高校教学档案管理范文

导语：如何才能写好一篇高校教学档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：高校 教学档案 管理

近年来，随着教学形式和课程模式的多样化，档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，从而对档案管理工作提出了更高的要求。高校教学档案管理工作也应按照高校教学规律的要求，实现教学档案管理的规范化和现代化。

一.高校教学档案管理存在的主要问题

（一）档案管理意识不强

一些高校的教学和教辅人员，对教学档案工作缺乏充分认识，甚至于对教学档案的归档持抵触态度。有些人认为，教学科研成果是他们自己心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档；有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便等。有些院（系）在期中教学质量检查中，不按照教务处要求整理材料，造成了教学档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，严重影响了教学档案的建设和利用效率，从而也影响教育教学工作的顺利开展。

（二）档案管理制度不健全

高校教学档案管理工作应严格按照其基本原则，进行科学分类集中统一管理。近年来，随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理，缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如：有些高校没有建立规范的部门立卷制度；有些高校各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作；有些高校频繁更换教学档案管理人员等。

（三）档案工作队伍不稳定

要做好档案管理工作，需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。教学档案产生于教学及教学管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且这些人员更换非常频繁。

二.改进高校教学档案管理工作的措施

（一）提高对教学档案管理工作的认识

教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先，学校有关领导应该经常过问教学档案工作，把教学档案管理列入学校的工作计划，在经费、人员、用房、办公等方面提供便利条件，定期检查和研究教学档案管理中存在的问题。其次，学校档案部门必须督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案，按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的整理、分类、保管。

（二）健全教学档案管理制度

由于认识不到位，致使档案管理部门缺少相对完善的、系统的管理制度。例如一些教学档案资料的收集，保管，借阅等都没有明文规定。因此，要健全教学档案管理制度，以适应高等教育发展的新形势。可考虑从以下几方面着手： 明确登记制度（目的是及时掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落），执行时限制度（强调及时收集，目的是确保归档文件材料齐全完整），履行查对制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素质的教学档案管理队伍

要建设优质高效的教学档案管理队伍，首先要有正确的人才观，要大力做好档案人才引进、培养工作，以人才资源推动档案工作前进的步伐。比如，选拔优秀的高校档案管理专业毕业生，给教学档案管理队伍补充新鲜血液，优化队伍结构；加大在职档案管理人员的培训力度，通过召开交流会议、教育培训、学历教育等多种形式，提高档案人员的政治理论修养、业务水平以及现代管理能力，改善档案管理队伍的整体素质，为高校教学档案工作发展提供高优质人才保障和智力支持。

（四）实现高校教学档案管理信息化

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【关键词】教学档案；管理；制度

高校教学档案记录着教学过程中的经验和教训，能够真实、有效地反映教学过程。在教学研究进展、教学方法改革、教学计划制定、修订与实施过程中，它是不可或缺的珍贵资料，具有极强的保存价值。

一、教学档案管理的意义

教学档案是衡量教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化，具有重要的意义和价值。

（1）教学档案是教学活动和教学管理工作的具体体现，同时，它又反过来促进教学质量和教学管理水平的提高。在日常教学活动中，各种工作的不足和问题都会在相关的教学记录上有所体现，因此，分析、研究、总结这些教学记录上的内容，可以直接发现问题、解决问题，进而推动教学质量和教学管理水平的提升。

（2）作为教学工作情况的重要记录，教学档案记载了长期的教学活动情况、科研情况，以及教学管理工作中的经验和教训等，当教学活动或教学管理需要作出新的决策时，教学档案可以提供针对性的参考和以往所总结出的各种经验，从而促进管理部门及时有效制定出符合本单位实际的相关决策。

（3）在教学评估过程中，教学档案是支撑教学评估工作最直接、最坚实的方面，教学档案的管理和利用水平直接反映了学校的办学水平和能力。在教学评估环节，专家主要通过查阅和阅读档案资料，尤其是教学档案的资料来掌握相关的具体情况，如果没有完整、真实和相应的教学档案，将无从佐证教学活动和管理的水平，从而缺乏说服力和实证性。因此，从教学评估的角度来看，教学档案的管理尤为重要。

综上所述，正确认识教学档案的重要作用，努力提升教学档案的管理水平，是当前高校建设和发展的必然。

二、高校教学档案的特点

教学档案是教学活动的客观反映和总结，故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点：

（1）专业性、周期性

高校教学工作的开展大致分为学期制或学年制两种方式，这使得高校教学档案具有周期性的特点，高校教学管理一般由系部完成，因此，教学档案的归档、整理应按学期或学年构建，形成周期性的档案。高校因不同的学科专业要求会采用不同的人才培养方案，因此教学环节、教学活动、课程设置、教学计划等都符合不同专业的培养要求。这使得各院系的教学档案体现着不同学科及专业的特点。

（2）内容广、形式多

高校教学档案主要包括上级主管部门下达的文件、学校培养目标、专业设置、教学改革的规定办法、教师教学教案、课件等，随着科学技术的发展、高科技的介入，档案的类别、形式多种多样。

（3）社会性、服务性

高校教学档案在记录教学活动的同时，为教学研究提供资料支撑，起到了促进作用，信息化时代的到来，使得高校教学档案利用对象突破校园范围，出现跨校、跨行业的局面，高校教学档案成为共享资源，越来越多地呈现出社会服务职能。

三、 高校教学档案管理中存在的问题

（1）教学档案管理混乱，不受重视

档案管理工作的兼任化使得档案管理岗位职责不明确，工作流于形式，疲于应付，突击进行档案收集整理的现象非常普遍。由于忽视了教学档案在教学管理工作中的重要作用与意义，使得学校领导对于教学档案管理的现状不明确，对教学档案管理重视程度不够。

（2）档案管理不规范，多缺漏、遗失现象

从教学档案的特点可以看出，其管理是一项复杂的工作，涉及范围广，工作量大，需要严格、规范、科学的管理方法。然而教学档案管理由于管理模式、重视程度、加之档案归档混乱和不完整，严重影响了教学档案作用的发挥，为教学、管理、科研等工作留下隐患。

（3）档案管理工作信息化程度低

目前大部分的高校教学档案工作依然沿用传统的教学档案管理手段和方式，以纸质档案保管为主。而教学档案管理涉及的专业、课程、范围、内容等要求整体规划，因而给院校查阅资料、数据查找、资源共享等方面造成极大的不便。

四、加强教学档案管理工作的具体举措

（1）建立健全教学档案管理制度

科学的教学档案管理制度，对加强教学档案管理工作意义重大。具体来说，一方面要根据学校的相关规定和标准，并结合本院系的具体情况，制定相应的各项具体管理制度，如学院的教学档案管理实施细则等。另一方面，要确立档案管理人员的岗位管理制度，如档案的搜集、保管、利用等要有专人负责，明确工作人物和职责范围，做到责权明确。

（2）加强服务意识，配合教师积极做好归档查档工作

在教学档案管理的过程中，要积极配合教师做好归档、查档的工作。对于处在教学一线的教师来说，他们提供着教学档案的一手材料，这些材料直接反映教学情况，如让他们切实体会到归档的好处和价值，可以直接提升教学档案管理工作的有效性。

（3）提升教学档案管理人员的业务素质和能力

教学档案管理人员的业务素质和业务能力直接关系到教学档案管理工作的水平，因此，要尽可能采取多渠道、多层次、多形式的方法，对档案管理人员进行教学档案管理知识的相关培训，进而提升他们的业务水平，如案卷的整理、归档的内容和范围、编研的质量等。

（4）提高教学档案管理工作的现代化水平

随着高校教育事业的不断发展，原先旧的教学档案管理机制已不能适应当前教学档案管理工作的需要，甚至在某些方面制约了档案管理工作的进步和发展。在具体工作中，我们应当更新观念，逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学档案管理工作中，从而实现教学档案管理的信息化。

总之，在高校的教育教学活动中，教学档案有着重要的作用。高校应充分注重教学档案管理工作的重要意义，提升教学档案管理的科学性和有效性，形成教学档案管理的先进科学模式，从而推动教育教学工作的开展。

参考文献：

[1] 杨新萍.学校档案管理与利用. 山西档案，2009.S1.

[2] 刘丹英，王晓娜.教学档案的管理与开发利用.兰台内外，2007.05.

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1为达标而作为，为评比而作秀

各级领导部门对档案管理工作还是比较重视的，大多数的基层单位和有关人员都能提供出较好的档案记录。但有些单位和个人对此项工作并非真的重视。他们之所以写记录、整档案，那是因为这是任务，领导要检查，不得已而为之。所以，往往写记录就是在写“回忆录”，形同流水，缺乏提炼。而严格意义上的档案记录是实际工作的具体反映，它是过程的体现，是工作成果的浓缩。在上级机关文件要求下，各项激励政策的不断涌现，评比竞争也在不断加剧，形式主义也随之升级。主要表现在两个方面:首先，基层单位和人员为了展现其档案工作水准，反复加工档案，耗工费时，加重了有关人员的负担，甚至引发逆反情绪，抵消了应有的积极作用。从心态上讲，这一部分人是值得同情和理解的。其次，部分人做了一定的工作，取得了一些效果。但为了达标而拔苗助长，弄虚作假，给有关评价提供错误信息，助长了歪风，抑制了档案工作的正常开展。

2认为档案管理无用而不作为，工作毫无建树而无法作为

档案的管理和书写，都要耗费一定的时间，投人必要的人力、物力，这是不容质疑的。正因为如此，某些人对该项工作持冷漠、抵制的态度。他们认为这些都是形式主义的东西，劳而无用，不如踏踏实实地干好自己应干的事。还有一部分人，工作松松散散、无所作为，整理档案成了他们最头痛的事。他们没有成果值得炫耀，也没有过程可以叙说，最基本的档案工作他们都做不好，虽然这是极少的一部分人，但其影响程度却不容我们小视。档案工作要我们从思想上提高认识，给予正确的定位、适当地引导。下面就以系部教学档案为例，具体地谈谈目前高校档案管理中存在的实质性问题:

(一)管理制度不健全。

系级教学档案管理往往缺少一套完整具体的规章制度来保证，缺少健全的档案组织机构和专职人员。一些基础较差的系级档案工作甚至处于人员不稳定、材料不完整乃至无人过问的状态。这种现状对系级教学档案的建设管理无疑会带来一定的负面影响。

(二)档案管理人员不稳定，业务素质有待提高。

系级的档案管理员大多由系秘书兼任，而系秘书又身兼多职，事务繁忙，没有更多的精力顾及档案工作。由于工作的兼职性，系档案管理员不仅流动性大，影响了档案工作的连续性、稳定性和系统性，且没有受过档案管理专业知识的培训，对档案专业的理论知识和业务技能掌握有限，严重影响了档案的质量。

(三)档案意识薄弱。

很多高校的师生员工档案意识比较淡薄，对档案的重要性没有充分的认识，甚至于对教学档案的归档持抵触态度。有的教师认为，教学科研成果是他们自己心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档;有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便;还有的教师怕档案材料归档后保存不善，别人盗窃其中的技术诀窍。这样就造成了教学档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，极大地影响了教学档案的充分利用，从而也影响了高校教学工作的顺利运行与发展。

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一、高校教学档案的重要性与特性

教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料,全面反映了教学各项工作进程,是高校进行教学管理和教学研究的重要依据材料,教学档案是衡量高校教学管理水平和教学质量规范性的重要标志之一,是学校各项教育事业持续发展的重要依据,它不仅对深化教育教学改革的发展有促进的作用,也是联系过去、现在和未来的纽带,是学校开展一系列教学活动、教学改革和教学研究的保证。

教学档案具有很强的多样性、分散性、周期性、专业性等特点,它是教学活动的客观反映和总结。随着学校办学规模的扩大,办学领域的不断拓宽,新学科、新专业的不断涌现,教学档案内容也越来越丰富,加强教学档案管理工作对于提高教学管理工作水平,促进教育事业的发展,无疑有着非常重要的作用。

二、高校教学档案管理存在的问题

1、对教学档案管理工作的认识不足,重视程度不够

随着学校的不断发展,许多高校工作重点放在了学校的学科发展和科研工作上,对教学档案管理重视程度不够,档案工作无论是在机构设置、人员配备上,还是在档案管理设备配备上都很少列入领导的议事日程。在院系档案管理这块,院系档案人员对教学档案工作的重要性认识也同样存在不足,缺乏强烈的事业心和责任感,平时只是一般性地应付工作,忽视了教学档案在教学管理中的重要作用与意义。

2、缺乏专门的档案管理人员,教学档案管理队伍不稳定

教学档案管理是一项复杂繁琐的工作,要做好教学档案管理工作,需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案管理工作队伍。目前许多高校对配备专门或兼职档案管理人员采取应付态度,高校普遍缺乏专门的档案管理人员,其教学档案的管理基本是教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁,并且教学档案管理人员很少受过档案专业知识和技能的培训,对档案管理的基本原则、方法不大熟悉,对教学档案工作的任务不了解,严重影响了教学档案的管理。

3、档案管理制度不够完善

目前,部分高校教学档案管理制度不够完善,没有建立一套完善的档案管理制度,没有制定档案管理的统一标准,档案管理缺乏有效的监督、缺乏统一管理,特别是一些基层教学单位,档案材料没有进行及时的整理与归档,只是杂乱地堆放在一起,管理混乱,给查找利用带来困难,档案的借用与归还没有严格的约束机制,存在档案损毁丢失等现象。

4、教学档案管理手段落后,档案开发使用力度不够

当前,很多高校的教学档案管理还处于传统的手工管理阶段,对教学档案的编目和检索基本都是由人工来完成的,工作量既大又繁琐,查找极不方便,极大地降低了教学档案管理和利用的效率。目前,在很多高校的教学档案管理中普遍存在着信息开发不足的问题,各院系部之间教学档案的管理互相封闭,无法相互借鉴和交流,档案互用性与流通性没有得到应有的体现。

三、主要的对策与措施

1、加强档案宣传,增强档案意识,加强教学档案管理

教学档案管理是教学管理工作不可缺少的环节,对于改进教学管理,提高教学质量,进行教学研究都有着十分重要的作用。因此,学校应切实重视教学档案管理,要不断加强教学档案管理的宣传与学习,通过宣传周、知识竞赛、公示展览等形式多方位、多渠道地进行宣传报道,从而增强档案管理人员的档案意识,使教学档案管理人员充分认识和了解到教学档案相关知识,熟知教学档案管理业务,确保教学档案管理工作高效高质量地完成。高校领导在工作中应重视教学档案管理工作,应明确一位领导具体分管教学档案管理工作,把教学档案建设与管理真正纳入到学校各级工作计划中,纳入领导议事日程,作为学校建设的一项重要的基础建设工作来抓,切实搞好教学档案建设中的人力、物力和财力的保障,及时研究和解决出现的新问题,确保在教学档案管理工作得到加强,确保档案管理工作顺利开展。

2、加强队伍建设,提高教学档案管理水平

加强档案队伍建设,建设一支结构稳定,素质高的教学档案管理队伍是提高档案管理水平的根本途径。随着教学档案信息化建设进程的推进,对档案工作人员的业务素质和技能水平提出了新的要求。要有计划、有步骤、有重点、有针对性地对教学档案工作人员进行多形式、多途径、多层次的教育、培训和指导,提高业务素质和技能。同时,应加大高素质档案人才的引进力度,加强队伍建设,提高学校教学档案管理工作队伍的学历层次和专业化水平,从而提高教学档案管理水平。

3、加强制度建设,规范教学档案管理

建立健全相应的档案管理规章制度和具体的实施细则,特别是要对档案资料收集范围、程序、途径等作出明确规定,以确保档案管理各项工作顺利完成。工作中,应建立档案管理人员的岗位责任制,明确档案员的工作职责,确保档案收集、整理和立卷归档工作责任到人。另外,要加强对档案工作的指导、检查,及时了解档案工作各环节进展情况,使教学档案管理各项工作逐步达到管理规范化。

4、加强教学档案开发利用力度,应用现代化信息技术加强教学档案管理

教学档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源,保存是为了更好地利用。如果只是单纯地对教学档案进行收集、整理和保存,而不注重开发和利用,那么教学档案就无从体现它的价值。因此,我们要加强教学档案的开发和利用,提高教学档案的利用率,要让教学档案为教学管理和教学研究服务,在服务的过程中体现教学档案的重要性及其价值。在教学档案管理工作中,要树立现代化管理意识,利用先进的设备、科学的方法和手段,依托计算机和网络技术,实现教学档案的现代化管理。

随着高校教育教学改革的不断深入,教学档案工作的重要性越来越突出,教学档案工作已成为高校发展不可或缺的一部分。高校教学档案管理应在总结经验,积极探索的基础上,不断加强教学档案的管理工作,使得教学档案更好地发挥作用,为高校教学、科研和管理服务。

参考文献:

[1] 卢华丽。高校档案管理存在的问题及对策[J]。黄冈职业技术学院学报,2011（12）70-71

[2] 刘燕。高校档案管理中存在的问题及对策[J]。长春大学学报,2011（2）121-123

[3] 方立丽。高校加强教学档案管理工作建设的几点思考[J]。新疆广播电视大学学报,2011（1）70-71

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关键词　高校教学档案　信息化管理　规范化建设

高校教学档案是一种重要的学校教学工作记录，在教师的教学工作和研究中具有重要的不可忽视的重要作用。对高校教学档案进行信息化管理，能够实现高校档案管理从实体向信息化的转变。2008年9月1日我国开始实施新的《高等学校档案管理办法》，于第三十八条对教学档案的信息化管理进行规定，指出高校应该设立专门的经费，配置专门的教学档案信息管理所需的设备，实现高校教学档案的信息化管理。因此，在高校教学档案的管理中，信息化管理已经成为一项重要的管理方式，对于高校教学档案管理水平的提高具有重要作用。本文希望通过对高校教学档案信息化管理存在的问题进行分析，提出相关的解决策略，以期对高校档案信息化管理具有一定的借鉴意义。

1 高校教学档案的内涵和特点

高校教学档案是高校教学活动和教学管理的一种有效记载， 主要包括各类教学管理材料、教师的业务类材料、学校专业、学科和课程的建设类材料以及学生的学籍类材料等内容。高校教学档案主要通过立卷，以文字材料、照片、录像带、软盘、图片等多种形式来进行保存，具有非常可观的保存价值。通过高校教学档案，有助于了解学校的历史、教学经验、教学内容、教学管理以及教学质量等，有助于高校对教学活动和教学研究进行进一步的改进，为社会培养出合格的、优秀的人才。

高校教学档案具有知识密集、内容广泛、信息集中性等特点，具体来说，主要体现在以下四个方面：首先，高校教学档案具有延续性，如教学计划和学生成绩具有延续性的特点。其次，高校教学档案具有时间性，如教学安排及教学工作计划都与时间有密切关系。再次，高校教学档案具有制约性，如教材、教学大纲和教学计划之间存在相互制约性，即教学大纲决定教材的选择和编码，而教学计划又是教学大纲制定的主要依据。最后，高校教学档案具有分散性，如教学档案形成于教学业务部门和个人的教学活动中，并且大多数是由个人来保管的，因此具有分散性的特点。

2 高校教学档案信息化管理存在的问题

2.1 信息教学档案较难统一、规范化管理

当前，我国高校教学档案的信息化管理建设尚处于起步阶段，进行各种活动时产生的大量信息教学档案还没有进行统一的系统化处理，各高校中尚未引入有效的管理制度、适用的管理软件，从而使得高校的信息教学档案管理规范化和标准化，导致很多宝贵的资源流失。同时，与原先的纸质档案相比，信息化的档案管理形式也有多种类型，不仅有文字材料、表格图片等类型，还有声音、影视等形式，因此，在对高校教学档案进行信息化管理时具有较大的难度，会遇到一些纸质档案管理时不存在的技术问题。怎样对高校电子文档进行规范化管理，现在还没有一个统一的、完善的标准，需要我们继续进一步探索。

2.2 档案信息化管理存在安全隐患

高校教学档案信息化管理存在很多安全隐患，如档案管理所面临的安全问题、保密问题都是我们进行信息化管理时必须重视的问题。其中安全问题对于高校教学档案的信息化管理具有重要的影响作用。档案的信息化管理是在互联网的信息平台上进行的，需要将很多成熟的技术应用于信息安全，如加密技术、防火墙技术等。但是，由于高校在内网和外网之间没有做好相关的逻辑隔离和物理隔离，使得档案的信息化管理存在严重的安全隐患。如在对高校教学档案的信息进行查询时，很可能会因为安全保护措施的应用（下转第226页）（上接第166页）不当而使计算机受到病毒攻击，造成计算机中的电子文档遭到破坏，造成档案数据的丢失。

3 高校教学档案信息化管理的对策

3.1 强化高校教学档案信息化管理的意识

在高校教学档案的管理中，信息技术起着非常重要的作用，只有充分认识到这一点，才能更好地推动高校教学档案的信息化管理。在强化高校教学档案信息化管理的意识方面，我们需要做到以下几点：首先，要强化对教学档案管理工作的意识。在教学档案管理中，要强化对教学档案工作的责任感和使命感，将之作为发扬教学工作者和教学管理者优良传统作风的一项重要工作。同时，要将档案信息的价值和教职工的利益联系起来，并将档案意识贯穿于整个教学建设和管理过程，做到真正为老师、学生和教学服务。其次，要对教学档案的信息化有一个正确的认识。档案的信息化不仅要强调一种管理技术和管理方法，而且更强调的是一种管理理念，是一种对档案管理工作的流程化管理的再造，能对档案管理手段进行革新。最后，在高校教学档案的信息化管理中要注重对软硬件设施的强化。所谓的硬件设施就是计算机的硬件配备、计算机的安全性能等，软件设施最主要是人对计算机的正确理解和运用计算机软件的能力。只有具备足够的软硬件设施，才能更好地推动高校教学档案信息化管理工作的有效实施。

3.2 实现高校教学档案信息化管理的规范化建设

高校教学档案的信息化管理离不开对档案的规范化、标准化建设。首先，需要建立健全高校教学档案的信息化管理制度。教学档案管理制度的切实有效实施需要学校进行正式印发，然后在学校的各个科室、部门等进行贯彻落实。如高校可以将教学文件的形成、整理归档和积累等相关制度与文件的保管制度、岗位责任制度等紧密联系，通过合理有效的人员考核、晋升和工资等来实现对档案信息化管理的规范。其次，实现对教学档案的电子文档分类管理。根据教学档案的不同特点，可以将其电子文档进行不同的分类，如可以分为教学管理类档案文档、师资队伍建设类档案文档、学科建设类档案文档、课堂教学类档案文档以及实践教学类档案文档等多种类型。

3.3 确保信息网络的安全

信息网络的安全是高校教学档案信息化管理中需要给予高度重视的问题。信息化作为高校教学档案管理工作的一个重要部分，对各类教学文件、信息和数据等的管理具有非常重要的作用。然而，信息化的管理必然会面临网络安全问题，因此，需要高校对档案的信息安全进行有效防范和管理，以确保教学档案信息的安全。首先，要对教学档案的电子文档进行有效保存和安全保护。如高校可以建立教学档案电子文档的异地安全保管体系，来确保电子档案的安全。又如，还可以建立融合网络传递和介质传递两种方式的电子文档归档系统，保障电子档案的安全。其次，要建立电子文档和纸质文档的一致性保障。

3.4 加强高校教学档案信息化管理人才队伍的建设

高校教学档案的信息化管理离不开高素质的人才队伍作支撑。信息化管理是一项需要较强技术的工作，对高校教学档案的信息化管理工作人员提出了更高的要求，不仅需要教学档案工作者掌握相关的档案学知识，还要熟悉相关的计算机技术、网络技术等知识，并能对计算机软件进行熟练运用。因此，需要高校加强对教学档案信息化管理人才队伍的建设，以推动档案管理工作的长期、有效和健康的发展。

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当前，大多数的高校实行院系二级管理体制，教学档案大多数保存在教务部门及系。二级院校教学档案在整体教学档案中占据了重要的位置，它是整体教学档案的核心，是最重要的部分，同时在教学管理水平以及人才培养质量的评估方面也起到了重要的作用。

一、教学档案管理的重要性

教务部是教学的一線单位，是生产和管理教学文件的主要部门，因此，规范系档案管理有利于提高教学管理质量和水平，

教学档案中保留了高校教学工作的政策、方针，是高校新的教学思想以及教学理念的基础，教学档案中保存的文件对教研活动以及教学评估有着重要的作用，并且对于学校归纳教学经验、改进教学管理、提升教学质量有着重要的参考价值。当前教育部门以及各省市的教育管理部门都在数据采集平台收集高等院校的相关数据，并且通过这些数据对各高等院校进行管理，因此，高校的二级教学档案的收集是非常重要的。如果对于教学档案没有一个规范的管理，在进行数据的收集时就会非常不便，导致不能够及时的提供有效数据给相关教育部门。

二、高校教学档案管理的现状和存在的问题。

1.教学档案集中统一管理意识薄弱，档案收集不及时、不完整。

档案的收集不完整、不及时的现象在二级管理体制下表现得非常明显。部分教师在教学档案的管理上缺少正确的认识，没有统一管理档案的意识，导致日常教学活动中的教学资料不能够及时整理齐全。大部分的教师、教研人员在教学档案的管理方面没有全面的认识，多数教师认为自己的工作是教书育人，而教学档案的保留不在自己的工作范围内，甚至有些教师认为教学档案的归档是不必要的。一部分教师为了方便自己的日常工作，将平日的教学档案自己保留下来；一部分教师没有整理教学档案资料的习惯，这就造成了教学档案资料缺失的情况。所以，很多的高校由于教学档案缺失在进行教学和人才评估的时候花费大量的人力财力物力完善档案资料。

2.教学档案管理不规范，档案管理制度不健全

高校在教学工作方面的关注更多，而在档案管理制度方面没有投入大量的精力。多数的本科院校由高职院校升级而成，在进行高校二级管理的时候采用的仍旧是高职院校的管理制度，仅仅只是成立了档案室，对档案的管理工作却没有提出明确的要求，不及时制定档案管理制度，不规范档案制度，没有明确规定档案的管理部门、管理人员、档案的保留范围、保留时间。由于学院对档案管理的方方面面都没有进行统一的规定，导致档案管理工作上出现了很多的缺陷，系部之间没有统一的管理，在工作时按照自己的标准，使得学校的教学档案分类以及档案编制没有清楚的条理，资料残缺不全。

3.教学档案管理组织机构不健全，缺乏专职档案管理人员

当前很多高校实施的是院系二级管理体制，但档案管理却没有建立相应的二级机构，大多数的二级管理中没有指定专门的档案管理人员，通常是由教务部门或相关的教学管理人员进行管理，但是这些人员也有专职工作，他们对于档案的管理并没有投入大量的时间和精力，因此档案的收集和管理并没有及时进行，这就导致了教学档案残缺不全，一些重要的教学文件丢失，归档的档案不完整，这对日后的教学数据收集以及教学评估造成了很大的影响，教学教育的改革和发展也受到了很大的负面影响。

4.教学档案管理现代化水平低，服务水平不高，开发利用不足

高校不重视档案的管理工作，在档案的管理上并没有投入大量的资金用以建设，因此多数学校的档案都是纸质档案，保存在指定地点，在使用的时候主要依靠人工查找，这就加重了资料查找的工作量，并且查找出的资料很多时候不符合要求，这就降低了教学档案的使用价值，无法迎合现代教学改革和教学事业发展的要求。不仅如此，管理教学档案的工作人员服务意识差，认为档案没有任何的利用价值，造成档案信息开发的严重落后，导致这种局面的原因就是档案工作重保存轻利用的错误思想的形成。

三、院校二级管理体制下教学档案管理的对策

1.加强档案管理制度建设，促进教学档案管理规范化、科学化、程序化

高校应当重视建立教学档案管理制度。首先，学校领导应该起到带头重视作用，在学校的教学工作者中加大宣传，让全体职工了解教学档案的重要性，促使院领导重视档案管理。其次，学校要建立一些了完善的教学档案管理方法，明确教学档案管理程序。根据分级管理的原则，制定科学、规范、合理的教学档案管理流程，定时检查教学档案的管理工作并对此进行考核，形成固定的档案管理模式，促使教学档案管理工作高效、平稳的进行。

2.健全院校二级档案管理机构，建设高素质档案管理人才队伍

要想将院校二级教学档案管理好，应该要建立完善的二级档案管理机构，设定专业的档案管理人员来进行教学档案的管理工作，努力组织一个管理档案能力强的管理团队。学校也应该引进一些档案管理方面的专业人才，将这些人才充分利用起来，做好学校的教学档案管理工作。

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关键词：电子教学档案；档案管理；优势分析；问题分析；优化措施

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）33-0317-02

大学档案按类别可简单地分为：党档案，行政工作档案、教学档案、学生档案、研究档案、基建档案、财务记录、学校的历史档案，人事档案等。电子记录是指应用现代信息技术和计算机网络技术，档案管理人员在使用电脑的基础上，组织和存储在磁盘、硬盘、磁性载体材料等上的文件。2008年9月1日颁布的“档案工作管理办法”（简称27号令）规定，重要文件损坏、褪色，应及时修复文件并数字化，加工成电子记录保存[1]。随着高校招生规模不断扩大，无论是学生还是工作人员数量都在急剧增长，这毫无疑问地给高校电子教学档案管理形成了一个巨大的挑战。

一、电子教学档案管理的优势分析

（一）信息处理能力大大提升

随着高校招生规模的不断扩大，教学档案管理工作无论是量度还是难度都大大提升，然而传统的教学档案管理方法不仅费时费力，而且容易出现纰漏，显然无法满足现今的管理需求。借助现代信息技术和网络技术，电子教学档案不仅有强大的信息储存功能，而且具有快速的信息转换功能，大大提高了工作效率。除此之外，电子教学档案还可将文字、声音、影像等内容集成保存，这就增加了档案的可读性、可视性、可靠性，丰富了档案的内容。

（二）信息共享能力大大提升

传统的教学档案主要以纸质文档为主要形式得以保存，这种保存形式不利于远距离的传阅，并且容易在传阅途中遗失或破损，这就大大降低了教学档案的利用效率。而电子教学档案可以十分便利地交流与共享，单单传阅这一项就可以节省很多运输成本，大大提高了经济效率。此外，电子教学档案还大大节省了工作人员对档案进行归类、排序、搜索等工作量度，在现在信息技术的辅助下，简单的文字搜索就可以找到自己想要的相关资料。

（三）存储更加便利

传统的纸质教学档案的保存对环境有一定的条件要求，只有适宜的温度、湿度以及微生物环境纸质档案才有长期保存的可能性。因此在传统的教学档案管理过程中需要花费大量的人力物力确保保存环境的适宜性，防潮防虫防老化更是不可或缺的工作。此外，纸质教学档案需要消耗大量的纸张，这在一定程度上也对环境造成了破坏。然而电子教学档案可以很好地解决上述问题，电子教学档案可以大存量地储存于硬盘、U盘等一系列现代储存器中。现代存储器不仅体积小容易保管而且储存安全性、容量性都是传统管理方式不可相比的。

二、高校电子教学档案管理问题分析

（一）缺失规范的、有效的电子教学档案管理规章制度

大多数电子教学档案的保存分散在各二级学院，由于种种原因导致多数高校电子教学档案管理者不熟悉中国《档案法》，《档案管理条例》和其他有关法律法规，无论是在工作过程中，还是在自己工作的思维意识中，都没有严格按照有关法律法规，开展档案管理工作[2]。由于规章制度的缺失，导致一些电子教学档案处于“被忽略”状态，多数电子教学档案“被忽略”在了管理范围之外。

（二）电子教学档案管理意识不强，重视程度不够

由于相关规章制度的缺失，导致相关管理人员对电子教学档案的重要性认识不够。对电子教学档案管理工作的不重视，造成了人力、物力、财力都难以满足电子教学档案管理工作所需的必要条件。高校又因其独特的性质（学生和教职工人数众多、学生和教职工来自全国各区域、且变动频繁），每年都有成千上万的档案需要变动，维护、更改、保存、迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大。将传统的纸质文档转变成电子档案无疑也加重了工作人员的工作负担。

（三）电子教学档案管理过程缺乏系统规范性

根据《档案法》和《大学档案管理办法》，高校电子教学档案管理的任务主要集中在收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面，通过这六个环节提高教学档案的研究和利用水平，这是一种固有的运营严格的法律制度。由于提出的模糊归档范围，导致一些高价值的基层教学单位、教师未能及时提交归档，惨痛地损失一些高价值档案；一些价值不高的教学，又被不经选择地留存了下来，减少了档案使用中的价值。由于档案的保管不当，造成了一些历史档案的破损、字迹模糊等现象。由于档案的研编能力有限，导致档案利用价值不高。由于档案利用制度的不完善，造成档案的遗失、破损等一系列损害流失现象。

三、高校电子档案管理优化措施

（一）开发档案管理系统，提高档案管理信息化水平

利用计算机网络进行档案管理的系统，我们称之为电子档案管理系统，各高校应根据自身电子档案管理情况，设计制作一套与之情况相适应的电子档案管理系统。电子档案管理系统包括硬件系统（输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机）和软件系统（管理端软件和查询端软件）两部分，高校应结合自身情况以此为基础设计自己的电子档案管理系统[3]。在开发了电子档案管理系统之后，高校还应加快电子档案管理信息化建设，制定档案管理信息化总体规划和标准，以确保用户简捷、快捷地获取所需的档案信息。通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用，以不断提高管理电子教学档案的信息化水平。

（二）加强领导，完善制度，健全机制

由于电子教学档案主要保存于各二级学院，这就要求各学院领导必须重视电子教学档案的管理工作，采取措施加大相关管理与监督力度。完善有效的管理制度是做好电子教学档案管理工作的基础，是做好电子教学档案管理工作的必要条件。因此需从收集整理、归档保管等各方面入手，制定相应的电子教学档案管理制度。电子教学档案的管理工作主要集中在各二级学院，因此应当建立以校档案室、学院（职能部门）为主体的二级管理结构。学校档案室以业务指导为主，做好学院（职能部门）专、兼职档案员业务指导工作，提高专、兼职档案人员的业务能力和工作责任感[4]。

（三）提高管理人员专业技能，重视管理人员队伍建设

随着科技的进步，信息时代的到来，以及电子档案管理使用计算机的文件管理需求，这就需要相关管理人员必须具备必要的专业知识和相关的素质。无论从技术性角度还是从专业性角度，电子教学档案管理都是一项极为复杂的工作。这就要求相关管理人员必须通过不断的学习相关知识来提升自己的专业技能，以完成电子教学档案管理工作。当然学校层面也可以通过一系列培训、检查、评比活动来促使档案管理工作的提高。电子教学档案管理可以说是一项极其复杂的系统工程，它不仅仅只是管理还包括电子教学档案的形成、积累、贮存、和开发利用。要做好这项工作，我们必须专注于管理人员队伍建设，提高他们的业务技能和综合素质，组织其学习档案管理系统知识和基本的电脑操作，要求他们掌握熟练的运用技术，灵活运用文件管理系统软件。

（四）增加经费投入，实现现代化管理

电子教学档案的管理需要配备相应的计算机和电子设备，目前多数高校由于对电子教学档案管理的重视度不够，此方面的预算投入不足，造成许多教学档案资料不能及时电子化，甚至有些教学档案被忽略在了电子化之外，不能及时形成网络档案，降低了教学档案的利用率。就此学校方面应该投入足够的预算资金，实现信息化管理和办公自动化，充分发挥电子教学档案的便捷优势，实现教学档案共享机制；充分利用快捷的计算机网络，保管好教学档案，防止教学档案的不必要流失；充分管理利用好教学档案，服务于高校教育科研事业。

（五）加强信息化管理，提高档案的利用率

电子教学档案较之传统教学档案而言，有便捷、精准、全面、共享等方面的优势。因此加强电子教学档案信息化管理，有助于提高教学档案的利用率。加强电子教学档案信息化管理，我们可以尝试从以下几个方面入手：第一，设计制作计算机档案管理软件系统，实现档案信息网络化；第二，建立电子教学档案目录数据库，利用数据库分类技术把电子教学档案的目录数字化；第三，将教师的教学资料通过档案管理原理和现代信息数字技术的结合，放到网络教学平台，以便教学档案的资源共享，以推动教师之间的相互学习，提高高校的教学水平，与此同时也减轻了教师们和档案管理工作人员的工作负担，也提高了工作效率。

（六）提高安全管理意识，保证文档真实性

电子教学档案有便捷、精准、全面、共享等方面的优点，同时它也存在错误删除无法恢复、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点。针对这些缺点我们应加强安全管理意识，建立一套安全防范机制，以确保电子教学档案的安全性和准确性。首先，防火墙的安装、门户访问的设置、定期杀毒、病毒库的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，认真学习电子档案相关安全保密制度并严格遵守，平衡公开与保密两者之间的尺度。利用密码保护、身份认证、权限控制等手段防止非公开档案的安全隐患；最后，档案管理人员应养成文档备份的习惯，同时数据信息管理部门也应做好数据库备份工作，防止因计算机故障、病毒入侵等意外事故造成电子教学档案意外损坏与丢失[1]。

四、结语

电子教学档案与传统教学档案相比存在明显的优势，教学档案管理人员应当在日常管理工作中，有意识地发挥电子教学档案的优势，注意培养“电子教学档案”管理意识，严格遵守电子教学档案管理的相关规定。但目前我国高校的电子教学档案管理制度还不是很完善，还存在着一些问题，因此我们政府应当依据目前所存在的这些问题，制定相关法律法规及其相关政策，使电子教学档案的管理更加制度化、规范化。

参考文献：

[1]赵俊.高校电子档案管理现状及问题刍议[J].长春理工大学学报，2013，（1）：6-7.

[2]吕洁.浅谈高校教学档案电子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.

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关键词：高等院校；教学档案；管理；对策

1、 前言

高等院校教学档案是在学校管理活动中形成的一种专门档案，是教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的、具有保存价值的教学文件材料。这些档案材料是广大教师和教学管理工作者的劳动成果和智慧的结晶，是学校教育事业发展的原始记录，也是高校领导掌握学校过去历史，了解学校现状，决策学校未来的重要资源。高等院校教学档案的管理不仅是高校档案管理工作中的重要组成部分，同时，高校的教学档案也是对高校教学进行评估的重要内容之一。随着我国高等教育事业的不断发展深化，由于各种原因，当前一些高校的教学档案存在着一定问题，不能准确全面地反映学校教学管理和教学实践活动的真实情况。因此，如何有效地对高校教学档案进行管理，是值得我们探索研究的课题。

2、当今高等院校教学档案管理工作中存在的主要问题

（1）忽视日常工作中档案的收集和积累

大多数高校没有树立正确的档案管理观念，不重视教学档案管理工作。一些高校领导对院系教学档案意识比较淡薄，只注重抓教学工作而忽视了对院系教学档案工作的管理，而忽视日常工作中档案的收集和积累，往往是到用的时候搞突击运动。其次，各部、处、学院兼职档案人员档案意识不强，认为做好做坏一个样，造成教学档案管理工作混乱，档案信息开发不足，服务功能不强。

（2）管理手段比较落后

目前，一些高校在档案管理方面还采用手动操作完成工作任务，以纸张和案卷为工具进行档案的收集、归档与检索，在向相关部门上报档案材料的时候，需要准备电子档案和纸质档案两种材料，投入了大量的财力、人力、物力，增加了工作人员的负担，严重影响档案管理工作的效率，而没有实现档案资源和档案管理过程数字化。有的即使建立的计算机检索系统，也只是利用计算机代替手工抄写案卷目录和专题目录，造成了档案管理软件功能利用单一，自动化水平较低。

（3）教学档案管理人员专业知识较为缺乏

随着近年来高等院校蓬勃发展，大量的新档案不断补充，给高校档案管理工作带来新的挑战和压力，靠传统的工作手段、管理方法，已不能适应信息时代的发展需要。而目前许多高校都没有配备专职的档案管理人员，大多不是档案专业科班出身，而是由各系（部）的教学管理人员或教学秘书兼任。这些人员没有接受过专业知识的学习，缺乏系统的档案及档案管理知识，平时做的档案收集与整理等工作仅凭经验，并没有具体的理论指导，整个档案管理工作质量也可以想象出来。

（4）教学档案管理制度不健全

随着《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层院系教学档案管理缺少一套完整的规章制度来保证，只是大致规定了一些需要归档的材料和内容，缺少健全的档案组织机构来监督检查。例如，档号不规范、卷案标题不明确、移交对象不明确，每到年度归档立卷时就临时安排人员搞突击运动，导致部门之间相互推诿责任。

3、提高教学档案管理工作水平的对策

（1）重视教学档案的日常收集和整理

高等院校各教学管理部门领导首先应加强档案意识，确保档案管理方面必要的经费开支到位，把教学档案管理工作纳入本部门的工作计划和议事日程，同时通过各种宣传渠道使教师及教学管理人员对教学档案的重要性有清楚地认识。其次，档案管理人员要充分认识自身工作的重要性，以积极主动的态度投入工作，注重教学档案的日常收集和整理。此外，努力提高广大师生员工的档案意识，使高校师生了解学校教学管理信息和各种要求，要求教师主动地将各自保管的教学资料定期交院系保管。

（2） 加快教学档案管理工作信息化建设的步伐

随着互联网技术的迅速发展，计算机网络已经成为广大师生获得信息的重要途径。因此，高等院校必须将计算机网络等先进的技术引入到档案管理工作中，将过去以纸质档案记录为主的管理模式，逐步转向以电子文件为主的管理模式，即以计算机档案数据处理为中心，新建教学档案自动化管理系统。利用档案管理软件，建立档案信息，不仅避免以往工作环节、工作程序的重复雷同，便于开发利用，而且可以提供一个公开的档案环境，便于信息更快地流通，对工作效率的提高有极大的作用。

（3）努力提高档案管理人员的综合素质

教学档案管理工作是一项综合性要求很高的工作，不仅需要档案管理人员要有较高的政治素质，而且需要有较高的专业文化。因此，要推进教学档案工作的顺利开展，首先要做好档案人才引进、培养工作，要及时引进优秀的高校档案管理专业毕业生，给档案干部队伍补充新鲜血液。其次，要注重对在岗档案工作人员进行专业知识教育和职业道德教育，如参加交流会议、教育培训、学历教育等。通过这些教育，增强档案工作人员的敬业爱岗精神，提高档案工作管理人员的业务素质和水平。此外，在学校编制体制上给予倾斜，在经费分配上舍得投入，并鼓励档案员积极申报档案专业技术职称，使他们工作有方向，有奔头，有动力和成就感。

（4）规范和完善教学档案管理制度

教学档案是教学管理的重要组成部分，要根据本校实际情况，制定、完善教学档案管理工作的各项规章制度，制定档案建设目标，并确定教学档案管理人员的职权范围，使教学档案管理人员树立起强烈的责任心。具体应采取集中分级管理相结合的方法，在学校实行二级管理制度，并建立档案管理领导小组，确实提高档案的利用率及利用价值，把档案工作与学校管理工作结合起来。其次，要定期地抽查教学档案，发现问题及时解决，定期地对院系教学档案管理进行相互交流，促进教学档案工作的快速发展。

4、结束语

高校教学档案管理工作是档案工作的核心，是学校档案管理的一个有机组成部分。要做好高校教学档案工作，相关部门和领导必须引起高度重视，从思想上提高认识，从物质基础、制度上加强建设，提高档案管理人员的专业技术水平和职业道德。只有统一认识，各司其职，才能实现档案利用的最大化，使它更好地为发展我国的高等教育事业服务。（作者单位：西安欧亚学院）

参考文献：

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【关键词】干部人事档案；高校学生档案；管理模式

随着全国干部人事档案专项审核工作的展开，全国各高校的学籍学历管理部门和档案管理部门开始了查证工作，在查证过程中较为突出和共性的问题――档案中的学习经历材料不齐全、不规范，如缺少高考报名表、新生入学登记表、学生（学籍）登记表等，或填写的出生日期与本人信息不符等。证据材料必须到学校历史档案中查找，如果能够查找到相关记载，就给学生出具相关证明材料。如果查找不到相关记载，就会给学生个人造成不必要的麻烦。如何避免这些因管理不规范和不严格造成的“后遗症”，做好高校学生档案管理工作，是值得人们深深思考和积极探索的。

一、从高校学生档案管理主体着手

当前，中国高校都比较重视教学管理工作，对于学生档案管理却认识不到位，没有形成统一的管理机制，不论是教育部还是国家档案局，对学生档案管理主体部门都没有作出明确规定，而是由各高校视本校情况来确定，可能是高校档案馆，也可能是学生处、就业处、教务处、团委，还有可能是各个院系，这样就容易造成管理机制不够健全、管理程序不够规范、管理方式不够完善等问题，无法保证学生档案的准确性和完整性。档案管理机构作为高校学生档案管理的主体，优势是毋庸置疑的。其一，建国以来中国档案管理的基本原则就是集中统一管理，高校学生档案作为国家档案的重要组成部分，也应按照国家要求由学校档案管理机构统一管理。2008 年9 月1 日实施的《高等教育档案管理办法》（简称27 号令）在文件材料的归档范围内中增设“学生类”档案，首次将学生档案纳入高校档案管理体系，从根本上解决了管理体制问题，为高校学生档案管理工作的依法开展奠定了重要基础。其二，高校档案管理机构是专业的档案管理部T，不仅拥有专用档案库房，还配备档案管理专业人员，这为实现高校学生档案专业化管理提供了有力保障。但是，在实际操作中也存在着档案管理专业人员较少，学生档案数量庞大的问题。怎样解决这个无法避免的矛盾呢，可采用档案管理机构统一安排布置工作，档案产生部门按照档案材料生成时间、类别进行整理和移交，档案专业管理人员完成归档和管理工作。同时，在《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，制定符合本校实际情况和特点的学生档案管理规章制度，明确管理职责、归档范围、归档内容、归档要求、归档渠道和归档时间。各学生档案生成部门根据管理制度开展工作，确保归档内容及时、真实、准确、全面、合法。

二、从高校学生档案管理客体改进

由于宏观层面规范标准的缺失，高校学生档案归档范围和内容并没有统一规定，而由各高校自行规定，这就造成了归档内容、形式五花八门，应该归档的材料没有归档，没有必要归档的却归档了。这是在此次干部人事档案专项审核工作中，凸显出来的最大问题。怎样解决这个问题，是下一步高校学生档案管理工作的重点。高校学生档案与干部人事档案是连续的关系，高校学生档案随着学生毕业后身份的改变直接转换为干部人事档案或其他类型档案。如何做好高校学生档案与干部人事档案的衔接，避免产生“后遗症”呢？高校学生档案管理应当在参照《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》的基础上，结合本校具体情况和特点，确定本校学生档案归档范围。归档材料不仅能反映学生个人履历、学习情况、思想状况、奖惩情况等内容，还要充实具有利用价值的材料，如社会实践、综合素质、职业技能、专业辅修、心理健康、资格证书及考级证书等个性化的东西，尽量准确、全面、客观地记录学生在校情况，为档案利用单位提供可靠的参考依据。

三、从高校学生档案管理手段实施

搭建高校学生档案工作网络平台，实现学生档案管理信息化。由于高校学生档案的实时性和动态性较强，在实际操作中，要将学生档案工作平台覆盖到产生学生档案的各个部门、各个环节、各个时段。学生档案工作网络平台要与学籍学历管理系统、教学管理系统、学生管理系统、心理健康数据等对接，形成一个完整的学生电子档案。学生档案管理系统的建立，便于班主任、任课教师及家长及时了解学生情况，便于教学和学生管理工作更有目的地开展，便于各部门之间协调配合，同时，也为用人单位提供可靠参考依据。当前，中国高等教育最权威的网站――中国高等教育学生信息网（以下简称：学信网）的学籍学历信息最具权威性，其中的“全国高等教育学历证书电子档案”是中国目前唯一全国性人才数据库，也是社会利用率最高的，能够查询到高校在校生学籍信息和历届毕业生学历信息（1991 年以后），内容包括：姓名、性别、出生日期、身份证号、专业、入学日期、毕业日期、学制、学习形式、毕业证编号等基础数据，但对于用人单位在择才方面的参考价值较低。如能在此基础上搭建高校学生档案工作网络平台，并入高校学生档案内容，如个人履历、专业成绩、奖惩情况、社会实践、身体状况、心理状况、职业技能、特长、诚信等方面的信息，从而形成全面的学生电子档案。这样的电子档案无疑是真实的、完整的、权威的，使用人单位更加方便、快捷地查询到学生在校期间全面、真实的情况，参考价值将大大提高，从而实现高校学生档案利用价值的最大化。

【参考文献】

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[关键词]档案管理　信息网络化 教学评估 安全管理

当今人类社会正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，电子化档案信息已日益成为信息服务的重要媒体，相比之下，高校档案信息化管理手段大为滞后。随着高等教育的快速发展，教学活动中产生的信息以及对这些信息地需求也快速增长，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经远远不能适应这样的形势。因此，建立一套完整的高校电子档案系统，有效地整合各部门的教学档案资源，使学校教学档案管理信息化已势在必行。

一、高校教学档案信息化管理趋势

1.高校教学档案管理电子化

高校教学管理工作逐渐采用先进的计算机化、网络化管理系统，如综合教务管理系统、网上评教系统等，这些现代化管理手段的不断运用，不仅提升了教学管理的现代化水平，也随之形成了大量的电子档案。这无疑对高校教学档案管理工作提出了新的要求，也必将促进教学档案管理的电子化进程。

教学档案对于高校的教学、科研和领导管理工作之所以具有重要意义，其内在本质就是档案的信息功能，为此，建立完整规范的电子档案系统已成为档案工作的重中之重。目前档案管理人员可充分利用计算机网络、缩微、光盘等先进技术与手段，建立一个统一著录格式，统计表编排的档案信息网络，将过去的一些纸质资料用磁带、光盘等介质来替代，实现资源共享以及网上汇编资料的传送，从而建立一套完整的校、系（院）电子档案，变静态管理为动态管理，使利用者很方便地获得更多的、更广泛的教学档案信息。

加强教学档案的计算机管理，是不断提高服务质量的有效途径。档案信息技术给传统的档案文献服务带来了生机和活力，目前越来越多的校（系）利用计算机承担着教学档案的查询检索，辅助立卷、编制目录、数据统计、学籍档案管理等项业务。尽管由于软件、人员素质等方面的原因，目前教学档案的计算机管理还不尽如人意，但已显示出教学档案管理工作向现代化管理迈出了可喜的一步。

2.高校教学档案信息网络化

当前，随着各高等院校校园网的普遍建立，教学档案工作的发展趋势是信息服务网络化。根据高校教育、教学工作的需要系统开发教学档案信息资源，使之在教学管理和教学工作中充分发挥作用，实现其价值，是教学档案管理人员面临的重要任务。

计算机网络技术的一个突出特点就是其共享性原则，通过一定的处理系统，我们可以将教学档案信息通过网络空间进行交流、分发，实现远程存取服务。教学档案的收集、管理、检索、传递都可以利用计算机，通过网络来实现。网络范围内的档案信息都可以作为资源加以利用，档案用户的范围也大大拓展，不光局限于本校、本地区，远程用户也可以非常方便地利用教学档案信息，真正实现足不出户就能完成档案管理的全部工作。可以预见，随着计算机网络等新技术的进一步发展，教学档案工作必将发生更加深刻地变化。

3.高校教学档案管理人员专业化

由于现代化的教学档案管理工作是以计算机为手段，通过网络来进行的，这就对教学档案管理人员的素质提出了较高的要求。与传统的教学档案管理工作相比，不光需要熟悉档案管理的基本原理、手段和方法，还要掌握计算机网络等新技术手段，可以利用这些新技术手段完成教学档案的管理工作。因为档案信息具有一定的保密原则，当电子档案信息在网络上运行、传递时，档案管理人员应区分合法用户和非法用户，既使合法用户方便地利用档案信息，又能屏蔽非法用户，避免档案信息的泄密。对于存储于服务器上的档案信息，如何保证网络安全，避免“黑客”攻击，防止已有的档案信息非正常变化甚至丢失等，都是在计算机网络应用于教学档案管理以后对档案管理人员提出的专业要求。

二、本科教学评估机遇下的档案信息化管理工作

教学档案资料能真实反映和体现教学水平，真实完整的教学档案将直接影响到评估的结果。因此，下大力气搞好档案管理工作，系统地收集整理高校教学档案，是搞好高校本科办学水平评估工作的基础。电子档案的建立对于高校教学水平评估工作具有重要意义，可以设想，专家只要坐到电脑前，进入档案库，就可以随意调阅各种资料、数据、图片，这样不仅使评估工作效率更高，也会使专家的评估结论更客观、准确。对于档案信息化管理手段大为滞后的高校应加强以下几方面的工作：

1.在校内各部门推行计算机管理档案，提高部门收集、保存、管理档案的自觉意识，提高部门兼职档案管理人员利用计算机和网络编辑整理档案的水平。

2.积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，逐步实现档案全文信息查询，在信息化环境和氛围中提高服务效率和质量。在现有设备的基础上，配置高性能的计算机、扫描仪和相关软件集成，逐步完成室藏档案信息数字化，做到存储安全、迁移便利。

3.加强电子文件的归档管理， 在部门档案管理工作的基础上，学校档案室应加强电子文件积累、鉴定、著录，保证电子文件的真实、完整、有效。

4.充分发挥学校网站的作用， 设立档案管理栏目，不断完善、丰富栏目内容，有计划地开放档案目录，公开档案信息，向全校和社会提供查询服务。

三、高校教学档案信息化的安全管理

1.坚持现代化的信息处理技术与档案管理工作相结合，树立安全风险防范的意识。

2.加强档案信息系统安全防范规划，做好安全防范措施。

3.电子档案上网后，必须从进入、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采用防火墙、安全等技术实现；防止内部成员泄露，在管理和技术上要做到信息安全存放。

4.逐步完善档案信息安全管理体制。在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上外网；在因特网上提供已公开的档案目录查询服务，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息系统的安全运转。

我们应该认识到，尽管新技术的发展给教学档案工作带来了便利与难度并存，但是，档案信息网络化是知识经济时代档案管理发展的必然趋势，新的世纪是教学档案事业发生深刻变革的世纪。作为综合院校的教学工作者，我们应该充分利用学校科技力量强的优势，努力提高自身素质，采用新技术手段，做好教学档案工作，为学校的改革和发展做出应有的贡献。

参考文献：

［1］赵菁菁.知识经济时代高校档案管理模式初探［J］.长沙大学学报，2007（4）：26-27.

［2］陆小宇.高校档案信息化建设的现状及对策［J］.中山大学学报论丛，2007（6）：229-231.

［3］俞志华， 王军宁.数字化时代高校档案管理信息化建设［J］.合肥工业大学学报， 2007（2）：78-81.