财务档案归档要求范文

导语：如何才能写好一篇财务档案归档要求，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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本标准规定了xxxxxx会计档案管理管理的管理职责、管理内容与要求、检查与考核。

本标准适用于xxxxxx会计档案的管理。2引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

财政部会第4号《企业财务通则》。

财政部会第5号《企业会计准则》。

财政部财工字(92)574号《工业企业财务制度》。

华中电力集团电力工业企业成本管理办法(试行)

3管理职责

会计档案管理工作由局长工作部负责，会计(文书)档案管理人员负责日常具体管理。

4管理内容与要求

4.1基本任务

4.1.1负责接收、编目、保管、查阅、鉴定、销毁与统计本局形成的会计档案，做到保管妥善、存放有序、查阅方便。

4.1.2做好会计档案的查阅、复制利用工作，为全局经营管理工作服务。

4.1.3负责对本局形成的财务档案的归档工作进行业务指导。

4.1.4负责对已超过保管期限的或无保存价值的会计档案提出存毁意见，并监销经批准销毁的会计档案。

4.2归档范围

4.2.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映本局经济业务的重要史料和证据，具体包括:

1)会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2)会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡，辅助帐簿，其他会计帐簿。

3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4)其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

4.2.2局财务部采用电子计算机进行核算的会计材料，除应当归档打印出的纸质会计档案外，还应将磁盘、光盘等磁性介质移交局档案馆保管。

4.2.3会计档案具体归档范围详见本局标准：《文件材料归档管理规定》。

4.3归档要求和时间

4.3.1本局每年形成的会计档案，应由局财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册(做到卷内无装订金属物，纸张无破损)，并编制会计档案保管清册。

4.3.2当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由局财务部保管一年，期满之后，第二年由局财务部编制移交清册，向局档案馆移交。

4.3.3编制会计档案移清册时，应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度等内容。

4.3.4会计档案人员接收会计档案时，须按照移交清册所列容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人在会计档案移交清册上签名或盖章。

4.3.5已归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案人员应会同局财务部经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.4会计档案的管理

4.4.1会计档案管理人员对已归档的会计档案，按照《供电企业档案分类表》(试行)、《会计档案管理办法》的规定进行编号、划分保管期限。

4.4.2根据计算机档案管理程序的要求，对已归档的会计档案，按会计名称、案卷号的顺序，逐卷、逐个字段地输入微机。

4.4.3使用标准档案装具装盒，填写好装具脊背和盒面各栏项目的内容后，按“年度——会计名称——案卷号”的顺序排架。

4.5会计档案的鉴定与销毁

4.5.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、25年4类。

4.5.2全局职工工资表、年度财务报告(决算)(包括文字分析)、会计档案保管清册、销毁清册等，定为永久保管。

4.5.3现金和银行存款日记帐、固定资产卡片，其保管期限定为25年。

4.5.4原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐(包括日记总帐)、明细帐、日记帐、辅助帐、会计档案移交清册等，其保管期限为15年。

4.5.5银行余额调节表、银行对帐单、固定资产报废清理后的卡片、月、度会计报表其保管期限定为5年。

4.5.6主要财务指标快报(包括文字分析)，其保管期限定为3年。

4.5.7本规定确保的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4.5.8保管期满的会计档案，由局档案馆会同局财务部提出段意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

4.5.9局分管领导须在会计档案销毁清册上签署意见。

4.5.10销毁会计档案时，会计档案人员和局财务部派员共同监销，监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，须在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况向局分管领导报告。

4.5.11保管期满后但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，须单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的会计档案，需在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.6会计档案的利用

4.6.1编制会计档案案卷目录(含会计凭证目录、会计帐簿目录、会计报表目录等)检索工具，积极主动地提供档案，为全局经济工作服务。

4.6.2归档保存在会计档案只供本局财务人员查阅，不得外借；如有特殊需要，经局分管领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。

4.6.3查阅或复制会计档案的人员，不准在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4.6.4本局的会计档案任何人不得携带出境。

4.7会计档案的保管

4.7.1会计档案库房须按国家标准保持适宜的温湿度，即：温度控制在14℃～24℃之间，湿度控制在45%～65%之间。

4.7.2库房内每层密集架中须定期投放防虫药片(盒)，以防治害虫对库存档案的侵蚀。

5检查与考核

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档案管理工作是局管理基础工作的组成部分，是维护本局经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。局档案是指本局在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、财务管理、经营活动、劳动工资、教育培训和党、政、工、团工作等方面的材料。为规范局文件材料的归档工作，完整、系统保存企业档案，认真改造档案行政管理和保管利用两种职能，依法管理档案事业，全面提高档案工作的“三服务”水平。

根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《国有企业文件材料归档办法》的要求和《广电集团梅州供电分公司档案管理办法》，特制定我局档案管理办法。

一．文件材料的归档范围

我局在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围，主要有：

一）生产技术管理方面

1、上级下达的技术性指示、命令、决议和决定；

2、主要技术问题的请示和批复；

3、本单位近期电力规划；

4、有关生产技术和安全方面的规程制度；

5、有关生产技术的年度计划、工作总结和统计年报；

6、有关生产技术管理，技术引进和技术改造等管理形成的各种文件材料；

7、有关生产调度、通报、自动化、安全监察、用电管理工作形成的各种文件材料；

8、质量管理、标准计量、信息工作等管理中形成的各种文件材料。

二）计划统计方面：有关各种计划统计年报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。

三）劳动工资方面：有关定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、保险、奖罚等工作中形成的各种文件材料及名册、年报表。

四）财务管理方面：有关财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

五）教育培训方面：有关干部、职工教育和技能培训的文件等。

六）党、政、工、团工作方面：有关党务工作以及组织，纪检监察、宣传、人事、保卫工作所形成的各种文件材料、行政管理、共青团和工会工作中所形成的各种文件材料等。

七）基本建设（工程）方面：是指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

八）设备、仪器方面：有关设备供货合同、设备厂试验报告、合格证、说明书等出厂文件材料。

九）局各部门单位与其他法人或组织之间签订的各类经济合同、技术合同、购电合同、并网协议等合同、协议。

十）归档：文件材料主要包括纸张，光盘、磁带、照片、胶片，物等各种载体形式。

二．归档时间

一）各项管理工作中形成的文件材料，应在第二年第一季度内，将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审查后，交办公室归档。

二）基建项目文件在其项目鉴定，竣工验收后三个月内归档，周期长的可分阶段，单项归档。

三）会计文件材料在会计年度终了后由财务部门按归档要求负责收集、整理、立卷、归档，保管一年后由财务部门编造清册，经部门负责人审定后移交档案部门保管。

四）重要会议（如电力工作会议、党代会、团代会、职代会、工代会等）文件材料应在会议结束后十五日内交办公室整理归档，重要会议记录应在第二年的一月份交办公室归档。

五）合同、协议签订后移交一份给办公室归档。

六）重要设备、仪器开箱时，有关业务部门应在检查验收设备出厂技术文件材料，在开箱验收后即时登记，安装调试后归档。

七）局员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

八）光盘、磁带、照片及底片胶片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。

九）下列文件材料应随时归档

1、县级供电企业体制改革形成的文件资料包括接管代管县由供电企业的有关情况、文件、合同、会议纪要、议案、工作方案、实施细则等方面的文件材料。各职能部门专（兼）职资料员在文件材料形成后及时移交办公室归档。

2、变更、修改、补充的文件材料。

3、内容机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

4、企业产权变动过程中的文件材料。

5、其他临时性活动形成的文件材料。

三．文件材料的归档要求

一）归档的文件材料必须准确地反映企业在各项活动的真实内容和历史面目。

二）生产建设活动中形成的科技文件材料（含宿微胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），由项目负责人指定有关人员负责收集、整理后交办公室归档保管。

三）各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其生产范围，指定有关人员负责收集整理后交办公室归档。

四）归档文件应为原件。因故无原件的榀为具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

五）归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应复制。

六）办公室在接收归档材料时应全面检查归档文件的质量。交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

四．文件资料档案的保密管理

一）对机要档案、重要档案、重要会议记录必须由局分管领导批准，只准在档案室查阅。

二）文书资料档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，须经局办公室领导批准。

三）非财务部人员查阅会计档案，须经局财务部领导批准。

四）档案资料未经批准，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷，私自摘抄，不得带出局外，更不得划道填字、涂改、损坏文件。

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关键词：医院；会计档案；信息化

医院会计档案是医院日常业务活动的真实记录，反映医院经营过程中的各种经济活动，从会计报表到财务分析，从预算资料到决算资料，从会计凭证到记账凭证，从成本核算到工资发放，一系列的财务管理过程最终形成会计档案。营改增后，电子发票数量逐日增加，用户可以通过扫码或邮箱获取电子发票，一些建立网上报销系统的企业，已不需要粘贴纸质发票，实现了无纸化报销。中国电信广东分公司2012年开始会计档案电子化试点，每年节约成本1000万元，每年节省库房约400平方米，不需异地调卷，立卷环节减少，工作效率提高。在物联网、云存储、大数据、区块链等新技术不断推陈出新、飞速发展的背景下，医院完善会计档案管理信息化已迫在眉睫。

一、医院会计档案信息化的现状分析

1.医院会计档案管理面临的问题。（1）档案数量愈见增多。按照新《会计档案管理办法》的规定，会计档案中数量最多的会计凭证保管期限由15年增至30年，很多年难以销毁，销毁档案所腾挪的空间又不足以存放新产生的会计档案，为库房存储空间带来极大压力。（2）纸质会计档案查档不便。会计档案经移交档案室后，财务人员及其他职工如需查阅会计档案必须到档案室，一旦财务人员与档案工作人员某一方无法到场，就无法进行档案查阅。（3）电子发票报销未开展。自2016年开始，电子发票已被各行各业使用，而在很多医院，仍停留在纸质载体的管理层级，甚至在电子发票日益增多的情况下，财务报销仍需将电子发票验证打印，电子发票的便利与现行纸质发票的管理制度已然无法对接，甚至某种程度上反而增加了职工报销的难度。2.医院会计档案信息化的法律保障。信息技术得到广泛应用，电子档案及其法律效力逐渐得到认同。2015年，国家税务总局《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号），于2015年12月1日起，在全国范围推行增值税电子普通发票。2015年12月，财政部和国家档案局联合了新修订的《会计档案管理办法》中，认可了电子会计档案的地位和效力。2019年4月26日公布的《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条提到：符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院关于修改<关于民事诉讼证据的若干规定>》中提到：“电子数据包括下列信息和电子文件：……文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。”2020年新修订的《档案法》中明确提出：“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”这些法律法规的出台与修改为电子会计档案提供了法律保障。3.医院现行管理系统的现实依据。医院现有OA系统、HRP系统、电子病历系统、医学设备管理系统、LIS系统、档案管理系统等，分属各部门管理与运行，互不关联，输出与存储格式不同，与档案管理系统互不兼容。这些业务系统是医院在信息化建设方面的进展与体现，同时是信息化未能同步规划、同步建设所带来的负面结果，但也为医院信息化整体构建奠定了一定的基础。各自业务系统的运行或多或少都在产生电子文件，如财务工作中，工作核算、绩效考核、各项明细账目等都通过财务管理系统进行分析与生成；人事工作中，职工花名册、职务职称任免等都在人事系统中管理。目前，医院会计档案信息化需要解决的是各业务系统的数据衔接、及电子文件归档问题。

二、顶层设计：跨系统的信息共享平台

1.统筹协调，系统数据兼容对接。大数据、云存储时代，数据集中、共建共享是发展趋势，高度系统集成是会计档案信息化的关键，分散式档案管理已不适应发展需求。新修订的《档案法》第三十六条提到，推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统、业务系统相互衔接。第四十一条，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。构建医院信息资源服务平台，集成办公系统、财务管理系统、档案管理系统等各业务工作系统，分系统内各自部门运行，并最终都与档案管理系统关联。对各业务系统中应归档的原始数据统一采集，所有系统内形成的电子档案都可直接归档至档案管理系统，并通过档案管理系统获取数据。2.统一标准，技术规范设计科学。在医院层级实行统一管理流程、统一元数据管理、统一归档标准。财务管理系统作为重要部分，既包含前段财务业务流程，也应符合电子档案的归档格式与标准要求。首先，梳理财务业务工作，确保会计凭证、账簿、报表输出电子格式，明确电子会计档案的归档范围及归档流程，确定“单套制”与“双套制”的适用范围。其次，制定数据接入技术规范，包括文件格式、接入频率、背景结构、校验规则等标准，实现数据在线归档。3.利用优化，归档与查档流程简化。纸质会计档案的归档流程可细分为打印、组卷、编目、装订、装盒、上架。实现跨系统的信息共享后，对于实行“单套制”保管的会计档案，可以省略打印、手动组卷、装订、装盒、上架等过程，将组卷、编目、移交等流程转至系统间进行。财务人员在财务管理系统中对待移交档案定期移交，编制目录并根据统一设定的档号规则生成档号，打印移交清单，经领导审批后提交归档，编目信息、电子会计档案元数据等信息一并移交。档案管理系统接收移交数据后，对归档信息各项要求进行审核，确认无误后归档流程完成。查档利用流程进一步优化，电子会计档案移交后，拥有权限的财务人员可自行查阅系统内生成的电子会计档案，也可通过档案查询功能申请查阅存量会计档案的原文“数字化”版本；普通职工查档经由财务人员审批并提交申请（如图1）。

三、电子会计档案：数字化走向“单套制”

1.存量会计档案数字化。选取重要程度高、用户利用率高、纸张损坏率高的存量会计档案进行数字化扫描。存量会计档案的数字化可以解决异地利用的困难，方便财务人员的查档需求，提高工作效率，同时，在会计档案保管期限到期销毁后，可延长电子会计档案保存期限，以备可能性的查考。存量会计档案“数字化”的范围应进行明确限定。会计档案的利用主要集中在形成时间的近十年，形成时间越久的会计档案，其利用率会相对越低，随时间推移，基本呈逐步下降的趋势。同时，医院会计档案的利用范围相对集中于药品采购、大型设备购置、“三公”经费、科研课题经费、固定资产等方面。因此，可以将数字化范围限定在以下三个方面，建立专题数据库，方便利用。（1）会计凭证。利用率高的原始凭证和记账凭证进行原文扫描，甚至是保存为OCR识别后可以全文检索的双层PDF/OFD格式；（2）非计算机生成、手工填写的总账、明细账、日记账；（3）非计算机生成、手工填写、永久保存的年度财务报告、部门决算。2.电子会计档案“单套制”。电子档案“单套制”已势在必行，虽然目前实行全部电子会计档案“单套制”在短期时间内难以实现，但部分会计档案“单套制”具有现实可操作性。财务部门推进电算化后，核算、内控等业务工作都在计算机端生成、查阅，打印出的明细账、工资册除了保存备考外很少被财务人员查阅，极大地浪费纸张与库房空间。实行电子会计档案“单套制”，记账凭证、工资发放清册、总账、明细账、会计报表、固定资产卡片等经由财务管理系统生成，在财务管理系统与档案管理系统数据对接的基础上，都可直接归档至档案管理系统，可以不打印纸质版本（如表1）。逐步扩大“单套制”适用范围，提高电子会计档案占比，通过条码条、影像系统扫描等方式关联原始凭证与记账凭证；通过与其他业务系统信息共享，对单位内部形成的原始凭证进行数据交换，减少原始凭证打印步骤，分阶段、分批次逐步推进电子会计档案的开展。从实践来看，“单套制”“双套制”将会长期并存，但信息技术的应用和依赖会越来越强，因此，推进电子会计档案“单套制”，甚至向“单轨制”管理探索势在必行。

四、技术支撑：区块链技术保障“四性”

电子会计档案管理的风险因素主要是如何保障真实性、完整性、可用性和安全性。运用区块链技术可以对“四性”进行信息检测与安全保障。区块链技术将各个区块通过指针形成不可逆的链式结构，每个区块都含有非对称公钥与私钥、数字签名、时间戳等信息，且每个区块都含有上一个区块的哈希值，以此来验证信息的有效性，并允许下一区块的生成。区块数据存储于节点上，节点之间再通过网络形成共享平台。如档案管理系统、财务管理系统可以看作区块链中两个节点，各自系统中的每一条包含加密信息的元数据就是区块。财务管理系统依照统一标准，对数据进行捕获，由财务部门对元数据信息加密，提出移交存储请求，通过区块链共识机制将信息封装成新的区块，存储于区块链中，档案管理系统通过区域链获取此信息。由于区块链技术的去中心化特点，一旦遭受网络攻击，必须掌握全部数据节点的51%，才可以操控修改网络数据，篡改难度大，几乎不可修改，从而保证档案信息的真实性。区块链智能合约机制可以按照预设的规范流程自动执行，通过时间戳等技术记录信息状态，可追溯信息，保障可靠性。运用区块链技术收集数据信息，减少人为参与，并通过共识机制检查文件格式、数据背景等元数据信息，各节点相互配合，保障完整性。区块链技术是新型的分布式数据库，数据存储于财务管理系统与档案管理系统两个节点上，即使某一系统信息遭到篡改或丢失，只要另一系统正常运行，数据仍可恢复，并继续更新记录，从而保证可用性。区块链技术并不是独立的，而应与大数据、云计算等技术融合实践，只要有利于会计档案信息化的建设与发展，都应用辩证与发展的眼光看待。

五、人才保障：培养复合型人才

培养兼具档案、财务、计算机三方面基础知识的复合型人才，弥补精细化分工的弊端。无论是系统的开发运作，还是利用工作的审核批准，都无法脱离“人”的参与。现代社会，分工愈加细化，工作专业化的同时也造成复合型人才的缺失。同时，系统互联，数据信息高度集中，对相关管理人员的要求更高。财务系统与档案系统互联互通，在运行过程中，必然会遇到归档与利用的各种问题，具备财务知识与档案知识，可以解决归档的具体范围与在线利用操作细节。同时，系统互联构架于信息技术之上，掌握基础的计算机技能和互联网知识，可以自行处理简单的系统问题，减少因计算机人员忙碌而造成的在线查档延迟。因此，对涉及财务归档及利用的部门都要指定专人负责，并定期组织培训，包括财务、档案、计算机知识、职业道德等方面内容，由浅入深，逐步深化拓展培训深度与广度，为医院会计档案的智慧化管理储备人才。

在新技术飞速发展的时代，会计档案管理信息化建设是适应技术发展的必要过程。构建电子会计档案管理平台，可以节约管理成本，减少资源浪费，由对会计档案的实体管理转向数据管理，由基础核算工作转向管理监督工作，发挥档案的决策辅助作用。开展电子会计档案与档案管理的共建共享，实行部分会计档案“单套制”保管，甚至向“单轨制”管理模式探索，可以有效地提高档案利用效率，节约财务人员频繁到档案室查档的时间，节省职工报销审核来回奔波的时间。

参考文献：

[1]孔繁杰.创新档案管理，打造绿色账本[J].中国档案，2015

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二、归档时间：

1、立卷整理的文件、材料一般在第二年的一季度向档案室移交。

2、基建档案在工程竣工验收后一个月内向档案室移交。

3、财务专业档案由财务人员保管一年，期满后，由财务人员编造清册向档案室移交。

4、股室、单位编制的年度报表，经上级批复后，送交一份给档案室存档。

5、照片(底片)录音、录像在办理完毕后，及时送档案室归档。

6、各类荣誉证(如奖牌、奖状、锦旗等)要及时送档案室保存。

三、归档要求：

1、必须按照立卷归档的范围，将应归档的文件材料收集齐全、完整。

2、归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，科学分类、立卷和编目。

3、案卷标题应简明确切，并注明保管期限。

4、归档的案卷必须编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。

5、重要档案实行多套制。

四、档案借阅、查阅：

1、局机关档案室收藏的档案，原则上对局属股室、单位和本系统上、下级机关服务；外系统确因工作需要需查阅的，须持单位介绍信经批准方可提供。

2、查阅档案、资料必须首先填写《档案借阅及效果登记表》。未履行登记手续者，档案室拒绝提供档案、资料。查阅档案者，要将利用效果反馈档案室。

3、查阅涉及机密性质的档案，必须经分管办公室的局领导批准，其它档案由办公室主任批准。

4、查阅者应爱护档案、资料，不准将卷皮弄脏，严禁在文件、资料上划线、打折作记号、折角，更不允许涂改和拆撕档案、资料。查阅时，禁止吸烟，违者按情节轻重追究责任。

5、借阅档案者不能随便进入库房，只能调卷在阅文室查看，要摘抄的或要复印的需经办公室主任批准。

五、档案保管

1、定期或不定期对所有档案的保管情况进行认真检查，做到一周一小查，一月一大查，特殊情况或意外事故及时查。发生意外，应及时采取有效补救措施。

2、档案库房必须坚固，有防盗、防火、防虫、防潮、防鼠、防尘、防高温等安全措施，保持适当的温度和湿度。

3、档案库房严禁吸烟和存放易燃品及杂物，经常保持库房整洁卫生，未经同意，非档案工作人员不得擅自进入库房。

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第一章 总 则

第一条 为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。

第二章 档案管理

第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条 档案室履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条 各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第三章 档案的归档

第六条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料；

二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条 归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第八条 下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

三、企业产权变动过程中形成的文件材料；

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章 档案的鉴定

第九条 每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法附表）。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第五章 档案的销毁

第十条 档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十一条 送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条 销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第六章 档案的保密安全

第十三条 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。

档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第十四条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第十五条 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第十六条 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。

第十七条 档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房, 明显处要有安全防火设备。

第十八条 非档案管理人员，未经批准不准进入。

第十九条 档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。

第七章 档案的利用

第二十条 凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。

第二十一条 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十二条 查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。

第二十三条 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。

第二十四条 借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第二十五条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第二十六条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第八章 附则

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2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

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20__年档案管理工作总结

20__年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：一、高度重视，加强领导

今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。20__年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。

为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。

二、加强制度建设，规范档案管理

为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，20__年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。

为规范档案管理，提高档案管理质量，20__年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

四、采取有力措施，做好归档和利用工作

20__年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，20__年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；20__年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。

五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。20__年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。

六、 工作中的不足和今后打算

1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。

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关键词：会计档案 问题 对策

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够, 缺乏充分的认识, 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定： “各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了．会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定： “档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。

3.建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

4.要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。

5.同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响工作效率，所以,在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方,并注意防高温、防霉、防尘保护。

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关键词：电子；会计档案；管理；安全；真实

中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，财政部、档案局令第79号新修订的《会计档案管理办法》，明确提出电子会计档案可以单轨制存档，肯定了电子会计档案的合法性，为各单位节省成本，节约资源，提高工作效率。

1 高校会计档案管理现状

高校会计结算以自然年度为周期，主要来源于教学、科研、日常管理及建设等项目，由于高校的教学是以学年为周期，每到学期末、科研结题的时候财务部门最繁忙，财务报账大厅好像春运排队购买火车票一样，报账人员需要跑几天才能完成全部签字并耗费大量时间排队报账，财务人员每天面对大量报账人员连喝水的时间都没有，每一个人都或多或少有些烦躁情绪，报账已经严重影响教职工的正常工作。可见原有的会计管理模式已经不能适应校园的高速发展，随着高校教学、科研等数字化的发展，后勤集团产业化，财务电算化软件的更新，急需实现会计管理电子化。

会计档案在财务部门保存一年后（特殊情况除外），移交到校档案馆，由于财务部门没有专门的档案库房，不具备档案保管条件，导致财务档案受潮、虫蛀、损坏、缺失等状况的发生；查阅人员在档案馆查阅、借阅档案时，基本上是查阅人员自己到库房翻找，再自行复印，在查找、复印过程中经常出现档案丢失、损坏现象，耗时几天甚至几周时间才能完成查询工作，严重影响审计等各项工作效率，也违反档案管理工作条例，给档案造成无法挽回的损失。因此会计档案需实行电子化管理，进行网上查阅，保护会计档案，提高各部门的工作效率。

2 电子会计档案管理

2.1 电子会计档案管理的必要性及制度完善

电子商务平台推进了电子合同、电子发票的利用，各合作单位利用网络实现无纸化办公，信息的网上传递交流节省工作人员的查验时间，查阅人员通过输入关键词就能检索到相关的会计档案信息，提高档案馆的工作效率、服务水平，档案人员有更多的时间用于档案编研。

通过编研为利用者提炼出有价值的信息，为学校管理决策服务。在校园各办公区域内设置会计系统的终端设备，实现会计信息的资源共享。

规范电子会计档案的管理制度，财务部门配有专门的兼职档案管理人员，规范会计资料的立卷归档及移交前的日常管理利用，维护电子会计档案的真实、完整、安全，财务部门在电子会计档案移交时制作填写《电子会计档案移交归档登记表》一式三份，一份财务备查，一份档案馆存档，一份档案馆日常利用查找。档案馆制定详细的电子档案归档范围、保管、保密制度，严格履行审批手续，查阅、利用、归还制度。归档电子档案必须有电子签名，配有专门的防磁柜保管会计电子档案；电子源文件的元数据及背景信息存档。完善电子会计档案查询系统，提高财务、审计人员查档效率。

2.2 电子会计档案的真实性完整性

归档电子会计档案应有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名，特殊格式的电子会计档案应联同背景信息及元数据一同归档，保证电子会计档案的完整读取；所有数据均备份并异地保存，确保自然灾害不影响电子会计档案的利用。电子发票的归档保存要进行网上比对，保证接收电子发票的真实、准确、完整。

2.3 电子会计档案的安全性

电子会计档案通过网络传输，大量的会计信息在网上公开，如何保护电子档案的存储、利用安全尤为重要。档案馆提供的在线浏览查阅的电子档案应为只读文件，利用者只能看不能修改，与电子会计档案原件分开存储，管理人员定期检查电子原件以防篡改；档案管理人员赋予查阅人员不同的权限，对于重要档案只能到馆后查阅；设置防火墙，保证系统安全运行，只有系统安全才能保证电子档案的真实完整。

2.4 电子会计档案人员素质要求

定期组织会计人员参加档案专业知R的培训教育，提高会计电子档案的案卷质量，会计档案管理人员参加会计培训、继续教育，熟练掌握会计软件的操作技能，会计及档案人员之间经常沟通交流，增强专业素质和水平。

电子会计档案是新生事物，档案管理者适应会计档案电子化的管理过程中，要不断总结经验，形成有效的管理方法，创新管理思路；将来的会计软件应包含会计办公系统和会计档案系统，会计业务办理完毕，系统自动生成电子会计档案，并能提供档案的利用、统计等工作。

参考文献

[1]韩丰.论高校财务档案的优化管理[J].科技创新导报，2010，（16）.

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【关键词】医疗保险；档案管理；探讨

提起档案管理人们都不陌生，许多人对档案管理都有个大概的认识，档案管理学是研究档案信息系统的运行规律，阐述档案管理的一般原理的技术和方法的学科，专门从事档案管理工作者对这门学科应该对其都有比较深刻的研究，并且通过工作实践探讨不同领域档案管理工作的特点和规律。医疗保险档案管理是一门新兴的档案管理业务，相比较其它领域的档案管理有其独特的特点和规律，实际工作中不能生拉硬套其它领域的档案管理模式，必须根据医疗保险工作的特点和运行规律，找出符合实际的档案管理特性。

医疗保险业务档案，是指医疗保险经办机构在办理医疗保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录，其内容包括参保人员基本信息，参保记录，缴费记录，就医病历资料，医保报销记录，个人账户信息等等，这里面既有参保人员的基础信息，又有财务信息，既有文字资料，也有影像等资料。医疗保险经办机构办理医疗保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《医疗保险业务材料归档范围与保管期限表》（见附件）进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。医疗保险经办机构在实际工作中必须认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证医疗保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

医疗保险档案管理涉及的档案按照业务分类大致有以下几类：

1 财务工作管理档案

（1）各种会计报表（含上报市局和省中心）；

（2）会计每月记录各种账本（总账、分类账）；

（3）各类会计凭证；

（4）银行存款账、现金账；

（5）各月银行对账单。

2 参保管理业务档案

每年各月的新增人员花名册、停（退）保人员花名册、转移人员花名册（含接续医疗保险关系人员）、在职转退休名册、新参保单位名册。

（1）新参保单位登记管理档案：工商营业执照、组织机构代码证。

（2） 新参保人员变动资料档案：申报表、调函或合同、工资表。

（3）内部调转变动资料档案。

（4）停退保人员变动资料档案：申报表、停退保原因说明、账户一次性处理票据。死亡人员退保提供死亡证明。

（5）在职转退休变动资料档案：申报表、退休审批表。

3 医疗管理业务档案

（1） 每年各月定点医疗机构监管考核材料和信息反馈档案。

（2） 医疗保险报销流水账。

3.1 转外报销

A、报销手续：住院应有转院审批单、病历复印件、出院证、住院费用明细单等。

B、三个目录外自理费用审核。

3.2 异地费用报销

A、报销手续：住院应有病历复印件、出院证、住院费用明细单等。

B、特检、特治及比例药、高值等自负比例、三个目录外自理费用审核。

C、无异地居住审批单。

3.3 慢性病报销

血透相关资料

3.4 离休报销及管理

三超处方、连续、连天开药及高额报销费用审核。

（3）慢性病人员申报和管理；

（4）外转的审批和管理。约定医院转诊情况、办理时限；

（5）异地居住人员的申报和审批。异地居住办理登记；

（6） 建立外转住院情况核实记录本。

4 档案管理问题

医疗保险业务档案分类应当按照医疗保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度―业务环节”的方法对医疗保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

档案归档时间以年度和月度为单位，原则上应在上年度工作全部办结后，于下年一季度前集中时间统一立卷归档。各岗位工作人员按照档案分类管理的分工要求，每月对上一个月各种档案进行归档，一般应当于每月10日前完成。

医疗保险经办机构业务科室需要按照具体要求，按时装订各种档案，对档案柜进行分类，统一粘贴标签，强化规范化管理。各种档案的建立，各本着统一标准，分类管理，建立合理的查询目录为原则，进行档案建立和管理。

保管期限问题，按照档案管理规定财务档案中的会计报表需要长期保存。其他财务档案均为15年。报销资料（异地、转院）保存半年，登记资料保存一年。

5档案销毁和借阅问题

档案销毁问题。医疗保险经办机构需要成立档案管理领导小组，定期对超过保管期限医疗保险档案进行鉴定。对确无保存价值的档案进行登记造册，经中心领导批准后销毁。销毁档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。

档案借阅和查阅制度问题。医疗保险档案管理制度规定必须建立医疗保险档案借阅制度，并根据档案机密程度，确定不同的档案借阅审批手续。档案室内严禁烟火和闲杂人员入内。借阅档案人员要爱护档案材料，不准随意涂改、撕毁，不得在查阅档案时吸烟和靠近墨水瓶，如有毁损现象，要依据情节轻重追究责任。遵守会计档案的借阅管理制度，本单位人员利用会计档案时（限于：查阅医疗费原始凭证），必须有单位主管领导签字后办理，对外来人员利用会计资料（限于原始医疗费收据），必须持有所在单位介绍信、工作证和本人身份证，个人申请（写清查找原始票据报销准确时间和查找原因），单位主管财务领导签字同意后，方可提供。