人事档案管理风险点范文

导语：如何才能写好一篇人事档案管理风险点，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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档案风险管理理论研究在原有档案理论基础上，吸收档案管理实践经验成果和借鉴风险管理理论，并加以融会贯通，让档案学理论呈现出清新的风貌，是档案管理理论研究过程中根据档案管理实践的发展，不断进行新的探索、修正、完善自身、使其随着时代的发展而进步的表现。

风险是安全的对立面，风险的存在就意味着安全事故发生的可能性。风险管理就是安全管理一部分,而且是核心组成部分,它既是一种安全指导思想,同时也是一种安全实践方式。档案管理中的众多风险，正是影响档案安全管理的负面因素。“档案信息安全保障体系建设”提出后，学者积极运用风险管理理论探讨档案安全保障体系建设问题，促进了档案风险管理研究的发展。

目前我国对档案风险管理的研究既有理论层面的阐述，也有基于实践层面的探索，研究内容主要集中于电子文件风险管理、档案信息化建设的风险及防范、专门档案的风险管理等方面。

电子文件（数字信息）管理最先引进风险管理理论进行研究，其后一直是研究的热点。在这方面，最初的研究文章主要着眼于电子文件存在的风险和防范措施，主要基于电子文件管理实践过程中风险因素造成损失的状况和如何防范进行总结，研究偏重技术方面。正式提出“电子文件风险管理”后，国内对电子文件风险管理研究主要集中在对该理论的概括论述方面，其次是电子文件风险识别与评估、风险防范与应对方面。对“电子文件风险管理”，已经形成完善的概念基础并提出系统的研究框架。伴随着电子文件风险管理研究的不断深入，研究重点又将逐渐转向更广阔的实践层面，在理论指导下探讨如何解决电子文件管理实践中的风险问题。

档案信息化建设风险和防范是档案风险管理研究中的另一热点。这一方面的研究多是从档案信息化实践状况出发，对档案信息化建设中出现的风险问题进行总结并提出对策。目前学者提出的档案信息化建设风险因素主要包括观念和认识风险、投资风险、技术风险、管理风险、人才风险，从而提出的档案信息化建设风险应对和防范措施有实行分等级风险管理措施，加强培训、提高档案工作人员对档案信息化的认识，预留风险保证金、制订建设规划、防范资金风险，采用逐步更新、持续改进的技术措施，引入信息监理方等。档案信息化建设风险和防范研究，尚未像电子文件风险管理那样提出系统的管理框架和风险应对模型，还未形成严密、系统的理论体系。

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关键词：高职院校；人事档案管理；信息化技术；困境；应对措施

随着国家对职业教育的重视力度逐渐加大，高职教育近年来得到突飞猛进的发展。但在办学规模不断扩大、办学水平不断提高的同时，一些方面仍然非常滞后，未能与学校的发展同步，未能与时展相适应。人事档案管理工作即属该种情况。在计算机科学迅猛发展，信息化技术普遍运用于各行各业的今天，多数高职院校人事档案管理工作仍然徘徊在信息化的边缘，严重影响管理效能的提升，制约了人事档案在服务教职工、服务学校教育教学方面潜能的释放。所谓档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务[1]。正视人事档案管理信息化的意义，破解制约信息化发展的不利因素，寻求破解之道，是人事档案管理工作者的责任。

1 高职院校人事档案信息化管理的必要性

首先，人事档案信息化管理是国家档案管理部门的要求。早在2002年，国家档案局、中央档案馆就联合下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，提出了“加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程”的任务要求；2011年，出台了《全国档案事业发展“十二五”规划》，进一步对档案信息化工作提出了具体的目标任务。作为档案管理重要组成部分的人事档案管理，自然也在上述要求之列。并且，因人事档案具有利用率高、动态性强等特点，信息化工作尤显必要。

其次，信息化管理是人事档案事业发展的必然要求。传统人事档案以纸质化材料为主，虽然它在数十年的人事档案发展史中作出了应有的贡献，但其弊端也非常明显：占用空间大，安全隐患高，纯手工操作，工作效率低，纸张容易变质，无法实现资源共享，等等。这种弊端尤其在信息化时代显得更加突出。将信息化技术应用到档案管理中，可以很好地解决这些不足。将档案资源数据化，不但能够节约大量空间，而且能大大提高档案利用效率，还可借助网络实现资源共享。此外，信息化资源可以永久保存，不存在纸质资源易变色、变质、反复查阅引起破损等的问题。

再次，人事档案管理信息化是服务高职院校发展的迫切需求。一方面，随着职业教育的发展，高职院校办学规模不断扩大，师资数量也相应大幅增加，沿用传统管理方法进行人事档案管理，在工作人员非常有限的情况下，显得越来越力不从心；其次，教育主管部门对高职院校的师资数据统计工作要求越来越高，诸多数据库需要对教师相关信息进行统计和分析，如果以纸质材料作为分析对象，工作量之大、工作效率之低、差错率之高可想而知。此外，高职院校教师相关信息变动频繁，需要借助信息化手段方能及时准确更新。也有同行认为，高职院校人事档案的信息化在促进教师反思和成长、协助教师规划职业生涯等方面发挥着辅助功能[2]。

2 高职院校人事档案信息化管理面临的障碍

首先，对人事档案信息化管理的重要性认识不足。一些高职院校未能认真落实《档案法》等法律法规的要求，未能将人事档案工作与学校教育教学事业的发展相联系，也未将人事档案工作纳入学校长远规划和重要议事日程，觉得这项工作可有可无，投入可大可小，人员可多可少。对人事档案管理的信息化更是重视度不足，觉得只有投入，不见产出。认为将有限的信息化资源投入到教学上能立竿见影。这种短视效应严重制约了高职院校人事档案信息化管理的进程，使得学校档案管理工作不但不能紧跟时代的步伐，也未能与学校的发展同步，人事档案工作逐渐被边缘化。

其次，人事档案管理工作人员素质较低，不能适应信息化要求。由于高职院校多由原来的中专学校升格而来，人事档案管理人员大多学历层次较低，年龄结构偏大，且多为兼职，加之信息技术发展迅速，使得原来的管理人员不能适应新形势，缺乏人事档案信息化管理的系统思路和应用信息化手段进行档案管理的能力。

再次，信息化软硬件支撑薄弱。人事档案信息化管理必须具备一定的软硬件条件，如计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、光盘、刻录机、移动硬盘及管理软件等。这些设备和软件均需要一定的资金投入，且后期维护也需要一定的经费，如果不能提供上述必备设备，信息化工作就难以开展。

最后，信息化安全性风险未能排除。信息化手段为人事档案信息的有效利用以及资源共享带来极大的便利，但同时其安全性问题又是一大阻碍。人事档案信息化安全问题主要包括物理安全、网络安全、信息安全和管理安全。物理安全主要与信息化系统、设备等硬件相关联，网络安全主要是指病毒入侵等网络使用中存在的风险，信息安全主要是指信息的泄露和完整患，管理安全则是指通过加强安全管理来保证上述安全措施的实现[3]。由于信息化安全问题的存在，在信息传输或共享过程中，计算机易受攻击，且一旦信息泄露，将会以极快的速度扩散，造成不可弥补的后果。而人事档案管理最重要的原则就是保密性，上述风险也为成为人事档案信息化管理的又一个制约因素。

3 高职院校人事档案信息化管理的对策

（一）全面加强软硬件建设，为人事档案信息化管理奠定基础。首先，要加大投入，完善硬件设施，确保工作场地和空间符合人事档案信息化管理要求；配备人事档案信息化管理的电子和存储设备。其次，要建设功能齐全、稳定、成熟、安全的信息化管理平台，实现人数据录入、更新、检索、查询、共享功能，提高人事档案管理的效率和资源利用率，满足服务学校、服务教职工的功能需求。在此基础上，要指定专人对电子设备和管理平台定期维护，解决信息化管理过程中出现的技术问题和故障，保障信息化管理工作的正常运行。

（二）有效应用信息化管理手段，促成人事档案管理水平升级。一是选择安全、可靠、完善的管理软件，通过数据（文字、影音）录入、图片扫描等方式，对现有档案材料进行数字化升级，将档案袋变文件夹，将档案室变数据库。在数字化转换过程中，要遵循真实性、完整性原则，并考虑未来数据动态更新和软件升级的需要。二是实现人事档案网络化管理。人事档案管理实现网络化后，可在学校与上级主管部门之间，不同单位（教职工调动、工作分配涉及到的相关单位）之间进行异地查阅，极大地减小工作量，并可避免纸质档案传送过程中易出现的档案丢失、泄密等问题，是人事档案管理发展的必然趋势。

（三）严密防范网络漏洞，为人事档案信息化管理创造安全环境。信息网络技术虽有快捷、高效等诸多优点，但应用到人事档案管理方面，其安全性问题却值得高度警惕。数据录入、存储、上传、传输、查阅过程中，安全患都无处不在。为此，在网络化设计和管理中，必须严防漏洞。首先，要制定网络化安全管理制度，明确工作责任人，制定每个环节的工作流程。其次，通过加密技术防止资料在传输过程中被截获；设置访问权限，授权方通过身份认证后方可查阅档案；引入防写技术，防止数据被恶意更改。

（四）加强人员培训，增强人事档案信息化管理能力。为迎接信息化时代的到来，档案管理人员要摒弃守旧的观念，积极主动接受新事物，学习新知识，适应人事档案管理新要求。从事人事档案信息化管理工作，工作人员需要具备以下三种能力：一是具备熟练的电子计算机及常用软件的操作和使用能力；二是具备扫描仪、刻录机等常用电子设备的使用能力；三是具备管理平台操作能力；四是具备一定的信息加工能力；五是具备信息化管理过程中常见问题和故障的处理能力。高职院校要鼓励档案管理人员参加培训，掌握先进的信息化知识和技能，切实提高档案管理能力。

（五）制定信息化管理标准，确保信息无障碍沟通和共享。资源共享是人事档案信息化管理的重要内容，但其重要前提是信息管理的标准化，也即信息共享方使用统一的平台，对档案数据格式、文件规格作统一的要求，这样才能达到共享共用的目的。可行的建议是由国家档案管理部门制定统一的信息化标准，对档案数据的形成和流转环节进行统一要求，确保档案管理部门能对所辖区域人事档案信息进行汇总和分析，且人事档案信息能在不同单位之间无障碍交流和使用。

高职院校人事档案信息化管理的重要性日益凸显，但在明确人事档案信息化发展方向的同时，也要客观肯定传统档案管理模式取得的成果和积累的丰富资源。尤其是在当前，因为纸质档案的凭证价值作用电子档案暂时无法替代，所以纸质档案在未来一段时间仍有存在的必要[4]。可行的做法是，一般性材料，只进行电子化存档；对重要文件，纸质化和电子化同步存档，但在档案使用方面则以信息化为主。

参考文献

[1] 吴白莉.试论高校人事档案信息化[J].档案与建设，2009（9）：37-38.

[2] 米晓红.高校人事档案管理信息化对教师职业生涯的影响研究[J].科技创新导报，2013（20）：190.

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关键词：高校人事档案数字化

1 概述

高校人事档案是高校教职员工在科研、教学、行政等日常工作中形成的真实的反映教职工的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。对于个人而言，是人一生真实轨迹的描述；对于组织而言，是考察、了解职工品德和素质的重要凭证。因此人事档案的保存、保护、管理对于个人和组织而言都具有重要的意义。在我国大部分高校档案馆，人事档案的管理方式相对滞后，主要存在是传统手工的借阅与保存，而这种传统的借阅与保存最大的弊端就是档案人员频繁的接触原始档案造成的人为有意无意的破坏，甚至泄露职工的人事档案，很不适应现代人事档案工作的需要。

2 高校人事档案管理现状

2.1 改进传统管理方式，提高工作效率

现阶段高校人事档案的提供、利用还是以原始纸质档案为主体。档案管理人员的管理重心只是放在对原始档案能够不丢失、不遗漏。特别是有些人事的档案装订还采取老式的线装方式，这就不可避免的造成了人事档案在递增和使用过程中被迫频繁拆装档案的行为，直接造成了对档案原本的人为伤害，降低了工作效率。

2.2 加强人事档案数据库系统的应用性

目前各个高校在构建人事档案数字化平台的过程中，着重发力点都限于对人事档案中关键信息的提取、包括档案人库、借阅、在库、出库的电子记录。而真正能做到将档案原件以电子副本的形式完成的保存在数据库中，少之又少。一方面是由于这是一项极其庞大的数据工程，另一方面在这个过程中产生的风险性对于高校的人事档案馆是一个不小的挑战。高校人事档案管理模式一直沿用传统的人工管理方式，由于原始纸质的人事档案拥有高度的机密性，涉及到各位教师的切实利益，因此为防止原始档案在借阅，查询过程中，出现经常接触原件可能造成原件的破损，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人员频频往返于阅档室与库房之间为使用者找出档案，利用完以后再将档案归入原位，这种查档方式费时费力，效率极其低下。因次，迫切需要对纸质原始档案材料进行数字化和信息化管理，有必要搭建学院人事档案数字化平台。而数字化平台中的数据库副本利用，有效的阻止了传统查询纸质档案中发生的篡改、丢失、破坏的现象的发生，而且电子副本的存在，在原始档案遭到可能性的破坏也是很好的留存依据，所以建立数字档案迫在眉睫。

3 我院建立人事档案管理数字化平台的意义

长春职业技术学院目前现有在库教师人事档案全部为纸质材料。管理模式一直沿用传统的人工管理方式，由于原始纸质的人事档案拥有高度的机密性，涉及到我院各位教师的切实利益，因此为防止原始档案在借阅，查询过程中，出现经常接触原件可能造成原件的破损，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人员频频往返于阅档室与库房之间为使用者找出档案，利用完以后再将档案归入原位，这种查档方式费时费力，效率极其低下。

3.1 数字化管理平台的建立是实现了从手工检索到计算机检索的转变，有助于提高人事档案工作的效率和水平。

人事档案数字化平台建立之后，借阅档案人员登录数字化平台，向管理员发出申请，档案人员同意授权后，根据检索式查询所需的人事档案的电子副本，减少了对原始纸质档案的接触频率，有利于纸质档案的保护，按照原始查询查阅人事档案的程序和流程，查询一份人事档案需要经过领导授权――下库查询――档案复印――领导审核，大约20分钟时间。我院人事处办公地点将于现在A楼变迁新楼，而档案室还依然保留在A楼，两楼地理往返步行约15分钟，这样查询一份档案的时间最快也在35分钟左右，如果没有设有人事档案数字库，在此基础上浪费的人员精力和管理物力将无法估计。而人事档案数字化平台的建立使得档案管理人员只需在平台后台通过系统处理并发线程的档案查阅请求，大大解放了人工，实现了一人多处理线程的可能。

3.2 数字化管理平台的建立能够“师”尽其才。

数字化管理平台中记录的真实信息，方便对高校教职工进行统计分析，为学院的评优、评职提供了快速、高效的查询方式和现代化的渠道。为配合高校建设，人事档案管理除了秉承原有的原则外，还要加上优化效能，因此人事档案电子化的趋势不可阻挡。作为人事处数字化，信息化建设工程的一部分，配合未来申请的在职教师职工信息库，两库融合，使得人事处从新进教师的入职入库，到在职教师的晋职评聘，到退休教职工的信息保障成为了完整的一条数字化信息链。

3.3 数字化管理平台的建立适合高校无纸化办公发展的要求，使高校人事管理各项事务日臻科学化和规范化。

该数字化平台将集全校教职员工档案数字化管理（数字化收集、整理、保管人员档案资料）、员工信息查询统计管理（统计、检索人员有关信息）、文件档案管理（起草有关人事、工资文件，收集、整理、保管有关文件）、薪酬分配（根据国家单位有关政策和规定核算人员工资）、为管理领导提供所需的有关文件、统计信息、人员情况、参考意见为一体，根据学院人才成长的规律和学校的任务，对学院各级各类人员个性化和职业化的进行规划与组织。

3.4 我院建立人事档案数字化平台可行性分析

我院人事档案数字化平台的项目从得到了院里领导的大力重视，保证在人力、物力给予最大的支持。项目组组长是具有多年人事工作经验及其项目领导经验的中青年领导，能够保证项目运行和实施，并且有能力解决项目过程中困难和风险。项目组成员的配置以青年教师为主，集中了计算机类专家、档案类人员、及其本院人事处有丰富的业务经验的行政人员。项目立项前，项目组成员进行了反复的论证和实践考察及其专家咨询，指定了科学的、详实的可行性分析及其项目实施方案。并对项目实施过程中可能预见的风险做出了解决的预案。对项目组的成员进行专业化的培训，使得整个项目能过效率专业的进行。

人事档案数字化平台中的师资信息化平台的基础模块设计已经完成，并且在人事处工作中正常运行了一年，在此次项目过程的工作是对模块接口的升级。在已经开展两个月项目运行中，呈现出极佳的运行状态。数字化档案信息系统已经进入系统设计程度。

参考文献：

[1]王鲁等.高校师资信息管理系统.云南省教委信息中心，1996.

[2]潘锦平.软件系统开发技术.西安:西安电子科技大学出版社，1995.

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1、员工基本信息登记

2、员工入职相关审批文件

3、员工各类证件

4、员工各类在职资料

5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

6、员工在企业里的岗位异动记录

7、员工调薪、奖惩记录

8、劳动合同及保密协议等相关文件

二、管理员工人事档案必须GET的几个点：

1、员工人事档案决不是入职后就再也不动了

2、需要有管理机制：每一份员工人事档案都需要按正规的档案管理流程与机制来进行。包括归档流程设计、归档机制及制度，员工查阅或出借流程与管理、出具证明材料流程与机制、定期检查与抽查机制、保管责任及奖惩、销毁管理等。

总结：员工人事管理档案极为重要，必须重视，原因在于

1、可降低用工风险，提升胜述率；

2、为其他人事管理工作提供重要依据；

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关键词：新时期；医院；人事档案；管理

在经济体制与政治改革渐次深入的社会背景下，我国医药卫生体制改革得到进一步推进。人事档案管理作为医药卫生体制改革中医院行政管理工作不可或缺的组成部分，在促进医院可持续健康发展，实现人才战略目标方面发挥了不可替代的影响作用。但受各类主客观因素的影响，医院人事档案管理工作仍存在许多问题，严重降低了医院人事档案管理工作的质量与效率，其详细内容见下文论述。

1人事档案管理工作在医院行政管理中的重要性分析

医院人事档案管理是指医院在长期的医院人事管理活动过程中形成的，记录及反映医院内工作人员工作技能、德行表现、工作经历、学历背景及工作业绩等的原始记录。其重要性主要分为如下几方面：1、人事档案是医院人才开发的重要依据为全面掌握医院内各职工的发展情况，人力资源部门需对人事档案信息进行系统分析研究，通过对各类信息的综合对比，清楚了解各职工德能勤绩。同时，还可依照不同专业的需求，合理引进专业人才，促进各专业间的协调性。2、人事档案是医院制定薪酬的重要依据医院每年的工作薪酬会结合员工具体工作情况进行变动。通常薪酬制定需经三个环节，即：提出、修正、讨论，这其中多以每位职工的人事档案为主要参考（如：学历、职称、工作能力、工作经验、岗位风险等），以原有薪资为基础进行科学合理地改善。3、人事档案能够为医院提供用人依据及人才信息近年来，部分医院建立了多支学历结构、年龄及辅助人员相互配合的医疗团队，以期提高医院的整体医疗服务水平。医疗团队创建前首先要由人事部门对创建团队的人员作详细了解，主要包括职工知识水平、工作能力、个人素养、年龄、工作经验等；其次，进行人员选拔；最后，试用。在该过程中所需信息主要来源于人事档案。

2新时期医院人事档案管理存在的主要问题

1、现代化档案管理手段落后长时间以来，受计划经济体制的影响，部分医院人事档案管理仍停留于传统手工管理模式，即以文字材料为主要表现形式，将职工的信息、人事资料等装置于纸质档案袋内。随着时间的推移，档案受潮、虫蛀、霉变等情况严重，以致档案损坏、遗失，严重降低了档案的完整性与安全性。2、人事档案管理现存信息的实用性不佳医院人事档案管理要能够客观、公正及真实地反映和评价医院内各工作职工的真实活动，对每位职工在工作岗位上取得的成绩给予充分肯定，对每位职工在工作岗位上出现的失误给予客观指出，以促使其进步。现阶段部分医院人事档案管理实用性不强，主要体现在如下几方面：对医院内部分骨干人员的成绩分析存在偏差，对其成绩过分夸大，忽视与成绩来源相关的实用性信息。

3、人事档案管理缺乏主体条件

目前，多数医院普遍存在工作量大、工作繁杂、人员编制不足等问题，人事档案管理工作多由其它人事管理人员代管。因部分管理人员缺乏专业性的档案管理知识，责任得不到落实，很容易出现管理程序婚恋、档案内容失真及资料遗失等情况。3做好新时期档案管理工作的改进策略1、增强档案管理人员的责任意识第一，普及档案基本知识，提高工作人员对档案管理工作重要性的认识，创设档案管理工作氛围，以激发档案管理人员的工作热情；第二，加强医院领导层对档案管理工作重要性的认识，认真落实人事档案管理工作内容；第三，提高档案管理工作人员的档案管理意识，提升档案管理人员的综合素质，定期开展专业知识培训，采取“走出去，请进来”的方针，强化档案人事管理工作人员的学习培训，增强其工作能力。2、规范医院人事档案管理工作做好新时期医院人事档案管理规范工作，要从如下几方面为着眼点：第一，档案归档程序化；第二，档案材料整理规范化，分类鉴别整理所收集的档案信息；第三，档案管理现代化，合理配置标准化的档案管理设备；第四，完善人事档案管理制度，使人事档案管理进一步制度化、规范化、科学化、严格化。3、加大对人事档案管理设备的监管力度首先，医院可结合院内具体情况建立专门的档案存储库房，设置防火、防潮设施，定期对库房情况进行检查；其次，引进现代化技术管理设备，以延长档案的使用寿命，减轻人事档案管理工作人员的劳动强度，提高其工作质量与效率。4、重视医院档案管理人员的选拔与培养医院人事档案管理工作的基础为档案管理队伍建设，档案管理工作人员的综合素质高低能够对档案管理水平产生直接影响。因此，医院要在完善制度建设的基础上，重视档案管理人才的选拔与培养，使其具备扎实的专业基础及相应的管理服务理念，切实适应新形势下医院对档案管理工作人员的需求。

4结语

综上所述，医院人事档案管理工作是一个不断完善、不断发展、不断创新的过程，在开展档案管理工作过程中，要从提高人员素质、完善档案管理工作内容、提高档案管理现代化水平等方面，逐步探索出适合我国医药卫生改革体制下医院人事档案管理的新方法。

参考文献：

[1]张惠琴,陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学,2012,16:28-29.

[2]韩雪.浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务,2012,17:50-51.

[3]曹文波.新时期如何做好医院人事档案管理工作[J].经济师,2014,03:219+221.

[4]李海花.基于如何做好医院人事档案管理工作分析[J].黑龙江史志,2014,17:210.

[5]莫冬华.如何做好医院人事档案管理工作[J].东方企业文化,2015,02:69+71.

[6]王汉丹.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].科技展望,2015,14:230.

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在事业单位改革进程中，人事档案继续发挥着凭证、依据和参考的作用，诸如转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明。它为人事、人才开发提供信息和数据，在发现人才、选拔人才工作中起了不可替代的积极作用。

一、事业单位人事档案的重要作用

事业单位档案管理主要是指在信息化互联网的环境下，对档案管理核算、分析、控制及监督等工作进行现代化管理模式，通过运用信息化软件设备，及技术，实现人机结合的管理系统，这个系统主要由人、信息化软件、硬件组成。每一部分都起着非常重要的作用。

事业单位档案管理使得档案管理业务与业务之间实现了完美的结合中，将的事业单位档案管理的各个流程都有机的结合在一起，并进行协调统一管理，大大加强了传统事业单位档案管理方式的时间和空间的限制，对事业单位档案管理创新提供了有效的平台。信息化和技术的使用，使得事业单位档案管理在应用方面更加有效和实用性。其次，人事档案管理工作既是一项政治性工作，又是一项专业性工作。人事档案管理工作的政治性，首先表现在它与党的政治路线、方针、政策有着密切的联系。其次表现在人事档案管理工作是一项政策性很强的工作。档案信息的收集、鉴别、取舍、清理和利用等工作的开展，都是在一定的政策指导下进行的，它要求各级人事部门和档案管理者必须高度重视、自觉搞好这项工作，使之有效地履行其政治使命。人事档案是一项专业性的工作，这种专业性就体现在它具有独立的对象即人事档案。人事档案产生于人事管理活动，有自己独特的性质和功能。根据人事档案的特点所从事的人事档案的科学管理，是人事档案管理的一项重要的要求，这就决定了人事档案管理工作具有很强的专业性。再次表现在人事档案管理工作具有专门的工作方法，它要求按照一定的原则、方法和科学的程序，完整、准确、系统地保管好人事档案，准确、迅速、及时地开发人事档案信息。

事业单位档案管理和日常运营的协同化。信息化和技术可以消除事业单位档案管理业务之间的连接性问题，实现协同统一化管理，使得部门之间的档案管理信息都可以实现共享，从而改变业务之间的不同步问题，并可以实现与银行之间的协调合作关系，从而实现事业单位档案管理创新。

二、目前事业单位人事档案内容存在的突出问题

（一）在市场经济条件下，人们在思想观念上有淡化人事档案的倾向，但对大多数人来说，人事档案神秘、政治色彩浓厚的固有意识依然存在，个人要想查阅、复印档案中的某项内容必须经过组织人事部门审查登记，个人对档案中的具体内容并不知晓，对个人档案的准确性、真实性、全面性更是一无所知，这种管理方法，一是意义不大，二是人为的增加了个人和单位之间的距离感。

（二）人事档案缺少公开透明度

首先，在市场经济的社会前景下，事业单位档案管理动态化。在信息化和环境下，会计的数据是实时更新的，通过对数据的输入使得系统内部的档案管理信息数据是由静态向动态管理跨越。对于事业单位档案管理信息的处理是实时的，动态的，档案管理的报表都是从年、季、月、日都不同，都是在更新。

其次，长期以来由于人事档案的机密性，造成了人事档案的神秘化，虽然人事档案的这一特点是特定年代的产物，但是，学习、培训、出国、考察、社会交流日趋活跃，人们的价值观念随着社会的发展而发生深刻的变化，在纷繁复杂的社会背景下。

三、加强事业单位人事档案的管理与利用

（一）围绕改革，服务改革

事业单位档案管理集中化。通过信息化和技术的运用，无论是从管理层面还是技术层面，都是集中化管理，通过内部资源的整合，使得内部业务与业务之间的数据都是统一的，集中化的，由各个部门的档案管理信息传输到档案管理部门，实施集中化管理，使得档案管理信息配置更优化。

（二）规范制度是保障，注重克服薄弱环节

维护事业单位人事档案的真实可靠，是事业单位人事档案管理工作的基本要求，近几年来，我国市场比较活跃，包括合并，交易规模快速扩张。这些并购重组业务均涉及到事业单位档案管理的问题，按照目前相关税法规定，分为一般性档案管理处理规定和特殊性档案管理处理规定，不同的处理方式对各方缴纳的所得税影响自然不同，才能有效保障干部档案的完整、准确、实用。对于容易出现不合规的问题。这就要求合并必须具有一批通晓档案管理的管理人才。此外，在购并业务中保持与档案管理部门的良好沟通也是必不可少的，在业务处理中遇到不明白不清楚的问题，及时与档案管理部门沟通如何处理，可以将风险化解在事前。

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一、高校人事档案管理存在的问题分析

1、人事档案管理重视程度不够，档案管理制度不够健全

首先，对档案管理从思想上认识不够，没有假期对档案法律法规的学习，缺乏一定的监管制度，很容易形成盲点，容易出现漏洞；其次，档案资料收集整理不够规范，容易出现混乱、缺失状况，因为目前还没有形成比较系统、标准化的档案收集整理制度，在经过多次不同人员处理之后，就会导致档案原材料缺乏完整有效性；最后，就是因为对人事档案管理缺乏一定的重视，没有形成规范统一的档案管理体系，档案就会出现缺漏，进而导致档案内容失真，影响档案管理工作的正常运行。

2、档案管理重储藏轻利用，档案资源开发利用程度不高

目前人事档案管理还主要停留在手工管理阶段，严格按照十大类进行归档，忽视了档案在人才培养、管理等方面的应用，所以现在档案的深入开发还十分困难。一方面就是只注重存放，单一强调档案的保密性、政治性，忽略了人事档案的人才开发性，档案管理过于神秘，未能发挥出其真正作用。另一方面，目前我国人事档案是由各级政府的人事管理部门和相应的人才中介机构，档案调动起来相对复杂，而且各地档案管理制度又不太相同，档案调动起来费时费力，这些问题都直接影响了人事档案的开发利用。

3、档案管理硬件投入不足，数字化管理进程缓慢

随着计算机和现代信息技术的发展普及，人们生活、工作就越来越便利了。现代信息技术在档案管理中发挥着至关重要的作用，它有利于推动人事档案管理的质量、效率上的双发展。无纸化人事档案管理是现代信息社会发展的必然要求，但是目前很多高校在档案信息化管理硬件投入上还是十分缺乏。有的高校虽然基本上都配备了计算机，但是电子化、网络化程度并不高，只局限于文档目录的录入，而无法实现人事信息的深入利用。

4、档案管理人员专业素质不高

一方面是档案管理人员流动性较大，不太稳定，因为人事档案管理是一项细致、琐碎、技术性较强的一门工作，各项工序都要十分认真，不能出现丝毫差错，所以档案管理员就需要极为细致的工作态度并适应长期相对枯燥的工作环境，但是目前很少人愿意从事这项工作，有的人虽然从事了相关工作，但是也坚持不下去。另一方面就是目前的档案人员素质不高，专业程度普遍缺乏，首先从业人员思想观念老旧，没有创新服务的意识，缺乏进取开拓精神，不能适应新时期人事档案管理工作的具体要求；其次就是服务质量不高，风险意识不够缺乏专业的工作态度；

二、人事档案管理的对策分析

1、建立健全人事档案管理制度

因为目前还没有形成比较系统、标准化的档案收集整理制度，在经过多次不同人员处理之后，就会导致档案原材料缺乏完整有效性，长期以往就难以促进档案管理工作的有效发展。为此必须建立健全各项档案管理制度，严格按照档案管理期限、范围进行人事档案管理，真正做大以人为本，大力创新服务意识；还要加强资料的收集，及时补充材料，做到材料收集的全面性，然后认真进行材料归档，还要做到动态化管理，一旦发现问题，即使发现解决，尽力保证档案材料的完整性。

2、加强档案管理的宣传普及，不断强化档案意识

人事档案是高校发现人才、管理人才的重要依据，加强人事档案管理有利于促进学校人才资源的合理化开发利用，从而还能促进学校整体管理水平的提升。为此必须加强档案管理的宣传普及，不断强化档案意识。首先要加强广大一线档案管理人员的培训，向他们普及档案管理的法律法规；其次还要进一步充实档案管理的内容，加强档案管理的监督，实现人事档案的动态化建设，不断提升档案管理的实用性；

3、加强档案管理人员的培训，不断他们的从业素质

人事档案管理是一项细致、琐碎、技术性较强的一门工作，各项工序都要十分认真，不能出现丝毫差错，所以档案管理员就需要极为细致的工作态度并适应长期相对枯燥的工作环境，这就对档案管理人员提出了更高的要求。为此要有阶段、分层次对档案管理人员进行业务培训，不断提高档案管理人员的整体素质。

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[关键词]档案管理；持续发展；途径

一、人事档案管理信息化是我国可持续发展战略的要求

1.人事档案信息化是适应新形势发展要求

飞速发展的社会信息化决定了必须加速人事档案管理信息化的进度。现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息需求量越来越大，传统的人事档案管理模式正经受着巨大的冲击和挑战。面对这种冲击和挑战，人事档案管理只有顺应时势，加快档案信息化建设，尽快实现人事档案管理现代化，进而使人事档案管理工作适应新形势发展的要求。首先，实现人事档案管理信息化是解决自身存在问题，提升管理水平的根本途径。近年来，人事档案管理信息化方面虽然做了一些工作，但总体来看，现代化程度仍不高，有些单位还比较落后，人事档案管理和利用水平较低。解决这些问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率。其次，实现人事档案管理信息化是确保档案事业可持续发展和自身发展的需要。人事档案事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，确保实现档案事业的可持续发展。实现人事档案管理信息化就显得十分迫切和必要。实现人事档案管理信息化不仅有利于发现、培养和造就大批人才为档案事业发展服务，而且将会使人事档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。

2.实现人事档案管理信息化是历史发展趋势

首先，人事档案信息化有利于保护珍贵的档案原件。将人事的各类档案进行信息化手段处理后，可以有效地保护档案原件，避免档案原件被过多地直接使用、借阅等造成原件的损坏；可以有效地降低和避免重要资料丢失的风险。在档案建设和发展过程中，将重要、珍贵资料进行信息化处理，应用计算机对原件进行电子扫描，之后以电子文件的形式进行收藏、管理和使用，就可以有效地保护档案原件。其次，人事档案信息化使文件的归档方式得到改善。在工作中，档案部门要对各类人事工作过程进行及时的著录。在纸质文件时代，采用手工操作的方式，档案人员要花相当多的时间和精力埋头于整理档案和登记目录。而将档案进行信息化处理后，可以使档案人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，利用计算机软件进行工作，大大改善了工作条件，有效地提高了工作效率。第三，人事档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案原件更易于导航，可增强对原始档案的应用程度和应用范围，进一步提高了档案原件的利用率，最大限度地实现档案信息资源的共享。

3.实现人事档案管理现代化是确保档案事业可持续发展和自身发展的需要

档案事业需要发现、培养和造就大批的建设人才，而人事工作是做人的工作，只有详实全面地掌握人事档案材料，才能合理使用人才，充分发挥人才的作用，才能确保实现档案事业的可持续发展。为能迅速、准确、全面系统地提供人事档案材料。提高人事档案管理工作的效率和科学水平，实现人事档案管理现代化就显得十分迫切和必要。实现人事档案管理现代化。不仅有利于发现、培养和造就大批人才。为档案事业发展服务，而且将会大大提高自身的工作效率。使人事档案信息资源得到更加充分的开发利用，同时可以延长档案寿命。人事档案管理人员可以从繁琐的手工劳动中解放出来。以充分的精力学习研究新的科学技术。

4.实现人事档案管理现代化是解决自身存在问题，提升管理和利用水平的根本途径

近年来，我国在实现人事档案管理现代化方面虽然做了一些工作，取得了一定成效，但总体来看，现代化程度并不高，有些单位还比较落后，主要是管理意识，设备和技术方法比较落后，基本处于经验管理和手工操作状况，人事档案管理和利用水平较低。解决上述问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率，完全实现管理现代化，从根本上提高人事档案的管理利用水平。

二、信息化管理是人事档案可持续发展的必经途径

人事档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储环境控制档案存储载体更新改造的科学化。要加快人事档案管理现代化、信息化的建设，主要做好几方面的工作。

1.管理者思想的创新是实现人事档案管理信息化的关键

电子计算机能否成功地应用在人事档案信息管理中关键在院领导的支持和各部门主管的积极参与，尤其是领导思想认识的提高。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作，档案管理现代化、信息化就是一句空话。尤其是人事档案管理工作上，指定专门的主管领导，重点抓现代化人事档案管理。档案主管部门要在提高各级领导的现代化管理水平方面多搞一些培训工作，改变现有领导群众的知识结构。以适应现代化管理的需要。努力把人事档案信息化建设作为档案系统建设现代化和服务工作现代化的一个重要内容，逐步构建起档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

2.现代化档案管理人才是实现人事档案管理信息化的保证

从目前我国档案工作人员来看，大部分档案工作人员都是一兼多职，对档案管理知识比较浅薄，这对人事档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是改变队伍素质结构，适应新的工作需要，对有发展前途的年轻同志，加大业务培训，在短期内完成全员上岗培训。要制定信息化建设的中期规划和短期目标，争取政府和上级部门的支持，加大投入，吸引、培养人事档案管理专业型人才，做好人才储备工作，打好档案管理工作基础，使人事档案的管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。

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关键词：人事档案 疾控机构 构建 管理机制

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（a）-0100-02

作为掌握人才信息的一个主要来源，我国疾控机构人事档案指的是对疾控工作人员个人经历、工作绩效以及业务能力的详细记载。由于近些年疾控队伍管理体制与发展的不断创新，将机构人事档案工作做好是机构管理水平得以提升的一个有效途径，同时也是与新形势发展相适应的重中之重。该研究主要探讨疾控机构人事档案主要特征，对适应疾控中心的认识档案管理体系进行创建，并对人事档案收集、分类、利用以及信息化管理等进行重新梳理，从而实现疾控中心人事档案管理的规范化与系统化。

1 疾控机构人事档案的特点

从根本上说，疾控人事档案是工作人员职称晋升与薪酬增加的关键依据，而且可以客观反映个人技术能力与专业素养，存在非常重要的利用与保存价值，疾控机构人事档案本身具有全面性、真实性以及保密性。

首先，疾控机构人事档案对人事档案的凭证作用具有决定性价值，其凭证作用本身存在法律效力，所以，一定要保证人事档案信息的可靠性与真实性，职称晋升、年度考核以及个人材料等，避免出现伪造、修改以及弄虚作假情况；其次，疾控机构人事档案关系到个人功过等相关信息，相关人事档案管理人员应该有效处理，禁止个人信息透露给不相关机构或个人，只可以提供给知情合法使用者，而且在需要公开的情况下，应该严格根据实际情况，对开放审核程序做出明确规定，严格遵循责任追究体制；再次，疾控人事档案对职工专业技术职称、学历、年度考核、继续教育等相关内容做出了详实记载，这一档案能够反映出一个人的能力、经历以及品德等信息。

2 疾控机构人事档案管理体系的构建

依照当前的人事聘用体制，疾控机构在编工作人员档案材料不会保存在本单位，而是交给疾控机构当地人社局档案室和人才交流中心档案室代管，卫计委人事部门对一部分疾控干部档案进行管理与保存，疾控机构人事部门的工作是保存合同制职工与在编人员在职期间的人事档案副本、工资、培训、职称以及技术情况等材料。直接人事管理与人事档案利用的单位，应该不断提升其主观能动性，创建与本单位管理体制相适应的人事档案管理系统，构建与疾控机构管理特点相适应的管理体系，必须做到以下几点。

2.1 创建管理体制

正所谓，无规矩不成方圆。创建与完善认识档案管理体制，通过体制对档案管理、收集和日常管理进行全面规范，明确疾控机构人事档案材料归档收集时间与范围，创建人事档案材料形成单位的联系体制，创建疾控机构人事档案的查阅管理体制，确保根据规定办理相关审批工作，健全人事档案转递体制，保证能够完整、及时、保密以及安全转递人事n案材料。

2.2 明确档案操作标准与流程

明确人事档案收集整理流程、查阅人事档案工作流程以及转入转出人事档案操作流程对档案管理人员实际操作非常有利，能够有效避免档案管理工作中产生低级错误。

2.3 做好人事档案风险评估工作

依照人事档案特征，管理人事档案过程中，应该确保所收集入档材料的全面性与真实性，随着近些年人事档案信息化的不断推进，应该做好信息化数据和纸质档案数据一致的有效控制，实现档案信息化的现阶段，我们应该避免在档案使用或者保存过程中出现泄露与缺失等情况。工作人员对档案的管理工作必须尽心尽责，严格按照规范办事。档案管理工作人员要提高自己的道德修养和专业水平，有服务大众的意识，工作高质量、高效率。

3 疾控机构人事档案的管理对策

3.1 分类管理疾控机构的人事档案

依照疾控机构本身所具有的特征，对人事档案展开分类管理工作，首先是根据专业技术人员与行政管理人员和工勤人员展开分类；其次是根据辅助岗位与主系列岗位对专业技术人员展开分类，也就是说，专业技术岗位以卫生技术系列为主系列，辅助系列岗位包括财会系列、经济系列、档案系列以及工程系列等；再次是根据职称等级展开分类。对人事档案管理机构的权责范围进行合理界定、建立健全人事档案管理机构的信息服务体系，充分发挥人事档案的作用。

3.2 收集管理疾控机构人事档案

从根本上说，收集工作是管理疾控机构人事档案工作的基础与起点，收集档案方面应该做到全面、完整以及及时，在确保定期收集与经常性收集前提下，应该做到随时收集，从而及时补充与归档所缺材料，由此才可以将人事档案管理工作做好，收集档案资料期间，必须认真仔细鉴定观点不明确、不完整的人事档案，从而确保档案本身所具有的有效性与真实性。除此之外，对与要求不相符合的档案应该做到及时退回，同时要求规定时间里完成修正工作，再实现归档，如果材料超出归档的范围，应该将其及时返回到科室中，从而对人事档案内容进行全面净化。

3.3 疾控机构人事档案信息化管理

基于疾控机构人事档案管理发展情况分析，其必然趋势在于档案信息化发展，通过互联网技术与电子计算机技术管理人事档案，确保人事档案信息的精确性与详细性。首先应该对人事档案信息资源库进行创建，在电子计算机中输入人员职称、学历学位、工资、年度考核等相关信息，从而形成一种电子档案；其次是在电子信息化管理中纳入人事档案转递与节约等相关工作，创建疾控机构人事档案信息查询管理平台，并将查询数据入口提供出来，将相关数据查询权限提供给不同群体，同时控制管理权限，从而保证信息保密性。

3.4 疾控机构人事档案管理与利用

对疾控机构人事档案进行创建的主要目的在于保证人事档案材料能够得到有序高效利用，为此创建人事档案的最终目的与主要动力，在利用人事档案过程中，其最为基本、主要的形式就是查阅，为了方便监督、查阅以及避免泄密等，监控机构有必要创建档案阅览室，在对人事档案加以利用的同时，查阅人事档案人员应该出具与规定条件相符合的出借或者借阅手续，同时还要保证所查阅档案的真实性与原始性，严禁出现无损、圈涂以及撤换等情况，查阅档案人员在没有经过机构主管允许的情况下，避免擅自复印或者拍摄档案内容。利用人事档案应该对档案利用体制进行严格执行，从而有效维护疾控机构人事档案保密性、完整性以及安全性。

4 结语

总而言之，疾控机构人事档案管理与疾控职工切身利益有着直接相关性，关系到疾控机构未来的发展，所以，在日常工作中，一定要不断总结经验，选择合理、科学体制和现代化手段对人事档案管理进行不断完善，确保人事档案管理工作能够与疾控机构未来发展之需相符合，以此将机构各类人员的工作创造性与积极性充分调动起来，从而实现疾控机构人事档案管理的意义与作用。

参考文献

[1] 陈艳茹.对疾病控制中心人事档案管理存在的问题与模式创新研究[J].管理学家，2014：151-152.

[2] 张美江.肇庆市疾控机构人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2014（5）：194.

[3] 董婧.关于加强疾控中心档案管理的措施和注意事项研究[J].卷宗，2016（5）：111-112.

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关键词:单位;人事档案;档案管理;流动人员

Abstract: along with the market economy and the deepening of the reform of personnel system, the flow of personnel will more and more frequent, the archives management work units as necessary in the recruitment of link (the career at) flow the personnel file management put forward higher request, although the unit flow personnel personnel file management is a complex systematic comprehensive problem, but as long as we dared to explore, and constantly open up, we will find suitable for this unit the management of the personnel records of the development of the new measures.

Keywords: unit; The personnel files; File management; Mobile people

中图分类号：C29 文献标识码： A 文章编号：

引言 在中国丰富的档案财富中,单位人事档案是国家档案财富的重要组成部分,单位人事档案对于现代企业的发展有着十分重要的影响。探求流动人员的人事档案管理,必然有利于相关部门在管理中对有效信息的获取,推动企业人事档案工作的改革,对促进中国经济发展、社会进步具有重大的现实意义。

一、人事档案实现信息化管理

在信息化程度日益加深的现代社会,档案作为一种特殊的重要信息,对其进行现代化管理是必然的发展方向,流动人员人事档案管理也是如此。现代化技术的核心是计算机、网络通讯等现代信息技术,利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等,进而实现网络化管理,是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题,流动人员人事档案管理的信息化建设应从以下三个方面着手:

一是档案库管理现代化。人事档案的管理,需要以科学的手段来适应档案管理信息化的对内要求,可以建立人事档案信息的专用数据库。二是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入微机,通过相应的技术处理,将文章图片甚至声像资料转变成数据资料,使档案数字化、信息化,在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。

二、规范人事档案管理各环节

1.完善档案材料的收集。档案材料是流动人员人事档案工作的物质对象,是提供利用的前提。档案材料必须真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。为有利于工作的顺利开展,应采取一系列切实可行的措施。

一方面,要从人事档案收集环节本身进行规范化管理。一是建立健全流动人员档案材料收集网络,根据材料形成的规律和特点采取定时收集、定向收集、跟踪收集、补充收集等方法。二是与流动人员或用人单位签订档案管理合同,以契约的形式明确双方的责、权、利,并严格执行确保形成的材料及时归档。三是流出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位或个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出档案。接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明确保档案材料齐全、完整。另一方面,改变传统消极的收集保存方式。传统的档案收集实际上就是对人事档案的“接收”,是整理之后单纯意义上的档案保存,这样也就在很大程度上失去了流动人员档案管理的意义。因此,要开展档案收集保管的新模式以改变现有的僵局。如本地录用大专毕业以上人员人才流动服务机构创建的“人事立户”的存档模式,即流动人员人事档案的存放是以用人单位集体委托的方式进行的,这种方式可以使用人单位与人才流动服务机构建立动态联系,与传统意义上企业流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象,用人单位“直接用人,间接管人”,而管人主要是通过与人才流动服务机构合作管理档案来完成的,流动人员的年终考核材料、职称评审及聘用情况、奖惩等档案材料的收集和整理先由用人单位完成,在制成正式材料一个月内送交人才市场,并由其根据国家有关流动人员人事档案管理的规定进行审核归档。

2.严格档案转递手续。随着市场经济与人事制度改革的深入,人员的流动将会越来越频繁,这就对其档案的转递有着越来越高的要求,确保其人事档案安全、顺畅的转递是单位流动人员人事档案工作的重点。人事档案的转递虽然有相关的规定与政策,其关键问题就在于如何使档案转递更为规范,使档案更能发挥利用价值。