社会保险业务档案管理规范范文

导语：如何才能写好一篇社会保险业务档案管理规范，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、加强社会保险档案管理的重要意义

1.加强社会保险业务档案管理，有利于保障参保对象的合法权益

社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。

2.加强社会保险业务档案管理，有利于提高社保经办机构工作效率

档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。

3.加强社会保险业务档案管理，有利于促进社会保险事业可持续发展

由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的缴费记录、个人资料等参保信息，一旦出现管理不当的情况，在一定程度上会威胁到社会保险事业的可持续发展。

二、社会保险业务档案管理存在的问题

1.重视度不够，观念陈旧

由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加上一些领导观念陈旧、重视不够，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，有的连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放；有的没有配备专职档案管理员，造成了社会保险业务档案管理混乱、严重流失；个别业务人员也存在认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有充分认识到科学管理档案带来的经济效益和社会效益。

2.缺乏科学性，手段落后

近年来随着社会保险业务量的逐步加大，有的单位对档案实行陈旧式人工管理，缺少相应的硬件投入，查找资料，费时费力。有的虽然实行了计算机管理，但缺乏相应的软件开发及专业人才，未发挥应有的效能，不适应工作需求。

3.管理不统一，多头管理

社会保险业务档案由于涉及面比较广泛，不同类别的社会保险档案都存放在各业务科室，未遵循档案集中统一管理的原则，形成了多头管理问题。参保人员查询个人全部社会保险档案信息，需到相关业务科室分头查询，给参保人员带来很大不便。

4.缺乏规范性，管理随意

社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。

5.综合素质差，有待提高

随着社会保险事业的迅猛发展，人员编制配置明显不足，档案管理工作人员多为公益岗或兼职人员，缺乏稳定性和基本的档案管理知识，影响了档案管理工作。

三、进一步规范社会保险业务档案管理

1.加强领导，提高档案管理意识

加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、档案室紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。同时，成立一个专门规范档案管理的机构，对业务档案进行合理分类，确定各类业务档案的保管期限和管理方式，提高业务档案管理的效率和效果。

2.整章建制，构建科学管理长效机制

依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。

3.科学管理，强化档案基础设施建设

社会保险业务档案管理要进行科学性、系统性管理。如档案室、办公区、阅览区各自独立，配置必要的防火、防潮、防虫、防尘等必要设备，要最大程度的体现业务信息管理系统，把社会保险业务档案统一规范化。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；实现“软”“硬”一起上，社会保险档案的微机一体化管理。

4.提升素质，加强队伍建设

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一、目前福工作开展状况

2010年以来，全省各级社保经办机构根据省社保局提出的“全面建设、整体推进、分步实施”的思路，全面开展业务档案管理工作。目前已基本实现业务档案的规范化、信息化、专业化管理，社会保险经办机构经办管理水平得到了全面的提高。以顺昌县为例，目前已全面完成2007年至2014年社保业务档案共1019卷的归整组卷入库工作，并实现所有已入库档案数据同期导入全省档案管理信息系统。

二、经办机构档案管理中存在的问题

推进社保业务档案标准化、数字化、信息化工作虽取得了一定的成效，但部分基层社保经办机构依然还存在着档案管理工作人员短缺、档案管理基础设施薄弱、档案收集整理及时性有待于提高、档案利用率不高等问题。

（一）基层社保经办机构人少任务重，造成档案管理工作人员短缺，导致档案管理工作难以实现精细化。以顺昌县为例：目前社保中心内设的业务服务窗口面对的服务对象近7万人，服务企业上千家，社保中心配备的工作人员仅有十余人，在任务如此繁重人手又少的情况下，根本无力安排专职档案管理人员。目前绝大多数的基层社保经办机构都存在只能设兼职档案管理人员的现象，而档案管理工作人员短缺势必导致档案管理工作难以实现精细化。

（二）基层社保经办机构档案管理基础设施薄弱。2009年12月福建省社保局下发《福建省社会保险业务档案管理规范化达标考评内容》，对业务档案设施建设做出了具体规定，其中最重要的当属档案库房建设项目。目前各级社保经办机构均按规定设置档案库房、查阅室等业务档案用房，但由于受各地办公条件的限制，部分社保经办机构的档案库房容量不足，与社保业务档案量大且增速快形成了极大的反差，将难以满足未来档案管理的需要。

（三）档案收集整理及时性有待于提高。以顺昌县为例：2007年的社保业务档案仅88卷，到2014年已增加到162卷；业务经办人员在办理日常业务的同时还需抽空整理上年度业务档案，往往显得力不从心，且由于社会保险档案管理工作起步晚，依然还存在历年业务档案无法归档整理的状况，因此如何较好提高社会保险业务档案归档及时性，是摆在我们面前一个急需解决的难题。

（四）因基层社保经办机构档案管理数字化程度较低，查询利用社保业务档案大多只能以手工为主，利用率不高。由于2013年开始启用的全省档案管理信息系统功能模块较为简单，且目前只有小部分有条件的社保经办机构部分年度实现档案管理数字化，因此当前查询利用业务档案依然只能以手工查询为主，仍处于翻阅纸质档案完成的状态,档案数字化进程的快慢将直接决定档案利用率的高低。

三、做好档案管理工作的对策建议

（一）各地社保经办机构不仅应配备专职档案管理人员，而且要加强对业务档案管理相关知识及档案管理信息系统操作使用的培训。社会保险业务档案与业务经办管理是密不可分的，专职档案管理人员需具备档案管理专业及社会保险专业两方面知识，要对整个社保业务流程了如指掌，只有不断提升档案管理人员的能力和水平，才能为实现档案管理精细化提供人才保证。

（二）因地制宜创造条件，不断完善社会保险业务档案设施和条件。各地应根据实际情况，统筹规划档案管理基础设施建设，具体可参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》努力创造条件建设专用档案库房，以确保档案库房能满足中长期需要。

（三）业务档案是参保人享受社保待遇的重要凭证，档案及时归档是确保档案安全和实时利用的重要前提。应尽量避免档案长时间滞留在业务经办人员手中，当年新增各业务部门档案应于当月归档移交，做到“日清月结”。按照“谁经办、谁立卷、谁归档的原则，由经办人员在每项业务办结时即时将形成的档案原始资料进行收集整理并编号立卷，并于月底移交档案室。档案管理人员对移交来的业务档案进行核对，在确保每份档案入库完整准确后扫描归档，同时实现次月提供查询利用。

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关键词：加强　社会保险档案　建议

铁路职工社会保险档案管理工作是推进铁路社会保险事业发展的一项重要基础工作，真实地记录了社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程，主要包括养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案和工伤保险档案，它在社会保险各项工作中起着至关重要的作用，是参保职工今后享受社会保险待遇时的有效依据，直接关系到参保职工的切身利益。

一、铁路职工社会保险档案管理工作中存在的问题

铁路职工社会保险档案管理工作是从2006年开展起来的，起步晚，不规范，管理乱，存在诸多问题：

1、没有健全明晰的社会保险档案管理工作机制。铁路系统职工的社会保险档案管理工作主要落实在最基层的站段，由于从铁道部到铁路局、再到站段没有一个统一的社会保险档案管理机制，在不同的铁路局，一个铁路局内不同系统，甚至同一系统的不同站段，社会保险管理工作分工五花八门，各不相同，有的站段将社会保险工作中的养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险等分割成几大块由不同的人员进行兼管。多个人员不仅要做好本岗位大量工作同时又兼管社会保险中的不同保险，以至于各自为政，保险信息不能共享，资源浪费，工作重复，效率低下，最后是职工社会保险档案工作这项最繁索、最重要的工作互相推诿、元人管理。有的站段社会保险工作由专门的人员进行管理，这样虽克服了多头管理的缺点，但是在具体的工作中管理人员履职不到位，重视不够，形成目前铁路社会保险档案管理流于形式，应付检查，管理混乱。

2，缺乏适合铁路职工社会保险档案管理特点的专业管理标准和规范。我专职从事社会保险工作。是从广安工务段和涪陵工务段两个段合并后开始的，当时我的第一件工作就是全面清理两个段职工的社会保险档案，清理中我发现档案室设备陈旧，防火、防潮、防蛀等达不到标准，职工的社会保险档案有的集中装在一起，该归档的没有归档，不该归档的却归档，分类、编目、排列完全没有科学性，随意性很大，档案袋内资料陈旧，久不维护和补充，部份职工的社会保险档案根本就没建立。我决心认真清理，规范管理，可是，当我从上级发放的所有社会保险文件中查找档案管理方面的文件和标准规范时，只搜索到2006年社保处发的一份关于建立职工社会保险档案的简短通知，上面只简单罗列了保险档案里装资料的内容，我无法参照标准，只有借鉴职工人事档案管理的模式和以往工作经验，想当然地对职工保险档案进行了简单的清理、分类和完善，这不仅不科学规范，而且给以后档案管理带来很多隐患。铁路是一个专业性很强的系统。随着当今社会保险改革的不断深入，国家、省、市下发了许多文件，但至今铁路尚无一份完整系统的适合铁路行业特点的社保档案管理标准和规范，造成铁路站段社会保险档案管理不科学、不规范、乱七八糟，杂乱无序，以至于档案资料严重流失。

3、档案管理手段完全不适应形势发展的需要。铁路大部份站段社会保险档案管理仍然采用的是手工操作、陈旧式管理，管理人员查找某个参保职工的档案资料时，常常要翻阅很多档案袋才能找到，费时费力，档案里装入的资料残缺不全，不能连续动态地反映参保职工的各项保险缴费和参保情况，尤其是缺少调进职工调入时的保险转入资料。另外管理人员档案业务知识贫乏，没进行专门培训，难以切实履行监督指导和管理职责，他们只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子就行了，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进社会保险档案管理方面下功夫不够，这种情况下档案管理质量自然上不去。更重要的是给奋斗在铁路沿线上偏僻边远、交通极不便利的小站上的职工查询和了解自己社会保险缴费、变更、待遇支付信息带来极大的不便，引起部份职工思想上有情绪，影响铁路的安全生产，完全不适应铁路社会保险事业日益发展的需要。

4、铁路职工保险档案管理没有发挥应有的作用。铁路系统对社会保险档案信息的开发利用及其历史价值缺乏足够的认识，档案管理没有真正纳入领导的议事日程。职工的社保档案不象人事档案在职工调进调出，退休时起着很重要的查证作用，有些站段某些职工退休了，该职工的社保档案还没建立，这并不影响管理人员的工作业绩和待遇，参保职工也没什么反响。档案管理知识宣传不到位，部份职工根本不知道自己还有社保档案，更不知道还可以利用社保档案维护自已的利益。经费上不投入，有些单位甚至没有专门的档案柜。从上到下都不重视社会保险档案管理，它的作用不大，可有可无，如果管理人员再身兼数职，工作又多，不断更换，久而久之，职工社会保险档案就成了一堆烂摊子无人问津了。

二、加强铁路职工社会保险档案管理工作的几点建议

针对上述情况，应该根据铁路职工社会保险档案的特点和铁路系统社会保险工作的发展，加强监督和指导，不断改进和完善铁路社会保险档案工作。建议采取以下措施：

1、充分重视铁路职工社会保险档案管理工作。社会保险档案是社会保险事业发展过程中积累的文字、图片、数据等资料的总和，它反映着社会保险事业的发展历程，是研究社会保险工作的重要工具，管好社会保险档案是社会保险事业健康、顺利发展的必然要求。如果档案管理不当，势必给社会保险工作造成影响，并直接损害职工切身利益，给今后工作带来诸多困难。因此，各级社保部门应本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责，把管好用好档案作为发展社会保险事业，取信于社会及公民的大事来抓。积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大人、财、物的投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张、保管设备简陋等实际问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。同时加大宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，宣传社会保险档案工作的重要性和相关的档案法律法规，提高每一位铁路职工的社会保险档案意识和档案法制意识。

2、建立健全管理体制。根据铁路社会保险工作的特点和管理机制，社会保险档案工作必须坚持统一领导，分级管理的原则，切实建立起有人管，有人抓的集中统一管理的社会保险档案工作机制。具体说，一是铁道部、铁路局、站段落实组织机构和人员，成立社会保险档案管理领导小组，督促、检查、协调解决工作中人、财、物等方面的实际问题；二是建立目标责任制，把社会保险档案管理纳入目标责任，列入本单位工作规划进行管理和考核，奖惩严明。三是把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，严格检查和考核。以彻底改变档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系，充分发挥社会保险档案在构建和谐社会中的作用，

3、制定适合铁路职工社会保险档案管理特点的业务规范和管理办法。有关部门尽快制定档案管理准则，针对社会保险档案

的收集、整理、保管和利用各工作环节制定出操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范。特别是社会保险档案的归档范围、保管期限的划分和整理要详细规定，严格统一。由于社会保险档案的价值特征是以凭证价值，维护个人权益为主，其保管期限宜划分为永久、长期和短期。参保登记管理方面的材料宜作为永久保管；参保人员信息管理、个人帐户管理、医疗管理、审核认定及待遇支出管理等方面的材料宜作为长期保管；个人帐户稽核、清算及相关证明等材料宜作为短期保管。由于社会保险档案的动态性特征，参保职工的档案宜以一个人头为保管单位进行整理。每一个保管单位的档案按归档范围将材料收集齐全，按材料形成时间的先后顺序排列并编号，填写归档文件目录，然后放在一个袋或夹(盒)内，不用装订，开口管理，以便随时补充新资料，档号依参保登记号进行排列编目。电子档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，进行归档管理。

4，加快铁路职工社会保险档案管理信息化、网络化的建设。随着网络技术的发展。建设统一的铁路社会保险业务档案信息网络已经迫在眉睫。利用计算机网络，社保部门可以实现所有社会保险缴费的网络征收、保险费用的网络支付，可以利用社会保险业务档案信息网了解社保工作状态。实现无纸化办公，提高工作效率，用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社会保障号就可以查询到自己的社保缴费、个人帐户、待遇享受等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互。实现更大范围的信息资源共享。因此。铁路社保部门要重视社会保险业务档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保险业务档案信息网络。

5、定期开办档案管理知识培训班，努力造就一支业务精湛的铁路社会保险档案管理队伍。加强档案管理人员的系统专业培训，是实现档案微机化管理一个不容忽视的重要环节，它不仅可以提高档案的管理层次，更重要的是便于信息开发与利用，有效推动社会保障事业的发展。

参考文献：

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一、创新科学化的管理模式，加快“三个转变”

我国现行的社会保障管理体制是分散型的，导致社会保险档案管理普遍存在管理机构分设、档案保管分散、信息资源分割、规范标准不统一、查询利用不方便、服务功能不健全等方面的弊端。推进档案管理科学化，就要改革这些弊端，改造管理模式，创新发展思路，加速“三个转变”。

改革分散管理的弊端，向集中管理转变。在现行体制下，社会保险档案归属不同的机构管理，事实上形成了一个人不同险种的保险资料分别保存在不同的机构、一个机构不能查询到一个人的全部社会保险信息。这状况不仅造成了多头经办、业务交叉，资源浪费的问题，也给档案的管理、查询和利用带来诸多不便，直接影响了档案的功能和部门的形象。因此，加快理顺管理机构、实行“大集中”管理迫在眉睫。在当前经办机构分设的情况下，应着力抓好档案资源整合，尽可能将档案集中在一个职能单位管理，具备条件的可成立社会保险档案管理信息中心，实现养老、医疗、工伤、失业、生育等保险档案的集中管理、综合利用和信息共享。

改革纸制媒介的弊端，向电子媒介转变。电子档案是随着计算机技术、数字化技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。传统的纸质档案不仅查询费时费力、极不方便，经常翻阅还会造成档案污染、残缺、甚至丢失。特别是在档案数量急剧增加、变动日益频繁的新形势下，纸质档案需要录入的信息会越来越多，但查阅的速度会越来越慢，难以满足快捷准确的服务需求。与纸制档案相比，电子档案不仅具有方便快捷、管理成本低和支持多人同时在线查阅等优点，还具有体积小、容量大、易保存、效率高等独特优势，已成为档案管理的主要模式。因此，纸质档案向电子档案转换势在必行。

改革自我服务的弊端，向社会服务转变。以往的社会保险档案管理是封闭式的，服务对象仅限于社保部门的工作人员和参保单位的劳资人员，利用率普遍不高，参保群众知之甚少，社会服务功效甚微。但是随着经济社会发展的持续加快和社会保障事业的深入推进，社会保险档案的基础性地位和服务日益突出，已经成为社会保障制度的基石、群众依法维权的帮手、政府科学决策的参谋，其服务范围越来越广、服务层次越来越高。由此可见，社会保险档案的管理是开放式的、功能是多元化的、服务是社会化的，必须树立“大服务”的观念、构建社会化的服务格局。

二、运用科学化的管理手段，推进“三化”建设

档案管理科学化是对社会保险档案管理进行全方位加强、改进和提升的系统工程。当前工作的重点是，针对社会保险档案工作中存在管理制度不够完善、信息化水平相当落后、社会化服务相当薄弱等亟待解决的突出问题，采用相应的科学化手段，加快推进“三化”建设。

运用法治手段，全面加强规范化建设。档案管理规范化，是根据相关的法律法规和政策规定，通过建章立制、细化标准、规范程序等措施，更加科学有效地管好用好档案资源。《社会保险业务档案管理规定》是规范社保档案管理的一部重要行政规章，是档案管理规范化的重要遵循。要按照《规定》要求，抓紧建立健全档案收集、整理、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交等方面的管理制度，确保档案管理的每一道程序、每一个环节都有章可循、有据可依；要合理确定归档范围，科学界定保管价值，准确划分保管期限，确保档案材料真实、完整、安全；要认真开展档案管理达标活动，确保如期实现“有专门库房、有专职人员、有规范的流程和制度，有正常的经费保障渠道”的目标。

运用科技手段，大力推进信息化建设。档案管理信息化是借助信息化、数字化技术手段，把档案资源以数字化的形式存储、网络化的形式互相连接，形成一个结构有序、资源共享的档案信息库，并利用计算机系统对档案资源进行科学整合和有效利用。社会保险档案管理信息化，主要包括档案信息资源建设和相关基础平台建设。档案信息资源建设是通过数字化、网络化等信息技术建立的档案目录数据库和档案信息存储系统；档案基础平台建设是通过档案信息网络和相关管理系统建立的档案信息资源传输和共享的技术支撑平台。要按照这些要求，加快业务档案数字化和网络化建设，建立和完善档案目录数据库，逐步实现业务档案计算机检索；要把电子文件纳入档案管理的范畴，电子文件要实行脱机备份，与纸质文件建立相应的有机联系；要将档案管理信息化纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，统筹安排、整体设计、同步实施。

运用服务手段，切实抓好社会化建设。档案管理的目的在于档案资源的开发与应用。社会保险档案作为重要的民生档案，不仅具有广泛性、动态性、人本性的特点，还在服务群众、服务社会、服务经济发展上具有“资政惠民”的独特优势和作用，这就决定了社会保险档案管理的社会化发展方向。因此，推进社会保险档案管理社会化，要立足档案资源的开发与应用，建设“两个体系”。一方面，加快建立覆盖全体参保群众的档案资源体系，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》的规定，健全档案信息，开发档案资源，做到社保事业发展到哪里，档案资源就征集到哪里，档案工作就覆盖到哪里。另一方面，加快建立服务全社会的档案利用体系，紧紧围绕党委和政府的中心工作、围绕社会需要和群众需求，及时提供专题服务，实现档案资源广泛共享，不断提高档案的应用水平和服务功效。

三、健全科学化的管理体系，强化“三个保障”

强化组织保障。要加强领导，把档案管理科学化作为社会保障体系建设的基础工程，摆在突出位置，提到议事日程，纳入社会保障工作的长远规划、年度计划和目标管理责任制；要强化责任，主要领导亲自抓，分管领导重点抓，业务部门具体抓，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局；要常抓不懈，以抓铁有痕、踏石留印的力度和韧劲，加强督导、精心指导、狠抓落实，不断谋划新思路、研究新情况、解决新问题，推动档案管理科学化水平的持续提升。

强化人力保障。要按照政治合格、业务精湛、作风过硬、务实高效的要求，建设一支高素质的专业队伍，提高档案工作的执行力；要健全用人机制，通过招聘、转岗、培训、交流、观摩、考察等多种方式，充实队伍、稳定队伍，保持档案工作的连续性；要加强对档案管理人员的思想政治教育和专业技术技能培训，使其达到应有的资质；要重视档案人才的培养和引进，打造科技型、创新型、复合型的人才队伍，为档案管理科学化提供智力支持和人才保障。

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一、农村养老保险档案的特点

（一）服务对象的特殊性。我国是一个人口大国，而在众多的人口中农村人口占较大比例，这也使农村的发展直接决定了社会的发展和稳定。近年来我国加大了农村社会保障工作的力度，在农村养老保险工作开展过程中，农民作为农村养老的主要服务对象，针对于农民自身的特点，需要为参保农民建立养老保险档案，有效的维护参保农民的合法权益。

（二）档案来源的广泛和内容的复杂性。农村养老保险由于其服务对象的特殊性，这也使农村养老保险档案来源具有广泛性特点，档案内容十分复杂，这也使农村养老保险档案管理工作难度增加，特别是当前处于基础建设时期的农村养老档案管理更加繁杂，参保人员具有复杂性，在档案管理工作中面临许多新情况及新问题，因此强化农村养老保险档案管理非常必要。

（三）具有较强的流动性。农村养老保险参保人员以农民为主，这就使农村养老档案必然会受到当前农民流动性大这一特点的影响，因此在农村养老保险档案建立时要进一步完善档案记录，从而为后期工作提供更多的便利。

二、加强农村养老保险档案管理的措施

（一）提高档案建设意识。当前农村经济发展相对落后，同时还受制于二元经济结构的制约，这也导致我国农村养老保险制度一直得不到重视，对农村养老保险工作的开展带来了较大的影响。近年来随着养老保险覆盖范围的扩大，农村养老保险档案数量也呈不断增长的趋势，在这种情况下，档案管理人员就需要树立良好的档案建设意识，加快观念的转变，努力提高农村养老保险档案管理水平，为农村养老保险档案建设工作奉献自己力量。

（二）加大宣传力度，建立完善的法律法规体系。在当前加强农村养老保险档案管理工作中，需要利用各种渠道加强对农村养老保险档案管理工作重要性的宣传，提高人们对养老保险档案管理工作的认识。并进一步加强农村养老保险档案管理基础设施的建设，加大投入的力度，为农村养老保险体系的建设奠定良好的基础。

目前我国农村养老保险档案管理工作已建立了一系列的法律法规和规章制度，档案工作中基本上也做到了有法可依和有章可循。但随着我国老龄化趋势的加剧，农民对养老观念的转变，农村养老保险档案工作中出现了一些新情况和新问题，这就需要进一步完善农村养老保险档案管理制度，加强对新农保档案工作人员的从业资格管理，强化对档案工作的监督，构建完善的农村养老保险档案法律法规，明确法律责任。

（三）做好农村养老保险档案的收集工作。有关养老保险相关档案信息的收集要具有法制观念、拓展观念、规范观念。对于拓展观念，是要以发展的观念来认识相关档案的收集，然后去不断拓展收集信息渠道，来确保相关档案资料的完整、真实和齐全。对于法制观念，就是要根据国家的档案法去实施相关档案信息的收集。对于规范观念，就是统一档案的格式，从而充分规范有关档案的记载内容。档案收集的根本就是要做好相应的协调。要取得领导的支持以及相关参保人员的信任，充分确保相关档案在收集上的真实和准确性。

（四）加强新农保业务档案信息系统管理工作。目前很多县乡仍然沿用传统的手工操作的模式，查找资料费时费力，数据统计困难且不准确。地方政府应结合本地区的实际情况，利用推广应用数据库技术、网络技术等现代科学手段，有针对性地开发信息系统，完善新农保业务档案信息管理工作，实现信息资源的共享与整合，培养专业档案管理工作队伍，通过业务档案管理信息系统，依靠科技力量提升工作质量和服务水平。确保为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务，并接受其监督。新农保业务档案管理是支撑养老保险制度健康运行的一项十分重要的基础性工作，只有依法加强和规范档案管理，才能不断提高经办能力和管理水平，以推动新农保经办工作的标准化和规范化，实现新农保事业可持续健康发展。

（五）加强档案队伍的建设。目前，农村社会保险档案管理人员的业务素质还处于一个较低的水平，不适应当前档案管理工作的发展需要，应该进一步加强相关职工的职业培训，大力加强理论知识和业务水平的建设，规范相关管理制度，使得各部门工作合理规范，划分清楚，从而达到农村社会养老保险管理规范化、标准化。

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1.1民生档案建设与管理没有统一的规范和标准因为民生档案涉及的部门数量众多，为了规范民生档案，使其更好的被管理，一些档案管理部门就制定相应的规范，如《社会保险业务档案管理规定》、《婚姻登记档案管理办法》等，效果也显著。但是，有的民生档案管理领域没有自己的标准与规范。此外，因为所制定的管理规范几乎为各业务主管部门自行设计，没有注重档案的专业需求，因此所制定的档案标准化程度不高。而以上这些导致的最终结果是各档案管理单位规范和标准非常混乱，也不利于各档案管理部门指导和监督民生档案。

1.2民生档案没有准确的范畴民生档案涉及的是民生问题，但是民生有很广泛的领域，对于民生档案的具体内容和范畴这个理论问题，档案界目前还没有达成共识，对民生档案还没有准确的范畴界定。有些著名学者质疑民生档案是否可以作为单独的一个档案类别。有些人把民生档案概括为安居乐业档案、教育卫生档案、企业改制档案、社会保障档案四类。还有的人对民生档案进行细分，把其分为知青档案、军人档案、学籍档案、劳模档案、婚姻档案、拆迁档案、社保档案、低保档案、企业档案、土地承包档案。上面这些分法有其道理，但是也存在一定的问题。不仅没能概括民生档案的所有内容，有的民生档案的内容进行外扩。

2解决民生档案建设和管理存在问题的对策

解决民生档案建设与管理存在问题的对策包括集中民生档案管理权、提高民生档案管理水平、统一民生档案建设与管理的规范和标准、界定民生档案的范畴，如图1所示。

2.1集中民生档案管理权民生档案管理权不集中是目前民生档案管理的重要问题，要解决这个问题，使民生档案管理权集中就要理顺民生档案管理体制，明确档案管理部门的权利与责任。而理顺民生档案的管理体制的做法是对其进行立法。立法是让各单位、各行业档案管理的部门受到各自行业档案的行政管理部门及主管部门的领导。行业主管部门的责任是对民生档案的实体进行建设，并且提供建设经费及人力。而档案行政管理的部门的责任是监督和指导民生档案的建设，为其提供智力和技术保障，统一规划和组织各单位、各行业的民生档案建设。通过立法，使各主管部门及行政管理部门能够明确各自的责任及权利，也让民生档案管理体制得到更好的梳理，从而使民生档案管理权高度集中。

2.2提高民生档案管理水平提高民生档案的管理水平，让民生档案造福民生，必须把向各部门分散的民生档案资源进行整合，建立一个完善的民生档案相关的资源体系，达到资源共享，向人民群众提供全方位、系统的、综合的信息服务。对数量巨大、种类繁多的民生档案有效整合的方式是信息整合，形成一个共用共享的平台。信息有效整合的方式是通过网络，建立一个民生档案网络管理方面的系统，形成一个网上民生档案馆，这个平台对外提供在线档案查询的服务。此外，档案行政管理部门也要发挥其职能，加强和相关部门、行业的沟通与协商，为民生档案的对外开放创造良好的条件，例如提供相关的网络技术及计算机信息技术。

2.3统一民生档案建设与管理的规范和标准依法治档能够使民生档案对社会及民生进行更好的服务。立法才能使民生档案建设与管理更加规范和标准，才能使民生档案在对人民群众进行服务时有法可依，从法律的角度对档案管理的有序运行进行保护。虽然《档案法实施办法》及《中华人民共和国档案法》对档案管理的各个环节进行规范，但是民生档案非常复杂，并且人民群众和档案管理者的档案法律意识非常淡薄，所以档案管理的法制建设需要一个长期的过程。民生档案涉及广泛的社会领域，因此对其进行立法要以满足公众的需要为立足点，要采纳人民群众的意见。无论民生档案的普法途径、执法方式、立法主体还是立法角度都要体现公共性。

2.4界定民生档案的范畴只有明确什么是民生档案，界定民生档案的外延、内涵及范畴，才能为建设民生档案提供理论依旧及基础。民生档案涉及的社会领域广泛，内容丰富，并且随着社会的发展，民生档案的内涵也在发展。因此，我们无法从理论上对民生档案的准确范畴进行定义，但是可以进行相对准确的界定，只要涵盖民生档案的主要内容、主要领域即可。目前能给出相对准确的定义是：民生档案是指个人、社会组织、国家机关形成的和广大人民群众的利益息息相关的档案。是维护人民大众合法权益，解决人民大众民生问题的真实记录和原始凭证。包括与人民大众社会保障权益、人生自由、财产权益、生存发展权益、政治权益、文化教育权益、生命安全与健康权益等各方面的各种载体和门类的档案。

3结束语