工程档案整理规范范文

导语：如何才能写好一篇工程档案整理规范，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词:工程档案;整理;模式

中图分类号:C93

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2010)13-0172-01

大型工程的档案资料,是工程在规划、勘察、设计、施工、验收等工作中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据及声像等资料,是工程建设过程和建设成果的真实反映,加强对这些资料的收集整理,具有很强的使用价值和现实意义。

1 大型工程档案收集整理特点

大型工程档案的收集整理工作具有“五多两少”的特点:一是参建单位多。大型工程是在市场经济条件下,依托社会力量进行建设的,参与工程建设的施工、监理、物资供应单位较多。二是大型工程项目分类多。大型工程大多是综合性的工程,有土建工程项目、安装工程项目等。三是参与大型工程的各个单位收集整理工程档案的标准规范多。有国家标准、企业标准、行业标准和地方标准。四是技术复杂、需攻克的科研课题多。大型工程为适应新时代社会的需要,建设质量要求高,会有许多新技术、新设备、新材料被应用,且施工工艺复杂,操作难度大,有很多不确定因素,因此,工程的设计变更可能较多,科研课题较多。五是大型工程文件资料表现形式的多样性。工程的复杂性决定了工程文件资料表现形式的多样性,这里的工程文件资料表现形式是指参建单位产生工程文件资料的式样,如:文件、图表、联系单、报验材料和电子声像资料等。参建企业根据每个工程项目特点和国家行业规范,在以往的工程档案工作中已形成了固定的模式,如:大型国企一般使用国家标准规范;民企一般使用省级制定的地方建筑标准规范;特殊行业使用行业标准规范,经过我们对这些标准规范进行深入研究后,发现他们都有很强的适用性和合理性。因此,大型工程文件资料的表现形式没有必要统一到一种标准规范中来(实践证明这也是不可能的),是可以呈现多样性的,但应符合省部级以上的建筑标准规范。六是竣工移交时间紧、收集整理档案资料的时间少。大型工程一般都有精确的时间节点,竣工后应尽快向使用单位移交,这也要求竣工时必须完成工程档案的整理归档工作。通常越是大型的工程,工程档案工作的时间节点越是紧迫(如奥运工程)。七是专业人员少。大型工程的文件资料和各种图纸数量和种类多,工程档案的收集整理工作相当繁重。而建设单位的档案工作人员数量一般较少,有的单位没有图档专业人员。

2 大型工程档案收集整理的方法措施

施工单位普遍存在着重施工、轻档案管理的观念,有些单位没有专人负责档案管理工作。为此,我们反复强调,承建单位必须强化二个管理,一个是施工管理,要交一件合格的产品;另一个是档案管理,就是交一份合格的档案资料。为此,我们主要采取了以下措施:

2.1 明确大型工程档案收集整理责任分工

用合同约定各单位收集整理工程档案的责任。在与参建单位签订合同时,明确规定各单位收集整理工程档案的条款。一是参建单位务必按照相关要求收集整理本单位负责的工程档案。工程档案同工程实体一样,是工程竣工验收的一项硬性指标。二是收集整理工程档案必须参照相应的标准规范。三是工程档案工作的时间约定。一项大型工程建成,与之配套的工程档案收集整理完毕(工程验收产生的资料除外),该项工程才能申请验收。因此,工程档案要边施工,边收集,边整理,确保工程档案工作与工程建设的时间节点相吻合。

2.2 合理地划定立档单位

通过合同的约定,工程文件资料的分类,建设单位的各部门和各参建企业顺其自然地被划成了若干个立档单位。只不过这些立档单位是人为指定的,是阶段性的,他会随着大型工程竣工验收而自然结束。

2.3 科学地将工程文件资料进行分类

根据大型工程档案工作的实际情况,将大型工程的文件资料分为三部分:一是建设单位产生的工程文件资料(含工程设计文件资料)。二是施工单位产生的工程文件资料(竣工文件资料)。包括施工组织设计文件;编制的预算文件;施工中间的经济签证;分部、分项工程验收记录表;分部和单位工程质量评定表;隐蔽工程验收、评定资料;工程的主要材料、构件、设备的检验单、试验报告和出厂合格证;工程的设计变更资料;本单位产生的与建设单位、监理单位来往的施工管理联系单、会议纪要等文件;工程的竣工验收资料及质量等级评定资料;工程竣工图;工程竣工报告;编制的工程结算文件;施工情况总结;工程的质量保修资料;工程质量事故报告和处理情况报告;施工日志;工程的声像资料等。三是监理单位产生的工程文件资料(监理文件资料)。包括监理规划书;监理细则;本单位产生的与建设、设计、施工单位来往文件;监理工作日志;监理通知书;停(复)工通知单;会议记录(纪要);监理工作月报;材料抽验单;工程质量抽验单;工程质量事故处理记录(报告);专题报告;工程质量评估报告;监理工作总结报告等。

2.4 采取多种方法收集大型工程档案

多种方法收集,是指各立档单位从自身的实际出发,千方百计地全面收集与大型工程有关的所有工程文件资料,这是保证每个工程项目归档文件资料的真实、齐全和完整的基本要求,也是保证工程文件资料安全保密的需要。对全面收集来工程文件资料,一是按照职责分工的范围,对号入座,组织鉴定。二是对于不在本单位整理范围内的文件资料,交建设单位的档案部门处理,重新鉴定后或归档,或统一销毁。

3 统一归档,规范录著,实现信息自动化管理各立档单位将表现形式多样的工程文件资料,采用多种方法收集齐全完整后,一定要遵照《大型工程档案整理技术规范》的标准进行整理,做到外观整齐化一、内容真实完整,实现数据电脑管理、检索快捷便利。为此,可采用以下措施:

(1)根据《大型工程档案整理技术规范》的有关规定,结合本工程项目的实际情况,制定下发《工程档案整理实施办法》(此文件的内容要与工程合同的有关条款相符),使工程档案整理工作有章可循。

(2)对立档单位的工程档案人员进行标准化培训。各立档单位的工程档案人员,有的是一直使用其它标准规范进行整理的;有的是从其它部门临时抽调的非专业人员,从未接触过工程档案的整理工作。对他们进行有效的培训是十分必要的。同时,建设单位的档案部门最好能制作出工程档案的标准样品。从卷盒、案卷封面、卷内文件目录、到备考表逐一做出样品,供各立档单位参考比对。通过培训,使档案人员从各种工程档案整理标准规范的差异中统一起来;通过制作样品,使档案人员,特别是初次接触工程档案标准规范的人员,有更直观的认识,更快地进入正规状态。

(3)用工程档案信息管理系统进行管理。各个立档单位所使用的档案管理系统有所不同,给参建企业下发统一的工程档案信息管理系统。验收后的工程档案移交给建设单位后,使用统一的工程档案信息管理系统将所有档案信息录入计算机,实现信息数据化管理。这样,才能保证利用工程档案自动化查询服务。

综上所述,这种工程档案管理模式就是科学地利用了多种工程档案收集整理规范,进一步明确责任分工,将繁重的工程档案收集整理工作分摊到各参建单位和建设单位的各部门,使他们各司其职,各负其责,最后由建设单位的档案部门统一进行验收、归档和交付使用。始终使工程档案工作与工程竣工验收以及交付使用保持同步发展。

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高河矿井工程项目档案管理存在的问题

(1)参建单位多，建设周期长，形成项目文件归档不齐全。一是高河矿井项目正式开工以后，建设单位，多个施工和监理单位进场，档案管理主体因建设主体，参建单位的不同，呈现多元态势，造成档案来源复杂，管理难度大。二是建设项目周期长，高河项目从2003年开始筹备建设，2006年正式开工，2011年进合试运转阶段，从勘查、申报、审批到竣工验收前后近10年时间，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成很大困难。三是档案工作没有与项目建设同步管理，建设单位建设期间各项批复文件和各专业技术资料，大多集中在各个责任部门;各施工单位只重视工程进度，平时不注重整理工程资料，验收前突击收集整理，缺少建设单位、监理单位把关。(2)矿井工程项目档案整理规范不统一，部分规范陈旧，在实际运用中指导性有限。高河矿井项目竣工资料存在遵循国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328－2001和档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28－2002两个标准，管理规范的不统一这就给项目审计、质量评定、竣工验收带来隐患。在这两个标准的基础上，同时依据高河项目合同文件要求，采用以下煤炭行业及山西省标准:①矿建工程高河矿井项目矿建单位工程施工文件依照《煤炭建设工程质量技术资料管理规定与评级办法》(煤规字1999第34号文)、《煤矿井巷工程质量检验评定标准》MT5009－94编制。②土建工程高河矿井项目土建单位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工资料管理规程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工质量验收规程》DBJ04－214－2003编制。③安装工程高河矿井项目矿井设备安装文件按照《煤矿安装工程质量检验评定标准》MT5010－95编制单位工程竣工资料，其他设备安装文件依据其行业标准规范编制。有的规范都已经执行将近20年了，早已经不适应现在的煤矿项目建设实际情况了，矿建工程和安装工程的规范中就缺少监理单位整理项目档案的规范，必定给监理单位，施工单位在整理项目档案资料时造成文件材料不齐全和档案管理不完善的问题。(3)档案工作人员素质良莠不齐，人员流动性大。在高河矿井项目档案管理过程中涉及合作公司总工办档案管理人员，合作公司相关工程责任部门管理人员，监理单位人员和施工单位人员。高河矿井项目属新建项目，各相关人员没有经验可借鉴，在项目档案工作中走过不少弯路。很多档案管理人员是临时抽调人员，这些人没有参加过档案专业知识培训，对档案管理规范不熟悉，不能做到科学整理，归档和立卷，这就造成单位工程竣工资料质量低，影响了项目档案的整理验收。高河矿井项目由于建设周期长，监理单位和施工单位由于各自单位的原因，很多档案管理人员流动性很大，很多人员工作一段时间，对档案各项业务相对熟悉之后都被调离高河项目，新换的人员又得重新开始熟悉档案各方面的专业知识，这给档案工作带来很大的不稳定性。

针对高河矿井工程项目档案管理存在的问题采取的措施

(1)超前介入。为保证工程档案工作与工程建设同步，在工程建设过程中，档案人员自始至终参加工程建设全过程管理，努力做到提前介入，全程控制。在项目前期文件的管理上，档案室与各工程管理部门共同梳理工作线索，划定相关部门归档责任，归档范围，各类文件归档的时间，使档案管理的有关规定能够紧密结合各职能部门管理工作实际，准确反映管理工作流程，在前期文件的收集上，坚持“早介入”、“早检查”、“早动手”，紧紧跟踪前期工作的进展，指导相关部门及时归档，同时做到随时归档随时整理，具备成卷条件的马上归档组卷，并随时根据后续资料补充调整，保证工程竣工时前期文件的齐全、完整。(2)纳入合同管理。我公司在与设计、施工、监理等参建单位签订的合同或协议中列入了档案工作的内容，采取预留5%相应工程款对其进行约束，采取工程完工档案移交不及时或未移交按相应条款进行处罚。并对工程档案的移交时间、整理质量和项目竣工图的编制责任、编制质量和移交套数等，作了具体规定。(3)纳入建设单位、工程监理、设计单位及质量监督全程控制。公司要求项目竣工图需经监理单位监理人员审核，履行签字手续;项目验收前，监理单位需出具书面意见，要对档案收集、整理归档等情况进行评价，质监站要对每个单位工程进行质量认证。通过各方人员的严格把关和审查，确保了归档资料符合程序标准和要求。(4)纳入经济责任制管理。按照每一实体工程造价5%的比例，预留档案资料保证金，规定凡档案资料不齐全的，扣除保证金;档案工作与工程建设不同步的，不组织工程中间验收、不进行月度工程结算;竣工工程资料不按要求归档或归档不符合要求的，停止该单位在矿井所有工程款的支付。经济手段的制约，有力地推动和促进了项目档案的收集归档工作，从而有效地保障归档文件资料及时性。(5)实行动态跟踪监管。在矿井建设过程中，公司专职档案人员经常到各责任部门和施工现场检查工程档案，督促、指导各施工单位在施工过程中形成的档案资料，现场进行答疑解惑，保证资料的齐全、完整;公司档案人员参加月末验收和单位工程竣工验收和工程资料例会，积极监督项目档案工作，确保工程档案与工程实体同步进行。(6)严格验收程序。在单位工程竣工后，本公司严格执行竣工验收管理规定，确保项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。在组织每个单位工程竣工验收时，均由潞安集团验收组和我单位工程部门、计划、财务等成员，以及设计单位、监理单位、质量监督单位成员一同参加、一同把关，不论工程还是档案实行“一票否决”制，竣工验收报告中无档案人员签字，就不能通过验收、结算，直至工程和档案均符合标准要求才能通过验收。施工单位移交档案均要经过监理、分管部门、质检站、档案人员进行多方审查，确保归档档案符合程序和要求。(7)严把档案移交关。本项目工程在严格执行竣工验收程序和规定的同时，档案人员严把工程档案移交关。专业档案人员系统地对每个工程档案的完整性、准确性、系统性和安全性逐项进行认真检查。检查每个单位工程开工前的人员资质、管理制度等工程管理资料;检查施工组织设计、图纸会审、技术交底等工程技术资料;检查设备、购配件等材料质量出厂证明文件等质量控制资料;检查工程施工中测量、隐蔽、焊接等施工记录资料;检查分部分项检验批等工程验收资料;检查各类安全和主要功能各类检验、测试、系统运转等核检资料;检查工程验收质量评定等竣工验收资料;检查监理公司规则、细则、制度、报验、造价控制等监理资料;检查竣工图是否符合程序和归档要求等。档案人员严格的把关，保证了项目档案的归案质量。

本文作者：郑超徐苏云工作单位：潞安集团

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一、工程质量监督档案类别及内容

（一）质量监督档案的主要内容。包括工程质量监督注册登记资料、工程监督工作方案及监督交底资料、工程质量监督工作记录资料、工程质量验收监督记录资料、工程质量监督报告、工程质量事故报告及相关资料、行政执法资料、需要保存的其他文件资料等。

（二）竣工验收备案档案主要内容。包括市政基础设施工程竣工验收备案表、工程施工许可证、工程质量评价资料、工程质量监督报告、相关机构认可文件、工程质量保障文件、法律法规要求的其他文件资料等。

二、分类整理方法

（一）类号的确定。将工程质量监督档案确定为专业档案，采用混合号码制方式确定类号，工程质量监督档案确定为“Z1”，竣工验收备案档案确定为“Z2”。

（二）分类方法的确定。工程质量监督档案围绕工程建设分阶段逐步自然积累，以工程项目为中心，对象明确，实体单一，联系密切，构成了一个有机的整体。档案资料有明确的内容，外部界限清晰，便于归类。基于上述特征，采取“性质―工程项目分类法”进行分类。

（三）档案号的确定。市政工程大多跨多年施工，以年度为单位整理难以完整反映工程建设全过程，在编制档案号时不以年度为限，直接以流水号顺序排列，采取“分类号+案卷顺序号”的方式编制档案号。

（四）档案保管期限的确定。工程质量监督档案是与工程质量密切相关的原始资料记录，是工程一旦发生质量问题、出现投诉后进行调查处理的重要依据，是监督机构和监督人员履职尽责的有效凭证，依据《建设工程文件归档整理规范》及《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》，确定保管期限为永久。

三、结合档案实际的特殊处理

（一）两类档案的对应。每项工程既有一套质量监督档案，又有一套竣工验收备案档案。为照顾其相互联系，在分类整理过程中，对两类档案分别确定类别号，但使用相同的案卷号。如此，通过工程名称按照案卷号查阅到质量监督档案后，同一案卷号对应该工程的竣工验收备案档案，反之亦然。

（二）工程建设周期的对应处理。利用流水号方式顺序编排案卷号，直接从档案号中无法反映档案的生成年度和工程建设周期。整理过程中，采用增加备注、编制专用检索工具的办法予以解决。首先在档案装具封面上标注质量监督注册登记号和竣工验收备案号，直接反映工程的开工建设时间和验收时间；其次是在编制检索目录时，在案卷号后备注对应工程的质量监督注册登记号和备案号，在检索工具中实?F一目了然。

（三）特殊档案的处理。市政工程情况复杂，有的工程完工后迟迟不办理竣工验收备案手续，造成质量监督档案已经形成，竣工验收备案档案无从整理。按照两类档案对应一致设置案卷号的原则，已形成的质量监督档案也难以编号整理。为解决上述问题，对单独形成的质量监督档案，采取类别号剔除阿拉伯数字只确定为“Z”，案卷号仍以流水号方式编排的方式加以整理，集中保管时归为临时档案，待对应的竣工验收备案档案形成后再重新编号整理。

四、相关工作体会

（一）根据档案实际合理分类。各地工程质量监督体制多样，质量监督机构承担的工作职责也不尽相同，有的监督站可能并不承担工程竣工验收备案的工作职责。在工程质量监督档案分类整理过程中，档案人员应从已有的档案资料出发，合理确定分类整理方法，保证档案资料得到妥善保管。

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【关键词】工程档案管理；收集整理；编制归档；应对措施

1、加强政策宣传

要做好工程档案的管理工作,离不开各单位、各部门的支持和协作。我们在建筑工程档案资料的收集过程中,注重运用行政、经济等手段,多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规,积极主动开展工作,使广大工作人员真正认识到做好工程档案工作的重要意义。

2、完善工作机制

首先应加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓,健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位都纳入管理网络,建立档案领导小组和档案工作小组,以综合档案室为纽带,开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系,明确职责。一是部门职责。规定基建部门(工程项目部)负责项目档案的收集、整理、汇总、归档工作。

勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交归档工作。施工单位负责完成职责范围或合同规定的工程文件和设备开箱文件的收集、整理、移交、归档工作;负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的依据。监理单位负责收集、整理监理文件材料,向建设单位的移交归档;负责编制《设计变更汇总表》,审核施工单位的竣工文件、竣工图等，并审核其完整、准确性。二是专、兼职档案员职责。兼职档案员负责工程管理部门工程材料的收集、整理，定期移交档案室;专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关,负责档案管理、资料编研、提供利用;项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度,将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求。

推进信息化建设。一方面,加快做好历史纸质档案的数字化整理工作;另一方面,严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准,统一系统数据库的建设,统一档案信息的归档存储格式,确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。

3、强化过程控制

前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起,做到前端控制。工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求;工程项目开工后,建设单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求。各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标,认真分解档案工作目标任务。要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠。

中期控制。工程开工后,档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节始终受控在控。档案管理部门要检查项目管理部门和各参建单位的工程技术文件的收集、整理情况,对不符合归档要求的文件提出意见,督促整改完成,形成闭环。在业务指导上,档案专职人员应勤跑工地,跟踪了解项目信息, 随时检查指导。

后期检查。重大建设项目可采取阶段性归档。项目管理部门和各参建单位在阶段性工作完成后,要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)对本单位(部门)涉及到的项目文件进行整理、立卷,编写移交目录清单。档案管理部门应加强督查,归档文件应完整、准确、系统,应真实记录和反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。检查验收发现不符合规范要求的,坚决退回整改。在档案接收方面,要充分利用行政程序把关,建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制,保证工程档案的规范化、标准化,保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。参与工程建设的施工、安装、监理、调试等单位应在竣工验收后一个月内,向项目管理部门移交。设计单位在调研、初步设计、施工图设计、竣工图编制等阶段性工作完成后即归档,竣工图归档时间不得超过竣工验收后两个半月。竣工验收后两个半月内项目管理部门将项目的全部档案向本单位档案部门整体移交归档,在移交纸质档案的同时,还应移交相应的电子文件、工程重要活动的音像材料。归档范围包括建设项目前期文件、招投标文件、施工文件、监理文件及竣工验收文件。项目管理和档案管理部门对各参建单位提交的竣工资料进行验收,保证归档文件的完整、准确。确认符合归档条件后,办理交接手续。

4、提高队伍素质

人是生产力发展的第一要素。因此，加强现有档案员队伍建设, 培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍, 是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,也是提高档案管理水平,实现档案事业跨越发展的关键。

“工欲善其事, 必先利其器”,学习能提高个人素质,提升我们的道德素养。随着档案工作涉及的面越来越广,社会关注程度越来越高, 工作的要求也越来越严,难度越来越大,对档案员素质要求也越来越高。就专、兼职档案员而言, 必须要做到:

第一,加强档案工作职业道德建设,自觉树立爱岗敬业、默默奉献意识,从思想意识上真正热爱档案工作。

第二,加强工作作风建设,努力培养自身舍得吃苦、乐于为基层服务的意识,增强工作的责任感和使命感。

第三,一要主动学习党的路线、方针政策,学习各级档案工作的相关法律、法规,学习系统内外关于档案工作的文件规定,做到规范管理,依法治档。二要加强专业知识的学习。通过档案专业业务培训、组织外出参观、学习交流,邀请专家举办讲座和现场讲解、开展档案工作检查评比等形式提高工程档案人员的专业理论水平。

加强现代办公设备的学习,提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平,真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手, 以适应新时期新阶段对档案工作的要求。

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关键词：档案管理；合同档案；探讨

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）03-0064-02

合同档案记录了企业在各类活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议、意向书及其过程。合同除具有一般档案共性外，还有三个独特的特点，就是凭证性、规范性和时效性。合同作为企业对外经营活动的凭证性依据，具有规范的形式要求和严格的时效属性，规范的合同管理是维护企业合法权益的重要保障，而合同档案形成经历环节较复杂，材料多，参与人员广、履行时间长，在管理过程中很容易造成疏漏。因此，如何规范合同材料收集、整理、归档、利用，使之成为保障企业合法利益的有力凭证和依据，如何使合同档案更好地开发利用，是每个企业必须重视的课题。

一、健全规章制度，明确管理责任

合同及其辅证材料多而繁杂，合同管理也必须健全相关管理制度，明晰合同档案管理责任，明确责任单位和责任人；目前企业的合同管理普遍是“谁主管谁负责、谁签订谁履行”，所以合同履行完毕后就保存在各个职能部门中。档案管理部门对合同管理人员不提出归档要求，合同人员就不会主动将应归档合同材料整理向档案管理部门归档，而合同档案是企业维护经济利益的重要法律依据，因此为保障企业合法权益，从制度上明确合同档案的管理是做好合同档案管理的关键。

在市场条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，这种通过合同确立法律关系的行为是一种民事法律行为，由于合同这一特性决定了合同的主管部门为法律顾问部门。一般而言，合同管理都采用统一领导，分级管理的模式，企业法律顾问部门对一定金额以上的合同及重大合同进行审核备案，普通合同的签订法律顾问部门一般是会签及目录留底。在合同的管理流程中，合同档案的归档是合同管理流程的闭环处理环节，合同管理主管部门应在合同管理制度中明确合同档案的归档要求。档案管理部门更要积极主动与法律顾问部门就企业经营管理实际情况明确合同档案的归档范围、归档要求，从制度上明确合同签订部门需对合同档案管理负责，并指定专门人员跟踪已签订合同收集、积累、整理和及时归档，企业合同档案管理专责要做好统计、核查归档管理工作，在档案管理制度上规范合同档案的分类整编，使企业档案管理形成横向到边、纵向到底的档案网络管理体系，保证档案管理不留死角，确保合同档案管理达到优质高效，具备规范性和时效性。

二、强化合同档案过程管理，确保合同档案管理完整性

（一）合同档案齐全完整的重要性

合同档案包括合同考察、洽谈、签订、履行、变更、解除和解决纠纷等过程中所形成的所有书面材料及封存样品等实物。合同档案文字类原始档案有合同文本及附件、补充协议或变更或解除合同协议、对方资信调查资料、来往文书、会议纪要、会谈记录、现场签证、会签单及合同招投标过程形成的资料等。由于合同涉及面广、环节多、实施时间长，如大型建筑工程需要几年时间，特别有些单位只注重主合同的收集，对相关会议纪要、签证、变更等助证材料收集管理不规范，容易造成合同档案资料不完整，严重的会影响了合同结算、合同纠纷的解决，部分经济合同还牵涉到合同参与人员的廉政问题。如某企业十几年前进行一项大型技改工程，其中基础工程抽沙回填。有关管理人员十几年后被诬告，说当时该工程采取围标，招投标造假，且在工程结算时随意加大工程量并收取回扣等。检察机关到单位进行取证，查阅了当时合同档案资料，由于此工程档案从招投标文件、合同、竣工图、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投标和签署合同过程的影像档案和会议纪要，整个工程起止过程材料十分齐全、准确，足以证明合同招投标过程主要是合法合规的；决算金额比合同额大的原因十分清楚，其证据材料（如设计变更通知单、工程量签证单等）也十分齐全，检察机关认为该工程的合同档案资料完整规范，具有较高的可信度，最终采信该档案材料，还了当事人的清白。因此，确保合同档案资料的完整性、规范性非常重要。

（二）明确、规范合同管理流程，保证合同档案收集及时、完整

合同档案的齐全完整需合同主办单位、归口管理部门、主管部门（法律顾问部门）、档案管理部门的共同努力。为了确保合同档案资料收集齐全，需从企业工程程序、工作流程中规范各部门的工作行为，保证企业工作的规范化。合同主办部门应及时收集、整理合同签订、履行等相关资料。对方先行签章的正式合同交付我方签章，合同生效的同时合同主办部门就将合同正本及相关资料提交合同归口管理部门归档；对于我方先行签章的合同交付对方签章后，应在规定时间（如10个工作日等）内取得对方签章的正式合同文本，及时交合同归口管理部门归档。履行时间长的合同当双方主要权利与义务履行完毕后应及时交合同归口管理部门。

（三）合同档案的收集要求

合同档案形式与内容的规范要求合同档案的全面性与准确性较高，档案管理部门接收合同档案齐全完整的程序决定了收集工作的质量。合同档案的收集应及时才能保证其齐全完整，合同文本一经签字、盖章、公证后应实时归档，双方在谈判过程中互致的信件、传真、电子数据资料等是确认双方权利义务的重要凭证，合同主办部门经办人应随时收集、整理和保管，避免合同档案的遗漏和有效性的损失。

三、明确合同档案归档范围、整理要求，规范合同档案的分类整编

（一）明确合同档案的归档范围

除在管理制度规范明确责任单位和责任人、健全责任网络外，还要明确规范收集范围。一般情况下，一般性合同应归档的材料包括以下几个方面内容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同会签表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技术协议，方案书等。（4）变更、转让、终止等合同补充协议 （有补充协议的不可缺） 。（5）合同资信资质材料，包括：对方营业执照、资格证、特种经营许可证等资信资料；对方签约人、法定代表人身份证明或授权委托书。（6）合同签约依据性材料，包括：询比价及招投标资料、意向书、备忘录、会谈记录、中标单位选择说明等。（7）合同履约过程材料，（履约过程有文件产生的应归档）包括：送达回执或确认书、往来信函、电报、传真、电子邮件、质量异议书、催款通知书等。（8）合同验收材料，包括：合同竣工（交货、发货）确认单、验收确认书、测试报告、工作报告、验收报告。（9）合同终结表。重大合同除包括一般合同归档范围的八方面内容外，还包括合同形成过程中的有关上级主管部门及政府（或相关部门）报批文件、批准证书、领导批示等文档资料。

合同档案归档时一定要齐全完整，归档合同文本和相关材料以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整，否则不能称作一套完整的合同档案。针对每个项目要收集的资料列出清单，合同归口管理部门按照档案整理规范的要求整理好履行完毕的合同档案，档案部门接收合同档案时根据合同统计台账与档案移交清单认真核对，并检查档案质量。有合同管理软件运行条件的单位可将电子文本实时逻辑归档，再按规定进行合同档案实体归档和电子版的物理归档。

（二）合同档案的整理要求

合同档案的整理必须保持一份合同内相关资料的有机联系，保证合同的完整性；应当充分利用原有的整理基础，不宜打乱其原有的保存状况，整理后的合同档案要便于保管和利用。

（三）规范合同档案的分类整理

合同档案资料繁多，尤其工程合同，合同档案实行按“件”归档方式，按照“一事一档、一项一档”原则，分门别类，由各合同主办部门负责合同履行过程涉及到的履行、变更、废止信息的收集，统一交合同归口管理部门整理。对单项合同（如采购、单项工程、融资借贷）及系统性较强的合同（如建筑、财务等），在整编中可多设一级类目，使合同档案间关系更加清晰。档案管理部门要肩负起合同档案指导责任，指导相关业务人员按规范做好合同材料的整理归档工作。

四、重视合同档案信息开发利用，维护企业合法权益

合同档案归档资料繁多，要利用好合同信息管理，建立系统、方便、快捷的查询信息系统相当重要。档案管理部门应及时编制合同档案检索工具，及时有效地提供合同档案利用服务。合同档案的利用应制度化，按保密规定设定利用者权限，并按规定进行登记。档案管理部门可对合同档案信息进行综合整理，形成专题汇编，方便利用。

一是利用现代数字化管理手段建立合同管理应用系统，并与档案管理系统通过接口直接归档电子版，提高合同档案运转效率，通过网络实现浏览、快捷传输、实时归档、实现资源共享，便于服务企业的生产经营。

二是加强对企业管理人员业务和相关法律知识的培训，增强工作主动性和提高法律意识，积极配合合同归口管理部门开展定期检查合同档案归档情况，确保档案信息完整。

三是做好合同档案的专题汇编和档案利用实例的编写。专题汇编便于合同档案的利用，利用实例的编写是凸显档案价值，促进档案工作的发展。

综上所述，合同档案的管理通过制度规范合同管理程序、把好合同档案收集源头、抓好合同形成关键点，使合同档案的收集、保管、提供利用有序规范，对维护企业的合法权益，促进企业生产经营持续发展具有重要意义。

参考文献：

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关键词：监理 档案 管理

中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：

工程监理是指监理企业接受建设单位的委托，根据合同及有关要求，对工程建设参与者的行为所进行的监控、监督和评价，并采取相应的管理措施，制止建设行为的随意性，保证建设行为符合要求，促使建设项目按计划实现。我国从1988年开始开展建设监理工作，从根本上改善了工程建设管理体制，提高了管理效率和工程质量。但就目前许多工程建设监理来看，由于对监理档案管理的重视不够，给监理工作业绩评定和建设项目竣工验收都造成了一定的难度。

一、监理档案的形成

监理档案是指在监理活动中直接形成的具有一定保存价值的各种形式和载体的文献，它不仅反映出施工进度、工程质量情况，而且是监理工程师公正处理索赔和延期、合理解决合同纠纷的依据，是监理单位进行工程建设管理的成果，对该工程项目竣工后的管理和维护具有长期或永久查询、考证和指导作用。监理档案是工程建设项目档案的重要组成部分，完整、准确、系统的监理档案能为工程建设、运行、管理维护提供可靠的依据，是评定监理工作、界定监理责任的证据，也是工程建设管理、审计检查工作的重要依据，其重要性不言自明。

二、监理档案的重要性

监理档案对于监理单位和建设单位都有非同寻常的意义。监理工作不同于工程勘察、设计和建筑施工，有着自身明显的特点：即不以实物形式体现，是一种管理性质的软服务，它的工作效果不能单独呈现出来，而是隐含在建设产品之中，这就要靠完整、翔实的监理档案来体现。同时，监理档案的质量，也直接影响到工程项目的竣工验收，在建设单位项目档案中举足轻重。因此，监理档案是监理单位和建设单位档案管理的一项重要内容。

三、监理档案管理存在的问题

一项工程项目的建设，尤其是规模大、投资多、自然条件复杂、涉及面广、建设周期长的工程，所形成的监理档案是十分浩繁的，而且杂乱无章，形式不一。由于部分监理单位对监理档案资料的管理工作不重视，造成了监理档案管理存在一些问题，主要表现在：

1、监理人员档案意识淡漠。在工程建设中，监理人员将主要精力放在了抓进度、抓质量、抓关键目标的实现上，忽视了档案管理工作，档案意识不强，对监理档案重要性认识不够，不重视原始资料的形成和积累，导致原始资料内容填写不准确、签署不全、墨迹不符合要求、签字潦草难以辩认。

2、归档制度不健全、资料收集滞后。工程建设项目具有建设周期长、人员变动大的特点，容易造成监理资料交接手续不到位，导致原始资料遗失。由于制度不健全，没有合理确定归档时间，导致该归档的原始资料滞留在个人手中，也容易造成原始资料的丢失。部分监理项目的监理人员平时不注意资料的收集、编写和整理，一旦工程验收或检查时搞突击，粗制滥造、漏洞百出。

3、忽视对施工单位档案工作的监督、检查。工程监理对施工单位档案工作进行监督、检查是监理的工作职责，工程监理要对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关，在控制节点进行审核、签署，发现问题及时令其整改。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件”、“监理单位对施工单位收集、编制、整理后的项目竣工文件的完整准确情况和案卷质量进行审查”。

四、加强监理档案管理的措施

1、加强宣传，提高档案意识。工程监理单位应充分认识到档案管理对监理工作的重要性，定期开展档案知识讲座，深入学习《档案法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《重大建设项目档案验收和整理规范》等法律法规，逐步提高监理人员的档案意识，使监理人员了解档案工作的重要性，明白档案整理规范要求，支持档案工作并发挥每个监理人员的作用，共同做好档案工作。

2、建立健全档案管理制度。重视监理档案管理工作，成立档案工作领导小组，加强组织领导，明确档案管理职责，设置专职监理档案员，并将档案工作纳入工作责任制，加大考核力度。建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、组卷、编号、编目、鉴定、审核等各环节的程序和标准。明确监理档案的收集范围、保管期限和分类方案，确保档案工作协调及时有力，档案收集整理有章可循。

3、监理工作与监理资料收集同步。监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。根据这个特点，为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度，监理人员汇报监理工作时，应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。

4、监理施工质量与施工资料并重。监理档案管理要做到及时、真实、有序，在施工监理中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，对工程的验收是在审核施工资料的基础上，对工程实体质量进行检查验收。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起，因此对施工资料的监理也是监理工作的重要内容。为促使施工单位对施工资料管理的重视，在工程施工之初就要强调施工资料的重要性，要严格把关施工单位对其资料管理的质量，坚持工程报验必须资料先行。

5、监理资料的分类整理与收集并重。监理资料是在工程生产过程中形成的，虽然资料已经按要求生成，但许多监理工作者在检查时不能提供所需资料，究其原因是监理资料管理人员未对监理资料进行有效整理，致使在需要查找某份资料时不能及时提供，其实有效的分类能使监理过程比较明朗，同时也能体现一个监理组的管理水平。

总之，监理档案是建设项目档案中一项重要的内容，对工程施工的质量评定和竣工验收都有很重要的意义，监理企业应重视监理档案的管理，从源头上把好监理档案的收集关，为工程建设项目档案的完整性、真实性提供保障，真正发挥好工程建设项目监理工作的作用。

参考文献：

[1]《建设工程监理规范》（GB50319—2000），北京：中国建筑工业出版社，2001.2

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【关键词】监理；档案；问题；对策建议

城市建设工程档案是工程建设活动的真实记录，它直接反映了项目工程建设活动的过程和成果，建设工程档案质量也像建筑工程质量一样日益受到人们的重视，随着对建筑工程质量和工程档案质量要求的不断提高，监理工作在建设工程档案材料收集整理过程中所起的作用也日益显著。

建设工程监理档案是建设工程监理活动中直接形成的真实记录，是监理工作质量的反映，是总结、评价工程质量和处理工程责任事故的重要依据。因此，加强对监理档案的管理是监理单位一项非常重要的工作。监理文件档案资料的管理是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。

一、目前监理资料档案中存在的问题

（一）监理人员档案意识淡薄

目前，监理单位的档案管理人员大多为兼职，普遍由现场监理人员兼任，兼职档案管理人员缺乏档案基础理论知识，档案意识不强，收集、整理工作马虎。而现场监理部从总监到一般监理人员往往都以实体质量控制为监理工作的中心，偏废了监理档案的编制管理工作，对施工单位工程资料监督管理也不到位。施工资料与监理资料衔接不够紧密且漏洞百出。

（二）监理档案整理层次不清、内容繁杂

监理档案贯穿于整个建设工程监理的全过程，施工周期长，参与的主体较多，普遍存在监理档案与建设单位、施工单位工程资料重复交叉的现象，导致监理档案收集内容缺乏系统性，层次不清，排序混乱、内容繁杂，复印件较多。报送移交时一团乱麻，很难理清，给查询利用档案带来麻烦。

（三）监理档案制作材料不规范

监理档案的编制大多由兼职档案员来完成，一般未经过正规培训上岗，且对档案资料重视程度不够，造成监理档案制作材料不规范、不统一。目前还有的监理部“监理通知”、“工作联系单”、“旁站记录”等监理文件使用手写填表，且使用的公文纸各式各样，与档案规定公文（A4，297mm×210mm）规格不一致。监理工程师签署工程资料所涉及的栏目签字不全，有的只有姓名，无签署日期。分部、分项工程验收表无现场监理验收后签署的结论性意见，签名、日期书写均不规范。甚至有对资料进行涂改、伪造、随意抽取或损毁的现象发生。

（四）监理档案报送滞后

建设单位组织建设工程档案预验收，施工单位提供的档案资料相对完整，且系统性较高，而监理单位负责整理的监理档案资料往往质量不高，内容不全，报送滞后，影响工程竣工验收的组织。

二、针对监理资料档案中存在问题的对策

（一）加强城建档案法律、法规宣传

进一步增强全社会的城建档案意识和城建档案法制观念，建立健全监理档案管理责任制，层层分解，各负其责，责任到人。培养一支有一定专业基础，经过专门培训上岗的档案管理队伍，从组织、制度、业务上提供保证。

（二）监理档案的收集、整理、编制要遵循监理档案的自然形成规律和内在联系

监理档案是建设工程全过程监理活动的真实记录，有其自身的专业特点和特定的专业程序。因此，记录着监理活动全过程的监理档案，一方面要反映整个建设工程质量、进度、投资的控制情况；另一方面要反映监理单位本身技术管理、经济管理、合同管理、组织管理及工作协调等监理活动的情况。就监理档案而言，它是自成体系的有机整体，有它的内在联系和完整性。因此，在整理编制监理档案的时候，千万不能人为地分散或打乱，要科学地分类、排列，做到：归档文件材料不凌乱，自成体系；档案内容不繁杂，整理有条理；档案排列不颠倒，用表类别层次清楚；归档文件资料收集不重复、不交叉，保持联系有规律。

（三）监理档案要具有专业性、科学性、公正性的特征

监理档案是监理单位依据法律、法规及技术标准规范、施工合同、监理合同等对工程建设实施的专业化监理的真实反映，具有科学性、可靠性、公正性的特点。它既是总结评价工程质量的依据，又是检查监理工作的依据，同时也是探索、完善监理制度的重要参考。因此，监理档案的编制要做到“三个绝对”：绝对真实可靠、绝对规范标准、绝对公正科学。

（四）明确档案的归档范围和归档文件的质量要求

监理档案的编制要按照《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DB11/T 808-2011），明确监理档案的归档范围和归档文件的质量要求。准确把握卷内文件资料的排列方法，始终保持监理档案的内在联系，真实全面地反映监理工作的全过程和工程项目的质量。

（五）要加强监理档案规范化、标准化的管理

监理档案的表式应统一使用《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DB11/T 808-2011）中的样表，表式涉及的内容应认真填写完整，实行计算机辅助管理，表格的内容为机打，监理审核意见有明确的结论，签字为手写，签章齐备。

（六）建立监理档案责任制

《建设工程监理规范》（GB50319-2000）规定，总监理工程师“主持整理工程项目的监理资料”，专业监理工程师“负责本专业监理资料的收集、汇总及整理”。工程监理项目部资料管理实行项目总监负责制，由总监指定专人进行监理资料管理，具体完成所监理项目资料的收集、整理和归档工作。项目部负责人对本项目部所形成资料的完整性、准确性、系统性负责。鉴于上述规定，建设单位与监理单位在签署工程项目委托监理合同中应设立监理档案专门条款，注明监理档案归档的套数、移交时间、质量要求及违约责任追究等内容，做到职责明确，制度健全，管理到位。

（七）完备的监理档案是竣工验收的重要条件

《建筑工程质量管理条例》（国务院第279号令）第十六条规定，建设工程竣工验收应当“有完整的技术档案和施工管理资料”，“有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件”。第十七条规定“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或其他有关部门移交建设项目档案”，工程档案（包括监理档案）预验收不合格，不得进行竣工验收。所以，监理单位在建设工程竣工验收合格后，应及时组织监理人员整理档案，一式四套，建设单位应当在规定时限内将其中的一套监理档案（原件）会同建设单位、施工单位的档案一并向工程项目所在地的城建档案馆报送归档，办结相关移交手续。

三、就目前监理资料档案中存在问题的建议和意见

（一）建立监理机构内部责任制和工作制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生与监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理部还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度。工作有人做，资料有人管，监理日志有人记，确保监理资料的连续性、完整性。

监理人员在要求施工单位的施工技术资料与施工进度同步的同时，一定要做到监理资料与施工进度同步，并随时真实地记录现场监理情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。

（二）要重视对施工资料的监理

在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的管理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件，监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的质量控制也应从工序、分项、分部工程做起。细分目标，步步把关。对施工资料的监理是监理工程师的一项重要工作内容。

施工资料也是日后分清施工单位质量责任的依据。施工单位必须做好施工资料的管理。为了促使施工单位对工程资料管理的重视，在第一次工地会议上就要强调施工资料的重要性，要交代有关施工报验工作的程序和基本条件。特别是在施工准备阶段一定要严格把关，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在平时的监理例会上也要多次重申。

（三）加强与建设单位的沟通

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与建设单位的沟通，争取建设单位的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等，都由建设单位提供。平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和建设单位有关。工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与建设单位沟通。对施工资料的严格要求也需要争取建设方的理解和支持。

（四）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对监理档案管理现状，档案管理部门要加大对监理档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、检查的重点内容。同时，针对不同现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。注重业务培训，全面加强对资料档案人员专业知识和技能的培训，为保管好监理档案奠定良好的基础。

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关键词:公路工程;档案管理;验收;项目

公路工程建设档案是一个项目从立项、可行性研究、设计、招投标到施工、竣工等全过程的真实记录和客观反映,这些技术档案资料,对工程质量的监督及今后的道路规划、维修及改扩建具有重要的意义。

1档案专项验收中存在的问题

工程质量验收签证原始资料不齐全,有用复印件替代原件现象,且在复印件上未能体现出原文出处;竣工图文件编制不够规范,变更部分没有充分体现,不能真正反映竣工后的工程实际情况;施工原始签证资料的格式、填写不规范,内容有失真现象;资料的跟踪收集不及时,竣工资料编制时间长、效率低、费用高;文件分类及编制规则不统一;工程资料检查手段落后、工作强度大、检索效率低。

2问题存在的主要原因

(1)工程档案资料的管理没有形成制度。工程实施过程中,施工队伍和内业资料管理人员更换频繁,工程资料的交接制度不完善,有人走档案走、人走档案丢的现象出现,资料整理困难。

(2)工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉,各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式,内业资料整理过程中的重复返工现象时有出现。

(3)缺乏高科技的信息化技术手段对工程资料进行管理、利用和编制竣工资料。

除此之外,各单位的管理水平,也是决定内业资料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外业的管理一样,都是工程建设管理的重要组成部分,在工程外业一开始就应严格按照竣工验收办法的要求收集资料、编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工程完成竣工文件即编制完成的目的。

3提高公路建设项目档案管理工作的途径和方法

3.1加强制度建设,规范档案管理

加强工程档案制度建设是使档案工作迈向科学化、规范化的关键,在档案管理工作中要形成一种制度。

(1)加强过程控制。坚持建路与建档同步发展,抓档案质量的关键阶段应当在档案形成过程,而非事后。公路工程档案是公路建设中各个环节的真实记录,是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。工程档案管理应与工程建设同步,在工程建设过程中进行过程管理,建立健全的项目档案,从项目筹划到工程验收各环节,都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档,杜绝工程结束后“补档案”的不当行为发生。

(2)加强档案的合同管理。公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时,建议在工程合同中订立档案管理条款,明确公路工程竣工文件材料的形成、整理、组卷要求。

(3)工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中。要明确工程项目负责人为项目档案主要责任人,对工程项目进行集中统一管理,保证工程项目档案系统的完整、真实和安全适用。

(4)工程档案不能单独依靠档案管理部门去管理,可以建立全方位的工程档案检查、监督、技术咨询、指导管理体系。每个项目可成立由业主、监理、档案管理人组成的督导小组,担负对工程档案工作制度的学习、宣传及监督、检查、指导工作,并由具体的质量保证部门负责协调督办。

a(5)工程档案资料的收集整理工作列入工程参建各方工作实绩的考核项目。定期检查评比,优胜者给予奖励,建议设立工程档案专项验收保证金,将竣工档案的编制工作与计量支付和质量保证金结合起来,可规定如不通过工程档案专项验收或不能及时完成档案的整理归档,不予结算或扣一定金额的质量保证金,以此保证竣工档案及时、顺利地通过验收。

3.2重视档案人才的培养,努力提高公路建设档案人员的素质,一方面要加强档案管理新知识、新技术运用的教育,档案人员以学习并贯彻执行现行《细则》为契机,使档案工作者在档案的收集、整理、组卷、编目、分类、排列、归档范围及档号编制等方面的业务知识更加精深;另一方面要用现代化的知识和管理手段来武装档案工作者,尤其是要加强档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理方面知识和技能的培养,使档案的管理更加科学化、规范化。为此,对现有的档案人员,可以通过进修、培训、参观学习,与其他单位开展交流等方式,不断拓宽其知识面,增强业务能力。

3.3加速推进工程档案信息化管理,早日实现文档一体化传统的工程档案管理是基于人工的管理过程,管理效率低下,档案检索、查找和利用十分不便,在编制竣工档案过程中需投入大量的人力、物力,编制周期长、出错率高,编制完成的工程档案基本上只有纸文档,无法提供作为信息化基础的电子文档资料,很多的资料、档案都成了“死”资料“、死”档案,这就要求我们要紧跟时展,尽快采用信息化技术,确保具有保存价值的电子文件(档案)信息,真实、完整、安全地保存在档案管理部门,我们工程档案人员下一步要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面探索新的应用模式,早日使我们的工程档案实现文档一体化,充分体现出专业水准和与时俱进的创新精神,为查阅者提供方便、快捷的服务。超级秘书网

3.4重视项目档案的开发利用,加强重点项目档案的编研项目档案是本单位工程建设科技资源的优势所在,我们花费大量时间和心血积累的文件材料,实际上是积累项目建设的经验和技术。项目档案是否得到有效的选用,应作为衡量和检验项目档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要尺度。

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关键词：园林工程；档案管理；价值；资料收集；问题

Abstract: The landscaping is an important measure of people's living standard, it has a very important role in building a modern city, the garden project file management is an important part of the garden project, and it can provide the basis for the garden project implementation. This paper combines with the practice, and discussed issues related to the garden project file management.Key words: landscape works; file management; value; data collection; problem

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）04-0020-02

1 园林工程资料档案的价值

园林工程资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在

质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。资料的收集、筛选、分类及整理是一项烦琐又需要有耐心的工作，往往得不到人们的重视，特别是在项目实施的前期更容易被忽视。每次交竣工验收前的资料检查时，由于资料不齐、表格内容填写不规范、填写错误等等问题，很大程度的影响工程的评分和质量鉴定的成绩，因此资料整理和存档工作就显得更加重要，强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。因此，加强对工程资料的收集、归档与保存是非常重要的一项工作。为了建立完善园林工程资料，作为资料档案管理人员，首先要收集大量的基本资料。

2 园林工程档案资料的收集和整理

在大多数施工单位中散存着丰富的档案，但大都没有加以分类、整理、汇总，这样既不便于开发，又不利于共享和利用。同时，由于对工程资料不重视，造成一系列的不良后果：其一是拖延了工程交工时间。其二是耗费大量人力、物力、财力。其三是给项目档案资料归档带来较大难度。工程建设档案资料的整理、立卷、归档是整个工程建设工作中的一项重要工作，必须认真做好。首先，要清理档案资料，把不归档的资料予以剔除；其次，按照工程项目程序整理档案资料；三是按档案资料的具体内容进行归类立卷，整理出目录和全部档案资料的总目录，最后把档案资料按要求分类编号、立卷。立卷所用的卷宗、卷宗目录、立卷说明等用品要使用统一规格的用品，做到档案资料的规范、统一、并具可操作性和可使用性。

3 园林工程档案资料的保管和使用

首先，要确保资料的安全，在保管工作中要采取防盗、防火、防腐、防虫、防污、防鼠等安全措施，防止档案资料的损坏，已经损坏的资料要及时组织修复或复制；其次，是做到借阅资料必须登记，外单位人员借阅的监理资料不得私自转借，不得私自复印，不得遗失、拆折、抽掉、污损，不得在档案资料上圈点、划线和涂改。

4园林工程档案原始资料的规范化

4.1 施工原始验收签证资料填写不规范

交工证书、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，还有的园林工程资料验收签证不齐全，存在代签，这些现象都没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，从而降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。

4.2 园林工程原始资料不齐全

由于空间和时间的关系，有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件。难以满足档案资料管理规定中" 竣工资料中不允许出现复印件"的基本要求。也有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严。同样造成了原始文件遗失。

4.3 园林工程资料利用率低

目前城建档案馆里的各方面工程技术资料很多，但很少有人去查阅、利用。遇到需要查找技术资料时，不是去查档案，反而找原来参与建设施工的人员了解情况，回忆规划建设状况，这实在是一种浪费资源、不尊重科学的行为。另外，因为长期的封闭、半封闭管理，造成园林工程资料档案利用率不高。过去由于过于强调保密，档案很少对公众开放。多年来档案馆的这种自我封闭、与世隔绝，又是档案馆档案利用率不能增长的内部原因之一。

4.4 园林工程资料信息化程度不高

目前一些城市，园林工程资料信息化水平还比较低，安装使用工程档案专

用软件的单位，各种数据库还未规范建立起来，录入任务十分繁重。很多领导认识不足，仅能做到安排定时检查资料的收集、整理、保管和利用情况，但在推动园林资料信息化的认识上还存在差距，认为此工程竣工后向城建档案馆提交了文字资料，就算工程总体结束了。这就导致了档案资料信息化落后。

5园林工程档案资料管理工作的优化措施

5.1 从工程项目立项抓起是做园林工程全过程文件资料管理与归档的前提

当前园林工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的各阶段产生的工程资料负责，从园林工程项目立项开始就设立园林工程项目资料管理机构和管理人员，负责园林工程项目各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各阶段文件资料管理的指导，监督。实现园林工程立项开始与竣工资料收集同步；园林工程施工过程与竣工资料形成同步；园林工程完工验收与工程资料验收同步，从而将资料管理"三同步"原则贯穿到园林工程施工资料管理的全过程。

5.2 建立健全园林工程资料管理制度是做好园林工程资料档案的根本

一个园林工程要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。当有多个单位参与同一园林工程建设时。项目管理部门在园林工程建设初期(而不是中后期)就应结合园林工程项目的实际情况，制定适合本园林工程项目的资料管理规定。明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。园林工程项目管理单位和监理单位，在园林工程项目开始之初就应制定出一套可行的，适合本工程特点的资料所要求的表格及样本．以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样才能避免资料格式的多样性、不规范。只有加强园林工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。

5.3 加强过程控制是保证园林工程资料真

实有效的最好措施园林工程项目建设单位、监理单位和工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到园林工程建设与资料整理同步进行，避免园林施工与资料整理两张皮。切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生。负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，督促各参建单位商标准、严要求做好工程档案资料。

5.4 提高园林工程档案利用率的方法

首先，扩大宣传，提高园林资料档案工作的知名度。档案馆应通过办宣传栏、举办图片展览等宣传手段广泛宣传《档案法》，同时介绍馆藏的园林工程资粮档案向社会开放的内容、数量，提高园林资料档案工作的知名度，让社会各界和公民都了解利用园林工程档案的意义和实际效果。其次，加强园林资料档案社会化服务的力度。随着数字技术和网络技术的不断应用和普及，各类信息，随着网络进入千家万户，人们对知识和信息的需要越来越迫切，使信息的社会服务成为一种需要。要提高园林工程档案的利用率，信息服务社会化是关键，我们应针对不同的信息需求，提供不同的信息服务。同时要充分利用网络等先进技术手段，扩大服务范围，畅通交流渠道，提高档案信息服务的普及力和影响力。

5.5 扎实开展档案信息化工作，加快园林工程档案信息化

首先，提高认识，加强领导，完善基础设施建设。

加强对园林工程档案信息化建设的领导，要明确分管领导，确定工作人员，及时研究解决

工作开展过程中遇到的各种困难问题。及时完善计算机配置，计算机网络，软件更新等。只有具有先进的计算机系统，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

其次，引进和培养现代化管理人才，同时稳定队伍。

在档案管理信息化时代要求管理人员必须有现代化素质。为此,要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。档案工作是一项技术性、时效性很强的工作，没有熟练掌握档案业务技术知识，没有爱岗敬业精神和耐心细致的工作方法是根本做不好的。因此，档案人员要自觉加强对档案业务知识的学习，同时要积极参加档案行政主管部门举办的业务培训学习，增长本领。再次，提高档案信息的指导、督查、鉴定、评估能力。指导各工程项目施工单位的园林工程档案工作的开展，帮助查找存在的问题及原因，提出切实可行的改进意见，规范园林工程档案工作。同时要加强督促检查，对没有完成的园林工程档案工作任务的要通报批评，对完成任务出色的要表彰奖励，形成你追我赶的生动局面。同时，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。

总之，在信息化的时代，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分为利用者提供优质的服务。

参考文献

[1]张伟.档案信息化建设中存在的问题及完善措施 [J]. 太原师范学院学报, 科学社会版,2007(3):166- 167.

篇10

一、建设项目的各级领导应高度重视档案工作

建立和落实项目档案工作领导责任制，将档案工作纳入工程质量进行监督。各参建单位领导在基建工作中，都要把档案工作同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。及时建立档案管理机构，配备相应的档案管理人员，形成档案管理网络。在项目建设单位的领导下，由监理牵头，成立由设计、施工、监理、调试等单位有关人员参加的档案领导小组和档案协作组，从组织上保证建设项目档案工作的开展。

二、档案人员要加强学习，掌握电网建设项目档案管理的有关规定

档案人员要不断提高业务水平和自身素质，积极主动与有关部门人员联系，了解项目建设的动态，做好每一环节的归档工作。工程档案是记录工程项目开始、发展、结束的原始信息，是推动工程建设业务流程发展的驱动器。只有将工程文件、档案的管理真正作为工程实体检查评分并且设立重要考核指标，加强工程项目档案的全过程控制和质量控制，才能实现以工程档案管理促进项目管理，使工程档案管理与工程项目管理同步进行，互相支持，互相促进。

三、制定符合项目特点的档案规章制度

明确各参建单位在项目档案上的职责，是做好建设项目档案工作的保证和协调档案工作的依据。从建设项目开始，建立科学、合理、适用和可操作性强、力度大的一整套建设项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、各方职责等方面做出明确规定，将文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、组卷以及竣工图编制和交接验收等问题，提出具体要求。

四、健全档案管理网络，发挥档案管理网络的作用

依靠一线兼职档案员，健全档案管理网络，各参建单位分工负责。网络成员各司其职，使建设单位部门由单纯地收集、整理档案，变为负责整个工程档案的管理、协调、指导。加强对工程档案全过程的协调、监督和指导，统一工程档案标准和要求，定期对兼职档案员进行业务培训。

五、开展工程档案管理的前期策划和技术交底

在工程项目建设前期，应制定档案管理的总体目标和整体战略策划，建立符合项目实际需求的档案管理体系，明确各参建单位归档职责和过程文件、档案的形成、收集、整理、组卷、归档要求，并将具体责任落实到人。

1.前端控制

前端控制要求工程项目档案管理人员在工程开始前就提前介入，并对文件的形成、整理、保管和利用全工程负责。只有在工程开工前对所有形成文件的信息做到事先掌握和事先策划，才能有效地加强对文件的前端控制。

2.过程控制

过程控制主要体现了全员参与的理念。要求在整个工程项目建设各个阶段中全员参与。同时，要将工程档案管理纳入基建工程计划及工程管理工作程序之中，纳入有关部门和有关人员的职责范围之中，档案人员要参与设备开箱、工程竣工验收等相关活樱做到工程档案收集、整理工作与工程管理、工程进度同步，把工程档案的管理作为整个工程管理的一部分，而不是单独地、孤立地档案管理。

3.后端控制

后端控制即对文件转化为档案的阶段里对档案的控制。必须对这个阶段的工程档案的归档质量和整理规范进行严格控制，维护工程档案的真实、准确、完整、规范和系统，同时还应以工程创流动红旗检查、质量监督检查、工程中间验收和竣工验收检查及达标投产、创优检查等活动为契机，对各参建单位档案资料严格把关、抽查，对归档资料不规范、不齐全的参建单位，及时提出口头或书面意见并敦促整改，最终达到形成档案工作责任管理和档案资料考核机制的目标。

六、强化声像档案资料的管理