国有企业人事档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇国有企业人事档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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［关键词］国有企业 改制 员工档案 管理

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）06－0065－01

2004年以来国家逐步对国有企业进行改制，2004年4月9日四平市人民政府印发了《四平市人民政府印发关于推进国有企业改革问题的若干规定的通知》，由此拉开国有企业改制的序幕。市委市政府高度重视，攻难克坚，一鼓作气打响了国企改革的攻坚战。地方政府筹措大批资金对厂办集体企业、区街集体企业进行改制。据统计，到目前为止改制涉及员工近十四万人，这些退出国有、集体企业员工的档案管理工作任务十分繁重，过去由企业管理的员工档案，大部分要移交到就业服务机构托管，这部分人再就业、退休、异地就业、续缴社会保险费等业务都要由就业服务机构去做。经过各级就业服务部门不辞辛苦的工作，这项繁重的工作已经步入正轨。

大批解除劳动合同人员个人档案委托就业服务机构，不仅仅是工作任务繁重，不断加强个人档案管理，认真分析个人档案信息，通过档案调档分析再就业状况以及社会保险费续缴状况对于做好人力资源和社会保障工作至关重要。从现有个人档案资料分析，存在的问题比较突出。

一、档案记录不够完整，问题比较突出

国有企业改制、集体企业改制，解除劳动合同人员年龄结构普遍偏高，这部分人大部分是上世纪50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期间参加工作的人员，档案管理比较混乱，出生日期、工种记载等都不够规范，出生日期与身份证记载不一致的问题也比较突出。造成这个问题的原因是多方面的，既有个人因素，也有政策因素。众所周知在计划经济体制下，国有企业招工要受指标限制和就业年龄限制，搞到招工指标的人千方百计地把自己超过当初国家规定年龄或者没有达到最低就业年龄的子女送进国有企业，这就造成个人档案记载不真实。至于特殊工种记载由于国有企业众多，期间工种名录也不够规范，一个工种多种叫法的现象比较普遍，例如“装卸工”有的企业记载为“搬运工”。再有就是期间十几年国家没有调整职工工资，直至改革开放以后1983年国家进行一次工资普调，1986年进行一次普遍增加工资，当初还搞一次3%增加工资，员工档案记录并非每年都有增加工资审批表，造成工种记录断档。

二、拖欠社会保险费问题比较普遍

1986年我们国家在劳动用工、工资分配、社会保险领域实行重大改革，用工打破铁饭碗实行劳动合同制，工资打破八级工资制实行工效挂钩、工资总额包干管理办法，实现按劳分配。在社会保险制度改革过程中改变企业负担养老办法，实行社会统筹，这项改革是在试点的基础上逐步推开的。尽管国家在改革过程中投入了大量人力物力和财力，但是在改革过程中由于企业效益差别等原因，造成一些企业欠缴社会保险费，甚至个别企业到改革开始仍然没有为员工缴纳社会保险费，因此造成一批员工拖欠社会保险费问题。在改革过程中国家，地方政府筹措资金、改制企业筹措资金，参加改制的员工有的也承担一部分社会保险费，基本上把改制截止前欠缴的社会保险费补缴到位。但是改制后这部分员工与企业解除劳动关系，没有实现再就业的社会保险费又出现新的欠缴。

三、面临退休高峰期

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一、验收依据

县委、县政府有关文件政策规定和县政府批复企业的改制方案是验收工作的主要依据。

二、验收标准

（一）企业性质变更

1、改制企业是否按县政府批准改制方案中批复的改制形式实施改制。

2、破产解散企业的印章、财务档案等是否移交企业主管部门保存，原企业是否在工商部门注消。

3、实行民营股份制改造的企业，民营公司是否按《公司法》规范组建并办理变更登记手续。

4、实行目标管理责任制的改制企业，主管部门是否明确企业年度考核主要经济指标。

（二）职工安置

1、改制方案是否按程序经过职代会或职工同意，同意率是否达到规定比例。

2、是否按企业有效资产合理设置职工置换身份补偿标准，职工补偿金是否发放到位，以资产置换职工身份企业是否履行资产变更手续；企业领导班子成员是否按规定领取经济补偿金。

3、职工置换身份补偿标准是否超过县上规定的上限。

4、职工的养老统筹费是否足额补缴，伤残、遗属及离退休等人员是否按政策规定进行补偿。

5、职工与原企业是否签订解除劳动关系合同（协议书），合同上是否使用县上统一的规范文本。

（三）资产处置

1、改制企业产权清晰，属于企业的资产是否全部登记鉴定；资产评估是否合理，国有资产是否有流失现象。

2、企业资产是否严格按照《国有资产管理办法》规定进行处置。

3、资产处置后，资金支出情况是否合理；涉及的相关税费是否交纳或履行免交手续；县政府明确的优惠政策是否落实到位。

4、剩余的国有资产是否已由企业主管部门代管；资产处置的有关手续是否办理完毕。

（四）债权债务解除

1、债权是否收缴，未收缴部分是否移交企业主管部门收缴；符合核销条件的是否报财政部门核销。

2、银行债务是否签订偿还合同或协议，并按议定数额清理；财政借款是否清算；有关债权债务清理手续是否办理完毕。

3、职工欠企业款项是否了结；企业按规定是否补发在岗人员工资和规定标准的生活费。

（五）档案管理

1、企业原有的各种档案是否整理并全部移交主管部门管理。

2、企业改制过程中形成的各种资料、记录是否齐全并交主管部门管理。

3、解除劳动关系后，原职工人事档案是否移交托管或由主管部门代管。

（六）遗留问题

1、留守费用是否提留，留守人员是否按规定人数确定，有关报酬是否明确，留守时限是否确定。

2、改制遗留问题是否理清，有关遗留问题处理意见或方案是否明确。

三、验收程序、方法和要求

1、改制方案批复后，改制企业原则上在一个月内（资产进入市场处置的企业放宽到两个月）开始验收，部门驻企业工作组及企业要按改制有关验收标准对改制企业进行自验，写出总结报告，经主管部门初验后，申报县企改领导小组进行验收。

2、接到申请验收报告后，由县企改领导小组组织县企改办、财政、劳动、审计、监察、国土及相关银行等部门人员专门进行验收。

3、验收工作组采取看资料、开座谈会、走访等形式对企业的改制情况，特别是资产处置、职工安置等进行全面验收，对改制工作进行总体评价。

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公司档案管理总体目标：构建和完善公司档案分类体系；加强档案制度建设，完善工作流程；强化档案指导、培训、检查工作，确保重要资产项目档案及时移交；加快档案管理现代化建设，充分开发档案信息资源，满足公司各项工作需要；加大培训力度，培养一支高素质地档案管理队伍；实现档案规范化管理。

现将公司档案管理有关情况及建议报告如下：

一、做好我公司档案工作的重要意义

企业档案是企业进行生产、经营、管理等活动的重要依据，国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证。收集和管理好国企档案对促进国有企业生产、经营和管理具有重要的意义。

我公司档案是公司经营活动的原始历史记录，是以后工作的考查凭据，为以后明确责任，对历史负责，为现实服务，有及其重要的作用，必须要对我公司档案进行规范的、持续性管理。

二、我公司档案管理现状

在新__公司组建以来，档案管理主要做了一下工作：

1、根据公司做大做强的需要，制定了《成都__资产经营管理有限公司档案管理暂行办法》，使公司档案管理基本做到有“法”可依。

2、根据公司档案管理暂行办法，明确了公司各部门兼职档案管理人员，初步建立了公司档案管理网络体系。

3、在基本设备方面，购置了缝纫机、装订机、打码机、市档案局监制的标准无酸档案盒等档案用具；在档案软件方面，购买了市档案局参与编写的“紫晶文档一体化管理系统”软件ams增强版。

4、在档案实体方面，目前已经完成公司历年文书档案的立卷工作。全部文书档案已按永久、定期30年、定期10年进行了分类，目前正在进行文书档案目录的电子录入工作及校对、补充完善工作，下一步将对公司资产项目档案进行规范化整理。

5、在人员培训方面，20__年1月25日，邀请了市档案局的谢老师对我公司及子公司专职、兼职档案管理人员进行了档案管理基础知识的简短培训，通过这次培训增强了公司档案管理人员收集各类档案的意识。

三、现阶段我公司档案管理存在的主要问题

自老鼎力公司成立以来，就没有对公司档案进行规范化要求及整理立卷，也没有相应的档案管理办法及制度，导致公司档案管理方面一直比较薄弱。公司部分员工在档案的归集方面比较随意，借出公司档案不及时归还、长期占有，没有树立良好的档案归档意识，部分子公司档案管理存在较多问题。具体表现在：

1、经过对公司历年档案的清理，发现少部分文件只有文件主体，文件附件不全。主要原因在于立卷归档部门不注重公司档案的平时收集、归档工作，部分员工归档意识薄弱，对自己经手的外送文件没有存档留底习惯。

2、公司重要会议的原始记录缺失，公司人员外出考查学习及公司组织的员工活动的档案资料严重欠缺，公司声像档案资料及公司各部门形成的已正式报送文件的电子档案至今还是一片空白。

各部门兼职档案管理人员应加强这方面资料的收集，根据档案内容整理好并向公司档案室进行移交。

3、涉及公司保密的档案资料归档有一定难度，比如公司人事档案，奖惩考核方面档案、薪酬方案档案等。这部分档案由于涉及公司内部管理的保密问题，是归档立卷还是由当事人作临时保存不归档，都是个难题。

4、在总公司范围内，其他未正常经营又具有法人主体资格单位的档案归档问题，不好解决。如蓉海公司档案管理问题，金达通公司档案管理问题，成都市市级机关处置领导小组的档案问题及其已处置完毕的浣花山庄的档案问题，即将处置的万和公司的档案问题。这部分档案比总公司的档案还多、还乱，一是没有专门的档案管理人员，二是没有进行规范化整理立卷，仅文件的清理及文件目录的电子录入工作就是一个较大的问题。

随着公司业务量的增多、业务范围的扩大，处置单位（资产）的增多，这部分问题将会越来越多，越来越严重。如总公司将子公司档案集中存放，档案库房及档案管理人员将严重不够，如分别存放，谁又来负责档案管理责任问题。

5、公司代管的市信托档案问题

根据原鼎力公司与市信托公司签订的有关协议，市信托注销后，其档案存放于我公司位于西安中路1号房产的地下金库，由我公司代保管30年。现由于地下金库密不透风，潮湿严重，保存档案条件恶劣，部分档案已有发霉迹象。

以上档案管理方面存在的问题，在公司领导的重视下，已经有了初步改善，特别是公司本部档案在分类整理及立卷上，有了较大改观。

四、做好公司及子公司档案管理工作的建议

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，需要大量的时间和精力才能做到标准化、规范化。

1、领导重视是做好档案管理工作的关键，公司同仁精诚团结，勇于奉献是做好档案管理工作的基础

档案管理工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的起依据凭证和延续历史作用的极其重要的工作。要能很好地完成档案管理工作，必须有公司领导的重视及大力支持，还要靠公司同仁同心协力、相互支持、勇于奉献，更需要各立档部门的大力支持，规范整理，做好资料的归档工作。

根据四川省企业档案工作规范化管理要求，档案工作要做到“三纳入”、“四参加”、“四同步”。“三纳入”即档案工作纳入领导议事日程，纳入有关工作程序、计划，纳入有关人员岗位责任制；“四参加”即档案部门参加

基建工程竣工验收会，参加设备开箱会，参加科研课题鉴定会，参加产品定型会或有关业务工作会；“四同步”即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查计划进度同时检查文件材料形成情况，评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。2、加强继续教育，提高档案管理人员业务素质

档案管理人员要加强学习，与市档案局保持联系，争取其业务指导。公司应适时组织参加档案管理的专业培训，学习其他单位管理档案工作的先进经验，力争公司专职档案管理人员都持证上岗。

在提高档案管理人员素质的同时，要健全档案管理制度，建立档案管理的新模式，最重要的是改变重管轻用的现状，多途径地开发利用档案信息资源。

3、建立一支稳定、专业的档案管理队伍

要建立公司档案管理网络体系，建立专、兼职档案管理队伍，保证公司档案管理工作的良性发展。应根据公司业务的发展情况适时增加档案管理人员，以利于公司档案日常编研工作的开展，有利于公司档案管理的连续性，为以后的档案管理及档案接收工作做好人员储备。要做好档案管理工作，需要较多的基础投入和人才建设。

4、强化全员档案意识，调动员工参与档案建设的积极性

根据公司新的档案管理暂行办法，公司实行“统一管理、分部负责、人人参与”的档案管理体制。公司员工要在以后的工作中逐渐强化归档意识，要知道档案的收集、归档不仅仅是档案管理员的事情，人人都是公司档案的产生者、责任者，人人都必须对公司的档案负责。公司应营造上下一心，全员参与的档案管理氛围，以适应档案管理工作的需要。

要使公司档案管理达到一定水平，而且使公司档案管理工作保持长期稳定，公司的档案管理应统一纳入公司发展规划和年度计划，部门及个人档案工作的管理和考核应纳入部门及个人绩效考核管理体系。

5、完善档案保管基础设施，实现档案管理现代化

根据档案管理有关要求，库房建设要符合保管要求，档案库房、办公室、阅览室应实行三分开，档案库房要为以后档案的归档预留10年的发展空间。

随着时间的推移，公司规模逐步的扩大，人员不断的增多，日常档案查阅及维护工作量的增加，档案管理面临着许多亟待解决的问题。诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，管理方法手段的落后将直接影响档案的使用质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。档案管理现代化，不仅要设备配置现代化，还要管理标准规范化，管理技术及管理思想现代化。

6、20__年争取达到省三级档案管理标准，促进公司档案规范化建设

以四川省档案局目标管理评定标准为指标，以达省档案管理三级标准为目标进行准备工作，公司本部档案管理在年内争取达到四川省三级档案管理标准。通过升级达标活动，促进公司档案管理科学化、规范化发展。

7、对子公司档案管理

（1）待公司档案管理基本规范化后，组织力量摸清子公司档案管理现状。

（2）督促制定相应管理制度，根据各自情况制定相应整改措施。

（3）对普遍存在的问题，邀请专业人士对档案管理人员进行集中授课。

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关键词：背景调查 社交网络 招聘

一、 我国员工背景调查现状

1.现状概述

背景调查是以获得求职者尽量全面的个人信息来降低企业用人风险十分必要的有效方法。然而，在目前我国以档案调查法为主的背景调查管理办法过于陈旧、常用的调查方法难以获得真实全面的求职者信息以及信用体系还不完善的背景下，出现了调查过程中难以获得真实有效的信息、员工背景调查可能侵犯当事人的隐私权和缺乏完善透明的调查渠道等问题，可见背景调查亟待改进。为了获取有效信息并不侵犯当事人隐私，越来越多的学者将目光投向了网络。随着网络的发展，我国已对高等院校颁发的证书等在网上进行注册，这也意味着招聘中的背景调查与网络的联系更为紧密。在网络使用中，社交网络的广泛普及和网络社交在实际社交中占据了接近百分之八十的比重意味着：网络社交对传统招聘中的背景调查势必会带来影响。

现阶段，我国学者目前还未将研究重点关注到新兴的社交网站之上，然而Sherry J. Roberts等外国学者在其相关文章中已阐述了社交网站与招聘中背景调查间的联系，指出越来越多的人力资源部门的工作者在对潜在员工进行背景调查时选择社交网络来收集信息，并指出了运用该方法时应注意的问题。现今我国运用社交网络进行背景调查还属于起步阶段，完整的体系及相应的法律条款还有待发展。

2.背景调查的主要方法与特点

（1）档案查询。我国在早年就已建成了系统的、严格的人事档案管理制度，国有企业或国家机关在录用人员时能查询到候选员工的人事档案，但由于国家的相关保密规定，除国有企业或国家机关之外的任何单位或个人无权查看或修改档案。但近年来，名为“中国黑档”、依托互联网的从业人员管理系统为企业甄选员工提供了一手信息，弥补了原有单纯档案查询的盲区，网络在背景调查中的运用初见成效。

（2）电话调查。电话调查需要调查员在进行调查前设计出相应的调查问题列表，需要调查员斟酌提问方式，选择合适的时间向候选员工的原工作公司或毕业院校咨询。提问同时需要对被访者的回答进行记录，对其语气、停顿等分析，总结出相应问题的真实答案。电话调查法虽对实施调查的人员有较高要求，但因其具有省时、廉价、简便易行等特点目前被广泛使用。

（3）当面访问。当面访问会由选人单位派出若干组经过培训的访问员，按照单位调查方案的要求到选定的调查点访问，需在记录被访者言语反馈同时分析被访者的反应，包括面部表情或肢体语言等，故而此种方法时常能或多或少得到一些较有价值的信息，但当面访问法耗时长、费用高，需要对访问人员进行培训。

（4）信函调查。信函调查指选人单位向候选员工的原工作公司或毕业院校发出调查问卷或写评论信的邀请。通常通过信函调查法收集到的资料较其他调查方法而言较为不全面：提问过于主观，无法观察到被访者回答时语气表情等，且回复率相对较低。

（5）通过外部公司调查。通过外部公司调查可分为两种方式：一种是外包给外部公司，将调查要求和调查期限交给调查公司，在截止日期时可直接拿到候选员工的背景资料；另一种是从资信评估公司购买其已有的资料。但通过外部公司调查在简单易行的同时还存在一个至关重要的问题：调查公司或资信评估公司普遍状况良莠不齐，只有选择一家好的公司，才可能得到真实有效的资料。

二、 社交网络在背景调查中的运用

1.社交网络

社交网络（SNS，Social Networking Services），指以一定社会关系或共同兴趣为纽带、以各种形式为在线聚合的用户提供沟通、交互服务的互联网应用，人与人关系是社交网站的核心。例如国内受到广泛关注的微博、人人网、开心网等；国外的Facebook、Twitter等网站均为拥有极广用户群的社交网站。

社交网络如同一面镜子，多多少少都能反映出其用户的气质性格或价值取向。从候选员工通过社交网络中不经意间反应出来的真实信息可以判断其在应聘过程中是否诚实，从而规避用人风险。所以，在背景调查中运用社交网络开展调查，可以加深对候选员工的了解，便于选择更好的员工。

2.社交网络在背景调查中的运用

用人单位可由其人力资源部在各大社交网站上创立本单位的公共主页，在日常企业近况或招聘信息的同时可用于观察分析候选员工。在社交网站中，个人信息的常显示在人的个人主页上。其中包括待选员工的交际圈、图片、日志、心情状态等。用人单位可通过分析候选员工在社交网站中给出的个人信息，总结其所参与的活动，分析其气质、价值观等各方面特征，与之个人所提供的信息进行比对，完成背景调查中对所完成事迹或个性描述的合适调查。

所谓气质，是人生来就有的，典型的、稳定的、具有动力特点的心里特征。气质可大致分为多血质、胆汁质、粘液质和抑郁质四类。气质类型对个人的工作效率存在一定程度的影响；不同性质、不同种类的工作由不同气质类型的人来承担或许会取得更好的成果。在日常工作中，人们通过对人的气质类型的分析也简单总结出一些规律，如：管理人员不适合有明显胆汁质和抑郁质的人来担任、粘液质类型的人则善于管理顺境中的企业等规律，证明了气质与工作种类之间的联系。气质在社交网络中可以体现在用户所的信息中，如：能让人通过其的信息感受到他充沛的活力与干劲的人往往是多血质的人，往往有极大的工作热情；常因身边小事引发抱怨和不满的或许是抑郁质的人，这类人往往观察入微，十分敏感。

运用社交网络进行背景调查可以更弥补传统招聘及背景调查时对气质性格分析的不足，可以较详细准确地的分析出候选员工的气质特征，而后可根据所招聘的职位对性格的要求进行甄选。

同样的，用人单位通过社交网络可以大致了解候选员工的价值观。所谓价值观，是个人对某种特定行为方式或存在状态的一种持久信念，会长期对人的行为起指导作用而一个组织中所作出的决策会受到组织中个人所持价值观的影响。负责招聘的人员可在经用许可后浏览候选员工的状态、日志等，分析其对于社会中发生的事件的评论或个人想法，总结出候选员工的价值观，将其与组织价值观比较，选取相同度较高的员工，以求为组织创造更高的价值。

3.运用社交网络进行调查的特点

（1）获取信息简便，不会侵犯隐私。运用社交网络进行调查，获取信息简便，便于求证潜在员工提供的信息。获得信息只需在社交网站上同待选员工结为好友，便可浏览其的信息。另外，由于社交网站中公布的往往是个人自愿公开的信息，通过其主动的信息进行分析，不会存在窥探隐私的问题。

（2）信息准确度待考证，调查费用较高。社交网站上得来信息的真实性有待考证且得来的信息过于零散，需使用较高的人力资本对其进行组织分析。目前在中国，要调查一名潜在员工的背景，因职位要求的调查内容不同，所需费用大致从100 美元到5000 美元不等。而雇佣或培训一名能够分析的员工更是价格不菲。但考虑到人职匹配后给用人单位创造的价值来看，甄选一名对组织起重要作用的高级职员时，在背景调查中运用社交网络辅助调查是十分值得的一件事。

所以总体来看，运用社交网络进行调查的手段虽不适合作为决定录用与否的主要依据，但作为其余调查方法的辅助手段是十分有益的。

三、总结

通过分析候选员工在社交网站上表现出的性格来加深对候选员工的了解，可以完善背景调查，保证招聘的合适及有效，但背景调查得出的结果往往在真实性上也具有一定的不确定性，所以可作为普通背景调查的补充或佐证。同时，在运用社交网络进行的同时务必要注意隐私保护。在调查期间不涉及候选者个人隐私，对调查收集到的个人资料做好保密措施，不可外泄。另外还要坚持客观公正，以了解更多候选者能力、个人特点为目的调查，而非千方百计找出候选员工的不足，应多收集正面信息，保证招聘单位自身的良好心态，以求找到更好的人才。

总之，社交网站是一种新型的交友及传递信息的方式，在日常工作间加以灵活运用可为组织创造出更好的效益。在日常工作中应持有灵活的态度，在网络革新日新月异的现代，如何跟上时代脚步，利用好现有资源将是未来人力资源部门面临的最主要的问题之一。虽然现如今运用社交网络进行背景调查的形式及体系还并未完全建立，我们应利用好资源，吸取国外已有经验，加之全球网络的不断发展，相信运用社交网络的调查方式会在日后的招聘过程中发挥不可替代的作用。

参考文献

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[2]王少波，李晓晖.谈员工背景调查面临的主要问题及改进思路[J].商业时代，2011（7）：87-88

[3]廖泉文.招聘与录用[M].北京：中国人民大学出版社，2010：218-221

[4]张若凡.互联网在员工背景调查中的运用[J].视角，2011（10）：41-43