人事档案整理规范及要求范文

导语：如何才能写好一篇人事档案整理规范及要求，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：人事人员；人事档案；若干问题

引言

随着我国社会经济的发展，传统的人事管理制度已经无法适应当前经济形势的变化，而人事制度的改革也催生了人事制度的产生。人事制度有效地推动了人才资源的合理流动和优化配置，进一步开发和释放了各领域人才的潜能，同时，对于用人单位在户籍管理和人事档案管理方面的问题解决起到十分关键的作用。但是，由于我国人事制度实行的时间不长，在人事制度的很多方面还不够完善，引起了一些新问题和新情况的出现，特别是对于人事人员的人事档案管理问题，亟需要处理解决。

一、当前人事人员人事档案存在的若干问题

1.人事档案整理操作不规范

人事档案主要包括自身信息、工作学习经历、学历培训、职称证书和相关的鉴定考核资料，但是在人事档案管理中，人事人员并没有对这些材料进行详细的分类，这些材料很容易被夹杂混淆，没有对人事档案准确分类。人事档案的每一处材料都会有编码序号，人事人员往往会将小序号忽视，使得人事档案材料杂乱无序。而且，用人单位的不同，对于人事档案的要求也会不同，有的人事档案材料由于规定的不同有大有小，甚至有的人事档案信息没有预留装订线，有些破损的材料也没有进行修补，对人事档案加工不合理。有的人事档案需要对目录进行打印装订，没有进行工作的人事档案在查询就会十分繁琐，在传阅或者流动的过程中很容易发生错误或丢失。更加严重的是，很多人事档案在开始收集制作的过程中，对于人事档案材料的收集整理不齐全，而且有遗漏的也没有通知人事档案的被管理人员及时进行补交，像入党材料、学籍信息、工作职称等很多方面的信息。在人事档案材料整理中，没有及时归档的情形时有发生，而其他的像材料装订时的线页不整齐、装订不规范的现象也普遍存在。

2.用人单位和人事机构缺乏有效沟通，人事档案管理人员水平不高

用人单位在招聘人员之后，并没有及时和人事机构进行沟通交流，在实际工作没有重视人事档案的管理，人事档案在用人单位形成材料也没有做到及时有效地归档建档。此外，很多人事人员缺乏对人事档案管理重要性的认知，对相关管理的制度和业务并不是十分熟悉，使得人事档案的管理和材料存在保管不当的问题，对于办理人事档案的转接手续不熟悉，导致了人事档案在办理过程中存在盲目错乱的情形。

二、如何解决人事人员人事档案问题的建议和措施

1.提高对人事档案的重视程度，强化服务意识

人事档案管理可以说是一项崇高的事业，作为人才资源的基础性工作，事关社会主义人才市场的建设。对于推行的人事制度面临新形势、新任务，必须要高度重视人事档案管理，从人事档案的管理整体性和全局性，不断深化做好规范化档案整理工作重要性的意识。可以将人事档案管理纳入到社会公共服务管理体系之中，强化对人事档案管理的服务职能建设。因此，人事机构中人事人员要牢固树立为民服务的工作理念，相关的认识管理部门要制定好人事档案管理的规章制度，对人事档案的建档、归档、传送、查阅等流程要进行规范，不能随意外泄保管人员的档案信息。人事机构对于掌握的各类人才信息、人才结构、人才的分布领域以及就业状况等要进行严格划分统计，人事人员制定科学合理的人事档案服务，为机关单位、用人企业和就业流动人员提供良好的信息服务，对于用人单位的人力资源分配、人才的引进质量起着十分重要的作用。

2.加强人事人员的队伍建设，提高人事人员综合能力

人事档案管理工作要求工作人员对人力资源、人事管理、档案操作等都要有较高的认识，而且在工作中要具有细心、耐心等优秀的工作精神品质，并且具备乐于奉献的精神和政治素质高的特点。随着时代的变化发展，对人事中的人事档案管理工作中要求的服务工作和要求更高，因而必须要对人事档案管理工作坚持与时俱进，不断进行创新，提高人事人员的工作能力和思想素质。在上岗前，要对人事人员进行岗前培训，对人事档案管理中所要求的的专业性知识(档案的法律法规、档案的材料涵盖、档案的基础知识、档案的操作流程、档案的现代化标准等)进行培训，在上岗后，对人事人员的工作安排要从最基层的职能分配做起，学会档案材料的鉴别、档案的装订整理、档案的整理归档、电子档案的录入操作、档案管理及软件的使用，充分提高人事人员的实际人事业务操作水平，并且在日常的档案管理中要定期检查和不定期抽查相结合的监督。

3.加强人事相关部门的监管力度，进行规范化管理

很多人事档案在保存中信息散乱、可有可无，阻碍了人事档案的管理水平的提升。因此，人社部门要组织好人事档案管理工作情况的汇报总结，根据国家出台的人事制度和人事档案管理的法律法规，推进人事档案管理的规范化和标准化，改善工作条件，完善监察部门的监察方式。人事管理工作领导要在此项工作中发挥带头作用，严格把关和落实人事档案的管理工作，建立严格的监督检查机制，对出现问题的要严肃追究责任，并做好整改以及后续的跟踪追查。

三、结语

综上所述，规范化的人事档案能够全面反映人员的情况，便于用人单位进行管理和人力资源部门进行信息查询。人事人员进行人事档案管理过程中，要提高自身对人事档案管理的综合能力，加强和用人单位、人事机构以及人员的沟通交流，做好人事档案管理，更好地服务于社会。

参考文献：

[1]曹务端.整理人事人员人事档案若干问题探讨[J].人力资源管理,2015,10:223-224.

[2]黄矞.整理人事人员人事档案若干问题探讨[J].现代经济信息,2014,11:130.

[3]曾凡志,林成义,曾波.整理人事人员人事档案若干问题探讨[J].兰台世界,2013,S3:142-143.

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【关键词】干部档案；审核整理；规范化

干部档案管理是档案管理工作人员的一项基本工作，工作人员根据档案的分类进行分区管理。通过干部档案的管理可以真正认识熟悉干部的工作经历、学习经历等等，也是普通工作人员通过领导督促自己学习的好方法。本文主要介绍人事档案审核整理的重要性及如何进行人事档案审核整理两个方面的内容。

一、干部人事档案审核整理的重要性

《干部档案工作条例》第二条指出：干部档案是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据。同时，干部的人事档案审核主要包括年龄、工龄、党龄（三龄），学历、工作经历等。由于这些档案资料对干部升级、职称评比有着非常重要的作用，同时由于我国机关事业单位落后的人事档案管理队伍和档案管理工作人员的能力欠缺，从而使得干部人事档案审核整理变得越来越重要。

（一）干部人事档案管理的重要性。干部档案管理工作是一项重要的工作内容，也是认识和了解干部的基本依据，只有认真管理好干部人员的档案，才可以为干部所在的机关事业单位带来便利。但是，有的机关事业单位对干部档案管理中，虽然设立了专门的档案管理室，但是并没有给档案管理室配备专业的档案管理人员，其中的许多档案管理人员都是招聘的退休人员或者是没有相关知识经验的工作人员。这些人员由于没有专业的档案管理知识素养，并不能很好地去管理档案相关工作。比如，档案管理人员认为只要档案内容不丢失、不泄露就认为他们的工作做的够好了，但是，对干部档案资料内容不丢失、不泄露是档案管理人员必须具备的工作素质，此外，还需要保证管理人员对干部的档案管理熟悉，如果需要找某个领导的相关资料，而不用去随便翻找，直接就可以知道所需资料的具置。因此，整理和管理好干部人事档案变得越来越重要。

（二）干部人事档案审核的重要性。档案可以说几乎包含了一个人的所有信息，不论是领导干部还是普通人，档案材料都是重要的。同时，对于干部档案中干部的学业经历、工作经历等，这些材料对于后期干部的升迁有着非常重要的影响。特别是对于干部寻找新的工作岗位时，用人单位便会根据该干部以前的工作经历、学习经历等确定干部以后的工作方向。但是，由于档案管理工作人员没有接受档案管理相关专业的学习，对档案中材料的填写规范或填写要求不是很清楚，从而导致，很多干部档案资料的内容填写不规范，内容填写也不完整，更有甚者发生比较严重的问题。因此，为了避免发生比较严重的问题，对于干部的档案资料必须进行严格的审核，只有审核通过才能进行档案的存档。从而，干部人事档案审核对档案的正常管理起着非常重要的作用。

二、如何进行人事档案审核整理

（一）如何进行人事档案整理。人事档案整理的好坏对干部本人和用人单位都有着很重要的影响，因此，为了使档案管理工作规范化，可以从以下两个方面人事n案整理研究。一方面，人事档案的整理可以通过不同省份进行整理，这样不仅可以获取同一机关单位的干部人员各省份的分配，同时也给档案管理工作人员带来了很大的便利性。另一方便，由于档案管理工作人员专业水平较差，如果不能从根本上提高档案管理人员的能力，也会给以后的档案管理埋下不必要的麻烦，因此，需要通过对档案管理工作进行相关方面的培训，只有这样才可能在根本上解决问题。

（二）如何进行人事档案审核。由于干部人事档案填写不规范、不完整将会对干部以后的工作带来一定的影响，因此，需要对人事档案审核。同时，干部人事档案的审核可以从以下两个方面介绍：一方面，对于干部的档案资料填写需要档案管理相关的领导审核，若领导审核通过后需再次找到档案管理相关的专家审核，最后档案管理部门的最高领导审核，只有全部通过才可以认为该干部的档案信息填写完整、规范、正确。另一方面，干部的档案资料进行审核时，须严格执行审核的要义：严、细。只有严格地审核所有档案，才能使档案不会出错，并且审核档案时还要保持一定的耐心，认真仔细地一条条审核，特别是“三龄二历一身份”中每一项内容都要严格审核。

三、结论

干部档案管理是档案管理工作人员的一项基本工作，工作人员根据档案的分类进行分省管理。本文主要介绍人事档案审核整理的重要性及如何进行人事档案审核整理两个方面的内容。只有做好档案管理人员培训、加强对档案管理工作的监督检查，才会实现档案管理的规划化。

【参考文献】

[1] 理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学，2013.

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1.1保证人事档案的真实性、完整性

个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。

1.2实现人事档案管理的目的

实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。

1.2.1按程序归档

档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。

1.2.2档案规范化整理

档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。

1.2.3建立符合标准的设施

档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。

2增强档案信息化管理水平

提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。

3增强档案管理人员整体素质

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一、基本情况

我们公司是中铁大桥局集团公司下属的一个二级子公司，成立于年月，现有干部职工名，其中，具有高级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名、中级技术职称的人员名。机关管理办公人员名一线工作人员名。下设厂部和室。公司近年来，坚持科学发展观，开拓进取，追求卓越，在市场经济大潮中勇立潮头，实现了社会效益和经济效益的双丰收。

二、工作做法

（一）加强组织领导，统一大家思想认识

首先，公司党政领导高度重视人事档案管理工作，成立了专门组织机构，有专门分管领导负责此项工作的指导与协调，定期或者不定期亲自督促检查，并一次次对人事档案管理工作提出提出明确任务和具体要求，并定期听取汇报，对工作中出现的问题及时分析和处理。同时，通过组织召开有关人员参加的会议，统一和提高大家的思想认识，经过学习讨论，使大家深刻认识到：档案信息资源是中铁大桥局集团信息资源的重要组成部分，在企业经济建设中发挥着越来越重要的作用。我们从企业人事档案最薄弱处下手，全面健全人事档案体系，就是想通过人事档案管理，进一步提高整个企业管理水平。为了保证人事档案标准化、规范化整理如期完成任务，公司领导统筹兼顾，从基层单位抽调力量解决人手不够的问题、及时解决档案库房装具等问题，由于领导的重视，保证了人事档案管理工作顺利开展。

（二）加强制度建设，实现管理规范有序

没有规矩，不成方圆。根据我公司实际，对公司所属各单位的人事档案管理部门提出了干部档案管理工作的具体要求，并先后制定了《干部人事档案管理办法》、《干部档案材料收集制度》、《干部档案鉴别归档制度》、《干部档案查（借）阅制度》、《干部档案转递制度》、《干部档案保管保密制度》等多项制度，确保了档案收集、归档、鉴别、转递、查借阅等各个环节的规范性。同时，制作《查（借）阅人事档案登记簿》、《档案材料收集归档登记簿》、《档案转递登记簿》等记录簿，使机关人员坚持照章办事、按程序办事。制度的建立健全，使得我们人事档案管理工作步入了规范化、制度化的轨道。

（三）加强人员培训，提高业务工作素质

人事档案管理的好与坏，培训强化是关键。我们组织了业务专题培训，采取派员去总公司培训和自己本公司自己组织培训两种形式。通过培训，使公司机关和来自公司下属单位的人员学习了干部档案管理的基本知识以及基本操作技能。在培训中，学员们认真学习了人事档案管理办法及档案实务操作规范制度，进行了工作研讨和实务操作，讨论在工作中出现的一些问题。大家通过学习，进一步明确了方向，熟悉了管理人事档案工作的规范要求和工作标准，为下一步档案管理工作的开展打下了坚实的基础。同时，公司人事档案管理部门还及时了解档案管理工作中出现的新情况、新问题，积极探求解决的方案和办法，根据各下属单位提出来的一些具体问题，经过认真研究，再以电话、通知、以会代训等不同方式指导下面开展工作，并且鼓励大家业余坚持自学业务，使大家明确了解决问题的对策，有效提高了心理素质和业务素质。

（四）加强大硬件投入，夯实基础设施建设

为了加强人事档案管理基础设施建设，不断改善管理环境安全条件，我们公司解放思想，内部挖潜，千方百计从别的地方挤出经费，对档案管理的硬件加大资金投入力度，先后为公司人力资源部档案室添置了计算机台，彩色打印机部、裁纸打孔一体机部、专用打孔机部、裁纸刀和先进的档案装具-密集架，具备中央空调、消防监控等各种先进硬件设设备，不断改善人事档案管理条件，经过努力，已经基本达到总公司提出的“三室”分开的要求，保证了“六防”措施的有效落实，同时，要求我们公司所属的各基层单位对档案管理的硬件加大投入，经过各个单位的努力，档案库房建设基本上达到了总公司的要求

（五）加强机制完善，达到管理优质长效

建立和完善了人事档案管理的长效机制，确保管理运行的工作效率和工作质量。1、实行关口前移，调查摸底先行：在健全人事档案之前，首先对全公司人事情况作了充分的调查，对不同员工的情况做好记录，保证了人事存档的准确性和真实性。2、实行安全防范，依靠组织保障。首先，各级人事档案管理部门领导高度重视防范工作，积极实施了有关档案系统安全方面的各项措施；其次，让管理人员对档案安全性作深入地了解，使他们积极地自觉地遵守各项安全制度和措施，防患于未然，降低了人事档案信息系统的安全风险。3、实行规范操作，依靠制度保障。通过制定相应的政策与规范，并采取必要的措施强化落实，做到制度规范人事档案管理行为，保障人事档案信息执行到位。4、实行优质服务，提供信息依据。

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关键词：人事档案管理；重要性；存在问题；应对措施

中图分类号：G632文献标识码：B文章编号：1672-1578（2017）05-0013-01

桂林市第一中学是一所历史悠久的学校，成立于1939年。其前身是国立"汉民中学"（胡汉民是中国元老）。为抗日救国培植青年学生，著名文史学家、词曲学家、教育家任中敏先生于1937年在南京创办了汉民中学，并担任校长。抗战爆发后，学校被迫于1938年2月迁至广西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校长亲率弟子迁徙数千里，辗转永福寿城，最后到贵州榕江继续办学，1945年抗战胜利后再度迁回桂林重建学校。现属于桂林市教育局直属单位。现拥有在职教职工人事档案173份，离退休职工人事档案120份，死亡人事档案98份。

1.人事档案管理的重要性

人事档案是党政军群机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以各个个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为市局选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。

2.人事档案管理与利用存在的问题

2.1干部人事档案改版，改版工作时间紧任务繁重。2014年11月7日刚参加完市局举办的关于干部人事档案培训的通知，紧接着2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下发《关于做好干部人事档案改版工作的通知》，文件上时间要求在2014年12月31日前完成学校在职教职工干部人事档案的改版工作，时间紧、任务重。全校在职教职员工档案173份，这173份人事档案的重新整理，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。

2.2人事档案管理硬件不足。本校由于k公条件限制，虽然管理390多份人事档案，但没有实现档案库房、阅档室分开，人事档案库房没有配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。

2.3专职档案管理人员缺乏。本校主要是有学校办公室人事工作人员兼职监管人事档案管理工作，这样势必影响了教育局统一完成干部人事档案改版工作的时间，虽然兼职人员也经常参加市局关于档案管理的培训，但是学习不够系统完善。而这种管理模式，缺乏人事档案管理人员业务能力、管理水平培训与提高，使得本校人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展都受到限制。

2.4单位人事部门档案意识不强。为规范各学校的人事档案管理工作，桂林市教育局印发了由桂林市档案监督指导科唐志红科长编写的《小学校各类档案的整理方法及要求》。但是有时候办公室事情繁杂，未能认真对照制度，及时将需要归档的人事材料及时更新，从而影响了人事档案材料的利用效果。

2.5信息开发利用率差，发挥服务作用程度低。人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我们学校的人事档案管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于办理退休手续、工资变动审核、干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。

2.6档案管理手段落后。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用、打印新档案编码、个人散材料的分类整理等，人事档案管理信息化功能尚未开发。

3.解决人事档案的管理与利用问题的措施

3.1领导重视，组织得力。单位领导，尤其是分管组织人事工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案工作中的实际问题；要对人事档案工作定期研究、部署，制定人事档案工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实；要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。

3.2为人事档案管理工作提供必要的物质条件。要将人事档案工作所需经费列入单位财务计划，保证经费落实；改善人事档案管理工作的基础设施，实现档案库房、阅档室分开；要为人事档案库房配置去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。

3.3要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质。为切实做好"干部人事档案改版"任务，应当按照政策规定选好配足档案管理人员，这样可以保证人事档案工作的长效性，促进人事档案管理上水平；要不断提高人事档案管理人员的自身素质，对档案管理人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期国家教育发展事业对人事档案管理的新要求；同时，也要加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密、严谨认真、要能吃苦、耐劳，甘于奉献。

3.4完善、落实人事档案管理制度。在本校现有收集归档制度、借（查）阅制度的基础上，根据单位人事档案工作实际情况，继续制定完善人事档案管理鉴别归档制度、转递制度、保管保密制度、检查核对制度等制度，努力形成一个完整的规章制度体系。

在制定制度的基础上，更要关注制度的贯彻落实情况。要按照规章制度要求，定期检查档案管理人员对档案制度的落实执行情况，督促其按照制度要求，及时将归档文件，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实，保证人事档案工作逐步制度化、规范化，真正发挥人事档案"见证历史"的作用。

3.5提高人事档案管理的现代化水平。要顺应时代的发展要求，把现代先进的科学技术手段如：存贮技术：微机、缩微照相；防护技术：原子能处理、空调器、吸尘器；复制技术：复印机、扫描机；装订技术；自动打眼机等应用到人事档案管理工作中，以提高档案管理的工作效率，延长人事档案寿命。

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关键词：高职院校；人事档案管理；问题与对策

人事档案管理指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是指组织人事管理活动中形成的，经组织审查或认可的，记录、反映教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等内容的文字材料，以教职工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它历史地、全面地记载着教职工的综合信息，是各级组织全面地考察、了解和正确选拔、使用人才的重要依据。对高职院校教职工人事档案进行管理，是高职学院人事处的重要职能之一。

新时期，为适应高职教育的发展，如何推进人事档案管理工作，使人事档案工作职能得以充分发挥，更好地为学校教育和人事工作服务，这无疑成为高职院校工作急需解决的问题。

一、湖南体育职业学院人事档案管理现状

为切实抓好教职工人事档案管理，湖南体育职业学院从加大基础设施入手，强化管理，认真做好教职工人事档案的各项管理工作，强化档案服务效能，以此确保提高教职工人事档案服务工作的质量和效率。

按照教职工人事档案管理权限，学院人事处承担了院本部、省体校、省羽毛球运动管理中心、省举重运动管理中心、省游泳运动管理中心、省网球运动管理中心、省摔跤柔道跆拳道运动管理中心、省射击运动管理中心8个单位的副处级以下和副高以下职称干部、工人、运动员人事档案，现有室藏人事档案816卷。因档案数量多，成分复杂，人事档案管理工作以“三化”为核心指导思想。

1、规范化。通过建立规范化工作程序，保证教职工人事档案工作所需经费的落实，并于2008年制订了《湖南体育职业学院2008-2010年人事档案工作规划》。2008年开始，从规范管理入手，对816卷档案逐一进行了审核。按照分类管理、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求进行整理，在认真审核教职工档案“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）的同时，重点清查：是否有涂改造假、装错材料、缺少1997年以后的《干部任免审批表》。同时仔细清理缺材料、追补缺材料、完善个人信息、复制纯蓝墨水和圆珠笔材料、剪裁、裱糊破损材料等等工作。

2、制度化。按照档案工作的要求，结合学院档案工作实际，2009年印发了《湖南体育职业学院人事档案利用制度及收集归档要求的通知》。严格按制度要求做好档案收集整理、归档鉴定、安全保护、转递保密、库房管理等工作，确保了档案管理工作有章可循，有据可依，规范运行。

3、安全化。为加强档案的安全管理，学院强化人事档案室硬件建设，档案库房、阅档室、办公室“三室”分开，面积达45.9平方米。库房内配有6组密集架、防盗门和防盗窗、空调机、灭火器、温湿度计等相关设备。做到防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防霉烂，温湿度适宜，通风良好。同时通过建立档案查阅监督机制，严把档案查阅关。不允许任何个人和本院与档案业务无关的人员查阅档案内容，任何人都无法私自涂改、添加、抽取、撤换档案材料，有效地维护了档案的安全。

二、人事档案管理存在的问题及原因分析

长期以来，很多高职院校认为人事档案管理就是单一收集资料、保存资料的工作，以至于对人事档案管理工作的重要性认识不够，缺乏足够的重视和支持。通过与湖南体育职业学院人事管理成功经验进行比较，现今在高职院校人事档案管理中存在以下问题：

1、因高职院校编制紧缺，未设置专门机构来从事人事档案管理工作，没有配备专人负责档案管理工作，一般是采取其他岗位的非专业人员兼任，直接影响了档案管理工作的质量。

2、人事档案制度不完善。部分高职院校没有在档案材料的搜集、保管等方面制定较为完善的管理制度，无法将人事档案管理责任落到实处，从而影响了人事档案管理工作的规范化和标准化。

3、管理经费投入较少。部分高职院校在人事档案管理工作中未设立档案管理专项经费或者投入经费较少，从而无法满足配备档案管理设施的需要，也不能给档案管理人员提供正常的业务培训。

而造成这些问题的原因则主要集中在以下几个方面：

1、人事档案材料质量不高且收集难度较大

人事档案材料的质量不高体现在形式和内容两方面。形式上，手续不齐，无单位印章，缺少个人签名，用圆珠笔、铅笔填写或复写，或用复印件代替等，都不符合档案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部门审批意见，干部履历表中无组织审核公章，年度考核表上本人意见签名处是空白。内容上，反映同一问题的一套材料能够有本有末地再现事情的来龙去脉，不缺张少页，材料没有缺损，而多数人事档案都达不到完整要求。如常见的职称材料短缺中，有的没有初级职称认定表，有的缺少讲师评审表，直接从初级到了高级，中间出现了断层，岗位聘任合同、年度考核和工资调整部分也常有此类情况，不能完整地连续地反映出该人岗位、职称晋升、每年工作考核和工资调级情况。特别是合并后的高职院校，人事档案材料不完整体现更为明显。收集工作一直是人事档案工作中的重点和难点，院属单位负责人事档案工作人员变动频繁并且是兼职，不能专心档案工作，业务不熟悉，从而不能按要求及时将档案材料入档。特别是在进行追补缺材料过程中，遇到了无法补的困难。如教职工单位的变动、所缺材料历时时间已久、材料形成时的不规范等等，给档案管理人员在追补材料工作上带来很大的难度。

2、管理手段欠佳，工作效率较低

目前，部分高职院校在档案管理工作中仍沿用传统的手工操作模式。档案工作人员主要依靠手工疲于应付档案材料的收集、整理和装订，没有时间和精力进行档案管理工作的创新，从而无法建立较为完善的档案管理信息系统，实现资源共享。

3、档案管理人员综合素质参差不齐

目前，高职院校的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐。高学历高职称专业人员较少，部分高职院校是采取其他管理岗位的非专业人员兼任，多数档案管理人员都是边干边学，专业对口的较少。

三、高职院校人事档案管理工作问题的对策

针对所存在的问题，为了进一步加强人事档案管理工作，促进其规范化管理，科学化应用，使人事档案更好地为本学院的管理、人事决策和其他工作服务，针对高职院校人事管理工作的特殊性，笔者认为应从以下几个方面加以改进：

1、重视并支持人事档案管理工作

人事档案工作由于其业务性质的特殊性，看起来是平淡容易被忽略的工作，而实际上它也是院校人事管理，机构发展中不可或缺的部分。人事档案管理工作中自上而下整体推动的力度要大，要得到领导的高度重视和支持。这是搞好人事档案管理工作的先决条件，只有这样才能为人事档案的管理工作注入优秀的管理人才、厚实的资金依托和严格的制度保证。否则，人事档案管理工作就得不到真正的实施。所以各级各部门也要高度重视并支持档案管理工作，把做好档案工作列入本单位工作的议事日程。

2、建立一支稳定、专业的档案管理队伍

当今需要的是有人事管理能力的同时要熟悉计算机技能的复合性人才，自身在具备一定的创新能力的同时要在工作中实事求是，认真负责，注重细节，有良好的沟通能力。要建立一支相对稳定的档案管理队伍，保证高职院校人事档案管理工作的良性发展。应根据档案业务的发展情况适时增加档案管理人员，以利于档案日常编研工作的开展，保证档案管理的连续性，为以后的档案管理及档案接收工作做好人员储备。同时要积极为档案管理人员提供业务培训的机会，组织他们参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、经验交流会、学术研讨会等提高档案管理人员的业务水平和工作能力。

3、把握难点，着眼档案管理规范化

作为识别人才重要依据之一的人事档案，是反映教职工全面情况的案卷，也是教职工的全貌。这就要求人事档案内容要保持完整。一份符合要求的人事档案，应该具备真实性和完整性。所以，作为档案管理人员要有高度的责任感，立足本职，用主要的时间和精力做好档案工作，定期与各单位联系、定期索要，定期对人事档案逐一进行清查，对档案中缺少的材料一一登记在册，做好档案的收集、归档和整理工作，及时补齐补全空缺的材料。并从移交、联系、索要、检查核对、登记这几个工作环节入手，严把材料入口关，把收集和管理工作做扎实。

4、严格落实档案管理工作的各项制度

人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果不严格落实工作制度，就会使工作无章可循、无所适从。要进一步健全工作台账，逐条对照《人事档案材料收集归档规定》、《人事档案工作目标管理考评标准》全面查摆问题，制定整改措施，特别是对人事聘用、职称评审、工资调整、年度考核等材料督促有关部门收集，并按档案管理权限即时移交学院人事档案室入档，同时要在归档材料的鉴别上，对转进转出档案的把关下功夫，为教职工管理、人事聘用提供真实、准确的个人信息。

5、围绕综合服务，全面推进档案信息化建设

为组织人事工作服务是人事档案工作的出发点和立足点，随着人事制度改革的深化，客观上对教职工信息的需求量越来越大，对人事档案信息化建设也提出了更新、更高的要求，因此要充分利用计算机在档案管理工作中的作用，建立和完善档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，保证档案信息的时效性、真实性和准确性。要实行开放式的管理。一方面建立教职工工作业绩档案，及时将教职工的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用教职工提供必要的依据。另一方面建立教职工能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能资料，真实、准确、完整、立体地反映教职工的情况，提高决策工作的水平。要实行服务式管理。在工作中注重实效，在严格执行保密制度的前提下，在教职工的入党、出国、调动、聘任、福利待遇、办理退休和处理历史遗留问题时，尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料，提高教职工档案的使用效率。

随着高职院校的建设和发展，人事制度改革的不断深入，原有的高职院校人事档案管理工作已不能适应高职院校的发展需要。因此，高职院校人事档案管理工作显得尤为重要，这就要求高职院校在人事档案管理工作中与时俱进，加快改革，规范档案管理工作，提高档案管理水平，为高职教育提供优质服务。

[参考文献]

[1]黄 昆，邓 芳.高职院校人事档案工作浅析[J].现代企业教育.2013（8）：60-61.

[2]吴艳萍.浅析高职院校人事档案管理存在问题及对策[J].中国管理信息化.2013（6）：82-83.

[3]黄柳飞.论高等职业院校人事档案管理创新体系建设[J].黑龙江史志.2013（7）：99-100.

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关键词：人事档案 管理工作 建议

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）12（c）-0165-01

近些年来，伴随科技的飞速发展，人们生活水平的日益提高，城市之间的人员流动量逐渐加大，相关的人事档案管理工作的难度也日益加大，随着人事体制制度的不断改革和深入，人事档案的相关管理工作也需要进行更深入的研究与管理，使之能够适应当今社会的发展，紧跟社会发展的步伐。人事档案的管理工作是按照国家有关的政策法规，对从事人员的相关工作经历及成就进行总结和归纳的具有具体化性质的个人资料，具有代表性、真实性和可靠性[1]。它可以一定程度上反应出一个人的工作水平、精神面貌及思想素质等方面。正是通过这些资料的记载，为选拔优秀人才及干部提供了可靠的依据。但是就目前人事档案的发展状况来看，还有许多不足的地方需要改正，有待提高。其中也包括硬件设施的不健全，还有相关软件设施的不足，如缺乏真正懂得人事档案管理工作的优秀人才。这些因素使得在档案管理的过程中，缺乏创新，相关管理制度没有进行合理化的完善，人事档案整理工作不及时等问题仍然存在。为此，进一步提高人事档案管理工作首先要解决这些问题。

1 制定档案管理目标

1.1 保证人事档案的真实性、完整性

个人档案内容的真实性是进行人事档案工作的前提基础，这对后续工作有着重要的意义。档案的真实及完整性充分体现了职工干部的工作状态及精神面貌，也可以使相关部门提拔有能力的干部时，进行准确的定位及相关评估，做出更接近个人实际情况的判断。因此可以看得出来，这个关系到每个人自身利益的人事档案，更是关乎个人仕途的人事档案。这样具有重要性的人事档案其内容的真实性是非常重要的，一旦因为档案内容的不真实，影响了真正具有能力和水平的人在仕途上面的发展，这不仅仅对有能力的人是一项损失，更是对社会的严重损失，使社会没有能够充分发挥培养人才的目的，发挥其社会价值。这就要求从事档案管理的相关人员认真对有关人员的档案进行核实、整理，使其个人档案能够充分反映这个人的实际工作能力和水平。但值得注意的是，将所有档案资料整理入册并不意味着档案整理工作就此顺利结束，档案是随着个人的工作经历及事业发展所改变的，因此对个人档案的管理要随时改变、随时建立，使个人的档案完善，把个人的阅历及经历都体现在个人档案中，这样个人的档案也就随之丰富起来。

1.2 实现人事档案管理的目的

实现人事档案管理工作的既定目标，是在档案管理工作方面实现质的进步。这一定程度上使目前人事制度的管理实现体制化、规范化、科学化的道路。这也为社会的建设提供了有利的资源和保障。为此进行人事档案的管理工作有几点亟需注意[2]。

1.2.1 按程序归档

档案内资料的收集及整理要按照程序进行，把材料整理后归档。按照个人工作经验及历程将相关证明材料纳入个人的人事档案中，在个人档案中能够突出本人的实际业务水平的资料都要放入其中，以待在以后选拔干部的时候作为一项有力的参考依据。并且要做到档案的更新要及时，随时变动随时更新，紧跟个人的社会脚步，同步个人业绩。整理完相关资料要按照有关要求，将档案交给档案存放处进行档案存档的管理，对于档案内容要求字迹清晰，手续完备，并且对于组织上形成的证明材料需要有相应的组织印章、任免资料以及聘用信息。如有审批表等一系列文件需要有相应批准机关的单位名称、时间及文件编号等信息。个人书写的证明材料需要本人签名及资料形成的时间，需要一一将这些材料按照归档程序装入档案。

1.2.2 档案规范化整理

档案管理的工作人员要做到对人事档案规范管理，对人事档案定期进行核实及整理，及时纠正有问题的档案，如不该纳入人事档案的资料应该剔除，缺少的人事档案资料需要补充进去，如发现虚假资料需要按照有关规定进行处理，对档案的真实性进行严格审查，杜绝虚假资料。一旦发现问题需要及时上报，向相关部门反应情况，按照规定进行处理。

1.2.3 建立符合标准的设施

档案管理的相关设施进行升级及更新，追随社会的步伐及大众的需求。要配备专门的库房进行管理，设置专门的档案盒、档案纸及打孔机等相关配备用品。还要配置除去空气中的湿气的空调，以防止纸质的档案发霉等情况发生。而且还要配置专门的防火、防虫等设施，保证人事档案的安全性。

2 增强档案信息化管理水平

提高档案的管理水平及能力是实现现代化档案管理的最高目标，可以充分利用人事档案对个人工作经历的整理为人事部门的工作提供便利。为提升工作效率及管理水平，当务之急就是要使档案管理加快信息化进程。要使计算机在档案管理过程中发挥其自身优势。建立电子档案，实现电子信息化的档案管理。建立个人的档案系统及人事档案数据库，实现各省市的联网应用及查询。这样就可以对人事档案进行动态跟踪，省时省力，便于管理人员的输入与信息的提取，实现将固定的人事资料变成可以灵活更新的动态化信息。设置专人专户的账号信息，可以确保档案的真实性，内容准确可靠。

3 增强档案管理人员整体素质

加强档案管理人员的整体素质是实现人事档案管理工作高效率及高质量的重要保证。要实现整体素质的提高就需要不断努力地学习一些技能，能够应用到实际工作当中去，不仅如此，还要坚定自己的工作准则，因为人事档案涉及切身的利益，需要有关人员有较强的责任心，更高的原则性，否则就不能胜任人事档案的管理工作。从业人员要有高尚的职业操守，管理人员应该具有清正廉洁的品德，多听取不同意见及见解，来弥补工作的不足，乐于奉献，严于律己，使自己处于服务于人的工作态度中。并且树立好正确的人生观、价值观。了解及掌握相关人事档案管理的法律法规，及时关注政府的相关动态，提高自身的理论水平以及管理能力，使自己在工作中能够不断应付新的挑战，具有迎接困难不畏惧的精神。

参考文献

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一、指导思想和主要目标

以为宜兴市供电公司实施人才战略和人事管理工作提供优质、高效、快捷服务为目的，狠抓基础建设，做好信息的采集和维护，为企业人事决策提供优质服务，使公司人事档案工作实现达二级标准单位的目标。

从2002年到2005年，全公司人事档案工作基本实现以下主要目标：

（一）、纸质档案：

1、在进一步健全收集工作规章制度和完善收集网络的基础上，注意在收集材料的完备、及时、准确三方面下功夫，坚决把好“入口关”，切实提高归档材料的质量，做好纸质档案的规范化管理工作。

2、严格按照《江苏省电力公司员工档案整理工作细则》、《江苏省电力公司员工人事档案工作验考评标准》的要求，切实做好人事档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。

（二）、电子档案：

在做好纸质档案的规范化管理工作的同时，注意搞好电子档案。

1、系统结构

公司使用人事档案管理信息系统，并按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成公司系统的数据库实体，使人事档案信息查借阅、转递及数据的提取和统计分析等工作主要通过计算机进行。

2、多媒体档案材料

将员工在工作、学习和生产一线的动态影像、声音、图片与考核、考察材料融为一体，通过计算机系统或投影设备显示出来，不仅提供被任免干部的外观形象、气质、性格、口头表达能力和处事风格等，以便对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，从而提高知人、识人的深度和广度。

3、多媒体档案材料保管和维护

以大容量、高速磁盘或光盘介质为电子多媒体信息的存储介质，并按照科学的备份和保管制度进行备份和保管。同时注意对信息进行及时准确的采集、分类、更新和维护。

4、多媒体档案材料使用

通过实用、良好的操作界面，方便用户对有关材料的查询和使用。注意对人事信息进行统计分析和预测，为人事决策提供参考。

5、多媒体信息系统保密和安全

建立网络防火墙，通过引进安全可靠的防攻击系统，建立科学的访问、利用管理体制，来保证电子档案材料的保密和安全。

（三）基础建设版权所有

我公司配备专用的人事档案管理专用计算机系统及数据备份设备。

照目标管理的有关规定，公司员工人事档案实现“三室分开”（库房、办公室、阅览室）,管理档案库房面积32平方米，库房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）安全措施工作到位。

二、现阶段主要任务

2002—2003年开展员工人事档案的整理工作。

2004年公司达员工人事档案管理二级标准单位。结合人事档案管理工作，为人事档案管理人员举办业务培训班进行培训。

2005年初步建成同行领先和具有江苏特色的数字化人事档案馆框架。

三、实现措施

1、提高思想认识，增强做好人事档案工作的责任感和紧迫感。

人事档案工作是人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案管理人员要在思想上充分认识到此项工作的重要性，增强做好人事档案工作的责任感、光荣感和紧迫感。

2、运用现代计算机技术，加强对员工人事档案的科学管理

2004年运用员工人事档案管理系统，建立计算机人事信息使用点，使多媒体档案材料的采集、维护、检索和利用更加方便。稳步推进图象、声音和录像片和考核文字材料相结合的多媒体档案材料的采集和管理。

3、加强对人事档案工作的宏观业务检查指导工作

公司有计划的开展人事档案目标管理工作，及时转发上级有关文件规定，接受上级公司对我公司档案管理工作的检查监督与考核，并组织业务培训研讨活动，提高公司的人事档案管理水平。

4、加强队伍建设，提高人事档案管理人员运用现代化手段管理档案的能力

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关键词：人事 高校人事档案有效管理

所谓人事制度，主要是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事管理业务。当年国家人事部提出“人事”是人事管理改革的一项举措，也是为了适应社会发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。目前，许多高校正逐步建立起以人事关系和人事档案管理为主的人事机制，但在执行程中存在一些诸如机构与被高校间职责不清，相关的配套措施及管理不完善等问题，在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的发展，这是高校人事档案管理工作需要思考的话题。

一、人事制下的高校人事档案管理内涵

人事制与高校人事档案：高校在适应社会发展的过程中，对新聘任教工的人事及档案关系由人才交流服务机构代为管理，高校与个人建立聘用关系的一种人事制度，具有灵活多变的用人机制。实行人事的人员在聘期内，高校依照聘用合同有关规定对其进行管理，解聘或不再续聘的转回人才服务机构，脱离与学校的关系。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，高校在聘任合同的约定下享有人才的使用权，承担相应的因使用人才而产生的按劳付酬、考核奖惩等义务，逐步使人才的使用权和所有权分离，把原来由单位承担的社会责任从本单位中分离出去，走向社会化管理。而在高校推行人事制度下的人事档案管理，旨在减轻高校有关人事的事务性工作负担，消除新接收人员对单位的依赖，以实现高校用人的自主权，尤其可以帮助解决高校在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理、人员编制、户籍挂靠等方面遇到的问题；是为深化人事制度改革，增强高校生机和活力，而实行的人事制度，也是高校制度改革的一项重要内容。

代管的高校人事档案内涵：完善的代管档案主要有：干部履历和自传、鉴定和考核、学历和评聘职务、政审、党团、奖惩、工资、任免调动等十大类，根据用途分：如民主政治类：入团入党入伍，组织鉴定、考查考核，职务任免、奖励惩处、品德作风、业务能力、工作表现等；学历学位类：履历、自传、学历、学位、学籍、出国访问、进修培训等；专业技术类：职称评定、论文奖励、成果专利、科研成果等；社会保障类：如工资晋升、福利待遇、选举评优、购房和住房公积金、合同与协议等；教育卫生类：如学籍学位、履历、自传、计划生育、保健医疗等；安居乐业类：如房屋权属、婚姻和户籍、家庭成员、社会关系、、弃档与出国等保障权益的档案；派类：各类任命、出国访问、代表登记等等；它们与被代管人的利益息息相关，是在他们在不断成长中产生的新生资源。

代管的高校人事档案性能：代管人事档案是高校“察民情、解民忧、维民权”的重要资源，具有较强的查考性、严肃性和权威性，她可用“凭据”帮你寻根溯源，用“数字”为你排忧解难和去伪存真；在个人的“成长发展、生老病死、衣食住行”中几乎都离不开它，如工资档案可核实工龄等，学籍和房产档案可办就业手续和确定房产权，婚姻档案可办购房贷款、遗产继承手续；又如晋职晋资、进修培训、医疗保险，产权公证，寻校友、求佐证等，都可显示它的“威力”，尤其在当今凭证作用和法制效应越来越凸显的年代，是一种难以估量的信息资源、文化资源、特色资源和效益资源。

二、人事制下的高校人事档案管理现状

近年来，随着高校各类档案资源的整合，档案馆就成为了人事档案的管理主体。高校实行人事制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理；另一部分被租赁聘用的教工档案由当地人才交流服务中心进行管理，当一大批租聘者长时间被正式聘用后其档案才能转至校档案馆，期间有的需要相当长的时间才能被正式聘用，长时间被代管的档案都是人事机构管理，但的人事档案在管理存在不少问题。

1．机构与高校管理职责不清

制度的不健全和管理的不规范，使双方职责不明确，操作中容易失误；如机构侧重一般的接收保管和存放，重接收，轻管理，在接收材料时基本不审不看、不按章归类，不及时装订，更本谈不上整理和装卷，以及目录信息的著入等管理，出现代管的人事档案大多以原有结构状态存在，组卷较散乱，管理有失严肃，既使丢失了也无依据；同时，档案在未正式传入高校时，高校档案部门又不可能去查询和监督，以及查缺补漏，更谈不上及时进行标准化和现代化管理，转来的材料没有电子目录信息等，最基本的管理水平都未达到，致代管档案的质量受到影响。

2．代管的人事档案内容不齐全

人事档案的内容是随着个人成长在不断增加、是处于动态状，需要连续不断地补充与更新，才能真实地反映其现实面貌，但有的档案内容的补充和收集较缓慢，如人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、晋职晋资等材料十分丰富，收集缓慢影响了档案的查阅和利用；又如形成材料不齐全，如有的过去虽然是招工或转干、升学或晋职，但档案中无记载，有的材料无审批意见及个人签名等；还有的因多次调动或重新建档，出现了部分档案缺失等，减弱了凭证和依据功能；还有的组织考核、评鉴材料不全，在一定程度上影响对其本人的全面了解。

3．代管的人事档案材料不连续

高校接收或拟引进的人员即便是租赁制，对学历的要求最低也得在硕士以上，因此，学历材料是收集重点，如自高中到博士学历的原始材料，应具有报考表、入学登记表、学籍表、毕业生登记表或鉴定表、授予学位审批表等，但代管期间材料收集的不及时，致许多材料连续性不够。

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4．代管的人事档案查阅不方便

高校组织和人事部门在需要查阅代管档案，或各党支部办理入党或预备党员转正事宜、例行人事调查等时，需经由高校人事部门到机构去代为借阅或开具证明后自行前往查阅；或代管的个人在报考硕士、博士、评定职称、办理户口等需依据档案材料开据证明等，都需反复要走多个流程才能办成，利用起来极为不便。同时，高校人事部门对代管者的档案是先收集和整理，再不定期集中转递至机构，转递中易致档案实体损坏或散失，影响代管档案的管理和查阅质量。中国

三、人事制下的高校人事档案管理对策

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，双方管理机构不仅要规范管理，重要的是强化管理意识，熟悉和掌握人事档案管理技能，不断拓展和延伸服务功能，搭建交流沟通的平台,营造和谐工作环境，为双方提供优质、方便、快捷、高效的服务。

1．优化人事档案的服务环境

为促进人事制下的高校人事档案管理和服务效能，要及时完善更为科学合理的人事档案管理职责，提高双方档案管理者的政治和业务水平，要求他们不仅要有“一专多能”、爱岗敬业、精通业务，具熟练掌握人事档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护各个环节的技术，而且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能，提高档案管理技术水平，优化人事档案管理的服务环境。

2．规范人事档案的管理程序

高校与机构之间须加强沟通、协调工作，制定出切实可行、操作性强的具体程序和措施，同时，高校要积极配合机构做好档案材料的收集工作，机构也不能仅仅停留在档案保管上，双方都要做好协调工作，着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题，制定严格的合同，明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等,建立健全包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递等规章，机构要按程序做好代管档案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要积极地对代管人的学历变更、职务、职称变动、工资调整、及年度考核等材料进行初步的整理，并及时完整地转交给人事机构，使代管人事档案管理逐步实现规范化管理。

3．做好人事档案的收集整理

全面和及时地收集材料，是档案工作的重中之重，对每年新形成的材料针对性的收集和整理，如晋升、晋职、考核、任免、各种奖惩、出国访问、离任审计等材料，增强全程跟踪意识，认真加工甄别，鉴定取舍，力求真实完整，手续完备，严格把好归档材料质量关；机构与用人单位要注意沟通信息，方需及时把握材料形成的规律，掌握材料的来源和环节等，了解材料中经常出现的问题，主动与单位或个人取得联系，高校力争在材料生成之前给予指导和督促；及时建立健全人事档案信息交换联系制度，建立人事档案材料收集网络，机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位，定期联系，用人单位对人事材料及时收集、鉴定、登记，年终和机构进行档案移交，以确保代管人事档案材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性。

4．拓展高校档案部门的管理功能

高校档案部门不仅要承担起传统的人事档案管理的职责，而且还要成为人事制度下人事档案管理和利用的枢纽或中转站；因此，高校人事部门需要在每年新进人员之后将即时更新的名单及时转给档案部门；在人事档案材料产生后，档案馆及时对人事处移交的人事档案材料进行分类和整理，并将人事制度下的人事材料及时向“中心”进行移交。同时，在业务上加强沟通，及时了解所在高校的人事档案情况；在人事档案材料产生后，档案部门对方移交来的人事档案及时进行整理和著入，集中统一管理，提供系统性、完整性的档案服务。

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5．建立代管人事档案信息管理体系

机构应及时建立代管人事档案的信息化管理，与高校建立系统的信息连接，实现信息共享，用人单位可以借助网络平台，快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案，并要有选择地对代管者的自然情况和基本信息等进行录入和采集，如晋职晋资、考察考核、培训教育、学历学位、职称职务、工作简历、家庭成员、社会关系等，通过分类加工、有序整理，使之成为完整的人事档案信息系统模块，但信息采集工作须建立在组织人事部门审核确认“三龄一历”的基础上，确保信息的准确性和唯一性；强化日常管理效能，建立查询、借阅、统计、分析等的现代管理体系，以便最大限度地满足高校对有关人事档案信息的需求。中国

在人事制度下，高校人事档案工作面临新的机遇和挑战，需要尽快形成与其相适应的人事档案管理的模式，明确职责、规范管理，发挥人事档案制度的优势，使人事档案在高校培养人才、使用人才中发挥更大的作用。

参考文献：

1 张晓黎．高等学校实施人事制度的思考[j]．科技情报，2008（3）

2 蔡颖．论网络环境下高校教工人事档案管理[m]．源于实践 服务全局，中国档案出版社，2008.8

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一、当前高校人事档案管理及整合现状

高校人事档案管理多处于封闭保守状态，更缺失档案资源整合与开发意识，降低了人事档案管理效能的发展。现阶段，其问题表现在三方面：一是对人事档案资源整合人事不够。在很多院校，人事档案从属于其他档案资源，仅被作为一项辅工作。由于在管理上缺乏重视，使得人事档案资源整合问题较多。如数字化程度相对较低，人事档案信息管理分散，人事档案管理人员队伍不稳定，制度不完善，特别是多为年龄偏大，非档案类专业方向的人员管理，制约了人事档案管理的规范化。二是对人事档案资源开发意识不强。人事档案资源整合与开发，需要从人事档案资源收集、整理、编研、管理等方面进行协同推进，而当下很多高校，人事档案设施设备落后，还有些高校人事档案仍以纸质文件为主，尚未进行信息数据录入，也未建立人事档案信息数据库，这些都制约了人事档案整合效能的发挥。三是对人事档案整合意识不足。事实上，在高校人事档案管理与整合上，封闭化、分散化管理是突出难题，难以实现人事档案信息化整合，也无法更好地满足人事档案服务需要。如一些院校因经费不足，对人事档案管理仍停留于传统管理模式；人事档案管理人员自身缺乏服务意识，无法推动人事档案整合与开发利用。

二、推进高校人事档案资源整合管理的对策

人事档案资源的整合与开发是化解档案信息封闭、分散，提升人事档案管理效率的重要途径。如何整合？如何优化管理？主要从以下几个方面来推进。

1.转变观念，重视人事档案整合管理

在高校档案资源里，人事档案占据重要地位。但在人事档案管理中，问题多，管理效率低下。加强对人事档案信息资源的整合，提高档案管理整合意识，必然需要重视人事档案管理，引入现代信息化技术，实现人事档案信息的高效整合与利用。解放思想，人事档案管理人员要认识到档案整合的价值和意义，要走出“重保管、轻开发”窠臼，在提升“档案机密化”管理水平上，应该创新现行管理机制，打破多头、分散管理局面，构建人事档案信息化、资源化体系，提升人事档案的共享水平和服务效能。同时，人事档案管理者还要加强人力、物力、财力投入，特别是在人事档案资源信息化、数据库建设上，要加强人员配置，提升人事档案管理人员的综合业务水平，胜任并满足人事档案信息化管理要求。

2.依托信息化平台，构建人事档案整合管理机制

现代信息技术的更新与发展，对于高校人事档案管理工作也提供发展契机。人事档案信息及人事管理制度改革，必然需要借助于现代信息化平台，提升人事档案信息整合利用水平。具体而言，高校人事档案部门要重视信息化建设工作，加强组织与协调，加快推进各项人事档案信息的识别、检索、分类管理；高校人事档案管理部门要制定档案信息整合制度，明确数字化人事档案、声像档案、纸质档案类型及规范化管理制度，明确各单位、各主体能够共建互通、共享的人事档案信息平台，为人事档案信息资源整合创造条件。同时，高校人事档案资源整合管理，还要打破院校不同地区档案信息分散化管理弊病，要从档案信息共享、共用管理上，实现跨地域资源整合。

3.注重人事档案资源整合技术运用，提高资源整合服务效能

人事档案管理在信息化、档案资源整合进程中，要积极引进现代信息技术，特别是数字化、数据库技术等，促进人事档案信息有效交流、共享、规范运行。考虑到高校人事档案信息资源的丰富性、时间跨度大，一些档案信息存在重复性，整合耗时长等实际，需要从档案信息软硬件开发与建设上，配置相应设备，更新和开发档案信息资源数据库系统。如购置高性能计算机、相机、扫描仪等设备，开发和引进先进的人事信息数据库系统，全面实现高校人事档案信息化体系，实现教职工、学生等统一化管理。人事档案信息作为保密性资源，在进行资源整合与开发过程中，还要加强信息保密与安全管理。同时，提升人事档案信息服务效能，需要从人事档案信息资源整合利用入手，做好以下几项工作：一是加强对人事档案信息的收集、整理，构建规范化操作流程，提升人事档案整合流程工作效率；二是建章立制，以信息化人事档案资源整合为基础，建立以用户为中心的整合理念，提升人事档案信息资源共享水平，发挥其在人才开发中的积极价值；三是注重人事档案整合个性化建设，特别是针对人事档案管理特殊性要求，要从档案管理技术、档案管理个性化需求分析入手，实现高校人事档案分类管理。四是引进人事档案管理优秀人才，加强对人事档案管理人员进行专业培训，从挖掘人才优势，用好人才等方面，创新人事档案服务模式。如可以满足不同专业、不同职务等自定义档案信息检索；能够实现跨地域人事档案信息数据库的整合，提高人事档案管理在高校教育管理中的积极作用。

结语

高校人事档案管理工作是高校档案管理的重要内容，在新的形势下，高校人事档案资源整合与开发面临发展机遇与挑战，唯有从信息化建设上，优化人事档案资源结构，整合人事档案信息数据库，因校制宜，转变理念，构建健全的高校人事档案整合与管理开发机制，提升人事档案信息整合水平，促进高校人力资源工作可持续发展。

参考文献：