企业档案管理方案范文

导语：如何才能写好一篇企业档案管理方案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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图档管理信息系统的建设

企业正在建设基于SOA(面向服务架构)技术的企业综合管理信息系统平台，该平台将综合办公管理、经营管理、项目管理、协同设计、图档管理和知识管理等集成于一体。集成系统将工程图档管理纳入了企业生产、经营和管理业务流程中，加强了企业对电子文件从产生、归档到转化为知识再利用的全过程控制。图档管理信息系统由档案录入、档案检索查询和档案借阅管理3个主要子模块构成：

1　档案条目批量录入功能

企业电子档案采用的分类规则是：工程类档案以项目、子项和专业分类，文书档案以年度、事由、保管期限、密级等分类。图档管理信息系统提供两种录入方式。即手工和自动录入。手工批量录入时，档案管理员对移交的文件、图纸按照分类规则进行分类、立卷，建立树形目录。利用系统提供的模板编制档案目录，并批量导入到系统创建的分类文件夹中。批量录入简化了档案编目和录入流程，降低了档案管理人员的工作量。自动录入是将图档系统与协同设计和出图打印子系统集成，在出图打印时，图档系统能够抓取图纸图签部分的有效信息，自动生成档案条目，并将与之对应的附件存人图档服务器中实现挂接。自动录入能够节省档案编目时间，保障电子档案收集的齐全完整，提高工作效率。

2　挡案检索查询功能

企业图档管理信息系统的检索查询模块根据工程图档特点设置有项目名称、子项名称、专业、设计人、设计日期等字段的检索选项，且具备多检索条件组合的高级查询功能。设计人员可在单一类型档案库或全库中进行精确或模糊查询。并且能对查询结果进行排序、下载、打印等处理，提高了档案信息的查全率和查准率。

企业图档管理信息系统还支持各种通用格式电子档案的在线浏览。设计人员可随意放大、缩小、旋转图纸，也可同屏多图浏览，使电子档案利用更便捷和人性化。

3　档案在线借阅审批与借阅到期催还功能

图档管理信息系统实现了档案借阅审批流程网络化。借阅人需要重复使用电子档案时，可在线发起借阅申请，由系统根据所借档案的类型自动判断审批人，将审批单发送给相关审批人员确认，待所有审批环节确认完成后，档案管理人员依据审批单办理借阅。在线审批的优点是解决了企业及其下属单位办公地点分散和远程员工借阅档案审批的困难，节省了办理借阅手续的时间。

图档管理信息系统实现了档案借阅到期催还的功能。当所借档案到达预归还日期时，系统会自动给借阅人和档案人员发送RTX消息，提示借阅人及时归还档案，并向借阅人发送到期催还的提醒邮件，在个人事务待办箱中显示。如借阅到期仍未归还的，系统会循环提醒，直至档案归还。

出图打印系统与电子档案最终版收集

未引入出图打印系统前，企业电子档案收集是由项目经理利用移动存储设备或光盘将电子档案移交至档案管理部门，或由档案人员从指定的网络工作区的归档文件夹内将电子图档下载到本地。由于设计类电子文件数量大、外部引用复杂，造成收集时较难判断文件的完整性和版本，繁琐的后期整理与编目工作也造成了收集的电子档案归档入库滞后，不能及时提供利用。

应用了出图打印系统后，将协同设计与图档管理工作有机地结合在一起，实现了自动收集打印的PLT和DWG文件，同时生成DWF和PDF等辅助预览文件，并将图纸自动按项目、子项、专业创建图纸目录结构；完成拆图、拼图，收集外部引用、字形字体、打印样式文件等数据信息，保证电子档案的完整性；在图纸打印同时还可自动提取图纸图签信息，形成条目自动录入到企业图档管理信息系统中。出图打印系统帮助档案管理人员进行电子档案从设计、出图到归档的过程控制，实现设计文件电子版和纸质发行的同步归档和分类整理，大大简化人工管理的流程。

出图打印系统利用条形码技术实现电子档案的版本控制。在打印设计文件时，系统会在纸质图纸固定位置生成―个唯一的条形码。档案人员只需使用扫描枪逐页识别纸质图纸上的条形码，系统即可将相应电子文件从打印系统的资料库归入图档管理系统服务器档案库中，最终完成电子文件的收集归档。此方案能够保证纸质与电子档案的一―对应，且企业存储的档案为最终版纸质及电子档案。

数据备份与电子档案安全存储

目前电子档案主要存储于服务器硬盘和光盘中，根据各类电子档案的管理特点，分为在线、近线、离线三种存储模式。

在线存储又称工作级的存储，是指存储设备和所存储的数据时刻保持“在线”状态，可供用户随意读取，满足用户对数据访问的速度要求。在线存储设备主要是磁盘或磁盘阵列。在线存储价格相对昂贵，但性能最好。大多数情况下，企业核心档案应用都是采用这种存储形式的。

离线存储又称备份级的存储，是对在线存储数据的备份，以防范可能发生的数据灾难。离线存储的档案数据不常被调用，一般也远离系统应用。离线存储设备的典型产品是磁带柜或光盘柜。

近线存储主要定位于客户在线存储和离线存储之间的应用。是指将那些并不是经常用到，或者说数据的访问量并不大的数据存放在性能较低的存储设备上。但同时对这些的设备要求是寻址迅速、传输率高。近线存储设备主要为DVD-RAM光盘塔和光盘库设备。

企业在线存放在硬盘上的档案数据将通过新建成的数据中心进行统一管理备份，由备份服务器根据设定好的备份策略定期实施备份，服务器向硬盘的数据区发出读取控制指令，将数据备份到磁盘阵列中。为了不影响各个业务系统的正常运行，数据备份策略采取每周一次完全备份和每天增量备份相结合的方式。

企业2009年引入NETZON光盘库作为图档管理信息系统的二级近线存储设备，并将服务器中在线存储的一部分历史悠久且利用率较低的电子档案转入光盘库保存，有效地缓解了服务器压力。档案管理人员利用光盘库自带一个功能强大的POINT软件管理数据刻录。在数据刻录时，自动创建电子档案目录结构、实现动态映像刻录、数据快速检索以及信息安全实时监控。

根据设计企业档案构成特点将电子档案分为工程扫描图、工程设计文件、工

程过程文件、工程档案、声像档案、荣誉档案等几大类。制定了《光盘库刻录方案》有效规范了刻录工作。刻录数据时将图纸按项目、子项和专业进行分类，以项目代号+项目名称的规则命名文件夹，按档案类型建立卷组。对每个卷组的容量大小和5年内的增长量进行估算，按照卷组的预计容量划分光盘匣内存。最后，使用DVD+R的一次陛写入光盘刻录数据，确保每张光盘的数据大小在光盘容量的90％以内，即4.3GB左右。刻录完成后将光盘封口，保证光盘不可再追加数据。

为提高电子档案安全性，光盘库数据刻录A、B两套，两套光盘编号不同但内容相同。其中A套存放于光盘库的近线光盘匣中用于提供利用，B套存放于离线光盘匣中用于数据异地备份，―旦灾难发生，可有效降低电子档案丢失损坏的风险。

电子档案的利用与信息安全保护

由于电子档案属于企业知识资源的重要组成部分，为保障档案信息安全和企业知识产权，企业对电子档案利用实行以下三种重要控制手段：

1　严格执行电子档案复制审批程序

电子档案复制应先由借阅人提出书面申请，拷贝一个子项或专业图纸时由借阅人部门、档案形成单位和档案归口部门领导审批后方可进行。拷贝完整项目时除上述流程外，还须企业负责人或授权人批准。

2　图档系统对用户进行权限设置

使用图档管理信息系统的授权功能可控制用户档案浏览和操作权限，依据系统分配的用户角色和权限，用户登录系统时须进行身份认证，进入图档系统后只能查询到被授权的档案信息，并且不能对信息进行删除和修改。

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一、加强领导，营造档案管理工作的良好环境。档案管理工作能否顺利开展，与领导是否重视直接有关。为加强档案工作的领导，把档案工作列入分管领导的岗位职责，建立健全由公司领导带头，各处室负责同志为成员的档案管理工作领导小组，为档案工作的顺利开展提供了组织保障。

为进一步扩大档案工作的涵盖面，真正做到横向到边、纵向到底，不留死角，建立了以综合档案室为中心的档案管理网络体系。一方面，加强档案室与职能处室的横向联系，在各处室设立了兼职资料员，具体负责本处室文件资料的收集工作；另一方面，加强档案室与下属公司档案室的纵向联系，从而使档案管理信息上下传递灵通，左右反馈及时，纵横交错，网络覆盖了全公司。

二、注重培训，全面提高档案管理队伍的整体素质。档案人员的业务素质直接影响到档案管理的质量，为此，公司高度重视档案管理人员的培训工作，并采取了多种形式的岗位培训活动，以此带动档案管理工作上水平。一是采取集中与分散学习相结合的方式，定期组织专兼职人员学习相关档案方面的方针政策，并借助网络平台，及时传达国家档案工作的新动态，研究探讨工作经验，提高档案人员的自身水平。二是通过举办培训班的形式，邀请专家现场讲课，每期参加人员达100多人。三是组织档案人员先后多次参加在济南、南昌，厦门、宜昌等地的档案培训班。截至目前，公司档案人员已全部经过各级档案管理部门的系统培训，具备了一定的档案管理水平。四是采取走出去请进来的办法。一方面组织档案骨干人员开展档案理论研讨活动；另一方面组织人员到档案管理水平高的市、工程项目去参观学习，进一步开阔视野、拓宽思路，查找不足，激发干劲。

三、强化管理，积极推进档案管理工作规范化建设。为全面提高档案管理水平，将档案管理的全过程进行细化分解，从建、管、用三方面加强档案管理业务建设。

“建”就是规范建档。先后制定了十三个类别的档案管理办法、归档范围及保管期限表，出台了档案管理工作标准，使档案管理工作逐步走向了制度化、规范化。同时，在规范建档工作中，做到“全”、“准”、“严”。“全”就是在档案齐全上下功夫，做到归档文件、归档门类、归档项目齐全，确保档案资料的归档率。“准”就是在档案完整率上把准关，根据档案归档范围，分清归档界限，在规定时限内将应归档的文件材料全部归档，确保档案资料的完整率。“严”就是在档案组卷上，严把档案质量关。不合格的档案材料严禁进入档案室，对库房不同门类的档案分别排列，统一编号，保证档案案卷的合格率。同时，办公室档案部门主动与文件资料形成部门密切配合，充分调动兼职资料员的积极性，通力合作，形成齐抓共管的良好氛围。

“管”就是科学管理。要求综合档案科（室）：一是建立健全库房管理的各项规章制度，严格落实库房“九防”措施，制定库房档案资料保管情况的排查计划，发现问题及时采取应急措施，确保库存档案的安全。二是严格库房管理。认真履行档案收进移出手续，将档案收进移出情况记录再案，避免档案遗失，并按规定编制档案存放索引，橱具设置存取档标识，使各类档案一目了然。

“用”就是充分用档。档案保管的目的在于利用，为了更好地利用档案资源，编制能满足查阅需要的各类档案的检索工具，建立查全、查准登记制度，提高档案的利用率。二是在档案正常利用工作的同时，深层次了解室藏结构，积极开展档案信息开发利用工作，利用库存档案编制了一批优秀的二次以上的加工成果，提高了档案的实际应用能力。

四、利用电子信息技术，实现档案网络管理

首先，利用现有的档案管理软件，运用档案各功能模块，达到目录级进而逐步达到文件级管理档案。做好电子文件的整理工作，进一步提高单位档案服务水平。作为档案管理工作信息化的第一步，建立和完善电子文件将产生诸多优势。一是电子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以实现一份档案同时供多人共享。二是电子档案能够被快速检索。并能根据获取的资料，扩大查询范围，随时快速查询新的资料，提高了档案信息利用的全面性、系统性和时效性。三是电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地传输、查阅利用更方便、更快捷，消除了利用者与档案信息的距离，为跨地区查询信息提供了便利的条件，实现了信息资源的共享。

其次，有步骤地开展库存档案的数据库系统建设，保证在将档案资料完整地输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，实现纸质档案和电子档案并存。

五、文化引领，创建档案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有计划地逐步实现档案品牌系列工程，营造档案管理的文化氛围，打造自己的管理品牌.

（一）强化基础。注重管理，创建综合档案管理品牌工程。开展档案目标考核是提高机关综合档案工作水平的有效抓手。利用馆（室）藏档案资源，创建档案编研品牌工程。档案编研是开发档案信息资源的最高表现形式，是活化档案信息的有效手段。首先，抓住公司发展中的亮点，推出一批具有一定影响的编研成果；其次，引导档案部门增强档案开发利用工作的主动性和实效性，提高全系统档案信息资源开发利用成果的数量和质量；第三，根据行业的需要，在完善开展公路史志编写的同时，以行业、地域文化为突破口，不断强化档案编研工作，开拓编研的思路，创新编研工作机制，促进编研成果转化。

（二）实施档案功能拓展工程。构筑功能完善、设施齐全的档案服务平台。近几年，公司逐步加大档案室建设的投入，完善各种档案基础设施改造和更新工作，对档案室库房温度湿度调控防火、防盗、职能密集架等应用系统与计算机管理系统集成，实现了库房各种管理应用的一体化，大大的提高了档案公共服务效果。

（三）加强档案资源建设工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各单位所形成的各类档案资料。特别是在公司科技活动中形成的各类、不同载体的档案，丰富档案室结构；“管”，既加大库房管理力度。严格文件材料的归档制度，编制档案检索工具，并对各类、不同载体的档案资料实行规范化、标准化的管理，确保档案的归档率、完整率和案卷合格率；“用”即为公司提供全方位的优质服务，以满足行业档案资料的需求。

（四）开展评先创优活动工程，调动档案工作人员的积极性。一是将档案管理工作考核纳入竞赛活动中，与其他工作同部署、同组织、同检查、同考核。把档案管理工作纳入党委经济考核内容，与工资、奖金挂钩。调动了各级档案管理人员的积极性和主动性，促进了档案管理工作的开展。二是对锐意进取，不断创新的档案工作者予以表彰，极大的鼓舞了档案人员爱岗敬业的积极性，提高了档案工作的向心力和凝聚力。

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1.1 对档案管理工作重视程度不够

目前，我国虽在《档案法》和《企业档案管理办法》中对企业的档案管理工作提出了一定的要求，并给出了相应的工作指示，但大多数企业并未认识到档案是企业发展的历史文化财富，加之企业本身对档案管理不够重视，致使档案管理的各项措施无法顺利执行，这不仅使得档案管理工作浮于表面，更让档案管理工作陷于一片混乱，从而在一定程度上影响了档案管理的效率。

1.2 档案管理的基础业务相对薄弱

目前，我国大部分企业的档案管理基础业务工作较为薄弱，一部分企业虽制定了档案管理制度，却没有构建相应的监督体系去督促落实。从而导致档案的整理既不规范也不符合组卷的要求，甚至还有个别企业未经法律允许便擅自销毁本应归档保存的文件材料。

1.3 档案管理人员的素质不高

当前大多数企业的档案管理人员在接手档案管理工作前，都尚未经过专业培训。企业的档案管理是一项极为严谨的工作，对工作人员的各方面素养均有着较高要求。然而，当前大部分档案管理工作人员并不具备过硬的专业素养，从而无法胜任当前的档案管理工作。同时，还有一部分档案管理工作人员对档案管理工作的理解不全面，从而严重影响了档案管理工作的质量和效率。

1.4 档案资源的开发利用工作不够完善

大部分企业在档案管理过程中，错误地认为只要做好了档案的收集、整理、保管等工作，便算完成了档案管理任务，从而忽略了档案资源的开发与利用。档案作为企业发展的文化财富，档案管理部门应加大开发力度，将这些资源充分利用起来，让档案资源能够更好地为企业发展服务。

2 做好企业档案管理新方法新思路探究

2.1 充分认识档案管理工作的重要性，强化对档案管理工作的重视程度

为保证企业档案管理工作的规范性，首先，企业领导自身要充分认识到档案管理工作的重要性，只有领导充分认识到档案管理工作的重要性，才能够推动档案管理工作顺利开展，从而为档案管理工作创造更多的有利条件；其次，还应加大对档案管理工作的投资力度，强化企业档案管理计算机技术的应用，构建良好的档案管理工作模式，有效提升档案管理工作的实效性，从而全面提升企业的档案管理工作水平。

2.2 创新档案管理业务，充分发挥档案资源应用率

档案的管理工作不仅包括档案的建立、保存与维护，而且还涉及到科技以及技改项目。尤其是科技档案，其所涉及的文件资料除了企业生产的内容，还有企业的项目设计的内容，与推动企业发展息息相关。针对新时期企业档案管理工作的创新，主要是归纳并整理档案中企业各个细节的业务，做好数据资料的统计与分析工作。一旦发现问题便需要及时做好变更记录，以保证企业档案管理工作的?B续性和有效性。此外，针对档案管理的数字化管理工作内容，各企业应积极建立信息资源数据库，以创新管理业务，从而最大限度地发挥档案资源的应用价值。

2.3 提升档案管理人员综合素质，构建高素质管理队伍

为了从根本上提升档案管理工作水平，则需要从提升档案管理人员的综合素质入手，明确档案管理人员的岗位职责，增强档案管理人员的管理能力，从而打造一支高水平的档案管理队伍。若在企业档案管理过程中出现人员变动等情况，应在保证档案管理人员整体管理水平不降低的前提下进行，从而不断完善企业档案管理人员的知识结构，以便更好地满足新时期企业档案管理工作的需要。

2.4 加强档案管理基础建设，改善保管条件和管理手段

在新形势下做好档案管理工作，则需要加强档案管理基础设施建设，改善档案保存环境与创新管理手段。首先是硬件设施建设方面，要建立专门的档案存放室，以改善档案的保管条件。其次是创设良好的档案保存环境。不仅要满足存放面积的需求，还要保持良好的通风条件。其中，纸质档案必须存放于档案袋中，以防止纸质材料被腐蚀，提前购置切刀、打孔机、剪刀等物品，严格按照组卷整理的相关要求，保持组卷、排架合理。同时，为了能够更好地满足现代化办公与档案管理现代化的需求，企业还应配备相应设备，以微机检索的方式升级原有管理软件，从而有效提升档案管理的科技含量。最后，还需做好档案存放室的安全防范工作，如保持档案室内的清洁、整齐。定期更换灭火器、防霉药剂，全面做好档案的防火、防潮工作，以确保档案的安全性与完整性。只有齐全的设施与设备，才能满足档案安全保管的要求，从根本上提升企业档案管理的水平。

2.5 创新档案管理思维，充分发挥档案的使用价值

企业档案管理的主要目的就是为了更好地为企业发展服务。因此，企业档案管理人员在开展档案的收集、保存、管理等工作时，应严格遵守企业的保密政策，任何工作都应以保密为前提，全面做好企业档案的保密工作。此外，企业还要不断完善档案资料的利用工作制度，以拓宽档案资源的应用范围，充分发挥档案资料的重要作用，以便更好地为企业的发展服务。

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[关键词]企业人事档案；信息化管理；方法研究

中图分类号：D035.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0203-01

一、 引言

随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化，而企业人事档案信息化管理作为其中的重要一员，当然也不能落后，制约企业的管理建设水平，不能保障企业的权益不被损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化、自动化等，让档案管理向一体化发展，同时实现人事档案信息材料的归档、存放、保存、备份等，如果不能把人事档案信息化管理进行分类来管理，将不利于档案管理的合理化处理，也不利于企业对于人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费企业的信息查询时间。为此，我们需要构建完善的人事档案信息化管理机构，对档案进行合理归档安全存放。

二、 企业人事档案信息化管理的简单叙述

企业人事管理是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人履历、家庭社会关系、综合能力和德才综合表现，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，企业人事档案管理不断地向信息化、数字化、网络化、自动化发展。

三、 企业的管理与人事档案信息化管理之间是相辅相成的，二者息息相关

1、 企业人事档案管理的影响

随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化。为适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录，企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位。为了加快企业管理的发展脚步，我们需要不断地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断地壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。

2、 企业人事档案信息化管理的重要作用

企业人事档案信息化管理为企业的发展提供完整的、准确的、原始的第一手人力材料资源，为企业的发展提供高素质的人才信息，对人才进行合理的安排，为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把人事档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。人事档案管理的一体化发展为最大化的信息资源储存、接收资源、备份、管理作出努力，从而为企业的发展壮大尽一份力。

四、 研究与分析企业人事档案信息化管理的优化方法

1、 把企业的人事档案进行收集和归档，便于统一管理

企业档案管理人员对档案进行保存的时候，需要把企业的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，也就便于统一管理，进而保障企业的权益。

2、 对于企业的人事档案需要采取备份管理，以备不时之需

对于企业的人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点，以及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时的使用，以这样的方式进行档案的管理，可以有效地减少资源的损耗、防止丢失。也可以在资料丢失的情况下，以备不时之需，为后面对档案管理的修复工作作出基本的前提条件。

3、 对企业的人事档案需要进行不定时地检查，对人力资源的循环了解

对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对企业的人事档案进行不定时地检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，从而做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量地保护企业的人事档案信息化资源的完整而没有外泄，避免引发一些损害企业利益的事情。

4、 对企业的人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系

对企业的人事档案需要进行定期地修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，纸质档案容易破坏、发潮发霉，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。

5、 对于不同类别的企业人事档案，需要分门别类进行安全存放

企业在发展的过程中，需要分门别类，把不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。特别是对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，从而导致资料内容的缺失问题以及对于信息档案管理的信息保存等问题，一定要严格地保存完整，并且保证时间的持续性，否则一旦资料丢失的话，处理起来会相当的麻烦。逐步地建立相对应的较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候能够顺手拿出来，这样既方便而且便于管理，使得企业的资料管理方面更加健全、完善、稳定。

6、 对于一些特别珍贵的企业人事档案，需要进行特别的保护

企业在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对企业有重大价值的档案，例如：企业的核心人事资料、对企业做出重大贡献的人力材料等进行严格保管，使用加密宝箱，并且对这些特别的档案材料，需要进行特别的保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护，以防在需要资料的时候，翻遍所有的资料库都找不到需要的资料，那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费人力资源，还不能达到预期的效果，岂不是得不偿失了。

五、 结束语

在企业的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源的安全、不外泄，我们需要对企业人事档案进行信息化管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为企业的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而更好地确保公司的正常进行而不被影响。

参考文献

[1] 羊建国；对当前人事档案工作的几点思考[J]；湖南社会科学；2007年第04期.

[2] 郭振民；胡学龙；姜会亮；网络与信息系统安全性评估及其指标体系的研究[J]；现代电子技术；2003年第09期.

[3] 张勇；数字档案信息安全保障体系研究[D]；苏州大学；2007年.

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一、企业档案干部队伍的现状

普遍来看，当前，随管理力度的加大，国有企业专（兼）职档案人员队伍正在逐步完善，不但有了一个较完整的网络体系，有了一支较为稳定的档案干部队伍。而且，企业档案意识在增强，对档案工作的重视程度有了一定提高。通过各种形式的培训，专（兼）职档案管理人员均取得了大专以上学历。当前，我们的档案干部队伍在文化知识的结构上有了很大的变化，为档案事业的发展注入了生机。特别是一些刚刚从事这项工作的同志，由于年纪轻，基础好，对新事物的接收，新知识的掌握较快，能更好地胜任新时期的档案管理工作。但同时，国有企业档案管理队伍也存在一些不足。主要表现在以下方面。

1.专业技术人员非常缺乏。几年来，档案专业人员队伍和文化水平虽普遍有所增加和提高，但档案专业人员却极其贫乏，毕业于档案专业学校的寥寥无几。

2.基层档案管理人员多属兼职。由于机构人员编制、企业发展规模、经济实力等客观因素，许多企业档案管理人员仅有少数单位属专职人员，多数属兼职人员。甚至有的身兼数职，“一个萝卜几个坑”的现象长期存在。样样通却样样都不精，对专业知识掌握不深，不利于档案事业发展。

3、队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。特别是进入本世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏，如果不加强人才的培养，提高档案干部队伍的素质，基层档案管理工作将受到很大制约。

二、加强企业档案管理工作的几点想法

社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案工作中，需要人去操作、去管理。因此，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键，这些应引起企业领导的重视。

一要加强档案管理队伍制度建设

要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。要注重人才的使用，要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智，大胆启用。

3.稳定档案干部队伍。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案干部的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性。因此，必须抓紧做好档案干部的稳定工作。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作的持续稳定发展。

（二）加强对现有档案人员的继续教育

面对目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。继续教育应注意以下几个方面：

1.注重实用性

要结合工作实际需要和未来的发展趋势，与实际工作紧密配合，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用，便于实际操作，讲究实效。

2.拓宽知识面

面对档案工作的新发展、新要求，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本学科最新发展的动态。

3.要因材施教

档案专业技术人员继续教育的类型、形式、方法与手段，可因人而异。有些单位的档案人员，由于人员变动，需要学习基础知识，掌握档案管理工作的基本技能；但也有些单位的档案人员稳定，又具有一定的文化知识，需要补充一些新技术、新方法，因此，继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。

4.开展技能鉴定及职称评定工作

目前，一般从事档案管理工作的人员，薪酬档次都较低，定多少就是多少。不利于调动这部分人员的工作积极性。适当开展档案管理人员技能鉴定及职称评定工作，区分等级，建立健全竞争机制，能有效调动全体档案管理人员工作激情，自觉、主动的开展好档案管理工作。

（三）发挥档案管理人员的创新主体作用

1.档案管理人员应当重视观念更新

档案管理人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人力资源改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。档案管理人员有必要进行相应的调整和重新定位，要在埋头苦干、默默奉献的同时，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

2. 档案管理人员应当练就过硬的业务技能

首先，档案管理人员要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案管理人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

3. 档案管理人员应当拓宽视野、丰富知识

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关键词：人事档案管理；目录制作；查阅登记制度；方法；意义

中图分类号：G271文献标识码：A

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。在人事档案管理中，人事档案查阅登记制度及人事档案目录的编制发挥着重要的作用，下面我们将着重探讨两者的管理方法及重要作用。

一、人事档案的特点

人事档案主要具备以下几个特点：

一是全面性，人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

二是现实性，由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

三是真实性，这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

四是动态性，人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

二、人事档案管理的重要性及方法

（一）人事档案查阅登记制度的重要性及管理方法

人事档案查阅登记制度能够有效防止企业内部文件外流、丢失，并且便于对各种文件、信息的检索，使得企业内所有文件资源都能够井然有序。人事档案查阅登记制度中主要采用如下档案管理方法：

1、当员工需要借阅、调用文件资料时，应提前填写《人事档案借阅登记表》并上交到档案管理部门，并约定归还日期。其中，书籍与不涉及保密的文件资料可以直接外借，涉及到保密的文件或公司内部文件必须经过许可人的同意方可借阅。所有借阅者不能够将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或者以其他任何方式留有附件，也不能够将其进行私自传播与传阅。同时，借阅者要保持文件的洁净与完整，如果出现损坏需照价赔偿。

2、人事档案管理人员要根据查阅人员的需求，及时提供查阅工具，协助借阅人查找，主动征求借阅人员的意见，不断改进服务工作，了解人事档案管理工作的具体效果，并及时进行记录，为将来的人事档案管理工作效率提升奠定良好的基础。

（二）人事档案目录编制的重要性及方法

人事档案目录是由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。人事档案目录的编写工作企业人力资源档案管理中的基础内容，不仅能够神话档案工作，帮助档案管理人员对文件进行查漏补缺的工作，也能够帮助档案管理人员提升信息检索的速度，提高档案管理工作效率。具体说来，人事档案目录编制的主要方法有如下几种：

首先，在档案管理目录编写的过程中应遵循几个基本原则：唯一性原则，即档案号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象；合理性原则，即档号结构必须与人事档案分类体系相适应；稳定性原则，即档案号一经确定，一般不能够随意改变；扩充性原则，即档案号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要；简单性原则，即档案号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高办事效率。

其次，要对文件进行科学的分类，在人事档案中，一般按照部门的设置分为几个类别，如人事部人员档案、业务部人员档案、办公室人员档案等，如果部门较大，也可以在大类下设置几个分类别，如综合办公室分为人事部、行政部、后勤部等。还可以按照工作方式来进行划分，分为履历材料、自传材料、报告个人有关事项的材料、考察、考核、鉴定材料、审计材料、学历学位材料、政审材料、党、团组织建设工作中形成的材料、表彰奖励材料、涉法违纪材料、招录、聘用材料、健康检查和处理工伤事故处理材料等。

最后，应按照一定的结构编制目录，一般情况下，档案号的结构分为三种：第一种是全宗号―案卷目录号―案卷号―件、页(张)号；第二种是全宗号―类别号―案卷号―件、页(张)号；第三种结构为类别号―项目号―案卷号―件、页(张号)。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“―”(短横)相隔。件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

三、结语

综上所述，人事档案管理对于企业，尤其是事业单位与国企来说有着重要的意义，对于企业人力资源建设与未来发展有着巨大影响。人事档案查阅登记制度的制定与人事档案目录的编写是其中的重要组成部分，其意义与方法决定着人事档案管理的科学性与合理性。作为企业的档案管理人员，我们应加强对人事档案制度的制定、编写、落实与完善，以促进企业人力资源的完善与补充，关注每名员工的切身利益，为企业人力资源建设贡献力量，为我姑的人力资源管理的发展奠定良好基础。

参考文献：

[1]刘琴. 人事档案管理研究述评及趋势展望[J]. 档案学研究,2011,05:20-23.

[2]任胜云,范利. 从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J]. 云南档案,2009,07:29-31.

[3]理文. 我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学,2013.

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【关键词】胜任力 城市建设档案管理企业 绩效考核

胜任力是现代人力资源管理绩效考核的主要依据和实施前提，它关注影响员工绩效的潜在的深层次特征，能将绩效优异者和绩效一般者区分开来，甚至可以预测员工未来的工作绩效。城市建设档案管理企业作为城市建设的重要组成部分，其绩效考核研究对于规范企业运行、提高企业整体人力资源队伍素质以及企业经济效益等有着重要作用和意义。为此，本研究从新兴的胜任力研究出发，以期为城市建设档案管理企业绩效考核提供新的方法。

一、胜任力的内涵及与绩效的关系

胜任力的概念最先是由美国心理学家戴维·麦克利兰于1973 年在《测试胜任力而非智力》一文中提出的。他认为组织在人员选拔和甄选中采用的传统智力测验、性向测验、学术测验以及等级分数等测试手段，不能预测其从事复杂工作和高层次职位工作的绩效，以及在生活中能否取得成功；同时这种测试手段对某些特定人群也不尽公平。他认为胜任力是个人的一些潜在特点，它包括动机、个性特点、自我形象、价值观、知识和技能，这些潜在的特点促成了个人有效或卓越的工作绩效。

胜任力具有以下三个重要特征：绩效关联性，与员工未来的工作绩效紧密联系；动态性，与工作情景联动；可区分性，能够区分优秀业绩者与普通业绩者。由此可见，胜任力概念从一出现就和工作绩效之间存在着必然的联系，将胜任力导入城市建设档案管理企业绩效考核管理中，更能从深层次探讨个人特质对其业绩的影响。

二、城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题

由于城市建设档案管理企业出现得比较晚，人员考评体制相对滞后，员工素质参差不齐，同时由于该类起企业往往依附于城市建设的相关单位，因此使得贵阳市城市建设档案管理企业的绩效考核和指标体系都到受多种体制性因素和客观性因素的影响，归纳总结起来我国城市建设档案管理企业员工绩效考核存在的问题主要有以下几个方面。

（一）岗位职责不明确

由于贵阳市城市建设档案管理企业成立较晚，因此很多企业的岗位说明书不配套，岗位职责不清，不能科学判断员工和岗位的匹配程度，从而对员工进行绩效考核时，缺乏依据。

（二）绩效考核方式不科学

目前城市建设档案管理企业对员工绩效考核时由于部门之间沟通少，员工之间相互不熟悉，很难做到公正、客观；受中国人的中庸思想和内敛的作风，怕矛盾、怕冲突，给对方考评时追求无差别趋同，普遍给高分，使得考核失去意义。

（三）绩效管理缺乏相应的支撑

由于缺乏对绩效管理重要性和系统性认识，城市建设档案管理企业绩效考核一般没有专门的考核部门。员工间进行评价时， 只要根据主观印象打分，草率了事，这样造成的结果是各部门都不积极配合，使得企业绩效考核工作更加困难。

三、基于胜任力的城市建设档案管理企业绩效考核建议及对策

在分析目前城市建设档案管理企业绩效考核存在的问题基础上，参考相关胜任力和人力资源管理理论以及借鉴国外城市建设档案管理企业和其他公司基于胜任力的绩效考核方案规划的成功经验和模式，从以下几个方面提出了加强和改善目前城市建设档案管理企业胜任力绩效考核规划方案质量的建议和对策。

（一）确立胜任力导向在企业绩效考核体系中的战略地位

从城市建设档案管理企业中长期发展战略规划的实施要求和业务职能核心竞争力提升的角度出发，并采取相关的辅措施和配套方案，确保该项战略能够得到有效的贯彻和实施，以提升其对于城市建设档案管理企业长期发展战略和服务战略的支撑能力。例如将胜任力与员工的薪酬及职位晋升方案挂钩，将效益机制和效率机制引入到内部考核之中，根据员工的价值创造进行比例性分配，从而激活企业内部人力资源管理的活力和创新机能。

（二）提高对于城市建设档案管理企业岗位职责和价值创造细分和评价的质量

结合城市建设档案管理企业工作岗位技术性强、业务综合优化需求高以及安全性要求高等特点，根据其业务运作流程和机制确定岗位的价值创造流程，以提高服务满意度为导向细化岗位职责，从而为岗位胜任力的绩效考核系统的制定准备坚实的基础业务数据支持。现代城市建设档案管理企业的布局优化和输送策略等等业务岗位对于员工素质的要求非常高，技能也比较综合化，不同岗位之间的价值贡献也不相同，因此要对这些岗位业务体系做出相应的定量化考核方案。

（三）根据职位要求确定一般胜任力和特殊胜任力绩效标准

基于胜任力冰山模型外显和内隐部分的胜任力内容制定绩效标准，首先。一般胜任力绩效标准包括职位必须的各种知识、技能，这些标准随着个体从事不同工作性质的变化而变化，是完成绩效目标的最基本要求，可以通过专业、学历等确定；其次，特殊胜任力绩效标准主要是达到优秀绩效目标所具备的价值观、态度、个性等个体的内在期望和动力，这些标准不应随工作性质的变化而变化。这些标准的确定可以通过行为事件访谈法，制订完成绩效目标的高绩效者的特殊胜任力特征。

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关键词：档案管理;数字化;管理

档案管理数字化在实现的过程中具有较强的技术性特点，其中包含了计算机技术、信息技术、多媒体技术、网络技术、安全技术等多种类型的新型技术。因此，技术的不断发展与完善是档案管理数字化的重要基础条件，这些技术的发展、普及及研发力度在一定程度上决定着档案管理数字化的进程。

1档案管理数字化的可行性分析

1.1档案管理的现状分析

1.1.1管理制度的调查与分析

实现档案管理数字化需要建立数字化建设组织保证，建立数字化建设科学管理体系与规则制度，建立数字化建设规范，建立相关人员职责明细等，档案部门应该对这些情况进行明确与了解。

1.1.2硬件方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要建立在一定的物质基础上，主要包括数字化工作硬件条件与硬件设施，例如计算机等附属设施配置、网络设施建设等。

1.1.3技术方而的调查与分析

档案管理数字化的实现需要一定的技术保证，数字化工作具有较强的技术性特点，需要计算机技术、网络技术、信息技术等多种高新科技的支持。档案部门应该对自身的实际情况进行调查与了解，依据自身的技术力量制定数字化实施方案。

1.1.4人才方而的调查与分析

档案管理数字化实际上是一项大文化工程，在对其进行建设的过程中一方而需要高素质的管理人才，另一方而需要计算机等专业技术人才、法律人才等。档案部门要对当前的档案管理水平进行评估，全而的了解自身的数字化建设能力。

1.2档案管理数字化的实施目标

通过对档案管理数字化可行性的分析，具备了实现档案管理数字化建设的档案部门应该成立数字化建设领导小组，对数字化的实施目标进行制定，提出建设的长远目标与阶段性目标。在实施目标制定的过程中，要将档案管理的现状与未来的发展趋势作为依据，既要与实际情况相结合，又要高屋建瓴，与未来的发展趋势相协调。

1.3档案管理数字化的实施要素

在档案管理数字化的实施目标确定之后，要依据实施目标实现实时要素的确定。在整个的数字化实施方案中，实施要素属于主体部分，明确了档案管理数字化建设中的重点发展项目与领域，例如档案目标数字化建设项目、数字化档案信息局域网与广域网服务项目等。不同的实施要素在评估方法方而也存在差异，需要依据实际情况选择适合的评估方法，例如指标体系方法、概述性描述方法等。

1.4档案管理数字化建设的保障系统

档案管理数字化建设的保障系统指的是数字化实施过程中的管理体制、运行体制与投入保障体制三个方而。保障系统为档案管理数值化的实施提供了组织机构、规章制度、物质基础、技术支持等方而的保障。档案管理数字化建设保障系统的建立为数字化方案的实施提供了有利的保障。

2传统人事档案管理的缺点讨论

2.1档案更改时出现的文件转移、收集等出现的问题

我国人事档案管理系统存在的历史较为悠久，一份简单的人事档案转变能够涉及到许多的方面，要进行多个不同部门之间的信息更替。但是，现阶段的我国，由于长久以来的档案封闭管理方式，且众多的上级人员没有真正的意识到档案的特殊性，进而长期忽略对人事档案的管理，造成收集的人事档案存在较大的不完整性，进一步增大了我国事业单位档案管理的难度。另外，在工作人员出现人事转移命令时，由于不同企业单位或者工作部门之间的工作存在着较大的差异性，两者的档案交接需要较长的时间和长期的传输过程，会有丢失、损坏、被盗等风险。

2.2对人事档案的内容进行更新、修改时出现的问题

现阶段我国的事业单位编制制度，使我国的事业单位工作人员大多是由具有较高学历的优秀人才组成。但我国现如今的人事档案管理却不能体现每个工作人员的科研情况。在每个工作人员的人事档案中，大多数的档案内容均为较为简单的学历、家庭信息，对参加工作已久的人员的工作情况却没有较大的体现。因此，现阶段的人事档案内容更新时，应当多增加关于工作人员参与工作时体现出来的，关于工作能力以及对待工作态度等情况的详细介绍，帮助后期参阅人员获得更好的关于工作人员的信息。另外，在现阶段的人事档案管理中，由于多是使用纸质文件进行管理。在进行文件转移的途中，容易被有心人士调换、修改人事档案内容来进行犯罪活动，给人事档案管理带来不便。

2.3对认识档案进行归档收集时出现的问题

过去传统的人事档案在进行归档手机任务时，由于工作人员较少，人事部门的管理人员能够较好的根据档案管理的同一规定对档案材料进行收集，如使用统一大小、材料、厚度的纸张进行档案的书写等；但现如今，由于每年都有着大量的优秀人才需求，事业单位年年新增大量的工作人员，这种情况使人事管理人员的工作量大大提高，最后没有多余的精力再进行同一标准的档案分类收集。这样看来，过去较为传统的通过纸质文件进行档案管理的方式已经不适应现代社会的发展了，我们亟需改变这种方式，减少人事管理人员的工作强度。

3人事档案管理问题的应对策略

3.1对传统的人事档案管理制度进行改革

我们已经知道，过去传统的人事档案管理制度已经不适应现代社会的快速发展，我们应当对传统人事档案管理制度进行一个全新的更新，推陈出新。例如：在收集人事档案的期间，档案收集人员应该对需要收集的数据内容有着明确的了解，清晰的确定档案数据来源的真伪及来源途径的可靠性。另外，在甄别档案的内容时，要确保取用的内容是有用的而舍弃掉没用的信息。其他部门调阅档案时，我们应当对调阅人的权力进行严谨的考核，避免档案内容的意外泄漏。

3.2尽快转变人事档案内容管理的方式

由于现阶段的人事档案管理方式，档案内容并不能进行联网更新，因此，许多人就利用这个漏洞进行不法的行为。这样使人事档案的管理失去了它本来的意义，也不存在可靠性了。比如：某些人员为了获取更高的职位或者薪水，私自更改自己参与工作的时间，或者提高了自己的受教育程度，这些不法行为很难得到证实，也导致了越来越多的人员利用这种行为获取不法利益。所以，要想更好的管理好人事档案的内容，就要加强管理人员的甄别能力，定期对人事部门的档案进行多部门的取证，另外，一旦发现不合格的档案，立即对有关人员进行检查并及时销毁。

4提高对人事档案信息资源的整合

社会的发展离不开科学技术的不断发展，而科学技术的发展在很大程度上依赖于专业人才的综合素质，对于现代社会来说，人力资源的开发与应用是现阶段人事管理部门的主要任务之一。一个单位中就是该是科技人才荟萃，是专业技术人员是推动一个单位发展的重要表现。因此，对于人力资源管理起着非常重要作用的人事档案亟需通过改革创新来改造自己。对事业单位的人事档案管理信息资源进行开发利用，为企业发展服务是十分现阶段的首要发展任务。（1）人事部门应该主动积极向企业中的各部门提供工作人员的信息数据。要更好的发展一个部门，离不开各个员工的积极努力，但是，如何获得每个员工的专业能力程度是一个需要解决的问题。在现阶段的工作中，人事档案管理部门应当积极主动的将每个工作人员的信息数据以及相应的变更提供给其他部门，以便部门更好的安排每个员工的工作岗位，获得更近一步的发展。通过这样的努力，每个工作人员才能都参与到企业单位的发展中，为其做出更好的贡献。（2）人事档案部门应该改变自身意识，从管理部门向服务部门转变。对于传统的事业单位来说，人事档案管理部门原先是作为一个行政管理部门存在于其中，行使的是管理职责而非服务职责，但是这不利于事业单位idea发展。现阶段，人事档案管理部门的相关人员应当尽快转变自身的意识，认识到自己的服务职责，端正自己的态度，为其他部门提供更好的人事信息。（3）提高团结合作的意识，和其他部门共同发展事业单位。在现代社会中，知识的储量极大的影响经济的收入。事业单位是一个整体，由不同的部门来组成，每个部门之间都有着联系。人事档案管理部门最为管理全部人事档案的部门，更需要加强自身与其他的联系，为事业单位的进一步发展做出贡献。

5结束语

随着科技的不断发展，人们对档案的需求、期望以及档案信息白身性质都发生了重大的改变，档案管理而临着重大的发展机遇与挑战。面对这种新的情况，档案管理人员应该明确档案管理的发展趋势，通过档案管理数字化的实现来应对新形势的变化，适应档案事业发展的需求。档案管理数字化是档案管理发展的必由之路，在实现的过程中必须对其可行性进行重点分析，在可行性分析的基础上制定实施目标与实施方案，确保数字化的顺利实现。

作者:孙艳艳 单位:烟台市环境卫生管理处

参考文献：

[1]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,2007(05).

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【关键词】特种设备；管理问题；安全技术档案；方案

特种设备档案管理是企业特种设备安全管理的主要技术依据。特种设备档案管理是否具备科学性，是衡量使用单位特种设备管理水平的标准。扎扎实实做好特种设备档案管理工作，会进一步提升其他设备安全管理的水平。但是，在日常检测过程中发现，部分企业的特种设备管理尤其是特种设备档案管理仍然存在很多问题，给检验和监察工作造成影响，导致特种设备的使用存在安全隐患，甚至威胁到人身财产安全。

一、特种设备档案管理存在的问题

（一）管理意识较为淡薄。单位领导对特种设备档案管理不重视，没有意识到档案管理在安全生产中的重要作用。部分技术人员档案管理的意识较为淡薄，随用随取，甚至没有专人负责保管。特种设备档案管理的宣传、教育和培训不到位，思想认识方面不足，企业员工不知道档案管理与特种设备安全使用的关系紧密，不清楚开展特种设备档案管理工作的意义所在。

（二）档案管理力量不足。档案管理人员配备不足，部分单位未设立特种设备档案管理专（兼）职岗位，有的单位档案管理人员退休后，没有及时补充，在工作需要时临时指定人员管理档案；人员不固定，岗位变动较快，做不到特种设备档案管理专人负责的规范要求。在档案管理专业方面，很大一部分人员不具备档案管理专业水平，单位长期不安排学习和培训，档案管理人员工作缺乏主动，工作中还存在着不懂不问、不会不学现象。进而导致单位特种设备档案管理十分混乱，特种设备检测到期不申请，原始档案遗漏，检测报告丢失的现象时常发生。给企业的安全生产造成了严重影响。

（三）档案归档不完整。由于特种设备档案管理人员责任心较弱，档案归档不及时不完整，甚至有些没有收集或者是收集后丢失的现象普遍存在。有些刚上岗的管理人员业务不熟练，不知及时整理档案，或是整理出来档案不能统一归类，一方面导致许多技术档案积压严重，另一方面档案归档混乱，给档案的查找带来困难。还有一些单位由于历史档案管理不到位，存在着档案断代和断层的情况。个别档案管理人员私自保管档案，不愿意上交集中管理，进而造成档案资料丢失和毁坏。

二、管理特种设备档案的对策

（一）加强培养员工的责任心。首先要提高员工的认识，档案管理属于对人类活动进行记录，从而使人们能够正确地认识并且把握一些客观定律的主要依据。通过管理档案，可以使人们更加清楚自己的过去，并且还能更好地把握现在，最主要的是能够预见未来。因此，必须要认识到档案工作所具有的重要意义。对其始终要紧抓，不能懈怠，将档案管理这项工作直接列入日程当中。

（二）加大培养人员业务素质的力度。档案管理工作人员属于档案和其使用者之间的连接纽带。因此档案管理工作人员素质的高低将会对档案管理的水平造成直接的影响，甚至有时会对单位的形象以及安全生产造成极大的影响。所以说，必须要进一步提升相关管理人员的素质，对于档案管理采取科学的方式，并且对档案服务及其安全生产方面进行充分的利用。同时还需进一步提升档案管理工作人员的业务能力，可以采取选送档案管理员工去参加档案部门所开展的业务培训，同时还要对其自主学习档案管理方面的知识给予鼓励，并且给其充分的学习时间以及经济方面的补助，使档案管理者实际操作的能力得到进一步的提升。

（三）做好档案监交工作。不管是对特种设备档案单位管理者交接，还是具体负责档案人员进行交接，都必须要指派专门的负责人进行监交。并且要求负责档案监交的人员必须要做好其自身的工作，遵循其工作原则，按照规定的程序执行。管理档案者在交接时，需要由档案机构的相关人员进行监交。而大机构的管理者在进行交接时，可以由分管档案工作管理者或者是行政部门安排人员进行监交。并且要求交接的双方必须要在监交人员监督的过程当中去移交以及接收工作，尽量做到账务统一，且手续齐全。

三、结束语

通过本文对特种设备安全技术档案管理中存在问题的探讨，以及提出的应对策略，使我们了解到特种设备安全技术档案的管理与企业安全生产、职工生命以及财产安全均有着密切的联系。特种设备档案管理是企业特种设备安全管理的主要依据，档案管理是否具备科学性，是判定使用单位特种设备管理水平的标准。所以说，必须要做好档案管理的工作，若能够做好管理档案这项工作，将会使单位各种设备安全管理的水平得到有效的提升。

参考文献：

[1]张诚栋. 特种设备安全技术档案管理中存在的问题及对策[J]. 中国质量技术监督，2014（11）：156～159.

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1.1建立数字化的房产档案管理系统

计算机技术的发展极为迅速，20年前的今天，计算机刚刚传入中国，没有看好那个又笨又重的东西。二十年后的现在也没有人愿意相信，计算机已经变成了我们生活中不可或缺的一部分。因为它的便利性很多行业都应用它办公。而繁重的房产档案管理工作交给计算机去做也变得十分容易。现代房产方案管理应加强数字化的建设与完善，加强数据库的建立。通过对房产档案数据库的更新、管理与维护实现房产档案管理的实时性，为提高方案档案工作效率、促进资源共享奠定基础。针对房产产权变动的问题，房产档案管理部门还应加强房产信息动态管理工作。

1.2加快新时期下的房屋档案管理转型工作

随着社会的快速发展，我国已经全面进入了一个新的时期。人们对于各个方面的需求都有所改变，这就要求房产档案管理工作也能够适应时代的变化，及时的更新管理制度，跟上时代的潮流进而保证企业的快速发展。在现代知识经济快速发展的今天，房产档案管理工作也应针对市场需求从传统的管理型向科技型转变，以此适应新形势下房产档案管理工作的需要。在现代房产档案管理中，房产档案管理部门还应由传统的被动型向主动型服务转变。由主动型服务理念指导房产档案管理工作，以此使房产档案发挥更大的作用。

二、目前我国房产利用现状剖析

房产档案管理是做什么用的，答案是对已经存在的档案进行整理，存储。那么我们为什么要花费那么大的力气把那些档案储存起来了呢？当然是为了利用啊，没错存储就是为了再次的利用，从理论上来说，档案的利用价值十分巨大，但是在现实的生活中，那些拥有巨大利用价值的档案却变成了一堆又一堆废纸。我国房产档案利用目前的状况是：房产档案利用为大众服务的观念滞后、房产档案信息内容单调且缺乏特色、馆藏利用服务的方式存在缺陷。房产档案仍以传统的档案利用服务方式为主，档案管理基本上是实行传统档案与电子档案共有的双轨制。无可置疑，电子档案的建立和网络技术的发展，无论在量上还是在质上都为房产档案利用创新突破提供了条件。

三、房产档案利用改善措施

3.1树立为大众服务的思想

房产档案管理的终极目标就是实现档案的重新利用，从而更好的为人名服务。因此要向实现房产档案的利用，就要提高工作人员为大众服务的思想，从基本上下手，让工作人员知道工作的意义，进而实现档案利用的目标。所谓大众不仅包括内部机构和政府机关的利用者，同时也包括广大的需要了解档案信息的人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期上门，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。为提高服务的效率，档案馆可针对利用者查阅档案“求快”的心理，在“快”字上做文章，尽量在第一时间内满足他们的查询需求。

3.2改革房产档案利用的方式

新时期下的房屋档案利用方式正在发生着巨大的改变，有很多企业却并不能跟上时代的步伐，导致企业的档案利用工作落后于其他企业，给企业带来了一些没有必要的损失。因此，当下企业一定要注重房产档案管理的转型工作的建设。房产档案利用的发挥程度直接取决于档案利用服务方式，传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借、档案展览与陈列服务，制发档案复本、制发档案证明、档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展，传统的服务方式仍然不可少，但也迫切需要在服务方式上创新，只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实功效，才能取得良好的社会效益和经济效益。例如，主动到市场上寻找“服务”商机，针对不同的人群进行专题性开发等。

四、结语