高校人事档案管理办法范文

导语：如何才能写好一篇高校人事档案管理办法，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

关键词：高校；人事档案；对策

一、新时期做好高校人事档案管理的重要意义

1.为考察和选任人才干部提供重要依据

高校的发展关键在人才，核心在领导干部，干部人事档案记录了人员的过往学习、工作经历。随着高校的发展，对干部人才愈加重视，严格进行领导干部的选任和考察，可以确保干部选任的科学性。档案审核是干部选任考察的必要环节，通过全面审档，可以更全面的了解拟选任人员的过往，对于存在干部档案造假等不端行为的干部严厉惩处，不得提拔重用，有效降低选人、用人风险。

2.为维护高校教职工合法权益提供凭证

人事档案是对教职工成长历史的记录，内容丰富，记录了其家庭成员、工作经历和薪资福利及奖惩情况等，当教职工出现财产继承、离退休办理等情形时，可通过查阅人事档案进行家庭成员关系确认、工作年限确认等，有效地维护教职工切身利益。

3.有利于强化高校人才队伍建设

人事档案对个人信息进行了全面详实的记录，包括个人的兴趣、爱好、特长、学历职称、工作经验等，人事档案的整合就是强大的人员信息库，通过人员档案资料分析，可以对高校整体人员情况进行盘点，科学预测未来人员需求，结合人员特点进行人岗匹配，加强人力资源开发利用，实现人力资源的高效配置，促进高校人才队伍建设。

4.有利于促进高校组织人事工作的开展

人事档案工作是高校人事工作的重要内容，高校组织人事工作是围绕人员“选育用留”的工作，离不开对人员的管理，做好人事档案工作，有利于促进高校人事工作的开展。

二、高校人事档案管理存在的问题分析

人事档案在高校组织人事工作中发挥着重要作用，做好高校人事档案管理具有重要意义。但由于人事档案意识薄弱，重视程度不够，管理不规范，从业人员专业度不够等各方面原因，制约了高校人事档案的科学规范管理。

1.人事档案意识薄弱

随着高校改革的深入推进，需要进一步做好人事档案工作，更好地服务于高校组织人事及其他工作的开展。由于人事档案工作量大且不易产生工作业绩，因此，许多高校对人事档案工作重视程度不够，高校领导、从业人员在思想上对人事档案重要性认识不足，主动学习、主动工作、主动作为意识薄弱，存在重保管轻利用等管理意识，人事档案思想认识不足严重制约了人事档案的科学规范管理，制约了人事档案工作的高效开展，制约了人事档案作用价值的发挥。

2.人事档案管理制度不健全

受高校发展成熟度及领导重视程度等因素影响，许多高校存在制度缺失或不健全情形，人事档案管理缺乏制度依据，管理不规范。高校人事档案内容不齐全情形较普遍，收集、整理、统计、利用等各环节工作的开展缺乏操作规范，无法为高质量开展高校人事档案工作提供制度保障。人事档案材料包含十大类，材料的形成涉及组织人事、审计、纪检监察等多个部门，需要诸多部门的协调配合。由于相关档案材料形成部门对档案移交程序不了解，或出于部门自身工作繁杂，对人事档案工作重视程度不够等，人事档案材料移交不及时、移交不齐全情况常有。高校人事档案移交过程中常存在移交手续不齐全等情况，造成管理混乱、推诿扯皮等情形。高校人事档案的整理存在分类不严谨，录入不细致，排放无序等情形，严重制约了高校人事档案的有效利用。

3.人事档案管理基础设施落后

由于对人事档案不够重视，加之经费紧缺，缺乏财力、物力支持，有效投入不足，人事档案管理基础设施落后。有的高校没有设单独的人事档案室，仅设档案柜；有的人事档案室被当作了杂物室。人事档案保管设备缺失或老化，未达到档案室档案设备配置要求，这些都不利于人事档案的安全保管。高校人事档案管理软件落后，有的高校甚至完全没有人事档案管理软件，依靠excel进行人事档案信息录入和人事档案信息的具体查找，管理落后，效率低下，利用不足，制约了人事档案工作的开展。

4.人事档案信息开发利用水平较低

人事档案开发利用意识薄弱，人事档案管理理念较落后，重保管而轻开发利用，未发挥人事档案对人事管理的作用。档案信息开发利用信息化水平较低，人事档案管理中人事信息系统落后，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。

5.人事档案队伍建设不足

虽然国家政策对干部人事档案管理人员配置作了明确规定，但在高校实际工作中，由于学校重视程度不够，加之人手不足等原因，人事档案从业人员常常配置不足。高校人事档案工作人员常由组织人事工作人员兼任，档案专业理论知识不足，人事档案分类整理、人事档案信息化管理等理论和实践经验不够，且由于个人时间精力有限，对人事档案业务投入精力不足，业务钻研不够，人事档案工作质量无法得到保证。

三、关于新时期做好高校人事档案管理的对策思考

1.增强人事档案管理意识

高校领导应意识到高校人事档案的科学规范管理具有重要意义，有利于更好地维护高校教职工的利益，更好地促进高校人才建设，推动高校高质量发展。因此，要发挥领导关键作用，高校领导要积极为营造良好工作氛围，调动高校人事档案工作人员做好人事档案工作的积极性。高校人事档案工作人员要学会利用大数据思维和信息化思维进行人事档案管理，增强档案管理意识和信息资源共享利用意识，同时利用学校网站、学校微信公众号等平台加强推广宣传，多渠道宣传人事档案对于促进高校人事工作及高校发展的意义，增强高校教职工人事档案意识。

2.完善人事档案规章制度

促进高校人事档案工作的发展需要完善顶层规定制度设计，建立完善的规章制度体系是开展人事档案各项工作的依据和保障。一是要完善高校人事档案管理制度。根据国家档案管理办法及干部人事档案管理办法相关规定，结合高校实际，制定科学的高校人事档案管理制度，确保高校人事档案工作开展有章可循。二是制定人事管理制度配套实施细则。完善人事档案收集、分类、转递、利用等相关规定，要重点做好高校人事档案的收集管理。明确高校人事档案相关形成部门的工作职责，建立高校人事档案收集工作机制，定期进行收集，明确收集、移交手续要求，做好移交清单，确保各项移交资料有据可查。按照人事档案分类规定，科学做好高校人事档案的分类整理。三是要完善配套考核激励制度。制定人事档案工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、优秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保人事档案管理工作各项目标有效完成。

3.完善档案管理各项基础设施

足够的经费和有效的人力、物力支持是开展高校人事档案工作的重要保障。高校人事档案工作人员要主动作为，并致力于推动人事档案工作的高效开展。按照档案保管规定，完善人事档案库房建设，实现库房环境的现代化，配备技术先进的设备。例如，温湿度调节、安全监控等设备，实现人事档案的高质量保管，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，通过扫描、录入等方式将纸质档案逐步转换为电子档案，实现人事档案信息存储数字化。

4.强化人事档案开发利用

在做好档案安全保管前提下，逐渐加强开发利用，充分发挥其价值。一是要转变人事档案管理理念，由重保管将工作重心转移到人事档案信息资源的开发利用上来，要深刻地认识到实现人事档案信息资源开发利用对于优化人员配置，促进人才建设的重要作用。二是要做好高校人事档案资源网络化利用，条件成熟的学校要进行网络化的查询利用平台，便于高校教职工更高效便捷地进行人事档案的查阅与利用。三是做好人事档案信息数据的深度挖掘研究，以高校事业发展为导向，根据人事档案信息，更好地进行人力资源开发，促进高校人才队伍建设。

5.提升人事档案队伍水平

高校人事档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期高校发展的高素质、高水平的档案人才队伍。高校要认真分析人事档案工作对从业人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对从业人员的培训力度。一是实施岗前培训，要加强保密意识培训，要提高从业人员的政治意识和保密意识，从业人员要有良好的工作作风，严格遵守人事档案工作纪律，确保人事档案实体和内容安全。要结合实践案例，对从业人员进行系统的岗位培训。二是在岗位实践中培训，通过老员工带新徒弟的方式，在实践中对新从业人员进行指导，更好地将理论与实践相结合。定期组织交流会、专题会等会议交流人事档案工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进高校人事档案管理水平提升。综上所述，新时期、新问题、新要求，结合高校实际，高校人事档案管理需要从加强人事档案意识，完善制度，加强开发利用，提升人事档案人员水平等诸多方面努力，进一步规范管理，促进人事档案管理水平提升，为高校事业发展提供保障。

参考文献：

[1]杨琪.高校人事档案管理现状及问题与对策研究［J］.工作指导，2019(2):173-174

篇2

人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以学校领导对人事档案工作的重要性仍然认识不足,“重藏轻用”现象比较普遍。

1.人事档案管理制度相对落后

随着人事制度不断改革发展，人才流动，单位选拔和使用人才的手续不断简化。前几年，笔者学院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名同志因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。他们的原始档案至今没有转到学院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位的人事审核、工资审批工作带来不便。

2.人事档案管理方式和手段相对落后

人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。如学院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，但多年来档案室一直是库房，比较狭小。由于单位人事管理人员不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

二、 高校人事档案管理的设想

随着高校规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，给高校带来了管理多元化的特点，这也对人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的高校人力资源管理系统就体现了高校人事管理(含档案)的整体管理水平。

1.加强和完善人事档案管理制度

实行人事档案的社会化管理制度，制定《人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

2.加强干部人事档案管理，有效利用人才资源

干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、教学部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以只有加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效地利用人才资源。

（1）建立专业技术人员业务档案。建立专业技术人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。专业技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况，学历、学位证明，继续教育及专业技术进修证明、证书，专业技术工作总结等工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格呈报表、申请表、考核表和审批表，专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③专业技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，优质课件、研究立项等。专业技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为高校管理提供了准确及时的信息。

（2）实行人事，促进人事档案的社会化开放式管理。人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下诞生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制改革的深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。

3.提高档案管理人员的素质

在新形势下，要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养“创造、复合、协作”等多类型人才。

4.强化人事档案管理现代化手段

增加资金投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保高校在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为高校的可持续发展奠定坚实的基础。

篇3

关键词：高校 人事档案 信息化

中图分类号：G647 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2011）06-104-02

随着现代科技的迅猛发展，高校建设步伐的迅速加快，对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动也不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多，加强信息化管理，已经成为高校人事档案管理的一个主要趋势和途径。

一、人事档案信息化建设的基本内容

人事档案管理就是将人事档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

高校人事档案是高校管理的信息支撑之一，是学校内部管理体制改革、教学、科研、人力资源开发利用等方面的重要依据，是重要的信息库。同时高校人事档案的管理水平直接关系到高校的发展，因此档案主管部门、档案工作人员都应该提高认识，立足于为人事工作服务、为人事决策服务、为建设高素质的干部队伍服务。高校人事档案信息化建设主要是指高校在开展人事档案管理和建设工作中档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向档案信息数字化、网络化和向社会提供服务为重心的转变、不断提高管理效率和服务水平的过程。其主要内容包括：

1.重要档案信息数字化和网络化。在高校中教职工人事档案记载的信息，是与教职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性。在职工的工作履历、职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据和参考作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。

2.档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。在高校实际工作中，由于受到时效性强、传达范围广、地域制约等因素影响，往往会大量使用电子文件档案，也需要信息化建设，并且需要加强科学利用和管理，从而做到信息共享以及保密和安全。

3.现有人事档案目录数据库化。高校一般都有几十年甚至上百年的发展史，人动大而且复杂，现存的档案材料不仅数量庞大、占据空间大，同时也极不方便管理和使用，这就更需要加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，这对个人的工作和职位评定以及发展有着重要的作用，从而使信息资源得到充分的利用。

二、高校人事档案信息化建设中的主要问题

自第四次全国干部档案工作会议和干部人事档案审核工作以来，各地、各部门的人事档案工作在制度建设、内容的规范和完整以及鉴别等方面都取得了突破性的进展，然而许多高校仍存在一些带有普遍性且不容忽视的问题，目前我国一些高校人事档案管理方面的问题主要有：

1.档案材料不全，内容失真。真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料，有的内容前后不符，如时间方面，出生年、月、公历、农历填写随意，且没有说明；档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。对这些情况，人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，给档案的利用带来困难。一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致内容不全。

2.管理传统，效率低下。现阶段高校人事档案的提供、利用还是以实体档案为主。档案用纸一直承袭传统的16K规格与目前国际标准公文用纸A4规格存在差异，给人事档案的装订带来大量的剪裁和折叠工作，降低了工作效率。管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。由于各项制度不健全，档案人员对档案材料收集重视不够，产生了失真材料。过去高校长期未能建立健全人事档案收集审核归档制度，致使人事档案长时间没有收集整理。材料方面，有的人事部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容。随着人事制度的逐步推行，个别部门由于自身利益拘于传统模式，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。

3.利用范围狭窄，适应性较差。目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件，仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等日常管理中的几个坏节实现计算机管理，信息存储量窄，功能小操作繁琐，信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展，非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，大量的本专科毕业生要流向市场，流向私人企业和外资企业。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。

三、高校人事档案信息化建设的对策和措施

1.加大投入，建立人事档案网络化管理体系。全国绝大多数高校基本上都已达到现代高科技程度，都已实现计算机作业，并且都建立了校园网，设有专人管理，这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础，为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此，在人事档案信息化建设中，一是要加大资金投入。有条件的单位应配全档案所需的设备设施，提高档案信息资源开发利用的进度。二是加大科技开发人员的投入，加强人事档案数据库的研究和开发。针对高校档案管理技术相对落后的实际, 有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。

2.建立人事档案网络化管理体系，加强信息资源库的建设，一要建立高校人事档案信息通用数据库，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。二要建立并完善高校人事档案数据库管理系统，将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

3.实施人事档案的分级管理。在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库建成的基础上，根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享。

4.强化业务，提高档案管理人能力。面对21世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，档案管理人员必须拓宽知识面，学习相关领域的知识，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上。同时，要加强档案人员的政治思想教育和职业道德教育，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务，使他们能够适应新形势下的新要求。使他们端正思想，摆正位置，增强服务意识，改变过去坐等上门的被动服务方式，积极主动地与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务，为高层决策服务。

档案管理人员还要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案意识，形成人人关心档案的局面。同时，加强教职工档案意识的培养。档案意识是人们对档案及档案工作这一客观事实的主观反映，也是对档案的性质、构成和价值的认识。高校人事档案是广大干部教师和科研工作者智慧的结晶和聘用的依据。依一般的道理，在具备高深学问、追求民主与法制的广大高校教职工中，档案意识理应十分浓厚，然而实事并非如此，许多人认为人事档案不过是人事部门记录自己永远看不到的材料而已，个人往往持“归不归档无所谓”的态度，归档意识淡薄。因此，档案管理部门要利用一切可利用的方法加强干部档案宣传，使各级领导、干部群众正确认识人事档案的特点、地位和作用"关心与参与档案工作"自觉地收集材料，及时归档，促成档案工作的良性发展。

5.深化改革，建立健全的人事档案管理制度。在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实；在材料的鉴别上，明确鉴别的内容，对材料进行有效的鉴别；在材料归档中，要做到分类准确，装订整齐；在递转档案中，要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。总之，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

6.资源共享，接受群众监督。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。过去，人事档案只有少数人看，供组织查证使用。其实，人事档案内容分十大类排序，分别是：履历、自传、考核、专业、证明、党团、错误、奖励、工资和其他类，其实可以粗略分为两大类分别管理，把专业部分抽出另装袋，叫业务档案，其余叫人事档案。业务档案中的内容是可以公开的，经整理加工后，就可以作为人力资源信息。人事档案中的年度考核、党团、奖励等也可以公开。这样，人事档案就可以在作为资源共享的同时，接受群众和舆论的监督了。通过人事档案现代化信息管理系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

参考文献:

1.吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报，2004（11）

2.潘姝.人事档案管理现状及对策[J]．丽水学院学报，2009（6）

3.王晓燕.高校教学档案管理浅析.河西学院学报.2007（4）

4.秦建华.高校档案管理工作探讨.机电兵船档案,2007（5）

篇4

关键词：规范化管理 人事档案 事业单位

人事档案记载了个人的学习工作经历、政治思想、品德作风、工作表现等大量重要信息，是全面系统了解和评价一个人的重要参考依据。随着人事档案作用的日益明显化和人事档案管理的变革，个人信息的真实性和有效性越来越受到关注，人事管理的规范化也日益显得重要和迫切。事业单位作为我国行政行业划分体系中的重要组成部分，加强事业单位人事档案管理规范化成为适应社会发展的步骤。

一、事业单位人事档案管理中存在的主要问题

1.对档案管理不够重视。在部分事业单位的人事档案日常管理中，存在着一些领导不重视人事档案管理的现象。传统的人事档案管理观念认为，人事档案管理的内涵就是信息的有效可查。并且，相当一部分工作人员也认为人事档案只是简单的收集材料、整理、装订、保管，没有更多的用途，因此使得很多档案管理人员养成了散漫、安于现状的思想，普遍缺乏改革、创新意识。

2.缺少稳定专业的档案管理人员。社会的发展和档案管理的革新对档案工作者素质和文化程度也提出了更高的要求，但是在现阶段的档案管理人员普遍学历低，档案专业的工作人员更是少之又少。由于档案管理比较清闲，常常由即将退休的工作人员或者其他工作人员兼职。因此，档案管理工作人员变动频繁，并不稳定，缺乏对档案管理的深刻认识，使得人事档案管理难以得到更大的革新和突破。

3.档案管理基础设施落后。现阶段大部分的事业单位所采用的人事档案管理办法和技术手段都很陈旧，距离现代化管理的水平还相差很远。主要表现在没有规范的档案室和先进的信息技术。面积、温湿度等指标也远远达不到档案室标准化的要求，直接使得档案管理现代化难以正常实现，并在一定程度上给人事档案的长期保存带来了隐患。部分单位则是缺乏计算机技术方面的人才，使得一些现代化的管理设施处于瘫痪状态，浪费了资源。

4.缺乏健全有效的档案管理制度。由于人事档案管理制度的不健全，使得一些单位无法制定适合自身实际、合理有效的实施细则和规章制度，并且不能及时系统地收集相应的档案管理材料。长此以往，直接导致事业单位人事档案信息失真的情况。

二、事业单位人事档案规范化管理的策略

1.加强对档案管理工作的重视。提高认识，更新相关领导和档案管理人员对档案管理工作理念，将人事档案管理工作的规范化放到事业单位人才队伍建设的高度去认识和思考，坚持和履行人事档案管理工作的原则并进行督导、检查。通过这样一种方式来全面系统地更新大家对于档案管理工作的认识和定位，切实做好事业单位人事档案管理的规范化工作。

2.提高档案管理人员的综合素质。在现阶段的事业单位人事档案管理中，绝大部分的工作人员学历并不高，专业职称和档案专业毕业的工作人员更是寥寥无几，这在一定程度上直接影响了档案管理的综合质量，使得档案管理工作得不到更大的革新和提升。因此，提高人事档案管理人员的基本素质和业务能力，培养档案管理工作人员多层次、多形式的业务技能，是做好事业单位人事档案管理的迫切要求。

3.完善基础设施建设。事业单位人事档案管理变革的目的在于实现档案管理的规范化和现代化，这就要求具备实现这一目标的基础设施。按照档案规范化管理标准，档案室需要具备通风、采光、防潮、防虫、防火等条件。除此之外，还需要配备必要的计算机、扫描仪等现代化的基础管理设施，从而达到提高工作效率、利用信息化达到档案规范化管理的目的。

4.规范完善档案管理规章制度。加强事业单位人事档案规范化管理，首先要明确档案管理工作和档案管理人员的工作职责，使得人事档案管理做到有理可依，有理必依。《档案法》的公布和实施为事业单位人事档案管理规范化提供了有力保证和依据，根据《档案法》对规范档案管理的相关要求和标准，制订更为详细、完善、灵活、科学、合理的“规章”和“制度”等细则。

总而言之，档案管理工作想要得到不断的发展，必须要在保证和巩固现有成果的基础之上，坚持实行人事档案管理的规范化的探索和改革精神。另外，还要不断丰富和培养人事档案管理工作人员的科学文化水平，提高相应的管理能力和业务处理能力，完善制度，使档案管理改革的成果成为推动档案管理规范化的不竭动力，为档案工作的科学化和现代化做出贡献。

参考文献

[1]安胜男.浅谈人事档案管理存在的问题及改进对策[J].黑龙江档案，2010，3

[2]章华艳.关于高校人事档案建设的思考[J].南昌高专学报，2002，1：43-45

[3]马夺正.浅议人事档案管理中存在的问题及建议[J].科技情报开发与经济，2010，21：105-106

篇5

关键词：高等院校学历档案档案管理

学历档案是随着学生毕业由高校转递至各大用人单位的，是用人单位核定工资、评定职称的重要依据，用人单位作为学历档案的接收与使用方，对学历档案具有真实客观的评价基础。从用人单位看，目前从高校转来的学历档案存在不少问题亟待解决，针对这些问题，站在用人单位的角度，笔者认为：一方面，有必要将关口前移，探寻根源，从行政管理和信息化建设角度找到突破性方法；另一方面，建立“学生电子档案”并推广至用人单位。

一、学历档案存在的主要问题

学历档案存在的主要问题有五个：

（一）学历档案失真

部分学历材料失真，如：因为升学或就业的需要，对某学科成绩篡改过甚至对整份成绩单进行篡改；授予学位和毕业学历等方面存在造假现象。比如，我们曾经发现没有获得学士学位的学生档案中出现学位材料或把登记表中“不授予学士学位”标记中的“不”字刮掉的情况；还有的学生大专和大本的入学时间相同，大本材料造假。在职学习材料的情况更为严重：有些干部初始学历为本科毕业，却在晋升职务、申报职称之前突然提交了其他省份高校的博士研究生学历、学位材料……这些虚假学历材料已不能真实反映干部本身的学历和水平。

（二）学历档案短缺

一方面是学历档案中缺少部分必要材料，2012年中国中医科学院广安门医院干部档案自查工作中发现，有八成左右的干部档案中缺少学生登记表，三成左右的档案中缺少毕业生登记表和授予学位的材料；另一方面是某份档案缺少相关要素，如缺少意见、盖章、本人签字和时间等。

（三）学历档案无序

学历档案的整理没有按照相关规定进行，如：一些档案排列无序，随便装在档案袋中；一些档案没有规范的卷内目录；一些档案没有系统的编页。从中国中医科学院广安门医院近些年来接收的应届毕业生档案情况看，九成以上的学生档案未进行过规范的整理装订，通常是一摞没有经过鉴别、分类、剪裁、装订的散材料。一些转递次数较多的学生档案会出现档案套叠的现象，即一个档案袋套一个未开封的档案袋和一摞散材料，未开封的档案袋里再套另一个未开封的档案袋和一摞散材料。

（四）档案分装失误

在学历档案的整理中，由于粗心或者其他原因分装错误，导致某份学历档案的材料装在另一份中甚至导致丢失。特别是同姓同名、同音异字的两个人的材料更容易混淆，而此种情况暴露出来时经常是该干部已经毕业若干年后，失误已经难以弥补。

（五）人档分离或转递不及时、规范

由于目前就业形式多样，除了一些进入国家机构或事业单位的学生，还有很多学生毕业后就业单位为私企等单位，这些单位并不具有人事档案的权限，导致人档分离，很多学生没有档案意识，把学历档案弃之不顾，当需要档案时发现无从查找；还有一些学生毕业后，学校没有及时把档案转递至用人单位，或者转递的途径不规范，如由学生本人携带档案至用人单位。

二、问题成因与根源追溯

（一）高校档案工作的特点是主因

学生档案存在的问题很大一部分原因是由高校档案工作的特点决定的，归纳有五：一是扩招导致学生档案大幅增加，相应工作量成倍增长；二是招生渠道不同及学生来源不同导致学生档案日益复杂化；三是硕博学历人才比例快速增加，这些人学习经历丰富，其中不乏工作经历，档案流转环节较多，形成的档案不规范；四是在职教育渠道繁多，但是管理水平却参差不齐，教育部门又缺乏监督指导，直接导致形成的档案材料千差万别；五是学生档案具有暂时性、流动性的特点，高校档案管理人员普遍认为保管时间较短，不必花费过多时间管理，从而导致档案材料散落、排放无序。

（二）学生档案管理办法不详尽且缺少相应的监管措施

教育部曾于2008年颁布最新的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），但全文针对学生档案管理的内容却非常少，缺乏对学生类档案工作的指导性，不详尽、缺乏统一性的要求，使得目前各个学校的学历材料归档要求不同，不齐备、手续不完善。另一方面教育部针对各学校档案管理的落实情况监管不够，远未实现其制定《办法》的既定目标。

（三）学历证书网上查询共享程度不够

目前教育部在中国高等教育学生信息网网站开通了学历证书电子注册网上查询，但是并未给各组织人事部门建立专门的网上信息免费共享渠道，致使学历公开透明力度大打折扣，公众监督与制约机制难以形成。

（四）高校档案管理人员配备不足，素养不够

高校档案管理人员数量不足是较为普遍的现象，学生档案数量庞大，进出档频繁，使得档案管理工作任务繁重，现有人员数量只能完成最基本的分装工作。素养不够主要体现在专业知识、经验、责任心以及对信息技术的掌握不足等方面，而这些恰恰直接影响了学生档案的质量，从而延伸至学生档案的有效利用方面。

三、建议与改进设想

（一）规范办学秩序，从源头上杜绝学历材料造假教育部每年对具有招生资格的院校有明确的审核和公布，违规招生的单位国家均不予承认其颁发的毕业证书。在教育部彻底清理并停止不具备办学资格的学校擅自办学、擅自颁发学历证书行为的同时，档案工作人员应熟练掌握要领，学会鉴别不具备办学资质学校颁发的毕业证书的能力。

（二）制定管理办法，从细节上规范学历档案管理

教育部应制订专门的学生档案管理办法，增强办法的可操作性、指导性，各学校也应该根据本校学生档案的特点，制定出适合本校的学历档案管理措施，特别要注重完善现有学历档案管理中的薄弱环节，使高校学历档案更加规范化，如：规范学历档案的装订顺序、卷内目录和编页；完善必要的签字、盖章手续；材料形成时间要准确，填写要规范等；与此同时，还应保证学历档案的真实性、完整性；保持转递渠道的畅通；确保档案转递的准确、及时。

（三）通过聘用档案专业人员和培训、自学等措施提高高校档案人员的专业素养

一方面，高校应尽量聘用档案专业毕业的人员开展学历档案管理工作；另一方面，对现有档案人员应定期开展职业培训，提升其档案素养和对新技术、新趋势的掌握和认识；第三，档案人员也应该不断学习新技术，掌握新技能，使自己满足行业发展的需要。

（四）教育部应有相应的监督机制并跟用人单位形成良好的沟通机制

首先，教育部应建立监督检查工作组，形成监督机制，加强对高校学生档案管理的定期监督检查，促进并提高各高校对学历档案管理工作的重视程度。与此同时，教育部应跟用人单位形成良好的沟通机制，了解用人单位在接收和利用学历档案的过程中发现的问题，积累的相关经验，如总结分享各种鉴别档案材料的知识和经验，对可疑材料，及时前往调查，守住学历材料进入干部档案的最后关口，杜绝假履历、假学历的发生，一经查实造假应严肃惩罚，切实维护学历材料真实性、严肃性和规范性。

（五）强化电子注册，提供并推广网上查询学生学历认定

强化要求高校学历证书电子注册工作，根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，符合资质的各高校应将本校全日制、成人以及自考的毕业生学历信息进行电子注册，严厉打击学历造假行为。教育部门应与各组织人事部门之间建立沟通渠道，对符合资质的各组织人事部门提供免费注册资格，提供网上信息查询，推广学历认定查询，整治学历造假现象，规范教育渠道，严把学历教育的出口。

（六）建立学生电子档案并利用信息技术管理

随着信息技术的发展和OA系统的普及，现在产生的学生档案越来越多是电子文件形式，应该建立电子档案，一方面有利于查阅利用，另一方面以后也不用再次数字化，可以节约人力、物力、财力。笔者认为建立学生电子档案应注意几个问题：

1.规范工作，关注细节

在建立学生电子档案时工作人员应善于运用信息技术的优势，从细节处强化高校学生档案管理工作的规范化。档案原始材料的产生、收集、筛选、整理、存储等环节如有一个细节出现问题都可能影响档案，使学生利益受损。电子档案的建立，并不是摒弃学生的纸质档案，而是把纸质档案作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份，若对电子档案的信息有异议，还可查阅纸质档案，并作为最后的依据。

2.高校学生电子档案的保管维护

学生电子档案作为一种电子数据除了需要注意物理安全性外，还要注意设置档案的只读性，即维护档案数据的原始性、真实性和完整性，避免发生人为误操作或不必要的重复劳动。同时还应注意进行定期检测和异地备份、更换密码等措施以保证档案的可读性和安全性。

3.高校学生电子档案的传递

档案传递的形式采用邮寄纸质档案的同时将电子档案封装打包发送至用人单位，实现电子档案功能的延伸，如果由教育部门牵头开发高校电子档案系统平台的话，不仅各高校统一使用，而且延伸至各机关企事业单位，实现统一的数据接口，实现高校与用人单位之间报送、接收电子个人档案的无缝链接。

综上所述，学历档案在人才晋升提拔劳资方面发挥着非常重要的作用，只有加强多部门协作，开发利用高科技手段，才能更加地充分发挥各类学历教育的根本作用，提高全民素质，实现强国之路。

参考文献：

[1]薛立英.人事档案工作管理的现状及几点思考[J].山西档案，2010，S1（13）：60.

[2]教育部.等教育学历证书电子注册管理暂行规定[S].教学〔2001〕4号.

篇6

Abstract: Vocational education student records is an important part of the file,it can provide accurate reference materials qualification for graduates,recruitment and other employers. Therefore,the correct understanding outstanding problems in records management,good management of student records,playing its important role has a major significance for raising the overall level of vocational colleges.

关键词: 高职院校;学生档案

Key words: higher vocational school;student records

中图分类号:F271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)10-0226-01

0引言

管理高职院校学生档案是学生从入学到毕业整个培养过程在德、智、体等诸方面发展状况的真实记录和反映。强化高职院校学生档案管理,对深化教学改革,提高教学质量和教学管理水平,为国家培养社会主义现化代建设接班人具有十分重要的意义。

1目前各高职院校在档案管理方面还普遍存在一些问题

①领导重视不够,管理不到位,导致有些学生档案的原始材料丢失、破坏等;②学生档案的规章制度还不够完整且缺乏稳定性;③档案管理人员的专业水平普遍较低,对档案管理工作的重要性认识尚不到位;④由于档案管理者各方面待遇偏低,任务比较繁重,工作量较大,人员流动性较大,没有相对固定、素质较高的专业队伍。这些问题的存在不仅会影响了学生档案管理水平的提高,也影响到了人才进步和发展,同时也严重损害了学校的声誉。因此,正确认识存在的问题,制定科学的管理办法,就显得尤为重要。

2高职院校应切实加强和完善学生档案管理工作

高职院校学工处等有关职能部门应切实加强和完善学生档案管理工作,并着重做好以下工作。

2.1 强化学生档案管理的意识学生档案的管理是高职院校管理工作的重要组成部分,领导重视是学生档案规范化管理的关键,学生档案的质量直接反映了学校的管理水平。主管领导及学生档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规,明确其重要性。只有学生管理人员有了良好的档案意识,才能在具体的学生管理工作中对其资料数据做正确的反应,及时地加以收集、整理、保管。

2.2 加强学生档案管理队伍建设想要提高学生档案的管理水平,必须做到科学、优化、稳定。下一步各高职院校应积极为档案管理人员创造提高业务水平,经常组织开展相关的业务培训和学术交流活动和专业能力的平台,使档案人员的业务工作能务、工作效率和运用现代信息技术的能力得到全面提升;还要提升学生档案管理人员的思想政治觉悟,使每一位学生档案管理人员充分认识到学生档案服务学生、服务社会的双重功能,要培养其形成强烈的事业心和责任感;另外,务必解决档案管理人员的一系列(比如职称、职称晋升等)相关问题,保持档案管理队伍的相对稳定,充分调动学生档案管理人员的积极性和创造性,促进学生档案服务功能的最大化发挥,促进学生档案工作和其他工作的协调发展,更好地为学生就业、企事业单位合理使用选拔人才提供便可靠的参考资料。

2.3 建立完善规范的管理制度职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度,做到有章可循、有据可依、照章办事。

2.4 拓宽档案归档范围学生档案是用人单位招聘人才及今后各级组织选拔、任用、考核人员的重要依据,因此必须紧密结合新世纪人才培养模式和用人单位的运用,围绕学生个性开发、素质提高和顺利就业这个中心,努力拓宽学生档案的收集内容,构建特色性的学生档案副本。

2.5 加速高职院校学生档案馆数字化、网络化和检索自动化建设近年来,随着人事制度改革在全国各行各业的展开,自主择业、自主用人、人才合理流动机制的形成,人员流动频繁,势必要求人事档案的转移手续更简化、方便,而人事档案的信息化管理要求电子文件归档,凭借网络传输,将会更加便利、快捷、安全。当今越来越多的文件是以电子化、数字化、网络化承担知识和信息的载体,不再是传统意义上的纸,而是电子文件软盘、光盘。档案的载体发生了根本的变化。档案信息数字化是档案信息管理与传输现代化和自动化的基础,没有档案信息的数字化,就无法实现人事档案信息管理与传输的自动化。实现信息化电子档案的建设与管理包括三点:①电子档案的形成,根据管理要求,使电子文件体现高职院校学生档案管理的功能;②关键环节是建立电子档案管理数据库;③电子档案的长期保存。

2.6 加强学生档案工作的宣传力度学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料,注重档案的收集质量,提高档案的利用率,还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究,找出工作中的不足,以科学的态度,把学校档案工作做得更好,使之发挥出更大的作用。加强学校档案的管理工作,作粗浅的认识:①加强意识,建立机构②健全制度、规范管理③强化业务,提高能力四、注重收集,加强管理五、提供服务,开发利用。

3结语

学校的档案工作是教育事业的重要组成部分,是维护党和国家历史面貌的一项重要事业,也是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料。在改革开放,社会信息量不断增长的今天,人们的观念向求发展、求竞争、求效益方面发展,对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大,利用的速度要求越发快速、准确。总之,高职院校学生档案从建档、管档、归档到转递,经历的时间长,经手的部门多,工作量大,这就需要学校领导高度重视,需要学生档案管理人员认真仔细负责,需要有科学规范的管理制度,同时还需要各相关部门协调配合,利用计算机、网络技术等先进的技术手段做好学生档案的各方面工作,才能真正发挥学生档案管理的服务功能,做到学生档案服务于学生、服务于企业、服务于社会。

参考文献:

[1]东蕾.高校学生档案的科学管理和开发利用[J].才智,2009.

[2]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报,2008.04.

篇7

关键词：高校学生档案；档案管理；大学生就业

Abstract: the employing units and candidates two-way choice of employment in our model. In this process, the university student file to be connected by the bridge units and their. It is proof that the students' ability and quality, is the important basis for the employer for selection and appointment of personnel, it is necessary to strengthen the management of university students' archives, archival documents and play a reference value, promoting flexible employment. This paper from the service employment perspective, focusing on the importance of college students file management work and the existing problems, and puts forward several countermeasures.

Keywords: College Students' archives; archives management; the employment of College Students

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012

2011年全国高校毕业生规模为660万人，较2010年增加了近30万，加上约150万的往届待就业毕业生，高校毕业生就业形势依然严峻，在竞争如此激烈的就业大潮中，诚信成为用人单位选拔人才的首要标准，除了面对面考量应聘者，更重要的是查阅学生档案，获取客观、真实的信息内容，全面地了解应聘者的个人情况。高校学生档案在此过程中发挥着关键的参考与凭证价值，因此必须有效地开展学生档案管理工作，为大学生就业创造良好的条件，把各类人才输入到社会最需要的岗位中去。

1高校学生档案在大学生就业过程中的重要性

高校学生档案是记录学生文化素质、专业技能、思想道德素质、身体素质等情况的以备查考的文件材料的集合。它具有原创性，随着学生走向工作岗位成为人事档案的重要组成部分。它对大学生就业的重要性主要体现为三个方面：

1.1高校学生档案记录信息的全面性。

高校学生档案，客观记录了学生从高中到大学期间形成的一系列文件材料，具体包括学生的学生登记表、学籍卡、学习成绩单、思想品德的考核表、家庭情况登记表、毕业生论文、学位证、参加党团材料、奖惩材料、体检表等[1]。它是学生各方面的真实反映，包括了学生学习能力与品德修养，个人的优势和不足，过去到现在的成长历程，因此用人单位可以从整体上了解应聘者，避免以偏概全而失去优秀的人才。

1.2高校学生档案记录信息的真实性。

高校学生档案一部分是学校或其他机构直接开具的证明材料，一部分是学生个人填写后经有关部门审核鉴定的结果，因此这些形成材料具有客观性、真实性，是值得信赖的有力凭证。用人单位在招聘时，仅凭应聘者的一面之辞而决定录用与否往往会出现偏差，通过查阅学生档案，可以获得真实具体、翔实有效的客观证据，据此才不易看错人、选错人。

1.3高校学生档案记录信息的不可更改性。

档案本身的唯一性和高校学生档案管理“人档隔离”的特点保证了学生档案的信度。在特定的阶段内，学生档案是处于“封存”状态的，由学校学生档案保管部门负责，形成者或者他人根本无法与档案接触。如遇特殊情况需对档案有关内容进行更正或更新，需要有关部门开具证明信，加盖公章后交由档案保管部门，以散材料的形式附在原始档案前后，直到下一阶段“解封”后才将这些散材料按照特定的顺序排列到档案材料中，这也是档案集中保管的优势，使之有“资格”成为学生就业中的重要参考与凭证。

2高校学生档案管理工作中存在的主要问题

高校学生档案的实存形态往往是由在高校学生档案管理工作决定的。虽然大部分学校都有特定的学生档案管理机构、管理工作制度、管理人员等，但是在具体的档案管理工作中仍然存在一些问题，阻碍学生档案在就业中更好地发挥作用。

2.1高校学生档案归档问题

高校学生档案基本上沿用旧有的归档范围，主要包括学生在校期间的各科学习成绩登记表、奖惩信息、身体健康状况信息、参加党团的材料等资料。这些档案主要侧重的是学生的学习能力、政治觉悟及身体健康状况的记录，而体现学生实践能力、组织创新能力、心理健康状况及诚信记录的材料则没有包含在归档范围内。对于大学生就业，用人单位需要得到的是对学生综合能力与素质考量的信息，而学生本人也希望能够向求职单位展示出自己的“多才多艺”。所以，高校学生档案工作应在更加广泛的时空范围内，根据需要定期调整归档范围，完善学生档案归档体系，动态、全面地记录学生的多维素质，使用人单位找到适合的人才，也有利于今后人才资源的合理开发与使用。

高校学生档案在归档和整理过程中，还存在一个问题，即忽视了档案的完整性。档案的完整性是指档案材料数量上不能残缺不全，要确保档案的内容完整，注意前后联系，完整地记录学生某个方面的特征。然而现实情况并不乐观，往往在档案提供利用时，档案部门才发现有关材料缺失而临时匆忙补件，不仅费时费力，而且很可能耽误学生就业的大好时机。如果能够在归档时严格按照归档范围收集、整理学生档案材料，及时查漏补缺，就不会因档案结构上的不完整而导致档案价值的减弱，影响学生就业。

2.2高校学生档案部门与其他部门的协调问题

高校学生事务繁多、机构部门业务交叉，使得学生档案管理工作往往不是由档案管理部门独自完成的，而是在其他相关部门的配合下完成的，从学生档案的收集到提供利用整个业务活动中，需要经过学生处、教务处、科研处、团委以及院系办公室等相关部门[2]，它们之间的相互协调与配合，对于学生档案的最终形成尤为重要。因此学生档案管理部门，应该起到良好的协调调度作用。而目前看来，档案部门大多是被动地接收相关部门送交的档案材料，并没有按照最终的利用需求来指导、协调好各部门的送交工作，体现出档案管理部门缺乏管理工作的主动性，这使得一些学生档案的联系性和完整性不佳。大学生就业需要用到档案材料，但因为之前协调管理工作不到位，档案分散在各个部门，学生不得不自己到处寻找，混乱不堪。高校学生档案管理部门应该增强责任意识，以服务学生为工作宗旨。

2.3高校学生档案提供利用问题

所有档案管理工作，最终目的都是使学生档案的价值能够在适当的时候发挥出来。否则档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等都是徒劳。就业环境下，学生档案的利用工作与平时的查考利用是不一样的，需要学校档案保管机构、学生个人、就业单位三者联动，做好沟通，服务就业。档案保管机构的主动性和积极性对于学生档案能否完整、准确、及时地提供给用人单位起着至关重要的作用。但是学校档案管理部门往往意识不到这一点，还是像平时一样重复“你来我找”的动作，不能主动推送服务。再加上某些学生和用人单位的档案意识不强，很可能因此而错过相互“握手”的机会。

另外在提供利用过程中存在的问题是，高校为了确保档案的安全性，其做法是将相对完整的学生档案封存保管，直至大学生毕业找到工作，与用人单位达成就业协议，才将该毕业生的档案转递到公司，这时用人单位才真正看到了学生档案，这是一种普遍存在的严重的信息滞后的表现，其危害就是单位辛辛苦苦招来的人与档案记录事实不符，因为有些学生在求职过程中，会在简历或者自我介绍中制造一些浮夸内容来粉饰自己，而“档案不会说谎”，在一定程度上，用人单位会因应聘者缺乏基本的诚信意识而将劝退，这种尴尬局面的造成与档案提供利用的滞后性不无干系。虽然这种学生档案利用模式一直都在沿用，彻底的改革是不现实的，但是档案管理部门可以创新工作方式，服务学生就业。例如可以在学生就业时提供档案复印件等。

3加强高校学生档案管理工作的关键举措

3.1增强高校档案管理人员工作主动性

从事高校学生档案管理工作的人员，要树立主动提供服务的观念，与时俱进，在思想和工作方法上积极创新，寻求更加人性化、生动化的服务形式，为学生就业提供更多机会，例如通过QQ查档，方便、快捷。另外，高校档案管理部门要主动协调各相关档案形成部门的工作，动态收集、跟踪学生档案，使整个学生档案工作处于一个高校、有序的系统之中。

3.2对高校学生档案的信息化管理

建立学生档案管理系统，对现有的纸质档案进行数字化管理，既可以保证纸质档案的安全，也能提高工作效率和工作质量，同时还能克服信息不对称。[3]例如，可以在高校网站的主页面上建立“学生档案”板块的链接，学生个人和用人单位可以点击进入学生档案管理系统，分权限查阅有关内容，同时建立互动交流平台，使档案管理人员和学生与用人单位之间及时沟通，最大限度地服务就业。

3.3健全管理体制，依法治档

2008年8月20日，国家教育部和档案局联合了《高等学校档案管理办法》，这是一个高校档案管理工作体制的规范，从整体上约束了高校档案工作。[4]各高校应该在此办法的基础上根据各自的实际情况，结合学生档案完整性、连续性、流动性等特点，制定适用的管理规范，“因档制宜”。

高校学生档案是学生成长成才的人生履历，做好高校学生档案的管理工作，对促进大学生就业、为社会输送人才有重要的积极作用。以发展的眼光和创新的思维不断完善高校学生档案管理工作，真正使高校学生档案发挥其价值，为大学生就业服务。

参考文献

[1]朱玉媛.现代人事档案管理.北京:中国档案出版社,2002:80~81

[2]曲德强.高校学生人事档案与大学生就业研究[J].中国电力教育,2008,12:131~132

篇8

一、内蒙古的人才服务标准化建设情况

目前，我区的人才服务业正处在一个平稳、向上的发展阶段，服务产业化、人才管理网络化、人才交流多样化的人才市场新格局初步形成。人才交流上，以常设性人才集市为主，配以大型人才招聘会和中高级“精品”人才专场。人才资源管理上，新型的人事制度取代了原有的“人才单位所有”的管理模式，人才管理，服务工作逐步走向社会化、规范化和专业化。 根据2009年人社部制定颁布的人力资源和社会保障标准化工作管理办法等文件的要求，全区各级政府人事部门和人才服务机构已逐渐认识到标准化对人才服务发展的重要性，我区各盟市已将人才服务标准化建设工作列为当前重要工作来推进。几年来，相继制定出台了有关流动人员档案管理、人才市场管理、人才就业服务、评价等规章和制度，有效地规范了人才服务工作的开展。现将情况汇报如下：

（一）加强硬件设施标准化建设

我们本着统一管理、方便服务、经济合理的原则，根据职能分工分别设置了行政综合部、流动党员党总支、财务部、人才培训开发部、公共人事服务部、信息交流部、人事部、人才寻聘部、社会保障部9个部门。服务大厅窗口按照现有工作环境配备了统一的标识牌，并且将收费项目、服务承诺、业务流程、监督办法等内容通过大厅的公告栏、宣传单和内蒙古人才网网站予以公布，力争为广大服务者提供规范、诚信、优质、方便的服务，打造“一站式”的服务标准模式，兑现各项服务承诺。

（二）基础制度与业务标准化建设

按照人才服务标准化建设工作要求和所规定的相关标准，结合实际工作，对内我们制定了单位内部的管理制度，包括人员管理、办公设施、财务制度、请休假等方面的规定。对外业务制定了《内蒙古人才市场条例》、《内蒙古流动人员管理暂行办法》、《内蒙古人才交流服务中心流动人员人事档案管理制度》、《内蒙古人才交流中心现场招聘工作流程及分工》、《内蒙古人才网招聘办法》、《内蒙古人才交流中心流动党员管理办法》、《内蒙古人才交流服务中心人才评价考务流程》等14套管理标准和工作标准，各部门的业务都按标准开展具体工作，做到办事有规定，服务有办法。例如，人才市场招聘分为有形市场和无形市场。有形市场有市场的招聘办法与流程，无形市场有网络招聘办法等。人事档案管理有规定、有办法，具体包括档案管理规定、档案转移手续、转正定级手续、集体户管理、出国申报手续、婚姻状况证明以及办理辞职、辞职手续，等等。仅2010年一年有形市场共组织人才交流会36场，全年组织用人单位3235家次，提供就业岗位70087个，上会求职的人才达170万次。无形市场共组织3次网上招聘周活动，招聘信息800余条，平均每天更新内蒙古人才网招聘信息100余条，内蒙古人才网今年继续保持全区人才招聘网站的龙头地位。人才评价业务，共组织政策性考评和社会化考试30场，参加考评的人员达23819人次，最终正式聘用人数2715人。人才派遣业务，目前管理的派遣员工总数为5700余人。社会保障业务共为34家单位的16765人办理了五险一金的缴纳工作。流动党员管理党总支共设4个流动党员党支部，管理流动党员289名。高校毕业生就业见习，全区33家就业见习单位，共征集到3494个见习岗位，区直已上岗人员2333人。

（三）岗位设置与人员管理标准化建设

按照人才服务的专业化要求，科学设置工作岗位。各部门按照相应标准，开展服务。分工明确、责任到人，极大地强化了专业管理，提升了服务品质。不断地加强和规范服务管理标准，完善奖励与绩效考核机制，充分调动了员工们的工作积极性。

（四）工作流程标准化建设

在明确工作人员职责，严格要求员工遵守各项工作规定和制度地前提下，将业务流程通过展板、宣传单和网站方式向社会予以公布，并加强日常监督考核，奖惩兑现。做到了办事有方向、业务有流程、服务有规范。

（五）管理手段信息化建设

信息化是标准化建设的重要内容之一，加强规范服务标准的同时提高工作效率。2009年我区由人才基金投入100万元的政府采购项目，用于加强人才信息网络建设。其中包括服务器、计算机、路由器等硬件设施的更新和数据库系统、安全防护等软件设施的升级。购置开发了“流动党员管理系统”、“人事档案管理系统”、“劳动就业核心业务经办子系统”、“事业单位合同鉴证管理系统”等多个数据库管理系统，真正实现了信息化、无纸化、便捷化的管理模式。同时内蒙古人才网作为我区最大的人才招聘网站，在我区网络招聘、网上求职、信息公布中发挥着重要作用。网站是我中心结合自身实际，设计、制作而成，所有功能和模块都经过了反复的推敲和对比，经过不懈的努力现在内蒙古人才网整个网站系统构架与中华英才、51JOB、智联等知名网站相当。自2009年改版以来，总访问量达5700万次、日均访问量为4万次。

二、存在的问题

（一）人才服务标准化系统性不强

人才服务的标准化建设在人才管理中一直都具有举足轻重的作用，各个单位也分别制定了相应的标准和制度，这是标准化的体现。但是在人才服务系统中，只是存在标准化的现象，并未形成一个统一的制度和标准，这样使得人才的管理和流动出现了较大的空白和障碍。

（二）人才服务标准化横向联系欠缺

人才服务缺乏统一的标准不仅仅在系统内部流转过程中出现空白和障碍，在与其他系统和部门交叉时也造成衔接不顺畅的情况。如高校毕业生的档案流转存在与教育部门、外省区等相关规定衔接不上的一系列问题。例如各地方、各部门就某一具体事项的办理过程、要求和做法的不同，致使办事效率不高、限制太多等问题频繁出现。

（三）人才服务标准化意识匮乏

在日常服务工作中，工作人员没有形成标准化意识，有些人才服务标准内容简单，力度不够，原则性不强、灵活性不够，单纯凭借经验和习惯进行业务操作。其实对于一些熟练和有经验的人员来说，在工作过程中已经形成了一套标准化的工作方法，只是没有及时进行总结和推广，造成了资源和经验的浪费。

三、意见和建议

（一）加强人才服务标准化建设的领导

各级政府及其人事部门应当加大对人才服务标准化建设的重视程度，成立专门的人才服务标准化研究和制定组织，在充分搜集先进的人才服务技术、先进的人才服务手段方式和先进的人才服务管理规范资料的过程中，也要广泛征集相关行业包括国外先进技术和管理经验，在综合分析、试验验证的基础上，出台人才服务标准化建设的相关制度和办法。加强人员培训和队伍建设的力度，保障标准化建设工作的顺利开展。

（二）在档案管理和人才流动方面急需出台相关的标准

目前档案管理的标准在各个地区不尽相同，不利于人才及档案的流动，一些发达城市对档案流转的要求较高，针对各类人群存在着不公平的现象，同时也制约了人才的流动。

现阶段流动人员的档案管理并不规范，没有建立档案追踪机制，用人单位与劳动者对档案的管理意识淡薄，并不重视自身档案的完善，从而使应有的利益受到损害。同时也不便于人才服务机构管理档案。有关档案的统计结果与实际情况不吻合，造成统计数据的偏差。这方面也亟待出台相应的管理办法和统计标准。并且加大宣传力度，保障劳动者的权利。

（三）建立统一规范的人力资源市场

篇9

关键词：高校学生；档案管理

中图分类号：G647文献标识码：A

学生档案是每位学生的第一份社会档案，是其人事档案的重要基础，所以学生档案管理工作的重要性就凸显出来。学生档案管理工作是学生管理的基础性工作之一，是记录学生在校表现和学业状况的重要资料，不仅对在校学生的教育和管理有着重要意义，对学生毕业后的人生发展也起着十分重要的作用。

一、高校学生档案的内涵与组成

高校学生档案真实地记录了学生在校期间的思想政治、学习成绩、文明道德、遵纪守法等方面的各种情况，为进一步了解学生、教育学生，加强学校的教学管理提供了丰富、翔实的参考素材，也是学生就业及今后的选拔、任用、考核的重要依据，是其重要的人生履历记载。

教育部颁发的《高校档案管理办法》（教育部27号令）明确规定高校学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。其中，高中档案指其就读高中时的学籍档案，包括学生考试成绩登记表、学年评语表、体质健康卡片、健康检查表、体育合格情况登记卡、毕业生登记表、高中毕业生家庭情况调查表、中学生社会实践活动登记表。高考报考资料指学生的考生报名登记表、考生体格检查表等。高校学籍档案指学生成绩表、学年鉴定表、学籍登记表及学生休学、复学、转学、转专业等学籍异动材料。学生奖惩记录主要指学生在校期间所获得的各级各类荣誉的审批表及学生违纪处分文件。学生党团组织档案包括学生的入党申请书、入党积极分子登记表、个人自传与思想汇报、入党志愿书、团员推荐登记表等。

二、高校学生档案工作的原则与作用

高校学生档案管理工作应本着统一领导、分级管理、维护学生档案的完整与安全、便于利用的原则进行。学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且在学生毕业离校时将关系到其能否顺利毕业和就业，并将影响学生毕业后的长远发展，也是用人单位全面、准确地了解学生的重要依据。

三、高校学生档案管理工作的主要依据

（一）教育部和省教育厅关于高考招生工作及高校学生管理中的相关文件是高校新生入学时档案管理的直接依据。其文件基本形式为《教育部关于做好XXXX年普通高等学校招生工作的通知》及《XXXX普通高等学校招生工作规定》等。对高考学生报名条件、思想品德考核内容、电子档案信息内容等做了明确的规范性要求。

（二）教育部和省教育厅、省政府关于高校毕业生就业工作的相关文件是对高校毕业生离校时档案管理的重要依据。其文件基本形式为《关于做好XXXX年全国普通高校毕业生就业工作的通知》等，对当年高校毕业生档案作出相关要求。

（三）教育部颁发并修订的《高校档案管理办法》、《高校学生管理规定》及学校依此而制定的《XXXX校学生档案管理办法》或《XXXX校学生管理规定》是对在校学生进行档案管理的重要依据。

四、高校学生档案管理体制

高校学生档案管理一般实行院（校）、系两级管理体制，即学校档案室――学生处――院系办公室。学校档案室作为负责全校综合档案的归口管理部门，主要对全校学生档案管理进行宏观指导，指导学生档案管理制度的制定，并对学生档案管理过程进行监督、指导、评估和服务等。学生处作为学生档案管理的职能部门，负责具体组织管理学生档案，其职责是制订并完善学生档案管理的各项规章制度，负责全校学生的日常学籍档案的建立完善、管理、使用及毕业档案的收集整理、邮寄工作，并组织各院系对学生入学档案的收集、登记、保管、核查工作及对各院系学生档案工作的督促、检查和评比。院系办公室主要通过辅导员、班主任具体落实学生档案的收集、核实、登记并将装学生在校期间形成的档案材料及时装档，协助学生处档案管理人员整理毕业生档案。

五、高校学生档案收集及管理

（一）档案收集。新生报到时将自带的档案、新生录取通知书、准考证统一交给院系辅导员。各院系需检查档案是否密封，如未密封，则检查其中内容是否完整，并做记录告知学生。大多高校将收集齐的学生高考档案（也称原始档案）以班为单位附名单排序后交学生处学籍室，由学生处学籍室负责保存。

（二）在校学生档案管理。学生处档案室将学生档案中的相关表格在规定时间内以院系为单位下发，由各院系组织学生按要求填写，并在规定的时间内上交，再由各院系整理后分年级、分专业、分班级进行归档，并负责将学生在校学习期间的党、团组织关系，各级各类奖惩、学籍异动材料等及时归档，实施动态管理。

（三）毕业生档案管理。毕业生档案材料是用人单位选拔与使用毕业生的重要材料。每年六月各院系把整理好的毕业生在校档案送到学生处学籍室与原始档案合并形成学生毕业档案。各院系配合学生处学籍室整理完善并由学籍室审验合格后，履行签字手续，移交学籍室，再由学籍室负责并严格按照学生报到证副证转递邮寄。未落实就业单位学生的档案由学校免费保存两年。择业期结束（两年），学籍管理室将档案寄到该生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若学生申请继续保留其档案，按所在市人才中心的收费标准收取保管费。两年内如果落实就业单位，凭报到证或用人单位调档函到学校办理档案移交手续。毕业生档案转递应通过邮政局寄发或遵照有关规定执行，并做详细登记。学生档案原则上不准由本人自带，但因特殊情况可将档案密封并履行相关手续后自带。若档案丢失，由本人负责。

六、高校学生档案的利用及相关要求

学生档案原则上只限本院系分管学生工作的负责人、辅导员查阅。原则上不外借，因工作需要借出使用时，应严格履行借阅登记手续，提供有效证件，学生原始档案需经所在院系以上单位证明，经学生处负责人签字同意方可借阅，院系存档材料由所在院系主要负责人签字同意后方可借阅，借阅期不超过三天。若特殊情况需延期的，应补办借阅手续。档案借出后必须严加保管，做到档案齐全、万无一失。归还时，管理人员要逐份核对档案材料，出现污损、丢失，由借阅人负责。

档案政审查阅，需持查阅单位的介绍信，经由学生处领导批示同意方可查阅。任何人查阅档案时，严禁涂改、抽取、撤换、复制档案内容。未经学生处领导批准，不得借阅学生档案。各级档案管理人员须严格执行借阅制度，接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。不得利用职务之便违规操作，否则由其主管部门视情节追究责任。

高校学生档案有着丰富性、过渡性、周期性、保密性、频繁性、多样性等特点，所以要做好高校学生档案管理工作，离不开社会和高校各级领导的高度重视和全过程的贯彻落实，离不开各级档案人员的高度责任感、政治敏锐性和先进的管理理念。

（作者单位：南阳医学高等专科学校）

主要参考文献：

[1]杨莉.浅淡高校学生档案管理工作.云南档案，2008.1.

篇10

关键词：高校学生档案；管理模式；管理体制；规律

我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。

一、高校学生档案材料形成规律

高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：

（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]

（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。

（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。

（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。

二、高校学生档案管理模式分析

《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。

三、高校学生档案管理体制的建构

高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：

（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。

（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。

（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。

（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。