学校档案管理规章制度范文

导语：如何才能写好一篇学校档案管理规章制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、档案的建立

（一）建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。

（二）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。

二、档案立卷归档

（一）凡是本单位具有查考价值的文件材料均属归档范围。

（二）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、编制目录，进袋入档。

（三）凡档案资料收集范围目录中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可根据需要自行决定是否保存。

三、档案补充

（一）教职工考核、晋升专业技术职务，获得奖惩等材料要及时收入个人档案。

（二）文件、函件由档案人员统一分类编号登记，交校有关领导阅后即立卷归档。

（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

四、档案查阅

（一）校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

（二）凡未经整理、登记完毕的档案，一律不得外借或查阅。

五、档案安全保密

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关键词：高职院校；学生档案；管理

1对高职院校学生档案的正确认识

第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、出国留学、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。

2高职院校学生档案管理存在的问题

当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。

2.1档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。

2.2档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情况调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。

2.3档案管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。

3加强高职院校档案管理的措施

3.1建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。

3.2增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。让学生认识到个人档案的重要性，因此，自觉重视档案材料的填写，能如实填写档案内容，且书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。

参考文献：

[1]杜君芳.简析高职院校学生档案的管理[J].滨州职业学院学报，2008，（04）.

[2]吕文花.高职学生档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界.2008，（05）.

[3]李凤琴.高校学生档案管理中存在的问题及对策[J].档案.2008，（08）.

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关键词： 中职学校 体育档案管理 管理措施

一、中职学校体育档案的主要内容

学校的体育档案管理涉及的内容是比较多的。不仅包括学校在政策上与体育相关方面的一些文件，还包括体育教学中包含的一切，如体育教材、体育教学目标、体育教学规划，等等，还包括体育教学中的主体，如教师的相关资料，学生的身体素质数据，等等，这些都属于学校体育档案管理的主要内容。由此可以看出，学校的体育档案管理不仅涉及方面比较多，而且是比较复杂的。因此，管理上具有一定的难度。对于中职学校而言，学校倡导德智体美劳全面发展，对于体育教学、档案管理就更严格。在今后中职体育教学领域中，要加强对体育档案管理的重视和研究，使中职学校的体育管理无论是在管理方法上，还是在管理水平上都能够得到较大提高。

二、学校体育档案建立的意义

学校体育档案管理无论是对体育教学领域的发展，还是对学生体育科目学习而言，都有着十分重要的现实意义。笔者通过研究发现，将学校体育档案建立的意义大致分为以下三个方面：首先，学校体育档案的建立能够在很大程度上使体育教学工作在开展过程中更加规范化，同时学校能有效掌握体育教学工作的开展情况，并对体育教学工作进行合理调整。其次，体育档案的建立在一定程度上承载着学校的办学思想。所以，体育教师在这种思想的带动下，无论是在教学水平方面，还是在自身体育教学能力方面都能够不断自我提高。再次，学校体育档案的建立使学校体育教学方面的材料更加系统化、科学化。同时，通过对体育档案的整理、归纳，还能够将体育教学相关实践转变为教学经验，从而将这些经验更好地应用在体育教学之中。

三、中职学校体育档案管理的具体措施

由此可见，学校体育档案的建立对于学校体育教学的发展有着多方面的重要意义。因此，我们必须充分利用好体育档案的这些作用，做好体育档案管理工作，为学校体育教学水平不断提高而作出更大贡献。

（一）强化对学校体育档案管理工作的领导与重视

对于任何一个工作而言，如果没有强有力的领导与重视，那么工作开展就不一定会十分顺利。对于中职学校下的体育档案管理工作同样如此。要想做好体育档案的管理工作，首先学校领导必须给予该工作充分重视，并且在工作开展过程中给予充分的指导。无论是在体育档案管理工作的布置上还是在体育档案管理工作的审查上都要将工作做好，将工作落实，切实树立学校体育档案管理工作的良好发展之风。

（二）建立学校体育档案各项规章制度

行之有效的规章制度是做好体育档案管理工作的重要保障。所以，中职学校要想做好体育档案管理工作，必须建立一套行之有效的体育档案管理规章制度。这一规章制度的制定不仅要能促进体育档案管理工作效率与水平提高，还要使体育档案管理工作在开展过程中有制度可依，进而使学校的体育档案管理工作能够有序、健康地开展。

（三）加强对学校体育档案的收集

学校的体育档案管理工作不仅包含内容多，而且工作是比较繁杂的。所以，体育档案收集是一个十分重要的工作。正因为体育档案内容繁杂，所以，在收集整理的过程中容易出现遗失、没有整理的现象，使档案管理工作不全面。因而，对于学校体育档案的收集工作要采取一些有效措施。一方面，可以将体育档案内容分为若干类，将收集人员相应分为若干组，每组收集人员负责一种或几种固定资料的收集，以此方法避免出现体育档案信息遗失的现象。另一方面，做好体育档案的电子档案管理。电子档案管理是当前档案管理的重要形式，由于电子档案易收集、易搜索的特殊性，因此，学校体育档案管理的电子档案管理工作十分重要。

（四）做好学校体育档案保管和利用工作

体育档案的管理工作还包括对体育档案的保管和利用。一方面，保管是档案管理工作中的一个重点。如果保管工作做得不好或者有纰漏，就会在很大程度上丢失很多重要档案资料。对于体育档案的管理，尤其档案中具有十分重要价值的资料要妥善、重点保管。同时，对于档案保存时间要针对不同类型的档案给予确定。另一方面，学校体育档案的管理，不仅在于管理工作本身，还在于对体育档案的利用。体育档案管理工作的真正意义就在于对档案的利用，充分利用档案才是档案管理工作价值的实现。

（五）提高学校体育档案现代化管理水平

要想加强中职学校的档案管理工作，除了做好以上几方面的工作外，还有一个十分重要的工作就是不断提高学校体育档案的现代化管理水平。随着社会不断发展与进步，档案管理领域得到了很大发展和进步。现代化档案管理方法与手段更是层出不穷。所以，学校的体育档案管理工作只有不断向着现代化管理方向发展，才能更好地满足学校对体育档案管理工作的需求。

参考文献：

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关键词：高校 档案管理 主要问题 对策

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）11-0255-01

高校档案对学校、学生和社会有着重要的作用。通过档案我们可以了解到学校的发展历史，学生在学习生涯中发生的重大事件，它真实地记载着学生和高校的发展历程，对学校和社会具有非常大的考察价值。随着教育事业的高速发展，高校档案管理工作已经引起关注，如何加强高校档案的管理，已经成为教育事业发展的重点问题。

一、高校档案管理的现状

（一）领导对档案管理不够重视

领导作为学校的管理者和引导者，其对档案管理工作的态度影响着档案工作的整体发展势态。由于受到传统观念和个人主观意识的影响，很多学校领导对档案管理工作都不太重视，在潜意识之中，只关注着学校的建设和学生成绩的提高。更有甚者认为档案管理工作是一种悠闲的、无足轻重的工作，档案管理员的存在是可有可无的，档案就保存在管理室，没必要投入更多的经费和人力、物力。领导对档案管理的态度影响着档案管理人员对档案工作的看法，从根本上影响着档案管理工作的发展。[1]

（二）档案管理意识薄弱

档案管理工作是比较枯燥的，其背后的辛劳也是不为人知的。由于档案管理工作发挥的作用不能在短期显现效果，所以经常被领导和同事所忽视，甚至有人产生档案没有什么用处的错误想法。档案管理工作人员受到各种各样的外界因素影响，轻视本职工作，不能有效、严谨地做好本职工作。更有甚者对档案管理不周，把文件、资料乱扔乱放，造成档案文件缺失，这对学校的发展有着非常大的影响。有的高校在档案管理方面没有出台相关制度，有的学校虽然有制度，但是由于缺乏有效的监管，也无法严格地实施下去。这些都是档案管理意识薄弱的表现，对今后档案管理工作的发展有着不利的影响。

（三）档案管理技术较落伍

随着社会科技的不断发展，传统的手工档案管理模式已经不能很好地适应社会发展的需要，计算机的管理模式逐渐走上了舞台。由于计算机是一种高新科技产品，在使用计算机管理档案时，容易发生一些故障，管理人员不能很好地解决问题，就会给档案的管理带来巨大隐患。

二、如何改善高校档案管理工作

（一）提高领导对档案管理的重视度

高校领导应当充分认识到档案管理对学校及社会发展的重要作用，引导有关部门做好宣传工作，提高全校师生对档案管理的重视。在建设方面，给予档案管理部门一定的重视，加强档案管理部门建设，加大档案管理设备的采购。高校领导还应该提高自身的素质，学习与档案管理有关的知识，加大档案信息的利用率。以自身做表率，提高档案管理者对工作的重视度，为学校的发展做贡献。[2]

（二）健全、落实档案管理制度，提高档案管理意识

有完善的规章制度，才能保证一项工作良好地开展和进行。有关高校要建立完善的规章制度，加强工作人员的管理，建立管理人员责任制，做到有错必罚，有功必赏，培养管理人员的积极性。在档案管理方面，领导要派专人进行档案管理工作，做好归类、摆放、收集等工作，并要求有关部门定期进行检查，形成良好的运作体系，以实现统一管理的目标。在完善档案管理制度的同时，要在实际工作中把制度落实在档案管理中。加强管理人员的素质培养，让管理人员自觉、热情地投身到档案管理工作中，使档案管理工作变得不再枯燥，使档案管理工作变得更加科学、更加高效，为学校的发展提供有力的支持。

（三）加强管理人员培训，提高管理技术

在采用高科技管理档案的同时，要加强管理人员的培训，组织管理人员参加有关的计算机培训。建立完善的操作管理系统，保证系统能够强有力地运行下去，加强管理人员对计算机操作软件的学习，提高档案管理工作人员的专业技能，保证档案管理的正规操作。在计算机档案管理中，由于网络的发展较为复杂，高校领导要做好管理人员安全意识的培养，以提高档案管理的安全性能。[3]

三、结语

综上所述，高校要加强对档案管理工作的重视，积极努力提高档案管理工作的效率，培养管理人员的专业技术和知识，做好档案管理规章制度的建立和实施，为学校的今后发展奠定坚固的基石。

参考文献：

[1]汪瑾.高校档案工作人员结构存在的问题及对策[J].连云港职业技术学院学报，2014，02：20-37.

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高校档案信息化建设是信息时代的必然产物。进入20世纪90年代，随着信息技术的迅猛发展，国家从发展战略的高度，明确提出了“以信息化带动工业化”的要求，国家档案局随之提出了“以档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。同时，高校档案信息化也是高校办公自动化的必然要求。目前，很多高校都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统的出现也使档案的生成方式发生了变化。诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这就形成了大量的电子文件，电子文件的保管必须依托信息化数据库的软件保管和以磁盘、光盘等为载体的硬件保管。总之，高校档案信息化建设是高校档案工作发展的必由之路，是高校档案现代化管理的必然要求，只有真正实现档案管理的信息化、网络化，才能达到档案信息资源共享的目标，才能为人们提供更加高效、便捷的服务。但是，高校档案在其信息化、数字化的实践过程中，遇到了种种客观的、现实的困境，致使档案信息化建设总是停滞于单机数据储存阶段，不能达到质的飞跃，实现真正的信息化、数字化、网络化。

高校档案信息化建设的困境

基础设施不完善。高校档案信息化建设的基础是拥有现代化、信息化的硬件设施和软件设施。硬件设施主要包括服务器、存储器、计算机、打印机、复印机、刻录机、扫描仪、照相机等设备及其必备的组件。由于高校档案信息化建设的经费投入较少，加之缺乏专业的技术人员，致使对这些硬件设施的投入不足，而且配置较低，不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。软件设施主要包括档案管理数据库系统，这一系统需由专业的软件开发技术人员来完成。目前，大部分高校都是通过向软件公司购买，并请技术服务人员进行安装和对档案人员进行简单的使用培训来完成的。所以，在档案管理应用系统这一方面，各个高校是不尽统一的，致使在使用上无法实现资源与技术的共享。

人员结构不合理。档案管理有别于一般的办公室工作，它需要专业的档案管理人员，必须了解和掌握档案的立卷、归档工作。可目前的状况是，有些高校的档案人员大部分属于兼职的性质，专业不对口，业务不精，综合素质和能力水平相对偏低，对档案的管理基本上只停留于档案的收集和整理，很少涉及档案的编研与利用。同时，档案工作人员的年龄较大，老龄化趋向明显，在档案部门形成一个较大的年龄隔离层，不利于部门内部对档案资源的研究与探讨。再者，信息化时代要求既具有档案专业知识又具有计算机信息技术的人员，可在这一点，在很多高校档案馆是不具备的，导致高校档案管理的信息化、网络化缓慢发展，远远落后于高校信息化时代的发展。这种年龄悬殊大、知识层次不一致、专业技术不对等是高校档案馆工作人员的主要特点。

信息资源利用不充分。随着计算机在校园工作中的广泛应用，高校办公也基本上实现了信息化、网络化，OA办公系统和校园网站的使用，产生了大量的电子文件。这些电子文件大多散落于各个部门，并未及时上交于档案馆，致使时间一长这些电子文件就大部分丢失。目前高校的档案信息化工作大多偏向于传统档案数字化，花费大量的人力物力财力扫描纸质档案，很少考虑电子档案。档案馆作为学校档案的综合管理单位，有权利、有义务收集这些电子文件，并将纸质文件一并归档，但是由于档案馆自身条件的局限性，不能及时的、完整的收集这些电子文件，加之各个部门对电子文件的不重视以及对档案上交的不及时，导致高校在信息化建设中对电子文件的利用很不充分，造成严重的信息资源浪费。

数字信息的安全性不容易控制。档案信息资源的网络化是高校档案信息化建设的最终目的，但是，电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离的自身局限性对电子文件的长期保管和安全保存构成了极大地威胁。同时，计算机病毒与网络黑客的攻击难以发现。由于人员和技术条件的限制，我们只能采取在服务器上安装杀毒软件、定期备份数据或设置访问权限的方式防止中毒，避免黑客攻击，但这并不能从根源上解决问题。再者，操作失误、网络系统软硬件故障的偶发因素也是难以避免的。总之，这些网络的破坏因素和工作人员技术的限制都加大了档案信息化、网络化的不安全成分，我们对之是无可奈何。

推进高校档案信息化建设的措施

高度重视，确立主管领导负责制。高校档案工作是一项服务性的工作，在高校建设中不是处于核心地位，但它是一项长期的、基础性的工作，学校领导必须有足够的重视，确立档案管理的主要负责人，由学校主管领导统一领导，将高校档案工作纳入学校建设的总体规划中，并分学期督查档案馆年度工作计划实施进程和档案安全保障情况，实行岗位责任制考核，加大管理力度，推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展。同时，学校领导应对档案工作从人力、物力、财力上给予大力支持，大幅度提高档案馆业务建设经费、专项经费，确保档案工作的建设需求，尤其加大对档案信息化建设工作的投入力度，保障档案工作与校园数字化工作的同步发展。

完善电子档案管理规章制度，强化档案管理的标准化。各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，尤其要制订电子档案管理的规章制度，如电子文件管理实施办法、电子档案保密制度、电子档案利用规范要求等等，通过规章、制度的约束，实现档案收集、鉴定、整理、保管等各个环节的标准化、规范化。同时，电子文件的数字处理、信息转换等都应该有统一的标准和要求，只有标准统一才能够使传统档案文本数字化的保管、利用、传递等工作都实现标准化、规范化，避免出现互不兼容、重复建设等现象的发生，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。

整合信息资源，有效发挥校园网和办公自动化的互通优势。高校档案部门要加强档案信息资源建设，首先，利用数据库技术，通过手工著录、扫描、数码处理等方式有重点、有选择地对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源总量。其次，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。再次，积极参与电子校务建设。档案馆可以牵头对校内的数字资源统一协调和指导。依托校园网，将档案管理系统与学校其他系统如OA系统、教学管理系统、科研管理系统等有效衔接。使档案部门的管理者通过校园网收集到这些系统形成的电子数据，其他部门亦可以借助网络共享数字化的档案信息，形成档案信息化服务的良性循环。

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一、构建档案安全风险评估指标体系

档案安全评估是对档案实体和档案信息资源所面临的威胁及其可能造成的影响的评估。确定档案安全风险评估指标体系是档案安全风险评估的首要任务，也是建立和推行档案安全管理工作的重要依据。本文将从档案安全日常管理、安全基础

设施、安全防护设施、档案信息安全四个方面构建高职院校档案安全风险评估指标体系[1]。

1、档案安全日常管理的健全性

档案安全日常管理主要包括基本规章制度的建立、组织机构的设置、事故处理预案的设置等方面。档案安全基本规章制度是档案安全管理工作的首要任务，其健全性事关档案安全管理的全局。一般健全的档案安全规章制度包括档案安全保密制度、档案库房管理规定、档案评估制度、档案出入库登记交接制度、设备定期检查管理制度、移动存储介质保密管理制度、涉密信息内容范围规定、档案安全事故报告制度、日常安全巡查制度、电子文件（档案）管理制度等。档案安全规章制度的不健全会使档案的接收、整理、移交、保管、利用等各个工作

图1 新升格高职院校档案安全风险评价指标体系

环节存在潜在的安全隐患，健全档案安全规章制度、设置合理的组织结构是及时发现与排除安全隐患的重要途径。因此，将基本规章制度的健全性、组织机构的设置、事故处理预案的可操作性等日常管理指标纳入档案安全风险评估指标体系是非常必要的。

2、档案安全基础设施是否符合标准

档案安全基础设施是档案安全的基本保障，事关档案事业的可持续发展。档案管的建筑设计、防火、防雷、抗震的设计、供电系统与消防系统等都应符合相关的标准与规范要求，档案馆建设应符合《档案馆建筑标准》、《档案馆建筑设计规范》等有关标准要求，处于沿海地区、地震带等特殊地理位置和区域的档案馆的防火抗震设计应按照《建筑物防雷设计规范》、《档案馆建筑设计规范》等要求确定不同的防范等级，防雷设计按照《建筑物防雷设计规范》的要求确定不同等级。《档案馆建设设计规范》对档案室的供电系统与消防系统也进行了明确规定，有可操作性的指标，便于对档案安全基础设施进行有效的安全风险评估。

3、档案安全防护设施的合理性

档案安全防护设施是档案的“安全防护网”，是确保档案安全不可或缺的因素。安全防护设施一般包括视频监控系统的配备、入侵报警系统的配备、出入口控制系统的完善、温湿度与控制质量符合标准、重要场所的安全防护等。安全防护设施不当将对档案直接构成破坏性威胁与损失，因此，安全防护设施是否符合标准要求是评价档案安全的重要指标。

4、档案信息安全是否符合要求

档案信息安全主要是档案信息化建设中涉密计算机与网络系统的安全性，以及档案信息内容的安全，此外还考虑了信

息安全的预警机制是否完善。

根据以上四个方面的内容，本文构建了新升格高职院校档案信息安全风险评价指标体系（图1）。

二、档案安全风险评价

对新升格高职院校档案安全风险的评估采用多因素分层模糊综合评价方法。模糊综合评价方法是一种建立在模糊数学基础上的定量评价方法，它利用模糊集合论概念与最大隶属度原则，对受多种因素制约的对象作出综合评价，这种评价方法适用于受诸多因素影响的档案安全风险评估[2]。本部分基于档案安全风险评价指标体系，以泰山护理职业学院为例，利用模糊综合评价方法对新升格高职院校的档案安全风险进行评价。

1、设立模糊评判矩阵

综合评价矩阵对应的评价因素分别为档案安全日常管理、档案安全基础设施、档案安全防护设施、档案信息安全，按照最大隶属原则，档案安全日常管理所对应的评价等级为较低，档案安全基础设施所对应的评价等级为很低，档案安全防护设施所对应的评价等级为较低，档案信息安全所对应的评价等级为很低。

2、综合评价

根据一级指标权重及综合评价决策矩阵P的值进行模糊变换的合成运算，得出高职院校档案安全风险评价结果为：

P=[0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.0401，0.0174，0.0014]

由B值可知评语为相当低，很低，较低，较高，高，很高，相当高的可能性分别为0.2068，0.3489，0.2563，0.1291，0.04，0，0174，0.0014，按照最大隶属原则，隶属度最大值为0.3489，对应评语为很低。这表明泰山护理职业学院档案安全风险评价等级属于低级，该系统的整体安全水平较低，与国家对档案安全的要求相差甚远。

三、新升格高职院校档案安全管理工作存在的问题

从对泰山护理职业学院档案安全风险评价结果来看，新升格高职院校的档案安全管理存在诸多的问题，档案安全存在潜在的风险。主要表现在：

1、院校对档案安全管理工作重视程度较低

新升格高职院校受传统管理观念的影响，对档案安全管理的重视程度不够，安全意识淡薄，档案安全管理制度、安全防范设施等仍沿用传统的规章制度，难以适应学生与教师规模扩张对档案安全管理的新要求。同时也使得学校档案安全存在较大的安全隐患。

2、档案管理人员业务素质较低

档案管理人员业务素质较低，档案专业人力缺乏，尤其缺乏具备计算机网络技术的人才，使得档案管理方式与管理手段较为落后，档案信息化建设水平较低。这也导致在网络环境下档案安全潜在风险增加，网络病毒、网络不安全因素对电子档案的潜在威胁增加。

3、档案安全管理资金不足

新升格高职院校对学校档案安全管理工作的不重视，也使得档案安 全管理资金不到位，档案安全基础设施较为落后，从而难以有效应对火灾、水灾、震灾、害虫、霉菌、灰尘、紫外线、有毒有害气体等自然因素的影响。

四、高职院校档案安全保障体系建设

1、更新安全理念，强化档案安全保障意识

高职院校应树立档案安全即为学校生命线的理念，将档案安全工作放在学校档案管理工作的首位，完善档案安全管理规章制度，提升管理层次[3]。加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高工作人员及全校师生的档案安全意识与技能。落实档案安全责任制，制定相应的奖惩制度，确保各项规章制度的有效运行。

2、提供充分的经费保障

在学校财政许可的限度下，应设置学校档案安全保障建设资金，积极主动通过多种渠道与方法，将档案安全保障体系建设列入院校正常的资金预算中。从而为档案安全基础设施建设、安全防范设施建设、档案信息化建设提供有力的资金保障，消除档案安全隐患与安全漏洞。

3、重视档案专业人才的选拔与培养

学校应尽可能地配备具有档案专业背景的档案业务人员与专业技术人员，提高档案安全保障水平，满足档案安全管理需求。对档案管理人员开展系统培训，并选派优秀人才到高校、政府部门学习，为学校储备一支既有档案管理专业知识，又有现代化网络技术知识的高素质档案管理队伍[4]。

参考文献：

[1] 方 昀，刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究.2011（6）：74-77.

[2] 陈雪刚，程杰任.多因素分层模糊综合风险评估方法的应用研究[J].计算机工程与应用.2012.48（30）：128-131.

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关键词：毕业生；就业问题管理；档案管理

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-0-01

一、就业管理

高职院校的毕业生面临的是即将踏入社会走上工作岗位，毕业生在面临择业和选择就业方面还存在很多的问题，在对高职院校毕业生的管理当中，我们要突出对毕业生的就业问题进行管理，以保证毕业生踏入社会更好的就业。

（一）实施就业管理的必要性

学生马上就要踏入社会进行工作，但是学生的一些就业观念仍然滞后，有的想在大城市工作，有的是想出去就要高薪，有的是想根据自己的专业和兴趣选择就业，他们对于工作环境、工作地域和工作内容的挑剔将影响他们的就业。

高职院校由于培养的是专业定向人才，所以学生掌握的技能比较单一，现在大多学生眼高手低，重理论轻操作，虽然学校在毕业生的管理中对就业加以引导，仍然有很多的学生进入择业、就业的误区。

当今社会中劳动力的数量正逐年增加，吸纳能力相对降低，而且现在很多的招聘单位虚设门槛，要求具有本科及其以上文凭，这样对于高职院校毕业生是不利的，原本较少的就业岗位加上高标准的入行环境，给高职院校的毕业生增加了就业压力。

（二）毕业生就业管理的措施

1.建立健全产学研一体的模式，和固定的企业建立长期的合作关系，建立校内外实训基地，将毕业生送到实训基地实习，在实习过程中不断的提升自己的技能，不断的加深课堂理论知识的理解，同时提前熟悉工作的环境，为毕业之后找工作做好充分的准备。

2.为毕业生创办就业信息网站，将毕业生的求职材料和个人简历挂在网上，让各企业在众多的资源当中选择自己中意的人才，这样可以为毕业生和用人单位节约大量的时间，学校在中间充当桥梁的作用，让学生和用人单位获得双赢。

3.开办创业教育。高职院校的学生虽然大部分是毕业后出去就业直接参加工作，但是也有一小部分毕业生潜藏着自主创业意识，但是由于缺少相关的知识，这需要在毕业生管理时对毕业生进行一定的创业指导，让毕业生了解现代的企业管理制度，经营方法，质量管理，员工管理，营销策略等相关的专业知识，为将来毕业后的创业之路打下基础。

4.加强自身学习，塑造良好的心理品质，增加竞争力。高职院校的学生，尤其是毕业生群体，由于面临的压力较大，在这种情况下既要对他们进行就业、择业观的正确引导，同时还要鼓励他们用在校时间不断加强自己素质的提高，综合能力的提高；另外加强学生的职业技能的学习，对当今社会上比较实用的技术，学校要给同学多提供学习的机会，这样才能在激烈的竞争中间立于不败之地。

5.以就业为导向，实施双证书制。高职院校为了提高学生毕业的就业率，可以采用教学计划和证书培训的“双证课程”模式，把职业资格证书也加入到教学计划中间，改进人才培养方案，加强学生的技能培训，在顺利获得技能证书的同时也更好的掌握了实际操作技能。

二、毕业生档案管理工作

在毕业生的管理中，对于毕业生的档案管理也是很重要的一个环节，毕业生的档案管理关系着学生毕业后的考核、薪酬、组织关系以及社会劳动保障等切身利益，所以要提高档案管理工作的水平。

（一）高职院校毕业生档案管理存在的问题

1.缺乏毕业生档案管理的相关制度。在高职院校里面，毕业生作为一个特殊的群体，他们的档案管理必须要有专门的制度来规范管理。例：在江苏的高职院校里面很多的学校都没有专门针对毕业生的档案管理制度。

2.毕业生档案管理混乱。很多的高职院校的毕业生的档案管理处于混乱状态，很多的档案都是在毕业生即将离校的最后一个月内匆忙的整理，对于毕业生档案的整理十分的不负责任，将毕业生的档案管理工作边缘化了。很多的高职院校是将毕业生的档案放在院系进行归档，然后整理好之后在送到学校档案馆，但是院系的档案整理工作部门没有及时的和学校的部门进行沟通，导致了所有的院系都集中在毕业的时候整理档案，造成了学校档案管理的混乱。

3.毕业生档案整理不规范。在高职院校进行档案管理工作的很多的人员不具备档案管理的专业水平，对于业务不是很熟悉，对于毕业生档案要求不清楚，导致了毕业生的档案里面缺少资料，在将来的档案进入到用人单位之后，为毕业生带来很大的麻烦。

4.毕业生的档案保管不规范。少数的毕业生在毕业后未就业，学校按照教育部门的相关规定，未就业毕业生档案其学校应免费为其保管2年。这是学校为毕业生进行后继服务的重要措施，但是这些措施没有真正的落实到位。这种情况有学生自身的原因，也有学校的原因，在办理档案交接的时候，由于程序繁杂，导致了档案的丢失或者内部资料的缺失。使得学生的档案没有真正的发挥档案的作用。

（二）毕业生档案管理的措施

1.制定毕业生档案管理规章制度。为了加强毕业生的档案管理工作，必须从制度上抓起。让毕业生档案管理的相关人员和相关部门按照规章制度进行管理，摒弃以前的落后的档案管理模式。

2.加强毕业生档案管理人员的培养。毕业生的档案管理是一个细致的工作，而且关系重大，要求我们的工作人员具备良好的业务水平和丰富的档案管理知识。我们要培养这样的一批人员专门从事毕业生的档案管理工作，减少或者避免毕业生档案管理中间出现的错误。

3.积极探索毕业生档案管理的新模式。在毕业生的档案管理中有很多的复杂的工作，要求我们不断的创新管理模式，将这些复杂的工作简单化，为高校的档案管理工作创造新的案例。

三、结语

对于高职院校的毕业生的管理主要是针对最迫切的就业问题和与他们就业相关的档案进行管理，这是最主要的两个方面，在这两面的管理中间会出现很多的问题，但是面对着毕业生这样的一个特殊的群体我们的高职院校要不断的发挥主观能动性来解决一切困难，为毕业生的顺利毕业创造良好的环境。

参考文献：

[1]匡增明，殷黎丽.大学生职业发展与就业指导实用教程[M].化学工业出版社，2012，1.

[2]中华人民共和国教育部高等教育司.创业教育在中国：试点与

实践[M].高等教育出版社，2006，9.

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关键词：高校；档案管理队伍；思想道德素质；对策

中图分类号：G64 文献标志码：A 文章编号：1673—291X（2012）28—0293—03

新时期高校快速发展，对高校档案管理的要求也越来越高，如何提升高校档案管理队伍的思想道德素质成为不可回避的问题。

一、遵循发展规律：提升高校档案管理队伍思想道德素质的基本要求

档案管理队伍思想道德素质的提升必须遵循思想道德素质发展和提升的一般规律。具体而言主要有：

1.环境、教育、主体三因素综合互动规律。环境因素是影响人的思想道德素质形成发展的外在条件。当前档案管理人员一方面由于受社会环境因素的负面影响，造成认识的“社会性偏差”，致使工作中出现功利化倾向；另一方面由于学校管理体制落后、领导重视不够、档案管理方式落后等因素影响，造成了高校档案管理人员不受重视、工作不被认可，严重削弱了档案管理人员工作积极性。教育因素对人的思想道德素质的形成发展起组织引导作用，主要表现在能够按照社会发展的需要对主体施加有针对性的影响，从而对档案管理人员的思想道德素质形成发展起定向器和催化剂的作用。主体因素对人的思想道德素质起着能动的决定性作用，体现了人的主体能动性。

环境、教育、主体三因素综合互动主要体现在三者之间的关系上：（1）环境与教育的互动。一方面，环境因素制约和影响着教育者的思想道德素质状态，并决定教育内容和教育方法。另一方面，教育对环境具有反作用，教育者不仅可以改造环境，而且可以有意识地促进环境中积极因素对人的思想道德素质的形成发展，避免消极因素产生消极影响。因此，在提升高校档案管理人员思想道德素质的时候，既要认识环境因素的制约和影响，又要善于改善和营造良好的教育氛围，发挥教育引导作用。（2）环境与主体的互动。一方面，环境因素对主体的主观能动性发挥状况起着制约作用；另一方面，主体的主观能动性又对环境施加影响，可以选择和改造环境因素。（3）教育与主体的互动。一方面，教育对主体思想道德素质的形成、发展起着主导的影响作用，引导和促进新的思想道德素质形成发展。另一方面，主体的能动作用对教育因素又有反作用。受教育主体可以影响教育者，还可以影响教育内容和教育方法，使之适应思想道德素质的普遍要求。因此，应充分尊重受教育主体的主体性，充分调动受教育者的积极性，这是有效提升高校档案管理人员思想道德素质的关键。环境、教育、主体因素综合互动，为提升高校档案管理队伍思想道德素质建构了动力机制。

2.主体性、能动性、超越性相互作用的生成规律。首先，主体性是影响能动性发挥的决定因素，反映了思想道德素质提升的主体要求。主体性分为角色主体性、实践主体性和认知主体性，从不同角度反映了主体的道德觉悟程度、道德知识水平和道德认识能力。没有主体性，就没有思想道德素质提升的主动性。其次，能动性是主体性发挥状况的真实反映，反映了思想道德素质提升的主体水平。“道德由己”，当道德成为主体一种自觉自愿的需要，高校档案管理人员道德素质的提升才是可能实现的。最后，超越性是主体性和能动性发挥的理想目标，反映了思想道德素质提升的主体内在追求。超越性是道德自我的一种高追求，实现善和美的协调统一。对于高校档案管理人员而言，在平凡的工作中实现价值、在无私的奉献中赢得尊重、在真诚的服务中享受乐趣，这就是道德超越性的体现。

3.思想道德素质形成与人的身心发展、社会实践相适应规律。一方面，思想道德素质形成与人的身心发展相适应。作为成年人，高校档案管理人员思想道德素质已具备一定基础，其发展主要就是高层次的思想道德素质的进一步完善、成熟、不断发展的过程，即世界观、人生观、价值观、政治观、道德观等的完善。另一方面，思想道德素质的形成发展与其社会实践相适应。随着社会实践活动空间不断扩展、内容不断更新、方式不断变换，影响思想道德素质发展变化的环境因素、教育因素也发生改变，使得人的思想道德素质无时无刻不受着影响，无时无刻都在发生着变化。思想道德素质发展变化与其社会实践活动相适应，因此要用发展的眼光来分析档案管理人员思想道德素质的提升。

二、加强制度建设：高校档案管理队伍思想道德素质提升的重要保障

如果说主体内部因素是思想道德素质形成的决定性因素，那么制度建设的外部保障则是加速或延缓高校档案管理人员思想道德素质形成的制约性重要因素。

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一、成人教育学籍档案管理存在的问题

（一）管理制度不健全。对于成人教育学籍档案管理制度来说，没有一套结合高校自身成人教育工作的实际制定的档案管理规章制度，只是简单地将学校档案室的规章制度照搬来使用。成教学籍存在特殊性，纵观各高校的成人教育学籍管理，其内容与实施细则都不尽相同。比如考勤，对旷课，请假的处理原则就各不相同，差异很大，甚至有的就没有做出明确规定，必然会导致管理制度、管理体系方面不够完善，管理过程中存在诸多不健全的地方。

（二）管理模式存在滞后性。“互联网+”时代，大部分学校学籍档案管理都在积极进行信息化建设，然而成教学籍档案管理工作的信息化建设存在较大的滞后性，学籍档案管理仍旧是以手工管理为主，重复劳动多、工作量大、准确率不高、效率低下，信息化管理仅仅局限于简单的审批表、新生注册表、名册以及成绩登记表等简单的内容，显然无法适应信息时代档案管理工作的相关要求。

（三）管理队伍素质亟待加强。由于成人教育学院对学籍档案管理工作不够重视，学籍档案管理队伍存在综合素质参差不齐的现象。不仅在人员配置方面不够合理，并且大部分学籍档案管理人员都没有通过系统的专业培训，精通信息技术的专业管理人才更为缺乏，严重制约了成教学籍档案管理事业的发展。

二、优化措施与建议

（一）构建符合成人院校的档案管理制度。科学合理的管理制度是保障各项工作有序开展的先决条件，成人教育学籍档案管理工作自然也不例外。这就需要成人教育院校基于教育部相关文件制度，构建符合成人教育院校实际特征的学籍档案管理制度，全面规范学籍档案收集整理、核对检查、鉴别归档、保管保密、转递送交以及管理职责等相关内容，不仅表现出档案管理工作具有高度的政策性，同时又能够有效满足成人教育的发展需求，保障?W籍档案管理工作的开展有章可循、有据可依。与此同时，为进一步保障学籍档案管理工作的质量，学校应当定期进行核查，通过构建科学合理的审查机制，以便于针对学籍档案进行全面的审查核对，进一步保障学籍档案的规范、真实以及完整。除此之外，还应当综合参考成教学籍档案管理工作的相关要求，将具体的责任落实到个人，并将其纳入目标管理考核当中，全面提升学籍档案管理工作的效率与质量。

（二）加大学籍档案信息化建设力度。一方面，成人教育学籍档案管理方法现代化建设。主要彰显为管理方面的有效性与科学性，各个学校应当综合参考自身实际情况，将最新的理论知识与科研成果应用于学籍档案管理工作当中，通过不断总结档案管理过程中的经验教训，全面推动成教学籍档案管理方法现代化建设。另一方面，成教学籍档案管理手段现代化建设。“互联网+”时代，应当主动借鉴其他部门档案管理信息化建设所取得的经验与成绩，主动引入一套系统的信息化管理体系，建立学籍档案管理信息库，实现成教学籍档案管理全文图像存储、备份以及自动化检索，进一步加强信息化技术在成教学籍档案管理中的应用。

（三）加强档案管理队伍培训教育。首先，成人教育院校档案管理部门应当加强档案管理人员的后继管理工作，通过制定业务考核体系、档案管理人员任免体系、继续教育体系等，进一步提升广大档案管理人员的紧迫感，使其能够主动投入到学习中。其次，成人教育院校应当综合参考档案管理工作的实际情况，制定针对性的晋升体系，在有效调动档案人员能动性的同时，吸引更多的综合素质过硬的档案管理专业人才，以此来充实档案管理队伍，带动整个档案管理队伍综合素质的提升。最后，加大档案管理队伍的继续教育力度，通过主动开展多种类型的教育形式，包括讲座、委培等形式，积极进行档案管理专业知识、信息化专业知识的培训，全面提升档案管理队伍的专业水平、信息化水平，为学籍档案管理利用提供更好的服务。

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负责科技会计声像档案管理工作的岗位竞聘演讲

我将在今后的工作中，牢牢把握“与时俱进，开拓创新”这个关键，把档案信息资源开发利用作为工作重点，把创新作为一项长期任务。

——黄晓莉

各位评委、各位同事：

大家好！首先我要感谢公司领导给我这样一个锻炼的机会,不论这次成功与否，我都将获益匪浅，对我今后做好本职有很大帮助。我今天竞聘的是负责科技、会计、声像档案管理工作的四级职员岗位，我之所以竞聘这个岗位，是因为我相信自己已经具备担任这项职务的基本条件。查字典版权所有

我叫黄晓莉，现年37岁，中专学历，会计员职称，原司办档案室档案员。1991年我毕业于陕西省高等教育职业技术学校，工作后通过考试取得了中央党校经济管理专业学校大专学历，先后从事过基层财务出纳、内部银行储蓄代办等工作，1999年调入档案室从事会计档案和声像档案管理工作至今。

一、对竞聘岗位的认识

这次机关全员下岗，竞聘上岗是企业精兵简政，提高工作效率，整顿机关干部工作作风的一大举措，作为机关的一名员工我积极响应和拥护，因为企业只有以市场为导向，抓品牌拓市场，抓管理增效益。才能提升企业的核心竞争力。

二、个人优势

1、具有较强的会计理论知识和业务能力。本人自1991年中专毕业从事财务工作至今已经8年多了，1999年调入档案室从事会计档案和声像档案管理工作至今也有6个年头，对国家金融政策、会计制度、业务流程等比较熟悉，会计知识、银行业务技术功底扎实，实践经验丰富，具备良好的业务素质。

2、具有较强的档案管理能力、组织能力和协调能力。我先后参加过铁道部组织的档案管理培训班、总公司组织的《电子文档管理》培训班、铁道部对我公司目标管理升级复查活动，积累了丰富的工作经验，已经熟悉和掌握了公司的各项档案管理规章制度，能够轻车熟路地掌握各类档案的业务技能，并得到集团公司档案科和主管领导的一致认可。

3、取得助理会计师资格的我，具有任劳任怨的黄牛精神，作风踏实，具有一丝不苟的敬业精神，认真工作、思维活跃，为人正直善良,爱好广泛，能歌善舞是我的强项。

各位领导，如果公司领导聘用我，我将充分运用我的会计工作经验和会计管理知识，做好档案工作。

三、履行职责的打算

1、明确职责。编制好检索工具，严格档案借阅、复印审批和保密制度，对到保管期限的档案提出鉴定销毁意见。积极开展档案利用工作，自觉树立为公司生产经营服务的意识，不断加强业务敏锐性、服务预见性和工作的前瞻性，积极为公司各部门提供多方位、多层次的服务，确保档案的查考工作快而准。

2、强化档案业务管理。认真贯彻实施总公司的《档案管理实际细则》并组织实施。把好收集进口关，提高公司档案的整体案卷质量，确保档案的安全和完整。查字典版权所有

3、加强档案信息化建设。通过去年总公司组织的《电子文档管理》的学习，充分利用现代化先进的设施设备，配置档案管理软件，实现与机关大楼办公网安全链接，实现网上检索和档案信息共享，为今后的文档一体化管理打下良好基础。