档案管理的管理制度范文

导语：如何才能写好一篇档案管理的管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】社保档案；管理制度；建立；完善

社会保障是国家的福利制度，是从政策的角度整合社会闲散资金，经过合理配置之后用于扶持社会中的弱势群体，包括低收入水平的公民或者是缺乏劳动能力的公民经过审核批准后都可以享受这一福利待遇。生存于社会中的弱势群体，往往会由于经济收入低于社会平均收入水平而被推向社会的边缘。随着中国社会经济的发展，社会弱势群体的生活状况也要相应地改善，以维护社会稳定。建立并完善社保档案管理制度，有助于更好地维护社会稳定。

一、建立并完善社保档案管理制度的必要性

（一）随着企业的改革不断深入，需要建立并完善社保档案管理制度。企业以创造更高的经济效益为主。为了降低人力资源成本，将传统的终身聘用模式打破，而采用了签订合同的方式，使得企业的工作人员的流动性增加，企业也更具有生机和活力。但是，企业在人力资源管理上实施了这一系列改革，失业人员的生活保障问题就由政府来承担，以保证社会的和谐稳定。这就需要国家有关部门将社会保障体系建立起来，以对失业人员的基本生活问题予以解决。

（二）建立并完善社保档案管理制度是国家性质所决定的。在中国的社会保障体系中，主要包括4个方面的内容，即社会保险、社会福利、社会优抚和社会救济，其中社会保险是最为重要的组成部分。目前的失业问题已经成为了社会性问题，如果失业的人越来越多，就会给社会造成一定的负担，同时社会的稳定性也会受到影响。除此之外，医疗问题和养老问题已经得到了社会的高度关注，特别是中国正逐步迈进老龄化社会运行轨道，养老问题就倍显突出。与这些社会保障内容相关的单位要提高服务质量，以达到人民满意，就要秉承“为人民服务”的宗旨，做好社保档案管理工作。建立并完善社保档案管理制度可以确保社会保障工作有序展开。

二、社保档案管理制度的运行现状

（一）社保档案管理工作缺乏系统化。中国的社会保障档案管理部门比较多，由于管理工作缺乏系统性，就会导致档案管理工作难以过于繁琐而导致工作责任分散，难以提高档案管理效率。将社会保障档案管理制度建立起来，就是要构建相应的组织机构，将有关的法律制度融入其中，以使得社会保障工作无法统一性管理。社会保障档案关乎到公民基本保障是否能够稳定运行，做好档案资料管理工作，有助于更好地落实社会保障工作，提高工作效率。比如，在医疗保险管理中，不同的管理内容需要相应的管理部门管理，民政部门管理最低生活保障金，其中并不含有社会保险等方面的内容。这就必然会影响到社会保障工作。办理社会保障业务的公民就需要到不同的部门办理相关的工作内容，公民在办理社会保障工作中，不仅费时，而且也费力。如果有公民办理社会保障业务而有部门工作人员推脱的现象，就会导致工作人员与公民之间的矛盾产生。

（二）社保档案管理工作的透明度不够。中国的社保档案管理工作受到传统管理模式的影响而存在管理制度保密的问题。公民没有权力查阅文件的原件，就难以获得有效的工作证据。即便是公民可以看到文件，也要遵循规定的各种限制条件。这就存在着“有保不能查”的问题。社保档案管理工作的透明度不够，不利于社会保障体系的可持续发展。

三、建立并完善社保档案管理制度的策略

（一）将统一的社会保障档案管理机构建立起来。要确保社会保障档案得到科学和规范的管理，就要将相应的管理机构建立起来，以使得目前众多管理部门针对社会保障时管理更为规范化，而且能够切实保障相关的管理责任落实到位。只有根据工作实际需要实施合理化的管理，才能够确保社会保障体系能够发挥稳定社会的作用。随着社会保障档案管理机构的建立，并实施制度化管理，才能够使得社会保障的工作效率有所提高，以获得真正意义上的方便民众，给民众带来利益的效果。

（二）社会保障档案管理按照法制化轨道运行。随着中国的发展步入法制化运行轨道，社会保障体系也要法制化运行，以使得公民的权益得到保障。将“以人为本”的观念作为支撑，将社会保障档案管理的相关法律制定出来，并落实到具体工作中，还要针对制度进行不断地修改和完善，按照法律法规而展开，使得社会保障档案管理在法律的保障下展开，不仅流程规范，而且还提高了有关管理部门的约束力，使得社会保障管理机构更为重视档案管理工作，以使得档案管理工作人员的工作效率有所提高。

四、总结

综上所述，在国家的社会福利制度中，社会保障制度是重要的组成部分。建立社保档案管理制度，在于对社会保障工作有效管理，并根据社会发展的需要对相关工作不断完善，以推进社会保障良性化发展。

【参考文献】

[1]马晓华.百年社保档案管理存在的问题及应对措施[C].第七次华北地区档案学会学术讨论会论文集，2012.

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[关键词]油田企业；科技档案；超前管理；制度建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.114

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-01

0 引 言

对于多数技术密集型企业来说，谁掌握了行业前沿技术，谁就能够在市场竞争中占据绝对优势，进而提高企业市场竞争力。因此，越来越多的企业都加强了对行业前端技术的研发，并通过建立企业科技档案超前管理制度，促进科技档案的规范化管理，为先进技术的研发提供必要的经验参考和数据支持。本文首先概述了企业科技档案超前管理制度的重要性，随后提出了企业科技档案超前管理制度的建设措施。

1 企业科技档案超前管理制度的重要性

科技文件是科技档案的主要组成部分，档案管理人员在经过资料收集、系统整理和归档保存等一系列工作后，将企业日常工作中所产生的科技文件整理成科技档案，并进行规范化的保存。因此，为了保证企业科技档案的完整性，档案管理人员必须要熟知科技文件的具体运作流程和运动规律，进而将档案管理工作适当向前延伸，在科技文件转化成科技档案之前，就对其进行监督和保护。通过开展这种超前管理，能够最大程度地保证科技文件的完整性和丰富度。

需要注意的是，科技文件在转化为科技档案后，并不意味着管理工作的结束。事实上，即便是完成了科技档案的超前管理工作，企业档案人员仍然要做好后续的检查、监督、查阅、指导等工作，确保科技档案能够发挥其真正的利用价值。从本质上说，企业科技档案应当为企业技术研发和科技进步提供一定的支持作用，而档案人员的管理手段、管理意识、企业的管理制度，都在某种程度上决定了科技档案的价值。从这一点来说，引入科技档案超前管理制度，具有重要的应用价值。

2 企业科技档案超前管理制度的建设方法

企业科技档案的超前管理，需要从企业日常工作出发，重视科技文件的保护和监督。因此，在超前管理制度的建设过程中，相关人员不仅要将工作重点放在档案科技文件本身，还要重视超前管理与企业档案管理制度之间的衔接问题，具体的建设方法如下。

2.1 明确档案管理责任

同一企业的不同部门，所负责的工作任务各不相同，在科技档案超前管理制度建设中所承担的责任也有所差异。以油田企业为例，企业管理人员应当结合油田企业的实际情况，建立分工明确、责任清晰的档案管理工作网络，确保工作责任落实到个人。在这种管理制度下，档案管理人员要明确自身的工作责任，从而确保档案管理工作高质量完成。企业管理人员还可以将档案管理工作的完成情况与个人薪资水平挂钩，以此来调动档案管理人员的工作积极性。

2.2 加强部门之间的合作

油田企业各项工作的开展以及科技的研发，离不开各个部门之间的协调配合。在以往的企业管理中，由于各部门之间存在“信息壁尽保信息技术交流存在诸多障碍，制约了企业科技的发展和科技档案的管理。在引入超前管理制度时，要打破部门之间的“信息壁垒”，确保文件资料能够高效流转，从而加快企业科技的研发速率，为科技档案管理质量的提升奠定基础。在信息时代，谁掌握了更多的信息资源，谁就能掌握市场主动权，因此，要加强部门之间的合作，为提升档案管理效率提供基本的保障。

2.3 建立相互呼应的制度内容

这是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施效果。对于油田企业来说，档案超前管理制度中的文件归档制度与通常所说的档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环，也是决定科技档案超前管理制度实用效果的主要影响因素。因此，相关人员做好对接口的制度建设，建立相互呼应的制度内容，为企业的发展奠定基础。

2.4 资源共享

实现企业部门之间的资源共享，可以充分发挥各部门的自身优势，优化资源配置，促进文件档案管理工作顺利进行，加快企业信息化建设进程。以油田企业为例，生产部门应当将生产记录、生产效率等信息与科技研发部门共享，以便于科研部门以此为依据，进行有针对性的技术改进。各个部门只有强化信息和资源共享，才能提升有限资源的利用效率，一方面帮助油田企业节省部分成本费用，另一方面也有利于提高科技研发速度，加快油田企业的技术进步和经济发展。

3 结 语

档案超前管理制度作为一种新型的档案管理手段，在提高档案管理质量、保证档案管理安全等方面发挥了独特优势。实际工作中发现，部分企业存在档案管理程序不健全、缺乏监督审查机制等问题，影响了档案超前管理的工作质量。因此，企业一方面要建立健全档案超前管理制度，另一方面要重视档案管理人员的专业培训，从而为企业科技档案管理质量的提升提供人才支持。

主要参考文献

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【关键词】档案管理;制度;构建;完善

社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是强化档案管理的关键。

1．不断加强档案人才资源建设

人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势，要实现档案事业协调健康和可持续发展，必须把档案人才资源建设放在首位。

1.1促进人才流动，盘活人才资源

引进有专业知识、专业技术、专业技能的人才充实档案队伍。

1.2树立“以人为本”的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用

环境好，则人才聚。努力营造鼓励人才干事业，支持人才干事业，帮助人才干事业的环境，充分调动其积极性、主动性和创造性。

1.3保持档案干部队伍的稳定性

档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，档案干部的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。

2.加大档案管理人员培养力度

随着当前社会的发展和进步，档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。

2.1政治素质

档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规，贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。

2.2业务素质

随着档案工作科技含量的提升，需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质。

2.3现代管理的素质

第一，要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念，还要有研究探讨档案工作理论的观念，研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，善于发现档案工作的新规律、新方法，及时总结工作中的经验、教训，取人之长，补己之短，创新档案机制，促进档案发展。第二，要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发利用价值高的档案信息，及时推向市场，发挥其积极作用。第三，要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习，掌握现代化设备的实践技术。

3.促进档案工作的规范化、标准化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。

3.1加强制度建设

制度本身就是一种规范。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。实践中还要逐步完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。

3.2严格立卷归档标准，提高案卷质量

实现档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性，对完成现行文件任务的文件材料，才能立卷或归档，未完成的则不可以；进行合理的立卷分工，明确归档的重点，首先要区分文件与资料，特别要注意区分相似之处的文件资料，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失，在立卷过程中，同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内，保持同一问题的完整性，使其反映同一问题全过程，这样，即提高了档案利用价值，又使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂；同时还要做好案卷的装订工作，以有利于档案的标准化、规范化管理。

3.3严格公文的制发

档案由公文转化而来，公文制发得如何，不但决定公文本身的质量，也影响档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。如：公文用纸的质量、规格，排版形式；公文的签发手续、审批权限是否合格；公文的标题、主送和抄送单位是否准确、有无日期；字迹是否牢固清晰，不使用褪色的笔种、墨水，以有利于日后长久保管利用；不滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用等问题。因此，在公文制发中，必须要解决好规范化、标准化的问题，以提高档案实体质量，为档案实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。

【参考文献】

［1］邓绍兴，陈智为．档案管理学[M]．中国人民大学出版社．

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【关键词】 企业科技档案 超前管理 制度 建设

伴随着科技档案种类的日益丰富、数量的不断激增，目前，众多企业科技档案部门已愈来愈认识到建立、健全企业科技档案的超前管理制度，为促进规范管理科技档案工作，夯实坚实的基础，已势在必行。

1 “超前管理”理论

“超前管理”理论是一种前端控制手段，是以文件生命周期理论为基础，将以往档案管理的起点，进行前移，针对文件的形成、积累、整理、鉴定、归档等各个活动，而实行全过程的管理与监督控制。它把文件从形成、收集、积累、鉴定、归档，一直到保存或销毁的各个不同的阶段，均看作是一个完整的过程。而在这一过程中，文件的形成应为前端，积累、鉴定、归档、整理和编目等具体管理活动则为中端，永久保存或销毁是后端。而将过去分环节的阶段性管理，调整成为协同管理，从而确保了归档科技文件的真实可靠、完整安全。

“超前管理”的含义即前端控制，是指将档案管理的重点前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活动、文件的生成背景及其机构的职能。简而言之，就是对整个管理过程中的目标、要求和规则，进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现的，或部分实现的管理功能，均尽量在这一阶段实现。

“超前管理”不仅是档案管理工作的源头，更是对可能成为档案的文件的质量控制。是旨在提高管理效率的一种科学理念，其实质就是对档案的质量控制。目的即要使档案在刚形成时，就处于受控状态，并及时纠偏、纠错，使档案在形成、收集、整理、归档等环节中，实现对档案形成内容和质量的全过程控制。它已被越来越多地应用到档案管理理论中去。

2 企业科技档案超前管理制度

（1）企业科技档案超前管理制度含义：指从制度控制的角度，实行全程标准化、规范化管理，通过明确科技文件资料在形成、积累、整理、归档全过程中的各项要求，从而实现企业科技文件资料的规范管理、有序控制。

（2）建设企业科技档案超前管理制度的意义：它是构建企业科技档案工作制度体系的重要一环，也是整个企业科技档案制度体系的开端。它是一种确保提高企业科技档案质量的利用效益，实现企业科技档案全过程管理的有效手段。不仅有利于优化档案管理流程，而且还有助于提升管理水平与服务质量，以及和工作效率，促进企业开发利用科技档案信息资源。

（3）其建立的核心基础：企业科技档案超前管理制度得以建立的核心基础，应是制定出统一、规范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技档案的来源。科技文件的形成、积累、鉴定、整理、归档等几项的工作，紧密相连，共同组成科技文件工作。科技文件是科技档案的前身，科技档案是科技文件的转化形式，二者之间既有联系又有区别。两者之间的差异，致使科技档案超前管理的各个方面（如内容、人员、制度）必然不同于通常意义上的科技档案管理。因此，企业科技档案部门要熟知科技档案的前身形态--科技文件的形成过程和运动规律，在明确科技文件工作管理职责的基础上，适当地将科技档案工作向前延伸，做好对科技文件形成与积累工作的指导、监督和检查，实施超前管理。科技文件的运转程序并非积累过后就终止了，具有保存价值的科技文件，必须按照科技档案工作的要求，经过整理与归档，最终归属于科技档案部门，它并非简单的物理移位的转移。此两项“档案化”程序工作，虽是以科技部门和人员为主体而承担的业务，但企业科技档案部门也需实施超前管理，承担协助和指导的职责。科技文件的最后一个环节是归档。归档的结束，使得科技文件完成了向科技档案的转化。科技档案部门至此即完成了以检查、监督、协助、指导为主要内容的科技档案超前管理，而后便开始科技档案诸项的管理。对于一些能从源头上进行控制的工作环节，如科技文件的收集、鉴定工作，可以在科技文件管理阶段得以实现。此外，归档范围、保管期限表等要素的确定，也应提前到科技文件管理阶段。

（4）企业科技档案超前管理制度具体内容：主要应涉及三方面：文件流转过程中可能涉及的部门（机构）、相关人员，以及企业科技文件自身流程及相关的制度（即文件形成、积累、鉴定、整理、归档的运动

律）（如表1）。

（5）它与企业科技档案管理制度的衔接问题：企业科技档案超前管理是企业科技档案管理工作的源头，是与企业职能活动同步进行的。就是把科技文件工作与科技档案工作协调起来，对企业各项活动过程中，所产生的大量科技文件资料进行有效管理，是对可能成为档案的文件的质量控制，并形成质量闭环。简而言之：即强调从文件形成伊始，直至其最终成为档案的全过程管理控制，这两个制度内容的相互呼应是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施的效果。因此，在其制定和执行过程中，不仅要考虑自身的情况，还必须考虑其与企业科技档案管理制度的有效衔接问题，使之成为一个协调的制度体系。文件归档制度与档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环。此外，超前收集与超前利用，在理论上，它们符合档案管理和文件收集“全程跟踪”的思想，在实践中，把“收集”、“利用”作为服务，其中心内涵均在于“超前”，而完美地结合起来。

（6）实施企业科技档案超前管理制度，应从以下方面入手：（a）提高相关人员的整体业务素质：企业各部门相关人员（即参与文件形成、管理的部门和档案管理部门）是实现制度有效对接的主体。其包括：一是有关的科技、生产人员，二是有关的科技管理人员。他们是科技文件和档案形成和产生，最具有影响力的决定性因素。在很大程度上，均决定着制度能否正常地实施。应加大继续教育力度，采取脱产、业余等多种形式培训，有计划、多层次地安排与之相关的业务，以及科技文件管理等具体科目，提高他们的业务，以及管理科技文件的整体水平。企业科技档案人员必须在提高业务素质的同时，主动了解企业整体情况，抓住工作中的重点和难点，超前指导、及时检查，确保科技档案的完整、准确。（b）从组织机构和人员上落实管理：企业应依据实际情况，建立相应的科技档案管理工作网络，统一领导，分级管理，实现科技档案的全面质量控制。（c）分解制度指标，纳入责任制：将制度的指标层层分解，做到“三纳入”。即要纳入他们的职责范围、纳入科技工作计划管理，纳入科技工作程序，使科技文件的形成、积累、流通、整理、归档等制度化。应依据企业实际，明确他们在科技档案全程管理中的责任与义务，还要实行量化考评，并将考评结果纳入绩效考核体系。（d）选择行之有效的管理方式：要依据专业特性，因地制宜，制定出切实可行，且可操作性强的业务流程，进行合理分工，明确界定在管理的各个节点上，相关人员的业务范围和工作职责。（e）加强标准化和规范化：要按照国家标准来制订，才能有助于制度执行的标准化、规范化。必须遵循企业文件自身的特点、流程、规律，结合本企业实际，应明确科技文件在形成、积累、流通、整理、归档全过程中的各项要求，实行全程标准化、规范化管理，是确保实现超前管理制度的保障。（f）营造齐抓共管的氛围：为充分调动积极性、主动性和创造性，应尽力营造有利于团结协作的轻松、和谐及愉悦的工作氛围，在使岗位责任制明晰化的同时，引导相关人员自觉地形成积极配合，共同奋进的合力。（g）实现企业各部门之间的资源共享：企业应充分发挥内部各部门自身的优势，整合并优化资源配置，促进企业实现信息化的进程。

3 企业执行档案管理制度普遍存在的问题

（1）有章不循，有章难循：某些企业的档案管理制度虽早已建立，却形同虚设，无人重视，故很难发挥出自身应有的作用。（2）程序不完善，执行力欠缺：某些企业制定程序不完善，只以档案室的名义印发，而未纳入企业的整体管理系统，也未列入有关人员的岗位责任制和工作程序，导致制度不能得到保证有效地落实。（3）修订、补充和完善未及时，导致制度滞后：应在实践检验的基础上，不断修改、补充和完善，确保制度更合理、规范，以趋于完善。（4）缺乏检查、监督和控制机制：应建立、健全和完善与制度相匹配的严格检查、监督与考核的制度，并切实落实，以确保各项制度的有效执行。

4 结语

综上所述，在理论研究的基础层面上借鉴，档案超前管理制度现已初有成果，但在企业科技档案超前管理制度建设的具体操作实践，以及研究方面，仍很不乐观，存在着一定的局限性和差异性，还有待于进一步深入开展。在企业科技档案管

理制度建设过程中，建立、健全和完善一套完整、系统，且科学实用的企业科技档案超前管理制度，应是一项重要的系统工程，其任重而道远，迫切地需要坚持不懈的长期努力，才能得以实现。

参考文献：

[1]戴潭棋.浅析现代档案管理中归档电子文件的前端控制[j].2011（1）.

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关键词：高校后勤 建设 制度 以人为本

高等院校是培养人才的场所,担负着培养社会建设者的重要职责,也是精神文明建设的重要基地。在高校后勤管理工作中倡导人文精神有利于促进“以人为本”的后勤服务理念的形成,提高后勤服务质量和水平。同样,有着深厚人文精神底蕴的优质后勤服务又能进一步提升高校人文环境。这种高校后勤人文精神的培育既是高校后勤自身发展的需要,也是高校后勤育人的重要手段,以人文精神为内驱力,将人文精神糅合在后勤具体工作中,从根本上提升后勤服务质量,实现服务功能的同时体现育人功能。后勤作为一个职能性的服务保障部门，从职能分工看，他服务于全局各项工作，以大局为先，服务为重。后勤其实质就是为其他工作的开展提供“弹药”的后方战线，没有适时的物质保障和适宜的服务保证，各部门工作和活动就会失去基础和动力，一切都将无从谈起。

1.高校档案信息化建设

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。

档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。

2.建立健全的后勤管理制度

建立健全后勤管理制度，是搞好后勤工作的前提条件。高校应根据国家有关档案文件规定，结合学校的实际情况，制定出科学的后勤管理制度，建立科学的后勤组织管理和运行机制，建立后勤管理工作责任制，建立健全各项规章制度，后勤管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。

建立健全后勤管理制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性；第二，简明实用；第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工；第四，坚持制度执行的严肃性。后勤部门既是制定后勤规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3.提高后勤管理人员的素质

高校档案管理人员作为档案管理人员中的重要部分，必须跟上时代的要求和高校发展的需要，努力提升自己本身的素质修养。

档案工作的核心“关键在人”，档案管理人员的关键又是工作能力。

3.1 高校档案管理人员的能力要求

3.1.1 要具有较高的专业知识

精于档案管理专业知识档案。工作看似简单，但实际上具有很强的专业性和技术性。一个合格的档案管理人员不仅仅要钻研透自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能和技巧，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力

3.1.2 必须具备广博的知识

档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广播的知识，根本无法看懂里面的内容，对于分类和管理就无从谈起了。

3.1.3 要有良好的沟通能力

档案管理部门是一个集中很多内容的部门，同时也是一个严密性较强的部门。这就需要档案管理人员有善于沟通和处理事物的能力，既要管理好档案，让其在合法的范围内各取所需又要保证档案的严密，一个合格的档案管理人员首先就要学会怎么和各种各样的人沟通，这是工作中非常重要的一个部分，档案管理部门来来往往的人形形，没有好的沟通能力是很难胜任这份工作的。

3.2 高校档案管理人员的政治、道德素质要求

3.2.1 具有较高的政治素养

高校档案管理人员管理的是包含着广泛内容的各种各样的档案，这其中有高校的科研活动资料、教学的计划以及内容、人动记录、学校和各单位之间的交流等等。因此，档案管理人员必须坚定自己的政治立场，关心国家大事，关心社会动态，关心学校的发展，以自己的能力去维护好档案的管理，确保档案的安全，努力提高自己的思想政治觉悟，努力学习政治理论知识，拥有良好的人生观和价值观。

3.2.2 较强的服务意识

高校本身就是一个比较大的机构，而高校的管理工作就是这个大机构的后备军团，给一线的工作人员提供服务。档案管理工作不同于其他服务部门的服务工作，首先它的服务对象就存在着很大的区别，它为有较高素质的教师和有较高文化的高校学生服务，在短时期内，它所创造出来的服务价值不明显，服务效果也没有直观的表现，但是，它提供的服务是一个高校面对社会、面对人民群众一个最主要的窗口。作为一个高校档案的管理人员，每天需要接待来自五湖四海的各种人群，他们的素质不同，查阅的资料内容也广，因此很难做到一个百分之百的满意度，还有可能因为某些事物的处理而引来查阅者的不满和指责。再者，现在的高校档案管理工作条件远远没有达到一个与社会发展同步的程度，许多具体的编写工作还要管理人员进行手写，装订档案之类的工作更是要亲力亲为，难免会有一些枯燥无味，档案工作的重要性还需要人们的进一步重视和理解。而高校的档案的管理人员必须甘做背后的无名英雄，在服务态度上要主动热情，在工作态度上，要尽职负责，在待人接物上，要文雅和气，保持礼貌和谦逊的态度，主动为有需要的人士服务，让有需要的人满意而归。这是作为一个高校档案管理人员的职业道德的基本要求。

3.2.3 要具备严谨细致的工作作风

档案管理工作集政治性、科学性为一体，同时还有较强的服务性，同时还是一项复杂繁琐的工作。保持严谨的工作作风是做好这份工作的基本条件之一，在工作过程中，需要细致，细心。在很多的管理环节里面，只要有一点纰漏就会给其他管理环节带来很大的不便，给利用的人造成许多不必要的麻烦，甚至因为档案的紧急需要而发生大范围的查找或者返工，一旦因为管理人员的不小心造成的档案的遗失，更是会给个人或者单位带来不可估量的损失。

3.3 信息化对高校档案管理人员素质的新要求

随着社会逐渐步入信息化时代，传统的档案管理方式已经逐渐的跟不上社会发展的需要，在管理模式和管理人员的要求上已经提出了更高的要求，原有的档案管理受到了现代化信息管理模式的冲击和挑战。因此一个档案管理人员的工作能力和素质也面临着新的要求和变革，需要对自己的能力的培养有一个全新的面貌。

3.3.1 要求档案管理人员具备相当的外语水平

随着我国改革开放，各国之间的交流与日俱增，文化之间的传输也变得频繁起来，不同的语种，不同的语言编写的文献资料随着社会的进步在档案管理里面占有的比例逐渐增高。作为一个档案管理人员，应该提升自己的外语水平，在利用网络资源和查阅外文资料的时候可以利用到这些知识，还有进行整理档案的时候，也需要有外语知识作为基础，否则，无法利用相关的资源为用户提供满意的服务。

3.3.2 培养档案管理人员的创新能力

社会需要不断的进步就需要不断地改革和创新。当今的时代是信息高速发展的时代，知识的更新换代一日千里。因此，高校档案管理人员需要树立起全新的学习观念，从各方面提升和培养自己的能力，不断的学习新的技术，掌握更多的专业知识，利用现代化的技术手段对高校档案进行有效的管理，把传统的档案管理与现代化管理理论相结合，更好的为人民服务。

总之，高校档案管理工作是一个长期而充满挑战的项目，需要各部门的支持，需要人们引起足够的重视。高校档案管理人员必须时刻注意自己能力的培养，以最好的工作技能，服务态度，高度的责任感投入进去，为我国的档案管理事业的发展做出贡献。

参考文献：

[1] 李志青.信息时代的档案信息化管理[N].中国档案报，2009-03-02(3).

[2] 程晓英．高校人力资源档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究，2010(3)：94-96．

[3] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001:135-143.

[4] 陈晓伟,吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案,2009,(5):45.

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第二条会计从业人员职业道德档案管理实行政府部门监管与社会公众监督相结合、日常检查与不定期抽查相结合，体现客观公正、实事求是、注重实效的原则。

第三条区财政局负责本行政区域内的会计从业资格管理。授权区财政局财务会计管理中心具体负责本区会计从业人员职业道德档案管理。对在本区国家机关以及在本区办理税务登记的社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织（以下统称单位）从事会计工作、持有会计从业资格证书的人员，实施会计从业人员职业道德档案管理制度。

第四条区财政局财务会计管理中心应按《上海市会计从业资格管理实施办法》第五章有关规定，如实及时记载、更新持证人员职业道德的相关信息，包括持有会计从业资格证书的人员（以下统称持证人员）在会计从业方面受到表彰奖励和处罚、处分的情况等。

第五条会计从业人员职业道德档案中的信息来源：

（一）在区财政管理部门财政窗口持证人员登记的相关基础信息和注册、变更、调转以及接受继续教育情况；

（二）持证人员受到区级以上行政主管部门表彰奖励情况；

（三）持证人员因违反会计法律、法规、规章和会计职业道德被区级以上行政执法部门处罚、处分的情况。

（四）其他奖励与处罚情况由区各部委办、各镇、街道、莘庄工业区财政部门在年度终了后的一季度内报区财政局财务会计管理中心。

第六条职业道德档案内容的记载：

（一）根据持证人员提供的区级以上行政主管部门出具的有关表彰奖励证明，或区级以上行政执法部门对持证人员处罚的书面材料，由局财务会计管理中心负责受理并予以核查，经确认无误后，作出职业道德档案记录决定，并告知当事人。

（二）财政窗口根据财务会计管理中心的决定，将信息情况在《上海市会计人员信息库》中予以记载。

（三）区财政局财务会计管理中心应及时将记载情况汇总后报区财政局会计科备案。

第七条职业道德档案记录结果的使用：

（一）职业道德档案中有奖励记录的，将优先推荐高一级会计人才的培训；将作为上报高级会计师评审委员会申报高级会计师的业绩推荐；将作为评选区级以上会计先进工作者的重要条件。

（二）职业道德档案中有行政处罚或行政处分记录的，区财政部门应按照会计法律、法规、规章和会计职业道德的有关条款规定，予以处理并向社会公告。

（三）以上记录在使用中，如同时有奖励和处罚、处分的，按末次记录为准。

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关键词：卫生监督；档案；数字化；管理研究

随着社会的不断进步发展，数字化在人们日常生活中越来越普遍，在利用其方面的同时，有效提高了工作效率同时节约了不少资源，只都是值得肯定的地方。公共卫生监督执法档案由传统的方式向现代数字化科学管理的转变也是大势所趋，符合当下发展的形势。数字化的档案存储方式方便管理人员分类、检索、收集规整信息。当然在向数字化转变过程中存在不少问题，涉及基础设施、资金投入等多方面。因此公共卫生监督执法档案数字化的实现是一项综合的大型工程，需要多方面支持配合。同时，建设过程也是学习的过程，在解决问题中完善档案数字化管理。

1 卫生监督执法档案的数字化管理的概念和意义

1.卫生监督执法档案的数字化管理的概念

卫生监督执法档案的数字化管理是目前档案科学建设的重要组成部分，它以图像、文字、声音等为载体，以多种形式将有价值的资料保存下来，方便以后的参考使用。数字化管理档案资源，对他们分门别类整理、收集、设置检索等。使得档案管理趋于科学化、有序化和实用化。能够有效节约现有资源，提高工作效率，提供方便的服务。

2.卫生监督执法档案的数字化管理的意义

卫生监督执法档案的数字化管理的意义体现在三方面。第一，节约存储空间。以纸质形式为主存储凡事，需要一定的空间和适宜的存储环境。但是数字化管理有效节约空间，降低了存储成本。第二，提高工作效率。数字化管理以计算机操作为主，简化了工作流程，操作简单。人力的使用大大降低，工作内容在很大程度上，交由计算机处理分析、第三，实现档案形式多样化。数字化的存储支持多种存储格式，文本、音像、视频等格式的重要信息能够真实有效的记录下来。

2 卫生监督执法档案的数字化的发展现状

1.基础设备和建设资金不完备

档案数字化的管理转变需要一定的资金投入和基础设施的构建，这是一项复杂的工程，所需的人力物力也是在所难免的。目前存在的问题在于基础设施的构建和资金投入。缺乏资金的有效供应，导致相关的软硬件设施建设不完备，而且相应的升级服务，软件维护等工作也不能落实到位，在一定程度上限制了数字化的转变和发展。而且现在卫生监督执法档案的数字化还处于发展阶段，会碰到诸多问题，这都需要加大资金的投入，从根本上解决问题。

2.缺乏有效的监督管理机制

卫生监督执法档案的数字化的发展缺乏有效的监督管理机制主要表现在两方面。第一，档案的监督管理不到位。尽管实施数字化的档案管理使得管理起来方便快捷科学，但是各部门监督管理的标准不一致，信息资源共享过程中增加不必要的麻烦。第二，人员工作积极性不高。日常的监督管理工作疏松，人员工作积极性不高，工作效率低下。对数字化档案管理的思想认识不深刻，缺乏严格的工作素养。而且缺乏有效科学的奖励机制，这也是管理人员工作积极性不高的原因之一。

3.数字化管理的人才匮乏

数字化管理方面的专业人才的匮乏是制约公共卫生监督执法档案数字化快速发展的一大因素。目前现状是旧员工工作经验丰富，专业知识有所欠缺，而新员工知识储备丰富但是缺乏丰富的经验和对工作的认识，在思想认同方面也有所不足。管理人才不仅要求过硬的专业知识，还要有认真谨慎的工作态度，熟悉档案方面的规章制度，遵守职业道德，这是企业单位对员工自身素质的基本要求。

3 卫生监督执法档案的数字化管理的解决策略

1.加大资金投入，完善基础设施

转变传统的思想观念，适应的当下的发展形势，加大对数字化档案建设的资金投入，着力完善基础设施。对于建设过程中必需的软硬设施如计算机和网络配置等，保证工作性能稳定可靠，使用寿命长。良好的工作环境，有利于工作的正常进行，提高工作的积极性和工作效率。日常的维护工作要求落实到位，对于软件升级、设备维修等，各部门积极配合，加大资金的投入，这样才能从根本上解决问题。

2.建立健全监督管理机制

建立统一的档案的管理标准。由于各部门因为工作需要，各自制定了不一的档案存储格式，各部门之间的共享存在一些问题，因此避免这些问题需要制定统一的档案管理标准。统一的档案管理标准要求整洁大方、格式统一、结构严谨。档案按照一定的标准转、归类、存档。分门别类整理收集，同时按照一定的顺序索引，有效提高了工作效率。建立健全监督管理机制的建设，提高管理人员的工作积极性。绩效考核制度的实施，有效激发管理工作人员积极性，端正工作人员的态度。而且监督不仅仅局限于考核，还要监督整个数字化系统的可靠运行，定期对档案进行检查监督，软件日常维护、升级工作的落实到位。数字化的档案管理不只要求科学性、快捷性，更重要的是注重它的时效性和实用性，这样在监督管理的背景下，才能稳定安全工作。

3.培养和引入专业人才

培养和引入数值化档案管理的专业人才是该工程的关键组成部分。企业单位一方面扩大人才来源，在社会上招聘合格的专业人才。另一方面，企业单位自身对于人才的培养集训。引入的人才在某种程度不能胜任工作，他们的工作能力需要提高，实践经验需要积累。因此企业单位要定期对管理工作人员进行培训，一方面增加专业知识方面的巩固提升，另一方面积累丰富的工作经验。除此之外，还要培养提高他们的思想认识，增强他们的企业单位的认同感，能够深刻理解工作的必要性和重要意义，在他们能够熟练掌握设备的使用的同时和提高了解决问题的能力，可以应对解决在发展过程中遇到的问题，这才是企业单位取得长足发展的关键。

总之，卫生监督执法档案的数字化管理工程的建设不是一蹴而就的，需要时间的发展和资金的投入，建设完备的基础设施才是该工程长足发展的基本要素。在数字化档案的实施过程当中，必要有着严格的监督管理机制进行约束。不单单是从档案的格式上要求，还要统筹规划整个工作整体，协调发展，提高工作的积极性和工作效率。只有完善的监督管理机制才能保证在实施道路上坚定不移的向既定目标前进。除此之外，专业人才的培养和引进也是解决问题的关键所在，企业单位不仅仅是引入人才，更重要的是培养人才。相信未来的不久，在卫生监督执法档案实施数字化管理的道路上能够取得不菲的进展和明朗的前景。

参考文献

[1]张蓓蕾，李安琪，陈华俊，孙永萍，黄娟，张帆.卫生监督档案数字化管理研究[J].中国卫生监督杂志，2014年4期.

[2]孙洪坡，关于医疗卫生档案的电子化管理分析[J]，科技风，2015（8）.

[3]曹思静，新时期的疾病预防控制中心的档案管理工作[J]，城建档案，2015（6）.

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【关键词】内部管理；档案规范化管理：机关事业单位

推进事业单位档案规范化管理，一方面能够促进事业单位的科学发展，从而在根本上提升事业单位的工作的精细度，规避决策性失误的情况发生。另一方面，档案的规范化管理还在一定程度上保存了社会资源与力量，能够保证事业单位更有效率地开展工作，从而提高事业单位决策的合理性。因此本文将立足于事业单位档案规范化管理中容易出现的问题，结合实际工作，提出具有参考价值的档案规范化管理的对策，从而为我国社会各项工作的开展贡献一份力量。

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）对档案管理工作不够重视。传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面地认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与事业单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成事业单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受事业单位工作模式的影响，而在事业单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致事业单位中档案管理工作流于表面。

（二）管理模式不规范。科技的发展也带动了其他领域工作的革新，相比传统档案管理工作，如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将事业单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，还规避了各种失误，提升了事业单位档案工作的精确化管理能力。但技术的革新在事业单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为事业单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，造成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了事业单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。

（三）档案管理制度不健全。档案管理制度不健全，表现在事业单位档案管理制度无法全面地涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面地考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。

二、事业单位档案规范化管理的有关对策

（一）强化档案规范化管理的重视程度。强化事业单位规范化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对事业单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高事业单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在事业单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在事业单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步提升档案规范化管理的工作水平，从而给事业单位的档案管理工作提供组织保障。推动档案管理制度规范化。档案管理制度的规范化，是提升事业单位档案规范化管理能力的重要途径，也是事业单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是地进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动事业单位档案管理工作规范化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在事业单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合事业单位的总体目标，有侧重地完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。促进档案管理模式的规范化。档案管理模式需要组织建设的保障，要求相关工作人员加强档案管理信息化建设，配合新型的技术，不断完善现代化档案管理模式，从而提高事业单位档案管理的工作效率。首先，要求相关工作人员建立互联网档案管理平台，将档案的收集、整理、归档工作转移到互联网平成。同时，还要针对多媒体技术的特点，不断完善事业单位档案管理的运行机制。从而在完善的工作模式下，提升档案管理工作的深度与广度。

（二）强化档案管理体系规范化。进一步健全事业单位管理体系，需要事业单位内部各个部门的配合。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合事业单位运转的需要，并且在工作的过程中，不断拓展档案管理工作在事业单位中的业务内容。从而提高事业单位协同体系的建设。

三、结语

综上所述，档案管理工作是事业单位合理运转的核心，因此加强档案管理规范化建设，能够有效地提高事业单位的工作能力，使其在社会各项工作中，能够保证高效地工作，促进事业单位的处理能力。

【参考文献】

[1]许莉莉.探究事业单位档案信息化管理的推动思路及举措[J].黑龙江科技信息，2016（08）：173.

[2]辛清华.论事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理[J].中国卫生产业，2015（02）：38+40.

篇9

优化档案管理人员素质，也是高校教学评估对高校档案管理的作用之一。在高校教学评估中，随着高校评估的指标体系和评价标准的提高，对高校档案管理人员的要求也逐步提高，在一定程度上使高校档案管理人员的业务素质和技能水平面临着新的挑战。面对当前高校档案管理人员素质普遍不高的现状，开展高校教学评估工作，可以促使广大高校档案管理工作人员不断更新档案管理业务素质和技能水平，与时俱进地采用现代管理方式开展高校档案管理工作。

有利于完善档案管理工作机制

档案管理工作机制对高校档案管理工作至关重要，高校教学评估在完善高校档案管理工作机制方面的作用也不容忽视。当前高校档案管理工作机制还存在着诸多亟待解决的问题，从总体上来看，当前高校档案管理工作机制有待完善。在高校档案管理工作中，通过开展高校教学评估，加大档案管理工作力度，建立档案工作自评自建的长效管理机制，使学校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道，有利于完善高校档案管理工作机制。

发挥高校档案管理中教学评估作用的策略

在高校档案管理中，发挥高校档案管理中教学评估作用的策略，可以从充分意识教学档案管理的重要性、建立健全高校教学档案管理制度、配备高素质的高校档案管理人员三个方面入手，下文将逐一进行分析。

（一）充分意识教学档案管理的重要性

高校档案管理工作是高校建设的重要组成部分，充分意识教学档案管理的重要性，是发挥高校档案管理中教学评估作用的关键。在高校档案管理中，重视教学档案工作，是搞好教学档案管理有一个很重要的前提。充分意识教学档案管理的重要性，可以从两个方面采取措施，一方面从高校领导层到教学和教学管理的职能部门，要重视教学档案材料，认真整理档案材料并妥善保管；另一方面高校档案室的档案管理人员，要树立档案管理意识，切实把高校教学评估和高校档案管理工作联系起来，实施有效的高校档案管理工作。

（二）建立健全高校教学档案管理制度

高校教学评估和高校档案管理工作息息相关，管理制度是教学档案管理工作开展的基础，建立健全高校教学档案管理制度，使高校档案管理工作在制度上得到保障，可以在一定程度上促进高校教学评估工作的开展，便于更好地进行高校档案管理。目前高校教学档案管理制度建设缓慢，在处理具体的档案管理工作时，使得高校档案管理没有章法可循，按照教学评估指标体系,建立一套教学评估档案，建立健全高校教学档案管理制度，制定出每一教学工作环节的质量标准和要求，规范高校教学档案管理制度，对高校档案管理具有巨大的促进作用。

（三）配备高素质的高校档案管理人员

高校教学水平评估推动了档案管理升级，极大地推动了高校档案基础设施建设和科学化、规范化管理。随着高校教学档案的信息化建设的深入发展，在高校档案管理中，对高校档案管理人员也提出了新的要求，只有配备高素质的高校档案管理人员，才能适应现代高校档案管理工作的发展。在高校档案管理工作中，建设一支业务精良的档案管理队伍，可以通过定期开展对高校档案管理工作人员的业务培训和专业技能训练，使高校档案管理人员成为迎评促建的骨干，进而带动高校档案管理工作的发展。

结语

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关键词：档案管理；信息化

在互联网时代的大背景下，将一个单位的档案管理工作从原有的模式中解放出来，对于提高一个单位档案管理能力具有强烈的现实意义。然而在档案管理电子化的过程中，由于缺乏相关经验，也暴露出许多问题。本文将分析当纳管理现代化与电子化的优势与特点，并结合实际，提出改进方案，促进一个单位档案管理工作的高效性与合理性。

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

1.1 高效性

相比传统的档案管理模式，电子化档案管理运用先进的信息技术，将档案管理工作提升到新的层次。如今档案管理工作更依赖计算机等高端媒体技术。一方面，计算机依靠其强大的储存功能与信息处理能力，将一个单位档案管理工作的效率大大提高了。另一方面，电子化档案管理拥有无可比拟的数据加工能力，有效规避了各种失误，尤其在处理在处理特殊紧急情况时，电子化档案管理表现出方便快捷的特征，提升了一个单位档案工作的精确化管理能力。[1]

1.2 综合性

现代化及电子化档案管理工作并非摒弃传统的档案管理方式，而是将旧的档案管理模式融合到电子化档案管理模式之中。例如，如今档案管理工作不仅依靠纸质媒体，还运用多媒体技术，从而强化了一个单位的综合管理能力，在档案收集、检索、应用方面，都有很大的提升。同时，相比传统的档案管理模式，现代化及电子化档案管理模式优势还表现在处理档案的效率与能力上，都远远的由于传统档案管理模式，从而表现出巨大的应用潜力，将档案功能在一个单位中发挥到极致。

1.3 便携性

依靠纸质媒体的传统档案管理模式，已经无法适应当今社会的发展。依靠计算机多媒体技术的现代化及电子化档案管理模式，能够克服传统档案管理模式不适宜携带的缺点。[2]同时，传统档案管理模式在档案文件转移中，容易出现丢失与损坏的情况，因此使一个单位的工作处理速度大打折扣。而电子档案拥有便于携带的优点，能够通过网络平台迅速的处理数据。此外，电子化档案管理的优势还表现在强大的储存于检索功能上，依靠计算机的档案管理工作，免去了对物理空间的需要，只需要储存在便于携带的电子设备中，就能随时的进行查询与检索。

2 档案管理中存在的问题

2.1 对档案管理工作不够重视

受传统的观念影响，档案管理工作一直未受到足够的重视。一方面，是因为领导层未能全面的认识档案管理工作，将其当成一个储存性质的工作，没有能够认识到档案管理工作与一个单位运转之间的关系，因此在档案管理工作的投入上较少，无法达到档案管理工作的要求，造成一个单位档案管理工作普遍滞后的情况。另一方面，档案管理工作还受一个单位的工作模式的影响，而在一个单位的编制体系中，档案管理工作也一直处于较为基层的位置，这严重影响档案管理工作的人才交替，导致一个单位中档案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不规范

科技的发展也带动了其他领域工作的革新，但技术的革新在一个单位的档案管理中却暴露出一些问题，管理模式无法适应新型技术，成为一个单位档案管理中的主要问题。相关工作人员没能将多媒体技术完全的纳入自身的工作之中，在许多工作环节，依旧使用着落后于新兴技术的手段，早成人工与多媒体技术的工作内容重叠，管理模式很大程度上限制了一个单位档案管理的工作效率，从而造成资源的浪费。[3]

2.3 档案管理制度不健全

档案管理制度不健全，表现在一个单位档案管理制度无法全面的涵盖档案管理的日常工作，在全面性上有所不足。这主要是由于制定档案管理制度，在工作的过程中，没有全面的考察档案管理工作的流程，因此导致档案管理制度的制定工作脱离实际，缺乏对相关工作人员的约束能力。除此之外，档案管理制度缺乏对某些特殊情况的处理方法，导致档案管理制度无法行使其职能，也给相关工作人员的管理造成一定的影响。

3 提高档案管理水平的有效措施

3.1 档案保存查询实现电子化

档案保存查询功能电子化是提高档案管理水平的有效措施。首先，要将档案的内容进行整理录入，将传统档案的纸质文档转化为电子文档。相比纸质文档，电子文档的特点是更易保存、方便查询。因此实现档案保存查询功能的电子化，还需要相关工作人员大量的录入工作，能够将档案进行及时、有序的分门别类，从而有利于一个单位开展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的档案管理制度

完善档案管理制度，是提升一个单位档案规范化管理能力的重要途径，也是一个单位开展档案管理工作的基础。因此要求相关工作人员能够从实际出发，实事求是的进行档案管理制度建设。需要从新形势、新要求出发，针对当前的工作要求，与时俱进，从而推动一个单位档案管理工作电子化。首先应当做的，是扩充档案管理制度的内容，在一个单位工作的过程中，更新档案管理工作的内容，从而增加档案管理制度的全面性，在合理化的基础上不断增加新的制度。除此之外，还需要配合一个单位的总体目标，有侧重的完善档案管理制度，对现有的档案管理制度进行清理，剔除过时的部分，保证档案管理制度能够与时俱进。同时，还能保证一个单位的内部工作人员的积极性，按照档案管理制度，落实现代化档案管理的工作。

3.3 加强档案电子化管理的重视程度

加强一个单位电子化管理的重视程度，首先要从领导层的认识出发。加强部门领导对一个单位档案管理的重视程度，一方面，能够提高一个单位档案管理的力度，重新整合档案管理部门在一个单位中的资源配比，从而提高档案管理部门在一个单位中的重要程度，不仅局限于基层工作的位置。另一方面，领导层的重视，是对档案管理工作的有力的保障，在领导层的支持下，相关工作人员要进一步的提升档案电子化管理的工作水平，给一个单位的档案管理工作提供资金及技术的支持。

3.4 形成档案管理的网络体系

在档案管理的电子化的转型过程中，需要建立与之对应的网络体系，一方面，健全的平台是一个单位档案管理的基础，从而使档案信息更加权威、专业。另一方面，利用互联网的开放性与平等性，能够让一个单位内的档案管理工作人员更好的参与进现代化档案管理工作中。加强档案管理人员的能力建设，是强化档案管理体系的重要途径，通过有针对性的岗前培训工作，能在一定程度上，增强档案管理人员的专业素养，确保管理人员的素质符合一个单位运转的需要。[5]

4 结语

一个单位档案管理工作现代化及电子化是顺应时代的发展，也一定程度上反映了一单位档案管理工作的未来发展方向。因此要求相关工作人员在开展档案管理的工作中，能够将先进的信息技术融入到自身的工作中来，从而更好地适应社会的发展。

参考文献

[1]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化及电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016，07：157.

[2]边俊士，张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药，2012，02：165-166.

[3]孙红雁，邱明东，王樱桦.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理[J].商业会计，2012，19：124-126.