高校档案如何管理范文

导语：如何才能写好一篇高校档案如何管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词：高校 人事档案 管理措施

高校干部的人事档案管理详细记载了他们的个人经历以及表现等情况，真实地记录了他们在思想品德、个人才干、知识等方面的表现。要想做好干部工作，那么不但要深入而全面地了解、认识干部，还要正确地运用他们的才能，这对干部的工作效率和工作质量有着直接的影响。由于我国社会经济的不断发展，怎样发挥职能，做好人事档案管理工作，使其为高校干部的档案管理、人事工作服好务，是值得所有高校档案管理者思考的问题。

1 原始档案材料的重要作用

档案的特点是能够提供所有证明资料的初始材料，有着自身的权威性以及法律效应，档案材料的形成都具有独一性，如果被损坏，就没办法弥补了。当下，高校的人事档案管理都是利用计算机网络来进行管理，但是作为原始档案材料的纸质档案还是具有不可替代性，不管是什么时候，作为原始材料的纸质档案还是具有比电子档案更加重要的意义。档案工作的开始来源于对原始材料的收集，工作质量的好坏对档案工作的其他环节有着很大的影响，因此，在档案管理工作中，原始档案材料的管理作用不可忽视。原始档案中，干部人事档案作用重大，在国家机构和社会组织的人事管理工作中，干部人事档案真实地记录了人才的社会经历和才能品德以及工作情况，并且是以文字、表格等形式形成的供单位查备的原始记录。人事档案的出现是高校人事管理工作在实践中的产物，服务于高校人事管理工作。在高校的人事档案管理中，高校干部人事档案责任重大，它能够向学校提供部门改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并为教职工的档案工作记录、职称评定、干部任免等工作提供全面的服务。

2 高校人事档案管理存在的问题

干部档案真实地反映了学校人才的各方面情况，是高校的宝贵财富，在高校的人事管理工作中有着极其重要的作用，当前人事档案管理因为政策、技术以及制度等方面的问题，还有着诸多的不足，这对高校人事档案的发展不利。

2.1 人事档案管理认识不足 高校对档案的重视以及档案管理人员的业务素质与思想意识决定了人事档案管理工作质量的好坏。人事档案管理人员的计算机网络水平还不够专业，专业管理知识不够精通，这不符合当下高校的改革发展。高校中不少教职工对人事档案的归档问题和管理理念缺少深刻的认识，应该及时归档的材料没有及时交给档案管理部门，由此形成人事档案归档不完整，既和学校的管理机制不符合，又不利于以后管理工作的开展。

2.2 人事档案材料内容不完善 目前，高校人事档案管理中一个非常明显的问题就是难以准确地保障干部档案材料的完整性。在干部的人事档案材料里面，不少内容都是由本人、相关业务人员手工填写，例如个人基本资料、工作情况、政治面貌、家庭状况等等。这就容易导致很多的干部人事档案会出现与实际工作情况不相符合的问题，存在不少错误。例如，有的人出生时间与实际档案材料记录存在差别，这就阻碍了干部人事管理工作；另外，干部的工作情况、工作时间、薪资待遇在档案中的记载和实际也有出入。

2.3 人事档案材料收集工作不规范 因为种种原因，高校的人事档案的形成者将其保管的材料交由档案收集者，造成档案在收集过程中出现了不规范、不完整的问题。有的档案收集者只将精力放在人事部门以及组织部门，但是很多能反映个人情况的有价值资料却没有被收集起来。有的人事档案掌握在教务处、科研处，或者其他的部门、个人手中，对人事档案的完整管理工作不利，也降低了档案的使用价值。

2.4 人事档案材料内容不规范 对于高校来说，人事档案收集归档而成的材料要真实而完整，字迹清晰、手续完整，干部档案的归档必须要有组织的审查、签字、盖章。实际上，高校的人事档案材料中，有的缺少盖章，有的缺少签字，有的字迹不规范，这是一个普遍存在的问题。特别是一些新来的教职工，他们的档案内容形形。例如，一些履历表没有填写日子，也没有本人签字，有的甚至也没有组织审查意见及公章，有的考核表也有这样的问题，还有一些档案材料字迹混乱。这些存在诸多问题的不合格档案材料给档案管理工作者带来了很多麻烦，让高校的档案管理难度增加了，还使得档案的完整性得不到保障。

2.5 人事档案管理方法没有与时俱进 一些高校的人事档案管理还经常是手工操作。有的高校的人事档案管理还在使用原始的管理手段，用手工检索，人工管理让管理员增加了工作量，降低了效率，准确性不高。有的高校虽然使用计算机网络进行人事档案管理，但是由于对这种现代化的管理方式了解不透彻，也制约了档案管理工作的发展。

3 如何加强高校人事档案管理工作

3.1 完善高校档案人才管理队伍 高校要运用完善的人才管理、培训制度来提高档案人事管理队伍的建设。由于人事档案管理工作的专业要求、技术要求高，政策性强，所以档案管理者在人事档案管理工作中的作用非常大。因此，高校要对人事档案管理者的业务素质、思想政治素质、科学文化素质进行培训，更好地加强人事档案工作质量。提高高校人事档案管理工作质量就需要有一支高素质的队伍作为保障。

3.1.1 提高政治素养。高校始终要全面贯彻和落实人事档案管理工作中的档案队伍政治素质建设。高校应该加强档案管理者的“三个代表”重要思想的学习，让他们具备较强的责任感、严格的纪律意识，全心全意为高校人事档案管理工作服好务。档案管理者要认真学习《干部档案工作条例》，并在工作中认真执行，遵守《中华人民共和国档案法》的相关规定。

3.1.2 提高档案管理者的文化、专业素质。当前，科学技术的发展十分迅速，因而人事档案的管理要求也在不断提高。以往的纸质档案管理正逐渐过渡到纸质档案、电子档案并重的新工作局面上。这就需要高校人事档案管理工作者必须与时俱进，努力加强业务知识的学习，不断更新知识体系，丰富知识储备，由此提高业务素质，目的是为了在不断复杂而现代化的业务工作中加强人事档案管理。

3.1.3 高校要不断加强档案管理者的工作作风以及职业道德培养。档案管理者要对人事档案管理的重要认识有深入的了解，在日常档案管理工作中秉承脚踏实地、科学严谨的工作作风，对档案管理工作负责，对高校教职工负责。人事档案工作具有很强的服务性，高校人事档案管理既要做好组织、人事部门的档案服务工作，还要服务于高校的教学科研等工作。因此，档案管理者应该树立起正确的服务意识，在工作中勤勤恳恳，要爱岗敬业。

3.2 通过档案工作宣传来强化高校的教职工档案管理意识 高校人事档案工作质量的优劣受多方面因素的影响，既有档案管理的思想素质因素，也有高校教职工对人事档案的重视程度的因素。有些高校对教学、管理工作很重视，对人事档案管理工作却疏忽了。部分提供材料的部门没有及时将完整的人事档案交由人事档案管理部门，或者部分教职工没有重视自己的人事档案材料，需要提供的材料没有及时提供，使得人事档案资料不完善，造成了人事档案材料既不全面也不准确。所以，高校必须要加强《档案法》、《干部档案工作条例》等相关的档案法律法规的宣传工作，让全校教职工深入了解我国的人事档案管理政策、制度，从而让人事档案的管理更加规范化，通过法制教育、正规宣传来规范高校人事档案管理工作。

3.3 规范人事档案材料的形成工作 高校要想为自身的人事工作提供可靠而详细的决策依据，就需要不断地规范档案材料的收集、整理、鉴别、归档工作。人事档案得以存在的基础就是档案材料的收集和完善，高校的基础部门是高校人事档案材料形成的地方，因此需要做好两方面的工作：

3.3.1 提升高校部门的档案意识。高校要从思想上格外重视人事档案管理工作，要求各部门在工作中必须要重视档案管理工作，必须摆脱口头上重视，行动上忽视的不良现象。

3.3.2 严格把好人事档案材料收集的质量关。高校应该积极组织人事部门认真把关收集来的档案材料，特别是要严格审查和把关个人档案填写的完整性和真实性，要有本人的签字，在签字之后，相关的部门必须仔细审查，对符合规定的档案材料加盖公章，然后才可以归档。要是本人没有亲自签字，那么就需要相关部门写明原因，然后盖章归档。如果档案材料的字迹混乱、不规范，就要将其退回给本人并让他重新填写清楚，直到符合要求以后才可以归档。高校要从根本上解决归档不完整、不符合要求的档案材料归档问题，只有签字盖章以后才可以归入干部档案的管理中。

参考文献：

[1]巫华聪.完善学校档案管理工作，提高创新意识[J].中国科技创新导刊，2011（2）.

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亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、?辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

2 高校档案管理工作的作用

高校的档案管理涵盖了高校所有行为信息的综合，在二级教学单位中的档案管理，一般包过教学内容、教学管理、学术研究等等相关的内容，对二级教学单位的发展具有重要的作用。

1、教学评估

高校二级教学单位的教学评估与考量，是衡量高校二级教学单位教学成果的重要标准。这一切的评估工作，离不开的就是教学档案的全面化与细致化，这些细化的材料不仅仅是高校开展教学评估的重要基础和内容，也是今后高校在改革与发展过程中的重要借鉴材料，有利于高校在不断发展的过程中，自我反思、自我管理、自我提高。

2、改革与发展

近年来，针对高校教学与管理的改革工作一直在不断的建设和完善过程中，涉及到高校教学体制、模式、管理等方方面面的问题。改革的前提和基础是基于对高校发展的全面认识和深入研究，而这一切的来源就是档案资料与信息。

3、科研活动

高校的存在不仅仅是在育人，更是组织各种类型的科研活动，为国家的发展提供内在的动力。衡量一所高校能力高低与否，不仅仅是看毕业生的就业率，更是要衡量高校在科研方面的能力和结果。而高校档案则为科研活动提供了更多的开展经验和研究基础，帮助更多的科研人员进行更深入的科研活动。

4、转变教学思维与模式

中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。

3 当前高校档案管理中存在的问题

1、相关档案管理人员对于档案管理的认识不足

一部分的高校档案管理人员，尤其是教学单位二级学院的档案管理人员，对于档案管理的重要性和意义缺乏一定的认识，在实际的工作过程中无法充分的履行自己的职责，也没有完全发挥个人的主观能动性，这些因素都严重的制约了高校档案长效提高的可能。

2、现代化的档案管理体系还没有完善

虽然近年来，现代档案管理的不断发展，对高校档案管理事业的发展做出了重要的贡献。然而，在很多高校中，现代化的档案管理体系和模式还没有建设和完善，存在一些高校二级教学单位仍然“纸上谈兵”，制约了现代化档案管理成效的发展。

3、制度与规范还需要进一步的建设和完善

很多高校在档案管理工作缺乏一定的工作规范与制度，档案工作人员岗位职责与职能不明确。虽然高校在档案管理的岗位上有大的体系和制度，然而在细化的岗位职责和职能上缺乏有效的划分。

4 提高高校档案管理成效的几点思考

1、深化思想认识，提高工作成效

想要提高高校档案管理成效，最重要的就是对于每一个档案管理人员自身的管理。高校应该重视档案管理人员的思想教育工作，充分激发每一个档案管理人员参与管理、科学处理、强化过程的档案管理工作过程，以主动积极的工作作风和认识投入到高校档案管理工作中去。

2、细化岗位职责，激发岗位职能

档案工作是高校工作的有机载体，要细化岗位职责，在原来大的部门规章制度和岗位职责要求基础上，进一步的区分岗位的内容和职责，细化工作内容与职责，进一步的提高档案管理工作的工作成效，坚决避免“当一天和尚，撞一天钟”，或者“一个和尚有水喝，三个和尚没水喝”的现状，进一步的提高档案管理人员自身的主动性和积极性的工作。

3、重视对现代化档案管理的投入

现代化的档案管理离不开现代化的办公设施和软件配套。所以，高校在档案管理现代化的过程中，应该切实的重视对基础办公设施、硬件、软件配套的投入，加快高校档案管理现代化的进行，推动数字化、信息化档案管理模式的建设和完善，推动现代高校档案管理的长足发展，为全面的提高高校档案管理成效打下坚实的基础。

4、科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价

人是档案管理的核心，高校应该切实的重视对档案管理人员的考核与评价工作。在对每一个档案管理人员的考核过程中，应该切实的转变传统档案工作中粗狂、简单的评价体系，科学的把关乎到档案管理全部过程的内容都纳入到档案管理的考核体系中去，全面有效的对每一个档案管理人员进行公平、公正的考核，并且把考核的内容和结果与每一个档案管理人员自身的待遇挂钩，激励每一个档案管理人员充分的发挥个人的主观能动性，推动高校档案管理成效的稳定发展。

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中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1003-2738（2012）03-0294-01

摘要：随着我国高校事业的不断发展，人事档案在高校日常工作的作用越来越明显。但是，我国高校档案管理却存在许多问题。本文指出了高校档案在管理过程中存在的问题并提出了几点建议。

关键词：高校；人事档案管理；问题；建议

一、我国高校人事档案管理存在的问题

1.档案管理人员素质普遍偏低。在我国，高校人事档案管理人员很多都是转业过来的，在某些方面可能有专长，但是在另一方面却是一窍不通，管理人员的知识结构没有很好的与自己的工作进行结合。另外，档案管理人员的年龄相对偏大，很难适应新的技术变革，思想上形成了固定思维，往往对高校档案管理制度的改进产生一定的反作用，年轻人员所占的比例太小，领导者对年轻人的经验的缺乏往往很担心，担心年轻者行为对高校产生不可挽回的后果，同时，在年轻人思想里总是认为管理档案没什么“出息”，致使很少的年轻者愿意从事档案管理工作，而更愿意从事直接的教学工作。

2.档案材料收集不够齐全，归档不够规范。学院职工档案信息前后不一致，如出生日期前后不一致，出现了多个年龄，参加工作时间不准确，同一事件出现了不同的时间，更改名字没有正规的手续，也没有加以说明的现象，严重影响了档案质量，给人事部门办理离休、调资晋级、职称评聘等工作带来了许多困难。年龄、工龄、学历、待遇、职称、职务必须以档案为准，以历史材料为依据，对照政策认真核对，不能由本人随意填写。需入档材料太多，档案用纸规格很不统一，虽然规定档案材料要统一使用16K办公用纸，但现行的公文材料大多是A4纸，高等院校的学历材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格（文字）超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理人员的工作量。对收集来的应归档的材料没有按照规定及时整理归档，导致所查阅材料不完整，失去了时效性。

3.档案管理技术不高。近几年，高校人才引进不断增加，接收的人事档案数量也随之增加，档案管理人员的工作量也相应地增加。而传统的档案管理方式已经不适应高校现代化建设和档案管理的需要。一是档案资料收集的手段明显落后。依照传统的呈报程序，档案材料没有及时更新和补充，信息不信、数据不准，影响了干部工作效率和质量。二是管理方式落后。还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析。

二、高校人事档案管理工作的建议

1.大力引进人才，合理调配人员。首先是领导者必须转变思想观念，充分认识到档案管理在现在信息社会条件下的作用与意义，加强档案管理意识，重视档案管理人员在高校中的作用，避免出现档案管理人员被边缘化的可能；其次，加大对高校档案管理人员的支出力度，适当提高档案管理人员的工资待遇，使其在外部市场的竞争中处于优势地位，有利于为高校留住人才，同事也利于人才的引进。再次，进行高校档案管理人员的组织变动，加强人才队伍的匹配（包括高校档案管理人员中的比例协调和知识结构匹配），是管理人员的只是形成互补，实现良性循环。

2.加大宣传力度，增强人事档案管理意识。人事档案管理是高校人事档案制度改革的重要组成部分，人事档案中所记录的各项信息是制定全员聘用相关政策的重要依据，因此，高校档案部门要加大宣传力度。一是要提高高校领导对人事档案工作重要性的认识，使其充分重视人事档案管理工作，并将其纳入高校整体计划中，给予足够的支持，扩大人力、物力和财力的投入。领导的档案意识提高了，档案工作就会有发展。二是要加大对高校教职工的宣传力度，提高全体教职员工的档案意识，使教职工能积极主动向档案部门送交归档资料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。三十要增强专职档案管理人员的档案意识，档案管理人员的意识进一步增强了，可增强其工作责任心，提高工作积极性，变被动为主动，变等材料上门为主动收集材料，在思维方式、工作作风和行为上有一个较大的转变，是工作上一个新台阶。

3.做好人事档案的收集、鉴别、归档工作。不断规范和充实档案内容，严格按照干部人事档案材料的归档制度，及时收集与档案有关的各种材料，按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、审核、整理加工，保证归档材料的真实可靠。人事档案管理要把好入口关，及时分类装订档案材料，对不符合归档要求的档案材料要及时处理，手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。对大小不规范、破旧的档案材料进行加边、剪裁、裱糊，及时补打档案目录，使整理后的档案“完整、真实、条理、精炼、实用”。将能反映教师工作实绩、培训、访学、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录等材料充实到人事档案中去，不断丰富和创新档案管理内容，提高人事档案的利用效能，变刻板的资料为动态的资料，客观全面地反映干部职工的全貌。

4.利用先进科技手段提高档案管理水平，实现人事档案管理现代化。加快实现从传统办公方式向现代化办公方式转变，充分利用电脑外部设备，实现人事档案电子化管理。人事部门所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备，各自负责自己的分工，文件输入、打印，不再全部交打字员负责，这样既节约了设备投资，节省了人力和时间，减少档案资料“流通”环节，同时也锻炼了队伍，提高工作效率。运用网络资源，建立局域网信息库，实现网上资源共享。例如，可设立1台性能较好的电脑为服务器，建立1个局域网共享信息库目录查找使用，将极大地方便工作，提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位制定专人负责。每个地区的人事部门都能建立这样一个信息库，把他们连起来就是一个较大的人才数据库，人事调动、招聘人才的程序将大大减少，将在很大程度上节省人力物力。

总之，做好高校人事档案管理工作应该从高校和员工自身出发，形成两者之间的合作共赢，促进我国高校档案管理的前进。

参考文献：

[1]郭蓉.当前高校档案管理人员的素质培养方法探究[J].通化师范学院学报，2009,（4）。

[2]苏平，常灵芝，林晓金.高校人事档案的管理和移交，学校档案，2000（1）。

[3]龙明坤.如何做好干部人事档案目标管理工作[J].贵州档案，2002，（6）。

[4]赵晓利.新时期高校人事档案管理工作的问题及对策[J].太原城市职业技术学院学报，2010（8）。

[5]高忠平，许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设，2007（4）。

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关键词：档案管理升级；巩固提高；策略

档案管理升级对于档案工作的开展发挥着积极的作用，但档案管理升级的作用与效果能否长久持续，是衡量档案管理升级成功与否的关键，做好档案管理升级后的巩固提高工作也成为了档案管理升级后档案部门及相关工作人员的重点工作任务之一。

1 高校档案的主要内容及特点

1、高校档案的主要内容

高校档案的内容十分丰富并具有一定的复杂性，单从高校档案的分类方面就包括十一大类，分别为：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类，当然其中因学校规模与实际条件的差异，部分分类并非所有学校档案中都具备，本文仅就教学类档案进行简单介绍。高校教学档案主要内容包括：（1）学校教务部门下达的指令性、指导性文件，教育改革，教学计划，各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作各个环节的各种统计表等。（2）学习管理材料。（3）学生奖惩材料及实习材料。（4）毕业论文材料。（5）历届毕业生人数与成绩评定等材料。

2、高校档案的主要特点

单从高校的教学档案来分析就具有着以下四方面的特点：首先，档案来源具有分散性的特点，高校教学档案的来源包括学校教务部门、教师以及学生，由于教师与学生主体的分散性特征，也使得教学档案也具有着分散性的特点。其次，教学档案内容具有着丰富性的特征，主要是因为教学档案涉及了高校教学管理与教学实践的整个过程中与各项内容，所形成的教学档案内容也包含着各种各样的信息，内容极为丰富。再次，教学档案年度划分具有着一定的特殊性，这主要是由于我国高校采取的是秋季招生制度，教学档案不能够按照一般的公元年度来划分，须按照实际的学年、学期制进行划分。最后，档案形式上具有着复杂化与多样化的特点，这主要是由现代教育技术与档案管理技术的发展所致，现代教育技术的发展使得多媒体教学手段在高校教学活动中运用愈加普遍，而在教学管理中计算机技术的应用也不再罕见，所形成的大量多媒体形式的材料，包括图、文、声、像各种类型，在格式上也十分丰富，整体表现出复杂多样的特征，而现代档案管技术的发展与升级，也给形式复杂多样的档案材料的收集与管理提供了可能。

2 高校加强档案管理升级后的巩固提高工作的必要性

1、是高校不断提升教学水平，适应社会需求的必要条件

高校档案管理升级有利于发挥档案的积极作用，指导高校有效的提升教学水平，而如果高校档案管理升级后，未能及时进行巩固，将会导致档案管理升级的效用大大缩减，升级后的档案管理效率提升缓慢，发挥不出其应有的价值。随着社会的不断发展，对于高校人才培养也提出了新的要求，现代高校需要不断提升自身的教学水平才能适应社会对高校教育不断发展的需求，因此，在高校档案管理升级完成后，及时的巩固和提高来保障升级后的效应能够长期发挥，更好的指导高校教学实践的完善，提高高校的教学水平具有着很大的必要性。

2、是新时期高校教学改革与发展顺利推进的重要保障

随着我国高等教育的不断发展，现代高校尤其是职业技术类院校大都面临着激烈的竞争，高校如何突出自身的优势与特色，增强高校的知名度与吸引力，已经成为了高校发展的关键。积极进行教学改革，构建与新时期相适应的教学模式，创新教学手段，全面加强学生的素质培养，提升学生专业水平与就业能力，是现代高校发展过程中的重要任务，高校加强档案管理升级后的巩固提高工作能够充分发挥档案资料在高校教学改革中的作用，帮助高校总结以往教学工作中的经验与不足，并指导高校教学改革的方向与路径，使教学改革更具针对性与科学性，以此来保障高校教学改革与发展的顺利推进。

3、是指导高校教学管理改革，保障教学管理科学性的必然要求

高校教学档案是在高校的教学实践中获得的重要资料，涵盖了高校教学工作的各项内容，对其进行合理有效的利用能够帮助高校进一步的优化和完善教学管理制度，进而促进高校教学管理各项工作的顺利开展。在高校档案管理升级后，及时加强巩固提高工作能够更好的发挥出档案管理升级的优势作用，提高教学档案的利用效率，更好的指导高校进行教学管理的改革，提高教学管理的水平，也为高校教学工作的良好开展提供保障。

三、做好档案管理升级后的巩固提高工作的有效策略

1、认真总结档案管理升级过程中的经验，突出升级后的优势

要做好档案管理升级后的巩固提高工作，首先需要对档案管理升级过程中的经验进行充分的总结，充分了解档案管理升级后与升级前的改变，了解升级后所能到达的水平与效果，把握档案管理升级后的进步与优势所在，结合高校档案工作的实际情况，着重突出档案管理升级后的优势，充分发挥出档案管理升级的作用，并利用档案管理升级过程中所总结的经验，针对档案管理工作中存在的不足制定针对性的解决策略与方案，从而提高高校档案管理工作的水平。

2、进一步提高对档案管理工作的重视，强化巩固提高工作力度

高校档案管理工作对于高校其他工作具有着重要的指导作用，因此，在高校档案管理升级的同时，还需要全面提高高校上下所有成员对档案管理工作的重视，首先是校领导要提高对档案工作的重视，并给与大力支持，保障高校档案管理升级工作的顺利完成，并着力强化巩固提高工作的力度，为教职人员做出表率。其次，学校教职人员也要提高对档案管理工作的重视，配合档案管理人员完成好各项相关的管理工作，并在档案的使用时自觉遵守档案管理的相关规定，规范借阅，按时归还。以此来全面促进档案管理升级后的巩固提高工作的顺利开展。

3、扎实做好基础工作，提高档案收集整理工作的效率与质量

收集与整理是高校档案工作的最基础部分，在档案管理升级后依然需要扎实做好收集与整理的基础工作，才能保证其他档案管理工作的顺利开展，并确保档案价值的有效发挥，因此，要做好档案管理升级后的巩固提高工作，着力做好档案的收集与整理工作是十分必要的。档案管理人员应充分利用升级后档案管理的新技术、新手段所带来的便利条件，结合各部门的有效配合，提高档案收集整理工作的效率与质量，确保档案材料的及时完整归档归类，并做好重要材料的备份工作，为档案管理工作整体水平的巩固提高奠定良好的基础，并充分发挥档案的利用价值，促进高校的健康发展。

4、加速档案管理信息化进程，提高工作效率和服务水平

加速高校档案信息化进程，可以将档案管理人员从烦琐的归档、装订、手工劳动中解脱出来，集中精力做好档案信息的收集、开发和利用，逐步改善档案管理模式，变封闭式管理为有选择的开放式管理，以适应各项改革和社会发展的需要，不断提高档案管理工作效率和服务水平，最大限度地提供档案利用。

5、加强档案人员继续教育，强化档案管理队伍建设

随着知识的日新月异，新技术的层出不穷，档案管理升级后对管理人员提出了更多新的要求。为了适应新的要求，高校档案工作者应不断学习新知识、新技术，扩展自己的知识面，要钻研自己的基础理论和专业知识，充分利用现代管理信息技术，拓展档案工作空间，以有效开发和利用档案信息资源，增强运用现代科学技术进行档案管理的能力，提高个人素质，以便更好地适应高校档案管理工作的需要。

3 总结

高校教学档案来源分散、内容丰富、信息量庞大、形式复杂，管理起来具有一定难度，因此在档案管理升级后，高校应积极采取有效措施，从经验总结、提高重视、扎实基础工作、加速信息化进程、强化管理队伍建设等多方面着手，做好档案管理升级后的巩固提高工作，确保档案管理的优质高效，进而全面推动高校教学管理与教学实践水平的提升，为高校的改革与发展提供动力与保障。

参考文献

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[关键词]新时期环境；高校；人事档案；管理工作

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.157

[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-02

人事档案管理主要是将个人的社会经历、学历情况、家庭情况、思想品德、个人能力及相关奖励和处罚的情况记录在档案，这份档案跟随并记录了人的一生。我国目前的档案保管工作还比较落后，并未完全达到信息化、科技化。高校应该是人才、科技、思想水平都比较高的单位群体，更应当率先发现其内部人事档案管理工作方面存在的问题，并分析其解决的对策。

1 高校现人事档案管理中存在的问题

1.1 资料保存不完善

据笔者网上查阅和有关部门工作人员介绍，高校人事档案主要包括以下内容：学生集体常住人口登记表或户口迁移证、高校毕业生就业协议书、高校毕业生就业报道证、个人人事档案等。个人人事档案中又包括个人基本信息、各个时期的学习经历、成绩单、奖惩经历等，还有包括思想道德在内的党团材料。但与此同时也有很多其他资料没有体现出来，相对来说并不完善，比如个人身体情况、能力情况等。

目前我国的高校人事档案就资料保存方面来说并不是很完善，不能体现个人的整体情况，仅停留在成绩和个人基本情况方面。而且由于大部分都是纸质材料，所以在保存过程中，容易发生破损、霉变、氧化、虫蛀等情况，一旦档案室发生火宅等情况，档案资料极易受到损害，难以保存。

1.2 人力物力不足

高校有专门的档案科室来保存档案，用铁制柜分门别类的进行保存，大多依据年级、性别字母排序、学号排序等。因平时不需要使用档案，档案管理部门人员非常清闲；但一旦到了毕业季，档案室管理任务繁重，大量的毕业生个人资料、成绩资料、党团资料需要整理，这时学校往往会请一些学生或兼职人员帮忙，但由于他们缺乏经验，且无法确保资料的保密性，给档案管理工作带来一定困难。由此可见，我国高校在档案管理人员的安排和调配方面非常不科学。而且人事档案管理工作者缺乏专业培训，专业技能不高。

在物力方面，由于学校对人事档案管理不甚关注，所以也存在资金不足的情况。要想实现档案管理科学化、信息化，就需要计算机系统和扫描系统等设备，而目前这些设备都配备不足。同时，由于档案室空间有限，很多详细的个人资料都不能保存在个人档案中，而只能放部分简单的内容，且由于存储空间有限，很多时期较早的档案被移交至其他部门，导致档案信息不完整。由此可见，我国高校在保存学生人事档案方面局限性较大。

1.3 档案调取缺乏灵活性

高校对人事档案的管理是保密的，学生只有在毕业时才可调取自己的档案，而且档案由文件袋包装，加贴封条，其内容严格保密，连本人都不能拆封查看自己的档案。在档案调取时，缺乏灵活性，往往由某单位申请去学校调取档案需要几天甚至一周的时间，如果是异地单位，则需要的时间更久。而且在调取档案过程中，档案保管人员只能手动将档案从档案柜中找出来，耗时耗力，对于已经调走的和近期调进的档案不能一目了然，不利于档案管理；并且档案内的内容，是否有缺失、遗漏的情况也不得而知。

1.4 档案保存环境安全性低

高校本身的档案保管室，没有非常严密的保管设施，只有一些防护栏门锁柜子锁等设施，被偷盗的可能性高。另外，档案室纸质文件偏多，比较干燥，很多档案室设施陈旧，存在安全隐患，同时消防设备没有定期检查等都造成巨大的安全隐患，不能很好的做到防火防灾。

2 新时期环境下做好高校人事档案管理工作

2.1 强化档案材料搜集的真实性及档案工作严谨性

21世纪是一个竞争和挑战并存的时代，社会对人才的需求越来越迫切。我国高校也在蓬勃发展，越来越多的人步入大学课堂接受高等教育，未来，90%的人都要接受高等教育，也将有更多的学生选择读研、留学，单位企业也将逐渐规范化，建立内部人事档案管理部门。高校人事管理人员在具体的档案管理工作过程中，要把搜集内容具体到实践内容，不能单纯停留在在职评选及学历收集等方面。另外，还应按时向材料搜集部门反映最新的教研结果。工作人员在材料搜集工作过程中，必须保持科学严谨的态度，保障材料的真实性和系统性。

2.2 提高档案管理员工综合素质

针对于目前高校人事档案管理人员不足，专业性不强，有以下几点建议。

2.2.1 扩大范围、面向社会广泛录取档案管理人员

以往的档案管理人员多半是由学校内部调动调整的，很多都是年龄较大的行政工作人员，甚至还有返聘人员，这些人大都是奔着清闲的工作岗位去的，这就造成员工队伍老龄化、缺乏进取精神等问题。因此，学校要面向社会招聘管理人员，让管理队伍年轻化，使真正有能力的专业人才投入到这个工作岗位上来。

2.2.2 加强员工专业培训和绩效考核工作

从高校人事档案的长远发展来看，既需要员工本身具有较强专业素质，还需要对员工进行不断的专业培训，提高他们的业务水平，使其实际操作和理论知识并进。另外，还应完善绩效考核制度，通过考核激发员工学习新知识、新技能的热情，以免其思维僵化、止步不前。

2.2.3 科学安排工作，提前做好部署，提高员工的做事效率，避免使用兼职工

由于人事档案管理要求极高的保密性和准确性，因此不适宜使用兼职工，他们没有受过专业的培训，且责任心较低，在档案管理工作中极易发生错误。对毕业时期档案科室繁重的工作任务，可提前做好工作部署，尽早做好工作安排和前期准备工作，让学校其他部门配合工作，提前准备好档案材料，使档案管理工作顺利、及时开展。

2.3 建立严格的高校档案部门制度

笔者通过网上查阅资料得知目前很多高校人事档案部门机构不健全，没有正式的高校行政管理部门统一管理。学校方面要加强关注，通常一个高校有着成千上万份的毕业生人事档案，如果没有统一的领导和健全的职责规范，就很难保证高校的人事档案管理工作能长远发展，取得新突破。强化高校人事档案管理部门的制度规范化工作，设置专门的主管领导，做好整体工作的部署和检查推动。调整员工结构，如设置专门的档案整理人员、电脑录入人员、核查人员等，使每个员工责任清晰、分工合作。配备相应的奖惩措施，降低档案管理工作的错误率。

2.4 加强管理人事档案信息化建设

随着新时期的到来，经济飞速发展，电脑技术不断进步，高校的人事档案管理工作也应逐渐信息化，如可将个人的档案资料输入电脑，形成电子文档，方便调阅和整理。虽然初步的录入阶段耗时耗力，但这对长期的高校档案管理工作来说是非常有好处的。第一，便于管理，调阅方便。第二，不占空间，档案内有什么缺什么一目了然。第三，可使部门单位间的档案调转工作简单方便，从网上直接传取。第四，可以开放部门查阅权限，比如学生可通过校园一卡通或学号信息，通过柜台或网站查阅自己的档案资料。第五，教育部门可建立辖区内整个高校的人事档案备份，防止人事档案因电脑故障或其他原因而丢失。第六，档案流转过程清晰，可以看到由谁录入该份档案、备份在何处、受何部门管理、于何时调往哪里、何人何时何因调阅，新减了哪些材料等。

3 结 语

我国步入新时期以来，科技飞速发展，高校的人事档案管理工作也应不断发展，不能局限于当前。档案管理人员的素质、专业技能都应不断提升并运用到实际工作中。利用高校的人事档案资源，使档案管理更有意义，发挥其越来越突出的作用。

主要参考文献

[1]群仪.十二所高校人事档案管理现状浅析[J].干部档案工作研究，2013（1）：27.

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关键词：档案管理 专业素养 积极性 计算机技术 效率

档案对于处于纷繁社会关系中的我们来说是十分重要的，因此作为档案管理人员的我们要充分运用专业技能来管理好档案，将这项工作做好。档案的管理工作并不只是将档案进行简单的分类、存档，而是一项复杂而且繁重的工作，要想真正做好这项工作并不是一件简单的事。这要求档案工作人员不仅要有专业技能，而且还要不断地积累经验，采取更加有效的手段来提高档案管理效率。如何有效提高档案管理效率是一项长期的课题，所以，我们应该对此问题加以重视。

一、切实加强自己的专业素养

作为档案管理人员，我们要想做好自己的档案管理工作，一定要有良好的素质和专业素养。良好的政治素质是一个人从事任何工作所必须具有的思想前提。档案管理工作由于其特有的政治性以及服务大众的性质，更加决定了档案专业人员必须具有良好的政治素质。对于一名档案专业人员来说，无论是在企业还是在政府单位，良好的政治素质都是必不可少的。每一名档案管理工作者在工作中一定要恪守职责，遵守相关的法律法规，同时也必须充分认识到档案工作的重要性，为成为一名优秀档案工作者而努力奋斗。档案管理工作对专业的知识素养也有一定的要求，档案工作绝不是普通人所认知的简单的存、放、取工作，而是一项涵盖数种专业（如数学、统计学、图书管理学等）的基础工作。如果没有相关的档案专业知识储备，想要胜任这样看似简单的工作也绝非易事，档案专业人员必须具备档案专业知识、科学文化知识和良好的政治素质。档案专业人员必须系统地、严格地学习档案知识，并且在理论基础上培养全面的实践技能。档案管理的实践技能需要在不断的实际工作中逐渐培养，而在实际工作中又不免穿插着档案学理论知识，如对档案资料进行收集、整理、研究、保存的过程需要档案专业理论知识的指导。因此，档案专业人员只有在深厚的理论知识作前提的条件下，才能在实际的工作中有所发现，并能提供合理的解决方案。对于文史知识，档案工作要做记录，因此对于档案工作者的文学知识有一定要求，语言表达能力的强弱直接关系到档案内容的清晰与否，只有了解历史，对于历史知识有相关见解，才能对档案的历史背景、内容有理解；对于学科知识，科技的进步直接影响着文化的发展，现代化管理学理念渗入各行各业，作为档案管理者，对于管理学、图书管理学也应该有所涉猎；对现代化管理技术，现代化技术为档案管理工作提供了便利，如电子计算机以及声音音像存储设备的应用，档案管理者一定要能熟练掌握这些技术；对于外语知识，随着全球化与国际化的潮流，档案专业人员具备一些外语知识对保证外语文献资料的管理保存与应用能够便利进行具有相当重要的意义。

档案是一种重要的资源，它必然要与网络化时代的高科技相结合，这要求着档案工作者必须孜孜不倦地学习相关的知识，来提高自己的能力，进而提高档案管理工作水平。档案管理人员的专业知识素质决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平。因此，只有档案管理人员具备一定的专业素养，才能为提高档案管理工作效率打下基础。

二、对自己的工作投入热情

档案管理工作是比较枯燥的。档案管理工作者整天面对的是大量的档案文字，更多地是将时间用在档案的分类、整理、存储上，难免有时候会感到枯燥。如何克服这种枯燥感呢？档案管理工作者应该在工作中进行自我鼓励，自发调动自己的积极性，充分认识到档案管理工作的重要性，要时刻提醒自己：每个人的档案都至关重要，保管好大家的档案是一件非常有意义的事情，大家将档案交予我们来进行管理，这不仅是一种社会规定的要求，同时也包含着信任的成分在里面。大家信任我们，将档案交付我们进行管理，我们不应该辜负大家的信任，应采取积极有效的方法来将大家的档案管理好。

领导也应该尽可能地采取积极措施来激发档案管理工作者的积极性。因为档案管理工作是枯燥乏味的，传统的工作方式更是如此，倘若领导者不能够及时调动其积极性，就会使工作效率难有保证。一些档案管理工作者很多时候都不知道自己工作的意义所在，这就是一种纯粹为了工作而工作的状态，针对这一现象，领导应该加强这方面的宣传和教育，让他们对于工作有积极的认识，对自己的工作重新定位。领导应该在工作中引入竞争机制，以调动大家工作的积极性：对表现优秀的人员进行一定的奖励政策，对于表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施，以最大限度地发挥个人的工作潜力，从而进一步为提升工作效率提供保障。

三、档案管理手段应该更新

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〔关键词〕学校档案管理 现状 措施

1 学校档案管理工作的现状

在学校档案管理工作实践中，首先，发现在对档案管理工作的认识上很多人存在误区，认为档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够认识。再加上档案管理工作人员自身就对档案工作没有给予高度重视，在工作中缺乏高度工作责任感和办事细心的工作态度，不能充分认识到档案管理在学校发展中的实际意义。因此，由于领导和档案管理人员思想认识不到位，导致档案管理无用论在整个学校蔓延，如：在收集本校自制档案资料的过程中，我经常遇到各部门不给予配合、推三阻四，导致资料无法收集齐全。

其次，是档案管理工作人员自身没有专业和扎实的档案管理理论知识、技术知识。随着信息技术的高速发展，档案管理工作逐步实现无纸化，对档案管理工作人员提出了更新知识结构，适应事业发展的挑战，而学校档案管理人员知识结构老化，适应不了新技术带来的挑战，使得档案管理工作一直处于弱化状态。再次，硬件设施不达标，档案资料不全，档案错归错放，也使得学校档案管理的开展进一步加大难度。

2 学校档案管理的重要性

随着教育改革的不断深入，教育事业引来了大发展，对教育软硬件提出了更高的标准，一方面促使学校重视师资力量、教育硬件条件、生源的综合素质等外部客观因素；另一方面，则更加重视对教育教学工作的管理，着眼于创造和形成学校的教育精神、人文精神、学术精神、科学精神等内容为中心的校园文化。学校档案是历史的镜子，记录着学校的过去和现在，承载着未来的发展方向。学校档案记录了学校的一切活动，保存备查学校各种文字材料的总和，是学校建设的历史证明和依据。其中教学档案是教学改革、教学研究的重要依据，根据以往的教学经验，针对性的改变教学方式；分析学生成绩，客观了解学生对知识的掌握程度；同时教学档案是衡量教研教学质量、学术水平和管理水平的重要指标，在教学评估、教学改革和教学研究中具有重要意义。

3 如何做好学校档案管理工作

3.1 加强思想重视，完善制度和基础设施。首先，领导重视是关键，只有领导建立了档案管理意识，下面的各部门负责人才会引起重视，在收集各部门的资料时才会快捷、全面、规范。加强领导责任制，确定档案工作的主管领导和档案机构责任人，并把档案法规学习教育贯穿学习始终。加大宣传工作力度，提高全体师生的档案意识。人人树立“档案管理服务于教育教学，利校利己”的意识。其次，把档案工作列入全局的长远规划、年度考核计划及有关人员的岗位标准和职责中。进一步加强档案管理制度建设，规范学校的文书档案管理，强化制定《档案管理办法》及有关规章制度，明确档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求。再次，加大资金投入，逐步改善档案基础设施，配齐先进的计算机、打印机、扫描仪、数码相机等设备，扩大档案室的信息存储量，最终在学校建立综合档案室。

3.2 规范化整理。由于各个单位的职能不一样，所以在参考《档案保管期限表》的基础上，我们还应根据学校自身的发展情况，形成一套适合于本校完整的档案利用和管理体系，明确各类文书档案的保管期限、排列顺序、归档格式以及对电子文档、光盘等介质档案的保护措施。档案工作是一项积累性的工作，档案管理人员在日常工作中注重学校各类材料的收集，各部门应该积极提供有记录价值的教育教学等资料，同时也要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源。档案管理人员把从各个部门收集来的档案按年度――部门――保管期限的方式进行分类，然后对已分类的档案进行排列、组合、编号、入库。做好防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施。在各个部门的配合下，确保档案资料保管齐全、利用方便、管理规范。

3.3 提高管理人员素质，加强数字化管理。首先一个优秀的档案管理员，是学校档案管理及保护工作的核心，配备一个业务精干、政治素质好、保密意识强、工作细心的档案管理员，是必须且必要的。这就要求档案管理员把握时代脉搏，善于发现时代需求并积极采取行动，努力学习，尽快满足时展对学校档案工作者提出的新要求，更新观念，增长才干，全面提高自身的素质。其次，提高档案的数字化管理水平，将档案的信息与网络等数字化技术相结合，对其中一些共用的交叉信息进行融合管理，一方面突出档案编码、查询、转递等日常管理的自动化，减少手工操作的繁琐程序，提高档案工作的效率，和准确程度。另一方面是通过将档案内容编成信息存储在计算机上，形成档案信息数据库，提高档案信息的利用程度，从侧面上也可以节约学校的档案管理费用。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，使得档案价值得以充分体现，促进学校的全面发展。

参考文献

[1]陈海鸥.学校档案管理的现状，发展趋势及对策[J].

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1 档案管理工作的重要性

对于档案管理工作来说，我们最需要了解的就是它的含义和性质。一个学校的管理模式和学生的素质、师资的力量依旧教育的能力密切相关，老师需要随时向学生进行教育和提醒，而教育的内容和提醒的内容就需要依赖学校管理人员进行有效的负责[1]。因为只有根据学生的个人资料，老师给出的分析建议才能够很好进行学生教育计划的规划，因此档案管理工作是学校管理的基础。第二我们需要了解学校的档案是对学校内外工作教学的一个见证，它详细的记录了所有学生的个人学籍资料和老师的职教文件。随着时间的流逝，一个学校的校长、老师和学生都会跟着离开，但是档案资料却一直保留在学校的档案管理系统当中，这些资料都是见证一个学校成长的凭证。所以档案管理的工作是一个学校的奠定基础，我们必须充分的明白档案管理工作的重要性。

2 如何科学的进行档案管理工作

2.1 严格按照规制管理，明确分析好资料

对于明确分析资料，并且严格按照规章制度进行档案的管理工作需要明确三点：第一点――需要时刻保持严谨认真额管理态度，务必将文件当中的每一份资料进行有效的分类存档，记录明确；第二点――按照管理的交接规定，将学校的内部文件进行有效的登记，不遗漏任何一份资料，不误记任何一份资料，能够将学校的档案管理工作做到井井有序，毫无纰漏；第三点――制定好完善的归还迷失，当文档进行归档的时候需要明确好时间、范围、流程，严格把归档的工作当成是自己的职业范围之内的本职工作。

2.2 学习好管理工作，提高归档的效率

根据每一份资料的不同性质和属性，管理人员需要进行科学的分类，在归档的过程当中一定要尽心尽力，明白什么样的档案需要放在什么样的位置，这样才可以充分有效的提高档案管理的工作。通俗具体的来将，就是把学校的一切活动和生活的资料当成是收集的对象，筛选出其中重要的部分，使得所选出来的重要资料能够有效全面的反映出学校的教学工作，使得存储资料的质量能够得到提高，并且拥有其存储的价值。

2.3 科学系统的存档，准确仔细的鉴档

中专学校的管理工作一方面需要把档案资料进行科学分类，也就是说需要学校各种零散杂乱的资料进行系统的提炼，把精华的部分整理出来，进行编目和充足，然后根据学校教育工作的资料、财务、人事和课堂等标准进行本质的存档。必须要使这些资料能够有利用的价值并且能够方便保存。另一个方面，在进行鉴定档案的时候，需要管理的人员根据档案的不用价值为标准，对重要档案进行恰当的保护，根据学校的要求和时间的规定将一些无效的资料或者是过时的文档进行科学的处理，前提条件必须是根据资料的作者、价值、内容和时效性来作决定的。

3 提高管理工作人员的素质和能力

根据社会的要求，学校的档案管理人员需要具备端正的工作态度，有效提高自身的管理工作能力，积极的学习先进的管理方式，有责任心能够正确对自己工作的重要性进行理解。档案管理工作对于教育的事业以及整个社会的发展都具有实际的意义，所以档案管理人员必须要真诚的热爱自己的工作，用心的为学生和学校进行服务。档案管理工作其实是一门有技术性的学问，管理人员必须要具有专业的知识技能，作为新时代的学校档案管理人员，我们也需要时刻的走在社会的最前面，引用先进的档案管理模式，聆听科学发展的妙音，勇敢的进行模式的创新，并将创新中有价值的部分融合到管理的工作当中，档案管理人员需要时刻保持一颗学习谦逊的心，来学习各种管理档案上的业务技能，了解工作的内涵本质，提高自己的文化修养，现代社会的每一门的工作都是离不开电子科技和文字的指导，为了让我们更好的为学生服务，我们必须要掌握好电子的存档技能，提高自身的文化能力、档案管理能力、科研能力以及科技能力。

4 加强学校档案管理的工作建设

?W校的档案管理工作在实行上需要积极的响应上级传达的指令，完善的建立起全面的档案管理的机制，在学校的各个部分都要分配好管理的人员，做到从局部到全部的工作效率提高。学校的领导应该进行不定时档案的抽查检验，务必保证档案的完整和系统。管理的人员需要严格按照监管档案的工作指标进行管理工作的运行，避免在工作中国出现任何的纰漏。学校应该多安排管理的人学进行培训，在学校进行听课和记录，这样可以很好的提高档案管理工作人员的收集信息能力和整理信息能力。当然还需要建立一个‘监管部门’，这个监管的部门可以组织学校进行每月月底的全员投票，评选出管理人员的管理工作是否合格，并对管理人员提出一些相应的改善意见和建议，从而依靠雪亮的群众眼睛，及时的发现管理当中的问题并将其解决，使得管理档案的工作能够得到促进，管理工作的质量得到提高，管理工作人员的能力能够得到进步。

5 善于发现管理问题，及时改正便于进步

我国中专学校不比一些高等的学校，它的管理工作中海存在着不少的问题，所以档案管理的工作人员还需要更加注重实践探索，及时发现工作管理当中存在的不足之处，然后积极的需求问题的解决方法。学校档案管理工作所产生的问题繁杂纷乱，如学校的领导不重视管理档案的工作，管理人员应该如何引起学校领导层对管理工作的加强和重视？管理工作的制度不够全面，那么管理的人员需要如何进行完善？如何有效的转变工作人员的管理态度，使得其能够认真负责？档案管理的设备落后需要如何引进先进的管理设施？学校档案管理工作存在的问题各种各样，学校的高层领导需要对管理的工作人员进行重视并且了解问题解决问题，这样才能使得学校档案管理工作越做越好[2]。

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0 引言

延安职业技术学院成立于2005年8月，由6所中专学校合并组建而成，在2014年年底又合并3所中专学校，截至2015年年底有在职教职工1018人，离退休人员452人，其中离退休人员有专业技术职务的242人，占全体离退休人员的54%，经过十年左右的发展，由这些离退休人员的发展变动形成的档案资料成为了学院发展的一项宝贵资源。尤其是随着我国人口老龄化进程的加快，学院的离退休人员数量也在不断上升，相应的档案资料的管理和利用也成为了学院档案工作人员要研究的重要课题。如何做好离退休人员档案的管理和利用工作，更好的为离退休人员服务，使其充分发挥余热，是本文要研究的主要问题。

1 高职院校离退休人员档案管理内容

高职院校离退休人员的档案内容涉及的范围比较广，包括其个人基本情况以及在校工作期间各种行为动态的变动记录。按类型来说，离退休人员档案管理的内容主要包括以下三个方面。

第一，人事档案。人事档案是教职工进入学校工作时建立的，记录教职工在职期间所有相关的资料，包括党团情况、职务任免、奖惩、工资、考核记录、科研成果等在内的多项内容。对于离退休职工来说，其人事档案资料除了上述基本内容之外，还要包括退休人员退休履历表、标注好退休时的归属单位；离退休人员社保医保资料登记表，以便学校及相关部门后期更好的为离退休人员服务。学校档案管理部门一定要在详细查访之后对这些资料进行仔细登记，保证档案资料的真实性和完整性，以方便后期档案资料的开发利用。

第二，健康档案。在教职工离退休之后，学院会有计划、有组织地安排其中一些身体好、有能力的老同志开展一些社科活动，发挥其余热为年轻的教职工或学生传授经验和知识，离退休职工的健康档案就是一项重要参考。学校要以服务为宗旨为离退休人员建立健康档案，其中记录着离退休人员定期检查的身体健康状况，对于患有特殊病症的离退休人员要建立特种病定期检查记载档，以确保各人员身体健康状况资料完整详细，为离退休职工活动的组织安排提供参考。

第三，专业技术档案。专业技术档案也是高职院校离退休人员档案管理的一项重要内容，在延安职业技术学院当中，所有的离退休人员当中有专业技术职务的占到了一半以上，足以说明加强专业技术档案管理的必要性。离退休人员当中有许多经验丰富、专业能力强，并且取得了不小的成就，为了充分发挥这些老专家的专业特长为学校的未来发展贡献更多的力量，学校有必要利用专业技术档案做好人才资源的二次开发利用。档案部门要注意加强对离退休人员在职期间参加过的科研活动、技术职称报告、各类证书资料等进行搜集整理，并将其作为学校的宝贵财富进行归档，以便后人查阅利用。

2 加强高职院校离退休人员档案管理与利用的途径

2.1 加强高职院校离退休人员档案信息化管理

进行档案管理信息化建设是加强高职院校离退休人员档案管理和利用的一条重要途径。进行档案信息化管理主要可以从以下几个方面来开展。

2.1.1 建立离退休人员档案数据库

随着学校离退休人员数量不断扩大，档案管理工作也变得越发复杂，信息化管理已经成为必然趋势。进行档案管理信息化建设是为了提高档案管理工作的整体效率，也为实现档案资源的共享提供便利，而实现这些目标的基础都必须依靠数据库的构建。学院要根据自身离退休人员的具体情况，利用现代科学技术引进符合实际的档案数据库，这会为学校、政府部门、社会组织等获得离退休人员的全面信息扫清障碍，方便实现档案信息的共享，进而推进离退休人员档案社会化进程的发展。

2.1.2 明确离退休人员档案管理信息化建设标准

在离退休人员档案管理信息化建设过程中，要明确相关规范标准，依靠相关的政策指导档案信息化建设，确保低成本、高效率地建成符合学校离退休人员档案管理需要的信息管理系统。如果条件允许，学校还可以建立档案管理信息化建设指导委员会，全权负责监督、考察档案管理信息化建设的执行情况，确保各项标准、政策落实到位，切实建立起满足发展需求的离退休人员档案信息化管理系统。

2.1.3 提高档案管理人员信息化工作技能

为了真正实现高职院校离退休人员档案信息化管理，除了要建立必要的数据库之外，还要配备专业工作人员。要求离退休人员档案信息化管理工作人员除了要具备档案管理相关的专业知识和技能之外，还要掌握计算机相关的操作技能，熟悉档案信息系统的各项功能，具备信息化意识，能够理解离退休人员档案资源开发利用的积极意义，进而积极投身到档案管理工作当中，使档案资源的价值得到充分的开发。

2.2 提高高职院校离退休人员档案管理规范化水平

2.2.1 规范离退休人员档案管理与利用流程

加强高职院校离退休人员档案管理与利用的一个必然要求就是要提高管理工作的规范化水平，明确各项管理流程和标准。与其他人员的档案管理不同，高职院校在开展离退休人员档案管理时还要建立专门的离退休初始档案，除了要对其基本情况的人事档案进行搜集整理和落实之外，还要由档案人员对离退休人员进行家访，了解其离退休前后的具体情况，包括退休归属单位、家庭住址、联系方式等，并对相关信息逐一记录归档，录入数据库。以便后期更好地为离退休人员提供服务。

2.2.2 健全相关的管理制度

为了提升高职院校离退休人员档案管理的规范化水平，学校还要建立健全相应的管理制度。首先，学校的管理层要及时转变观念，意识到离退休人员档案的重要性，明确离退休人员档案管理流程和标准，并制定相应的管理制度。改变过去落后的档案管理模式，充分发挥信息化环境下档案管理系统的优势，严格按照离退休人员档案管理相关的制度政策开展工作，确保各项工作有章可循。其次，学校还要意识到离退休人员档案的价值，明确档案资源查询、借阅、使用的具体流程，严格按照制度执行，从而在确保离退休人员档案完整、真实的前提下发挥档案资源的价值。

2.3 强化离退休人员档案的开发利用

由于历史因素的影响，很多高职院校离退休职工往往看不到自身的价值，存在严重的消极情绪，认为自己离开了工作岗位就不会创造什么价值了，因而也就缺乏参与各种科学研究、学术讨论等活动的积极性，再加上这些教职人员退休之后居住相对分散，难以集中起来开展活动，离退休人员的价值就难以被真正发挥出来，这就给高职院校离退休人员档案管理工作提出了新的要求。

面对这种局面，高职院校要树立必要的档案意识，加强离退休人员档案的管理，完善离退休人员的个人信息，并保持动态更新，以离退休人员的需求为根本提供必要的服务，体现出组织对他们的关怀，尤其是要加强对那些有特殊困难的人员的扶持帮助。同时，高职院校还可以通过对档案资料的分析发现离退休教职工中尚可发挥余热的人员，挖掘离退休人员中的能量，为学院的教育教学改革服务。比如，学校可以聘请身体状况良好、专业经验丰富的离退休人员成立科研协会，指导在职教师、在校学生的科研工作；还可以邀请曾经担任管理者的离退休人员参与学校的党团工作当中，为组织的建设发展出谋划策，从而促进高职院校在新时期更快更好地发展。由此可见，通过对离退休人员档案进行开发利用，不仅丰富了他们的晚年生活，还为他们发挥余热提供了舞台，对于学校和离退休人员来说实现了双赢，值得提倡和推广。

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【关键词】信息化建设；高校档案管理；分析

随着社会的发展和时代的进步，人类进入了信息化时代，高校的档案管理方式也发生了很大改变，已经由传统的管理方式向信息化方向发展。信息化技术给高校档案管理带来了极大的便利，同时能够促进档案管理的可持续发展。高校档案管理员面临的最大问题是，如何将信息化建设更好地应用到档案管理中，这也是当前他们的重要任务。将信息化建设应用到档案管理中，不仅能提高工作效率，还能减轻工作人员的工作负担。当前，高校进行档案管理的信息化建设受到很多问题的阻碍，积极对高校档案管理中的信息化建设进行分析，便于更好地促进高校的可持续发展。

1.关于高校档案管理的概念和内涵

1.1在高校的管理中，档案管理是其中的一个重要方法，对高校的建设意义重大。高校档案管理包括的内容有很多包括招生工作、科研管理档案及教学档案等，它将一些具体的事物用文字和图表的方式进行表示，方式简单，便于保存，是以后高校教育和教学的重要参考和历史记录依据。它能为高校日后的发展积累丰富的经验，从而奠定了高校可持续发展的基础，对高校的未来发展影响深远。实现高校档案管理信息化指的是利用网络和多媒体等先进技术对高校档案进行信息化管理，对一些高校的档案资料进行合理的开发和利用，以达到实现其进行社会共享的目的，从而提高其社会利用价值。

1.2高校档案管理信息化通过网络化和数字化的手段将高校中的各类档案资料进行收集，从而实现数字化管理。通过网络和计算机等技术手段，实现将高校档案进行自动化和一体化管理的目的。还能通过技术手段进行资源的共享，实现高校档案的共享价值。高校档案管理信息化是进行推广和应用信息技术的过程，也是进行二次开发和利用高校档案资源和信息的过程，是一个将信息服务达到最大化价值开发的过程。

2.信息化建设在高校档案管理中存在的一些问题

当前高校的档案管理工作已经成为了各校管理工作的重点，在当今信息化时代的大背景下，为了促进学校管理建设，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客观和主观问题的影响，仍然存在着很多的问题，主要表现在如下方面：

2.1档案管理人员整体素质不高，能力和水平有限。

很多高校的档案管理人员都是临时聘用的，没有经过专门的知识和技能的培训，对于档案管理工作中的具体流程和注意事项没有明确的概念，在工作中按照自己的思维进行管理，这样在工作中容易出现信息流失和信息不全的问题。高校也没有对学校管理中档案管理人员起到的重要作用有着清晰的认识，在资金和经费的投入上明显不足，没有对档案管理人员进行专业知识培训，使得他们的技能始终得不到提高。

2.2落后的档案管理设施和技术服务水平。

在档案管理工作中，我国各高校存在着明显的南北方差异，总体而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在着差异的重要原因就是资金投入水平不同，一些一流的高校其资金来源较广，学校能利用的资金相对较多，对学校档案管理工作投入的资金就多；而一些普通的高校相对而言缺少资金来源渠道，对学校的档案管理工作投入的资金就少，从而使得学校的档案管理工作发展受到了限制。

3.如何有效进行高校档案管理工作的信息化建设

现代高校档案管理工作的重要目标是实现信息化和数字化的管理模式，从而实行促进高校建设的目的。如何将各高校的档案管理水平进一步的提高，以保证档案管理的效力，可以从下面的几个方面进行考虑：

3.1将档案管理队伍进行强化建设，档案管理人员的素质必须进行提高和培养。高校档案管理人员的素质对档案管理工作的开展具有很大影响，当前档案管理工作滞后的一个重要原因就是管理人员的素质偏低。所以加强管理人员的素质培养和专业技能培养成为了当前的首要任务，定期对档案管理人员进行培训，提高其专业技能，同时要提高他们对工作重要性的认识，及时对他们进行一些应用到档案管理中的先进技术培训，让他们能在工作中学会操作，从而有效提高高校档案管理工作的能力。

3.2加大对档案管理工作的资金投入，充分提高档案管理的信息化技术水平。当前高校档案管理工作中的一个重要问题就是档案管理设施落后、严重缺乏资金投入。没有雄厚的资金作为后盾，档案管理工作就不能得到切实的落实。各高校应积极加大社会各界对学校的资金投入，扩大资金来源，从而能够引进先进的设施，提高档案管理的整体水平。

3.3创新管理方式，进行特色档案管理体系的建立。大多高校在当前的档案管理工作中，都是简单的对档案进行分类划分。这种简单的划分模式存在着较大的缺点，容易造成以后在查找档案中存在困难或是流失了一些重要的档案信息，同时也不利用进行特色校园的建设。为了将高校档案管理信息化建设进行有效提高，就需要在日常工作中对技术创新进行不断加强，实现管理手段的不断信息化发展，建立起具有自己校园特色的个性档案管理体系。

小结

高校档案管理的主要方式已经逐步改变为进行信息化的管理，为了将档案管理人员的工作效率进行提高，促进高校的可持续发展，实现最大价值化的高校管理，就需要不断完善和改进高校的档案信息化管理，找到发展中存在的问题并提出相关的解决策略，从而保证能有效进行高校档案的信息化管理，以此促进高校建设的顺利进行。

参考文献：

[1]陈程.高校档案管理的信息化建设探析[J].魅力中国,2014,(13).

[2]姜翠娥.高校档案管理信息化建设研究[J].商情,2013,(46).

[3]罗丽萍.浅谈高校档案管理信息化建设[J].城市建设理论研究(电子版),2013,(02).