工程档案管理规范范文

导语：如何才能写好一篇工程档案管理规范，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.档案管理规范化意义

档案是相关人类文化成果的积淀，是连接古往今来的纽带。而工程项目的档案不仅是工程项目的智慧结晶，也是项目施工企业的历史记录。在未来出现问题时，档案管理能通过提供相关证据和凭证，准确判断出症状所在。工程项目档案真实准确地反映了施工过程中的详细流程，并在一定程度上保证了工程的质量安全和人员安全，对于工程事故分析、责任认定以及管理办法等都有十分重要的意义。工程项目的档案管理还能为日后研究提供借鉴和经验，增强工程项目人员的自身素质，实现对档案规范化管理。通过对档案进行规范化管理，可将档案中所涉及的工程、科技成果转化成推动工程设计行业的实际生产力。

2.档案管理规范化办法

（1）加强管理人员专业水平。工程项目往往工期较长，工程人员较多，涉及专业范围较广，形成的档案材料内容不可避免地纷繁复杂，稍有疏漏，就对档案管理工作造成较大损失。为保证档案资料覆盖全面、资料内容准确规范，首先需要加强档案管理人员的相关能力。因而，在日常档案管理工作中，档案工作人员必须具备相关专业技术水平，经常补充学习档案管理工作的新知识新方法，并能应用现代化信息手段，对档案实行高效率的整理工作。其次是档案工作人员需要经常与各部门保持沟通联系，对各个部门需要收集的材料了然于胸，并熟悉各个部门的主要工作流程，了解不同部门档案管理要求，确保档案在归档时分类正确，并对各部门人员进行档案管理的培训工作，增强其对档案法律法规的了解和档案管理的责任意识。对施工过程中的各种图纸、文字等材料进行规范化操作培训，明确各部门档案收集、整理责任，优化档案管理模式，形成自上而下，从整体到局部的档案管理工作流程，确保档案管理的规范性，加快档案管理效率，提高档案准确性与真实性。

（2）建立健全档案管理规范化制度。工程项目档案的特点决定了档案管理的难度，首先是工程项目档案反映的是工程施工过程中形成的工程详细数据的汇总，是在日后进行维护管理、改建拆除等所必须具有的参照标准，收集数据的详实程度与丰富程度都是海量的，并且在数据图纸等的规范性和准确性要求都较高。其次是工程项目档案的形成过程与工程施工密切相关，在不同阶段档案管理方式又有不同，工程项目的施工由众多不同专业构成，如水电、机电、建筑、勘探、设计、施工等，这使得档案类别具有复杂多样性，档案管理需要各个阶段不同部门分工完成，这就要求各部门间的沟通协作能力有较高要求。因而必须形成一套符合工程项目自身特色的档案管理办法和制度，依照相关法律规范对档案实行规范化管理，并遵照国家档案收集要求，建立合理归档制度，明确各部门档案归档要求，实行全面交叉覆盖制，各部门档案归各部门分别收集，然后进行汇总，从而降低档案管理难度。

3.档案管理规范化措施

首先应明确档案管理人员的职责，由单位主管领导直接负责档案管理工作，逐级向下实现档案管理责任制，把档案管理制度的建设和办法的实行落实到个人。通过成立档案工作委员会的方式，指导、检查档案管理部门的工作情况，制定档案工作规划，确保档案管理工作与其他工作同步进行，为工程设计单位的档案管理日常运行提供质量保证。并设立专门档案室，由专业人员负责对整个单位的档案管理工作，从档案归档、整理、鉴定工作到统计和保管利用方面全程进行管控，从实际出发，对档案的保管期限和使用类别等详细档案数据，编制索引工具。并充分利用计算机网络系统和先进软件技术对档案信息实现信息化、规范化管理，有目的、有计划地加强对档案工作人员的规范化管理培训工作，使其能系统性地掌握专业技术和先进理念。构建一个利于档案管理工作发展的平台，注重对档案人员工作积极性的调动，通过组织交流沟通活动，建立起激励表彰机制，促进档案人员的积极性。按绩效对其进行考核，实行有竞争力和吸引力的晋升竞争机制，保证档案管理队伍的稳定和专业，使档案人员的工作更具成就感，以跟上单位档案管理规范化建设。

结语

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关键词：规范 建筑工程档案 管理

档案是历史的原始记录，它具有客观真实性、信息性和知识存储性　，是具有保存价值的原始材料。而建筑工程档案是建设活动中形成的原始的、在保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、地下管线等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理作为建筑工程项目的一部分。它通常也是进行建设的依据，其包括建筑许可证、税款记录文件，甚至还有城市规划设计文件、图纸等。这些档案的主要作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。妥善管理好这些档案不仅是为企业传承基本建设方面的文化财富，为今后企业工程建设后续工作提供重要的基础，更为将来作为历史考证提供有利证据。随着我国经济建设的迅猛发展，建筑市场日益繁荣，但据我多方考察了解，目前有许多中小建筑企业工程不少，效益也很可观，但对工程的档案管理却极不重视，有的单位根本没有专业的档案管理人员，以至于工程竣工时连一套完整的竣工档案都提供不了。所以，加强建筑工程档案管理对规范建筑市场，促进经济建设及今后的各项事业发展更显重要。规范建筑工程档案管理势在必行。就目前情况来年，规范工程档案管理要注意以下几点。

一、规范建筑工程档案内容分类。

建筑工程档案材料比较复杂，它涉及到各级文件、各类图纸以及工程施工过程中的各种形式记录，所以，科学系统地管理好建筑工程档案首先要明确分类情况。建筑工程档案大体分为综合防治性文件、土建工程及水、电、设备安装工程文件资料和竣工图三大类：

1、综合防治性文件：主要包括上级批准文件，如计划任务书、工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2、土建工程及水、电、设备安装工程文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料待用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比例及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

3、竣工图等。主要包括总平面布置竣工图，其中有室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

二、建筑档案材料要及时归档。

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员一定要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题，及时补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时。建筑工程的所有资料一定要在竣工后及时整理归档。归档文件要认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制度》的有关文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。不按规定多次档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案全格证》，建设单位不结清尾款，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。

三、建立严格的档案管理制度

建立健全严格的档案管理制度，要有接收文件登记制度、借阅文件制度、利用文件登记制度。档案管理员要做到对文件档案的来龙去脉、运转流向胸中有数。

四、全面提高档案管理人员素质

为了规范建筑工程档案，建筑企业单位要重视对档案人员的培养，学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验，充分发挥发扬我们已有的优势，全面提高档案管理人员的业务素质，其中包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，更新观念，认清档案工作的单方和重要性。变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，要工作中灵活运用，要有较强的责任心严把档案质量关。切实有效地发挥建筑工程档案在各项事业的重要作用。

总之，建筑工程档案管理是一项系统的工程，它不但是要靠档案管理人员的认真努力，还要有工程建设部门、工程建设人员以及相关部门及人员的积极配合才能有效完成。因此，各级各部门一定要提高对工程档案管理工作的认识，重视档案管理人才的培养，完善工程档案管理机制，为我们经济建设和服好务，为后人留下真实可靠的已建工程建筑信息资料，最大限度地实现它们的当代价值和历史价值。

参考文献

[1]徐英浩《浅谈施工档案在工程管理中的作用》[J].工海煤气，2004（5）：87-88。

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朝阳区档案局第二届“兰台杯・朝阳符号”――城乡建设成就摄影征集大赛结束大赛历时一年，至投稿截止日共收到来自社会各界的优秀摄影作品126幅（组），经过专家评选，最终选出一等奖2名、二等奖5名、三等奖10名、优秀奖6名。在首届大赛的基础上，本届大赛影响力进一步扩大，受到社会各界广泛关注。区属各单位积极响应，广大摄影爱好者热情参与，用镜头发现区最美景象，记录身边的发展变化，为区城乡建设发展留下了珍贵影像资料。（张敬煜）

丰台区档案馆“第二查档窗口”圆满完成任务前不久，经试运行，区档案馆向区民政局移交的婚姻登记档案数字化副本（含影像919489页、目录200650条），在区民政局婚姻登记处查档窗口正式对外提供利用，至此，区档案馆设立的“第二查档窗口”圆满完成任务。“第二查档窗口”是区档案馆为解决利用者往返于区民政局婚姻登记处与区档案馆办理相关手续的实际问题，以服务群众“最后一公里”为目的设立的。据统计，自2015年9月以来，共接待利用者6301人，出具证明3920份，影像12399页，减少群众查档往返路程10712公里。（厉从辉）

门头沟区人大法制委检查团莅临档案馆实地调研近日，由区人大法制委领导带队，区法院、区政府办、区政府法制办等单位组成的检查团一行13人莅临档案馆政府信息公开查阅中心，实地调研政府信息公开纸质文件查阅和移送工作。检查团在查看了政府信息公开查阅大厅，听取了工作人员关于公开文件的移送、查阅流程等介绍之后，对查阅场所设置在档案馆便于群众知晓、查阅，接收文件集中在政府办便于各公开单位报送，文件的查阅手续简化便于利用等方面给予了肯定，并对此项工作提出了指导意见。（车

西城区档案局赴东城区档案局学习交流为贯彻落实视察北京时的重要讲话精神，进一步发挥档案工作在强化首都文化中心建设中的作用，不断加强各区档案人之间在档案业务中的横向沟通和交流，近日，区档案局一行6人在主管副局（馆）长的带领下赴东城区档案局学习取经，就口述档案采集和展陈征集业务与东城区档案局副局（馆）长和相关科室同志进行了座谈，并参观了东城区的馆藏陈列。（庞晨）

海淀区档案局（馆）整合社会资源筹办“海淀三镇”展览“海淀三镇”包括清河镇、青龙桥镇、海淀镇，为区域内建制较早的重要城镇，历史悠久。为收集好展览素材，区档案局（馆）与本地区文史专家广泛联系，同时运用“互联网+档案”的思维，通过“海淀档案”公众微信号向社会征集“海淀三镇”史料。近期，区档案局（馆）借助海淀文化沙龙平台，进一步听取各界意见，明确了办展思路和方向，为办好展览，最大程度发挥展览宣教效果奠定了基础。区档案局还将与区教委对接，把相关素材制作成学区特色教材，使我区中小学生接受更好的海淀历史文化教育。（李楠）

石景山区档案局加强对档案购买服务工作的管理为进一步落实《北京市机关档案工作指南》，加大档案安全监管力度，近日，区档案局对全区各立档单位档案购买服务情况进行调查摸底，要求相关单位上报《档案购买服务情况报告表》并进行数据汇总。据统计，自2015年以来全区有9家单位开展档案购买服务，涉及8类档案约50余万卷（件），服务内容包括档案数字化加工扫描、纸质档案装订整理及档案实体寄存托管等，共涉及8家档案服务公司。今后，区档案局将加强对此类档案服务外包的监管，适时检查，保证档案实体和信息安全。（李红梅）

房山区档案局征集胜天渠口述档案近日，区档案局工作人员携带录音笔、摄像机、照相机等专业设备来到张坊镇，采访了五位曾经参加修建胜天渠的老人，采集了具有保存价值的原始口述记录。胜天渠是房山水利建设史上的奇迹，此次征集的主要内容包括修建胜天渠的起因、当初的设计理念、胜天渠名字的由来、人财物如何组织保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水当天的情形，以及胜天渠修好之后的利用情况等。（张娟娟）

通州区档案局与新奥集团通州分公司合作共建档案工作近日，区档案局与北京新奥集团通州分公司就档案业务合作发展达成协议，制定了《北京市通州区档案局与北京新奥集团有限公司通州分公司共同开展档案事业协同发展工作办法》。《办法》明确了“优势互补，资源共享，协同发展”的指导原则，建立了合作共建领导小组，制定了协同发展工作职责，双方以定期召开档案工作发展联席会议、学术交流等为合作形式，积极搭建人才培养平台，实现档案工作的互利双赢。共建后，双方还将选择合适的机会互派具有丰富实践经验和理论知识的人员到对方档案工作一线深入学习交流，不断提高素质，拓宽视野。（冯国栋）

昌平区档案局推出《我们共同的记忆》历史照片网上展览近日，为配合6月9日国际档案日系列宣传活动，区档案局努力实践“服务先行”的工作理念，利用馆藏在昌平档案信息网上推出了《我们共同的记忆》――昌平历史照片系列网上展览。目前，网上展览已第一期《昨日昌平》，包含昌平东关、政府街等6个地标性建筑的历史照片，后续还将继续推出不同时期、具有本区特色的生产生活历史照片资料，让更多百姓了解昌平历史、熟悉档案工作，走进档案馆。（冯飞）

平谷区档案馆启用新查档大厅为了更好地服务百姓，区档案馆开辟了新查档大厅。新查档大厅总面积200平方米，在功能设置上划分为查档接待、政府公开信息查阅、自助查档三个区域，其中查档服务台设置两个服务窗口，并配有自助取号机和公告电子显示屏。档案查阅区和阅览区提供宽敞明亮的阅览空间，查档人可享受有序的一对一服务和舒适的查阅体验，充分体现了更完善、更舒心的查档服务理念。新查档大厅于5月15日试运行，并于6月1日正式启用。（崔月红）

密云区档案局三项措施助力“拆违打非”工作顺利进行一是针对路远山区群众多的特点，增加午间便民查阅通道和值班人员；二是针对集中查阅份数多、时间紧的特点，开辟绿色通道，专人负责；三是提前做好各镇村建房档案索引，确保群众到馆快速及时查阅。据统计，仅一周时间就出具百余份建房档案证明，为“拆违打非”工作顺利开展提供有力依据。（曹金波）

“顺义人”展览在顺义区档案馆开展6月11日，顺义区档案馆与顺义区摄影家协会共同举办的“顺义人”展览在区档案馆展出。本次展览以写实的方式从不同角度真实记录了新时代创业的年轻人、普通的基层社会工作者、退休老干部、社区道德明星、民间艺人和教师等各行业的100名普普通通的顺义人，在不同的岗位上勇于创新、追求卓越、乐于奉献的平凡而又伟大之举。主办方旨在通过展览向社会展示顺义两个文明建设的成果和普通顺义人文明素|的整体提升，从而进一步激发顺义市民知顺义、爱顺义、建顺义的热情。开展当天，近500人参观了展览。（高树林）

大兴区档案局制作完成《为您服务》宣传手册这套漫画式档案小知识宣传手册，共有5折10页、16幅图片、10个档案小知识，涉及婚姻档案、电子档案、查阅档案等内容，图文并茂地向公众普及档案知识。宣传手册主题突出、形式新颖、精练易懂。在今年的国际档案日活动中，局档案馆向来馆参加活动的区属各单位档案人员及社会公众发放350份，收到良好宣传效果。今后区档案局将继续以更贴近公众需求、易接受理解为原则，编辑制作档案宣传手册，扩大档案工作对社会的影响力。（杨辉）

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一、当前我国科技档案管理工作存在的不足

1.科技档案的收集与整合较为困难

科技档案作为科学研究和生产活动的凭证，具有重要的价值和作用，然而当前科技档案的收集和整合工作很难开展。在现实的生产和实践中，形成科技档案的文件材料经常是分散的，而且这些文件材料常常掌握在科研工作者个人手中，不能完全保证统一、按时移交，有时由于科研工作者个人工作性质的原因，所移交的文件材料中复制件占有相当大的比例，这既使得科技档案作为凭证的作用大大降低，也间接影响了科技档案的建档工作。例如，在工程勘察和工程测量中，随着工程的一步步推进，常常会接连产生大量的图纸、图表、照片等勘察和测量材料，这些材料真实记载了工程勘察和工程测量的实际状况，具有重要的查考和利用价值。但在实际工作中，由于绝大多数科研工作者本身并不具备专业的档案学知识，加之实际工作环境和工作条件的限制，不能将这些工作中产生的文件材料加以有效保管，导致这些具有重要保管价值的文件材料很难完整、系统地收集整合起来。而科技档案收集的不完整又会降低科技档案的利用价值，在一定程度上影响今后科研工作的查考和利用，对科研工作产生一些负面的作用。[1]

2.科技档案收集的种类和范围较为狭窄

科技档案是在科学研究和生产建设中直接形成的、保存备查的信息记录，其所具有的类型多种多样，所覆盖的领域也较为宽泛。在实际工作中，由于生产活动所处的行业或部门不同，会形成不同种类的科技档案，包括水文、气象、天文、地质等一系列测量和勘探活动形成的文件材料以及有关工程和产品的设计、建筑施工活动、产品的生产和制造等多种类型的档案。理论上，这些科技档案都应被完整、系统地收集并保管，而目前在具体的实践中，我们对于科技档案的收集更多地偏重于工业生产技术档案、建设项目档案以及部分设备档案，而对于其他方面的本应按照科技档案进行收集归档的文件材料并没有加以足够的重视，档案收集的覆盖面较为狭窄，收集工作不尽如人意。

3.科技档案的管理缺乏统一的规范

当前，绝大多数企业或单位并没有形成相应的科技档案管理规范，并没有一套标准的管理规范作为参考。而一些规模较大的企业和在科技档案管理工作领域较为成熟的科研单位虽然制定了一些针对本单位所形成的科技档案的管理规范，但是这些规范大都是各个单位根据本单位的实际工作情况制定的，不同单位的管理规范差异较大，随意性较强，一般只能适应本单位自身的状况，并没有统领本行业乃至整个科技档案界的能力。现阶段，我国有关科技档案管理方面的条例只是单纯地对科技档案进行了界定，并没有具体地提出科技档案的管理规范，更没有针对其收集、保管、鉴定、利用提出具体的措施，这就造成了在科技档案管理范畴内并没有一套完整、系统的能够统领科技档案管理工作的管理规范，这不利于科技档案管理工作的进一步发展。

4.科技档案的数字化工作滞后

在信息化、网络化时代，科技档案的管理也应跟随时代的潮流，在建档以及后续的管理过程中，充分利用信息网络技术，提高科技档案的管理水平。但目前，科技档案的信息化过程较为缓慢，数字化工作滞后，生产工作以及科学研究中产生的大量的纸质档案没有能够有效地数字化，科技档案的数字化工作也没有形成长期有效的管理体系。此外，在实际工作中，对于科技档案数字化之前的鉴定工作以及科技档案信息资源数据库的建设工作也尚不完善，仍然处于不成熟的阶段。以吉林省为例，据相关调查显示该省仅有不足4%的立档单位其科技档案能够完全实现数字化，只有25%的立档单位科技档案数字化程度超过了50%，也就是说，仅有不足30%的立档单位其科技档案的数字化程度超过了50%，还有约15%的立档单位根本没有对科技档案进行数字化，这充分说明了吉林省的科技档案数字化比例偏低，科技档案的数字化工作进展缓慢。

二、当前我国科技档案管理工作存在不足的原因分析

1.科技档案管理工作的相关法律法规尚不完善

系统健全的法律法规是科技档案管理工作顺利进行的有效保证。而现阶段，有关科技档案管理工作的法律法规建设仍不完善，这使得当前的科技档案管理工作没有一个相对规范的标准，也造成了当前科技档案的各项管理漏洞较多。具体来说，首先，目前有关科技档案管理的规范大都为政策性、纲领性的规范，并且这些规范执行效果差，没有形成强制性的管理程序。其次，当前有关科技档案的归档制度和科技档案收集工作的机制不健全，档案管理部门对于收集科技文件材料的时间没有统一的规定，对于科技档案的收集情况缺少监督，造成科技档案难以按照档案系统一体化的要求及时、准确、齐全地收集，且没有对科技档案的收集工作引进绩效考核制度。此外，在实际工作中，很少有单位能够将科技档案工作纳入到本单位实际的管理体系之中，这也是造成当前科技档案管理工作混乱，科技档案资料保管各自为政现象严重，未能真正按照《档案法》的规定进行集中统一管理的原因所在。

2.企事业单位及员工的社会档案意识仍然不足

企业或单位是科技档案的拥有者和形成地，单位的相关工作人员是科技档案形成过程中的实际操作者，因此企业及其员工的档案意识和对科技档案的重视程度都会对科技档案的后续工作产生直接且至关重要的影响。在当前的市场经济环境下，企业在决定进行某项活动之前都会考虑收益，也就是企业将该项活动是否有利润、是否值得进行当作了决策的首要因素。而科技档案的收集与管理恰恰是最难以直接看到经济收益的，科技档案只有在为相关的科研及生产活动提供参考和帮助时才会产生效益。也正是因为如此，造成了很多单位和企业对科技档案管理的重视程度严重不足。此外，由于观念上的偏差，一些单位对于科技档案的管理流于形式、管理粗放、浮于表面，没有深入地思考和挖掘科技档案的潜在价值，这也严重阻碍了科技档案管理工作的进步。[2]3.对于科技档案管理工作的投入仍然偏少人力、物力、财力的支持是科技档案管理工作得以有序开展的重要保障，因此，在科技档案收集、保管及后续开发利用过程中，就需要一定的经济支持来保证这个过程能够有质量、有条理地进行。这在现代互联网社会的环境下更是如此，科技档案的信息化和网络化管理需要持续的、稳定的投入才能进行下去。而当前，对于科技档案管理投入的匮乏成为了制约科技档案管理工作以及后续开发利用的瓶颈。仍以吉林省为例，根据每年对科技档案管理投入经费的统计显示，每年对于科技档案管理投入经费超过100万元以上的单位所占的比例仅为8%，而投入少于10万元的单位比例则高达76%，这足以客观地反映出当前对于科技档案管理的投入仍然十分不足。并且，对于科技档案管理的投入过少会导致一系列的“不良反应”，经济投入少，在科技档案信息化管理的过程中所需要的硬件设施就难以满足，同时在软件方面也难以开发出高质量的、适合科技档案的管理系统，极易使得科技档案管理在硬件配置和软件开发这两方面都陷入难以为继的地步。此外，过少的经济投入使得在科技档案管理中难以招聘到技术水平较高的综合性人才，也难以对档案管理人员进行专业化培训，不利于推动科技档案管理水平的提高。

三、提升我国科技档案管理水平的对策与建议

1.完善科技档案管理工作的相关法律法规

完善科技档案管理工作的相关法律法规既是规范、科学地管理科技档案的基础，也是进一步完善我国档案法制体系的必然要求。当前，我们应从以下几个方面着手：第一，要保证科技档案管理工作相关法律法规制定的协调性，法律法规的制定要以当前各单位科技档案管理工作的实际状况为基础，与当前的工作形势相适应，还要与诸如《科学技术进步法》等其他有关科学技术方面的法律相协调；第二，要保证科技档案管理工作相关法律法规制定的针对性和具体性，在制定法律法规时，要在坚持《宪法》和《档案法》的基础上，根据科技档案管理工作的实际情况，有针对性、分层次地制定具体的科技档案管理的法律法规，使科技档案的管理工作有具体的规范可依；第三，要保持科技档案管理工作相关法律法规的开拓性，在制定相关法律法规的过程中，我们还应具有一定的预见性和开拓性，要以当前科技档案管理工作为基础，充分考虑科技档案管理工作的发展规律。

2.提高社会档案意识，加大对科技档案管理工作的投入

提高社会档案意识，首先要增强科研工作者及相关人员的档案意识，科研工作者作为直接参与形成并整理相关科研资料的人员，应当对科技档案知识有一个比较详细的了解，从而能够从科技资料的形式和内容上确保其符合科技档案接收和整理的规范。同时，还要引导科研工作者在工作实践中体会科技档案的价值，这样有助于科研工作者加深对科技档案的重视程度，从而有助于提升科技档案的内在质量。加大对科技档案管理工作的投入，要求各个单位要从管理上重视科技档案工作，要结合本单位实际情况，增加对科技档案管理工作的人、财、物的配置，推动科技档案向现代化管理方式转变。[3]

3.改进科技档案的管理方式，实行前端控制

改进科技档案的管理方式主要是指根据科技档案专业性的特点进行收集和建档工作。科技档案的专业性体现在其产生于特定的领域，是这一领域内科研生产活动的产物，这就要求我们在进行科技档案的收集时要根据科技档案的专业性来收集，以此更好地将科技档案的信息完整、系统地体现出来。对科技档案实行前端控制，是指通过制定科研工作计划，了解科研工作的各个阶段，整体把握科研项目的工作进程，掌握科技档案的形成规律，从而在科技档案形成的过程中，做好科技档案收集工作的规划，以期提高科技档案收集工作的质量。

4.建设高水平的科技档案管理队伍

高水平的科技档案管理队伍是科技档案管理工作得以有序运行的重要保障，在人才队伍的建设中，应当注意以人为本，尊重人才，发挥人才的比较优势，打造一支高水平的档案管理队伍。具体来说，应做到以下几点：第一，要为科技档案工作队伍注入新鲜血液，大力引进具备科技档案管理专业知识的人才；第二，要加强对相关人员的业务培训，培养专业能力，提高其科技档案管理的技术水平；第三，要对相关人员进行职业素养教育，要使其从内心接受档案管理这份工作，将自身的热情投入到科技档案管理工作中来，为档案事业添砖加瓦，作出贡献。此外，还要进一步完善人才激励机制，将绩效考核等先进的管理制度运用于对科技档案管理人员的考核中，激发其工作的主动性和积极性，以此推动科技档案管理工作的进一步发展。

四、结束语

科技档案作为一种重要的信息资源，其价值和意义非同一般。随着科学技术的迅猛发展以及信息网络技术的深层次推广，对于科技档案管理工作的关注和研究也会更加深入。当前，我国在科技档案管理工作这一领域已经取得了一定的进步，但我们仍需清楚地看到，我国对于科技档案的管理工作还不是十分成熟，依然存在一些不足和问题。科技档案管理工作的提高并不是一蹴而就的，只有进一步加强研究和实践，才能在理论和技术上取得突破，才能推动科技档案管理工作不断走向完善。

作者:毛业博 单位:黑龙江大学信息管理学院

参考文献：

[1]张卫东,张帅，刘梦莹.科技档案资源集成化服务研究[J].档案学通讯，2012(6)

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【关键词】风电建设工程;档案管理;工作体会

国家基本建设的快速发展，我国各行业档案资料的作用更是显现出来，档案管理工作越来越受到各级领导的重视。国家把工程档案的管理水平列入了基本建设工程整体质量的一部分。各级建设者为了提高档案管理工作的水平，引了信息化管理软件使档案管理工作也由传统的手工操作进步到运用现代办公设备和技术进行管理。收集完整、整理规范、科学管理、合理利用工程档案资料成为了各级建设者不可推卸的质量职责。

1.风电建设工程档案工作的特点

风能是可再生绿色环保能源，有利于保护生态环境。风电建设工程的档案资料是工程建设期的历史记录，它能真实地反映工程建设的全过程。在工程建设期内它是一部各项在建工作的指导和参考书；工程竣工移交给生产（管理）单位后，它是工程设施的维护管理、确保风电工程长期安全稳定运行、充分发挥投资效益的一颗支柱；随着社会的进步和发展，它又将成为工程改扩建的重要依据。总之，工程档案是建设者留给后来人的宝贵财富，它会无时无刻地发挥出经济效益的潜能。由于风电建设项目在建设期要形成大量的管理文件和专业性强的科学技术性资料。它包含文件、文字记录、图纸、图表、计算材料和声像资料及其它有参考价值的载体。历史的经验告诉我们，只有严格地按照国家档案管理规范和风电行业的有关规律对风电建设工程档案资料进行达标投产管理才能做到收集完整，形成规范的、有参考价值的竣工资料。在工程建设期的档案工作有以下几个特点：

（1）风电建设工程涉及管理和施工单位多，参建人员经常有变动；必须存档的资料在施工阶段就应及时收集，否则实现归档完整很困难。

（2）风电工程的构成是一个多学科、专业分散且技术性强的系统工程，它的存档资料要实现科学分类、规范整理、管理人员应具备档案管理的专业知识外，还应熟悉风电建设的全过程并具备一定的专业技术知识。

（3）竣工档案的编制工作是一项繁琐细致的工作。要求管理人员有较强的责任感和事业心，自觉地严格执行国家和风电行业的档案管理规范，有良好的敬业精神。

（4）档案管理人员应善于运用现代办公设备和专业技术，对文件、图纸资料的文字档案编制和电子档案的处理和管理工作。具备使用现代办公条件的素质。

2.风电建设工程档案管理

通过经历了风电站的建设，如何确保工程竣工档案资料的完整、准确、系统、分类科学 ，在参加了档案管理工作后有以下工作体会:

2.1收集竣工资料要从源头抓起

竣工档案资料之所以重要就在于它的真实性和完整性。而风电建设工程的原始资料是由方方面面的参建单位积累起来的。从工程立项到工程竣工验收经历的时间长、人员变化也大，谁施工谁做竣工的原则难以做到。一些参建单位为了应付也只能编制出回忆录似的资料，其真实性已无从谈起。工程一开工，业主就应把档案资料作为一项重要工作来抓。竣工资料的收集工作应按边施工边收集的原则进行。否则，工程竣工后很多应收集的资料无从找起。因此，资料的收集归档工作应在参建项目的合同中有明确约定，并与工程价款的结算结合起来。甲乙双方都要以诚信守约的态度认真履行资料归档的职责。只有抓住源头才能确保资料收集完整、准确。

2.2制度管理

在风电建设工程工作的实践中，对档案资料进行制度化管理是一个成功的经验。工程建设初期业主就建立严格的管理制度，实行统一领导、统一管理、统一标准的档案管理模式。业主、监理和参建各方都要设专人领导、专人管理，各单位要建立档案管理网络和管理制度（包括经济责任制）。业主和监理要明确划分各单位的资料归档责任并定期进行巡查，检查、督促、指导各级的资料管理工作，发现问题及时纠正。对资料管理工作规范、成绩突出的单位和个人要表彰和奖励，对存在问题的单位要责成及时整改。杜绝参建单位的档案管理水平良锈不齐，出现问题成堆而无法整改的局面。制度化管理可以提高建设工程档案管理工作的整体水平。

2.3提高各级资料员的素质

各级资料员的工作水平和责任心是确保档案工作质量的关键。由于参建单位多，各单位的管理水平也会参差不齐。业主要有针对性地组织资料管理员进行业务培训，增强他们的责任感，使他们熟知管理规范和竣工档案编制归档工作的具体标准。要求各单位进入工地就编制出本合同应提供的竣工资料详细目录，包括案卷提名和案卷编号一并提供给监理单位审核。使业主、监理能有效地控制竣工资料在收集时不漏项、编制时分类科学、案卷提名正确；同时，发现问题时便于指导，检查、督促时有依据；参建单位在收集整理竣工资料时也有一个统一的标准。档案资料管理人员的工作素质在一定程度上是竣工档案质量的保证。

2.电建设项目档案管理常见问题

（1）一个独立的事件应单独组卷。从事件的起因、发展的过程、处理的结果应按照时间的顺序归档在一起，便于查阅。往往由于收集不及时会出现收集的资料存在缺漏项不连贯的情况。

（2）档案组卷一般应不少于三套：一套用于存档、一套留作资料查阅、一套用于生产；其中最少应有一套是原件。所谓原件应是红头、加盖红章或手工实名亲笔签字的文件图纸资料。一个风电建设工程经过几年的建设期原件资料的丢失情况比较普遍。

（3）同样由于上述原因，各单位移交的竣工资料中会出现大量的复印件、冒名或签名的文件，签名者不能为所签资料的真实性负责。

（4）竣工资料书写不规范：表现在字迹、图样不清晰，图表不整洁，签字手续不完备，永久、长期保存的文件使用了易退色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔）书写、绘制。

（5）竣工图的编制修改不完整、不规范，竣工章加盖部位不一致不清晰、签字不完备、图纸折叠方向大小不符合规范要求。

（6）档案资料盒的脊背、封面及案卷提名编写不能表明卷内内容，编码错误，卷内的页码、表格填写不正确等。

（7）电子档案保管不善，编制的档案目录检索查找不便捷。

（8）档案资料管理环境不能防虫、防潮、防鼠。收集的资料损坏严重。

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关键词：档案信息化；声像电子管理规范；声像档案信息系统

一、研究背景及意义

近年来，信息化建设已成为档案发展的新方向，特别是以信息技术为核心的信息化建设已成为社会发展的强大推动力。2002年国家档案局、中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》，标志着我国档案信息化建设的启动。《全国档案事业发展“十五”计划》中，国家明确指出“把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局。”紧跟国家信息化建设的步伐，实现档案信息化建设与国家信息化建设同步发展，已经成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。回顾我国档案信息化的历程，总共经历了萌芽起步（20世纪70年代末～90年代初期）、快速推进（20世纪90年代中期～21世纪初）以及系统发展（21世纪以后）三个阶段。随着信息化时代的到来，海量电子文件数据的涌现以及包括云计算、大数据处理技术、4G通信等新兴技术的发展，无一不使传统的纸质文件生命周期理论、全宗理论和价值鉴定理论受到了挑战。海量电子文件的管理以及利用已成为档案学理论的新发展方向，也是档案信息化建设的重点方向。本文根据广州市城市建设档案馆自行编制的《广州市城市建设声像电子档案管理规范》以及自主研发的规范化声像电子档案管理系统展开调研，以期简述广州市城市建设档案馆档案信息化建设的现状并提出发展对策。

二、档案信息化的概述

20世纪60年代日本的学者首次提出了信息化，而后20世纪70年代后期西方学者提出了“信息社会”、“信息时代”等概念。我国信息化起步较晚，1997年召开了全国第一次信息化工作会议。目前，关于档案信息化并没有统一的定义，与档案信息化相关的诸如档案数字化、档案信息数字化等，其定义有一定的相似性却又不尽相同。有关档案信息化的内涵，杨公之(2011)定义为“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”[1]张珺（2009）认为档案信息化是档案工作与信息技术手段的结合；档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，由诸多相关项目构成，是现代信息技术手段对管理目标的支持。[2]孟世恩与王颖（2004）认为档案信息化可理解为“是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程”。[3]《全国档案信息化建设实施纲要》对档案信息化的表述为“以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程。”系统核心功能方面还需要进一步完善。目前对于系统的配置管理、备份恢复、权限管理等核心的后台管理功能都还比较简单，存在严重的管理和安全风险。而且目前系统的部分核心业务功能严重不足，例如软件对于图片档案的完整性管理的缺乏，导致一些查询需要投入大量人力进行，对于声像档案的查询利用和编研工作都带来诸多不便。4.系统设计中尚未考虑到未来电子档案和长期保存需要目前的系统主要处于应付现阶段的管理模式，即以纸质+数字化的双套制模式，不具备原生电子文件归档功能，也没有针对电子档案真实性、完整性、可用性、安全性的设计考虑。从长远来看，结合信息化改革步伐（例如国土规划信息化工作建设目标）以及本地信息环境的现实(云计算环境的逐步成熟和认证技术的落地)，未来城建声像电子档案管理系统应定位高远，需要面向电子档案管理的需要进行通盘考虑。

三、基于声像电子管理规范的档案信息化建设

广州城市建设档案馆的信息化建设工作开展较早，上个世纪90年代初便开始着手建立档案管理信息系统，在2002年后该馆开始致力于建设数字城建档案馆。目前使用的声像档案管理系统为2005年开发的系统，随着内外部环境的飞速变化与发展，使得现有的系统目前面临着内外部环境的双重压力，其中既有信息系统自身业务需求发展所带来的内部推动力，又有环境调整所带来的外部拉动力，在双向驱动力的作用下，信息系统的升级工作势在必行。因此，该声像系统的搭建正好解决了目前广州市城建档案馆对信息化升级的要求。《广州市城市建设声像电子档案管理规范》由广州市城建档案馆在多年实践中拟定，在业界也是首次明确以声像电子档案为研究对象，其规定了声像电子档案的术语和定义，声像电子档案的收集、整理、移交、保管、利用和元数据要求。针对原系统的不足以及工作中出现的各种问题，并基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》中明确的标准、定义，利用成熟、专业的声像处理技术，从以上有关信息化的表述中，我们可以发现信息技术、开发利用、资源共享这三个关键词，虽然表述略有差异，但是，我们可以认为档案信息化就是运用信息技术开发利用档案，最终达到资源共享的目的。

广州市城建档案馆现有的业务管理模式定型于本世纪初，馆内以“数字化生产、档案编研、自主建设”为立足点，在工作过程中取得了不少成果与荣誉，并曾一度成为城建档案行业的学习典范。随着时代的发展，新的上位法、国家标准和事业单位行政分类改革赋予广州市城市建设档案馆在城建声像档案工作职能上的转变，尤其使得其工作流程、服务方式、服务对象以及数量格式上产生的巨大变化，原有的声像档案管理系统的功能模块已经难以应对日常工作中的管理需求，主要问题体现在以下几方面。1.顶层架构设计不足广州城建档案馆信息化工作总的来说是受业务需求驱动，历经数十年时间的建设由多个系统构成的集合，尚未形成内部密切联系、资源有效共享的覆盖核心业务流程的综合性的信息系统。现有的子系统集合有拼凑之感，无论从命名，乃至到功能覆盖范围来看，系统之间的关系并不是很清晰，软硬件平台不够统一，使用部门和功能比较分散，信息集成度较低。这些已不能适应业务管理要求和新型城市化发展的要求。随着时间的推移和业务管理的不断发展，信息共享和系统集成的难度日益加大。2.系统功能整体性表现不足现有系统在整体层面上存在升级换代缓慢，用户体验友好性不足，子系统零散，缺乏统一入口等问题。现有系统中有相当部分都是独立建设的，各项业务功能基本上是陆续拼接的，使用的编程平台和后台软件存在较大差异，因而难以进行总体性的功能框架展示。目前信息系统对于业务活动的覆盖面还不够充分，例如实体管理与资源存储管理就还很不完善，功能模块之间的联系基本上属于各自为战的局面，用户需要根据自己的职权选择进入不同的系统进行操作，加上命名方面的随意性，导致用户体验较为零乱，没有整体性概念。3.核心功能有待进一步强化建立专门的声像档案管理系统，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的有效、规范、科学管理以及资源共享。作为海量声像档案库，能和其他信息系统建立关联，提供声像档案资料从档案收集、档案管理、档案利用完整流程的全流程的管理系统。其中功能模块主要包括配设任务申请、任务分配、成果数据、数据查看、声像档案利用、著录、目录生成、档案移交、专题制作、查询检索、统计报表档案、用户权限管理。本声像电子档案管理系统是基于《广州市城市建设声像电子档案管理规范》的需求而量身订造的。该系统的上线及推广使用，将在一定程度上改变广州市城市建设档案馆目前的工作流程，提高其对声像电子档案管理及调用的效率。这不仅顺应了国家大力发展“互联网＋”的战略方针，而且通过《广州市城市建设声像电子档案管理规范》与系统的相互结合，使得整个系统在使用上有章可循，有法可依。这将有效提高整个系统的搜索效率及降低维护成本。同时，这种标准化的系统也值得国内其他城市参考，我们可以预想在不久的将来全国各地都遵循一个统一标准进行对声像电子文档的管理，存放在一个相同的系统下，这个系统所产生的价值将是不可估量的。

作者:林康子 单位:广东省广州市城市建设档案技术咨询服务公司

参考文献：

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M]中国档案出版社，2001(9).

[2]张珺.我国档案信息化建设的分析与对策[D]，2009.

[3]孟世恩，王颖.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）.

[4]翟玉芳.档案信息化建设研究[J].档案研究，2016(1).

[5]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案研究，2011（1）.

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根据《建设工程文件归档整理规范》要求对其及时予以规范记录,争取做到可研有批复、开工有报告、变更有记录、进场有记录及检验报告、验收有依据、资料前后对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。但是在具体工作中，有些却疏于管理规范，导致后果比较严重，往往存在补记录、补资料的现象。例如：我市某些工程重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，无法及时移交档案馆，直接影响到日后工作的利用。

及时对相关人员进行培训,提高工作质量档案人员素质不高，是造成工程档案管理不到位的根本原因。坚持从档案资料形成的“源头”抓起，做好前段控制，做好“集中统一管理”。开工前必须及早对企业档案管理人员及有关技术人员进行系统培训,树立档案思想,针对档案管理人员水平参差不齐的问题，采取跟班学习方法，进行档案收集、立卷实物操作培训，所有资料员都经过培训学习后才能上岗，从而保证了档案工作人员的基本业务素质要求，这样才能保证资料收集齐全并且质量较好。应当加强资料监控，树立档案是企业独有的信息和知识观念在实际工作中应当多学习如何收集资料，从源头上收集时保证文件材料齐全、合格，在哪一阶段需要形成哪些档案资料，对资料的内容做到心中有数。比如：车间的设备及工艺流程资料应当如何归档，土建工程应当如何归档。我市一家经营棉纺织工业加工的私企，运行期间开发的产品获得了专家认可，创立了企业的品牌，后因一些原因导致企业破产，别家公司接手时需要接手原企业所有的设备及运行期开发的设备工艺流程，可原企业因生产运行期间对于产品的档案资料收集及整理缺乏意识，导致重要资料流失，设备说明书不全，不但在经济上效益上损失了很多，且对于领导者和员工的聪明才智和辛勤汗水这都是难以用金钱买到的。

加强档案管理领导责任、建立工作机制根据企业工程项目的特点和档案管理要求，设置相应的档案机构，配备档案管理者及专职档案人员，明确各自管理职责。应当规定兼职档案人员负责资料的收集、整理以及组卷，定期移交档案室，专职档案人员负责督促，并且业务指导和质量把关，企业主管档案负责人负责对档案文件材料内容的审核。在工程各个阶段，将奖惩机制纳入其中，对按要求完成档案工作的人员和没有完成工作任务的人员，在经济上或者晋级上奖励分明，鼓励他们进一步做好档案工作。

本文作者：崔莉工作单位：新疆农一师阿拉尔市档案馆

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关键词: 供电企业；档案管理；重要性；

Abstract: in this paper, combined with my practical work experience, mainly on the power supply enterprise archives management and the importance of power archives management innovation mechanism to discuss, to transfer files to achieve standardization, standardization, informationization.

Keywords: power supply enterprise; file management; importance;

中图分类号：G275.9文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

1 引言

档案管理的主要工作就是严格按照国家标准对档案进行分类、组卷、著录、标引,保证归档文件齐全、完整、分类科学合理,卷内文件排序正确,检索清楚便捷,以适应应用微机管理档案的需要；实现档案管理科学化、高效化和系统化，下文结合本人经验就档案管理的重要性展开论述。

2供电企业档案管理的重要性

事实上，在几年前,供电企业档案系统在实现档案管理方向已经取得了较大的进步。以供电企业系统为例,早就实现了档案的微机管理,这套系统实现公司机关、所属基层单位档案信息资源管理的电子化、自动化。可人工录入档案,也可自动收集MIS、OA 系统产生的档案。该系统还具有强大的查询和检索功能。用户可以根据自己的权限对任何感兴趣的信息进行检索,检索条件可以任意组合。检索的结果是可以看到照片、活动的影像、听到声音。同时,还可以通过这个广域网与上下级,以及兄弟单位之间,以电子公文的形式交换信息,方便地实现上、下级之间的远程查询和全息下载。

3档案管理发展趋势

（1）努力学习现代科学技术知识,积累驾驭现代科技设备,运用现代技术手段的能力。认清形势,调整心态,树立献身档案事业的观念。要适应供电企业档案管理的需要,必须提高认识,认清供电企业改革和发展的方向,认清档案工作的意义和价值,强化职业道德,努力开创供电企业档案工作新局面。

（2） 广泛涉猎现代科学文化知识,逐步完善自身的知识结构,努力使自己成为一专多能的复合型高级人才。以适应档案工作日益复杂、变化的需要。

（3）努力提高业务水平,在实现档案管理规范化、标准化的基础上,积极开发档案信息资源,为供电企业工业的生产、经营管理提供高效的服务。

4 电力档案管理工作创新机制

4.1建立档案管理

建设项目档案的管理是档案工作中的难点、弱点，由于供电企业建设项目需要较长时间才能完成，这期间将会产生大量工作技术文件资料，妥善保管好这些文件资料，仅靠少数几个人是不行的，要有一套完整的规章制度，才能做好这项工作。一个供电企业建设项目参建单位多，要保证竣工档案的完整性、成套性和文件材料的系统性，就要有统一的标准。建设单位应贯彻执行国家有关法规、条例、办法。以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》及《供电企业档案分类表》为依据，使各参建单位在编制档案过程中有章可循，做好建设项目档案的归档工作，用规范的档案标准促进各参建单位的档案规范化管理，从而有效地做好建设项目档案管理工作。

4.2档案管理要纳入合同管理

在逐步完善的社会主义市场经济条件下，合同起着至关重要的作用，它是用来约束参建各方强有力的法律依据。所以供电企业建设项目的建设单位在进行工程招、投标及签订各项合同、协议时，应把保证建设项目档案齐全、完整、准确等方面的质量要求纳入有关的专项条款，并用经济手段来约束双方履行合同、协议，明确乙方保证质量按期交项目档案后，甲方及时给予结算，如果档案资料收集不齐全、不符合要求，将扣除工程款，争取档案工作的主动权，这是做好建设项目档案管理的有效手段。

4.3 移交档案做到标准化、规范化、信息化

（1）加强工程档案的过程管理。

在工程建设初期，档案工作就要与工程建设同步进行。文件资料收集是档案工作的基础、一项工作，供电企业建设项目工程形成的文件资料数量多，内容庞杂，文件资料形成单位多，随着工程建设的进展，档案人员就要对文件资料进行收集，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，会给收集工作造成困难，不能保证文件资料齐全完整，因此，加强工程档案的前期管理是非常重要的一项工作。

（2）加强档案人员在工程建设过程中的监督指导。

对正在建设的工程档案加强过程管理，就是档案管理人员在工程建设中，依据前期制定的标准对各参建单位的档案形成、积累、整理归档工作，进行定期监督、检查、指导，针对工作中出现的问题及时处理解决，使档案从形成到整理直到最后完成竣工档案归档工作。应做到档案收集工作与工程建设同步进行，及时做好工程档案的过程管理工作。

（3）加强与施工单位沟通, 力求档案收集的完整性和准确性

施工单位工程竣工档案是供电企业建设工程档案中非常重要的一部分,形成一套高质量的竣工档案,首先各专业工程技术人员负责检验档案的真实性和准确性,然后档案管理员负责检验档案的标准化、规范化。为了能保证施工单位工程档案的顺利移交,从工程一开始,档案管理人员应通过开会、到施工单位现场指导等方式与各施工单位加强沟通,就文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理组卷及竣工图编制和交接验收等具体问题向各专职资料员明确具体档案要求,学习项目档案管理政策法规,统一思想、统一认识、统一做法,有效地控制档案的形成质量,减少因意见不一致而造成的返工工作量,真正做到移交精品工程的同时移交精品档案。

（4）发挥工程技术人员的作用。

各参建单位的工程技术人员参与建设项目的全过程，他们熟悉建设项目过程，掌握工程进展与进度情况，随着输变电建设项目达标投产工作的深入开展，工程技术人员的档案意识日渐增强。由工程技术人员和档案人员共同完成档案组卷的工作，是非常必要的。工程技术人员主要是负责审核工程各阶段文件材料是否收集齐全完整，文件材料的签署、盖章手续是否真实完备，文件内容的填写是否规范，标准施工记录数据是否真实可靠，竣工图是否与实际情况相符合等等，这些方面正是工程技术人员的优势所在。

（5）做好项目档案的验收管理工作。

在建设项目竣工验收时，档案验收要同时进行，建设单位应该按有关的规定、标准、办法，组织有关的自检小组对工程档案进行自检，检查归档文件是否齐全、准确、系统，归档文件材料是否是原件，竣工报告、合同、协议等是否履行双方签字手续，案卷质量是否符合要求，对存在的问题提出整改意见，同时下发整改通知单限期进行整改，使归档案卷分类科学、便于档案的保管和利用。

5保证工程档案资料的齐全完整

由于供电企业建设项目的施工单位多,项目档案管理工作面广量大,各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致,而规范化是档案管理的本质要求。要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案室应向各施工单位分发国家标准《科学技术档案案卷构的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《供电企业建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。

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【关键词】城建档案管理；数字化；信息技术；城市化

自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建n案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。

一、城建档案管理数字化建设的意义

城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

二、城建档案管理数字化建设中存在的问题

城建档案管理中，主要工作内容在于如何长期地保存和查阅。伴随着我国科学技术水平的快速提高，越来越多先进技术涌现，并被广泛应用在城建档案管理中，能够实现信息的高效、安全和长期存取。城建档案信息数字化主要是在物质载体上记录，物质载体性能越好，存储时间越长。所以在城建档案数字化建设中，档案信息存储物质载体直接影响到数字信息的存取期限，保证物质载体的稳定性是尤为必要的。

城建档案由于自身性质较为特殊，所以除了记录城建的相关信息以外，还具有一定的法律价值。传统的纸质档案管理中，档案信息存储载体是纸张，很难被改变，可以更有效地确保信息完好。但是对于电子档案而言，档案信息很容易被删改，可能造成数据信息的丢失和不完整，法律价值需要在长期验证中才可以肯定其原有价值。

数字档案资源共享，首要前提是建立一个统一标准，利用统一的格式和规范，实现更大范围的档案资源共享。但是就当前城建档案管理数字化现状来看，仍然缺乏一个统一的标准，在不同程度上制约着资源的共享，影响到信息资源的大范围交换。

三、城建档案数字化建设对策

（一）做好全面规划。城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。

（二）建立城建档案数字化建设标准。数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。

（三）建设统一的信息系统。城建档案数字化管理不仅仅需要依靠计算机网络开展工作，还需要建立统一的信息系统，利用相配套的设备和软件，搭建一个网络平台，实现数字化档案信息资源的共享。

四、结语

综上所述，城建档案管理数字化建设是应时展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。

【参考文献】

[1]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2012，6（1）：35-36.

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关键词 水电工程 电子文件 归档 管理与利用

一、锦屏水电工程的档案特点

锦屏水电工程包括锦屏一级、二级水电站，总装机860万kW。锦屏一级水电站是混凝土双曲拱坝坝高305m，为世界同类坝型中第一高坝。

锦屏水电站因为工程复杂，其参与的设计院、监理单位、施工单位众多。在建设过程中除与建筑、电力、机械、水文、气象等联系紧密外，还牵涉到移民、交通、通信、市政、生态环境等多个方面，从而导致了档案在种类上的多样性、复杂性，包括工程档案、文书档案、财务档案、声像档案等。按其建设过程的项目则包括提出可行性研究、设计、招（投）标、施工、质检到竣工验收、试运行等全过程。可行性研究阶段的文件材料主要由设计单位（成勘院、华东院）提供给管理局归档，各参建单位在工程建设中产生的各种文件由各参建单位自行归档，工程投产运行管理阶段的文件材料由管理局归档。

管理局的文书档案包括党群、人资、工会、审计等文件，工程项目档案包括工程建设中产生的各种文件。这些档案包括了纸质和电子两种形式，其中有些文件只有纸质形式，如外单位的来文，验收签证等，有些文件只有电子形式，如新闻报道、声像、照片等，也有些文件同时以两种形式存在，两种文件归档形成了两种介质的一套档案。对于纸质文件按照传统的做法将其归档保存，对于各种电子文件则根据二滩水电工程电子文件归档与管理规范归档保存。为了保证有效的利用，根据电子文件的特点，通过实践经验，对电子文件采用PDF格式光盘归档的方式。

二、制定电子文件归档的范围和责任

首先要明确电子文件归档范围。管理局及各个参建单位的正式文件及各类工程项目在规划、咨询、勘察、设计、招投标过程中形成的电子文件应纳入归档范围，如项目建议书、可行性研究报告、工程地质勘察报告、施工图、设计修改等文件。

其次明确管理局各部门兼职档案管理员对电子文件管理职责和归档时间：年度档案在次年的六月前完成；各参建单位则各自保管文件，在工程完工后向管理局档案室提交竣工档案，从而保证了电子文件归档的及时及完整性。

三、电子文件的特点及主要内容和格式

（一）电子文件的特点

在现代社会中，电子文件实现了快速检索，减少档案利用人员的时间，同时也减少对纸质档案造成的磨损，保护了纸质档案，提高档案管理的工作效率。但电子文件具有不稳定性，（1）所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统更新换代快，几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而需要转换的问题。（2）载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘，电子文件的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。（3）容易被损坏。如碰撞、电磁干扰等都容易造成数据的不能用。

（二）电子文件的主要内容和格式

锦屏工程的电子档案包括文书文件、工程文件、音像文件等。文书文件主要有来往文函、会议、人资、党群等。工程文件为立项审批、勘察设计、施工管理、竣工验收等，所形成的文件格式为Word、EXCEL；图像文件主要为数码相机所拍摄的照片，形成文件为JPEG格式；图形文件主要为工程的设计图纸等，形成DWG格式；影像文件记录工程开工到完工所产生的所有影像资料，有领导及工程相关单位的视察、参观工程建设的施工过程等。

四、电子文件的归档

各归档单位电子文件归档过程中要按电子文件管理规范归档。电子文件载体要求为光盘，并刻录为一次性只读，因为光盘既具备大容量和低成本的优点，又是一种可以移动的存储介质，并且不容被修改。

要求各归档单位归档时以项目为单位进行组盘。即一个项目刻录在一张或多张光盘上，一式两份。光盘刻录后，应在每张光盘上贴上标签作为标识。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的说明文件，其格式为纯文本，其内容是电子文件归档说明，内容包括案卷名称、卷内目录、大小、档号、归档时间等。

五、电子文件利用及管理

（一）电子文件的保管

根据二滩水电工程电子文件归档与管理规范，把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。由于光盘的弊端，如多次使用易磨损，易造成无法读取数据，因此，要求归档单位交两套光盘保存。为查阅及管理方便，还使用了大容量移动硬盘，将光盘的数据拷贝到硬盘中，按档案编号建立文件夹，这样，既减少了光盘的磨损，也不用从大量的光盘中寻找，而且硬盘容易组织数据，体积小，节约了大量的时间。

（二）电子文件的借出

由于电子文件的易更改、可复制性，电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制。对一些不适合流转的电子文件，在借出后容易造成在网上流传，从而损害本单位的产权和利益，为使每个借出的人员提高保护本单位知识产权的意识，在借出电子文件时，原则上只能在管理局内部传阅，每位员工除填写表格和部门领导签字外，还要在规定时间内归还。这样，提高了借阅人员对电子档案的保护意识，维护本单位的利益。

六、对电子文件归档及利用的建议

（一）国家应制定处理电子文件的格式标准，并制定相关的法律条规，使得以后电子存档上有法可循。

（二）根据电子文件归档与管理规范，特殊格式的电子文件应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

（三）根据目前档案管理现状，PDF格式文件是很好的文件保存格式。PDF 文件具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览，，是适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式。

参考文献：