高校数字化管理范文
时间：2023-06-22 09:49:50
导语：如何才能写好一篇高校数字化管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
高校图书馆中收藏了很多图书，为学生提供图书阅览服务。随着时代的发展，高校图书资源数字化管理提上日程。
一、高校图书资源数字化管理的意义
高校图书馆为学生提供诸多资源，学生可以在这个地方进行交流，答疑解惑、分享成果等。现在生活节奏加快，人们对资源的需求量大，精确度要求也较高，因此，对图书资源的要求较为高。现在，高校学生在获取资源时一般选择在图书馆里面检索资料，因此，图书资源数字化管理必须不断完善。为了满足学生的需求，图书资源数字化进程要加快，图书馆还要尊重学生的需求，提高服务水平。此外，网络资源更新速度快，为了能够跟上时代的需求，为学生提供更加丰富的资源，高校图书资源数字化管理必须不断发展和完善。
二、高校图书资源数字化管理的现状
图书馆作为信息聚集地，其资源丰富，人流量大。图书资源数字化管理主要是在计算机上管理大量的数据。但是，调查显示，部分高校图书馆还没有做到图书资源数字化管理，有的高校图书馆还是以传统的方式（藏书）进行管理，致使很多珍贵的资料流失。传统的图书资源管理方式是以纸质资源为知识载体，学生到图书馆借阅资料需要进行登记，人工检查图书借阅卡，而且对借阅者的借阅权限及借阅天数等采用人工计算、手抄的方式来进行。这就导致学生还书的时候程序烦琐，数据复杂，容易出错，去图书馆借阅书籍的积极性被严重打击。高校图书馆没有完善的信息管理系统，不利于学生的借书和寻找相关图书资源，也阻碍了图书资源数字化管理进程。
三、实现图书馆资料数字化管理的途径
1.建立图书资料信息网络，实现联网和资源共享。高校图书资源数字化信息管理主要依靠计算机技术、信息技术，这些技术为图书资源数字化管理打下坚实的基础。现在，很多图书以电子档或者扫描件的形式在网络空间被分享，图书馆建立图书信息资源网络系统，还可以与其他图书馆或者出版社进行合作，引进更多资源，实现资源共享。
2.通过建立标准化数据库，实现图书资料的数字化管理。图书资源数字化后需要存储在一个标准化的数据库中，建立数据库的途径有以下几种：一是分析高校自身需求，在学校各项规范的基础上建立完善的资料数据库，可以与其他图书馆进行合作，分享资源，实现图书资源数字化管理。二是将图书馆的书籍按照学生的专业和内容范畴进行分类，并安排在指定区域，然后在计算机上建立检索链接，使学生能够在最短的时间内找到需要的资料。三是为了更新图书馆资源需要借助图书数据库，将新的知识和科研成果保存到数据库中，运用网络将资源进行整合。经过这样一系列的操作过程，数据库里面的资源量会不断增加和更新。
3.增加资金投入，提高管理设备的质量。高校图书资源数字化管理过程离不开设备支持。建立数据库对计算机设备质量和系统内部构造要求较高，只有引进高质量的设备才能够将图书资源数字化管理的优势显现出来。新型设备能够提高数据信息的安全系数与数据分享速度，在后期数据系统维护上能够减轻技术人员的难度和数据损失量。此外，新型设备内部防盗措施和计算器的防攻击能力较强，防范不法操作及黑客、网络病毒的攻击，提高网络环境的安全性。图书馆建设也要根据其所处地域的经济发展情况，在图书馆管理中引进网络技术，增加资金投入，合理规划图书馆发展，避免出现资金浪费的情况。
4.扩大服务范围，提高图书馆管理者的素质。高校图书馆归根到底还是一个为学生和教师服务的地方，其建设主要围绕教师和学生进行的。高校图书资源数字化管理需要满足学生方便、快捷的读书需求，建立网上咨询平台，学生遇到无法解决的问题时能在此平台上进行询问。学校最主要的活动是教学活动，因此，图书馆的图书资源大部分是与学生的专业相关。除此之外，图书馆可以适当地扩大书籍资源的范围，引进新书后要及时公布在图书馆网络系统中，使读者能在第一时间借阅。高校图书馆数字化管理过程中出现管理者的操作能力和素质不符合要求的，学校应该加强管理者的培训，提高其服务意识。同时，高校图书馆要积极引进高技术人才，为学生和教师提供更为专业、优质的服务。
四、结语
图书馆是学生学习和知识交流的场所，也是工作人员补充知识，提高能力的场所。高校图书馆只有不断与时俱进，在推动数字化管理的过程中不断发展和完善，才能满足读者的不同需求。
作者:王婉 单位:长春工业大学
参考文献：
篇2
【关键词】高校教学档案；数字化管理；问题；对策
随着科学技术的不断进步，高校教学档案呈现急剧增加的现象，这种现象的出现导致高校教学档案管理发生了较为重大的变化，这种变化使得高校教学档案的数字化管理方式应运而生，但在实际的高校教学档案管理过程中，由于环境因素、人为因素、管理方式等导致高校教学档案的管理问题越来越明显及突出。
一、现阶段高校教学档案数字化管理过程中存在的问题
（一）教学档案的内容不完善。由于高校课程较多且文理学科的差异较大，教学效果由于各种因素可能存在一定的动态变化、分散现象及多样性等，这些不定因素会导致教学档案出现变化，教学档案属于教师教学成果的反映，因此部分教学会出现交教学档案不积极、材料不齐全及漏交等现象，导致高校的教学档案缺乏真实性及完整性。（二）教学档案数字化管理受到教学档案特点的影响。高校的教学档案由于涉及面广、档案数量多及周期性、专业性较强，导致在管理的过程中会出现较多的问题，这些问题的出现严重阻碍着数字化管理建设的进程，在教学档案的管理过程中对于教学档案的收集、分类及动态变化等较难掌握，导致教学档案管理方式受到档案特点的严重影响。（三）高校教学档案管理方式较为落后。在信息技术不断发展的今天，高校教学档案数字化管理过程中拥有性能较好的硬件设备及技术，但由于教学档案数字化管理工作人员的计算机操作水平较低等原因，在管理过程中还会出现手工操作代替计算机操作的现象，原有的以案卷及纸张为档案收集、整理手段的管理方式依旧存在，不仅在一定程度上加重了档案管理人员的工作量及工作强度，还影响了高校教学档案管理工作水平的提高。且在教学过程中教师依旧沿袭利用自身经验进行教学，使用教学档案教学的实施较少，一定程度上阻碍了高校教学档案的数字化进程。
二、高校教学档案数字化管理中存在问题的相关对策
（一）对教学档案的鉴定方式进行创新，提高教学档案的可信度。将连续性较强的教学档案相关信息进行适度的公开，针对教科书的采购、编写及教学经费的各项支出等进行适度的公开，针对教师团队的实结等进行公开，学校应对教师的实习内容进行确认及监督、判定，在管理的过程中一旦发现异常及造假现象及时给予指出并更正，深入挖掘教学过程中存在的问题，督促教师进行改进，提高教师的教学责任感，促使教师规范自己的教学活动及教学方式。将学生作为教学档案管理的监督人员，针对教学计划、教学总结及师生谈话记录等内容实施学生的参与及监督，让学生对教学档案的内容是否符合真实情况进行审核及检验，防止出现教师随意填写教学档案及没有将课堂教学过程中真实的教学活动反映出来的现象。采用不记名的方式让学生对教学档案内容进行反馈及评价，规范教师的教学行为，促进教师创新教学方式，提高教学质量及教学水平，防止出现随意填写教学档案的现象。（二）完善及优化信息基础设施建设。针对高校内进行教学档案数字化管理相关的基础设施进行完善及优化，主要针对档案管理室的计算机、路由器、服务器、存储器、交换机、复印机、打印机、扫描仪、数据库管理系统、信息安全管理系统、操作平台等基础设施进行全面的检查后，将一些已经无法使用的基础设施进行更新，针对软件及硬件设施较为落后的基础设施进行优化及升级。只有不断将教学档案的数字化管理基础设施进行完善及优化，才能保障教学档案数字化管理水平的提高，高校教学档案的相关工作人员还应根据计算机的优化及更新进行相关使用方式、技术及操作技术等技能的学习及强化，从根本上提高教学档案数字化管理的水平。（三）建立及完善教学档案数据库。在高校内部网站将学校的教学管理通知内容、下发文件的内容及教学管理相关规章制度等信息进行，全校的师生及管理人员能通过网站对学校相关事宜及管理方面的内容进行了解及知晓，提高了教学管理的效率。针对教学管理系统开设网络交流平台，增加教师与学生之间的交流及互动的机会，赋予学生一定的知情权，让学生针对学校管理过程中存在的一些漏洞、不足之处及不完善的地方提出意见，并由学生进行监督是否按时完成，促进教学管理的个性化及透明化。建立相应的教学档案数据库，在进行教学档案的查阅过程中能根据相关的专业、课程、计划、实习及总结等内容查询相关的教学档案信息，实现教学档案统计、鉴定、查阅及编研的完整化及系统化。
三、结语
综上，针对教学档案进行数字化管理过程中存在着较多的问题，这些问题的出现严重制约及阻碍着教学档案数字化管理的发展及进步，因此在实际的高校档案数字化管理过程中，应实施针对性的对策将存在的问题进行解决。针对高校教学档案实施数字化管理主要是健全高校的教学档案管理制度、对教学档案的鉴定方式进行创新、完善及优化信息基础设施、建立及完善教学档案的数据库，提高高校教学档案数字化管理的质量及水平，促进数字化管理的可持续发展。
【参考文献】
[1]蒋娟.浅议高校教学档案数字化管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2014(15):139-140.
[2]程迎春.高校教学档案管理中存在的问题及对策[J].辽宁农业职业技术学院学报,2014(06):43-45.
篇3
一、照片数字化管理的必要性
高校档案部门经过多年的发展和努力，已经积累了大量反映学校历史发展与变迁、具有收藏和保管价值的照片档案。作为一种记录历史的载体形式，它，生动、详实、形象地记录了学校的发展历程。随着时间的推移，这些照片档案的重要性和保存价值也日益凸显出来。而目前高校在照片档案的保管与检索利用等方面存在着许多不足之处，影响了照片档案的质量，限制了价值的充分发挥。
1、传统照片档案难于保管。照片档案主要包括以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的传统意义上的照片和以电子数字形式存储在磁性介质上的数字照片。由于传统光学照片是由感光材料制成，不管是彩色照片还是黑白照片，耐久性差，受外界影响较大。无论你如何注意保护，都会随着时间的推移，出现影像褪色、渗化、失真甚至消失等现象；在环境因素的影响下还会出现腐蚀和霉变，影响照片档案的原价值和有效利用。同时，照片档案对保管条件的要求非常严格，既要防潮、防湿；又要防虫、防光；还要防干、防灰尘。否则，就会成为一堆垃圾。只有对照片档案进行数字化管理，才能够有效防止上述情况的发生，达到永久保存的目的。
2、传统照片档案占用空间大、管理混乱、检索利用不便。首先，由于照片档案大都是用相册或卷筒纸来进行手工操作，这样就占用了档案库房的很大空间，而且存放位不同，有的照片尽管内容彼此密切相关但由于规格的差异而必须分开存放，失去了叙事的连贯性，保管和查找起来也很不方便。第三，照片档案缺乏统一的行之有效的分类标准，导致各行其是，各定规章，使得照片档案的管理非常混乱，给检索利用带来很多不便。此外，已存档的照片借出使用后一旦收不回来就无法弥补。
二、照片档案数字化管理的可行性
档案数字化是随着计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术在档案管理中的应用而出现的一种新事物。利用信息技术对信息资源进行收集、整理、开发、利用是数字化的主要内容，照片档案数字化管理正是顺应了时展的要求。
1、先进的现代化设施为照片档案的数字化管理提供了物质基础。随着计算机在高校档案工作中的广泛应用，扫描仪、彩色打印机、数码照相机、光盘刻录机等先进输入输出设备的出现，大容量的数字化存储设备加光盘、硬盘库的推出，为照片档案的数字化管理奠定了物质基础。高校档案工作将以管理纸质档案为主扩大到管理光盘、硬盘为载体的机读档案，将从实体档案管理转变为档案信息管理。
2、新影像技术的发展是照片档案数字化管理的关键。由于新的影像技术的发展，特别是数字技术的发展，使得照片的产生方式发生了重大变化，如数码相机、数码摄相机在信息形式存储在磁性介质上的数字照片档案。这部分档案产生时就是以数字形式进行存储的，它没有传统照片档案的底片，也不能以传统照片档案的管理方式进行管理。计算机技术与声像技术的发展为照片档案的数字化管理提供了强大的技术支持。
3、网络技术的应用与普及是照片档案数字化管理的保障。随着宽带技术的迅速发展，各高校都普遍建立了局域网，实现了校园的网络化管理。信息的存储、传输、检索和利用也越来越多地依赖计算机和网络技术，从而大大加速了信息开展利用的步伐。这就给高校照片档案向数字化、网络化方向发展提供了契机，运用现代扫描、刻录技术把照片档案制成光盘或存储在电脑硬盘中，然后登录上网，实现照片档案资源的网上共享。计算机和网络技术的发展为照片档案的数字化管理开辟了前所未有的发展空间。
三、照片档案的数字化存储
照片档案的数字化主要通过以下两种途径实现：第一种是对传统照片(或底片)利用扫描仪或数码相机等设备进行数字化转换，取得数字化图像并输入电脑中。这种方法，根据扫描仪档次的高低，能得到不同精度的数字化图像。这是对历史照片最有效的保护方法之一。第二种就是利用数码相机拍摄各项活动，直接形成数码照片(数字化图像)，并通过接口电缆传送到电脑进行保存。用这种方法得到的照片没有底片。对传统照片进行扫描是实现照片档案数字化的重要途径，本文主要侧重这一问题进行阐述。
1、确定照片档案数字化的有关规定
(1)图像色彩模式的选择。数字图像的色彩模式有RGB、CMYK、LAB等。选择图像的色彩模式时应遵循保真度高与通用的原则。一般扫描仪和数码相机记录的是RGB模式的图像信息。RGB模式是扫描工作中最常用的模式。建议在扫描照片时，无论是黑白照片还是彩色照片都应选择36位RGB模式彩色作为数字图像模式。这种模式不仅通用性与保真性能好，而且能使图像色调与层次更加细腻丰富，最大程度地还原照片档案的原始信息。
(2)扫描分辩率的确定。扫描分辩率决定了图像的清晰度和图像文件的大小。在二者之间成正比例关系(即：要提高图像的清晰度，就会增大图像文件；要减小图像文件，就会降低图像的清晰度。)增加分辩率会使文件大小成几何级数增长。分辩率的大小比较难以把握，但通常情况下一般是由照片档案的最终用途来确实。如果照片使用时不需要放大，直接打印输出或出版成册，分辩率设为300DPI就足够了。如果照片在最后使用时需要放大，分辩率就要相应地增加。(3)照片档案的存储格式中IIFF和JPEG是采用最广的两种格式。
“FIFF”格式的图是无损失压缩图像，在存储时虽然占据空间较大，但图像清晰，打印效果好，适合举办展览或出版画册；同时，又可以在各种操作平台和图像处理的软件中通用并转换成其它格式。JPEG格式的图像是有损失压缩图像，存储时图像信息会损失一些，不适合打印；但是占据空间小，便于传输文件和网页图像使用，在显示器上浏览，不影响视觉效果。在照片档案的数字化存储过程中可根据具体需要采用不同格式。
(4) 色彩位数和灰度级。色彩位数也称色深，是反映扫描图像色彩与实物接近程度的性能指标。灰度级是表示灰度图像高度层次范围的指标，表明由暗到亮的扫描范围大小，即扫描仪从纯黑到纯白之间平滑过度的能力。色深和灰度级的数值大小与扫描质量成正比，即色彩位数越深，灰度级越大，所能表达的色彩和层次就越丰富，扫描效果也就越好。值得注意的是，虽然色彩位数和灰度级数值大小与扫描质量成正比，但没有必要盲目追求大数量级的色彩位数和灰度级，因为它需要有较大空间和较长时间以及较高成本的扫描仪。一般黑白照片采用256级灰度图像方式扫描，彩色照片适合用24位真彩方式扫描。
照片档案由于年代久远，不可避免地存在这样那样的缺陷，如出现掉角、染上污渍、折痕等；有的照片在拍照过程中还会出现红眼、曝光不足、颜色严重偏差等问题。这些不完美的照片档案通过扫描输入到电脑后，还必须借助Photoshop等图像处理技术来进行编辑处理。在不破坏真实性的前提下利用Photoshop软件对照片档案进行必要的处理，如校色、锐化(增加清晰度)、修饰去除因照片档案的本来面貌，真实地再现当时的历史场景和人物的音容笑貌，而且为照片档案的再利用、最大限度地发挥照片档案的价值提供了更好的条件。
3、数字化照片档案的信息管理
照片档案通过图像扫描技术换成数字文件后，如果不对这些数字化的信息资源及时进行结构化的组织，而是随意地存储在计算机的硬盘罩，那么采集到的数字化档案信息就像一盘散沙，杂乱无章，没有头绪。为此，必须建立照片档案数据库，将数字化的档案信息有序存入数据库房。以便于信息的管理、传输和开发利用。数据库的建立是照片档案数字化管理的关键。
数字化照片档案的信息管理主要体现在：(1)照片档案数字化过程中描述信息的著录。如卷宗名称、档号、底片号、类别、照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者、照片来源等详细要素。著录项目、内容、格式等要遵循一定的标准和规范，严把质量关，这对档案自动检索系统和档案信息网络化起着决定作用。(2)构建照片档案数据库和目录数据库。照片档案数据库一般按照类别管理较为科学，以湖南艺术职业学院为例，照片档案数据库包括：年度图片库、各类演出剧照、各大小活动图片、历史资料图片、知名校友图片、职工图片、校园建设风景图片、学生活动图片、教学情况图片等九个图片数据库。目录数据库(也就是对每张照片档案进行的信息录入)，既要符合国家标准，又要便于实际操作。
(3)提供照片档案的查询，设立内容关键词、时间、档号、类别、照片来源等多种查询途径，使用户快速、准确、便捷地查找所需的照片档案。
4、制作光盘
篇4
近年来，以数字化校园建设为代表的教育信息化建设取得了较大的进展，在校园网上运行的办公自动化系统、综合教务管理系统、网络教学系统、综合信息服务等，初步实现了“网上办公、网上管理、网上教学、网上服务”的目标。这些信息管理系统不仅为学校提供了方便快捷的信息服务，同时也提高了管理人员的素质，改变了人们的管理观念，也给高校教学管理提出了新课题。衡水学院作为衡水市唯一一所本科院校，具有其特色的信息技术建设，多年来积累了丰富的教育教学资源，将为深化学校的教育教学管理带来新的契机和动力。在软硬件建设方面，也积累了丰富的经验，信息技术在教育教学中被广泛应用。因此，加快学校的信息化管理进程，才能适应当前高校蓬勃发展的信息化教育的新形势。
一 树立先进的教学管理思想
数字时代的高校教学管理要求管理者除了具备已有的教学管理思想外，还要注入先进的管理思想。教学管理工作作为学校管理的中心工作，要坚持“以人为本”的思想，首先确立人在管理过程中的主导地位，使教师和学生在工作、学习过程中，在参与管理活动的同时，得到素质、身心、能力、知识等方面的发展。调动人的主动性、积极性和创造性，使教师和学生的创造潜能得到极大地发挥，对提高教学管理质量有着决定性的意义。因此，教学管理人员在管理过程中，要以提高教师各方面的素质为主，应以调动、发挥教师和学生的主观能动性和创造性为根本，达到提高教学质量的目的。另外，教学管理要树立管理就是服务的思想，要以教学工作为服务对象，实施和改进教学，促进教学目标的实现。教学管理人员应明确目标和职责，把服务落实到管理的各个环节。从某种意义上说，数字化校园建设的成功与否，并非单纯的技术问题，还与学校领导、全体师生的观念、工作方式、学习方式和学校管理模式等有着紧密的关系，必须要认识到数字化校园建设的重要性。
二 优化教学管理的过程
学校在管理过程中要注意反馈调节工作，及时收集各个环节上管理行为和管理效果方面的信息，保证各个环节中信息的畅通无阻。以校园网络平台为技术支撑推进教学管理数字化，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现行政组织结构和工作流程的优化重组，把网上办公、教务公开作为建设的重点，规范业务流程，简化工作环节，提高效率。我校在普及运用常规教育媒体，积极开展信息技术教学，全面推进计算机辅助教学的基础上，确立了以“数字化校园”为核心的教育信息化发展目标，建立计算机和网络教育技术平台，建构共享、开放的信息资源库，拓展和丰富网络教学环境，完善综合教务系统，充实实践教学管理系统。
三 营造数字化管理环境
校园综合信息平台以校园网和互联网为基础，利用先进的信息化手段和工具，实现从环境（包括设备、教室、实验室等）、资源（如图书、讲义、课件等）到活动（包括教、学、管理、服务、办公等）的全部信息化管理，是在现实校园基础上构建信息化空间，拓展时间和空间的维度，提升管理的效率，扩展管理的功能，最终实现教育过程的全面信息化，从而提高教育管理水平和教育教学质量的目的。为了推进学校的信息化建设，首先要加强校园网建设和图书馆的信息化建设，制定相应的措施和制度。重视教师和学生在应用信息、技术过程中的作用，制定教师和教学管理人员信息技能的培训政策。对全体中青年教师开展以计算机知识和技能为核心的培训活动，包括多媒体教室的使用、精品课录制教室的使用等，并将计算机应用技术列入教师必备的教学技能范畴。通过培训提高教师运用现代教育技术，特别是运用网络技术等方面的能力。学校鼓励教师进行计算机辅助教学的研究，特别是进行网络环境下的学生自主探究性学习的实践尝试。课堂教学是教学活动的关键环节，当把计算机引入每一间教室时，就为教师提供了网络教学的新环境，特别是网络技术和多媒体技术与现代教育理论相接的辅助教学环境，越来越多地为教学所利用。
四 建设高素质的教学管理队伍
高校教学管理信息化建设需要培养高素质的教学管理队伍，首先是具备信息化和科学化管理能力素质的教师队伍，提高教师的现代信息技术应用能力和管理能力。数字时代的教学管理需要一支既有一定专业知识又懂教育理论的高素质管理队伍。管理者应具有与岗位相适应的组织能力、协调能力以及解决问题的能力。信息技术设备的现代化并不等于教学管理的现代化，而人员素质的现代化才是教育现代化的根本所在。其次是信息化管理队伍，参与教学管理的人员必须掌握现代信息技术，熟悉管理的各个环节，能沟通各部门信息，提高工作效率。再次是信息化技术维护和管理机制执行和监督队伍，对网络平台的运行进行管理，对出现的问题及时解决，保证信息化和科学化管理的正常运行。最后是信息化和科学化管理理论研究队伍，对全校网络平台的运行，数字化校园的建设提供理论上的保障，对出现的新情况、新问题进行总结、研究、探索，为教学管理信息化和科学化建设提供理论上的支撑和指导。
参考文献
篇5
现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。
关键词：
高校；学籍档案；数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
3.结语
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者：戴雷雷 单位：应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
篇6
[关键词] 高校档案管理 档案数字化建设
一、档案数字化建设的紧迫性
档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
1.高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。
2.高校档案信息数字化是档案信息时展的要求
首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对过剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
二、高校档案馆网络化建设中存在的问题
1.缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.标准化水平低
由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循相应国家标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
3.数据库建设滞后
经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。
三、档案数字化建设的几点建议
1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后，严重影响了系统整体水平的提高。
档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平
档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、有重点地抓好数据库建设
目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行 科学 的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库 发展 等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、总论
总之，档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。
参考文献：
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（一）学校领导缺乏足够重视与支持，信息化管理方向不够明确较多高校领导对于教育信息化管理的重要性缺乏足够重视，对于信息化内涵理解不够透彻，不能将其作为一项战略性任务来抓。尽管一些高校已经构建了信息化工作小组或信息化管理办公室，但由于缺失教育理念、资金、政策的支持，致使信息化管理计划难于落实。一部分高校将教育管理信息化等同于教学管理信息化，混淆了教育管理信息化的基础核心，重教学，轻管理。一些高校对于信息化管理的机构组建、人事安排上不能落实到位，并未形成系统、专业的信息化管理人员队伍。
（二）资源、系统之间不能高效集成，出现信息应用孤岛宏观上教育部门没有制定系统的信息化管理策略，大部分高校教育信息化管理缺失统一认证平台和规划，各高校都具备自己独立的信息管理系统，由于采用的系统软件不尽相同，数据信息和标准要求也不能统一，便形成了一系列的信息孤岛，同时各高校之间的信息资源得不到相互传导与协调，不能实现信息资源的有效共享。此外，大多数高校基于多方面的原因尚未构建统一认证平台，统一认证平台能提供统一、全面的系统界面，是数字信息化资源的总入口，用户通过严格认证后便可得到与自身身份相符合的全方位服务，然而一些高校对这些应用系统和数字资源不能实现有效整合和改进，并不能与统一认证平台实现高效的无缝对接，尚未建成学校统一的数据存储、数据交换、身份认证等基础管理中心，致使高校中应用系统数据精准度低、资源有效利用率低、信息服务效率低，继而形成了一系列的应用孤岛。
（三）师资队伍无法满足教育信息化管理的基本要求教育信息化管理是高校信息化建设的重要组成部分，较传统教育管理方式而言，教育信息化管理对于师资队伍的知识基础、信息资源应用、综合素质等方面的要求越来越严格，一方面，教师应加强自身教育理念、教育思想、教学方法等与信息化教育资源有效对接；另一方面，教师应不断提升自身捕捉信息、分析加工信息、存储删除信息以及刷新创造信息的能力，完全掌握信息化教育技术，有效利用加工处理后的信息资源实现教育信息化管理与教学。然而，在我国高校当前的师资队伍中，教师所具备的信息化意识、信息化处理能力及信息化综合素质都较为薄弱，根本无法满足于现代化高校教育信息化管理的基本需求。
二、强化高校教育管理信息化的具体化策略
（一）领导应足够重视，建立信息化机构负责制不断实施和加强教育管理信息化是我国教育改革和发展的不二选择，同时也是保障教育实现跨越式发展的根本途径和重要手段。高校教育信息化管理是一项复杂的系统工程，倘若缺乏学校领导的足够重视和有力支持，那么就达不到各部门之间的有效沟通、协调和配合，信息化管理将很难顺利开展和实施。信息化管理不仅仅是技术上的问题，更重要的是领导者和决策者的管理理念、信息化机构设置与重组、人员编排与优化等要点问题，这就需要倾力构建一个具有高度权威性、对于教育信息化管理具有决策力的重要机构，以实现不同管理部门之间的有效交流与通力合作，发挥不同部门自身应有的重要作用。由此，应建立信息化机构负责制，专门负责信息化管理的谋划、构建及实施，以实现信息化资源对于高校教育管理的彻底改造。
（二）明确教育信息化管理目标，科学制定管理规划教育部于2011年制定了《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》，提出了不断推进高等教育信息化，实现信息技术在高等教育中的深度渗透，整体规划和部署了未来十年高校教育信息化的具体工作。地方各级教育部门应坚持以教育部教育信息化十年发展规划为指引导向，充分结合自身实际情况，及时制定出地方各级教育信息化的长期发展规划。在教育部教育信息化十年总体规划及各级教育部门中长期发展规划的指导下，各高校须制定出完全符合自身发展的教育信息规划，实现信息化教学设施构建、信息化管理制度制定、信息化管理人才培养等方面的科学化、规范化，为信息化管理的顺利开展提供全方位的有力支持。各高校应积极构建教育信息化管理网站，大力开发教育信息化管理平台，对于教学、教育管理数据信息进行及时、高效、完善处理，以完全突破传统教育管理中查询难、传递难、效率低的重重难题。
（三）有效构建教育信息化管理的软硬件设施教育信息化管理软件必须以校园网络为依托，校园网络设施的无障碍运行及安全管理是教育信息化管理得以正常开展的前提条件。当前看来，影响校园网络正常运行的关键因素就是网络安全问题，虽然在进行软件系统、网络系统的构建中投入了大量资金，然而在网络安全管理方面几乎较少投入资金，对于校园网络安全管理上侧重于杀毒和防御，不能对于风险进行有效评估，更未制定相关的风险应急预案机制。各高校进行校园网络建设中应全面加强网络安全管理，做好网络系统的防病毒、反攻击等信息安全管理，同时应抓好存储安全、使用安全、安全认证等安全问题。实现校园网络的安全管理应倾力抓好以下几点措施：第一，保障网络安全管理软硬件设施资金投入的不间断性，并引进和聘用计算机、网络高级管理人才，及时做好风险评估工作，并有效制定风险应急预案。第二，有效构建网络安全管理中心，由计算机专业人才专门负责校园网络建设、管理、维护以及安全预防、应急措施的研究与制定。第三，建立和完善教育信息化管理制度，教育信息化管理系统涉及范围广、工作程序繁杂，要确保整个系统健康、高效运转，做好人员的明确分工及各司其职，以确保数据信息存储、数据信息维护、数据信息更新等信息化功能高效、完善地发挥。
（四）全面加强教育信息化队伍建设各高校在进行教育信息化管理过程中，资金、技术、人才是确保信息化管理得以正常实施的重要基础因素，其中人才因素起到了决定性的关键作用。各高校教育信息化管理队伍主要包括两种类型的管理人员，第一种是教育信息化建设与管理人员，第二种是利用信息化技术进行授课和管理的教学、教育管理人员，这两种类型管理人员是教育信息化管理不可或缺的优秀人才，在推动教育信息化管理上发挥着举足轻重的作用。应全面加强教育信息化团队建设，注重对于信息化建设、维护与管理团队，信息化教学团队的培养。定期或不定期进行信息化技术的学习与培训，讲解一些关于信息化技术维护、管理、使用中的具体方法，以进一步提升管理者的信息技术水平，确保信息化软硬件基础设施的无障碍运行。
（五）科学制定教育信息化管理评价体系当前各高校拥有的教育管理评价体系完全与过去传统教学方式和教学手段相配套，而信息化技术的运用同样也需要具备完善的信息化教育管理体系，以实现教师教学能力和管理者管理水平的客观、高效评价。为了推进教师积极利用信息化技术开展教学和管理工作，亟需构建一套与教育信息化管理完全配套的新型教育管理评价体系，将信息化技术教育实施水平与教师的教学质量评估有效结合，将信息化教育实施质量水平与院系整体评估有效结合，同时也可将信息化技术教育质量与职称评聘有效结合起来。一套科学、完善的信息化教育管理评价体系，蕴含了对于基础设施、信息化技术、信息资源利用、信息化人员组织管理等多方面的综合评价。
三、综上而论
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关键词:高校档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
1.1档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟
1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来，我国先后筑起中国互联网(Chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(CSTnet)和中国金桥网(ChinaGBnet)，并均与国际互联网Internet接轨。就全国高校来看，1994年以来，由于"211工程"和CERnet工程的促进，很多高校纷纷着手建设校园网，至1996年底，已有220所高校建成校园网并连入CERNET， 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起，为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。
1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。 转贴于
2现在高校档案数字化、网络化存在的问题
2.1数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题
2.2.1缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2.2.2标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
2.2.3数据库建设滞后;
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
2.2.4经费保障率低
目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，无法购置好的硬软件，建立高起点的档案馆网络，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
3高校档案管理现代化的初步构想
3.1采用客户机/服务器(Client/Server)体系结构模式;客户机/服务器结构模式是通过网络把分散的计算机系统连接起来，系统把这些计算机根据其功能划分为服务器与客户机C/S结构系统处理方式同以往的“文件共享型”网络处理方式相比，其主要的不同点在于将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，并将这些部分交给多台机器(包括工作站、一个或多个服务器)分别执行，共同实现整体应用。用户在工作站(前台)看到的通常是用户界面，当前台需要调用某些数据时，工作站向被称为后台的数据库服务器(Server)发出请求，服务器即对此做出响应，并把处理的结果返回给前台，这样工作站就成了数据库服务器的客户(Client)。C/S模式实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，它必须依赖网络系统而存在，并且充分利用了网络的资源优势，但它对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求。在Windows NT、Netware上均可以构造起实用C/S结构系统。服务器作为信息集中处理和交换的中心，硬件上选用市面上常见的高档微机即可。 转贴于
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关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
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【摘 要】20世纪50年代后，以计算机技术和现代网络技术为主体的信息技术迅猛发展，他逐渐改变了我们的生活与工作。而且为某些难以解决的问题提供了新的，更便捷的解决方式。而档案管理工作也是当下信息技术迅猛发展的受益者之一，将信息技术应用于档案管理工作中已经成为一股不可逆转的潮流。
【关键词】数字化网络技术；档案管理；信息技术
高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展历程。高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。但是档案管理具有一定的复杂性，急需现代信息技术的辅助。
一、将数字化技术应用于档案管理的必要性；
1.是高校档案管理工作的复杂性的要求；
目前我国共有两千八百多万在校学生，还有一百多万高校工作人员。对这近三千万人进行管理绝非易事，而管理的主要依据就是这些人的档案。如果没有这些档案，那么很难对这么庞大的人员机构进行有效的管理。如果将这些档案信息以纸质载体进行保存，使用传统的手段进行管理，不仅难以长久保存，更容易导致档案信息的遗失与损坏。而且，面对浩如烟海的档案信息，整理分类工作极为复杂，这就大大降低了档案的使用效率。因此，将数字化技术应用于档案管理之中已经成为大势所趋。
2.是高校档案管理工作发展趋势的要求
21世纪是数字化、信息化、和网络化的时代。数字化网络技术逐渐进入各个行业与领域，他改变各个行业的工作方式与管理方式。在各项工作中，计算机与网络都发挥着越来越重要的作用。作为高校管理工作的重要组成部分，高校档案管理工作必须实现数字化，管理者必须将网络数字技术应用于管理工作之中。这样才能使高校的档案管理工作紧随时代潮流，逐步提高高校档案管理工作的现代化水平。
3.是解决高校档案管理问题的要求；
我国档案管理数字化进程较慢，大部分地区仍然使用传统的方式对档案信息进行保存和管理。这种管理方式存在着诸多的弊端。这种管理方式极易导致档案信息的错误和遗失。同时，这种管理方式还导致档案的使用率低下，未能真正的发挥档案信息在管理工作中的作用。
二、数字化网络技术的优势；
1.提高档案管理工作的效率；
将数字化信息技术应用于档案管理工作之中，能够极大地冲破传统档案管理中的种种局限，加速档案的分类与整理，并从中提取合理的信息，将其应用到管理中，这样不仅减少了档案管理工作中的问题与失误，而且大大提高了效率。
2.增强档案管理工作的安全性；
2016年8月21日，18岁的山东女孩徐玉玉因被诈骗电话骗走上大学的费用9900元，伤心欲绝，郁结于心，最终导致心脏骤停死亡。究其根本，这一惨剧发生的最主要原因就是个人档案信息管理不当所导致的信息泄露。由于传统的管理方式存在着种种漏洞，这才为某些不法分子提供了可乘之机，他们利用这些漏洞获得个人信息，并实施诈骗。而将数字化网络技术应用于档案管理工作中，能够极大地增强档案信息的安全性，避免信息的泄露，维护个人的隐私安全。
3.有利于各部门信息资源共享；
运用数字化网络是技术，档案管理部门可以建设档案信息数据库，将本校所有经过整理的档案信息纳入数据库中，并针对这些信息建立专门的检索入口，这样当各个部门需要使用档案信息时，只需要获得管理部门的网上授权，就可以进入数据库进行检索来获得自己需要的信息，这样不仅实现了信息资源的共享，更大大提高了工作效率，节省了时间。
4.能够降低档案管理成本；
传统的档案管理工作效率较低，它主要依靠的人工对纸质档案进行分类、整理与管理，由于档案的复杂性就要求投入大量的人力。纸质文件的印刷与大量工作人员的投入就会导致管理成本的增加。而现代数字网络技术用磁盘和云盘代替了纸质载体极大地提高了工作效率，同时也极大地提高了工作效率。这样就大大的降低了档案管理工作的成本。
三、如何更好地将数字化网络技术应用于档案管理工作；
1.改革档案管理制度，制定合理的管理章程；
“矩不正，不可为方；规不正，不可为圆”，这句来自《淮南子》的名言深刻的论述了规则与制度的重要作用。要想实现高校档案管理数字信息化必须先改革档案管理之诉，制定切实可行的改革计划与合理的管理章程。完善的高校底只档案管理工作制度不但能够保证高校数字化档案的完整性和系统性，而且也能为高校数字化档案为良好的基础准备工作。制定规范标准的管理制度有利于工作人员按照科学的流程对档案信息进行管理，避免在工作中出现错误。
档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的权威性。
2.增加资金投入，提高数字化档案管理工作的基础性工作；
要想实现档案信息数字化需要解决信息安全、信息共享、信息存储问题，这就需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化等设备。这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。
因此，高校需要设立相关的专项经费，扩大对档案管理信息化方面的开支。而档案管理部门也应当合理地使用这些资金，在购买设备、招聘人员方面尽量节约资金，已实现经费效果的最大化。
3.引进专业人才，培养高素质员工；
档案信息数字化是建立在网络信息技术基础之上的一种新的档案信息管理模式，他对于管理者的知识素质有着严格的要求，因此必须引进专业人才来建立数据库与检索网站。随着档案数据库建立与维护工作的进一步进行，对于管理者知识素养的要求也就越来越高。因此必须建立一套完整的员工定期培训制度，不断为员工“充电”，以满足档案信息数字化的需求。
4.提高信息安全意识，确保档案信息利用安全；
档案信息数字化虽然能一定程度上避免私人信息的泄露，但也面临着网络黑客等因素的威胁。因此，对于一些涉及学校机密，个人隐私的内容要严格保密，谨防泄密问题的出现。还要保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施。
四、结语
高校档案管理是高校管理工作中最重要的一环，其重要性不言而喻。而将数字化信息技术应用于档案管理是一个长期且需要不断探索的过程，在这条路上我们必须遵循合理的原则，设立正确的目标，脚踏实地，逐渐提高档案管理工作的使数字还网络技术在档案管理中发挥更重要的作用。
参考文献：
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