工程建设项目档案管理制度范文

导语：如何才能写好一篇工程建设项目档案管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：公路工程建设；档案规范管理；创新研究

随着我国经济的发展，人民生活质量的不断提高，对城市基础建设提出了更高的要求。普通公路是我国城市基础建设的重要组成部分，施工质量不仅影响着工程的使用寿命，还直接关系到市民出行安全。目前，我国普通公路的建设里程数量与日俱增，但是在建设质量和工程建设的档案管理水平上却不容乐观，尤其是工程建设档案规范化管理没有受到足够的重视，工程档案管理能力不足。公路工程档案记录了公路从开始规划到修建完成的全部过程，完善的公路工程档案可以提供给公路部门准确的数据和信息，为之后预防性养护、修缮作充分的准备。所以提高对普通公路工程建设档案规范化管理的重视程度，才可以使档案得到充足的利用，起到加强工程建设质量、保证市民安全出行等作用。

一、普通公路工程建设项目档案管理的特点

1.普通公路工程建设项目的档案记录时间较长普通公路的建设周期很长，公路项目从工程项目申报、设计规划、上级部门审批、施工项目招标、施工部门完成公路建设、竣工后有关部门验收等一系列流程要经过很长的时间，而公路工程建设档案记录要从最先的工程项目申报部分开始，这就显示了公路工程档案记录时间长的特点。

2.普通公路工程建设项目的档案所涉及相关部门较多公路工程建设项目投资一般是非常巨大，动辄上千万甚至上亿元，建设规模通常也都比较大，从公路里程上来讲普通公路会有从几十公里到上百公里，涉及的区域可能不止一个省、市，有的公路建设工程，可能需要跨越几个省市，因此，普通公路工程的建设很有可能由多家施工单位分段合作完成。除了施工单位，还会涉及多省市的政府部门、规划设计院、地质勘探部门、设备材料供应商等企事业单位。项目工程档案对所涉及的企事业单位的记录就必须准确、完备。

3.普通公路工程建设项目档案需要专业人员管理公路建设工程的工作量巨大且包含内容繁杂，一方面，除了公路路面建设，整个工程可能还包含了桥梁架构、隧道疏通、配置电路设备、修缮绿化设施等工作，其中的每一项工作都有其特殊的施工工艺和施工技术标准。另一方面，随着公路建设工程进度的变化，会进行不同施工队伍的不同施工部分交接，这种动态性的档案记录和管理工作，会给相关人员带来许多难题。如果要把公路工程项目档案做到足够完善，这就需要档案记录管理人员具有相应的专业化知识储备，并且要强化档案管理人员的细致程度和责任意识，防止工程档案的资料文件出现遗失和缺漏等问题，减少项目工程验收时出现的不必要的工作。

4.普通公路工程建设项目档案信息化随着信息化时代的到来，公路工程建设项目管理也迎来了新的变革，信息技术的应用给项目档案管理带来极大的便捷。公路建设工程档案包含了大量的信息和工程数据，内容复杂且数量巨大，过去档案管理人员需要在工程建设期间将这些信息和数据的纸质形式加以收集分类，之后在工程验收阶段检查项目档案的过程，通常会占用过多的时间，大大降低了工作效率，且出现遗漏和错误的几率也很高。计算机技术的应用，使工程项目档案的管理从过去冗杂的纸质化管理工作逐渐转变为虚拟化管理工作，与传统管理方式不同的是，管理对象由占用大量空间的纸质文件转变成只需要使用一台电脑就可以解决的数据信息文件。工程施工过程不同阶段中所产生的设计图纸、录像都方便存储，在工程共享平台上传档案记录，方便各相关部门和审查机构的查阅和管理。虚拟化、信息化的工程项目档案管理相较于以往的传统管理方式，工作环节得以极大程度的简化，提高了工作效率。

二、普通公路工程建设项目档案管理中存在的缺陷

1.工程项目档案管理意识不强普通公路工程建设项目档案是对在公路建设过程中产生的实际数据进行详细记录，是后期公路预防性养护的重要数据支持，同时具有法律效应。《建设工程质量管理条例》第十六条中明确规定，“建设单位收到竣工报告后，应当组织有关单位进行竣工验收。验收工程需具备以下条件：（1）履行合同中约定的各项工程内容；（2）具有完整的工程记录档案和施工管理内容；（3）有施工单位使用的主要建材、配件和设备的试验报告；（4）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（5）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。”从国家法律来讲，应给予工程项目档案管理足够的重视，但是在实际工程建设过程中，施工单位通常只重视工程建设进度而忽略了档案管理，多部门的协同作业的情况下更加重了档案衔接管理的缺失。工程项目档案在实际工程施工中还存在着有关部门为了赶工程进度而违例特批的不规范程序，这样的不规范操作严重影响了档案完善成套，致使档案难以收集而不能验收。

2.档案管理制度不合理公路工程项目档案是公路建设的重要组成部分，在开展工程项目档案管理工作前，需要制定科学合理的管理制度。许多工程档案缺漏都是由于没有科学的管理制度造成，不合理的管理制度难以对接工程的正常施工过程，甚至会导致竣工验收工作难以进行，也给后期公路预防性养护工作和公路修复工作带来极大的影响。目前，许多档案管理制度由于不完善，在实际操作过程中，档案管理人员对工程施工进程难以把握，整体认知不足，造成档案管理不全面等问题。

3.档案管理人员专业性不强公路工程建设项目内容量大且复杂，专业性极强，对档案管理人员的专业知识储备和业务水平有很高的要求。就目前情况来讲，许多工程的项目档案管理工作都是由项目负责人指派工作量较少的文职人员兼任，这些工作人员缺乏工程专业的知识储备且流动性很大，部分单位在没有足够档案管理人员的情况下甚至临时雇用非项目人员。这些情况都会或多或少的导致档案记录的缺失，给公路工程的后续工作造成不必要的麻烦。

三、加强普通公路工程建设项目档案规范管理的创新措施

1.进行工程建设项目档案规范化管理、数字化的立档管理工作建设项目工程档案的文件材料具有形式多、涉及专业广等特点，根据国家档案局、自治区档案局、交通部、自治区交通运输厅颁布的有关规定，结合建设项目的特点和各类工程档案数字化管理的要求，交通建设管理局编制了《公路建设项目竣工文件编制办法》。项目工程档案从材料的收集、整理以及归档工作更加规范化、标准化、为数字化管理提供了坚定的基础。为了实现工程档案管理工作计算化、网络化并且为了节约库房空间，将信息化管理完全溶入档案管理工作中，对工程档案进行全程扫描、录入、识别、建立数据库、形成数字档案。根据档案整理的有关规定和办法，针对档案收集、整理过程中遇到的实际难点和重点问题，重点予以指导。指导有关部门做好工程前期准备工作，期间文件材料的收集、整理工作，对收集的文件材料进行分类、预立卷等，既做到平时利用又为工程竣工验收做好充分的准备，在开工准备阶段，应建立工程项目档案工作管理网络。各参建单位指定领导分管档案工作，各部门配有专兼职档案员，明确各单位应承担的竣工档案制度任务并落实到人，把竣工档案工作落到实处；在施工阶段，施工、监理资料大量形成，应重点指导项目档案人员如何立卷、检查案卷构成是否合理、检查文件材料填写是否规范，对于容易疏忽的问题和出错的案卷材料进行重点检查，从而提高案卷的内容质量；项目交工验收后，档案专项验收准备阶段是档案整理施工最为紧张的阶段，是验收建设（业主）单位、施工单位、监理单位的竣工档案阶段，施工、监理单位的竣工档案在项目交工验收时已进行初步验收以及工程档案已入库。所以必须使整理好的案卷达到规范、统—的要求，以便更好地为日后档案的查找、利用服务；档案专项验收后，应对项目竣工验收前未完的档案跟踪管理。在这个阶段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的档案整理、检查工作；另一方面对于档案专项验收时暂时未归档的文件材料要进行跟踪检查，并要求及时归档组卷，确保档案材料的准确性和完整性。

2.创新公路工程建设项目档案管理体系，加强档案管理的过程管理和控制建立完备的工程建设项目档案管理制度体系是保障档案管理工作的首要任务。工程建设项目档案管理制度体系应在现有制度下进行优化，在公路工程建设初期，协调各合作单位及部门建立全新的共享化档案记录“云平台”，细化对公路工程施工阶段的衔接部分档案规划，档案记录应严格按照规定细则实施，防止为赶工期而越过档案记录的现象出现。新型的工程建设项目档案管理体系应把责任细分到个人，建立奖惩机制。加强档案管理的过程管理和控制，一是要加强对档案工作的检查和技术指导定期对各参建单位的档案工作进行巡查指导，发现问题，解决问题，适当给予技术指导等方面的支持，保证项目档案的完整、规范性及系统性。二是要加强竣工档案编制期，检查指导竣工档案编制工作进入预立卷阶段，档案工作小组针对各参建单位具体情况，进行有针对性的检查指导，各参建单位竣工资料经档案工作小组审核资料的排序、资料的完整性等各方面的内容，确认无误后，方可立卷归档。三是要加强入库档案质量管理对各参建单位移交业主的档案资料，由业主档案小组负责审查接收。按照《竣工文件编制办法》及上级领导、专家历次检查记录，对施工、监理单位提交的竣工文件进行严格审查，竣工文件归档不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其补充收集。

3.实现档案管理的信息化，使档案管理更具科学性信息技术的快速发展，在各行各业中都有了良好的应用，公路工程项目档案管理也不例外，信息化、计算机技术的应用可以给档案管理工作带来极大地便利，减少了工作人员在传统档案管理工作中的许多步骤，虚拟化的工作方式，使动态化的档案管理工作更方便，节省人力、物力，大幅度提高了工作效率。应用信息技术管理档案，可以把以往不能统一的工程项目档案规格进行数据统一，按照档案管理体系的指标进行收集和整理，实现档案标准化管理。促进档案管理信息化，提高档案管理科学性，项目档案管理应高度重视信息化工作，注重将建设期间的项目建设管理信息化与档案信息化有机结合起来，率先部署工程质量管理信息系统，为工程质量管理提供实时监控手段，提高档案管理手段的科学性，确保各种档案信息在项目建设期即可充分利用。在竣工文件编制阶段，工程质量管理信息系统中各种数据通过后台导入公路工程项目竣工文档管理系统中，形成电子文档，以解决档案信息在建设期不便利用的问题。

4.加强工程项目档案管理人员综合素质目前，许多公路工程项目档案管理人员综合素养不够，阻碍了档案管理水平的提升。工程项目档案管理团队需要引入具有专业公路工程知识储备和现代化档案管理能力的人才，管理人才对整个团队进行系统化培训，全面提升团队的档案管理水平。同时配合以考核体系和奖惩制度，从根本上保障工程项目档案管理工作的有序开展。完善专业人员聘任和培养制度，提高专业水平，一是在成立档案管理“领导小组”的基础上，招聘专业档案管理人员组成“工作小组”，以提高档案管理工作的专业性。首先，成立项目档案“领导小组”，并指定一名专业人才负责项目档案管理工作，担负整个项目档案工作的统筹规划、组织与协调、监督、指导。再者，根据项目需要招聘专业人才组成档案编制小组，建立起项目档案工作的管理网络，明确职责，并禁止档案人员变动频繁，力求保持竣工资料整理的连续性和稳定性。二是对所有涉及档案管理工作的人员都应定期开展专业知识培训与考核，考核不及格的应淘汰或离岗培训，确保每位档案管理人员都拥有较强的专业知识与操作能力。此外，还应对涉及档案管理和交接等工作的工程管理人员开展专业档案管理知识的培训，确保工程管理人员与档案管理人员对档案管理工作理解的一致性。

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中图分类号：G271 文献标识码：A绪论：

随着我国经济的飞速发展，工程建设规模也在不断扩大，建筑工程档案也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。

目前工程建设项目档案管理，特别是施工单位工程资料管理过程中主要存在以下几个问题：（1）资料填写内容不规范；（2）资料报审不及时，不能与工程实体进度同步；（3）竣工后资料移交不及时等诸多问题。下面谈一下我对如何做好工程建设项目档案管理工作的粗浅观点：

1、加大宣传力度。档案管理人员要通过多种方式加大对档案工作的宣传力度，增强社会的档案意识，营造浓浓的档案事业发展大环境，促进工程建设项目档案工作的自主能动性。

2、建立完善组织机制。各相关单位要明确分管工程建设档案工作的领导，建立健全工程项目档案管理计划和管理制度，配备专职或兼职档案人员并具体负责项目档案的统一归档、接收、编目和申报专项验收等工作。同时要建立建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等项目相关单位专兼职档案人员参加的项目档案管理网络，承担项目档案管理的组织协调检查等工作。

3、将档案工作纳入管理机制。将项目档案的管理机制和项目的整体管理机制有机结合起来，把项目档案管理的要求纳入到项目招标、设计、施工、监理、竣工、试生产、生产的各个环节中去，落实在项目实施的全过程，真正实现工程建设项目档案工作与项目建设工程同布置、同安排、同检查。

4、建立完善项目控制机制。通过制定和实施项目档案的规章制度以实现对项目档案管理的控制。上级档案管理部门要加强业务培训指导控制。通过开展对工程管理人员、技术人员和工程建设项目档案管理网络人员的业务培训，提高相关人员的档案意识和业务素质，使他们了解掌握有关项目档案管理的法规、标准，以实现对工程建设项目档案管理的控制，加强检查验收控制，即在工程进度检查和工程质量检查时，同时检查工程建设项目档案管理情况，发现问题及时改进，在项目的中间验收、单项工程验收、工程质量验收和工程交工验收、工程竣工验收备案时，同时验收相关档案，以实现对项目档案管理的有效控制。对于施工单位要明确施工管理人员执业资格、岗位职责及资料管理流程。管理人员要持证上岗，专人专岗，其中资料员、试验员各自独立设岗，不能兼职；利用资料管理流程明确各管理人员之间工作的衔接、交互配合。各管理人员依据资料管理制度和流程负责填写各自工作中形成的资料，使工作井然有序，资料员及时收集形成资料，避免施工资料与工程进度不同步，不及时，不真实，忙中出乱的现象。

5、工程建设项目档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精。工程建设项目档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期．遵循项目建设和档案形成的规律，工程建设项目档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。加强公司对项目部进行资料交底。会同监理、建设单位召开资料会议，明确工程施工资料要求，形成会议记录，作为资料整理依据。各相关部门要密切配合，对项目的开竣工及进展情况及时沟通、协调运作，促进项目档案收集齐全、分类科学、管理规范。如：加强竣工后移交前的资料整理的检查和督导工作、资料移交监督工作。工程竣工验收完成后，施工单位与建设单位联系做好竣工资料移交工作，根据合同及城建档案馆归档要求整理移交竣工资料，办好移交手续，并协助建设单位进行城建档案馆备案工作。

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关键词：水利工程档案管理存在问题；解决对策；综合利用

Abstract: Water conservancy project file is the document with various value formed in the activities of water conservancy construction, which is the true record to relect the situation of the construction comprehensively, and is the important basis to identify the project quality, find out the causes of accidents and the responsibility. Therefore, the file plays roles of supervision and verfication of the project, and its quality directly affects the quality of the project and project use. The paper expounds the the common problems existing in the management of water conservancy project file, proposes the specific solutions to the problems, and makes a discussion on the file management of water conservancy project.

Key words: water conservancy project; file management; problem; solution; comprehensive utilization

中图分类号：TV文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

水利是国民经济的基础产业，是工农业生产的命脉。水利工程档案是人类改造、利用自然资源、抗御自然灾害的成果,是国家和人民的宝贵财富, 是水利工作者辛勤劳动的智慧结晶。水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。水利工程档案产生于整个基本建设的全过程，包括从工程项目建议、立项、可研、设计、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）、后评价等全过程。对工程建成投产后的管理、运行、维护、改扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用,对其他工程也起着借鉴与参考的作用。

近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着与工程建设不同步、内容不全、不规范、质量不高等问题。《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档”。科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供便利，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。

1 水利工程档案管理存在的问题

1.1 前期工作准备不足

水利工程建设工期紧、任务重，受季节性影响较大，负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。导致档案管理工作的前期投入和管理不足，往往在工程项目建设的后期，才突击整理资料，开始着手进行档案资料的收集、归档工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失，不能客观反映工程实施情况。

1.2 档案管理人员经验不足，缺乏高素质的档案管理专业人才

水利工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。在工程项目建设中，资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训且大多数身兼数职，精力有限，对档案管理相关法律法规和制度不熟悉，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。

档案人员缺乏整理、管理资料的实践经验，致使资料整理、收集不够全面，只是被动地从工程项目资料人员接收移交过来，往往是有多少接多少，存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目建设与工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。

1.3 档案管理体制和制度不健全

目前，大多数中小型水利工程建设项目没有制订具有针对性的档案管理规章制度，档案行政管理部门对工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，对工程档案专项执法检查工作也没有抓起来。档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象。

1.4 工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究

近年来，随着我国市场经济体制的完善，在工程建设领域，项目法人负责制、招标投标制、建设监理制、质量终身制等制度正在逐步规范。为适应政府管理职能的转变、行政审批制度的改革，工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地作出相应的调整与修改，工程建设项目档案工作还没有纳入到新的管理机制中去。

2加强水利工程档案管理的对策

2.1 健全制度，强化管理，落实岗位责任制

建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工、质检、监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。

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探讨工程建设项目档案工作协调机制，必然涉及谁来协调的问题。一方面，项目建设单位（业主单位）作为最终责任者，要负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位、监理单位以及材料、构件和设备供应单位编制项目竣工文件和整理项目文件；另一方面，勘察设计、施工、监理单位及供应商作为工程项目的参建方有责任履行各自档案工作职责，并按合同要求将各自形成的档案移交业主方。因此，项目建设单位（业主单位）是工程建设项目档案工作的主动协调者，设计、施工、监理单位以及供应商要服从建设单位的协调管理。本文从合同管理、归档标准、档案培训、文档检查、档案验收等方面探讨了工程建设项目档案工作协调机制的构建与完善（如图）。

一、实施合同管理，明确参建单位的档案工作责任

从项目建设一开始，建设单位（业主单位）应统一管理工程建设项目档案工作，把文件资料的收集、整理和归档纳入到各参建单位的合同管理之中，以明晰业主方与其他参建单位的档案工作责任，为档案工作提供法律保障。在签订项目设计、施工、监理以及材料供应合同、协议时，应设立档案专门条款，明确设计单位、施工单位、监理单位等有关方面的档案收集、整理、移交的责任和要求，并具体规定各参建单位文件材料的归档范围、份数、归档时间、整理质量等。同时，项目档案工作还须和各参建单位的经济利益挂钩，合同规定从各个参建单位工程款中扣留5%作为档案保证金，待工程完工之后，各参建单位按合同规定向业主单位移交档案并经验收合格后，才能结算工程尾款和档案保证金。

二、制定归档标准，明确参建各方归档范围及质量要求

工程建设项目档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则，建设单位（业主方）制定档案管理总体计划、明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求。在完成招投标工作并签订合同、协议之后，建设单位档案管理部门应以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设工程文件归档整理规范》等规范性文件为依据，深入施工现场，了解工程建设内容和程序，对工程建设各个环节上形成的文件资料做到心中有数，在此基础上起草各参建单位归档文件目录。参建单位以建设单位档案部门提供的归档文件目录草案为基础，按照过往的施工经验和项目特点，对本单位归档文件目录中的文件进行适应性删改，然后返回给建设单位档案部门审核。建设单位档案部门在与其他参建方多次往返协商的基础上，审核制订《设计单位归档文件目录》《施工单位归档文件目录》《监理单位归档文件目录》《建设单位归档文件目录》，并以此作为工程项目文档检查和档案验收的依据。对于材料、构件和设备供应单位提供的合格证、使用说明书，检验报告、图纸等文件资料，材料、构件和设备的使用单位和管理部门要负责整理，并核实其完整性。归档文件质量要合乎标准，做到字迹清楚，图样清晰，图表整洁，格式规范，签字认可手续完备，载体和书写材料符合耐久性要求。文档管理要合乎规则，各参建单位要建立文档管理机构、文n保管室，制定收发文登记、借阅利用登记和文件保管制度等，使项目档案工作从一开始就按统一的标准规范有序地运行。

三、实施档案培训，提升档案人员的业务水平和综合素质

工程建设项目涉及面广，参建单位多，各参建单位的档案资料员流动性大，缺乏档案专业训练，影响档案工作质量。在施工和监理单位进驻工程项目之后，建设单位档案管理部门牵头组织建设方、勘察设计方、施工方、监理方的档案员、资料员、工程技术人员集中进行一次档案培训，学习国家、省市有关建设项目档案管理规定、行业标准，学习合同条款中项目档案归档责任，明确本单位的档案归档范围、质量要求。建立项目档案工作QQ群或者微信群，通过QQ和微信平台公布相关的档案管理制度、业务规范以及日常检查中发现的问题，进行档案业务指导和工作交流。培训以业务操作为主，制定科学系统的档案收集、组卷归档管理办法，统一和规范各参建单位竣工资料的内容和样式。培训重点放在参建单位档案工作的协作与配合上，比如，监理单位如何与施工单位协作，发挥监理的审核职能，确保施工单位移交的竣工档案合格；建设、施工单位以及供应商如何协作，确保材料、构件和设备开箱随机资料齐全完整地收集归档；建设、设计、施工单位如何有效配合，确保设计变更材料齐全，变更依据和变更后的具体图纸相关联，等等。通过培训，理顺项目档案管理关系，落实档案管理制度，构建起“以业主为中心、以监理为保证、以施工为主体”的项目档案工作协作模式，促进项目档案工作顺利开展。

四、加强文档检查，确保参建各方的档案工作落到实处

工程建设项目档案的特点要求项目档案管理必须实施文件质量过程控制。建设单位（业主方）是项目档案管理的主体和核心，在项目建设过程中要及时了解项目的建设进度，采取定期检查和不定期抽查相结合的方式，对文件归档工作进行认真检查，发现问题及时纠正，协调参建各方的档案工作。一是成立文档检查机构。建设单位档案管理部门应牵头组建项目文档检查小组，成员由建设单位的工程部门、质保部门和档案部门的人员以及监理单位的人员组成，检查小组定期进行文件检查，小组成员从各自的专业角度发现问题，提出改进措施，以提高档案文件质量。二是制定《工程文件整理检查计划》。项目一开工，检查小组就以工程项目施工进度计划为依据，编制全年工程文件整理计划，并正式。三是实施现场文件检查。根据工程文件整理检查计划，文档检查小组成员每月至少实施一次现场文件检查，检查要点包括以下几个方面：①施工文件收集的及时性，查看施工文件收集整理是否与项目建设进度同步，是否存在事后突击补充文件资料的现象，施工文件是否及时立卷并移交到档案部门存档；②施工文件收集的完整性，检查开停工报告、施工组织方案、原材料报审、质量检测评定记录、隐蔽工程验收记录、竣工图、工程照片等；③施工文件的规范性，重点检查文件材料和表格的格式是否规范，技术参数是否准确、签章手续是否完备、是否为原件，竣工图折叠、标注、盖章是否规范。四是定期召开文档例会。每月召开一次文档例会，参会人员包括文档检查小组成员、施工单位人员。会议主题包含以下方面：①最近一次文件检查发现的问题及整改时间要求；②施工单位汇报当月文件收集与工程建设进度的同步情况；③各方在文件收集整理过程中需要协调解决的问题。文档检查能督促参建各方及时收集整理文件，及时协调、解决项目档案归档工作中出现的问题，为项目档案专项验收打下坚实基础。

五、做好档案验收，把好竣工档案质量关

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论文摘要：笔者结合实际工作经验，从对公路工程建设档案创优工作的领导力度、创新公路项目档案管理的新模式、加强档案达标升级及创优活动、做好日常档案工作等四个方面，阐述了公路工程监理企业档案管理。

近年来，我单位根据上级档案部门的要求，大力加强档案基础建设，认真做好档案的日常管理，积极开展档案达标升级活动，不断提高档案信息资源利用率，公路重点工程档案创优活动得了广泛深入的展开。在公路工程监理单位档案管理上，我们主要做了以下四个方面的工作：

1对公路工程建设档案创优工作的领导力度

1.1各建设工程项目档案工作普遍得到了高度重视，参建项目部领导和员工的档案意识明显增强

通过有关档案法律、法规的宣传贯彻，各参建项目部普遍认识到工程档案是工程质量的重要环节，自觉按照国家有关建设项目档案管理的规定和要求将档案工作纳入议事日程，不断建立和完善档案工作的领导责任制和各级岗位责任制，切实解决建设项目档案工作中出现的问题，建立起适应新的基本建设管理体制运行要求的档案工作机构和档案管理网络体系，使工程建设项目档案工作得以有序开展。

1.2各建设工程项目的档案工作已步入依法监管的轨道

在广东省档案局、清远市城建档案馆的业务指导下，近年来的所有公路工程建设项目档案普遍实行档案登记制度和档案

验收制度，一大批近几年完工的工程建设项目已按规定通过了档案行政管理部门组织的档案验收。

1.3建设工程项目档案管理的基础业务工作普遍加强，为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用

为了适应社会主义市场经济体制和基本建设管理体制改革的需要，工程监理项目部从项目建设开始就注意贯彻有关档案工作的标准、规范，不断深化业务基础工作，加强文件材料的收集归档和档案整理，做到档案的收集、整理工作与工程监理同步进行，并努力提高工程建设档案的科学管理水平。彻底改变了过去那种工程建设档案到完工后再算总账，档案缺损、错误也找不到人负责的状况。建设工程项目档案的完整收集和规范整理，保证了工程建设与管理对档案的利用和需要，使工程项目档案发挥了良好的社会效益和经济效益，取得了双丰收效应。

2创新公路项目档案管理的新模式

近年来，我们认真研究基本建设管理体制出现的新情况、新问题，不断探索既适应市场经济体制的需要，又能确保建设项目档案完整、准确、规范的档案管理模式。单位在印发有关文件和培训授课、业务指导中反复强调以下几个方面：

2.1把建设工程档案工作列入相应项目法人单位工作计划

从工程建设监理计划到监理程序，均列入项目部和有关人员的职责范围，做到每项工程监理活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保管；按集中统一管理档案的原则，建立健全档案管理制度，由项目法人对工程建设档案总集成，实施统一的规范和标准；设立直属项目部的档案机构，配置必要的保管和提供利用的设备，确保整个工程建设档案资料的完整、准确、规范、系统、安全和有效利用；建立健全档案管理的分级负责制，并把档案管理列为各项工程监理的一部分，使之成为项目管理的一个重要内容。

2.2实行档案同步建设制和合同制

从项目立项起就开始将项目档案列入归档计划，将档案工作纳入项目计划，指定项目部主任为档案项目负责人，负责对建设项目的整个档案工作的指导、监督。

2.3实施严格规范的审核程序

即每项工程的档案文件，在施工单位自检的基础上，监理单位、业主项目负责人负责对档案文件的完整性、准确性等进行严格审核，并签署鉴定意见，以确保档案文件真实地反映工程全貌；项目法人档案管理机构负责对全部案卷的质量严格审核把关，不合格的责令其完善；为保证项目承包单位向项目法人单位及时送交完整、系统、准确的相应项目档案资料，明确工程档案保证金，以工程档案是否按规定移交来决定是否退还工程档案保证金。这些措施的实行保证了建设项目档案的收集整理工作在项目建设过程中的有序进行，从而避免了在项目完工后再突击清理所带来的弊端。 2.4将日常检查施工过程中形成的文件材料是否齐全、完整、准确作为监理方的工作职责

针对工程建设项目往往涉及施工队伍较多、时间跨度较长的情况，将工程档案的形成、积累等工作内容纳入监理工作范围，要求监理工程师在检查施工质量的同时，负责检查验收施工单位形成的应归档文件材料，并履行相应的手续，从而保证了竣工资料的完整、准确和规范。

3加强档案达标升级及创优活动

建设工程档案工作不仅仅是对档案工作负责，而且是对历史过程负责，是对未来发展负责。这就从更高的层次上提升了我们对档案工作重要性的认识，进一步增强了做好档案工作的历史责任感、紧迫感。为此我们主要从以下几方面入手：

3.1强化了档案创优的计划措施

近年来，单位克服了工程建设项目分布广、工程进展的信息不灵和自身人员较少等困难，始终将工程建设项目档案管理作为一项重要工作常抓不懈，并不断加大对工程建设项目档案工作的指导督促力度，努力使各工程建设项目达到档案规范管理和科学管理的要求。要求各项目部在按时完成日常立卷工作的基础上，根据工程实施序列和竣工期限按月汇报工作开展情况。

3.2提高档案检查的力度和频度

每年接受省档案局对我系统档案工作的检查，对达标升级单位，在各单位自查的基础上，由省档案局进行复查，对检查中发现的问题，高标准、严要求进行整改完善，组织有关部门进行定期复查。

3.3认真开展执法检查

《档案法》颁布以来，为不断加大对公路工程建设项目档案工作的监管力度，上级档案部门多次开展了本范围内的执法大检查活动，我单位坚持把执法检查活动作为增强档案意识，规范管理手段，提高创优水平的重要契机，及时组织所属的项目部等有关人员认真做好填表、自查、整改、汇报等迎检工作。成立了综合档案室，档案制度上墙，并立即投入到前期工作的档案收集，得到了检查组的高度肯定。我们深深体会到，只要思想上高度重视，行动上贯彻及时，措施上扎实有力，档案工作走向规范化和争创工程优秀档案是完全可以实现的。

4扎实细致地做好日常档案工作

档案管理达标升级只是做好档案工作的一个起点，我单位深刻意识到，要使档案工作不断巩固、完善、发展和提高，必须从日常档案工作每一个环节着手，坚持长抓不懈。

4.1认真做好档案资料的收集工作

近年来，公路工程建设规模一扩再扩，建设项目逐年递增，为减轻专职档案员的工作压力，最大限度地确保各人手上档案资料不积压、不流失，保证档案工作质量，总公司要求各项目部通过档案管理网络收集各种档案资料，并定期检查收集工作。

4.2利用计算机系统对档案资料进行科学管理

为适应形势发展的需要，单位于1998年下半年在档案工作中引入计算机管理系统，安装档案管理系统软件后，逐一输入档案案卷目录和卷内目录，并在省公路局和省档案局的业务指导下，根据实际使用情况对计算机程序进行修改、完善。

4.3强化服务意识，提高档案资料利用效果

档案工作最终目的是档案资料的利用。近年来，我们按照国家二级档案管理的要求，紧紧围绕经济建设和行业管理这个中心，更加注重档案信息资源的开发，多途径、多方位地提供服务。随着高速公路建设的全面展开，工程建设中普遍面临着与原有道路的改扩建交叉施工的矛盾，单位的设计监理部也是充分利用原始档案资料，及时提交设计单位进行预先考虑，有效解决了大规模建设中的大量施工矛盾。针对由于长期受保密思想影响，档案工作目的不够明确，普遍存在重保密、轻利用的倾向，为打破以往档案工作被动服务的局面，单位确立了档案工作主动服务的指导思想，要求专职档案员与兼职档案员加强沟通交流，多请示，多汇报，编制完整、有效的档案检索工具，开放档案阅览室，经常到各业务部门了解情况，检查档案工作，在确保档案资料安全的前提下，根据各业务部门的工作进度和需要，主动组织提供各种资料、数据，为综合决策和开展业务服务。

参考文献

篇6

（内蒙古电力勘测设计院有限责任公司，内蒙古 呼和浩特　010020）

摘　要：工程总承包是个庞大的系统工程，需要各方齐心协力方能完成。工程总承包项目在建设的过程中会产生大量的文件材料，如何使这些杂乱无章的文件材料，能按照档案管理规定的要求收集、整理、保管好并顺利向业主移交，是一个难处理的问题。本文主要论述档案管理是工程总承包项目建设中的一个重要组成部分，提出明确建设项目合同内容、落实参建各方档案管理责任、建立健全工程总承包项目档案管理制度等相关建议。

关键词 ：工程总承包；档案管理

中图分类号：TM73

文献标志码：A

文章编号：1000-8772（2015）08-0181-01

收稿日期：2015-02-10

作者简介：金育勇（1972-），男，河南武陟人，大专，助理馆员。研究方向：档案管理。

一、档案管理是工程总承包项目 建设中的一个重要组成部分

国家档案局、国家发展和改革委员会于2006 年6 月印发《重大建设项目档案验收办法》，为工程档案验收提供了政策依据。电力设计单位开展电力工程总承包工作的动力来源于开拓市场、扩大业务范围、提高企业经济效益的需要，各单位都在工程实践中努力探索如何做好工程总承包管理。在工程建设过程中，及时收集工程档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理工程档案，保持工程档案的完整和系统性，不仅是建工程前的需要，也是为工程项目投产后开展后续服务与维修工作的需要。

二、明确建设项目合同内容，有利于落实参建各方档案管理责任

电力设计单位要做好电力工程总承包档案管理工作，需要处理好项目管理与内部管理之间、各相关方之间的关系。工程总承包项目从签订合同开始，就应该明确各参建方在工程总承包项目档案管理的职责。

1. 业主方：业主作为投资方，在工程项目委托设计单位总承包之前，已经开展了前期准备工作，前期工作形成的文件材料应该立卷归档，责任需要明确，工程档案整理执行什么标准，业主有责任提出要求。

2. 总承包方：总承包方负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导和监督分包方文件材料归档，对分包方提交的文件资料进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交完整、系统的档案资料。

3. 分包方：分包方负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料，接受总承包方的检查指导，并对归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责，工程结束后及时将工程档案向总承包单位移交。

4. 监理方：项目监理单位除了负责收集、积累项目监理文件，还要完成建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累、审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。

三、建立健全工程总承包项目档案管理制度，是做好工程档案的基础

工程总承包项目档案的管理是个难点、弱点问题，由于电力工程建设项目工期长，这期间将会产生大量工程技术文件资料，妥善保管好这些工程技术文件资料，仅靠少数几个人员是不行的。领导要高度重视，要增强参建单位全员档案意识、建立一套完整而行之有效的档案规章制度，才能做好项目档案管理工作。

四、做好工程总承包项目档案文件质量管理工作，是保证工程档案准确、完整的基础。

1. 施工文件质量的管理

施工文件是整个工程档案的难点，施工单位人员流动性大，做好施工文件的质量管理涉及到档案、资料人员、项目经理、监理工程师等人员，档案管理人员从档案的角度进行把关、检查、指导。从工程的角度把关，保证施工文件的齐全和质量。各参建单位认真执行工程建设标准强制性条文，立足从工程初期原材料进场、工程各重要工序的检验、试验记录严格把关，避免形成“回忆录”。

2. 设备厂商文件质量的管理

设备厂商提供的设备文件，经采购方验核后移交，资料本身复杂、繁多，加之涉及设备厂商多，各设备厂商提供的资料又各有其特点、形势多样、情况复杂，这样给设备厂商文件资料的归档工作增加了不少难度。为此，要求采购部门与使用单位在设备移交时，相关人员参加现场开箱验收并记录，验收清单与实物对应相符，保证设备资料完整，满足施工单位安装使用的同时满足至少一份原件作为档案留存。

五、做好工程总承包项目档案文件质量的措施

1. 加强工程档案的过程管理

在工程建设初期，档案工作要与工程建设同步进行。随着工程建设的进展，档案管理人员就要对文件资料进行收集，如果等到整个工作竣工时再进行档案收集，会给收集工作造成困难，不能保证文件资料齐全完整。

2. 加强档案管理人员在工程建设过程中的监督指导

档案管理人员在工程建设中，依据前期制定的标准对各参建单位的工程档案的形成、积累、整理归档工作，进行定期监督、检查、指导，针对整理过程中出现的问题，及时纠正解决，从开始就规范好工程项目档案的质量，避免重复整改。

篇7

关键词：工程项目；档案管理；信息化

引言

工程建设项目档案一方面具有一般科技档案的专业性、科技性和通用性，另一方面表现出显著的整体性、成套性和不重复性。近几年来，工程项目档案管理信息化建设取得了一定的进展。工程项目档案的信息化管理为工程项目档案的建立和查阅提供了方便，在面对众多纸质工程项目档案时，由于管理工程项目档案的人员任务非常繁重，致使他们在工作中容易出现差错，但运用计算机扫描便能快速使工程项目档案实现信息化，同时还能轻松处理完工程项目档案资料。如此一来，不仅使工作效率得到了提升，同时也使存储空间得到了节省。

1工程项目档案管理要点分析

1.1工程建设档案的形成与搜集

档案管理利用工作的前提和基础就是形成与搜集建设项目的档案。在工程建设初期，参与工程建设的各个单位（部门）都要编制档案管理规划，配备素质较高的专（兼）职档案资料管理人员，明确岗位职责，将建设过程中的各种档案材料一点一滴地搜集积累来，以保证各类档案资料的齐全和完整，为日后开展整理归档奠定基础。（1）建立和完善档案管理制度。对于负责基建技术和档案管理人员，各单位应当定期召开会议，收集、分类、整理、编目、装订工程档案资料，并且对案卷质量等事项进行详细说明，落实措施，强化管理，努力增强有关人员的档案意识。（2）做到图实相符。档案管理人员需要深入建设现场，针对档案的不同阶段、不同要求等，在验收项目的过程中，到现场给予检查和指导，进而在一定程度上做好档案的收集整理工作。高度重视招投标、设计变更、监理文件材料等，确保“图实相符”，发现问题，采取措施，及时解决。

1.2整理与归档建设项目档案

为了保证档案材料的完整性、准确性和系统性，在一定程度上需要收集、整理和归档工程建设档案材料。在对工程档案进行收集、整理、归档的过程中，一方面落实责任、建立完善规章制度，另一方面要从以下方面做起：（1）对于建设工程档案资料来说，为了确保资料的完整性、准确性、系统性，档案人员应当认真学习，了解熟悉各类工程档案归档整理的标准和要求，以便早作准备。（2）明确接收工程建设档案的范围和归档要求。学习档案的收集、整理、归档和编制案卷的基本知识，确保各类归档标准化、规范化。（3）确定工程档案材料的归档范围和归档制度。在划定归档范围时要注意：基建工程文件材料与文书材料、技术材料的界限要离请。根据基建文件材料的保存价值，在确保基建档案完整的前提下，对归档范围进行确定。（4）严格立卷，确保案卷质量。在归档过程中，需要注意：收集齐全归档范围内的基建文件材料，系统整理归档的文件材料，组成保管单位（卷、册、袋、盒）；划定保管期限，同时对保管期限进行标注，并且注明相应的密级；基建档案整理后，需要进行装订，并保证结实美观，同时标题要简明扼要，清晰整洁地填写卷内目录。

2工程项目档案管理信息化建设

2.1完善信息化档案管理的制度

第一，建立信息化档案管理的归档制度和档案分类保管制度，利用归档制度和档案保管制度开发和使用的全套文档资料和信息化软件应用程序，要提高人员对信息化档案分类与管理的重视程度，在档案的信息化数据录入之前应该妥善的进行数据的备份和保管，提高数据的使用性能和安全程度。第二建立信息化的档案管理制度，信息化的档案管理制度需要根据国家档案局的国家标准制定，主要的标准为：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

2.2加强基础设施建设

工程项目档案网络系统的建设以及数字化设备的建设都属于基础设施的建设。工程项目档案资源共享以及信息交换的前提便是网络系统，通过构建信息数据库，使工程项目档案能实现信息的共享。各种数码相机、扫描仪、打印机等共同构成了工程项目档案的数字化设备，对这些设备加以利用，可以使工程项目档案的一体化管理得以实现。而在这个过程中，工程项目档案的信息化管理则为其实现奠定了基础。

2.3保证信息化系统的安全性

安全防范的管理主要作用是加强档案管理的主要内容的安全性和保护性，加强信息化档案管理的作用。从管理上加强安全防范功能的主要做法为：第一，建立可信可控的内部网络模式，利用科学化、理化的内部网络模式管理好内部人员，杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网，防止造成网络资源流失与档案管理的负面影响。第二，管理好输出设备，对于重要电子文档的打印，要进行严格的登记和日志管理，管理好内网客户端，在局域网上建立监控点，最关键的是管理好客户端和输出软件接口，防止信息丢失。第三，数据的备份与容灾，最理想的数据保护方式就是解决信息化档案内部的可用性风险和恢复性风险，当前档案的数据备份与容灾能力已经成为了数据存储安全的象征。数据备份需要保证客户数据的完整性、需要提高数据安全性、可靠性和一致性。

2.4提升档案信息化综合管理人才队伍建设

长久以来，工程建设领域中多数一线人员知识层次并不高，在建设过程中对于信息化的运用范围与接受程度相对其它行业来说并不高。这对信息化的实施是不利的。各级参建单位对电脑软件的使用理念还停留在各类专业软件的层面。如何在工程建设的从业人员尤其是技术人员中提升信息化系统的应用能力与接受程度，这是档案信息化成功之本，对其它各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。所以，各级建设单位要加强对员工信息化应用的培训，并且从各单位的领导阶层开始重视信息化的培训，建设具有综合能力的档案信息化管理队伍，并保持相关人员的稳定。

结束语

加强工程项目档案管理信息化工作，是适应我国工程建设发展的必然要求，也是提高建设水平、管理效率的重要途径。档案信息化管理的发展理念已能为广大建设者所接受，但真正要将信息化建设落到实处，使之成为实用的管理手段，仍要各管理层面的从业者们不断努力。

参考文献

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关键词：水利工程档案；现状；发展方向 

伴随着我国社会主义市场经济的高速发展的趋势，在社会中水利工程档案也日益发挥着其重要的作用。水利工程档案即为在水利工程建设进程中产生的对于国家和社会而言具有着保存价值的工程图纸说明文字、工程图表、音像资料等多种形式的文件资料。因此对档案进行科学合理的管理，加大利用水利工程档案信息资源，积极推进水利工程档案管理是极为关键的一项重要工作。 

1 水利工程档案的特点 

和其他专业档案相比较，水利工程档案也同样具有着科学性、合理性、完备性、服务性，另外其还有着下述独具的特征：（1）文件资料来源广博。分别源自于法人单位、建设管理、设计公司、施工单位、监理部门等诸多单位或部门形成工程档案。（2）文件类别纷繁多样。因为工程建设项目划分较为细致， 土石方、混凝土、交通设施、涵闸、管理设施等工程，所以产生及形成了较多类别的文件资料。（3）档案管理层次复杂。对于重点工程建设项目而言， 有着较多的单位参与建设施工，而各单位对于档案管理没有规范化的要求， 形成的档案形式内容不一致，较多施工单未不建立健全企业档案管理方式，不能形成监督管理的长效机制。 

2 我国水利工程档案管理现状 

2.1 水利工程档案管理认识不足 

伴随着我国社会主义经济体制建设的持续改革与发展，国家政府的相关职能在进行逐步转变，水利工程建设管理体制改革也随之持续推进，具有关联性的质量全程负责制度、建设项目监理制度、项目法人责任制度、竣工验收备案制度等在逐步建立和完善当中。而在当前水利工程档案信息的建档、归纳、验收等相关程序也具有全新的要求，可是长期以来较多管理者存在注重于工程，而轻视于档案的状况。末能对档案管理工作的关键性有全面及准确的认知。使得水利工程档案管理的事务长期存在末能积极推进的状态。较多水利工程档案的归档汇集末能适时处理。末能较好的发挥水利工程档案管理应有的作用。 

2.2 末建立健全档案管理体系 

水利工程档案管理具有较强的专业性要求，可是不少单位仅将档案管理的作用归于综合部门，未有作为档案专管部门的设置。不能体现档案管理的重要性，即使具有国家与单位的专项管理制度，也未能起到实际作用。所以在水利工程档案管理事务当中，较多都未能真正发挥其监督管理的实际作用。由此形成缺乏对水利工程综合管理部门以及建设部门工作的有效监管，普遍存在人员流动状况。难以推进档案的汇集、管理工作的实施。 

2.3 缺乏档案管理人员 

因为较多的单位领导层未能注重水利工程档案管理的关键性，投入的相关人力与物力较少， 通常水利工程档案管理人员不是档案管理专业毕业，不具备本专业的理论知识，多为工程技术人员兼职此职，缺乏对于档案管理知识的了解，较少受到过相关的专业培训，对于水利工程档案管理的基础工作并不熟悉、同时对相关法律规定及 管理制度的认知不足，水利工程档案管理较多的限于最基础的资料保管工作，形成水利工程档案管理不到位。同时较少会有档案专业人员，从业人员的专业性及管理水平需要进一步提升，缺乏水利工程档案管理工作的规范性。 

3 水利工程档案管理的发展之路 

在新的时展的背景下，水利工程建设得到了高速发展与进步，迎来了新的发展机遇，这同时也要求水利工程档案管理要与时俱进的和此打发展相适应。 当今全球在项目档案管理的先进经验和方式方法，非常值得我们进行学习与借鉴。并能够以此来提升水利工程档案管理事务的持续创新与发展。 

3.1 树立全员档案意识 

水利建设工程档案与工程建设的诸多方面紧密联系，涵盖了整个工程项目建设的进程，工程的管理、设计、技术、施工人员对工程项目的情况具有全面的了解，较多档案形成于其之中，同时其也是将来档案主要使用者，要建立和健全准确、完备、的档案，就需要促进全员的档案参与意识，共同来来进行档案汇集，尤其是项目建设初期，必须依据项目建设及形成档案的客观规律，统筹规划、同步汇集、安全管理整个项目档案工作，以此来促进档案的高效利用的力度。 

3.2 建立完善的管理制度 

在水利工程档案当中的科学合理管理制度，是保障水利工程档案管理工作持续推进的关键所在，第一、应对于水利工程建设市场的整体发展与变动情况进行适时的掌握，按照现实的发展与变动情况适时的来对档案制度作为调控和改进，使之真正具有时代特征。第二、应制定出细致的水利工程档案的管理办法，来对水利工程档案管理人员的日常事务行为进行规范管理，促进工程的审计、监理、质检、管理和施工部门的工作实效性的完成落实，达成水利工程档案管理部门的监督职能的高效应用，以保障水利工程档案管理的实效性、标准化。同时还需要制定出行之有效的管理激励机制，将水利工程档案管理工作目标最大化的定位分任到所有的部门和岗位、个体上，在年度整体工作计划中编制档案管理的总目标，并导入至高层管理工作会议实施事务程序当中，并与单位职工的岗位责任制以及经济责任制挂钩。制定严格的考核评分机制来进行考核，让档案管理工作能够具有一个良好的管理实施环境。 

3.3 强化水利档案队伍的建设 

在当前社会经济和科技高速发展的时代背景下，需要档案管理人员持续自身素质进行提升，改善知识结构，达到与时展协调和同步，水利工程档案管理人员不但应有着坚实的专业知识，同时还必须对先进现代数字化技术有熟练的掌握，持续性汲取、学习先进的管理方及理念。其次，应加强对档案管理人员的专业知识和技能培训，提业务素质和优质服务意识，以达到现代化水利工程管理日益增长的需求。 

3.4 加强水利工程档案管理的现代化建设 

在水利工程档案工作当中导入计算机技术能够更加快捷的完成工作，从而具有深刻的影响，在水利建设工程档案管理当中加大实施缩微档案、磁介质档案、电子文件档案的实际运用。注重水利工程建设在先期设计，施工和竣工资料的编制过程中形成的日益增多的各类电子文件档案。对重点项目建设工程的照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体作为光盘刻录备份保存，对档案管理网络化、信息化进行深入的探索研究。 

4 结语 

总而言之，随着社会经济以及水利事业的不断发展，水利工程档案管理工作的重要性也日益突出，因此应该做好树立全员档案意识、建立完善的管理制度，促进水利档案专业从业者的综合素质的提升，深化水利工程档案管理的现代化建设等方面工作，以此来提升水利工程档案管理水平。 

参考文献 

篇9

1 统一认识，是做好档案管理工作的基础

统一档案工作的认识，形成齐抓共管的合力，是搞好企业档案管理工作的前提和保证。

1.1 搞好档案管理工作，是企业的职责所在

公司成立以来，一直高度重视档案管理工作，认真贯彻执行国家《档案法》和相关规范、办法和标准，不断提高档案工作重要性的认识，增强搞好档案管理工作的自觉性。我们结合公司工程建设的实际，在统一认识上，主要树立了四个强化、四个增强的认识理念和责任意识。一是强化档案功能意识，增强搞好档案工作的自觉性；二是强化档案法律意识，增强搞好档案工作的严肃性；三是强化项目法人职责，增强搞好档案工作的责任感；四是强化工程项目的特殊性，增强搞好档案工作的使命感。认识上的深化和高度统一，构建了健全的档案管理组织机构和从上到下、分级负责、职责明确、科学严密的档案管理体系；形成了分工负责、群策群力、齐抓共管的工作格局。

1.2 工程项目的特殊条件，是搞好我司档案管理工作的重要缘由

我司承担的工程项目所处的条件和建设成果的确具有特殊的内在要求。一是工程环境特殊。工程處于正建的三峡工程库区，工程建成后运行工况变化很大，要经受三峡工程运行调度不同水位的影响和考验，需要翔实的工程档案资料见证，并利用档案资料及编研成果指导工程维护管理中出现的各类问题；二是工程区位特殊。工程处于涪陵主城区沿江城市变迁口岸，工程建设使沿江城区面貌发生了历史性的巨变，需要档案资料记载；三是工程结构特殊。万里长江第一堤是透水性结构，乌江二桥工程是亚洲第一座大跨径、高低塔、单索面斜拉桥等，工程设计和建设成果，具有借鉴、探索的创新价值，需要完整的档案资料记录工程建设和运行管理变化过程；四是建设管理特殊，两桥工程是涪陵首次采用BT建设模式融资建桥，把经管型法人功能成功用于公益性工程建设的创新模式。上述工程项目的特殊条件，赋予了我们搞好档案工作的特殊使命。要求档案资料的收集、整理、制成、归档必须完整、准确和系统；必须建立健全门类齐全、结构合理、内容翔实的馆藏档案体系；真实的记载和写照工程建设成就，区域变迁历史，使档案信息资源充分发挥开发利用价值。

公司档案管理工作就是基于以上的认识理念和职责缘由，得以统一认识和高度重视。

2 抓住重点，主攻难点，是做好档案工作重要保障

工程建设档案是工程建设成果的重要组成部分。资料收集涉及面广、难度大、管理工作任务艰巨。因此，我们把工程档案管理工作列为档案工作重中之重的难点，加强管理，确保质量。主要实施了三项管理基础工作：

2.1 加强职责管理

实行项目法人责任制，把档案管理工作列入年度计划、五年规划；列入了年度目标管理责任书，纳入了工程建设管理任务，实行主管牵头，分管负责，处室承办的责任体系，年初下达任务，年中检查，年底考评，实行奖惩。形成统筹安排，分工负责，协调配合，齐抓共管的工作机制。

2.2 加强程序管理

实行工程档案与工程建设同步实施，做到阶段工作同交底，同布置，同检查，同验收。狠抓了三项管理程序。

2.2.1抓好事前布置（召开技术交底会）。在工程开工建设前召开设计、监理、施工、质监等单位的技术交底会，把工程档案资料管理的收集、整编、验收、移交的相关要求，一并交底布置，让参建单位明确任务，落实职责。

2.2.2狠抓过程管理。在施工过程中严把六项工作环节。即：工程设计、工程招标、合同管理、工程质评、工程结算、财务收支等六个工作环节，规范档案资料的收集、整编工作。

2.2.3严格验收管理。一是严格档案中间验收。在工程质量验收、阶段验收和交工验收前，由档案专（兼）职人员会同相关处室，按照档案资料收集整理的规范规定和要求，对档案资料的完整性，整编的规范性进行检查验收，合格后才能进行工程验收和工程结算；二是严格移交鉴定、鉴证制度。落实档案移交责任制，完善移交清单，规范移交程序，提高归档质量；三是严格竣工专项验收。在工程竣工验收前，对项目档案进行全面清理、整编，按照《重点工程项目档案验收管理办法》完成各项验收程序，通过档案行政主管部门专项验收后，完成建设主管部门进馆档案验收移交工作。

2.3 加强业务管理

为确保档案工作质量，我司积极开展了档案管理业务培训，提高档案人员从业素质，切实履行档案管理职责。公司设立了档案管理科，配备了专（兼）职档案管理人员15名，每处室1-2名，从事档案资料的收集、整理、归档和开发利用工作；积极参加市、区档案主管部门主办的培训和考察学习活动，适时举办档案培训班，深入施工单位，监理单位贯彻档案法律法规，开展现场指导培训、帮助施工单位做好档案资料的收集、整理、归档管理工作，打牢工程档案验收、移交的各项基础工作，提高专（兼）职档案管理人员的从业素质，适应档案管理工作需要。

3 发挥档案的再生价值，是档案工作最终目标

工程档案的开发利用为工程建设管理和完善基本建设各项程序发挥了明显的效益，在工程运行管理和社会服务功能方面还将发挥巨大的效益。

3.1为防护工程竣工验收提供了大量的政策性和业务性文件资料和试验研究成果。为工程竣工现状设计复核的编制和工程竣工安全复核、防洪校核提供了档案资料，设计单位出具的施工设计复核成果得到市级主管部门的批复，涪陵防护工程得已顺利通过竣工验收。

3.2为防护工程移民专项验收审计提供了大量的库区政策性文件资料、移民资料、征地补偿资料、工程设计审批资料，编写了审计说明，得到了国家审计署和国务院三建委对防护工程移民基础设施费、地方自筹等资金的合理使用予以认可，完成了移民专项审计程序，顺利通过了国家移民专项验收。

3.3为工程稽查、审计提供了完整的工程设计、工程施工、工程招投标、工程概（预）算、工程竣工结算和财务决算资料，完成了各项基本建设的稽查、审计程序，得到了好的评价。

3.4在社会服务功能方面，由于具备较为完整、丰富的馆藏档案资料，将对区域经济发展，库区泥沙淤积、运行调度，防洪标准、移民拆迁等规范性文件的制定提供原型监测、分析成果，发挥档案管理的巨大效益。

4 存在的主要问题

4.1重点工程档案资料管理制度不健全，职责没有落实到位。目前，参建单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立重点工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些参建单位虽然制订有，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处上，造成具体管理人员缺少责任感。这主要是因为某些建设单位领导档案意识不强，对档案工作认识不足引起的，日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓形象工程，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作，某些档案工作人员，因没有工作压力，往往处于一种应付状态。另外，档案行政管理部门忙于各项业务工作，对重点工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对重点工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，重点工程档案专项执法检查工作没抓起来。对一些建设单位在档案资料管理上违章操作也有一定影响。

4.2管理经费投入不足，保管条件较差。在各重点建设项目单位中，只有少数几个单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案六防措施上更是难以落实，特别是防盗、消防措施大部分建设单位，没有独立资料室，往往是和工程人员办公室合二为一进行使用，这样虽然看起来查找利用档案资料很方便，也节省了房间，其实上是很不利档案资料的安全保管的。主要因为受重点工程所具有的建设时间紧、协作参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响，部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构，他们的办公用房也是临时租用，房子紧张，很难落实专用房间作为档案资料室。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑，认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的，没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理，只要表现上能应付过去就行了，没有从思想认识上去重视。另有一些重点工程建设单位却是因工程资金紧缺，办公费用紧张，尽量能省则省，往往不愿拿出足够的资金用于档案管理，改善保管条件。

4.3管理人员专业知识不强，业务水平不高，管理欠规范。目前，重点工程档案资料管理人员只有少数 是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。因而，有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间，甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用管理不严格、随用随拿，也没按规定办理利用登记手续，往往容易造成工程资料损坏遗失。鉴此，可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱，在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。

5 加强重点工程档案管理的对策

5.1 统一思想，提高认识，加强领导

一是加大对《档案法》及相关档案工作法规的宣传力度，增强各级领导干部的档案意识，促使领导干部和各职能部门都形成共识，切实提高对档案工作重要性的认识，这是抓好重点建设项目档案管理工作的前提条件和有力保证。二是主动参与，切实领导。公司综合档案室要加强和区档案局有关职能部门的联系，以国家、市有关重点工程档案管理法规为依据，争取参建单位领导对档案工作的支持，力争把档案局列入区重点工程建设领导小组成员单位，以便今后能及时从档案部门的角度对重点工程档案管理提出意见和建议，把加强对重点工程档案的领导落到实处。

5.2 建章立制，强化管理

一是将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核奖励办法之中，占一定分值。在对工程进度质量、投资控制、施工组织管理进行考核的同时，也对技术资料档案加以考核，使建设单位、施工单位在实际工程建设管理中，增强档案意识，做到密切配合，进一步加强对档案资料的收集、管理工作。

二是健全各项档案管理制度，建立和落实岗位责任制。各建设单位要不断健全和完善档案管理制度，把各项制度真正落实到档案工作实际管理活动上。同时，建立内部管理激励机制，要像抓安全生产一样抓档案工作，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，建设单位对项目档案管理做到年初有计划，年终有总结，严格考核，奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。

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[关键词]大型项目；档案管理；问题；措施

中图分类号：G271；TU712.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）20-0175-02

一、当前大型建设项目档案管理存在的问题

大型项目由于赶工期，一般建设单位领导只是在建设、设计及施工监督上下功夫，对于档案管理方面不够重视，导致档案不能及时归档。主要体现以下几个方面：

（一）缺乏有效的档案管理机制，对工程项目档案工作重视不够

不少大型建设项目对档案管理不够重视，在验收时才加大马力搞突击应付，使档案的完整性、准确性、真实性得不到保障。此外，大型建设项目档案管理机制不完善，一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象，二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度不健全，造成档案管理不连续甚至存在档案无人管理的现象。有些建设单位不按正常的建设程序办事，前期报建手续办理不及时，一些按常规该办的手续普遍存在着迟办或边施工边办理现象，甚至到竣工时，前期的相关手续还不完备，从而导致了应该形成的文件材料不能及时形成和归档，由于大型建设项目时间紧受到上级领导高度重视，有的手续采取绿色通道，导致项目完工，手续还没办好，项目综合验收未能正常进行，影响工程档案资料的及时移交。

（二）档案意识薄弱

由于种种原因，一些工程技术人员档案法治意识不强，不重视文件材料的收集积累，有的甚至把档案据为已有，拒不移交，导致档案严重不全。有的建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，为了尽快发挥经济效益和社会效益，满足建设需要，对急用的档案资料随用随拿，档案管理人员缺乏责任感，对借出的资料未及时催交，造成档案资料损坏遗失现象较严重。同时为确保工程资料的完整，虽然建设单位在与参建单位签订合同时将档案管理责任纳入合同中，按照合同价款的一定的比例扣留工程款但参建单位档案管理意识薄弱，不重视工程建设项目档案材料的积累和收集，不能按约定移交工程资料，有的敷衍了事加之档案管理人员疏忽没有及时发现资料的缺项及漏洞给予签字使他们顺利地拿到了扣留的工程款；还有的承包商认为扣留的资料工程款太少，如果要拿到这笔款需要花费大量的人力、物力、财力干脆对这笔款项放弃，对工程资料不予移交，造成工程资料的缺失，给以后的新建、改建、扩建工程留下隐患。

（三）档案人员缺失，综合素质及业务水平不高

不少大型建设项目在建设期间，有些参建单位不配备专职档案人员，档案管理人员一般临时抽调又不固定，这些人没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，不能做到科学分类和整理立卷，使得最后移交的档案资料质量较低，有的工程建设项目档案进馆后，还要重新拆卷返工整理，浪费了人力、物力和财力，另一方面由于档案人员缺失，项目经理兼任档案资料管理，他们身兼数职，精力有限，主抓工程建设的质量、安全、进度而忽视工程档案管理造成建设项目收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善，整理不规范，复印件居多，达不到档案管理的要求等等，这些现象不仅直接影响建设项目的归档质量而且导致大型建设项目档案缺乏真实性，对日后新建、改建、扩建等工程项目的缺少参考价值。

（四）档案管理经费投入不足，保管条件较差

受大型建设项目建设时间紧，参建单位多，管理复杂， 临时性等特点的影响，一些大型建设项目参建单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在地上；有的部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因工程资金紧张，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

二、加强大型建设项目档案管理措施

大型建设项目是一项系统工程，对本行业、本地区、本单位的社会和经济发展具有深远的意义。做好档案管理不仅是档案工作者义不容辞的责任，也是全社会赋予的历史责任。

（一）完善档案管理机制，重视工程项目档案管理建设单位在工程建设过程中，根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配置既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现大型建设项目档案的规范化管理。建设单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，提高全员对工程档案管理的认识，同时把工程项目档案管理工作列入工程管理的内容，与工程管理的其他内容同计划、同管理、同检查，同考核、同验收。做到工程档案资料管理与工程施工进度同步进行，保证建设项目完工，档案及时归档移交。

完善档案管理规章制度，将档案管理工作作为一个大型项目列入工程建设规划控制中，制定与工程建设实际相符的档案管理实施细则及相关考核措施，做到有据可依，有章可循，明确工程档案工作中各部门与参建单位的职责。根据国家、地方、行业及企业的有关要求，将建设项目档案管理纳入建设项目管理轨道，在对工程质量、进度、投资组织管理进行考核的同时，对档案资料管理加以考核，使建设单位、施工单位在工程建设管理中，增强档案意识，健全各项档案管理制度，把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到竣工验收全过程。要明确各部门应收集、整理、立卷、归档的范围，立卷的要求、原则和方法等。对内强调部门立卷制，按谁经办、谁整理，谁立卷、谁把关，对项目公司内部要求部门员工建立个人文件包，将工作中形成的文件材料进行整理，由部门负责人对需存档的文件进行把关，并在移交清单上对所移交文件内容的准确性及完整性进行签字认可后方可移交档案室存档。

（二）加强法律法规宣传，树立及时归档意识

法律法规是规范人们行为的准则，国务院的《建设工程质量管理条例》对工程档案管理予以高度重视，明确提出建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案，违反本条例规定，责令改正，并处1万元以上10万元以下的罚款。

建设单位是有法可依的，也必须依法管理工程档案，制定相应的考核措施，让文字上的规定落到实处，做好收集整理、建档、移交三个环节的工作，保证工程档案的成套性和科学性。为此，建设单位要大力开展《档案法》宣传，提高和增强广大建设者特别是工程技术人员的档案意识和法律观念，让他们了解档案也是工程的一部分，理解档案管理工作的重要性，认识到做好档案工作是《档案法》赋予的义不容辞的法律责任，要重视文件材料的收集积累，并及时归档移交。在项目建设的整个过程中，要求所有参建方都应自觉树立及时归档的意识，不论对自身的归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档，移交工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的质量。同时要求档案管理人员对借用的资料，严格按档案管理部门借阅规定执行，对即将到期的资料及时催交，同时加大考核力度，使得借阅人员能及时归还，以保证档案资料的完整性。另一方面，将档案管理责任纳入合同中，并增加工程款的比例用于档案资料移交，使得监理、施工、设计等部门能及时将工程档案资料移交给建设部门，确保工程档案资料及时归档。

（三）加强档案人员的业务培训与指导，实施同步跟踪管理

档案管理人员综合素质和业务技能直接影响工程档案管理科学性。上级档案管理主管机构要主动与发改委、建委等职能部门加强联系。开工前，上级档案主管部门要了解工程地址、规模、工期和建设、施工、监理单位等情况，广泛宣传有关建设项目档案管理的法律、法规，组织培训相关人员，对档案管理提出具体要求，并认真执行国家大型建设项目档案管理登记制度，及时掌握建设项目档案管理动态情况并加以监管，施工过程中的指导是跟踪指导的重点，档案管理机构的专业人员，要加强与建设单位的联系，经常深入施工现场对工程技术、档案管理、工程监理人员在工程文件的形成、积累以及施工技术文件等的编制质量适时检查指导，定期召开档案管理工作会，指出文件资料形成过程中存在的问题，提出整改意见，确保建设项目档案规范完整与及时归档。竣工验收前上级档案管理机构的专业人员在对建设项目档案资料进行预验收时，认真检查建设项目档案是否完整、准确、系统，案卷质量是否符合规范要求，对于不符合规定要求的要限期整改。提高整理立卷的质量做法是通过工程项目技术交流、技术交底等形式，解决工程档案工作问题；形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，以得到有效的沟通和效果；采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式对档案业务工作进行指导；规范档案整理立卷工作，统一档案管理标准、操作方法。同时增加档案管理人员，配置老、中、青专职人员做到传帮带作用，使得档案管理工作一直有人管，以保证资料连续、准确、齐全。

（四）重视档案管理人才培养，建立激励考核机制

档案工作既是一项专业性较强的工作，又是一项需要综合知识积累的工作。因此，参建单位需建立激励考核机制，不断优化档案管理队伍素质。要在档案工作中推行目标化管理，健全激励机制，充分调动档案人员的工作积极性。科学制定岗位目标责任制，既考察工作热情和工作能力，也考核工作业绩。大力宣传档案战线上的先进人物和模范事迹。在实际工作中，通过适当的激励能够使档案管理工作人员更为充分地发挥其技术和才能，努力钻研业务。鼓励他们终身学习，对获得职业、执业资格证的加大奖励力度，转变档案管理工作人员的消极思想，保持积极向上的动力，从而保证高效的工作质量。激励的方式主要有通过外在的福利、晋升、嘉奖等认可奖励，通过工作人员内在的如责任感、光荣感、成就感的激励。通过外在的方法激励，可以显著提高效果，而内在的激励虽然需要经过较长的过程逐渐熏陶，但是持久性更强，并且对工作效率的提高也较为显著。

（五）添置档案基础设施，确保安全管理

档案基础设施建设是档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报工程档案工作情况，及时就当前档案工作中出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持。应设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的设备，提高工程建设档案工作环境条件，确保档案安全管理。三、总结

综上所述，重大建设项目档案反映工程项目的真实面貌，档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务、替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有技术精、专业强等综合技能，同时要具备爱岗敬业、认真踏实的精神，做好档案管理工作，实现大型建设项目档案工作的自身价值，为发展企业提供依据。

参考文献