档案室规章管理制度范文

导语：如何才能写好一篇档案室规章管理制度，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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人事档案管理办法

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

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1 学校档案数字化建设的内涵及其重要性

档案数字化建设是以计算机数据库及互联网为依托，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效管理、利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。

学校档案数字化建设作为学校“智慧校园”建设的重要组成部分，通过采用计算机信息技术收集、整理、编辑和利用档案资源，实现学校档案信息资源数字化，不仅减少档案管理、维护和检索时间，大幅度提高档案管理工作的效率，而且进一步优化了档案利用的方式，为教职工和学生查阅和利用档案提供快捷服务，充分体现了便民服务的观点，实现档案利用手段的数字化。

2 学校档案数字化建设的现状

为顺应社会发展和工作需求，很多学校不断加强档案数字化建设，不断探索和改进档案数字化建设的方式方法，并取得一定的成效。珠海市技师学院档案室也使用文件档案资料综合管理系统，逐步实现采用现代化管理手段优化档案工作，但在探索过程中也存在一些问题。

（一）学校档案数字化建设投入不足

目前，学校对档案室数字化建设的投入力度不足，基础设施设备相对落后，如密集柜为传统组合铁皮柜，没有智能系统，无法实现自动定位和监控档案等功能，而整套更换，需要学校的重视和资金支持。此外，虽然采用档案管理系统，但只是档案目录管理电子化，归档文件依然以传统纸质文件归档为主，并没有实现真正意义上的数字化。

（二）档案数字化建设的人员专业素质有待提高

学校档案工作人员普遍具有档案学、档案管理等相关专业知识，但是对计算机网络技术、图片处理、电子信息有效整合等数字化相关知识比较欠缺，此外，专门针对档案数字化建设的培训和学习交流较少，工作人员专业素质偏低已成为档案数字化建设有效推进的阻力。

（三）档案数字化建设的制度不完善

档案数字化建设是一项将信息化技术与档案管理工作相融合，并有效提高档案管理工作效率的工作。目前针对档案数字化建设的相关规章制度未完善，缺乏完整的操作标准，为确保档案数字化建设有序推进，必须制定符合实际情况的制度作为保障，确保档案的收集、整理、编辑归档和利用工作有章可循。

3 学校档案数字化建设的对策

针对学校档案数字化建设存在的问题，结合珠海市技师学院档案室的实际情况，在充分调查研究的基础上，本文将从加大投入力度、加强人员培训、增强信息安全意识和完善相关制度四方面提出解决问题的措施。

（一）加大学校档案数字化建设投入力度

档案数字化建设离不开设备、技术、专人人才等方面的资金投入，学校根据实际情况，每年设立档案数字化建设的专项经费，为学校档案数字化建设提供资金保障，同时，档案室有计划并高效地使用数字化建设专项经费，在选购数字化相关设备过程中，尽量让有限的资金发挥最大的价值。其中，数字化的办公设备是学校档案数字化建设的基础，学校根据档案室现有的设备和规模，为档案室配备数字化智能档案柜，升级或配备符合档案电子系统需要的计算机、扫描仪等基本设备，并定期根据发展需要不断升级和优化系统。此外，以档案有效管理和便捷利用为出发点，加大资金投入，引入先进技术，利用数据库和网络电子技术，真正实现档案管理工作从收集、存档、管理、利用全过程的数字化。

（二）加强档案数字化建设人员的培训

?S着档案数字化建设的探索和研究，档案管理工作在收集、管理和利用环节的工作方式发展了质的变化，这要求档案专职工作人员不断拓宽知识面，调整知识结构，除了具备档案相关理论知识，还需要具有计算机应用和网络相关知识，了解档案电子信息资源的查询、和利用等知识，具备处理数字化档案工作技能。同时，为了适应信息时代对数字化档案管理工作的要求，档案专职人员还需牢固树立档案信息意识、服务意识，成为数字化档案建设和信息利用的领航人。因此，学校需重点组织档案工作人员开展数字化建设专题培训和校际间档案数字化建设的交流会，不断提高业务素质，确保增强档案工作人员能够根据国家有关档案文件的数字化标准和学校档案室的实际情况，进行数字化的档案编目、分类、整理和研究利用，同时能熟练使用扫描仪、图片采集、数码相机、音频采集等设备，不过提高档案管理工作的效率和质量。

（三）增强档案数字化过程中的信息安全意识

学校档案数字化建设的推进，会涉及多方面的信息安全问题。首先，学校需重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再次，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，档案部门要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。

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[关键词]综合档案管理；基础设施建设素质；现代化管理

随着社会主义市场经济的不断完善和发展，人们的档案意识也不断增强，对档案工作的地位和作用的认识也逐渐深入，对综合档案室的档案工作也提出了更新更高的要求。各级综合档案室要随着档案工作的不断发展，切实做好综合档案室的建设工作。

一、加强对综合档案室工作的领导

各级行政部门要根据《档案法》等有关文件，认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，用战略的眼光和现代管理的观念，制定符合档案管理工作的法律法规，以便统一遵循。各个系统、行业都要遵循档案集中统一管理的原则，制定适合本行业档案形成的特点，内容成分，制定本部门档案管理的保管期限表。加强档案工作的宣传，使广大的人民群众真正认识到档案工作的意义和作用，从中发挥档案应有的效用。积极支持档案部门工作，促进和提高综合档案室建设工作。各级各类档案室的工作都离不开领导的大力支持和帮助，为档案部门解决一些必备设备和用品，以便顺利地开展档案工作。

二、档案管理人员应具备的业务素质

档案工作是一项专业性很强的工作，作为一名档案工作者，必须熟知与档案工作密切的专业理论知识。

首先，要系统学习档案管理学，掌握档案专业知识是做好档案工作的前提。随着档案工作的不断改进和提高，档案学科的知识也在进一步的探索和扩展，同时要掌握相关学科的知识，如电子计算机应用技术，现代化管理离不开计算机，档案室工作正在朝着现代化管理方向发展，所以要求我们档案工作者要全面掌握与档案学科相关的专业知识。

其次，要有坚定的政治信念。档案工作者必须具有良好的政治素质，必须有坚定的政治信念。要树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密。要热爱自己所从事的档案工作，有高度的责任心，有浓厚的学习与工作兴趣，要树立全心全意为人民服务思想，甘当默默无闻的奉献者，任劳任怨、爱岗敬业、埋头苦干、尽心尽责地做好档案工作。

最后，要树立信息意识。在信息化社会，档案作为信息资源的组成部分，档案工作者应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。还要树立市场意识，在市场经济环境下，找准位置，发挥作用，根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，积极开发档案信息，主动与市场经济接轨，以直接或间接的方式参与为市场经济服务。档案部门只有树立起良好的社会服务意识才能最有效地提高社会的档案意识，档案的价值才有可能最大限度地发挥其作用。

三、加强档案室的基础设施建设和现代化管理

综合档案室建设工作应有一定物质条件作保证，各个机关、企事业单位，要投入资金为档案部门购置一些必要的设备，有利于开展档案工作，档案室的库房建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调，档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。

电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据。因此，档案工作的档案资料统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。当前，在这方面还存在很大差距，计算机管理系统功能实现的目标运行机制还只限于档案室内部的案卷级和文件级的编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着归档数量的增加，档案利用量也将成倍增长，必须加快档案管理技术的现代化进程。逐步运用现代技术，实现档案的高密存储，以节省储存空间、保护原件、方便传递和运用。根据各种档案的特点，采用先进的库房设备和档案保护技术以维持档案的完整、安全并延长其寿命。

四、要完善档案管理制度和措施

建立健全档案管理的规章制度是搞好档案工作的重要保证。根据国家档案局有关文件材料归档的要求，结合本部门档案形成的规律，特别要充分认识科技档案的重要性，逐步形成严格的立卷归档制度，如科技档案、科研档案。保护科研成果，是各个课题组的研究工作是否有自主的知识产权、是否有专利保护、是否侵犯了他人的权利都可在科技档案中得以验证。

科技档案完整的保存，即在维护本部门的知识产权中发挥了作用，更对科研项目负责人和参加者有重要意义，根据本单位的实际情况，借鉴先进的管理方法，制定档案工作规范、档案分类编目方法、归档范围及办法、保管期限、收集、借阅等管理规章制度，逐步加以完善。这些规章制度将有效地提高档案管理水平，促进档案管理工作规范化、科学化、标准化，提高档案工作效率，有力地推动档案工作的发展。

五、档案的收集与归档

管理好档案的重要环节是收集档案。档案的收集工作是提供利用工作的基础，档案的收集工作就是按照有关规定，通过接收制度和专门收集办法，把分散在各科室和个人手中及散失在社会等其他地方的档案，集中统一到综合档案室。

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[关键词]档案管理 现代化 信息化

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）20-0145-02

为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。

一、高校档案管理工作存在的问题

（一）管理不够专业

现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。

实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。

（二）查阅程序不够规范

部分档案管理人员没能对各种档案猿旨笆薄⒑侠怼⒂行У姆掷嗪驼理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。

（三）信息化不够完善

实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。

二、高校档案管理现代化的具体策略

推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下：

（一）加强制度建设实现档案管理精细化

“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。

目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现国家级数字化档案室。

“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。

数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。

高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA系统实现无缝对接，高校档案管理还应该将档案管理系统与网络、微信公众平台相结合，部分文档信息通过移动端实时，实现信息公开，也为有需求的人提供便捷。如此一来，通过数字化档案室与移动端的结合，从根本上提高居委会日常办公效率和质量。

（二）明确操作规范实现过程精细化管理

高校的档案的规整和管理是很烦琐和复杂的。因此，各大高校因该明确提出档案管理操作规范。从档案的收集、整理、归档等环节入手，理清思路，摸清家底，健全制度，规范流程，强化责任，推进档案管理工作规范运行，为科学、有序、高效地开展各项外汇管理工作打下了良好的基础。档案管理办法规定，高校应该严格按照《档案管理条例》及相关制度规定进行操作，使档案更好地为高校的管理服务。严格按照要求，逐级分类管理，多措并举、扎实推进高校档案管理工作。完善制度，规范管理。严格按照查借阅手续，在保证档案安全、保密的前提下，提高相关工作人员查阅资料的速度，从而在整体上提高档案的利用效率。与此同时，加强专业人员的培训。包括文件材料的收集归档范围、立卷归档原则、立卷归档分工、文件材料整理原则及要求、归档文件材料质量要求、归档时间和手续等六个方面。培训能够增强工作效率，让管理人员进一步加深对档案工作方法及重要性的认识与理解，看清档案整理工作中存在的差距和不足。及时培训能够进一步提高档案整理的业务水平和实际操作能力，为进一步规范档案工作打下坚实基础，也为今后更好的服务和工作的发展提供强有力的保障。

（三）健全监督机制实现内部控制精细化

用制度约束和规范档案管理，是高校档案管理工作中的一个亮点。档案管理办法明确了高校档案鉴定、销毁、移交的要求，高校将定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。档案鉴定工作由高校档案馆牵头，组织其他机构或人员共同进行。加强督促归档、严格审查机制。严格按照条例做到保质保量地完成档案材料的整理归档工作的同时，对档案要及时审查，对符合要求的要及时整理，对不符合要求的要完成未尽事项、补正相关资料。

结语：强化档案管理意识，明确人员责任。今年以来各部门高度重视档案归档工作，严格执行档案管理规定，按照相应的原则，抓好档案的归档整理工作。完善档案制度建设，强化归档工作。先后建立完善档案归档范围和保管期限的规定，档案归档的操作规程等档案管理制度，将资料进行整理、分卷、复核、编目。召开培训班，全员参与，自查自改，进一步完善档案工作。其中的每份档案都应该进行电子档案登记，并针对以前档案目录中只见案卷名不知案卷内容的弊端，专门在案卷目录中增加简单的索引项，借阅档案可以先从电子目录上看有没有自己要找的文件，避免盲目翻阅，大大提高了查阅档案的效率。为了推进实体档案和电子文档同步归档，高校的档案中心应该为档案管理人员进行业务上的培训指导，工作人员利用业务管理QQ群作为信息交流平台，同时采取一对一、面对面的指导方式，帮助资料员掌握电子档案的文件登记、著录、扫描上传、立卷归档等相关业务。高校的档案管理部T为保证电子档案的顺利报送提供可靠保证。当前，实体档案和电子文档同步归档接收工作已经实现，实体档案和电子档案的同步归档，体现了高校档案工作跨入了档案管理的先进行列，同时也表明高校档案事业进入了信息化时代。

此外，为规范完善档案管理，实现档案规范化、标准化，高校应该强化四项措施，进一步加强档案管理工作：一是强化资料收集，指定专人负责档案的日常收集管理工作，办公室注重对平时文件资料进行收集和积累，以及校内开展的重要活动，及时收集照片、录音、录像等各种载体的信息资料，按照月报、季报、年报顺序负责归档整理，按时移交到档案室，由专人立卷归档；二是强化信息化管理，加强档案的电子化管理，对各文书档案、科技档案、会计文件材料、声像材料、电子文件材料等重点数据资料及时进行备份保存，进行电子化管理，方便统计资料的查阅和利用，实现档案管理信息化；三是强化安全保密，遵守保密制度，切实履行公文的收发、登记、传递、借阅、归档和销毁等各工作环节，对各专业报表严格执行签字、登记、归档手续，严禁随处丢放，确保档案资料的安全；四是规范档案装订工作，做好目录索引，统一装订格式，资料归类规范，一目了然。

【参考文献】

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（06）.

[2]潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考――基于档案管理现代化的视角，华中农业大学学报（社会科学版）[J].2013（03）.

[3]李钰.中外合作办学模式下高校档案管理研究――以西交利物浦大学为例[M].苏州大学，2013（06）.

[4]戴喜梅.高校档案管理人员职业倦怠与成就动机的调查研究[M].华东师范大学，2010（09）.

[5]李银银.《高等学校档案管理办法》对高校档案工作的影响研究[M].安徽大学，2011（05）.

[6]沈静.高校档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J].四川教育学院学报，2011（04）.

[7]陈明九.大数据时代高校档案管理系统建设研究――以山东建筑大学为例[J].山东建筑大学学报，2015（10）.

[8]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版）， 2010（07）.

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办公室治安目标责任书【1】

为加强办公室安全管理工作，根据谁主管谁负责，谁在岗谁负责的原则和预防为主，部门负责，突出重点，保障安全的方针，坚决预防、杜绝各类安全事故发生，确保财产、档案、行车安全，特制定办公室安全责任书。

一、每个人都是部门安全工作的责任人，要坚决遵守宾馆制定的各项安全生产管理规章制度和有关岗位安全操作规程，并严格执行。

二、下班后做到关好门窗，人走灯灭，切断非24小时工作设备的电源，切实加强钥匙管理，办公室离人必须锁门。

三、严禁将现金、有价证券、贵重物品等存放在办公室。

四、保持办公室干净整洁，不准存放易燃易爆物品。严禁在办公室内乱拉电线，使用明火;严禁在用电设备周围堆放易燃易爆物品。

五、严禁在办公室使用电暖气、电热毯、电饭锅等大功能电器;加强对用电设备的管理，人走断电，要严格遵守操作规程，发现问题及时请维修人员修理。

六、严格管理制度，认真管理好各类文件、资料和档案，各类资料进入档案室，必须严格登记;重要的文件、资料要及时送档案室保存，机密资料、档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

七、加强安全知识的培训，落实值班值宿人员职责，不脱岗、不漏岗，做好当班检查和记录，发现问题及时处置和汇报，防止破坏事故的发生。

八、以宾馆构筑消防安全防火墙工程为基础，加强消防安全四个能力的建设，熟知消防安全三懂三会的内容，做四个能力建设的明白人。

九、爱护楼道消防器材和消防设施，不随意挪动、挪用。每周对所管辖范围进行一次安全消防检查，发现线路、电器有漏电等消防安全隐患，要及时汇报，及时处理。

十、严格执行车辆定期保养制度，加强车辆养护知识的学习，及时了解和掌握车辆的基本状况，发现异常及时报告，及时维修，避免车辆带病上路。

十一、严格遵守交通法规和驾驶操作规范，不违规用车、行车，不公车私用。

十二、做好车辆存放的管理。车库即开即锁，取还钥匙做好登记，防止车辆丢失;严禁车库内存放易燃易爆品及其它杂物;车辆长时间不用，定期检查，避免因长期不使用造成车辆过度老化，损坏。

十三、此责任书自签订之日起生效。

办公室主任：

_____年_____月_____日

责任人：

_____年_____月_____日

办公室治安目标责任书【2】

为了加强办公室安全工作，确保财产档案出车安全，特制订本责任书，内容如下：

一、治安安全

1.下班后关好门窗，切实加强钥匙管理，办公室离人必须锁门。

2.严密注意进入办公室的各类人员，严格严肃人员管理。

3.严格管理制度，认真管理好各类文件、资料和档案，各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，重要的文件、资料要及时送学校档案室保存，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.严禁将公私贵重物品在办公室存放。

二、消防安全

1.学习消防常识，树立消防意识，遵守消防制度。

2.保持办公室干净整洁，不准存放易燃易爆物品和刊物。

3.加强对计算机和其它办公设备的管理，人走断电，要严格遵守操作规程，发现问题及时请专业人员修理。

4.爱护所在楼道消防器材和消防设施，不随意挪动、挪用。

5.各部门、各办公室及各班级负责人每周对所管辖范围进行一次安全消防检查，发现线路、电器有漏电等消防安全隐患，要及时汇报学校领导，力求及时处理。

6.严禁随便使用配电箱送电接电。

7.严禁在办公室、教室乱拉电线，不用电炉和热水器。

8.严禁在电脑室、图书室等危险地方抽烟、用明火。

9.严禁用电设备周围堆放易燃易爆物品。

10.车库管理需要加强消防安全意识。

三、物资安全

1.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

2.司机出车必须有办公室负责人安排，自觉遵守学校小车管理制度，遵守交通规则，确保行车安全。

3.时常检查办公室天花板材料、装饰物品、灯具、吊扇部件是否松动。

4.安全贮存物资不要以无序的方式贮存材料或者将材料贮存在可能坠落导致人员伤害的位置。

5.例行检查，开启电器设备前首先检查。

6.车库管理要加强防盗意识。

四、信息安全

1.文印室各项设施设备应有保密设置。

2.对文印室使用过的再生纸进行分类清理，消除泄密隐患。

3.加强学校网络安全设置，避免学校内部信息外泄。

4.注意消除学校LED安全隐患。

本责任书一式两份，双方签字后生效。

校长：

_____年_____月_____日

办公室主任：

_____年_____月_____日

办公室治安目标责任书【3】

一、负责人

二、质量目标：

督办协调率95%，及时处理率100%，服务满意度90%;公文处理及时率100%、正确率95%;确保全公司质量管理体系持续有效运行，质量信息处理及时率100%、正确率95%，内审合格率95%，确保顺利通过监督审核;无重大治安责任事件发生。

三、主要工作任务

(一)积极为公司领导、公司机关和基层做好综合服务，完成好综合管理、协调及接待服务等相关工作。

(二)组织完成公司综合管理与服务信息系统的规划、建设和运行，做好综合协调、文件准备等相关工作。

(三)完成公司年度工作会议和第二次站队长工作会议的组织筹备、会议文件起草、承办服务等相关工作。

(四)加强全公司办公室工作的培训和指导，举办一次全公司办公室工作会议。

(五)组织完成事业单位分类改革的调研、方案起草等相关工作。及时完成公司领导交办的各类文稿起草、审核工作，进一步增强参谋助手作用。

(六)做好全公司发文审核登记、来文处理、电话及文件等各类信息的收集和传递、印鉴使用管理及公文归档工作，加强全公司文秘工作的指导和检查。

(七)组织或参与有关规章制度的制订和修订完善，加强对规章制度执行及执行检查的监督，加强对工作会议等会议文件、决定事项、公司领导交办事项等的督办。

(八)组织制定内部沟通管理、生产信息、外部顾客要求和评价等信息的收集、分析和传递的相关机制，为科学管理决策提供支持。

(九)组织完成年度质量目标编制、内审、管理评审等质量管理常规工作;组织配合完成认证机构的监督审核，确保顺利通过审核。

(十)加强文件和质量管理工作宣传，完成文件执行情况及质量管理工作调研。加强全公司质量管理体系运行情况的指导和管理，对管理评审会议决定实施进行跟踪验证。

(十一)做好多功能厅、会议室、接待室设备设施的管理和维护，确保其正常使用;协助做好全公司性会议、培训和讲座时的支持和服务等。

(十二)做好公司领导、公司副总用车和接待用车的调度工作;完成公司办公及公务电话等通讯工具的管理工作。

(十三)全面落实治安责任制，确保全年无重大治安责任事件发生;加强消防安全管理和检查，杜绝重大火灾事故发生。做好公司机关办公区的安全维护工作;加强全公司治安安全的指导和管理。

(十四)认真及时做好事件的协调处理。做好保密日常管理。

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【关键词】会计；财务档案；管理

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。它在为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥着积极的作用。会计档案是在会计活动中形成的、反映经济业务的历史记录，是反映各单位的经济活动的原始凭证和依据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计专业材料。随着社会主义市场经济的发展和档案管理工作的加强，会计档案管理工作正在逐步走向规范化、标准化。

一、财务档案管理方存在各方面的问题

随着社会的发展和科技的进步，档案管理越来越得到各部门的重视，而财务档案管理方面却相对较差，存在各方面的问题，现归纳以下几点：

1.财务档案管理意识淡薄

财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。

2.财务档案没有专人负责

除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。

3.会计档案内容不全、不规范

应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。

4.档案室的设施不完善

有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

5.管理制度不健全

多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

二、做好会计档案管理工作的几点建议

1.强化档案管理意识

要提高财务档案管理水平，首先应从意识上着手，必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上。

从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白财务档案不仅是对企业提供信息保障，还是对财务工作的监督检查。不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

2.财务档案管理由专人负责

对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。

负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。

3.做好财务档案的分类，提高现代化管理水平

财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势。科学划分财务档案手续，充分利用档案管理信息系统，按照档案分类标准，将档案划分为会计凭证、会计帐簿、财务报告、预决算管理、票据管理、资产管理、重要合同、其他财务会计资料等类，对整理好的所有档案资料进行分类录入。

只有在档案细分类的基础上，我们才能逐步建立财务档案数据库，并探索积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，最大限度实现信息资源共享的有效途径，实现财务档案数据化，网络化。

4.加强硬件设施建设

不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。

5.完善财务档案管理制度

依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法.

[2]会计档案管理办法.

[3]刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010（8）.

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档案自查报告一根据市档案局关于对各单位档案工作进行年终考核的要求，我们对本镇机关档案进行了认真全面的自查整理。现将自查情况报告如下：

一、档案基础设施情况

档案室现有办公用房2间，配备了办公桌椅等基本的办公设施，基本上满足了办公需要。今年，我镇又对档案室重新进行了粉刷、装修、添置了铁橱，门窗，安装了窗帘，橱内设置了干燥剂和防腐剂，达到了档案室防火、防虫、防盗、防鼠、防潮、防强光、防霉变等七防的要求，保证了档案的安全存放;在工具方面，先后购置了手摇钻、电钻、湿度计，使档案室在管理、监测方面有了可靠的物质保障。

二、档案制度建设情况

在原有档案管理工作的基础上，我们进一步完善了档案管理工作的各项规章。按照《档案法》和《山东省档案条例》的规定，在市档案局的具体指导下，结合我镇实际情况，建立健全了八项档案管理制度，即：档案保管制度、各种文件材料归档制度、档案查阅利用制度，档案鉴定销毁制度、档案资料保密制度、档案工作人员守则。这八项制度和《档案法》一同悬挂上墙。在档案管理中发挥了较好的作用。

三、档案业务建设情况

根据《档案法》和《机关档案工作建设规范》的要求，结合我镇档案管理业务建设的情况，主要做了以下几项工作。

1、根据《机关档案工作建设规范》，完成了2019党委、人大、政府和机关各部门材料的收集、整理、立卷归档。并邀请市档案局领导对我镇档案人员进行了为期3天的业务指导和培训，极大地提高了档案管理的水平。

2、加强管理，确保档案的安全完整，我们建立了严格的档案管理制度，档案管理小组对档案定期检查发现问题立即整改。档案管理人员经常检查案卷。对档案室的温、湿度，每天都进行监控登记，并采取措施使之保持在一定范围。

档案自查报告二我局历来对档案管理工作十分重视，建局伊始，就成立了专用档案室，几年来，我局档案工作在局党委领导下，在区档案局的指导下，档案管理工作一步一个台阶，逐步走向科学化、规范化管理，现将有关状况汇报如下。

一、高度重视，落实职责，确定职责制

我局档案管理工作的发展与业务建设，既有上级业务主管部门的支持，又有局领导的关心和重视，更有全局职工的发奋。首先是成立了档案工作领导小组，确定了领导职责制，明确了专门管理工作人员，划定阶段性任务、目标，实现了档案管理制度化、规范化。同时，局党委和局长办公会把学习贯彻《档案法》，提高机关的档案管理水平，列入了机关工作的重要议事日程，对档案工作进行了专题研究，重点查找了档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作的落实。同时从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。从混血儿到美国总统

二、严格管理，全面完成档案整理、安全和宣传工作

在继续巩固和完善档案管理标准的基础上，我局进一步提高档案管理工作标准，增大在档案管理方面的投入，解决档案管理工作中的实际困难，严格依法治档，加快档案信息化进程。

一是重视档案管理队伍建设。我局先后有多人用心参加档案管理部门的培训，并取得培训合格证，做到持证上岗，现有专门从事档案管理工作人员1名。同时注意对档案管理人员的教育，平时注重开展形势多样的业务学习，打造了一支强干的档案管理队伍，档案管理同志文化素质高，业务潜质强，工作认真负责，对来查找档案的科室和群众都能热情接待，按照《档案法》带给优质服务。

二是及时完成文件归档入库和分类整理工作。对于各类档案，我们都严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作，对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。每年年底我们专门抽调人员对年度档案进行分类整理，完成了年度立卷装盒工作。同时，将人事档案与业务档案分离，由人事科负责，加强人事档案的保密性。随着电子文件档案管理系统开展，在单位领导的重视下，我局将计算机运用于档案整理工作，为单位档案管理专门配备了计算机一台，落实专人负责。做到规范操作，有序利用，设立了信息系统的防火墙、密码访问控制，不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。在管理上建立了电子归档制度和文件管理的记录系统，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案信息的安全管理。经过多年的建设，我局基本实现了机关档案管理工作现代化、整理规范化、排列标准化、检索科学化。下雨的心情

三是加大投入，严肃纪律，确保档案安全。档案安全是档案工作的重中之重，我们要求档案工作者要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，要求时刻牢记“档案安全，职责重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。建立健全档案安全规章制度。把建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到职责到人，措施到位。尽管现用办公地点为租用，但我局还是克服困难，设立了专门档案室，采取切实有效措施，安排专款进行彻底杀虫，目前未发现霉变、虫蛀现象，确保了档案的安全。正确处理好档案安全保管和方便利用的关联，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。

四是加强档案宣传工作。档案工作是一项基础性工作，许多人对档案工作比较陌生，不够了解，不够重视，为此，我们在全局干部职工大会上多次强调对档案的管理、使用和爱护，并组织全局干部职工学习了《档案法》，取得了较好的效果，全局档案管理法律意识明显加强。

三、加强各级工作人员的岗位职责的建设，完善档案管理措施，认真抓好落实，严防泄密。

依照相关法规，我局切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使我局的档案管理更趋合理化、规范化、科学化。我们制定并实施了较为有效的措施：一方面，加强对归档文件材料的保管以及保密力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件资料，认真做好传阅和保存工作，及时整理成册上交区委保密局统一销毁;另一方面，做到以人为本，发奋提高档案管理人员的业务素质。档案工作人员认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统;做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，有计划、有步骤地进行档案目录汇编，用心做好档案信息资源的开发利用;严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利用。严格执行《借阅规则》，做好保密工作。主动理解主管部门的业务指导和督促检查，用心完成与档案相关的其它工作。

四、今后档案工作设想

透过自查，我办对档案管理工作进行了进一步的明确，同时，也发现了一些存在的薄弱环节，比如：未及时向区档案局报送状况，搬家后档案柜中未及时更新防虫剂，保密观念还有待进一步强化等等。针对以上问题，今后档案工作的目标是，以“三个代表”重要思想为指导，贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规，坚持依法治档，依法监督;立足现实，着眼未来，强化服务意识，创新服务机制;用心开发档案信息资源，充分利用现代化手段，为教育工作带给更方便、快捷的服务。重点做好以下几项工作：

1、继续学习宣传、贯彻执行《档案法》，坚持依法管理档案。

2、做好档案日常管理工作。采用科学先进的管理手段管理档案，逐步实现档案管理、检索微机化。

3、加大声像实物档案的收集力度。

4、做好档案的利用工作，为前来查询者带给优质的服务。

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一、加强意识，建立机构 

档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。 

二、健全制度、规范管理 

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。 

三、强化业务，提高能力 

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。 

四、稳定干部队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任(或任命)工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆(室)的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

五、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

六、提供服务，开发利用

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关键词：档案管理；对策 ；探讨

Abstract: Health supervision agency records management work has entered a new period of development, had hitherto unknown opportunities and challenges. How to adapt to the socialist market economic system, change the file management mode, strengthening the Archives standardization, standardization, institutionalized management, how to better play the function of the file, service to the society, is the key and difficult problems of health supervision agencies at all levels to jointly study and solve the. In this paper, combined with the work practice, we make some discussion on the problems and Countermeasures of health supervision agency records management work.

Key words: file management; countermeasure; study

中图分类号：G271

一、卫生监督机构档案管理存在问题

1.档案管理意识淡薄，档案利用效率低

近几年，各级卫生监督机构虽然通过《档案法》的宣传贯彻，建立健全了三级档案管理网络，但是目前有关人员特别是有些领导干部对档案管理意识比较淡薄，认为档案工作可有可无，仍然存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的思想，没有从根本上认识到档案工作在卫生监督执法中的重要性和必要性，致使有关人员为图方便，随意将档案材料存放在自己办公室的抽屉里，导致档案材料的丢失或损坏。另外，由于有关领导对档案重视程度不够，工作标准贯彻落实不到位，以及档案信息资源开发不足，造成档案利用效率低下，从而影响了档案工作的开展，影响了档案的规范和质量提高。

2. 档案管理专业队伍不稳定，知识更新不够，人员整体素质低

档案管理队伍和业务素质直接影响档案的管理水平。目前我市各级卫生监督机构档案管理人员配备随意性大，均没有专职档案管理人员，基本都是由办公室文秘兼职，因此在人才培养中，只重视专业技术人员素质的提高和继续医学教育，对兼职档案管理人员的素质的提高还没有纳入计划，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力，因而导致兼职档案管理人员的管理水平停留在经验上，难以胜任日益繁重的档案管理工作。

3. 档案管理制度还不够健全，档案收集不全

近几年，从我市每年检查的情况看，各级卫生监督机构在制定管理制度和工作职责时，缺乏相应的档案管理制度、职责以及检查考核标准，有的虽然建立了规章制度，但是没有纳入岗位责任制，没有进行严格考核。由于管理制度不健全，档案收集归档、档案信息整理过程缓慢，对档案信息深层次加工编研不够，直接影响到档案规范化目标管理的深化。

4.档案收集内容界定不清，管理范围不够明确

截至目前，全市卫生监督机构档案的管理还没有形成科学统一的管理制度标准。随着时代的发展，科学技术的进步，社会信息化程度越来越高，档案的管理内涵和外延发生了很大变化，各级卫生监督机构在管理档案时，由于还没有全国统一的管理标准和模式，多数都是根据单位实际和理解进行管理，有些单位把理应纳入管理的档案还没有纳入管理范围。

5. 档案硬软件设施投入不足，缺乏现代化管理模式

近几年，由于公共卫生体制改革，档案业务进一步拓展，造成卫生监督机构办公用房比较紧张，致使档案用房达不到国家档案室标准。另外，由于投入不足，档案管理设备陈旧，管理技术落后，各级卫生监督机构运用计算机和网络技术管理档案还没有得到全面推广，基本停留在手工收集、检索，制约了档案事业的发展。

二、 卫生监督机构档案管理对策

1. 加强领导，强化宣传，提高意识

档案管理是卫生监督机构依法行政的重要内容。各级卫生监督机构的领导应高度重视档案管理工作，结合实际，充实调整档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，把档案管理列入卫生监督工作的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和工作职责，纳入年度考核目标，与卫生监督工作同部署、同组织、同考核，真正做到认识到位，组织到位，措施到位。同时，要把专（兼）职档案人员培养纳入人才培养计划，加大培训、宣传力度，通过举办专业培训班、继续教育、会议、组织有关人员外出参观学习等形式，大力宣传档案管理工作的重要性，全面提高全员档案管理意识。

2.加强制度建设，规范档案管理

建立科学的管理制度是促进档案工作规范管理的重要手段。各级卫生监督机构应结合本单位实际，依据《档案法》等法律法规，建立健全科学、完整、系统、切实可行的、符合卫生监督机构实际情况的档案管理制度，如档案收集和归档制度、档案保管和利用制度、档案材料的传递、登记制度以及责任追究制度等，其中建立健全收集制度尤为重要，可使各级卫生监督机构对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时要充实完善《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，使档案管理与卫生监督工作同步考核评价，同步发展。

3. 建立完善档案收集内容，切实做到依法建档

卫生监督机构建立完善的档案收集内容是档案管理工作的基础，是继续进行卫生监督工作和课题研究的依据，是积累资料、总结经验、改进工作、提高效率的必要条件。各级卫生监督机构应结合实际，对卫生监督工作中形成的技术档案进行明确分类，详细确立归档范围。具体内容可包括：(1)依法行政材料：包括卫生监督法规、标准、技术管理规范等；(2)预防性卫生监督材料：包括许可审批、复验材料，新、改、扩项目审查材料等；(3)年度监督监测材料：包括监测记录、监督监测总结、分析报告等；(4)违法案件调查处理材料：包括重大事故、食物中毒等突发事件现场调查材料、实验室监测报告、案件处理材料等；(5)行政处罚材料：包括监督记录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单、送达回执等； (6)专题调查材料：包括调查设计、调查报告、统计汇总等。

4.加快档案信息化建设步伐，提高档案现代化管理水平

加强档案现代化管理、有效发挥档案信息功能的主要内容是加强档案信息化建设，这是促进卫生监督工作持续发展的根本措施。 加大资金投入，要按照国家有关档案室建设标准和档案行业标准规范，配备完善档案室硬件和软件设施，大力引进现代化的技术装备，充分运用计算机管理，实现档案管理的自动化、现代化。

充分发挥档案信息整体功能，各级卫生监督机构应围绕实现优质服务的中心，将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入卫生监督机构信息化技术总体规划，实行统筹安排并加以实施，着力加强档案信息的电子化和网络化建设，扩大档案信息的利用空间，提高档案信息的利用效率，丰富档案信息的利用手段。

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1 领导重视，机构健全

档案工作是一项基础性工作，打好档案这个基础，将有助于促进其它各项工作的发展，而其它工作的发展，反过来也推动档案工作的进步，形成一种良性循环，“把档案工作排到重要的议事日程上来”，为此，厂领导对这项工作予以十分的关注和重视。一是把企业档案管理工作列入领导议事日程。二是成立了档案管理工作领导小组，组长由厂长担任，成员有厂办、技术、生产、财务、物资等部门负责人组成，并配备了2名档案人员，5名部门兼职档案人员，明确了分工并能发挥各自的职能作用。三是较好地解决了档案用房和设备的配置。我厂现有100多平方米的档案库房、办公场地和阅览室，做到了办公与库房分开，库房的档案排架按照十大类档案的顺序排放。做到查档整整有条，一目了然。在档案设备方面，有档案铁质柜247套，空调机4台，复印机1台，碎纸机1台，抽湿机3台以及防火、防光、防虫、防盗等防护设施。而且，秘密档案有专人专柜保管，做到了“专人、专柜、专室”三落实。只要是档案管理工作需要，领导都能千方百计地给予解决。

2 完善制度，规范管理

有健全完善的规章制度，规范档案工作者及与档案工作相关人员的行为。如果没有规范的管理规章制度，档案的收集、整理就会出现混乱。为此，按照《档案法》的实施办法，先后制定和印发了各类档案管理规范性文件及各种制度。如《档案管理制度》、《档案立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》等。这些法规制度涉及到档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、统计等各个环节。特别是专业档案管理制度，明确了档案管理范围、管理原则、管理方法，并纳入了各部门的档案管理体系，使各种各类的档案管理工作做到有章可循，有法可依，步入规范化管理的轨道。

我厂现有各类档案5494卷（册）。其中：文书档案1234卷，会计档案2294卷，科研产品档案180卷，基建档案150卷，设备档案187卷，声像档案1449册（盒）。同时，档案工作人员积极参加各类会议、基建工程竣工验收、设备仪器开箱等工作，及时掌握第一手资料，较好地保证了档案资料的收集齐全。档案工作人员还积极走出科室，定期到各部门收集档案资料，保持与各部门的兼职档案人员的密切联系，增进兼职档案人员与档案室工作人员的感情，从而使他们关心、支持档案工作。

3 推广信息化，实施文档一体化管理

文件与档案管理一体化，是科学技术发展到今天档案工作的必然趋势。为跟上时代的步伐，促进档案工作上一新台阶，我厂档案管理工作现有电脑两台，扫描仪一台、刻录机一台等信息化设备，并安装了珠海泰坦“文件档案资料综合管理系统”网络版（由于没有升级更新只有旧数据库）。利用这个软件，目前我厂“文件级档案管理”已录入2万多条，其中包括文书档案、基建档案、科技档案、会计档案、声像档案、已故人员档案等，“文件管理”录入5000多条，收文管理5901条、发文管理1500条，这样就促使了文件管理和档案管理统一成一个有机整体，进行文档一体化管理，不仅能加强档案部门对文件的超前控制，保证日后档案的质量，而且能够实现数据一次录入，多次利用，减少重复劳动，节约人力、物力、财力和时间，提高了档案工作的质量和效率。

4 热情服务，开发利用