档案数字化的关键技术范文

导语：如何才能写好一篇档案数字化的关键技术，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关健词：数字化城建档案馆 信息基础 现代化 优质服务

中图分类号： TU242.3 文献标识码： A 文章编号：

引言：在信息技术革命高涨的世纪，作为各个领域、各种社会活动历史记录的档案，其信息载体正快速地向数字化发展，数字档案将是未来档案的主体。我们在档案管理中要努力提升档案信息的价值，充分发挥档案的作用。对档案信息进行数字化管理，既可以对档案原件进行保护，又便于档案信息的快速传递。本人在城建档案馆工作多年，现就城建档案馆数字化分以下几个方面与同行共同探讨：

一、建设数字化城建档案馆的目标：

近期目标是：立足本馆，建立狭义上的数字城建档案馆。建设数字城建档案馆标准规范体系；建设包括计算机系统软硬件平台，办公环境，现代化库房等；建立一支知识结构合理、层次比例优化、有梯队、复合型、富于创新开拓的人才队伍。

远期目标是：通过本馆的探索和实践，开创性地制定和推行数字城建档案馆的标准、规范与法规，改造城建档案馆的工作流程及人才队伍，开发数字城建档案馆的一站式办公系统及其它应用系统，建设高效的档案数字化生产线，形成先进的数字城建档案馆模式，从而与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，即广义的数字城建档案馆，最大限度地实现档案信息的共享与资源的整合。

二、城建档案馆数字化的意义

档案信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息网络化，实现资源共享，其意义主要应从以下几方面显现出来。

1.提供高效、优质的服务。档案数字化，改善了档案管理工作，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现了档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供高效、优质的服务。

2.降低档案利用成本。通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文（件）信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

3.实现资源共享。与其他相关单位一起带动整个行业的数字化建设，建立一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的档案馆群，以实现联网数据库资源共享。

三、城建档案馆数字化的优点

1.信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3.信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上，保真性高，而一般的纸质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。

四、建设数字化城建档案馆所面临的转变

1.城建档案数字化后的观念上的转变，在新形式下，信息浪潮的冲击，新的形式和机遇要求我们必须解放思想、更新观念，转变传统的“重保管，轻利用”的落后管理方式，实现由封闭性向开放性的变革，变被动服务为主动服务，充分开发档案信息资源，由档案保管基地转变为档案信息的开放中心，将传统的档案馆建设成数字档案馆。

2.城建档案职能的转变，将从单纯的保管城建档案的实体机构变成可提供快捷信息的数字化城建信息控制中心。

3.城建档案管理模式的转变，逐步向数字化管理模式转变，并建立和健全一套完整的数字化城建档案管理体系。如建立数字化城建档案管理制度、保管监控制度、利用服务制度等。

4.城建档案馆藏构成的转变，打破单一的只是把传统的档案数字化方式，通过网络模式把分散在不同机关的档案信息联结起来，极大地丰富了数字化馆藏。

五、数字化城建档案馆建设的组成

数字城建档案馆建设包含几个组成部分：第一，标准规范体系建设；第二，基础设施建设；第三，数字信息资源建设；第四，高素质人才队伍的建设。

1.标准规范体系建设

在现代信息社会，统一标准非常重要，如果这样，通过网络联接起来的信息系统就可以轻而易举地实现信息共享与交流；反之，信息很难充分利用。因此，在数字城建档案馆建设中，我们一定要不断完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。其中，管理性标准规范主要包括档案馆工作人员、用户及设备使用、档案的查询与利用等管理规定。业务性标准规范主要包括档案术语、电子档案管理等标准。技术性标准规范主要包括数据存储压缩格式规范、网络数据传输格式、档案馆软硬件基础设施技术标准等。

2.基础设施建设

数字城建档案馆必须在一定的空间数据基础设施和网络基础设施上建设空间数据库和应用服务系统，才能更好地服务于城市建设。基础设施建设主要包括硬件环境、系统软件和网络环境三部分。硬件环境包括计算机系统硬件平台、办公环境建设、现代化库房建设。硬件基础设施主要包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理等设备。软件建设主要指根据实际需要，选择先进、成熟的技术，建设大容量的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。管理软件除了能够完成业务管理和档案利用服务等工作外，还能与数据库系统相互融合，实现从数据录入、到数据管理、再到数据输出全过程的应用。网络建设是城建档案馆数字化建设的先决条件，网络环境分为档案馆内部局域网、与政府连接的政务网以及与互联网连接的公众网。

3.数字信息资源建设

数字城建档案馆实质上是一个有大量信息的系统，通过对各类信息的整合，即对数字化的档案数据进行采集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，并能从海量信息数据库中提取有价值的信息，以满足社会各方面对档案信息资源的需要。其来源和采集范围包括：传统城建档案馆的馆藏、立档单位的文件材料、有档案性质的行业、专题信息资源库和互连网上具有档案价值的信息等。它包括ASCII的文本文件、专业图形文件、栅格图像文件、影像文件、声音文件等数据形式，并分别建立存贮在数据库中。数字城建档案馆还具有鲜明的地理信息特征，它可以通过地理信息系统技术建立地理信息数据库，开发档案管理信息系统，为城市规划建设管理的现代化提供办公决策的依据。

4.人力资源建设

在城建档案馆信息化建设中，主要问题是信息技术人员的缺乏，因此我们要逐步改变现有业务人员队伍专业结构，培养和配备高素质档案工作者，建立一支知识结构合理、层次比例优化、复合型、富于创新开拓的队伍。就要选用具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识和较强的信息能力的人才，与此同时积极开展信息技术培训，按照不同层次和业务需要，培训相关人员使用新技术、新设备、新方法的能力，以提高馆员掌握和运用现代化技术的技能，适应数字城建档案馆的建设和正常运行的需要。

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【关键词】档案管理； 数字化技术；

【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.

【 key words 】 file management; Digital technology;

中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）04-0000-00

城建档案管理部门肩负着保管文字、图纸、地形图、声像等各种载体的城市建设档案资料任务，是城市重要的信息基础部门。随着经济的发展和社会的进步，信息资源的重要性日益突出。城建档案工作要在城市数字化建设的机遇和挑战中，获得自己的生存和发展空间，就必须抓住城市数字化带来的契机，发展、提高自己，加速城建档案管理数字化建设，全面提升城建档案工作在城市建设中的地位和作用。下面结合笔者个人工作经验谈信息化条件下，城建档案技术管理如何借助数字化建设平台，迈入更科学、更高效的轨道。

一、城建档案管理人员要转化观念，加快档案管理数字化建设

城建档案管理人员要树立档案管理数字化意识。以加快馆藏数字化进程为基础，特别是网络化的建立，档案管理部门要加快档案管理数字化建设步伐，以适应社会公众对档案信息技术需求。所以，必须从思想上提高对加快档案管理数字化建设步伐的认识，并以积极的态度抓好这项工作，使档案管理数字化工作跟上时代的步伐。提高档案管理现代化水平。档案管理数字化建设的逐步推进，馆藏纸质或其他类型载体档案的数字化工作，已经成为档案管理数字化建设的重要内容之一。许多档案原件是非常珍贵的，把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件，用机读的方式提供作用，不仅能提高利用率，而且还有利于原件的保管。利用数据库检索方式提供档案利用所具有的全面、快速、准确的特点，扩大了档案利用范围，使档案利用更为便捷。现在由于档案管理数字化建设和计算机网络的发展为档案信息资源共享成为可能。档案学科的新名词“数字档案馆”就是旨在通过网络，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，将封闭的档案服务扩展成开放性的、社会化的服务。

二、管理部门要优化组织运行，提高城建档案管理的效益

管理部门要有高瞻远瞩的全局意识。城建档案数字化需要开展四个阶段的工作：其一，策划准备阶段，这个阶段主要是为档案数字化工作的开展进行战略策划，并根据计划的内容，为工作的开展作好准备及前期工作；其二，初步开展和试行调整阶段，在这一阶段各方面工作已经展开，但是也出现了一些问题，工作在不断改进中前进；其三，趋于成熟阶段，这一阶段数字化系统配置已经较为完善，数字化工作体系初步形成，但是信息库并没有建设完整，信息资源利用率低；其四，成熟阶段，这一阶段主要特征是信息库已经建立完善，档案工作流程已经完成数字化改造，依托数字化系统建立起了高效率的工作业务流程，拓展服务内容和质量是这一阶段工作的重点。这四个阶段相互依赖，逐层递进，在开展工作时必须注意各阶段的先后顺序，一步一个脚印，让前面的工作为后面打好基础，后面的工作体现前面工作的价值。防止不切实际的冒进或者漫无计划的遍地开花，避免出现目的被计划拖累的局面。需要制定详尽合理的工作计划。在开展数字化工作的四个阶段中，策划准备阶段是开头部分，也是整个工作的核心部分。只有把头开好了，后面的路才能够走得正、走得直。在制定计划时，决策者应该考虑清楚自己单位的需求，明确开展工作的目的。这是一个看上去非常简单的事情，所以往往会被轻视甚至忽视，不过越来越多的案例表明，设计时需求的混乱、开展工作时目的的不明确，是很多数字化工作陷入瓶颈的原因。

各部门要进行相关的网络建设。通过网络建设，建立规范的城建档案目录，实现城建档案部门与相关的联网，提高城建档案信息资源的利用效率，实现资源共享，使各级城建管理人员及时掌握城建工作及档案管理的基本信息，进而及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。

三、建立数字化城建档案管理系统措施

城建档案应当在办公自动化管理的基础上，利用信息管理系统，将业务管理和档案管理有序链接，实现电子文件从登记、归档、著录的一体化管理。

城建档案接收是城建档案管理工作的源头，随着电子文件的日益增多，要从传统纸质档案“后控制”管理升级为“前端控制”管理，不仅要参与电子文件生成、运转、归档过程的管理，还要在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理的有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现电子文件从登记、立卷、著录到归档的一体化管理。

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘和有害气体的侵害，从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，一方面电子文件必须采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥礼会效用；另一方面对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，防止信息损失。

四、加强城建档案数字化网站建设

网站是现代社会信息公开的重要工具，开设城建档案网，或将城建档案信息化纳入电子政务系统，到政府的网站上，实现信息资源在互联网上的共享，能扩大城建档案的服务范围，使城建档案成为政府政务公开的一部分，更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务。要利用城建档案信息多元化优势开展信息的深加工，从城建档案资料的收藏者和提供者转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，从内容、形式上实现完全不同于以往的主动服务，并利用网络环境实现不同服务方式之间的优势互补，实现大量馆际信息资源的的广泛共享，有效、快速、优质地为社会提供档案信息服务。

城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体，而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件，将档案内容用一定的格式固定下来，再进行分类、归档、编号等管理，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具，通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任何时间、任何地点只需有一网的电脑，即可进入城建档案管理系统查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展，将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性的循环状态。

五、结束语

科技的发展对城建档案技术管理工作提出了新的要求，本文结合笔者个人工作经验，谈了数字化信息建设在城建档案技术管理中的应用，希望能为城建档案技术的提高做出自己的贡献。

【参考文献】

[1]罗婷婷;;如何提高城建档案的管理质量[J];才智;2011年18期

[2]曾娜;吴建华;;城市公共安全信息资源建设——兼论城建档案与城市公共安全的关系[J];中国名城;2011年06期

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关键词：高职高专 会计档案 数字化 共享 安全

高职高专院校的数量和招生规模同本科院校平分天下，培养了大量的高级技能型人才，为我国的经济建设持续健康发展发挥了不可替代的作用。新常态下高职院校的作用和责任更加凸显，作为记录学校教育教学、科学研究、校园建设与发展等所发生的经济往来账目的财务档案，对于分析资金投入产出效益、预测今后建设和改革方向提供了基础性资料，为国家和地方政府分析高职高专院校的发展和建设情况提供准确的信息。计算机技术的发展和应用，特别是财务活动电算化，为财务档案数字化、信息化、电子化建设打下了坚实的基础。高职高专院校财务档案应真实、准确、完整，方便查阅与分析，才能充分发挥其资料价值。但是，目前高职高专院校的数字化会计档案的建设、管理和使用仍存在不少问题，制约高职高专院校财务分析效能，影响学校的管理和建设，不利于高职高专院校的长远发展。

一、数字化会计档案的重要意义

（一）方便查询和分析

数字化会计档案采用计算机软件管理档案资料，建立了电子目录以后，使用一网的电脑或其他终端设备，取得授权许可，即可几分钟内在任何地点查到所需要的资料，方便快捷。而传统的纸质会计档案资料的查询，需要赶到档案存放地点，征得档案管理员的同意，手工查询目录资料，根据目录检索再到档案库房翻阅相应资料，费时费力，效率低下，并且容易污损纸质档案。

根据财务数据综合分析和比较资金使用效果，数字化会计档案通过调取原始资料，采用相应软件，数分钟内就可以得到所需要的报表。而根据纸质会计档案资料，需要根据财务数据资料，人工分析数据之间的关系和变化规律，需要占用大量的人力物力和财力，而且不能及时得到分析结果。

对于档案资料，能够及时查询和分析，才是其存在价值的真正所在。

（二）提升财务管理效率和水平

采用数字化会计档案，财务管理面临大量的数字资料，需要建设相应的硬件和软件，包括计算机、网络资源、会计专业和计算机网络知识均有所掌握的专门人才。管理者必须转变观念，科学管理，同时还需要及时更新知识，才能适应新的工作环境，管理者能够更加及时的掌握单位的财务运行状况，预测财务运行风险，提高管理效率。

（三）节约资源

会计档案数字化，采用磁盘、光盘、服务器等方式存储，原始凭证、记账凭证、各种账簿和报表等不再使用纸张书写或打印，降低打印机、复印机等的使用率，降低了纸张使用，实现低碳环保工作模式。同时，会计档案数字化以后，提高了大量数据录入和处理的效率，报表分析可以自动生成，降低人力资源的占用，解放出来的人力资源可以投入到财务数据的分析和预测等智慧型的工作中去，提高人力资源的劳动质量和效率。再者，采用数字化会计档案，不需要很大的房间就可以把一个单位的所有会计资料保存起来，节约空间和场地资源。

二、高职高专院校数字化会计档案存在的问题

高职高专院校以培养高级技能型人才为己任，而我国传统观念认为接受高等教育的目的是为了走向管理岗位，所谓学而优则仕。所以，高职高专院校一直没有受到社会各界的充分重视，没有受到本科院校特别是研究型本科院校同样的重视，导致其占有的软硬件资源较少，会计部门也不例外。高职高专院校会计部门开展数字化建设，会计档案电子化，面临着一些特殊的问题。

（一）重视不足，资金和人才投入均较少

会计档案是财务工作的附属工作，往往没有受到单位领导的足够重视，相应科室在学校的管理结构层次中，还算不上三级科室，其工作属于学校工作层级中的最底层。会计档案长期以来没有得到学校的重视，现代化建设更无从谈起。校领导大多不清楚会计档案室的工作内容、工作职责、工作要求等基本知识，对于会计档案工作的发展和建设没有工作计划。如此，会计档案信息化建设工作难以取得资金投入，难以有专业知识和计算机知识都掌握的专业人才来负责会计档案工作，会计档案信息化建设难以取得进展。

（二）会计档案数字化建设规划的前瞻性不强

有些高职高专院校开展会计档案数字化建设，没有根据数字化发展预测今后二十年的发展趋势，网络硬件和软件建成后五年左右就过时了，存放这些硬件设施的房间防水、防火等的安全等级较低，可扩展的空间有限，没有预留网络接口，硬件升级困难，导致后期发展难以适应会计档案的要求。由此带来了资源使用年限的降低，造成了浪费。

（三）管理制度缺失，档案资料不完整

有效的管理制度是机构高效运行的保障，数字化会计档案建设需要相应的管理制度为之提供运行和维护的制度保障。但是，有些高职高专院校建立的信息化会计档案，由于没有配套的管理制度，资料收集、整理、归档不及时，没有对原始资料进行分析总结和归纳，使用和维护不能保证会计档案的完整，导致会计档案容易出现缺失和不完整，甚至损毁，造成难以挽回的损失。

（四）信息化会计档案工作人员专业知识不完整

信息化会计档案工作人员，不仅需要熟练掌握会计专业知识，还需要掌握会计电算化以及计算机网络相关知识。但是，受到经费以及传统观念的影响，会计档案管理人员大多由新进人员或者将要退休人员管理，这些人员的最新会计专业知识、计算机知识有限，会计档案信息化管理的能力不强，制约着会计档案信息化建设。

三、高职高专院校数字化会计档案建设意见

（一）提高会计档案重要性的认识

学校领导特别是分管财务的领导，应自觉学习和更新会计知识，包括《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及《会计档案管理办法》等，正确完整的认识会计档案的归档内容和要求，提高对会计档案重要性的认识，重视会计档案工作，推进会计档案信息化、数字化建设。观念改变和提升是事业成功的前提和基础。

（二）重视会计档案的硬件和软件建设

会计档案信息化、电子化建设，需要计算机、网络、服务器以及存放这些设备的房间，建设这些设备和设施需要结合本单位的现状以及未来至少二十年的发展趋势，预留足够的发展空间，避免频繁大修、更换设备甚至搬迁，节约资源和资金，同时满足未来的发展需要。购置的存储会计档案的软件，要满足兼容性、可升级、安全性、分级提供服务、自处理等功能和要求，签订安全和保密协议，明确权责。

（三）建立可操作的信息化会计档案管理制度

考虑《会计档案管理办法》（征求意见稿），根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等，结合单位实际情况，制定切实可行的详细管理制度，是信息化会计档案有效管理的制度保障。为此，可以从会计资料收集、整理、装订、归档、保管、鉴定销毁以及查阅、维护、安全措施等环节制定管理制度，明确管理职责。属于归档范围的会计资料包括会计凭证（原始凭证，记账凭证）、会计账簿（总账，明细账，日记账，固定资产卡片，其他辅账簿）、财务会计报告（月度、季度、半年度、年度财务会计报告）以及其他会计资料（银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书，其他具有保存价值的会计资料）等。

（四）培养或引进专业会计档案管理人员，提升知识水平

会计档案专业技术人员是档案管理质量和水平的决定性因素。根据单位的人员情况，把那些责任心强、专业能力好、愿意为会计档案事业尽力尽责的人员派出去培训，充实和完善知识结构，提高专业技术能力。或者引进那些懂得计算机、信息管理、财务管理、资产评估等专业知识的专业性技术人才，确保会计档案工作优质高效开展。

（五）提高数字化会计档案的共享能力

会计档案保管与维护价值主要体现在使用上，包括本单位用户的使用以及相关单位用户的使用。为此，需要实现会计档案电子化信息的资源共享。目前，互联网高度发达，为会计档案共享创造了客观条件。当然，资源共享需要遵循相应的会计档案资源利用的规定，符合法律规定。可以根据各单位的实际情况，对会计档案数字化资源分级、分层次地共享，加入校园网系统，设置不同的访问权限。把享受共享资源的用户划分为会计人员、会计档案管理人员、上级管理人员、财务部门主管、校领导以及省市主管部门等不同的用户，根据各自所拥有的访问权限，访问和使用相应的会计档案电子化资源。

（六）加强数字化档案的安全性

21世纪的世界已经进入信息时代、互联网时代、大数据时代、云计算时代，数据的录入、传输、复制变得异常简单，这些技术的发展为会计档案数字化资源的获取、存储、传递和使用带来了巨大的方便。但是，开放的互联网时代，网络上的数据被修改、删除和再编辑同样变得容易起来，导致会计档案数据有可能被恶意删除或篡改，给会计档案带来安全隐患，危害到数据的真实性和完整性，而且，这种事故常常难以修复。为此，必须对数字化的会计档案采取安全措施，例如双备份或者多备份，设置网络安全密码等。当然，会计档案的安全措施是相对的，没有绝对的安全。安全性越高，所需要的投入也越大。可以采用多重安全措施，将会计档案的安全性提高到该信息资料所需要的水平。

四、结束语

会计档案信息化，可以提升档案的使用效率、降低资源消耗，高职高专院校会计档案信息化建设，需要根据会计档案真实性、完整性、安全性要求高，结合自身办学经费有限、人力资源不足等实际情况，量力而行，并考虑空间和硬件的可扩展性、兼容性要求，制定相应的管理办法，建设高质量的会计档案信息化管理模式，为高职高专院校的发展提供基础性资料，分析高职院校的办学效率，为学校以及政府的决策提供参考。

参考文献：

[1]何郑涛，昌晶.数字化校园背景下高校会计信息资源开发利用的理论分析[N].重庆邮电大学学报（社会科学版）. 2015， （1）

[2]陈恒凯，张耀嗣.会计档案数字化管理研究[J]. 兰台世界. 2015，（11）

[3]李颖.ERP 环境下会计档案信息资源管理探析[J]. 山西档案. 2014，（6）

[4]牟文华.会计“绿色档案”的可行性分析[J]. 会计之友. 2014，（35）

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摘 要：数字档案馆的建设是档案馆建设的发展方向。文章着重介绍了什么是数字档案馆、为什么要建立数字档案馆、数字档案馆的特点，以及建设数字档案馆存在的一些问题。

关键词：建设 数字档案馆 意义

建设数字档案馆是21世纪档案馆迎接网络时代的重要战略，这项工作关系着档案馆的生存与发展。虽然21世纪传统档案馆暂不会消失，但随着电子出版物的盛行，数字档案馆将居首位。未来的档案馆将以服务特色和技术手段论高低，能否迅速占有信息资源并向社会提供信息产品将成为衡量档案馆的标准。数字档案馆做为档案馆的主要方向，它的研究与建设水平将直接关系到我国档案馆在未来信息时代的地位和作用。由此我们应充分利用这一有利时机，认真研究在新世纪数字档案建设这一重要课题。

一、数字档案馆的概念

数字档案馆是进入上世纪90年代以后产生的一个全新的概念。随着计算机技术的迅猛发展，特别是网络技术、数码存储与传输技术等的全面普及，使得用户对城建档案信息的加工、存储、查询、利用等方面有了新的要求。因此，数字档案馆也就应运而生。它是一个新生事物，目前，在档案馆界甚至整个学术界还没有一个被广为接受的定义。在众多的定义表述中，其中认为数字档案馆是以组织数字化信息及其技术进入档案馆并提供有效服务。几乎档案馆的所有载体的信息均能以数字化的形式获得，包括所有联机采购、编目、公共查询、对各种信息资源的检索，通过网络组织用户访问外界数字档案馆和信息数据库系统，如电子档案、声像资料、动画片、影视片、多媒体资料等用计算机系统管理档案的用户，服务档案馆利用网络连接到全球各个角落，让用户很方便地共享资源。这一概念尚较为大多数人接受。

二、建立数字档案馆的意义

传统档案馆担负着信息采集、存储、传播及版权控制的重任，数字档案馆也同样要完成这些任务，只是各项任务的内容、采取的手段及服务方式发生变化。建立数字档案馆的主要意义：

1.由于数字档案馆是虚拟与现实相结合，大量的数字化信息存贮在无数个磁盘存储器中，通过计算机网络联接形成的一个联机系统。因此，与传统档案馆相比，它占用的物理空间相对很小。

2.数字档案馆收藏数字形式的信息，除了纸介质的书刊资料外，还收录其它一切可以数字化的信息，如视频、音频资料、计算机程序等等，可以满足查阅者的多种需求。

3.数字档案馆建设对于我们最重要的一点是建立以数字信息为主的各种信息资源，形成互联网上的整体优势。数字档案馆还是保存和延续发展城建档案遗产的最佳手段，所有的珍贵资料都可以经数字化处理后，将原件保存在更适宜的环境中，而数字化的资料由于实现原件的复制，并不影响一般意义上的查阅。

4.利用数字化档案馆的用户可以不同档案馆的工作人员直接见面，而只通过网络与档案馆联系，档案馆专业人员通过电子邮件及电子咨询台与用户联系。档案馆的服务质量取决于软件设计、档案馆专业人员对用户回应的速度和质量、数字化信息的制作、网络的传播速度及人性化界面的设计等。用户也可以直接通过电脑登录至数字档案馆的主页，随意浏览、查询、下载、打印有用的信息。

5.数字档案馆扩大了用户的范围，普通档案馆因为需求者对象与地理位置的限制只能为少数人服务，数字档案馆则允许人们在任何地方、任何身份进入档案馆自由查询。

三、数字档案馆的特征

1.数字档案馆是一个分布式的档案馆群体。数字档案馆通过宽带高速互连的计算机网络，把大量分布在一个地域或一个国家的众多档案馆或信息资源单位组成联合体，把不同地理位置上及不同类型的信息按统一标准加以有效存储、管理并通过易于使用的方式提供给用户，超越空间和时间的约束，使用户在任何时候、任何地方都可以在网上远程跨库获取任何所需的信息资源，达到高度的资源共享。

2.数字档案馆是面向对象的数字化多媒体信息库。数字档案馆的存储介质已不限于印刷体，它具有文本、声、光、图像、影视等多种媒体，其存储的载体也相应的有光盘、录音带以及各种类型的数字化、电子化装置，它通过多媒体、超文本、超媒体等技术，提供智能化的信息检索手段，向用户展示各种生动、具体、形象、逼真的信息。

3.数字档案馆是与平台无关的数字化资源集合。数字档案馆可实现异种数据库之间、服务之间、工作站之间的可互操作性，并正在探索深层语义上的可互操作性。它采用一种联合式或协调性软件，从类型相似的数据对象和服务中，取得一致性和连贯性检索内容。目前在网上查资料，需逐个站点地查询，实现数字档案馆以后，用户只要提供某个检索点，计算机就会按统一的用户界面提供所需的全部资料。

4.数字档案馆具有强大的信息传播与功能。数字档案馆的服务方式与传统档案馆有着重大的差别，它变传统档案馆的被动式服务为主动服务。它可以通过网络随时和传播各种文献资源的信息，对用户进行“引导”或“导航”，向用户提供多种语言兼容的多媒体远程数字信息服务。

四、数字档案馆建设应解决的问题

1.关键技术问题。数字档案馆是采用现代高新技术所支持的系统工程，信息技术的集成在数字档案馆的建设中扮演了非常重要的角色。具体的来说，数字档案馆涉及数字化技术、超大规模数据库技术、网络技术、多媒体信息处理技术、数据库与分析处理技术、信息抽取技术、基于内容的检索技术、自然语言理解技术等等。我们必须针对数字档案馆的应用背景，综合运用有关原理和方法，重点突破关键技术，才能为数字档案馆的建设提供坚实的技术保障。

2.标准与法规的制定和实施。在进行数字档案馆研究和建设数字资源库的过程中，应借鉴发达国家数字档案馆建设的经验教训，尽早制定统一的适合中国数字档案馆建设的资源描述、标识、查询、交换和使用的标准规范及法规，尽量地使用国际标准，对那些不是按标准格式进行组织的资源库，也必须考虑数字项的充分描述，并要有灵活的接口，以保证日后对数据的转换与衔接。使我国数字档案馆在建设伊始，便遵循标准化、规范化、法制化管理的发展道路。

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1农业科技档案管理数字化建设的必要性

1.1是有效改善档案管理工作的需要纸质载体是农业科技档案的根本依据，但是避免不了局限性，存在着数量多、体积大、质量重，不易携带，不便查找，信息传递慢，无法检索等方面的不足。农业科技档案管理的数字化建设，可以从根本上克服这些弊端，即以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础，建立计算机网络平台，以建立好的各种档案信息库为资源，利用智能信息处理技术，将数据库转变为知识库，以供需要者查询、搜索，并且信息资源的使用维护方便，安全保密性强。农业科技档案管理的数字化建设，可以达到资源信息的数字化、资源管理网络化和智能化。

1.2是档案管理发展的大势所趋农业科技档案资源的高效、快捷开发利用需要应用数字化技术。传统的查阅方法是到档案馆，采用人工捡索的办法查找所需的档案，费时、费力，查全率和查准率均不高。档案管理实行数字化后，全市农技推广机构通过互联网，进入市科技档案馆数字化信息中心，各单位的档案电子目录和开放档案数字信息均上传至市农业科技档案馆信息中心，方便全市农业科技档案资源的整合和利用，顺应档案馆现代化发展的需要。

1.3是现代农业发展的必须在当今人们的时间意识越来越强，领导需要迅速、准确的决策；各职能部门工作要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加的情况下，要求档案部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，运用现代信息处理技术手段来处理农业科技档案信息资源，提高档案资源的开发能力和利用效率，确保档案信息能及时、方便地提供。

1.4是节约农业档案机构建设资金的举措库藏档案案卷数量的不断增加需要信息化来管理。以杭州市农业科学研究院为例，该院下辖农作、水产、茶叶、蔬菜、畜牧、生物等多个科研所，截止2010年全院库藏档案820卷，资料12088册，其中相当部分档案分散在基层建档单位，如果对这些档案进行有效整合，采用数字化管理，可大大减轻农业科技档案管理工作人员的工作量，降低费用支出，使档案管理人员能在有限的时间内搜集更多的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。

2农业科技档案管理数字化建设总体设计

农业科技档案管理数字化建设的指导思想是：以需求为导向，以利用为目的，充分利用计算机软硬件功能，最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，保护农业科技档案原件完好，保证数字化农业科技档案真实准确，更好地发挥农业科技档案信息资源的作用。农业科技档案管理数字化建设的原则是：档案数字化，工作标准化。档案数字化标准规范体系的建设，可以从管理、业务、技术等标准规范层面来研究制定。从简单的标准化向科学、精确的标准化过渡，从孤立的标准向体系化的标准推进。重要档案优先数字化。以利用需求为导向，结合实际，统筹规划，分步实施，突出重点，量力而行，将年限较长、具有馆藏特色、最为珍贵以及利用频率高的档案优先数字化。各部门分工协作。档案数字化工作相当繁琐，涉及面广，必须坚持分工协作、整体配合、长期坚持、相互理解的工作理念，充分发挥单位各个部门和各类人员的作用，明确工作任务，落实责任分工，真正做到各司其责，各施其能，协调配合，形成全方位、多层面、多角度、共同推进档案数字化建设的科学发展模式。多方位快速高效检索。数字档案管理系统应该建立多种满足档案利用者的检索方式，提高检索的自由度。完善的电子检索系统，能高效、快速、全面地从档案信息中检索出利用者所需的信息，并对档案利用进行快速统计。数字档案管理系统应及时公布、更新、维护网站网页内容，提供服务范围、内容，便于档案利用者了解档案信息动态，及时查找所需信息。注重档案数字化人才培养。要建立和完善档案人才选拔、任用和激励机制，重视人才的储备，以超前的意识搞好人才建设，造就一批既熟悉档案工作管理、通晓档案理论知识，又掌握现代档案数字信息技术的新型档案工作人才队伍，确保档案数字化建设及档案事业又好又快地发展。农业科技档案管理数字化建设需要投入，特别是建设初期软硬件配置投入较大，建成后也要保持一定的运行成本。因此，要按照成本效益最大化的要求，细化农业科技档案管理数字化建设的步骤。同时优化农业科技档案管理数字化的各种资源配置，根据不同的情况，进行农业科技档案管理专业人员和数字化技术人员、计算机和扫描设备的合理配置，构建农业科技档案管理数字化投入小收益大的新模式。具体步骤上：一是建立农业科技档案管理数据库。第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保农业科技档案管理数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。二是加强电子文件的收集和积累工作。电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台组合，是未来数字农业科技档案管理最主要的来源。为了确保所形成的电子文件不被丢失，保证电子文件是可存取、可利用和可理解，必须及时对所形成的电子文件进行收集积累。电子文件的收集积累，不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信息内容的载体在个人手中发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全，为电子文件的归档打下基础。电子文件的收集积累范围，应严格按照国家有关规定执行。用载体传递的电子文件，要按规定进行登记、签署，对更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。三是农业科技档案管理数字化与上网利用同步。农业科技档案管理数字化及管理流程重组是一个管理思想不断变化的过程，农业科技档案管理数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。数字化农业科技档案管理分开放与不开放两种，开放农业科技档案管理即上互联网，建立农业科技档案管理资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供农业科技档案管理信息。

3农业科技档案管理数字化建设需要把握的几个问题

3.1提高认识，统筹规划首先必须在思想上充分认识农业科技档案信息资源的重要意义。在当今信息公开程度越来越高的形势下，农业科技档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大，只有当农业科技档案信息资源在农业现代化建设中发挥重要作用时，农业科技档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。其次，做好统筹规划。将大量的农业科技档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况，制订农业科技档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。最后，要保障档案整理过程的完整性。农业科技档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。

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关键词 数字城市；数字化；建设

中图分类号TP39 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2012）81-0207-03

信息化的实质就是数字化、网络化和智能化。从广义上来讲，数字化城市也就是城市信息化。随着城市信息化进程的加快，数字城市的建设以成为了城市建设的发展方向。利用数字化及相关技术可以以城市为主体，对政治、经济、文化、科技、教育和社会生活各个领域的问题进行全方面的信息化处理，不仅提高城市的生产力水平和竞争力，而且促进物质文明和精神文明建设，更有利于城市的可持续建设发展。

1 数字城市建设概述

1.1 数字城市的概念

随着信息技术的高速发展，美国率先提出了国家信息基础设施（NII）和全球信息基础设施（GII）计划，随之越来越多的国家加入到全球信息化的行列，从而演变出了数字城市的基本概念。

“数字城市”是基于计算机技术，多媒体技术和大规模存储技术，通过宽带网络的链接，利用遥感，全球定位系统，地理信息系统，遥感的仿真 - 虚拟化技术，如城市进行多分辨率的数字城市，多尺度，多空间，时间和多品种的三维描述，即利用信息技术手段，将这个城市的过去，现在和将来网络上的所有内容，数字化虚拟实现。它是从工业化时代向信息化时代转换的基本标志之一。数字城市不仅可以为人类提供观察物质和精神世界的新途径，还可以辅助参与人类智力相关的创造活动。

1.2 国外数字城市现状

发达国家通过大力发展电子政务、电子商务和社区信息化建设，有效地推动经济社会的全面信息化。之后实现了数字城市信息资源共享，面向市民的数字城市在线公共服务，越来越受到各国政府的高度重视。例如政府网站群是数字城市功能实现的根本途径。而国外的政府网上办公的数量庞大，主要业务有：城市规划管理，城市档案管理，城市审计管理，城市社区管理，城市经济、文化、旅游协调和服务，城市财政和政府采购，市政工程管理，应急管理等。加拿大、澳大利亚的城市政府在网上进行了规划管理网上作业，将每次城市所做的城市规划方案在网上，征求市民意见，从而实现了程序规范、法制健全、申报简介、过程透明、效率高、尊重民意的城市管理及规划。

除了政府网站群方面，“数字城市”在地理数据资源、信息资源等也有着很好的发展。回顾国际上数字城市的发展道路，主要分为了四个阶段：第一阶段：网络基础设施的建设阶段；第二阶段：市政府和企业内部信息系统的建设阶段；第三阶段：市政府、企业互通互联的阶段；第四阶段：网络社会、社区、数字城市的形成阶段。

1.3 国内数字城市现状

“数字城市”的我国也积极的开展了相应的活动，并投入到城市建设中。例如在首届“数字地球”国际会议上，北京市市长正式提出了启动“数字北京工程”。“中国县级第一市”的广东南海，也积极的投入到城市信息化的电子政务。不仅这些城市，我国的上海、南京、杭州等各大城市都开展而来试点工作，并逐步的在全国进行推广。“数字城市”建设在我国的发展是有效的，例如广州市建成了一个市党政机关城域互联网络平台，建成了政府等几大光纤网络，并与多个市直单位实现了高速互联，建立了省政府、中国经济网、国家计算机公众互联网等国家互联网络交换中心的互联。

我国的政府网站数量也相当巨大，覆盖了全国30个省市区。但我国政府网站仍处于政府宣传的初级阶段，主要是介绍政府结构、政府首脑、政策法规、办事程序和统计结果等。由于投入到网上办公的时间较短，和国外政府网站相比业务上不是很成熟，但这些政府网站对数字城市建设有着重要的意义。他向着数字城市的行政管理迈出了跨越的一步，数字城市的社会服务功能需要由政府网站群来实现，因此政府网站群的建设和成长对数字城市管理有着积极的促进作用，使得政府和市民能更多沟通，更多交流。

我国目前处在数字城市发展的四个阶段同时并举的形式下，不仅是政府网站群，其他的数字信息系统也不够完善，政府和企业内部信息系统的数量和质量是数字城市建设的关键因素，为了更好的建设数字城市，我们需要在政府网站群和各企业信息系统上做出更多的投入。

2 数字城市建设的关键技术及存在的问题

2.1 数字城市建设的关键技术

“数字城市”的研究领域较为广泛，其所设计的理论有：多源多时相多分辨率数据集成理论、分布式计算理论、三维仿真理论、海量存储理论、信息的认知理论、空间数据仓库理论等。数字城市的关键技术主要分为：元数据与海量数据处理、数据仓库与数据挖掘、数据融合与虚拟现实、互操作与超链接。

2.1.1元数据与海量数据处理

元数据在一定意义上是沟通数据生产者、管理者和使用者的桥梁，它主要包括：主题内容与使用范围、参考标准、术语、元数据层次结构、元数据分级、元数据扩展原则及方法等。而“数据城市”则涉及到了大量的数据，对这大量数据处理的技术需要快速、高效地进行存取和运算以及传输，它是“数字城市”建设的基础，也是关键技术。

2.1.2数据仓库与数据挖掘

数据仓库是将不同类型的数据进行标准化的过滤和匹配等操作后，进行数据仓库的建模、概括、聚集、调整及确认等工作。它是“数字城市”整合信息资源的重要载体，也是实现信息共享的基础平台。数据挖掘是通过建模从大量的数据中来挖掘所需的数据或知识，其过程为：确定数据挖掘对象、准备数据、建立模型、数据挖掘、结果分析和知识应用。

2.1.3数据融合与虚拟现实

空间数据融合主要内容有栅格数据之间的融合、栅格数据与矢量数据之间的融合和矢量数据之间的融合。其中栅格数据之间的融合技术相对比较成熟，而矢量数据之间的融合较为复杂。目前全世界都在进行攻关的难题是融合图形数据与属性数据之间的连接关系。由此可见数据融合技术还需更加提升。

虚拟现实系统主要由显示子系统、检测子系统、和模拟子系统三大部分组成。显示子系统主要负责感觉信息的合成，检测子系统主要将操作信息传递给电脑，而模拟子系统是虚拟现实系统的核心，主要是实现虚拟环境的描述和构筑。虚拟显示系统的技术基础有许多，例如高级三维图形技术、多媒体、网络通讯等等。实现虚拟现实系统的应用类型有视频映射系统、沉浸式系统和分布式虚拟系统。

2.1.4 互操作与超链接

互操作是异构环境下两个或两个以上的实体，即使它们的语言、模型和环境不同也依旧可以相互通讯和协调运行，来完成某一指定的任务。这些实体主要包括应用程序、处理对象和系统运行环境等。研究互操作不仅要是技术问题，更涉及到了各个组织机构之间的协调与配合。它是“数字城市”实现通信共享和系统集成的重要技术途径。

超链接为“数字城市”提供了资源的关联，可以将“数字城市”庞大的信息资源相互联系起来，就如互联网中超链接的作用相似，但由于“数字城市”拥有海量的数据，因此对超链接的技术要求很高。

2.2 数字城市如何建设

建设“数字城市”需要注意以下几方面：信息安全保障体系、标准法规及运营管理体系、访问方式以及数字化生活、数字化管理和数字化经营。由于“数字城市”涵盖的范围很广，所以在建设的过程中需要适应不同的数字化管理。例如：数字化生活中包含数字社区、数字医疗、网上购物等；政府数字化办公包含决策支持、智能交通、一站式服务等； 企业数字化经营中包含电子商务、企业资源管理、客户管理等。

“数字城市”总体构成分为四部分：基础信息层、地理空间层、应用系统层、决策分析层。“数字城市”建设首先要建好地基，即信息基础设施的建设。建设好信息基础设施后，就要建设第二项工程——国家空间数据基础设施（NSDI），这是数字城市建设的核心内容。NSDI是指对地理空间数据有效的采集、管理、访问、维护、分发利用所必须的政策、技术、标准、基础数据集和人力资源的总称。第三步需要进行“数字城市”地理空间框架的建设。截止到2012年5月23日，全国已经有260余个地级以上城市开展了数字城市地理空间框架建设，其中已经有100余个城市的数字城市地理空间框架已经建成并投入全面应用。积极响应“十二五”规划，“十二五”期间，全国将基本建成由“一个网”、“一张图”、“一个平台”组成的数字中国地理空间框架。在完成上述工作后，就需要完成最后一步，即地理信息的综合服务，此项包括政府、企业、公众三个方面，这个环节跟民众的生活联系紧密。

2.3 数字城市建设存在的问题

目前，城市数据还存在着一些问题，也就是说还未达到“快、准、全、廉”的标准，大比例尺空间数据的获取与提供离标准还存在着很大的差距，同时我国目前在城市数据的共享上存在着缺乏合适数据和不能充分有效利用数据的问题。由于建设“数字城市”是一项大的工程，所以设备要求也很高，目前的数据设备才存在着精度、网络传输速度以及虚拟设备模拟的逼真度等方面的问题。建设“数字城市”，技术要求也很高，虽然目前我国掌握一些关键技术，但还不能很好的满足建设需求，所以技术也需要进一步完善。再者，技术、管理和经济之间的关系也有待协调，“数字城市”数据共建共享和系统互操作的实施很大程度上是取决于管理、政策和经济的因素，所以协调这些方面是存在的很重要的问题。我国目前城市信息系统建设的进展不是很快，水平也参差不齐，要实现不同领域的系统互联互通是尤为重要而有难度的，这将给我国的“数字城市”建设带来挑战。同时，我国还面临着两个无法回避的问题，一是没有建立基础地理数据和GIS系统的长效更新机制，二是没有建立统一的数据标准，软件平台不统一，形成不能交流共享的“信息孤岛”。

为了解决这些问题，我们首先要做的是完善数字化城市建设的基础设施，这是数字城市建设的起点和保障，这需要政府的支持，尤其是在基础研究和尖端技术开发、信息化试验区建设、政府信息系统建设、基础数据库的建设等方面。其次，我们要引入人才，此时不仅需要技术人才，还需要各个专业部门的人才，这样才能更大程度的发挥“数字城市”的建设和管理，因此，我们需要注意人才的比例要协调。再者，“数字城市”的建设离不开市民，唯有市民的热情才能增加城市信息化建设的动力。“数字城市”不仅仅只应用与政府，还应用与生活，比如数字化社区、数字化单位、数字化企业等等，那么开展普及信息技术显得尤为重要。在“数字城市”建设中，政府的作用是十分关键的，主要涉及到加强领导，促进技术管理和经济三者关系的协调，以及制定“数字城市”的战略。“数字城市”是城市发展和社会信息化的必然趋势，面对目前无法避免的问题，国家测绘地理信息局带领业内的院士、专家等，提出了适合我国国情的统一建设“数字城市地理空间框架”的解决办法，数字中国地理空间框架就是建设我国的NSDI。如此可以合理的解决“信息孤岛”的问题。相信在解决这些问题后，“数字城市”便能深入到我们的生活工作中。

3 数字城市建设应用及发展前景

数字城市应用范围十分广泛，包括城市规划、政府机关办公系统、土地管理、公安消防等各种领域的管理，这些大量的城市空间数据在提供和获取上追求着“快、准、全、廉”的目标，而这些目标的实现正是由数字城市的建设来解决的，包括数据生产与更新的速度，数据的准确及精度，数据在空间中的完整性以及体现数据的真三维和时态性。数字城市的建设将大大改善我国城市空间数据的状况。

因此，数字城市建设是城市信息化的发展趋势，是城市可持续发展的需要，是城市政治与经济发展的需要。在这个高速发展的信息化时代，数字城市建设将会有更大的发展，越来越多的城市也会加入到建设行列，从而给城市空间数据的生产和处理增添新的生命力。

参考文献

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1.建国以来我国档案馆管理体制

建国以来，我国政府充分借鉴前苏联的集中管理模式，将我国档案馆按照行政区划和层级划分，形成了由本地本级政府负责建设和管理的、以块为主的档案馆宏观管理模式和具有浓郁行政色彩的管理体制。实际上，这种管理体制是当时我国政府广为盛行的公共行政模式。由于缺乏科学的公共行政理论的指导，在这种管理体制下，我国档案馆的发展呈现“沉舟侧畔千帆过，病树前头万木春”的景象，各地政府受当地经济社会发展水平的影响，对档案馆事业的管理施行了忽略和挤占以及边缘化的策略，并且各个档案馆之间也是各自为战，重复建设现象颇为严重。

2.我国现行档案馆管理体制存在的主要问题

我国现行档案馆管理体制存在的主要问题：

（1）档案馆管理体制过于僵硬。长期以来，我国档案馆事业施行集中管理模式，虽在一定程度上促进我国档案馆事业的发展，但是这种管理体制已然不能适应我国档案馆数字化发展的需要。在这种管理体制下，我国档案馆的发展呈现“沉舟侧畔千帆过，病树前头万木春”的景象，各地政府受当地经济社会发展水平的影响，对档案馆事业的管理施行了忽略和挤占以及边缘化的策略，并且各个档案馆之间也是各自为战、条块分割，重复建设现象颇为严重。

（2）档案馆资源共享难以实现。进入新千年以来，我国档案馆体系虽然在档案信息资源共建共享等方面取得了较大突破，如数字档案馆、检索体系等，但是各个档案馆之间在网络建设、软件建设、管理创新等方面的交流合作较少，且数字化档案建设水平较低，档案馆资源仍然被隔离，以致于档案馆基本公共服务不均等等问题突出。需要指出的是，我国数字档案馆建设没有一个统一的发展规划，并且政府的政务系统也缺乏相应的支持，导致我国档案馆数字化进程推进极其缓慢，部分技术薄弱的单位甚至是难以为继。

（3）档案馆人员队伍不稳定，且专业化程度较低。档案馆馆员的专业绝大部分都不是图书馆相关专业，涉及到的专业五花八门，专业领域管理人才极其缺乏，大部分非专业档案馆管理人员从事专业化程度较高的档案馆工作，以致于在日常工作中缺少档案管理能力、服务水平也欠科学性，相关流程也缺乏自动化，极大地制约了我国档案馆现代管理理念的贯彻，阻碍了我国档案馆现代信息化建设进程。

二、推进我国档案馆管理体制改革的建议

根据新公共服务理论，结合我国现行档案馆管理体制存在的主要问题以及国内的成功案例，给出以下三个方面的对策建议：

（1）坚持以人为本的管理理念。公共档案馆是由政府管理、自主和支持的、免费为社会公众服务的公共产品，是人类社会文明发展的产物。坚持以人为的管理理念，就是要将公共档案馆的社会服务职能投放到社会事业发展中，摒弃传统公共行政思想，始终以为公民提供更多优质服务为根本出发点，不断创新管理体制、服务形式。

（2）加强档案馆数字化建设，促进公共档案馆资源的流动。构建档案馆数字化研究中心，集中科研资源，攻破档案馆数字化关键技术和前沿技术，利用数字化技术，加强规划，合理布局公共档案馆资源，同时要促进公共档案馆资源公共平台建设，推动公共档案馆资源在区域间的有序流动，为公共档案馆基本服务均等化提供保障。

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关键词：房地产管理 房产档案 现代化 微机化管理 作用

1 新时期房地产档案的特点

房地产档案形成于房地产管理部门从事权属登记、测绘、调查、权属变更等活动管理中，是具有保存利用价值的文字、图表、声像等专业文件资料。近年来我国快速发展的城市基础设施建设引发了房地产市场持续高温，房地产档案的利用量和利用率随之攀升。房地产档案已成为城镇建设、反腐倡廉、国家税收、维护城镇居民合法权益、化解纠纷的重要依据，在房地产管理中扮演着越来越重要的角色。

1.1 专业性：房地产档案作为城市房地产管理的综合反映，只产生于房地产专业部门，任何部门不得替代。又区别于一般公文，房地产档案的内容权属房地产管理活动，写作多用房地产专业术语，形式通常为填写式、表格式。此外，法律明确规定一个行政区划只能有一家房地产发证机关，因而，我国每一宗房地产档案都具有权属记录的唯一性和垄断性。

1.2 法律性：房地产档案代表国家对房地产所有权与相关权利的登记、确认，包含了房屋权属的历史状态，是房地产管理的原始记录，具有不可分辨的原始凭证性与法律依据性。

1.3 动态性：由于房地产本身所具有的变更性，记载房地产权属状态的房地产档案会根据所记录房地产的数量、质量及使用状况等变化而调整。因此，房地产档案具有鲜明的动态特征。另外，房产变更过程中所形成的申请书、权属调查及房地产测量等材料也属于房地产档案变动范畴。

1.4 广泛性：房地产档案是一个长期的管理过程，运用到的方法也多种多样，包括行政、法律、信息工程、测绘、遥感等诸多手段。并受房地产活动的阶段性特征影响，房产档案所涵盖的内容也及其广泛，涉及土地资源、房产权属从登记到变更的全过程。

2 档案微机化在房产档案管理中的应用

房地产档案管理是城市建设的重要组成部分，关系到国家对房地产权属的登记控制，以及房地产开发企业与拆迁户的切身利益。随着我国城市建设进入高速发展期，城市扩建和改造带来的房产登记、变更越来越多，传统的手工记录显然已无法与日益增长的房产档案需求相适应。如何提高档案管理水平，实现房产产籍档案管理现代化，亟待解决。

近年计算机信息产业的蓬勃发展为房地产档案管理注入了新的活力。人们认识到，通过计算机信息化技术，建立一套完整的房地产预售、登记、交易、查询、市场分析以及信息统计的网络系统，是提高房地产管理效率的有效捷径。即房产产籍微机化管理。

所谓房产档案微机化管理，是指房地产行政管理部门利用计算机技术、数据库技术、多媒体技术、扫描技术、存储技术等，把现有的如文字、图表、声卡等房产档案资源转化为数字档案信息，以数字档案信息库的方式储存，在网络联结的基础上，利用计算机系统进行全面管理，实现档案资源共享。

3 房产档案管理现代化中的微机作用

随着住房制度改革的不断深入和公共住宅的快速普及，我国房地产档案管理模式日益丰富。新时期的房地产档案管理结构，已经延伸到房产档案管理、房地产企业档案管理以及个人贷款房产档案管理等领域，房地产档案利用频率不断加快。这一趋势下，作为房产档案管理现代化的重要手段，房产档案微机化管理具有极其重要的理论价值和现实意义。

3.1 档案管理数字化。房产档案微机化管理采用数字化存储技术，将大量的房产基础数据进行统一管理，提高了房产档案的通用性、标准性、安全性以及可视性，并且通过微机系统，可以实现对档案数据的快速查询（包括异地查询）和实时浏览，并能对档案关键内容进行跟踪和比较。

3.2 档案管理智能化。通过房产档案微机系统，用户查阅档案信息迅速而简便，直接从微机系统中调出所需要的电子文档即可，而不用再去翻阅厚厚的纸质档案，从另一个角度讲，这也降低了房产纸质档案的使用率，利用重要档案资料的保存。

3.3 档案管理安全化。微机管理模式下的房产档案数据库拥有备份的功能，并能够通过电子加密对重要档案进行保护，提高了信息使用的安全性。

3.4 档案管理科学化。通过房产档案微机化管理，实现业务信息统一采集、统一录入，进行档案管理中的不利因素的预先防范，对可能出现的档案管理弊端，能够从容应对。上述问题一直是传统档案管理面临的一大难题。

3.5 档案管理高效化。档案微机化管理最大程度地实现了房产档案资源的有效利用与共享。用户获取信息不受时间地点限制，避免了人力、物力、财力的浪费，工作人员不必进入库房也可以查阅、打印所需资料，大大提高了档案管理的效率与质量。此外，微机应用到房地产档案管理中，使房产重复确权、登记的弊端得以彻底解决。

目前，微机档案管理模式已经普遍应用于城市房地产管理的登记、发证及变更。但实际上，受技术条件的限制，大多数城市尤其是内陆城市对如高速扫描技术、大容量存储技术以及模糊识别技术等关键技术十分缺乏，加之国内并没有一个统一的房产档案微机化的建立标准，我国离真正实现房产权属档案的微机化管理还有较长的路要走。但可以确定的是，房产档案微机化管理作为信息化管理时代的产物，必将成为提高房地产档案管理自动化程度的主要途径和效率的有效工具。并随着我国高兴技术的快速发展与计算机应用的迅速普及，房产档案微机化管理趋势不可逆。

参考文献

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[2] 何屹.档案管理务实M北京大学出版社，2010年

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[4] 郑国，叶裕民，皮定均.国内外数字化城市管理案例，中国人民大学出版社，2009年

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关键词：云计算；档案云；档案信息化

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）20-4746-02

1 云计算的概念

云计算（Cloud Computing）是分布式计算、效用计算、并行计算、网络存储、虚拟化、负载均衡等传统计算机和网络技术发展相融合的产物。采用云计算技术，用户可以通过互联网随时随地获得自己所需的各项服务，云中的各种资源用户都可以随时获取，按需使用，随时扩展，并按实际使用支付相应的资费。云计算的核心思想是将通过网络连接的各种计算资源统一管理、调度，将其构成一个大规模的计算资源池，向各类用户提供按需服务。

云计算包括三个层次的服务：基础设施即服务（Iaas）、平台即服务（Paas）和软件即服务（SaaS）。

基础设施即服务（Iaas）：是指用户通过互联网从厂商提供的计算机基础设施获得服务。为了实现Iaas服务，厂商把网络中多台服务器组成“云端”基础设施，将内存、I/O设备、存储和计算能力等整合成虚拟资源池，为网络中各类用户提供所需的存储资源和虚拟化服务器，而用户则按需租用各种硬件设施。平台即服务（Paas）：是指将软件开发平台作为一种服务，以SaaS的模式提供给用户使用，Paas厂商为用户提供应用程序的开发环境、服务器平台和各种相关的软硬件资源。用户可以在该平台上开发自己所需要的各种应用程序，并通过服务器和Internet为其他客户提供服务。软件即服务（SaaS）：是指服务厂商把用户所需要的各种应用软件统一部署在自己的服务器上，根据用户所定制的软件类型、数量、以及使用时间的长短来计费，并通过浏览器向客户提供软件、软件的运行环境及其软件的维护和管理。在这种模式下，客户可以通过自己的终端接入互联网，并随时随地使用自己订制的软件，从而节约了大量用于配置硬件、软件资源和系统维护的开销。

2 云计算的关键技术

云计算系统主要采用了编程模型、数据管理技术、数据存储技术、虚拟化技术、云计算平台管理技术等五种关键技术。

编程模型：云计算采用了类似MapReduce的编程模式，以便用户通过编写简单的程序就能实现自身所需的一些特定功能。MapReduce是Google公司开发的基于java、Python、C++的编程模型，是一种简化的分布式编程模型，具有高效的任务调度功能，主要用于大规模数据集（通常是大于1TB）的并行运算。

数据管理技术：云计算系统由大量服务器组成，为大量客户服务，采用分布式存储方式来存储数据，系统使用冗余存储的方式来保证数据的可靠性。在使用过程中，客户与主服务器的信息交换只限于对元数据的操作，所有数据通信都直接和块服务器联系，从而大大提高了系统的效率，有效降低了主服务器负载。云计算系统使用的数据存储系统通常是Google的GFS和Hadoop开发的HDFS。

海量数据存储技术：云计算系统通常需要对海量的分布式数据进行分析、处理，因此数据管理技术必须能高效管理大量数据。现有的数据管理技术主要是Google的BT（BigTable）和Hadoop的开源数据管理模块Hbase。BT（BigTable）是建立在GFS、Scheduler、Lock Service、MapReduce之上的大型分布式数据库系统，它把所有数据看作对象来处理，形成一个巨大的表格，用以分布存储大规模结构化数据，从而有效解决数据的海量存储。

虚拟化技术：使用虚拟化技术可以将软件应用和底层硬件隔离开。它包括将单个资源划分成多个虚拟资源的裂分模式和将多个资源整合成一个虚拟资源的聚合模式。

云计算平台管理技术：云计算平台管理技术能够使大量的服务器协同工作，有效地进行各种业务部署，快速发现并恢复系统故障，通过智能化、自动化手段来实现大规模系统的可靠运营，从而实现对分布在不同地点的服务器的有效管理，保证系统提供不间断服务。

3 云计算在高校数字档案馆建设中的应用

高校档案云是指建立在云计算技术基础上，利用信息化手段，对高校数字档案按信息进行收集、管理，实现档案信息资源共享的超大规模分布式数字网络档案信息系统。它是云计算面向档案领域提供的一种应用服务。它将云计算的优势运用于档案领域，通过互联网为用户提供档案的信息化服务，能够有效地实现数据的安全可靠性、对客户端需求也很低、并且能轻松实现数据的共享。档案云显著的优势能为高校档案的信息化建设提供有效途径，档案云的发展也为高校档案云建设提供了依据。

第一，云计算为高校档案云基础设施建设提供了保障。云计算为用户提供了包括服务器、网络连接和存储设施所需的各种硬件资源和基础软件服务。在云计算服务系统中，云计算机将庞大的计算处理程序拆分成无数个较小的子程序，再交由多部服务器组成的云计算服务系统进行分析处理，并将处理结果回传给用户。通过云计算技术，网络服务提供者可以在数秒之内，处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大的网络服务。云计算数字化档案管理系统就是由云计算服务提供商将应用软件部署在自己的服务器上，通过浏览器向高校档案馆提供软件平台，并由服务提供商维护和管理系统，提供软件运行、维护的基础硬件设施。高校档案馆根据需求通过互联网向厂商订购应用软件服务，支付一定的租赁服务费用后，即可享受相应的硬件、软件和维护服务。其动态、可伸缩的架构，能满足档案信息化管理的各种应用服务和用户规模不断扩展的需要。通过使用云计算可以大大降低高校档案馆用于升级档案管理服务器软硬件的各种开销，以及用于档案管理系统的管理、维护所需的人力需求。云计算系统为云计算用户提供必要安全可靠的网络连接。云计算环境下数据中心专门的安全实时监测、严格的权限管理、数字加密、传输加密、防篡改、防攻击、防火墙等安全保障服务能有效保障高校档案信息资源的安全性。云存储是指云服务提供商通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将互联网中各种不同的存储设备连接起来并协调工作，实现访问和链接功能。高校档案的信息化建设中电子文件档案日益成倍增加，各种图形、图像、音频、视频等电子文档以及电子文档的备份都需要占用大量的存储空间。云存储拥有的无限量的海量存储空间，可以存储和处理TB级乃至PB级的海量数据，高校档案馆通过租用云存储就能安全有效地实现档案数据的存储和备份。

第二，云计算为高校档案云平台建设服务提供了便利。云计算平台可以分为三类：以数据存储为主的存储型云平台，以数据处理为主的计算型云平台、以计算和数据存储处理兼顾的综合云计算平台。包括中间件服务、本地与云端的通信服务和数据库服务。平台通过应用JavaScript、Flash、Silverlight、并行处理、分布式缓存等技术，以友好的方式展示用户所需内容，实现数据的海量处理，提供可扩展的数据库处理能力，有效降低后台服务器压力，提高系统的访问速度。高校档案云用户也可以通过该平台构建自身所需的各种档案业务应用系统，实现档案管理系统的功能扩充，从而满足不同用户的需求。

第三，云计算为用户提供面向终端的各种应用系统。档案云系统将为用户提供各种数字档案馆所需的应用系统，包括档案资源管理系统、档案数字化加工系统、各种常用的办公自动化系统、网站信息资源系统等。档案云应用到高校数字档案馆后，终端用户只需要在自己的终端上通过访问档案云系统提供的应用系统就可以完成相关工作不需要在自己的终端安装部署大量的相关应用软件，从而降低了终端机的软硬件配置成本，也大大提高了终端的运行速度，并为用户提供不间断的高效服务。

第四，云计算使得高校档案可以高效地实现数据共享。通过互联网、移动互联网提供的面向海量信息的处理模式，能更加高效地实现数据的共享，也避免不同高校档案部门之间对同一档案信息资源的重复冗余建设。目前，各高校数字档案馆建设进程飞速发展，档案资源丰富，但共享程度低，档案资源的利用率低，使得开放的档案信息资源没有被充分利用起来，从而无法体现这些重要档案的自身价值，也造成档案资源的严重浪费。同时档案资源与其他公共资源不同，部分未解密档案要求严格的保密、安全性，为了能更加有效地实现档案资源的共享，各高校档案馆可以对本馆馆藏资源进行甄别，将适合公开的资源置于公有云中，以实现档案信息的共享；而那些具有保密级或安全需求的档案资源则放入私有云中，以便为特定的用户提供档案资源的查询利用服务，从而切实有效地保证档案资源的安全与有效利用。

4 小结

随着云计算技术的成熟，档案云应用的深入研究，建立高校档案云并将其应用于高校档案馆，将有效解决高校档案信息化建设中存在的经费、技术和人才需求等各种问题。然而，档案作为一种特殊的共享资源，无论通过加密技术、防火墙、私有云、文件内容过滤等各种技术的应用，还是通过法律法规的约束，其数据的安全问题仍然是有待解决的。

参考文献：

[1] 蔡学美.档案云技术应用于档案信息化建设[J].办公自动化，2012（6）：14-17.

篇10

Abstract: with the advent of internet of things age, the upgrading and transformation of archives management system to digitization is imperative. As an image recognition technology, RFID is the direction for future archives digital management, so it will play immeasurable role and will be widely applied certainly. This paper firstly analyzed the advantage of RFID technology in digital archives management system, and then put forward to the function module design and working process of management system.

关键词：RFID；数字化图书馆；应用

Key words: RFID；digital library；application

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2011）23-0139-02

1高校档案管理数字化迫在眉睫

近年来，高校档案管理越来越规范，档案事业取得了长足的发展，规模扩大、数量逐日增多、种类日趋多样化、信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：

1.1 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长目前档案管理几乎都采用原始的手工录入、登记方式，无法实现档案管理的现代化。传统方式下，档案入馆后先需进行杀虫消毒、分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案盒编写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。

1.2 档案存放次序较易被打乱、查阅耗时长虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成存放无序，查找困难。同时随着档案规模与种类越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找、核查。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。

1.3 档案的安全保障能力弱、利用信息统计难现有的档案管理手段无法有效保障各类档案的安全性及防止档案被恶意盗用。档案利用是档案价值体现的重要标志之一，然而依靠传统方式档案利用数量统计、管理信息采集传输难度大。

鉴于以上现状，进行档案管理的技术升级与改造，从而实现数字化管理迫在眉睫。

2RFID技术及应用系统简介

物联网将会是 “第三次信息技术革命”，物联网时代到来指日可待。RFID被公认为是物联网的构建基础和核心。国际电信联盟（ITU）将RFID技术列为物联网关键技术之一。

RFID，Radio Frequency Identification，即射频识别，采用无线自动识别技术，是一种可以将物品编码采用无线标签的方式进行记录和供读取的小型发射设备。RFID俗称电子标签，具有非接触、工作距离长、适于恶劣环境、可识别运动目标等优点。它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，可工作于各种恶劣环境。

RFID技术对物联网的实现起着决定性的作用，其应用系统由RFID标签、天线、RFID读写器、RFID数据管理系统四部分组成，如图1所示。它是集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

3RFID技术应用于档案数字化管理中的优势

高校档案数字化建设与管理的重要内容是库存档案的数字化工作。从目前来看，RFID技术作为一种图像识别技术，在高校档案的数字化应用过程中具有以下优势：

3.1 非接触式数据采集RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有RFID标签的档案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。

3.2 快速扫描、数据处理量大RFID读写器可以同时从多个射频标签中快速读取包括位置信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如一些读写器可以每秒读取200个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。

3.3 标签信息容量大、使用寿命长，可重复使用和传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，1K甚至8K的容量；标签可以重复地新增、修改、删除卷标内储存的数据，反复被擦写，而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用，方便信息的更新。现今的条形码印刷上去之后就无法更改。

3.4 体积小型化、形状多样化RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外，RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。

3.5 抗污染性能强，耐久性、穿透性好传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损；RFID标签是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信和无屏障阅读。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。

3.6 安全性高标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。同时标签具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，实现非法取走报警功能，可以很好的防止档案丢失。

4管理系统的功能模块设计

基于RFID技术的档案数字化管理系统，其主要由RFID数据管理系统和档案管理信息系统组成，如图2所示。

4.1 RFID数据管理系统该系统由中心数据库和终端管理器组成，是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器与手持式阅读器，是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库；手持式阅读器是管理员进行现场信息采集与通讯的硬件，管理员将采集到的数据导入至中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。

4.2 档案管理信息系统该系统由储位管理子系统、查询管理子系统、利用管理子系统和安全管理子系统构成。其中储位管理子系统又由储位自动识别模块和档案自动识别模块组成，而安全管理子系统包括监控模块和警报模块。

4.3 系统具体功能如下：

①储位管理子系统：该子系统能够实现档案自动识别模块所储存的档案盒编号和储位自动识别模块所储存的储位编号自动匹配，从而在进行档案的出入库时较好地实现档案储位的定位。此外，储位自动识别模块还具有储位分配、储位信息管理的功能，可实现档案馆储位的可视化、动态化管理。②查询管理子系统：在档案需要被查阅时，由该子系统提供档案编目查询、密级查询等，并发出出库指令，指令通过计算机总线将查询信号传输至档案架，使得档案架上的指示灯亮起，管理人员按指示灯指示做出库作业。③利用管理子系统：将各类档案利用情况进行实时快速的统计管理，同时协助档案保管查询档案利用后是否归还到原位置，还能通过档案利用率提示相关部门对档案进行杀虫、消毒提示报警。④安全管理子系统：该子系统负责档案防盗和现场监管，实施档案管理的安全机制。当档案盒在非正常情况下离开储位（指不经查询子系统发出出库指令情况下），安装于储位区的阅读器将捕捉到这一信息，将档案信息无线传回管理系统，监控模块将会把这一异常信息立即发送给警报模块，警报模块接受到信息后向计算机控制中心发出警报。

综上所述，RFID数据管理系统与档案管理信息系统通过系统接口实现系统间的对接，由RFID数据管理系统实现档案数据的收集、储存、读写电子标签；档案管理信息系统实现对档案信息的应用与管理。同时，可对系统用户设置不同权限，以实现对用户的安全性管理。

5RFID技术应用于档案管理的工作流程

5.1 入馆管理新的档案入库前，先进行杀虫、消毒然后根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目，并通过终端管理器写入RFID标签，生成的电子标签数据被传送到中心数据库里，最后将档案送入档案保管处进行入馆。

5.2 盘点管理由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由档案管理信息系统的查询子系统发出盘点指令，RFID阅读器立即完成对档案的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员持手持式阅读器进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。

5.3 查阅管理在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取中心数据库里所储存的数据信息，核对无误后发出出库指令，储位管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出出库指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案的出库时间信息。如若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。

5.4 利用管理实现各类档案利用情况的实时统计管理，从而使管理者能及时掌握档案的利用情况。在利用大厅窗口处设立RFID桌面式识别设备，各类档案每次借阅式工作人员在识别设备上进行扫描。这样有效记录借阅档案的详细信息和时间，便于有效的统计管理和档案利用率的查询管理。

5.5 防毁管理每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性，并存入RFID数据管理系统，由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、缺失等。

5.6 防盗管理所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会激活警报模块发出异常情况警报，以防止档案被毁、被盗等。

5.7 销毁管理档案的价值具有时间效应，对于失去存档价值的档案需要进行销毁处理，以减轻对档案管理资源的占用。当档案在入馆时，将保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。在保管过程中，当有档案达到保管期限时，销毁管理子系统将自动跳出档案失效提示，由管理员做出销毁或继续保管处理。同时，管理人员也可以通过档案销毁管理子系统发出无线指令，由各档案盒上的RFID标签反馈回保管期限信息，实现对档案的有效期管理。

6结束语

综上所述，虽然由于目前RFID的价格成本、安全机制和技术标准等问题，限制了它的实际应用。而档案管理中的诸多问题都是由于目前技术自身的缺陷引起的，随着物联网时代的到来，高校档案保管和利用必然向着更加安全和方便的方向发展，RFID技术作为高校档案数字化管理未来发展的方向，有着不可估量的作用，势必广泛应用。

参考文献:

[1]高小新，魏康林.RFID技术与档案管理信息化[J].兰台世界，2007，（4）.

[2]郑富娥，尚德基.基于RFID的档案管理系统设计[J].计算机光盘软件与应用，2010，（10）.