高校档案管理办法及实施细则范文

导语：如何才能写好一篇高校档案管理办法及实施细则，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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[关键词] 高校档案；教学档案；三级管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03

教学档案是指各类教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料。教学档案是学校教学活动的真实记录，是改进教学工作，强化教学管理，规范教学活动、深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节，同时也是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。因此，加强教学档案管理工作研究，对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。

1 高校教学档案管理概况

1.1 高校教学档案的内容

高校教学档案涉及面很广，主要包含以下几方面：教育主管机关下达的指导性文件；综合性教学管理材料（制度、规定、统计表等）；招生工作材料、教学计划、大纲、总结；学籍管理材料；学生奖惩材料；课堂教学材料；教学实习材料；教学实验材料；师资培训、业绩材料；教学质量材料；优秀教案；学位授予材料；毕业论文；教材目录与自编教材；在职教育材料（学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班）；涉外教育材料等。

1.2 高校教学档案的特点

（1）内容广泛、综合性强

教学档案涉及的内容庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。

（2）材料来源分散性较大

有来自上级主管部门的材料，有来自本校教学行政管理部门的材料，如学工处的招生、分配名册，教务处的学籍管理材料；有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等；有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。

（3）多样性、多学科性明显

高校教学档案的载体多种多样，以纸质材料为主，同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。

（4）周期性、层次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存，还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式，使得教学档案的层次日趋多样化。由于教学周期的长短，教学活动的周期性、规律性，决定了教学档案的成套性。

1.3 高校教学档案传统管理模式

从管理方法上，现有的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理。分级管理的教学档案管理模式，是指对教学档案实行两级管理：校级管理和院级管理，即在校级主要对各教学档案部门做统一管理，各院系则设立具体的教学档案管理部门。具体分工：校级管理的重点是对教学档案的总体管理上，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。

分类管理的校级教学档案管理，主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。分类管理的院级教学档案管理，主要负责教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案；教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案；教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。

1.4 高校教学档案三级管理模式

《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。高校教学档案分级管理符合这一原则。模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式，简单说，模式类似于定式，就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。

2 高校教学档案传统管理模式的优缺点

2.1 高校教学档案传统管理模式的优点

（1）组织体系

目前，大多数高校教学档案采用校、院两级管理，各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案，由相关职能部门集中统一保管和利用；二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用，这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管，等过了利用高峰期，再转交给档案馆保存。

（2）规章制度

健全了相应的管理规章制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要以规章制度为保障。规章制度由校档案馆统一制订。通过相关规章制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使之形成良好的运行机制。

（3）人员素质

重视了档案人员的水平提高。目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平，都加强了对档案管理人员的业务培训，通过各种形式的培训，拓展档案工作人员的思维、知识面，提高其业务素质，使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。

2.2 高校教学档案传统管理模式的缺点

（1）教学档案管理部门权责不明

由于教学业务部门与档案部门是两个独立的部门，而教学档案主要来源于业务部门。现实状况是，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，档案部门并不能参与到文件材料积累过程中，势必造成收集到的材料不全面。还有，部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做？，造成了教学档案建档困难，不能做到统一管理，资源共享，统一利用的良好运行模式。

（2）教学档案管理制度不够完善

在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识，不能保证按时完成建档工作，相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施。并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。

（3）教学档案管理人员素质欠佳

一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做，这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余时间和精力学习档案专业知识；也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理，致使移交到档案馆教学档案材料不规范，不完整。

3 开展教学档案三级管理模式的对策和建议

笔者就高校教学工作的实际情况，认为解决办法是建立第一级：档案馆，第二级：教务部门，学务部门、招生就业等部门，第三级：各二级学院或教学部的三级管理模式，从而优化教学档案的建档质量。

根据文件生命周期理论的含义：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；根据文件的价值属性，文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段；在每一个运动阶段里，文件特定的价值属性，与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。因此，高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所，采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的，完全具有可行性。

3.1 实行教学档案三极目标管理责任制

高校应成立 “教学档案管理领导小组”，领导小组按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件，统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院（部门）分管档案工作领导工作职责、各二级学院（部门）兼职档案员工作职责、以及本校档案管理办法实施细则、教学档案工作基本原则，教学档案归档范围和归档要求，教学档案的部门立卷和归档流程，教学档案的文件整理等各项规章制度，并且明确各级档案管理职权的分配，实行三级目标责任制，以便各教学管理部门、各二级学院、各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。

3.2 建立教学档案三级管理的体制

教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。借助这个网络体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、教学部的档案工作能够遵守统一的规范和归档程序，按照本校的档案管理办法实施细则、文书档案归档范围和保管期限、本科教学档案管理办法等要求，并且按照形成者―时间―类别等分类标准收集、保管有关教学和学生管理方面的档案材料。定期由各二级学院、教学部将归档材料上交到学校教学管理部门进行信息汇总审核，审核后由学校教学管理部门把档案材料信息再次汇总后（纸质版和电子版）统一上交到学校档案馆，最后由学校档案馆进行合理规划、统一编目，入库上架，从而保证了教学档案的准确、完整、系统，使得高校教学档案管理工作走上有序化、科学化、规范化的轨道。

3.3 健全各层级档案管理人员约束机制。

要加强监督指导，对存在的问题和困难给予指导和帮助，对教学档案材料的积累进行督促。采取行政干预手段，把教学人员、学院和教学管理部门教学档案的归档情况与年终考核挂钩。并且制订出一套行之有效的教学档案管理业务考评制度和实施办法，定期或不定期地对本校教学档案的管理进行业务考核和评估，适时进行必要奖罚。

3.4 提高教学档案管理人员的工作能力

加强对高校专兼职档案人员进行档案意识的培养和档案管理专业化培训，不断提高其业务素质，提高专业管理水平。在教学档案管理的实际工作中摸索出一种教学档案管理人才培养的新模式，建立管理员的培训上岗制度、健全管理员的考核与激励机制，有计划定期对档案管理人员进行爱岗敬业教育、业务培训和理论研究，缩短档案管理人员能力与档案事业发展需求之间的差距，不断提高终身学习的意识和能力，使其成为具有较高的业务素质，较强的技术技能、管理能力和创新能力的新一代档案管理者。

主要参考文献

[1]何玉艳，郑慧. 高校科研档案三级管理模式研究[J].兰台世界，2013（6）.

[2]王琪. 高校教学档案分层管理措施的研究[J].兰台世界，2013（7）.

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【关键词】高职院校；新校区；建筑档案；规范管理

近几年来，不少高职院校随着高职教育的发展和招生规模的不断扩大，都先后开展了新校区建设。有的已全部建成投入使用，有的分期建设竣工部分已投入使用，还有的处于在建或待建设中。新校区建筑档案是整个新校区建筑工程建设中的原始资料，也是工程建设及竣工验收、交付使用的必要材料，还是日后对建筑工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。但在新校区建筑档案管理上暴露出的问题逾来逾多，有的不仅给新校区建筑及其附属设施的使用、维护与修缮带来较大困难，而且还形成一些安全隐患，甚至给学校造成较大经济损失。现以四川职业技术学院（以下简称：四川职院）新校区建筑档案管理为例，分析研究存在的问题及原因，思考其对策，对进一步规范高职院校新校区建筑档案管理，具有重要的现实意义。

一、高职院校新校区建筑档案管理中的主要问题

（一）给排水系统档案严重缺失

四川职院新校区规划面积1100亩，建设工程从2004年开始逐步立项，分三期完成。第一期建设工程于2005年8月启动，至2007年上年主要完成教学大楼三座、图书信息大楼、学生宿舍八栋和第一学生食堂、（汽车、机械和建筑）三个实训中心及其基本道路网管工程。第二期建设工程相继于2008、2009年完成了教学楼两座、学生宿舍三栋和第二学生食堂、行政大楼、培训大楼、校医院大楼、风雨操场、田径运动场地及其附属设施等建筑工程。部分建筑项目投入使用后，不到三年时间，给排水系统出现多处泄漏。有关管理部门对其实施维修需要的新校区建筑工程给排水系统图纸资料学校档案管理机构未搜集存档，从工程指挥部及相关管理者手里也没找到，从而使寻找泄漏源（管道）十分困难，不能分管道施工及时堵漏，只好待暑假师生离校后统一停供水检修。有的地方由于长时间泄漏，以致道路积水、路面湿滑，发生多起师生通行过路跌倒受伤的安全事故。在暑假学校基本没有用水的情况下，每天泄漏自来水数千吨，粗略估计供水系统泄漏给学校造成近百万元的经济损失。可见，加强高职院校新校区给排水系统建筑档案管理是非常必要的。

（二）工程建筑档案管理不规范

第一，新校区工程建筑档案无人专门管理。1988年国家档案局和计委联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档联发[1988]4号）第七条规定“建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。”四川职院自2005年成立新校区建设工程指挥部以来，至今既未明确相关领导分管新校区建筑档案工作，也没有配备专人负责建筑档案管理，更没有委托学校档案管理机构委派人员兼职管理新校区建筑档案。尽管近两年要求新校区建设工程资料管理员兼管建筑档案，但仅有的一个资料员，经办与管理新项目报批资料、在建项目使用资料、工程竣工验收资料等都深感力不从心，更无暇顾及建筑档案的搜集整理立卷归档工作。可见，新校区工程建筑档案始终处于无专人管理状态。

第二，新校区已竣工项目文件资料归档不及时，档案欠完整。根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》（国家建设部令第136号）《建设工程文件归档整理规范》（建标[2002]8号）的要求，凡是与新校区建筑工程有关的重要活动、记载新校区建筑工程主要过程和现状、具有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文件材料，均应搜集齐全，整理立卷后归档。主要包括以下内容：一是综合类文件。包括立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；监理文件；施工文件；相关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件、审计报告及有关声像资料。二是土建工程及水、电、防雷、设备安装工程施工文件。包括图纸会审、设计变更、技术交底等记录；原材料、零部件、混凝土、砂浆等配合比例的测试报告及出厂质量合格证明；隐蔽工程质量检验及评定文件、工程质量事故记录及处理文件、施工技术总结等。三是竣工验收文件。包括供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图，地下管线竣工测量成果及其他应当归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）；工程项目竣工验收报告、工程全部竣工图纸；消防安全、卫生防疫及环境保护方面符合要求的验收文件等。

四川职院新校区建设一期工程全部投入使用近六年；二期工程除艺术大楼在建外，竣工建筑项目已投入使用近两年了，新校区已竣工建筑项目既没有按照《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的要求，在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案；也没有及时移送学校档案管理机构统一管理。据走访调查新校区建设指挥部相关管理人员，从已投入使用的建筑项目的文件资料上看，档案资料缺失情况也相当严重。主要表现在以下几个方面：其一，地下管线的施工文件、竣工验收文件和竣工图，地下管线竣工测量图，基本上没有搜集归档。其二，在建筑工程立项审批文件资料中，相当部分工程项目没有原件，多数都是复印件，有的项目甚至连立项审批文件的复印件都没有。其三，建筑工程项目的竣工验收文件不完整，有的建筑项目尽管已投入使用，但至今也没有竣工验收文件。其四，从已搜集起来的建筑施工文件来看，破损、残缺、污染、字迹模糊等情况也比较突出，有的已失去档案保存价值。

二、高职院校新校区建筑档案管理不规范的原因分析

（一）建筑档案管理法规意识淡薄

为了规范建筑工程项目档案管理，国务院相关部委先后颁布了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设项目（工程）档案验收办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规。但在高职院校的新校区建设过程中，一些主管领导及相关负责人、管理者，片面强调建设工程的工期、进度，忽视建设工程档案管理法律法规的严肃性，“重工程建设、轻档案管理”现象不是少数，以致建筑工程档案管理成了新校区建设中的一个十分薄弱的环节，带来许多遗留问题。

（二）建筑档案管理制度不健全

高职院校新校区建筑档案管理不规范的重要原因，就是管理制度不健全。四川职院在执行国家及相关部委颁发的“基本建设项目档案资料管理”法规方面，没有形成系统的符合学校实际的实施细则。新校区工程建设开始后，仅仅以“新校区建设指挥部办公室”的名义制订了《新校区建设档案管理办法细则》在内部试行，且内容尚不全面，如，既未明确规定新校区建设工程档案资料管理机构及管理人员的配备、新校区建设项目（工程）档案验收办法，也没有就学校档案管理机构如何协同新校区建设指挥部做好建筑档案管理作出相应规定，以致新校区建筑档案管理长期处于“各自为阵”、“单打一”的局面。

（三）建筑工程竣工验收不规范

按照国家计委《建设项目（工程）竣工验收办法》（计建设[1990]1215号）的要求，凡新建的基本建设项目（工程），按批准的设计文件所规定的内容建成，符合验收标准的，必须及时组织竣工验收，办理固定资产移交手续。且以批准的设计任务书、初步设计或扩大初步设计、施工图和设备技术说明书以及现行施工技术验收规范以及主管部门（公司）有关审批、修改、调整文件等为验收依据。国家档案局关于《建设项目（工程）档案验收办法》也指出，凡新建的基本建设项目（工程）竣工验收工作均应包括对档案的验收。然而，四川职院新校区建筑工程有相当部分建筑项目未进行竣工验收就投入使用了，有的建筑项目虽然进行了竣工验收，但验收程序不规范、过程很简单，未将建筑工程“档案验收”列入竣工验收议程，从而导致新校区建设档案资料不能及时完整归档。

三、规范高职院校新校区建筑档案管理的对策思考

（一）加强法律法规学习，做到依法办事

目前，在高职院校新校区建设蓬勃开展的背景下，学校党政领导班子应高度重视相关法律法规的学习，深入开展法纪教育，增强法制意识。在新校区建设工程的主管领导及管理人员、高职院校档案工作主管领导与档案管理队伍中，切实加强建筑工程档案资料管理法律法规的学习教育，引导大家明确认识，增强依法管理的自觉性，严格按照国家颁布的建筑工程档案资料管理法律法规管理档案资料，是规范高职院校建筑工程档案管理的一项基础性工作。

（二）建立健全规章制度，坚持奖惩逗硬

依法管好高职院校新校区建筑工程档案资料，就应建立健全相关的管理规章制度，做到奖惩逗硬。一要根据国家相关部委颁布的法律法规要求，结合高职院校新校区建设实际，制订科学系统的建筑工程档案资料管理细则。从而，明确档案管理机构的设置、人员的配备及相互协作要求；明确建筑档案管理相关负责人、管理人的职责职权；明确建筑档案管理工作目标、操作规程及具体要求；建立健全档案管理奖惩办法。二要严格执行规章制度，奖惩逗硬。高职院校新校区建筑档案管理的相关负责人与管理者，应遵纪守法，严格按规程操作，各司其职、各尽其责，做好档案管理工作。若有法不依、违法不究，先进不奖励、落后没惩罚，档案管理工作就很难规范，更无法上水平。

（三）加强档案管理队伍建设，提高管理水平

近几年来，高职教育事业的快速发展，现有的档案管理机构和人员，已经远远不能适应高职院校发展的要求。如四川职院现有的档案信息科设置在学校办公室，目前有科长一人，管理员二人（其中一人将在本学期结束前退休）。他们要协调管理好涉及全校13000多学生，近800名教职工的基本建设、党政管理、教学科研、人事财务等10多种类型的档案资料是十分困难的。因而，进一步加强档案管理队伍建设，努力提高管理水平，是非常必要的。一方面应按照《高等学校档案管理办法》关于“全日制在校生规模在1万人以上”的高校，要设置“档案馆和综合档案室”的要求，建立和完善学校档案管理机构，结合基本建设、党政管理、学生管理、教学科研、人事财务等主要档案类型的实际需要，配齐配足档案管理人员。二要切实抓好档案管理人员的业务培训，提高业务技能。应通过业余函授、网络教育等方式开展档案专业的学历教育，提高学历层次。采取“短期培训”、“集中学习”或“以老带新”的形式，开展建筑档案管理等方面的分类专项培训，使高职院校档案管理者的综合素质主动适应新的要求和新的需要。

（四）规范建筑工程竣工验收，重视档案验收

建筑工程的竣工验收，是全面考核建设工作，检查是否符合设计要求和工程质量的重要环节，也是及时搜集、验收建筑项目（工程）立项文件、监理资料、设计施工图纸等档案资料的必要环节。如前所述，有的高职院校在新校区建筑工程竣工后，仅仅“急于交付使用，不急竣工验收”甚至“未经竣工验收，就投入使用”，有的“讲工程质量验收，不讲建筑档案验收”。针对这些违反国家《建设项目（工程）竣工验收办法》和《建设项目（工程）档案验收办法》的情况，高职院校规范新校区建筑档案管理，首先应依法规范工程项目的竣工验收，按法规要求、操作规程，严格进行建筑工程竣工验收。其次应高度重视建筑工程档案验收，并将其作为建设项目竣工验收的一个重要内容，纳入竣工验收程序或议程，做细做好。应严格要求建设工程的有关方面及时备齐备好文件数据档案资料，缺少的档案资料，应限期补齐，不合规范的，要限定时间修改完善达到要求，否则不得通过竣工验收。

参考文献：

[1] 熊珊珊.高校基建档案管理现状分析与对策[J].内蒙古科技与经济，2008，（5）.

[2] 秦书凰.做好新校区基建档案管理的四项措施[J].四川档案，2007，（2）.

[3] 江佩珊.新校区项目工程档案管理探讨[J]. 广东水利电力职业技术学院学报，2012，（2）.

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On College Archives Information Management

REN Ye

（School of Economics， Qingdao University， Qingdao， Shandong 266071）

Abstract At present， the archives management work is still in the traditional paper-based archives as the medium， the primary stage of the daily file as the main content， can't meet the requirements of archives work in information era. File work of colleges and universities should keep pace with the times； do digital model based the traditional paper media， the daily management of change to the network， use and access to the remote service.

Key words archives information； digital media； teleservice

2008年教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，明确提出为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。但由于原有基础条件不足等原因，目前国内高校档案信息化工作参差不齐，仍有许多待提高的工作。

1 高校档案信息化的要求

1.1 档案介质的数字化

传统档案主要是档案单位或个人多年纸质文件的存档管理，而档案信息数字化是要求采用先进的扫描、转化等信息手段把纸质的文件、照片、视频录像等诸多的原始档案资料全部转化成电子资源，初步构建目录、全文和多媒体数据库。由于数字化资源贮存在电脑硬盘、光盘库等数字贮存介质上。由此构建成传统纸质基础上的档案数字化介质，改变了传统纸质档案保存困难和搜索寻找复杂的不足。

1.2 档案管理和利用的网络化

虽然前期录入耗费了人力、物力和财力，但档案信息化处理后，将改变传统的保存和取阅方式。如异地用户需调阅档案，可通过远程网络提出申请，取得同意后可在网络上进行调阅和档案的传送。

2 高校档案信息化管理滞后的原因分析

2.1 档案信息化意识相对滞后

在高校当中普遍认为，高校只需要做好教学科研工作，而不重视档案管理工作，更不用说档案的信息化提高的工作。在多数高校，档案均处于学校的附属地位，是各项工作的末端，档案意识不够强。造成许多活动没有形成有效的归档处理，这样就影响到了档案的完整和安全性。并且对于档案的立卷工作没有得到重视，导致很多档案出现流失的情况，给高校管理工作和相关档案人带来不可估计的风险。

2.2 管理手段相对滞后

目前高校办学条件已逐步改善，尤其是在硬件设施方面计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用。在高校档案部门虽然配置了现代化管理设施，变购置了档案管理软件，初步实现了微机化管理。但在硬件利用程度上还处于初级阶段，停留在初步目录管理层次上。高校档案管理在利用计算机技术进行深度处理，管理对象、功能实现程序等方面，还远未达到应有的高效水平。

2.3 档案管理队伍素质较低

由于目前高校普遍重视教学科研工作，在用人编制和待遇方面向教学科研工作倾斜。档案部门只是停留在按上级要求不得不设置的层次上，相关人员普遍不受重视，造成很多人员普遍不愿钻研业务，缺乏专业责任感和事业心。直接导致真正档案管理专业毕业人比较少，继续接受全面档案管理专业培训的工作人员不多，业务能力和专业知识技能较差，熟悉计算机、网络技术和档案等现代管理手段的复合型人才更是奇缺。

3 提高高校档案管理信息化建设层次和水平

高校档案信息化管理，就是在坚持原有纸质档案保存和管理的基础上，应用档案信息的数字化和网络化技术与手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而提高高校档案信息的高效的分享，方便广大师生和社会对于档案资源的利用。

3.1 坚持档案纸质与数字化并重

传统纸质档案是档案信息化的基础和前提，要通过建立档案的规范化和日常化管理，加强档案日常的归档管理。如有必要，应要求基层部门在归档时按照规范提交纸质和数字档案两种介质。其次要规范档案信息化建设的技术标准和规范。通过档案数字化处理档案文件，应该坚持一定的技术标准，制定相应的部门规范和实施细则，规范相应纸质和电子文件的归档等流程，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现标准化、和规范化。然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计，所有档案信息化和数字化都要依赖于档案信息化系统软件的设计，软件的设计要充分考虑到档案工作的特点，做得到系统的人性化。

3.2 加强档案信息化网络管理和使用水平

在高等院校档案的信息化进行当中，需要相关高校或其主管部门加大投入力度。首先要投入大量人力和财力将高校已有的纸质档案在运用计算机电子技术进行数字化处理，同时加快档案目录数据库建设这是档案信息化管理的基础工作。其次要对电子档案进行网络管理升级，积极建设和完善相关的全文数字库和多媒体数据库，实现档案全文信息查询，从而提高档案利用效率和服务质量。在档案的利用方面，需要进行相应的网络平台建设，能够为远程客户提供相应的调阅服务。

篇4

关键词：二级学院；教学档案；对策和建议

中图分类号：G647文献标识码：A

文章编号：1009-0118（2012）04-0192-02

一、教学档案的重要作用

（一）为提高教学质量，加强教学管理提供参考价值

高等院校的中心任务是教学，而其真实记录的教学档案，详细、真实地展现了教学工作的全貌。院系领导借助已分类的教学档案，研究教学内容，总结教学经验，改革教学方法，为日后的教学活动提供借鉴和分析，从而才可能提高教学质量。此外，教学规划的制订和完善、专业和课程的设置、教材的选择和使用也需要从教学档案中去寻找依据，这些依据直接影响到教学活动的成败和教学质量的优劣。因此，教学档案在教学管理中有着非常重要的作用和意义。

（二）能为开展教学评估、规范办学提供重要材料

高等院校评估是一项促进高等教育质量提高的长效机制,是国家对高等教育进行宏观管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开二级学院原始的教学档案信息。如果没有这些真实可靠的档案和数据作为依据,再好的自评报告也会显得空洞乏力，就难以在评估专家面前准确地阐清历史事实，分析学校的过去和现状，难以科学地总结历史发展规律，评估工作就难以进行。因此齐全、完整的教学档案是学校顺利通过教学评估的必要条件,它将直接影响到学校教学评估的结果，是高等院校教学评估的基础和依据。

（三）能为考核教师工作成绩提供重要依据

作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，如授课计划、教案讲搞，试卷批阅，及学生评教等等，这些都是真实的原始材料，是检验教师是否在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。因此教学档案为考核教师知识水平和业务能力提供重要依据，建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。

（四）为领导制订科学决策，开展各项工作提供参考和咨询

教学档案以知识载体的形式凝结着广大教师从事教学活动成功的经验和失败的教训，记载了教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学研究成果。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供比较详尽的参考依据和咨询材料。二级学院的教学档案是一个学院教学活动的一部历史，借助它，帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。

二、二级学院教学档案管理的现状

（一）院系领导对教学档案的重视不够，教职工档案意识淡薄

有的院系领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、现代化档案管理条件的完善，还是在专兼职人员的配置和培训方面，都较少列入领导的议事日程。

（二）院系教学档案管理规章制度不健全

教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程来规范它。高校二级学院的档案管理工作一般情况下起步较晚，缺乏系统的规划、管理制度和工作细则，导致教学档案的形成、收集、分类、整理以及归档程序处于比较混乱的局面。另外尽管有的院系有一些档案管理制度，但归档范围中的内容过于抽象：只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施，档案材料的形成对象和移交对象不够明确，这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，从而造成档案的收集不全，档案材料质量不高的现象。

（三）教学档案管理人员不稳定，缺乏专业队伍

要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前多数二级学院的教学档案管理由教学秘书兼任，他们大多数未接受过专业知识的培训，主要精力集中于教学管理和日常事务，档案意识和档案管理水平不高，缺乏档案工作者必备的基本理论知识和专业技能，在实践中必然会使归档文件材料的质量难以保证。

（四）教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低

21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是目前多数二级学院的教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。同时由于现代化水平不高，档案的文件级目录及文件的重要内容未能录入计算机，增加了档案检索的难度，致使档案利用耗时长、查准率与查全率较低，难以适应现代教学和教育事业发展的需求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用现代化手段，就很难适应形势发展的新要求。

三、措施与对策

（一）引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识

高校二级学院教学档案的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学院教学工作计划，列入主管领导议事日程，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓，并列入相关人员的职责范围。重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。增加投入，改善档案保管的条件，及时研究和解决教学档案管理工作中存在的问题。档案管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。积极主动地想办法，创造性地开展工作，主动寻求教学和科研工作者的理解和支持，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高教学档案的服务水平。学院其他人员应对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全院范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。

（二）建立和完善教学档案管理制度，提高管理质量

二级学院应依照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规，制定相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、档案保管借阅制度以及立卷归档的程序等做出明确的规定；对教学档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，制定相应的教学档案管理责任制，不仅相关领导要承担相关责任，还要让院系所有的教师都承担一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交教学档案员统一汇总后存档；学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，促进院系教学档案工作的规范化建设。

（三）稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质

学院领导要将教学档案员的工作成绩与待遇结合起来，调动他们的工作积极性。在继续教育、职称评定、提高学历层次等涉及兼教学档案员的切身利益的问题上给他们提供条件，激发他们对档案工作的热情，也能使教学档案员安心从事档案工作，维护档案员队伍的稳定。档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量，档案部门要做好对兼职档案员的业务知识和业务技能等方面的培训，使其具备一定的档案专业知识，在实际工作中能够较好地完成档案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼职档案员要加强自身的业务学习，不断拓展自己的业务知识，努力学习和掌握办公自动化和档案管理现代化的相关知识和技术。只有这样才能更好地完成学院各类档案的收集、整理等相关的工作任务，更好地为高校的发展建设服务。

.（四）加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量

目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。

综上所述，二级学院的教学档案是高校档案工作的中心工作，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。只有做好了教学档案的管理，才能真正地服务于教学工作，体现出教学档案的价值，所以不管是院系领导，档案工作者，还是一线教师都应重视教学档案的管理工作，让其在高校教学改革和教学发展中发挥信息资源的作用，使得教学档案管理能够更好地为高校教学管理服务。

参考文献：

\[1\]张海庆.高校二级学院教学档案管理现状与对策\[J\].中小企业科技与管理,2009,(05).

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财务处被确定为精细化管理试点单位。按照学校的总体工作安排，今年是学校确定的精细化管理年。财务处结合自身工作实际，通过开会讨论、理论学习、校外走访调研等形式，逐步推行财务精细化管理工作。现将我处的精细化实践情况向大家作汇报：

一、全处动员、加强学习、提高认识

学校深化教育体制改革，实施精细化管理。提高办学综合实力的迫切需要和必然要求，学校实践科学发展观，走内涵式发展道路的重要举措，校发展阶段的必然选择。从确定财务处为精细化管理试点单位以后，组织了多次全处动员和学习活动，要求全体工作人员提高认识，不能走形式，将精细化管理作为财务处的常态工作来抓，通过项目试点，分段实施的方式，用几年的时间，将财务工作全面精细化，最终能为全校师生提供优质、高效、全方面的良好服务。同时，通过精细化管理，全面提升财务管理水平、节约经费支出，为建设节约型校园服务。

二、专家讲座、出台方案、制定细则

抓好财务精细化管理的重点、难点，为做好财务处的精细化管理推进工作。先后请校党委书记周元武、副院长吴少新、总会计师高腊生等校内专家，主要利用休息时间，为我讲解有关财务精细化管理的知识。

财务处做好精细化管理工作，周书记在讲座中指出。要从三个方面入手。首先，做好各类定额、标准。要在现有公务及业务经费定额的基础上，通过分析实际运行效果，不断进行调整、完善，最终形成科学、合理的定额标准。第二，要建立好项目库，尤其是设备及维修的项目库。项目库是一种建设规划，指导学校今后资金投向的基础。财务部门要善于把工作做得更主动些，积极联系相关部门，以项目建设单位为主体，做好各类基础库的建设。第三，要充分利用货币的时间价值，提高资金的利用效率。学校负债建设新校区的现实情况下，财务处要把学校各类资金的调度权集中起来，合理利用资金，节约学校的每一分钱；

凝炼财务处精细化管理项目，吴院长要求财务处建立各类财务数据的基础数据库。同时要正确处理精细化管理与提高服务质量之间的关系；

财务精细化管理要注重财务规章制度的整理、岗位职责的细化、操作规程的规范等。总会计师高腊生强调。

迅速出台了财务处精细化管理实施方案》从指导思想、工作目标、工作内容、时间安排、组织领导等几个方面作了布署。同时选定了今年我处的精细化试点项目，根据专家们指导意见。制定了总额控制专项项目精细管理实施方案》主要为实验室建设和专项维修等两个项目。同时为将各项工作落实到每个人，处内还根据方案要求，制定了财务处精细化管理实施细则》将今年的各项工作作了具体分工。

三、沟通协调、分工协作、制定定额

学校实施精细化管理的必要步骤，制定各类定额标准。也是学校实施经费预算管理，充分发挥预算调控功能的基础。科学、合理的定额标准，实现学校编制科学、完整、有效的经费预算的前提。通过和学校相关部门的沟通协作，拟建立学校完整的各类实物定额标准库。主要有各类维持类经费定额标准、学科、专业定额标准、设备定额标准、维修定额标准、图书定额标准、基建定额标准。

目前实行的此类经费的定额标准已基本能满足各部门的需求，1维持类经费定额标准库：通过合校几年来预算执行情况分析。将在各部门调研的基础上，进一步完善定额标准，作为今后此类经费预算的依据。

依据各学科、专业、课程建设的大纲要求，2学科、专业定额标准库：拟联合教务处、研究生教育处、各院系教学单位。建立学科建设、专业建设、课程建设的定额标准，作为今后学校投入此类经费建设的依据，凡超标准和没有标准的将不再安排经费支持。

建立设备配置定额标准，3设备定额标准库：拟联合资产与后勤管理处。各部门今后申请设备采购，资产处审核超过配置标准的将不再安排预算经费，以避免资产的闲置和浪费。

建立维修定额标准库。作为今后维修经费预算的依据。4维修定额标准库：拟联合资产与后勤管理处、教育技术部、后勤集团等部门。

根据学校专业、课程设置、复本率等情况，5图书定额标准库：拟联合图书馆。建立图书采购定额标准，作为今后图书采购预算经费的编制依据。

建立基建定额标准库，6基建定额标准库：拟联合基建处、发展规划处等部门。作为今后基建项目投资经费预算的依据。

非财务处一家所能完成，上述各类定额标准库。需依赖全校各部门的大力协助，以使我校的经费预算编制更科学、更合理、更能满足各部门的经费需求。

四、专人负责、强化督促、逐项落实

成立了精细化工作专班，为稳步推进财务处的精细化管理工作。负责督促落实各项具体工作。下面按我处精细化实施细则的内容，逐项汇报一下实施进展情况：

一）关于财务精细化建设项目凝炼情况

财务处各科室根据自身工作内容，按照精细化管理工作常态化的原则要求。分别拟定了分年实施精细化管理的建设项目。目前精选的项目包括支出管理、国库集中支付、预算申报、预算编制、专项经费、收费管理、卡务系统核算、财务信息平台、基建审计等17个项目，每个项目均拟定了建设的初步内容、建设目标等。

二）关于财务基础工作规范、制度建设

分科室拟定了各自的岗位职责、各类工作流程、服务指南等，调查学习其它高校做法的基础上。并尽量以图、表的形式简洁、明了展示。完善这类工作的目标是任何一个新人来到财务处，看到这些材料后，知道在哪一个岗位该负责什么事，该完成什么任务；任何一位教职员工和学生到财务处来办事，知道自已要办的事该走什么程序，该到哪一个科室办理。

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(一)管理人员思想上重视不够

学籍管理贯穿一个学生从入学到毕业的整个过程，涉及学生的入学复查、注册、成绩登记、奖励惩处、毕业等多个环节，学生在校期间产生大量的学籍档案，需要每学期及时归入学生档案袋，我校目前没有专门的学籍档案室或者场地足够大的地方来容纳、整理学生个人档案，直到学生毕业时才来整理学生个人档案，学生的部分档案可能由于时间太长造成遗失或者遗忘没有归档，如学籍异动、奖惩等材料。

(二)学籍管理制度不健全

近年来，国家根据社会的发展，出台了有关高等学校的学生管理规定等规章制度，我校根据有关法律法规相应的制订了《临沧师范高等专科学校学生学籍管理实施细则》等有关学生学籍管理一些规章制度，对学生的学籍管理起到很大的作用，但在学生学籍的实际管理中仍然有许多学籍管理工作需要规范，学生学籍档案的材料涉及到组织部、学生处、招生就业处、各教学系，各部门产生的学生个人材料如何归档，毕业生如何将毕业生档案移交学校档案部门,都需要一个统一的、规范的、方便操作的制度来执行、协调。没有相应的学籍档案管理制度，导致学生个人档案不完善，学校档案中缺少部分学生的学籍、毕业生档案。

(三)各系学生学籍管理人员不稳定，学习、培训不足

各系、各部门做学生学籍材料大多是新来的老师，做秘书一至二年后就转行搞教学，人员变化快，刚熟悉工作又要更换工作岗位，新来的人员熟悉工作需要一个过程，虽然每年新生入学时教务处都对各系的秘书如何做好新生注册等有关学籍工作做了培训，但在涉及到具体学籍工作时仍然有许多问题存在，给学籍管理工作带来了隐患。学校非常重视教师的培训，但管理人员几乎很少得到学习、交流、培训的机会。

(四)部分管理人员缺少业务知识和现代信息条件下的计算机操作知识

学籍电子注册制度及教务管理系统要求学籍管理人员在整理学生数据时要快速、准确,数据格式要正确,掌握计算机网络操作知识。但是,目前仍有不少学籍管理人员缺乏精通业务知识与现代信息技术,一些学籍管理人员缺乏自我学习、自我反思、自我提高和善于分析问题的能力,因而很难培养科学的管理能力,进行学籍管理工作比较吃力。有的学籍管理人员是兼职的,他们很少甚至没有经过任何专业培训,更没有学过计算机网络管理知识,这在一定程度上影响了学籍管理水平的提高。[2]学籍材料涉及全校学生,数据量多、更新速度快、工作量大,部分学籍管理人员由于工作责任心不强,工作的主动性、积极性不够,没有认真学习学籍管理的相关知识,只满足于完成现有的工作任务,满足于现有的工作模式、管理模式和使用现有的软件,没有认真去思考如何提高学籍管理工作效率和水平,学籍管理工作没能更好地为全校师生服务。

二高校学籍管理的对策

(一)提高对学籍管理的认识,重视学籍管理工作

学籍管理的重要地位不是人为强加的,而是由人才成长的内在规律以及学籍管理在学校管理和校风建设中的功能作用决定的。[3]它影响着教学秩序的稳定,也关系到学生的切身利益。科学规范的管理能促进教学水平和人才培养质量的提高;反之,管理上不去,教学和人才培养必然出现混乱,甚至影响办学效益和办学信誉。因此,高校必须提高对学籍管理的认识,把学籍管理作为一门学问来看待,加强学籍管理的研究,注重学籍管理的创新。重视学籍管理工作,保持教学管理的整体性和连续性,不只是在教学检查或评估时重视,在日常工作中也应给予足够的重视,加强学籍管理队伍建设,并保持相对稳定。配备足够的人力、物力、空间够用的档案室，保证学籍管理工作的正常进行。

(二)制定适合本校的、切实可行的学籍管理制度

高校要根据《高等学校档案管理办法》及教育主管部门制定的学籍管理制度,结合本校实际,制订出具体实施细则、工作程序和运行模块,提高学籍管理工作的针对性、实效性。要注重从制度上规范学籍管理的行为,从程序上严把学籍管理的质量,从运行中提高学籍管理的水平。在新生入学、毕业等方面要体现制度的严肃性，在休学、复学、转专业等方面要有一定的灵活性，制度要以人为本。要制定学籍档案的整理、归档、移交的制度，便于各系部按照规范的要求来做好学生学籍档案。要正确认识新时期学生间学习能力差异加大、学习目的多样化的事实，实施更富有弹性和超前性的学籍管理制度。通过加强和实施科学的学籍管理,使学生个性与潜力得到充分发挥,激发学生学习的主动性、积极性,推动学生的全面发展,从而为社会输送更多优秀人才。

(三)规范管理，提高管理人员自身素质

随着高等教育改革的逐步深入以及学分制在高校教学工作中的全面推行，学籍管理工作也更为复杂，这对学籍管理队伍提出了更高的要求。因此，高校必须加强对学籍管理队伍的培训和建设，要最大限度地挖掘学籍管理人员的潜能，调动起其积极性和创造性。一是建立有效地评价机制。学校在注重思想教育的同时，应对表现优秀的学籍管理人员给予一定的肯定和鼓励，以体现学籍管理人员的自身价值，也可激发他们的创新热情，提高管理水平。二是培养事业心和责任感，这是做好学籍管理工作的重要前提。学籍管理工作既是学校工作中最基础的工作，又是一项服务性的工作，每天要面对繁杂的教务常规管理和日常行政工作。从事这项工作，要有敬业精神和吃苦精神，要有强烈的工作责任心，要爱岗敬业，只有具备这种素质的管理人员才能认真而踏实地做好本职工作。三是熟悉各项规章制度。要抓紧业务学习，熟记各项规章制度的要点。四是牢固树立“服务育人”的意识，只有树立起了高度的服务意识，才能真正把工作做好，让师生满意。为师生服务就是为教学服务，是教学管理手段之一。五是加强业务培训。要不断提高教学管理人员的文化水平、计算机水平和档案管理水平，尤其增强计算机实际运用和操作能力，逐步提高队伍的整体水平，使管理干部掌握工作规律，避免工作的盲目性，使纷繁庞杂的日常事务变得井井有条，提高管理效率。要有计划地培养学籍管理人员，通过专门和系统地学习，提高知识层次，改善知识结构。若不重视学籍管理人员的素质提高，一味使其沉浸在事务性的工作中，不仅机构缺乏活力，而且也制约了学籍管理质量和效率的提高。六是开展学籍管理研究活动。要经常组织学籍管理工作者进行专题学习研讨，充实与搞好本职工作密切相关的新知识，使他们逐步认识和理解自己的工作性质与工作特点，自觉地钻研业务，提高工作能力。[4]总之，学籍管理是学校教学管理的重要内容，是保证人才培养质量的前提。加强学籍管理工作，能够在一定程度上实现高校学籍管理对教育教学活动的规范、控制、激励和调节作用，达到稳定教学秩序、优化育人环境、实现教育目标、确保人才培养质量的目的。

(四)积极推进学籍管理的二级管理

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一、评估工作对教学档案的要求

评估工作是教育部对高职高专院校的办学思想,办学情况和办学特色等进行全面评价的一项评估活动，它需要各个方面的材料、数据、指标，这些信息可以从两个方面的途径进行收集，一是由学校档案部门特别是教学档案部门提供准确,详细的佐证材料及信息，二是评估专家组可以通过在校内进行视察、抽查、民意调查、考试、考核以及听取汇报等形式，系统地、直接地收集有关信息，做出价值判断。从《高职高专院校人才培养工作水平评估指标体系》看，该方案共有六项一级指标，可分解成15项二级指标。其中涉及到有关教学档案内容指标占了二级指标中的10项，占总评价指标数的2/3，充分体现了教学档案在高等学校办学中的重要地位。在“专业剖析”需要提供的相关支撑材料中，也有绝大多数的项目涉及到有关教学档案内容。

二、教学档案的作用

为什么在评估指标体系和专家组实际评估工作过程中对教学档案如此重视呢？教学档案的功能和作用主要体现在哪几方面呢？笔者认为建立教学档案，其目的不仅是为了留存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料，更主要的是为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务。

1．教学档案为改革教学方法提供素材。

通过对教学档案，分析研究可以革除以往教学方法的弊病，发扬以往教学方法的优点。

2．教学档案为提高教学质量提供依据。

学校的主要任务是教书育人。一所学校的教学质量如何，怎样提高教学质量，这些都与教学档案息息相关。只有吸取已有的经验和成果，并在原有的基础上加以完善和提高，才能有效地提高教学质量。

3．教学档案为加强教学管理提供参考。

教学档案是高校教学工作的真实而全面的原始记录,它是检验高校教学工作优劣的一个原始依据。教学档案通过学校会议决定、领导批示，在教学管理理念和制度的实施中起着决定性作用。通过教学档案可以反映学校教学工作的优劣。如何提高教学管理水平是学校管理的主要工作，这在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测，从宏观上可以明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划，特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等，可以适时调整对师生的思想工作，解除他们的思想包袱，使他们以全部身心投入教与学。

三、目前的教学档案管理工作存在的问题

1．有些教学档案记录缺项。如各科试卷的试卷分析报告,部分实验报告未作存档。2．有些日常教学档案缺少归类统计。3．各有关职能部门档案记录不相一致。4．一些教学档案记录缺乏完整性。5．有些教学档案因为范围不清而存在明显的记录混乱现象.6．系教学档案缺乏系统性、完整性、可靠性和科学性把教学档案工作当作可有可无的一般性的工作，没有充分认识到教学档案工作在整个教学管理和教学研究中的重要作用，没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则。出现了什么都入档的繁杂现象和入档不完整的断章现象。导致工作和活动都开展了，唯独没有形成记录，或者记录不全，或者记录散失了，致使教学档案杂乱而无体系性，残缺而无完整性。7．教学档案管理现代化差，服务水平低，开发利用不足。教学档案都还停留在纸质档案，档案柜保存的状态，大部分档案管理还依靠手工处理，工作效率低，与信息技术的迅速发展不相适应，增加了师生检索和资料查询的工作量和工作难度。四、造成问题的主要原因①档案意识薄弱,②缺乏足够的业务指导根据《普通高等学校档案管理办法》规定，高校的档案机构一般由专职档案人员负责档案工作,而各系、部、处、所等部门必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至两名专(兼)职人员,负责本部门档案的收集,整理和移交工作,而各院系兼职档案员的角色通常由教学秘书来担任。有些教学秘书忽视教学档案工作，错误地认为教学档案工作就是简单整理,装订,应付了事.另外，部分教师的档案意识也比较淡薄,收集资料困难。

五、加强教学档案管理的建议

1．转变思想观念，提高教职工的档案意识和对教学档案管理工作重要性的认识。

学校要加强宣传，不断增强全体员工的档案意识。可以通过各种途径，采用会议、橱窗展览、参观学习、档案利用事例宣传教育等形式，向全体员工宣传《档案法》、教学档案管理规章制度，宣传教学档案的重要性及作用，使全体员工充分认识和了解教学档案，熟知教学档案的归档范围、归档原则、要求及时间，重视并进而支持教学档案工作，主动配合档案管理人员做好教学档案材料的收集归档工作，确保教学档案管理工作高质高效完成。

2．加强业务学习和职业道德修养，不断提高档案管理工作者的综合素质。

应首先考虑适当减少兼职档案管理员的其他工作，保证其有较充足的时间和精力完成教学档案收集、整理工作。其次应创造条件，有计划、有目的地加强对兼职档案管理人员的业务培训，促使他们学习档案专业知识、专业理论，掌握档案工作的原则、方法，提高档案工作水平；学习教学管理规范，了解教学活动过程，熟悉教学档案的范围及具体内容，熟悉教学文件材料形成的规律及特点，确保教学档案的完整、准确、系统、规范；学习计算机知识、网络知识，掌握信息化管理手段，实现教学档案管理工作的标准化、现代化。

3．建立教学档案工作的检查、考评制度

教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校应将其纳入教学工作计划之中，纳入教学管理制度当中，纳入各级管理人员的岗位职责之中，并作为年度考核内容之一。针对教学特点，实行“三纳入”、“四同步”的管理，即将教学档案工作纳入教学计划、规划、纳入各级管理人员的岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

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[关键词] 成人高等教育； 学籍管理

[中图分类号] G72 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）20- 0107- 02

学籍管理是成人教育工作的一个重要组成部分，也是提高成人教育质量的重要环节。如何在新形势下强化学籍管理，为成人学习创造良好的条件和环境，促进人的全面发展，是成人教育工作研究的一个重要课题。因此，积极探索新形势下成人教育学籍管理的新思路和新对策，对于在新时期、新阶段全面建设全民学习、终生学习的学习型社会，为和谐社会培养德智体美全面发展的社会主义建设者和接班人，具有十分重要的现实意义。

1 成人教育学籍管理的主要特点

① 成人教育对象的年龄、资历、文化素质差别较大，管理范围大，牵涉面广；为适应成人学生的实际，教学活动各个环节的实施，不可能像普通高等教育那样集中；为适应社会的需求，专业设置较灵活，课程变动大。② 学籍管理过程呈现出间接性，响应速度慢。成人教育的学生分布在社会各行各业的工作岗位上，远离校本部，虽然每学期都定期集中授课，但时间短，主要精力和时间都放在授课上，管理工作往往插不上手。而在实际操作过程中。很多学籍管理工作都要依靠教学点协助完成，管理过程实际为非直接性的远距离管理。

2 学籍管理工作中存在的问题

高校学籍管理是高校教学管理和学生管理的重要组成部分，是教育质量保障体系中的重要环节。近年来，随着高等教育的迅猛发展，我国高等教育进入大众化阶段。作为高等教育活动之一的学籍管理也发生了变化，同时随着教学改革的不断深入，学籍管理也暴露出一些问题。

（1） 学籍管理制度落后。很多高校随着招生规模扩大后，学籍管理还未从以教务处为主的管理体制中摆脱出来，这样的管理体制没有发挥二级部门（学院或系部）自主管理的优势，任务多，容易出差错，办事效率低。一般高校都能及时地贯彻上级教育部门颁布的学生管理规定的精神，但结合校情和学生实际情况制定的学籍管理规定的内容较少，其内容不能适应现代化社会对人才素质层次多元化的要求，不能给部分特长生、某方面困难的学生提供更多的发展空间，不能充分体现因材施教的育人理念。

（2） 学籍管理手段陈旧。目前各个高校基本都使用“普通高等学校学籍学历管理系统”实现了学籍管理的计算机化和规范化，但该系统没有完全实现网络化，所有的数据修改、汇总、统计等工作都需要教务处一方去做。

（3） 档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人—学校立卷各院系—就业指导办（教务处）—机要邮寄部门—地市级教育局（人事局）—县级教育局（人事局）—就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。

（4） 学籍档案管理缺乏规范高校学籍档案由学生的录取信息、注册信息、学籍变动、成绩信息、奖惩信息等原始材料组成，是在学生日常的学习和实践中逐步形成的。随着高校规模的扩大，学生数量不断增加，再加上学籍档案本身的复杂性、动态性以及周期性，使得规范学籍档案工作变得更加困难。

3 完善成人教育学籍管理的对策

3.1 加强领导、健全机构、落实人员

成人高校应由一名副校长分管学籍管理工作，普通高校成人教育职能部门要有一名副院（处）长主管学籍管理工作。同时，要建立学籍管理机构。配备一定数量工作负责和具备一定计算机操作技能的管理人员，并建立岗位目标责任制.把学籍管理工作落到实处。

3.2 健全和完善学籍管理实施办法

各成人院校要根据教育主管部门制定的学籍管理制度。结合本校实际。制订出实施细则、工作程序和运行模块。从制度上规范学籍管理的行为。从程序上严把学籍管理的质量，从运行模块中提高学籍管理的水平，通过学籍管理，使学生的个性与潜力在可能的范围内得到充分而自由的发展，从而激发成人学生学习的主动性、积极性，使其快成才，成好才。

3.3 建立以人为本的学籍管理理念

以人为本的学籍管理理念就是在管理中重视发挥组织、计划、规章制度等理性管理的作用下，突出学生的主体性，通过学籍管理充分体现出对学生的尊重、关心、激励，使学籍管理成为发挥学生潜能，促进学生成长的动力棒。

3.4 创设和完善多层次、多规格、全方位的学籍档案管理机制

以学籍管理条例为准绳，适应成人教育特点，创设和完善多层次、多规格、全方位的学籍档案，如新生人学档案、学籍卡档案、毕业生名册档案、学员成绩档案、学员个人档案等等。分门别类。各尽其用，从而方便学员，方便管理。只有这样，才能高效地做好学籍管理的各项具体工作。

3.5 加强学籍管理人员的培养

采用校、系（教学点）二级管理体制的学校，每年都要定期开设一些研讨班、短训班，对二级管理单位的管理人员进行培训，学习有关的管理规定，掌握相关的政策法规；聘请专家。开设计算机应用技术、网络应用技术、成人教育学籍管理系统的应用等讲座，提高管理人员运用现代技术的能力。

3.6 适应新形势，学籍管理要逐步采用现代化的管理手段

利用计算机进行学籍管理，实现了管理业务标准化，即管理信息的规范化和管理工作的程序化，数据管理做到准确、及时和系统，即从原始数据的收集、处理、传递到检索、分析和存储，都按计算机使用的需要，制定出一套管理办法。使用计算机，必然引起管理思想、管理体制、管理方法的变革和管理人员素质的提高，从而推动学籍管理的科学化和现代化。

总之，学籍管理是教学管理的一个重要内容，是一项繁杂的、政策性强的工作。只有改革传统、滞后的学籍管理制度与办法，建立科学合理的、适应现代教育发展需要的新的学籍管理制度，才能为培养创新人才发挥更大的作用。要实现这一目标，需要不断地实践、思考、发展、完善，把高等学校的学籍管理工作做得更好。

主要参考文献

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一、明确要求，落实责任。

1、建立健全依法行政工作制度。我局高度重视人事编制依法行政工作，把依法行政工作列入重要议事日程，进一步强化领导，层层落实责任。年初，根据《2009年依法治区工作意见》，制定下发了《*区人事局（编委办）2009年依法行政工作实施意见》，结合人事编制中心工作明确了2009年我局依法行政工作的任务和要求，对行政执法责任制进行了分解落实，由局领导负总责，相关科室承担相应执法责任；局建立了行政执法责任制领导小组，负责行政执法责任制的工作部署、宏观规划、监督指导；把人事编制执法的任务和责任落实到具体的执法岗位和人员，明确工作质量和进度，确保年度依法行政各项工作圆满完成。

2、推进普法教育提高执法能力。年初，结合我区人事系统“五五”普法教育实施意见和《*区2006－2010年公务员法律学习工作意见》的部署，我局制定了《杭州市*区2009年公务员法律学习工作计划》，明确加强组织领导、加强普法阵地建设、保证公务员学法达到规定学时等要求，并将普法学习情况及记录作为创建“满意单位”的一项内容进行考核检查。4月份，根据市委组织部等5部门下发的《关于在杭州市“公务员学法日”开展网上学法用法考试工作的通知》要求，我局会同组织、司法等部门对文件进行了转发，开展“4?27公务员学法日”，通过“杭州市干部学习新干线”平合开展了公务员普法教育工作，组织762名公务员参加了法律考试，通过率达到100%，进一步提升了公务员依法行政的能力和水平。

3、及时做好规范清理工作。按照区委、区政府进一步构建权力阳光运行机制的要求，依法对行政权力进行清理，编制职权目录、权力运行流程图、监督机制明示图，公开供社会监督。经梳理，区人事局（编办）现有行政执法职权共5类12项，非行政许可43项。按照《浙江省人事厅关于印发部分已废止失效行政规范性文件目录的通知》（浙人发〔2009〕45号）要求，结合阳光权力梳理工作，对近年来我局制定和实施的规范性文件进行了清理规范，并按照信息公开的要求，利用区政府门户网和政务网向社会公布，建立实时监督机制。在此基础上，严肃追究执法过错责任，要求各执法科室和执法人员严格在法律法规范围内履行职责，有效保证行政执法责任制工作的落实。

二、规范程序，严格执法。

按照打造“阳光人事、法治人事、满意人事、和谐人事”的要求，我局在人事编制依法行政工作中进一步规范程序，明确要求，在各项工作中严格做到依法、规范、到位，确保人才人事和机构编制各项法律规范的真正落实。具体情况如下：

1、在落实《浙江省人才市场管理条例》方面：一是抓好《条例》的学习宣传。我们坚持利用会议，人事工作培训、*人才网站等形式和阵地宣传《条例》；利用学习实践科学发展观活动服务企业的机会，上门走访服务和单位积极宣传《条例》；组织工作人员参加人才中介组织从业人员培训学习；对区工业基地、科创中心和重点骨干企业，我们组织人员上门宣传党和国家的人才工作政策和人事政策法规，提供人才供求信息等系列服务，倾听用人单位的意见和需求。二是进一步规范各类人才人事档案管理。按照有关规定为人才人事关系，目前区人才交流中心在册档案数3500余份。上半年，严格按《流动人员人事档案管理暂行规定》为1000人（次）提供关系转接、政策咨询等各类服务。三是积极提供人才服务。组织10家用人单位参加春季和毕业生就业招聘大会等大型人才招聘会；组织南星、湖滨等街道参加全市高校毕业生进社区招聘工作；协助9名新入我区留学生办理在杭留学人员工作证，协助3家企业引进国外智力6人（次）；通过牵线搭桥，为下属人事企业直接办理人才引进280多名；通过市区两级审批，引进特殊人才9人；积极开展毕业生就业创业服务，协助400余名毕业生实现就业，扶持50余名大学生创业；针对大学生就业创业、公开招考等难点、热点问题，编印相关的实用问答，及时对进度流程进行公示，为其提供办事指南。

2、在执行《浙江省专业技术人员继续教育规定》方面：半年来，我局严格执行《浙江省专业技术人员继续教育规定》，依托专门培训机构和各主管部门，分系统协调引导做好各类专业技术人员开展好继续教育工作。一是专业技术人员继续教育内容落实。今年我区根据工作的需要在专业技术人员继续教育内容上，开展了财务、卫生、教育等领域的继续教育。认真做好职称考试工作，审核申报了953名参加8大类职称任职考试或职业资格考试，为他们发放准考证、考试用书，为合格人员及时办理资格证书，做好各项服务工作。二是继续做好高层次人才培养工程选拔推荐工作。有1人入选2008年度省“151人才工程”第二层次，3人入选市“131人才工程”第一、二层次，对高层次人才落实好培养经费，有计划、有重点的培养。三是继续教育的各项制度得到了较好地贯彻。经调查了解，我区各单位普遍能够根据工作需要，安排或支持专业技术人员参加继续教育，被单位安排参加学习培训期间能够按《规定》要求，享受在岗人员的同等工资待遇，受训后的最低服务年限，在签订事业单位聘用合同时协商明确。

3、在执行《公务员法》和相关配套法规方面：半年来，我局针对《公务员法》相关配套政策的相继出台和新制度入轨运行的需要，积极做好各项基础性工作。一是以考核奖惩为导向，促进公务员勤政廉政。做好了全区政府机关1100名科及以下公务员和4479名事业单位工作人员2008年度考核工作，注重把考核结果同奖惩制度紧密结合起来，为符合条件的人员晋升了工资档次；根据公务员法，开展首次*区“十佳公务员”评选表彰活动，对28名近三年来连续考核优秀的公务员记“三等功”，对全区152名当年优秀等次的公务员授予嘉奖；推荐入选全国先进工作者1名。二是以教育培训为途径，提高公务员能力素质。根据《杭州市*区公务员培训学分制管理办法（试行）》，依托“干部学习新干线”实行学分制管理，组织1570名公务员参加《组织行为学》、《法治浙江与和谐社会建设》两门课程的网上培训考试。开展“4?27公务员学法日”，进一步提升了公务员依法行政的能力和水平。三是以日常管理为依托，优化公务员队伍结构。组织好全区公务员公开招考录用报名、资格审查、面试、体检、资格审查等相关工作，招录公务员8名。认真做好我区行政执法大队210名参照公务员法管理事业单位工作人员登记工作及科以下非领导职务任职工作，确保参公程序公平和透明。严格按规定职数审核科以下非领导职务200人次，把好职务升降任免审核关；认真办理好21名公务员的调任、转任和调动手续。

4、在执行《事业单位登记管理暂行条例》方面：在事业单位登记管理上，我局严格遵守《行政许可法》的规定，依据《事业单位登记管理暂行条例》和《事业单位登记管理暂行条例实施细则》的要求，落实好各项登记管理工作。一是变更、登记严格细致。事业单位的变更登记及初始登记，我们严格按照《事业单位登记管理暂行条例实施细则》的规定，仔细审核，对符合要求的，及时进行办理，上半年共办理初始登记2家，办理变更登记19家。二是年度检验严格审核。依据《条例》和《细则》，在市编办的统一部署下，年初，事业单位登记管理局对全区174家按规定需年检的事业单位开展了2008年度的年检工作。为做好年检工作，我们专门组织各单位负责人召开年检工作会议进行布置，对财务报表，年度报告书的填写上报提出了具体标准和要求。年检中严格的审查，对存在问题的单位提出了限期整改的意见，对符合条件的事业单位当场办理。截止3月底，年检工作全部结束，合格率为100%。三是登记档案社会化服务开展正常。对已登记的事业单位的有关材料，按统一的格式和标准对资料进行整理，装订成册，入柜妥善保管；对需要查阅事业单位登记档案的单位和个人我们按《杭州市事业单位登记档案资料查询暂行规定》提供服务。

5、在执行《杭州市人民政府行政机构设置和编制管理办法》方面：在机构设置和编制管理上，我局认真贯彻执行《地方各级人民政府机构设置和编制管理条例》（国务院第486号令）、厅字[20*]2号文件、《杭州市行政机构设置和编制管理办法》（市政府令第213号）和市委办[2008]49号文件精神，严肃认真做好机构编制的各项工作。一是依法推进机构编制管理规范化进程。在省市部门的指导下，我区相继出台了《*区机构编制委员会工作规则（试行）》、《关于*区机关事业单位编制管理和增补人员的若干规定》、《关于进一步加强和完善机构编制管理严格控制机构编制的实施意见》和《进一步规范机关事业单位编外用工管理实施意见》等政策文件，进一步理顺关系，规范流程，从严把好机构设置和编制关口，进一步提升机构编制部门的依法管理水平和依法行政能力。由于历年来的从严把关，我区预计在2009年底，能消化行政编制超编人员，提前完成机构编制和实有人员一一对应的实名制目标。二是初步建立事业单位全程管理新机制。根据杭州市《关于杭州市机关事业单位实行机构编制实名制管理的通知》的要求，我区实行了机关事业单位编制实名制管理，初步建立了机构编制实名制管理体系。三是严格落实人事部《事业单位公开招聘人员暂行规定》。半年来我局遵照人事部《规定》和杭州市《实施办法》的要求，积极帮助指导教育、卫生等系统的事业单位落实好公开招聘人员工作，并实行全程监督；根据《进一步规范机关事业单位编外用工管理实施意见》（上政办[2009]4号）的要求，按照“依法规范、分类管理、总量控制、精简效能”的原则，将机关事业单位编外人员切实纳入管理，落实计划申报、联合审批、分类管理等制度。

三、下阶段工作。

1、继续认真落实好《公务员法》及相关政策。《公务员法》相配套政策陆续出台，我们在学深学透的基础上，要严格按照相关政策抓好各项工作的落实，用规范化的管理全面加强公务员制度和队伍的建设；进一步对公务员的年度考核进行细化、量化，要通过年度考核充分反映公务员的德、能、勤、绩；要切实搞好公务员的培训工作，改进培训方式，通过培训加强公务员的公共管理水平和综合素质，增强依法行政的能力；要认真细致的做好阳光工资改革工作，耐心做好政策的解释工作，确保平稳实施。；要积极推动公务员的交流和锻炼，推动跨部门、跨街道、面向全区的竞争上岗；要继续加强对新录用公务员的试用期管理和期满考核，开展新录用公务员下基层锻炼工作；要进一步加强与有关部门的密切配合，大力推进机关效能建设，促进公务员依法办事、公正办事、高效办事。

2、稳步推进我区新一轮政府机构改革。下半年，区县政府机构改革即将启动，区编办需认真开展对各部门职能配置、机构设置和人员编制情况的调研，及时了解和掌握省市及兄弟城区政府改革信息及动态，结合我区实际加以吸收利用。对可能涉及到机构改革的部门，严格冻结编制和人员，防止突击调动、提拔干部现象发生。下阶段，将根据省市要求，按照分阶段、分步骤，重点明确，任务到人的原则，研究制订我区机构改革方案和计划，做到早介入、早研究、早准备。

3、规范完善事业单位管理的各项制度。严格贯彻落实人事部《事业单位公开招聘人员暂行规定》，进一步健全完善事业单位人员招考聘用制度，提高工作的透明度；积极鼓励事业单位开展适应事业单位特点和各类人才成长规律、体现岗位与绩效为主要内容、灵活多样的内部分配激励机制；加强对事业单位改革调研工作，及时掌握分类管理中出现的新情况、新问题，为领导决策提供良好的建议和对策；要按照《事业单位登记管理暂行条例》和《实施细则》的要求，进一步规范事业单位单位登记管理程序，完善管理制度。

4、不断提高人才人事服务质量。坚持以人为本，依法处理好各类问题，及时回复人大、政协的议提案，积极接受人大政协和人民群众的监督；从维护改革发展稳定的大局出发，切实做好高校应届毕业生就业、军队转业干部安置、机关事业单位退休干部管理、工资福利、企业干部维稳和解困等工作，认真规范做好事业单位的登记和年检；在日常人事服务中做到能办的事及时办，不推诿扯皮、不拖延刁难，对不能办的事耐心做好解释工作，对超权限的事及时向上级有关部门反映，及时给予反馈；进一步健全、完善公务员申诉制度和人事争议制度，规范仲裁行为，严格仲裁纪律，依法公正、及时的涉及案件；要加强对人事政策法规的宣传教育力度，提高广大干部群众依法维权意识。

5、加强人事部门自身建设。以学习实践科学发展观活动为契机，以提高素质能力和培训优良作风为重点，抓好人事干部的政治教育、党性教育、法制教育和知识更新、业务培训，提高依法行政水平和能力；积极转变工作方式、方法，大力推行信息公开、电子政务等制度，及时通过网络、信息栏等载体向社会公开政策和相关信息，充分利用“*网”、“一站式审批服务平台”等网络平台，及时解答和处理各类政策咨询、业务申报。深化学习型机关创建活动，完善局机关“学法日”制度，通过法律知识宣讲、案例分析、选送参加培训等形式，组织局机关干部学习人事政策和各项法律法规，进一步提升机关干部法律素养。

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【论文摘要】学分制是相对于学年制的一种教学管理制度,它以学分代替学年、以指导性代替指令性、以选课制代替排课制;成人高等教育学分制存在着教学计划弹性不够、选课制度不够完善、管理过程仍保留着学年制做法等问题;充分认识推行学分制管理的重要性、建立院系二级管理机制、完善教学管理制度、创设网络管理系统以逐步完善学分制管理。

学分制是相对于学年制的一种教学管理制度,它是以选课制为基础,以学分作为计算学生学习分量的单位,以取得一定数量的学分作为学生升入高年级、毕业和获得学位标准的一种教学管理制度。[1]成人高等教育推行学分制已成为高校教育教学管理制度改革的一大热点,它既是我国高等教育发展的迫切需要,又是适应社会主义市场经济条件下高层次人才培养的需要。成人高等教育推行学分制已成为高校教育得以迅速发展并切实需要解决的一个现实课题。

1 学分制给成人高等教育管理带来的变化

与传统意义上的学年制相比,学分制实行的是导师指导下的选课制、弹性学制、免修和重修制、学分值制。它以学分代替学年、以指导性代替指令性、以选课制代替排课制,在很大程度上能激励学生学习的主动性和积极性,解决学生的工作和学习矛盾,增强学生学习的信心和兴趣,符合大众化教育阶段个性化的教育要求。学分制给成人高等教育管理带来的变化主要表现在:

1.1 更为自由的选课制

选课制是学分制的核心,广义地说,学生自主选课包括自主选择专业和课程。根据教学计划,学生所学课程分为必修课和选修课两类。必修课分为公共必修课、专业必修课及实践性环节;选修课一般为扩大知识面的课程,学生可以跨年级选读。学生可以按照自己的专业和本人条件选择学习课程和上课时间,自主安排学习内容和进程。[2]

1.2 实行学分值与平均学分值制

学生的学习成绩采用学分值来表示,每门课程的学分值为该门课程的考核成绩乘以该门课程的学分,如张三《高等数学》的考核成绩为85分,学分为3,则张三《高等数学》的学分值为255分;平均学分值则是指学生所学课程的学分值之和除以这些课程的学分之和。学分值是学生学习一门课程的量和质的综合量化指标,平均学分值则是学生一个学期或某个学习阶段或整个学习期间学习量和质的综合量化指标。

1.3 实行弹性学制

原来的学年制是3年,实行弹性学制后,标准学制是2.5年,弹性学制是2-6年。允许优秀学生在完成培养计划规定的课程及实践环节后,提前申请进行毕业设计,在取得规定的学分后提前毕业。毕业不再是同年级齐步走,而是有早有迟。

1.4 实行重修制

实行学分制后,对于培养计划内规定的课程,考核不及格者可以补考一次,一次补考后仍不及格的课程必须重修;学生对已取得的考核合格成绩不满意时,可以重修;凡擅自缺考或考试作弊者,该课程成绩以零分计,不准补考,只能重修。

2 成人高等教育学分制管理工作面临的问题

2.1 教学计划弹性不够,选课制度不够完善

教学计划弹性不够主要表现在选修课的数量不足,质量不高。如果没有足够数量和高质量的选修课,学分制将失去赖以存在的基础。因此,要多开设选修课,增加课程门类,充分照顾学生的兴趣和爱好,满足社会对各种规格人才的需求。在增加选修课数量的同时,一方面要考虑选修课的门类,另一方面要求选修课的内容不断更新,能够反映当代科学技术发展的最新成果。

2.2 管理过程仍保留着学年制的做法

由于专业教师、学生及选修课数量不足,完全自由的选课制在实施中也会产生很多弊病,由有指导、有条件的选课制取而代之,未能做到真正意义上的选课制,教学管理过程仍保留着学年制的做法。如何加快选修课课程建设,提高课程质量,加强选修课管理,是一个不容忽视的问题。课程实行重修在目前还无法完全做到,申请重修课程的学生,只能等到下一年级开课时再去旁听(到时同样可能因上课时间冲突而无法旁听),无法真正实行弹性学制,学分制的激励与制约机制无法充分发挥作用,这样就会导致提前修满学分的学生无法做到“提前毕业”。

2.3 学籍档案及教学管理工作的变化

学籍档案管理工作包括学生的入学注册、录取审批、成绩考核、学籍异动、奖励处分、毕业结业等原始记录。学年制时的成人高等教育学籍档案及教学管理模式是成人教育学院统一管理,实行学分制后,学籍档案及教学管理模式发生了根本的转变,学生及学生的注册、选课、教学、成绩、学籍表等管理由成人教育学院的集中管理过渡到各系部的分散管理,3年的学年制也变为2-6年的弹性学制,成绩也由原来的以班为单位登记变为跨班跨年度的登记。学籍档案及教学管理工作需要建立新的管理体制,以形成一个良好的运行机制。

2.4 学生素质参差不齐

虽然大学生整体素质在提高,但不能否认其中也存在着一些素质相对较低的学生,他们受社会不良风气的影响,过分追求物质享受,学习钻研精神匮乏;重视个人成功,但漠视社会需要,急功近利,缺乏社会责任感和承受挫折的能力,道德水平下降等。这些往往使正常情况下的教育管理在他们身上失去作用,部分学生没有明确的学习目的,也就没有了学习动力。

3 逐步完善学分制管理的几点对策

成人高等教育主要是对已经走上各种生产或工作岗位的从业人员进行的学历教育或各种职业培训,能够直接有效地提高劳动者和工作人员的素质,从而可以直接提高经济效益和工作效率。学分制管理针对学生边工作边学习的特点制订了相应的管理办法,但要真正发挥这些办法的作用,充分激发学生的学习能动性,促使学生成才,还必须加强以下几方面的工作:

3.1 充分认识实行学分制管理的重要性与必要性

高校实行学分制管理是经济体制改革和社会发展的要求,社会主义市场经济对高校培养的人才提出了高素质、多规格、复合型等新的要求,高校也将引入市场机制,对人、财、物等资源进行优化配置,所以实行学分制管理也正是高校主动适应市场的选择。同时,高校实行学分制是教育体制改革的重要内容,也是适应当前“高等教育大众化”和高校“宽进严出”培养模式的有效管理制度。

3.2 制定相应制度,建立顺畅的院系二级管理的运行机制

在深入研究学分制本质和特征的基础上,完善与之相应的教学管理制度,充分体现学分制管理的特点,改善运行机制,这是学分制能够顺利实行的保证。学校必须坚持宏观调控、微观放权、规范管理、畅通高效的原则,使学分制管理工作中心下移,强化各系职能,使各系按照其自身的学科特点,逐步建立起适合自身管理和发展并直接服务师生的管理方式。学校制定二级管理实施细则,制定学分制管理及各项工作流程,加强宏观监控,注重目标管理。各系按照学院的学分制管理制度,应注重过程管理,加强微观管理。院系职责明确,从制度上进行改革,建立起顺畅的院系二级管理体制。

3.3 优化培养计划,完善相应的教学管理制度

弹性教学计划强调教学科目安排的灵活性,改变过去那种刻板单一的教学计划对学生学习的限制,鼓励学生根据社会需要和自己的兴趣爱好,跨系跨专业选课,灵活整合自己的知识结构。减少必修课的比例,尽量多地设置选修课,建立完善的选课系统,制订课程简介、选课指南,逐步完善选课制;完善导师制,指导学生正确地修读课程,保证学生选课及学习质量,避免选课中的随意性和盲目性。同时,还要保障图书馆、实验室、教室以及后勤服务等方面的管理工作,以保证教学活动的顺利完成。

3.4 加强教学与管理队伍的建设

教师及管理人员是保证教学工作顺利进行的重要生力军,没有一支业务熟练、坚持原则、积极肯干的教师及管理队伍,是很难做好教学管理工作的。特别在实施学分制管理过程中,要求高校教师及管理人员不仅要具有一定的专业知识,能够使用现代化管理手段,更要了解学分制教学和管理工作规律,因此,加强教师及管理队伍的建设就显得十分重要。学校应采取定期或不定期方式对教师和管理人员进行培训,使教师及管理人员学习新的教育政策法规和文件,研究学分制管理特点,提高教师及管理队伍的整体水平。[3]

3.5 创设学分制网络管理系统

学分制作为高等教育发展的一种必然趋势,其顺利实施迫切需要配套的现代化管理设施。在学分制管理中,单选课一项就十分繁杂,不但有大量的选课表要处理,而且要接受学生的改选、退选等工作,以往陈旧的手工操作已难适应新形势下的教学管理工作。所以,要全面放开选修限制,便于学生、教师、教学管理人员间的互动和交流,就必须进一步优化程序功能,建立学分制网络管理系统,借助校园互联网来实现全校的教学管理信息化。

根据教学管理的内容,学分制网络管理系统可设计成三个模块和一个信息交流服务平台:学生管理模块、成绩管理模块、毕业生管理模块、WEB网页服务平台。学生管理模块要按照大众化教育、素质教育和学分制管理的要求,高效而快捷地进行按大类招生、学分收费注册管理,在校生基本信息的管理,如各种学籍异动、转专业和基本信息查询、统计工作。成绩管理模块要充分适应学分制改革的要求,以学生所在系管理为主,减少成绩管理中间环节。毕业生管理模块要能准确而快捷地进行学生毕业、学位资格审查工作以及毕业生报表的统计、打印,并能将毕业生信息转入历史库,以便长期保存。WEB网页服务平台作为一个教师、学生、管理人员间的信息交流平台,应为教师网上录入成绩、学生网上查成绩以及学生个人信息的核查、选课、各种报名工作提供便捷。[4]

学分制作为一种灵活、弹性的教学管理制度,较之学年制,学生有了更多、更大的自,在学习年限、课程设置及对课程、对老师的选择等方面有了更大的弹性,这些都会给原来的学年制教学管理带来冲击。实行完全意义上的学分制,是一场教育教学管理领域的革命,在新的形势下,需要极大地推动教育教学改革的全面深入发展,以开创成人高等教育新的局面,促进成人高等教育持续健康快速协调发展。

参考文献

[1] 刘军红,赵香棉.在学分制学籍管理中充分发挥过程管理的作用.中国电力教育,2007,(3).

[2] 李丽,颜萍.推动和完善我校学分制改革下学籍管理的思考.高等理科教育,2007,(2).