企业信息化管理案例范文

导语：如何才能写好一篇企业信息化管理案例，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：公钥基础设施（PKI）；数字认证（CA）；矿区管理；信息安全；密码服务器

0引言

当前我国矿山企业安全生产形势依然严峻，安全生产基础相对薄弱，事故总量还是很大，煤矿、金矿等高危行业结构不合理，应急处置以及救援抢险能力相对不足，部分企业违规违章现象依然存在，给安全生产带来一定的安全隐患［1］。随着计算机通信和网络技术的快速发展，矿山企业安全生产的信息化管理成为衡量企业现代化建设的重要指标，也是促进企业安全生产、提升效益的重要方式。矿区安全生产管理平台在部署时，采用开放式架构，兼容主流信息技术，在．NET平台的基础上，为了满足多种信息源服务终端的需求，平台采用了多种基础数据库模型技术，保证安全管理平台的系统整合能力。平台采用面向服务的架构（SOA）设计，并基于分层和分类结合的混合模式，数据交换模式采用标准的XML等技术，应用统一规范的数据交换接口及应用程序接口，安全机制相对可靠［2］。平台基于J2EE技术架构，支持HTML和DHTML等Web浏览器标准，设计原则遵循高内聚、低耦合的原则，降低系统各个功能模块间的耦合度，降低操作难度，提高系统的通用性。根据矿山企业矿区分散、不聚集的特点，为保证矿山生产网和办公信息网之间以及与外网之间的信息交换畅通，确保信息在产生、存储、传输和处理过程中的安全性，需要建立全网统一的认证与授权机制、时间服务和密码服务。目前，在各种技术，基于PKI／CA的信息安全技术能合理的作用于矿区安全生产信息化管理平台，从而保证安全策略得以完整准确的实现，该技术是解决数据加密、保护信息安全最有效的方案［3］。

1基于PKI技术的安全生产管理平台体系研究

1．1安全生产管理平台的需求分析

矿区安全生产管理平台为解决矿山企业安全统一管理应运而生，以安全生产风险管控为核心的风险管理平台是目前各个矿山企业信息化建设的新趋势。以安全生产管理为核心的平台建设可以实现对危险隐患的合理分析，形成事前管理、事中风险预控、事后应急救援在内贯穿安全生产管理全过程的监督管理，从而达到提升安全管理水平的目的。

1．2安全生产管理平台的系统功能设计

以矿区实际情况为前提，以信息资源规划和开发利用为主线，以安全法律法规为支撑，根据功能需求，在成熟的软件开发方法论的指导下，矿山企业安全生产信息化管理系统的主要功能框架如图1所示，其子系统设计如下：包括风险管理子系统、事故管理子系统、安全隐患管理子系统、应急救援子系统、安全培训子系统、监督检查子系统、质量标准化子系统等7大部分。其中风险管理子系统主要负责矿区风险评估，衡量事故发生的可能性并对其可能造成的相关损失进行评估，根据风险评估结果，制定相应的管理标准及措施；事故管理子系统主要负责对已发生的事故进行统计，形成事故报告、事故月报、事故数据库等，方便查询，根据需求进行事故通报和责任追究；安全隐患管理子系统主要进行安全隐患追踪、及时对隐患信息进行登记、上报、汇总等，形成隐患整改通知单，及时开展追踪和销号管理等；应急救援子系统主要针对突发紧急事件进行预防、救援、恢复等管理，以应急救援案例库为依托，类比实际案例，推送相关匹配度最高的案例辅助应急救援决策，此外该模块涵盖救援队伍、救援机构等详细信息；安全培训子系统主要负责相关人员安全的培训信息统计，及时对持证人员进行过期预警提示，服务于公司的安全培训管理等制度；监督检查子系统主要进行安全活动制定、、总结等，下设安全检查、整改落实、经验总结等三个子模块，为安全监督管理机构安全检查发现的问题、形成原因、改进措施、整改建议等；质量标准化子系统主要为管理人员提供标准库查询、检查数据汇总等服务，方便现场检查及质量便准化考核等。

1．3安全生产管理平台的PKI／CA技术分析

1．3．1PKI技术体系简介

随着当前信息系统建设的快速发展和数字网络化的应用的普及，不同部门之间、跨部门的信息共享和综合分析的需求也在日益增加，与此同时当前信息网络应用中也面临着信息量大、数据种类繁多，不同数据访问要求不同等现状，因此包括信息保密性、身份认证、访问权限管理等在内的信息安全问题急需解决。公钥基础设施（publickeyinfrastructure）简称PKI，为解决大型信息网络面临的安全问题应运而生。PKI是当前信息化安全建设的基础和重要保证。PKI是一种具有安全性和透明性的密钥管理系统，通过为用户提供密钥和证书管理服务，提供安全策略，从而建立安全有效的网络环境，保证数据信息在安全传输的过程中不被非法偷看以及非授权者篡改等，从而达到保护用户信息机密、完整的目的［4－6］。通常来说，一个完整的PKI系统包含认证中心数CA（certificateauthority）、证书库、密钥备份及恢复系统，证书作废处理系统，客户端证书处理系统等五大部分，其中CA是PKI的核心执行机构，证书库是存放公钥和用户证书的信息库［5－7］。

1．3．2基于PKI体系的矿山安全生产信息化管理体系结构

PKI作为一种安全技术，已经深入到常规网络的各个层面，使用户可以在多种应用环境中使用加密及数据签名技术，是当前网络信息安全问题的综合解决方案，为企业的信息安全保驾护航。对于本文分析的矿山企业安全生产管理平台，PKI技术将重点解决用户访问权限、信息传输、数据共享等问题，如准确验证登录用户身份、保证跨部门之间的信息保密与共享、防止信息窃取保证信息安全传输等等。矿山安全生产信息化管理平台的PKI安全服务体系主要包括证书签发管理和PKI安全服务两部分，如图2的方框所示。其中PKI的主体是证书机构CA、注册机构RA（registrationauthority）、密钥管理KM（keymanagement），其中核心组成CA是数字证书的颁发机构，数字证书就是网络用户的身份证，CA审核用户身份等信息并与公钥结合形成数字证书，从而确保其真实有效性，使得PKI能够为网络用户提供较好的安全服务［7］。RA在整个体系中起承上启下的衔接作用，是连接用户和CA之间的桥梁，既向CA转发证书请求，也向安全服务器转发CA签发的证书等。KM主要负责密钥的备份、恢复、保存等管理服务，三个系统完成了证书签发、管理等功能。公共安全接口具有一套通用、抽象的系统函数，实现语言较多，具体的密码算法不会影响到该接口，设计者可以根据自己对于系统的需求对安全接口进行开发，该接口根据工作环节及性能分为初始化部分、安全操作部分、解编部分、通信部分等。

管理调度单元衔接公共安全接口与密码服务单元，公共安全初始化部分通过管理调度单元选择密码服务单元，而管理调度单元向负载最小的密码服务单元进行申请密码服务，从而使得服务器负载均衡。当系统调度单元出现故障时，系统会随机分配一个密码服务单元，保证应用系统的正常运行，在保证系统负载均衡的同时，也保证数据的冗余备份，从而为应用系统提供及时安全的密码服务。密码服务单元是PKI密码服务的核心部分，负责提供相关密码算法及密钥管理功能。密码服务器根据配置需求及应用情况包含多个密码服务单元，当一个单元出现故障时，可以通过管理调度单元进行分配，从而保证应用系统的正常运行。密码算法根据功能特性主要分为三类：非对称密码算法（公钥密码）、对称密码算法（传统密码）和安全Hash算法［9－10］。非对称密码算法计算速度相对较慢，但其电子签名和密钥交换功能有更广阔的应用范围；对称密码算法运算速度较快，适用于大数据高流速的数据加密／解密功能，但是难以实现用户身份识别等功能；安全Hash算法可以用来实现数据完整性验证和辅助电子签名等功能。密钥管理主要包括密钥的产生、更新、泄露处理、有效期管理、存储、销毁等功能，从而保证密钥的安全有效运行。实时监控单元对密码服务器中的单元状态进行实时监控，及时找到密码服务的相关故障，此外实时监控单元的日志功能可以记载密码服务器出现问题的详细信息。以PKI技术为核心的信息安全架构体系可以有效的作用于矿山安全生产信息化管理平台的正常设计和应用中，尤其是多层次的网络系统中，从而保证安全策略顺利实施，从而保证整个平台系统的信息安全和应用安全。

2PKI／CA相关技术在矿山企业安全生产管理建设中的应用效果

以密码技术为核心的PKI／CA技术，提高了网络的安全性与可靠性，较好地解决了信息共享开放与信息保密隐私的关系、网络互联性与局部网络隔离的关系，保证矿山企业安全生产管理建设的信息安全性，为企业内部用户提供了安全信赖的网络环境，保证了企业不受信息安全威胁，为矿山的安全生产、信息管理提供了技术保障，在数据安全管理、业务协调以及实时智能指挥等领域取得了一定的应用效果。

2．1在数据安全管理领域的应用效果

2．1．1身份认证和访问控制方面

安全生产管理平台用户角色众多，有企业监管人员，公众访问人员，平台内部测试管理人员等，一人多账户多角色多权限，容易带来极大的安全隐患问题，因此具有支持多种认证方式同时具有统一认证访问控制的安全机制及用户权限管理方案变的非常重要。安全生产管理平台基于PKI技术将证书策略应用于用户的访问控制中，不同级别的登录人员可以设置不同的访问权限，通过网上进行信息传递的身份证明，为用户和数据之间建立起可信任的桥梁，有效的保证了平台信息的安全服务。

2．1．2安全传输方面

矿山安全生产信息化管理会产生大量的数据，数据规模大、种类繁多，随之而来的是数据安全管理和通讯安全的问题，安全的信息通讯是解决信息安全威胁的重要手段之一。安全生产管理平台采用的PKI相关技术，可以使用不同系统间的跨域共享和灵活授权，可以提供不同系统访问的授权管理、密钥管理、身份认证、责任认定，使得系统传输的数据信息具有较高的安全性、完整性、并在消息传递过程中完成信息的加密和数字签名，大大提高了平台通讯的安全性。

2．2在业务协调、实时智能指挥领域的应用效果

安全生产管理平台以安全生产风险管控为核心，在成熟的软件开发方法论的指导下，将风险管理、事故管理、安全隐患排查、应急救援、安全培训、监督检查等内容整合到统一平台。PKI相关技术保证了各个系统之间的数据共享和安全通信，通过登陆人员访问权限和各模块之间协调管理，为公司的安全生产提供了技术保证，从而对生产过程中的风险进行有效管理，提升安全管理效率，降低安全生产事故。PKI技术保证了系统通讯的正常安全运转，实现各个系统之间的资源共享，消除各个系统之间的信息孤岛，实现各个子系统的协调调度，使得各类用户可以方便快捷的访问、管理平台，将各类信息安全的联系起来，同时借助系统对监控数据进行智能分析和决策支持，使得事故实时智能指挥成为可能，并逐步实现了事故管理由事后应急响应到事前预警提示，对于提高矿区防灾能力，实现矿区安全高效生产、提高安全管理水平具有重要的引领作用。

3结语

PKI技术体系通过管理数字证书和密钥的方式，为用户搭建安全可靠的网络平台，使得用户可以在多种用户环境中方便的进行加密和数字签名，保证了矿区安全生产管理平台身份识别、信息传递、访问权限等的安全实施，依托数字证书、密钥管理等技术，可以有效的生成、保存、更新管理密钥，解决了网络身份认证、信息完整性和抗依赖性等安全难题，为解决矿山安全生产信息化管理中存在的信息安全等因素提供了强大的技术支撑。考虑到PKI技术本身缺点以及矿山企业的行业特性，该技术仍有一定的缺陷。在实际中，PKI技术构建和运行成本高昂，此外用户认识水平、相关法律政策等因素的制约，都不利于PKI技术应用发展。因此，需要解决多个独立PKI系统之间的交叉认证与互操作性等，以及证书过期、撤销、丢失带来的密钥托管和证书安全等问题［11］。尽管如此，PKI技术的前景仍然是广阔的，随着相关技术的快速发展，PKI相关技术仍然是矿山安全管理信息化建设中解决通讯安全问题的必然选择。

参考文献

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［6］谢冬青，冷健．PKI原理与技术［M］．北京：清华大学出版社，2004．

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［9］秦志光．密码算法的现状和发展研究［J］．计算机应用，2004，24（2）：1－4．

［10］张晓丰，樊启华，程红斌．密码算法研究［J］．计算机技术与发展，2006，16（2）：179－180．

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关键词：档案；信息化；保密；原则

作者简介：刘福红（1966-），女，辽宁大连人，辽宁省电力有限公司大连培训中心，馆员。（辽宁大连116023）

中图分类号：F270     文献标识码：A     文章编号：1007-0079（2012）06-0120-01

随着信息网络技术在电力企业规划、建设、生产、经营、科研等方面的应用，企业大量档案信息通过网络传输、应用和存储，对电力企业党政综合管理部门的信息安全保密工作提出了新的挑战。因此，在充分发挥档案信息网络在企业管理中快速、高效、方便等优势的同时，深入研究信息化条件下电力企业党政综合管理部门保密工作的措施和方法，是电力企业党政综合部门必须高度重视、认真解决的一个新课题。企业管理实践证明，只有加强档案信息安全保密工作，才能保障电力企业实现科学发展、安全发展、和谐发展的目标。

一、新形势下，企业档案信息管理仍不失其保密原则

1.信息化是档案管理呈现出来的新特征

档案是直接形成的历史记录，是再现历史真实面貌的原始文献。其实，档案管理绝不是今日才有，它在我国已有悠久的历史，过去档案管理是政府部门即所谓“官家”的职责，近代工业革命以来，档案管理才逐渐走进企业。在现代化工业建设中，档案管理的重要地位越发突显，成为整个企业管理链中不可或缺的一环。以往，档案通常是纸质的文件形式，而随着技术的发展与进步，档案管理步入了信息化管理状态，即将文字（图表、图纸、照片等）档案转化为数字化状态，经过发达的信息传播媒体，直接用以查阅、利用和存储。毫无疑义，这种档案管理信息化的新特征是时代的巨大进步，自然是一种不可阻挡的潮流。

2.走出档案管理的神秘化并不是完全的公开化

在一个很长的时期，档案管理被罩上一层神秘化的色彩，成为一般人不可逾越的，保守档案的机密更成为档案管理人员天经地义的职责。改革开放后，尤其是随着各项新兴技术的飞跃发展，档案管理也经历了开拓性的转变，其宗旨是为了更好地利用档案，让档案活起来用起来，为企业的中心工作服务，为企业的发展服务，为广大职工服务，这就使得档案信息诀别神秘化，而在一定程度上公开化。从现实看来，档案信息的公开范围越来越广泛，以往只可让少数人知道的档案信息，现在可以挂在网上，一点键盘，尽可知晓。如政府下发的文件，通过网站一般都可以查阅到。过去中央的涉农“1号文件”也被定为“秘密”，只发到县团级，致使意在给农民实惠的文件，农民却看不到，现在则是做到家喻户晓人人皆知。但是，档案管理工作毕竟是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，任何企业的档案信息管理，都不会达到完全公开的程度，起码在一定程度上要做到内外有别。在档案信息的公开和保密两者的关系上，应当从传统上保密主导下的公开，迈向公开主导下的保密。特别是涉及到敏感性的商业机密的档案信息，更是有着严格的保密规定，泄密不仅是工作的失职，严重状态的还要根据具体情节追究其法律责任。

3.党政综合管理部门做好档案信息保密工作是义不容辞的职责

电力企业从机构设置上划分，档案管理一般归口于党政综合管理部门。基于此，电力企业党政综合管理部门是企业的神经中枢，是企业经营管理的各类信息的集散地，是保证企业各个系统正常运行的指挥部，是开展各项接待服务工作的窗口，也是做好档案信息安全保密工作的前哨阵地。每一名工作人员在完成正常工作业务的同时，也肩负着重要的档案信息安全保密工作责任。当然，做好档案信息保密工作同样是“党政工团齐抓共管”的系统工程，需要在企业党政领导的具体安排下，以党政综合管理部门为主导，做到各部门相互协调、相互配合，如此才能取得行之有效的结果。

二、深刻认识电力企业党政综合管理部门信息安全工作的重要意义

1.电力企业在国民经济发展中具有极其重要的地位

当今时代下，电力是社会和经济运行的总开关，没有电，一切就会迅速陷入全面瘫痪。2008年初，南方数省所发生的雨雪冰冻灾害，把中国“煤电运”这种资源依赖性的弱点暴露无遗，充分体现出缺了电就没有正常的社会生活。在现代化战争中摧毁电网就是克敌制胜的法宝，这绝非危言耸听。因此，电力行业始终是国内外敌对势力窥视的重点，近年来，针对电力企业的档案信息安全攻击的案例越来越多，这就要求我们切实增强档案信息安全保密的自觉性，时刻保持警惕性。

2.电力企业在市场经济条件下必须保守商业秘密

多年以来，电力行业始终不渝地进行体制改革，电力企业作为竞争的主体逐步走向市场，以此来焕发企业的生命力。在全球经济一体化的形势下，市场经济的主要特征之一就是优胜劣汰，而竞争的手段是五花八门眼花缭乱的，其中千方百计地获取竞争对手的信息则是其中的主要手段之一。近年来，电力企业的国内外竞争对手出于各方面的考虑，特别是在经济利益的驱使下，利用档案信息管理工作的漏洞及失误，窃取电力企业的一些商业信息。事实证明，保护档案信息安全就是保护自己企业的利益。

3.保护知识产权及技术创新成果需要保护档案信息安全

众所周知，电力企业是技术资金密集型企业，拥有较强的专业技术人才队伍和先进的科研设施。结合电力安全运行和规划建设，每年都要开发研制一批原始创新、集成创新和引进吸收消化再创新的科研成果，并形成一定数量的知识产权。通过信息网络，某些竞争对手可以获得电力企业的知识产权和技术创新方面的信息，使电力企业的某些核心技术泄密或为对手掌握。保护档案信息安全，坚持档案信息的保密原则，就是保护企业的技术领先地位与核心竞争力。

4.维护企业和谐稳定局面必须坚持档案信息的保密原则

当我们进入了经济社会发展的宝贵机遇期时，同样也进入了各类矛盾的凸显期，电力企业日益成为社会关注的重点。电力企业经营中一些不宜公开的档案信息，如果通过网络外泄，很容易被外界误读，更容易被别有用心的人添枝加叶，乃至加以歪曲妖化，给电力企业造成不良的甚至是恶劣的影响。如电力行业具有自然垄断的属性，近来来社会对垄断企业的攻击越发强烈，如果不加强档案信息管理，势必为攻击者制造事端而推波助澜。实际上，这样的例子绝非鲜见。电力企业也需要维护其和谐稳定的局面，为此必须在档案信息前严格把关，防止某些档案信息可能产生的负面作用。

三、党政综合管理部门如何加强档案信息的保密工作

1.增强对档案信息安全工作的忧患意识和责任意识

作为电力企业党政综合管理部门工作人员，要加强对国家保密政策法规和上级有关档案信息安全工作的部署，学习时事政治，把握国际和国内形势，把握行业改革发展趋势和市场竞争的规律，增强忧患意识，对国内外敌对势力利用信息网络窃取电力信息保持高度警惕。增强责任意识，把做好电力企业党政综合部门档案信息安全工作，与提升企业核心竞争力、维护企业形象结合起来，积极探索研究档案信息化条件下做好保密工作的规律，通过管理创新和技术创新，不断应对和解决电力企业档案信息安全工作遇到的新课题，推动档案信息安全工作与时俱进，不断适应建设“三集五大”体系和“一强三优”目标的新要求。

2.逐步建立健全档案信息安全工作的规章制度

电力企业要根据党政综合部门档案信息管理工作新形势新任务，建立健全各类保密制度，对原有的保密制度进行必要的修订，保留其合理合法的部分，淘汰其落后于形势发展的部分，总之要消除档案信息安全管理工作的制度空白地带。要进一步建立健全档案信息安全的责任体系，把档案信息安全工作列入企业经营者（集团）经营责任制的考核目标，根据履行责任情况进行奖惩，加强对涉外人员的档案信息安全的教育与管理工作的力度，做好对外接待工作中的档案信息安全工作。加强对档案信息安全制度执行情况的日常监督检查，加大对违反制度造成后果的当事人的问责。

3.采取技术手段防止企业档案信息泄密事件的发生

落实“积极防范、突出重点、技管并重、保障发展”的方针，规范和加强电力企业党政综合管理部门档案信息和信息设备的保密管理。重点做好档案信息系统、计算机、移动存储介质、电子文档及载体销毁等环节上的保密管理。真正做到“不上网，上网不”。作为企业党政综合管理部门，要加强企业档案信息网站信息的管理。对的信息事先严格把关，防止包含企业商业机密、知识产权的信息上网，防止对本企业和用户造成不良影响的信息上网。

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关键词：企业档案；信息化管理；

中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-04-00217-01

一、档案信息化建设的主要内容

（一）档案标准化建设。档案标准化是对档案形成过程中所产生的电子文件、归档和电子档案信息重复性的事物和概念为对象制定的各种标准。档案信息化的标准化主要包括管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范三个方面。企业内部要严格做到档案各项信息数据、各种模版、代码的统一。我们传统档案的管理是标准规范的，电子文件、电子档案的标准更要高于传统档案，因为所有的信息化的工作都依赖于数据库、计算机、网络等等，所有的工作流程都需要通过计算机来实现，所以，我们企业的档案部门有责任根据国家和行业的要求把标准化完善到整个企业。随着时间的推移，国家档案行政管理部门将逐步制定和完善一些法规性的国家和行业的标准规范，以保障电子文件档案信息的统一规范和资源共享，还有使用计算机应遵守的安全法规和标准，数字档案信息资源合法化规范标准，档案管理中的各个规章制度将做到尽善尽美。业务标准规范是对电子文件档案形成过程中电子文件档案的术语、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准及管理规范化。技术标准规范是指在档案工作过程中数据交换标准规范、电子文件档案的数据存储格式规范、数据加密的规范、水印技术规范以及系统软硬件设施技术标准等。其中一些技术标准是电子信息管理的共用标准。

（二）档案数字化建设。档案信息化建设的核心是档案的数字化，利用计算机、软件、数据库等技术对传统档案数据进行处理，从而形成规范的电子文件信息。这些电子文件可能有多种格式，如文本文件、图形文件、图像文件、影音文件等等。档案的数字化一是对已有的历史档案集中进行数字化处理，组织人力进行文件的扫描、OCR识别、挂接等工作。其次是改变档案的收集归档工作方式，新产生的档案采取电子和纸质并举的方法，同时接受电子档案和纸质档案，档案人员检查通过后方可完成归档工作，这样就走出了年年接收档案，年年数字化的恶性循环。在对历史档案数字化处理过程中，对需要处理的档案。首先要制定有待数字化性处理的一些原则，从众多的档案中，剔除无关紧要、可有可无的信息，无需“有文必扫”，选择重点需要数字化的档案以及那些需要保护的档案、具有代表性的档案。其次一定要纸质档案与数字档案并重，以纸质档案为基础，以电子档案为信息化发展的有力武器。

二、档案信息化中的重要技术因素

档案信息化是信息技术与档案管理的合理结合，没有信息技术，档案信息化难以得到推进。同时档案信息化与传统档案的管理和手工模式也是分不开的。档案信息化是档案管理的一次革命，技术是档案管理革命的先锋，是档案信息化中最有力的武器，有着传统纸质档案的基础，有着传统纸质档案的保障，电子档案、数据库运用、资源共享才可以大刀阔斧的向更好的方向发展。电子文件与纸质文件共存，在各行各业，政府机关、企事业单位中的档案部门，依然是二元格局，功能的完全替代很难，必然经历一个漫长的渐进的过程，只要电子档案的安全性没有得到完全保障，人们就需要以纸质文件为基础来保障档案文件的安全。档案的信息化没有改变档案工作的社会目标，它给档案管理带来的是更加全方面的、更加快捷的工作，减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了劳动生产率。同时也为查考、利用档案的各行各业的人员提供了快速查询、快速利用的各种方法和环境。这种变化还随着信息技术与档案管理的有机结合逐步高速发展而变化。因此，在档案信息化发展建设的同时必须建立在传统纸质档案保障的基础上，对信息技术的发展保持高度的敏感性，及时追踪新技术的发展趋势，从中寻找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究将各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性。使之更能适用于档案工作的目的。

三、加快档案信息化建设的两个关键

（一）充分发挥档案信息化中人的作用。档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案信息化要求档案人员不仅需要掌握档案专业知识，同时还需要掌握计算机网络、数据库、计算机软件等知识。信息技术的复杂性及快速更新性要求其人才必须具有扎实的技术基础和持续的再学习能力，再加上专业的档案管理知识和丰富的工作经验。档案信息技术人才的培养是一个漫长的过程，需要档案工作人员逐步将多种专业技术合理融合在档案工作中。人才队伍的建设可以从内部和外部方面着手进行，可以体现在以下方面：一是在实施档案信息化全员培训的同时，逐步引进档案人员相对年轻化，强化对档案人员的技能，提升整个档案队伍的信息化素养。其一是组织一些档案信息化知识的相关培训、业务交流活动，尽量使所有的档案业务人员都要参加，并将参加培训的情况列入考核、评审的范围，调动人员参与的积极性。其二就是规定相关岗位必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。其三可以通过高等院校培养高层次的档案管理人才或计算机专业人才，采用引进、联合培养等方式培养人才，这也需要企业领导和人力资源部门的大力支持。二是强化对档案人员的创新教育，充分发挥信息化建设中档案人员的积极性、创造性。信息化建设应将档案人员放在主体地位，需要每一位档案人员，结合自己实际工作的经验，出主意、想办法，从而使工作更简捷、更安全、更有效率。同时在知识结构方面、激励机制等方面注入新的活力，使广大档案人员增强时代责任感，增强服务意识，采用最适于自己的数字和网络技术并结合传统档案管理的方法，将档案信息资源共享和开放的服务平台发挥得尽善尽美，最大化满足各专业人员查询、借阅、利用等。这个漫长磨合的过程，不仅能逐步推动档案信息化建设，也能让档案人员学习和总结好的经验与方法。从而使档案信息化工作多元化发展，实现档案事业稳步发展。

（二）与传统档案相结合提高档案信息化工作效率。要切合企业实际，结合企业整体工作流程，把档案信息化落在实处、见到实效。切忌照抄照转照搬、切忌死搬硬套。在档案工作的某个环节中计算机数据库未必比传统手工的的方式快。所以，档案的信息化、现代化，应从企业工作的实际出发，汲取传统管理中的合宜因素，从而提高工作效率。

参考文献：

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一、企业档案管理信息化内涵

信息化建设就是充分利用先进的企业思想以及先进的技术手段，对企业内部的生产经营以及管理活动进行有效的资源配置以及调控，使得企业的管理做到科学化、有效化，从而促进企业利润的增加，不断提高企业的核心竞争力。对于档案管理工作来说也是如此，企业档案管理信息化，可以极大地提高企业档案管理的科学性以及有效性，实现对于企业档案管理的网络、信息化，通过档案管理信息化以及数字化，实现企业档案服务的高效化，从而实现企业档案管理的资源共享，提高企业档案管理的效率，为企业档案管理的进一步发展提供便利。

二、企业档案管理信息化存在问题

企业档案管理信息化是一项复杂科学的工作，企业档案管理信息化建设好坏直接影响着企业的档案管理的健康稳定发展，对于提高企业档案管理科学性以及有效性至关重要。我国企业在档案管理信息化建设方面经验还不是很丰富，在实际的企业档案管理信息化建设中存在着众多的问题。总体来讲，企业档案管理信息化建设存在的问题主要由以下几个方面，第一，档案信息化建设发展不平衡。我国很多企业进行了档案管理信息化建设，但是总体来讲，档案管理信息化建设水平与程度都存在着不平衡的现状。规模大、效益好的企业可以实现档案管理信息化建设高效化，但是对于那些规模小、效益差的企业，档案管理信息化建设设置无从谈起。第二，基础条件薄弱，技术、资金不足。档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上企业档案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于企业档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。第三，缺乏统筹规划，盲目建设。目前我国企业在档案管理信息化建设方面普遍存在着规划以及组织建设，另外，加上企业在档案管理信息化建设规章制度以及标准建设缺乏统一的规定，导致企业档案管理信息化低效率、高重复建设建设问题严重。第四，与其他信息管理没有实现有效衔接。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，是同企业其他管理以及建设项目相结合的，例如文书处理、生产活动等方面都与档案管理信息化密切相关。由于我国企业在档案管理信息化建设机制以及管理机制上存在问题，导致企业档案管理信息化同其它管理环节以及生产环节缺乏必要的联系，为能够实现档案管理信息化建设同其他信息化管理的有效结合。

三、企业档案管理信息化策略探析

(一)加强档案管理信息化人才培养

档案管理信息化人才是企业做好档案管理信息化的关键，毕竟信息化档案管理工作是由档案管理信息化人才来执行的。为此，企业应该加强档案管理信息化人才招聘以及培养。档案管理信息化建设是一项极其科学。专业性强的工作，它对于档案管理信息化人才的要求极高。档案管理人员应该不断增加档案管理信息化管理基础以及专业知识学习，包括信息技术、法律、管理学科以及计算机技术的学习。另一方面，档案管理信息化人才还应该转变思想观念，树立档案管理市场意识，使得档案管理信息化适应市场需求。另外，企业还应该加大对于新技术的引进，从资金、技术等各个方面做好档案管理信息化建设，加强档案管理信息化队伍建设。

(二)加快档案信息化标准规范制定

标准规范以及规章制度是企业进行档案管理信息化建设的基础，是企业进行档案管理信息化建设的制度保障，只有在一定的标准规范以及规章制度约束下，才可以更好地做好档案管理信息化建设。首先，企业应该建立档案管理信息化管理机构，增强人员档案管理信息化管理责任意识，强化档案管理信息化管理机构管理职能。其次，建立健全档案管理信息化管理制度体系建设，在基本信息化管理制度体系的基础上，还应该加强信息化管理制度体系执行力，使得企业档案管理真正的做到有法可依、有规章制度可依，从而促进信息化档案管理的科学化。

(三)企业档案管理信息化建设注意原则

企业档案管理信息化建设注意的问题有很多，总体来讲，档案管理信息化建设应该注意以下原则。第一，实用性原则。企业档案管理信息化建设的目的在于促进企业档案管理信息资源的共享，提高企业的社会效益以及经济效益，促进企业档案管理的科学化、有效化。第二，逐步推荐原则。企业档案管理信息化建设并不是一朝一夕所能解决的，它需要企业投入大量的时间以及精力，企业应该抓住档案管理信息化建设大好时机，实现企业管理与档案管理信息化建设同步前进。第三，效益原则。企业进行档案管理信息化建设的主要目的是为了获得更多的利润，一旦进行档案管理信息化建设，企业应该将档案管理信息化建设同企业的短期以及长期效益相结合。第四，全面协调发展。企业档案管理信息化建设并不是孤立的，需要同其他部门其他人员进行相应的合作，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。

四、总结

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（一）信息化安全认知匮乏

在我国，大多数中小企业信息建设管理中存在着明显的认知不足，全球联系的增强和市场的激烈竞争促使中小企业认识到了信息化建设的重要性，但是缺少足够的信息安全管理认知，日常安全管理工作过于疏忽，没有形成科学有效地安全管理体制，作为重要保护对象。中小企业内部不同的信息需要不同的方式进行安全管理，由于企业对于信息安全管理的重视程度不够，针对安全管理投入力度难以形成有效的安全体系，无法保证信息安全。

（二）信息化安全管理制度不够完善

由于我国信息化建设起步较晚，我国中小企业相较于西方发达国家信息建设程度还有所欠缺。企业内部对于信息安全管理缺乏科学的规章制度，难以做到信息合理有效的安全防护。安全管理制度的不完善导致了各项制度之间出现混淆，安全职责定位不够明确，安全问题出现无从追求，这种现象在中小企业信息泄露中时有发生。

（三）缺乏相关技术人才

大部分中小企业由于对信息安全管理重视程度不够，投入力度较轻，导致安全管理出现盲区。信息安全建设过程中对于相关人才的培养力度不够，企业内部缺少专门的技术人才对安全管理盲区予以修复，进而导致信息泄露。

二、中小企业信息化安全管理完善措施

（一）强化信息安全意识

企业信息安全是企业健康平稳发展的基础，由此中小企业内部每个员工都应该予以承担相应的义务和责任。强化员工对于信息安全的意识，相比于技术安全更值得重视。所以，企业内部必须强化员工信息安全意识，营造内部良好的安全意识氛围，提升员工信息安全防护能力。

（二）完善安全管理制度

有效地安全措施离不开科学的安全管理制度，企业需要强化制度建设力度，做到安全管理有章可循，对于企业内部用户相关信息权限予以限制，明确，减少个人操作可能引发的信息泄露风险。在企业不断发展的过程中，制度应随着企业发展而创新升级，以满足企业发展的需要。

（三）重点培养信息安全管理人才

任何一个企业发展的根本动力都是人才的支持，优秀的人才能够促进企业内部稳定，工作效率提升，企业发展收益增强。在企业发展过程中，安全管理盲区需要相应的技术人员进行定期检查，维护，针对存在的安全隐患及时有效地解决，规避风险的发生。

三、结论

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【关键词】油田；企业；档案工作；信息化

本文以河南油田档案管理为例，论述信息化建设的重要性。在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作；另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。

一、加强档案信息数据库建设实现数字化

一是档案信息目录数据库建设。档案目录数字化能有效提高档案查询和调阅的效率。河南油田档案馆以加快档案目录数据库建设为首选，建立文书、财务、勘探开发、人事等各类档案目录数据库，利用计算机档案系统进行档案利用检索，提高了档案利用效率、档案检索速度、提高馆（室）档案的了解度以及档案的查准率。二是以“抢救优先、利用优先、分批分期”的原则实现全文数字化。在全文数字化工作中优先对特定时期，特殊原因造成的因形式和保管条件限制而导致部分损毁或即将损毁的档案，纸质较差或酸度较高的档案进行全文数字化。三是在做好以上两方面的同时，及时做好每年度电子档案的归档案工作，按照统一标准与数据格式，接收单位移交的电子目录和电子文件以后将电子目录导入数据库，将电子文件转换成电子档案。四是依据国家有关规定和本地区，本馆的实际情况，对馆藏中准备上网公布的档案，分门别类、分批分期的进行数字处理。

二、依托OA系统实现文档一体化管理创建文档一体化流程全新的理念

企业的信息化建设步伐加快。为承担企业各种职能和各种业务活动投入运行了各种信息化管理系统，如何适应新形式开展档案工作，使信息系统产生的大量电子文件做到同步归档，是油田档案工作面临的新形式，油田经过先后两次到齐鲁石化、扬子石化等5家单位考察电子档案归档情况。依据河南油田实际情况，建立了依托OA办公信息系统的文档一体化体系，使电子文件经过起草、传阅、审核、会签等过程流转完毕自动进入档案管理系统完成归档收集的方式，实现无纸化办公。 实现总体目标经过技术和业务的互联提供无逢的互操作平台。计划在不久的将来，我们将在此基础上实现ERP管理系统、工程项目管理系统一体化归档案管理。

三、建立复合型的企业档案管理队伍

加强工作责任感，树立现代化管理思想，要在掌握外语、机算网络知识、数据库管理知识以及电子文件管理知识上下功夫，使档案工作者具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息数字化和网络化，做好网络环境下的档案利用服务。为适应信息化档案的形势，我们要具备两方面的技能，一是具备获取、加工、利用信息的能力，我们要能够明确社会的档案信息需求，对所管理和获取的档案信息有进行综合分析的能力，并将加工的信息成果以一定的形式为利用者提供全新的、深层次的信息服务，并且能据此成为一个终身学习者；二是利用网络技术管理档案信息的技能。

四、加强电子文件全过程管理

由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

参 考 文 献

[1]范海英.浅谈企业数字档案馆的开发与应用[J].档案管理.2011（2）

[2]沈彦.企业档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].企业导报.2010（3）

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所谓企业科技档案信息化建设，就是指借助计算机、网络和信息技术手段，运用信息化管理理念，对企业科技信息资源进行数字化处理、信息化管理和网络化开发利用。可见，企业科技档案信息化建设的内容主要包括：一是传统档案的数字化处理，即通过扫描、数字化转换等，将以纸质、胶片、录音录像带等载体形式保存的传统档案，转换成以计算机存储设备保存的数字化档案复制件；二是将在计算机等电子设备（包括数码照像机、摄像机、录音机等）直接生成的文字、图表、音像资料等各类电子文件，经过归档形成可以数字化形态保管利用的电子档案；三是数据库建设，即根据企业科技档案的专业性、多样性和成套性等特点，建立不同专业、不同种类、不同用途的科技档案信息数据库；四是计算机网络管理平台建设，包括网络化收集、归档、管理和档案信息资源网络检索、传输、利用；五是标准化建设，即制定和实施统一的技术标准、业务标准和管理规范，实现档案管理的计算机网络系统的有机衔接和科技档案信息资源的交互共享。

二、企业科技档案信息化建设面临的主要问题

随着我国档案信息化建设的全面开展，企业、尤其是大型集团企业的档案信息化建设相继步入实践阶段并取得一定成效。但是，随着档案信息化建设的逐步推进，一些制约企业科技档案信息化建设顺利发展的问题也逐渐显现。

1．档案分类整理基础薄弱

由于大型企业或企业集团的所属部门和下属成员单位较多，各部门、各单位形成的科技档案专业性强、保管分散，加之现有的企业档案分类规则定性不当、部分二级类目设置欠科学等，给企业科技档案的分类整理工作带来很大难度，导致企业普遍存在科技档案分类整理基础薄弱等问题。例如，目前企业档案的分类整理多执行的是1991年7月4日的《工业企业档案分类试行规则》[1]和2008年制定的国标《科学技术档案案卷构成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而随着档案信息化建设的发展，现行的分类和整理规则已不适应档案信息化管理的需要，亟待进行修订和完善。

2．缺乏统一的标准和规范

企业科技档案专业性强、形式多样、规格不一，且具有成套性等特点，其管理和数字化处理的业务标准和规范要求应与企业文书档案有所区别。由于我国的科技档案信息化建设总体上还处于起步探索阶段，缺乏统一的技术标准和业务规范[3]，不同企业、不同专业、甚至同一行业内各企业的科技档案信息管理系统异构，数据接口的通用性、兼容性差，不仅导致“信息孤岛”现象的普遍存在，严重制约着科技档案利用效率的提升，同时也加大了企业科技档案管理系统建设和维护的成本。

3．档案信息资源整合不力

据有关调查显示，目前的企业档案信息资源总体上处于分散管理状态，尤其是企业科技档案信息资源建设方面，企业与企业之间、行业与行业之间、地区与地区之间缺乏有效的科技档案信息资源整合，大量的企业科技档案信息资源处于分散管理状态，游离于信息化管理系统之外，严重制约着企业科技档案信息资源的整合和有效开发利用，直接影响到企业科技档案信息化建设的成效。

4．信息化建设人才极度匮乏

企业科技档案信息化建设有其特殊的人才需求，需要有一批既熟练掌握计算机网络技术、具有信息化管理系统的研发能力，又精通档案业务、通晓本企业科研生产常识的复合型专业技术人才。而目前的现状是，企业档案人员不具备信息化管理系统的研发能力，聘请的计算机网络技术人员又不熟悉科技档案动态管理的系统需求，加之通用的技术标准和规范并不完全适用于企业科技档案信息化建设的特殊情况，很难做到尽善尽美。因此，高素质、复合型人才匮乏已成为制约企业科技档案信息化建设发展的瓶颈。

三、推进企业科技档案信息化建设的措施

针对上述面临的问题，笔者认为应从以下几个方面采取措施，进一步推动企业科技档案信息化建设的发展。

1．加快信息化标准体系建设

信息化标准体系建设不仅是社会信息化科学可持续发展的重要支撑，也是档案信息化建设必不可少的重要保障。为此，国家有关部门应加强信息化标准体系建设。一是在现有的信息化标准规范基础上，加快制定、修订和完善有关信息化建设的标准、规范，加强信息化建设的通用标准体系建设。二是国家档案行政管理部门应会同国家工信、科技、标准管理部门尽快研究制定、修订有关档案信息化建设的各种标准、规范，为档案信息化建设保驾护航；三是各行各业行政管理部门，应根据本行业科技档案的特点，研究制定各类企事业单位科技档案信息化建设的专业标准、规范，使各行各业的档案信息化建设更加有规可依。

2．加强企业科技档案管理基础工作

企业应根据本单位科技档案的构成特点，加强科技档案的基础管理工作，使科技档案管理分类科学、整理有序、归档齐全、检索便利，尤其应遵循企业科技档案形成的特点和规律，注重科技档案成套性、动态性保管及企业CAD电子文件等的归档管理工作[4]，为档案资源信息化管理打下坚实基础。

3．整合信息资源进行科技档案数据库建设

数据库建设是实现档案信息化管理的基础工作。大型企业或企业集团应根据所属部门多、二级单位多和科技档案专业性强的特点，针对科技档案实体管理分散的状况，系统地分类整合企业档案信息资源，加强各专业、各项目相关的科技档案数据库建设，为企业科技档案信息化建设筑牢基础。

4．注重研发企业科技档案信息化管理系统

适用的档案信息化管理系统是企业科技档案信息化建设取得实际成效的根本保障。尽管目前各种企业档案管理系统软件充斥市场，但一些大型企业却很难找到完全适用于本企业科技档案信息化建设特殊需求的软件产品。为此，大型企业集团应在企业信息化建设过程中，注重研发能突出本企业特殊需求、具有个性化功能的科技档案信息化管理系统。由于企业档案管理人员目前还不具备软件改造或自主研发的能力，因此，大型企业有必要凭借自己的实力，与一些知名的软件开发和信息化管理系统研发服务公司合作，借助社会上的专业技术力量，相互合作、自主创新，共同研发、构建能满足本企业信息化建设特殊需求的科技档案信息化管理系统。

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关键词：档案管理 信息化 档案管理信息化系统 档案工作人员

中图分类号：G270.7

1 目前煤炭企业档案管理的普遍状况

1.1煤炭企业档案管理存在的问题

煤炭企业档案的管理和利用不同于以往各类档案的管理，他是以信息化为依托的，以分享资源为目标的，以提高煤炭企业服务质量为要求的档案管理。作为查找的第一手资料的档案，自然就是企业发展的重中之重，但是它的功能往往是被忽视的。目前大多数企业仍然是用传统的方式来管理自己的档案，仅仅是储存保管，并没有将它们的信息服务功能开发出来。其中最为重要的一点就是档案的信息化程度偏低。特别是在档案的信息化管理当中，经常将涉及多专业的档案没有进行整体的信息化规划，经常出现收存的档案不能够积极地被开发和利用而被束之高阁，就使其会失去档案自身的价值。

1.2 在档案信息化管理中的机遇和挑战

随着近年来经济技术的发展，档案的生成方式发生了很大的变化。更多的档案是在电子计算机中生成并储存的。在煤炭档案的管理中，如何使得机读形式的档案更具有系统性、价值性、让广大职工获得更为完善的服务，是目前企业档案信息化趋势当中我们应当面临的机遇和挑战之一。其次是档案在信息化过程当中必须面临的安全化的问题。在煤炭档案管理信息化系统开发的时候，必然会面临着巨大的安全挑战。在开发当中必须将各种类别的系统和资料加以整合，这样来说就必须利用新的思路去进行开发和创新。但是在网络当中存在的缺陷有很多，加上没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，可能就面临着巨大大挑战。

2 促进煤炭企业档案管理信息化程度，提高档案利用效率

2.1 促进档案信息化管理应当遵循的原则

规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。

安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

效益性原则：档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础，分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典“，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化和信息化。

2.2 逐步建立煤炭档案管理信息化系统

要实现煤炭企业档案信息化管理，总的来说就是在实现档案信息的数字化和网络化的基础之上，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的分享出来，方便广大企业职工，对于各种资源的利用。

2.2.1 在档案管理的技术流程上来讲 我们首先应当做的就是建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用各种学校电子档案，其次是改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；然后是依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；最后应当注意的是在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。

2.2.2 煤炭企业档案信息化管理的独特建设

在煤炭企业档案的信息化进行当中，一定不能忽视的是高校的传统精华和改革的发展性。首先选择的是在充分运用计算机电子技术，加快档案目录数据库建设，提高档案利用服务质量。同时要进行创新的是对于传统的电子档案进行多媒体化改革。对各种类型档案进行数字化管理，积极建设相关的全文数字库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。同时不能忽视的改革是对于各种类型的电子档案进行分类处理。对于归档的档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数据库，确保档案信息处理电子化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化。

2.3 以人为本，通过提高档案工作者的素质来提高档案管理信息化水平

档案工作人员在煤炭档案信息化改革当中具有举足轻重的地位。他们的创新精神，管理理念影响着整个高校档案管理的效率和特点。现阶段很多企业缺少专门的档案管理人员，管理水平较低。我们应当充分重视企业档案管理科的创建，积极引进新的技术和理念，培养高素质的档案管理工作者，加快档案技术人员队伍的建设。

2.3.1 培养煤炭档案管理工作者应当具备的基本素质

档案管理工作者首先应当具备一定的语言文字能力以及科学文化素养。企业档案的管理具有多样性，多学科性等特点。只有站在对于各种知识有所了解的前提下，根据自身的语言能力，才能简明扼要的对于各种档案进行分析和归类，才能首先在入库的过程当中做到“去其糟粕取其精华”的效果。然后工作人员的管理能力和分析能力也是要进行培养的。档案管理的目标是提高各种信息资源的利用率，所以在面临较为庞大的信息档案资料的时候，档案人员必须具备档案的分析，检索，筛选的能力才能打好档案信息化建设的基础。

2.3.2 培养高素质的档案管理工作者的途径

2.3.2.1 应当在重视档案管理工作的同时，重视档案管理工作人员。

在信息化管理当中，档案工作人员的工作是很辛苦的，往往要付出很大的脑力劳动，所以一定要增强他们的责任感，充分发挥他们的主观能动性，否则如果他们的积极性不高，在疲惫的状态之下，可能会导致整个系统运行和更新的停滞，甚至还有安全的隐患。所以作为领导者，和他们进行积极的沟通和交流是必须的，让他们意识到自己责任的同时，也一定要让他们感觉得到自己在整个管理工作系统中的重要性。

2.3.2.2 不断进行新的学习，全面提高档案管理工作者的水平

在进行培训和学习的时候，一定要提高培训的标准化程度。以自己档案管理信息化的目标和原则为要求，严格制造培训标准，以便于在之后的工作中进行标准化操作。在培训的内容上来看，要对档案管理者进行不断的知识文化培训，包括最新的学术、科学、技术、管理理念的培训，让他们始终走在时代的前列。

结束语

档案信息化管理工作是一项艰巨的任务。它能够反映出一个企业的整体教学教育水平。如果在信息化的前提下对于档案资源进行了充分高效的利用，有助于企业管理提高，对于更好的服务于广大职工，有着巨大的促进作用。相信以后档案信息化管理工作会越做越好，对于企业的发展的贡献越来越大。

参考文献

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关键词：企业；档案管理；信息化

中图分类号：C29文献标识码： A

企业档案信息化建设是“数字化项目”建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，发掘、摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享。它以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现档案资源规范化，为企业管理创新和发展提供优质、快捷的档案信息。采取什么样的推进策略，进而有效地提高档案管理水平，促使档案信息化，最终达到更好地为企业管理提供服务，这已成为档案工作者当前思考的重要问题。

1.信息化管理的必要性和紧迫性

计算机和网络的产生使我们进入了网络时代，信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的企业档案工作，信息化建设已经成为自身发展建设的必然，要顺应时代的发展需要，加快档案信息化管理步伐。

1.1企业档案业务工作发展的需要

企业档案的内容、特点极其重要性。企业档案是一项以管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是实现科学管理的技术基础工作和技术保障性工作，它具有成套性、专业性、动态性的特点。随着企业体制改革进一步深入，档案门类不断增多，电子政务的实施使办公自动化程序得到提高和普及，档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。

1.2档案工作人员提高自身素质的需要

随着社会的发展，企业管理对档案信息的需求日益增长，从而管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时，由于办化自动化加快了档案工作现代化的进程，电子文件等新型载体的不断出现，传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求，也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。

1.3档案信息资源的开发利用的需要

随着社会信息化程度的深入，档案信息资源备受人们关注，社会对档案信息的依赖程度越来越高，而且更需要提供一些加工过的、系统的、全面的档案信息服务。对于档案部门来说，信息化是一项全新的工作，是一个系统工程，是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用，而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点，具有很强的生命力。一个虚拟的世界将极大地改变人类生活生存环境，对人类文明产生深刻的影响。如今，要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃，档案工作将面临“脱胎换骨”，其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。

2.推进企业档案信息化建设遇到的困难

2.1资金投入规模大，筹集资金难

加快档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。

2.2建设任务繁重，工作见效难

在档案信息化进程中，一是要对现存档案资源进行数据化处理，通过扫描仪、缩微等手段，将文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件。二是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用。三是要对客户提供隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步，对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。六是要双管齐下，在档案信息化完成之前，实行的是纸质档案与电子文档并存，既要按老方法管理纸质档案，又要按信息化要求数据化电子文档，工作量是双倍甚至是多倍的。这样，要实现全部意义的档案信息化，建成数字档案工作运行体制，在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下，也许需要数年或者更长的时间。

2.3队伍建设要求高，求人才难

档案信息化对档案人员的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。工作人员要有熟练的计算机操作技能、获取判断运用信息的能力、精通的档案业务知识，是既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才。但受传统用人体制的制约，档案工作人才竞争难以顺利开展，加上档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，冗员又难以消化，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。

2.4应对环境变化，服务方式转变难

档案部门向来处在一种封闭的环境下运作，至今仍存在思想观念陈旧，墨守成规，饱食终日，不思进取，无所作为，应变能力不强，竞争力不高等现象。而档案信息化面对的是看不见的顾客，是背靠背的服务，服务方式是公开的透明的全方位的，这就要求我们要更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量。

3.当前项目档案信息化建设应采取的对策

项目档案信息化建设促使档案部门开展网络服务，对于档案部门和利用者来说都是一种革命性的变革，这不仅表现在利用的方式上，更是表现在工作理念上的主要变化。

3.1要把档案信息化建设纳入本单位的总体规划，加强档案信息化基础设施建设，推进运用微机管理档案进程，提高档案室计算机和网络技术应用水平，充分发挥档案室的各项功能和作用。加强内部局域网建设，实现档案网络与办公网络的接口，并在办公网上使用档案网络管理系统，完成各部室向档案室的远程归档，实现档案工作数字化。

3.2档案信息资源建设

充分利用信息化档案管理软件，有重点、分步骤地将现有档案信息数字化。该项工作可以通过以下两个途径实现：一是由各部室将本年度产生的归档文件目标按照档案部门的要求直接录入到档案网络管理系统中，这样可以减轻档案部门日常归档的工作压力，又使得各项目的文件材料信息能及时、完整地进入档案信息数据库，方便有关人员了解工作情况，同时中快档案信息资源网上共享的发展进程。二是档案部门组织大量人力，通过人工输入的方式，将现存档案案卷目录转化为机检数据。根据电子档案接收、保管、利用的技术方法，加强对电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，保证有保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。按照电子文件与纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸文件归档双轨制，有计划、有步骤地对本单位的档案资料进行数字化技术处理。

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【关键词】企业；养老保险档案；信息化管理

引言：

目前，受到外界各方面的影响，使企业养老保险档案管理工作内容更加繁琐。而传统的档案管理方式已无法满足现有的需求，如何在该项管理工作中有效运用现代信息技术，成为需要探讨的问题。

一、企业养老保险档案信息化的作用

现阶段，随着科学信息技术的高速发展，各行业的发展形势都有所变化。将企业养老保险档案信息通过数据储存，可以为相关信息使用者提供服务。信息化处理可提高办事效率，另外，节省了纸质档案的保存空间，在使用和管理方面更加快捷。对于信息使用者来说，节省翻找档案的时间，通过操作计算机，在专门的系统上搜索关键词，便可快速查看所需信息。在此方面。档案管理者可对信息进行加密处理，以提高其安全性。任何管理方式的转变都是为了提高管理水平。档案的信息化管理，可以使信息采集、保存、提供等方面获得进步。另外，通过信息化处理，能够使养老保险的信息更具有时效性。以往的档案管理方式，难以实现信息共享，而信息化的管理手段，可实现远程信息传送，将管理工作简便化。

二、企业实现养老保险档案信息化管理的途径

2.1提高信息化管理的重视程度

部分企业认为档案管理工作技术含量不高，聘请的工作人员并未经过专业的培训，并受到自身思维的限制，使其对信息化管理缺乏全面的认识。在日常工作中，只是将信息录入到管理系统中，难以体现档案管理工作的价值，无法充分发挥出信息化管理的作用。另外，仍有部分管理者采用以往的落后管理形式，忽视信息化管理，限制该管理模式的建设进度。面对此种情况，有关企业养老保险档案信息化管理人员应该提高重视程度，积极转变管理思想，了解信息技术的优势。同时，相关部门应提高对该方面的重视程度，设置专门的活动经费，根据自身经济条件购买较为先进的应用设备仪器，仔细进行甄选，以保证设备的使用率。另外，提高基层管理人员的相关技术，以及重视程度，投入合理的资源量，进而提升养老保险档案的信息化工作水平，方便相关信息资料的查阅和使用，为企业后续的工作提供便利[1]。

2.2转变养老保险档案管理工作形式

在实际的档案信息化管理过程中，其资料的草拟、删改以及打印，都是由操作人员通过计算机以及档案系统进行的，并以虚拟数据的形式将其保存。通过该种工作形式，方便保管养老保险档案的同时，也便于资料复制和删改，若出现管理不当的情况，可能使原始数据丢失，造成难以挽回的损失。因此，部分管理员对信息化管理形式心存怀疑，并在具体工作中，尽量避免采用信息化的方式，使信息化管理难以推进。要想完善档案信息化处理，需要逐步转变工作形式，对于企业的档案管理，需要加大各类资源的投入量，优化信息资料的服务水平。在已经具备信息化管理的企业部门中，应提高管理力度，进一步实现档案管理工作的规范化，以免出现资金浪费或同类项目重复进行的情况。另外，可利用现代信息处理技术，通过缩微处理，将养老保险档案资料通过缩小影像的形式摄影记录在感光材料上，经过合理加工制作成缩微品保存。对于档案管理，可以使用部分公共服务体系，利用互联网以及移动通讯设备等，为相关的档案使用者提供较为快捷的服务方式，进而实现预期的养老保险档案管理效果。

2.3完善档案信息化的管理体制

管理工作最基本的便是合适的管理体制，各部门之间以及主管负责人需要明确自身的职责。对于档案管理工作而言，若缺少相应的管理体系，则会使管理程序缺乏规范性，为信息化管理带来不良影响。因此，企业应重视养老保险信息化档案管理，并推出科学合理的行为标准，以保证工作的顺利进行。另外，若缺少相应的规章制度给予约束，难以统一各企业之间的档案信息系统，造成其资料项目有所差异，加大档案管理部门的工作量，影响信息化建设进度。对此，需要制定合适的管理体制，提高相关人员的计算机操作水平，以增加资料的安全性，实现档案资料的有效管理。[2]。