企业信息系统的作用范文

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企业信息系统的作用

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关键词:管理信息系统;产销一体化系统;冶金企业

中图分类号:F407.3 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)20-0029-03

一、概述

管理信息系统是一门研究如何在组织和企业中应用信息技术,帮助管理人员更有效地利用信息的学科。作为一门学科,它综合了管理科学、信息科学、系统科学、行为科学、计算机科学和通信技术等学科的理论,逐步地形成了自己的研究领域。作为一种应用,它是企业信息化的基础。管理信息系统的建立、运行和发展,标志着一个企业、地区或国家的管理现代化水平和信息化程度。企业管理工作的成败,很大程度上取决于管理决策。而决策的正确与否,在于对信息的掌握。管理信息系统是将各种不同的企业信息与市场信息进行加工、汇总、分类,并将其分别置于具有不同保密级别和层次的数据库中,使管理决策者能充分地利用信息资源,及时把握市场机遇,更好地组织企业的物力、人力、资金等资源,进行生产经营活动的人机交互体系。企业信息化的最终目的是提升企业的竞争力,提高面向顾客的服务能力。管理信息系统对企业事业单位的作用在于加快信息的采集、传送及处理速度,实现数据在全单位的共享,及时地为各级管理人员提供所需的信息,辅助他们决策,从而改善单位的运行效率及效果。通常MIS的实施需要三大要素:系统观点,数学的方法,计算机的支持。

国内外大型流程制造企业纷纷投入大量的人力、财力和物力,构架工厂级、公司乃至集团级的信息化系统,提高企业技术创新能力和市场应变能力,增强企业的综合竞争力。钢铁企业为了提升其核心竞争力和持续发展的后动力,需要解决好降低成本、提高质量和投资决策等问题。因此,采用先进的管理理念,利用信息化、自动化技术进行技术改造,建设钢铁企业的管理信息系统,是世界钢铁业普遍重视的研究开发项目。据中国钢铁工业协会的有关资料显示:无论是德国的蒂森、英国的英钢联、奥地利的奥钢联、美国的美钢联和伯利恒,还是日本的新日铁、韩国的浦项以及我国上海的宝钢、武钢、首钢、重钢等均在良好的基础自动化的基础上建立了较为完整的信息系统,并在实际运行中为企业创造了巨大的经济效益。

二、管理信息系统在冶金行业的地位

管理信息系统在各行业不同的企业创建了适合自己的信息管理系统,不同的企业选择的模式不同,构建的方式不一样。冶金行业根据自身企业的规模、自动化基础的不同,建立了适合自己的信息管理系统。目前,国内冶金行业存在两种实施产销一体化的模式:一种是采用“台湾中钢的模式”,以中钢的管理理念为基础,在中钢专家的指导下,结合自身特点,自主开发应用软件系统,其硬件系统采用集中模式,核心软件开发平台大多与中钢保持一致;另一种是采用国内外套装软件做二次开发模式,如SAP、ORACLE、用友等,硬件系统也采用集中模式。以上两种模式投资巨大,并且在解决适应自身特点的问题时会有非常大的二次开发量,且存在后期升级维护困难问题。我们在构建重钢的信息管理系统的时候结合了自身的条件以及投资的规模建立了适合重钢的产销一体化系统,创造出第三种“重钢模式”。

在构建重钢的产销一体化系统解决了系统低投入要求以及公司的生产组织难点。重钢公司生产模式为小批量、多品种,产品的钢种550个,不同品种和规格多达十万种以上,且批量非常小。用户每年的订单多达40 000多个,且70%以上是50吨以下的小额订单。这种小订单是宝钢或武钢等大中型钢铁公司不愿意接受的,面临激烈的市场竞争,重钢不得不接受这些小订单。但依靠传统的生产模式根本无法处理如此品种多数量小的订单。公司依靠信息化系统提升企业对市场的响应速度,使企业在短时间内按照订单要求生产出用户满意的产品,且产品成本尽可能低;降低物料半成品占用量,降低成本,提高效益;依靠信息化系统实现整个生产过程的优化控制,提高企业生产能力;信息系统的充分利用、优化生产组织、合理调配资源,即通过产销一体化系统充分发挥现有设备资源的生产潜能,提高生产能力。

三、管理信息系统在冶金行业的作用

管理信息系统对企业有着间接的和直接的作用,从间接方面讲,它提高了企业的无形资产和形象的知识含量;从直接方面来讲,它通过对企业管理人观念、常规管理活动的作用,提高了企业的竞争力和利润水平。管理信息系统通过两个贡献来作用管理人的观念:一是对管理人个人的贡献,二是对企业的贡献。对管理人个人的贡献是指提高管理人的办公效率,可从实用和心理两个方面来考虑,“实用”考虑是指供管理人使用的办公软件必须简单、易用和好用,“心理”考虑是指管理信息系统必须满足管理人的权威感、名誉感和优越感。对企业的贡献是指信息化必须帮助企业提高经济效益。这两个贡献或贡献的倾向将促使管理人改变对管理信息系统的看法,并对其持积极肯定和坚决支持的态度;进一步,还将启迪管理人的思维,使管理人把信息技术引入到管理活动的各个方面。主要的作用有以下几个方面:

1.增强管理功能。管理信息系统有助于管理功能的加强。通过计算机网络,部门之间的沟通、员工与员工之间的沟通更加容易,上下层之间信息的传输更加迅速;总部能更加容易控制分公司的业务活动,分公司的不透明性因素在减少、决策失误在减少;更容易收集到客户的产品需求信息、竞争对手的信息和其他市场信息,有利于生产计划和销售计划的制订;促使把面向人的管理转变为面向目标的管理,充分调动员工的工作积极性和激发员工的主观能动性;实现物流(服务流)、资金流、信息流的统一,改善物流各环节,迈向零库存管理;各种参考数据唾手可得,领导的决策水平空前提高,能做到“运筹帷之内,决胜千里之外”。我们在重钢实施的产销一体化系统,主要应用软件包括:销售系统、生产系统、质量系统、炼钢系统、中板系统、型钢系统、高线系统、冷轧系统、综合信息系统,包括企业信息门户和办公自动化两个主要模块,提供企业日常办公和信息的完整解决方案与软件平台,实现无纸化和协同办公以及信息共享等。通过产销系统有效解决多品种、小批量订单给生产组织造成困难的问题。产销一体化系统应用实现了公司从客户订单直至最终的订单完成全过程的信息化、一体化管理,构成了企业销售、生产、质量、技术、发货等活动的计算机管理闭环,强化和改进公司物资流、资金流、知识流及信息流的集成管理。根据公司生产小批量、多品种、定制化生产的经营特点,建立基于大规模定制的信息系统,实现了生产计划自动归并排程,将零星小订单形成规模化大生产。

2.提高管理效率。在没有计算机网络的时代,要有效地实现跨国域或地域的管理是难以想象的,而今天,通过计算机网络和运行其上的应用系统,可以高效地、便捷地、经济地管理跨国域或地域的子公司。公司总经理坐在计算机前可以快速对外地子公司下达指令和及时了解外地子公司当天的运营情况。重钢的产销系统可以按用户自定义需求单号、订单号或生产令号查询订单执行状况。建立了订单实时跟踪系统,减少了物流在各环节的滞留时间,加快了生产节奏,缩短了生产周期和交货周期,使订单兑现率同期提高3.7%,大大提高管理效率和管理精细化程度。炼钢一切坯实现按订单尺寸自动切割,使公司按订单组织生产的思路得以实现,公司生产组织更为有序,同时大大减少原料尾段产生,降低了生产成本;系统还提供生产经营全流程各环节查询、分析、统计的实时信息,将过去专业技术人员需4、5天才能完成的统计分析工作,提升至目前几分钟内完成;系统所有数据实现一元化管理,大量实时数据依靠系统自动采集,减少人工录入环节,大大提高工作效率和数据准确性,真正实现共享、实时、高效;采用分布式集成系统平台,利用微机服务器和并行集群技术,大幅度地降低了系统平台的投入资金,保护了企业原有投资,还具有良好的扩展性,极具应用、推广价值。门户系统集成了网站、邮件、OA办公自动化系统和产销一体化系统,实现了公司无纸化和远程协作办公以及单点登陆;该项目通过对公司业务流程的优化、重组和管理模式的改造、变革,构建扎实的企业管理基础,实行科学管理,从而提高企业的整体管理水平,使企业能更快、更好地适应各种内外环境,提升企业核心竞争力。

3.引发组织结构的调整。纵横交错的计算机网络改变了信息传递的方式,使其由阶梯层(等级)型逐步变为水平(自由)型,与信息传递方式紧密相连的管理组织结构也就从尖顶的“金字塔”型变成扁平的“矩阵”型,组织结构扁平化意味着打破部门之间的界限,任命跨职能部门的任务团队。同时,高层决策者与基层作业者直接联系的方式增多,基层作业者根据实际情况及时进行决策的机会增多。重钢的产销系统实现了计划、物流、质量等的一级管理,使原来的生产组织结构进行了优化调整。

4.增加管理手段。计算机网络以及建立在其上的MRPII或ERP系统正在成为企业管理的重要战略手段和企业文化的一部分。在重钢的产销系统中建立了多层次的质量、工艺标准体系,实现实时在线工艺指导与公司技术质量集中、数字化管理以及质量数据的实时、集中管理,将客户的个性化需求体现在每一个生产环节上,使公司能自觉地将生产经营置于客户需求的制约下,更好地满足了客户需求,提升客户满意度。

5.革新管理思想。管理信息系统进行到一定阶段必然会引发企业管理机制的变革和业务流程的重组。重钢的产销一体化系统本身是一种先进管理思想的载体,它要求企业进行相应的组织机构的调整或业务流程的重组。这两者的相互作用将帮助企业进行“企业再造”和“管理重塑”。重钢的产销系统包括计算机、网络通讯设备等硬件成份,包括操作系统、应用软件包等软件成份。并随着计算机技术和通讯技术的迅速发展还会出现更多的内容。

参考文献:

[1] 孙宇,陈杰,蒋晓春.略论制造执行系统研究[J].高技术通讯,1999,(10):60-62.

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关键词:会计信息系统 企业管理 财务处理 作用特点

一、会计信息系统的相关概念

会计信息系统是指用计算机技术采集、存储、加工、传输会计数据,完成会计核算任务,并用以为企业管理、分析、决策提供服务的信息系统。它的发展历程包括:手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统、现代会计信息系统。其中手工会计信息系统的核心是会计恒等式、会计循环、会计科目表、分录和账簿,其缺点是:处理会计数据易出错、效率低、信息孤岛、丢掉了非财务信息,电算化会计信息系统是电子计算机应用于手工会计信息系统之中,该模式正逐步取代手工会计信息系统。电算化会计信息系统横向扩展。最后形成整个企业管理信息系统,纵向发展并按职能结构可分为会计信息处理系统、会计管理信息系统、会计决策支持系统;而E化标志着现代会计信息系统模式的开始,它的核心是集成业务处理、信息处理、实时控制和管理决策,称其为现代会计信息系统。

二、会计信息系统财务处理程序的特点

将计算机会计数据处理和手工会计数据处理相比较来看,二者的循环程序基本相同,但二者差别在:

(1)存储能力及其介质不同。会计数据处理均须借助于日记账、总分类账、明细分类账等来完成,但在手工数据处理会计中采用的是订本、活页、卡片等账簿,其存储能力有限,且查找较困难;而计算机会计采用磁盘形式的账簿,存储能力大,查找容易。

(2)受人工干预程度不同。计算机会计的一个重要标志是会计数据处理的自动化。数据一旦进入处理系统后,整个处理过程自动完成,不需要人工干预;而人工出具处理会从原始凭证审核开始,知道编制亏埃及报表均须会计人员完成。

(3)灵活性和适应性不同。人工数据处理会计对一些特殊事项,可以依据合理性和合法性确定其会计处理方法,而计算机会计则无法识别这些非经常、非惯例项目的处理。同时人工数据处理能不断适应新情况,如会计改革,但计算机会计则必须投入较大的人力修改程序才能适应新情况。

三、会计信息系统在企业管理信息系统中的作用

1.高质量的会计信息信息系统是企业管理信息系统的基石。所有者的目标函数是企业价值最大化,或者说股东财富最大化,而经营者总是背离股东的目标。这种背离表现在两个方面,即道德风险与逆向选择。股东在做出采取何种监督与激励的具体方法时必须依赖高质量的会计信息,否则肯定会导致决策的失效。在企业管理过程中,无论股东还是其他利害关系者,都会对财务会计信息的真实性、相关性、完整性和及时性极为关注,这些结论直接或间接地支持了信息使用者的决策和行动。实践也证明,会计信息质量的高低直接关系到企业管理的成效。

2.会计信息系统为提高企业管理水平服务和运用会计管理的科学方法,强化企业经营管理有积极地作用。现阶段会计管理同以往相比有着更广泛、更深刻的内涵,现代企业制度条件下,会计管理方法的运用,为企业经营管理人员制订经营目标、控制经济活动、预测经济前景、进行经营决策等提供经济信息。

3.有助于完善CEO 以及执行董事的激励机制和资本市场对公司的监控,有效的遏制管理低效率的状况。CEO和执行董事的报酬如何与公司的绩效相匹配才能达到最好的激励效果,是公司制度中倍受瞩目的课题。一般认为,高级管理人员的短期激励应以会计盈余为基础,长期激励则以市场价值为基础。所以,会计盈余的计量也是激励机制的核心基础之一。

4.会计信息系统的全过程、全方位核算特点,为提高企业经济效益服务。企业如果想在市场竞争中取胜,就必须对其生产经营活动进行科学的预测和决策。而会计信息系统所提供的财务信息则能够很好地发挥作用。同时完善的会计信息系统在企业管理领域发挥重要作用,会计信息系统为现代企业管理中强化内部约束机制服务。现代企业管理要求建立科学的企业领导体制和组织管理制度,协调所有者、经营者和职工之间的关系,形成激励与约束相结合的管理机制。完善的会计信息系统有利于减少信息不对称现象,增加企业管理的透明度,从而达到控制成本、抑制“失效控制”的目的。

5.信息系统在预测、决策中的应用。管理会计的预测领域分为:销售预测、成本预测、利润预测和筹资预测,应用了信息系统后,企业就能够很好地做出这些预测。预测方法分为定性分析法和定量分析法。定性分析法是依据相关的知识和经验进行综合的分析,靠的是“专家系统”功能;定量分析法是指在比较完整掌握相关资料的基础上,运用相应的数学模型进行数据处理,靠的就是计算机所具有的强大的运算能力。短期经营决策是指决策的结果只对企业近期经营活动产生影响的经营决策。具体可以概括为生产决策和定价决策两大类内容,因而分析工作主要着重于对现有资源和条件的充分合理利用,以便发挥企业各项资源的效能。只要设置好基本参数,就可以应用信息系统来进行短期经营决策了。

长期投资是指投入大量资金,获取投资报酬的持续期间在一年以上的投资。“租赁与借款的决策选择方法”可以说明信息系统完全胜任在管理会计的长期投资决策分析功能中的应用

6.信息系统在预算管理、控制及考核中的应用。企业的经营管理管理工作始于预算的编制,结束于预算的执行分析,所以要做到预算的事前编制、事中控制和事后分析,以实现企业的既定目标,同时对各单位的功过是非作出恰如其分的考核评价。信息系统在全面预算的过程中起到两大作用:一是公文的审批和流转;二是预算的编制、控制和分析。

只要建立一个集成的信息系统,各地的配件工厂都直接通过专线与之相连接,比如在北京的一个仓库仅仅要发掉一个电池,都会通过专线直接在总部的库存中扣除库存,这样就可以通过预测和计划,控制住全国的配件库存。可以让信息系统支持多种考核方法,对企业的各个部门和员工分别按照:成本中心、利润中心、收入中心、投资中心来考核。比如可以制订:“上游只将标准成本或费用传递到下游,从而实现相对独立的考核这一基本规则”,然后通过信息系统对不同的职能部门进行不同的考核。

参考文献:

[1]陈书勤.企业管理信息系统的运行管理精要[M].2002-10-24.

[2]张艳.论高校会计信息化建设[N].贵阳学院学报,2007(12).

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[关键词] 工作流系统 流程引擎 模板设计 表单生成器

中小企业作为最大的企业群体,在企业信息化建设方面存在迫切需求的同时,也对信息化解决方案提出了独特的要求。一方面中小企业希望系统能灵活易用,支持快速部署。另一方面又希望信息化服务的价格比较低廉,而且大量传统中小企业对软件的高额开发和维护成本缺少足够的认识,这样在信息化解决方案中尽可能地使用一些轻量级的解决方案。

我们在长期的中小企业信息化实践中,逐渐采用了一套微型的工作流系统,在开发和部署轻量级的前提下,为中小企业的信息化保留了足够的灵活性和可用性。微型工作流系统同样提供了比较完整的工作流体系结构,主要包括:数据存储,流程引擎,表单生成器,可视化流程设计器。

一、数据存储设计

工作流系统的数据存储设计主要考虑流程数据存取模型,即如何组织流程模板中定义的数据,如何存取流程数据。设计的另外一个方面是设计工作流系统本身运行所需要的其他数据。

1.数据存储设计概述

数据存储设计中对工作流系统必不可少的数据表分为三个部分:

(1)组织机构表

(2)流程系统支撑表

流程注册表:存放目前系统中部署的流程及其信息;

流程任务表:存放系统中所有的流程任务;

通知信息表:存放系统邮件,系统通知等;

流程角色表:存放所有流程中的角色;

角色用户映射表:存放角色映射的具体用户。

(3)流程数据表

流程数据表:流程数据表用来存放已部署流程的流程数据;

签批数据表:存放所有流程签批数据。

2.流程数据存取模型

流程支持的数据类型很多,为了增加系统的灵活性,系统通过配置文件来决定数据类型在流程数据库创建时使用的数据字段类型。这个特性还可以规避数据库类型对系统的限制,在部署不同数据库时可以修改该配置文件来映射到该数据库的自动类型定义。比如使用Oracle数据库时可以如下定义:

text = varchar2(500)

list = varchar2(32)

其中等式左边是模板中使用的数据类型,右边是创建流程数据表时使用的数据库字段类型。

二、模板系统

模板是表达流程的载体,其表达能力,扩充能力和可读性在微型工作流应用中显得非常重要。我们采用XML标注语言作为模板描述语言。XML目前在数据交换,配置文件等应用方面应用非常广泛,几乎所有的开发平台都很好的支持XML,同时XML作为标注语言非常易于扩充,方便编辑和部署。模板系统包括两个大的方面:流转关系和数据描述。

为了方便说明,下面是截取的模板的DTD片段:

流程模板中定义如下关系:顺序,并行,条件分支,跳转。

Sequence:定义顺序关系。

Parallel:定义并行关系。

If:定义条件分支。

任务包括两种:task元素定义人工执行任务, agent元素定义各种自动执行的任务,而且可以通过agent元素扩展流程中的各种个性化需求。比如目前最常用的一些功能都可以通过定义不同的agent元素,引入到工作流定义中:操作外部业务数据,Email发送,短信提醒,文件操作等。

三、流程引擎

引擎作为系统运转的核心,我们可以将引擎系统分为如下三个主要部分:模板加载器,流程管理器,流程驱动器。

1.模板加载器

模板加载器的功能是分析模板文件,将模板配置的流程变为内部模型存储在流程管理器中。由于流程支持流转方式的嵌套,比如并行流作为顺序流的一个环节,而条件分支流又作为并行流的一个环节。引擎内部使用树结构作为流程内部的存储实体,下面是一个内部存储结构的示意图:

图流程内部存储结构(Inter-Structure Of Workflow Template)

从图中可以看出,该存储结构是一种递归的形式,所以模板的解析算法也采用了递归的方法。

2.流程管理器

流程管理器主要完成已配置流程的内部模型维护和管理。系统启动时会有一个加载所有已配置模板的过程,在该过程中模板加载器会将所有的模板进行解析和转换,将转换完成的内部模型注册到流程管理器中,流程管理器保证和维护了流程模板的最新版本在内存中的映像。

3.流程驱动器

流程驱动器的主要功能是按照流程内部模型驱动流程实例流转。通过上述的内部模型存储结构可以看出,流程内部模型是一个树状结构,所有的叶节点是可执行环节,非叶节点是逻辑控制的容器类节点。

流程驱动器也采用单体模式设计,所有操作都是线程安全的。

四、表单生成器

表单生成器解决工作任务执行时如何创建给用户的工作表单的问题,主要包含两个大的方面:表单布局和表单数据操作。表单布局是小型工作流系统和大型工作流系统的重要区别之一。本系统的表单布局和大型工作流系统有如下重要区别:

1.用户不能自定义表单布局,仅仅能在模板中通过Style属性控制控件样式;

2.用户不能添加自定义的图形,图标等内容;

3.省略平成了整个系统的开发,采用技术完成了表单生成器。整个系统的开发规模为10个人月,在实践中取得了很好的效果,下面是实践中的具体情况:

1.企业规模:600人

2.部署流程规模:40个

3.流程平均部署时间:3天

4.日均处理流程数:> 120个

5.日均处理任务数:> 1000个

用户通过部署工作流系统大大缩短了流程的部署时间,同时大大降低了开发和拥有成本。

参考文献:

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关键词:人力资源管理;企业管理;核心竞争力;人力资源信息系统

1、人力资源管理的主要功能

人力资源管理主要研究管理中的任用职能。即决定雇佣哪种人才,进行人员的招聘和选拔,设定衡量员工工作绩效的标准,培训和培养员工,对员工的工作技能进行辅导,业绩评价,对员工进行激励等。人力资源管理部门工作有效性的标准是在最大程度上使组织实现自己的整体目标。当今的人力资源管理决不是人事管理活动的简单集合,而是要协调地管理组织的人力资源,配合其他资源的利用来实现组织效率和公平的整体目标。

一般来讲,人力资源管理在现代企业管理中发挥着如下功能:

1.1 合理配置人力资源。如前所述,人力资源管理主要研究管理职能中的任用职能,也即企业员工的配置问题。根据企业的战略和目标,企业需要什么人,哪些人适合哪些岗,为每位员工找到最适合自己的岗位和为每个岗位找到最适合的员工,是人力资源管理的基础工作之一。同时,应该看到,企业内外部环境在不断变化,相应的企业的人力资源管理也应该保持一定的灵活性。人力资源的合理配置也是一个动态的优化过程。

1.2 有效开发人力资源,挖掘员工潜力。企业要生存要发展,作为资源中人的要素,企业的发展也体现在员工的发展上。如果企业没有人力资源开发,则企业的知识结构很容易老化,所以企业知识需要不断更新,组织需要不断地学习。这些是通过员工培训和企业内部知识管理实现的。挖掘员工的潜力,使企业的人力资源能得到最大效度的发挥是企业人力资源管理的重要职能之一。关心员工,为员工提供培训,使他们从被动的接受培训到主动的寻求自身的进步和组织的发展,这样,员工与企业能共同成长,增强了企业的凝聚力,培养了员工对企业的归属感。为员工提供一个广阔的舞台,是许多企业成功的因素之一。

1.3 对企业进行科学管理。人力资源部门的战略地位正在发生变化,目前的人力资源部门不再是一个成本中心,而日渐成为利润中心;已经从单纯作为企业的职能部门,向着企业战略合作者的角色转变。人力资源部门在企业中的作用和地位日渐凸现。在人力资源部门的协助下,企业管理的科学性、规范性正在逐渐提高。企业的战略规划实际上是企业在对自己内部优势和劣势以及外部的机会和威胁进行分析和预测的基础上,为了维护自己的竞争地位而制定的发展规划。而人力资源管理部门至少可以提供有关企业外部机会和威胁,有关企业内部优势和劣势方面的信息,帮助企业成功地实施战略。人力资源管理部门参与以及组织协调各方面的利益,同时为改革配备足够的人力资源。

1.4 提升企业核心竞争力。现代的企业竞争很大程度上是企业人力资源的竞争。现代成功的企业有一个共同点,就是拥有独特的竞争对手很难模仿的核心竞争力。人力资源的建设对保持和提升企业的竞争力至关重要,因为正是企业的人力资源的创造和发展了企业区别于其他竞争对手的优势。企业的人力资源状况本身就可能是企业的核心竞争力之一。如果企业的人力资源配置合理,并且有一套完善的人力资源制度,用正确的人,激励人,培养人,那企业成功的机会无疑会高得多。

2、人力资源管理在现代企业管理中的重要意义与作用

2.1 人力资源管理在现代企业管理中的重要意义。在人类所拥有的一切资源中,人力资源是第一宝贵的,自然成了现代管理的核心。不断提高人力资源开发与管理的水平,不仅是当前发展经济、提高市场竞争力的需要,也是一个国家、一个民族、一个地区、一个单位长期兴旺发达的重要保证,更是一个现代人充分开发自身潜能、适应社会、改造社会的重要措施。

2.1.1 通过合理的管理,实现人力资源的精干和高效,取得最大的使用价值。并且指出:人的使用价值达到最大等于人的有效技能最大地发挥。

2.1.2 培养全面发展的人。人类社会的发展,无论是经济的、政治的、军事的、文化的发展,最终目的都要落实到人――一切为了人本身的发展。目前,教育和培训在人力资源开发和管理中的地位越来越高,马克思指出,教育不仅是提高社会生产的一种方法,而且是造就全面发展的人的唯一方法。

2.2 人力资源管理在现代企业管理中的主要作用。我们不从宏观层面和微观层面,即国家和个人来谈人力资源管理,而是从中观层面,即针对企业组织来谈现代人力资源管理。因此,我们更为关注现代人力资源管理对一个企业的价值和意义。在这里,我们认为现代人力资源管理对企业的意义,至少体现在以下几方面:

2.2.1 对企业决策层。人、财、物、信息等,可以说是企业管理关注的主要方面,人又是最为重要的、活的、第一资源,只有管理好了“人”这一资源,才算抓住了管理的要义、纲领,纲举才能目张。

3.信息系统应用

在新世纪即将来临前,人力资源管理的良莠必将是企业生存致胜的关键, 而信息科技则无疑是企业管理提升效率的重要方法,如何整合两者也就成为一项值得努力的课题。因此本研究希望针对国内企业人力资源单位计算机化现况之调查,了解HRIS目前之发展情形,并从公司组织结构、组织气候及部门特性等方面,探讨影响HRIS应用程度及效益之主要因

国内企业人力资源发展部门仍有将近四分之一尚未 使用HRIS,不过这些尚未进行人力资源发展部门信息化的企业中,超过八成都预计在未来的二年内推行HRIS。其次,从国内企业现有之HRIS模块来看,仍偏重于「作业功能方面,而从人力资源部门主管所认定的需求来看,发现「管理功能模块和「决策支持模块的重要性较「作业功能模块为高,可以了解人力资源发展部门现有的HRIS模块,显然不能满足该部门之需要。一般而言,「作业功能模块已是目前各企业人力资源发展部门所必备,「管理功能模块和「决策支持模块的重要程度,则仍视组织结构特性的不同而有差异。综合来看,「作业功能层次的信息模块,对「服务品质效益及「内部管理效益方面较有影响力,「管理功能层次的模块则不仅有助于「作业功 能模块的运作,也有助于「强制性顺从效益的提升。相对之下,「决策支持层次则较能改善部门之决策品质,使各项决策得以配合公司策略,且较易 为高阶认同,但在「财务性效益及「顾客认知效益则可能有负面影响,这可能是由于目前在这方面的发展仍不够成熟,以致不能发挥其应有效果。针对系统的性能加以考量,外资企业较重视「系统整合性及「系统安全性,本国企业则对「系统成本有较多的考量。此外,较具规模或是成立年 数较久的公司,往往也对「系统整合性及「系统安全性的因素较为重视。至于「系统服务品质因素,则不论公司规模或业别,都有相当的重视。较佳的组织气氛,有助于全方位地规划HRIS模块,因此对于各项考量因素的重视程度大致都较高。部门员工平均年龄较高或年资较深的企业,较重视「系统整合性与「系统服务品质。若是HRD部门员工曾受过相关计算机训练的企业,则对于「系统整合性及「系统安全性有较高的重视,但也比较不会从「系统成本来考量HRIS的开发与运用。

总而言之,进行HRIS的开发前,应先针对企业组织的特性考量,并思考所需提升或改善的工作效益为何,进而决定HRIS的使用层次及应有之模块为何,方能使HRIS之规划有所依循。

参考文献

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关键词:信息生态理论;企业信息系统;开发;实施

企业信息系统作为重要环节,为我国经济可持续发展和信息化建设提供重要保障。面对信息化浪潮,绿色生态意识随之产生并延伸至社会各领域中,生态观念日趋深入人心。在这样的背景下,改变传统企业管理模式,更新传统管理思想,建立基于信息生态理论的企业信息系统势在必行。

1运用信息生态理论开发企业信息系统的必要性

(1)信息生态理论提供了重要的理论基础。信息生态学借助现代信息技术为社会呈现信息生态系统的相应规律,其能够在复杂的社会环境中实现对信息的优化管理[1]。基于其自身的特点,信息生态学理论对社会信息进行系统把握,引导企业信息化建设的方向,为企业信息化建设奠定理论基础。(2)有利于促进企业内部和外部信息的交流与传递。随着全球信息化格局的形成,企业在发展过程中不可避免的置身于整个信息环境之中,内部与外部的信息交流与传递效力直接影响到企业信息化发展水平[2]。在企业信息化建设过程中融入信息生态学理论有利于形成信息重复利用与共享的优势,提高信息的利用效率,进而促进企业信息系统生态化运行。

2基于信息生态理论的企业信息系统开发措施

(1)进行宏观战略规划。基于信息生态理论的指导,企业信息系统的设计必须在结合自身实际情况的基础上充分考虑信息系统的整体性与生态性,采取有效措施保证对其进行宏观规划与设计[3]。例如在某大型企业信息系统设置过程中,考虑到部门及工作流程的复杂性,充分借鉴“以人为本”思想的指导,将宏观规划与设计大致分为三个部分:首先进行整体规划与设计,将企业整体信息和信息人纳入到企业信息生态系统之中,进行整体把握;其次进行部门规划与设计,在各部门内部普及生态观念,制定针对性较强的信息生态化子系统,并将各个部门的子系统进行有效连接,保证公司信息交流的畅通性;最后进行流程规划与设计,将上述建立的子系统规划建设成为具有较高生态性的信息层,并利用先进的技术判断信息系统与企业所处的信息环境是否协调。(2)优化企业内部信息交流途径。在企业信息系统建设与发展过程中,信息处于不断流通与更新的状态,在这样的运行下形成信息生态系统横向和纵向发展的信息生态链,在信息交流与共享过程发挥着重要的作用[4]。例如在信息生态系统开发过程中必须注重信息交流途径的建立与优化,以横向和纵向的生态链为基础,结合企业的资金流、客户流和生产流的运营情况,利用链条的循环性增强系统的调节能力。(3)发挥信息人的作用。在企业传统管理模式中,忽略了信息人的重要性。在信息生态理论的指导下,这样的管理模式显示出其固有的弊端,不适合信息生态环境下企业信息系统的建立,因此必须依据业务需要设定信息技术的重要性,着重发挥优质信息人的作用[5]。在企业信息系统开发过程中,充分把握信息人的优质性,并在此基础上增强其多样性。

3基于信息生态理论的企业信息系统实施措施

(1)创新管理模式。管理模式在企业发展中发挥着重要的作用,企业信息系统的实施在一定程度上深受管理模式的影响,只有切实提高管理模式的有效性,使其与社会发展趋势相适应,并能充分维护企业自身利益,才能够为企业信息系统的实施奠定管理层面的基础。企业在进行管理模式调整过程中可借鉴国内外先进的管理经验,结合企业发展的实际情况,创新管理理念,为企业管理注入新的因素。同时,企业适当地调整其组织结构形态,在保证业务正常运转的情况下,利用信息技术调整企业内部组织结构的合理性,以此确保其更加灵活与有效发展。(2)加强战略部署。战略部署是企业信息系统实施的有效保障,面对当前瞬息万变的市场环境,企业必须做好全局把控,以有效的战略部署保证整个信息系统的平稳有效运转。例如在企业信息系统实施过程中加强反馈调节系统的有效运转,定期对信息系统反馈的相关信息进行总结与分析,明确企业发展规律,结合外部信息环境的特点变革企业内部的不合理因素,从而形成良性的企业信息系统。(3)确定适宜的企业生态位。在信息生态理论的影响下,企业为了自身的有效发展必须避免各生态因子或因素的不统一情况,在此基础上为自身发展创造更好的空间条件。企业在其发展过程中可综合考虑各方面因素,选择适合自身发展的企业生态位,促进各生态因子或因素的协调发展。例如可选择区域大环境生态位,由于企业的发展受到区域范围内的政治、经济、自然等环境影响,因此在信息系统的实施过程中必须综合考虑自身特点,结合预期环境因素,选择适合自己发展的生态位,同时要考虑到企业生态系统的形成需要一个漫长的过程,因此必须着眼现实,在形成自身竞争优势的基础上选择合适的生态位。

4结束语

综上所述,面对激烈的市场竞争和信息化浪潮,企业在发展过程中需要意识到企业信息化系统开发及实施中存在的相应信息生态问题,以信息生态理论为依托,采取有效的措施建设基于信息生态理论的企业信息系统,在宏观规划的前提下注重信息生态环境下信息系统开发的作用,并创新管理模式,加强战略部署,在此基础上确定企业生态位,推动企业信息系统建设良性发展。

参考文献:

[1]龚花萍,龚怡.基于信息生态理论的企业生态系统复杂网络研究[J].情报科学,2014(12):16-20.

[2]陈海涛,马艳丽,陈博.信息生态系统演化研究回顾[J].情报科学,2014(02):157-161.

[3]刘捷萍,李斌宁.产业经济发展与供应链金融信息生态系统建设研究[J].中国商论,2015(32):173-175.

[4]赵兴晨,逯浩.基于信息生态理论的现代信息服务模式研究[J].经营者,2015(06):79-80.

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[关键词]中小企业信息系统;制度问题;分析与对策

一、问题的提出及文献综述

随着我国中小企业开始实现信息化管理,运用信息管理系统来对企业生产进行管理,一方面,提高了企业管理的效率和科学性,使企业的生产、存储、财务、成本、控制都得到了大幅度的改善;而另一方面,在实际的运行中不可避免的引发各种问题,其中包括信息安全性的问题,即存储在计算机或在传输中的文件和数据遭受到破坏和滥用,而且这种活动对企业的影响非常严重,例如:电子商务公司,如果网站出现故障,每天的损失会高达数额人民币,所以如何保障信息系统的安全,使其得到安全的控制,对于企业来说已经变的非常重要。目前,在我国的中小企业信息管理系统内部构建中,经常可以发现由于制度和管理中的疏忽、松懈以及信息系统的监管不到位,所出现数据的丢失或者数据的信息反应迟钝,不能使管理者及时得到有效的信息,使其信息系统的发挥起不到其最佳的效果,因此如何保障中小企业信息系统安全,加强中小企业信息的测控是非常必要的。

在目前关于中小企业的信息系统安全与效率方面的文章主要是集中在如何构建中小企业信息系统方面,涉及到中小企业信息管理制度这方面很少。如:杨斌、费同林(2002),赵宏中(2005),刘仁勇,王卫平(2007),在企业管理信息系统建设方面提到了制度设计方面,但是没有把其作为一个研究重点,其他一些相似的文献基本是从技术角度探讨。从中小企业实际的成本收益考虑,一般来说,由于运用的相应技术不是很高,基本都是基础的软件系统,所以有必要对中小企业面临的制度方面进行详细的分析。

二、中小型企业信息系统制度方面分析

首先,根据Laudon对企业信息系统面临威胁,按照来源分为六类:硬件故障、软件故障、人为因素、数据、服务及设备被偷盗,这些都是中小企业面临的问题,但Laudon从单个信息系统的角度进行分析,却没有把企业的信息管理系统管理制度考虑进去,在我国中小企业的信息系统建设上许多企业尽管设置了制度,但很大程度上都是形同虚设或者是制度管理存在缺失,容易导致中小企业信息系统实际操作上面临效率和安全的问题,下面具体从制度方面进行分析:

在中小型企业中,存在着正式制度与非正式制度,正式制度是人们有意识建立起来的并以正式方式加以确定的各种制度安排,主要包括法律制度、企业制度安排等;非正式制度,是人们在长期的社会生活中逐步形成的习惯习俗、文化传统、价值观念,是形态等对人们行为产生非正式约束的规则,是那些对人们行为的不成文的限制。

(一)正式制度的分析

在中小企业中,正式的制度包括国家信息系统法律的规定和企业的信息管理制度方面,根据我国1994年通过的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》,也只是从信息交换角度来保护整个信息系统的安全,对于企业自身的信息系统安全只是规定各企业根据自身情况自行制定,并没有对企业的实际业务中发生的关于信息系统自身安全进行风险标准规定,也没有一套正确引导进行风险防范的标准规定,所以中小企业的法规建立基本都是从企业各自实际出发,所以各企业的标准不一,导致安全隐患存在比较大。

从企业自己建立的信息管理制度来说,一般大型企业有明确的规定制度,包括维护、人员素质等方面都有明确的规定,在一定程度上能有效防范信息系统存在的安全隐患,并能够及时有效的进行相应信息的反馈,对企业的信息安全与企业效率能起到积极的作用。但对于中小企业来说,由于企业自身比较小,相应的信息管理系统人员比较缺乏,其维护也是谁操作谁负责,这样只能根据各企业自身人员的情况来确定其系统的安全程度,其次在效率方面,由于人员缺乏以及其计算机操作应用存在的不规范,信息交换、反馈也相对比较落后,或者根本起不到效率作用。

再次中小企业虽然有一定的信息管理制度规范,却由于监管不到位,主要是由于中小企业的机构比较小,维护人员、计算机使用都是由使用人员一人来完成,所以容易导致即使有制度,也难以执行,这也是制约中小企业信息系统的数据安全的主要原因。

(二)非正式制度的分析

在非正式制度中,意识形态处于核心地位,它不仅蕴含价值关键、伦理规范、道德观念和风俗习性,而且在形式上构成某种非正式制度的“先验”模式。所以从这个角度上来说,公司员工的思想和过去的传统操作方法在一定程度上影响企业的信息管理系统运行效果。

在中小企业的管理信息系统中,由于员工的意识不强,对于信息系统的维护、使用存在一定的松懈,信息操作员经常在值班时没有定期维护计算机及信息管理系统,只是在当其产生问题时才处理,这样很容易导致企业数据损失,如果信息备份不完全的话,可能由于人为操作或者计算机病毒的侵入会造成整个系统数据损失。

在这里非正式制度方面主要是指员工以往的旧做法对中小企业的信息系统安全的影响,对信息反馈报告在效率方面也会产生一定的负面作用,主要原因是领导层的要求不严格,操作人员的报告提交不及时等因素所致,因此非正式制度因素对中小企业信息管理系统影响也是非常大的。

三、加强信息管理系统管理制度建设的对策

在加强制度建设中,主要从国家信息系统的法律制度建设、企业信息制度的设置与执行,再次就是信息系统中操作人员与管理人员意识的改变三个层次来考虑。

(一)首先在我国信息管理系统的法律规范中,不仅应该对信息交换中安全问题进行规范,而且规定信息系统使用公司对其管理系统的安全达到安全的最低标准,这个标准是指从各因素方面来确定信息管理系统的一个安全性的最低标准值,不仅能够使信息安全从法律依据上得到一个基本的系统安全标准,而且也能对公司信息管理系统起到强制规范性的作用。

(二)在制度设定层面,加强中小企业信息系统安全管理制度的健全及制度化,也是保障中小企业信息系统安全极为重要的一个方面。在信息系统运行过程中,信息系统管理部门应制定严格的服务器日常维护、巡视和记录制度、客户机维护、 操作制度、用户管理制度、人员培训制度等等,并严格按照制度实施奖惩,从而从企业内部制度上认识到信息管理系统安全的重要性。

(三)培养与使用企业信息化是一项复杂的系统工程,除了领导层要高度重视外,设立一个既懂信息系统、又懂业务流程的复合型信息主管职位,也是非常关键的。在国外大学、大企业的CIO(首席信息主管),相当于企业级的领导,直接参与企业的重大问题决策。 一个合格CIO,既能充分调动网络技术人员的积极性,又能把握企业信息化发展全局,并能随时为领导提供参考意见,起到了很好的监督作用,并对公司信息管理信息系统制度改善、监督、反馈上能起到重要的作用,因此在中小企业中也设立这样一个职位,从而使信息化系统成为企业运行中的一个非常重要的部分。

(四)加强信息系统人员的培训,使其对计算机信息系统的操作、安全等方面了解能够熟练的掌握。信息系统人员包括操作人员以及维护人员,定期对信息系统人员进行培训,不仅有助于了解信息系统的最新发展,而且能够使其从意识中不断了解到信息系统安全的重要性,使其操作、维护的规范化不断得到改善,从而减少由于非制度性因素所产生的信息系统安全问题。

四、结论

在中小企业信息管理系统中,很大问题是由于中小企业的制度方面造成的,所以在企业内部加强其监管,使中小企业的信息管理制度得到很好执行是非常必要的,其次就是加强员工的素质培养,使其能够具有很好的业务水平,使信息管理系统得到很好的运行,并能够使管理层及时了解到企业的信息,保证企业的顺利运行;最后完善国家信息管理系统法律,是保证企业信息制度建立的重要标准,使中小企业达到基本的信息系统风险管理水平,从而从制度上使其信息管理系统得到很好的保护。

参考文献

[1]Kenneth C.Laudon Jane P.Laudon.管理信息系统-管理数字化公司(第8版)[M]北京:清华大学出版社,2005年:501-538

[2]王霞,张永,彭智才,如何保障中小企业信息系统安全[J],资源方法,2004(9):54-55

[3]刘仁勇,王卫平,企业信息安全管理研究[J].学术研究,2007(6):113-115

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关键词:中小企业;信息系统;制度问题;分析与对策

一、问题的提出

随着我国中小企业开始实现信息化管理,运用信息系统来对企业生产进行管理,一方面,提高企业管理效率和科学性,使企业的生产、存储、财务、成本、控制都得到大幅度改善;另一方面,在实际运行中不可避免地引发各种问题,其中包括信息安全性问题,即存储在计算机或在传输中的文件和数据遭受到破坏和滥用,而且这种活动对企业的影响非常严重,例如,电子商务公司网站出现故障,每天损失将数额巨大。如何保障信息系统安全,对于企业来说非常重要。目前,我国中小企业中,经常由于信息管理系统内部制度不完善和管理疏忽、松懈以及信息系统监管不到位,出现数据丢失或者数据信息反应迟钝,使管理者不能及时得到有效的信息,因此保障中小企业信息系统安全是非常必要的。

目前,关于中小企业信息系统的文章主要集中在如何构建中小企业信息系统,涉及信息系统管理制度则很少,或在构建中提到制度设计,但没有作为一个研究重点,其他相似文献基本是从技术角度探讨。从中小企业实际成本收益考虑,由于运用相应信息技术不高,都是基础软件系统,因此有必要对中小企业面临的信息管理制度进行详细分析。

二、中小型企业信息系统制度方面分析

根据Laudon的观点,企业信息系统面临的威胁按照来源分为六类:硬件故障、软件故障、人为因素、数据、服务及设备被偷盗,都是中小企业面临的问题,但Laudon仅从单个信息系统角度进行分析,没有把企业信息管理系统的制度考虑进去。我国许多中小企业信息系统建设上尽管设置了制度,但很大程度上都是形同虚设或者存在缺失,容易导致中小企业信息系统实际操作上面临效率和安全的问题,下面具体从制度方面进行分析。

在中小型企业中,存在着正式制度与非正式制度。正式制度是人们有意识建立起来并以正式方式加以确定的各种制度,主要包括法律制度、企业制度安排等;而非正式制度,是人们在长期社会生活中逐步形成的习惯习俗、文化传统、价值观念,是形态等对人们行为产生非正式约束的规则,是对人们行为不成文的限制。

(一)正式制度分析

在中小企业中,正式制度包括国家信息系统法律规定和企业信息管理制度方面,我国1994年通过的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》,从信息交换角度来保护整个信息系统安全,而对于企业自身信息系统安全只是规定各企业可根据自身情况自行制定,并没有对企业实际业务中关于信息系统安全进行规定,所以中小企业信息系统安全法规制度的建立基本都是从企业各自实际出发,各企业的标准不一。

从企业建立信息管理制度来说,一般大型企业有明确规定制度,包括维护、人员素质等方面都有明确规定,能够有效防范信息系统存在的安全隐患,并能够及时进行相应信息反馈,对企业信息安全起到积极作用。而对于中小企业来说,由于企业自身比较小,信息管理系统人员比较缺乏,只能根据自身人员情况来确定其系统的安全程度。其次在效率方面,由于人员缺乏以及其计算机操作应用存在的不规范,信息交换、反馈也相对比较落后。再次中小企业虽然有一定的信息管理制度规范,却监管不到位,主要是中小企业的机构比较小,维护人员、计算机使用都是由使用人员一人来完成,容易导致有制度也难以执行,这是制约中小企业信息系统数据安全的主要原因。

(二)非正式制度分析

在非正式制度中,意识形态处于核心地位,它不仅蕴含价值观念、伦理规范、道德观念和风俗习性,而且在形式上构成某种非正式制度的“先验”模式。公司员工的思想和传统操作方法在一定程度上影响企业信息管理系统运行效果。

在中小企业管理信息系统中,由于员工意识不强,对于信息系统的维护、使用存在一定的松懈,信息操作员经常没有定期维护计算机及信息管理系统,只在产生问题时才处理,很容易导致企业数据损失,如信息备份不完全的话,可能由于人为操作或者计算机病毒的侵入会造成整个系统数据损失。非正式制度因素对中小企业信息管理系统影响也是非常大的。

三、加强信息管理系统管理制度建设的对策

在加强制度建设中,主要从国家信息系统的法律制度建设、企业信息制度的设置与执行,再次就是信息系统中操作人员与管理人员意识的改变三个层次来考虑。

第一,首先在我国信息管理系统法律规范中,不仅应该对信息交换中安全问题进行规范,而且公司对其管理系统的安全达到最低标准,这个标准是指从各因素方面来确定信息管理系统的一个安全性的最低标准值,不仅能够使信息安全从法律依据上得到一个基本的系统安全标准,而且也能对公司信息管理系统起到强制规范性的作用。

第二,加强中小企业信息系统安全管理制度是保障中小企业信息系统安全极为重要的一个方面。在信息系统运行过程中,信息系统管理部门应制定严格的服务器日常维护、巡视和记录制度、客户机维护、操作制度、用户管理制度、人员培训制度等等,并严格按照制度实施奖惩,从企业内部制度上认识到信息管理系统安全的重要性。

第三,企业信息化是一项复杂的系统工程,企业领导层要高度重视,并应设立一个既懂信息系统、又懂业务流程的复合型信息主管职位。在国外大学、大企业的CIO(首席信息主管),相当于企业级的领导,直接参与企业重大问题决策。一个合格的CIO既能充分调动网络技术人员的积极性,又能把握企业信息化发展全局,随时为领导提供参考意见,对公司信息管理信息系统制度改善、监督、反馈上能起到重要的作用,因此在中小企业中也应设立CIO职位,使信息化系统成为企业运行中的一个非常重要的部分。

第四,加强信息系统人员培训,使其对计算机信息系统操作、安全等方面了解能够熟练掌握。信息系统人员包括操作人员以及维护人员,定期对信息系统人员进行培训,有助于其了解信息系统最新发展,使其不断了解信息系统安全重要性,使其操作、维护的规范化不断得到改善,从而减少非制度性因素所产生的信息系统安全问题。

四、结论

在中小企业信息管理系统中,很多问题是由于中小企业的制度方面造成的,在企业内部加强其监管,使中小企业信息管理制度得到很好执行是非常必要的。另外,加强员工的素质培养,使其能够具有很好的业务水平,使信息管理系统得到很好的运行,并能够使管理层及时了解到企业的信息,保证企业的顺利运行。完善国家信息管理系统法律,是保证企业信息制度建立的重要标准,使中小企业达到基本信息系统风险管理水平,从而从制度上使其信息管理系统得到很好保护。

参考文献:

1、KennethC,LaudonJaneP,Laudon.管理信息系统――管理数字化公司(第8版)[M].清华大学出版社,2005.

2、王霞,张永,彭智才.如何保障中小企业信息系统安全[J].资源方法,2004(9).

3、刘仁勇,王卫平.企业信息安全管理研究[J].学术研究,2007(6).

篇8

近年来上海机场一直从事机场可持续发展的管理实践,从信息系统管理角度对机场可持续发展的需求不断增加。在从机场可持续发展管理实施上,首先应将机场的众多信息系统进行整合。企业信息系统整合目的是将企业的多个应用系统进行相互连接以实现多应用系统的交互协作,充分利用信息资源实现企业信息共享,消除企业IT系统内的信息孤岛现象。从而促进机场可持续发展管理的协同管理作用。

企业信息系统整合涉及的内容较多,包括平台集成、标准集成、数据集成、应用集成以及业务过程集成,因此,企业信息系统为企业快速实现业务的自动化提供了保障。但是,企业信息系统整合不仅是企业面临的一个技术问题,同时也是企业管理问题和企业组织问题。在企业信息系统集成的实施过程中,涉及到多系统的整合,尤其是进行到业务级的整合时,经常会发生业务流程的重组,因此企业信息系统的实施必须重视业务流程重组(Business Process Reengineering,简称BPR)。

BPR最早是由哈佛大学的Michael Hammer博士提出,他认为,“企业追求业务流程变革的根本性和彻底性,是希望取得成本、质量、服务和速度方面的显著性改善”。经过多年来的不断的完善和补充,目前,BPR的基本内涵被定义为,以流程运作为中心,彻底摆脱传统组织分工的束缚,提倡以面向客户、以面向组织变通、以面向员工授权及正确运用信息技术的流程模式,从而达到快速适应市场变化的目的,其中包括业务提升、业务优化、业务改造等。

BPR主要是针对企业业务流程进行优化,而企业信息系统整合同样也涉及到企业业务流程的变革。企业信息系统整合是将基于各种不同平台、用不同方案建立的异构应用集成起来的一种方法和技术,是将业务流程、软件、标准以及硬件整合起来,从而使两个或更多的企业系统实现无缝集成。

2.企业信息系统整合与流程变革分析

企业信息系统集成的需求主要来自企业的BPR实施。实施BPR目是要打破部门间原有的条块分割和信息相对孤立的困境,形成合理、高效、协作的业务流程,而这一过程涉及到企业内部部门原有的“信息孤岛”的连接与集成问题,企业信息整合系统技术正是解决企业之间系统无缝集成提供了一种良好的技术解决方案[1]。企业实施企业信息系统要以BPR的实施为向导,同时,企业信息系统的实施进一步推动BPR的实施,可以说脱离业务流程的企业信息系统整合与集成是完全没有意义的,二者的实施共同促进了企业业务流程的优化[2]。

(1)业务流程重组将全面关注业务流程的优化

业务流程重组强调的是“组织为流程而定”,打破“忽视企业整体目标”的原始观念。

BPR主张企业的业务以“业务流程”为中心,而不是以一个各的专业职能部门为中心。业务流程重组事实上是整体系统的思想在企业重组业务流程中的具体实施,其注重强较的是系统流程的优化,强较全局最优。从整体的目标出发考虑全局最优,设计与优化企业流程中的各项活动,进而消除本位主义及利益分散主义的原始错觉。目前我国大多数企业实施信息系统整合所面临的困难正是本位主义及利益分散主义,因此,BPR在一定意义上为企业信息系统整合的成功实施扫清障碍[1]。

(2)企业信息系统整合可协调分散与集中矛盾

借助企业信息系统整合,企业可在最大限度地实现信息实时共享的基础上实现集成化管理。建立实时、集约化管理模式及可共享资源的应用系统,使业务所需信息能够完整的、一次性的获取,并以此促成各种各样的分散资源有机整合,使应用系统为企业运营提供全方位的服务

(3)业务流程重组对运用企业信息系统整合改造企业经营状况及提升企业竞争力,起着非常积极的作用

业务流程重组通过确诊业务流程缺陷,进而实现对现行管理体制及职责划分进行改革,为企业信息系统整合的实施创造有利条件,从而提供有力保障。其是企业业务转型与信息系统整合紧密联系的纽带。

3.企业信息系统整合与BPR结合实施的步骤

企业信息系统整合和BPR是企业提升管理水平的两个重要手段,两者互为联系。将企业信息系统整合和BPR结合,从整体角度考虑两者的实施,可更加有效地发挥其在管理和技术实施方面的优势,其结合实施的步骤如下[1]:

(1)流程分析规划

在流程分析规划中,首先应确定重组策略及理想的业务流程架构。根据企业当前所处的整体环境和其原有业务流程的具体情况,确定将要变革的关键业务以及需要进行重组的关键业务流程、定义其范围,确定可进行量化的目标。结合先进的管理思想,构建适合自身的生产流程、组织结构、绩效体系、规章制度以及岗位责任等业务框架。

(2)信息系统规划

信息系统规划,主要任务是根据BPR模型对信息系统建设进行整体性战略规划。根据企业目前信息系统现状及分布情况,确定信息系统架构。分析选择能够支持新的业务流程的信息系统平台,采用完整的企业信息系统系统架构,来将其功能与新的业务流程进行匹配。

(3)关键核心业务流程以及绩效评估体系

主要是对理想的业务流程架构进一步细化,以确定核心的业务流程,明确业务流程各个环节的执行者以及与之对应的应用系统。同时还需要建立相对比较完善的绩效评估体系。其设计结果将指导下一阶段系统的具体开发和实现工作。

(4)系统开发与实现

此阶段将企业的业务模型转换为可执行的信息系统。需要对目前还没有信息系统支持的业务功能模块以及需要重新开发新的应用模块进行开发。同时,应在企业信息系统框架下,完成企业内部各个独立系统的无缝集成。绩效监控体系的相关指标被融入到信息系统的具体实现中。

(5)系统试点实施

企业信息系统整合与BPR的结合实施是一个复杂且艰巨的工程。其实施将涉及到企业的各个方面,需要企业各个部门的配合。为了降低项目实施失败的风险,整个系统的实施不宜全面展开,应选择企业中较有代表性的点进行试点实施,再考虑是否予以推广。

(6)业务流程评估和再优化

经过一段时间的试点运行之后,需对采集到的参数,绩效结果进行分析,实现对重组后的业务流程进行全面的评估分析,以提出新的业务流程改进与优化的方向,从而实现业务流程的再优化。

(7)系统调整

根据在优化后的业务流程,对信息系统进行适当调整,而后再次展开进行试点运营实施。

(8)系统全面推广实施

在系统试点运行稳定后,且实施效果达到预期目标,则可以考虑整合后的系统在企业内部完全推广使用,从而完成企业整体的BPR与企业信息系统实施。

4.结语

企业实施企业信息系统整合一方面是信息技术的应用,另一方面是企业业务流程的科学化重组。而在BPR从计划到实施的转变过程中,只有利用信息系统整合技术的开放性,以及松耦合集成体系架构,才能在保证在现有信息系统的基础上,为企业提供一个无缝集成,同时更好地支撑新的业务流程。因此,企业信息系统整合与BPR的结合实施必将给企业业务流程的整体优化带来诸多益处。在上海机场的可持续发展管理管理理念下的机场信息系统整合,更需要对业务流程进行整体优化。

参考文献:

[1]张小华.企业应用集成研究及其在服装行业的应用[D]. 北京:中国科学院研究生院, 2003

[2]崔春红.基于业务流程重组的企业应用集成方法研究[D]. 上海: 同济大学, 2006

基金项目:上海市教育委员会科研创新项目: 14ZZ131。上海机场(集团)有限公司科研项目资助。

致谢

本文获: 上海市教育委员会科研创新项目: 14ZZ131,和上海机场(集团)有限公司科研项目支持,特此致谢!

作者简介:

余路(1980-),上海机场(集团)有限公司信息管理部经济师;

徐勤兰,上海理工大学管理学院系统工程专业硕士生;

袁光辉,上海理工大学管理学院系统工程专业硕士生;

冉祥来,上海机场(集团)有限公司信息管理部部长,高级工程师,博士;

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【关键词】企业信息化;内部控制;销售业务

一、引言

未来学家托夫勒在《第三次浪潮》中,曾把人类发展史化分为“农业文明”“工业文明”“信息社会”。信息社会的主要财富是信息,具备先进的信息技术,获得更多的信息,也就能掌握更多的财富[1]。信息对企业的重要作用不言而喻,企业各个环节都离不开信息的支撑,信息技术的使用推动了信息在企业中的高速运转,简化了企业经营业务的流程,提高了企业的经营效率和效果,为企业的发展带来了财富。虽然信息技术的使用能够为企业的发展添砖加瓦,但是如果信息技术利用不当也会给企业造成不利的影响:广东标致汽车公司投入巨资促进企业信息网的发展,但是主系统中的十几个功能模块中,启用的不到软件内涵的10%,巨资的投入并没有发挥网络效益;河南许继集团由于企业经营结构的重大调整未考虑到对ERP项目的调整,使得企业信息化的宏伟目标夭折。信息技术的不当使用给企业带来上述问题的同时,也会增加企业的信息风险,以及内部控制负担。企业内部控制系统与管理信息系统是企业的两个重要子系统,内部控制系统为信息系统注入理念和内容,信息系统为内部控制系统提供信息和载体[2]。本文从内部控制角度入手,分析企业信息化实施过程中面临的内部控制问题,并为此提出相应的建议。

二、国内外对企业信息化的重视

由于信息化对企业的重要作用,国内外相关机构都给予了高度的重视。信息及相关技术控制目标(COBIT)是信息系统审计和控制联合会(ISACA)制定的面向过程的信息系统审计和评价的标准,为目前国际公认的权威安全与信息技术管理和控制标准[3]。该标准辅助企业进行IT治理,自1996年问世以来,不断更新升级,2012年已经发行第五个版本。COBIT清除了管理层、IT与审计之间的沟通障碍,并且加强了管理层对控制的认识和支持,依据COBIT出具的审计报告更容易得到管理层的认可[4]。我国内部控制委员会也十分重视企业信息化中的内部控制问题,《企业内部控制基本规范》中强调企业应当充分利用信息技术促进信息的集成与共享,同时也应当防范风险,保障信息系统的安全稳定运行。《企业内部控制应用指引》尤其是《企业内部控制应用指引——第18号信息系统》的颁布,强调企业应当重视信息系统的重要作用。

三、企业信息化过程中内部控制问题分析

信息技术的广泛应用对企业的生产经营产生了重大的影响,简化流程、方便管理的同时,也给企业的内部控制管理带来了一定的风险。骆良彬等[4]从内部控制五要素的角度指出内部控制的问题主要有控制环境更加复杂、风险评估难度加大、控制活动容易出现漏洞、信息沟通不顺畅以及缺乏适当的监督。本文以销售业务为例,从事物发展过程的事前控制、事中控制和事后控制角度对企业信息化过程中的内部控制问题进行具体分析。销售业务涉及销售、发货、收款等多个环节,信息技术的使用简化了企业销售业务的流程,提高了企业的经营效率,但是给企业也带来了内部控制的诸多风险。

(一)事前控制更加复杂

1.内部环境的复杂多变销售业务的发生需要良好的内部环境,企业信息化增加了企业内部销售环境的复杂性,企业内部销售环境存在安全隐患。随着信息技术的发展,信息对于企业的价值越来越大,由于网络的无形性以及匿名性,滋生了内部管理人员可能将企业的重要销售政策、策略以及对市场的预测情况等重要销售信息变卖给竞争对手的不正当行为,也可能促使企业信息管理人员收受贿赂,发生篡改客户信息等行为,给企业造成财产损失。由于互联网的大众化以及网络风险的存在,登录者只需一个登录的密码就可以进入企业的信息系统,信息技术的易操作性和不留痕迹的特点,为恶意访问者提供了方便,他们可能通过入侵网络系统,窃取企业的重要销售渠道等信息,或者是对企业重要的客户信息等进行修改,干扰企业的信息系统。2.风险评估的难度加大企业信息化拓宽了销售业务风险评估范围,不仅仅局限于传统的销售风险评估。风险评估是对企业实现内部控制目标时可能产生的不利影响进行分析和辨认,传统销售业务的风险评估行为主要针对企业的销售政策和策略是否恰当,市场预测是否准确,销售渠道的管理以及客户信用档案的管理等风险进行评估。但是信息技术与企业的生产经营进行结合之后,企业风险评估增加了对企业信息系统进行评估的问题。从企业信息的初始化问题,信息安全访问的控制等环节,信息系统的安全性和可靠性,信息系统对企业资源的协调分配、整理能力等都要进行评估分析,而这些风险评估过程是需要不同专业背景的人员才能完成的,这无疑加大了企业风险评估的难度和复杂性。

(二)事中控制风险加大

1.具体业务流程易出漏洞信息技术在简化企业业务处理流程,方便员工进行数据操作时,也给企业带来了相应的风险。在信息化的环境下,除了初始信息需要员工进行录入之外,计算机信息系统可以自行处理财务报表的生成等多个环节,简化了财务处理流程。然而信息技术的使用也加大了业务处理的风险,如果信息的初始输入存在错误,错误将很难被发现,并且会影响后续业务处理环节的正确性,影响企业的收入及利润,严重情况下可能导致虚假财务报表的产生。信息技术的使用也会增加员工的惰性,比如在记账凭证审核时,存在“批审核”功能,这一功能虽然会提高工作人员的效率,但是也可能诱导员工在并未审核凭证的情况下,完成这一功能。由于在信息化环境下,并不能够反映出员工的操作痕迹,因此诸如此类的错误并不能够被发现。2.信息沟通的不顺畅企业信息化存在比较大的一个问题是“信息孤岛”的问题。由于ERP系统是采用几个模块进行设计的,各个模块启用时间不同、使用人员不同,同一数据由不同部门录入也可能各不相同,造成信息的混乱。不同部门之间各自为政,相关部门人员在进行数据处理时工作量比较大,影响了工作效率和质量。数据的不统一、信息的不一致会影响整个企业的有效沟通,造成信息沟通不顺畅。

(三)事后控制需要加强

销售业务完成后,还要进行相应的事后完善和处理,这主要指的是相关数据信息的整理和保存。数据是企业的重要资源,数据的备份和保存应作为内部控制的重要环节。企业的数据信息特别繁杂,备份企业数据需要大量的存储空间。与纸质信息有所不同,由于电子信息的存储介质不稳定,一旦操作失误就会丧失企业的重要商业信息,比如在导出企业销售业务信息时,可能由于错点“删除”等按钮,导致企业流失客户档案、应收账款等重要资源。同时由于存储介质比较小巧,特别容易被复制或者窃取,因此容易引起商业机密的泄露,对企业造成不可估量的损失。

四、完善企业信息化过程中内部控制的建议

如前所述,企业信息化会产生许多不同于传统经营环境的内部控制问题,本部分将针对前一部分所提出的内部控制问题提出相应的完善建议,从内部控制五要素的角度加强企业信息化过程中的内部控制。

(一)营造良好的内部环境

企业信息化需要良好的内部环境作为支撑,企业应该建立诚信的企业文化氛围、恰当可行的奖惩政策。加强企业成员的价值观念、诚信水平和职业道德水平的建设,缓解企业信息化过程中由于内部环境造成内控缺陷的负面影响。以经典“胡萝卜加大棒”的措施对企业员工进行鼓励和约束,确保企业内部控制建设的顺利进行。对于精简企业流程、为企业信息化建设做出突出贡献的技术或财务人员以及举报企业舞弊人员等进行相应的激励,对于利用信息技术的漏洞牟取私利损害企业经济利益的人员进行严惩,并且要求承担相应的法律责任。

(二)完善企业风险评估机制

企业信息化增加了内部控制的风险评估难度,既要评估传统经营业务的风险,还要评估信息系统的风险,以及信息系统与业务系统整合风险。信息化环境下,企业的风险评估需要不同专业背景的人员配合,因此企业应组建风险评估部门,完善部门人员知识构成,进行企业的风险评估工作,建立企业信息化基础上的风险评估机制。不仅要建立信息系统安全管理的制度和政策,而且要定期对企业信息系统的运行情况以及信息系统与业务系统的结合情况进行评价,建立健全问责制度,加强对计算机软硬件的管理和控制,评估企业面临的整体风险。

(三)完善控制活动的环节控制

建立良好的控制系统,确保数据的初始输入准确无误;重视信息技术的控制,加强软件的应用管理。企业应该参与到软件的开发阶段,将信息系统与企业总体战略,信息系统与企业的业务处理过程紧密地结合起来。在软件开发之初,引入稽核监督机制,对于员工的数据操作记录和痕迹进行后台的记录与备份,防止员工利用信息化环境下无法反映业务痕迹这一特点简化必要的业务流程。同时应在软件开发阶段,进行不同员工的权限设置,建立双重身份审核制度,防止私自利用信息系统的漏洞进行会计处理,篡改财务数据的行为。

(四)建立有效的信息沟通系统

建立有效的信息沟通系统,促使企业信息化战略与总战略协调一致,推进各部门的交流与合作。很多企业仅把信息化作为一种数据处理的工具,追求如何通过技术更快捷地处理业务,忽略了企业的管理思想,使得企业的信息化与管理脱节。信息化应该与企业的管理协调发展,企业各部门的工作都服从和服务于企业的整体战略,因此企业的信息化战略应该和企业的整体战略一致。企业各部门应该按照业务需要识别信息使用者所需要的信息,对信息进行收集、加工和处理,进行数据共享,使得其他部门信息使用者能够及时使用信息,避免重复录入信息,或者录入信息口径不一致。

(五)规范监督管理机制

信息化建设的实施和发展离不开监督管理机制的约束,规范监督管理机制不仅需要企业的配合,也需要政府部门及专业审计机构的支持。企业内部应该设有针对企业信息化的监督部门,制定企业信息化发展的规章制度,定期检查企业信息化进程,监督检查企业信息化的成果。政府部门需要完善相关审计法规,在原有审计规范的基础上,出台企业信息技术管理相关规范。目前我国的网站审计比较落后,应该建立切实可行的网站审计规范,促进网站审计的发展。注册会计师等审计人员应该完善自己的知识结构,学习对信息化环境下的电子凭证等会计信息的审计。

五、总结

信息技术在促进企业发展的同时,也给企业的内部控制带来了风险。本文以销售业务为例,从事前控制、事中控制和事后控制的角度对企业信息化过程中的内部控制问题进行分析,发现企业信息化使企业的事前控制更加复杂,事中控制风险加大,事后控制需要更加完善。企业信息化虽然给企业带来了一定的内部控制风险,但是并不能舍弃信息化,舍弃信息技术在企业中的运用。应该针对企业信息化过程中存在的问题,加强和完善企业内部控制,使企业内部控制系统和管理信息系统完美结合,促进企业的发展。因此,本文针对前文提出的问题,从内部控制五要素的角度提出完善建议:企业应当营造良好的内部控制环境;完善风险评估机制和控制活动的环节控制;建立有效的信息沟通系统;规范监督管理机制。

【参考文献】

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[3]陈婉玲,袁若宾.COBIT及其在信息系统控制与审计中的应用[J].审计研究,2006(S1):93-96,104.

[4]骆良彬,张白.企业信息化过程中内部控制问题研究[J].会计研究,2008(5):69-75.

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关键词:企业信息化 战略规划 方法

1、前言

2010年全国烟草行业信息化工作会议上,国家烟草局明确提出:2010年及今后一个时期,行业信息化工作要紧紧围绕“卷烟上水平”的基本方针和战略任务,始终坚持以科学发展观为指导,以建设上下贯通、左右协同、资源共享的一体化“数字烟草”为目标,在集成整合、推动重点项目建设和完善提高上下功夫,全面建设、整体推进行业信息化。烟草企业作为烟草行业的关键一环,其信息化建设是一项长期战略,是烟草企业本世纪发展的重要支撑点。然而,企业在信息化建设过程中,要么建立了大而无当的系统,造成投资浪费;要么在建设过程中,将原有系统简单替代,而不是有序升级,造成建设成本增加。要么建立的系统和原有想想不同,使得所建系统成为摆设,未能在企业发展中发挥应有的作用。诸如此类的问题,困扰着每一家烟草企业。因此,烟草企业信息化需要有全面且正确的总体规划,才能将信息化建设有序推进,才能在信息化建设中做到事半功倍,以最小的支出构建高效益和高效率的信息化支撑和应用平台,从而助推企业主营业务的高效发展。为此,如何建立信息化战略将是本文讨论的重点。

2、烟草企业信息化战略规划的内涵

烟草企业信息化战略规划又称企业IT规划,是在烟草企业发展战略目标的指导下,在理解企业战略目标与业务规划的基础上,诊断分析烟草企业管理现状,优化企业业务流程,结合行业信息化实践经验和对信息技术发展趋势的掌握,提出企业信息化的目标和战略,制定企业信息化的系统架构、确定信息系统各部分的逻辑关系,全面系统地指导企业信息化的进程,以促进企业战略目标的实现。

3、烟草企业信息化战略规划的策略

3.1分析烟草企业的战略规划

烟草企业信息战略的制定要与企业业务紧密相连。因此,烟草企业信息化建设的前提是必须明确企业信息战略与企业战略的关系。对烟草企业而言,企业信息化战略规划必须服务和服从于企业战略规划。根据美国管理战略专家、哈佛大学教授波特提出的竞争力模型:一个企业所面临的基本竞争势力有5种:来自于同行业的竞争对手;来自于客户的竞价能力;来自于供应商的竞价能力;来自于潜在的竞争者;来自于替代商品。竞争往往就是信息的战争。掌握信息的先机,必然占领竞争的领先地位,从而使企业在激烈的竞争中脱颖而出,并立于不败之地。

3.2分析烟草企业内外部信息化环境

烟草企业内部信息化环境是指企业内部的信息化基础资料,以及企业现有的软件、硬件、现行系统状况,企业内部业务,以及与上级总公司、国家局的业务往来关系,现行业务对信息系统提出的要求,各业务模块信息化技术应用的实际情况,基于业务流程及组织结构分析,确定烟草企业信息化的关键领域或部门,以及信息化建设的战略需求,提出信息化建设的初步方案;

烟草企业外部信息化状况是指信息技术的发展现状,信息化时代背景下的管理思想和管理理念,烟草企业信息化总体发展趋势,国际知名企业、国内企业信息化建设成功的案例,基于上述信息,挖掘企业信息建设的一般规律,为本企业信息化实践奠定基础。

4、烟草企业信息化战略规划的主要方法

一个有效的战略规划可以使信息系统有明确的战略目标和科学的开发计划, 使系统有较强的适应性和较高的可靠性, 可以缩短开发周期 , 节省开发费用。管理信息系统规划的方法主要有关键成功因素法 ( Critical Success Factors, CSF) 、战略目标集转化法( Strategy Set Transformation, SST) 和企业系统规划法 (Business System Planning,BSP) 等。

4.1关键成功因素法

关键成功因素是指一个组织的关键之处,这些关键之处的性能必须达到一定的水平。关键成功因素有四种主要类型:行业因素、竞争战略在行业中的地位、环境因素和时间因素。烟草企业信息化战略制定过程中,如何评价哪些因素是关键成功因素,对烟草企业来说,企业的中高层最了解。因此,该方法主要是用于高层在信息化战略制定中发挥作用。企业高层既可以以个人的魄力和认知独立确定企业的关键因素,也可以采用德尔斐法或其他方法把不同人设想的关键因素综合起来。关键成功因素法在高层应用,一般效果好。因为每一个高层领导日常总在思考什么是关键因素。关键成功因素法的优点是能使目标的识别突出重点, 集中于获取高层领导的信息需求,并且进行信息需求调查所需的时间较少。它的不足之处在于数据的汇总过程和数据分析都是一种随意的方式, 缺乏严格的方法将诸多关键成功因素进行汇总。另外,难以解决个人和组织的关键成功因素不一致问题。

4.2 战略目标集转化法

战略目标集转化法把整个烟草企业战略目标看成是一个“信息集合”, 由使命、目标、战略和其他战略变量(如管理的水平、是否乐于改变以及重要的环境约束)等组成。首先识别组织的战略集,也就是制定和分解企业的战略计划,如描绘出组织有关的各类人员结构, 如组织的拥有者、供应商、顾客、工作人员和竞争者等; 再如识别每类人员的目标; 第三、对于每类人员识别其使命及战略。其次将烟草企业组织战略集转化成 信息化战略。该方法反映了各种人的要求, 而且给出了按这种要求的分层, 然后转化为信息系统的目标的结构化方法。它能保证目标比较全面,疏漏比较少。

4.3企业系统规划法

企业系统规划法( BSP) 通过全面调查、分析企业信息需求, 帮助规划人员根据企业目标制定出信息化战略规划的一种规范的、结构化方法。其目标是: 确定未来信息系统的总体结构, 明确系统的子系统组成和开发子系统的先后顺序; 对数据进行统一规划、管理和控制, 明确各子系统之间的数据交换关系, 保证信息的一致性。BSP 方法的优点在于利用它能保证信息系统独立于企业的组织机构, 使信息系统具有对环境变更的适应性。即使将来企业的组织机构或管理体制发生变化, 信息系统的结构体系也不会受到太大的冲击。

5、结语

烟草企业发展进入战略机遇期,企业信息化发展必将成为助推企业发展的首要利器。信息化建设也将成为企业武装自己的主要手段,本文就烟草企业信息化建设战略规划定义、战略规划的策略和战略规划的方法做了详细阐述,为烟草企业信息化建设提供了参考依据。

参考文献

[1]刘伟,王学义,冀亚林.企业信息系统规划与建设研究[J].现代管理科学,2005(07):34.

[2]王改性.浅谈企业信息化战略规划的方法与步骤[J].时代金融,2008(08):78.