中小微企业采购管理办法范文

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篇1

[关键词]中小家族企业；铸造企业；存货管理；电商；第三方物流

[DOI]1013939/jcnkizgsc201529162

1存货管理理论概述

1.1存货的概念

指企业在日常生产经营活动中持有的以北销售的产成品或商品、处于生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。不同行业的企业，按经济用途的差异有不同的存货类别。铸造企业的主要业务是生产以及销售产品，故存货构成非常复杂，一般包括：原材料、在产品、自制半成品、产成品、周转材料。

1.2存货管理的方法

1.2.1ABC分类控制法

按照一定标准，将存货划分为A、B、C三类，分别实行分品种重点管理、分类别一般控制和按照总额灵活掌握的存货管理办法。具体地说，A类存货品种少，价值大，占用资金多，应作为库存的重点管理，科学地确定该类存货的经济批量和定额，并经常检查这类存货的库存情况。B类存货则应在定货数量和定货时间上加以控制，不必像A类存货那样经常地进行分析对比。C类存货量大但金额一般都不大，一般可集中采购，并适当加大安全存货量，简化手续，节约定货费用。ABC法的主要优点是分清主次，抓住重点，有效地控制主要品种的存货，提高控制的效率。

1.2.2准时生产法（JIT）

准时生产方式是日本在20世纪50年代至20世纪60年代研究和开始实施的生产管理方式，是一种有效利用各种资源、降低成本的准则。其中心思想是寻求、消除在生产过程中形成浪费的一切根源和任何不产生附加价值的活动，实现这一思想的控制方法和原则是：将必要的材料，以正确的数量和完美的质量，在必要的时间，送往必要的地点。生产系统如果真正运行在准时制生产方式的状态下，它的库存就被减至最小的程度，因此，JIT又称为“零库存”管理法。

2中小家族铸造企业存货管理特点

2.1中小家族企业在存货管理上的特点

外国学者Davis（1983）认为只要公司的政策和发展方向受到一个或数个家庭严重影响并且家庭成员通过拥有所有权和参加企业管理来施加影响，具有这一特征的公司就是家族企业。中国学者潘必胜（1998）认为当一个家族或数个有紧密的联盟关系的家族拥有企业全部或部分所有权，并且能够直接或间接掌握企业的经营权的时候，该企业就可以认定为家族企业。

中国社会科学院社会学所、全国工商联合研究室共同组织对21个省市自治区的250个市县区的1947家中小私营企业进行的抽样调查表明，有90%左右的企业是家族式企业。处于创业初期的家族企业采取家族化管理模式有利于减轻外部环境在一定程度上可能给企业利益造成的伤害，特别是在经济不景气时，家族成员能够团结一心，表现出较强的耐性，促使企业更容易渡过难关。然而在中小企业的成长成熟期，家族式管理往往成为纪律松散、资源浪费、效率低下的代名词。特别在存货管理方面，存在生产计划不合理，岗位任务不公平，存货控制薄弱等问题。由于这些企业赋予家族成员较重的权限并缺乏内部监督机制，容易导致在存货采购销售环节存在权利谋私的行为，对企业的发展壮大有极大的隐患，甚至会影响企业的生存。

2.2中小铸造企业在存货管理上的特点

根据中国中小企业划型标准规定，在工业中，从业人员1000人以下或营业收入40000万元以下的为中小微型企业。其中，从业人员300人及以上，且营业收入2000万元及以上的为中型企业；从业人员20人及以上，且营业收入300万元及以上的为小型企业。

总体上看，中国中小铸造企业的机械化、自动化程度较低，员工文化程度整体偏低，劳动环境差，工艺水平落后，环境污染程度大。在存货管理方面，一般具有管理模式粗放、存货管理人员素质较低，会计分工模糊，信息系统不健全，销环节沟通不畅，内部监督制约机制缺失等特点。

3HT公司存货管理现状

3.1HT公司简介

HT公司是位于重庆东北部的一家民营小型铸造企业，其水陆交通方便，通信便捷，基础设施完备，是渝东地区唯一铸造能力达5000吨以上的精密铸造企业。公司注册资本1000万元，总投资额5000万元，2014年营业收入达420万元。生产各类普通碳钢、合金钢、高锰钢、高铬钢、低铬钢等材质的精密铸造件，建筑机械扣件，犁头、铧等农用机械，生产球磨铸铁、桥梁支架、轮船配件，矿山专用配件和破碎机整机制造等。现有在册职工55人，其中：技术工人37人。该企业暂未实行会计电算化。

3.2HT公司存货管理存在的问题及原因分析

3.2.1原材料订购环节

HT公司在原材料订购环节主要存在以下两个问题：一是没有建立系统的采购制度，采购人员单一且权力过于集中；二是原材料占用资金量较大，采购预算的制定没有科学的依据。

由图1和图2可以发现，该企业在原材料部分期初结存量达11.4吨，计3689万元，而后原材料的入库出库都比较频繁，但其数量和金额结存量一直居高不下，年末原材料结存量甚至达21吨，金额占销售收入的85%左右。这说明原材料占用量过大，一方面造成采购验收的工作量较大，另一方面会导致仓储管理难度较大。通过图3的原材料结构分析，可以发现，铁类材料（包括铁风沙）结存量在原材料中占比最大达69%，共14.47吨，金额18万元。

通过深入调查，发现HT公司原材料的采购由公司一名小股东（驾驶技术和少量资金入股）全权负责，完成采购销售、付款收款、入库出库等全过程，使采购销售工作无章可依，增加了暗箱操作、营私舞弊的可能性。且该公司没有严格的采购制度和流程，不进行采购预算，只根据订单量用经验数据估算原材料采购量，离散性较大。公司长期与三家原材料供应商保持合作关系，价格由订货量大小有所波动，但常年保持在较稳定的水平。原材料种类主要有高铬、镍板、低铬、钼铁、废铁、废生铁、不锈钢、废铝、废锰、高锰、废高铬、增碳剂、集渣剂、硅、稀土、氧气、二氧化碳、镁砂、石英沙、铁风沙、覆膜沙、宝珠砂、煤气、培润土、玻璃水等。其中镍板、钼铁、废高铬、硅。二氧化碳单价较高，高铬、废铁、废锰、高锰、铁风沙、玻璃水的收发最为频繁，占比较大。

通过走访问询该公司的生产组长，发现虽然每月原材料结存量较大，但在生产环节仍时常出现原材料不够的情况，这主要是由于公司原材料的历史数据没有进行科学的处理，经验数据又有较大偏差。由于其后采购量较小，运杂费等固定采购成本变化不大，采购员补充材料的单位成本实际上就高于了原采购单位成本。该企业没有专用的原材料库房，各种存货都堆积在生产厂房里，故铁等金属在保管过程中极易生锈，常常造成损失。

3.2.2产品生产销售环节

HT公司在产品生产销售环节主要存在两个问题：一是公司销售人才缺失，产品营销模式单一，市场占有率不高；二是产品积压现象严重，生产线利用率低下。HT公司的产品主要分为六大类：锰钢、高铬、碳钢、生铁、半成品锤把、破碎机整机。

从图4可以发现该企业2014年每月销售额在40万元处上下波动，最高达6888万元，最低至2084万元，市场占有率基本没有太大的变化。由于该企业按订单量采购并生产，发出产品量同生产入库量变化趋势相似，但产品库存却保持缓慢增长的趋势从年初的61.13万元累积到了年年末的133.41万元，增幅达到11824%，产品月平均库存金额达114.14万元远超过月平均产值42.39万元。从图5和图6可以明显看到，库存商品周转率一直处于较低水平，6月～12月平均每月只有026，周转天数在12535天处波动，最高9月达到18693天。值得一提的是，HT公司的生产能力已经达到年产量5000吨以上的水平，但现在实际年产销量只有440吨，生产线利用程度不到实际生产力的10%，且现行市场范围仅限于渝东部分地区。由此说明公司目前存在产品营销手段缺乏、产品周转天数过长、产品管理效率低下的现象，由于产品剩余累积过多而造成的资金占用问题也一直存在，且加重了库存产品管理成本，影响了公司的整体获利能力。公司的产品库存管理有待进一步优化，以减少剩余产品的资金占用，争取扩大市场占有率，实现少库存或零库存，以提高公司盈利能力和经营业绩。

进一步调查发现，由于该公司董事长股份占比80%，经营权与所有权未分离。首先，该公司按家族式管理模式，高层管理人员如销售经理、财务经理和大部分中层管理人员如生产组长，均由该名董事长的亲属担任，均只有初高中文凭及以下，故公司营销手段比较传统，主要是与本地几家公司有固定的合作，很少主动考察其他地区以扩大市场范围。故HT公司在市场不景气的环境下对产品的营销管理较为死板，缺乏改善和适应市场的能力。

3.2.3存货保管环节

HT公司在存货保管环节主要存在两个问题：一是没有划分存货专用保管仓库、形成完善的存货管理流程；二是存货保管形式粗犷，管理难度较大。该公司的存货中金属类材料占比极大，属于易生锈产品。因此，发出存货的方式宜采用先进先出法，即先采购的原材料先领用，先生产的产品先出库，重点是要对存货按增加日期、保管特点等进行分门别类的规范化整理堆放。但是，由于该企业并不重视存货的精细化保管，没有设专门的存货仓库和独立的存货保管员（存货保管员由一名生产工人兼任），产品堆放没有合理布局，先到的原材料、先生产的产成品往往堆放在生产线的最里面，又没有任何标识显示其入库日期，由于该企业存货周转天数比较长，存货堆积量较大，导致保管员在发出材料及产品时，为方便起见往往从上往下进行收发材料及成品，而堆放在上面的存货，往往刚入库不久，这就导致先前入库的存货时间要很久才能被领用到，而等到领用时，大部分已经生锈无法使用或未达到质量要求，造成企业的损失。

4对HT公司优化存货管理的建议

4.1改善企业的内控环境

4.1.1建立完善内部稽核制度

HT公司有关部门应当按照规定严格进行存货的采购、生产领用、销售等环节，并结合本公司生产经营特点在这些环节建立相应制度，严格落实不相容岗位分离原则，采购、保管、记账分工合作，进一步明确各职能部门职责，部门间相互稽核，使存货内控制度相互牵制。各部门要加强自身建设，规范操作行为，建立管理制度和优化工作流程，同时自觉接受、配合人力资源、审计、财务等有关部门的监督与检查。仓库保管员应公开库存物资现有量信息，以便于采购人员以及生产人员制定相应存货采购计划、积压存货处置、报废残料再利用等提供参考信息，以确保维持合理库存量，提高存货周转率，降低短期债务风险，满足日常经营需要。

4.1.2重视对采购人员及存货管理人员的培训

在企业中，企业的管理水平很大程度上受到员工素质与能力的影响。因此，HT公司除了应该吸收一批先进的营销人才之外，还应对采购和存货管理人员进行长期有效的技能和业务能力培训，通过系统地学习有关理论知识，使员工学习掌握新的业务模式、运作流程以及存货管理方法从而提高他们的技能水平和业务能力，进而降低公司的人力成本，提高员工的工作效率。当该公司接到一个订单任务后，在进行商务谈判未明确生产计划的期间，采购与存货管理人员需要根据以往的采购经验，对原材料等采购基础数据进行分析，提前准备，完成采购计划的指定，逐渐形成采购数据库，最终形成同HT公司实际情况相符的专业化存货采购管理系统。在员工工作态度方面，可以通过不定期的考核，按考核结果对员工进行奖励或惩戒，以此提高员工的工作积极性及责任心。

4.2建立存货的信息管理系统

随着现代科技的发展，电子信息技术的迅猛发展，公司应建立网络控制系统，以减少和消除家族式管理带来的人为影响因素。HT公司应建立以财务管理为核心的ERP信息系统，将不同业务部门的人员集中统一在这一平台上进行业务操作，使业务数据能够及时录入。

通过建立健全员工考核制度和定期现场盘点，强化存货收发存信息化应用，保证存货管理数据与实物信息的一致性和准确性，使相关部门及时掌握库存情况，合理制定物资处置计划，实现公司内部存货的供、产、销各环节完全融合，并按相应的业务流程，从而在系统中自动生成资金流、物流、信息流的“三位一体”，将相关信息进行整理、汇总，并及时传输到控制中心统一的数据库中进行监控与分析，从源头遏制存货积压的出现。

HT公司应建章立制、规范管理、划分标准化存货仓库。可以运用存货ABC分类控制法将存货分为A、B、C三类：即A类（价值低易保存的材料）；B类（价值较高且易毁损的材料或质量不合格的产品）；C类（产成品）。HT公司还应对存货收发存管理操作流程进行梳理和制定，严格规范存货出、入库操作，提高存货精细化管理水平。加强存货按时期、型号等的管理，确保“账账相符、账实相符”。

4.3充分利用电商平台及第三方物流进行对存货管理优化

近几年来，电子商务发展速度呈几何倍数进行增长，不少传统企业通过转变线下营销模式为线上线下混合型模式获得了巨额收益。第三方物流企业属于专业的物流企业，在物流战略把握、物流行情洞察以及物流市场分析方面都有自己独特的优势。在公司实施存货控制的过程中，考虑到供应商及HT公司内部物流能力的限制以及某些技术上的障碍，引入第三方物流来共同参与存货管理。HT公司应加入互联网电商交易平台，通过第三方物流与供应商和需求市场相联系形成一条存货周转速度迅速、资金占用量少的链条，并最终达到“零库存”管理的目标。

公司还应注意制定同第三方物流企业的合作机制，协调与第三方物流企业的利益分配问题。

此种存货控制模式有五个优点。一是减少存货资金的占用，提高资金利用率；二是通过电商平台和第三方物流的杠杆效应，可以将公司的市场辐射半径扩大至湖北、湖南、贵州、四川、陕西等地，增加市场占有率，提高公司生产线利用率；三是降低公司运杂费与仓储费，节约成本；四是第三方物流具有丰富的知识与经验，更具专业性，能加快企业产品的物流速度，提高企业物流水平，从而提升企业品牌形象，也有助于企业对市场的占领；五是可减少企业在物流管理费和物流设施上的投资，同时减少流通环节，使企业有更多的精力改进自身业务，把资源配置的重心放到其他项目。

5结论

本文通过对HT公司在存货管理及其相关领域的调查研究，调研了企业的经营环境，发现了企业在存货管理方面存在的一些问题，提出了优化公司存货管理的方案，也为其他中小家族铸造企业在存货管理方面相关问题的解决提供了一定的参考价值。

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