采购流程管理办法范文

导语：如何才能写好一篇采购流程管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

（一）

优化企业资源配是21世纪财务管理发展的新趋势，它是通过将资源配置理论（ERP）与企业全面流程管理（TPM）和供应链统筹管理（SCM）相结合，对企业实施的一种全新的、系统的科学管理技术和办法。

资源配置理论（ERP）是以预算来统领企业管理，同时辅以一套严密的管理体系来协调企业资源管理，提高企业在市场小的竞争地位。其在采购管理中的基本思路是：先估计采购金额，再拟定市场可能的价格行情，通过各种有效的企业内部分析和市场调查，确立相应的物资采购量，并制定与此相关的采购政策。企业预算是依据内部物资需求来估计采购金额，并由此编制各种物资供应预算，而企业资源配置系统个仅用于预算的编制，它还需要将每天的物资采购资料及时归关整理，使管理者随时掌握企业的物资采购状况，并通过拟定相应的策略来提高企业的竞争力。

全面流程管理（TPM）要求企业的每一项作业（包括采购作业）均应行有准和预定的目标，监控系统要及时、灵敏，对存在的问题要能迅速加以处理。全面流程管理导入企业资源配置系统，有助于提高企业经作管理的水平。从物资采购角度考察，全面流程管理在整个企业资源配置中居于核心地位，起着关键作用。它通过分析企业管理的现状，重新设计采购流程，并尽心能使这一流程简便、易懂。通常，物资采购流程再造分为两大块：

一是组织管理流程再造。即在坚持合理分工、相互制约、不相容职务分离，以及协调关系、明确责任原则的基础上，建立3个层次的企业流程再造组织体系。第一层是领导层。总经理是当然的最高组织者，日常工作可由总经理助理负责，我们称之为流程管理主持者，其次是中间管理层。应尽可能压缩机构数目，建立一套扁平的组织机构。最后是执行者，即配备具有定业务素质和思想品质的工作人员。

二是操作流程再造。主要分5个阶段，即计划、核价、质检、票审计与考评。下面以亚星公司为例分步说明。

1、计划制定阶段。即各分厂、车间，以及基建、供应部门根据各自所需的物资数量，向计划部门通批计划部门经过汇总、初审，由审计处物价科复核，报总经理批准，下达月度物资采购计划（以下图表均为亚星公司的操作步骤）。

2、价格比较阶段。采购员将自己确定的价格提交物价部门审核，物价部门根据最高物价控制表的规定，按不超过5%叫的幅度批准采购，并反馈给采购部门及业务员。

3、质量监督阶段。采购部门通知物管部门检验已购进的物资，物管部门通知质检部门对物资进行检验，质检部门将检验结果告之采购部门及物管处，同时报送审计部门。

4、票据审核阶段。采购部门将上述各种办完的手续凭证，交给物价管理部门，物价管理部门经过审核并认可后，交财务中心办理结算。

5、考核与奖惩阶段。主要考核计划完成、节约额、质量和采购费用4项指标。考核时，对实际采购价低于公司制定的最高控制价的部分按比例提奖对超过最高控制价的部分则全额扣罚。

供应链统筹管理（SCM）是与价值链管理相配合的一个概念，它与企业资源配置理论的共同点都是要满足顾客的需求。将这两者加以结合，可以实现整个价值链，即包括研制开发、设计、制造、销售、配送。售后服务等各环节得到通盘考虑，以发挥整体功效。从采购管理角度考察，此项管理体现在物资采购、验收入库和物资领用3个环节（主要是前两个环节）。

1、物资采购环节。该环节的管理以价格为中心，首先要规定最高控制价。这项工作按月进行，由物资采购部门提出建议价格，在公司调度会上讨论后，经总经理办公会确定，由总经理批准下达（一般采用“最高控制价格表”的形式），具体由采购部门（供应处）执行。其次，分物资种类制定具体的管理办法。

（1）对于主要生产消耗性原料，签订合同、标明质量标准，进厂时严格检验。上述最高限价也是对这种主要生产消耗性原料而言的。对达不到质量验收标准但可使用的，须按商定的下浮价格结算。

（2）对于生产消耗性辅助材料，因品种杂、数量少等原因；通常不遵循这种限价，一般由分管经营的副总经理审批。

（3）设备、机电、建材、备品备件、低耗品、劳保用品、办公用品等按一定金额实行分权管理。如亚星公司规定，单价5000元以下的由部门负责人审批；5000－30000元的由分管副总审化；3000元以上的由总经理审批。

（4）大型设备和成套设备实行招标采购（物价、生产、技术、设备等部门共同提供价格、质量。技术等方面的要求），亚星公司对此项规定的金额标准是30000元以上。

2、验收入库环节。采购物资到库后，质量检验人员严格按照检验规程进行“封闭式”检验，不准许采购、供货和车；司三类相关人员进入分析室，避免人为因素干扰检验结果。凡能留样或规定必须留样的物资，检验后都必须留样备查。

3、领用环节。具体管理手段有材料限额领料单、内部价券等，也可以实行内部市场化措施，即消耗部门可以用采购部门的材料物资，也可以在符合一定条件的情况下向外部自行采购。

（二）

企业采购环节的资源配置系统要真正发挥作用，必须做好以下几项工作：一是严格制度。亚星公司不仅制定了《物价管理条例》、《定价采购物资办法》《可追溯责任的比价管理台账制度》、《经济合同管理制度》《主要原材料检验办法》、《经济责任考核办法》等一系列规章制度，更重要的是他们真抓实干，使这些制度在企业中真正发挥作用。二是加强采购管理。亚星的做法是将发生在工厂外部的购销环节，纳入到企业内部监督控制；把购销管理中隐蔽的权力公开化，集中的权力分散化。采用这项管理办法以来，亚星每年节约资金上千万元，使产品的制造成本逐年降低，企业经济效益连年增长。

篇2

“现在我们进入的是中国石油天然气集团公司（下称“中国石油”）流程管理信息系统的多主题界面，从这里可以看到任何一个管理部门信息或专业的流程管理信息。以采购部门为例，这是部门业务描述、这是岗位职责及相关负责人、这是岗位权限……”在中国石油内部控制信息管理系统中，人们只要轻点鼠标就可以瞬间查看任何部门的内控建设情况。

在这里，当记者见证中国石油这家大型跨国石油企业强大的内部控制体系时，记者也迫切期望为读者揭开其内控建设的神秘面纱。

“内控建设从梳理业务流程开始”

这是中国第一批开始内控建设企业的缩影。

2002年，美国时任总统布什签署了《萨班斯―奥克斯利法案》（下称“《萨班斯法案》”），要求加大上市公司的财务报告责任，强化财务披露义务。

2003年，在纽约及香港上市的中国石油，按照监管要求，开始了漫长的内控建设之路。

作为第一个吃螃蟹的人，当时没有人知道内控这只螃蟹该如何下手。

那一年，中国石油从各部门、专业公司和下属单位抽调30余人，成立内部控制项目组。

“我们那时候对内控的了解可以说是零，没有人知道什么是内控，也没有人知道该怎么做内控。”时任中国石油内控项目组负责人、现任中国石油内控与风险管理部副总经理周国芳向记者介绍当时的懵懂状态。

内控的探索之路如同摸着石头过河，边干边学，边学边干。

内控的目的就是帮助企业加强风险管理，提高管理水平，提升企业竞争力。也可以说，内控的核心就是风险管理。企业经营中面临的风险可以分为两个层面，一是企业决策面临的重大风险，需要管理层根据风险偏好，确定风险应对策略；二是业务层面的风险，需要企业内部制定相应的工作程序、工作流程，明确管控措施、岗位权责，通过规范的程序，保证风险得以防控，最终形成企业风险从战略到营运的立体防控格局。

随后，在一些系列学习和调研之后，中国石油决定借鉴国际大公司的成熟经验，并结合自身的管理实际，将其内控建设思路明确为：以流程管理为载体，以财务报告风险控制为切入点，步步推进，稳扎稳打。

流程管理的关键和核心是强调流程的权威大于部门权力，部门是资源库、信息库，但一项任务、一个项目是通过流程来完成的。而以流程管理为载体推进风险管理，就是借助流程管理的作用，赋予其新的内涵，将风险嵌入流程中，在业务流转过程中，识别风险并落实控制措施，从而实现风险管理落地。

“凡是加油站都是13个岗位”

2003年至2005年，中国石油内控建设的重要工作就是流程描述。

经历过那个阶段的内控体系建设的参与者现在回忆起来，感慨地说，那是一个人人谈内控、开口说流程的阶段。

“首先要明确部门的职责及业务范围，其次是梳理风险。那时候内控部门和业务部门在一起就讨论他们干什么工作，具有什么职责，这些职责由哪些岗位来履行，岗位有哪些权限，需要哪些管理办法来支撑，流程中存在哪些风险，应该采取什么措施。大家争得很热闹。”彼时，为了首先满足美国证监会对在美上市企业财务报告真实性、准确性和完整性的监管要求，中国石油首先以财务报告风险控制为切入点，重点规范了财务管理流程，并由此辨识了业务层面的重要风险，形成了一整套成熟的业务流程管理的制度和方法，随后在业务相对成熟的领域和部门逐渐展开流程梳理。

流程梳理，梳理什么？中国石油内控与风险管理部流程管理处处长曲传祥介绍，梳理的内容包括“主要业务、重要风险、关键控制、必备步骤”，基本工作程序包括“现状梳理、规范化设计、流程”三个环节。

以加油站为例。加油站的业务相对成熟，也比较稳定和简便，通过梳理和规范流程，实现了岗位职责、各项风险和应对措施的统一。曲传祥说：“虽然可能因地区、规模不同，工作人员的数量会有不一致，但在中国，凡是中国石油的加油站都是13个岗位，统一针对23项风险实施30项控制措施。”中国石油按照“自上而下、由易而难、逐步延伸”的实施策略，以总部业务主管部门为引领，推进重点专业流程梳理，成熟后作为公司专业流程规范，在公司所属各单位推广实施，形成端到端的全业务流程规范。

“零缺陷”通过外部审计

经过2年多的内控体系建设，2005年12月27日，中国石油《内部控制管理手册》摆在了每一位员工的面前，标志着中国石油内控体系全面进入正式运行阶段。

2006年，中国石油以“零缺陷”通过外部审计。

2007年，美国著名的《财富与风险》杂志评选全球金融界最具影响力的100位人物，中国石油总会计师王国排名第10位。对他的评价是：“以他的努力，引领处于加速成长期的中国企业管理进入遵循《萨班斯法案》的新时代”。

随着全面风险管理工作的深入，中国石油确立的以流程管理为载体，面向经营管理各领域，深入推进风险管理的总体战略帮助其实现了管理规范化的快速发展。

例如在物资采购管理上，以业务流程为切入点，中国石油对物资计划、采购、供应、招标、存货等业务流程进行了重新梳理，加强对验收入库、发出、盘点及处置等关键环节的控制，制定了统一的物资验收单、物资出库单和基建物资验收单，明晰了保管岗与稽核岗的工作界面，明确了物资验收和出库的程序和依据，保证了物资入库和发出成本核算的及时准确。

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备注:自本文件实施之日起,原

废止.

公司产品防护管理办法

1

目的

通过对产品在收发、搬运、储存、包装等各阶段进行控制，确保本公司产品在这些过程中不发生损坏、变质、丢失、危害产品质量的情况，以满足质量和安全管理的要求，最终向顾客提供满意产品。

2

适用范围

本规定适用公司生产经营全过程的所有原材料、自制半成品、包装材料、外协加工件以及成品交货前的防护管理。

3

术语和定义

一般物料：生产上用于各种产品的原材料及辅助材料。

呆滞物料：原材料、半成品、成品的储存时间超过三个月期限未使用或未出货者。

报废物料：生产过程中产生的不良物料、半成品、成品，经品质模块确认无法维修再使用者。

4

引用标准

ISO9001-2000

7.5.5

产品防护

5

职责

5.1

仓管员负责所有物料收发、储存保管及组织物资入库和出库的搬运。

5.2

生产模块负责生产过程中所涉及的各种物料、半成品、成品的搬运、交接、标识与防护。

5.3

品质模块负责所有来料、自制件、半成品、成品的检验判定及产品状态的标识。

6

工作流程

6.1

产品的搬运与装缷。

6.1.1

来料、半成品、成品于搬运前，搬运人员必须先确认上面的标示，若未经授权、标示不明或未具标示的不得随意搬运。

6.1.2

对于大宗原材料（如钢材、铝材等）和大型产成品（如箱体风机、顶板风机等）的装缷，一定要根据产品的特征和现场的实际情况选择适宜的装缷设备（如航吊、机动叉车）和熟练的操作人员，装缷时要小心谨慎，防摔、防撞、防电等。

6.1.3

自制件、半成品转移库位或在自制件转工序的过程中，用手动叉车搬运时，要切实保护产品的完整性，并保持原有的标识，以免损坏、丢失等。

6.2

产品的包装。

6.2.1

在产品采购合同中，必要时应明确规定供应商对包装要求，防止在运输、搬运和使用过程中因包装不当而导致损坏。

6.2.2

生产合格的成品应按客户的要求进行包装，并清楚地填写好物料名称、规格、数量等。

6.3

产品的储存和保管。

6.3.1

物料的验收入库要严格执行《仓库管理办法》和《来料检验流程》，按已审核的《采购订单》内容收货，保证入库物料的数量准确，质量合格，仓管员应根据物料性质及时填写入库台账，办理好入库手续。

6.3.2

经检验合格的物料，仓管员根据其属性存放在有标识的库位内，堆放要整齐有序,以便随时清点数量。

6.3.3

对检验不合格的物料要按照《来料检验流程》进行控制，隔离到退货区，检验员作好不良标识。

6.3.4

化学品、危险品应设置单独的仓库放置，与其它物料隔离，并标识危险告示。

6.3.5

仓库应根据公司发展的需要进行合理的规划与布置，储存区要求清洁卫生，通风良好，并应防火、防盗、防雨、防潮，防止物资变质、损坏及丢失。有特殊要求的产品要进行维护与保养。

6.3.6

仓库员对库存产品状况定期进行检查，定期盘点记录，发现物料呆滞、

损坏、丢失或变质时，要整理清单上报领导部门进行处理。

6.3.7

产品出库。

6.3.7.1

各类材料的发出，原则上采用先进先出法。车间领用的物料必须由车间主任（或其指定人员）统一领取，领料人员凭车间主任或计划员开具相关凭证向仓库领料，领料员和仓管员应当面核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后方可发料；领料人开具领料单，仓管员确认签字，并登记入帐。

成品发出必须由销售模块开具《发货通知单》，仓管员凭有财务室和销售模块负责人签名的《发货通知单》方可办理发货手续。

6.3.8

产品保管责任划分：各分库位内物料由相应兼职仓库员负责保管；凡已领出的物料，由领料班组负责保管；生产过程中的在制品由该工位人员保管；产成品检验合格后由相应生产班组物料员保管。

6.4

为确保产品安全的运送至客户,应注意相应预防防护措施。

6.4.1

包装设计应符合客户的要求，做到防震、防潮、耐压等条件。

6.4.2

运输商应备有防雨设备，避免雨淋，以免破坏包装及产品。

7

相关文件

7.1

《来料检验流程》

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财务信息系统是一个精细化财务管理平台，统一了单位日常业务流程管理，建立了会计数据共享机制，动态化反映了单位的财务运行状况，使单位财务管理工作跃上了一个新台阶。财务信息系统运行状态是否良好，离不开内部控制的执行效力。

二、财务信息系统内部控制重要性

信息技术的不断发展，财务信息系统的建设使会计核算的方法、内容和程序有了质的改变。会计核算是财务管理的重要基础，财务管理是每个单位的核心工作，因此，传统的财务管理理念需要更新，旧的内控制度已不适应时代要求，提高财务管理水平，建设完善的内控制度迫在眉睫。

经济业务越来越复杂，单位的财务管理要求越来越全方位、精细化、科学化，所以，根据本单位经济活动特点、复杂程度和风险防控制定相适应的内部控制机制，是对经济活动实行风险防控，预防舞弊与腐败，维护资金安全完整的重要保障，是保证财务信息系统产出准确可靠信息的关键。

三、财务信息系统内部控制措施与方法

（一）完善内部控制制度，加强财务人员控制意识

根据单位财务信息系统功能模块的建立，应制定一套完整的内控制度来监管日常经济业务活动。在《财务管理办法》的基础上，从源头抓起，制定了一系列制度，如《预算管理办法》、《项目管理办法》、《合同管理办法》、《政府采购管理细则》、《国有资产管理办法》、《招投标管理细则》、《绩效考评管理办法》、《岗位责任制》等。

俗话说“没有规矩，不成方圆”，通过制度建设加强单位领导及相关人员内控意识，可以有效推动内部控制工作的顺利开展。如某些单位领导控制意识淡薄，权利过于集中，尤为突出的表现为一些干部徇私舞弊、失职渎职、贪污受贿、挪用公款。这种腐败现象出现正是缺乏内部控制意识，缺乏内部控制监督，没有严格实施和贯彻执行内控制度，把内控制度流于形式与表面，从而走向了犯罪。

（二）加强组织控制，实行岗位分离，职责分明

财务信息系统的使用，在基本财务核算人员的基础上，又增添了不同的岗位，如网络维护、系统维护、硬件管理等信息系统维护人员，人员结构的变化，使得财务管理更加复杂。财务负责人应按照信息系统各个功能定员定岗，各个岗位分工要精细，职责要明确，责任到人，确保办理业务的不相容岗位相互分离、制约、监督，减少操作错误和舞弊发生。

在处理事务各环节中，涉及岗位应严格按照内控制度规定的职责与权限处理事务。防止“家长式”管理，防止越权控制与操作财务信息系统，强制业务处理程序化，强化业务信息公正、公开，保证事前、事中、事后的内部控制，使得工作顺利高效的开展。

（三）实施全过程的内部控制，产出真实可靠的财务信息数据

财务信息系统通过预算、收支、采购、资产、基建项目、合同和预警监督、财务分析与决策等模块对全过程实行智能化管理，实现了无纸化操作，即实现了网上报销、事项审批、经费支出范围划分、审批权限、网上支付及财务报告形成等业务，没有时间地点限制，大大提高了工作效率，高速度形成了财务信息数据库。

1、全面预算管理的预算指标控制

在主管单位预算指标正式下达后，各单位应进一步细化预算，根据指标分解、调整，额度控制，录入系统预算模块。在指定专人实时对预算执行情况进行统计跟踪。发现错误与问题，及时纠正与解决。保证资金的合理高效使用。

2、日常业务结算严格程序控制

比如：货币资金的内部控制，要做到人员控制――授权控制――支付程序控制――限制接触控制等，有效利用“网银系统”、“公务卡结算系统”等网络处理方式，规避货币资金的短缺、安全、使用效益的风险。

3、加强资产管理与信息系统的关联控制

发挥政府采购、基建、资产管理等部门在内部控制中的作用。目前有些单位资产管理部门与财务管理部门相分离，各自进行资产登记，工作具有重复性，财务信息系统与资产管理信息系统相关联，各部门共享相关信息，能大大提高工作效率。实现资产采购后登记、变动、折旧、盘点、收益等全过程的关联。为管理者提供实时的相关信息，有利于及时发现资产闲置或浪费，达到资产合理配置。

4、严格合同管理控制，加强执行进度监控

通过信息系统中详细的合同档案和生成的合同收付款计划，按照收付款提醒控制预警，监视合同的执行力度，避免超概算、超预算、超进度执行合同，确保相关资金的安全性、有效性。

5、财务报告的内部控制，为领导提供可靠的决策依据

及时有效的处理整合财务信息数据，形成财务报告，通过分析来控制业务工作的开展进度，进行实际执行与预算的比较，以很好地规划未来，控制未来。

（四）信息系统数据的安全控制，保证财务信息的不毁损、不泄露，不丢失

要制定严密的操作控制流程。财务信息系统数据的处理要经过输入、审核、入账、保存、输出等多个环节，各环节岗位操作人员要严格执行内控权限，杜绝越权使用信息系统，确保原始数据的完整性，真实性，保证信息系统的有效性和实用性。

会计信息的网上实时处理，数据都是通过网络传输、处理的，由于互联网的开放性或网络病毒的侵袭，对数据安全存在隐患。网络管理人员应该实时杀毒维护，加强防火墙技术、信息加密技术等现代化技术维护财务信息系统数据的安全，时刻保证良好的网络环境。按时对信息系统数据选择适用的存储介质，完成数据档案材料，建立完整的财务档案。

（五）建立内部控制监督平台

首先应建立财务信息系统自我监督平台，实现系统内部各个环节的实时控制。实行批准业务与执行业务相分离、执行与核算业务相分离的控制原则，设定信息系统重点环节风险防控点，做好内控制度执行效果的自我评价，建立奖惩机制，不断完善信息系统内控机制的薄弱点。

其次应当充分发挥内部审计纪检监察部门的作用。内部审计机构是内控系统的重要组成部分，在信息系统中给予其一定的权限，共享数据库，做好资金使用、业务活动的实时监管，切实发挥内部审计的作用。在执行审计工程中，提出意见或建议，不断改进单位内部控制机制，保障单位具有健康、活跃的生命力。

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一、优化业务流程,明确控制程序

一是健全完善统一、适用、有效的企业规章制度。中国石油的业务涉及范围广,不仅拥有油气主营业务,还有管道、销售、工程技术、工程建设、装备制造、矿区服务和金融业务,各项业务之间错综复杂。为此,在整章建制方面,要组织人力按照专业类别进行调查研究,对现有的各项规章制度进行认真整理,归类汇总,分析说明,从而建立起统一、适用、有效的企业规章制度,使制度真正成为石油企业生产经营管理过程中针对存在的不足和风险而制订的相应措施,为企业全部业务梳理提供制度保障。

二是对业务流程进行评估评价,优化流程。根据中国石油生产经营管理现状,按照生产、销售、商务、财务、人事等职能部门对相应的业务流程进行评估现有控制的合理性和有效性。针对石油企业生产经营活动中存在着各种风险,进行分类分析,有些风险需要引起石油企业的高度关注,要求在成本效益原则内实施控制;有些风险则需要石油企业极为重视,投入相当的人力和物力进行控制,如涉及资金安全等。为此,对现有控制进行评价,才能满足有效控制经营风险,简化业务控制环节,提高工作效率。经过评估分析做出评价后,对现有的业务流程进行优化,减少不必要的控制环节和控制人员,在提高效率的同时也节约了石油企业的控制成本。

三是形成规范的业务流程,强化控制、规避风险。石油企业的各项业务流程优化后,按照流程统一、控制集中、界面清晰、简洁高效的工作目标,遵循风险导向、业务驱动、规范描述、强化执行的原则,突出控制和效率,全面开展业务流程梳理,形成规范的业务流程,指导实际工作。业务流程管理是实现业务规范化、程序化的有效载体,业务驱动是全面提升流程管理价值的重要推手。要以业务流程描述为切入点,全面反映业务状况,落实各项管控措施,为业务驱动提供平台和载体。同时,通过落实业务管理要求,进一步规范和优化业务流程,提高管理的效率和效益,逐步建立由人治转到以制度和流程为基础的法治管理轨道。

二、严明监管机制,保障执行有效

一是实现内部控制系统运转有效,必须建立健全内部监督体系。依照法律法规和国内外同行业的先进经验,建立健全内部控制管理制度和优化依法稳健经营的运行秩序,建立和强化统一的内部控制监管模式,不断完善联合监督工作机制,有效整合监督力量,建立监察、审计、内控联合管控模式,突出重点、减少重复和交叉,降低监督成本,提高监督的效率和效益。对物资采购、工程建设、产品营销等重要生产经营领域,开展重点监督工作,不仅要发现问题,更要认真分析、查找规律,提出有较高价值的工作意见和应对措施,提高联合监督检查质量。

二是加大现场和非现场监督力度,提高防范和抗拒风险的能力。企业应当对各项业务制定全面、系统、成文的政策、制度和程序,并在全局范围内保持统一的业务标准和操作要求,保证政策、制度连续性和稳定性,在接受监管部门全方位监管的同时,内部控制制度的制定必须以各项法律法规为依据,依照有效性、审慎性、全面性、及时性和独立性等原则,将所借鉴的国内外先进经验细化为符合石油企业特点的有自己公司特色的规章制度,形成横向和纵向的相互制约的内部控制架构,真正达到内控制约监督有效的目的。

三是将内控执行纳入考核指标体系。内控作为石油企业规范化管理的重要内容,首先是一个企业在激烈竞争的市场环境中,不断提高核心竞争力,提高运行效率,提高经营效益的重要管理手段,备受重视。其次,内控的关键和核心是强调流程的权威大于部门权力,部门是资源库、信息库,强调一项任务、一个项目是通过流程来完成的。为此内控的执行应该纳入考核指标体系,使定期检查的结果列为考核依据,奖惩兑现。有效鼓励执行内控的单位和人员,调动员工执行内控的积极性,同时对违反内控的行为进行相应的惩处,规范执行内控的行为准则。

三、提高人员素质,创造运行环境

一是创新用人机制,研究制定中国石油科学发展和谐发展所需关键人才管理办法。石油企业现有用工总量偏大、结构性缺员矛盾突出、潜在用工风险较大,如何控制用工规模,盘活用工存量,依法规范用工管理是创新用人机制的关键。研究制定中国石油科学发展和谐发展所需关键人才管理办法,必须把控制用工规模与调整产业结构结合起来,按照“有所为、有所不为”的原则,对与主营业务关联度不大、效益不好的业务,该退出的退出,该淘汰的淘汰,减少企业实际用工数量。必须加强用工计划管理,严格控制新增人员,优化队伍结构,总的原则是力保一线、控制二线、压缩三线。必须研究人力资源内部调剂政策,将富余人员转移到新建、上产等缺员单位,逐步实现人力资源跨地区、跨企业的优化配置。

二是要加强人工成本管理,制定科学的薪酬考核政策。组织开展人工成本分析,从人工成本构成项目、各类附加费用提取比例控制等多个方面,进一步加强人工成本管理。同时严格规范工资总额调控范围和调控对象,着力完善工效挂钩机制,充分体现岗位靠竞争、收入凭贡献的原则,强化工资总额分配的激励约束作用。一个科学的薪酬考核政策包括两个方面,一方面以目标考核为基准,注重实效,便于管理人员有充分发挥潜能的空间。另一方面兼顾石油企业文化环境,薪酬考核政策应该体现企业文化,比如鼓励团队精神,考核就要将团结、协调、宽容能力作为考核指标;鼓励真抓实干,考核就要将过程管理作为考核内容;鼓励一切注重实效,考核时就要将经营业绩作为否决指标。

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1.1、提高了业务效率，规范了数据管理

基础数据关系到整个企业的信息流转能否通畅。传统物资管理模式下，企业相关数据太多、太杂，难以得到有效的整合，数据的真实性和便捷性都大打折扣。企业在物资管理中实施ERP系统后，实现了对信息的实时共享，信息的传递更加及时和准确，在ERP系统中，物资需求单位在系统中直接录入需求信息，ERP系统自动进行物料需求计划平衡，系统将一些基础数据，如单位编码、物料编码等进行了统一，所有的数据信息都能在系统中清楚的反映出来，订单输入、提交、审核、入库、出库、退货等以工作流方式自动传递，杜绝了传统物资管理模式下，由于人为因素造成的采购计划准确性不高和盲目采购的弊端。并通过系统软件的功能可以对数据进行随时的查询、统计和输出，采购和物资管理人员可以随时掌握企业采购和库存的状况，保证了实物收、发、存的正确性、及时性，实现了对每笔业务的价格审核、审批，堵塞采购漏洞，为保证账实相符奠定了基础。

1.2、规范了操作和过程控制

ERP系统具有审核、控制功能，ERP系统的实施完善了物资采购的过程控制，把计划管理、采购、库存业务结合成一个有机的整体。实现了物资从需求计划填报、需求计划审批、电子化招投标、合同签订等整个物资采购流程的规范化。先由物资采购人员编制采购的计划单，然后将入库单信息等输入系统，企业采购的供应商信息和产品目录等也要同步输入到系统中，如果供应商未经准入或者采购的产品不在采购的目录范围内，就不能形成采购订单，也就不能进行手续的收货业务处理等；只有等到该采购计划被审核通过后，才能形成采购订单，才能进行后续的业务操作。采购产品到货后，仓管人员先对产品进行认真的验收和检查，然后在ERP系统中进行确认。整个过程按照统一的物资供应管理标准业务流程模板，实现了库存管理、计划管理、采购管理一体化，如果哪一个环节若未按规定程序实行审核，就不能进行下一环节的业务操作，大大规范了流程。

1.3、降低企业经营成本

利用ERP实施物资采购管理有利于规范企业成本核算，降低企业经营成本。以往，企业物资供应部门的材料成本核算采用的是物资计划价格计价，通过材料价差来反映材料真实成本。这种成本核算方式简单易行，但弊端也是明显的。当材料成本与市场价格之间出现较大偏差的时候，企业材料成本不能准确的反映出产品价格的变化情况，以此为采购标准就失去了价值。ERP系统的推广应用使企业物资部门告别物资管理长期实行计划价格的计价方式。ERP模式下，当采购产品的市场价格发生变动时，企业会及时调整物资价格，使其与市场价格基本保持一致，从而可以真实地反映出库存物资价值和材料消耗成本。另外，实施ERP系统后，企业实现了集中采购，发挥了批量采购在价格上的优势。

二、供电企业物资管理的现状分析

2.1、物资采购流程分析

物资采购流程中通常存在供应商管理不完善、物资报价咨询流程过于简单、采购过程和采购价格不透明以及物资采购集中管理过程中缺乏关键的业务信息平台的问题。供应商管理不完善主要表现为现阶段物资采购部门并未构建科学的供应商评估制度，难以对不同供应商的信用和能力等级进行分类管理，不能和优秀供应商建立长期稳定的合作关系；物资报价咨询流程方面，根据电网企业物资管理办法规定，物资购买过程中应当之上选择三家以上供应商进行对比，但实际过程中由于利益、成本等方面的原因，企业多采用优先选择熟悉的供应商的方式；在采购过程中，由于企业非财务信息和业务监管制度不完善，物资采购的过程和最终价格透明度不高；公司和子公司物资采购过程进行集中管理需要构建业务信息平台，而该平台尚未构建完成。

1.2、物资管理流程分析

首先，在电力企业物资管理过程中存在相关物资没有建立完整的库存信息，物料可能在部分区域出现短缺，部分区域出现积压，难以实现物资分配平衡。其次，物资和财务管理使用不同系统，相互独立，导致两者之间信息交换效率低，难以及时沟通，容错率不高。再次，物料的领用与实际使用存在一定差异，难以按照预留的数量来控制物资领用。同时，物资配给过程中可能存在走后门等不良现象。

三、ERP系统软件在供电企业物资管理中的具体应用

3.1、实施统一的物料编码及主数据管理

为了保证系统中的物料等公用基础数据是准确和规范的，更好的集中管理和维护物料主数据，本电力公司将物料主数据申请、审核以及维护的相应操作流程实现于SPA系统中；结合物资本身的属性来进行物资分类，对物资标准进行了合理制定，在物料编码的过程中，借助于物料的基本特征来进行区分，为了避免一物多码问题的出现，在分类的基础上，还给出了物料特征，利用这些特征，确定出来的物料都是唯一的。因为电力行业涉及到较为繁多的物料品种，如果细化管理，就会有较为庞大的物料编码，因此，将10位流水码应用到物料主数据。

3.2、集中化的业务流程管理

在物资管理流程中，关键用户和实施方结合国网典设，进行调研分析以及蓝图设计之后，删减和修改了典设的流程，最后确立出来了30个业务流程，与公司物资管理特点所符合，如库存管理、采购管理、主数据管理等等，对系统中每一个角色的工作内容以及传递流程进行了明确。

3.3、根据不同的项目类型自动生成不同类型的采购申请

在物资采购环节中，采购申请发挥了巨大的作用；项目部门借助于SAPPS模块，就可以将采购申请自动生成，标准配置只能够对一种类型的采购申请进行生成，但是在实际的业务流程中，需要结合项目类型，生成差异化的采购申请，并且对不同的审批策略进行配置。本供电企业在ERP物资模块的实施过程中，通过一系列的强化措施，结合项目类型，可以对对应的采购申请进行自动生成，并且依据采购申请单据类型，来进行后续配置。

3.4、采购申请中采购策略的维护

在采购环节中，非常重要的一个依据就是采购策略，采购策略会对采购申请的审批流程起到决定作用，并且还会影响到后续的采购方式，因此，本供电公司在ERP系统的实施过程中，依据物资类别来对采购策略进行维护。

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［关键词］医院;内部审计;科研经费

在《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006—2020)》实施的大背景下，随着我国医疗卫生事业的快速发展以及科研成果应用的不断强化，国家近年来对医院的科研经费投入也在不断地增加，同时配合科研经费“放管服”改革的不断推进，科研经费管理变得具有复杂性和多样性，为科研经费的管理模式带来调整与挑战。提升科研经费的管理能力与服务水平，提高资金使用效益，不仅有利于促进医疗科研事业的健康发展，更有利于加强人才建设，提升医疗质量，实现科教兴院的目的。

1医院科研经费管理现状

1．1项目资金来源渠道多

医院的科研经费按照来源的不同，可以分为三种:一是通过承担国家、地方政府常设的计划项目或专项项目取得的科研项目经费，一般由财政拨款，简称纵向经费。二是通过承接企业/社会科技项目、开展科研协作、转让科技成果、提供科技咨询所取得的收入，简称横向经费。三是由科研项目承担单位用自筹资金按一定比例匹配经费，简称配套经费。不同的项目资金来源适用于不同的经费管理制度，如《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》、《国家临床重点专科建设项目资金管理暂行办法》、《上海市科研计划项目(课题)专项经费管理办法》等文件对科研经费管理要求不一，容易造成多头管理、监督混乱的情况。

1．2片面注重预算执行率

目前，医院的科研项目负责人大多专注于科研项目的开展，对科研经费的使用较为粗放，仅在即将结题时关注预算整体执行率以通过验收审计;而科研管理部门也往往侧重于科研经费的预算完成情况，以评价项目组是否达到可结题验收状态，通常对如何合理、合规地使用科研经费关注度不够。

2医院科研经费内部审计发现的问题

2．1科研项目负责人重立项轻预算

2．1．1预算编制、调整随意性大

医院科研项目的负责人一般都是临床科主任或技术骨干，缺少专业的财务知识，因而在编制项目申报书预算经费时更多依靠的是以往经验的预估，随意性相对较大，缺少事前的精确测算以及相应的依据，从而容易造成所提交的预算缺乏合理性，由此则会造成后期经费实际使用时擅自改变资金使用用途、不经预算调整程序即随意频繁调整预算等一系列的问题。

2．1．2预算执行环节问题突出

一是期末预算执行率低会导致科研项目组人员在中期检查或者临近结题时“拆东补西”，账务调整较为频繁［1］;二是有些项目前期几乎没有支出，导致结题时为避免产生大量结余而突击花钱，造成子项目超支的现象。

2．2科研经费管理缺乏完善的内控机制

2．2．1制度修订不及时

相关制度缺失一是国家相关科研项目经费管理制度陆续更新出台，医院科研管理部门却仍沿用多年前制定的科研经费管理办法;二是存在制度空白，比如缺乏对横向科研协作/合作项目经费的管理制度，对委托外单位开展的科研项目缺乏相关的招投标流程，对未达到政采要求的检测费等服务类支出缺乏竞争商谈或内部邀标机制等。

2．2．2科研部门审核职能淡化

目前医院科研部门对课题组上报的经费使用审批流于形式，仅审核该笔费用支出是否在预算内。忽视审核该支出与课题的相关性、真实性;忽视课题组是否有存在重复购买、拆分发票以规避合同签订或规避招标的情况;忽视审核科研项目检验、测试、化验及加工等外购服务是否按规定招投标等现象。

2．2．3科研试剂、耗材采购自主化

缺少出入库手续由于科研试剂、耗材等具有较强的针对性，且个性化采购较多，医院没有形成统一采购模式及采购平台，科研项目组一般自行采购，凭发票直接报销，缺少出入库环节，易存在虚开发票、套取现金的潜在廉洁风险。

2．3科研项目结题环节管理不到位

2．3．1项目结题财务决算未按实际使用情况编制

项目结题决算书一般由项目组自行编制，在审计时常常会发现项目组编制的决算书执行率往往高于实际执行率。由于项目组成员缺乏财务知识，通常容易将已支出但尚未进行财务报销、已签订合同尚未实际支付或分期支付但未全部支付的金额都作为已执行项目计算;同时也存在为顺利通过结题，高估、高冒经费支出的情况，这样就会导致决算书执行率高于财务系统计算执行率的现象，增加科研项目结题财务验收风险。

2．3．2结题后结余资金管理混乱

按照当前的政策文件规定，一般允许科研项目结题后在规定时间内继续使用。许多科研人员为了避免项目经费被收回而过度支出，导致科研经费的浪费和过多的预算外支出行为。

2．4劳务费支出审批不严

由于不同课题对于劳务费发放的规定细则不尽相同，劳务费的支出审批不严，容易造成违规发放劳务费的现象。主要表现为违规发放给课题组成员、违规发放给有工资薪金收入的人员、发放比例不符合规定、发放超标准。

2．5资产管理薄弱

容易造成资产流失由于科研资产是通过科研经费购置的，特别对于通用设备或金额较低的专业设备，容易存在监管盲区。设备的采购事前论证不足、事后监管不够，往往会造成重复购买相同的科研设备，如笔记本电脑等，造成仪器设备的闲置和科研经费的浪费［2］。

2．6转拨经费监管缺失

目前，医院科研经费管理中对转拨经费监管尚处于空白阶段，对于项目任务书中签订的课题合作协议，尤其是与企业的横向合作协议，一般在协议书中仅写明总金额而缺乏详细的经费预算，存在承担单位对合作单位监管不力的情况，如合作企业对科研经费未单独核算，经费使用未严格按照子课题预算执行等问题。

3从内部审计视角看新形势下医院科研经费管理的侧重点

3．1新形势下审计重点的转变突显科研经费管理侧重点

自2018年以来国家与地方政府陆续出台一系列政策文件确保推进科技领域“放管服”改革的要求，给项目承担单位和项目负责人提供良好的外部政策环境(表1)。国家对科研经费管理方面进行较大程度的权力下放，为科研人员使用科研经费带来诸多便利，同时也让原来科研经费内部审计发现的问题已不完全适用于新形势下科研经费管理的要求，内部审计方式与重点的转变同样也影响科研经费管理模式与重点的转变。首先，从改革内容来看，严格预算细化、严格子项目预算执行、严格预算调整审批流程等不再是新形势下审计重点;其次，审计内容不再是单一的经费使用情况，而要涵盖资金使用效益、廉洁风险以及内部控制建设等内容。合作经费收支、结余经费使用、资金支出规范、采购程序完善、资金使用效益等都是科研经费内部审计需要检查评价的重要内容，同时也是新形势下科研经费管理的重点内容;再者，科研经费内部审计从简单的财务收支审计逐步向制度审计、效益审计转变，由此可见科研经费管理也要从简单的经费支出管理向内控管理、科研诚信管理、科研绩效管理的管理模式转变。

3．2强化科技成果转化

注重科研成果社会效益目前大部分医院对科研项目结题与评价仅停留在经费执行率及论文的发表数量上，而没有建立绩效评价机制，忽视科研成果产出效益。新形势下，如何在松绑式的大环境下，在防范科研管理漏洞的同时，改变科研成果单纯流于纸质论文的现状，提高科研成果转化率，带来较好的社会效益，将成为医院科研经费管理的核心内容［3］。

4内部审计视角下医院科研经费管理优化策略

4．1改进预算管理方式

关注预算编制合理性预算编制工作是科研项目申请的首要环节，预算编制的内容要有可执行性［4］、合理性。虽然当前政策改革在很大程度上下放预算的调整权利，预算调整的灵活性更强，但如果项目预算在执行过程中频繁进行调整也必然会影响到项目开展的进程［5］。因此，建议可参考采用概算管理方法，确定项目总经费的支出方向与使用范围，减少经费使用过程中频繁的预算调整工作，强调预算使用范围的合理性以及经费支出与科研目标的相关性，同时对项目经费使用情况进行动态管理，避免出现经费后期突击使用和不同课题交叉使用的情况，提高科研项目开展效率。

4．2强化制度建设规范流程管理

增强过程风险防范加强医院内部科研经费制度建设，进一步完善纵向经费、横向经费、专项经费、合作(转拨)经费、配套经费等各项经费的实施细则，建立统一适用的制度规范，明确审批权限、强化流程管理;同时完善医院内控机制建设，构建科研试剂、耗材统一采购机制，建立科研试剂的出入库机制，并按规定实施实物验收程序，统一物资及服务采购流程;通过加强合同管理、采购管理、预算管理等确保内部控制制度的落实，提高管理效能，增强科研经费使用过程风险防范。

4．3加强项目结题验收控制

科研经费管理部门在结题验收环节，应做到全过程控制，在账务梳理环节，在关注执行率的同时也应核实项目组编制的决算书与财务账户的实际支出金额，避免出现实际支出与决算金额脱节的情况。在第三方验收审计时，建立沟通反馈机制，对验收审计中提出的问题做到及时发现、及时解决，以“审计问题”为导向，促进科研项目财务验收管理规范化。科研项目结题后，要做好结余经费使用的管理工作，审核后续经费支出的合理性与延续性，避免过度使用、重复购买等情况，防止科研经费的闲置与浪费，提高科研资金的使用效益。

4．4防范资金廉洁风险

建立科研信用体系在新形势下相对自由的经费使用环境中，对有效管控科研经费使用和防范资金廉洁风险提出更高的要求，防止在经费使用过程中出现虚列支出、套取科研资金，暗箱操作、关联交易，重复立项、骗取科研资金等行为。可以采取实施科研人员信用管理的方式，通过建立科研信用体系，强化科研诚信管理，采取如罗列负面清单或红线管控的方式，对科研人员进行信用评级机制，并与下一次科研立项相关联，对信用评价良好的科研人员适当简化程序;而对于存在违纪违规、学术不端、项目不能如期完成等情况的科研人员则要加强检查和内部审计，且在一定程度内公开，通过加大违纪违法成本的方法，从源头上遏制科研诚信问题，做好科研经费管理的风险防范工作。

4．5对转拨经费实施源头化管理

细化转拨经费管理要求，不得签订简单总额合作协议，将转拨经费同其他经费支出一样纳入子项目预算管理，对于转拨经费的支出要有支出明细表并附相关支出凭证，同时要求合作企业对转拨经费单独核算，做到专款专用。

4．6建立科研经费管理绩效评价体系

加快成果转化目前，绩效评价在医院的科研经费管理中尚处于起步探索阶段，新形势下的科研经费管理应将“注重绩效”作为资金管理的基本原则，制定科研经费的绩效考核制度，结合本单位的实际情况构建相适应的科研项目绩效评价指标。从项目资源、项目管理以及科研产出等多个方面对科研项目进行科学的评价与分析，全面考核科研项目预算的执行情况、经费使用情况、经费结余率等［6］，结合定性考核与定量考核，将经费使用与科研成果产出建立勾稽关系，从而建立科研经费管理绩效评价体系，并从社会效益与经济效益对科研项目进行综合评价，配合相应的奖惩机制，在激发科研人员研发动力的同时，也能促进科研人员高质量地完成科研项目，加快成果转化。

【参考文献】

［1］刘佳．科研项目经费内部控制管理研究［J］．纳税，2019(26):206－207．

［2］杨莺．浅谈医院科研经费管理问题及对策［J］．行政事业资产与财务，2019(14):28－29．

［3］申小梅．“放管服”背景下的高校科研经费管理研究［J］．行政事业资产与财务，2018(19):39－40．

［4］胡羽佳．综合型医院科研经费管理存在的问题及对策［J］．中国煤炭工业，2019(3):72－73．

［5］李广林．审计视角下事业单位科研经费管理问题探究［J］．当代会计，2019(13):107－108．

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关键词:J2EE构架;流程化管理;管理系统

中图分类号:TP311 文献标识码:A文章编号:1009-3044(2010)02-478-02

随着公司日益发展壮大,越来越多新型设备不断投入运行,对备品备件(生产设备、办公设备、网络设备)种类及数量的需求也越来越多。如何对备品备件进行科学高效的管理、提高利用率、节约生产成本是本系统解决的主要问题。

1 现状分析

备品备件管理是设备管理的重要组成部分,科学合理的对备品备件进行管理是公司安全生产的重要保障,管理模式陈旧、利用率不高、资金占用大是当前备品备件管理中存在的主要问题。

2 系统技术及特点

1) 数据库

数据库采用大型关系型数据库OracleXE,Oracle数据库高效、安全、稳定、数据吞吐能力强。采用标准的SQL结构化查询语言,具有数据透明、网络透明,支持异种网络、异构数据库系统,支持多种系统平台,采取快照SNAP方式完全消除了分布读写冲突。自动检测死锁和冲突并解决。

2) 开发语言及框架

系统采用JAVA语言开发,Spring+Hibernate+Struts多层模式设计,分为表现层、中间层(业务逻辑层)和数据服务层。三层体系将业务规则、数据访问及合法性校验等工作放在中间层处理。客户端不直接与数据库交互,而是通过组件与中间层建立连接,再由中间层与数据库交互,使系统安全性高、可移植、面向对象、易于系统维护和更新。

Struts :MVC设计模式可以使我们的逻辑变得很清晰,负责控制业务逻辑层与表现层的交互,调用业务逻辑层,并将业务数据返回给表现层作组织表现,该系统的MVC框架采用Struts 。

Spring :IOC和AOP可以使我们的产品在最大限度上解藕,实现组件重用。Spring的作用贯穿了整个中间层,将Web层、Service层、DAO层及PO无缝整合,其数据服务层用来存放数据。

Hibernate:实体对象的持久化。

Service层(就是业务逻辑层),负责实现业务逻辑。业务逻辑层以DAO层为基础,通过对DAO组件的正面模式包装,完成系统所要求的业务逻辑。

DAO层,负责与持久化对象交互。该层封装了数据的增、删、查、改的操作。

PO,持久化对象。通过实体关系映射工具将关系型数据库的数据映射成对象,很方便地实现以面向对象方式操作数据库,该系统采用Hibernate作为ORM框架。

3) 开发工具

Eclipse3.2+MyEclipse5.5

4) Web服务

Tomcat6.0

5) UI设计

系统UI设计采用Flex技术,Flex是一种RIA开发技术,具有更好的网络交互能力,更加绚丽的表现效果,同时在企业级的扩展上也游刃有余,和JAVA无缝结合的非常完美,给用户更加大的视觉冲击。Flex Charting让我们可以灵活地进行图表编程,对系统的数据进行更加直接的分析展示。

6) 报表打印

报表打印系统采用开源报表系统BIRT,它主要是基于Java与J2EE的Web应用程序,该系统界面友好,支持多表数据,支持动态SQL查询,支持Javascript脚本和CSS样式界面控制,提供PDF、HTML格式进行打印。

3 系统设计和实现

系统以备品备件数据字典库为基础,以库存数据为依据,以流程控制为核心,设备台账和手机短信提示为辅,建立起一个完整、严谨、及时和规范的系统体系。

对于低值易耗,常用易购买备件,采取零备临够管理方法,用户提出申请,审批完成后才能由物资采购部门进行采购,从而大大减少了备件的库存率和资金的占有率。

首先,各部门建立起自己部门的备品备件数据字典库,并给分类一个唯一的编码,以此可快捷方便的申请和计划备品备件,用户通过编码就知道备件分类属性,在系统中输入部分编码,就可以查询出此类所有型号的备件,根据具体情况进行选择。

其次,系统业务的办理都必须是以流程审批的方式进行处理,任何系统的合法用户都不能单独办理任何业务,部门领导、公司领导严格按照公司有关制度,以库存数据和实际情况为依据,达到一种高效、严格、规范的管理制度,保证数据的合法性、真实性、实时性、完整性和准确性,更好的为设备的检修和定检,日常办公提供有力保障。在流程办理的过程中,并给相关的办理人员提供手机短息提示。

最后,用户根据系统历史数据、实时数据进行统计和分析,以此为备品备件的计划采购提供强有力的依据,从而减少备品备件的盲目和过剩采购,制定更加合理的备品备件采购计划。

4 系统功能划分

本系统主要包括以下五大功能模块:

1) 系统平台管理系统

此管理子系统主要包括系统用户管理、模块管理、角色管理、模块权限分配、角色权限分配管理,对整个系统的用户和模块权限分配进行有效安全的统一管理。

2) 系统流程管理系统

此管理子系统主要是对系统业务模块的流程配置,通过此模块的配置,对备品备件的出入库,采购,计划等业务模块进行流程审核管理,保证数据的合法性和工作的高效性。

3) 备品备件管理系统

此管理子系统主要是备品备件的综合管理,是备品备件系统的业务核心模块,涵盖备品备件的基础数据维护、计划、申请、采购、入库、出库、盘点和预警等业务模块。

4) 统计管理系统

根据备品备件的出入库,使用情况,对备品备件数据进行统计分析,对今后备品备件的采购做出合理的计划。

5) 报表打印管理系统

给系统相应的业务模块配置相应的打印功能。

5 系统实例和特点

1) 基于相关技术规范和具体业务需求,功能实用、全面

2) 符合“统一管理、分级存放、快速高效”的管理模式原则要求

3) 稳定可靠的管理平台,能够对全公司备品备件进行实时动态的监督与管理

4) 实现技术先进性、可靠性、易操作性、易维护性、易扩展性和安全性

5) 实用、多视角的查询、统计分析报表

6) 系统采用J2EE+ORACLE+FLEX核心技术,易于系统的移植、扩展和维护

7) 流程化管理,保证业务的合法性和数据的完整性

6 使用成效

通过备品备件系统的投入使用,对公司各部门原有的备品备件进行了一次完全彻底的清查、统计并分类入库。用户在申请和计划采购备件时,部门领导根据库存情况和实际需求进行审批,很好的控制了备品备件的盲目申请和采购,规范了备品备件的管理,提高了备品备件的使用率,节省了公司在备品备件上所占有的资金比率,从而为公司的设备检修、网络运行和日常办公提供强有力的保障。

参考文献:

[1] Joey Lott,Darron Schall,Keith Peters.ActionScript 3.0 Cookbook中文版[M].陈建勋,译.北京:电子工业出版社,2007.

[2] David Flanagan.JavaScript权威指南[M].李强,译.北京:机械工业出版社,2007.

[3] Rod Johnson,uergen Hoeller.Expert One-on-One J2EE Development without EJB中文版[M].JavaEye,译.北京:电子工业出版社,2005.

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财务信息化在过去一段时间取得了巨大的进步，符合时代潮流的财务核算和分析的软硬件不断更新，很多企事业单位和政府机关都在用先进的财务分析软件进行财务核算和分析。财务信息化的巨大进步极大地提升了企事业和政府机关财务管理的效率和水平，其积极意义是有目共睹的。但是由于体制机制的滞后和技术成熟度的限制，会计档案电子化的进程相当缓慢，成为财务管理信息化发展的瓶颈。财政主管部门敏锐地把握了会计档案电子化的趋势，并出台极具现实意义的政策措施。

2015年12月，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。

新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，如对以下七类会计档案可只建电子档案。

一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

以上要求中：第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

虽然会计档案管理离真正的电子化管理尚有不少距离，但新《管理办法》对会计档案电子化的发展必将产生十分深远的影响。

电子会计档案转正史

1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。但随着我国经济社会的快速发展和信息技术的广泛应用，会计档案工作的方方面面均发生了较大变化，越来越多的会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。

从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作；2013-2014年，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发改委针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织开展了电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。

2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了征求意见稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见；2015年9月，又组织有关专家集中研究讨论，最终形成新《管理办法》。

会计档案电子化的意义

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，对未来的财务管理具有不可估量的现实意义。

会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均会产生重要影响―――除了节省成本，还有利于提升会计工作监管成效，最大限度地防范财务风险。

（一）有利于降低管理成本、减少资源浪费

纸质电子档案的耗材成本巨大，如农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本之高可见一斑。

电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大减少资源浪费。新《管理办法》允许符合条件的电子会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，这将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，形成绿色环保的生产方式。

（二）有利于提升财务管理效率

在企事业财务管理实践中，很多财务管理的流程都会产生纸质会计档案，这些档案都需要专业的财会人员分门别类管理，财务部门要投入很多的人力、物力。此外，纸质会计档案保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。

会计档案电子化有利于优化财务管理流程，以前需要现场办理的，现在可以不用现场办理，节省人力、物力。此外，电子会计档案传输、保存相对简洁、高效。相对于纸质会计档案，电子会计档案的便捷性非常突出，这有利于提升会计档案的使用效率，进而提升财务管理效率。

以电子票据会计档案为例，如果将电子票据会计档案以电文数据形式存放在会计档案电子管理系统中，通过充分集成并关联实体会计档案，逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，这样既满足了调阅者方便快捷的查阅需求，又确保了会计档案数据的安全保密。

这不仅会提升会计信息资料的传递速度，也将在相关部门打通快速通道，实现财政票据会计档案在更大范围内的广泛利用和高度共享，创造更加灵活便利的会计信息查阅环境，使传统的以纸质会计档案为主，加快转向电子会计档案与纸质会计档案并重，为实现真正意义上的“无纸化办公”奠定基础。

（三）有利于财务大数据的发展

国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。企业发展也需要大数据的支撑，通过大数据的分析和处理，企业可以洞察新的商业机会、优化企业决策等。新《管理办法》将电子会计档案纳入会计档案范围，将推动电子会计数据的深度开发和有效利用，可以为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的信息，也可以为企业的发展注入新的动力。

（四）有利于会计监督和检查

电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。

会计档案电子化的案例

中国联通作为全国首批开展会计档案电子化管理推广实施工作的企业之一，在大力组织推进会计档案电子化工作方面做了大量的开拓性工作，结合其业务财务一体化平台的搭建与运行，探索确定了“实物、系统、人”三位一体的会计电子档案管理机制，实现了会计档案规则化、查询简单化和管理规范化。这种探索实践对于基层核算及财务管理者来说，不仅是极大的飞跃，也是会计档案管理的趋势。

2012年10月以前，广西联通的各类会计档案均采用纸质打印归档，实行手工编号造册登记，整理难、移交迟，检索难、统计繁，不利于规范化管理；纸质档案的打印、装订、保管造成了巨大的人力、物力、财务的资源消耗。随着公司规模不断扩大，业务快速发展，以及经营管理对多维信息需求的增加，会计工作需要按照专业、全成本属性、客户群、准利润中心等进行精细化核算，会计档案资料日益增多。同时，大ERP各子系统、子模块业务处理同时自动生成的会计分录数量巨大，进一步加大了凭证打印的数量和成本。传统的会计档案管理模式已满足不了规范化管理的要求，既不利于进一步深化实施会计信息化工作，也不利于公司降本增效工作的开展，推进会计档案电子化势在必行。

依托中国联通统一建设的数字档案管理系统，与大ERP建立接口，使会计档案实现电子化、系统化管理成为可能。大ERP系统固化了公司业务处理流程，完整地记录了营收、采购物资管理、工程管理、日常运营等经营活动过程中产生的相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、会计账簿到会计报表等会计信息产生过程的内部风险控制流程，并通过业务系统与财务系统无缝连接和定义自动会计规则，实现从获得原始凭证到形成最终财务报告全过程的系统自动化处理，使会计信息的相关性、完整性、真实性和会计核算效率得到了显著提升。在信息安全方面，大ERP系统在建设之初就纳入了公司整体的信息安全框架内进行管理。在系统的规划设计、建设实施和运行维护的全过程，从管理制度、操作流程和安全技术等各方面，贯彻安全保密的要求，加强安全保密管理，构建了全程全网的信息安全和信息保密体系。此外，“一本账一套表”工作，建设一级架构系统，支撑集团、省、地市三级应用，有效支撑一套会计政策、一套核算规则、一套立体科目、一套风险控制体系、一本账（即一套财务核算及业务管理信息）、一套表（即一套报表汇总体系，包括财务基础报表、管理类报表、分析类报表）的“六统一”财务管理目标，也为推进会计档案电子化工作奠定了坚实的基础。

会计档案电子化，具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起依据、会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的整理归档等公司管理环节均产生重要影响。项目推进期，广西联通成立了“会计档案电子化管理”项目推进工作领导小组和财务、综合、信息化三个专业线工作组，统一推动项目的实施和日常管理工作。其中财务组经过对204项纸介质的梳理，制订了《ERP系统记账凭证及对应单据管理办法》，确保记账凭证电子记录、原始凭证手工管理这项会计基础工作的统一规范。

现阶段，广西联通实现了以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、大ERP系统产生的各类原始凭证和银行回单，不需再打印相应的纸质凭证和账簿，节约了大量的纸张及IT耗材成本。以区公司本部为例，实施会计档案电子化后，当年一季度凭证数量均较上年同期减少了2/3。会计档案电子化工作正逐步成为公司管理提升、优化流程、提高效率的重要抓手。

推行会计档案电子化管理应把握的重点

推行会计档案电子化必须从实际出发，紧密结合企业的现实情况，制定周密可行的方案。

（一）推行会计档案电子化应坚持的原则

1.安全性

会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、防鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。通过采用入侵检测、防火墙、加密和防病毒等技术手段，降低计算机网络受攻击、侵犯的威胁，确保系统安全运行。同时，还要对工作流程加强监管，确保安全运转会计信息。工作流程的监控管理，不仅保证了会计电子档案完整、齐全和真实原始性，还确保了系统安全稳定的运行。因此，关注流程管理的科学性是档案管理人员的义务和责任。信息化背景下，档案管理人员重点是对文件处理流程进行提炼、梳理，并将处理中产生的档案信息实施统一管理，所以为了保证数据的安全必须采取措施，如双机热备份、内网外网物理隔离等，建立档案数据中心，设置的权限体系要完整，配备专业人员维护管理，并建立会计电子档案信息安全保障体系，确保电子档案信息安全。

2.保密性

会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。

3.规范性

会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，必须符合财政主管部门的规定。

4.兼容性

会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。

5.智能性

一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。

（二）推行会计档案电子化应注意的问题

1.要制订详细的执行方案

会计档案电子化，对企业来讲是一件大事，马虎不得。企业必须从自身实际出发，分析本企业档案管理存在的问题，整合本企业会计档案管理制度，形成完整的解决方案。必要时，可以到相关单位考察学习，以便借鉴先进的管理经验。

2.要重视软硬件建设

会计档案电子化必须有合适的软硬件支撑。会计档案是企业经营的核心秘密，如果企业没有先进的软硬件支撑，其安全性、规范性等均难以保证，一旦发生泄密等，对企业的不利影响非常大。

3.要重视人员培训

会计档案电子化需要财务档案管理人员具备新的管理知识和技能。这就需要对原有的会计档案管理人员进行培训和提升，让其尽快掌握电子档案管理的知识和技能。

会计档案电子化是会计档案管理的未来趋势，是不以任何人的意志为转移的客观事实。企事业单位要把握这一趋势，并结合本单位的实际情况适时推动会计档案管理工作逐渐向电子化转变。

参考文献：

篇10

关键词：物料申请；ERP；SAP；SPM

中图分类号：TP311.11 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 09-0000-01

New Materials Application and Certification Process Platform Development Based on SAP

Liu Wei

(Zhuzhou Electric Locomotive Research Institute,Times Electric,Zhuzhou412005,China)

Abstract:According to the information technology Zhuzhou leading group's"create a unified platform,unified logistics platform"ideas and"unified technology management processes,a unified data center,unified PLM and ERP software,"the five standard requirements to carry out a unified coding ZELRI work.New material application and certification process is a unified coding part of the platform,through this platform,Zhuzhou the main body of the business application materials at the same platform,so as to achieve a unified coding purposes,and thus can help companies harmonization of procurement,and management of materials,reduce costs.

Keywords:Materials application;ERP;SAP;SPM

一、引言

株洲所统一物料编码项目组已经制定了物料编码的相关规则，并制定了物料编码与认证的管理办法，并调研了各业务主体现在物料申请工作的流程。根据株洲“统一制造平台、统一物流平台”的思路及“统一技术管理流程、统一数据中心、统一PLM和ERP软件”的五统一要求，完成物料申请与认证流程的开发.通过此流程，将物料的基本属性，工厂属性，财务属性，物料综合等级等写入到SAP。

二、新增物料申请与认证流程流程图

三、设计与实现

（一）步骤一：设计表单。采用微软的Visual Studio 2005开发工具设计表单，表单包括以下内容：申请人界面，预审核界面，确认认证方式界面，技术人员审核界面，编码审核界面，维护工厂属性界面，维护财务属性界面，技术认证界面，商务认证界面.数据库采用微软SQL Server 2005。（二）步骤二：设计流程图。采用Borg公司的SPM（商业流程管理系统）开发设计流程图.采用拖拽的方式设计图形化的流程图。在实际使用过程中，可以通过此流程图观察整个流程的状态，比如已经走到哪一关了，处理过的关卡的处理人和处理状态是什么，都是一目了然。（三）步骤三：将流程中某个关卡与表单绑定。流程图设计好以后，要将每一关卡绑定一个表单，同时设置每一关的处理者，定义每关是否退回，改分，是否可以上传附件，是否发邮件通知相关处理者。（四）步骤四：用代码控制流程的走向。在TaskPane001.aspx的文件中设置SPM-Next Handler，比如SPM-Next Handler="编码员"，就可以控制流程下一关跳转到编码员关卡。（五）物料主数据传入SAP接口。本系统传入到SAP的数据是通过调用SAP ABAP函数的API，打开Softwise SAP Explorer Tool工具，设置SAP服务器的地址，登陆用户名和密码、客户端号、语言、然后选择ZFUN_MATNR_IMPORT函数，产生类，然后调用类完成数据到SAP的传递过程，关键代码如下：

四、开发难点

（一）物料唯一性检查。以前的物料申请流程，没有设置物料编码的唯一性检查，当有重复的编码时，存在两个问题，首先是最后的编码会覆盖老的编码信息，给编码员和用户造成疑惑，其次是各业务主体物料信息彼此孤立，不能判断统一物料编码是否在其他业务主体存在。（二）控制工厂属性维护和财务属性维护的字段动态显示。目前物料申请时物料类型有10个，工厂有8个，根据不同的物料类型和一些特定工厂，工厂属性维护的字段会有所不同。分为必填、不填、可填三种情况。因为工厂属性维护的字段比较多，加之还要对应10个物料类型，以前项目组也没有相关的成熟方案，所以有一定难度。

采用了JavaScript脚本的方式解决此问题，在前台页面写每个字段是否显示的函数，在后台判断如果是编码环节，那么就调用前台的脚本函数来控制字段显示。此功能实现后，因为根据不同的物料类型屏蔽了冗余的字段，所以工厂属性维护人员与财务人员工作的效率有很大提高。