工程项目档案的管理范文

导语：如何才能写好一篇工程项目档案的管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：文书工作、科技档案、档案管理、信息化

一.文书工作

文书是在社会活动中，为处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。文书工作是对其进行撰写、传递、处理和管理而开展的一系列的活动。文书工作对及时传达、互通情况、处理问题、交流经验、传递信息、提高工作效率等具有十分重要的意义。

文书工作的基本原则可归纳为下述三个方面：

1.准确。准确既包括文书本身的质量，也包括文书处理程序各环节的质量。文书在处理的过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。

2.及时。及时是对文书工作效率的要求，也是对文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重急缓处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误事误时。为此，必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率。

3.安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。围护文书工作的安全，要保证文书内容的安全，特别是一些文件。

二.科技档案

首先，为保证归档文件的完整，科技档案在整理、归档前都应按项目收集齐全、完整成套。一套科技文件应该能够完整地反映该项科技活动的全部内容和历史面貌，既有原始依据性文件，又有过程性和成果性文件。在归档前，档案工作员应根据专业性质和科技、生产活动的特点，认真进行检查做好归档文件的完整性鉴别工作。但有时管理人员对于科技档案不够重视，用的着的时候重要，用不着的时候不重要。

其次，科技档案必须是真实的历史记录，形成的所有声像资料必须在内容上始终与所反映的科技对象一致。要求科技档案是其科技活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映科技对象的历史面貌；同时要求科技档案能够动态地反映科技文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。

三.档案管理

1.档案的收集与整理

档案收集整理工作的具体内容是需对本单位（部门）需要归档的文件、未及时归档的文件、具有长久保存价值的档案文件的接收和整理。而档案的收集和整理工作又可看作为是对档案工作的前端控制。档案的收集是前端控制的基础和出发点，而档案的整理则是前端控制的重点。工程项目档案的前端控制是对文件归档之前的工程项目的早期参与，工程项目档案往往形成周期长，涉及专业多，工序复杂，如不及早参与，必定会影响工程档案的齐全完整，甚至会影响到工程完成后的整体竣工验收。

总承包项目归档的内容可参照城建档案馆所编制的相应归档表，可根据该表所列的范围进行归档文件的收集整理。归档的文件分为四个大项分别为前期立项文件、设计阶段文件、施工文件、竣工阶段文件。而档案资料的收集整理的过程应随着整个项目的进程同时进行着的，应将档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订合同、下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求；检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。

2.档案的价值鉴定

档案的价值鉴定是决定档案是否值得保存的基本手段。如果错误地销毁了有价值的档案，将会对于今后的查阅、参考和利用造成不可挽回的损失；反之，如果不适当地保存了无价值的档案，也会给档案室徒增人力、物力的消耗，并将真正有价值的档案淹没其中，有害无益。

在档案的管理活动中，注重加强对档案的前端控制，能有效地解决档案的质量问题。如果只是被动地接受归档工作，那么档案的质量就会失去必要的保证。为此，应当把档案的管理模式由结果转变为过程，应注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。

在项目管理的过程中，资料员不能仅仅作为档案的收集整理人员，了解档案管理知识即可，也需要学习工程项目管理的相关知识，以此来提高自己的专业水平，这样才能有的放矢地收集到相关的信息，才能了解到自己所收集的档案是否齐全是否有效。

3.档案的价值利用

档案的保存价值一个重要的方面便是为了档案能够为使用者在提供后续工作中全面、及时、准确、有效的服务。

在利用档案时，我们需要注意以下几点：

（1）在阅览时，使用者不得在文件上涂改、作标记等，必须保证档案文件的原始性及完整性，要爱护所查阅的档案材料。

（2）如档案需要外借，档案员必须做好详细的登记工作，不能因熟人或领导而忽略此步骤造成文件因借阅长时间后未归还而忘记是由谁借用。同时，若文件超过借阅期限未归还，档案人员需提醒借阅人及时归还，防止应疏忽而造成的文件丢失。

（3）重要文件或者珍贵文件，应妥善保管，尽量不外借，但若是合理的需要，可提供复印件供其外借使用。

四.档案信息化

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，文件形成后由资料员收集立卷，最后交到档案部门进行归档保存，由于纸质档案的管理工作已经过了长期的实践，总结出了一套工作流程及方法。在传统的方式下，档案收集后，先进行分类、排序、装订、编号，然后录入档案目录，并将目录连同档案一起装入档案盒内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案归档后被长期堆放、得不到及时的处理。此外，虽然档案一般都分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，这样一来导致查找和阅览都变得比较繁琐。由此可见，曾经使用的传统的档案管理方法与信息化管理相比较存在着：档案的编目流程繁琐低效；整理时间冗长；档案查阅耗时；统计工作难以开展等问题。

与此同时，由于如今档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用又带来了一系列的问题，以前的传统手工管理现已无法解决档案工作面临的种种难题，为了让利用者能及时地无遗漏地得到所需要的档案材料，并迅速传递到每个需要利用的地方，这就需要借助于计算机及通讯技术。档案的信息化管理，可以运用计算机进行文件的起草、查找、借阅、收集、整理、编制检索工具等。电子文件随时产生，随时更改，并存储在计算机磁盘中。虽然在初期时将纸质文件转换为电子文件时会遇到许多的问题和麻烦，但经过一段时间的磨合后，电子文档便捷、高速、直观的优越性会充分地体现出来，从而提高了利用率及利用时效，并可以不受时间和距离的限制来传输所需要的资料。

日益丰富的工作实践证明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高工作效率的有效手段。因此，档案信息化管理是改变传统的档案管理模式、有效提升档案管理水平的必要手段，也是必经之路。

参考文献：

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委托整理中值得注意的问题

1． 以为通过项目档案委托就可替代建设项目全过程档案工作。某些建设单位在工程开工初始即对项目档案整理进行委托。殊不知项目档案质量优劣的根本取决于工程建设全过程档案的系统管理，文件资料的形成质量和积累内容的齐全、完整与项目各参建单位人员的整体档案意识和作为完全相关。经常出现在项目档案中的原始资料质量、原件散失、签认不全等问题，不可能仅仅通过中介整理机构的参与和努力就能够实现的。由于工程档案的本源性、原始性的性质决定了项目档案文件资料的不可后补和不可替代性，并决定了项目文件资料的形成积累必须同步进行，才能见效。因而，项目档案整理的委托不能取替工程项目建设全过程的档案管理工作活动。

2． 认为通过项目档案委托整理即可保证档案验收工作的顺利通过。个别建设单位不重视工程建设阶段文件资料的平时积累和归档，寄托于通过档案委托整理来通过档案专项验收工作。殊不知公路工程档案的验收有其标准和要求，项目档案的质量包括两方面：一是内容质量，二是案卷质量。内容质量是指档案所反映的数据准确性。案卷质量是档案的完整性、系统性、规范性程度。项目档案要求外观与内在质量统一，而档案的内在质量重于外观形式。对工程建设全过程档案管理工作极不重视和放任自流所产生的档案，即使有最好的整理形式，内在质量一团糟时，也不可能通过档案验收关。

某些建设项目平时档案意识不强，到工程后期整理阶段发现文件资料短缺不全和质量缺陷时，采取临时查找、拼凑补救的办法。个别项目在工程交（竣）工阶段或档案专项验收时为应付档案验收，甚至存在造假情况，由此带来的项目档案后期返工、完善补缺工作十分繁重，并造成工程档案的严重失实问题，项目档案真实性、准确性更无从谈起，贻害无穷。

3． 档案委托整理的技术标准、质量要求不明确。个别工程项目在签订委托整理合同时往往忽略了公路工程档案的行业标准和质量要求，所形成的档案极易倾向于文书档案形式特点，与公路工程档案的行业标准有一定差距。

公路工程项目档案的委托整理新形式是公路工程引入市场经济，利用市场机制的必然发展趋势。公路工程建设走向市场化后的档案管理是一项艰巨、复杂的系统工程，需要上下左右联动，正确处理公路工程建设内部与外部环境的关系，值得即时探讨的重要问题。

公路工程项目档案工作必须实行全过程管理

1．明确工程项目档案整理的主体。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。”交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定：“公路工程各参建单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中”；“公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目档案完成时，应向建设单位移交系统整理过的全部文件材料。”在当前公路建设任务繁重，建设项目档案专业力量严重不足的现实情况下，存在难以如期完成项目档案整理的实际情况，通过项目档案的委托整理应是一条可取的、积极的途径，但档案管理环节和措施控制是项目档案质量的根本保证，公路工程项目档案的质量及完整齐全性取决于工程建设全过程文件资料的形成质量和积累、收集各环节的基础工作扎实与否，对此项目档案的基础工作只能加强不能削弱。

2． 加强项目档案的平时管理，提高文件资料的形成质量。公路工程建设事关百年大计，质量问题至关重要，且质量的文字表述全部记录在档案资料中。公路工程档案来源于工程建设职能活动，从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间，中间经过多种环节，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量、完整性、齐全性和准确性。建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时，应加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调作用，项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制。

3． 项目档案工作须有领导重视支持，并有完善的档案管理体制和制度，相应的专（兼）职人员网络组织落实工程建设全过程各环节文件资料的把关和档案管理制度的执行到位，才是最终档案质量的保证。而项目档案的整理立卷只是项目档案工作中的一个环节，也只是项目档案管理中的一部分。因此，项目档案委托整理并不能取代项目建设全程档案管理工作。

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关键词：项目档案　事前介入　事中控制　事后验收

中图分类号：F270　文献标识码：A　文章编号：1007-3973(2011)006-144-02

随着经济的发展，企业在工程项目从立项、设计、施工到最后验收过程中，必然形成大量的工程项目档案材料。2006年6月14日，国家档案局，国家发改委下发了《重大建设项目验收办法》，从项目档案的形成到验收提出规范操作流程。对于企业来讲，保证工程项目档案的管理质量，是保证今后企业长期发展的重要技术性和管理性措施，为此，建立企业工程项目档案质量管理体系势在必行。

1　建立工程项目档案管理体系的重要性

长期以来，虽然档案部门要求对工程技术档案实行制度化、规范化管理，但由于有些企业的个别领导和工程技术人员档案质量管理意识淡薄、工程项目档案建立的各种规章制度不够完善、档案业务人员专业水平不够规范，从而使工程项目档案的管理一直不够规范和细致，并由此造成工程项目档案收集不够齐全，管理不够规范，保管不够完善，缺乏长效性、规范性和实用性，给企业的发展带来了不少麻烦。为此，只有建立程序明晰、制度完备的管理体系，使工程项目档案的管理由“人治”向“法治”的轨道过渡，才能确保工程项目档案管理的质量。

2　工程项目档案管理体系的构成

工程项目的实施过程时间跨度一般较长，参与的单位也较多。因此，对工程项目档案的管理必须实施事前介入，事中控制，事后验收的全过程管理体系，并应由档案管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工和管理部门共同参与实施。

2.1　提前介入机制

对工程项目档案的管理必须在工程立项时就提前介入，并对今后项目实施过程中的档案工作计划和方案，以及可能出现的问题作提前准备，防止“亡羊补牢”。

(1)建立健全组织和制度。作为建设单位，必须将档案工作作为整个工程项目建设的一个组成部分列入议事日程，并开展档案材料的收集，同时应根据工程项目的特点，明确档案工作的管理体制、归档范围、质量和进度要求，组织和经费保障等。健全工程档案管理制度，制定工程项目峻工资料的编制和移交办法、档案分类编号方案、文件材料的归档范围和保管期限表等规范性文件。

(2)工程招标内容应包括文件材料形成、归档等管理要求、峻工文件材料的编制水平应做为选择施工、监理单位的依据之一。在进行勘测、设计、施工、管理以及设备采购时，也应有工程项目档案移交的明确要求。

(3)加强对建设单位、施工单位、监理单位的工程文件管理人员的培训、教育、监督。

建设单位、施工单位、监理单位方面的档案工作人员要落实到位，明确责任。建设单位档案员一般负责收集工程前期资料、工程管理资料，并对施工单位、监理单位的档案工作进行指导和监督；施工单位、监理单位，负责本单位工作范围内档案工作；建设单位应在施工合同和管理合同中对工程项目档案的管理作出明确规定，并辅之以经济手段加以保障。管理单位应负责监督施工档案的管理情况，审查竣工档案的质量。

2.2　事中控制机制

在工程项目的建设过程中，应将档案工作与工程实体的建设同等重视。

(1)开工时应明确各参建单位档案员，建立档案管理网络。印发有关工作标准，召开专项会议，举办业务培训，提高全员档案意识，统一档案管理标准，规范档案员业务素质，明确施工、监理等单位工作职责。

(2)档案工作应贯彻建设过程始终。建设单位在检查工程进度、质量时，应同步检查档案工作情况，对已产生的档案资料的形成、管理进行监管，对现场的资料管理人员进行业务指导。在进行单项工程验收时，应验收归档文件材料的完整度和整理质量。最好利用现代化手段，通过网络化的项目管理系统或档案管理系统监控施工单位、监理单位档案的形成与管理情况，还应将档案工作与经济责任结合起来，在工程计量支付时，考核施工原始记录和质量评定资料的形成与管理情况，对于未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的，扣发其工程质量保证金。

施工单位现场资料管理人员应严格规范各种施工记录的填写，并经有关责任人确认。有关责任人在确认时应仔细核对记录的真实性、准确性、规范性，无误后方可签字。

(3)监理单位须将档案工作纳入监理工作范围。监理单位应对在施工过程中出现的施工文件资料不完整、不准确、不规范的情况及时指出。改进后，方可进入下一阶段施工。在进行单位、分部、分项工程质量评定时，同时评定文件资料的形成质量和完整程度。监理单位作为项目建设全过程的控制者，必须明确其对档案工作的监督职责，这是建立工程项目档案工作质量管理体系的关键。

(4)重视视听档案的收集和归档。随着社会的进步，各种新技术手段的应用，势必带来档案载体的变化。因此在施工阶段，各单位的资料管理人员一定要重视录音、录像、照片、光盘、磁盘等特殊载体的视听档案的收集，因为它们更简单、直观，记录更真实、迅速，具有较强的客观性、透明性和不可替代性。

2.3　竣工档案的编制与验收

工程完工时，建设单位、施工单位、设计单位一定要编制好竣工档案。如果设计单位不再出具竣工图，有关人员要依据实际施工情况对施工图加以修改、并加盖工图章。此时，各种工程资料已全部形成，档案管理部门和人员要依据国家有关规定，对工程资料进行归档审核。审核的内容通常包括：

(1)审核文件、资料的有效性。文件、资料必须是原件，这是由档案的凭证性决定的；同时要看文件上签名、盖章是否完整有效。这是工程文件合法性、有效性的标志。同时审核视听档案是否能有效使用。并标明存储格式。

(2)审核文件资料的形式与内容。资料用纸、用墨必须规范。纸张过脆、过薄、酸度过大，或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等字迹不耐久工具书写，或用不合格金属器装订，都不利于档案的保存。不能出现随意涂改的现象。各项内容填写完整，并能够反映工程项目施工过程的详细情况。工程项目建设的承建单位须根据国家标准要求，使用统一的资料格式和标准图纸格式，实现资料标准化、规范化。

(3)审核竣工图与实际的一致性。竣工图是今后工程的管理、使用、维护、维修、扩建等的重要依据，必须与实际竣工后的工程相符。要审核签字、盖章手续是否完备，是否规范。必要时需有工程技术人员参与。

审核完毕后，最好将平时同步归档的项目档案系统汇总，全面审核一遍，发现问题，及时调整。最后由档案行政管理部门和专业主管部门组织档案专项验收，并将验收中出现的问题和专业主管部门组织档案专项验收，并将验收中出现的问题，进一步整改，完善档案的质量，确保顺利移交。

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关键词：电力工程 项目委托管理 工程档案管理

中图分类号：C271 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2011）01-217-01

随着项目管理变得越来越普及，为探索提高企业管理水平和经济效益的途径，提高企业在全行业的竞争力，中电投电力工程有限公司率先在电力行业实行项目委托管理制试点，取得了令行业瞩目的成果。其中，在工程档案管理方面实现了其管理目标，从确定目标到实现目标，涉及项目立项、可研、初步设计、核准、采购、施工安装、监理、调试、性能验收和竣工达标环节等复杂的各个系统交叉管理的过程记录文件。为整个项目目标的实现提供了软管理的保障。在国家规定质量终身制，谁建的谁负责，工程档案的可追溯性和可鉴定性在竣工验收时所起到的定论作用不言而喻。工程档案管理工作与工程建设是如此的一致性和相辅相成，促使项目管理者把追逐管理的目标定格在了管理好工程档案这个软管理环节。

电力工程参建单位多，建设工期长，形成的工程档案数量大，内容庞杂，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，要确保项目工程档案的完整、准确、系统就要特别重视档案的过程收集与集累，将项目档案管理从末端前移，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全过程控制的记录体系，将项目档案工作和项目建设一样纳入项目管理程序，与项目建设的各阶段同步进行，从项目开工前就应筹划档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。实践证明，抓好工程项目档案管理与工程建设管理的“三同步”，就可以实现工程档案完整、准确、系统化。

以河南某两个大型电力基建项目为例，实践中，为了实现电力工程项目委托管理阶段的工程档案管理工作统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理，安全保管和有效利用的目标，作为项目建设阶段的管理方从项目开始就着手对工程档案管理进行了策划，组建了有效的管理团队，机构编制隶属工程部，借鉴国际国内先进的管理经验，根据项目的具体特点编制了相应的工程档案管理实施细则，对档案管理人员进行了相关的培训。实践证明，这些举措从机构、人员配备和管理制度上为实现项目工程档案管理目标做了充分准备。

实践中，项目管理方与项目参建方实施了项目合同制。例如，与项目公司（两大发电有限公司）签订了项目委托管理合同，与设计、安装、监理、调试等单位签订了相关的委托合同。以合同制来约束各方的职责和利益关系，其中，就约定了合同主体与相对方在工程档案管理方面的职责和相互关系，明确合同各方的职责。例如，委托管理合同中约定，项目公司职责：（1）负责前期文件、设计基础文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其归档工作。（2）负责工程竣工验收交接文件收集、整理及其归档工作。（3）负责考核期运行资料的收集整理及归档工作。委托管理合同中还约定工程管理公司职责：（1）认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对项目部各职能部门以及参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作；（2）负责制定《项目竣工档案管理实施细则》，提供统一标准的档案装具和管理设施；（3）负责工程管理性文件（包括招投标文件、合同、协议、来往文件、会议纪要）、工程未完工项目文件的收集整理归档工作；4、负责按管理合同的要求向项目公司移交竣工档案资料。设计合同中约定设计单位的职责：（1）负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册；（2）负责按设计合同要求提供设计文件的归档资料；（3）负责对汇总的设计变更文件进行最终审核。保证其完整、准确编制竣工图；施工合同中约定施工单位职责：（1）建立单位工程总清册，并按细则要求编制单位工程竣工档案；（2）负责自购材料的资料收集整理工作；（3）每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一周内提交工程管理公司项目工程管理部，由工程管理部和档案资料室共同组织有关单位审核，汇总后及时移交设计单位编制竣工图；设备材料代管理方职责：负责设备技术文件的收集整理工作。

实践中，项目管理方制定了一整套科学、合理、适用和操作性强完善的工程档案管理细则，从机构、人员、培训措施到领导管理体系、职责分工等行政职能层面和对档案的收集整理、分类组卷等等业务职能层面进行了分项规范。实践证明，制定完善的项目档案管理制度，是实现项目档案管理目标的保障，使各参建单位在收集和编制竣工档案时做到有章可循、标准统一、职责分明。

实践中，项目管理方的档案主管编制了管理方内部各有关部门的归档范围、归档时间以及归档的质量要求，定期对文件的产生和收集、档案编制工作进行检查、指导。项目管理方通过这种内部的职责分工和过程控制，首先做出了表率作用，各个职能部门在实施作业的过程中把好了每一个重要的文件收集、编制和归档节点，形成了能够起表率作用和行为标准的工程档案卷册，完成了既定目标。以此为标准，约束和引导整个项目参建单位过程文件的收集归档管理。实践证明，项目管理与引导作用是项目参与单位档案管理规范化的保证。

实践中，项目管理方的档案主管加强了与各参建单位的沟通协调力度和检查过程管理，对参建单位的档案主管进行业务培训，统一思想、统一认识、统一标准。两个项目成立由发电有限公司（项目公司）、项目管理方（工程公司）及主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组，负责领导和协调竣工档案管理工作；组织检查组，对竣工档案资料管理情况进行监督检查，领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。项目管理方（工程公司）工程部具体负责竣工档案工作，建立项目档案管理网络，不定期地组织监理公司及工程公司的技术人员对各参建单位的过程资料进行了检查评比，保证了档案的真实性、完整性和及时性，做到了移交精品工程的同时移交高标准的工程档案。在项目所有参建方的档案管理过程统一采用了PAP工程管理系统软件并多次对各参建单位的档案管理人员进行了档案专业知识及PAP档案资料管理模块使用的培训，既减少了协调的频率，又提高了管理效率。规范化的电子文档提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在参建单位之间资源共享，也对档案编研工作起到了快速整合作用。管理过程中还严把案卷质量关，按照对原件、抄件、供应商资质报审附件、质量验评文件、工程技术记录表式等的归档要求，对施工、监理、设计、调试等单位的档案组卷情况进行了严格的过程检查，实践证明，采用先进的管理模式、有效控制案卷质量、遵循合理化的组卷原则，大大强化了项目管理各方的档案管理，其结果使得工程档案更加标准化、规范化，统一化。

通过以上的行政和业务管理环节，项目管理方组织各个参建方完成了约定的168小时后三个月期限内的基建工程档案的整体移交，实现了项目工程档案全方位的管理和既定目标（完整、准确、系统、规范）的实现。以此为契机，管理方将此两个项目管理中的档案控制经验经过系统的梳理总结，形成完整的理论与实践相结合的项目委托管理工程档案管理手册并在项目实施过程中与企业内部的各个在建项目交流完善，不断扩大应用项目范围，造就了企业各个参建项目管理的档案控制风险，最终实现了企业项目管理和经济效益的双赢。

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【关键词】公路工程建设项目档案；规范化；管理

公路工程建设在国家建设项目中占有非常重要的地位，因此公路工程建设档案同样具有很重要的作用，它不但记录公路工程建设的全过程，还有助于公路以后的管理、维护、改建等工作，具有很高的应用价值。

一、建设公路工程档案的意义

公路建设能够促进地方经济的增长，对地方具有非常重要的作用，因此建立齐全的公路档案，能够提高公路的有效运用，延长公路的使用寿命，同样有利于地方经济的发展。公路建设档案可以记录公路建设过程中的多种技术资料，是建设施工的真实反映，不但是公路工

程质量的评价资料，公路以后的改造、扩建、维护都要以此为根据；不但是公路管理的组成部分，又是国家技术档案的一个分支，档案管理机关一定要保证档案的真实性和有效性，并在长期保存。

二、公路工程建设项目档案的特点及整理原则

1.公路工程建设项目档案的特点

第一，成套性。工程建设档案的特点是由公路工程建设项目的特点决定的。因此，围绕着一个工程建设项目的基本建设活动就自然形成了一个相互之间密切联系的工程建设项目的整体，共同反映了一个建设项目活动的全貌。

第二，材料形成的阶段。 一个公路工程建设项目的形成具备阶段性特点。大致可分为工程前期准备阶段、施工设计阶段、竣工验收阶段、掌握其阶段性特点。对工程建设项目档案的收集和初步整理具有指导意义。

第三，产生时间的延续性。有些公路工程建设项目投资大，工期长，其文件材料的产生也是随着整个工程的进展而逐渐产生，并一直延续到工程竣工验收结束。这就构成了公路工程档案会产生时间上的延续性特点。

第四，工程资料使用的频繁性。公路工程建设是在先进行图纸设计，后按图纸施工的原则下进行的。其文件材料，尤其是工程设计图纸的利用率很高。从工程施工到竣工验收，以及以后的大修，改建等都离不开它们做依据。原始资料的使用要求在公路工程建设中严格各种档案管理制度，以确保文件材

料的完整和安全。

2.工程项目档案的整理原则

第一，集中性原则。集中统一管理工程建设的档案资料是其建档案工作的首要要求。坚持专人领导负责、定期收集归档。前期工作档案应以分散的初步整理为主。这一时期应采取哪个部门产生文件材料哪个部门负责整理的办法，对前期工作档案进行分散初步整理。然后移交工程项目内业管理人员。

第二，完整性原则。竣工验收阶段的档案应以集中的系统整理为主。建设工程竣工验收

阶段，应首先组织工程档案内业管理人员制订工作方案，进行科学分类，然后进行系统整理工作，最后移交档案主管部门。要从质量上保证档案的完整。

第三，准备性原则。要密切注意工程各单位的具体动态。对设计变更、图纸变更、事故处理、合理化建议审批等工程变动情况要了如指掌，以使收集的档案材料能够准确地反映

整个工程项目建设的真实历史面貌。

第四，系统性原则。要遵循建设公路工程项目档案的自然形成规律，注意保持档案材料的内在联系。

三、做好公路工程建设项目档案管理的措施

1.公路工程档案收集要全面而完整

公路工程档案资料的收集工作是一项复杂、长期、全面的工作，中间会涉及很多管理单位，内容范围非常宽广，所以要全部人员共同参与，一同收集，本单位的全部职工都要参加档案资料的收集工作，并要对所收集的资料负责，对工程的文件、各种数据、音像材料都要指派专人负责，不放过任何工程，对于工程建设过程中的各种技术资料，各种文件资料都要进行收集入档，做到种类齐全、形式多样，保证入档的资料齐全完整。

2.关于公路工程质量资料的记录和整理

在公路工程建设当中，有很多质量问题不能使用仪器来测量，所以一些关于公路质量的文字记录材料显得非常重要。因此，在公路的实际建设中，一定要有齐全的公路建设资料，来证明公路的建设质量，这些公路建设资料要齐备、长期、妥善保管。在公路建设完工后，用户在对公路进行质量验收时，根据公路建设资料就可以对公路建设情况有一个全面的了解。

3.保证公路工程技术资料的完整

在各种技术资料当中，容易遗漏的有混凝土试块（刚性防地面细石混凝土强度试块、地面基层混凝土强度试块、抗渗用混凝土试块、地面面层水泥砂浆试块）和水泥砂浆试块强度，因此，在整理技术资料时，要特别注意资料的完整，假如没有这部分材料，那么在测定公路质量时就会遇到很多困难。如果一个公路工程分包给几个建筑单位进行施工建设，那么总包单位应对全部公路的质量负责，各个承包单位要依据国家关于公路建设标准进行施工建设，并把公路建设中完整技术材料和各种文件资料及时整理上交到总包单位，由总包单位进行公路质量的评定，并接受用户的督促与审查。

4.运用现代化的档案管理模式

原来档案管理方法主要依靠手工完成，工作人员劳动强度大，操作复杂，有很多档案资料不能及时入档。伴随科学技术的飞速发展，计算机技术与网络技术的普遍应用，同时有力推动了档案建设工作前进的步伐，逐步转向信息化管理，从而大大提高了档案管理的工作效

率，实现档案内容资源共享，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。公路建设单位要在档案建设方面加大投资力度，改善档案管理工作的工作设备与工作环境，运用现代最新科技手段进行档案管理，促进档案管理工作的科学化与规范化。

5.加强档案人员的专业培训

公路工程建设项目各施工单位配备的专、兼职档案员，大多具有较高的文化程度，但熟练掌握档案专业知识的人员却廖廖无几，他们对立卷的方法和各类案卷的国家标准都比较陌生，尽管工作很认真负责，也做了大量的工作，但整理出的案卷质量不是很高，离国家标准尚有一定差距，往往在向档案室移交时，还要返工重整。这样不仅浪费了人力、物力，频繁的折卷还不利档案的保护。

为此，各公路建设项目建设单位档案部门应加大对各施工承建单位档案的培训力度，使他们尽快熟悉公路建设档案分类的方法、档号的编制、案卷的编目等知识；同时，加大对各施工单位档案员的业务指导。发现问题，及时整改。为了保证案卷质量，除提高各级档案员的业务素质外，还应做好平时立卷工作，杜绝竣工验收前突击整卷。实践证明，凡是突击整理案卷的单位，其案卷质量都不是很高。做好平时立卷工作，还有利于保证档案的齐全、完整，因为平时立卷时。若发现某些文件材料没有及时归档，还可以找有关人员查寻弥补，若等到竣工验收时整理案卷，有关人员可能已不在施工现场，缺少的文件材料可能己无法弥补。

四、结语

总之，施工单位档案管理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复

合型工作。要保证施工档案的完整、准确、系统、齐全，真实的记录和反映施工及竣工验

收的全过程，就必须不断加强建设单位、监单位和施工单位的基础管理水平，加强制度建设，严格落实工程项目竣工编制工作“三同步”制度，强化过程控制，严格竣工验收审查把关，充分发挥各级档案人员的监督指导作用。

参考文献：

[l]张薇.公路工程档案管理若干问题的研究[J].黑龙江史志，2010（21）

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一、总承包商档案管理的现状

1.重视程度不够

各级项目管理人员重建设轻管理，档案管理思想意识单薄，认为档案管理只是档案人员一个人的工作，过程中没有必要进行精细化管理，只是在项目结束后再查缺补漏就能满足档案验收要求，甚至个别项目在结束后才从零入手“做”资料。“重有形轻无形，重技术轻档案”这一观念导致档案管理是目前整个项目管理的薄弱环节，已成为项目建设的短板。

2.管理不规范，制度不健全

虽然从总承包商到小的分包队伍，都由专兼职的人员负责收集、整理档案资料，但是基本都是按照自己既往的思路及经验管理自己范围内的档案，总承包商很少能做到统筹全局，统一部署，也就没有统一的档案管理体系架构和规范的制度约束，直接导致各单位之间的归档范围和归档形式大相径庭，严重影响档案资料的完整、准确、系统及安全。

3.人员水平低

目前大部分项目虽然配备了一些专门的文档管理人员从事档案管理工作，但这些人员基本都缺乏相应的工作经验，最多也就是做过施工单位的资料员或者有个资料员证，日常工作主要是负责收发文和存取借阅，基本不懂工艺技术，缺乏成熟的工程建设和档案管理方面的理论知识，而且大部分都是临时聘用，导致人员流动性差，直接造成资料分散甚至丢失的困境。

二、做好总承包档案管理工作的措施

1.构建管理体系，做好全面策划

总承包商要做好统筹协调工作，起好牵头抓总作用，从体系中明确决策层、执行层的档案管理职责，积极组织、协调、检查、指导、培训本单位和参建各方，务必要将档案管理与规范要求纳入各项目参建方的工作职责中并实施考核，加强管控力度，做到真正对建设单位负责[2]。总承包商在构建体系时应注重档案体系的策划，把控项目过程的档案管理，控制验收移交的档案资料，尤其是要与各参见单位明确档案验收移交的标准规范，按照《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）把责任点落实到协议、合同细则中。同时总承包商要赋予执行层的档案管理人员充足的知情权、参与权、话语权，并增加其在项目管理中的权重，在体系中明确其审核、考核、验收等权利。

2.完善管理制度，强化逐级审核

要在“凡事有章可循，凡事有人监督，凡事有据可查”的理念指导下建立统一的项目档案管理制度，把管理制度和业务规范程序化、规范化，做到全面覆盖、职责明确、要求具体，考核有力，把档案管理和项目管理紧密结合，实行节点把握，全程受控。在项目签订时先与建设单位明确该行业的档案标准规范，在该标准指导下按照单位内部程序文件和作业文件指定本项目管理标准，在招投标和签订下游合同时与中标单位明确该标准内容，建议把标准细化到操作手册的程度。标准中可涵盖归档明确的归档范围、归档时间、归档程序、归档分数等归档要求，也可涵盖过程阶段检查、开箱验收、文件模板等细节操作，同时也可在标准中明确总承包商内部各专业工程师的专业档案职责，强化工程师的专业审核意识，审查各项内容要保留书面记录，实现闭环整改。

3.加大培训力度，提高业务素质

总承包项目涉及业务范围广，这就要求档案人员不仅需要熟悉工程项目的建设程序、内容等基本信息，还要善于组织管理进行各项工作间的协调，更重要的是要有很强的档案逻辑性。档案管理人员业务素质的高低，直接影响着档案工作的质量，总承包商要加强各级档案管理人员及指导人员的配备和培训，从多方面入手保证档案队伍的相对稳定[3]。培训颗粒度要细化到档案页码、档案名称的编写和档案的借阅，尤其要注重电子档案的收集整理培训，注重“最佳实践转移”的经验总结和分享，使管理人员具备较高的、相应的专业知识。

三、结论

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摘 要 几年来，通过糯扎渡水电工程档案管理工作实践，对目前水电工程档案管理工作进行总结分析，对档案管理工作中存在的一些题，提出一些粗浅解决建议。

关键词 档案管理 问题 建议

目前，我省水电建设正处于快速发展关键时期，不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋，星罗棋布在各条江河上。糯扎渡水电站就是其中的一个，电站总投资450亿元，装机容量5850MW（9×650 MW），施工总工期为11年，糯扎渡水电工程是世界级巨型工程，为云南省境内在建、筹建规模最大的水电站，其拦河大坝、溢洪道、地下厂房多项技术指标名列国内外前茅。掺砾粘土直心墙堆石坝坝高在同坝型中属亚洲第一、世界第三；开敞式溢洪道规模、泄洪功率和流速居世界第一；地下厂房是目前国内规模最大的地下厂房之一。所以形成的工程档案质量关乎工程档案专项验收的成败，也是水电工程达标投产六项考核项目指标之一。

糯扎渡水电站按照统一领导、统一制度、分级管理的原则，对工程档案实行集中统一管理。本文就以目前水电工程档案管理工作中存在的一些问题，提出一些粗浅解决建议，借此抛砖引玉，以期共同推动工程档案管理工作的发展。

一、目前水电工程项目档案管理存在的问题

（一）重工程建设，轻档案管理

为了使工程项目尽快发挥效益，业主和参建单位在工程建设中只注重工程的有形建设，忽视了档案资料的作用，档案管理意识淡薄，未把工程档案管理纳入日常工程建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧，施工任务重等情况下，只重视建设工程的进度、质量、安全和资金的控制，而忽视了施工过程工程档案资料的收集、整编等工作，使得工程档案管理与工程建设不能同步进行。

（二）档案管理人员配备不足且素质不高

各参建单位配备的档案人员多数为兼职，往往有工程管理人员或单位办公室人员兼任，且没有接受过档案管理专业知识系统的学习，有一些档案人员只是参加过一些档案管理的培训学习，只是粗浅地了解档案材料的收集、整理、归档、装订等业务，对水电工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水电工程档案管理质量较差。档案收集意识淡薄，没有真正意识到档案管理的重要性和必要性。而且档案管理人员变动频繁，基本上是一两年一换，导致业务培训难以跟上步伐。

（三）水电工程档案管理规章制度不健全且执行不到位

水电工程建设档案管理点多、面广、量大、周期长、参建单位多，且各参建单位各自相互独立。由于工程建设档案管理制度不健全，缺乏完善约束机制；加上档案管理不重视，造成执行不到位，出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视以及不配合，不予支持等不良现象。

（四）档案归档不及时且质量不高

水电工程建设周期长，且施工过程形成文件材料的收集整理工作又具有持续性，受水电工程建设参建单位多、工期长、人员变动大等因素影响，由于各参建单位对建设过程中形成的文件材料未及时收集整理和妥善保管，造成部分文件材料遗失。等工程项目完工需要办理竣工验收手续时，才来组织大量的人力、物力、突击补充档案资料，导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面，档案文件资料的真实性、完整性、准确性难以控制。

（五）未发挥监理的作用

监理工作没有将档案纳入现场质量监督的范围，常会出现原始资料失真的问题。由于监理工作管理松懈，人员素质低，现场持证人员到位率差等原因，监理单位忽视档案的管理。少数监理人员甚至于施工单位“串通一气”，对现场签证工作把关不严，甚至篡改原始记录，事后编造假资料。

二、水电工程档案管理的建议

（一）加大宣传力度、增强档案意识

在工程项目开始时，就应对来自四面八方的参建单位及人员进行相关档案工作法律法规的宣传教育，增强工程档案管理意识，争取得到领导及各参建单位的配合与支持，提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感，树立“依法治档”的观念，得到他们的重视和支持，摆脱档案管理工作处于被动局面。

（二）加强档案队伍建设，提高业务素质

配足档案人员、保证档案人员的相对稳定。针对各参建单位档案管理人员业务水平不高、流动性大的实际，加强业务培训工作，主要包括三个方面的培训：首先是档案业务、工程专业基础知识的培训，使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识，又懂得工程施工流程，从而更有利于归档工作的开展；其次对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使其掌握档案方面的有关规定和要求，督促相关人员严格按标准执行；最后对项目建设单位的档案专业人员进行工程文件编制的现场指导，通过“传、帮、带”的形式 ，提高各参建单位专兼职档案人员的业务素质和专业技能。

（三）健全档案管理制度、规范档案管理

档案管理制度是档案规范化管理的重要途径之一，一是结合工程实际情况建立科学、合理、适用、可操作性强的工程建设档案管理制度，对组织体系、职责、考核以及文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、移交等流程，都应明确规定，实现档案管理规范统一、有章可循；二是制定档案管理工作约束机制，将工程档案管理工作纳入工程建设目标管理，并将其纳入有关部门的职责范围，明确责任指标，严格考核；三是提高执行力，严格落实档案管理规定，实行档案管理工作与工程建设“三同步”，执行档案人员“三参加”，落实档案工作“四纳入”，从源头上为竣工资料的建档打好基础。

（四）加强项目跟踪检查，深化过程控制

为保证工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性，需做好工程档案事前介入、事中控制、事后把关，使其渗入到工程建设各个阶段、各环节中。为此，在工程开工前就将档案工作纳入议事日程，建立健全档案管理体系，制定明确目标和计划；在工程开工准备阶段统一标准，将有关档案管理办法和制度要求传达到各参建单位，并要求各参建单位指定分管领导，配备专职档案人员，明确业主、施工和监理单位等各方的职责，建立全项目水电工程档案管理网络；在工程施工阶段实时监控，在每月检查工程项目质量、进度时，同步检查档案资料的形成、管理情况，重点检查和指导如何立卷，案卷质量是否符合要求，对于容易疏忽的问题和容易出错的案卷材料重点检查；在工程竣工验收阶段，重点加强案卷整理，做好缺陷和未完工程及暂时未归档的文件材料的跟踪、检查，同时指导和检查竣工图的制作、文件材料的质量情况，以及案卷和卷内目录的填写、图纸折叠、装订等是否规范、标准、统一，发现问题及时整改。

（五）充分发挥监理的作用

各监理单位再抓工程质量的同时，把好工程资料质量关，负责督促、检查工程建设中其监理业务范围内各施工单位形成的归档文件材料收集、积累和完整、准确情况；负责竣工文件和竣工图的审核，并签署意见；协助档案管理部门对施工文件实行跟踪建档，并采取不定期的检查、抽查，确保归档资料完整、准确、真实。

三、结语

水电工程建设项目它是由多个单项工程组成，建设周期长、投资大、环节多，在整个工程建设中形成的档案数量大、种类多、专业性强。作为一项系统工程，只有参建各方领导重视，机构人员落实，档案管理制度健全，建立档案管理网络，有效做好过程控制和全程跟踪，才能保证做好水电工程建设档案管理工作，从而满足水电建设快速发展的要求。

参考文献：

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【关键词】电网；建设项目；档案管理；问题；对策

随着电网建设项目的不断发展，电网工程设计、施工、运维、管理等方面的档案资料越积越多，这些资料牵涉面非常广泛、专业性很强、形成周期相当长，所以妥善管理好这些资料，并为以后电力工程的决策、生产经营及从事科学研究提供全面、及时、准确的优质服务，具有非常重要的现实意义。然而电网建设项目档案管理中仍存在的一些问题，并且这些问题已经妨碍了其作用的发挥，因此清醒地看待这些问题并采取积极有效的对策，是档案管理工作者面临的紧迫而重要的任务。

1.电网建设项目档案管理中的问题分析

1.1档案管理体系不完善，影响档案管理的成效。档案管理体系不完善主要反映在档案管理制度不健全、档案管理工作不规范、档案保管条件差等方面。一些单位不严格按照《档案法》的原则和要求落实本单位的档案管理制度，如设计单位不按要求管理档案，设计变更不使用统一编号等；施工单位记录不全面，材料无质量证明文件等；验收时补录材料、盲目接收等。档案管理时记录方法杂乱，不遵循统一标准，给档案的整理、信息化带来较大困难。施工现场条件简陋，材料保管达不到“八防”标准要求。所有这些都影响了档案管理工作的成效。

1.2档案管理人员配备不足，难以适应档案发展需要。电企档案管理人员往往身兼数职，加上综合素质参差、工作变动频繁，难以全身心投入档案管理工作中，也严重影响到队伍的稳定性。目前，各企业已按要求建立了档案管理人员网络，但大都难以按照档案管理要求开展工作。很多单位配置档案工作人员只有兼职的1～2人，显然不能适应档案管理的需要。

1.3档案记录不完整欠准确，资料真实性与价值不足。由于电网建设参建单位较多、建设周期长，加上各单位档案意识淡漠、管理手段落后、资金投入不够，造成档案保管设施不全，以致档案资料遗失现象时有发生。同时档案数据记录不真实、不准确，经常出现错漏，如工程变更没有反映在图纸上、签字以图章或打印代替现象等，这些为工程以后运营、维护与管理带来不少麻烦。另外，档案收集只注重纸质资料，忽视声像资料的归档，造成声像档案不完备，其开发利用价值也难体现出来。

1.4档案编研开发力度小，缺乏实用有价值成果。档案编研、开发是充分利用档案信息资源并将其转化为生产力的最有效方式，遗憾的是这方面的力度远远不够。对许多档案室而言，能够做好档案的收集、整理、归档和保管工作已属不易，何况是编研开发呢，但无疑要提高档案的利用价值和服务水平，编研、开发是必由之路。

1.5档案管理信息化程度低，资料更新慢工作效率低。虽然计算机与网络已相当普及，但一般企业也仅是单机、条目式录入，与信息化管理的要求差距较大，主要原因是[1]：信息化管理手段落后；档案信息数据库建设滞后；信息化管理无统一标准，管理混乱、不规范；信息化人才缺乏。由于这样的现实，档案信息化管理徒有其表，体现不出它的优势。

2.提高电网建设项目档案管理水平的对策

2.1健全档案管理体系，明确职责加强领导。档案管理应按照《档案法》及《档案法实施办法》的原则和要求，强化档案法制观念，建立健全档案管理体系。为此应做到：（1）力争企业领导的重视和支持。只有领导重视档案工作，并将档案管理纳入生产经营活动中，才能真正解决档案管理中的实际问题，使档案管理工作走上正轨。（2）完善档案管理规章制度。档案管理要走上规范化、标准化道路，必须有制度做保证，使档案工作有章可循、有据可依。（3）明确档案管理职责。档案收集、整理、归档、保管都需要专人负责，只有明确了工作职责，才能保证档案工作的质量。（4）档案管理必须统一平台、集中管理。从设计、施工到竣工验收，所有相关单位都应该按照统一的要求建档、归档，保证档案管理归一化、程序化。（5）将声像档案资料放在与纸质档案资料同等重要的地位，重视声像档案资料收集、整理、开发和利用。

2.2加强档案业务

培训，提高工作人员素质。档案管理人员的业务素质直接影响到档案工作的质量，针对档案工作人员素质参差、基本功不扎实、专业人才缺乏的问题，应着眼于企业的长远发展，按照档案管理工作的需求，设立专门档案室和配置专职人员。为了不断提高档案工作人员的综合素质，必须加强业务培训工作，可以采用“走出去，请进来”的方式进行培训和教育。为了充分调动档案工作人员学习热情和工作积极性，应将档案工作人员的业绩与工资待遇、职称评定等挂钩。

2.3统一领导分级管理，合同约束档案质量。电网建设项目档案管理过程是与项目建设同步进行的，并贯穿于项目建设的始终，按照“统一领导，分级管理；谁形成，谁负责”的原则落实项目法人、建设单位及勘察、设计、监理、施工、供应、运行等所有参建单位档案管理职责，而要实现这一目标应在签订合同时就明确相关细节和责任，通过合同的法律约束力，达到将档案管理纳入法制轨道的目的，使各参建单位明确自己的职责，自觉地按照合同的规定做好档案管理工作。但仅有合同约束还是不够的，因为电网建设档案数量庞大、内容繁杂，各单项工程完工时间有先后，为了保证档案管理同步、准确和完整，必须建立相应的监督机制，由项目法人或委托建设管理单位与监理单位监督其他参建单位执行情况，档案管理部门再对前者的档案管理进行监督和指导。

2.4创新观念整合资源，编研开发创造价值。档案管理要克服传统观念的束缚，在管理技术和方法上有所突破，就要在观念上创新[2]。档案编研不同于归档，而是根据“存真、提炼、适用”的原则开展的研究性工作，没有创新意识、勇于探索的精神，不可能产生有价值的成果。同时，编研开发又要擅长利用不同的数据资料，整合各种资源，例如档案管理信息化建设是发展趋势，就要善于利用计算机技术和网络资源，提高编研开发的效率和质量。

2.5转变传统管理的模式，实现档案管理信息化。传统档案管理模式是“你归档，我保管”、“你移交，我接收”、“你借阅，我检索”，随着工程项目档案文件数量与日俱增，这样一种管理模式使档案管理人员应接不暇，即使花费较多人力、财力，效果也不理想，所以要转变管理模式。现代科技为这种转变提供了良好的物质基础，档案管理信息化就是最有效的办法。实现档案信息化管理可从以下几方面着手：（1）加强基础设施建设，如规划网络设备、建设数据库存储系统。（2）建立信息化标准规范。（3）通过多媒体手段实现档案文件数字化。（4）通过引进、培养建立档案管理信息化人才队伍。

3.结语

电网建设项目档案既是电网项目建设过程的记录——对历史负责，又是未来发展的奠基石——开发利用好档案资料可以为新项目提供最有价值的参考坐标，所以加强档案管理是非常重要而有意义的事情。提高档案管理水平需要兴利除弊、继往开来，本文分析了电网建设项目档案管理中存在的问题，探讨并提出了相应的对策，希翼能对电力建设档案管理能有所帮助。

参考文献

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第一章 总则

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章 工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章 项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

第四章 项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

(2)遵循档案的自然形成规律;

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

项目档案号=分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

4.13 工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

第五章 附则

5.1 本制度由项目部负责解释。

5.2 本制度由项目部制定、修改，自总裁批准之日?生效实施。

第一章 总则

1.1工程项目档案是企业档案的重要组成部分，对工程项目的开展及公司的生产经营有着重要作用;为加强工程项目档案的管理职责，规范档案管理，结合施工企业的实际情况，制定本规定。

1.2本制度适用公司及各分子公司工程建设项目的新建、扩建、改建、技术改造及安装等项目的从立项至竣工验收过程中的文件编制、档案、收集、管理。

1.3项目工程档案按照集中统一管理的原则，由项目部统一管理，重要及常用的文件移交档案室保管，以确保工程档案的完整、准确和安全，并便于使用。

1.4项目部根据工程项目建立、建全档案的形成、收集、积累、整理、归档的工作体系。

第二章 工程档案管理机构的职责

2.1项目部是公司项目工程相关档案的统一管理者，负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件;并对工程项目进行统一整理造册。

2.2现场工作组是项目部的下属部门，受项目部的直接领导，在项目部的领导下负责收集现场施工、工程预算、工程更改、支付、结算、决算、验收等环节的相关资料的收集、整理;接收、审核施工、监理等相关方移交的资料，并对收到的资料进行统一整理。

2.3档案室接收项目部移交的项目档案，并加以分类、整理、管理，并负责工程资料的收发、借阅等工作。

第三章 项目工程档案管理流程

3.1工程项目档案是指导工程项目及日后的生产、建设活动的重要依据，是继承工程项目知识的重要手段，因此工程项目档案管理先明确责任;项目部根据工程特点，明确项目从立项到最终验收交付的过程中档案管理的相关人员及职责。

3.2从项目开始立项，项目部制定工程项目档案负责人，工程项目施工前由项目部指定人员收集立项、选定工程合作单位、设计、预算等相关资料，从项目施工至竣工验收阶段由现场工作组负责档案的收集。

3.3资料收集人在工程资料收集后根据项目工程的逻辑性，对工程项目资料进行分类整理，对缺少的资料应及时收集，使工程资料完整、逻辑条理清晰。

3.4根据工程项目特性，现场工作人员在适当时候将工程资料移交项目部，由项目部，由项目统一整理、登记、编号、组卷。根据其逻辑顺序，分类保存，保存的资料应做好标识，方便管理查询。

3.5项目部对移交的资料统一整理后，重要的、日常使用的资料，项目部应及时归档，方便资料需要人的使用，项目部归档的工程资料应为原件，项目部自留复印件。

档案室应做好项目部移交资料的登记，并对移交工程资料单独归类存放。

3.6档案室管理人员应做好借阅管理，原件资料一般不允许借阅，借阅复印件供借阅人使用，因特殊原因需要向外递交的档案应做好说明，备注原因。

工程项目档案借阅后，档案管理人应及时通知借阅人，按期归还。

第四章 项目工程档案管理

4.1工程项目文件是在项目工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

4.2工程项目档案从立项到验收交付过程中，施工、监理等相关方应主动将相关资料移交现场工作人员;同时档案收集人应及时收集及催促资料移交人移交资料，工程资料一律先收集、整理、归类，再移交项目部，由项目部统一整理、分类，在项目工程每环节完成后，根据项目特点，由项目部将需要归档的档案移交公司档案室。

4.3档案收集工作的要求

(1)认真贯彻集中统一管理项目档案的原则;

(2)遵循档案的自然形成规律;

(3)保证项目档案的齐全、完整、准确;

(4)认真审核，未经相关机构审批签字的要求相关人及时补齐;

(5)资料移交方和接受方均须做好资料备份。

4.4工程项目资料的收集管理

4.4.1项目部负责收集、积累和整理项目前期文件(施工前)以及设备，工艺和涉外文件;勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向项目部移交有关设计基础资料和设计文件(见)。

4.4.2项目施工阶段，由承包单位负责其项目全部文件的收集、积累、整理，并移交现场工作组;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件，并提交现场工作组。

4.4.3项目竣工验收阶段，承包单位负责项目完工资料的收集、整理，提交现场工作组;现场工作组负责竣工验收阶段所有资料的收集、整理。

4.4.4反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设工程项目档案。

收集范围包括立项文件、设计基础文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、涉外文件、竣工验收文件等。

4.4.5各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

4.5工程项目资料以收集人收集和档案资料产生部门或单位主动移交相结合，在资料收集整理过程中，对形成的项目工程文件进行鉴别，包括完整性、准确性鉴别以及审批情况。

4.6项目工程档案的分类要求

(1)档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的项目活动的性质和特点;

(2)在公司各类工程项目中，同一类工程档案的分类标准应该一致;

(3)分类层次，类目要简明，不宜过多过繁;

(4)分类应力求按照专业系统实现标准化。

4.7档案整理工作遵循项目档案的自然形成规律，保持项目档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对项目档案进行分门别类的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质，内容分别按年度、工程整理。

4.7.2勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按工程项目整理。

4.7.3施工技术文件应按项目工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。

4.7.4设备、技术、工艺、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件按工程项目整理。

4.8项目档案案卷管理

4.8.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。

4.8.2基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工图设计)工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

4.8.3设备类案卷按设备依据性材料，外购设备开箱验收(自制设备设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。

4.8.4项目档案号，要反映项目档案系统整理后的客观秩序，同项目档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致;项目档案号应力求简明，不要过于复杂繁琐。

项目档案号=分类号+案卷顺序号。

4.9工程项目档案的编目包括登记号、登记日期、档案号、案卷题名、编制单位、数量、保管期限、变更记载、备注等内容。

4.10工程项目资料的更改

4.10.1当工程项目文件需要更改时，文件更改人或更改部门通知收集管理人，并说明更改的理由依据和更改内容。

4.10.2文件更改原则上应由原审批人审批或依据项目管理制度要求进行审批，经更改审批的文件应及时交予档案收集管理人，收集人交上级管理部门或档案室，并做好更改备注。

4.11工程项目档案的借阅

需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》(见附件)，经档案室相关人员同意后方可借阅，档案室借阅文件一般为复印件，借阅后必须及时归还，《工程借阅记录》(见附件)，如果原件一般情况下不外借，如确需外借，说明原因。

4.12项目工程档案的保管期限由项目部根据国家相关规定而制定，在项目部将资料归档移交档案室时明确提出，由档案室人员在保管期满后，提出销毁申请，项目部决定其销毁与否。

4.13 工程项目合同管理

工程项目合同是工程项目的重要资料，作为项目实施及工程价款支付的依据，现场工作组、项目部及档案管理人员应作为工程项目管理的重点。

工程项目合同一经审批签订后，项目部组织相关人员收集，并移交档案室，通知做好留底工作。

工程项目发生变更后，修要更改合同或补充的，项目部应在合同修改或补充审批后，通知档案室，并将新的合同或协议归档。

第五章 附则

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中图分类号：G271 文献标识码：B文章编号：1008-925X（2012）11-0067-01

摘 要 以编制供电企业输变电工程技术档案管理导则为例，探讨研究了如何加强供电企业技术档案管理，以更好地服务企业中心工作。

关键词 技术档案；管理：服务；供电企业

档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。

1 技术档案管理是企业档案管理的主要业务

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。

2 编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段

近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。

编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。

2.1 丰富完善工程项目档案文件的归档范围：一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的

二是以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。

三是以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。

2.2 明确类目设置：电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。

2.3 确定整理方式：按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质变过验评标的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。

3 供电企业输变电工程技术档案管理的突破及其实施效果

3.1 工程项目文件的归档范围：国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。

3.2 工程项目文件的分类方法： 编制电网建设工程项目档案管理导则，明确所有应归档文件的分类号，解决《电力工业企业档案分类表》中因类目设置不规范造成的分类不统一、不明确的不足，提高电网建设工程项目文件整理的规范化、标准化水平。

3.3 工程项目文件的整理方法：编制电网建设工程项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有电网建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。

电网建设工程项目档案管理导则的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。

4 供电企业输变电工程技术档案管理的应用范围及其效益

电网建设工程项目档案管理导则适用于输变电工程项目法人单位、建设管理单位、施工单位、监理单位、设计单位、设备制造单位、试验单位等。它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益：

第一，提高了劳动生产率。电网建设工程项目档案管理导则的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个变电工程项目完成收集整理工作大约需要12人30个工作日，而现在用15个工作日即可完成，劳动生产率提高100%。