高校数字档案范文

导语：如何才能写好一篇高校数字档案，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词:高校数字档案馆;必要性;建设

中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校数字档案馆建设的必要性

(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。

二、高校数字档案馆建设的任务

(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。

作者单位:湖南人文科技学院

作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。

参考文献:

[1]郑鸥.关于档案全文数字化工作的思考[J].中国档案,2007(2)

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【关键词】高校；数字档案馆；建设；问题；对策研究

伴随着网络技术、计算机技术以及数字通信技术的迅速发展以及普及应用，信息资源的数字化开发利用水平已经成为国家信息基础水平高低的重要标志之一，而档案馆作为社会各种本源性信息源，其数字化建设已经发展成为国家信息建设的重要构成部分。我国高校档案馆凭借其强大的技术以及人才优势，已经发展成为数字建设最为活跃的机构之一。面对这一发展趋势，本文将在深入分析高校数字档案馆建设的相关理论的基础之上，总结当前高校数字档案馆建设存在的主要问题，进而提出相应的对策以期可以对新形势下更好地促进高校数字档案馆建设有所借鉴。

一、高校数字档案馆的概念

数字档案馆最早于上世纪90年代产生于美国，此后在英国、法国以及日本等发达国家陆续开始发展独具特点的数字档案馆。数字档案馆的产生和发展主要基于科学技术的高速发展而形成的一种区别于以往的新型档案馆，它是建立在计算机技术、信息网络技术以及数据库技术发展及普及的基础之上，对分散的相关档案资源进行数字化处理，并且将其以网络化的方式进行连接，从而使档案信息资源利用可以摆脱传统档案馆的时空限制，更好地实现档案资源的网络共享。高校数字档案馆主要承担着全校日常工作产生的各种档案信息资源的数字化采集、储存以及利用的重要职责。

二、高校数字档案馆的特点

（一）共享性。高校数字档案馆充分利用先进的计算机技术、网络技术和信息技术可以将分散在各个档案馆的信息资源联为一体，从而实现档案信息资源的跨国界、跨地区、跨行业、跨单位的数字化传输和网络服务，可以打破时空对于档案资源利用的限制，从而在更广的范围内实现档案信息资源的数字化共享。

（二）再生性。新形势下，我国高校数字化档案馆主要以收集数字化档案信息材料为主，而数字档案信息具有强大的备份以及复制能力，可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动。即使一个数字化档案因为发生意外而损坏，也可以利用备份资料方便快捷地将同样的数字化档案重新建立起来，从而保证档案信息资源的永久性保存。

（三）现代性。高校数字化档案馆主要以计算机技术为主要支撑力量，如果工作人员对原始档案资源进行数字化处理、输入和存储工作之后，就可以通过检索管理系统对文字、图片、音视频方便地进行检索、查找和管理，从而实现档案管理工作的现代化，可以大大节约学校档案馆的人力、物力和财力。

三、当前我国高校数字档案馆建设存在的问题

（一）相关部门对数字档案馆建设不够重视。高校档案管理工作作为一项兼具管理性和服务性的基础性工作，本身难以产生明显的经济效益，相对于学校其他工作而言难以引起学校领导以及主管部门的重视。目前，虽然许多高校都根据相关规定设立了专门的档案机构来负责数字化工作，但由于没有得到足够的重视和支持，使得相应的管理制度规章难以得到落实。另外，高校数字档案馆建设涉及到学校的多个部门，但相关部门的参与意识普遍都不高，在档案材料的收集、整理以及数字化过程中都没有给予档案管理部门足够的支持。

（二）高校复合型档案人才较为缺乏。伴随着档案馆数字化建设水平的不断提高，对于高校档案工作人员的综合素质要求也随之不断提高，不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识，而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术。然而，目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识，又掌握先进技术的复合型档案优秀人才，尽管学校花费巨资购买先进的硬件设备，也因为人才缺乏而难以充分发挥应有的积极作用，进而影响到高校数字档案馆建设进程。

（三）高校数字档案馆建设经费短缺。专业的软硬件设施是新形势下高校顺利开展数字档案馆建设的重要技术支持，如果没有配备先进的计算机软件以及必要的计算机硬件设备的话，必然会影响到高校数字档案馆建设的顺利开展。然而，在现实中由于各种主客观因素导致学生不太重视档案工作，相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求，使得经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。

（四）高校数字档案信息不能共享。目前，许多学校都意识到网络化在学校教学科研日常工作中的重要作用，纷纷投入巨资建立相应的办公、教务、学生、后勤、人事、科研、财务等网络管理系统。然而各个系统之间却是孤立存在的，没有实现互联互通，再加上由于没有统一的数字化标准，使得各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现，直接困扰着高校数字档案馆建设的健康发展。

四、高校建立数字档案馆的可行性分析

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关键词：云计算 高校 数字化 档案管理 实现和应用模式

1.高校数字化档案管理发展过程中面临的主要问题

高校数字化档案管理的发展实践面临的问题，主要表现在以下几个方面：第一，高校数字化档案资源日益增多与资源存储空间有限和资源异构的矛盾。目前，电子档案资源已经成为高校档案文献资源的重要组成部分。大量递增的数字化档案信息资源，给高校档案管理过程中对海量数据的存储带来了持续的压力，不但加重了高校档案管理中对基础设施建设的负担，还使对海量数据信息进行可靠访问这一问题也面临着严峻的挑战。另外，随着高校数字化档案建设的不断深入，不断出现大量异构的档案信息资源，包括“信息孤岛”、“信息烟囱”等信息资源分散、孤立的状态比较严重。第二，高校数字化档案资源建设与服务之间的矛盾。高校数字化档案资源建设总的涉及到两个方面的内容：传统形态的档案向数字化档案的转化以及数字化档案的存储和流通。目前高校数字化档案资源建设和管理中重建设而轻服务的现象一定程度的存在。不同用户在个性化信息档案需求以及知识服务等方面的要求日益增长，而高校数字化档案资源利用效率低下以及服务层次不高的现状使档案信息服务与用户对档案信息的需求这一矛盾日益加剧，一定程度的制约了高校数字化档案建设的发展。第三，高校数字化档案资源利用与档案资源保护之间的矛盾。档案资源具有特殊性，面临着保密和著作权保护等问题。因此高校数字化档案资源管理中，在用户的权限设定、数字化资源加密以及数字化档案资源复制制度等方面都面临许多问题。上述问题必然会对高校数字化档案管理中的资源共享、用户服务以及档案信息安全等方面带来不利影响，制约高校数字档案资源价值的发挥与利用。

2.云计算在高校数字化档案管理中应用的优势

云计算在高校数字化档案管理和应用中有以下优势：第一，云计算能够提供完善的信息资源服务能力，有利于提高数字档案馆的管理和服务水平。基于云计算构建的数字化档案服务平台能够有效利用各种数字化资源，使高校数字化档案管理获得更大程度的资源伸缩度，形成资源集成化。将高校数字化档案的信息检索、数字参考咨询等业务访问向云端迁移，实现一站式服务，大大的提高数字档案馆的管理和服务水平，并大大的降低服务成本。第二，云计算能够提供多样化和个性化的服务，促进数字档案馆职能不断改变，实现以用户为中心的服务模式，放大高校数字化档案馆的应用潜，提高数字档案馆的信息服务效率。第三，云计算有利于降低数字档案馆的工作成本，提供安全可靠的资源存储能力。云计算对信息资源实施集中存储的策略，档案资源存储于由“云”提供的由数量众多的服务器组成的数据存储中心，由数据中心对数字化档案资源进行统一管理、资源分配、均衡负载和控制安全等等，能够有效解决数字化档案资源的存储问题，还提供了低成本和高安全性的数字化档案利用策略[1]。

3.基于云计算的高校数字化档案管理的主要实现和应用模式

云计算概念的提出给高校数字化档案管理带来了新的信息服务与管理模式。以下尝试从三个方面论述云计算环境下高校数字化档案管理的主要实现和应用模式。

3.1基于云计算的高校数字化档案资源整合框架

云计算环境下的高校数字化档案资源整合的出发点就是实现资源的有效共享。因此，在云计算背景下，高校数字化档案馆的构建就是要为用户提供灵活的部署和应用服务方式，对来自不同服务平台和系统的服务进行整合，提供开放的API接口，实现统一的认证服务[2]。从逻辑结构上看，把云计算环境下的高校数字化档案资源整合框架分为四层，包括基础设施层、资源层、平台层、应用和服务层。

3.2基于云计算的高校数字化档案用户的业务实现机制

针对高校数字化档案的业务特点，云计算环境下高校数字化档案用户的业务实现机制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的网络、计算、存储等基础设施构成，几乎所有的数字化档案数据和应用都可存储在“云”里。云端作为服务端存在，对外提供接口供客户端调用。包括PC、手机、PDA等统称为数据终端，数据终端只需要拥有浏览器和操作系统，通过网络接入“云”，经验证授权后，即可使用云中的档案资源。

3.3基于云计算的高校数字化档案资源的虚拟存储机制

大量数字化档案资源，给数字档案馆的存储带来了巨大的压力。云存储可以将各种物理存储单元通过软、硬件技术转化成为一个逻辑的虚拟存储单元，并共同对外提供数据存储和业务访问功能。在高校数字化档案馆的应用中，采用典型的网络虚拟存储作为云存储的具体实现[3]。

4.结束语

高校应充分利用云计算提供的强大资源整合能力来提高高校数字档案管理的整体业务能力和服务水平，论文的研究对于高校数字档案馆的资源建设、管理模式、应用服务方式等方面都具有一定的积极意义。

参考文献：

[1] 胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探[J].兰台世界，2011，3月下

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一、高校档案数字化建设的必然性

1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施，数字校园的成功运转，为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，形成了大量的数字化档案信息。另一方面，计算机大量应用于高校教学、科研及管理，产生了大量的电子文件，进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料，开展档案数字化建设，规范其管理，更好地为学校各项工作提供档案信息服务，成为高校档案部门的当务之急。

2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务

高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设，当高校档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先，数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，可以利用网络的传输便利，提供快速有效的利用服务，使异地档案信息资源传输和利用成为可能，使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出，最大限度地实现档案信息资源的共享。其次，数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1、数字化、辅助管理滞后

事实上现有的高校档案计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而是大大增加了额外手工劳动的投入。

2、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作，大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。

3、标准化水平低

由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，基本上都没有遵循国际标准，功能单一，标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。

4、数据库建设滞后

主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺乏全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。

5、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌，但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少，用于档案馆数字化建设的经费非常有限，无法购置好的软硬件，建立高起点的档案馆数字化模式，更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

三、高校档案馆数字化建设的基本原则

基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题，如何顺利推进高校档案数字化建设，高校档案部门应坚持以下相关原则。

1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前，应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握，有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中，必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑，才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提，加强各类标准的制定工作，在遵循国家专业标准的前提下，根据自身特点，制定更为具体和切实可行的部门标准，才可能实现资源共享。

4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力，注意适用、节约，不能盲目地追求“高、精、尖”，需与本单位的具体情况相结合，追求经济投入的最小化，实现效益的最大化，使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富，在进行数字化建设时，如果要把全部馆藏都转化为数字化信息，不但任务繁重，耗费大，且毫无必要，应选择利用率高的档案优先实施数字化，在计划上重点筹划，在人力、技术以及经费上保证重点，突出重点。

6、安全性原则。在档案数字化过程中，形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，因此，档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的，要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代，高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战，适应档案数字化管理的迫切需要，着眼于档案工作的可持续发展。

1、培养档案复合型人才

高校档案部门应以培养管理型人才为基础，以复合型人才为重点的指导思想，要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2、加快高校档案数字化建设

高校档案数字化工作，应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理，然后再考虑学校特色档案，利用率高的档案等情况由点到面，分步骤进行数字化处理。

3、主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

高校档案部门应主动开展档案利用调查，改变过去坐等上门的被动服务方式，通过走访调查，了解用户需求，宣传介绍档案馆馆藏档案的信息，主动解决用户利用中存在的问题。

4、建立相应的规章制度

高校档案部门要根据数字档案的特点，制定一套特定的规章制度，如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等，是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

总之，高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程，只有遵循合理的原则，设立科学的目标，采取正确的方法，才能逐步做好此项工作，才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

参考文献

1、《南京大学档案信息化建设实施意见》，2003年5月16日。

2、张照余:《档案信息网络化建设研究》，中国档案出版社，2001年。

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一、档案数字化建设的必要性

档案数字化是通过科学技术手段将纸质档案材料加工成数字档案的形式，并能通过局域网、互联网等进行计算机检索和阅读，有效提高管理和效率，增强档案部门的业务能力，为档案内部管理和查找利用提供准确高效的服务手段和信息。

（一）利于提高经济效益。从经费利用的角度来看，人工管理档案存在办公费用高、管理成本大的缺点，而管理数字化档案是管理存储在各种媒介上的数字化信息。在档案保管条件方面节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，而档案查阅方便迅速，在很大程度上也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，进一步提高了经济效益。

（二）利于提高办公效率。档案数字化管理能够提高工作效率是被业界认可的。在传统的纸质载体档案的管理模式中，档案管理受到工作时间、地点和环境的诸多限制，但数字化档案管理则可突破这些限制，更方便快捷的完成档案整理、利用等工作。利用现代化的办公设备、软件和网络，立档单位和档案管理部门之间可以实现有效的互通，完成不同介质材料之间的复制和存储，从而完成档案的移交和归档工作。使用者也可以随时随地查阅档案，极大地提高了办公效率。

（三）利于保护档案原件。将纸制档案转变为数字化的电子档案后，通过科学高效的加密手段，档案的存储和使用都更加安全。特别是对历史悠久的或具有重要历史保存价值的档案材料，数字化加工处理后减少了对档案原件的损耗，对其信息具有更好的保护作用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）档案数字化硬件技术缺乏。经过几十年的发展，各高校纸质档案的数量都很大，依靠现有的主要以办公为主而配备的计算机、打印机、扫描仪等设备，来完成数量庞大的数字化加工工作是很难在短期内完成的。只有依靠配置高运算速度快的计算机、高速度自动化的扫描仪、先进高效的档案管理系统软件、安全稳定的存储设备等硬件设备基础，才有条件完成档案的数字化加工工作，但高昂的费用给档案的数字加工工作带来难度。

（二）档案管理人员的工作能力有待提高。许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机技术的双重知识结构的复合型人才。传统的档案管理人员已不能满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。长期从事档案管理工作的人员有着丰富的档案专业理论知识和实践工作经验，但利用计算机进行数字化处理的能力欠缺。计算机专业管理人员有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。因此，在保证档案管理基本业务能力的前提下有待进一步提高档案管理人员的数字化工作水平。

（三）档案数字化安全难以得到保障。档案数字化是档案信息化的基础工作，认真安全地落实档案数字化工作也是档案信息化安全管理工作的基石。但是在建设过程中会出现因管理不力或技术方面原因发生安全漏洞或泄密事件；档案丢失、损坏、涂改的情况也经常发生。这些情况严重威胁到档案原件与档案信息的安全。在档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何建立数字化团队、如何控制档案数字化质量，使数字化档案与实体档案的信息保持一致，保证信息从始至终不外泄，就成了档案数字化安全工作的核心内容。

三、高校档案数字化建设的应对策略

（一）加强人才培养，为档案数字化建设提供智力支持。各高校档案馆普遍存在年龄偏大，学历偏低，专业结构不合理，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案模式等情况。档案从业人员已不能满足档案数字化建设需要，应培养一批既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术复合型人才。

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关键词：档案管理系统；纸质档案数字化；利用服务

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）26-0007-02

档案是人类文明的载体和结晶及社会活动的记录与物证。高校档案是教师在教学、科研和管理中形成的有保存价值和凭证作用的文字、图片及音像资料等历史记录，它见证了学校的成长和发展，也在源源不断地为学校的各种实践活动提供服务。收集档案、整理档案、保管档案和利用档案，推动社会的进步和发展，是我们的崇高义务和共同责任，我们正处在向信息化迈进的时代，各级档案机构都开始了档案数字化工作，借助于信息技术的力量，让馆（室）藏档案能够得到更好的存储和利用。

以前学院只有纳入质量管理体系的科研档案和部分教学档案，现在由教学档案、科研档案、固定资产项目档案、文书档案、照片档案、音像档案、实物档案等组成。当时的档案管理系统是由FoxPro开发的一个比较小的软件系统，只能在一台微机上录入、查找，只有纸质档案。随着学院的发展壮大，教学评估和项目验收对档案提出了更细更高的要求，领导对档案也越来越重视。后来，档案室根据自身档案的特点定制了电子档案信息管理系统，加强了档案管理软件应用系统的建设，为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造了条件。系统分为两部分，一个是档案管理系统，一个是档案检索系统。配备了扫描仪，可实现多页快速扫描、无边界扫描。新增了电脑和专用服务器，服务器放在另一个大楼的机房，不但运行环境好，而且实现了异地备份，可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。这样，一个档案的归档、利用服务工作系统就形成了。

一、档案管理系统

档案管理系统是管理档案的信息系统，用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。档案管理软件是一个以信息资源共享为出发点，依据档案工作的管理模式、要求和方法进行设计开发的典型信息管理系统。涉及到档案资源的形成、整理、存储、检索、传递、保护、利用、鉴定、销毁和统计等全过程，能够全方位、全过程地对数字化档案进行管理。档案管理软件系统一般分为单机版和网络版，单机版管理系统只适合在一台计算机上录入、查阅，而网络版的功能则强大很多，其设计一般是浏览器/服务器（B/S）结构，只要安装一台档案服务器，其他部门和个人都可以根据权限设定浏览、著录、上传、查询档案信息。档案检索系统基于信息量巨大的档案数据库，对特定的利用者而言，就如同在互联网上通过搜索引擎查找信息一样，从而实现档案信息的共享。当然，由于档案的特殊性，档案管理系统只能在内网上运行，内网微机上安装了安全保密系统，秘密级以上的档案只能授权在专用的场所查阅。

二、档案的数字化过程

目前，因我国电子文件保管水平不高，且在现代技术条件下仍有一些文件必须以纸质介质存在，才能承认其凭证和法律效力，文件的耐久性保存问题也未得到解决，所以档案大都实行“双套制”管理，即同一份文件同时保存纸质文件和电子文件。尽管纸质文件与电子文件在原始性与凭证性方面不完全等同，因为是异质备份，可靠性大为提高。

档案数字化是一个系统工程，在软硬件兼备的情况下要严把质量关。在建数据库的过程中，无论是案卷目录还是卷内目录，数据著录的条目要标准化、规范化和格式化。著录质量决定着整个档案检索系统的质量。电子文件要扫描或转换为PDF格式文件，文件名与卷内目录的档案号一致，便于电子文件的上传和管理。

纸质档案数字化制作方式一般有两种：一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描后再由字符识别软件（OCR）识别，形成文本文件；另一种是将档案原文的每一页看成一张图片，扫描后在Adobe Acrobat中合并成PDF文件。第一种方式占据空间小，但工作量大，差错率高，也容易失真，尤其是图片、图纸，不可能重新制图，投入高，收效低。第二种方式实现容易，档案工作人员稍加培训即可以操作，而且保持了原件的原貌。工作可以定量化，差错率相对较低，即便出现了错扫、漏扫，检查时也容易发现，扫描后插入即可。下面重点介绍一下第二种方式。

首先，根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）、《档案整理著录规范》，对档案数字化流程进行固定，确定每一步该做什么和怎么做，实现档案数字化工作的协调、规范，避免随意和偷工减料。纸质档案数字化的基本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接等。将档案室的永久保存的科研档案、部分教学档案、文书档案、获奖证书、专利证书、软件著作权证书进行扫描。对于红头文件、盖章页、签字页及各类证书，必须进行彩色扫描。在档案数字化的过程中，为了提高档案的扫描效率和保证扫描图像的质量，需要把一卷卷档案内的文件拆分，一张张扫描，扫描完毕后重新用线绳装订，在此过程中要做好原件的保管工作，必须保证档案原件的完整和安全。档案原件的完整，是指出库卷的数量、卷内文件的数量、每份文件的页数等无差错，并且无破损、无恶意篡改。要做好对档案扫描时参数优化设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原貌的前提下，图像文件所占的存储空间也要大小适中。对于扫描时出现黑点、黑边的页面，有专业的计算机软件可以修改。检查有无错扫、漏扫，有无页面歪斜、字迹模糊，发现情况要调整纸张或参数进行补扫。纸质档案目录数据库中每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号命名扫描后的电子文件，电子文件可以逐个挂接，也可批量挂接。确保数字化档案的数据安全，一方面禁止任何人私自拷贝档案信息，另一方面要在技术层面上采取措施保证数字档案的安全，如信息加密技术和身份认证技术等。

近年来，学院各单位在提交纸质文件的同时，自己产生的文件必须提交电子版文件，这样变成PDF文件后，只需扫描盖章页、签字页进行替换，上传即可。

三、档案的利用服务

学院先后通过质量管理体系认证，获得军用软件研制能力等级证书、装备承制单位注册证书。这些资质的认证和年度检查考核，所需资料基本由档案室整理提供。科研档案的收集、归档按照学院的质量管理体系文件进行，教学档案按照《中国人民院校教学档案管理暂行规定》执行。教学评估、检查，科研项目的审核、鉴定，学院固定资产的验收、基建项目档案的验收等所需资料大都由档案室整理提供。从财务审计到档案验收，再到项目总验收，档案室全程参与并提供所需资料档案。为学科评估、教学检查、重点项目申报、创新团队评估、科研报奖、院史馆展览、项目年度检查和教师职称评定提供支撑材料。

有了数字化档案，档案管理模式也发生了改变，从以档案实体保管和利用为重点转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，提高了工作效率，降低了档案利用成本。纸质文件不用被频繁借出扫描、复印，既保护了原件，又减少了资源的浪费。当然，电子文件的转出也要经过领导的审批，档案部门的内部局域网与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。近几年，工信部项目检查、验收不再提交纸质版，只需提交一套完整的电子版文件，我们只扫描签字页、盖章页替换即可。多年来，学院发展越来越快，取得的成绩也越来越令人振奋，在科学研究、队伍建设、人才培养、学科建设等方面均得到了很大的提升，自主创新跃上了新台阶，“天河”计算机多次在世界TOP500排行榜中夺魁。作为科技攻关国家队，学院为推动我国计算机事业的发展，为国防和国民经济现代化建设，为增强综合国力做出了重要贡献。

作为档案管理人员，需要提高自身的业务素质，掌握数据库管理的新技能，加强档案业务基础知识的学习，参加档案业务培训，与时俱进，积极介入到教学和科研一线，及时收集资料归档并数字化，为师生提供个性化服务，提高服务价值。现在各部门来档案室借阅档案，首先问有无电子版，并且很愿意把资料交档案室保存，这样，既丰富了室藏档案，又服务了广大师生，作为档案管理人员，从中感受到了幸福和欣慰，让我们期待学院档案事业更加美好的明天。

参考文献：

[1]纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）[S].国家档案局.

[2]梁建梅.网络版档案管理软件运行安全策略探析[J].档案时空，2014，（2）.

[3]张正强.电子文件管理[M].北京：出版社，2004.

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关键词：网络技术，高校档案，信息资源

1 改变高校档案信息管理的传统观念

随着我国网络技术的高速发展，信息化应用进程逐渐加快，以网络为基础的分布式信息管理系统正在形成。为了适应这种新型的信息环境，高校档案的管理方式、服务形式和内容，服务对象都在逐渐的变革。因此，如何在新形势下为用户提供更加快捷方便的优质服务，已经成为档案管理工作人员和学者研究的重要问题。由于我国的历史和经济原因，长久以来，我国高校档案信息资源管理的思想观念守旧，比如档案信息管理重藏轻用，而且存放整理方式传统单一，长期使用手工操作方式，并没有意识到档案信息资源是一种非常重要的战略资源，如果能够更好地开发和利用，会给社会带来巨大的效益。在实现档案馆的信息化进程中，档案资源的载体、获取方式发生了重大的变化，也对档案管理人员的素质提出了高的要求，客观上要求档案工作人员不断的进行创新思想，提出各种新问题的解决方法，树立高校档案信息资源管理工作是建设和谐校园的一个重要组成部分。因此，在当前新形势下，高校档案管理应该确立科学的发展思路，转变传统的管理理念，基于网络技术为档案信息资源开发新的可利用的分布式系统。

基于网络技术的高校档案信息资源系统建设，可以采用以下思路：首先根据当前档案馆的基础实施，档案馆藏资源的数量，档案馆的服务项目等统筹兼顾，详细分析，导出一个科学的、系统的逻辑业务功能，为档案管理工作提出便利措施；其次，在高校档案信息资源建设过程中，精细化加工工作，将提供档案馆藏资料原件的方式的服务转移到提供索引目录的摘要化服务方式上，从单纯的馆藏资源信息服务转移到档案馆信息产品开发上来，从未研究历史服务转移到为教学可以服务上来，从提供原始信息服务转到提供经验成果上来。

2 开发利用高校档案信息资源

当前计算机技术、网络技术等信息化技术高速发展的形式之下，为高校档案信息资源管理提出了新的问题和挑战，同时也提供了新的机遇。21世纪初叶，国家教育部审时度势，已经在各个高校大力推行政务信息化建设，尤其是高校档案信息资源的管理，更是首当其冲，率先提上日程。基于网络技术开发利用高校档案信息资源，以便发挥这些资源在教育改革、教学科研中的重要作用，是目前我国高校档案工作的中心任务和主要目的，为了更好地为高等院校提供优质的资源服务，高校档案信息资源科学化、规范化和系统化的开发利用是非常关键的，这些目标也是未来时间内高校档案管理工作的发展趋势和现实需求。但是在建设给予网络的高校档案信息资源管理系统时，也需要认真的进行调研分析，必须进行需求分析和可行性分析，建设开发过程中遵循信息管理科学的客观规律，给予各个高校的实际情况，具体问题具体分析，制定切实可行的方案，以便更好地高效的完成任务。目前，对于各个高校来讲，由于很多学校都受教育经费的影响和限制，高校档案馆工作虽然配置了计算机等设备，但是开发档案管理资源软件是一件需要很大投入的软件，只能实现单机版的操作，因此，联网版的档案资源管理软件亟需上马。

除此之外，馆藏档案馆信息资源的数字化建设也是档案馆信息化的一个重要组成部分，其有助于长期的保存馆藏纸质档案，具有非常重要的意义。馆藏纸质档案资料的数字化程度，对于档案信息资源的共享性、分布式利用性是非常重要的关键环节。目前，很多高校的档案馆数字化工作还处于初级阶段，未来的任务是非常艰巨的，其工作量非常大，对于数字化技术的要求也非常高，因此，为了做好这项工作，档案馆必须做好规划，搞好档案馆藏资源的信息清查，构建大型的数据库平台，基于网络技术建设分布式管理系统，实现档案馆藏资源的信息共享。

在开发利用高校档案信息资源过程中，应该创新高校档案馆信息服务机制。对于传统档案馆来讲，高校档案馆的信息化建设促使其快速转变，目前很多档案馆已经由保管型模式向服务型模式完成转变，因此，只有不断的创新档案馆创新工作的相关机制，才能及时的将数字档案馆的建设效益发挥出来，大幅度的调高档案馆信息服务水平和质量。随着计算机技术和网络技术的快速发展，建立完善的档案馆创新计划，可以采取以下三个方面的措施：一是建立以分布式网络信息技术为主要服务模式的应用平台，将馆藏资源的实物档案和虚拟档案相互结合，促进档案馆信息化进程快速发展，普及档案信息服务的利用率；二是要建立完善的网络管理队伍，能够对档案馆数字化应用过程中进行功能开发、运行和维护的职责，以便有效的提高高校档案馆信息化服务质量，保障信息化建设稳定的先前发展。

3 加强网络硬件的建设和维护

在基于网络技术的高校档案信息资源建设进程中，将馆藏的文书档案、磁带档案和图片档案等实物进行数字化，可以实现档案实体资源和信息资源的分离，也是档案管理工作的信息化建设和发展起来关键步骤，因此，档案管理需要大量的基础硬件资源，这些硬件建设是开发利用档案馆信息资源的必备基础条件。

目前，随着高校档案馆信息资源的数字化改造逐渐迈进，很多高校都在加强档案管理资源的无纸化建设，电子设备的保存环境建设和维护标准也逐渐得到加强。比如，新建档案馆数字大楼时，对于库房环境常年温度、湿度和防尘防电磁等按照国家颁布的政策法规，制定了相关硬性指标，对于拥有网络核心机房交换设备的应具有防静电设施。对于建设完成的档案馆藏库房来讲，应按照馆藏资源的功能结构将库房划分为纸质档案和电子档案两个区域，这样就可以逐渐的增加相关设施，以便满足高校档案资源的保存和信息化建设的需求，同时，根据高校档案馆藏资源的房间办公布局和任务分工的不同，集中安置相关数字化加工设备，比如扫描仪、复印机、打印机和刻录机，以便加速高校档案资源无纸化进程，实现资源共享。另外，为了确保数字化档案资源的安全，在存储过程中，还要加强网络服务器的安全性，比如终端设备安装杀毒防毒软件，并且实时更新，接入档案馆的校园网也要安装防火墙，馆藏资源的存取也要进行身份验证，保证信息存储安全。

4 结束语

随着我国计算机技术和网络技术的迅猛发展，传统的高校档案资源和管理工作已经迈入了网络化、数字化和虚拟化的发展阶段。因此，传统的衡量档案馆的作用和地位已经不能以档案馆的馆藏资源数量和大小为标准，其衡量标准已经转变为馆藏资源的信息化形式是否多样化，信息化服务质量是否高效化，信息服务资源是否网络化和虚拟化，信息资源的服务手段是否自动化，信息资源服务人员素质是否高等指标上来。网络技术为高校档案管理工作带来极大便利的同时，也为高校档案管理工作提出了更高的标准，同时也为档案管理事业的的高速发展带来了新的挑战和发展机遇，面对新的工作要求和局面，高校档案管理工作应该根据新的发展形势，采取一系列的变革措施，无论是在技术层次，还是在管理层次，都要重视高校档案信息资源的开发和利用。

参考文献

[1] 张莉雅. 高等学校教学档案信息化管理[J]. 贵州民族学院学报， 哲学社会科学版， 2011（5）

[2] 吴挺善. 浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J]. 云南档案， 2008（1）

[3] 蒋洪涛. 档案信息化管理的优势及安全问题[J]. 铜陵学院学报， 2006（05）

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关键词:高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,要发展就要有创新,档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新,才能使档案事业适应和服务于社会,跟上当今和未来世界发展的步伐,才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。

1.1档案信息时展的要求

首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一网的电脑,即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔·戈德海伯于1997年指出:在以计算机网络为基础的信息社会中,面对浩如烟海的信息,对人们来说,信息已不再是一种稀缺的资源,而是相对过剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以网络为基础的新经济,其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段,同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展,将会使档案工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。

以往档案人员为开发档案资源,为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少,甚至平时查阅工作中可取消,档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次,使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档,尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件,并注上处理意见,年终归档时,只需向档案馆移交一份分类组卷清单,把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可,从而使档案馆减少了档案数据录入工作。

1.2高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果

首先,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现,使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境,并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件,即电子文件也就应运而生。

1.3高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

1.3.1通讯技术和计算机网络迅速发展;90年代以来,我国先后筑起中国互联网(chinanet)、中国教育科研网(caep.cetinnet)、中国科技网(cstnet)和中国金桥网(chinagbnet),并均与国际互联网internet接轨。就全国高校来看,1994年以来,由于"211工程"和cernet工程的促进,很多高校纷纷着手建设校园网,至1996年底,已有220所高校建成校园网并连入cernet, 800余所高校的校园网自2000年底开始陆续建成。我国通讯技术的迅速发展和计算机网络建设的迅速崛起,为高校档案馆网络化建设提供了前所未有的条件。

1.3.2高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。自20世纪80年代后期以来,高校档案馆自动化建设经过10多年的努力,开发出数百个自动化专用软件。许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统,已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段,提高了服务质量和工作效率,促进了各项标准的制定和完善。尤其可喜的是,计算机应用正在改变着档案人员的观念,锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才。数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。

2现在高校档案数字化、网络化存在的问题

2.1数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在:首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用,而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索,不是针对具体的档案信息,比如,这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作,常常须先手工做好著录或填写好手工目录后,再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系,它只为档案部门内部服务,作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

2.2高校档案馆网络化建设中存在的问题

2.2.1缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。

2.2.2标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,都没有遵循相应国家标准,功能单一、标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。

2.2.3数据库建设滞后;

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政,在建库过程中,各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与cernet和internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源司共享。

      2.2.4经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆网络化建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案馆网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

3高校档案管理现代化的初步构想

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关键词： 高校 学籍档案 数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。

再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。

第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。

第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

参考文献：

[1]秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究[J].兰台世界，2015（23）.

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关键词：信息数字化高校档案管理研究分析

一、 前言

信息时代的不断进步与发展，促进了高校的档案管理工作开始朝着信息化的步伐迈进，这对当代的高校来说具有重要的意义。传统的档案管理模式，往往采用人工纸质记录的方式对档案进行保存，这种方式目前已经不能适应高校发展的实际需求，局限性很强。取而代之的是信息化的档案管理已经渗入到高校的管理中去，很多的高校档案管理开始实现了信息化的管理模式，但是普及力度还远远不够。很多的高校档案管理依然以传统的人工档案管理为主，不仅浪费了大量时间，同时还是降低了工作效率，通过复杂的人工搜索，很难准确找到所需要的档案。在高校大力推进信息化档案管理的浪潮中，计算机技术广泛应用于高校的档案管理工作中，其作用已经变得无法被取代。档案的信息化管理不仅给我国的高校档案工作带来了极大的便利，同时也给我国的档案管理创新带来了极大的挑战，只有抓住这一挑战，高校的档案管理才会取得长足的发展。档案的管理工作是一项非常重要的工作，近些年国家非常重视档案的管理工作，他们不仅在档案管理工作上加大了资金的投入力度，同时还对档案的信息化管理加大了科研力度。在新时期下，档案的管理是一项系统的、复杂的管理工作，它对我国的高校的档案管理人员提出了更为严格的的要求。作为档案管理者，不仅要具备专业的档案管理知识，同时还要具备很强的档案保密意识，充满责任心，不能损害高校的利益。信息数字化的档案管理模式是高校未来发展的必然趋势，它对于提高档案管理工作效率，提升档案管理质量，具有重要的现实意义。

二、 我国的高校档案信息化管理存在的问题分析

（一） 高校档案管理人员素质偏低

高校档案管理人员要想做好高校的档案管理工作，首先要从加强自身的道德建设，提高自己的素质入手。但是从目前的实际情况来看，我国的档案管理人员普遍存在着素质偏低的现象，这不仅不利于档案管理工作的正常开展，同时还阻碍了我国高校的档案管理工作朝着标准化的步伐迈进。很多的档案管理人员单纯地认为档案管理工作实际上就是简单的将档案搜集与整理，必要的时候拿出来供高校参考与使用，这种想法是错误的。档案管理工作实际上是一种非常复杂精密的工作，它要求档案管理人员具有一颗细致的心，不放过档案管理的每一个细节问题，在工作中要及时总结经验教训。我国的高校档案管理人员还存在着一种更为严重的问题，那就是档案管理人员对档案的保密意识不强，很多的档案已经不再是档案了，大部分人可以随便翻看或查阅。这种现象对高校的未来发展是非常不利的，作为档案管理人员一定要“以身作则”，认真研读《档案法》中的相关规定，做好档案的保密工作。计算机系统目前已经开始应用到高校的档案管理工作中去，但是很多的档案管理人员计算机水平比较低，不能胜任高校的档案管理工作。作为档案管理者一定要加强自己的计算机学习，提高自己的计算机水平，适应高校档案管理工作的需要。

（二） 高校档案管理工作任务量大，工作效率低

高校的档案管理工作是一项系统的、复杂的工作，档案信息量比较大，它要求档案管理人员能够快速找出所需要查阅的档案。我国目前的高校档案管理存在着以传统管理为主的模式，人员还是依靠纸质记录的方式进行归档、整理，在面对大量的档案管理时，管理人员很难对大量的信息进行处理，影响办事效率。高校应该从根本上意识到这种现象的危害性，并采取多种手段改变这种现状。

三、高校档案信息化管理策略分析

（一） 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案管理的直接参与者，其素质高低与否直接影响档案管理工作的效率。作为高校领导一定要全面培养档案管理人员的素质，使他们认识到档案管理工作的重要性，并加强他们的理论知识学习。对于档案管理人员素质培养，我们可以从以下几个方面入手：首先，加强他们的思想道德理论知识学习，使他们具备较强的档案管理理论功底。其次，举办多样化的公益活动，提高他们的法律意识。档案管理是一项严密的工作，管理人员一定要了解《档案法》的相关规定，遵纪守法，不，靠关系出卖档案。对于一些违反法律法规的档案管理人员，要按照法律的要求对其进行处罚。

（二） 引入高科技计算机档案管理系统

计算机档案管理具有很多传统档案管理所没有的特点，它不仅可以以电子档的形式储存大量的档案信息，同时在必要的时候我们可以通过检索“关键词”，很快查询到自己所要找的档案信息。引入计算机档案管理系统，是目前高校档案管理发展的必然趋势，对于提高高校档案管理工作效率具有重要的意义。

结束语

高校的信息化档案管理模式，对高校的管理发展具有很大的推动作用。作为高校的档案管理人员一定要“以身作则”，不断加强自己的档案管理理论知识学习，同时还要强化自己的计算机水平学习。信息化的档案管理模式是时展的需要，它不仅可以快速、准确地查找出所需要的档案信息，同时还可以最大化降低高校档案管理工作的投入成本，提高档案管理工作的效率。

参考文献：

[1]胡生汉.基于信息数字化的高校档案管理的分析[J].现代档案管理，2012（9）

[2]李永志.关于对高校档案管理创新的有关探讨[J].科技管理，2012（1）