高校学校档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇高校学校档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。

2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。

3.规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。

4.增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。

5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。

     2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。

3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献:

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.

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关键词：学籍管理；网络化；学分制

高校学籍档案管理是依据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合学校实际制定的实施细则和规章制度，对学生从入学到毕业的整个过程所进行的质量考核管理。它包括学生的入学注册、成绩考核、纪律考勤、升级与留、降级，转专业与转学，休学、复学与退学以及毕业资格与授予学位资格的审核及证书发放等。学籍档案管理工作直接影响着学校的教学质量和社会声望，如何搞好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平成为了当今研究热点。

一、学籍档案管理工作现状

（一）学籍档案管理工作存在的问题

近年来，高校学籍档案管理中存在一些问题，如一些学生和教师对学籍管理缺乏正确的理解，学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象；教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关，且有些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不了解，也不重视，这在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。有些学生在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程；而有的教师对学生违纪现象不闻不问或隐瞒实情，对严重违纪问题不处理，也不上报，甚至弄虚作假、更改考试成绩等问题，长期得不到解决，致使学生管理等规章制度形同虚设，影响正常的教学秩序。

（二）产生问题的原因

1、入学教育缺失。很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，在对新生由高中进入大学后的学习方法、规律和手段等方面，缺乏及时有效的入学教育，新生需入学半年到一年的时间才适应大学生活。

2、学籍管理手段落后。高校学籍管理仍以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，增加了工作量，信息无法达到共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，已满足不了教育现代化发展的需要。

3、学籍管理决策功能不足，支撑力度不够。高校各级领导和职能部门对学生档案数据要求更加全面、详细、快捷、准确，且需求日益频繁。而开学初的学籍注册工作的制度支撑不够，致使学院和学生都不重视学籍注册工作。

二、如何提高学籍管理现代化水平

（一）规范管理，树立“以服务为主”的观念

建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，并不断对学籍管理制度加以修订。学籍管理应以各教学系为主，实行过程管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着高校自身发展的需要以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。

（二）利用信息技术，建立网络化的学籍管理

现代化管理手段是实现高效、公正、准确、科学的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生专业和人数的不断扩大，校际间的合作日益增多，人工管理无法保证工作顺利进行，应使用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立学生学籍管理档案库，可随时调用和统计分析，使各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

（三）积极探索、推行学分制

学分制是高等教育大众化形势下改革学籍管理制度的必然选择，它允许学生根据个人情况对所学知识和学习进程上的自主选择，是一种全新的教学管理制度和人才培养模式。学籍管理应当以适应学生个体的差异化、多样化为原则，根据学校实际情况，积极探索推行学分制。学分制应依据“拓宽基础、淡化专业、加强素质教育和注重创新能力培养”的原则，制定切实可行的人才培养计划。学生只要修满了学校规定的各项学分，就可以提前毕业。学分制的实行能极大调动学生的学习热情，减少学生压力，改善考风考纪，有利于学生根据自身特点构建自己的知识体系。

（四）加强考试管理，提高人才培养质量

课程考核是学籍管理中的重要内容，它可以检验教师的教学成果，还可以检验学生对知识的理解程度和运用能力。它是评定学生能否按照教学计划学习的客观依据，也是对学生进行学籍处理的重要依据。加强考试管理，制定考试工作职责及处理办法，对考试各个环节作严格规定，还应建立校、院两级巡考制度，为严肃考风、考纪提供保证。

（五）强化服务意识，提高学籍管理人员的自身素质

现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。

三、结语

学籍档案管理工作是一项细致又繁忙复杂的业务管理工作，从事这项工作应具备广博的科学文化知识，系统的教育理论知识和专门学科知识责任心，还应有一定的计划决策能力，组织指挥能力，协调沟通能力及高尚的职业道德和敬业精神。只有全面掌握学籍档案管理的特点，并在实践中不断地总结经验，才能提高管理水平，使学籍档案管理在培养人才中发挥更大的作用。

参考文献：

[1]李玲.浅谈学籍管理信息化的现状[j].南昌教育学院学报,2010.

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[关键词] 高职院校； 档案工作； 科学化； 专业化

档案工作的建设与发展不仅对于高职院校的建设与发展十分重要，而且对于高职院校档案工作的人员以及相关发展也是非常重要。为了适应我国教育事业的发展，规范高校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和开发利用档案资源，教育部和国家档案局联合制定《中华人民共和国高等学校档案管理办法》.笔者将在分析《高等学校档案管理办法》对高职院校档案工作以及对从事高职院校档案工作人员要求的基础之上，讨论高职院校档案工作的建设与发展。

一、高职院校档案工作的基础性以及所需明确的建设

高职院校档案工作是高职院校教学和日常管理以及各项事业发展的重要依据及体现，也是高职院校可持续发展不可或缺的信息资源，这是高职院校档案工作基础性的体现。《高等学校档案管理办法》（下称《办法》）中强调了档案工作在学校中的重要基础性地位，进而强化各级学校对档案工作重要性的认识，对促进高职院校档案工作的建设与发展都具有重大作用。因此，高职院校档案工作在新形势下，所需明确的建设主要有以下几个方面。

1、进一步理清高职院校档案工作的管理体制

《高等学校档案管理办法》规定学校校长负责领导学校的档案工作，并进一步明确校长的主要工作职责。一是学校校长要确保国家在宏观层面上出台的相关档案管理的法律法规及方针政策的有效贯彻落实；二是根据学校档案工作的实际情况，批准并制定学校档案工作的相关规章制度；三是为了促进学校档案信息化的建设能够与学校其他各项工作保持同步发展的进程，应当在学校的整体发展规划中明确档案工作的地位和重要性，便于今后档案工作的顺利开展；四是重视学校档案机构的岗位设置、人员编制、馆库建设、经费保障等方面的建设和发展，确保学校档案机构能与学校的整体发展规模相协调；五是明确方向，做好学校档案工作的重要奖惩和其他一些重大问题的决策。

2、明确高职院校档案工作的管理范畴

根据《高等学校档案管理办法》，高职院校应当对纸质文件档案料和电子文件档案材料同步归档。归档范畴主要有：党群类、行政类、教学类、学生类、出版物类、外事类，此外还有科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、财会类等，这一些范畴都必须归于档案工作的管理范围。高职院校档案工作管理范畴的明确，是新时期国家重视档案工作基础性的重要体现，有利于进一步加快高职院校的建设和发展，便于提高档案工作在学校中的地位作用，对促进高职院校档案工作的快速发展和具有积极的推动作用。

3、明确高职院校档案机构负责人及工作人员的素质要求

随着档案信息化建设和管理现代化的逐渐深入，学校档案工作的研究性和学术性日益上升，从而对高职院校档案机构负责人的综合素质和能力的要求也越来越高。《高等学校档案管理办法》在第二章第九条中明确规定：“馆长、副馆长和综合档案室主任应当具有高级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神”。由此可见，作为高职院校档案机构的负责人，必须具备较高的专业技能，才能胜任管理与组织开展档案工作，也只有具有创新的思维和开拓的意识，才能做好新时期档案建设与发展工作。

其次，对高职院校档案人员的素质要求进一步提高。档案工作发展的关键在于人才，《高等学校档案管理办法》第十条规定：“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员”。因此，专职档案工作人员是高职院校档案工作的基本力量，只有配备了相应数量和较高专业水平的专职档案人员，才能保证高校档案工作的正常、有序推进。同时《办法》还对学校档案工作人员的业务知识、文化知识以及管理技能等进行了明文规定，如档案工作人员要熟练掌握档案业务知识理论，具备较为宽泛的科学文化知识面，要精通现代办公设备的使用方法，特别是当前档案信息化水平要求日益增高，提升对现代化信息技术的研究是非常重要的业务素质。

二、高职院校档案工作建设与发展的机制

高职院校档案工作在教学、科研、管理育人等各项工作中发挥着直接服务的作用，不仅是高职院校工作的一个重要组成部分，而且还是高职院校办学过程和增强办学实力的重要财富，对高职院校的可持续发展有着非常重要的影响。因此，只有不断完善高职院校档案工作建设与发展的机制，才可以在新形势下建设高职院校档案工作的管理体制和管理范围，不断提高高职院校档案工作人员的素质要求。具体体现在以下几个方面：

1、构建高职院校档案工作管理体制的科学化

在现行高等院校档案工作领导体制的基础上，《高等学校档案管理办法》进一步对学校档案工作的领导体制进行了划分，并明确规定“高校档案工作由高等学校校长领导”，“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。这一规定为高职院校档案工作领导与管理体制的科学化提供了实施的依据和方案。众所周知，高职院校的管理工作任务繁重复杂，校长作为学校的法定代表人不可能直接管理学校的一切工作，高职院校可以由副校长分管档案工作，由该副校长承担第一责任人校长的责任，并对校长负责。这样可以使高职院校档案机构有明确的直接负责人，而且也能够确保《高等学校档案管理办法》所规定的“校长负责制”真正落实到位。当高职院校档案工作职责纳入到校长的管理职责中，就转化成为校长应尽的义务，并相应地承担应有的法律责任，从而构建科学化的高职院校档案工作管理体制。

2、高职院校档案工作管理范畴的细分化

高职院校档案是国家档案的重要内容，同时也是学校在建设中、发展壮大中的见证。为了加强高职院校档案资源建设，更好地为学校中心工作服务，应该坚持集中管理为基础，在保证学校档案信息、资源完整、齐全的前提下，需要研究档案网络分级管理，进一步加快学校档案工作的现代化、信息化建设。也即实行分级管理制度是高职院校档案工作发展的需要。

分级管理可以采用实体分级管理和流程分级管理两种模式，即分别以档案实体和档案工作流程为划分依据，进行分范围、分阶段的管理。在实际工作中，各高职院校可以根据学校具体实际情况灵活采用。分级管理遵循国家制定颁布的档案法规和学校制订的有关档案管理的规章制度，坚持在学校的统一领导下，对档案工作集中管理，并辅助于分级管理；同时，分级管理还应坚持纸质文档与电子文档同步归档的原则，保证归档材料的齐全、完整、安全和利用。而针对高职院校，分级管理的机构主要由各院系、部门成立的档案分级管理机构组成，统一管理院校所形成的档案。因此，高职院校需要制订出各类档案管理办法与细则，以及文件材料归档范围及保管期限表，为各院系、部门顺利开展档案工作提供指导依据，从而更好地构建高职院校档案工作管理范畴的细分化。

3、培养高职院校档案工作人员的专业化

高职院校档案工作伴随着信息化、数字化时代的到来，已经呈现出新的发展态势。档案信息化己成发展的必然趋势。高职院校档案工作急需要档案信息化人才以及复合型人才，同时己在岗的档案工作人员对信息技术手段的掌握程度也在一定程度上制约着档案管理信息化、数字化进程的快慢与否。因此，拥有专业化的档案工作人员是高职院校档案工作发展的关键。一个专业的高职院校档案工作人员首先要具备良好的业务水平和工作能力，精通档案工作各个业务环节的同时，还要具备一定的信息挖掘、分析材料及编研能力。特别是要学习掌握计算机等信息技术，对电子环境下产生的信息进行搜集、加工、整理，逐步提高档案工作的现代化管理水平。其次，服务与沟通意识也是高职院校档案工作人员不可缺少的素质。

总之，在新形势下高职院校档案工作应当继续保持蓬勃向上的势头，为了在根本上满足建设高水平、特色鲜明的高职院校需求，应不断通过协同创新，适应社会发展和高等职业教育事业健康发展的需要，扎实推动新形势的高职院校档案工作向前发展的科学化与专业化。

参考文献：

[1]熊欢欢，高校信息公开与高校档案提供利用的差异化与整和性研究[J].档案管理，2011（03）.

[2]王玉玲，高校档案机构职能延伸的困境与出路[J].档案学通讯，2013（02）.

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关键词：档案管理人员；工作关系；处理

高校档案工作是为高校存史、守史的一项重要工作，已逐步纳入高校整体发展规划，越来越受到高校领导的重视和广大师生的关注，在服务和辅助高校教学科研、行政管理以及校庆、评估等重大活动中发挥着积极而重要的作用。随着高校档案工作迈入崭新的发展阶段，对档案管理人员也提出了更高的要求。因此，档案管理人员只有关注和协调好几种工作关系，认真履职、与时俱进，才能开创高校档案工作新局面。笔者多年在档案管理岗位工作，想就工作实践中对上述几种工作关系的认知和感受谈点粗浅的看法。

1 几种工作关系现状分析

虽然近年来，全社会包括高校对档案工作是越来越重视了，但高校档案管理人员对档案工作重心的认识还有待进一步提高，尤其是对几种工作关系的协调处理不太尽如人意，直接影响到工作的效率和水平，主要表现为：

1.1 档案管理人员对二级单位的档案工作指导不力

总体上看，高校对档案工作相对社会其他单位更为重视，本科高校也大都成立了处级建制的档案馆，专门负责学校的档案管理工作，并配备了专职档案管理人员，高校的档案管理工作也较其他行业系统显得更为规范。但由于大多高校档案馆成立的时间较晚，配备的档案管理人员中档案专业的人才缺乏，因此，存在着专职档案管理人员业务不够精通，对二级单位尤其是十大类预立卷单位工作缺乏指导，未建立专兼职档案员的系统业务培训制度，档案馆和二级单位之间没有形成良性互动的长效工作联系制度等问题，导致二级单位的兼职档案员在工作中无从下手，造成档案馆收集的档案门类不全，收集率不达标，不能完全符合《高等学校档案管理办法》中对十大类档案归档的要求，有的即便是搭了个十大类的架子，其中一些门类，如：声像档案、科研档案、基建档案、设备档案等可能会存在档案卷数很少或基本是空架子的现象。

1.2 档案管理人员工作方式显得较为单一

由于高校档案工作宣传力度有限，加之档案工作有一定的保密性、神秘性，导致高校档案管理人员长期以来养成了不太与学校其他单位教职工或社会上更多的人接触的习惯，馆外的人也不甚了解档案馆的实际工作情况，大多数人认为档案馆就是安置“老弱病残”或照顾干部过渡的地方。档案管理人员一般习惯呆在馆内收集、整理档案，发文和其他二级单位移交材料时，档案管理人员负责接收，有人查阅档案时档案管理人员负责查找，二级单位给多少材料就收多少材料，给什么材料就收什么材料，基本是处于也比较满足于被动服务的现状，缺乏主动服务意识和责任感。其中不少人还停留在传统的专业知识层面，缺乏更新知识的主动性与自觉性，综合素质不高，工作方式单一，极大地制约了档案管理工作的创新与发展空间。

1.3 档案管理人员之间的交流互动较少

高校档案管理人员工作相对较为单纯，传统意义上的档案管理就是指档案管理人员将收集来的档案材料按《档案保管期限分类法》的分类要求进行整理、归档、上架的工作过程，在档案数字化要求提出之前，基本上属于手工活。档案管理人员由于人手比较少，一般都是按档案门类分工，各自负责几个门类的归档工作，彼此之间的工作交集不多，互动协作也比较少，长此以往，就形成了“单打独斗”的性格，工作较为程式化，规律性强，压力也不大。档案馆领导有些也是属于安置型、过渡型，要不缺乏工作积极性，等退休，要不有随时调走的心思，无心管理工作，与档案管理人员之间的谈心交流比较少，因此大多有满足于维持现状的心理，缺乏开拓进取创新精神，与省档案局业务主管部门以及外校档案馆同仁的信息业务交流也很有限，处于比较闭塞的工作氛围和环境当中。

2 关注和协调好几种工作关系对高校档案工作的重要性

2.1 关注和协调好与校内发文单位的关系，能确保归档文件的质量

文件是档案的前身，文书处理工作是档案工作的前奏，文件的质量和文书处理的水平决定了档案和档案工作的质量。很多单位的发文单位和档案管理单位同属一个领导分管，或是一个处级单位下设的两个科室，发文单位与档案管理单位的关系相对于其他单位更为密切，具有先天的工作关系基础，协调起来也会更顺畅。要保证归档文件的质量，档案部门可以从以下几方面入手：一是加强文书处理工作的统一性，即按国家有关规定统一文书格式，统一纸张大小、质量和用墨，统一收发传递和分办，统一用印和归档等。二是注意文件收、发、办的精确性，保证文书处理的质量。三是注意文书处理过程的安全性，防止文书载体的损坏和文书信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，严格登记手续和移交手续。保持文件流转的一致性，提高归档文件的质量。

2.2 关注和协调好与二级单位的关系，能确保档案门类齐全完整

高校十大类档案大都有相对应的预立卷单位，比如：党群行政对应党办（校办）、教学对应教务处、科学研究对应科研处、基本建设对应基建处、仪器设备对应设备管理处、出版对应杂志社、外事对应外事处、财会对应财务处等，其他二级单位相对十大类档案预立卷单位而言，与档案馆的工作互动显得没那么有规律性。但实际上，像党群类档案，就包含了纪检、组织、工会、党委统战部、团委、党委宣传部等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料；行政则包含了人事、监察审计、武装保卫、总务、图书等在管理活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料，也就是说，高校档案所有门类实际上是和校属二级单位都有关系的。为了做好高校档案工作，丰富档案馆藏，筑牢档案工作基础，档案管理人员要学会和二级单位领导和兼职档案员打交道，取得各方面的支持，要依靠有关档案管理规章制度和档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一，确保档案门类的齐全和完整。

高校的档案事业可以说是全校各单位、教职工共同的事业，因此，高校的档案要依靠校属各单位和一代代上至校领导重视关心，下至普通教职员工共同积累而形成。具体可以采取以下措施： （1）加强工作指导。《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）出台后，各省纷纷出台了相关细则，江西省就把高校档案管理部门应具有的行政职能写进了细则条款。档案管理部门要建立档案工作网络，与二级单位的工作联系制度，很好地履行对全校各单位档案工作指导、管理、监督、检查的职能，使档案材料的移交形成良好规律；档案管理人员应加强与二级单位领导和兼职档案员的工作联系，采取上门和电话催交相结合的方式，不厌其烦地做宣传、做工作，给二级单位领导和兼职档案员上紧发条，到了时间就按规定及时移交档案材料；另外，档案管理人员还要经常性到二级单位进行档案工作的指导，把国家、省、市以及学校新的档案工作精神传达到单位的领导和兼职档案员，对工作有困难的单位要耐心地进行讲解指导，传授档案工作方法，一次不行两次，两次不行多次，直到二级单位兼职档案员能很好掌握要领，移交符合规定的档案材料为止。（2）加强业务培训。《办法》中档案机构职能之一是开展学校档案工作人员的业务培训。而这里所指的档案工作人员应包括档案馆专职档案员和二级单位的兼职档案员。因此，高校档案管理部门除应加强对专职档案管理人员的业务培训，还应切实加强对全校兼职档案员的业务培训，尤其是十大类预立卷单位的兼职档案员。可以采取走出去，请进来的办法，请省档案局主管业务的专家领导来校开设讲座，组织兼职档案员参加省档案研究会举办的业务培训班，分期分批前往外省高校参观学习先进管理理念和经验等，有条件的甚至可以出国考察，只要是对推动学校档案工作发展有利的都可以去尝试。（3）加强监督考评。《办法》第14条规定：高校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。现在有些高校已逐步尝试建立了对校内二级单位档案工作的年度检查考评制度，对考评情况好的单位进行适当奖励，对不重视档案工作，不认真贯彻落实档案工作的单位予以通报。在此基础上，高校档案馆还可以进一步健全和完善档案工作年度考核与评估机制，细化指标体系，使之更具操作性。

2.3 关注和协调好与档案同仁的关系，能有效促进整体工作水平提升

我们这里所指的档案同仁既包括本校档案馆同事，也包括省档案局主管业务部门和外校档案界同仁两层含义。高校的各个部门和岗位只是分工的不同，没有高低贵贱之别，档案管理人员不应妄自菲薄，觉得自己在教辅部门工作，处于从属地位，不被关注和重视，产生自暴自弃的心态，而应加强学习，积极思考，充分认识到高校档案工作的重要性，爱岗敬业；学会以平常心态面对人和事，尊重领导，尊重同事，对领导不卑不亢，对同事真诚友善，获得领导和同事的信任，营造和谐的办公环境，注意工作的有效衔接，在领导的指导和同事们的大力支持、协助下，集思广益，做好档案管理工作，实现真正意义的分工不分家，小分工大合作。同时，还应注重加强与上级业务主管部门之间和其他高校档案同仁之间的业务交流，通过交流，及时了解和掌握政策，获取信息，总结经验、特色，查找不足和差距，取长补短，共同推动高校档案工作迈上新台阶。

档案管理人员是高校档案管理工作政策的贯彻者、执行者，档案管理人员的管理水平决定着档案门类的齐全完整，档案材料的保管质量，以及档案利用的效用和评价。因此，档案管理人员一定要有较强的为学校存史的档案使命意识，认真履行职责，提高服务质量。同时，还要关注和协调好与学校发文单位、校属二级单位、档案同仁等几种工作关系，工作中赋予前瞻性、掌握主动性，才能创造性地做好档案管理工作，使自己成为一名优秀的档案管理人员。

参考文献

[1]宋建玲 马学强 档案员应协调好三种关系.中国档案.2002.9

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论文关键词：高校,学生档案工作,问题,对策

强化学生档案工作是提高高校学生管理水平的一个重要手段。这项工作有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。目前，高校学生档案管理存在的问题是：学生档案管理意识淡薄，长期处于松软状态，未能彰显出应有的活力。

一、高校学生档案管理意识淡薄的表现

（一）学生方面

通过大量调查发现：大学生们的“学生档案意识”非常模糊。如有61.3%的大学生不清楚“学生档案”包括哪些内容；有47.1%的大学生对“学生档案”的重要性持否定看法。再从大学毕业生对自己档案的处置方式来看：有的随意将档案丢在学校置之不理；有的干脆把档案揣在身上或放在家里；小部分人把档案转到了学校所在地的人才市场，但几年后就忘记这事，更多毕业生则完全将档案遗忘了，不知档案是转回了原籍，还是留在了学校，或是转到了人才市场。很多大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成的“学生档案”会在自己毕业后成为干部档案或工人档案，也不清楚自己的档案会随着自己的毕业离校而发生转递的情况；有些毕业生虽然知道，但对此事不关注。因此可以看出：当代大学生的“学生档案意识”淡薄甚至缺失。

（二）高校管理者方面

高校管理者“学生档案管理意识”不强。具体表现为以下几个方面：

1．从人员配备上讲，很多高校并不是专人管理学生档案，有的虽然配有专职人员，但数量过少或需要兼做其他工作，无论时间投入还是精力投入都不能保证工作需要，“少而不专”的问题较为明显。

2．从业务培训上讲，多数学生档案管理人员未接受过档案管理专业知识和相关法律知识的系统培训，缺乏档案管理的基本知识和基本技能。

3．从管理制度上讲，有的并没建立完整规范的学生档案管理制度制度，有的虽然建立了学生档案管理制度，但并不完善，流于形式，应付上级主管部门的检查。

4．从设施设备上讲，由于资金投入少，没有专门的学生档案库房，现代办公设备不足，很多高校都没有配套的学生档案管理软件及电脑，设施设备都没有达到应有的技术要求，“旧而缺”的问题较为普遍。

这些普遍存在的问题，直接导致学生档案工作质量不高，错、漏、假、乱等情况时有发生。如把档案资料“张表李装”的情况（张三的表格装入了李四的档案袋中），或是错填年龄、身份证号等基本数据，或是毕业生档案错寄、错投等。还有就是本该装入学生档案袋中的资料却没有装入，致使学生档案资料残缺不全。由于平时管理不规范，有的不能按照规定进行档案资料的鉴别、整理、归档、装订，有的档案资料无序堆放在一起，有的甚至随意加入、抽取、涂改、圈画、撤换档案材料，有的借阅手续不严，造成档案或档案资料的丢失、损毁、错乱等。

二、提高高校学生档案管理水平的对策

1.普及学生档案知识，增强学生的档案意识

国家档案局于1996年修改的《档案法》和中华人民共和国教育部于2008年颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》中明确提出要对大学生普及档案知识的教育，组织学生学习本校结合自己实际情况制定的《高校学生档案管理办法细则》，让学生知道学生档案的归档范围。因此，在学生管理实践中，高校应发挥自身的优势,利用系部橱窗、班级黑板报、校园广播、主题团日活动、举行学生档案知识竞赛等多种形式,广泛、深入地加强宣传教育。

其次，可以通过举办相关讲座，对学生宣传与普及档案知识，培养学生的档案意识。如，充分发挥地方高校档案馆(室)的人力资源的优势，邀请具有高、中级档案职称的专业技术人员和档案工作的一线人员来我校开设讲座，让学生更多了解档案知识，产生兴趣，增强档案意识。

再次，可以通过开设相关课程强化学生的档案意识，如开设档案基础公共选修课。中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第三十五条“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。目前我校文秘专业、法律事务专业已开设档案管理基础课程。

只有通过多种形式，让学生更多地、更全面地了解档案知识，增强档案意识，才能使他们成为热爱、支持学生档案事业发展的动力。只有通过宣传学习,使全校师生员工充分认识到高校学生档案的重要性，使大学生对自身档案有一个正确的认识,积极主动地丰富充实学生档案的归档内容。例如，参加学校的大学生文化艺术节、社团组织，竞争学生干部、获得各种技能证书等，不仅丰富档案内容，同时提高了大学生的综合素质。大学生在填写个人档案材料时,做到准确、工整、规范、真实,从源头上解决学生档案归档材料内容少、质量差的问题。

2.树立正确的档案管理理念，增强高校学生管理者的学生档案管理意识

为使学生档案管理工作适应新形势的需要,必须增强高校学生管理者的学生档案管理意识，树立正确的学生档案管理理念。首先要大力宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,增强学生档案管理工作人员的档案意识，明确学生档案管理工作的内容，充分认识到搞好学生档案管理工作的重要性。

在学生管理实践中，搞好学生档案管理工作，它有助于高校因材施教、人才选拔和培养，有助于促进学生的发展，提高学生的综合素质，有助于为毕业生就业提供有效服务等等。高校管理者在现实工作中应重视高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档等，在此基础上，做好学生档案管理工作，并进一步合理开发和利用学生档案的建档工作，督促学生，提升学生的综合素质。

3.重视学生档案管理，加强学生档案管理队伍建设

要想搞好高校学生档案工作,就必须建立一支强有力的学生档案管理队伍。各个系部配备具有高度责任心的专职人员从事学生档案管理工作，并不断提高他们的业务水平,以适应新时期档案管理的需要。每年邀请上级档案主管部门专家、学生档案管理的先进单位来校介绍经验，高校档案室的专业技术人员每月对学生档案管理人员进行业务学习，各系部进行学生档案管理专题研讨，使他们不仅要熟悉学生档案管理业务工作的各个环节、步骤，还应掌握学生档案管理方法。高校专职学生档案管理人员应当加强自身学习，提高文化素质。新时期高校档案面临许多新问题，同时也给高校学生档案管理工作提出了更高的要求。学生档案管理人员要充分认识到学生档案管理工作的重要性，在工作实践中不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及学生档案工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进学生档案管理工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

4.发挥学生档案管理功能，重视学生档案信息的研究与开发

齐全、规范、完整、有序的学生档案，不仅能真实生动地记录这所学校教育教学发展进程，而且能反映出其办学质量和管理水平的优劣。这时的学生档案，就成了历史的见证，成了学校管理全过程中最真实、最可靠的信息来源。高校学生档案管理工作人员应当根据现在高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,有针对性地对学生档案资料进行分类汇编,认真研究开发大学生信息资源,在知识、能力、品德等方面发现学生的优点,为学生在大学的发展提供指导，为学生的未来发展提供丰富的档案资料。

5.加大学生档案管理工作的投入，更新学生档案管理技术、手段和设备

随着招生规模的不断扩大,学生档案数量逐年增加,档案内容更加完善,传统的手工管理已不能适应快速发展的高教事业。这就需要加大对高校学生档案工作的硬件投入。一是实现微机化管理。当前我校各部门基本上都配有电脑,因此,开发适合我校学生管理的学生档案管理软件,把高校学生档案管理从落后的手工操作转化为现代化管理已是势在必行。二是实现学生档案检索内容的数字化,使其各部门学生档案信息资源共享,从而达到更加快速、系统、全面、准确地提供每个学生档案材料的目录。

综上所述，高校学生档案管理工作是一个系统工程。档案管理工作者要根据当前高等教育发展的新形势,从加强创新教育、素质教育入手,认真研究开发大学生档案信息资源,在知识、能力、人格、素养等方面发现学生的优点和长处,以便于因材施教。这对于加强学生管理,帮助学生成才,指导学生就业等都有重要作用。只要思想上重视,制度上落实,科学规范工作,就能更好地管理好学生档案,就能最大限度地发挥高校学生档案的作用,从而为高校学生的教育管理起到应有的作用。

参考文献

1 董娟,李红梅,张传新.高校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].山东农业大学学报(社会科学版),2003,(4).

2 周冀,潘玉驹.也谈高校学生档案的管理与开发利用[J].浙江档案,2005.

3 朱维华,李涛安.信息的市场化趋势与高校图书馆信息资源的开发[J].图书馆论坛,1999,(5).

4 柳卫莉.地方院校图书馆为地方经济文化发展服务的思考[J].图书馆论坛,2003,(3).

5 刘萍.开发档案信息提高人才素质[J].大学图书情报学刊,2000,(2).

6 徐频.高校学生档案的现代功能及其实现[J].天府新论,2006(3).

7 陈慧.高校学生档案网络化管理模式初探[J].科技信息,2006(3).

8 常欣.高校学生档案管理之我见[J].忻州师范学院学报,2006(12).

9 孙康燕.新形势下的高校学生档案工作[J].教育与教学研究,2006(10).

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关键词：高职 档案工作 档案建设 发展目标

一、档案工作发展现状

1.基本情况

档案馆负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，开展档案的开放和利用。目前，我院档案馆有3名专职档案员，其中本科学历1名，研究生学历1名，在读博士研究生1名；高级职称1人，中级职称2人。馆长全面负责档案馆、校史陈列馆及全校档案工作，其余2名工作人员分别负责档案工作的技术管理、业务指导、资源管理与综合管理工作。此外，学校兼职档案员的人数为34名，负责学校各部门档案的收集、整理、归档、移交。

现馆藏档案总数截止2013年12月13日27576卷，底图17682张。案卷按照高等学校档案实体分类法分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、人事、照片、特殊载体、文书、示范建设、评估共十六大类。档案馆面积为409.62m2，其它用房66m2，校史陈列馆面积641.4m2。

2009年，档案馆开始使用高校档案管理软件，将档案管理并入高校档案馆的管理之列，加强档案工作的规范化、数字化、信息化建设，通过管理手段与模式的转变，使我院的档案管理与时俱进。

2.工作思路

提高档案意识，增强宏观管理。健全全校档案工作网络的二级管理，德阳、青白江校区档案工作实行综合管理，坚持集中统一管理原则，统一领导，统一机构，统一制度。坚持档案规范化管理，重视专兼职档案员队伍建设及培训，提高业务工作水平和档案知识涵养。不断更新档案自动化网络化管理设备，逐步实现档案数字化与信息化。不断改善服务方式与手段，提高档案信息服务水平和质量。

3.组织管理

四川建院档案工作由院长领导，主管副院长协助院长负责。图书信息中心主任为部门主管，档案馆设馆长一人。在全校形成了档案馆、学生档案分室、人事档案分室、财务档案分室以及各部门配备的兼职档案员的档案工作系统，各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人。档案馆对全校档案工作进行组织、协调和管理。

4.管理措施

在四川省教育厅、四川省建设厅、四川省档案局的领导下，以及省档案局经科处、高校档案工作协会的指导下，依托学校档案馆为主体、各部门兼职档案员形成的档案工作网络系统，执行我院《档案管理规章制度》，切实将档案工作落实到人头，保障学校档案的全面性、准确性和持续性；落实档案管理岗位责任制，制定并执行档案工作院长、主管副院长、各部门主管领导职责、专职档案员岗位职责、兼职档案员岗位职责，并由档案馆进行业务指导、监督和检查全校档案工作；以南大之星档案管理系统为手段，实现档案的数字化、网络化管理；有计划地培养档案员，提高档案员的素质，保障档案信息的挖掘、编研与开发利用。

二、今后工作方向

学院的档案工作虽然取得了一定的成绩，但管理水平还有待进一步提高，在四川省教育厅、四川省档案局的领导下，在省档案局经科处、四川省高校档案工会协会的具体指导下，我院将以此次达标为契机，以评促建，以评促管，以评促改，切实落实改进措施，争取建成数字化档案馆。

三、发展目标

四川建院档案馆的短期目标是：以2013年达省二级标准为新的起点，坚持以评促建、以评促管、以评促改，切实落实改进措施，争取三年以后申请档案工作规范化管理达省一级标准认定。

我院档案馆的发展目标是：不断提高档案专兼职管理人员的综合素质和业务水平，加强档案管理手段自动化、形成积累程序化、档案整理规范化、归档范围清晰化、重要档案数字化、数据录入标准化、档案检索网络化、利用服务人性化，逐步实现档案馆全面现代化、规范化、智能化、数字化、信息化的科学化管理。

参考文献

[1]王雅南 高校档案工作规范化管理途径探讨.教育学文摘[J]，2011，11下，总第44期，7-8。

[2]四川省教育厅 四川省档案局 四川省高等学校档案管理办法实施细则（试行）.川教〔2009〕204号，2009，08，28。

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【论文摘要】扩招背景下，《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。要使其更具现代化和科学化水平，就必须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备等方面进行提高。那么如何更好地开展高校的教学档案管理工作，本文将试做阐述。

百年大计，教育为本。为提高国民素质、建设富强、民主、文明、和谐的社会主义现代化国家，我国去年公布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》），《纲要》为我国的教育发展作了详尽的规划，对我们解决当前普通高校教育中存在的各类问题都有重大的指导意义。

同时，近几年来，我国大多数高校在规模上快速扩张，所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。

一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题

《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求，教育观念相对落后，内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。

（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导，对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对教学档案管理难以做到按需足额投入。

（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全，相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规，或者未能严格按法规管理档案，档案管理混乱、不规范，导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂，需要时难以发挥档案服务作用。

（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱，队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏，大多数来自于学校其他专业的老师，部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养， 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。

二、普通高校教学档案管理的改革思路

随着我国高等教育事业的改革和不断发展，教学档案作用的发挥显得更加突出， 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。

如何解决高校教学档案管理面临的这些问题，《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理，健全教学质量保障体系，改进高校教学评估”、“做好学生成长记录，完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:

（一）提高对教学档案管理重要性的认识

（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证，又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序，帮助完善教学过程，使高校教师在教学工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作，包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等，为学校教学评估提供了第一手资料，是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，教学成绩如何，主要看教学档案收集得是否齐全，教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。

（二）强调教学档案管理的规范性和流程性

1.明确档案收集的范围和收集主体

建立健全高校档案管理制度，是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料，有关管理部门应该根据档案分类和用途，明确各类档案收集的范围，以提高档案管理工作的效率和效果。

2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程

高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的，哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性，必须建立一套完整的教学管理制度，统一格式，规范内容，做到有章可循、有据可依。

（三）提高高校教学档案现代化管理水平

（1）加强高校电子教学档案的管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大，电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。

高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度，对电子文件采取集中统一管理，根据电子档案的特性，从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑，制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度，加强监督和指导工作，把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。

（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划，制定出档案信息网络建设的总体规划，使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。

三、结束语

《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”，因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性，认真学习《高等学校档案管理办法》，结合高校自身特点，积极配合学校教学档案工作的开展，使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。

参考文献

[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)

[2]对加强高校教学档案管理的思考，白雯，甘肃教育201107

[3]高校档案管理时代化对策浅析，李玲，科技创新导报2010/21

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一、新闻与传播学院档案资料的特点

新闻与传播学院档案从属高校档案， 是高校档案的重要组成部分。同时它作为艺术档案的双重身份，根据新闻与传播学院档案形成和存在的环境， 它具有以下一些突出特点。一是复杂性，新闻与传播学院作为高校的艺术院系，它同时具有播音与主持艺术专业，广播电视编导专业，广播电视新闻专业，播音与主持艺术专业与广播电视编导专业属于艺术类专业。新闻与传播学院的艺术档案在种类、内容、载体及外观等方面具有广泛的多样性，这在其他专门档案里是很少见的，2002年 2月1日开始执行的《艺术档案管理办法》将艺术档案定为：文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。i因此，它具有一半以上的艺术档案。由于新闻与传播学院的艺术档案涉及文化艺术和高等教育两个领域，所以作为高校培养专业艺术人才的艺术院系与普通院系相比在学科领域、专业设置、教学方法、课程安排和教材编制上有着艺术院系自身的复杂性。二是规模小，信息来源窄。新闻与传播学院作为高校二级系部单位主要记述了本院系的教学、科研和社会服务活动的过程和成果。与校档案馆相比， 由于校档案馆的服务对象是全校师生， 所记述的是整所学校发展的历史过程。因此， 院 （系 ）档案相对显得规模较小， 信息量较少， 内容较单薄。新闻与传播学院作为学校直属的业务单位， 主要收集的是院 （系 ）教学档案， 如教育教学计划、总结， 教师的教学计划、教案， 教学科研， 学生在校期间的表现和奖惩， 工作实践发明创造等， 主要来源是本院 （系 ）的师生， 信息不够广泛。

二、新闻与传播学院档案管理现状

笔者认为，目前新闻与传播学院档案管理较混乱，主要体现在以下几方面：一是对档案工作重视不够。长期以来，相当一部分人员对新闻与传播学院档案管理工作认识不足，认为档案管理就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没有直接联系，不能为新闻与传播学院创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付查档工作就行。二是档案管理制度的不健全，落实不到位。甚至是没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。三是新闻与传播学院艺术档案管理专业人员不足。很多兼职档案员非档案管理专业出身，专业知识和艺术素质的不足加之继续教育的缺乏，使得部门档案管理工作者力不从心。相当一部分档案管理人员未做到真正的档案管理，处于为了收集档案而进行管理的阶段，档案管理未能有效的融入院校管理，无法做到档案信息管理的系统化和专门化，在管理过程中容易出现漏洞，如不尽快改进对学院的长期发展会产生不利影响。

三、新闻与传播学院改进建议

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关键词:声像档案; 管理; 思考

1声像档案的特点

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案的记录方式，具有时间性和特定性，它超越时空，作为历史凭证让人们在回顾、重现这些历史资料时，能把当时记载的事件、事物、人物都真实、直观、形象地再一次显现出来，使研究资料的人们不但能闻其声，还能见其形，检索到当时特定的情景和表情，对所研究的历史资料有一个更加充分的认识和解读，所以声像档案的建立具有重要的意义，它的信息利用和珍藏都具有非常重要的价值。

2 声像档案的管理现状

目前高校声像档案管理中还存在着归档不完整，保管条件不完善，管理不规范等问题，这在一定程度上限制了它的有效利用，不适应现在高校教育发展需要。

2.1声像档案的归档意识淡薄。高校在发展壮大，学校开展的活动也越来越丰富多彩，这些丰富多彩的活动，就是声像档案形成的基础，是第一手资料，但很多高校没有建立和完善声像档案的管理制度，缺乏有效的保障措施，同时因从事声像档案管理工作人员较少，很多系、部、处、室所开展的活动，声像档案管理工作人员不能亲自参加，兼职档案工作人员又要忙于自己其他工作，而会疏忽这项归档工作，缺乏归档意识，致使活动资料散落在各自手里，声像资料不能及时地进行归档并交到档案室备查，造成收藏的声像资料与实际开展的活动数量不相符合，以致不完整、不全面的局面。

2.2声像档案的归档质量不高。声像档案的归档要求与其他纸质档案有所不同，它具有较强的时效性和特殊性。因此，声像档案的归档，不但要有归档意识，提高归档率，还要有归档质量。

声像资料拍摄后，它的原始性，要靠立卷质量去保证。由于某些单位为了节约成本，一盘摄像带子反复使用，容易导致信息灭失，同时，拍摄信号会逐渐衰减，影响播放质量，拍摄完新的内容后，一定要尽快注明所拍摄的时间、地点、人物、事件等情况，不然时间久了，摄影人员日后回忆起来也难以保证它的完整性和准确性，使归档质量大打折扣，影响声像档案的长久保护和开发利用。

2.3 声像档案保管条件不完善。由于声像档案的保管有一定要求，一般各高校的综合档案室是能够符合这个条件的，但高校的各部门要满足这个条件就较难。特别是由于四川成都的气候湿度较大，拍摄的磁带容易受潮，因此拍摄完后就要及时地进行处理，以保证拍摄资料的原创性和最佳效果，保障立卷质量，避免气候原因影响声像的最佳播放效果。因此，声像档案一定要尽快地处理所拍摄的内容，无论是影像资料还是图片资料，都要尽快归档并移交给综合档案室，使资料在符合保管设备的条件下妥善进行保管。

3 对声像档案管理工作的思考

声像档案管理工作要在收集、整理、利用等方面逐步得到完善，就需要在声像档案管理办法中采取有效措施，探索管理新方法，提高管理水平。

3.1 加强宣传 提高认识。高校领导对声像档案管理工作的重视，以及学校教职工的支持是做好声像档案工作的重要保证，它不仅是高校档案主管部门的事，更是学校各级各部门的事情，因此，一定要加大对相关档案法规的宣传力度，使教职工充分认识声像档案的重要性，明确职责抓落实，建立健全声像档案管理制度，转变工作理念．变被动为主动，实现声像档案的集中统一管理。

3.2 加强声像档案管理办法。声像档案不同于纸质材料档案，不易收集和立卷了，因此，声像摄制拍摄后，要尽快进行整理、立卷、编号等过程，避免因按错一个键，或计算机遭病毒出现的故障，丢失全部重要信息。除了及时地进行处理和归档资料外，还需要有一个专门的保管设备，这也是非常必要的。声像档案的保管, 它需要有恒湿、恒温、防磁、防震、防火、防光等条件，才能保证资料的永久性和利用效果，做到规范管理，延长声像档案使用寿命，因此，声像档案要独立成卷，配备符合声像档案的保管设备就必不可少。

3.3 结合实际，合理整理

3.3.1 初步筛选。在整个收集整理声像档案过程中，声像档案的整理过程比较辛苦，各高校的档案工作人员把最初的资料收集起来后，按照相关文件规范的要求进行初步的筛选、剪辑等工作程序，确定是否具有保存价值后，并将主题不突出，图片不清晰的资料删除掉，完成初步筛选。

3.3.2 合理分类。声像档案的分类，是各自学校视其具体情况而设定的，他们分别以人物、活动和时间进行分类，相互补充，相互依存，使其更加合理，再把筛选出来的资料分别进行编号规范整理，注明时间、地点及内容，并与文本档案相关内容完全一致，在查找资料时，真正提高工作效率。

3.3.3 确定冲印数量与刻录内容。由于纸质照片的入册数量没有具体的硬性规定，只能根据各高校的不同要求而确定，电子照片一般都比入册照片数量要多，选出需冲印的照片后，再将其冲印并入册，其他未冲印的照片，又有一定的收藏价值，再刻录成光碟保存，这样，有助于长期保管以备查找。

3.3.4 注重业务培训，提高业务能力。要完成声像档案的管理工作，工作人员不但要掌握一定的摄影知识和摄像知识，还需要具备一定的审美能力和鉴别能力。因此，加强和提高档案工作人员的素质培养，就非常重要。要经常对专职和兼职声像档案人员的业务进行培训，并派他们到兄弟院校去相互学习，吸取其他高校的先进经验，在日积月累中丰富他们的知识，提高他们的能力，以此奠定良好的基础，营造良好的工作氛围。同时档案管理工作需要有一定的连贯性，对专、兼职档案人员的工作岗位要尽量固定，减少流动性，避免工作人员岗位的变换，所带来的工作不熟悉、资料流失等状况，让他们在工作中逐步熟练掌握档案工作的基本要领，提高自己的综合素质。

总之，档案是学校的宝贵财富，而声像档案更是在学校对内对外宣传中起作相当大的作用，所以进一步改进和加强声像档案管理办法，让其更具科学性、实效性，具有重要意义。为此，还应积极加强学校档案主管部门、学校宣传部门及各个立档部门之间的相互配合，畅通收集渠道，上下齐心，齐抓共管，接受学校综合档案室专业性的业务指导，全面收集、整理声像档案，做好档案的移交工作，为学校档案集中统一管理奠定基础。

参考文献

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【关键词】高校学生档案；利用率

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案不仅起到再现历史的作用，更具有重要的现实利用价值。而高校学生档案利用服务工作是以档案信息资源为利用服务目的，通过多种途径、形式、渠道和方法开发、传递档案信息，实现学生档案价值的过程。由于种种原因，高等院校学生档案利用率始终相对较低，无法满足高校广大师生员工的需求，是摆在高校档案工作者面前的一个十分重要的任务。

1 高校学生档案利用率低原因分析

造成高等院校学生档案普遍利用率低这一现象的原因分析：

（1）高等院校学生档案意识不强是某些学校从领导到各个职能部门，档案意识不强，收集档案不积极、不准确、不完全，对档案室的建设从人力和物力、财力投入不够，造成高校档案室学生档案资源不丰富。学生档案的收集从学生入学开始档案收集不规范，不齐全。学生档案收集后经过学生、辅导员、院系、学生处、教务处、档案室等等许多中间环节，容易造成学生档案的遗失和损坏，许多学生档案根本不完整，造成今后查档者查不到或查不齐可利用的档案资料。

（2）档案管理人员业务素质不高，学生档案管理软硬件滞后。高等院校档案管理人员中真正档案专业毕业的极少，业务素质不高；有的档案工作人员不固定，流动性大；相关人员档案业务知识培训少、不健全，更容易造成学生档案的收集、整理、保存都不规范，再加上服务意识不强，都要影响学生档案的利用率。还有就是高校学生档案室现代化建设落后，领导重视不够，投入资金少，许多高等院校档案室现代化建设落后，档案信息检索工具不健全，还有很大一部分院校还停留在手动查阅档案阶段，不但耗时长，而且效率又低。很多学校档案工作人员忙于文件材料的收集、整理、鉴定等工作环节上，而无暇开展利用和编研工作，特别是学生档案的利用。

（3）高等院校档案工作宣传力度不够。由于高等院校的工作重心向教学管理等方面偏移，思想认识上的差距，档案业务宣传方法的单调，以及宣传力度不够等原因，学生档案宣传工作做的不到位，没有把学生档案工作和学生档案的重要性宣传出去，致使学院师生员工甚至学院领导对学生档案工作和学生档案了解甚少，一些人更是不知道如何去查学生档案，去利用学生档案。应当强化档案宣传工作，通过举办展览、召开会议或撰写文章，要利用简报和目录索引，介绍多种检索途经和编研陈国，选编档案利用效果实例，树立和增强人们对学生档案的利用意识。

2 如何提高高校学生档案利用率

提高高等院校学生档案的利用率，必须按照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规的要求，根据学生档案形成过程的特点，依法、科学地强化高等学校学生档案管理工作，保证学生档案利用质量的最优化，并实现高等学校学生档案资源价值利用的绩效化。如何提高高等学校学生档案的利用率？本文就此谈几点认识。

（1）建立健全各项规章制度是提高高校学生档案利用率的重要保证之一。参照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规制定诸如《学生档案收集管理办法》、《学生档案接收制度》、《学生档案档案利用制度》和《学生档案工作人员岗位责任制》等规章制度，从而规范高等学校学生档案工作在各个环节上的流程和标准，明确学生档案工作人员的职责范围，为确保学生档案利用率提供坚实的基础。

（2）逐步实现学生档案管理现代化。目前，高等院校办公自动化已广泛启动，学生档案管理的现代化、数字化也是必然趋势，这对提高高等学校学生档案的利用率具有重要的意义。随着科技的发展，利用计算机系统，实现学生档案信息资源的收集、分类、整理、检索，由传统的手工操作过渡到以计算机为中心的现代化管理方法，方便使用者查询借阅档案。通过现代化的手段对学生档案的管理，不但能提高学生档案的管理、收集和利用，而且能使学生档案管理工作更加规范。这样学生档案管理工作人员在提高了工作效率的同时，也大大提高了学生档案的利用率。

（3）高等学校学生档案的收集要全面、完整、翔实，是提高利用率的前提。要处理好丰富馆藏和提供利用的关系。实现增馆藏、重开发、促利用的档案工作环境。首先，要从优化丰富馆藏结构上下功夫，以事实求是的科学态度，针对凡是能够反映学校发展建设等各方面的档案资料，都要积极广泛收集各方面的档案，例如，我院作为体育院校，拥有在国内外大赛取得优异体育成绩的优秀运动员，以及具有丰富经验的老教授，他们的各方面资料和学术成就，这些都是学校一笔很好的校历财富。要使之资料形成体系，形成特色，使档案部门成为学校重要的信息中心，增强档案的利用价值。

高等学校的学生档案涉及到高等院校许多部门，涉及面广，工作繁杂，所以这就要求我们的学生档案工作人员责任心要强，收集要及时主动，还应该有鉴别档案资料真实性和完整性的专业知识。学生档案工作人员首先应熟悉馆藏，提高认识，精通业务，努力提高案卷质量，熟悉学生档案的存放内容、地点等，以便能及时、准确的提供给查档的师生员工。其次，学生档案工作人员要进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作、端正服务态度，才能变被动为主动，热情接待来查档的师生员工，以热情、周到、细致、高效的服务提高学生档案的利用率。