在着存档数据不完整、数据更新不及时以致查询不到所需信息等等问题。人事档案信息化管理过程中除这些人为的影响因素，还存在很多难以抗拒的影响因素，例如火灾、计算机病毒等。人事档案管理实现信息化在全社会没有统一的认识，人事档案管理也没有明确的标准，因此在人事档案数据库引进过程中，各大单位的都不相同，很难实现信息共享，限制人事档案的利用范围。
再次，人事档案管理人员难以适应信息化办公。传统的人事档案管理方式已经完全不能够适应计算机办公环境下的工作方式。而且人事档案信息化管理中，要求工作人员不仅具备传统的人事档案管理的相关知识，还需要具备深厚的计算机专业化知识，后者甚至较前者更重要。人事档案管理人员年龄层不一，中老年层对于计算机这一新兴办公技术的掌握需要一个长期的过程，但是不断更新换代的计算机技术却不能满足管理人员的这一需求，而是需要学习能力更快更强的管理人员。
最后，人事档案信息安全难以保证。在传统档案管理工作模式的影响下，档案管理工作人员对于信息化档案的安全意识模糊，主要表现在，第一，档案管理工作人员操作不当，对于归档以及公开的信息审查不够严格，出现信息漏洞。第二，信息档案比传统的纸质档案更容易修改，这就需要对档案管理人员作出严格要求，严禁档案管理人员修改档案。第三，档案管理信息化是建立在计算机技术发展的基础之上的，计算机黑客和计算机病毒是档案管理需要防范的重点之一，稍有不慎，就会造成档案管理的巨大损失。
3人事档案信息化管理的对策研究
实现人事档案管理的信息化需要从以下几个方面同时人手，综合解决人事档案信息化过程中存在的问题。
3.1统一标准
面对档案管理信息化过程中标准不统一造成的困局，需要政府制定明确的标准，将这些制度法制化，确保档案管理在政策法规的指导下，实现信息化管理下档案的高度利用率。
信息化档案管理的法制建设包含的内容相对较多，首先是针对计算机技术的法律规范，明确规定信息化档案管理中所使用到的计算机网络协议、数据权限以及查询网络，保证档案管理在技术层面上实现信息共享。其次是针对电子化的档案信息的法律法规，规范电子档案归档和利用的工作流程以及严禁事项，防止在档案信息电子化中存在的“猫腻”。确保电子档案真实有效，发挥档案应有的功效。完善的法规，明确的标准是人事档案信息化发展的保障。
3.2更新档案管理的信息技术
法律是全面实现信息化档案管理的外部基础，除此之外，更重要的还是信息技术的更新与联合。目前在信息化发展过程中，不同的科技公司“各自为政”，例如有专门研究数据库的公司、有专门研究杀毒软件的公司等等。但是在档案管理实现信息化中，需要多个技术相互联合，提供全面的技术保障。
3.3提高档案管理人员的综合素质
档案管理工作人员水平高低不一，因此，亟须引进高素质综合性人才满足档案信息化建设的需要。除了人才引进计划之外还需要对在职员工进行培训，制定层次化的培训机制，针对中青年工作人员的知识层次，制定个性化差异化的培训内容以及培训项目。逐步提高工作人员的工作能力和工作水平。
除此之外，还需要提高人事档案在社会服务体系中的服务作用，强化档案管理工作人员的服务意识，在全社会层面实现人事档案资源共享，促进人事档案市场化发展。进一步拓宽人事档案信息的服务功能，将人事档案按照文字、图形多种形式实现有效加工，在不同的档案系统中进行存储，按照现实需要的不同提取不同类型的档案形式资料，提高人事档案的服务层面和服务范围。
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【关键词】信息化；人事档案；新思路
一、信息时代背景下人事档案管理的要求
（一）档案信息数字化。信息时代的特征之一就是不断蓬勃发展的计算机技术，同时该技术已经在多个领域内运用。新的档案管理模式成为时展的必然，将科学有效地完备传统的人事档案。人事档案管理也将遇到新的挑战，第一要做的就是将传统的档案资料变成数字化档案，也就是说把以往的纸质人事档案录入、存储到计算机中，以数据库的方式来管理。
（二）档案信息传输网络化。因为人事档案包括多种多样的私人资料，因此管理档案的前提就是要保守机密，保密制度也被看成档案管理制度中的基础。由于在传统的人事档案中，多数采用的是纸质方式。当档案移交的时候，由于很多人会接触到档案，所以安全性就会让人产生怀疑，一旦出现泄密情况，追究责任人将花费大量的人力物力。人事档案实现信息化过后，通过加密就可以较好地完成移交，有效确保了档案的安全性。
（三）档案制订标准化。信息时代要求资源能够实现共享，而达到这个过程要求实现信息的标准化。简单来讲，就是让信息资源的记载、传输都满足要求的规范。在传统管理过程中，人事档案工作并不规范，人才信息整合遭遇很多困境。信息时代下需要不断地整合信息，具体方法就是建立规范的标准，在人事档案管理系统软件的帮助下实现标准化，达到共同拥有信息的目标。
二、信息化背景下人事档案信息管理的现状
（一）缺乏强有力的监督。部分企业没有投入过多的人力来监督档案管理，造成工作效率不高，信息技术的有效性得不到充分的施展。档案拥有者、管理者之间比较混乱，权限不清不楚，导致后续工作出现很多矛盾和冲突。部分企业在管理的过程中，只是让行政管理来行使监督权，法律监督成为一纸空文，导致政府的监督工作出现很多问题。
（二）工作人员专业素质薄弱。对于管理档案来讲，必须得到专业监管人员的管控，由于多数管理者缺乏相应的证书，部分人员知识临时借用，管理人员的素质千差万别，他们并不十分开心地展开工作，导致工作积极性不高，人员热情不够，工作效率持续降低。
（三）领导对档案管理重视不足。自身机制还存在一定的缺陷，由于领导的关注程度不高，导致档案信息化管理举步维艰。因为重视程度不足，相应专业人士自然不能及时到岗，制度无法顺利地执行下去，部门人员之间存在相互扯皮现象，往往只是推卸责任，并不主动承担责任，无法实现良好的交流。所以说，大家并没有十分看重档案管理，在处置档案的过程中只是随时让部分人员跟进，导致信息管理不能实现可持续发展。
（四）只重视使用，不重视管理。部分管理部门仅仅关心档案的查找特征，并不重视管理方面的问题。甚至一些管理部门还继续采用传统的档案管理方法，浪费了时间和精力。由于管理工作缺乏一定严密性，致使效率并不高。虽然说一些先进设备已经在使用当中，例如打印机、扫描仪、电脑等，由于在进行档案管理过程中，往往只是采用的打印、输入等动作，没有较好地实现分类、管理、汇总等工作，导致档案管理工作的水平较低。
（五）信息化管理水平不高。因为人事档案管理需要严密的规定，且中间将会有过多的手工劳动参与进来，所以信息化管理还存在懈怠现象。人事档案要求必须不能泄密，所以说对于管理信息系统来讲，必须确保实现安全最大化，满足保密要求。在数字化、信息化技术发展的过程中，档案信息系统也将面临新的规定，系统升级也将成为必然的选择。
三、信息化背景下人事档案管理的新思路
（一）人事档案管理的信息数字化。在计算机技术不断蓬勃发展的前提下，人事档案管理也将逐渐转变为数字型档案。信息数字化将成为未来的发展趋势，这都必须依靠不断完善的数字化信息系统，一是在预先进行的数字化信息系统的基础上，选择相应的人事档案相关软件，从而建立档案数据进行正确录入。二是务必要实现数字档案、纸质档案协调统一，一定要还原最真实的数据资料，不能出现相悖的情形。三是要确保后期制作的最佳质量，达到软件升级的要求。
（二）人事档案管理的信息网络化。通信技术已经踏上了网络化发展的道路，人事档案管理也将满足信息化的要求。要实现信息化的发展，首先务必确保档案不被外泄，对于审阅权来讲，只有那些保管档案的部门可以拥有这个权利。即使在互联网状态下，也能够实现最大的安全性。其次，信息网络化也需要现代化方法来管控，所以说，管理者的个人素质也至关重要，那些精通自身工作呈现，并具有很强的软件操作水平的管理者才能胜任此项工作。
（三）人事档案管理的信息标准化。在当今的信息时代，根据人才信息整合的相关特征，人事档案管理最终必须走标准化道路。在标准化发展的过程中，一是务必要保持信息的严谨性和准确性，确保审核到位，实现规范化的运作。二是需要完善的网络来支持，相应的软硬件设备要配备齐全。三是档案信息要增加服务力度，实现标准化的信息，例如检索功能，不仅仅要实现标准化，确保准确率，另外还必须满足相应法律、法规的要求。伴随着信息技术的推广，人事档案管理也开辟了新思路，也将面临前所未有的新局面。人事档案信息化应该借鉴另外档案信息化的方法，努力创新，利用科学技术开拓网络化、数字化的进程。
【参考文献】
[1]李兵琴.浅议人事档案管理[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2009(12).
[2]吴琪.浅析人事档案管理[J].现代企业教育,2008(06).
篇9
【关键词】流动人员；人事档案管理；信息化建设；思考
流动人员的人事档案管理工作，是我国人事档案管理工作中非常重要的一部分。人事档案记载着一个人的个人经历、学历、人事关系、思想品德、业务能力、工作表现和奖励处罚等方面的原始资料，是用人单位使用人才的主要载体和依据，直接关系到档案个人的切身利益。而传统的人事档案管理已经不能满足社会的需求，利用信息化管理，可以有效地弥补传统管理模式存在的诸多不足。
一、我国流动人员的人事档案管理工作的现状
（一）流动人员人事档案管理意识差、实用性低。国家相关文件中明确规定，流动人员人事档案应由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。但是，由于受经济利益驱动或对政策缺乏了解，致使一些未经授权的中介和企业违法管理流动人员人事档案，还有个人自行保管本人或他人档案，而非专业的管理以及传统的流动人员人事档案管理自身的弊端又导致了一些人事档案的材料中出现资料虚假、信息空白等情况，这种档案无法真实完全地反映一个人的职业变换过程，在一定层面上说，这也破坏了人事档案的实际使用价值。由此可见，流动人员的人事档案管理工作结构繁复，缺少严肃性和权威性，导致社会各界和百姓对档案管理的工作缺乏信任。
（二）流动人员人事档案管理缺乏统一的标准。人事档案的标准化管理有利于最大化地发挥档案的价值与作用，实现信息资源的共享。但是，当前很多单位的人事部门仍旧使用传统的纸质档案管理模式，相关工作人员在档案的拆封和填写上浪费了大量的工作时间，工作效率极为低下，并且容易出现档案资源丢失的现象，这与标准化的档案管理相距甚远。我国国有企业的档案管理工作相对规范，因此从国企单位转出来的流动人员的人事档案具有较高的标准。而民营企业的人员流动速度快，数量多，企业的人事档案管理方法相对落后，人事档案来源比较分散，内容也是截然不同，因此很难进行标准化的档案管理工作。比如，标准的人事档案管理在实际工作中应该使用规格统一的档案盒保存档案，但是很多的民营企业为了节约成本和便于拆装，而使用牛皮纸袋来封装人事档案，甚至当纸袋破损时，相关工作人员也没有及时处理，而是敷衍了事。
（三）流动人员人事档案管理无法突出时效性。流动人员的人事管理工作内容复杂、任务繁琐、数量巨大、管理机构工作人员数量少，所以很多当事人的职位调动、外出进修和业绩等资料无法及时存入档案。因此，大部分流动人员人事档案管理机构中保存的档案与原来一样，没有随着实际情况而更新或补充，这就对档案的时效性产生了严重的负面影响。
二、流动人员人事档案管理工作的信息化建设
（一）建立全面的人事档案信息数据库。在全国范围内建立各省、各市之间能够通用的流动人员人事档案信息数据库，是流动人员的人事档案信息化管理的基础准备措施，也是人事档案管理工作为社会和群众提供优质服务的前提。随着经济的发展和人事制度的改革，人员流动的数量及速度均有增加，因此建立各省各市甚至全国通用的、先进标准的、可靠性能较高的人事信息数据库是十分必要的，同时这也是今后人事档案管理工作可以实现信息资源数据化、网络化，信息资源的载体丰富多样化、信息资源的共享整体化以及人事档案管理流程自动化的前提。在建立人事档案信息通用数据库时，应该避免各个系统和单位自行设计，否则会导致信息系统硬件设备配置不同、软件不能兼容的现象发生。取而代之的是应由政府起带头作用，由专业的软件研发公司开发设计统一的人事档案管理系统，并在各个城市推广使用，然后收集归纳人事档案管理系统在使用的过程中出现的问题，并进行修复和完善。该软件系统的研发不仅仅要解决的是数据录入工作中的问题，还要保证今后人事档案查询工作的高效便捷，同时要设置查询权限，以保证人事资料信息不能非法泄露。针对人事档案中个人信息的保护工作，应遵循事前完善预防，事后快速补救的原则，因此，流动人员人事档案信息的通用数据库在建立时就应严肃注重系统的前端控制问题。流动人员的人事档案资料的信息化处理工作，应该由政治素质较高并且具有相关专业知识的人员来完成，应该在相关规定中明确表示出，一旦人事档案中的相关信息资料被非法泄露和使用，档案管理工作的相关负责人应该按照规定承担民事或者刑事责任。
（二）网络联动的建设速度应加快。流动人员的人事档案信息通用数据库虽然具有快速查询、统计分析流动人员个人信息的高效性，但是却不能提供人事档案中的鉴定和考核材料等信息。因此，我们可以参考美国的微缩技术，将其利用于流动人员的档案管理工作中，以此保证流动人员的人事档案信息的合理开发和利用，提高信息化的资源利用率，保护相关人事机构的实体档案。建立流动人员的人事档案全文数据库势在必行，将那些使用率较高且容易磨损的人事档案信息使用扫描仪器将其传输进入计算机中，然后分门别类地进行整理。在使用相关人事档案的信息资源时，就可以在全文数据库进行搜索、导出有关资料，然后可以通过电子屏幕阅读、记录和打印等。同时还要加强局域网、广域网以及互联网之间的网络联动建设，构建成拥有先进技术、相关功能比较完善的人事档案信息服务网络，能够做到在全国范围内的人事档案信息资源共享，不仅能够为档案信息使用者提供便利的条件，还能提高流动人员人事档案管理工作的效率，进而实现流动人员的人事档案信息化管理的建设。
（三）加强流动人员人事档案管理信息化建设的指导力度和法制建设。可以衡量一个国家、行业、地区的综合实力和现代化程度的标志之一就是信息化的发展水平，流动人员的人事档案管理工作也包括在内。相关的业务管理部门可以对信息化服务内容进行提前管理和有效监管，除必须保密的那一部分外，应该运用科学合理的方式来拓宽流动人员人事档案管理工作的服务范畴，并对相关工作人员进行培训，以提高流动人员人事档案管理工作的质量。流动人员的人事档案管理工作是一项具有严肃性的工作，必须严肃认真地对待。当前在人事档案管理方面已经具有一定的法律基础，但是相关法制建设还不够完善，因此，加快流动人员的人事档案管理工作的相关法治建设刻不容缓。在建设流动人员的人事档案信息化管理工作的过程中，一定会涉及到大部分的全新内容，尤其是在人事档案中的个人信息资料方面，我们必须要重视起这一方面的管理工作，首要就是档案信息的安全保护工作，其次就是相关档案信息合理合法的运用。因此，一定要建立健全的人事档案管理制度，做到流动人员的人事档案管理工作有法可依。有效制止盗取人事档案的违法行为，提升流动人员的人事档案管理工作的法治水平。
三、结语
综上所述，我国当前的流动人员数量庞大，流动范围极其广阔，流动人员人事档案管理工作进展困难，并且引发了很多社会问题。传统的流动人员人事档案管理模式已经不能适应当前的社会人口的发展需要，因此，必须通过政府、相关部门的指导以及社会各界的共同努力，加快流动人员的人事档案管理信息化建设的步伐。
【参考文献】
[1]宋熙东,张瑞菊,王德亮,任莹.流动人员人事档案管理的若干思考[J].兰台世界,2010（16）.
[2]李忠峪.加快我国流动人员人事档案管理信息化建设的若干思考[J].大众科技,2010（08）.
[3]刘亚红.当前我国流动人员人事档案管理现状的思考[J].山东档案,2014（04）.
篇10
一、信息化背景下人事档案信息管理的现状
新世纪以来，我国的经济水平以及科技发展水平都得到了极大的提升。而人作为发展的关键要素之一，如何科学合理地分配任务和岗位成为推动发展不可或缺的一部分。为此，人事档案管理也逐渐走到了台前，被越来越多的学者和专家重视、研究。在学术界已有不少的研究员对人事档案管理的发展进行了研究，对其在发展中出现的问题以及如何将其信息化、高效化等不同层面进行了相关的研究。从流通到市面上的相关资料来看，现有的人事档案管理制度有着不少的漏洞需要完善。
（一）缺乏强有力的监督。有些企业在人事档案管理上缺乏强有力的监督，导致档案信息管理工作效率低下，现代信息技术的作用没有发挥到最佳。档案管理者与档案拥有者之间的关系没有划清，在日常工作中往往会出现不必要的麻烦，一些企业管理仅仅是依靠行政管理来监督档案管理工作，没能很好地发挥法律监督作用，造成政府对档案的监督工作也不是很理想。
（二）工作人员专业素质不够过硬。档案的管理需有专业的监管人士进行操作管理，但是很大一部分档案管理者并没有相关的资格证，有的甚至是临时调用，自身专业素质不过硬、对档案管理工作没有热情，使得工作效率大打折扣。
（三）自身机制薄弱，领导不重视。自身机制薄弱，领导对档案管理工作不重视在很大程度上使得档案信息化管理不能正常进行。领导的不重视导致相关专业人员不能到位、相关规章制度落实不下去，各部门对此工作相互推诿，不能很好地进行沟通。这就导致了大家都不把档案管理当作一件重要的事，在进行档案处理时往往也就会临时抽派一些人进行整理，以致档案信息管理不能很好地进行。
二、加强和完善人事档案信息管理的对策
在信息化时代背景下，为了使人事档案管理工作更好地开展，不仅需要各机关部门加强对档案信息化的重视，更需要强有力的监督监管部门和权威的法律法规来保障，同时也需要大力培养专业素质人才来支撑人事档案信息化的进程。
（一）建立完善的数据管理系统，重视人事档案管理的信息化建设。利用现代信息技术的优势建立一整套完善的数据管理系统，利用网络技术对人事档案数据进行即时更新，让每一个人第一时间了解到自己的最新档案，解决信息报送不及时问题。同时对人事档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，方便企业在进行招聘时查询应聘者资料，同时这些信息可以重复利用，为企业的发展提供多方面的帮助。但数据的统计分类并不是一件简单的工作，需要相关部门发挥最大的作用，真正实现档案管理信息化、便捷化。
（二）建立健全内部管理模式，提高工作水平。科学、完善的自身管理机制，是档案工作能够安全、高效进行的前提。为保证档案管理工作的安全性、高效性，应对档案的检阅与存储，实行互相牵制、分级授权签署的模式进行管理，对部分珍贵档案的存放或过期档案的销毁，要尽可能实施集体决策。同时要对重要部门的人员定期调整以保证个人档案的私密性。
（三）实施严格的考评制度并进行奖惩。按照工作的需要和工作性质制定严格的规章制度，按照公平、公正的原则对档案管理工作人员进行奖惩。对那些在工作中表现突出，认真负责的工作人员进行适当的物质奖励和精神奖励，而对那些工作成绩不高，或者在工作中犯了错误，比如将个人隐私透漏、使信息失真的工作人员进行惩罚、批评，对于情节比较严重的工作人员则追究其法律责任。
三、人事档案管理发展趋势的展望
为有效提高我国人事档案管理水平，进一步增强我国人力资源的利用率。有必要对目前的人事档案管理进行改革，解决现有制度中存在的问题，并设计出符合时展需求的新兴目标，才能更好地做好我国人事档案管理工作，具体应从以下几个方面进行：
（一）完善人事档案管理体系。在现有的人事档案管理制度下，深入分析现有人事档案管理体系所存在的问题，找出影响人事档案管理效率的根源，建立不断完善的人事档案管理机制，才能为人事档案管理提供切实的制度保证。
（二）完善人事档案管理相关法规。法治社会是社会发展的必然趋势，只有全力完善人事档案管理的相关法?，在人事档案管理的工作中才能有效地保障人们权益的同时，也利于人事档案管理的顺利开展。为此，完善法律制定势在必行。
