关于档案管理的知识范文

导语：如何才能写好一篇关于档案管理的知识，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】 知识管理；档案；信息化建设

一、档案信息化建设的现状及存在问题

1、档案信息化建设的内涵

档案信息化建设是以档案工作现代化为导向，坚持用数据库技术、网络技术等改造传统档案工作，确立传统档案在信息化的环境中得到广泛的应用，不断促进档案管理方式、方法的升级改造。档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设三个方面的内容。

其中，档案信息的数字化是在安全性、规范性的基础上，用扫描、压缩等现代技术将传统文件如纸质文件、音像文件集成为有序的数据结构；档案网站建设主要是面向公众和用户的档案信息公开，主要以档案机构主页的形式广泛传播档案工作、档案资源、档案利用的信息，是档案部门服务大众、宣传政策和联系社会的窗口；数字档案馆建设则着眼于无形的信息利用环境，实现档案资料的网络化，利用信息网络远程获取档案文件的现代化信息存储方式，区别于传统实体档案资料馆不可移动、不可复制的特点，数字档案馆是无形的信息存储库，与实体档案资料馆相辅相成，相互促进。简言之，档案信息化建设就是用现代信息技术装备档案机构，提升档案管理的现代化水平，是信息时代档案管理的特征。

2、档案信息化建设的现状

上世纪90年代以来，随着信息技术在我国各行各业逐步开展应用，一批机读档案迅速产生，作为对实体档案的补充，信息化档案的应用仍只是档案管理的辅助手段。传统的档案管理依然是主流，实体档案资料依然是主流，信息技术对传统的档案管理模式并没有形成根本性的冲击。

上世纪90年代中期以来，各个领域、各个部门纷纷开始应用各种各样的信息系统，信息化才真正进入到档案管理之中。随着信息技术的广泛应用，信息软件逐渐取代了传统的管理系统，信息资源的处置、管理逐步实现了现代化，档案管理和利用的现代化水平得到了切实提高。2004年国家档案局《全国档案信息建设实施纲要》，明确提出要加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。各地区、各行业纷纷制定档案信息化建设实施办法，至此，办公自动化（OA）系统、ERP系统、财务管理系统、人力资源管理系统在机关、企事业单位得到广泛应用。生产、经营、管理过程中的纸质资料文件越来越少，电子文件日益成为主流。

3、当前档案信息化建设存在的问题

（1）电子文件缺乏统一的标准和规范。档案管理部门在进行档案信息化建设中，往往只注重硬件设施的配套和完善，缺少了档案资源的标准化和规范化建设，具体体现在档案分类编码标准一地一样、一行一样，缺乏统一的技术定标配置。电子档案资源难以顺畅流通。

（2）档案管理人员知识结构参差不齐。传统的档案管理人员有着熟练的纸质档案管理技术和方法，且知识更新慢、知识更新主动性不强，新的档案管理人员则过度依赖于信息技术，对档案管理的基础知识掌握不全，尤其是档案的分类管理知识严重欠缺，成为普通的电脑操作工。档案管理的鸿沟在新老管理人员之间难以逾越。

（3）档案信息管理模式有待提升。一些档案管理部门只重视档案管理信息系统的建设，却忽视了档案信息资源的利用。档案信息只能够在单位内、部门间进行简单的信息传输，且大多以单机运行为主，档案资料只限于简单地进行查询。即使进行了简单的数据联网，数据安全的保障也面临着一定的风险。

二、知识管理与档案信息化的理念融合

1、知识管理与档案信息化建设

知识管理是指在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于做出正确的决策，以适应市场的变迁。

知识管理理论把组织中的知识明确划分为显性知识和隐性知识两个方面的内容。针对档案管理部门的知识管理而言，显性知识是指存在的档案资料，这些资料以纸质、音像、电子形式存在，便于进行分类和整理，能够通过技术手段来进行管理，包括文件、书籍、期刊、情报、报告、资料、规程规范、法律法规等。而隐性知识是指通过对显性知识的分类和规范，能够无形中给予知识受众潜在收获的知识等。隐性知识的存在依赖于精细化的档案管理手段，依赖于员工的专业技能、工作经验等，隐性知识存在于档案管理者的头脑中，并通过相关的档案显性知识传达出来。知识管理的理念就是要把相关的显性传递给受众的同时把成熟的经验、理念等以固化的方式在组织内部传承。档案信息化建设推行知识管理的理念就是使知识的受众能够在最大的限度和范围内获得共享信息资源，并通过促进隐性知识向显性知识的转化实现服务公众共享资源的目标。这既是档案管理部门工作创新的目标，也是档案管理部门服务社会的最终追求。

2、档案管理呼唤知识管理理念

随着信息化时代的到来，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成为信息时代胜负纷争的重要筹码。档案管理工作者作为重要的公共知识存储者应及时把档案资料、数据文件及时、便捷、准确地传播到社会，相应地，档案工作者的角色也要发生变化，正如在上世界90年代，加拿大著名的档案学者特里·库克（Terry Cook ）指出档案工作者应“由实体资料保管员转变为知识提供者”，提出档案工作者不应局限于分类整理知识、保管知识，而应该想办法传播知识、转移知识、探寻知识，并提出要“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”，倡导把知识管理作为档案工作者的重要职责。既然涉及到管理，知识管理的内涵就不仅仅是纸质文档的分类保存，更应该涉及到知识的传播。

同时，另一位档案学者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁档案管理界要紧紧抓住信息时代知识爆炸的特征，把档案工作同知识管理革命紧密联系，要通过档案管理工作为世界各行业的决策者提供有重要参考价值的信息，也即“21世纪档案工作者将在有关的知识管理决策中，承担重要责任。”档案管理本身就是在对知识进行管理。档案管理工作如对档案的收集、整理、统计、检索实质就是对显性知识进行加工和处理以满足公众需求的过程。信息时代的到来要求档案管理从档案实体管理转变为更加关注于通过隐性能力来实现对显性知识的管理，实现档案管理的智能化，形成显性知识和隐性知识的汇集。

三、知识管理背景下档案信息化建设途径

1、推进知识编码化工作

在知识管理中，显性知识通过传统和现代的技术手段均可以获得，而隐性知识助推着显性知识的可辨性。档案信息化建设不仅要求显性知识在更大的范围得到传播，而且要求在更大的广度上有相应的标码认同，同时要求隐性知识能够切实服务于显性知识的传播。在这种情况下，传统的档案收藏中心就需要转变为知识创新中心，而知识编码化工作为这种转变提供了可能。

知识实现编码的核心思想是将所需的知识标准化。知识实现编码后能够提高知识传播的效率，能够使知识在更大的范围得到认可和利用。运用信息化的手段通过知识编码并存储编码化的信息能够把档案知识转变为有条理的显性知识传播方式。编码的过程则成为工作流程，在此基础上，运用信息技术将工作流程规范化、标准化。最后，建立数据库，将编码后的知识放入数据库，这样，知识就可以被更广泛的受众接收，从而使得知识从无序到有序。

2、推动档案工作者实现隐性知识相互传播

档案是社会生产、管理、经营、历史的原始记录，而档案工作者是熟悉并掌握着这些知识资源。档案的特殊性决定了档案工作者的特殊性。在档案信息化建设过程中，如何把档案工作者长期工作的隐性知识作用于档案资料（属于显性知识）的传播是十分重要的任务。在档案信息化建设中，重要的任务是把传统档案工作者的工作经验与新进档案工作者相对娴熟的信息管理技术相结合，形成隐性的知识管理技能。这就要求档案管理部门要采取多种形式的学习如集体学习制度、技术讨论活动、电子论坛形式等，促进档案工作者的经验交流。促进隐性知识的相互传播。

此外，档案管理部门有必要通过专业技术培训来提升档案工作者的整体素质，缩小管理者和普通工作者、不同岗位工作者之间的知识落差，同时要营造平等和谐的沟通环境，档案管理部门有必要建立平等开放的学习机制，建立档案工作者之间平等分享隐性知识的激励机制，使得经验技能在沟通中得到传播，新的经验技能又在传播中得到升华，从而形成新的隐性知识。

3、实现图情档信息资源一体化管理

档案信息化建设的一个目标是在信息化技术的基础上，使档案工作被动的信息服务转变为主动的知识创新服务。图情档作为不同的信息资源，统一于知识管理理念下的信息化建设。图情档资源的人为割裂容易造成资源的浪费，不利于资源实现共享，不符合知识管理关于知识传播共享的信息整合理念。档案是社会的原始记录，包含着原始信息，图书是社会发展规律的认识和集成，记录着人类对社会发展的思考，情报则是对社会新知识的探索和记载。图情档信息资源一体化是数据资源共享的需要，是信息化社会的客观要求。档案信息化建设需要把图情档资源通过信息化技术进行深度整合，能够更好地使受众立体化、全方位地进行知识的学习。

【参考文献】

[1] 国家档案局.全国档案信息化建设实施纲要[R]. 2002-11-25.

[2] 张斌.企业档案管理与知识管理[J].档案学通讯，2002.

[3] 柯平.知识管理学[M].北京：科学出版社，2007.

[4] 徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向[J].档案学研究，2004.

[5] 彭明彧.知识管理背景下档案工作的定位思考[J].湖北档案，2004.

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一、档案管理与知识管理具有一定的相通性

之所以说档案管理与知识管理具有一定的相通性，主要表现在二者在管理的对象、目的、流程和技术等方面体现出来。

（一）管理对象的相通性

各类文件是档案管理的主要对象，知识是知识管理的主要对象。知识的来源主要有两个方面，一方面是通过自身的各种活动收集进而整理而得到的知识，另一方面是通过购买、赠送等各种方式获得的文件、书籍等。从这个意义上来看，各类文件、书籍是属于知识的范畴。由此可见，文件属于知识，而文件又是档案管理的主要对象，因此，文件也就成为了档案管理与知识管理的共同管理对象。所以档案管理与知识管理在管理对象上具有相通性。

（二）管理目的的相通性

档案管理的目的是方便社会的利用，满足用户的需求。知识管理的目的在于让知识实现价值，更好的为企业的发展服务，并把知识传递给其他人。从这一点上来看，档案管理的目的和知识管理的目的在于让人或者社会更好的利用，从而达到一定的目的。因此，档案管理和知识管理的目的具有相通性。

（三）管理流程的相通性

档案管理的流程一般主要为接收与征集、整理、鉴定、保管、统计和利用等，知识管理的流程是对文件予以收集存储、加工整理、鉴定评价、实现价值等。通过对比二者的管理流程，发现二者极具相似性，都是从文件的接收开始，到文件的利用实现价值结束，因此，档案管理和知识管理在管理流程想具有相通性。

（四）管理技术的相通性

在信息化环境下，档案管理工作依赖于信息技术的应用，对档案进行有效收集、整理等。而知识管理也是如此，知识管理离不开现代技术条件的支撑，比如网络技术、电子邮件、搜索引擎等，这些都是完成知识管理必不可少的重要条件。由此可见，档案管理与知识管理都需要在信息化的条件下才能完成技术管理工作。因此，档案管理和知识管理在管理技术上具有一定的相通性。

二、档案管理与知识管理具有一定的差异性

之所以说档案管理与知识管理具有一定的差异性，主要体现在管理层面、管理范围、管理特点等几个方面表现出来。

（一）管理层面的差异性

档案管理仅是专业类型的活动，或者管理技术的相关办法。而知识管理并非仅仅如此，还包括价值观层面和管理理念层面上的内容，甚至还包括更高层次的管理体系或者管理的方法论等问题。因此，档案管理与知识管理在管理层面具有一定的差异性。

（二）管理范围的差异性

档案管理的范围主要是文件、档案等，而知识管理涉及到的范围就较为广泛，知识管理不仅要管理到文件、档案，还要管理到图书情报、员工的综合素质和基本要求等各方面。因此，档案管理与知识管理在管理范围方面具有一定的差异性。

（三）管理特点的差异性

档案管理是对文件和档案的管理，更侧重于对文件、档案的规范性、程序化等方面的管理。而知识管理则鼓励运用知识进行较为宽松境遇的管理，二者的侧重点与管理的特点因此也就不同。由此可见，档案管理与知识管理在管理特点上有一定的差异性。

三、档案管理与知识管理相辅相成

之所以说档案管理与知识管理是相辅相成的，主要表现在以下几个方面。

（一）知识管理可以有效提升档案管理

知识管理对档案管理有着一定的促进和提升作用，主要表现在以下两个方面。

一是知识管理可以有效拓宽档案管理的管理范围和管理领域。传统的档案管理强调的是文件和档案的管理，忽略了文件、档案对图书情报等的重大作用，因而限制了档案管理的工作范围。知识管理要求把所有的知识纳入到自己的管辖范围内，并将知识进行有效整合，因此，在知识管理的带动下，档案管理可以有效的参与到图书情报管理或者知识管理中去，因而扩大了自身的管理范围。

二是知识管理可以提升档案管理的重要价值。传统的档案管理就是通过复印、传真等各种形式的方式对档案进行利用，而知识管理则要求运用现代技术进行人性化的运用。因此，在知识管理的带动下，档案管理可以向着更为人性化的方向发展，更好的去完成自身的工作使命，提升档案管理的重要使用价值。

（二）档案管理可以促进知识管理的科学化发展

档案管理可以促进知识管理的科学化发展，主要从以下两个方面表现出来。

一是档案管理的沉淀可以丰富知识管理的内容。目前，传统的档案管理中的很多文件都存放时间较为长久，但是这些并不是古董，科学合理的利用反而会成为巨大价值是知识。因此，正是因为有了档案管理，才有了更为合理的保管这些资料，也更可能为知识管理丰富内容。

二是档案管理有助于知识管理的传播和运用。在档案管理的作用下，很多知识得以保留下来。一般来说，知识的传播主要通过书面和语言的方式进行。而档案管理恰恰具备这两个方面的优势。所以也就能为知识管理的进一步传播和运用做好了前提准备工作。

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关键词：知识管理；企业档案管理；传统档案管理；困境分析

企业档案管理能够起到稳固企业发展、为企业指明前进方向的作用。通常情况下，企业的档案具有数据庞大、资料繁多的特点，尤其是公司规模较大的企业，档案数量更为庞大[1]。然而，当前大部分企业在进行档案管理时，仍然存在一些问题有待解决。

1 企业档案管理所面临的问题与困境

1.1 传统档案管理技术落后

传统档案管理技术明显与现代信息技术发展程度存在落差，造成企业管理水平较为落后。随着信息技术的不断发展，已经逐渐渗透到我们的日产生活、生产之中。传统的档案管理方法通常是采用人工记录、纸质记录的方式对企业档案进行管理。而这种管理方式很容易造成企业档案丢失或损坏的情况，不利于企业人员进行管理[2]。除此之外，对于具有悠久历史的大型企业而言，长久积累之后，所拥有的档案资料数量巨大。而在管理过程中，当管理人员出现交替时，容易出现交接漏洞，导致某些企业重要档案在此过程中遗失。

1.2 企业档案管理重视度不够

企业领导对档案管理工作的重视度不足，会大大降低档案管理水平。根据调查显示，我国大部分企业对档案管理工作的投入力度均相对较弱，很多企业领导认为档案管理仅仅只是资料的收集与储存，而忽略了档案管理所能带给企业的指向作用。当企业领导对档案管理重视不足时，会影响档案管理工作人员的工作态度。有可能会让档案管理人员出现懈怠的工作情绪，极大的影响了档案管理工作效率。

1.3 企业档案管理人员素质不高

企业在选择档案管理人员时，通常只会关注人才的耐心、细心度，而不会特意选择具有专业档案管理能力的人才。甚至在很多企业，为了节省人力成本，会选择从其他部门，如办公室部门调任或兼任档案管理工作。当档案管理工作人员能力不足时，会降低档案管理工作的所应有的效果，导致企业领导更加不重视档案管理工作，呈现出恶性循环的状态。在档案管理人员管理制度方面，大多数采用同样酬劳雇佣人才。长久下来，会让表现优秀的工作人员慢慢变得失去工作积极性，认为无论做多少工作都会得到相应酬劳，导致工作效率与质量的降低[3]。

1.4 档案管理搜索性差

在传统的档案管理方法中，通常会对所收集的档案资料进行档案盒归纳与整理。当需要寻找某份资料时，即便是档案管理人也很难在短时间内将档案资料快速搜索出来。当资料年份较长时，甚至可能出现“无迹可寻”的状况，极大的降低了档案管理水平。档案管理中，档案资料管理的搜索性较差，在关键时刻无法及时提供必需资料，可能会对企业造成巨大的损失与影响。

2 基于知识管理的企业档案管理模式应用

2.1 构建企业档案文化管理模式

企业档案管理水平需要良好的企业文化背景进行支撑，先进的企业文化背景可以改变企业人员落后的思想观念，让企业员工能够主动学习新知识与新事物。为了更好的建设企业档案文化管理制度，企业应当为档案管理工作人员建立能够进行知识共享的交流平台，还可以将档案管理的相关知识以讲座的形式定期在企业进行宣讲，让档案管理人员能够接触到新信息与新知识，以此来提高企业档案管理水平。

2.2 采用企业档案信息管理模式

为了能够满足知识时代的需求，在基于知识管理的基础上，将企业的档案资料信息进行整理与分类[4]。传统的档案管理模式下，会出现档案信息混乱的状态，导致企业各个部门不能得到良好沟通，档案信息共享实现困难。而构建完全的企业档案信息管理制度，可以为企业的档案资料设立不同类型、专题等进行信息分拣，以求最大程度能够利用企业档案，充分利用知识管理优势，提升企业档案管理质量。

2.3 充分实现企业档案的服务性

企业档案管理的目的之一，就是为了能够满足后续人员对资料的查阅与经验的获取。在所收集的档案资料中，包含人事管理资料、企业经手项目详细资料等很多内容，相当于是企业的成长日记。在企业的成长过程中，通常不会一帆风顺，每一次磕绊、损失都能成为后期发展的借鉴。企业档案管理应当在企业人员需要时提供有用信息，才能充分实现档案管理工作的服务性。而基于知识管理的企业档案管理模式，可以利用现代先进技术，改变传统纸张管理，将档案管理移动依附于计算机技术中。利用计算机技术，能够快速搜索所需资料，还可以对重要档案进行多重备份，避免出现档案的遗失或损坏，确保了档案的完整性。

2.4 提高企业领导对档案管理的重视度

企业领导应当加大对企业档案管理的重视度，改变传统管理观念，充分融合知识管理理念，运用先进信息管理技术，将企业档案管理的效用充分发挥出来。当企业领导对企业档案管理工作具有足够的重视度时，能够给予企业档案管理工作更多支持。首先，在资金投入方面。有足够的资金，档案管理工作人员才能更主动、更积极的开展工作，还能购买足够的工作所需设备，充分满足档案管理工作需求。然后，在影响力方面。当企业领导对企业档案管理工作足够重视时，会感染档案管理工作人员，让档案管理人员能够在工作时感受到自己对企业的贡献，挖掘自身的价值[5]。只有这样，才能显著提升企业档案管理质量。

2.5 加强对企业档案管理人员的培养力度

企业领导在定岗时，为了充分实现企业档案管理的实际作用，不得S意选择档案管理人员。在选择档案管理人员时，应当进行综合性思考，观察招聘人才的档案整理能力、档案收集能力、档案分析能力以及总结归纳能力。优秀的档案管理人才不仅能够将档案进行有序管理，还能在将档案资料有序管理的同时，还能从企业的历史档案资料中，对企业过去的不足进行总结，进而能够帮助企业获得更长远的发展。除了在初始选择需要慎重外，企业领导还应当定期开展基于知识管理的档案管理相关讲座，聘请专家进行定期讲解。知识在不断进步，技术在不断提升，档案管理人员只有不停歇的进行学习，才能保障自己不会处于落后状态，才能更好的完成档案管理工作。同时，对于档案管理能力强，工作质量高的工作人员，企业应当给予适当的精神、物质奖励，以此来激发其他工作人员的积极性，让全体员工能够保持积极向上、努力工作的状态。对于管理能力差、工作状态不良的员工，应当及时进行了解，给予帮助，让员工可以早日恢复状态。

3 结束语

综上所述，传统的档案管理模式已经不能满足我国企业的发展需求。因此，为了能够真正实现档案管理在企业中的作用，应当早日进行改革，选择基于知识管理的企业档案管理模式，以此来提升企业档案管理效果，确保企业能够朝着健康、繁荣方向发展。

参考文献

[1]张晓娟，马瑜，左田原，黄兰.知识经济时代的企业档案管理――一种知识资产观[J].档案学通讯，2012，04（15）：76-79.

[2]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯，2011，02（10）：24-28.

[3]李颖.档案记忆观视野下的企业档案管理探析[J].档案学通讯，2013，01（16）：31-34.

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在大数据时代下，经济竞争日益激烈，我国人事档案管理相对不足，原有的纸质档案已经无法满足市场需求。如果企事业单位想在市场中保持长久的市场竞争力，就必须根据市场变化，改善管理模式，抓住机遇应对挑战。而采用互联网+档案服务的新型管理模式，不仅促进了与行业间的交流协作，还实现了交流互动、传递信息、实现多元化的发展，这样对事业单位的长远发展有很大帮助，同时提高了事业单位管理的运营模式。

2 创新人事档案管理制度的必要性

人事档案信息失真，是我国人事档案工作面临的问题之一。比如说，落后的人事档案管理方法及手段，人事档案机构分散和非专业化；档案材料在收集加工传递等一系列环节中的管理也存在不同的漏洞，致使档案材料损失等；“弃档”现象就是人事档案管理中出现的问题之一。被人遗弃的档案就是“弃档”。数据显示，目前全国各级人才流动服务中心有大概50/60万流动人员的人事档案无人理会。从这些事情我们就可以看到人事档案管理制度的弊端。

然而，在现有人事档案中收集的资料不完整，旧资料居多， 新资料少之又少，还有补充不及时的情况，这无法反映出一个人的现实面貌。组织评价又流于形式化并不能客观真实反映一个人的情况。关于个人政治品德、家庭历史和社会关系方面的内容居多， 反而体现一个人的能力水平和特长信息量却非常少。在现实生活中，档案造假的违法行为也逐年增加，假学历、假年龄等现象也是只增不减。为了改变这种情况，创新人事档案管理制度是我们的唯一途径。

3 创新人事档案管理制度的原则

3.1 服务原则

人事档案首先要从每个人开始建立，随后要做到整体档案系统的管理， 这些都需要做到适应市场化需求，优化人才流动及管理，让人才的使用、管理、流动得以实现最大化的利用。人事档案是证明每个人整体素质的履历资料，也是每个单位需要施行人事管理的重要证据。当求职者去应聘工作时，这个档案是应聘者向招聘单位说明自身素质的重要依据 。

3.2 准确原则

人事档案信息储存需要做到信息准确全面，要做到内容充分，档案资料要丰富、全面、完整， 能够反映一个人的真实面貌， 不能存在核实不准确的消息就归档，比如模糊不清的数字、日期等也不可以归档。人事档案要反映出一个人的整体素质和履历情况，突显出一个人最有价值的信息以及他的具体情况。

3.3 通用原则

某个人因为换工作的原因，想把自己的人事档案从原来的工作单位换到另一个单位，这就需要从个案的编制到系统的建设都要完整，做到通用原则。第一要做到标准化，第二要做到规范化，第三要做到适应网络化的需求，这样才能实现通用原则服务的宗旨。还有将人事档案的管理树立一种 “以用户为中心”的服务理念，改变不合适的管理体制， 努力完善档案的功能，确保人事档案内容真实性和公民知情权的实现，发挥人事档案作用和保证社会稳定。

4 人事档案管理创新制度的方法

4.1 实现数字化管理

档案管理应抛弃传统方法，实现数字化管理。传统的纸质保存时间短，温度和湿度都可能造成档案的损坏。数字化管理节省存储空间和提高检索档案的效率，最重要的是数字化档案管理的模式延长了档案的寿命。数字化档案都存储在一个小小的硬盘中，他们对环境并没有特别要求。小小的一块硬盘可以存储的档案?盗靠氨纫蛔?小型图书馆。数字化档案可以复制和备份，一般情况下丢失不了，易于保存。

4.2 建立档案管理机构

档案管理机构存在许多问题，要建立开放化的管理模式，首先要实现人事档案管理社会化 ，要建立具备社会性质的档案管理机构。管理机构建立需要档案管理的专业性、技术性、还要解决没有档案的人员的档案问题。在过去的工作中，自己的档案都是在所在单位，而部分没有工作或者是退休的人员档案就没有机构在收录，就造成了无人管理的现象。因此，需要建立开放型和社会化的档案管理机构，发挥管理机构的最大作用。

4.3 借鉴国外的先进管理经验

各个国家、各个区域都有不同的人事档案管理制度模式。档案管理包括公立、私立系统。人事档案管理工作不是简单的管理工作，它是和人事有关系，需要调动和流动。总之，我们需要借鉴国外的先进经验提升我们的档案管理工作。

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关键词：职业教育； 档案管理； 实践

一、职业教育档案管理的重要意义

济南三职专是高中和职专一体化的学校，该学校的会计是我们的特色专业，而烹饪专业、旅游、导游专业也是我校的重点专业，是山东省重点职业学校。

档案管理作为职业学校的一项重要职能工作，在学校中有着特殊的地位，这主要是因为，档案管理工作对整个学校的促进作用明显，搞好了档案管理工作，可以实现信息的分类查找，对提高管理效率大有帮助。作为学校，有大量的档案资料需要归档、分类和保管，具体可以分为四大类：第一大类、基础教学资料及目录，第二大类、与教学相关的科研成果材料及目录，第三大类，教师和学生的基础档案、获奖荣誉，第四大类党政类、教学教学类、会计类、固定资产类、照片录像类、荣誉类、教学仪器类、组织人事类等资料。从类别上我们就可以看出，职业教育中需要管理的档案非常多，如果不建立系统的档案管理体系，将无法实现对档案的高效管理，也就无法实现提高管理效率的目标。在济南三职专中，档案管理作为一项基础职能工作，被赋予了促进发展，提高管理效率的重任。对于档案资料的管理，济南三职专也总结出了行之有效的办法，使档案管理更加适合学校的发展。

从整体管理效果来看，职业教育中的档案管理体系都是与实践紧密结合而建立起来的，具有较强的实用性。要想实现更好的发展，要想提高整体管理效率，就要做好档案管理工作，使档案管理工作起到促进整体管理水平的效果。由此可见，职业教育档案管理具有重要的现实意义。

二、提高职业教育档案管理质量的具体措施

针对职业教育档案管理的资料四大类，要想搞好职业教育档案管理工作，就要提高对这四大类档案资料的管理质量，使职业教育档案管理质量得到全面的提升。具体可以采取以下措施：

1、明确职业教育档案管理的服务属性，改变传统档案管理观念

档案管理能够对职业教育中涉及的所有资料进行统一化管理，提高资料的使用率，使更多的档案资料发挥应有的作用，促进学校发展。职业教育的档案管理工作对于学校来说非常重要，

（1）发挥职业教育档案管理的服务属性，为学校建设服务

职业教育档案中所包含的资料主要为四大类，这四大类材料属于职业学校的精华，对职业教育发展起着重要的推动作用，因此，在职业教育档案管理中，要发挥职业教育档案的服务属性，提高职业教育档案的使用率，改变过去单纯的只对档案存储而不利用的观念，使职业教育档案管理既要实现存储功能也要实现高效利用。现济南三职专组织了各专业优秀毕业生现许多成为行业专家回校作报告活动，一方面促进在校生更加努力学习，为在校生学习树立了学习的榜样，建立了人生努力的目标和方向。另一方面促进了招生宣传工作和毕业生的就业起了作用。由此可见，学校的档案管理工作非常重要。

（2）发挥好职业教育档案管理中与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务

大力发展职业教育，提高职业教育质量，就要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理，使职业教育的科研成果材料能够随时为教育科研人员服务，能够为教育科研人员提供方便的资料查找服务，从资料方面给教育科研人员的教学创新提供资料保证。所以，要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务。在济南三职专，就是通过加强档案管理的方式，促进了学校教育科研的创新。

（3）发挥好职业教育档案管理的基础管理服务，方便师生对档案进行利用

职业教育中的档案管理，其中的一大类是教师和学生的基础档案资料，这些档案资料是教师和学生的一些基础信息、个人信息和教育教学信息。对于这些信息，教师和学生在某些时候需要进行查询和调阅，因此学校的档案管理要发挥基础管理服务作用，方便师生随时对档案进行利用，提高这一类档案资料的利用率，使档案管理的服务属性更好的发挥。

以上分析我们可以看出，目前职业教育档案管理已经从传统的只重视管理向管理和服务并存的方向发展，并逐渐增加了档案的服务属性，变单纯的档案管理为档案服务，使职业教育档案管理的内涵得到了丰富。在济南三职专的档案管理中，也是强调了其服务属性，尽可能的发挥其服务功能，为广大师生服务。

2、拓宽档案管理渠道，多角度创新档案管理模式

（1）对职业教育档案管理思路进行创新

职业教育档案管理是学校的一项基础性工作，也是一项专业性比较强的工作，如果不是专业管理人员，很难实现对职业教育档案的有效管理。此外，受到传统思路的影响，许多人都觉得档案管理的主要目的是保存档案，而忽视了其使用属性，导致了相当长的一段时间内，许多人不会利用档案，这对职业教育档案来说不能不说是个损失。职业教育档案中包含了四大类信息，是职业教育中比较全面的数据库，只有学会对职业教育档案的综合利用，才能对职业教育档案的服务属性进行充分的挖掘，才能让职业教育档案更好的服务于教育。因此，对职业教育档案管理思路要进行创新，要改变传统的只重视保存而忽视利用的管理思路，真正的发挥档案管理对职业教育的促进作用，让更多的人学会利用职业教育档案。

（2）创新职业教育档案管理模式

从上面的分析我们可以知道，职业教育档案具有服务属性，在职业教育档案的服务过程中，就需要创新职业教育档案管理模式，简化档案管理流程，建立健全各项档案使用和服务制度，引入先进的管理手段，尽可能的发挥出职业教育档案的服务作用。现有的职业教育档案管理中，对于档案的服务属性定位不准确，导致在查询和调阅档案的时候，遇到许多人为因素和制度缺陷，使得职业教育档案没能发挥出应有的服务作用。从这一点上来说，必须要创新现有的职业教育档案管理模式，增加服务属性。具体的创新可以从三方面来进行，首先，对现有的四大类档案资料要进行系统的分类，按照其专业属性进行编码，方便查找，降低查找难度。其次，引入先进的信息管理手段，利用计算机技术和网络数据库技术，对职业教育档案实行电子化管理，提高查询效率。再次，建立健全各项职业教育档案管理制度，优化原有管理制度。

（3）加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训

职业教育档案管理的制度再优越，管理模式再新颖，最终都是依靠档案管理人员来执行的，因此，对于档案管理人员的专业技能培训必不可少。对于职业教育档案管理来说，虽然都属于档案管理的范畴，但是与其他的普通档案管理还是有所区别的，所以对于档案管理人员的专业技能会有特殊要求。在职业教育档案的管理中，不但需要管理人员有过硬的专业技能，还需要管理人员具有服务精神，能够虚心耐心的为广大师生提供服务。由此可见，必须加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训，使档案管理人员的专业技能和整体素质得以全面提高。此外，由于职业教育档案管理中引入了计算机技术和互联网技术，这也对档案管理人员提出了新要求，职业教育档案管理人员必须适应新技术的发展，通过专业技能培训，提高自己掌握新技术的能力，使自己更加适合档案管理的岗位。学校每年按要求参加市档案局组织的档案管理人员的技能培训班，使技能培训成为常态化的工作，不断的提高档案管理人员的素质，使职业教育档案管理水平不断提高，促进职业教育档案管理的整体发展。

（4）对现有的职业教育档案管理功能进行扩充

传统的档案管理功能仅仅是对已经存档的资料进行存储管理，功能单一。经过创新之后的职业教育档案管理除了存储管理功能之外，还新增了服务功能，但是要想实现职业教育档案管理的目标，还需要根据实际情况对现有的职业教育档案管理功能进行扩充，增加对学校各项的信息的掌握，丰富档案管理的资料覆盖面，更好的发挥档案管理的服务功能。

（5）使学校的档案管理工作布局更加合理

职业学校的职业教育档案管理工作作为一项基础性工作，对学校的教学工作和整体建设都起着十分重要的作用，因此，要将职业学校的档案管理工作融入到职业学校的整体建设中来，使职业学校的档案管理工作布局更加合理。明确职业学校档案管理工作的意义，对档案管理工作进行合理布局，从宏观上保证职业学校的档案管理工作趋于合理。在济南三职专的档案管理中，该学校将档案管理和学校的整体建设进行和全盘的考虑，设计了合理的档案管理系统，使档案管理工作真正为该学校的发展提供资料支持。

三、总结

从以上的分析我们可以知道，职业教育中档案管理工作的重要性，以及对职业教育的促进作用。总体上来说，职业教育中档案管理工作是学校的基础性工作，为学校发展提供智力支持和资料保障，为学校的教育科研提供资料支持，职业教育中档案管理工作的重要性毋庸置疑。从管理学角度讲，职业教育中的档案管理水平的高低，直接反映出了职业学校的管理水平。所以，职业教育中的档案管理已经成为了判断一个学校整体管理水平的风向标。职业教育中档案管理工作的意义在于可以促进职业学校发展，可以实现对职业学校中四大类资料的管理，可以提高职业学校的管理效率。从实践分析的角度讲，本文讨论了提高职业教育中档案管理质量的具体措施，从多个角度论证了如何在实践中提高档案管理质量，并分析了几种具体的提高档案管理质量的措施，具有一定的指导意义。这几种提高档案管理质量的措施，核心的思想就是对现有管理方法进行创新，因此我们可以认为创新是搞好职业教育中档案管理的重要方法。

参考文献

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随着企事业单位职工档案的日益庞大、复杂程度逐渐增强，如何加强企事业单位职工档案管理将会对单位的发展起到至关重要的作用，研究企事业单位职工档案如何更好地管理，已成为当前决策者们的当务之急。

一、增强档案管理的认识理解

档案的存在是一种社会现象，它的产生是一个漫长的历史过程，它是以一种实体存在并且其中有一部分要永久保存下去，以为后者积蓄历史价值。强化档案作管理工作的思想意识是管理工作的一个重要环节，为各项工作的开展提供了基础性信息资料。强化居安思危的忧患意识，增强战略观念，保持高度警惕 ,保持旺盛的战斗意志，以高度的紧迫感，使命感和责任感，抓好档案工作建设。

当然，充分认识维护职工档案的完整与安全是整个档案管理工作中各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护职工档案的完整与安全，更是档案管理工作中心任务，这是因为档案管理工作这个环节，是实现维护完整和安全的重点环节和主要手段。从实质上来讲，档案管理工作也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不得因素作斗争的工作过程。

二、职工档案管理的发展趋势

市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的职工管理制度如人事制应运而生，人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的职工档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部职工档案管理机构，只收集管理本单位职工档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的职工档案管理机构。

职工档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了职工档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统人事档案管理中，职工档案收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构职工档案来源单一，仅限于本机构职工，内容也较简单；而社会化的职工档案管理机构，其来源广泛，可以来自该社区范围内各类职工，又由于职工身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也丰富多样。

三、加强职工档案管理的建议及对策

1、建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。劳动保障行政部门与档案行政管理部门尽快制定企业职工档案管理办法,进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等，同时注重服务质量，要把提高服务质量,纳入档案工作建设的总体目标当中，各企事业单位可以在年终绩效考核当中合理安排适当考核指标，以调动职工档案管理工作的积极性。

2、做好档案管理的基础性工作。应严格执行《档案法》的各项规定，健全档案管理制度，认真负责地为职工记录、整理、保管好档案材料，定期督促检查，发现问题及时整改，保证职工档案的齐全、完整和真实。要加强对档案管理人员的素质培养，定期参加地方档案行政部门组织的业务培训，加强档案人员职业道德和爱岗敬业教育，使档案人员在执行政策、规范操作上适应单位需求。

3、注重收集有珍藏价值的档案门类齐全、结构合理、质量优化的室藏体系 ,是档案工作服务的先决条件。门类不够齐全、结构不尽合理 ,难以满足服务的需要 ,因此 ,丰富室藏信息量是档案管理部门的一项基本任务 ,必须加大力度 ,切实做好职工档案的收集工作。

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一、失业职工档案管理现状及存在的主要问题

1.信息记录不全现象比较突出。原先的国有企业，由于企业领导在档案方面存在误区，档案管理人员缺乏档案管理这方面的意识，表现在一是个人档案材料不完整。缺少招工手续、劳动合同、转正定级手续，工资表等资料，类似的重要材料没有装入档案的情况较为常见。有的复转军人部队档案一直存放在武装部或当地民政部门，高校毕业生档案一直存放在人社部门的人才交流中心，到企业工作后一直没有并入职工个人档案，影响到了连续工龄的计算，造成了失业职工经济补偿金与失业保险金的少领现象，损害了他们的切身利益。 二是档案记录前后不一。由于原先对档案工作的严肃性缺乏必要的认识，招录工人时劳资人员代填职工个人信息现象较为普遍，档案中出现的职工姓名同音不同字、出生年月与身份证信息不符、参加工作时间前后不一致、从事特殊工种时间记录不清等，导致下岗失业人员不能按期办理退休，直接侵害了职工的切身利益。

2.多部门交叉管理档案，不利于工作的开展。在青州市，目前企业破产改制后绝大部分档案归入青州市劳动事务中心托管，另外部分单位比如种子公司、市府第一招待所等原属事业单位，这几家单位改制后其档案归人社局干部科管理，还有一些国企业单位的领导档案归组织部管理，但办理失业手续后，这部分人员的保险续缴、退休申报还得由劳动事务中心负责，这种按单位性质、人员身份划分的档案管理办法，造成失业人员档案管理混乱，查找困难，给失业人员落实相关待遇，办理退休手续带来极大不便。

3.档案管理制度不健全，档案从业人员整体素质偏低。由于制度不够健全，一是在档案的分类、期限设置、归档和档案资源的收集、存储、传输、查询、管理、应用等环节缺少必要的依据;二是在档案生成、转递、查阅过程中，没有统一的管理规范，造成职工档案记录不全、流失，对于职工尤为重要的招工手续、亦工亦农轮换合同、工资审批表、上山下乡证明材料没有及时归档，导致档案利用价值降低。三是部分企业档案人员的业务素质和文化素质较低，且缺乏培训，不能保证档案材料的正常收集和整理。有的从业人员缺少档案管理业务工作基本知识，对职工档案内应有的项目不清楚，为档案收集后再利用工作带来很大麻烦。

二、加强失业人员档案管理工作的对策及建议

1.加大宣传力度，提高企业对档案重要性认识。领导重视是档案管理取得成效的关键，充分利用各种宣传手段，宣传档案在企业改革与发展、企业及职工权益维护等方面的重要作用，深刻认识档案对于职工权益的维护与企业文化的建设具有的重要意义，投入资金、人才健全完善档案室建设，安排高素质人才从事档案管理工作，做好档案收集、整理、归档、利用工作，从源头上树立起档案民生地位的重要意义，为档案的管理利用打下良好基础。

2健全完善档案管理制度，为档案工作开展提供依据。完善的档案管理制度是失业职工档案收集、整理、归档、利用的前提基础，依据制度建立起职工档案的立卷、归档、保管、转递、使用、登记、统计和保密等项制度，确保档案信息的准确，资料的完整，杜绝因管理制度不完善导致的档案流失、资料不全、信息不实、流转不畅、保险续缴不便问题。

3.解决档案归属问题，为后续管理提供优质服务。 彻底解决档案多头管理局面，只要是失业职工、自由职业者、没有档案保管能力的个体私营企业档案一律由县级以上劳动保障部门的职业介绍机构保管。机构须具备档案保管的硬件条件与安全措施，配备专职档案保管人员，并经检查验收合格后，由同级劳动保障行政主管部门认定，方可开展失业职工档案托管并开展一系列后续服务工作。企业破产、改制、重组后的人员不再以干部或工人身份、领导级别划分档案归属，破产企业生成的档案一率归劳动事务机构保管，负责其后续保险的代缴、档案查询、证明材料的出据、退休手续的申办、档案的转移等服务工作。

4.做好入库档案的数字化管理，为档案的高效利用提供便利。在网络技术迅猛发展的今天，过去传统的档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理失业职工档案之中，是管理好、利用好失业职工档案的必由之路。在失业职工档案移交过程中，要求档案托管机构即时将职工档案进行数字化转换，录入档案托管系统，建立准确和完备的职工信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的双重管理模式，切实提高档案利用效率，比如青州档案托管机构现存失业职工、自由职业者、小微企业者档案6万余份，每天缴纳保险、政审、退休、调动等使用档案上百次，如果不进行档案的数字化管理，现有的工作人员难以应付如此巨大的工作量。档案的信息化管理是提高档案利用效率的必由之路。

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[关键词]知识经济；企业；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）08-0-02

国家经济的稳健发展、社会的持续进步，均离不开企业的规范化、有序化发展，而企业档案管理工作是企业经营管理的关键，有效的档案管理，能够提高企业的经济水平。但是，现如今企业在管理档案过程中还存在一些问题，制约了企业的发展。因此，本文分析知识经济时代的企业档案管理具有一定的现实意义。

1 知识经济特征

首先，知识具有必要性，它在企业运行管理中占有重要地位，尤其是在生产力和生产关系两方面。其次，知识具有丰富性、全球性以及先进性。在社会经济发展落后时期，知识具有间接性和匮乏性，随着信息科技的不断发展以及互联网的逐渐普及，知识逐渐打破了空间和时间的限制，在网络平台中，知识逐渐融合在一起，它的应用价值被充分实现。在社会发展的传统阶段，知识形式单一，主要以书本、报刊以及文稿等形式呈现，现如今，知识形式越来越多样化，它能以文字、电子、图形、语音、光碟以及图像等形式呈现。再次，知识具有网络性。知识的处理方式、处理手段以及知识传播方式等均能实现网络化，以往知识传播主要通过广播或者电视等单一设备，而随着网络信息技术的社会化、家庭化和工作化，人们身边随时发生着各种知识传播的现象。然后，知识具有管理性。企业经济效益的提高，离不开知识的有效运用，因此，知识运用的过程即知识管理的过程。最后，知识产权化。企业利用知识产权化的特点，能够实现创新型知识的保护，利用知识可以促进企业效益化发展。

2 企业在档案管理中常见的问题

2.1 传统管理问题

传统企业档案管理的重点主要投放在档案收集、整理、分类保存等方面，它的管理对象主要有事件、书报、记载、人事、物品存档、过程以及文件等；管理手段主要为纸质记录、分类存储于档案管理室。传统阶段的档案管理受限于技术手段，以“资料收集”“保存”“管理”“借阅”等工作为管理重点。在此期间，人们高度重视档案资料的完整性，借阅人数较少。传统档案管理在历史记载方面发挥着重要作用，后人可以此为依据满足工作需要。传统管理的具体问题表现为：工作内容较复杂，且耗时。在发展规模较大的企业中，由于企业档案资源较多、涉及内容较广，对这类档案资源进行收集、整理时，需要专业人员进行督促、监督以及编辑整理，而随着企业发展规模的扩大，档案管理的难度也会随之增加。此外，档案管理还需要较大的保存空间，一定程度上提高了档案管理成本。

2.2 信息时代管理问题

2.2.1 分类方法传统

企业针对档案开展管理工作时，经常沿用传统的分类方法，且分类创新方法较少，分类管理规则形式化，这与企业的实际工作相脱离，当员工对档案进行目标搜索时，由于搜索难度较大，目标档案搜索经常以失败告终，即使搜索成功，也会花费大量精力。而往往搜索档案的人员并不是档案管理者，在未掌握分类方法的基础上进行档案查找，会大大增加查找难度，会使档案搜集者失去查找信心。

2.2.2 网络化优势较弱

虽然现今处于网络信息时代，但大多数企业的档案管理者经常弱化网络化优势，当人们搜集档案、获取档案信息时，网络便捷化优势未能充分彰显，而管理者主要发挥了人工优势。

2.2.3 管理耗时、耗力

管理耗时、耗力与传统档案管理具有相同性，企业档案管理者对信息的获取能力、计算机操作能力、档案分类整理能力等较弱，在档案管理工作中会浪费大量的人力、物力资源。

2.2.4 资料分类模糊

社会是动态发展的，知识类档案是要与时俱进进行分类的，且并不是所有的分类都是一成不变的，某些知识经实践检验后，会再次优化、完善，这时就要及时进行修正、保存，然而部分企业在管理档案时存在分类模糊、不及时的问题。

3 档案管理与知识资源管理间的关系

知识资源管理，指的是企业利用特定方式，管理知识从产生、发展、传递到实践应用的过程，这不仅能丰富员工的知识量、开阔知识视野，还能提高员工的工作水平，优化企业的工作质量，增加企业经济效益。企业经济效益以企业知识为主要来源，因此，提高对知识管理的重视程度是十分必要的，管理者在具备知识的同时，还要提高相应的管理能力，只有这样，才能促进管理工作高效进行，才能充分展现企业的文化理念，提高企业在市场中的竞争实力。

3.1 企业管理核心正向知识资源管理转变

企业知识具有两种类型，第一种是显性知识，第二种是隐性知识。其中，第一种是指已经保存下来，具有可观、可读、可听等特点的知识；第二种是指未被保存，仅在脑海中、数据中以及行为中表现的知识。知识资源主要倾向于显性知识，因此，企业档案管理也就是对显性知识的管理。需要注意的是，由于隐性知识为显性知识提供来源，因此，知识资源管理是企业知识管理的重点和核心。由于知识资源是支撑企业发展的重要保障，且它作为企业发展的经营成果，具有较高的资产价值，因此，管理知识资源即是管理知识资产。

3.2 尊重资源管理的基本规律

知识管理规律指的是，促进企业知识动态变化的规律。知识管理具有明显的特征，一是员工是知识的产生者。二是知识在企业环境中具有共享性。三是知识规范化后，能够得到员工的全面认可和支持。四是知识应用于实际工作，是知识资源目标化的充分体现。五是知识创新，即对企业集体全面创新，它能改工作模式以及工作方法，促进企业进入新的发展阶段。

3.3 现档案知识管理到知识资源管理的过渡

档案资源属于显性知识，且该知识资源已经经过标准化处理。因此，强化、管理档案知识这一知识资源时，理应从知识资源管理的角度入手，以实现档案知识管理到知识资源管理的过渡。

3.4 现实需要

知识资源管理后，企业档案知识会利用知识资源管理规律进行管理，从而能够有效避免信息时代档案管理中存在的问题。首先，企业内部员工积极参与，形成规范的知识资源优化处理，将过去管理者一人管理转变为人人管理。其次，知识资源参与实际分类工作和应用工作，这能有效解决以往分类模糊以及应用不及时等问题。最后，应用了正确、规范的知识管理方法开展档案知识管理工作，从而减少了错误方式的应用。

3.5 实施性较强

档案知识是经过规范化处理的知识资源，它能实现知识的应用和创新，同时，这与档案知识管理规律相符，因此，具有一定的发展生命力。

3.6 为企业提供价值

传统档案管理的最大价值在于历史记载性，信息时代档案管理的最大价值在于历史数据数字化。企业档案管理的实质是实现企业经济效益最大化，提高企业发展的利润空间。传统的档案管理受技术条件以及陈旧管理思想的束缚较严重，在一定程度上制约了企业档案管理实质的发挥，不利于企业经济效益的及时实现。

4 结 语

在知识经济时代，企业档案管理顺应社会发展要求实现知识资源管理，有利于促进企业优化经营管理结构，有利于提高企业的经济效益、增强员工参与档案管理的责任感。知识资源管理是企业档案管理的必然趋势，它不仅能增强企业竞争力，还能促进企业持续、健康发展，同时，还能加快我国建设和谐社会的进程。

主要参考文献

[1]张晓娟，马瑜，左田原，等.知识经济时代的企业档案管理――一种知识资产观[J].档案学通讯，2012（4）.

[2]刘昕.试论知识经济时代的企业档案管理[J].中国新技术新产品，2011（6）.

[3]邰曦.知识经济时代企业档案管理的转变[J].现代经济信息，2016（22）.

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【关键词】企业知识管理；知识经济；档案管理；协同

1 知识经济与知识管理内涵及主要特征

1.1知识管理的内涵

知识管理就是应用现代技术对知识资源（包括显性知识资源和隐性知识资源）进行管理，以促进知识创新的活动。具体而言，知识管理包括三方面的内容，即知识资源管理、知识技术管理以及知识思维管理。知识资源管理就是管理知识信息或与知识有关的信息以及记录知识和信息的载体，其目标主要是管理企业内的显性知识资源。知识技术管理指知识管理的实践活动，如设计知识管理的整体方案、规划知识管理业务流程、建立企业知识系统、知识安全管理、建立知识用户权限系统及用户访问控制系统等，其目标是建构一套保障知识管理活动顺利进行的技术平台。知识思维管理是管理企业内的人力资本，包括建立协同的企业文化、协同的工作环境、协同的思维模式等，其目标是通过思想文化渗透实现对组织内隐性知识的管理。

1.2知识经济的主要特征

一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、厂播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识（产品技术知识、商业推广知识、高效工艺知识、商业模知识等），而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。

2 企业档案部门参与企业知识管理的不利因素

2.1企业档案中显性知识多，而隐性知识少

企业档案是企业现有知识水平和管理经验的积累，是企业合法权益的法律凭证，是企业持续发展的可用资源，蕴藏着新的生产力和重要的商业秘密，对企业生存和发展都有重要意义。这部分知识资源中也蕴藏着一个企业的历史，是企业记忆的一部分，是企业精神和文化的体现。在重视知识经济和知识管理的今天，企业档案应当受到应有重视，发挥其应有作用。但是，企业文档几乎完全体现为显性知识，对于企业知识管理来说，它只是其管理内容的一个部分，更何况企业档案对显性知识的记载并不完全，企业显性知识另有一部分存在于图书、期刊、资料等其它形式的知识载体中。而企业知识管理的核心在于开发企业隐性知识，企业档案管理工作对此很少涉及，其管理理念、方式方法还需要重新审视、定位和改进。

2.2企业档案资源是静态的、被动的，而知识是一种动态的、能动的资源

档案管理的核心工作有两个方面：一是档案安全保管，另一个是档案内容信息的开发与利用。我们一直在强调：“安全保管”是“有效利用”的前提和基础。实践中的企业档案管理工作部门也是以此为宗旨，在档案管理中，重视收集、整理、分类、排架等基础性工作，“有效利用”的方式过于简单，效果也不尽如人意。档案资源多表现为一种静态的、被动的资源，成为一种高积累，但低附加值产出的知识资源。知识却是一种活的、能动的资源，它有时会以信息、数据的形式存在于语言中、书本中或软盘里，如文档中的知识。但知识的本质往往是人或组织的一种能力、经验，或是人脑中的一个创意，它不会被动地等着开发利用，而是会与其它知识资源重新组合，在知识共享过程中，实现知识的新或知识增值。

2.3企业档案管理对象具有单纯性，而知识管理对象具有复杂性

随着社会的发展和技术的进步，档案内容和种类发生了巨大变化，档案载体形式也在不断发展变化。当然档案管理更为重要的内容不仅仅是对档案载体管理，而更是对蕴涵于载体之上信息内容的开发利用。知识管理在大多数时候也表现为对物质对象的管理，如对图书、文档、光盘、网络等的管理。但有一点值得注意的是：作为知识管理中很重要的一部分――隐性知识，在很多情况下实际上是在企业中人身上积累的过程。这种情况下，人就不仅仅是简单劳动力的提供者，更为重要的是知识载体与知识处理主体。企业的大部分知识都是以个人经验、技术诀窍等隐性知识的形态存在于员工头脑中，知识创新和知识增值与隐性知识和人密不可分。可以说，人也是企业知识管理的重要对象。由于人力资源的介入，企业知识管理变得更为丰富和复杂。上述种种问题无疑向我们反馈了这样一个道理：无论从资源构成、资源特点还是管理对象哪一方面进行比较，企业档案管理与企业知识管理都有较大的差别，直接对企业档案管理采取知识管理的一套方法必然不妥，而企业档案知识资源是参与企业知识管理的资源基础，企业知识管理又撇不下企业档案部门。鉴于此，实现企业档案工作与企业知识管理环境协同是解决上述矛盾的必然选择。

3 企业档案工作与知识管理环境协同的策略

3.1协同理论的定义

协同理论在上世纪60年代首先由美国著名管理学家H・伊戈尔・安索夫提出，他认为协同理念的战略可以把公司多元化的业务联结起来，从而使公司得以更充分地利用现有优势开拓新的发展空间。安索夫确立了协同的经济学含义，即协同模式的有效性部分地源于规模经济带来的好处。安索夫把协同效应形象的通过“1+1>2”这一简练的公式表达出来，协同的概念因其“简单”而被人们广为接受，协同理论也得到迅猛发展。具体说来，协同是指系统中诸多子系统的相互协调、合作或同步的联合作用，是系统整体性、相关性的内在表现。协同理论并不是各个子系统的简单相加，它的实质在于各子系统的相互协调从而产生整体效应，企业知识管理也需要对各知识资源管理部门协同管理。档案部门掌握着大量企业知识资源，企业档案部门从理念与实践上实现与企业知识管理环境的协同是知识管理环境下企业档案部门的必然选择。

3.2企业档案工作与知识管理的协同内容

企业内的各个信息部门就是企业知识系统这个开放系统的子系统，各个子系统相互连接、合作，不断进行物质、能量与信息交换，能够发挥各子系统之间的协同效应，使企业整个知识系统的功能更加强大。在知识管理环境下企业档案部门若想发挥与时代和角色相符的功能和作用，在做好本职业务以外，也应该更多的思考如何与企业整个知识系统的协同。协同的内容包括：

3.2.1目标协同案部门在参与企业知识管理过程中，分目标应与知识系统的总体目标基本保持一致。目标是行动的指南，目标不相符，最可能导致的结果是实现了局部效益，但总体效益不一定有增加。通过协同机制将企业档案部门与企业知识管理目标统一起来，在协同环境中建立趋同的价值追求，明确知识管理环境下的企业档案工作的发展方向。

3.2.2技术协同档案管理系统与企业内部其他知识系统之间应具有较好的兼容性和通用性。企业各个部门会由于自身实际情况所限而对知识系统的技术标准要求不一，标准上的差异会在部门之间的合作中形成“技术壁垒”。企业知识主管部门首先要花费时间和精力在各类系统的转换与协调上，这样才能保证知识存储和利用的一致性。高度兼容的系统不仅能够发挥若干子系统本身的整体功能优势，同时也能够放大系统内聚后的功能创新效应。企业档案管理系统的选择应该征求知识主管部门的建议和指导。

3.2.3资源协同重新整合知识资源，优化知识资源的配置，提高知识的利用效率。知识经济时代，知识的交叉性、集成性和复合性使企业各信息部门必须和谐地联系起来，档案知识必须与其他部门的知识资源整合才能实现其价值。对于一部分很少使用或具有潜在价值的档案知识或图书、情报知识，企业应建立一个整合知识资源的平台，将知识单元或其线索以结构化的方式记录在指定数据库或知识库中，并由专人负责管理，使得适当的知识能在适当的时候发挥应有的效用。

3.3企业档案工作与知识管理的协同策略

3.3.1在思维层面上利用协同思维，引领企业档案分类模式改进。标准与规则的设定都与一定的社会管理环境密切相连，《工业企业档案分类试行规则》在设定之初，并没有预测到知识管理的到来，更无法预知知识管理给企业档案类别带来的巨大冲击。自《规则》颁布至今，企业管理环境发生了很大变化，而《规则》并没有新的修订，适应新的管理环境的企业档案分类标准的探讨应该被提上议事日程。对《规则》划分的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类十个工业企业档案类别，笔者认为需要作“两个补充、一个调整”，宗旨是妥善安置知识管理环境下出现的新生档案类别，包括客户档案、竞争情报与知识产权档案等。我们可以在原来十个工业企业档案类别中增加一个知识产权管理类和一个市场管理类，客户档案类与竞争情报类作为市场管理类的二级类目，这是“两个补充”；为避免市场管理类与经营管理类档案归类划分的重叠现象，有必要将经营管理类调整为经营类，具体涵盖采购、销售等活动过程中形成的档案，这是“一个调整”。这样，《工业企业档案分类试行规则》的类目可以调整为十二个大类，即党群工作类、行政管理类、经营类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类、知识产权管理类、市场管理类。

3.3.2在管理层面上文档系统与其他信息子系统的协同。企业内各个子系统相互开放，通过与其他子系统的协调与配合，从而实现整体绩效的最优，如企业档案部门与企业情报、图书、资料等部门通力合作、实现协同。从只整理保管本企业形成的纸质档案、科技图书、标准、期刊、法律法规中解脱出来，实现由封闭的以实体管理为主向开放的电子信息网络管理转变，由重管轻用向重用促管转变，由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变，形成辐射企业档案、标准、图书、期刊、情报知识综合管理的知识处理中心和中转站。管理人员在分工合作的基础上负责企业档案、图书、情报的收集、整理、加工、处理、传递、交流等，建立结构合理、种类齐全、质量优化的知识体系，为领导决策、为企业生产经营提供高质量的信息服务。企业档案管理的业务流程需要做新的设计，以弥补环节操作缺少渗透和融合的缺陷。

3.3.3硬环境建设与企业商务平台系统建设协同。协同商务平台对知识的集成管理为协同知识管理提供了条件。企业协同电子商务平台是在充分理解电子商务（E-B）、客户关系管理（CRM）、企业资源计划（ERP）的设计思想基础上，把企业的各种核心业务，通过web有机的集成在一起，实现ERP、E-B、ERM三者的整合系统。企业用这个系统让供应商、采购商、客户合作伙伴以及员工、管理者、决策者能够从各种方式，通过接口访问相关数据，实现在高速互联网时代，企业经营的整体协同管理，同时又实现工作流和工作协调应用。在协同商务平台中知识处于一个立体的、多维的知识获取、共享和使用的环境，无论知识的来源、结构是什么，都可以得到统一的管理；同时协同平台为这些知识节点之间提供了立体化的“网状”关联通道，从任何一个知识节点都可以到达任意的相关知识节点，极大的方便企业获取完整的、真实的知识。协同商务平台站在比“系统集成”、“应用集成”更高的“信息集成”的层次上，为协同知识管理提供了有效手段。协同商务平台将企业的所有应用和数据集成到一个知识管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的知识平台。在这个平台上，数据经过处理、分析后，可以变成有用的信息，而信息经过审核、分类后，则变成能协助个人、企业或团体创造智能与价值的知识。

3.3.4软环境建设与企业管理环境协同。企业进行知识管理，要求企业建立学习型组织、建立共享的企业文化等，这些都是属于知识管理环境对企业软环境的要求。企业档案部门也有很多亟待加强的软环境建设，比较突出的有制度建设、文化建设、及建立知识管理的评估机制等。

3.3.4.1制度建设。企业知识管理的制度建设主要是制定企业合理的奖惩机制和激励制度，建立系统的学习和培训制度，建立有效的企业知识传播制度，建立企业跨行业、跨部门的信息和技术交流机制和相关制度等。企业档案部门内部也需要建立奖励激励机制、学习和培训机制，在知识管理环境下还要积极建立知识共享的考评机制，以督促企业档案部门员工之间以及与其他部门员工的知识交流与共享。

3.3.4.2文化建设。企业文化建设非常重要，包括企业经营哲学、价值观、管理思维等，主要是创建企业共享的团队文化和学习文化，建立知识共享的激励机制，培养员工良好的职业道德、企业荣誉感和团队精神等。知识管理中的最大障碍就是不信任和隐藏知识问题。通过制度创新、文化创新实现员工的自我激励，积极参与知识交流与共享，为提高组织效率创造机会，这需要高层领导的支持。因为组织文化的变革涉及个人价值观念以及个人行为的变化，要比任何其他的改革都要困难。因此要从根本上突破企业已经形成的固有的文化传统，必须在高层领导的支持下进行。

3.3.4.3建立知识管理的评估机制。知识管理的评估机制是企业知识管理体系的主要组成部分。企业档案部门采取定性评估与定量评估相结合的方式，建立测评企业档案部门参与知识管理效果的指标体系和评价模型，从实施的过程和目标两个方面对进展情况做出评价，并且聘请专家对实施情况做出评价。

参考文献：

[1]储节旺.知识管理概论 .清华大学出版社.2006

[2]樊治平.知识管理研究东北大学出版社.2006

[3]安德鲁・坎贝尔、凯瑟琳・卢克斯.战略协同.机械工业出版社.2000

[4]张斌.新经济时代的企业档案管理.中国档案出版社.2007

篇10

一、工程地质勘察原始资料档案的特征

（一）专业性。工程地质勘察工作包含了勘察、室内土工试验，波速测试、静力触探试验等多样化的专业知识和学科，这就使其档案具有较强的专业性和多样性，一般情况下不同的专业技术文件不能混为一体。因此在工程地质勘察原始资料档案的管理工作中，要求管理人员具有一定的专业知识，从而能快速精准地区分各专业的文件及相关图纸，进而对相关文件进行正确的分类处理。

（二）系统性。工程地质勘察一般是以独立的工程建?O项目作为对象，勘察过程中的每个环节都是有效连接在一起的，使工程勘察技术资料同工程项目建设中的其他资料有机地组成一个完整的系统，其中的每一个部分都不可缺失。

（三）阶段性。工程地质勘察工作具有特定的流动性，只有在野外作业完成后才能进行资料整理、提供勘察报告、土工试验报告、波速测试报告、静力触探试验报告等。在不同阶段的勘察工作中，产生有不同的技术资料，管理人员要做好具体的阶段性资料的收集整理，并且要注意不同阶段勘察资料之间的关联性。

（四）时效性。因为工程地质勘察报告具有针对性，仅服务于相应的工程项目。这个原因导致在项目设计、施工阶段对勘察报告会进行反复的查阅和使用。在项目竣工以后，对勘察报告的使用率会随之降低。所以工程地质勘察报告及相关资料的档案具备的时效性特别强，其作用会随着时间的推移而衰减。

二、工程地质勘察原始资料的收集内容

在收集工程地质勘察原始资料时，不仅要对工程勘察原始资料进行收集，还要对工程勘察的由来、工作过程以及工作成果进行收集。一般情况下，收集资料时包括以下几点内容：

第一，把业主提交的工程项目批准文件、施工或勘察许可文件、工程项目的坐标与标高资料、项目已有的技术资料和图件、勘察合同文件、勘察任务书等原始文件进行统一的收集保存；

第二，针对各个勘察任务书要求，将勘察部门所编写的工程地质勘察大纲文件以及在勘察过程中调整大纲相应的批文等资料一并收集保存；

第三，收集在勘察工作完成后所编写的勘察报告、土工试验报告、波速测试报告等相关报告以及相关的图、表资料和勘察原始记录表、原位测试记录表、钻探原始记录表等；

第四，相关专家的咨询意见、施工图审查意见等相关图文资料以及工程勘察过程中所采用的工程地质调查、工程地质测绘及长期观测等形成的全部原始资料进行收集管理归档。

三、做好工程地质勘察原始资料档案管理的具体措施

（一）对工程档案管理加以重视。所谓的重视，就是要深刻认识工程地质勘察在经济建设中“防灾”的重要性，特别是分管领导要重视档案管理工作，设立档案管理机构，配备相关人员，比较大的项目要配备兼职资料收集、保管人员。档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识和能力，还要具备协调技术人员或兼职档案人员、相关部门的能力。建立和完善工程地质勘察的档案管理机制，制定科学的激励和约束制度，激发档案管理人员、兼职人员和技术人员的责任心，提高档案资料收集的完整性和系统性，从而保障技术资料档案的真实科学、规范严谨。

（二）把现代科技运用到档案管理中。传统的档案管理手段会一定程度地增加工作量，工作枯燥繁杂，工作人员工作积极性有所削减，降低工作效率。在新形势下，档案管理信息化建设工作已经全面展开，加强数据库建设，使工程地质勘察档案管理进入电子化和数字化时代是档案管理的必然要求。要在工程地质勘察档案管理中投入必要的硬件和软件设施，进一步保障工程地质勘察原始资料在传输和应用工作中的安全性，夯实工程地质勘察原始资料的使用基础。

（三）建设全面的档案管理制度。制度建设是搞好管理的必要途径，档案管理部门要依据法律法规和单位的管理制度制定档案管理和工程地质勘察档案管理制度，规范档案管理。根据工程项目的特征，制定符合实际的工程地质勘察档案资料收集工作规则，做好规范的表格以及验收凭据单等资料，这也是把工程地质勘察档案管理好的基础。通过制度，让管理档案的人员、技术人员明晰自身所要承担的工作责任，加强责任心以及法律意识。这样才能保障工程地质勘察档案的完整、真实、科学。