文书工作鉴定范文

导语：如何才能写好一篇文书工作鉴定，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】文书档案 价值 鉴定标准

一、文书档案价值鉴定的重要性

1.开展文书档案鉴定工作有利于对重点档案的保管

就时间而言,现行机关、企事业的档案绝大多数始于上个世纪的六、七十年代,距今已有四、五十年的时间。根据《档案法》的有关规定,现存的很多档案或超过保管期限或已失去保存利用价值的档案,这更显出档案鉴定工作的紧迫性和重要性,因此正确判定档案价值,剔除已失去保存价值的档案,是有助于提高档案自身价值的重要工作。

2.开展文书档案鉴定工作,有利于对人、财、物的合理使用

近年来,由于档案数量剧增,导致库房紧张,设备短缺,经费不足等问题。通过对档案的鉴别,有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用。提高档案人员的整体业务水平,实现优质服务。

二、如何开展好档案价值鉴定工作

1.要掌握好档案价值鉴定标准

鉴定标准是鉴定工作得以顺利进行的关键,是鉴定档案质量的重要保证,档案的价值是客观存在的,而价值鉴定对档案价值的认识和评价带有很强的主观性。为使主观认识活动最大限度地符合实际,保证鉴定工作质量,必须建立明确的档案价值鉴定标准。文书档案价值鉴定的标准主要有档案来源标准、档案内容标准、档案的形式特征标准、相对价值标准和效益标准等。

(1)档案的来源标准。档案的来源通常指档案的形成者。一般情况下,形成者在社会活动中的地位越高,其形成的档案价值越大:首先,本单位的档案通常需要重点保存,外单位的来文需要根据来文机关的地位、职能、以及与本单位的关系具体判断其价值。其次,在本单位制成的文件中,不同的撰稿者和制发机构也会对档案价值产生不同影响,主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员形成的档案价值相对要高。

(2)档案的内容标准。社会对档案的需求集中反映在对档案内容的需求上,因此,内容标准是档案坚定的最重要的依据。鉴定时主要应依据档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。一方面档案所记录实事的重要程度越高、典型性越突出、真实性与客观程度越高,档案的价值越大。例如;反映本单位主要职能活动、中心工作和基本情况的比反映非主要职能活动、日常工作和一般情况的重要,反映典型问题的比一般问题的重要;另一方面档案内容越新颖独特,或者越富于本单位特色,档案的价值越大。保存这类档案,有助于档案室形成自己的特色,提高室藏质量。此外,档案内容的时效性也会影响档案价值的大小。因此,鉴定档案时要具体分析每份文件的实效性对价值的影响。

(3)档案的形式特征标准。档案的形式特征通常是指档案的名称、形成的时间、载体形态和记录方式等。这些形式特征在某种情况下会对档案的价值产生一定影响。

(4)相对价值标准。相对价值是指被鉴定的档案与其他档案相比较而存在的价值。在一定情况下,某些档案的保存价值可以相对提升或降低。相对价值的高低主要依据档案群体的完整程度。因此,根据这一规律,档案鉴定不能只着眼于档案个体本身,还应综合考虑全宗的完整程度。

(5)效益标准。近年来档案界提出的一个新的具有实用性的鉴定标准。效益标准认为鉴定档案的价值必须考虑保管档案的投入与利用档案产品之间的比率。效益标准的提出和接受,是档案鉴定标准日趋实用化的重要表现 。

2.影响文书档案价值鉴定工作的因素

档案价值鉴定是一项对档案工作者要求非常高的业务工作,它要求档案工作者不仅具有优秀的政治素质和道德修养,而且具有广博的知识面和丰富的档案价值鉴定经验,档案价值鉴定人员的心理在一定程度上直接制约着档案价值鉴定的活动过程。因此建立档案价值鉴定标准体系必须立足于现状,根据存在的不同问题制定相应的鉴定标准,从而建立档案价值鉴定过程中更加规范的标准。

3.文书档案价值鉴定的途径

档案价值鉴定的难度较大,应结合本单位的实际开展档案价值鉴定工作,不断完善补充档案价值鉴定工作中的标准,做到工作有章可循,确保档案鉴定工作的健康发展。

(1)文书档案鉴定工作的方法

鉴定文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案,通常这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查档案材料,从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析,确定其价值,而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等简单判定档案的价值。一般情况下,文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分,但有时候也会出现题目中文种使用不当或组卷不合理的情况,导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。若简单地根据他们去判定档案的价值,就可能发生错误。为了保证鉴定工作的质量,必须直接审查档案材料的内容。

(2)文书档案鉴定工作的步骤

第一步,在文件归档时确定是否属于归档范围,剔除一部分没有保存价值的文件,由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定,各单位应根据规定,结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识,用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。

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“学海无涯，教无止境”，只有不断充电，才能维持教学的青春和活力。所以，一直以来我都积极学习。本学期，结合第八次课程改革，确立的学习重点是新课程标准及相关理论。一学期来，我认真参加学校组织的新课程培训及各类学习讲座。另外，我还利用书籍、网络认真学习了美术新课程标准、艺术教育新课程标准，以及相关的文章如《教育的转型与教师角色的转换》、《教师怎样与新课程同行》等。通过学习新课程标准让自己树立先进的教学理念，也明确了今后教学努力的方向。随着社会的发展，知识的更新，也催促着我不断学习。平时有机会还通过技能培训、外出听课、开课等使自己在教育教学方面不断进步。通过这些学习活动，不断充实了自己、丰富了自己的知识和见识、为自己更好的教学实践作好了准备。

在教学上，整体与局部的关系是每个学生都会遇到的，开始画什么，画到什么情况下停止，这些往往困扰着每一个学生，不只是初学者。其实，复杂深奥的学问，往往是靠简捷方式来表达的。色彩绘画虽是用笔调色，其实是依靠素描造型，素描是通向自然、通向心灵的最直接通道。所以从一开始就反复强调整体素描关系在色彩表现中的重要性，我让学生从学画之初就牢牢树立整体观念，使他们充分认识到这是打开艺术大门的钥匙之一。

教育教学是我们教师工作的首要任务。本学期，我努力将所学的新课程理念应用到课堂教学实践中，立足“用活新老教材，实践新理念。”力求让我的美术教学更具特色，形成独具风格的教学模式，更好地体现素质教育的要求，提高美术教学质量。

本学期我校开展了一系列的比较大型的文艺表演活动，“英语周活动”，大型“英语剧”表演，“小学部师生手工制作发明展览”等等；同时还有许多的宣传动。 反思本学年来的工作，在喜看成绩的同时，也在思量着自己在工作中的不足。不足有以下几点：

1、对于美术新课程标准的学习还不够深入，在新课程的实践中思考得还不够多，不能及时将一些教学想法和问题记录下来，进行反思；

2、教科研方面本学年加大了学习的力度，认真研读了一些有关教科研方面的理论书籍，但在教学实践中的应用还不到位，研究做得不够细和己心中的目标；

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关键词：档案管理；电力档案

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）12-0-02

一、企业档案管理基本情况

无锡供电公司企业档案管理工作归属办公室，由公司总经理总负责，由办公室副主任具体分管负责。办公室档案中心负责公司档案工作的组织、规划、协调；负责管理全公司科档、文档、会计、照片声像及实物荣誉等各类载体档案；负责对直属单位档案工作的业务检查和指导。

公司档案最早形成于1947年。多年来，公司重视档案工作，按照“早介入、早发现、早整改”的工作思路，建立统一的管理模式，较好地履行了档案工作的协调管理职责，切实加强过程控制和管理，通过运用国网信息系统平台进行系统整理，档案分类科学、组卷合理、编目准确、装订美观，案卷质量符合规范标准的要求。

公司档案于1989年通过省级验收；1990年晋升国家二级；1999年高分通过企业档案国家一级认定；2006年首批通过江苏省企事业档案“特一级”企业评定；2011年通过省档案星级评定复查，并连续多年获得无锡市档案先进荣誉称号。

二、文书档案管理的现状

文书档案，是指企业在领导和行政管理等活动中形成的具有保存备查价值的文件，又称管理性档案。

1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”，管理手段主要是用载体（纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放于办公室档案中心。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目造册”、“保存”、“借阅”等工作，保证它的及时性、完整性和准确性。档案管理起到最大的作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。

2.与公司文书档案直接产生联系的主要是文书工作。文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办及文件的收集、整理。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案管理工作是在文书工作的基础上对档案进行再整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案管理工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书人员把企业活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案中心归档，文书工作的质量对档案管理有重大的影响。

3.账外文件也是文书档案的重要来源。即指本企业未经文书处理部门编号、登记的，在收发文登记簿上无“账”可查的，由各单位（部门）　在其职能活动中形成、使用或上报，　自行保留的具有保存、利用价值的各类载体文件。相关职能单位是账外文件的主要来源，负责账外文件的收集、整理、预立卷和移交，并接受档案中心的业务指导、培训、督促、检查和考核。

三、文书档案管理存在的问题

文书档案管理，是档案管理工作的重要组成部分，企业文书档案管理水平的高低直接关系和影响到企业文书档案的质量与完整性，只有树立企业文书档案管理工作的科学化、规范化、标准化，才能切实发挥文书档案的作用，真正实现其应有的价值。目前，文书档案管理工作中，或多或少存在着一些问题，影响着文书档案立卷的质量与标准。

1.企业文书工作与文书档案管理工作衔接方面存在问题。文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书与档案实行的是分块管理制，这是一种有效、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。同时，办公信息系统通道拥堵等原因造成系统不够稳定，这就不可避免地造成了文书工作与档案工作衔接存在脱节，即公文的格式和处理办法方面存在诸多不规范现象，如附件不齐全、编号不规范，有漏号、重号等情况，影响了文书档案质量的高低，也直接影响了文书档案人员收集工作的质量、进度和档案利用，对文件鉴定价值和文件之间的有机联系等也都存在一定的影响。

2.“账外”文件收集力度不足。一是“账外”文件是企业各内部职能机构形成的内部文件材料，大都未经收发文登记的文件，文件材料涉及面广，随时随地在每项工作和活动过程中产生。而文书档案人员的职责和身份决定了他们不可能直接参与到各职能部门的工作和活动之中，无法清楚有哪些文件材料正在形成或已经形成。这些文件材料的形成过程难以控制，事后收集困难重重。二是办公自动化带来了“账外”文件材料的收集困难。由于部分向上请示、向下通知和答复的事项，都可以通过电话直接联系，因此，只有口头答复，没有做到及时的电话记录而成了无法考查的历史，这些无疑使文件材料的原始记录性大打折扣。

3.各部门对档案管理工作的配合不够，制约了档案管理水平的提高。由于一些部门人员对文件材料应由谁保管概念不清，只考虑方便利用、文件保密等问题，从而模糊了这部分文件材料的保管权限，有些人甚至不愿意送交档案管理部门供大家查阅参考，　最终造成一些有价值的文件材料因得不到及时归档而散失，或流散于个人手中增加了事后征集的难度。

四、提高文书档案管理水平的对策与措施

1.加强宣传教育培训，提高队伍素质

档案队伍建设是做好档案工作的根本和保证，因此，创新学习交流机制，才能不断增强档案专职的业务能力。一是通过坚持一年两次的专题网络活动，组织研讨工作中的经验与不足；二是通过定期或不定期组织专兼职档案人员参加省市级档案部门的理论业务知识培训、专题讲座、千人知识竞赛及其它继续教育途径，坚持把文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为档案专职苦练基本功的重要内容，经常有针对性地开展业务技能培训，使文书档案专职成为适应岗位、熟悉业务、胜任职责的行家里手，成为懂专业、懂技术、会指导、会编研的全能人才；三是以文书档案管理为载体，以同业对标为抓手，与兄弟单位进行业务交流，开展调研，讨论热点、重点、难点问题，提出对策措施，有效指导业务实践。

2.建立档案工作机制，保证有效执行

加强文书档案管理制度建设，从制度和机制入手，结合电力企业发展对文书档案的要求，明确原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计等要求。规定文书档案资料的收集、编制的范围，保证文书档案归档率、完整率和准确率。

3.实现文档一体化管理，提升档案质量

文书工作与文书档案管理工作是密不可分的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。做好文书工作是做好档案管理工作的先决条件，文书工作的好坏直接关系到文书档案管理的水平。因此，文书人员树立较强的档案意识，在实际工作中认真执行立卷归档制度，确保文件收集完整、及时和准确，通过科学分类、组合，使文件材料形成有机的联系。文书档案专职严格执行档案归档管理制度，密切关注年度文件资料的收集、整理工作，按时接收档案，对新接收的文书档案资料严格按照规定认真核对，严格把好文书档案质量关，严格按照档案保管期限表对档案的价值进行鉴定，同时，认真履行档案查、借阅审批手续，对未按时归还的档案及时催还，对归还的档案及时归位，并认真做好档案的保护和统计工作。

4.优化档案业务流程，推进实体化运作

规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化得办公环境下，重新调整组卷流程，进行文书档案业务流程改造，是提高档案工作效率的有效手段。即由各部门根据相关依据性文件及立卷模板进行预立卷，文书档案专职按照“以我为主”的原则，对预立卷内容进行检查，然后由预立卷单位修改、调整、著录、挂接电子文件，并组卷装订，再由文书档案专职鉴别、审核、把关，最后由文书档案专职进行检查，确保高质量完成立卷工作。

具体操作流程参见下图所示：

5.注重账外文件材料收集，强化基础业务

按照省公司、市档案局的要求和部署，档案管理要从制度和机制入手，通过年初制订工作计划，将档案工作纳入单位工作目标管理，切实保障档案工作的规范性和有序性。通过定期或不定期组织档案人员开展资料的收集、整理、归档工作，突破传统档案接收范围的局限性。针对文书档案文件材料收集的重点、难点，　根据国家《机关文件材料归档和不归档的范围》的有关规定，在制订《公司归档文件整理实施细则》的基础上，重新起草账外文件的《补充规定》，明确职责分工、工作流程、修订归档范围、考核措施等，并进行现场讨论，听取意见，加大了对重要活动、重大事件等资料的收集力度，力争把与企业、社会、群众利益息息相关的档案信息资源收集齐全，努力建设面向企业的多元化馆藏体系，构建完整反映历史、内容丰富、结构合理的馆藏体系，在馆藏档案内容和结构上实现新突破。

6.创新主动参与机制，加强协作沟通

由于企业文书档案中的档案往往来源于重要的业务部门，因此，建立文书档案管理的互动协调机制，加强文书档案管理工作与部门业务之间的链接，才能形成良好的发展互动。例如：文书档案管理可采取“年度―组织机构―保管期限”分类模式，由部门立卷，从过去繁琐的分类、鉴定、整理、装订、装盒、上架、排架等立卷环节简化为按“一事一件”立件整理、不锈钢夹简单装订、计算机直接录入文件级目录等环节，达到了简化整理、方便检索、快捷服务、简化部门归档工作程序等预期目的。通过部门业务发展带动文书档案管理工作的发展，促进文书档案管理工作服务职能和指导功能的发挥。

7.深化文档专题管理，实现实时服务

专题档案是指企业及个人在某项专题工作、某项重大活动（事件）中直接形成的各种载体档案，是文书档案不可缺的部分，是企业作出科学决策时的重要借鉴材料。目前，企业开展的种类专题活动越多，形成的材料也越多，由于专题档案形成领域的广泛性、形成时间的偶然性、文件材料载体的多样性及分散性等，专题档案的收集管理方法不同于企业一般形成的档案。根据专题档案的管理原则和特点，应采取不同的整理方法。各项重大活动中形成的种类专题档案可独立构成全宗，一个专项活动构成一个独立的全宗，划分全宗后由档案管理部门按照档案整理规则进行专题活动档案的编目、鉴定等工作；全宗内重大活动档案的组卷，应根据重大活动文件材料的形成规律和成套性原则，按问题特征进行分类。同时，根据利用者的需要，有针对性地对专题档案进行编研，合理开发利用，通过各种媒介，例如设计企业网页归档功能，对专题进行实时归档，向企业公布开放的专题档案，最大限度地为企业文书档案信息的开发利用服务，使专题档案发挥出应有的价值，提升档案文化品牌。

8.推进信息化管理，实现网络化平台

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《文秘》考试大纲

第一部分秘书学

一．绪论：秘书的涵义和职业特征；秘书工作的内容、要求、性质、特点和作用；

二．秘书工作机构的职能与工作要求：秘书工作机构的地位、性质、职能与工作要求；秘书部门和人员的管理。

三．秘书的素养：秘书的知识机构和能力要求；秘书的理论修养、思想作风和职业道德；秘书的心理、气质、性格和心理调适；秘书的培训、鉴定与考核。

四．秘书的社会活动与人际关系：秘书的社会活动和社会地位；秘书的社会角色，角色活动和角色意识；秘书人际关系的内容、方式与处理准则；秘书主要人际关系的处理要求。

第二部分秘书实务

一、绪论：秘书实务的对象、范围、性质和特点。

二．办公室管理：办公室管理的作用、内容和要求；办公室工作的基本原则和基本任务；办公室工作计划的具体内容、制订步骤和常用的工作计划方式，工作计划的总结内容。

三．秘书的日常工作：通讯工作的类型、应对与处理；接待工作的类型、方式、原则、要求、程序和内容；秘书安排上司工作日程的原则、要求和订约事宜；督查工作的作用、原则和程序；保密工作的内容和要求；公章、介绍信的保管和使用；值班工作的任务、制度和要求。

四．信息与调查研究：信息工作的意义、作用、程序和方法；秘书收集信息的主要内容和形式；调查研究的涵义、作用、内容、类型、方法、程序和步骤。

五．会议组织：会议的类型、作用和会议的要素；会前、会间、会后的秘书工作；工作会议，代表会议，座谈会和电视电话会议的组织。

六．工作：工作的要素、任务、作用、原则和要求；工作的程序和方法。

七．沟通与协调：沟通的涵义、作用、类型和方法；沟通的障碍和克服方法；协调的涵义、作用、特点和原则；协调的内容、步骤、方式、方法和策略。

八．秘书常用礼节和秘书活动的礼仪

第三部分秘书写作

一．秘书写作基础：秘书写作的内容、特点、原则、要求、过程和表现方法。

二．行政公文的写作：行政公文的涵义、特点、作用和分类；行政公文的格式和语体特征；公文的行文关系、行文方式和行文规则；公文的语言要求；公文的语法、逻辑、修辞和标点正确使用的要求；对使用不规范公文的审核、修正；行政公文的适用范围、特点、写法和基本要求。各种文书稿本的涵义和作用。

三．事务文书的写作：计划、总结、调查报告、规章制度、简报、讲话稿的涵义、作用、种类、特点、写法和基本要求。

第四部分文书工作与文书处理

一．文书工作概述：文书工作的范畴、特性和作用；文书工作的基本原则；文书工作的标准化与现代化。

二．文书处理：文书处理程序及其特性；公文的收文程序与发文办理程序；各程序的涵义和作用；办毕文书的处置。

三．文书立卷：文书立卷的涵义、意义、组织、原则；常用的组卷方式；文书立卷的步骤；文书的管理、归档和归档制度。

第五部分、公共行政管理

一．引论：管理的定义、实质；公共行政管理的涵义、主体、客体。

二．政府职能：政府职能的涵义、发展变化、重要地位和类型；政府职能的内容；政府职能转变的必然性和根本途径。

三．行政领导：行政领导概述；行政领导者的职责、权力和权威；行政领导方式与行政领导艺术。

四．行政决策：行政决策的体制、类型与程序；行政决策的原则与方法。

五．行政执行：行政执行的基本特点与原则；程序与过程；行政执行中的障碍及解决对策。

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关键词]文书档案管理 存在问题 解决对策

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）07-0109-01

随着计算机信息技术的发展，我们逐渐步入信息化的时代，文书档案管理发挥着越来越重要的作用，目前文书档案管理工作中还存在很多问题，需要不断改进文书档案管理方式，有效地对文书档案进行利用。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理人员的专业素质不高

目前很多文书档案管理人员的专业素质不高，只是对相关理论知识有一定的了解，没有丰富的文书档案管理工作经验，对档案的立卷、分类等工作不熟悉，在工作中经常丢失档案信息，或者出现其他问题，影响文书档案管理质量，对文书档案管理工作造成不利影响。文书档案管理人员对自身专业素质不够重视，受传统观念影响，不重视专业的文书档案管理培训，文书档案管理人员的专业素质得不到提高，使文书档案无法实现规范化、标准化的管理。[1]

（二）文书档案管理人员偏少

很多单位的文书档案管理人员只有一、二位，专业的文书档案管理人员十分缺乏。另外，很多单位的档案管理人员都是由文员、秘书兼任文书档案管理工作，文员、秘书既负责其专职工作，又要进行文书档案管理工作，投入到文书档案管理工作的精力就非常有限，降低文书档案管理效率。

（三）文书工作与档案工作的衔接存在问题

文书工作与档案工作有着密切的联系，但是又有一定的区别，目前在进行文书档案管理的工作中，很多单位都是将文书工作与档案工作分开来进行，使文书工作脱离档案工作，使文书工作人员没有较强的档案工作意识，没有意识到档案工作的重要作用，会使工作人员不明确档案收集的范围，没有及时地进行档案收集。工作人员没有规范地对文书进行装订，文书使用的纸张也没有按照相关标准进行选择，对文书的附件没有进行规范的处理，没有按照相关的程序进行文书管理，文书没有按照规范要求进行编号，降低文书管理工作的质量，对档案收集有一定的影响，影响档案收集工作的质量和利用程度。[2]

（四）电子档案保存的安全意识不强

随着计算机信息技术的进步，很多单位已经实现数字化的文书档案管理，但是对档案管理的安全不够重视，电子文书档案对计算机的软件和硬件有着较强的依赖性，计算机硬软件出现病毒侵袭、设备故障等问题的时候，电子文书档案资料很容易丢失，对需要长期保存的文书档案的安全造成威胁，文书档案管理人员对计算机杀毒相关知识比较欠缺，对计算机防毒意识较差，一旦计算机硬件或者软件出现问题，难以得到及时地维修和恢复，对文书档案资料会带来很大的损失。

二、提高文书档案管理水平的对策

（一）提高文书档案管理人员的专业素质

文书档案管理人员的专业素质对文书档案管理水平有很大的影响，在聘用文书档案管理人员的时候，要注重其文书档案管理工作经验和工作能力，文书档案管理人员要重视专业素质的提高，加强对自身专业素质的锻炼，参加专业的文书档案管理培训，及时更新文书档案管理相关知识，掌握文书档案管理相关技能，能够熟练地完成文书档案的收集、鉴定、保管、利用等管理工作。[3]

（二）提高文书档案管理工作质量

很多单位由办公室文员兼任文书档案管理员，对文书档案管理工作一知半解，缺乏专业的文书档案管理员，使文书档案管理工作质量得不到保证。为促进文书档案管理工作更好的开展，必须认识到文书档案管理工作的重要性，需要聘请专业的文书档案管理人员，对文书档案工作进行规范化的管理，完善文书档案管理小组，使文书档案管理工作具有程序化，专业化。同时，为提高文书档案管理工作的质量和效率，应该重视对文书档案管理人员的培训，加大培训力度，提高工作人员的专业素质，促进文书档案管理水平的提高。

（三）使文书工作与档案工作实现规范衔接

文书工作的质量直接影响到档案工作的质量，要想提高档案的质量，必须实现文件的高质量。文书工作规范处理文件，认真做好文书的立卷归档，对文件进行科学分类，提高档案管理水平。将文书工作与档案合理的衔接起来，要注意很多细节工作，如文书纸张的材质、大小问题，文书的格式，起草的时候不能使用圆珠笔、铅笔、红墨水，要及时地处理文件和收集资料，保证文书档案的完整。

（四）提高电子档案保存的安全性

利用计算机技术进行文书档案管理能够有效地处理大量文件信息，提高文书档案管理效率，节约文书档案管理时间。为提高电子文书档案保存的安全性，必须加强建设安全保障体系，制定档案信息安全制度，制定相应的安全保护措施，如在文书档案管理系统中设置身份认证、数字备份等功能，避免文书档案因计算机硬软件出现故障导致资料丢失。在计算机上安装防火墙，提高文书档案管理系统的安全性，防止出现档案信息泄露现象，保证文书档案的安全，使文书档案管理工作能够更加顺利的进行。

参考文献

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2011，6（01）：12-13.

[2]刘延玲.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013，18（03）：47-48.

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关键词：文书工作 档案管理 教学特征 教学改革

        0 引言

        文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。

        文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。 

        然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。

        1 转变教育观念，完善课程体系

        传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。

        2 积极探索研究，改革教学方法

        文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：

        2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。

        2.2 加强实践教学 在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。

        2.3 探索新型教学方法

        2.3.1 范本教学法 俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。

        2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。

        2.3.3 实物演示法 俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。

        2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。

        3 加强“双师型”教师队伍建设

        受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。

        将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。

参考文献：

[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[j].彭城职业大学学报.2001.

[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[j].秘书杂志.2005（12）.11-14.

[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[j].职业教育研究.2007（7）.85.

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一、做好文书档案中鉴别工作的重要性

（一）做好文书档案中鉴别工作有利于对档案的保管

根据我国《档案法》的有关规定，在现存的很多档案中，存在着已超过保管期限或者已失去保存利用价值的档案，这就凸显出文书档案中鉴别工作的紧迫性和重要性，因此正确判定档案价值，剔除已失去保存价值的档案，是有利于提高文书档案自身价值的重要环节。

（二）文书档案中鉴别工作与人、财、物合理使用

近年来，由于机关、团体、企事业单位行政管理事务的不断增多，使文书档案的数量急剧增多，导致了库房紧张、设备短缺、经费不足等问题频繁出现。通过对文书档案的有效鉴别，有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用。提高档案人员的整体业务水平，实现优质服务。

二、文书档案中鉴别工作价值鉴别标准的确定

文书档案鉴别标准是使文书档案鉴别工作得以顺利进行的关键，是提高文书档案鉴别工作质量的重要保证。文书档案的价值是客观存在的，而价值鉴别对档案价值的认识和评价带有很强的主观性。为使主观认识活动最大限度地符合客观实际，保证文书档案鉴别工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴别标准。

（一）文书档案的来源标准

文书档案的来源通常指文书档案的形成者。一般情况下，形成者在社会活动中的地位越高，其形成的档案价值越大。首先，本单位的档案通常需要重点保存，外单位的来文需要根据来文机关的地位、职能、以及与本单位的关系具体判断其价值。其次，在本单位制成的文件中，不同的撰稿者和制发机构也会对档案价值产生不同影响，主要职能部门或人员形成的档案往往比一般事务部门或人员形成的档案价值相对要高。

（二）档案的内容标准

社会对文书档案的需求集中反映在对文书档案内容的需求上，因此，内容标准是文书档案鉴别的最重要的依据。鉴别时主要应依据文书档案内容的重要性、真实性、客观性、独特性、时效性等因素进行价值判断。一方面文书档案所记录实事的重要程度越高、典型性越突出、真实性与客观程度越高，文书档案的价值越大。另一方面文书档案内容越新颖独特，或者越富于本单位特色，文书档案的价值越大。

（三）档案的形式特征标准

文书档案的形式特征通常是指文书档案的名称、形成的时间、载体形态和记录方式等。这些形式特征在某种情况下会对文书档案的价值产生一定影响。

三、影响文书档案中鉴别工作的因素

文书档案价值鉴定是一项对文书档案工作者要求非常高的业务工作，它要求文书档案工作者不仅具有优秀的政治素质和道德修养，而且具有广博的知识面和丰富的文书档案价值鉴定经验，文书档案价值鉴定人员的心理在一定程度上直接制约着文书档案价值鉴定的活动过程。因此建立文书档案价值鉴定标准体系必须立足于现状，根据存在的不同问题制定相应的文书档案鉴定标准，从而建立文书档案价值鉴定过程中更加规范的标准。

四、做好文书档案中鉴别工作的途径

文书档案价值鉴定的难度较大，应结合本单位的实际开展文书档案价值鉴定工作，不断完善补充文书档案价值鉴定工作中的标准，使文书档案中的鉴别工作有章可循，确保文书档案鉴别工作的健康发展。

（一）文书档案中鉴别工作的方法

鉴别文书档案价值的基本方法就是直接、具体地审查文书档案，通常情况下，这种方法也被称为直接鉴定法。直接鉴定法要求鉴定人员逐件逐张审查文书档案材料，从文件的内容、作者、名称、可靠程度等方面考察分析，确定其价值，而不是仅仅根据案卷目录、案卷标题或文件目录、文件题名等来简单判定文书档案的价值。一般情况下，文件题目和案卷目录应该正确反映文件和案卷的内容及成分，但有时候也会出现题目中文种使用不当或组卷不合理的情况，导致题目和目录不能正确提示文件或案卷的内容和成分。

（二）文书档案中鉴别工作的步骤

第一步，在文件归档时确定是否属于归档范围，剔除一部分没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。国家档案局对归档文件的范围作出了明确规定，各单位应根据规定，结合本单位的实际情况确定具体的归档范围。文书工作人员和档案工作人员在归档工作中应增强档案价值意识，用档案价值鉴定的原则和方法指导归档文件的选择。

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[关键词]电子文件；文档一体化；问题；对策

所谓“文档一体化管理”，就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发，统筹规划，科学管理，实现文件管理部门从文件形成、收文、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。由于我国实行文档分离的管理体制，缺少统一的文档管理标准、规范和科学的文档管理系统等原因，文档管理一体化迟迟未能转变成现实，进而造成档案服务于社会工作职能的低下。本文试图对文档管理一体化的理论基础、存在的问题及解决对策三个方面进行探讨和分析。

一、文档一体化管理的理论基础

文档一体化理论的形成经历了一个较为漫长的发展过程。在这个过程中，一些经典理论对其发展产生了重要影响，成为文档一体化的理论基础，其中，文件生命周期理论最具代表意义。该理论认为，文件从形成、使用到销毁或作为档案永久保存，是一个有机联系，有规律可循多的完整生命过程。各国因管理体制的不同对文件运动阶段的划分也不尽相同，主要有“三段论”（现行阶段、暂时保管阶段、永久保存阶段）和“四段论”（形成阶段、使用和维护阶段、鉴定和选择阶段、文件档案管理阶段）两个流派，但其基本内容是一致的：1.文件从形成到销毁或“永恒”是一个完整的生命运动过程，具有完整性和连续性；2.不同阶段的文件与其服务对象、保存场所和管理方式之间存在着内在对应关系。这就是文件生命周期理论的历史形态。

二、文档一体化管理存在的主要问题

1.现行管理体制的制约。我国现行的档案管理体制是文件与档案的分块管理，文件的归档是文书工作和档案工作的分界线。尽管国家制定了一些法规，要求档案部门承担着指导文书工作的职责，但在实际工作中，难免有“越权”之嫌，无法对文书工作全面履行“指导”的职责，使文书工作和档案工作的各项制度、办法和标准难以保持统一、协调的口径，导致文件质量受损，信息要素不完整，归档材料不齐全等一些列问题。管理环节上的分块，在一定程度上肢解了文件运动的联系性和连续性，从而制约了文档一体化的实现。

2.文档管理标准化、规范化建设滞后。目前，无论从传统纸质文件档案管理还是电力文件管理方面来看，都不同程度存在着标准不完善、不规范、不统一的现象。一是标准规范制定不同步，文件管理工作标准滞后于档案管理工作国家标准和行业标准，二者脱节，影响工作开展。二是标准规范不通用、不统一，如国务院办公厅和国家档案局各自为文件和档案工作制定的《主题标引规则》和《主题词表》，二者之间互不衔接、统一，使得文件、档案工作的许多劳动成果不能互为所用，造成工作的重复进行和人力的极大浪费。

3.档案管理软件开发滞后，影响文档一体化的实现。受我国文件和档案分开管理的传统模式影响，在编制软件时，以文件和档案分工环节为指导思想，强调了文件运动的阶段性，却忽视了文件转化为档案的整体性。不少名为文档一体化的管理系统，仅仅是将办公自动化系统产生的数据导入档案管理系统，仍停留在“模拟”手工文件管理水平上。一些单位立足本部门工作需要，研制了文档一体化管理系统。但是由于没有统一的规划和指导，导致系统功能雷同、低水平重复，彼此间不能兼容，极大制约了我国文档一体化进程。

三、实现文档一体化应采取的对策

1.理顺管理体制，完善组织机构，实现文档统一协调管理。在国家一级，须建立国家规模的统一领导文书和档案工作的行政管理机关，使其成为统管各部委、地区文档管理分系统强有力的职能机构，进而对全国档案事业进行统筹规划，组织协调，宏观系统的制定文档一体化管理的工作方针、政策，确立科学合理的贯彻措施，以加强对全国文档工作进行监督指导的行政管理职能。在机关内部，须建立本机关文档一体化管理的领导机构，对文档的运动流程进行全面控制和综合管理。实现“三位一体”管理模式，即收文、发文、登记合一，收发文、登记与分类立卷、著录、标引合一，现行工作事物处理与立卷同步进行，这样文件办理完毕即归档。使文档管理真正从组织制度和具体操作程序上由原来互相独立、雷同的不利局面转向相互交融、统筹安排的管理模式。

2.加强文档一体化标准体系建设。一方面要对原有出台的文件管理和档案管理等业务文件进行修订完善，尤其是对两者之间不协调，甚至相冲突、矛盾的规范性文件进行重点修订，使文档工作领域内容需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，从而获得良好的工作秩序，提高工作效率。另一方面，要加强电子文件管理标准规范的制定：一是管理性标准，对电子文件管理人员的职责和任务，用户的权利和义务以及电子文件信息资源合法性的确认；二是业务性标准，包括电子文件数据标准、电子文件管理标准规范，如电子文件元数据标准、电子文件存储格式、电子文件保管期限表等；三是技术性标准，包括电子文件交换技术规范，电子文件移交技术要求、数据存储压缩格式规范等。

3.建立完善的文档一体化管理系统。一是应以文件的内容信息、背景信息和结构信息管理为重点，整合两大系统，实现文档管理的无缝衔接、互相兼容，保证电子文件的真实性、完整性和可靠性，从而达到文档一体化管理的目标。二是构建档案管理软件评价机制，提高国内档案管理软件市场的市场化程度，推动档案管理软件市场良性发展。三是要从系统软件、技术手段等方面确保网络安全，选用性能可靠的杀毒软件，定期进行数据备份，对上网信息进行加密，建立内网防火墙，限制外网的非法访问，最大限度的保证网络安全。

参考文献：

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一、大数据时代对档案工作者的影响

（一）档案工作者管理方式的转变

一方面，档案工作者的管理方式在“时间”层面发生转变。在长期的档案工作实践中，大多数档案工作者将自身职能定位为 “传”与“承”，过多注重档案信息资源的过去与未来，通常保持着一种“重藏轻用”的思想，因此势必会造成其与实践相脱节，工作声誉遭受损害，从而影响档案工作的发展进程。但是随着大数据时代的来临，人们的档案意识提高，对档案信息资源的需求逐渐增加，档案工作也显现出向开放型、服务性、指导型转变的趋势，此时，档案工作者的职能在“时间”这一层面上由“传”与“承”向“传”“承”“用”的观念转变，“重藏轻用”的思想逐渐淡化，不仅注重过去和未来，同时也开始注重现在。

另一方面，档案工作者的管理方式在“空间”层面发生转变。长久以来，档案工作者的管理在“空间”层面上多局限在“馆” “室”之中，不论是档案的来源还是档案工作者所服务的对象、范围也局限在一定的区域中，例如传统的档案管理中，档案信息资源多来源于本单位的各个业务部门，而档案室的服务对象也多为本单位。大数据时代，在档案服务中引入数据挖掘、数据分析和数据可视化等大数据技术让利用者更为便捷地从海量档案信息中找的到所需要的信息资源，此时，档案的来源以及档案工作者所服务的对象不再受区域的限制，其服务范围也将遍及整个网络信息系统。

（二）档案工作者对档案资源操控力的转变

一方面，档案工作者对档案信息资源的控制力逐渐削弱。在过去的实践中，由于档案管理机构对档案资信息源的垄断，人们对档案信息的获取多源于档案管理机构。大数据时代，随着信息技术特别是网络技术的迅猛发展，人们得到档案信息的途径增多，更多的档案信息资源可以通过网络平台获取，在网络技术的冲击下，档案工作者对档案信息资源的控制力逐渐弱化。同时，大数据时代信息文献资源共享共建的特点使档案原本具有的内容机密、保管分散等缺陷日益显现，档案工作者必须要利用档案信息数字化来弥补档案的缺陷，从而不可避免地削弱了其对档案信息资源的控制力。

另一方面，档案工作者对用户利用档案资源的控制力逐渐削弱。长时间内，档案管理部门主要为本单位或少数人提供档案服务的机构，致使大多数有档案资源需求的人们不能及时有效地利用档案。大数据时代的到来，由于信息管理理念及管理方式的不断革新，档案管理的重心也随之转变为档案信息公开与网络化服务。档案信息资源只要以不损害国家秘密、组织利益和个人隐私为前提，都应最大程度的实现档案信息的公开和利用，只有这样才能有效整合巨大的档案信息资源，使档案价值得以最大发挥，从而也自觉地削弱了档案工作者对档案信息资源利用的控制力。

（三）档案工作者职责内容和管理重心的转变

一方面，档案工作者职责内容的拓展。传统时期，档案工作者更多注重的是档案工作，在档案形成之前的文书工作往往被忽视，致使档案工作与文书工作之间存在着明显的界限。信息时代的到来，电子文件和数字档案等多种类型的档案资源随之应运而生，文书工作几乎依靠网络进行，文书工作完成后就能够即时进行存储归档，继而形成档案。档案工作与文书工作之间的关系越来越密切，其界限也变得越来越模糊。电子文件和数字档案的获得、鉴定等工作与文件形成过程中的业务活动相关联，为确保由电子文件和数字档案具有原始性、真实性、可辨性与凭证性的特性，档案工作者则需要“插手”文件的形成过程，即对电子文件等档案资源与文书工作进行监督管理，进而保障档案信息的价值。因此，档案工作者职责内容也延伸到文件管理层面，把数字档案信息管理要求贯穿文件的生成、流转、管理、利用之中，档案工作者将进行“全程管控”。

另一方面，档案工作者管理的重心发生改变。在传统的档案管理中，档案实体作为档案工作者的管理对象，对其收集、整理、保管及利用的过程自然是档案工作者所关注的部分，因此，对档案实体的管理则成为档案工作者的管理重心。大数据时代，档案工作者通过进行收集、整理、鉴定、编研等工作，把档案信息资源分门别类进行整理，当用户要从如此繁多的资源中找出自己想要的信息时，档案工作者就需为其提供指导使其顺利找到所要的内容，或者将已筛选整理后的资源供人所使用。该意义上来说，档案实体已经不是档案工作者管理的唯一内容。此种改变使得档案工作者对档案的管理重心由其对实体的管理向对信息、对知识的管理转变，由人工控制向智能控制转变。

（四）对档案工作者业务素质的影响

大数据背景下，电子文件和数字化档案在档案资源中的比重增加，档案工作的开展主要借助于网络技术，档案的收集、整理、鉴定、编研、保管和利用等日常工作与传统的档案管理存在明显差异。这就需要档案工作者在熟悉传统档案管理方式的同时，充分掌握大数据时代的社会发展规律和大数据发展理念，在学习与实践中形成大数据思维，提高自身对数据资源的敏感性。逐步增强自身业务素质，要具有熟悉新技术与灵活操作新设备的能力，比如掌握数据存储、数据挖掘、数据分析和数据可视化等信息技术，使档案资源最大程度得以开发利用，为用户提供优质的服务。档案工作者还需不断改善自身的知识水平、沟通和表达能力，努力将自身打造成为专业化程度高、综合素质能力强的档案专业人才。

二、大数据时代档案工作者方面的应对策略

（一）增强档案工作者能够胜任本职工作的自信心

大数据的全面到来对社会中各种职业产生着多方面的影响，它在促使新型职业产生的同时也使一些传统的职业面临着挑战。许多学者认为，当前处于发展瓶颈的档案职业假设在大数据时代依然以传统的模式运行，则在不久的未来，其极有可能被新型职业所取代甚至消失在历史的舞台。这无疑给广大档案工作者造成了一定的心理压力。但是，回首档案职业发展的历史，不论档案工作者的社会声望与地位如何，他们一直在自己的本职岗位上竭尽所能，在一定程度上确保了社会各项事业的正常运转与顺利发展，同时使得大量历史文化得以保存、流传，使得优秀文化与文明得以传承。再者大数据时代虽然冲击着传统的档案管理模式，加大了档案工作管理的难度，但是与此同时档案工作也可凭借信息技术的力量延伸到生活的各个层面，从而提高档案工作的影响力。况且在我国，党、国家给予档案职业高度重视，对广大档案工作者非常关心，且为这一职业的发展提供了良好的政治、制度条件。综上原因，档案工作者无需担心档案职业的将来，要努力思考大数据时代档案职业的生存趋势和发展态势，探讨怎样在社会变革期间寻求正确的改革途径与发展模式，要提高对档案职业的自信心，在诠释自己社会使命的前提下增强对职业的自豪感和归属感，积极投身到对档案职业不懈奋斗中，为档案职业的稳步发展与不断创新增添永恒的动力和有利的保障。

（二）加快档案工作者职责内容和管理重心的转变

一方面，要促进档案工作者职责内容的扩展。当前信息技术迅猛发展，“档案工作者的视角和职责必须从文件的归宿扩展至文件的源流， 将档案管理的要求嵌入文件管理系统， 实现文件档案的一体化管理”。这就必然使得档案工作者的职责不能再像传统时期那样以档案实体为中心、保持一种“坐等档案上门”的档案管理模式，而是要不断扩展自己主动对文件管理的履行职能，从而为自己争取较大的生存环境。大数据背景下，在实现文件档案一体化的技术方面绝非难事，但是这也向档案工作者提出了更高的要求，档案工作者必须对自己单位的工作方式、业务内容以及文件流程有足够精准的掌握，积极参与到对电子文件管理系统的设计之中，将自身的职业理念转化成信息语言向技术保障人员进行提供，借助技术保障人员对档案工作者需求的理解将职业理念得以最终实现，继而促进档案工作者职责内容的扩展，重新找回“文件管理”这一职责。

另一方面，加快档案工作者管理重心的转变。首先，档案工作者要具备专业化的档案管理水平。为了提高对档案信息资源的管理，档案工作者不仅要做好对档案信息资源的保管、开发与利用工作，而且还要主动参加到处于大数据背景下档案管理规范的制定、档案标准软件的编定、档案法规的规范等工作之中，并且还需加强对信息技术的了解，特别是网络科技与计算机科技的进展程度，顺应当下科技的发展趋势，做好档案管理中软件、硬件方面更新的功课。其次，档案工作者要不断提高档案信息服务的能力。大数据时代，仅仅依靠为档案需求者提供档案利用很难使档案自身的作用与价值得以充分实现，档案工作者需进一步研究档案潜在的信息内容，促进档案资源发掘的速度、深度及广度，使自己变成真正意义上档案资源的参谋者与提供者，从而能够更好地为档案需求者提供档案信息服务。再次，档案工作者要加强对档案利用者的指导工作。信息时代，档案工作者需对档案信息资源与计算机条件下的检索技术有充分的掌握，然后为档案利用者能够迅速、准确地查找到所需要的信息提供指导技巧。

（三）提升档案工作者的专业水平

一方面，要促进传统技能与新技能的融合。传统时代，档案收集、整理、保管、鉴定、编研等技能的应用通常是以纸质档案为主。大数据时代，随着档案资源的呈现形式及管理方式的变化，档案工作者只有不断对档案专业技能进行创新才可以适应社会公众的需求。计算机网络与数字化科技的发展促使档案呈现出数字信息的模式，而办公自动化与档案信息管理两个系统的普遍使用也促进了电子文件和元数据的自动捕捉与即时归档，这些因素使得大数据时代的收集工作具备了前端控制、自动性、即时性及一体化管理的特点。大数据时代的整理工作受档案信息系统信息自动分类一系列特性的影响，使信息自动检索、元数据标引与数字档案著录等成为档案整理中不可缺少的整理技能。在保管工作中，面对用户对数字档案信息资源长久保存、资源稳定性及信息真实性的重视程度，数据备份与迁移技术、信息保密技术与数据库技术得以普遍利用。但是，在促进档案工作者专业技能创新的同时，还应重视传统技能（下转第45页）（上接第38页）的继承发展。大数据时代，对大量的数据档案进行鉴定与清理工作能够防止生成许多数据垃圾，还可有效地防止隐私不受损害。同时，能够保障数字档案信息的真实性、准确性。编研技能主要是把诸多数字档案信息提取精华，进行二次文献开发，为档案需求者提供优质和高效的服务。处在转型阶段的档案职业，只有将传统技能与新技能相融合才能促使档案职业的稳定和有序发展。

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一、重复现象岂容忽视

在秘书学的建设中，重复研究的现象较为普遍，且迄今未能引起秘书学界的重视。如果此种现象继续存在与蔓延下去，不仅会影响秘书学的发展和成熟，而且也不利于秘书学的教学及秘书专业的课程建设。

秘书学研究的重复现象，是指秘书学与文书学、公文写作、档案学和行政管理学等相关学科在研究上出现的某些相同或相似之处。其具体表现如下：

其一，秘书学与文书学重复。现有的劝书学著作(教材)，几乎无一例外地都有文书学的内容，但大多是照搬文书学的研究成果，如文书的一般知识，文书工作的任务和原则，文书处理的程序和要求，乃至文书立卷业务，等等。笔者案头的一部秘书学著作，以全书近六分之一的篇幅，详细论述文书和文书工作,包括文书立卷业务。①

其二，秘书学与公文写作重复。多数秘书学著作(教材)，都把公文写作的部分内容作研究对象，而且多从微观操作上进行研究。其中有各种通用公文的写作，也有机关应用文的写作，还有经济文书、涉外文书和交际文书的写作，甚至学术论文的写作。如笔者所藏的一部企业秘书著作，有近一半的篇幅是论述企业公文的写

作。②另有一部秘书学著作，则以超过三分之二的篇幅论述各种应用文体的写作，酷似一部应用写作教科书。③

其三，秘书学与档案学重复。

有相当多的秘书学著作(教材)，均以独立的章节和较长的篇幅论述档案和档案工作，主要是机关档案工作，其内容与档案学的的某些部分并无二致。如笔者备用的一部秘书学著作，系统地论述了档案工作的性质，档案工作的原则和档案工作的作用，以及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务知识，此外还介绍了档案室的类型、任务和制度。“这些内容，显然与档案学特别是档案管理学的有关部分一模一样。由笔者主编的一部秘书教材，亦将机关档案工作划归秘书学的研究领域。⑤

其四，秘书学与行政管理学重复。

有一部分秘书学著作(教材)，或多或少地撷取了属于行政管理学的内容。如笔者手头的一部秘书著作，在“行政与行政管理”的标题下，分六节论述了行政管理与行政原理，行政领导与行政决策，行政组织与行政机关，行政法与行政方法，人事行政与财务行政，行政改革与行政效率等与秘书学关系不大的内容。“另有一部秘书学著作，则以相当的篇幅论述了诸如基建、房产、物资、财务、车辆、食堂、宾馆、招待所和机关环境等后勤工作。⑦

不难看出，秘书学研究的重复现象是普遍的，也是严重的。难怪有人怀疑秘书学能否成为一门科学，也难怪有人认为秘书学不过是多学科的拼凑，尽管看法失之偏颇，但问题确实存在，其症结何在呢?以笔者之见，大体有以下几种原因：

第一，由于秘书学发展迅猛，致使许多研究者忽视了对秘书学自身理论的研究，如秘书学的学科对象、学科分类、研究内容、研究领域、知识体系和相关学科等。从一定意义上讲，秘书学的兴起是在理论准备不足的背景下开始的，带有某些先天不足的成分。

第二，由于秘书工作与文书工作、文字工作和档案工作密不可分，而且秘书工作迄今包含文书工作和文字工作，因此秘书学与文书学、公文写作和档案学的交叉或重复，有着历史的必然性。加之秘书学的研究没有处理好借鉴与创造的关系，又助长了重复现象的发生。

第三，由于秘书学评论落后于秘书学研究，学术上的是非缺乏必要的争鸣与批评,象秘书学研究领域如此重大的理论课题，迄今未能开展认真的讨论。因此，使出现了秘书学著作虽然纷纷问世，而重复现象却依然如故的态势。

二、研究领域能否划定

任何一门科学及其分支学科，因受学科对象的规定，都有其特定的研究领域。那么，如何给秘书学的领域划分界限呢?笔者认为，这需要明确以下三个问题：

首先，是认识问题。在划分研究界限的认识上，必须坚持两点论：一方面要承认，给秘书学划定研究领域，到头来可能只是一种姿态而已，甚至有失败的危险。这是因为，不同的研究者有着不同的研究兴趣、研究重点、研究层次、研究视角和研究方法。再说，任何一种划分，哪怕是最权威的划分，也缺乏约束的力量。另一方面也要承认，如果不大体上划分其研究领域，那就会出现两种后果：一是漫无边际地研究，致使秘书学无所不包；二是研究领域过窄，致使秘书学的研究难以拓展。不论是哪一种后果，都有碍于秘书学的建设与发展。正确的认识，应象美国社学家亚历克斯·英克尔斯所言：“那些界限应当象一件能勾画出形体的宽大的斗篷，而不应当象一套僵硬的盔甲，盔甲固然能防御别的学科的人对同一领地提出要求，但它毕竟太约束人⑧

其次，是观点问题。秘书学作为一门科学，即使研究内容再庞大，研究领域再广泛，也总是要有个界限的。要给秘书学划分研究领域，首先必须坚持发展的观点，即从秘书学自身发展演变的过程，去划分其研究领域。秘书学原来的研究领域是十分广泛的，如清代的幕学著作，就包括刑名、钱谷、挂号、书启、征比等知识。民国时期，由于政治制度的变革，秘书工作开始侧重于文稿撰拟、文书处理和档案管理等业务，因此研究文书与档案的著作相继问世。在五六十年代，档案工作逐步独立，档案自成体系；文书工作日趋完善，文书学开始兴起。自八十年代以来，写作学另立门户，行政学走向成熟。这就是说，用发展的观点来看，有不少研究内容不断从秘书学中分化出去，不再属于秘书学的研究领域。诚然，也有些研究内容不断进入秘书学的研究领域，如秘书人才学、秘书教育学、秘书心理学和秘书美学等边缘学科。如果将已经分化出去的研究内容继续留在秘书学之中，或者将已经进入秘书学之中的研究内容继续拒之门外，都不利于科学地划分秘书学的研究领域。

再次，是途径问题。要给秘书学划分研究领域，还必须解决途径问题。笔者借鉴社会学的研究成果，认为有三条途径可供采用：一是历史的途径，即通过对早期秘书学著作的研究，寻找开创者们最为关心和感兴趣的是什么内容。从八十年代初期问世的几部秘书学著作来看，当时秘书学研究者共同关心和感兴趣的内容是秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员。其中的秘书实务，就包括了公文处理、公文写作和档案工作等相关学科的研究内容。“受其影响，在其后的秘书学著作中，大多沿袭了上述研究内容，且成一种传统。不难发现，历史的途径可使秘书学的研究领域保持相对的稳定，保证秘书学发展的连续性。但它也有僵化的危险，因为传统具有保守的天性。二是现实的途径，即通过对近期秘书学著作的研究，探讨研究者们最关心的是什

么问题，以确定秘书学的研究领域。从九十年代初期间世的十余部秘书学著作来看，除了继续保留秘书史、秘书组织、秘书实务和秘书人员等传统领域外，又新增加了辅助决策、沟通信息、督促检查、公共关系和办公自动化等内容。⑩这种变化，不是研究者心血来潮，而是社会经济和科学技术发展的必然产物。但是，秘书学研究的重复现象依然存在，且有不断扩大之势，除了沿袭公文处理、公文写作和档案管理等内容外，行政管理学的某些知识成为秘书学的研究领域之一。显然，这是某种程度上的倒退。三是比较的途径，即通过对秘书学与相关学科的对比分析，从总体上区分各自的研究范围，将不属于秘书学的内容归还给相关学科。

三、秘书学领地知多少

划分秘书学的研究领域，应本着宜宽不宜窄的原则，从而勾画出一件形体宽大的“斗篷”来。笔者根据现有的秘书学著作(教材)，拟将秘书学的研究领域界定为四个区域、25项内容：

(一)秘书史

秘书史主要研究秘书活动起源、形成和发展演变的过程，其任务有三：一是描述秘书活动的演进过程；二是总结秘书活动的历史经验；三是探讨秘书活动的发展规律。秘书史的研究应包括以下内容：(1)中国秘书史，即综合研究中国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(2)外国秘书史，即综合研究外国秘书活动起源、形成和发展演变的过程；(3)国别秘书史，即研究某一国家或地区秘书活动发展演变的过程；(4)断代秘书史，即研究某一朝代或某一历史阶段秘书活动发展演变的过程；(5)专题秘书史，即专门研究某项秘书活动发展演变的过程；(6)秘书思想史，即研究历史上不同阶级、阶层和人物关于秘书活动的理论和主张。

(二)秘书理论

秘书理论是泛指关于秘书现象、秘书活动和秘书学自身的理性认识成果。其基本职能有三：一是描述；二是预言；三是解释。①秘书理论研究应包括如下内容：(1)基础秘书理论，即研究秘书学自身的理论，如秘书学的学科对象、逻辑起点、知识体系、相关学科、学科性质、研究方法和历史演进等。(2)应用秘书理论，即研究秘书活动及其构成要素的理论，如秘书活动的性质和特点，秘书活动的职能和效率，以及秘书活动的主体、秘书活动的对象、秘书活动的空间和秘书活动的媒介等。此外，还有行业或部门的秘书活动。(3)交叉秘书理论，即研究秘书学与其他学科相互渗透而形成的边缘学科的理论。

(三)秘书业务

秘书业务是指秘书人员或秘书部门的专业工作，由于秘书工作的范围较为广泛，且有扩大之势，秘书业务也随之不断增加。其主要内容有：(1)文字工作，即文稿的撰拟和审核工作；(2)文书工作，即文书的制发、传递、办理和保管工作；(3)信息工作，即信息的收集、加工、提供、存贮和检索工作；(4)协调工作，即组织之间、工作之间和人与人之间关系的调整与改善工作；(5)督查工作，即对重大决策、中心工作、重要行

动和领导交办事项的督促检查工作；(6)工作，即人民群众的来信处理和来访接待工作；

(7)提案工作，即对人大、政协、职代会等所提意见、建议、批评、提案和议案的办理工作；(8)会

议工作，即对会议和会谈的准备、组织和善后工作；(9)接待工作，即对客人的迎送、招待和服务工作；(10)值班工作，即在值班室固定或轮流担任工作；(11)保密工作，即保守和保护秘密，使之不泄露的工作；(12)其他工作，即领导临时交办或突发性工作。

(四)秘书技术

秘书技术是指秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它与秘书业务相比，具有更强的实践性和动态性，其功能主要是培养秘书的操作能力。秘书技术应包括如下内容：(1)秘书工作方法，即秘书人员或秘书部门处理事务工作所运用的方式、程序、途径和技巧；(2)秘书办公场所，即秘书人员按照一定的制度，并借助于一定的手段处理公务的处所5(3)秘书办公手段，即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备，操作技术和操作程序等；(4)公关艺术，即秘书人员为达到“内求团结，外求发展”而采用的一系列的公关措施、方法和技巧。

以上四个区域、25项内容，是就秘书学目前的主要研究领域而言。可以预言，随着秘书学研究的深入及相关学科的发展，秘书学的研究领域还会不断发生变化。

注释：

①王熙梅、王景清主编：《现代秘书学通论》，海洋出版社，1993年版，第90至167页。②钱祺喻，刘开文：《企业秘书学》，四川民族出版社，1987年版，第1，99至381页。

②张金安、常崇宜编著：《秘书学概论》，云南人民出版社，1984年版，第89至305页。

④张希林、吴长有主编：《文秘学》，辽宁大学出版社，1989年版，第185至203页。

⑤董继超主编：《秘书学教程》，中央广播电视大学出版社，1993年版，第184至202页。

⑥袁维国编著：《秘书学》，广东高等教育出版社，1987年版，第111至142页。

⑦搂宇生编著：《通用秘书学》，同济大学出版社，1991年版，第257至278页。

⑧[美]亚历克斯·英克尔斯著：《社会学是什么?》，中国社会科学出版社，l981年版，第l页。

⑨八十年代初期问世的秘书学著作有翁世荣等编著的《秘书学概论》(1984年9月)、王千弓等编著的《秘书学与秘书工作》(1984年10月)、张金安和常崇宜编著的《秘书学概论》(1984年10月)、孙云洁和王慎先编著的《实用秘书学》(1985年9月)。

⑩九十年代初期问世的秘书学著作有钟辉编著的《现代秘书学概论》(1990年7月)、袁维国主编的《秘书学》(1990年9月)、楼宇生编著的《通用秘书学》(1991年2月)、程明华等编著的《秘书学教程》(1991年5月)、饶士奇、曾斌主编的《秘书学概论》(1991年5月)、娄山关等著的《秘书学教程》(1991年10月)、任群主编