档案信息化建议范文
时间：2023-06-06 17:56:58
导语：如何才能写好一篇档案信息化建议，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
篇1
中图分类号：G27 文献标识码：A
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。
1 档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、、经济文化等方面的信息进行融合处理的信息化。
2 档案信息化应遵循以下三个原则
2.1 规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。
2.2 安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
2.3 效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
3 促进档案信息化建设的几点建议
3.1 档案工作人员要树立档案信息意识
档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
3.2 提高档案信息化水平技术
3.2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
3.2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
3.2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
3.3 提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
3.3.1 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
3.3.2 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
3.3.3 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
4 对今后开展档案信息化建设的展望
4.1 总体规划，分步实施
档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。
4.2 突出重点，务求实效
当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上。对于文书档案、声像档案等通用性档案信息化应用系统，要在引进成熟软件的基础上，主要做好与现有办公软件的数据接口工作。
4.3 规范流程，强化服务
档案信息化首要前提是档案管理工作自身流程的规范化。对于不适应、不符合的坚决予以整改。要引进国际、国内档案管理的先进方法，对照提高。同时要转变工作理念，从传统的“保管”上升到“服务”的理念。明确信息资源关键在于利用，否则再好的信息化技术手段都是“摆设”。
篇2
【关键词】信息化；城建档案信息化；数字化
一、城建档案信息化的概述
随着信息化时代的到来，特别是办公自动化技术和网络技术的发展，影响着当今世界经济和社会发展趋势，信息化水平的高低能够作为一个国家或地区综合实力的衡量标志，已经成为我国国民经济信息化发展的重要战略方向。其中，城建档案信息化也在不断发展，通过改变传统的档案信息形式和管理方式，对城建档案信息进行分类整理，并且有效地开发其资源，推动了整体工作效率和服务质量的迅速提升。
城建档案信息化，是指通过利用现代信息技术，建立城建档案信息资源库，提高城建档案接收、管理、指导、决策的效率和水平，从而提升了城建档案工作的经济和社会效益的过程。通过建立城建档案信息化，可以减少档案录入量，达成数据共享，方便信息查询、统计、分析等，从而提高了档案的利用率。一般情况下，城建档案主要靠人工管理，这样会产生对报表统计、分析的工作量和难度，如果是通过计算机将数据录入形成数据库进行管理，使用人员就可以通过网络连接实现即时查询，不但不受时空限制，而且在数据查询导出方面，使用人员可以按照自己的需求来设计出符合自身个性化的档案信息。建立城建档案信息化管理后，将收集的档案信息利用城建档案管理软件系统进行整理、归档，建立涵盖业务范围的城建档案数据库的信息网络，有利于数据库的开发利用工作，从而对服务领域逐步开拓创新。通过城建档案信息化，大大提升了科技人员对城建档案的开发利用，也为城建相关的工作者减少了工作量，相对应地提高了工作效率。
二、城建档案信息化的发展趋势
城建档案信息化以计算机等现代化设备设施的运用为基础，加快城建档案信息资源的利用，从而推进城建档案管理手段的信息化。当前形势下，城建档案信息资源如果要被政府、社会和群众充分开发利用，将有用的统计数据、资料和决策整理归档，就必须重视对城建档案信息化建设，这也是一种必然发展趋势：
1、城建档案信息资源的建立必须迎合全球信息化的新趋势。随着计算机技术的不断更新开发利用，对城建档案信息中声像、电子文件的接收管理，将档案信息数据库进行控制和优化其质量，推动建立科学化的档案信息数据库。城建档案信息化的建设能够为城建相关工作者提供丰富的信息资源，推动着城建档案迎合并且融入全球信息化的数字时代，也将成为城建档案信息化建设的必由之路。
2、城建档案信息化的最终目的是提供服务功能，这就决定了城建档案工作必须走数字信息化之路。传统的城建档案信息已经不能满足当今社会发展的需求。很多中小型城市城建档案机构鉴于各个方面的制约因素，信息化程度低，管理方法相对与大型城市比较落后，依然采用人工检索，工作量负荷重，导师工作效率比较低。因此，中小型城市应当以提高工作效率为目标，利用计算机整理归档实现信息化管理和建立城建档案检索目录数据库，通过数据库自动化检索来推动工作效率的提高，将成为中小型城市城建档案信息化建设的重要战略之一。顺应数字信息化之路，将推动城建档案的服务功能产生变化，在施工管理过程中，必将整理归档大量的电子档案，这就促使城建档案工作必须迈进数字信息化之路。
3、城建档案信息化决定了城建档案工作产业化的形成。由于大量的电子文件与电子档案需要整理归档，让城建档案信息能够得到有效地应用，就必须将城建档案信息的真实历史永久的存储并且能够很好的服务于社会，推动着提供信息、服务社会的城建档案工作融入信息产业化的潮流之中。
三、城建档案信息化建设的建议
1、加强城建档案信息化基础设施建设
基础设施建设主要从两个方面看：一方面是硬件，对城建档案信息管理的计算机应当根据实际需求，不能片面追求最新、高级高性能的计算机硬件和网络设备，只要城建档案信息化运行性能要求的计算机，符合实际的必要的网络设备，如扫描仪、DV等，应用于城建档案管理服务领域，就能满足硬件设备的需要。另一方面是软件，要求能够将业务、事务、服务顺利完成外，更应该与信息资源数据库系统兼容，将数据库形成的全过程有效地整合起来做到相辅相成。有条件的地方，应当与办公自动化或电子政务的基础设施共同建设，形成一个系统平台和设备环境。
2、加强专业人才队伍建设
其一，将人才培养纳入信息化的规划中，重视提高从业整体素质。当前从事城建档案的工作人员，很多存在知识面比较窄、知识结构混乱，城建管理信息化建设要求对档案工作人员知识面广且新，知识结构清晰，不但要求工作人员具有较高的知识与水平，而且在很大程度上要求他们知识更新的速度，所以，要求对从业人员在新技术、新设备、新方法方面进行继续深造再教育，普及计算机硬件、软件知识，促使档案从业人员熟练掌握和运用现代化网络技术的技能。其二，引进具有城建档案信息管理的专业人才。根据城建档案管理的从业人员现状看，必须引进具有不但熟悉城建档案管理基本知识，而且掌握计算机网络技术，擅长使用城建档案管理软件，还要具备文档存储、编辑、检索、利用等工作的高级专业人才。只有加强人才队伍建设，培养和引进专业人才，为了城建档案管理信息化工作能够适应信息化时代的发展趋势，就应当加强从业人员的队伍建设，吸纳并培养一大批具有城建档案信息化管理的专业人才。
3、建立城建档案信息化安全的保障系统
城建档案信息资源必须受到国家相关法律的保护，提供信息安全的法律保障，通过建立合理而健全的管理体制，授权分级用户管理。将使用信息资源的人员分层授权，通过实时记录登录人员的操作行为，并利用访问日志进行跟踪和监管。在档案数据信息安全方面，不但要进行在线式备份系统保护，而且还应根据信息资源的重要程度，分出不同的安全等级，有利于建立综合性强的备份系统。此外，必须安装城建档案信息数据库服务器的防火墙和防病毒软件，更好地规避非法入侵和病毒感染。
4、优化信息利用方法，推动档案信息传递
开发利用是城建档案工作的最终目的。所以，必须适应信息化时代的发展，不同程度转变信息利用的方法，档案利用者能够不受到时间与空间的束缚，随心所欲地通过网络查询各自需要的城建档案信息资源。注重整理归档与城建档案相关的图书、资料，丰富城建档案信息资源并且科学地管理好城建档案。目前，城建档案主要服务于科研方面，在服务经营方面却很少，我国绝大部分的城建档案馆，不管是从经济方面，还是从档案信息资源需要方面，由科研转型为经营，都需要比较长的时间才能实现。因此，各城建档案馆必须研讨出长远规划，制定出具有可行性、持续性、稳定性的方案，这样才能更好地推动城建档案信息为城市现代化建设、经济繁荣发展，提供优质的服务。
参考文献：
[1]王林.对城建档案信息资源开发利用的思考[J].山西财经大学学报,2010,4.
[2]潘玉凤.浅谈城建档案工作信息化建设[J].档案管理,2011,4.
[3]胡佩,周雪.论城建档案信息化建设[J].浙江档案,2011(12).
篇3
关键词:信息化 建筑工程设计 档案管理
中图分类号： TU198 文献标识码： A
档案信息化建设，特别是建筑工程设计项目要建立电子档案，对于档案管理人员来说其工作方式不再是只将发行的设计文件按册登录、完成借阅，而是要面对大量的电子文件。大一点的项目要对上千个电子文件进行收集、整理、编目等。建立电子档案要做信息系统所需的大量而细致的工作，是纸介档案管理时初期工作量几倍甚至几十倍，这对档案工作者来说是挑战也是契机。
1 目前我国建筑工程设计档案管理现状
建筑工程设计档案是设计项目的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物的质量的安全性和可靠性，建筑工程设计档案从工程建设项目的招标和投标开始，贯穿于工程建设立项报建审批，工程建设项目的勘察设计，工程建设项目的施工以及施工后期的质量验收等环节。 从中，我们不难看出，建筑工程设计档案是对工程设计全程全方位的记录，建筑工程设计档案在一定程度上反映着建筑工程质量的安全性和可靠性。
1．1 档案管理信息化建设缓慢
随着我国科学技术的不断发展和创新，建筑设计行业加快了建筑工程设计档案信息化建设的步伐。虽然加大了建筑工程设计档案管理信息化建设的关注和投资力度，但是据相关的资料显示，目前我国的建筑工程设计档案信息化建设还是十分的缓慢，根本无法满足我国经济发展和城市建设的需求。在建筑工程设计档案信息化建设过程中，由于多数档案的来源地不尽相同，因此信息相对的都比较分散，很难进行统一的规范的管理; 其次，部分的建筑设计单位的档案管理部门在工作过程中还是更侧重于实体档案管理，对建筑工程设计档案管理的信息化建设的力度还是十分的薄弱。
1．2 档案管理信息化建设动力不足
目前，我国的建筑工程设计档案管理在信息化建设还处于初期的起步阶段，在建设过程中还存在着很多的不足和漏洞，同时，在工程建设档案管理信息化建设过程中，人才紧缺也是阻碍建筑工程设计档案管理信息化建设的一个主要因素之一，档案管理人员对建筑工程设计档案管理的信息化建设的重要性认识不足，在工作过程中出现走形式，无法确保工程建筑档案管理信息化建设的真实性和可靠性。
1．3档案管理信息化建设目标不明确
一直以来，档案管理人员对实物资料的收集总是能采取各样方法与手段使其齐全、系统，但面对电子文件收集、整理等工作的时候，往往存在不太了解其工作意义，不明白实物资料与电子文件资料之间如何发挥互补作用以及电子文件系统收集以后怎样发挥其利用上高效率的优势。究其根本原因主要是由于我国的建筑工程设计档案在信息化建设过程中并没有十分明确的目标，这就成为致使我国的建筑工程设计档案管理信息化建设发展缓慢的直接因素之一。
2 基于信息化的建筑工程设计档案管理建设的方法
近些年来，建筑设计行业逐渐认识到了工程设计档案管理信息化建设是促进行业向现代化发展的重要力量，因此，不少企业和单位纷纷加大了建筑工程设计档案管理信息化发展的关注和投资力度，完善建筑工程设计档案管理信息化的基础配置，力求能够不断的提高建筑工程设计档案的收集和管理能力以及档案的再利用效率。
2．1 增强建筑工程设计档案管理的现代化意识
建筑工程设计档案作为建筑工程的重要组成部分之一，直接反映着工程建筑物施工质量的安全性和可靠性。一直以来，建筑工程设计档案信息化的发展和建设都比较缓慢，封闭性较强，开放性不够，自然也就无法实现与时俱进，导致档案的实际利用在一定程度上成为了空话。为了能够进一步提高建筑工程设计档案管理的有效性，增强建筑工程设计档案管理的现代化意识，将档案管理工作和信息化建设进行有机的结合，确保在工作过程中能够摆脱传统工程设计档案管理模式的束缚和影响，积极的摸索和建立一套健全的科学的建筑工程设计档案信息化管理模式，为我国的经济发展和社会建设做出应有的贡献
2．2 加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度
档案管理人员作为建筑工程设计档案管理的主要执行者和参与者，档案管理人员的综合素养和业务技能直接影响着建筑工程设计档案管理工作的科学性和合理性。随着我国科学技术的不断发展和创新，我国多数的档案管理人员在对建筑工程设计档案进行管理的过程中却还是沿用着传统的管理方式，显然已经无法满足我国现阶段经济发展和社会建设的需求，加大对建筑工程设计档案管理人员的培训力度，是实现我国建筑工程设计档案管理信息化的关键因素。建筑工程设计档案管理人员在工作过程中需要不断地充实自我，丰富自己的知识面，从而不断的提升自己在档案管理工作中的具体价值; 同时相关的管理部门也需要不断的培养和强化建筑工程设计档案管理人员的现代化意识，提高档案管理人员对计算机技术的掌握和应用能力，为实现档案管理的信息化建设奠定坚实的基础和保障
2．3 树立建筑工程设计档案信息化管理的安全意识
随着信息技术在我国的不断发展和创新，为建筑工程设计档案管理提供了更加方便快捷的管理方法和途径，在一定程度上提高了我国建筑工程设计档案信息化管理以及利用的效率和质量，但是由于信息技术的不确定性同样也给我国建筑工程设计档案的信息化管理埋下了一定的风险隐患。目前在我国，部分的建筑设计单位档案管理部门在进行建筑工程设计档案的信息化建设过程中，忽视了对档案的机密性和安全性的相关设置，导致部分的建筑设计档案出现丢失后或泄密的问题，给相关的建筑单位和管理单位造成了十分巨大的影响，阻碍了我国建筑行业的健康持续发展。针对这种情况，相关的管理部门在进行建筑工程设计档案的信息化建设过程中，需要结合建筑工程设计档案中的具体内容的机密性对部分档案进行加密设置，通过运用相关的计算机操作技术提高机密档案的安全性和可靠性，将建筑工程设计档案的信息化管理和实际运用进行有机的结合; 同时，在建筑工程设计档案管理信息化建设过程中，还需要加大对档案纸质文件的保管力度和维护工作，从而进一步提高我国建筑工程设计档案管理的科学性和有效性。
篇4
【关键词】档案信息化；医院；档案管理
档案是组织内部的核心资料，档案管理是现代化企事业单位或政府服务部门的重要工作之一。良好的落实档案管理工作，不仅能够提高档案的利用价值，还能使更好的辅助企事业单位各部门更好的工作，为促进企事业单位良好发展奠定基础。但就当前我国医院档案管理实际情况来看，档案管理整体效果不佳。究其原因，与档案信息细化建设不佳有很大关系。在科学技术不断发展的今天，有效运用计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来进行档案信息系统建设，可以将纸质档案转化为电子档案，并且良好的收集、整理、分、保存档案，提高档案的利用价值，并且可以方便工作人员准确、快速地获取档案，使用档案。所以，良好的建设档案信息化，利于提高医院档案管理水平。
一、档案信息化建设在医院档案管理中的价值
从传统意义上来看，档案管理是现代企业和单位未做到准确了解和掌握单位内部人事、管理、财务及员工等方面情况的重要基础。而对于医院来讲，档案管理是医院管理的重要部分，其有效的实施，可以提高档案的利用价值，这对于医疗研究、临床治疗、人员调配等工作的良好开展有很大帮助。所以，在信息化建设已经在社会各个行业领域中迅速铺开的今天，应当高度重视档案信息细化建设，辅助档案管理，促进档案管理与时俱进，满足现代行业发展的客观要求及医院档案应用要求，为推动医院持续健康的发展奠定基础。所以，档案信息化建设在医院档案管理中的价值较高。
二、加快档案信息化建设提升医院档案管理实效的有效措施
基于以上内容的分析，确定加快档案信息化建设是非常重要的，利于提高医院档案管理的实效性。当然，要想加快档案信息化建设，应当采取有效的措施。笔者参考相关文献及自身工作经验总结，提出以下建议：
（一）增强档案信息的管理水平。随着计算机管理软件越来越多地运用到现代档案管理工作中，医院应当注意到这一点，积极增强档案信息的管理水平。也就是结合医院实际情况，为档案部门单独建立局域网络，购置计算机、扫描仪、管理软件等，以便这些设备或软件为档案管理工作人员所用，使管理人员通过对其应用，可以有效处理各种档案管理工作，如档案信息的收集、档案信息利用价值的分析、电子档案的录入等等。所以，在加快医院档案信息化建设的今天，应当高度重视增强档案信息的管理水平
（二）加快档案信息资源的建设。档案信息化建设工作的核心应该是档案信息资源的建设。因为只有建立档案信息资源，才能更好地支持档案管理工作。当然，要想更好的建设档案信息资源，需要合理地进行计算机软件和硬件的配置，也就是结合医院档案管理工作的实际情况，从而选择适合的、有效的技术手段来设置档案管理软件，以便其能够灵活、有效地应用，方便档案管理人员快速、有效地开展各项管理工作，如业务管理、事务管理、档案资源利用等等。另外，还要注意科学、合理地应用信息技术，构建档案资源数据库，以便存储和共享档案资源，方便医院各部门人员应用档案。
（三）做好基础工作推进档案信息化进程。透过表面，看档案管理的本质，确定其是服务于机关事业单位的各项活动，因此档案部门对单位的各项活动的记录文件与相关材料的收集、规划、存档是非常必要的。而通过对医院档案部门以往工作情况的了解，确定档案部门工作或多或少会存在一些问题，如档案资料收集不佳、档案资料整理存在缺陷、档案资料分类不合理等等，这给后续档案管理带来诸多不便，并且造成档案管理效果不佳。为了避免此种情况的持续发生，给档案管理信息化、现代化、高效化推进带来负面影响，在积极进行的医院档案信息化建设的过程中，应当注意整治档案基础工作问题，确保档案资源的完整性和准确性，特别是在电子档案资料归档方面，为保证电子档案资料完整、有效、准确，要制定部门人员工作准则，以便档案工作人员严格按照准则执行工作，并且遵守国家相关数据标准，统一进行电子档案资料的录入。另外，对于过去的一些纸质档案，我们不能随意的堆放，在其数字化之后要及时处理。
三、结束语
在科学技术不断发展的今天，有效运用计算机技术、网络技术、信息技术等先进技术来进行档案信息系统建设，可以将纸质档案转化为电子档案，并且较好地收集、整理、分类、保存档案，提高档案的利用价值，并且可以方便工作人员准确、快速地获取档案，使用档案。所以，在医疗事业不断发展的今天，积极构建档案信息化来提高医院档案管理水平是非常必要的，利于提高档案的使用价值，使之在医院医疗研究、人事任命、临床治疗等方面充分发挥作用，促进医院持续健康地发展。
【参考文献】
[1]尉红.现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设[J].兰台世界，2013（z4）：139-139.
篇5
【摘要】本文分析了高校基建档案信息化的涵义，以及针对高校基建档案的特点和实行信息化管理的必要性、信息化建设过程存在的问题等进行阐述，最终能更好地加快高校基建档案的信息化建设步伐。
关键词 基建档案；信息化
当前，在我国信息化快速发展的形势下，我国高校招生规模发展迅速，高校工程建设规模也在不断扩大，高校工程建筑档案也随之日益显现出其在基本建设中的地位和作用。与此同时，形成了大量的业内资料——高校建筑工程档案。
一、高校基建档案信息化含义
所谓高校基建档案的信息化，就是高校档案馆（室）的专业技术人员以纸质档案资料或机读形式的档案资料为主要对象，用计算机对档案资料文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件的形式提供相关部门进行利用的过程。
二、在新形势下高校基建档案存在的特点
（一）高校建筑项目的档案资料来源的连续性。高校基建部门的基建档案，它所涉及的材料从提出项目建议书，到全面完成建设项目的验收，这一成套的基建材料来自政府部门的审批、设计部门的设计和论证、施工单位的建设、监理单位的监督、材料设备等供应单位的供给、质检部门的质量监察评估等，从而使基建档案材料的来源有着连续不可分割性。
（二）建设项目档案过程的完整性。基建档案在项目建设过程中，包括拟建项目的建议、可行性方案的研究、编制初步工程设计、编制设计形成的文件、地质地貌的勘察、工程设计招标、企业签订合同以及施工、竣工、验收的整个过程中所形成的文件和材料，这一过程是工程建设全程真实的、客观记录。这些档案反映工程各个环节的内在联系和本质规律。
（三）基建项目的档案数量众多。建设单位在建设过程中，参与的单位多，涉及的专业广泛，则形成了基建归档的材料数量比单位里其它的专业技术活动形成的档案归档的材料多。比如我们学校的新校区建设，体育场馆建设等工程项目已形成的基建档案数量就达100 余卷。
（四）基建项目涉及内容的繁杂性。基建档案在建设过程中，则需要涉及到天气情况、地质地貌、环境保护、建筑结构、给排水工程、变电站、采暖系统、通信系统、自动化控制系统、消防等专业内容，这些专业内容的有机融合，则导致了基建档案材料内容的繁杂性。
三、高校基建档案实现信息化管理的重要性
（一）采用传统的人工管理方式来管理繁杂的基建档案，不利于基建档案的高效利用。高校基建档案的高效利用是档案管理者的最终目标，档案管理技术人员通过手工的收集、筛选、管理、利用。对管理人员来说，工作量增大且效率低，费时费力。如果实行信息化管理档案后，那么档案管理更多的是体现出信息化和高效性。档案的利用价值也反映出来了。有些高校在保存整幢楼图纸档案时，考虑到该档案图纸的完整性并防止使用过程中出现问题，把同幢楼的建筑图纸订在一起，所以虽然保证了其完整性，但为每次的使用带来很大的困难，复印起来也很困难。并且这种方法受到地域的限制，不利于远距离的访问。
（二）加快高校基建档案的信息化建设是最终目标。由于当前高校办公的自动化、无纸化和电子化管理的逐步应用，高校档案管理的方法显著改变，例如学校文件的起草、签发、催办、归档等整个流程都会在计算机和通信设备上实行，因此档案管理工作者将面临更多机读形式的文件。
四、 高校基建档案管理实现信息化存在的问题
（一）档案管理人员的档案专业知识不强，要求部门归档材料质量不高。导致高校基建重要档案缺失现象很严重, 高校基建主管部门以及分管领导对基建档案归档工作认识不够，由于思想重视不够，宣传力度不到位，导致部分基建档案的管理人员存在着“重建设、轻档案”的错误思想。
（二）基建档案缺少部门相关制度的保障, 管理过程不规范。基于整个基建工程涉及到多个部门，各个部门在档案管理工作中，则缺乏统一的约束机制和调控手段，最终导致归档工作难以落实下去，不同部门的管理人员敷衍了事，消极对待。因此归档时间严重滞后、拖拉直至遥遥无期。更重要的是，档案管理部门在人员、经费保障上也不能满足，这都是相关部门缺乏制度保障和管理不规范造成的。
（三）管理部门缺乏档案专业人员。在我国当前信息化形势下，由于招生规模扩大，许多高校在进行新校区扩建的建设，原来基建部门和档案管理部门的人员都比较少，而专职的档案管理技术人员更是严重缺乏，既懂基建业务又擅长档案管理知识的人员更少。因此，作为一名现代的档案管理技术人员，既要熟悉基建的整个工作流程，跟踪好档案，又能熟练掌握好档案管理信息化知识,能熟悉档案数据库技术和系统操作。如果在建的“新校区”建设规模巨大，如果没有相应地实行信息化技术管理, 那么很容易导致基建资料的丢失，建设单位和施工单位没有相关人员管理则很容易出现这种情况。
（四）基建档案的信息化程度不够。随着世界信息化技术的迅猛发展，档案管理专业软件也在不断地开发、升级和利用，对繁杂的基建档案进行有效的信息化管理已成为时展的趋势。从当前情况上看，高校档案各管理部门的发展水平还存在着差异，一些新单位的信息化水平程度还远远不够，这些都影响基建档案的有效管理。
参考文献：
篇6
一、人事档案管理信息化
人事档案管理信息化是将人事档案管理工作的网络化、高效化作为核心，是当前人事档案管理水平提升的重要途径。在当前阶段，计算机和互联网技术的快速发展，为档案管理工作提供了更为广阔的发展空间。传统的复杂、繁琐、杂乱的人事档案管理模式可以被信息化管理系统所取代，使得人事档案的价值得到充分发挥。通过对人事档案管理工作进行信息化处理，能够将具有价值的人事档案信息转变成为计算机系统可以识别的数字代码，并利用数字系?y对其中的信息进行识别、分类、存储，实现网络互连条件下的人事档案资源信息共享。
二、当前人事档案信息化建设存在的问题
（一）人事档案信息化管理层次较低
目前我国相当一部分事业单位人事档案管理过程中，因为没有充分意识到该项工作的重要性，其信息化管理水平还较为落后，信息化管理工作依然停留在应用计算机存储档案资料的阶段。同时，人事档案没有及时的进行信息化处理和更新，限制了对人事档案资源的充分挖掘与利用，也阻碍了人事档案信息化管理水平的提高。
（二）人事档案信息化系统管理分散
大部分的人事档案管理信息化建设工作中，通常都没有进行统一的规划和管理，导致资源浪费的情况十分严重。同时，各个部门之间的沟通较少，都只是在自己的岗位范围内开展档案的信息化建设工作，存在着工作量重复、信息资源不共享的问题，与现代档案管理资源共享的要求相悖，不利于人事档案管理工作信息化水平的提高。
（三）档案管理队伍建设乏力
档案管理人员是人事档案管理工作的主体，其很大程度上影响着人事档案管理工作及信息化建设的水平。因此，高水平、高业务能力的档案管理队伍是保证人事档案管理信息化水平的关键。但是，当前的人事档案管理工作中，高素质的专业人才严重缺乏，尤其是信息建设人员的技术水平较低，不能够满足当前人事档案信息化建设与管理的需要，给人事档案信息化管理工作留下了较大的隐患。
三、提高人事档案管理信息化水平的策略与建议
（一）提高人事档案信息化的整体水平
为了确保人事档案信息化工作的目标得以实现，相关部门必须制定针对档案管理信息化的相关规章制度，使得人事档案信息化建设工作能够可持续、稳定发展。在信息化环境下，档案使用主要是通过应用有效的信息技术与信息管理方法，在严格的管理制度约束下开展有效的服务及信息管理工作。只有通过这种方法才可以使得人事档案管理工作达到主动服务的目的，且能够保证人事档案信息的安全。用户若需要检索人事档案的相关信息，则应该在制定的安全网络中进行查询，在获得信息获取权限之后，在对应的安全管理协议制度下，对人事档案的信息进行有效的管理、合法的应用。同时，档案的另一个基本价值就是作为电子档案法律凭证，这要求在信息技术环境下保证数字化档案的真实性。当前，我国的相关法律法规及档案管理制度应该进行相应的修改，保证档案凭证功能得到充分发挥。
（二） 采用集中统一的管理体制
当前人事档案的管理体制较为松散，使得大梁的信息资源存在重复输入、信息重复录入等情况，使得信息资源没有得到充分利用，相关的信息没有得到有效的存储、应用。这不但没有充分发挥档案信息资源的重要功能，而且给信息使用带来了极大的不变。所以，必须集中的采集和应用人事档案信息，建立集中统一的人事档案管理体制，以现代信息技术作为支撑，实现人事档案信息资源的数字化与共享。在信息化系统构建过程中，对应的人事档案信息化软件、硬件通常是保证自主开发的基础上，确保档案处理的各个环节，例如归档、编辑、传递、借阅等各个环节实现网络化、数字化，并最终形成数据库，保证人事档案信息资源得以快速的整合、使用。
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一、人民法院档案信息化建设的概念与沿革
档案是指“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 人民法院的工作中形成的档案大部分是诉讼档案,属于国家重要的专业档案,诉讼档案是“人民法院审判活动的真实记录,是做好审判工作,实行审判监督的重要依据和必要条件。” 诉讼档案的管理工作与审判工作密不可分。数字化则是“将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据,再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型,把它们转变为一系列二进制代码,引入计算机内部,进行统一处理,这就是数字化的基本过程。” 人民法院档案信息化,就是指利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的纸质诉讼档案,进行数字化处理,进而形成数字档案信息资源并应用于实际的过程。
随着计算机技术的发展兴起,法院档案信息化以此为基础开始起步。70年代末80年代初,计算机刚刚引入,我国档案界便开始尝试运用计算机辅助档案管理工作。到了90年代末,在信息化整体战略的助推下,国家和地方政府对档案信息化建设的投入大幅增加,档案部门配置的信息化设备增多,档案从业人员的计算机应用能力迅速提高,档案信息化建设的相关法规也得到了进一步的完善,档案信息化建设进入了快速发展时期。进入21世纪后,国家档案局相继颁发了《全国档案信息化实施纲要》及《全国档案事业发展“十二五”规划》等文件,要求“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作体制与机制,充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用” ,这标志着我国的档案信息化事业进入了系统发展阶段。
二、吴中法院档案信息化的具体实践
2012年4月28日,江苏省档案局印发了《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》,要求各市档案局、省级机关各单位,结合本地区、本单位实际贯彻执行。如今,江苏省法院系统已全面迈入档案数字化进程中,苏州市吴中区人民法院亦紧跟步伐,持续走在全省前列。2008年,吴中法院获得了江苏省第一批档案五星级称号,并于2010年顺利通过复查。
为更好发挥档案资源服务审判、服务社会的职能作用,吴中法院于2012年全面启动档案数字化工作。一方面对库藏的历史档案集中进行数字化加工,建立数据库以备连网。截至2014年底,该院共扫描各类档案186492卷、314546册,对库藏所有经济、执行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗进行了数字化扫描,顺利完成当前档案信息化建设的目标。另一方面对在办案件实现“即收即扫”同步数字化,以备办案过程中的查询利用和共享。扫描公司特派专员进驻档案科,书记员整理材料完成后直接交付扫描专员进行信息化处理,以保证信息档案的即时性,借查阅卷宗均实现电子化。
该院的具体做法是:一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作,多次召开会议,听取汇报,研究方案,部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下,抽调人员充实档案科力量,拨出专款,优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作,并督促该公司严格按文件要求备案;及时安排工作场地,安装现场监控系统,制定详细工作方案,签订协议,细化任务,落实责任;工作过程中加强督促检查,发现问题及时沟通解决,确保扫描档案完整清晰,挂接及时有效,实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时,强化分工合作,密切配合扫描公司开展工作,每天从库房调档、归档数百卷,并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持,扩大数据库容量,以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下,吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。 三、法院档案信息化建设的优势及存在的问题
相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理,法院档案信息化建设有三大优势。
第一,提高查询便捷度。档案数字化,是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上,其优势在于不易遗失损毁,复制、转移及查询方便快捷,大大保障了档案的安全度和使用便捷度。
第二,提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用,建立一体化的档案信息化管理体系,把档案管理纳入局域网建设总体格局中,减少人力、物力、财力资源的占用,既便于管理,又能够实现资源高度共享,从而扩大档案利用率,提高全社会的档案意识。
第三,降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库
藏档案“爆满”的问题,随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用,档案信息的储存量大幅提高,存储密度大大高于纸质档案,利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用的速度快,易操作。但在法院档案信息化实际操作中,也难免遇到一些问题。 首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪,特别是一些工作年限长、年龄较大的干警,对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯,对数字化档案管理的接受度较低,有些甚至不熟悉计算机操作,仍旧要求借阅纸质档案,造成电子档案的“有而无用”。
其次,档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟,其稳定性、实用性还有待加强,软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。
再次,数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生,以江苏省法院采用的办公系统为例,档案数据由信息管理系统转入档案管理系统,或由办公管理系统转入档案管理系统,需要二次加工,再次录入难免出现一定比例的人为误差,不能完全确保档案的真实性和准确性。
最后,专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出,法院诉讼档案的扫描工作,大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理,这些员工精通数字化扫描工作,但对法院本身的工作全无了解,对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念,也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。
四、完善人民法院信息化建设的建议
第一,加强档案工作与使用人员的培训。一方面,根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点,对法院档案部门人员进行培训,另一方面,对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外,要抓好档案的安全教育和维护教育工作,使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时,树立档案安全负责的意识,已有扫描电子档的诉讼档案,均不再以实体借阅形式对外借卷,尽量降低档案安全管理的风险。
第二,建立健全安全防范体系。积极应用先进的计算机技术,照片修复技术,电子信息回复技术,计算机录音处理技术等,为档案安全提供技术支持。切实落实异地备份制度,对有多套档案或档案复制件的,确保异地存放至少一套,以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。
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1.医院档案信息化建设的内涵及意义
1.1医院档案信息化建设的内涵
档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。医院档案信息化建设以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等为保障的信息化工作体系。
1.2医院档案信息化建设的意义
由档案信息化建设的内涵得知，医院的档案信息化建设不仅包括医院档案信息资源的有序整理、网络建设、数据库建设、资源开发利用、人才队伍建设，还包括工作的标准和法规的制定。当前医院档案信息化建设重在利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对医院档案资源进行综合管理、开发并提供利用[2]。
伴随着医院日常工作的开展，大量有关医疗、科研、党政、基建、外事、财务等档案形成，利用扫描仪、数码相机等设备将档案数字化并通过计算机网络上传至档案管理系统，可以很方便地从中检索出需要的档案资料，这大大提高了工作效率；其次，在医院内部实现档案资源共享，查阅者通过网络可以快速、便捷地查询到所需要的档案资料；第三，实行档案信息化管理，通过对医院档案进行信息数据备份，有利于提高档案保管的安全性。
2.目前医院档案管理工作存在的问题
2.1传统档案管理方式受空间局限性较大
传统模式下的档案资料多由纸质档案构成，这就对库房的存储空间有一定要求，然而由于近年来归档材料的逐年递增，且档案库房的空间有限，纸质档案的保管受存放空间的限制影响越来越显著，这一问题阻碍了档案管理工作的有序开展。
2.2传统档案管理手段与信息化技术发展已不相适应
传统的档案管理从分类、排序到装订入盒都是由人工完成，消耗了大量的时间与人力，工作效率过低。且由于人工操作的随意性和差错率高，降低了档案查找的准确率，容易出现查询遗漏的情况，再次利用时需将档案重新全部查找一边，影响档案的利用效率。
2.3传统档案管理增加档案保管成本
涉及不同内容不同种类的医院档案都有各自的保存期限，根据规定，超过保存期限是需要进行销毁的，但受到传统档案管理方式的制约，很难较完整准确地统计出需要销毁的档案数量，且鉴定工作比较繁琐困难，这样容易造成档案资源的浪费，增加档案保管工作的成本。
2.4档案管理人员的专业素养欠缺
档案管理工作者相当部分都不是专业的档案管理人员，大多数对档案手工操作比较熟悉，但是对信息技术的应用管理比较陌生，因此给档案信息化建设带来了一定的阻碍。
3.医院档案信息化建设的实施意见
3.1思想上要重视档案信息化建设
重视对档案信息化的建设是做好档案管理工作的前提和基础。只有摒弃旧的思想，改变传统的档案管理模式，适应现代信息技术的不断发展，明确医院档案管理信息化的发展目标并认真落实，才能做好档案的信息化建设。
3.2加强档案信息化的设施建设
档案信息化建设需要配备完善的基础设施和软硬件设备。良好的硬件设施是医院开展档案信息化建设的物质基础。首先，配备一定数量的计算机是必不可少的。其次，需要有较大容量的服务器来支持档案信息化处理，从而提高档案信息化水平。有了基础设施才能开展信息资源建设和应用系统建设，因此需要具备一个完善的档案管理系统软件，将经过信息化处理的档案资料上传至该软件。此外，做好档案管理部门与其他部门之间的档案信息局域网建设，实现资源的信息共享，提高工作效率。
3.3提高档案管理人员的业务水平
转变档案管理人员陈旧的管理思想和服务模式，重视档案工作人员业务知识的培养，为档案工作者提供良好的学习条件，安排他们接受有关计算机技术、网络技术、信息管理技术及现代管理技术等知识的培训，提升档案管理人员应用现代化信息技术的能力。
3.4建立档案信息化建设的相关规章制度，健全信息化标准体系
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［关键词］ 医院；人事档案；信息化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 08. 040
［中图分类号］ R197.324；G270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）08- 0061- 02
1 前 言
社会的不断发展，让我们清醒地认识到人才在其中发挥的重要作用。市场经济体制下，任何形式的竞争，最终都会转化成人才的竞争，所以医院想要在竞争中立于不败之地，就必须做好人才的管理与培养工作。现代医院人事管理更加重视对人的管理，而做好能够反映医院人员背景、工作经历以及道德品质等方面的人事档案就越来越受到人们的广泛关注。具体来说，人事档案就是记录一个人的政治面貌、经历以及品德等方面的，有关这个人实际情况的文件材料，它主要发挥着凭证、参考的作用，对人员职称的申报、转正定级以及办理各种与当事人利益相关的保险都有着非常重要的影响。
随着现代科学技术的快速发展，计算机网络被应用于社会生活的每一个角落，信息化也成为现代企事业单位加强内部建设的必然选择。特别是领导干部的人事档案，这是表明一个人信息背景的重要来源，它对医院的决策、预测、管理以及人员调动有着非常重要的作用。所以说，加强人事档案管理信息化建设是医院自身发展的需要，也是社会对医院发展的必然需求。因此，探讨如何解决医院干部人事业档案管理信息化建设的若干问题，就有着非常重要的意义。
2 干部人事档案管理存在的问题
医院人事档案管理工作，特别是对干部人事档案的管理工作是一项机密、专业性很强的工作，干部的人事档案必须要由专人来负责管理，并且要独立存放。但是就目前我国医院对人事档案管理的现状来看，存在着很多问题，亟待我们共同来解决。①管理方式比较落后。现阶段，很多医院普遍存在着房间资源有限，资料量非常大的现象，这就导致了很多医院没有一个专门的档案室，或者和其他科室合用一个房间的现象。而且多数医院都存在着管理人员数量不足的问题，这就使人事档案管理方面缺少专人对其负责；在管理技术方面，没有使用档案管理软件，或者档案管理软件没有完全的发挥出其功能；档案管理人员也缺乏必要的档案管理知识，计算机操作有待加强。②干部人事档案存在不真实的现象。人事档案的真实可靠是医院对人事档案管理的最基本要求，因为科学的决策必须是建立在真实档案信息的基础上的，但是就目前干部人事档案的管理现状来看，某些干部出于个人利益的考虑，擅自对档案进行涂改，甚至是造假，严重影响了档案材料的严肃性与权威性。③干部人事档案存在不完整的现象。医院对干部人事档案进行管理，最基本的任务就是对有价值的信息进行搜集与整理，只有不断丰富干部档案的内容，才能客观、真实、全面地反映出领导干部自身的情况，才能对医院的决策提供帮助。但是笔者在实际工作中发现，干部人事档案经常出现重要材料缺失、不完整的现象，比如干部的履历表、培训、晋升以及职称等反映领导干部基本信息的资料，经常存在着不及时归档以及收集不完整的现象。
3 加强医院干部人事档案管理信息化的建议
3.1 提高对信息化的认识
随着计算机网络技术的快速发展，企事业单位内部的网络化、信息化已经成为社会发展的客观要求。医院的人事档案管理想要做好信息化，首先就要转变观念，提高对信息化的认识。特别是医院的领导干部，因为一个项目的能否在医院顺利展开，很大程度上都取决于医院领导对这一项目的关注程度。因此，领导干部必须加强这方面的学习，提高对信息化的认识，要做好带头作用，使整个医院都提高对信息化的认识，这是人事业档案管理实现信息化的一个重要前提。
3.2 实现干部人事档案信息的数字化
医院的人事档案信息化主要是由数据维护、系统设置、信息检索以及统计报表几个部分共同组成的。加强信息化的控制点加强数据维护与系统设置。如果医院选择了符合自身实际需求的信息管理系统，就可以使用计算机来进行日常的档案信息管理工作，并且加强局域网与互联网建设可以将信息资源在医院内部进行共享，同时还可以实现远程监控、数据交换以及在线检索等技术，提高了档案的利用效率。但是这些工作的实现都是基于对人事档案进行数字化处理这一前提。需要档案管理人员在确定信息的真实性与完整性的前提下，根据这些档案数据的分类，利用计算机制作成表格，再将这些信息录入到计算机的数据库之中，以方便日后的管理与查询。档案信息的数字化处理，能够减少档案管理人员的工作量，降低失误率，提高工作效率，同时也能够对干部人事档案进行标准化、规范化、系统化的管理，为干部人事档案管理的信息化打下基础。
3.3 增加资金投入
任何一个项目的启动都需要资金的投入，信息化建设也不例外，医院要从现状出发，增加资金的投入，用以购置一些基础设施。比如数据库服务器、扫描设备、存贮器等设施，同时还要买档案信息管理系统、杀毒系统等软件。档案信息管理系统软件的选择要符合医院发展的实际，这样才能够发挥出信息化管理的效率。软件系统必须涵盖收集、归档、编目、存储以及分析等功能，同时还需要很强的兼容性，能够与在多种硬件平台、操作系统条件下运行，要具有很强的安全控制能力，能够与其他数据库系统进行有效连接，对数据进行交换、共享等等。同时安全杀毒软件、防火墙对档案信息管理系统进行实时保护，防止资源被盗取、损坏等等。人事档案信息管理系统的软件与硬件的投入是无法避免的，否则干部人事档案信息化根本无从谈起。
3.4 加强干部人事档案管理队伍的建设
干部的人事档案管理工作，是党政干部建设的一项重要组成部分。全面、准确、完整的干部档案信息是医院选拔干部、落实党的干部路线政策的基础，而档案管理人员是干部人事档案管理工作的直接参与者，其素质的高低对档案管理工作的质量有着直接影响，而加强医院干部人事档案管理信息化建设需要一批既懂档案管理，又会计算机操作，同时还要具有崇高的职业道德的高素质人才的加入。加强档案管理人员的素质建设：①加强职业道德建设，提高保密意识。医院人事档案管理工作本身就是一项保密性很强的工作，特别是领导干部的人事档案资料，对于医院的发展起着至关重要的作用。所以加强职业道德建设，提高保密意识必须要摆在首位。医院在选择档案管理人员时，必须要全面考核，档案管理人员必须要具有坚定的政治立场，能够做到不传密、不泄密，以保证档案信息的安全。②定期或者不定期地对档案管理人员展开培训工作，以更新他们的知识结构，提高其业务水平。培训的内容要包括：职业道德素养、档案管理相关知识、计算机网络知识等等。提高档案管理人员处理信息的能力，使其知识面不断得到拓展，以适应人事档案工作不断发展的需求。
3.5 保证档案信息的安全性
对干部人事档案实现信息化管理确实可以提高工作效率，能够为医院提供更加优质、高效的服务，但是我们也不能忽视信息化带来的安全问题。档案信息的安全问题可能来自录入、传送、调用、储存等环节，所以我们除了要以制度的形式来规范档案管理人员的操作行为之外，还要从技术层面入手，来保证档案信息的安全。①可以采用网络加密技术，来阻止第三方在数据传输的过程中对数据进行拦截；②对访问权限进行设置，对访问档案数据库人员的身份进行验证，以防止没有访问级别的人员对数据库的恶意访问；③采用防火墙技术，有效阻止对医院干部档案信息的非法访问，同时阻止没有访问权限的用户从数据库调出档案信息；④采用写保护技术，防止用户对电子文件进行随意删改，以保护信息资源的原始性与真实性；⑤重视数据的备份工作，并且对计算机进行定期杀毒，阻止病毒、木马对管理系统的攻击。同时，档案管理人员还要对计算机网络技术的发展进行持续关注，以期将先进的技术引入档案管理工作当中。
4 总 结
综上所述，随着计算机网络技术的广泛应用，信息化已经被应用于社会生活的各个领域，医院必须把握好这一趋势，加强干部人事档案的信息化工作。我们可以从提高对信息化的认识；实现干部人事档案信息的数字化；增加资金投入；加强干部人事档案管理队伍的建设；保证档案信息的安全性等方面入手，相信通过我们的共同努力，医院的干部人事档案管理信息化建设必然会进入一个崭新的阶段。
主要参考文献
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关键词：医院，档案，信息化，网络化
档案信息化、网络化是指在档案管理过程中全面应用现代化信息网络技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务的工作。档案资料实现信息化、网络化要经过三步处理：首先是档案资料数字化；其次是档案信息存储、传递和提供利用一体化；最后是档案信息的网络化。医院档案资料是医院的信息载体，对医院管理有重要的参考价值，也记载了医院的发展历史，具有重要的历史和现实价值。档案资料资源做为医院最为宝贵的非物质财产，能否对其加以妥善保存、管理以及充分利用，将直接影响到医院的生存与发展。随着有中国特色社会主义事业和社会主义市场经济的发展，计算机技术已经广泛应用于包括医院在内的各个部门。包括文书档案、人事档案、病历档案、图书馆档案、设备和后勤管理档案等医院档案的传统的工作模式和管理方法已不适应新形式的需要，迫切需要现代化。目前各医院已经不同程度地将计算机技术应用于本部门的档案管理。但是由于各部门使用不同的软件进行档案管理，对于医院各部门信息的整合造成一定的困难。
1.医院档案信息化、网络化建设的主要内容
1.1 文书档案的信息化、网络化
文书工作是档案工作的基础。为适应新形势下的工作需求，把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在网络内传阅，并设定传阅时间和批办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会向预先设定的邮件地址及移动通讯工具发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行自动管理，以减少档案人员年终的工作量。由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天，现在几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担，缩短了决策时间，节约了成本，使得医院决策的效率大大提高。
1.2 人事档案的信息化、网络化
随着社会信息化进程的加快、社会人员流动性大大增加，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要。科技论文。根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案的信息化、网络化建设，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。不但便于管理部门管理、监督，也便于个人对自己档案的了解。科技论文。[1]
1.3 病历档案的信息化、网络化
随着医学事业的发展，各种新的治疗手段不断出现。将各种微创性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行分类，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况进行分类汇总，通过网络提供给各临床科室，便于医院人员查询、分析、讨论，进行统计后编写相关的学术论文。病历档案也包括医学影像图片的储存和查询，使得医护人员及患者可以方便的查询。
1. 4医院图书馆的信息化、网络化
随着图书馆业务的拓展，图书馆不仅是图书资源的管理部门，也是医学情报的提供和搜集部门。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。
1.5 设备和后勤管理档案的信息化、网络化
设备和后勤所管理的医疗及后勤设备是医院固定资产的重要组成部分，对于医院投入产出分析、医院资产汇总管理具有重要作用。对于这些设备的采购时间、采购价格、维修情况、出借情况、报废处理的资料形成档案，输入计算机系统，通过网络达到有权限的共享，不但便于设备和后勤科室对于医疗和后勤设备的管理，也便于各使用科室对本科室设备的管理。[2]
2.医院档案信息化、网络化建设面临的主要问题
2.1基础设施有待完善
大部分医院的局域网建设还不够完善，有的办公自动化系统尚未开始实施，无法形成医院档案体系，档案信息化管理受此制约。
2.2信息化建设人才缺乏
由于对档案信息化、网络化建设重视程度不够，医院信息化、网络化人才梯队建设不够完善，不能满足当前医院发展的要求。科技论文。
2.3电子文件保密性受限制
电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
3.医院档案信息化、网络化建设的对策
3.1提高领导认识，加大投入
要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。档案主管部门，要与相关部门沟通协商，共同提出解决办法，使档案信息化建设得到更快的发展。
3.2引进和培养信息化建设人才
从目前医院档案人员学历上看，大专院校毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，必要的方法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。
3.3加大经济和技术投入，确保医院电子文件的安全
专用网是最彻底的解决档案管理安全的方法。其成本较高，也带来了很大的不便，比如离开铺设物理网络的区域就不能查询网络档案。保存在互联网上的档案，主要通过如下三点保证档案的安全：一是安装新一代防火墙。防火墙须具备强大的病毒扫除功能、适应IP加密的需求、开发新型安全协议、推广单向防火墙、增强对网络攻击的检测和预警功能、完善安全管理工具,特别是可疑活动的日志分析工具等。二是生物识别技术。指纹识别技术是行之有效的生物识别技术，具有不可复制性。三是加密及数字签名技术。
总之，社会信息化建设步伐的不断推进，带动了医院档案工作的进步。虽然医院档案的信息化、网络化建设仍存在一些问题，但已经产生了巨大的经济和社会效益。随着投入增加、人才引进及安全性的增加，医院档案的信息化、网络化建设必将为医院的发展产生巨大和深远的作用。
【参考文献】
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