工程项目档案管理措施范文

导语：如何才能写好一篇工程项目档案管理措施，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：水利；设计档案；管理

1概述

水利工程项目设计档案，是水利工程设计单位的核心档案，是基本建设和生产管理的重要依据和凭证，是水利建设事业中的一项巨大资源。认识并掌握水利工程项目设计档案的特点，对水利工程项目设计档案进行科学地管理，主动、多形式、多方位、多层次地向水利部门和有关部门提供利用，是实现档案自身价值的体现。因此，做好水利工程项目设计档案管理，具有十分重要的意义。水利工程项目设计档案的形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程，能够真实地反映设计人员的科技思想、科技方法，它的形成是设计单位智力劳动的结晶，其中蕴涵诸多科技配套成果以及多学科、多专业联合集体创作的智慧，在一定程度上也体现出设计单位集体的设计能力。可见，管理好水利工程项目设计档案，是发挥工程设计档案社会使用价值、让工程设计档案产生经济效益的基础性工作。笔者结合江苏省太湖水利规划设计研究院有限公司实际工作，将管理工作与自主创新相结合，进行如下思考。

2水利工程项目设计档案的特点

水利工程项目设计档案有文书档案、工程档案、会计档案的共性，但也有水利工程项目独特的自身属性。水利工程项目设计不是一般的土建工程项目设计，与土建工程相比较，其除了工程量多，投入资金多，工期时间跨度大之外，还要考虑工作条件的复杂程度，施工难度多大且会受到哪些自然条件制约，有多少社会效益，对环境有多大影响，如果出现事故会产生那些严重后果，以及对国民经济影响程度。可想而知，水利工程项目设计形成的档案资料是多么重要和宝贵，充分认识水利工程项目设计档案的特点完全有必要。

（1）复杂性。每个水利工程项目设计档案的内容都包括计划立项、勘察、设计全过程中所形成的全部技术文件、设计图纸和有关工程文件材料。比如：新沟河延伸拓浚工程是《太湖流域水环境综合治理总体方案》确定的六项调水引流工程之一，也是《太湖流域防洪规划》确定的流域洪水北排长江重点工程，工程北起长江，沿老河道拓浚至石堰，分成东、西两支，东支沿着漕河、五牧河拓浚，西支沿着三山港拓浚至京杭运河，利用武进港入太湖。主要工程内容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河桥梁、口门控制建筑物、水系调整及影响处理工程、征地拆迁等。仅这项水利工程内容就如此之多，故伴随每个工程的进展，将逐步形成繁杂的档案资料。设计档案的内容主要是设计过程中的报告、方案、各专业的计算书等文件材料和底图、蓝图、白图等图纸。不仅有设计形成的材料和载体的多样，同时还有大量的专业计算书等电子文件，这些都是设计过程中形成的，是施工的重要依据，应加以长期保存，作为其他设计和施工工作的重要参考。另外，项目设计周期长、专业多、产生的文件材料种类多、数量大、整编量大等特点充分表现了水利工程项目档案的复杂性，其给收集、整理、保管、利用带来的困难和工作量也是不能忽视的。

（2）系统性。每个水利工程项目设计档案的内容都必须完整、齐全、系统。比如：常州市采菱港枢纽工程，工程包括20m3/s排涝泵站（竖井式灌流泵）一座，共设两台机组，单机流量10m3/s，12m净宽节制闸（升卧式平面钢闸门）一座。由于在收集档案资料时，采菱港枢纽防洪、排涝、改善城市水环境档案资料做到了齐全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召开的常州市运北片防洪控制节点工程—采菱港枢纽工程完工验收会议上，工程相关资料顺利通过验收专家组查阅，为采菱港枢纽完成全部设计内容、工程施工质量优良、工程完工验收做出了应有的努力。实践证明，每个水利工程项目的可行性研究、初步设计、招标设计和施工图设计四个阶段的勘察设计工作，设计文件审查、施工招标、施工、竣工验收等各阶段的服务工作，及相应的勘察设计文件及有关技术资料等，必须是一个齐全完整的系统，具有系统性。

（3）独立性。每个水利工程项目设计档案的内容都具有很强的独立性。比如：太仓市十八港南枢纽工程，其由净宽28m橡胶坝和20m3/s双向泵站组成。工程选址于十八港大桥以北的老套闸区段，距浏河河口约200m，需拆除报废的老套闸，新建十八港南枢纽工程。在收集整理档案时，十八港南枢纽清晰地独立于太仓市城区水环境综合整治工程之中，为后期工程查档利用打下了基础。每个水利工程项目的设计独立性还表现在其具有专业方面的特点，设计中需要测量、地质、钻探、规划、水工、施工、机电、建筑、科研、试验等许多专业和学科共同承担完成，形成的档案体现出较强的专业性。如：设计中需要的工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样品说明，地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等，这些资料均需要外部系统提供。

（4）时序性。每个工程项目设计都有时序。如：走马塘拓浚延伸江边枢纽工程位于张家港市七干河入江口门处，江边枢纽工程是走马塘与长江交汇口的重要口门控制建筑物，由节制闸、船闸和鱼道三部分组成，这些工程都是按时序进行设计完成的。一个较大的、周期性长的水利工程项目设计可分为一期、二期甚至多期，一般水利工程都会有初步设计、招投标、施工图设计三大阶段。各个时序点的工作内容都会有所不同，产生的文件资料也会不一样，甚至收集归档的载体也会千差万别，故档案的管理也要体现出时序性的特点。水利工程项目设计有时需要分成多次设计，有的还会出现长达数年时间跨度，周期长、工程设计量大，形成的归档材料既多又杂，档案室要收集归档的不仅是纸质资料文件、电子文件，还有样品实物类的特殊载体材料，最终整理收集材料，成为档案员需要做的难度最大的工程。要弄清楚水利工程项目设计档案的特点，找到其中规律性，以形成管理工作的对策，档案员一定要根据设计工作的实践，在一线与设计人员沟通，最终实现水利工程项目设计档案完整、准确、系统的目的。

3水利工程项目设计档案的管理

面对水利工程项目设计档案种类复杂、数量大的实际情况，如何搞好档案的管理，保证其完整、系统、准确、安全，是摆在档案工作者面前的一项艰巨任务，也是整个工程项目设计不可忽视的一项重要工作。故做好水利工程项目设计档案的管理工作，规范管理流程就显得意义重大。

3.1重视档案的源头

抓水利工程项目设计档案源头就是抓档案最初的形成。档案形成的过程必须有一个标准，要明确归档要求，要根据本单位的实际，拟定出清晰的可操作的归档范围。要让每个人都明白，在每个设计项目中，哪些文件材料应该归档。水利设计项目档案资料一般有依据性资料、基础性资料、设计资料、施工资料、竣工使用资料、财务管理资料等。

（1）依据性资料。主要是设计项目申请报告及批复、可行性报告、设计任务书等；选址意见、定点图、建设用地规划许可证、征地批准文件、国家征用土地申请表、征地协议书、拆迁协议书等；工程概算及资金来源资料等，这些资料有的是本单位产生的，也有的则需要外部提供原件。

（2）基础性资料。主要是工程地质、水文勘察报告，地质图，勘察记录，试验报告、选址报告、重要土岩样说明等；地形、地貌、建筑物、构筑物的定位、测试记录等。这些资料专业性较强，在形成时要对载体和格式提出要求。

（3）设计资料。主要是设计任务书、合同、协议；工程设计的全套图纸；设计计算书、工程预算、说明书；设计评价、鉴定及评审材料，图纸会审记录；工程变更联系单，设计修改通知单，设计鉴定及审批文件等。

（4）施工资料。虽然不是设计单位主要的档案资料，但设计时作为参考，施工资料在设计单位也经常会出现。主要是工程承发包合同、招标投标文件、施工任务书；施工组织设计、施工执照、施工单位资质证明；开工报告、施工计划、安全措施等；工程测量定位记录、建筑物沉降观察记录；隐蔽工程验收记录（地基、基础、打桩、钢筋、结构、水电等记录）、建材质保书及试验报告（钢材、电焊条、水泥、砖、防水材料、电器、管道等）。

（5）招投标资料。主要是设计单位的中标人的业绩和资信；勘察总工程师、设计总工程师的经历；人力资源配备；技术方案和技术创新；质量标准及质量管理措施；技术支持与保障；投标价格和评标价格；财务状况；组织实施方案及进度安排。

（6）财务管理资料。主要是设计过程中发生的财务凭证、报表、账簿、其他类会计资料。

3.2保障渠道畅通

要保障收集档案的渠道畅通，凡是对水利工程项目设计有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。任何人都不得以任何理由拒绝向档案室归档移交有价值的档案资料。档案资料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。

（1）定期送交制度。形成档案资料的各科室，应在文件资料办理完毕后，及时归档移交。档案工作人员要经常了解和掌握形成档案资料的信息，及时向形成资料的各科室催收应归档的资料。收集进档案室的资料必须是办理完毕的原始资料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。不符合归档要求的档案资料，应责成档案材料形成的相关科室按要求完成。载体纸张应统一规格用纸，载体字迹要求用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写，禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。现代化设备形成的材料要求：禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止像传真纸热敏材料类资料归档；每个项目设计形成的成套材料必须配齐，以保持文件材料之间的逻辑联系。

（2）联系催要制度。根据工程设计进度表，有计划地对各科室项目及时开展专业跟踪管理。档案人员要主动到各科室查询和了解工程的设计进展情况，摸清各专业档案材料的形成和变更情况，解决档案材料形成过程中所出现的问题，及时指导各科室项目做好文件材料的收集和预立卷工作。实行分阶段跟踪管理。档案人员要保持与各科室项目负责人的联系，及时掌握工程设计进展情况，按照归档工作时间要求，加强催收，实行各科室项目负责人和项目分管人对归档清单签名负责制度，通过实施填写设计产品文件、资料归档清单等一系列手段，最大限度地避免原始资料的散失，保证归档文件资料的连续性、完整性和及时归档。对归档资料的质量实施监控。各科室负责对本科室的归档文件、资料进行核查，项目分管人对该项目归档的文件、资料进行总审查，确保归档文件、资料的完整、准确、系统。档案人员在接收归档资料后，必须及时检查核实，对不符合归档要求的文件资料，迅速退回返工，以保证归档资料的质量。

3.3规范整理流程

档案整理涵盖了档案实体整理和档案内容整理，一方面要对档案文件内容的真伪进行鉴别，对档案内容的客观性进行考证；另一方面还要将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进行基本的分类、组合、排列、编目。在工作实践中归纳总结并采用如下工作流程：收集分类案卷组合卷内文件排列案卷编目案卷排列编制案卷目录。

（1）收集。每年12月由公司档案室通知各科室做好前阶段文件材料的收集工作，档案室做好接收文件材料的登记汇总工作，对各科室移交文件材料的种类、数量、时间、存在问题进行登记；档案室依据归档范围，检查各科室移交的文件材料是否齐全，并办理交接手续。

（2）分类。根据公司档案整编规则拟定分类方案，将一个设计项目根据实际情况划分大类和小类。

（3）案卷组合。将分类后的资料装入卷盒。装盒前一般应去掉文件上原有的易生锈的金属物；将文件的订口对齐，并在文件的左上角或左侧用不锈钢钉或线装订。装订方法应尽量不破坏档案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷内文件排列。按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列。

（5）案卷编目。编件、页号，填写卷内文件目录、备考表，录入专用的档案管理系统，形成卷内文件目录数据库。

（6）案卷排列。按每个设计项目的保管期限、案卷流水号从小到大排列。

（7）编制案卷目录，制作检索工具。录入专用的档案管理系统，形成案卷目录数据库。打印目录，装订成册，形成检索工具。

3.4明确档案的方向

水利工程项目档案的收集、编目、检索、利用、统计全过程，如果能够融入计算机技术，必将大大加快档案信息的存储、处理能力，迅速实现水利设计工程项目档案管理的自动化，有效地提高档案人员的工作效率和服务质量，这是今后档案工作的方向。要充分认识到工程设计是动态的，设计形成的图纸文件是设计人员用科学技术构思出来的精神产品，其仅仅是对拟建工程的技术上和经济方面的规划，而不是实体在图纸上的反映，存在主、客观之间不完全一致的现象，如设计变更、设计文件补充、设计文件修改等，都是客观现象。对于频繁的设计变更，如果将计算机技术融入后，档案工作必将进入一个全新境界。比如：太仓市十八港南枢纽工程在2015年2月5日顺利通过通水验收，期间形成的设计图纸就有480张，档案有25卷，有的修改、补充，甚至作废、推倒重来，在应用计算机进行工程设计档案管理后，档案人员可以及时了解设计变更情况，避免了对外提供已经作废的或已经修改过的错误图纸，为工程设计发挥出了重要作用，较好地解决了设计变更资料与工程设计技术文件资料的配套整理，使工程设计档案做到了准确、完整。

4结语

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[关键词]地铁工程；施工单位；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）13-0363-01

1 施工档案的重要意义

地铁工程项目档案资料作为的重要参考依据，在地铁工程运行过程以及整个施工项目的验收环节都起着非常重要的作用，比如在工程质量的评定、工程事故的原因分析以及工程合同的索赔与反索赔等，具有重要意义。同时，完成地铁建设后也需要将档案资料进行妥善保存，这是确保地铁后期出现问题的重要参考。利用地铁工程档案，能够准确地对工程项目施工过程有一个全面的了解。在当前的地铁工程项目施工过程中，如果忽略了地铁工程的档案管理工作，将直接对地铁档案资料作用的发挥产生影响。所以，作为地铁工程施工企业，要强化地铁工程建设工作中的档案管理。

2 地铁工程施工档案主要内容

2.1 施工技术管理文件

施工档案中的技术管理文件主要包括以下几项内容：地铁项目中标通知书、地铁项目施工合同文件、工程项目的实际概况、施工组织设计以及相关的审批文件、施工项目的具体方案、施工技术措施、技术交底文件、与工程项目有关的图纸会文件、设计变更、工程测量文件、竣工验收文件等等，这些技术管理文件是对施工过程的有效记录，是非常重要的。

2.2 质量控制资料

地铁工程施工档案中的质量控制资料是非常重要的一部分内容，主要包括以下文件。施工进场的原材料质量检测报告、与工程项目存在关系的构配件、施工机械设备合格证书、工程项目的见证送检文件资料、工序交接质量检查记录表以及隐蔽工程项目的质量检查记录表等。

2.3 质量验收资料

质量验收资料主要是地铁工程项目竣工验收工程中的资料文件，主要包括竣工验收资料、单位工程竣工验收资料、分部分项工程验收资料等。

3 工程档案的编制、收集、整理及移交

3.1 工程档案的编制

对于工程档案的编制工作，首先应该保证档案填写的规范性。施工企业应该在成立地铁项目部的初期就将所有的准备工作做到位，保证地铁工程能有一个良好的施工基础，对于与工程项目有关的材料编写工作应该严格按照具体的施工标准来执行。工程项目有关的文件内容等等。归档文件材料应采用能长期保存、耐久性 强的纸张、照片纸、胶片、磁带、光盘等。记录载体须质量优良，纸张宜采用80g纸。归档文件材料应使用耐久性好的记录材料 打印、书写或绘制；印章要用不褪色、快干的 印泥加盖；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水 、蓝色墨水等褪色材料书写、绘制；打印宜 采用激光打印。

3.2 工程档案的收集

与地铁工程项目有关的资料文件都要做好相关的收集工作，要及时的进行收集和整理，对于存在缺漏的文件要及时做好相应的补齐。归档文件应为原件、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备、与实 际相符，确保真实、准确、完整。

3.3 工程档案的整理

完成地铁工程项目的档案资料收集工作后，还需要做好相应的分类和排序工作。遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷 内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性， 使组成的案卷便于保管和提供利用。项目管理性文件按问题组卷；施工文件按分部工程、单位工程组卷；设备类文件，按专业、台（件）组卷，同 批次、同厂家、同型号的设备可按型号组卷；生产技术类文件，按专业、问题组卷等。

4 提高地铁工程档案管理工作的措施

4.1 提高地铁工程施工单位的档案管理意识

通过提高地铁工程项目人员的档案管理意识，认识到档案管理工作的重要程度，进而强化档案资料的管理，更好的开展档案工作。

4.2 提高员工的业务能力及综合素质

作为一项比较枯燥同时又繁琐的工作内容，档案管理工作人员应该具备专业的知识、丰富的工作经验以及较强的责任心。项目部要通过定期的教育培训，提高员工的业务能力以及综合素质，更好的服务于档案管理工作中去。

4.3 建立地铁工程档案的管理制度

地铁工程施工企业要建立一套完善的档案管理制度，通过制度的约束来提高档案管理工作质量。地铁工程档案管理制度要明确施工人员档案工作的具体内容、具体工作责任，保证施工人员能够根据制度执行工作任务，顺利完成档案管理工作。

4.4 实行“三同步、三参加”管理制度

这一制度中的“三同步”，主要是指地铁工程项目准备工作阶段的资料收集工作同竣工资料形成同步、施工过程中的地铁档案资料同竣工资料形成同步、工程验收工作同竣工资料的验收同步；“三参加”制度则是档案管理部门要参加工程项目的进度研究以及质量分析报告会，参加工程项目的设备以及施工技术开箱验收会、工程项目竣工验收会。通过落实严格的管理制度，保证工程档案能够顺利完成。

5 结语

作为地铁工程施工单位来讲，只有不断地提高档案管理意识，提高员工的业务能力及综合素质，建立地铁工程档案的管理制度，实行“三同步、三参加制”制度等措施，才能够全面提高地铁工程档案管理工作，使地铁工程项目能够顺利完成。

参考文献

[1] 王颖，葛倩，米红香.浅谈地铁工程施工档案管理[J].兰台世界，2014，S6：19-20.

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关键词：项目工程；施工资料；档案管理

中图分类号：G271文献标识码： A

引言

在市场经济条件下，项目工程施工资料档案与工程项目的关系密切，项目工程施工资料档案是工程项目的重要组成部分，是工程项目管理的重要基础和依据。项目工程施工资料档案管理水映工程项目的管理水平。项目工程施工资料档案是工程项目的重要组成部分，是工程项目管理的重要基础和依据。项目工程施工资料档案管理水映工程项目的管理水平，是工程项目自身的需求。

一、项目工程施工资料档案与工程项目的关系和作用

目前，项目工程施工资料档案管理是工程项目管理中的薄弱环节，应引起各级项目管理者的充分重视。项目工程施工资料档案是工程项目自身的需求，是工程项目不可缺少的组成部分。工程项目要符合国家法律、法规的要求，也就是外部监管的要求，外部监管的主要措施有审计、稽查、后评价、责任终身制。审计不仅审查财务档案，还要审查工程档案。因此，项目工程施工资料档案管理规范可以支撑外部监管，是工程项目验收的依据，是审计、稽查、后评价、责任终身制的依据。工程项目管理者要做好项目的档案工作，不仅要关注技术档案，更要关注管理性档案，如招投标全过程中形成的证明性文件，这会影响今后工程项目的生存、发展，是核心资源之一，参与工程项目建设的管理人员、技术人员要提高对档案的认识，认识档案的价值，规范建档制度，把项目工程施工资料档案当做资源来管理。

项目工程施工资料档案的定义和属性，档案在归档前叫文件材料，归档后叫档案。也就是说我们在生产和经济活动中，形成的有记忆、凭证作用的文件材料，都会转化为档案，这就突出了档案工作的特点：广泛性、基础性、专业性。档案工作是全员参与，与每个人都息息相关。项目工程施工资料档案作用的特点：间接性、潜在性、滞后性。决定了档案工作容易被忽视，所以我们应该提高项目工程施工资料档案的意识，善于发挥利用档案的作用，同时还要加大宣传档案的作用。

二、加强建筑工程项目施工资料档案管理的相关措施

1、事前管控

所谓事前管控就是指从施工资料的形成开始进行管控，着重控制档案资料的来源，并把好质量这一关。在该阶段进行管控时，首先应该构建一个健全的质量管控制度，在组织上确保该项工作得以正常且有序的实施，具体措施主要如下：

1.1前期管控。首先应该进行工程项目编码的区分，编制相应的编码系统，明确工程项目中单元工程、单位工程以及分部工程等；其次，制定统一质量验收表格与记录表格，确定工程项目中各种信息记录表格的统一格式，在确定以后不可随意进行更改，以免对工作带来一些不必要的麻烦；最后，进行施工资料档案范围以及要求的编制，并确定资料的收集方式以及整理方式等。

1.2构建完善的管控结构以及制度。首先进行资料档案管理机构的构建，制定相应的管理制度，统一领导与管控工程项目施工资料档案各项业务工作；其次，构建相应的管控网络，确定管控人员，把工作具体落实到每一位工作人员的身上，同时还要确定管理工作的具体程序，构建相应的考核奖惩机制；最后，进行岗前培训机制的构建，加强档案管理人员管理技能的培训与教育。

1.3在建筑工程项目施工之前，管理部门应该基于事前所制定的计划方案，加强实施档案管理工作重要性的宣传，在管理人员在资料收集工作与整理工作时，应该实施监督、指导以及检查。同时还应下发关于施工资料管理细则的宣传单，通过这种方式使参建单位与工作人员能够重视施工资料档案管理工作，继而为该项工作的实施创设一个良好工作环境。

2、事中管控

2.1建筑工程项目施工之前，应该收集工程项目施工审批表、施工图纸、施工组织设计、施工许可证以及相关的地质勘查报告等各种资料，通过对施工图纸的了解与熟悉，将施工中所需的各种材料送至实验室进行检验，并在施工之前，取出各种施工材料以及配合比检验的相关报告，对各施工方案以及施工组织等进行图纸的会审，明确施工单位的资质。同时还应和建设单位进行配合，做好相应的开工报告以及报建资料，并将材料报告送至监理部门。在施工中若需要进行塔吊工作，则应报送相应的塔吊施工方案，并根据质检部门的相关要求，收集各种安全资料。

2.2收集并整理施工过程中各分部工程的相关资料，其主要包括以下几个方面：一为收集并整理施工试验资料，做好施工的记录工作以及工程隐蔽验收的记录工作，在工程项目施工之前，应该按照施工组织的具体要求，对施工原材料进行试验，并做好相应的计划方案；在隐蔽工程的验收记录中，可借助于表格把隐检的项目、具体内容、意见、项目质量情况以及相关的复查意见等记录好，但凡隐蔽工程验收质量不达标的，不可实施下一道工序，由于施工记录是对工程项目整个施工过程所进行的记录，因此在该环节中，其记录必须要完整且详细。二为设计变更资料的收集与整理，在该过程中，应该注意两个方面的内容，即采取分专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。三为做好工程项目中各分部项目施工质量资料的收集、编写以及整理工作，由于分部项目质量验收在基于分项工程验收合格所实施的，因此在这一环节中，主要的任务就是检查主体结构功能以及质量等是否满足施工规定，可通过施工单位、建设单位、监理单位以及设计单位等来共同进行验收，从而确保资料的完整性。

2.3收集与整理施工日志，做好相应的技术交底工作。在技术交底工作中，不仅要确定工程项目安全要求以及质量需求，同时其交底的内容应满足相关的法规以及工程项目施工要求，做好相应的记录工作，通过书面的形式来进行签字，完整地将技术交底工作资料归入到工程项目资料档案中去。在施工日志资料收集与整理过程中，应逐日进行填写，确保其可将施工现场的实际生产状况准确且真实地反映出来。此外，在工程项目验收过程中，还应收集并整理施工竣工记录，进行竣工图的编制，查看资料档案的完整性、准确性，对于所存问题应该及时提出相应的整改策略，并且限期进行整改。

3、事后管控

在该环节中，主要包括两个方面的内容，即资料的归档以及移交。在建筑工程项目施工资料档案归档中，必须要确保其可将工程项目整个建设过程所产生的文件资料准确且真实地反映出来，所归档的这些文件必须要通过分类收集与整理，继而将其组成为满足要求的相应案卷。在进行工程资料移交时，应该基于工程项目具体的规范要求，结合施工当地档案管理的规定来实施移交工作，从而确保施工资料档案管理的完整性、及时性、准确性以及真实性。

近几年，随着信息技术的进步，社会经济发展速度的加快，在建筑工程项目施工资料档案管理上，开始广泛应用电子档案管理的方式。因电子文件具有信息可变性、信息存储高密度、信息非人工识读性以及系统依赖性等特征，对此，在管理过程中，还应确保电子文件的可读性、安全性、系统性、原始性、完整性以及真实性等。同时在管理过程中，还要对数据压缩、电子文件格式转换以及文件图片处理等进行不断地规范，继而进一步提高电子文件管理水平。

结束语

综上所述，建筑工程项目施工资料档案管理工作是一个比较复杂的工程，所涉及到的人员、内容以及部门等均较多，因此在管理过程中，为了确保施工资料档案的准确性以及真实性，必须要对工程项目进行全过程的跟踪监督管理，同时还要构建相应的管理机构，完善相应的管理制度，加强管理人员技能的培训，强化对施工过程的管控，把好工程项目竣工验收这一关，从而保障施工资料档案的准确性与完整性。

参考文献

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【论文摘 要】工程档案是档案的一个重要组成部分。本文首先分析了工程档案管理的重要意义，分析了工程档案与工程质量之间有着密切的关系，最后提出了如何做好工程档案管理的应对措施，以确保工程质量。

工程档案的管理是整个工程建设管理中一项重要的基础工作，指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要，因此，如何加强工程项目档案管理工作刻不容缓。

1. 工程档案管理的重要意义

1.1 完善工程实施状态，确保质量、进度、安全的全面控制。目前我国诸多工程项目一般采取项目经理承包责任制的方式，由项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等，以便突出工作效益和经济效益。项目经理承包责任制对确保工程项目的完成起着重要的作用，在工程项目承包合同中，针对不同内容，确定不同的目标，只有在工程项目完成后，所有目标达到先前所制定的考核标准，项目承包奖才能得到兑现，如果将工程施工文件归档工作也纳人到工程项目承包合同中，就能保证工程施工文件材料的完整、准确、系统。

1.2 建设工程档案是建设工程的有机组成部分。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累。在项目开工建设前已经形成并积累的文件被称为建设工程准备阶段文件，项目经费落实和项目预算编制、概要设计、招投标、及项目具体实施的根本依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要经送检合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用进程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施中还有旁站监督记录和检测记录，出现了问题还有调整指令和变更说明等等，这些都需要工程资料来指导。

1.3 建设工程档案直接反映建设工程质量的好坏。建设工程质量关系到人民的生命财产安全，因此，质量问题是重中之重，建设档案的管理好坏也直接影响到工程质量的好坏，随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。相信在档案管理的前提下，工程质量也会更加得到重视。

2. 如何才能够不断完善工程项目档案管理

2.1 做好项目实施前的准备工作。先期介入，控制为主。在工程准备阶段，建设单位首先要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此，为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全，建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任，做到以预防为主的重点。 转贴于

2.2 档案管理要明确范围，突出重点。总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过，对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点，抓住主要环节。

2.3 完善工程项目档案管理信息系统。档案管理信息系统用于支持企业在施工过程中及施工完成后的管理工作，是适应现代企业制度要求，推动企业施工档案管理科学化、规范化的必要条件，一套好的计算机档案管理系统将对一个工程项目的顺利实施起到非常重要的作用，而一套不好的管理系统可能会使档案管理陷入混乱甚至使整个施工进程受到影响。因此，一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面的要求:(1)以工程项目档案管理需求为背景，支持企业实现科学化、规范化的档案管理;(2)支持档案人员高效率完成施工档案管理的日常业务，包括新增加的档案建立，旧的档案维护等，以提高公司的档案管理效率;比如:施工人员信息资料，就应该包含施工人员的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所学的专业、毕业时间等。每一条档案信息都有其自身的属性和特点，但也有相同点。如果不对这些信息进行细致的分析，将直接导致管理的混乱。(3)支持企业的管理层快速有效地获取相关信息，以便做出科学的决策，推动企业科学化、规范化管理;(4)系统软件应尽可能结构简单，使用方便;(5)系统软件要做到修改、添加、删除档案记录准确，查询档案快捷、高效。采用计算机软件系统来进行管理已经是当前水利水电施工档案管理的迫切需要。

2.4 进一步提高项目档案管理人员的素质。提高认识，加强培训。一是要提高各档案馆(室)对新形势下档案工作重要性的认识，从思想上强化服务意识。二是加强对兼职档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训，提高业务素质。三是加强档案宣传力度和档案法制建设，对严重影响基建档案质量的，就要追究相关人员的责任。

3. 结语

相比一般的档案管理，工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程，因此，是对工程项目的一个更加直接有效的控制，因此，在建设工程档案管理已有成效的基础上，进一步完善建设工程档案管理工作，为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。

参考文献

［1］ 刘来芳. 对建筑工程技术资料管理若干问题的分析和建议. 城建档案， 2007，(09) .

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关键词：公路工程；档案；管理

中图分类号：TU 文献标识码：A文章编号：16723198（2012）10016801

公路工程档案是国家档案资源的重要组成部分，是公路建设事业发展的宝贵财富。近年来，随着公路建设事业的持续高速发展，不断地产生大量的公路工程档案。公路工程档案是公路规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、声像制品、电子等档案资料，它是公路建设等各项管理活动中直接产生和形成的原始记录，同时又是真实记录公路建设发展过程的第一手资料，它既维护着公路历史发展历程的真实性，又对公路的规划建设，对工程质量起着重要的指导、监督、保证作用，而且还是今后道路规划、维修及改扩建等不可缺少的科学依据。但是，由于公路部门承担着较为繁重的公路建设养护生产任务，对公路工程档案的重要性认识不足，使得公路工程档案管理水平不高，无法保证公路工程档案价值的实现。因此，正确认识公路工程档案管理工作的重要性，分析公路工程档案管理工作的现状，摸索出最适合公路工程档案管理工作的方法、途径，对于提高公路工程档案管理水平，更好地为公路建设事业服务有着积极的意义。

1 公路工程档案管理工作的重要作用

1.1 公路工程档案管理工作是保证公路工程建设质量的

关键环节公路工程档案是公路工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映。一般来说，早在公路施工之前，公路工程档案就开始产生并积累了。公路工程立项文件是公路工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。在公路施工过程中，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是公路工程质量保证材料的主体，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志。上述这些工程档案资料就是整个工程项目建设的原始记录，反映了公路工程建设的质量和水平。

1.2 公路工程档案资料为公路工程交竣工验收提供依据

公路工程交竣工验收就是交通主管部门根据各种档案资料，包括工程可行性研究报告、施工图设计及批复、变更设计、招标文件、各种合同以及各种工程技术标准、规范等，对建设单位、监理单位、施工单位所完成的工作情况进行验收。验收时除通过对公路实体工程进行检测外，更主要是通过对各种内业资料进行审查，如各种材料质量检验结果、施工试验数据、隐蔽工程记录、质量控制指标的试验记录、遗留问题处理资料等，才能完成对公路工程质量鉴定，最后看能否通过验收。

1.3 公路工程档案的开发利用可以提高经济效益

公路工程档案是公路部门信息资源重要组成部分，是公路部门宝贵的知识财富，它含有大量的科技成果，是人们获取知识、了解信息的重要途径。档案工作者可根据档案室存放的公路工程档案编研开发地方交通史、公路志、技术成果汇编等，为公路工程建设提供技术资源。因此，开发利用公路工程档案可以直接服务于公路工程建设，为公路部门创造更多的经济效益和社会效益。

2 公路工程档案管理工作存在的问题

由于公路工程档案具有成套性、阶段性、专业性、内容多、范围广等特点，所以做好公路工程档案管理工作难度很大。目前，公路工程档案管理与公路建设事业发展很不适应，公路工程档案管理工作现状令人担忧。

2.1 公路工程档案管理模式滞后，缺乏监管

长期以来，许多参加公路建设的建设单位和施工单位都没有明确领导的档案管理职责，没有建立统一的档案管理网络，而是把主要精力放在公路施工建设上，忙着抓进度、赶工期，因而忽视了工程档案管理工作，等到工程完工要办理竣工验收时，才不得不投入大量的人力、物力突击补充档案资料，以应付工程竣工验收之用，致使工程竣工档案资料质量较差。而有些公路建设管理单位又没有很好地实行集中统一管理，造成了不少档案散失严重，即使保存下来的也不完整，或因保管不当，致使现有的图纸不清，纸张变质。这些都将严重地影响到公路工程将来的改、扩建和正常的养护维修工作。从而影响到公路档案资源，使之无法为公路建设和管理提供有效服务，为国家带来损失。

2.2 公路工程档案案卷质量不高，不合标准

一套完整齐全的公路工程档案必须按照《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发［2010］65号）确定的公路工程项目文件归档范围收集归档材料，又必须按照科技档案的标准立卷归档。然而，在公路工程档案的实际管理工作中，却普遍存在着归档材料质量不高，档案的原始性、完整性、系统性差，主要表现在资料收集不齐全、缺乏真实性、书写材料不规范等方面，使得这些档案的价值大打折扣，最终将影响到档案的有效开发

2.3 公路工程档案开发利用不够，效果不明显

公路工程档案管理工作的最终目的在于开发利用，为公路建设事业服务。但是档案管理部门往往只注重移交后工程档案的日常管理，却忽视对工程档案的开发利用。

3 做好公路工程档案管理工作的几点措施

为确保公路工程档案的完整、准确、系统，提高工程档案质量，针对目前公路工程档案管理中存在的问题，必须采取一系列的措施加强公路工程档案的管理，充分发挥公路工程档案为公路建设服务的重要作用。

3.1 高度重视，切实提高依法管理工程档案意识

公路工程档案是伴随公路建设事业的发展而建设起来

的基础性事业，它记录公路工程项目建设以来所积累的宝贵经验，是一笔不可替代的财富，它不仅能使我们在工作中少走弯路，同时还能提高工程项目建设的能力和水平。重视公路工程档案工作，就是重视公路工程建设事业的发展。因此，我们要求各参建单位领导和档案管理人员必须统一思想，提高认识，更新观念，高度重视，将公路工程档案管理工作作为保证公路工程建设各项工作健康有序进行的一项基础工作来抓，认真履行《档案法》和各种工程档案管理规章制度赋予的职责，提高依法管理公路工程档案的意识。档案的行政管理部门也应该主动介入，加强与公路建设单位的沟通，统一公路工程档案管理规范，争取与项目主管部门达成共识，建立一个切实可行的公路工程项目档案工作监督体系，明确项目参与各方的职责，齐抓共管，搞好公路工程建设项目的档案管理工作。

3.2 严格标准，逐步形成公路工程档案超前管理模式

由于公路建设周期长，参建单位多，各方的认识不一，致使一些公路工程档案得不到妥善保管，档案的质量得不到保障，时间一长，也容易散失，达不到标准化、制度化、规范化管理，所以我们要严格执行《档案法》和交通部工程项目档案管理有关规定，建立健全工程项目档案工作机构及规章制度。按照统一领导、分级负责的原则，由项目部对工程档案工作实施集中统一管理，对本工程项目设计、施工、监理等单位的档案工作实施监督、指导，将工程档案工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证档案收集、立卷、归档及时、准确、完整、系统和安全；明确各参建单位有一名领导班子成员分管档案工作，并配备专职档案员，落实各自的职责；同时将工程档案管理纳入工程设计、施工、监理合同管理，按照“谁形成、谁负责”的原则，由工程档案的形成单位负责，不得委托他人。这样就构建了一套完整的工程档案管理网络，使工程档案管理工作在体制建设上得到保证。

3.3 注重过程，扎实细致做好工程档案收集整理工作

公路建设的过程就是档案形成的过程，凡是与工程项目有关的重要活动，具有查考利用价值的各种文件资料都应收集齐全，纳入公路工程档案管理。须在工程进展过程中随时收集整理，防止遗漏、丢失。收集归档文件除国家和有关部门另有规定外，一般以原始文件为主。在公路工程施工招标后，由项目部组织对公路工程设计、施工、监理单位的档案管理人员进行专门培训，遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》等有关规定，明确工程档案工作的基本要求和具体事项、操作规程，将收集整理工作落到实处。

3.4 加强信息化建设，提高公路工程档案管理水平

随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移，将信息化建设纳入到档案管理之中，才能不断提高公路工程档案的信息化程度。因此，要大力改善公路工程档案管理工作的软硬件设施，通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和档案管理软件，实现档案存储介质多样化，信息交流网络化。还充分调动档案管理人员的主观能动性，使他们不断创新，锐意进取，最大程度地开发和利用档案，加快公路工程档案管理的信息化建设。

参考文献

［1］耿晓晶.加强高速公路工程档案管理的一点认识［J］.黑龙江档案，2011，（2）.

［2］潘振英，田丽敏.浅谈公路工程档案管理［J］.科技信息，2011，（8）.

［3］南群.公路工程档案质量的管理与剖析［J］.陕西档案，2009，（2）.

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关键词：档案资料,现状问题,解决分析,管理

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

如今的公路建设项目，传统的工程档案管理模式已经落后，项目信息的分类和归档有着各种缺陷。然而，随着信息技术的发展，信息技术带来了的档案文件管理的创新机会，信息化管理是现代管理的一个重要概念。公路工程档案管理在其概念措施的不断完善，不断优化，促进公路工程项目档案信息管理应用的发展。

一、当前公路工程项目档案管理工作现状及问题

1.1当前公路工程项目档案管理工作现状

公路项目档案是指与工程有直接或间接关系、价值的文字，图形，音频和视频以及其他形式载体的历史记录。包含从项目建议书，可行性研究，规划和设计，选址，材料准备，施工，竣工完成的各阶段项目文件中，记录了该项目的全过程的各个阶段。由于项目具有投资大、周期长、施工单位单位多、涉及到政府审批、科研设计、施工单位建设、监理、质检等部门评定，决定项目档案材料的涉及广、信息量大、分类多，导致公路工程档案资料收集难。

目前，经济的高速发展和科技进步，然而公路工程档案管理却与此并不适应。1、归档档案资料不齐全。做好档案工作的基础是搜集齐全资料，但由于公路工程项目建设的特点，导致档案得不到有效妥善保管。2、档案资料可靠性。档案资料应当是工程施工全过程的真实记录，但个别施工单位对工程项目档案资料管理工作缺乏责任心，忽视对对日常资料的搜集与积累，一旦工程竣工验收资料汇总时，胡乱编凑，致使资料可靠性不强。3、材料不规范。s公路工程涉及档案内容繁多，内容主体多样繁杂，参与编制工作人员素文化质参差不经相同，因此档案的编制质量出现高低不同的区别。这样的不符合规范的档案，势必会导致以后的工作用带来隐患。

随着公路工程建设的发展，我国的公路工程档案资料的管理体系日渐趋于完善。可是，随着公路工程建设的不断发展，公路工程数据管理任务越来越多，不同层次的业务单位的建设管理能力变化很大，所以，人工进行公路工程资料的管理难度逐步加大，人工编制文档错误和不足的情况时有出现，且编制时间长，效率低，成本高。这样的人工管理模式下出现了诸多负面因素，不利于公路工程项目建设中使用和搜索资料信息。

1.2公路工程项目档案管理工作问题

1.2.1施工管理与工程档案管理脱节

工程施工单位在施工过程中不重视日常工作材料的及时收集和整理，导致竣工后收集的档案的数据往往会不均匀的，不完整记录，这些都不能准确地反映施工真实情况，影响了工程技术档案文件的准确和完整。例如说说施工照片，施工日志作为工程归档管理信息，但现实往往没有注意这方面的数据收集，对于工程的施工照片直到竣工验收时才去收集已经为时过晚；施工日志应是做为施工员的工作记录，对施工日志填写的相关数据的信息是很重要的，但实际工作中施工人员很少坚持写。事实上，这些数据如果在施工过程中收集，整理将是一件容易的事情，然而，由于不够重视往往会被被忽略，要完成的检查时候去收集这些数据增加了难度，诸如此类，本来，其内在品质，外观品质的项目已经达到了很高的工程标准，然而，由于信息不完全使得一个优秀的工程到最后评估只有合格。

1.2.2施工管理用表格式不统一工程用表是公路工程项目管理的一种工作表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录。由于我国交通行业还没有制定出统一的工程管理用表，各省只能根据《公路工程质量检验评定标准》（JTJF80/1-2004）及交通部颁发的《公路工程竣工验收办法》等国家规范、办法来编制用表。由于各地的认识存在不同，表格在施工组织设计使用缺乏科学合理设置。格式各不相同，一些公路建设施工单使用的表格在其规范中甚至没有解释，使施工单位只能根据自己的理解来编制表格或填写，造成填写内容数据重叠，没有科学地反映客观现实。此外，我国家工程规范的修改时又可以不会跟上我国家施工技术的的发展，使得目前的施工用表更难以适应工程技术的发展要求。

1.2.3档案管理水平差归档的数据档案管理水平不够专业，很多不符合规定要求，如项目中的数据有很多的复印件，一些复印件修改后再次复印，字迹潦草，经不起长期永久保存。这样的数据是难以成为真实可靠的文件依据，以以至于带来不必要的麻烦和损失。

二、公路工程项目档案信息化管理的途经分析

2.1充分认识到档案信息化建设的重要性

信息化档案管理容量大、速度快、精度高、占用空间小，且计算计具有统计、打印、共享、修改、查询等功能，利用好这些功能可以方便归档和开发档案资源。档案建设是工程项目建设不可或缺的重要组成部分，工程项目档案建设要像其他工作一样逐步实现信息化，这是社会发展的必然趋势，也是顺应时代潮流的结果。目前，从全国范围公路工程项目信息化管理来看，部分重点城市重点项目的档案信息化建设相对较迅速，起步也比较快，也取得相应的技术成果。但是绝大部分的地区项目工程档案信息话建设仍处在初级阶段，这些地区的相关部门要加快建设步伐，大力推进项目档案的信息化建设。

2.2创新信息化技术手段

信息化管理已经成为21世纪主流的管理手段，信息化的高速发展也为公路工程项目档案建设工作带来了新的契机，提供了良好的基础。计算机功能非常强大，所具有的收集、归档、管理与整合，在档案资源的开发利用、检索中发挥了巨大的优势，极大提高了我们文件管理效率和质量，使档案管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来。因此我们必须充分利用信息创新下档案管理工具的优势：建立文件信息数据库。创建的文件信息数据库。数据库有一个非常强大的信息存储和检索功能，文件管理可以充分利用这一点，更加细分的文件，建立一个完整的档案资料库。以这种方式，不仅我们的文件的集合的最大容量，也可以快速记录存档。同一项目内部人员只需要一台连接互联网的电脑，可以快速而轻松地实现档案信息的检索，查询和使用。通过计算机网络，扩大服务范围，建立区域联网系统。有利于项目各部门之间的资源共享，提高了信息的利用率。

2.3.提高信息化设备和管理人员的专业化能力

信息时代，从表面上看，管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来，但另一方面，极大地增加了他们的工作量，他们接触到的信息更加纷繁复杂。因此，要加强公路工程项目单位信息化基础设备的建设和提高档案管理人员的专业化能力。

首先，建设单位应当注意的档案信息化建设工作，从长远的角度来看，要加强工作的资金投入，提高企业档案管理的基础设施。在基础设施建设中，应该花很大的精力，因为基础设施是确保档案管理基础工作的顺利进行。基础设施不到位，项目信息化档案管理将是不可能的。基础设施包括档案库房，文件存储设备，档案库房管理的相关制度建设以及其他相关方面的建设。以此确保公路工程项目档案信息化管理的顺利开展。

其次，开发档案信息化管理工作，第一件事就是要配备高素质档案管理人事人员。信息化时代施工单位要配备高素质档案管理团队。他们不仅要知道常识性的文件，更要擅长熟练使用计算机进行整理工作。这些管理人员应该与时俱进，加强自身不断学习，使档案管理工作的更高效，更高品质。施工单位要通过各种渠道选拔、培训、引进人才，在这方面尤其是既懂得档案管理又懂得使用计算机的复合型人才。档案管理人才不仅要学习管理知识，更要注重管理理念的创新和方法的改革，不断提高档案管理水平。

三、结束语

公路项目档案作为一种信息资源，用以确保工程安全使用和工程正常运行和促进城市建设和经济发展具有重要意义。通过高速公路项目档案实行信息化管理，将有助于公路建设项目工程科学技术的进步，使其继续迈上一个新的台阶。

参考文献

[1]刘尊明．建筑工程资料管理［M］．北京理工大学出版社.2013

[2]上海浦东新区档案局．建设项目（工程）竣工档案编报实务新编［M］．同济大学出版社.2013

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（一）公路工程档案的概念

工程档案通常是指公路建设全过程中所直接形成的、用于记录项目中具有保存价值的文档资料与信息资源，也是后续养护、管理等多项工作得以顺利实施的重要依据。近年来，随着我国城市化进程的逐渐加快，以及公路工程建设项目的日益增大，加强档案管理工作，建立健全完整、系统、可靠的档案管理体系，对于促进我国城市建设、确保公路工程建设质量等多个方面都将起到非常积极的作用。

（二）公路工程档案的特点

相比普遍的建设项目，公路工程普遍具有规模大、建设周期长、工程组成复杂等特点，这都使得其档案在形成与管理方面，与普遍工程档案之间有着较大的区别，并具有以下显著特点：

1.形成周期长

一个工程项目的建设，从立项审批、可行性研究、图纸设计、招投标、工程施工、交工验收、试运行直至最后的竣工验收，往往需要跨越较长的时间，通常在3年以上。而各类档案信息，也是伴随着项目建设活动的开展所形成的，其形成周期同样很长。

2.涉及面广

在项目建设的一个完整周期内，需要涉及交通部、交通厅、建设单位、设计单位、多家施工单位、多家监理单位，总数达数十家直接相关单位；同时，沿途还需涉及政府、电力电讯、材料供应厂家等多个部门。

3.专业性与阶段性强

专业性，是指其档案内容多是技术方面的，专业性很强，要求档案管理人员需要具备较强的专业知识与档案管理知识。

阶段性，则是指在项目施工的全过程当中，通常需要历经路基、桥梁、隧道、通讯、绿化等各阶段的工程建设，需要各种专业化的施工队伍参与，这都使得档案的形成具有很强的阶段性特点，必须在各阶段中都加强档案的管理工作，以免影响到后续工程的施工。

4.管理难度大

一方面，由于工程档案的种类繁多、类型复杂、记录方式多样，这都加大了在档案信息收集与立卷归档方面的难度；另一方面，则是由于工程项目建设具有一次性的特征，工程档案一旦形成以后，对原有档案管理中存在的问题很难进行弥补，这也加大了工程档案管理的难度。

二、加强公路工程档案管理工作的必要性

（一）有利于提高工程项目的管理水平

项目管理，主要包括了对工程质量、工程进度、工程安全等各要素的有效控制与管理，并通过在工程项目中制定相应的考核与责任机制，来判定其管理水平是否达到了预期的管理目标。

然而，由于这些管理要素往往贯穿于工程项目的全过程之中，需要采取动态化的管理模式，这都导致许多考核与评价的数据，需要在不同时间段进行收集与统计。如果单独进行统计，不仅耗时、耗力，而且数据的准确性无法保证。而通过将档案应用于项目管理中，则能将各种数据信息完整、准确地保存下来，从而有利于大幅度提升工程项目管理的效率与水平。

（二）有利于及时发现和解决工程中存在的问题

在工程项目建设的一个完整周期内，需要涉及多个参建单位。而通过工程档案，则能将各单位的工作活动详细记录于档案之中，每个参与者均通过签字与签署意见的方式，以明确各自的职责与义务。

通过强化档案管理，一方面能通过对档案信息的收集、整理与分析，以及早发现项目建设过程中所存在的问题与隐患，并通过实施技术调整、工艺调整或施工队伍更换等措施，以确保项目施工的安全与顺利进行；另一方面，当工程事故一旦发生时，工程档案还能作为事故分析、程度判断、根源查找以及责任确定的重要凭据，从而有利于工程事故及问题的及早解决。

三、强化公路工程档案管理的实施途径

（一）公路工程档案管理存在的问题

长期以来，公路工程界始终存在着“重外轻内”的思想，对于档案管理工作，普遍重视程度不足，并存在着规范性不够、自动化程度不高、人员素质较低等一系列问题。

1.缺乏规范化

当前，在工程档案管理中，尚缺乏统一的标准，在档案的表格形式、填写规范与归档方法上普遍存在着不统一的现象。正是由于档案管理缺乏统一化与规范化，这不仅给档案管理人员带来了极大的不便，而且容易导致档案信息的不完整、不准确。

2.自动化程度不高

档案管理工作，主要包括了信息收集、文件整理、档案立卷归档、档案利用等一系列工作。然而，在目前的工程档案管理中，仍普遍停留在手工填写、人工立卷的水平，档案的形成过程基本上为手工操作，这不仅使得档案管理人员的工作强度大、效率低，而且容易出现填写或归档的错误，严重影响到档案信息的质量。

3.人员素质不高

目前，在公路工程的档案管理人员中，专职人员较少，而兼职人员偏多，多数管理人员都是由该工程项目的技术人员所兼职的。尽管这类管理人员具备较高的学历水平与工程管理经验，但是却缺乏对档案工作的了解，不熟悉档案管理的相关流程与业务，也缺乏系统的培训教育，容易导致档案管理的规范化与标准化程度不高，甚至出现遗漏问题。

（二）强化档案管理工作的具体实施途径

针对以上种种问题，必须采取有效的对策与措施，以切实提高工程档案的管理水平，确保档案信息的完整、准确与可靠。

1.建立完善的档案管理制度

当前，在档案管理工作中普遍存在着管理不规范、不专业的问题。最主要的原因就是对其重视程度不足，导致其工作质量与管理水平的滞后。建设单位应积极转变原有的管理理念，并通过不断完善档案管理制度，以推动其不断向着规范化、标准化、制度化的方向迈进。

一方面，在工作中必须改变原有“重外轻内”的管理思想，认识到这些管理理念，已无法适应当前公路建设事业高速发展的需要。通过形成 “科学管理、有效服务”等新的工程档案管理观念，从而使得工程档案管理工作逐步由传统的被动式管理，向着主动式管理的方向迈进，以更加深入地挖掘出工程档案信息的利用价值，实现档案资源的科学管理与优化配置，从而更好地满足工程建设发展的需要。

另一方面，在档案管理工作中，还应制定明确的奖惩制度与责任制度，以激发管理人员的工作热情与主动性，并尽量避免其在工作中不认真、不负责的情况发生。同时，还应强化各单位之间的协调与配合，使工程建设各单位都能主动与档案管理人员展开合作，确保工程档案信息收集的及时、准确与完整。

2.积极利用信息化技术

当前，在工程档案管理工作中，无论是在信息的采集、归档方面，还是在保存、检索与利用方面，其技术手段都较为落后，这也严重制约了档案管理水平与管理效率的提升。工程档案管理，是一项非常严谨、细致和复杂的工作，档案信息如果仍采用传统的手工填写、整理和归档，不仅耗时长、劳动强度大，而且往往容易出现差错。为更好地保证工程档案信息的完整性、原始性与可靠性，就必须将档案管理工作纳入到信息化的轨道中，通过积极利用各种信息化、数字化的手段，实现档案管理工作质量与工作效率的提升。

一方面，应加强对工程档案信息的数字化处理，即通过利用各类先进的计算机设备、扫描设备，将传统的纸质文件转变为数字格式的录入方式，从而使其能方便地存储到计算机和网络当中，这也便于对工程档案信息的归档、管理、搜索与再利用；另一方面，则应是加强对工程档案的软、硬件的建设，通过积极采用现代化的档案管理软件，建立工程档案的管理网站等方式，以确保工程档案信息的有效录入、存储与管理、利用。

3.加强档案管理人员的培训与教育

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【关键词】建设工程档案；质量；管理

中图分类号： G270 文献标识码： A

前言

文章就建设工程档案对建设单位的重要作用进行了介绍，对建设工程项目档案质量的现状进行了阐述，通过分析，并结合自身实践经验和相关理论知识，对提高建设工程档案质量的措施进行了探讨。

二、工程档案质量在促进工程建设中的作用1.工程档案是建设工程的重要部分建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。2.工程档案是建设工程质量的直接载体建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。3.工程档案质量是优质工程评选的主要载体工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动中看出。凡是有意参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的。

三、建设工程项目档案质量的现状1.法制观念淡薄，对档案工作不够重视

有些单位错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，项目档案管理工作可有可无，项目档案的收集、整理工作是档案部门的事，与己无关；一方面由于管理的不到位，另一方面档案意识的缺乏，导致项目档案工作没有领导负责，组织机构不健全，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无人收集、整理和保管。当建设项目工程竣工进入验收时，才突击进行资料补收工作。由于平常不注意资料积累和收集，只能依靠少数人通过“回忆”重新进行“编撰”，严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性和完整性。2.档案产权归属关系模糊，管理责任主体不明确

有的单位对项目档案工作缺乏统一管理，对设计、施工、监理等参建单位的档案工作缺乏统筹规划、组织协调和监督指导。而是错误地认为，档案工作是上级档案部门的事，甚至有少数建设项目指挥部认为建设项目建成竣工后，建设、施工和监理单位都要撤场，人员要转移到新的项目去工作，竣工文件资料要全部移交到接管维护单位。在这种思想支配下，有的建设单位既没有配备档案管理机构和档案人员，也没有主动增加投入配置档案工作必备的库房、装具等基础设施和办公设备，而是将竣工文件资料随便堆放在一起，档案资料保管工作存在着极大的安全隐患。3.档案整理工作薄弱

不少单位的档案工作纯粹停留在收与管的层面，档案的整理工作难以提升，档案没有在项目建设中得到很好的利用。当前不少单位的档案主体观念存在偏差，影响了档案工作管理水平。不少单位几乎把人事档案当成了本单位档案的全部，而忽略了自身发展所形成的真正能确定命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响了档案的开发利用和单位的发展。这是导致档案工作者在有的单位没有地位，可有可无的最主要的原因。4.建设、监理和施工单位档案人员素质不高，未经过档案专业培训

目前较多建设项目参建单位并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职做档案工作。因没有经过档案专业培训，缺乏专业知识，只是依葫芦画瓢，盲目照搬其他单位档案管理中的做法，外加自己主观的臆想。这样整理出来的档案案卷质量不高，存在较多的个人习惯，缺乏通用性，难以保证档案的完整性、准确性、系统性和规范性。

四、提高建设工程档案质量的措施

1.高度重视建设工程档案管理工作工程项目建设是百年大计，工程档案管理同样也相当重要，没有工程档案资料将后患无穷。建设工程由于涉及的单位和环节众多，形成的各种工程档案资料较多，所以要想把工程档案管理工作做好，建设单位必须从工程项目立项开始，就要建立健全档案管理工作的规章制度，明确工程档案管理岗位责任，指定专人负责工程项目的文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、归档工作。统一负责对本单位及设计、施工、监理等参建单位的工程档案资料进行管理、指导和监督。确保工程项目档案管理工作与项目建设同步进行。

2.落实档案管理人员，完善档案管理制度在建筑企业中，公司和分公司都有相对固定的组织机构和工作生活场所，一般都设有档案机构，配备了专职档案人员，而项目部由于队伍的流动性和工作的单一性，往往不设档案机构和档案人员。这样一来，就出现了作为施工企业档案主体的施工档案生产地无人管理档案，施工档案的编制多由工程技术人员或其他临时人员完成，质量必然得不到保证。因此落实人员，完善档案管理制度就显得尤为重要，为了搞好项目部的档案工作，在项目部人员构成中，项目经理应明确指定专门人员负责项目施工过程中文件材料的收集、整理、归档工作，其工作直接接受项目技术负责人指导。项目部要根据工程竣工验收要求和与建设单位确认的原则，建立文件材料归档制度，明确项目部各有关部门在文件材料归档工作中的职责，提出归档材料的质量要求。项目部可以采取经济手段督促档案工作的开展。做到奖罚分明，层层把关。

3.提升档案管理人员自身的素质

档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是否齐全档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。建筑工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

4.开发利用档案信息，促进档案管理工作做好档案资料的收集、归档工作是为了利用，而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。工程技术人员和施工人员对建设工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体。通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用。对于档案管理人员来说，如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。

五、结束语

我国建设工程项目的档案信息不准确、材料不全等问题是建设工程的一大问题，对建设工程管理和今后的发展是非常不利的。随着社会的发展，建设工程越来越多，工程档案信息量也会越来越大，提高建设工程档案质量势在必行。

参考文献：

[1]唐保金.论建设工程质量与工程档案管理[J].安徽建筑.2009（6）.

篇9

关键词：建筑工程；施工资料；档案；管理

一、目前我国建筑工程项目施工资料档案管理所存问题

近年来，随着我国信息技术的不断进步，国民经济经济水平的提高，在建筑行业上所实施的管理也更为严格，同时建筑市场也开始向规范化与信息化方向发展，但是在其发展的过程中，在施工资料档案管理方面仍旧存在以下几点问题：第一，施工综合管理资料原件不够齐全，同时工程项目的质量验收资料也不是很齐全；第二，施工验收资料的格式与工程项目竣工文件的编制等不够规范；第三，在施工原始资料的书写上不是很规范，在交接工程资料的时候不够及时；第四，在施工记录资料的填写与记录评价上存在着一个普遍的现象，即信息不够真实，未按照相关的规定要求来实施一定的计算工作，为实施档案的审核以及归档工作，最终使得档案管理水平和质量一直得不到提高。

二、加强建筑工程项目施工资料档案管理的相关措施

（一）事前管控

所谓事前管控就是指从施工资料的形成开始进行管控，着重控制档案资料的来源，并把好质量这一关。在该阶段进行管控时，首先应该构建一个健全的质量管控制度，在组织上确保该项工作得以正常且有序的实施，具体措施主要如下：

第一，前期管控。首先应该进行工程项目编码的区分，编制相应的编码系统，明确工程项目中单元工程、单位工程以及分部工程等；其次，制定统一质量验收表格与记录表格，确定工程项目中各种信息记录表格的统一格式，在确定以后不可随意进行更改，以免对工作带来一些不必要的麻烦；最后，进行施工资料档案范围以及要求的编制，并确定资料的收集方式以及整理方式等。

第二，构建完善的管控结构以及制度。首先进行资料档案管理机构的构建，制定相应的管理制度，统一领导与管控工程项目施工资料档案各项业务工作；其次，构建相应的管控网络，确定管控人员，把工作具体落实到每一位工作人员的身上，同时还要确定管理工作的具体程序，构建相应的考核奖惩机制；最后，进行岗前培训机制的构建，加强档案管理人员管理技能的培训与教育。

第三，在建筑工程项目施工之前，管理部门应该基于事前所制定的计划方案，加强实施档案管理工作重要性的宣传，在管理人员在资料收集工作与整理工作时，应该实施监督、指导以及检查。同时还应下发关于施工资料管理细则的宣传单，通过这种方式使参建单位与工作人员能够重视施工资料档案管理工作，继而为该项工作的实施创设一个良好工作环境。

（二）事中管控

第一，建筑工程项目施工之前，应该收集工程项目施工审批表、施工图纸、施工组织设计、施工许可证以及相关的地质勘查报告等各种资料，通过对施工图纸的了解与熟悉，将施工中所需的各种材料送至实验室进行检验，并在施工之前，取出各种施工材料以及配合比检验的相关报告，对各施工方案以及施工组织等进行图纸的会审，明确施工单位的资质。同时还应和建设单位进行配合，做好相应的开工报告以及报建资料，并将材料报告送至监理部门。在施工中若需要进行塔吊工作，则应报送相应的塔吊施工方案，并根据质检部门的相关要求，收集各种安全资料。

第二，收集并整理施工过程中各分部工程的相关资料，其主要包括以下几个方面：一为收集并整理施工试验资料，做好施工的记录工作以及工程隐蔽验收的记录工作，在工程项目施工之前，应该按照施工组织的具体要求，对施工原材料进行试验，并做好相应的计划方案；在隐蔽工程的验收记录中，可借助于表格把隐检的项目、具体内容、意见、项目质量情况以及相关的复查意见等记录好，但凡隐蔽工程验收质量不达标的，不可实施下一道工序，由于施工记录是对工程项目整个施工过程所进行的记录，因此在该环节中，其记录必须要完整且详细。二为设计变更资料的收集与整理，在该过程中，应该注意两个方面的内容，即采取分专业整理的方式与注明好图纸中所修改的内容。三为做好工程项目中各分部项目施工质量资料的收集、编写以及整理工作，由于分部项目质量验收在基于分项工程验收合格所实施的，因此在这一环节中，主要的任务就是检查主体结构功能以及质量等是否满足施工规定，可通过施工单位、建设单位、监理单位以及设计单位等来共同进行验收，从而确保资料的完整性。

第三，收集与整理施工日志，做好相应的技术交底工作。在技术交底工作中，不仅要确定工程项目安全要求以及质量需求，同时其交底的内容应满足相关的法规以及工程项目施工要求，做好相应的记录工作，通过书面的形式来进行签字，完整地将技术交底工作资料归入到工程项目资料档案中去。在施工日志资料收集与整理过程中，应逐日进行填写，确保其可将施工现场的实际生产状况准确且真实地反映出来。此外，在工程项目验收过程中，还应收集并整理施工竣工记录，进行竣工图的编制，查看资料档案的完整性、准确性，对于所存问题应该及时提出相应的整改策略，并且限期进行整改。

（三）事后管控

在该环节中，主要包括两个方面的内容，即资料的归档以及移交。在建筑工程项目施工资料档案归档中，必须要确保其可将工程项目整个建设过程所产生的文件资料准确且真实地反映出来，所归档的这些文件必须要通过分类收集与整理，继而将其组成为满足要求的相应案卷。在进行工程资料移交时，应该基于工程项目具体的规范要求，结合施工当地档案管理的规定来实施移交工作，从而确保施工资料档案管理的完整性、及时性、准确性以及真实性。

近几年，随着信息技术的进步，社会经济发展速度的加快，在建筑工程项目施工资料档案管理上，开始广泛应用电子档案管理的方式。因电子文件具有信息可变性、信息存储高密度、信息非人工识读性以及系统依赖性等特征，对此，在管理过程中，还应确保电子文件的可读性、安全性、系统性、原始性、完整性以及真实性等。同时在管理过程中，还要对数据压缩、电子文件格式转换以及文件图片处理等进行不断地规范，继而进一步提高电子文件管理水平。

结束语

综上所述，建筑工程项目施工资料档案管理工作是一个比较复杂的工程，所涉及到的人员、内容以及部门等均较多，因此在管理过程中，为了确保施工资料档案的准确性以及真实性，必须要对工程项目进行全过程的跟踪监督管理，同时还要构建相应的管理机构，完善相应的管理制度，加强管理人员技能的培训，强化对施工过程的管控，把好工程项目竣工验收这一关，从而保障施工资料档案的准确性与完整性。

参考文献：

[1] 闫延霞.浅谈如何做好项目工程施工资料档案管理[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（4）.

[2] 张蕾.建设工程施工项目文件资料的归档及质量控制[J].山西建筑，2009，35（19）：209-210.

[3] 张柱.基于信息化的工程建筑档案管理建设方法探析[J].江西建材，2013，（2）：288-289.

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关键词：工程档案 ；特点；问题；管理措施

中图分类号：G271文献标识码： A

随着国家的逐步发展和进步，祖国各地高楼大厦林立，每年国家、省、市都会从各地的优秀建筑中评选出国优、省优、市优的工程项目，评优工作有两部分组成：一是实体质量；二是建筑工程档案及使用回访。故一个评优的项目，不只要有一个优质的建筑实体，而且也要有高品质的建筑工程档案做为评优的坚实后盾。实体说明“现在”；档案记录“过往”。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理也不可忽视。有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。

一、建筑工程档案的特点

1、建筑工程档案的唯一性和针对性

建筑工程项目的唯一性决定了建筑工程档案的唯一性，因为一个建筑项目只能进行一次建设，所以建筑工程档案是存在唯一性的，每个建设项目的时间、地点、建筑形式等等都是不同的，这就决定了建筑工程项目和建筑工程档案都是一一对应，各个项目却又各不相同的，每个项目不能相互替换。

2、建筑工程档案周期长

每个建筑工程项目从立项开发到实施阶段，最后交付使用。全周期过程是相当漫长的，所以收集所发生的工程档案资料也是点滴累积的过程。每个阶段所产生的工程档案资料集合在一起，建筑工程档案资料才完整。

3、建筑工程档案的真实性

建筑工程档案是随着建筑项目的进行所形成的事实文件，记录着建筑工程项目每个成长阶段的具体过程。这个性质直接影响着建筑工程质量和企业经济效益。从建筑工程档案的真实性上可以看出工程实际的质量以及施工管理水平的高低。

4、建筑工程档案的科学性

建筑工程项目不但要在施工过程中做建筑工程档案，而且所有的进场材料也要根据规范要求进行现场抽检，抽检材料要由三方见证送当地有相关资质的检测机构做材料检测，形成检测报告存放于工程档案中。工程上只有检测合格的材料，才可以使用在建筑工程项目上。有各类复试、检测报告的种种科学的数据做为前提，使得建筑工程档案更具权威性和科学性。

二、建筑工程档案的主要内容

1、建筑工程档案前期包括

上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；

2、建筑工程档案实施工阶段

土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比、评定表及试验报告；各种隐蔽工程验收记录；各种工程质量检验及评定文件材料；施工技术总结及竣工验收证明、设计、勘察、监理、施工、建设单位出据的竣工验收文件、保修书等。竣工图部分：主要包括总平面布置、设计总明明、材料做法表及各专业通用竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图等。

三、建筑工程档案存在的问题

1、建筑工程档案管理多样化

由于国内南北地区差异大，所以在档案管理的问题上始终不能统一。根据每个地区的特点不同，各个地区都有各自不同的档案管理制度和表格，大到市档案管理部门，小到企业和项目部都有各自拟定的档案管理制度，所以形成的各类档案也五花八门。

2、建筑工程档案收集不完整

档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。由于建筑工程的长期性决了这一点，很多档案管理人员，工作流动性很大，档案形成的过程是漫长的，很多工程项目竣工后才发现一些档案材料没有，这时接手的档案员不知道情况无从下手。还有一点就是一堆像是绿化、硬质、室内装修项目档案管理部门没硬性规定要做档案，所以有些档案也是不了了知了。

3、建筑工程档案对从业人员的管理

建筑工程档案在编制过程中得不到单位的管理人员重视，领导们就认为工程档案就是一些资料，整理收集资料的人会不会，有没有经验都可以适应这份工作。把工程档案的编制想的过于简单，导致一些从来没培训过，没经验的人来从事档案编制及管理工作，在既缺乏档案管理业务知识及经验的情况下，难以适应工作需要。

四、建筑工程档案有效管理的措施

1、统一工程档案管理制度是做好建筑工程档案的基础工作。

为了使建设项目各阶段档案资料能有序编制及管理，保证工程完工后归档资料及图纸的真实、准确、齐全、有效，建设单位必须在项目建设初期就严格要求，强调各个单位应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定统一的档案管理制度。要向工程档案形成各方统一工程档案的总目标，其中建设单位、勘察、设计单位、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中都要明确总体的档案管理目标和制度，各自应承担好职责范围内档案管理工作，以保证工程自立项开始到竣工交付使用过程中所发生的档案资料的完整性。

2、对从业人员定期培训、相互交流。

工程建设中企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够，资料整理工作琐碎，在过程施工中不产生经济效益，现场工期很紧张，管理人员绝大部分精力集中在工程实体的安全、质量，进度上，对资料收集、整理一般都是被动应付检查，甚至工地上只有一台电脑，没有专门的档案室，没有设置存放档案的柜子，资料在形成过程中，一是要跟现场施工交叉串插工作，使电子版资料乱七八糟，二是使一些具有保存价值的文件存在容易丢失的安全隐患。所以内业资料的管理首先需要的是企业引起高度重视，给档案管理工作创造很好的硬件环境，这包括有安全、足够的档案存放空间和专门用于工程档案的电脑、打印机等设备。避免档案资料混乱、丢失。其次需要的是档案管理员对本身的档案编制工作引起高度重视，定期参加各类档案方面的培训，时时更新现有的档案动态，获取新的档案知识。最后需要的是定期检查、评比，必要时可利用奖惩制度来实现。对于检查中不合要求的档案，定期开会、在档案员中展开讨论，把存在的问题及发生原因进行总结、取长补短、相互学习不断完善。使建筑工程档案每个环节都很完整。

3、利用好现代化手段管理档案资料

做好档案的信息统计工作也是非常必要的，近些年来，国家大力推广电子档案管理，规范档案管理制度，把所有工程档案录入到工程档案管理软件中，电子组卷后刻录成光盘存放节省空间。软件中自带的条形码，也使打印出来的纸质档案资料在检查的过程中，可以直接扫码检查，这样使大量的档案检查工作变得非常简便，也使工程档案管理工作系统和标准化。