教职工人事档案管理办法范文

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关键词：高校；人事档案；对策

一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义

1.为考察和选任人才干部提供重要依据

高校的发展关键在人才，核心在领导干部，干部人事档案记录了人员的过往学习、工作经历。随着高校的发展，对干部人才愈加重视，严格进行领导干部的选任和考察，可以确保干部选任的科学性。档案审核是干部选任考察的必要环节，通过全面审档，可以更全面的了解拟选任人员的过往，对于存在干部档案造假等不端行为的干部严厉惩处，不得提拔重用，有效降低选人、用人风险。

2.为维护高校教职工合法权益提供凭证

人事档案是对教职工成长历史的记录，内容丰富，记录了其家庭成员、工作经历和薪资福利及奖惩情况等，当教职工出现财产继承、离退休办理等情形时，可通过查阅人事档案进行家庭成员关系确认、工作年限确认等，有效地维护教职工切身利益。

3.有利于强化高校人才队伍建设

人事档案对个人信息进行了全面详实的记录，包括个人的兴趣、爱好、特长、学历职称、工作经验等，人事档案的整合就是强大的人员信息库，通过人员档案资料分析，可以对高校整体人员情况进行盘点，科学预测未来人员需求，结合人员特点进行人岗匹配，加强人力资源开发利用，实现人力资源的高效配置，促进高校人才队伍建设。

4.有利于促进高校组织人事工作的开展

人事档案工作是高校人事工作的重要内容，高校组织人事工作是围绕人员“选育用留”的工作，离不开对人员的管理，做好人事档案工作，有利于促进高校人事工作的开展。

二、高校人事档案管理存在的问题分析

人事档案在高校组织人事工作中发挥着重要作用，做好高校人事档案管理具有重要意义。但由于人事档案意识薄弱，重视程度不够，管理不规范，从业人员专业度不够等各方面原因，制约了高校人事档案的科学规范管理。

1.人事档案意识薄弱

随着高校改革的深入推进，需要进一步做好人事档案工作，更好地服务于高校组织人事及其他工作的开展。由于人事档案工作量大且不易产生工作业绩，因此，许多高校对人事档案工作重视程度不够，高校领导、从业人员在思想上对人事档案重要性认识不足，主动学习、主动工作、主动作为意识薄弱，存在重保管轻利用等管理意识，人事档案思想认识不足严重制约了人事档案的科学规范管理，制约了人事档案工作的高效开展，制约了人事档案作用价值的发挥。

2.人事档案管理制度不健全

受高校发展成熟度及领导重视程度等因素影响，许多高校存在制度缺失或不健全情形，人事档案管理缺乏制度依据，管理不规范。高校人事档案内容不齐全情形较普遍，收集、整理、统计、利用等各环节工作的开展缺乏操作规范，无法为高质量开展高校人事档案工作提供制度保障。人事档案材料包含十大类，材料的形成涉及组织人事、审计、纪检监察等多个部门，需要诸多部门的协调配合。由于相关档案材料形成部门对档案移交程序不了解，或出于部门自身工作繁杂，对人事档案工作重视程度不够等，人事档案材料移交不及时、移交不齐全情况常有。高校人事档案移交过程中常存在移交手续不齐全等情况，造成管理混乱、推诿扯皮等情形。高校人事档案的整理存在分类不严谨，录入不细致，排放无序等情形，严重制约了高校人事档案的有效利用。

3.人事档案管理基础设施落后

由于对人事档案不够重视，加之经费紧缺，缺乏财力、物力支持，有效投入不足，人事档案管理基础设施落后。有的高校没有设单独的人事档案室，仅设档案柜；有的人事档案室被当作了杂物室。人事档案保管设备缺失或老化，未达到档案室档案设备配置要求，这些都不利于人事档案的安全保管。高校人事档案管理软件落后，有的高校甚至完全没有人事档案管理软件，依靠excel进行人事档案信息录入和人事档案信息的具体查找，管理落后，效率低下，利用不足，制约了人事档案工作的开展。

4.人事档案信息开发利用水平较低

人事档案开发利用意识薄弱，人事档案管理理念较落后，重保管而轻开发利用，未发挥人事档案对人事管理的作用。档案信息开发利用信息化水平较低，人事档案管理中人事信息系统落后，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。

5.人事档案队伍建设不足

虽然国家政策对干部人事档案管理人员配置作了明确规定，但在高校实际工作中，由于学校重视程度不够，加之人手不足等原因，人事档案从业人员常常配置不足。高校人事档案工作人员常由组织人事工作人员兼任，档案专业理论知识不足，人事档案分类整理、人事档案信息化管理等理论和实践经验不够，且由于个人时间精力有限，对人事档案业务投入精力不足，业务钻研不够，人事档案工作质量无法得到保证。

三、关于新时期做好高校人事档案管理的对策思考

1.增强人事档案管理意识

高校领导应意识到高校人事档案的科学规范管理具有重要意义，有利于更好地维护高校教职工的利益，更好地促进高校人才建设，推动高校高质量发展。因此，要发挥领导关键作用，高校领导要积极为营造良好工作氛围，调动高校人事档案工作人员做好人事档案工作的积极性。高校人事档案工作人员要学会利用大数据思维和信息化思维进行人事档案管理，增强档案管理意识和信息资源共享利用意识，同时利用学校网站、学校微信公众号等平台加强推广宣传，多渠道宣传人事档案对于促进高校人事工作及高校发展的意义，增强高校教职工人事档案意识。

2.完善人事档案规章制度

促进高校人事档案工作的发展需要完善顶层规定制度设计，建立完善的规章制度体系是开展人事档案各项工作的依据和保障。一是要完善高校人事档案管理制度。根据国家档案管理办法及干部人事档案管理办法相关规定，结合高校实际，制定科学的高校人事档案管理制度，确保高校人事档案工作开展有章可循。二是制定人事管理制度配套实施细则。完善人事档案收集、分类、转递、利用等相关规定，要重点做好高校人事档案的收集管理。明确高校人事档案相关形成部门的工作职责，建立高校人事档案收集工作机制，定期进行收集，明确收集、移交手续要求，做好移交清单，确保各项移交资料有据可查。按照人事档案分类规定，科学做好高校人事档案的分类整理。三是要完善配套考核激励制度。制定人事档案工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、优秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保人事档案管理工作各项目标有效完成。

3.完善档案管理各项基础设施

足够的经费和有效的人力、物力支持是开展高校人事档案工作的重要保障。高校人事档案工作人员要主动作为，并致力于推动人事档案工作的高效开展。按照档案保管规定，完善人事档案库房建设，实现库房环境的现代化，配备技术先进的设备。例如，温湿度调节、安全监控等设备，实现人事档案的高质量保管，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，通过扫描、录入等方式将纸质档案逐步转换为电子档案，实现人事档案信息存储数字化。

4.强化人事档案开发利用

在做好档案安全保管前提下，逐渐加强开发利用，充分发挥其价值。一是要转变人事档案管理理念，由重保管将工作重心转移到人事档案信息资源的开发利用上来，要深刻地认识到实现人事档案信息资源开发利用对于优化人员配置，促进人才建设的重要作用。二是要做好高校人事档案资源网络化利用，条件成熟的学校要进行网络化的查询利用平台，便于高校教职工更高效便捷地进行人事档案的查阅与利用。三是做好人事档案信息数据的深度挖掘研究，以高校事业发展为导向，根据人事档案信息，更好地进行人力资源开发，促进高校人才队伍建设。

5.提升人事档案队伍水平

高校人事档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期高校发展的高素质、高水平的档案人才队伍。高校要认真分析人事档案工作对从业人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对从业人员的培训力度。一是实施岗前培训，要加强保密意识培训，要提高从业人员的政治意识和保密意识，从业人员要有良好的工作作风，严格遵守人事档案工作纪律，确保人事档案实体和内容安全。要结合实践案例，对从业人员进行系统的岗位培训。二是在岗位实践中培训，通过老员工带新徒弟的方式，在实践中对新从业人员进行指导，更好地将理论与实践相结合。定期组织交流会、专题会等会议交流人事档案工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进高校人事档案管理水平提升。综上所述，新时期、新问题、新要求，结合高校实际，高校人事档案管理需要从加强人事档案意识，完善制度，加强开发利用，提升人事档案人员水平等诸多方面努力，进一步规范管理，促进人事档案管理水平提升，为高校事业发展提供保障。

参考文献：

[1]杨琪.高校人事档案管理现状及问题与对策研究［J］.工作指导，2019(2):173-174

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[关键词] 档案管理；高等学校；素质

【中图分类号】 D92 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2014）07-251-1

一、了解高校档案管理的特征

对高校档案管理特点的了解以及对高等学校档案管理工作的规律的把握，是加强高校档案管理的前提。高校档案管理具有综合性、社会性、系统性和通用性等特点。高校档案主要包括教学档案、科研档案、学生档案、教职工人事档案、学校的会计档案等，其范围较之一般企事业单位更加宽泛，这就是高校档案管理的综合性。高校招收的学生来自社会，毕业后又走向社会。高校科研课题选自社会，产生的成果服务于社会。由此，社会使用高校毕业生、利用高校高校的科研成果，都需要在学校档案中求取凭证，这就决定了高校与社会存在客观、广泛的联系。这就是高校档案管理的社会性。高等学校档案材料的形成部门庞杂，形成的档案载体种类多、数量大，成为一个独特的档案管理系统。该系统包括纸质载体档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案；除了传统管理方式之外，还包括虚拟形态的网络档案管理系统。这就是高校档案管理的系统性特征。各所高等院校在教育体制、理念，教育方式、方法，教学内容和标准，教学周期，管理制度等若干方面存在着共性。因此，记录和反映这些教学活动的高等学校档案以及高校档案管理，也必然存在着共同的特点。这就是高等学校档案管理的通用性特征。

二、认识档案管理的意义

加强对高等学校档案管理功能意义的认识，才能全面加强对高等学校档案管理工作的重视，才能全方位地提高高等学校档案管理工作的高效开展。概括来说，高等学校档案管理具有以下主要意义。第一，高等学校档案管理为高校全面体制改革提供依据。高等教育体制改革、教学改革、教职工队伍管理改革是涉及我国高等教育事业长远发展的重大活动。改革不管从哪一方面入手，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理密切相关。第二，高校档案管理为高校教学工作提供借鉴。高校的重心工作是教学工作，在教学工作中形成了大量的教学档案。教学档案既是教学活动的必然结果，又是教学实践活动的客观历史记录。它的建设与使用给学校教学管理以及深化各项教学改革提供了重要的借鉴。第三，为高校科学研究提供参考。高校工作离不开科研工作，在科研工作中会形成大量的科研档案，而科研档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘、利用高校科研档案资源，提炼高校科研档案中的先进科研成果，直接为发展高校学学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服务，与企业合作，走出一条产、学、研良性互动的广阔达到，是学校生存发展的重要手段。第四，为考核教师业务提供便利。要做到对教师的业绩惊醒科学公正的评估，除了组织听课外，还应系统了解教师的业务档案提供的教师任课情况，如课堂登记表，将教学反馈意见记录，以及教师本人制定的教学计划等。通过这些原始的档案材料，不仅可以客观地了解和评估教师的教学水平和教学成绩，而且可以返现并及时总结其教学方面的经验与不足，从而为教学的深化改革提供科学的依据和思路。第五，为学生的就业提供服务。学生大难全面反映了学生的学习、工作、生活等方面的情况，这位用人单位选择人才，学生毕业就业提供了必不可少的参考价值。学生档案中的成绩册是学生在校期间学习成绩的记录，是向学生颁发毕业证的重要凭证和依据。学生档案中的奖励和、处分记录原件，也可以为用人单位是否录用及怎样使用该学生提供重要参考。管理好学生档案，就可在关键时刻提供最有力的凭证，从而服务于学生、服务于社会。第六，高校档案管理有利于促进高校基本建设的正常开展。建立一整套完备、系统的基建档案能节省经费开支，减少物力、人力的消耗。档案管理人员及学校领导增强对档案工作在高校各项工作中地位和作用的认识，以便使高校档案工作不断深化改革，创新和保持新的局面。

三、高校档案管理人员要不断提高自身素质

高校档案管理机构属于科研性机构，应配备专职档案工作人员并列入学校事业编制。而其编制人数应该按照《高等学校档案管理办法》实施。从事高校档案管理工作的人员在具备档案管理方面的业务知识和计算机、办公自动化等文化知识外，还应当热爱档案事业，年富力强，具有较强的事业心、责任感和义务感，能够全身心地投入到教学事业之中。在职业素养方面，高校档案管理工作人员应该认真工作，保守秘密，保护珍贵材料，并能提供优质服务。这就要求高校档案管理人员在科研上下功夫，练就过硬的管理技术。同时，要不断对档案管理人员进行经常性的业务与职业道德教育，同时，制定相应的奖惩办法，并以激励为主。

除了以上三点，高校档案管理的硬件及相应的管理机制和制定也是加强高校档案管理的重要方面。

改革开放以来的三十多年时间中，我国高等学校的档案管理工作无论是在体制建设还是人员建设上都取得了很大的进步。随着高等教育事业的飞速发展，高校教学、科研和各项行政管理工作对档案工作提出了更高的要求，必须进一步提高档案工作的质量和效率。

参考文献：

[1]郭亚晖.高校教学档案工作存在的问题及其对策[J].宁波工程学院学报，2009，（19）：111.